Thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ trong ngân hàng thương mại

Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, một doanh nghiệp phát triển bền vững phải có một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh đi cùng.

MỤC LỤC

A LỜI MỞ ĐẦU 3

B THIẾT LẬP HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI 4

I Lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ 4

1 Bản chất của hệ thống kiểm soát nội bộ 4

1.1 Các khái niệm về kiểm soát nội bộ 4

1.2 Bản chất của hệ thống kiểm soát nội bộ 5

2 Các yếu tố cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ 6

2.1 Môi trường kiểm soát 6

2.2 Hệ thống kế toán 6

2.3 Các thủ tục kiểm soát 7

2.4 Kiểm toán nội bộ 7

3 Các khía cạnh của hệ thống kiểm soát nội bộ 8

3.1 Mục tiêu của công ty 8

3.2 Xác định và đánh giá rủi ro 8

3.3 Cơ chế kiểm soát doanh nghiệp 9

3.4 Quy chế quản lý doanh nghiệp 9

3.5 Giám sát việc thực hiện các quy chế quản lý 10

3.6 Môi trường kiểm soát 10

4 Ma trận kiểm soát 11

4.1 Ma trận kiểm soát - hệ thống kiểm soát nội bộ theo chiều dọc 11

4.2 Ma trận kiểm soát - hệ thống kiểm soát nội bộ theo chiều ngang 13

5 Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ 14

5.1 Môi trường kiểm soát 14

5.2 Đánh giá rủi ro 15

5.3 Hoạt động kiểm soát 15

5.4 Hệ thống thông tin và truyền thông 16 5.5 Hệ thống giám sát và thẩm định 16

II Thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ trong ngân hàng thương mại 17

1 Sự cần thiết của hệ thống kiểm soát nội bộ tại các ngân hàng thươngmại Việt Nam 17

2 Tiền đề cho sự hình thành hệ thống kiểm soát nội bộ tại các ngân hàngthương mại ở Việt Nam 18

3 Xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ tại các ngân hàng thương mại .19

III Thực trạng hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ của các ngân hàng thương mại ở Việt Nam 23

1 Những thành tựu của hệ thống kiểm soát nội bộ trong ngân hàngthương mại Việt Nam: 24

2 Những hạn chế của hệ thống kiểm soát nội bộ các ngân hàng thươngmại Việt Nam hiện nay 25

2.1 Về phía Ngân hàng thương mại của Nhà nước 26 2.2 Với những ngân hàng thương mại 27

IV Một số giải pháp nâng cao hiệu qủa hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ tại các ngân hàng thương mại ở Việt Nam 31

C KẾT LUẬN 40 DANH SÁCH TÀI LIỆU THAM KHẢO 41

A LỜI MỞ ĐẦU

Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, một doanh nghiệp phát triển bềnvững phải có một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh đi cùng Một hệthống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ đem lại cho doanh nghiệp các lợi íchnhư: Giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong sản xuất kinh doanh (sai sót vôtình gây thiệt hại, các rủi ro làm chậm kế hoạch, ); bảo vệ tài sản khỏi bị hưhỏng, mất mát bởi hao hụt, gian lận, lừa gạt, trộm cắp; đảm bảo tính chính xáccủa các số liệu kế toán và báo cáo tài chính; đảm bảo mọi thành viên tuân thủnội quy, quy chế, quy trình hoạt của tổ chức chức cũng như các quy định củaluật pháp, đảm bảo tổ chức hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ưu các nguồn lực

và đạt được mục tiêu đặt ra; bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tư và gây dựnglòng tin đối với họ

Ngân hàng thương mại - một loại hình doanh nghiệp đặc biệt hoạt độngkinh doanh trong lĩnh vực tiền tệ tín dụng thanh toán, liên quan đến toàn bộnền kinh tế Việc thực hiện kiểm soát nội bộ với hệ thống ngân hàng thươngmại càng trở nên quan trọng

