Kiểm soát nội bộ là một bộ phận quan trọng giúp nhà quản lý kiểm tra , giám sát được hoạt động của doanh nghiệp. Trong đó kiểm tra, giám sát qui trình bán hàng thu tiền là nội dung quan trọng của nhà quản lý doanh nghiệp.
KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG QUY TRÌNH BÁN HÀNG Kiểm soát nội phận quan trọng giúp nhà quản lý kiểm tra , giám sát hoạt động doanh nghiệp Trong kiểm tra, giám sát qui trình bán hàng thu tiền nội dung quan trọng nhà quản lý doanh nghiệp hoạt động bán hàng – thu tiền hoạt động diễn thường xuyên dễ xảy gian lận, sai sót Việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội hữu hiệu chu trình bán hàng bảo đảm thu tiền khách hàng, cung cấp cho khách hàng sản phẩm có chất lượng tốt qua nâng cao uy tín, hình ảnh nâng cao sức cạnh tranh doanh nghiệp thị trường Nội dung kiểm tra - Các chức quy trình - Mục tiêu quy trình - Rủi ro quy trình - Cơ chế kiểm soát áp dụng - Một số rủi ro thường gặp & chế kiểm soát tương ứng - Hệ thống chứng từ quy trình - Quy chế nghiệp vụ bán hàng Mô hình công ty nghiên cứu - Công ty sản xuất - Quy mô vừa ~1~ - Sản xuất hàng công nghệ - Cơ cấu tổ chức công ty : + Đại hội đồng cổ đông ( CTCP) + HĐQT/HĐTV + Ban kiểm soát + Ban Giám Đốc + Kiểm toán nội + BP Tiếp thị & bán hàng + BP Tài – Kế toán & IT + BP hành chánh – Nhân + BP sản xuất + BP Vật tư – mua hàng + BP Kỷ thuật tổng hợp (cơ khí, điện máy, xây dựng…) + Đội xe tải + Và BP : Kho, quỹ, bảo vệ Các chức - Bán hàng : Nhận đặt hàng, Quyết định bán hàng, Chuẩn bị hàng, Giao hàng - Thu tiền - Ghi nhận – báo cáo Mục tiêu quy trình - Bán hàng : bán đúng, bán đủ, bán kịp thời - Thu tiền : thu nộp trước ~2~ - Ghi nhận báo cáo => ngắn gọn, rõ ràng dể hiểu 4.1 Mục tiêu việc bán hàng : - Bán :Đúng khách hàng, Đúng giá, Đúng hàng - Bán đủ : đủ số lượng thỏa thuận - Bán kịp thời : kịp thời hạn cam kết 4.2 Mục tiêu việc thu tiền : - Thu : người, lô hàng - Thu đủ : đủ số tiền cần phải thu - Thu kịp thời : hạn (không để nợ hạn) 4.3 Mục tiêu việc ghi nhận báo cáo - Đúng, đủ, kịp thời, ngắn gọn, dể hiểu (đối với BPkế toán & BP bán hàng Rủi ro quy trình - Bán hàng : không đúng, không đủ, không kịp thời - Thu tiền : không đúng, không đủ, không kịp thời - Ghi nhận & báo cáo : không… Các chế kiểm soát - Phê duyệt - Sử dụng mục tiêu ~3~ - Bất kiêm nhiệm - Bảo vệ tài sản - Đối chiếu - Báo cáo bất thường - Kiểm tra & theo dõi - Định dạng trước Một số rủi ro thường gặp & chế kiểm soát tương ứng 7.1 Một số rủi ro - Bán hàng không thu tiền (do khách hàng khả trả tiền hay có tiền không chịu trả) + Đánh giá uy tín + Duyệt hạn mức tín dụng + Phân tích tuổi nợ + Nếu bán hàng lần đầu - Bán hàng không giá, tính toán sai chiết chấu + Phê duyệt giá bán + Cập nhật giá - Giao hàng trể + Kiểm tra tồn kho trước chấp nhận đơn hàng + Theo dõi đơn đặt hàng tồn đọng - Giao hàng sai quy cách, phẩm chất, số lượng + Khách hàng ký duyệt mẩu hàng + Đối chiếu đơn đặt hàng ~4~ + Khách hàng ký bao bì giao nhận hàng - Phát hành hoá đơn sai + Phê duyệt hoá đơn + Đối chiếu hoá đơn với đơn đặt hàng phiếu xuất kho - Tiền bán hàng bị lạm dụng : + Định kỳ đối chiếu công nợ + Thường xuyên đối chiếu số dư ngân hàng + Người thu tiền khác người ghi chép thu tiền - Sai sót ghi chép nghiệp vụ + Các chứng từ bán hàng điều chuyển KT ghi chép + Đối chiếu số bán hàng với số xuất hàng tồn kho + Đối chiếu số thu tiền với bảng kê ngân hàng 7.2 Cơ chế kiểm soát phát rủi ro - Các báo cáo : + Các đơn hàng chưa thực + Các