Thấy được tầm quan trọng của việc phải xây đựng hệ thống kiểm soát nội

bộ vững mạnh cho hệ thống ngân hàng thương mại, em thực hiện đề án

nghiên cứu việc ”Thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ trong ngân hàng thương mại” Đề án nêu lên những lý luận chung nhất về hệ thống kiểm soát

nội bộ; sự cần thiết của hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp nóichung cũng như hệ thống ngân hàng nói riêng; biện pháp thiết lập hệ thốngkiểm soát nội bộ có hiệu quả và việc đánh giá hệ thống này; cuối cùng là thựctrạng hệ thống kiểm soát nội bộ trong ngân hàng thương mại và giải pháphoàn thiện chúng

B THIẾT LẬP HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ

TRONG NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI

I Lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ

1 Bản chất của hệ thống kiểm soát nội bộ

1.1 Các khái niệm về kiểm soát nội bộ

1.1.1 Khái niệm thứ nhất

- Văn bản hướng dẫn kiểm toán quốc tế số 6 được Hội đồng Liên hiệp cácnhà kế toán Malaysia (MACPA) và Viện kế toán Malaysia (MIA) đưa ra nhưsau : “Hệ thống kiểm soát nội bộ là cơ cấu tổ chức cộng với những biện pháp,thủ tục do Ban quản trị của một tổ chức thực thể chấp nhận, nhằm hỗ trợ thựcthi mục tiêu của Ban quản trị đảm bảo tăng khả năng thực tiễn tiến hành kinhdoanh trong trật tự và có hiệu quả bao gồm: tuyệt đối tuân theo đường lối củaBan quản trị, bảo vệ tài sản, ngăn chặn và phát hiện gian lận, sai lầm, đảm bảotính chính xác, toàn hiện số liệu hạch toán, xử lý kịp thời và đáng tin cậy sốliệu thông tin tài chính Phạm vi của hệ thống kiểm soát nội bộ còn vượt rangoài những vấn đề có liên quan trực tiếp với chức năng của hệ thống kế toán.Mọi nguyên lý riêng của hệ thống kiểm soát nội bộ đượ xem như hoạt độngcủa hệ thống và được hiểu là Kiểm soát nội bộ”

1.1.2 Khái niệm thứ 2

- Hội kế toán Anh quốc (England Association of Accountant - EAA) địnhnghĩa về hệ thống kiểm soát nội bộ như sau : “Một hệ thống kiểm soát toàndiện có kinh nghiệm tài chính và các lĩnh vực khác nhau được thành lập bởiBan quản lý nhằm : Tiến hành kinh doanh của đơn vị trong trật tự và có hiệuquả; đảm bảo tuân thủ tuyệt đối đường lối kinh doanh của Ban quản trị; giữ

an toàn tài sản; đảm bảo tính toàn diện và chính xác của số liệu hạch toán,những thành phần riêng lẻ của hệ thống Kiểm soát nội bộ được coi là hoạtđộng kiểm tra hoặc hoạt động kiểm tra nội bộ.”

1.1.3 Khái niệm thứ 3

- Viện kiểm toán độc lập Hoa Kỳ (AICPA) định nghĩa kiểm soát nội bộnhư sau : “Kiểm soát nội bộ bao gồm kế hoạch của tổ chức và tất cả cácphương pháp phối hợp và đo lường được thừa nhận trong doanh nghiệp đểbảo đảm an toàn tài sản có của họ, kiểm tra sự phù hợp và độ tin cậy của dữliệu kế toán, tăng cường tính hiệu quả của hoạt động và khuyến khích việcthực hiện các chính sách quản lý lâu dài”

1.1.4 Khái niệm thứ 4

- Theo Liên đoàn kế toán quốc tế (IFAC) thì : “Hệ thống kiểm soát nội bộ

là kế hoạch của đơn vị và toàn bộ các phương pháp, các bước công việc màcác nhà quản lý doanh nghiệp tuân theo Hệ thống Kiểm soát nội bộ trợ giúpcho các nhà quản lý đạt được mục tiêu một cách chắc chắn theo trình tự vàkinh doanh có hiệu quả kể cả việc tôn trọng các quy chế quản lý; giữ an toàntài sản, ngăn chặn, phát hiện sai phạm và gian lận; ghi chép kế toán đầy đủ,chính xác, lập báo cáo tài chính kịp thời, đáng tin cậy”

kế toán đầy đủ, chính xác, lập báo cáo tài chính đúng thời hạn

1.2 Bản chất của hệ thống kiểm soát nội bộ

- Từ những khái niệm nêu trên về hệ thống kiểm soát nội bộ có thể rút ra:

hệ thống kiểm soát nội bộ là một hệ thống chính sách và thủ tục được thiết lậpnhằm đạt được các mục tiêu sau: bảo vệ tài sản của đơn vị, bảo đảm đô tincậy cảu các thông tin, bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý và bảo đảm

- Theo đó hệ thống kiểm soát nội bộ trong một doanh nghiệp sẽ bao gồmhai phần: Phần thứ nhất là các cơ chế kiểm soát nội bộ bao gồm toàn bộ các

cơ chế nghiệp vụ; các quy trình; các quy chế nghiệp vụ cộng với một cơ cấu

tổ chức (sắp xếp, phân công phân nhiệm phân cấp, ủy quyền v.v ) nhằm làmcho hoạt động của doanh nghiệp được hiệu quả, an toàn Phần thứ hai của hệthống kiểm soát nội bộ chính là các bộ kiểm tra giám sát chuyên trách, trong

đó có kiểm toán nội bộ nhằm đảm bảo cho việc vận hành các cơ chế kiểmsoát nội bộ nói trên được thực hiện nghiêm, có hiệu quả

- Đồng thời hệ thống kiểm soát nội bộ sẽ gắn liền với mọi bộ phận, mọiquy trình nghiệp vụ và mọi nhân viên trong doanh nghiệp ít nhiều sẽ tham giavào việc kiểm soát nội bộ và kiểm soát lẫn nhau (chứ không đơn thuần là chỉ

có cấp trên kiểm soát cấp dưới)

2 Các yếu tố cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ

2.1 Môi trường kiểm soát

- Là những yếu tố bên trong và bên ngoài của công ty ảnh hưởng đếnhoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ và là các yếu tố tạo ra môi trường

mà trong đó toàn bộ thành viên của công ty nhận thức được tầm quan trọngcủa hệ thống kiểm soát nội bộ

- Các nhân tố trong môi trường kiểm soát bao gồm: Đặc thù về quản lý,

cơ cấu tổ chức, chính sách nhân sự, công tác kế toán, kế hoạch, uỷ ban kiểmsoát, môi trường bên ngoài Một môi trường kiểm soát tốt sẽ là nền tảng cho

sự hoạt động hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ

2.2 Hệ thống kế toán

- Hệ thống thông tin chủ yếu của đơn vị bao gồm hệ thống chứng từ kếtoán, hệ thống sổ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán và bảng tổng hợp, cânđối kế toán Trong đó, quá trình lập và luân chuyển chứng từ đóng vai tròquan trọng trong công tác kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp Hệ thống kếtoán đem lại sự nhận biết, thu thập, phân loại, ghi sổ và báo cáo các nghiệp vụkinh tế tài chính của doanh nghiệp, thoả mãn chức năng thong tin và kiếm

tracủa hoạt động kế toán Hệ thống kế toán hữu hiệu cần đảm bảo các mụctiêu kiểm soát chi tiết bao gồm tính có thực, tính phê chuẩn, tính đầy đủ, sựđánh giá, sự phân loại, tính đúng kỳ, quá trình chuyển sổ va tổng hợp chínhxác.

2.3 Các thủ tục kiểm soát

- Các thủ tục kiểm soát do nhà quản lý xây dựng lên dựa trên ba nguyêntắc cơ bản: nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nguyên tắc phân công phân nhiệm rõràng và chế độ uỷ quyền

- Các nguyên tắc này đảm bảo về trách nhiệm và công việc cho các bộphận trong công ty cụ thể và rõ ràng, đảm bảo sự tách biệt thích hợp về tráchnhiệm ngăn ngừa sai phạm và hành vi lạm dụng quyền hạn, đảm bảo phạm viquyền hạn giải quyết công việc trong phạm vi nhất định