số dư phải thu hạn + Sai lệch số lượng hoá đơn số xuất kho - Đối chiếu doanh số theo kế toán với doanh số báo cáo bán hàng phận bán hàng - Phân tích tỷ lệ lãi gộp - Phân tích vòng quay hàng tồn kho - Giám sát số ngày thu tiền bình quân Hệ thống chứng từ ~5~ - Đơn đặt hàng - Phiếu xuất kho - Hoá đơn - Phiếu thu/Báo có ngân hàng Quy trình nghiệp vụ Thể qua chứng từ - Chứng từ chứng giấy tờ nghiệp,vụ phát sinh hoàn thành - Quy trình nghiệp vụ thể qua chứng từ cụ thể sau : + Thông qua chữ ký + Thông qua số liên phát hàng luân chuyển chứng từ cho phận cá nhân có liên quan 9.1 Quy trình nghiệp vụ thể qua chứng từ - Thể qua chứng từ : + Chứng từ có chữ ký + Ai phải ký vào + Ký để làm - Thể qua số liên : + Phát hành liên + Cho đâu + Để làm 9.2 Đơn đặt hàng - Ai phát hành : Khách hàng phát hành ~6~ - Chữ ký : + Chứng từ có chữ ký : Ít chữ ký + Ai phải ký vào : Khách hàng, Người có thẩm quyền + Ký để làm :Khách hàng ký để xác nhận việc đặt hàng, Người có thẩm quyền định ký để phê duyệt việc bán - Số liên : + Mấy liên : liên + Cho phận để làm : -> liên gốc lưu để theo dõi thực việc bán hàng -> liên chuyển phận sản xuất để lên kế hoạch sản xuất 9.3 Phiếu xuất kho - Phiếu xuất kho Bộ phận bán hàng phát hành - Chữ ký + Chứng từ có chữ ký : chữ ký + Ai ký & ký làm : -> Người lập (ký để xác nhận việc lập phiếu) -> Trưởng phận (ký để kiểm tra bán đúng, bán đủ, bán kịp thời, số tiền) -> Giám đốc (ký để phê duyệt việc xuất bán) -> Thủ kho (ký để xác nhận việc xuất kho) -> Khách hàng (ký để xác nhận việc nhận đủ hàng) - Số liên : + Phát hành liên : liên ~7~ + Cho phận để làm -> liên gốc lưu BP bán hàng để theo dõi doanh thu công nợ phải thu -> liên thủ kho giữ lại để xem lệnh xuất kho -> liên chuyển cho kế toán để theo dõi doanh thu, công nợ, hàng tồn kho… -> liên khách hàng giữ để làm sở đối chiếu nhập kho kho khách hàng 9.4 Hoá đơn Bộ tài - Ai viết hoá đơn : Bộ phận kế toán - Chữ ký : + Mấy chữ ký : + Ai ký & ký làm : -> Người viết hoá đơn (ký để xác nhận việc viết hoá đơn) -> Thủ trưởng : (ký đóng dấu để phê duyệt/xác nhận việc bán hàng với quan nhà nước – giúp cho người mua chứng minh việc mua hàng hoàn toàn hợp pháp) -> Khách hàng : (ký để xác nhận việc mua hàng – giúp cho người bán có sở để chứng minh việc bán hàng) - Số liên : + Mấy lên : liên + Cho & để làm : -> liên gốc (liên tím) lưu phận kế toán để theo dõi doanh thu công nợ (kế toán thuế) -> liên (liên đỏ) giao cho khách hàng ~8~ -> liên (liên xanh) chuyển cho Bộ phận bán hàng để theo dõi doanh thu & công nợ phải thu 9.5 Phiếu thu - Ai phát hành : Bộ phận kế toán - Chữ ký : + Mấy chữ ký : chữ ký + Ai ký & ký làm -> Người lập phiếu (ký để xác nhận việc lập phiếu) -> Kế toán trưởng (ký để kiểm tra phiếu thu : thu đúng, thu đủ, thu kịp thời) -> Khách hàng (ký để xác nhận việc trả tiền – giúp công ty có để xác minh thu tiền đối tượng) -> Thủ trưởng : (ký đóng dấu để phê duyệt/xác nhận việc bán hàng với quan nhà nước – giúp cho người mua chứng minh việc mua hàng hoàn toàn hợp pháp) - Số liên : + Mấy liên : liên + Cho & để làm : -> liên gốc lưu kế toán để hạch toán giảm công nợ phải thu -> liên thủ quỹ giữ để xem lệnh thu tiền -> liên giao cho khách hàng để thay cho giấy biên nhận nhận tiền ~9~ Tóm tắt - Xác định chức quy trình - Đề mục tiêu cần kiểm soát - Xác định rủi ro có - Đưa chế kiểm soát thích hợp - Quy trình thể qua chứng từ Trên sở soạn lập “Quy chế nghiệp vụ bán hàng” bao gồm nội dung để phận cá nhân có liên quan thực ~ 10 ~