- Ngoài nhưng nguyên tắc cơ bản trên, các thủ tục kiểm soát còn bao gồmviệc quy định chứng từ sổ sách phải đầy đủ, quá trình kiểm soát vật chất vớitài sản và sổ sách và kiểm soát độc lập việc thực hiện các hoạt động của công

ty Thủ tục kiểm soát tốt sẽ giúp công ty hạn chế được các rủi ro, tạo môitrường làm việc chuyên nghiệp và giúp cho quá trình kiểm soát nội bộ dễdàng hơn

2.4 Kiểm toán nội bộ

- Kiểm toán nội bộ là môt bộ phận độc lập được thiết lập trong đơn vị đểtiến hành công việc kiểm tra và đánh giá các hoạt động phục vụ yêu cầu quảntrị nội bộ đơn vị Kiểm toán nội bộ là bộ phận có quyền hạn tương đối rộngrãi và hoạt dộng tương đối độc lập với các bộ phận hoạt động được kiểm tra

Vì vậy kiểm toán nội bộ phải trực thuộc một cấp đủ cao để không giới hạnphạm vi hoạt động của nó(ban quản trị công ty,…) và phải do những nhânviên có năng lực chuyên môn và đạo đức nghề nghiệp phù hợp

- Kiểm toán nội bộ là nhân tố cơ bản trong hệ thống kiểm soát nội bộ, nócung cấp sự quan sát và đánh giá thường xuyên và chuyên nghiệp về toàn bộ

hoạt động của doanh nghiệp cũng như tính hiệu quả của việc thiết kế và vậnhành các chính sách, hệ thống kế toán và các thủ tục kiểm soát nội bộ công ty.

3 Các khía cạnh của hệ thống kiểm soát nội bộ

3.1 Mục tiêu của công ty

- Để thiết lập được hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả, trước tiên chúng taphải hiểu được về các mục tiêu của doanh nghiệp, xác định được các rủi ro vànguy cơ của doanh nghiệp Mục tiêu này bao gồm mục tiêu của doanh nghiệpnói chung và mục tiêu của các bộ phận chức năng trong doanh nghiệp nóiriêng

- Mục tiêu của doanh nghiệp gồm các mục tiêu tài chính như: mục tiêu lợinhuận (có lãi), mục tiêu thanh toán (có tiền) và các mục tiêu phi tài chínhnhư: mục tiêu về thương hiệu, thị phần, mục tiêu về văn hoá doanh nghiệp,mục tiêu về nhân sự,…Các mục tiêu này được đặt ra trên cơ sở các nguồn lựcsẵn có của doanh nghiệp (bao gồm: nhân lực, tài lực, vật lực, thời gian và cácnguồn lực khác) để đảm bảo cho các mục tiêu này mang tính khả thi Các mụctiêu này do giám đốc, các nhà lãnh đạo của công ty xác lập ra Tuy nhiên mụctiêu của doanh nghiệp khác với mục tiêu của chủ doanh nghiệp nên phải phânbiệt rõ ràng hai vấn đề này

- Rủi ro của DN là các yếu tố làm cho DN không đạt mục tiêu của mình.Dựa vào nguồn gốc phát sinh, rủi ro của DN được chia làm 3 loại:

Rủi ro kinh doanh (từ môi trường bên ngoài)

Rủi ro hoạt động (từ hoạt động nội bộ)

Rủi ro tuân thủ (từ việc tuân thủ pháp luật)

- Doanh nghiệp có thể từ chối rủi ro, chấp nhận rủi ro, chuyển giao rủi ro,giảm thiểu rủi ro bằng cách thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ doanh nghiệp.

Vì vậy về bản chất hệ thong kiểm soát nội bộ doanh nghiệp là hệ thống các cơchế kiểm soát trong doanh nghiệp được cụ thể hoá bằng các quy chế quản lý

do ban lãnh đạo ban hành nhằm giảm thiểu những rủi ro làm cho doanhnghiệp không đạt được mục tiêu của mình

3.3 Cơ chế kiểm soát doanh nghiệp

- Việc xác lập cơ chế này phải dựa trên các nguyên tắc cụ thể như: Phêduyệt, sử dụng mục tiêu, bất kiêm nhiệm, bảo vệ tài sản, đối chiếu, báo cáobất thường, kiểm tra theo dõi và định dạng trước Cần đảm bảo cơ chế kiểmsoát sử dụng thích hợp, có khả năng xem xét đánh giá cơ chế kiểm soát sửdụng Để cơ chế đạt hiệu quả cao có thể sử dụng 1 cơ chế hay phối hợp 1 số

cơ chế để kiểm soát một rủi ro

3.4 Quy chế quản lý doanh nghiệp

- Quy chế quản lý của doanh nghiệp được hiểu là tất cả những tài liệu docấp có thẩm quyền ban hành và yêu cầu một cá nhân, một nhóm người, một

bộ phận, một số bộ phận trong doanh nghiệp hay toàn doanh nghiệp phải tuântheo, nhằm cùng với doanh nghiệp đạt được mục tiêu đề ra

- Căn cứ vào phạm vi áp dụng, quy chế quản lý của doanh nghiệp đượcchia làm 3 loại :

Quy chế cá nhân (cho từng cá nhân trong doanh nghiệp) ví dụ: bảng mô tảcông việc, quyết định bổ nhiệm,…

Quy chế bộ phận (cho từng bộ phận: phòng, ban, bộ phận, chi nhánh, đạilý…) ví dụ: quy chế tổ chức và hoạt động phòng kinh doanh,…

Quy chế nghiệp vụ (cho toàn doanh nghiệp – mỗi quy chế cho một quitrình nghiệp vụ trong doanh ngiệp) ví dụ: quy chế bán hàng,…

- Quy chế thường bao gồm các quy định có thể là giả định, quy định, chếtài (nếu vi phạm thì xử lý thế nào)

3.5 Giám sát việc thực hiện các quy chế quản lý

- Kiểm tra giám sát việc thực thi các quy chế quản lý (kiểm soát giám sát

sự vận hành các cơ chế kiểm soát, quy chế quản lý hay sự vận hành của hệthống kiểm soát nội bộ doanh nghiệp) có đầy đủ, chính xác và kịp thời

- Việc kiểm tra giám sát này có thể được thực hiện bởi: lãnh đạo doanhnghiệp tự làm, cử cán bộ kiêm nhiệm, cử cán bộ chuyên trách hoặc thành lập

bộ phận chuyên trách Người được bổ nhiệm làm công việc giám sát phải cónăng lực, chuyên môn, độc lập, được trao đầy đủ thẩm quyền và có đạo đứcnghề nghiệp Việc giám sát phải vừa định kỳ vừa đột xuất, đồng thời có quytrình và phương pháp kiểm tra khoa học

- Thành lập bộ phận chuyên trách thực hiện giám sát

Một số dạng bộ phận chuyên trách thường có trong doanh nghiệp để thựchiện việc giám sát sự vận hành của hệ thống kiểm soát nội bộ:

Uỷ ban kiểm toán kiểm soát Hội đồng quản trị

Uỷ ban kiểm soát Kiểm soát CEO

Kiểm toán nội bộ Kiểm soát hoạt động

Thanh tra đối với doanh nghiệp nhà nước

3.6 Môi trường kiểm soát

* Môi trường kiểm soát bao gồm: Trao đổi thông tin, hình thức pháp lýcủa doanh nghiệp, nguồn lực của doanh nghiệp và văn hoá của doanh nghiệp

- Trao đổi thông tin bao gồm: Trao đổi thông tin trong doanh nghiệp mangtính nhiều chiều giữa các cấp quản lý, giữa các bộ phận và giữa các nhânviên Trao đổi thông tin với bên ngoài doanh nghiệp: Nhà cung cấp, kháchhàng, ngân hành, đối thủ cạnh tranh, chính quyền, hiệp hội nghề nghiệp, báochí, nước ngoài, đối tác tiềm năng,…

- Hình thức pháp lý của doanh nghiệp như: Doanh nghiệp nhà nước,doanh nghiệp của các tổ chức chính trị xã hội, hợp tác xã, công ty cổ phần,công ty trách nhiệm hữu hạn, ngân hàng thương mại, tổ chức tài chính, công

ty liên doanh, chi nhánh thương nhân nứơc ngoài,…

- Nguồn lực của doanh nghiệp bao gồm: Nhân lực, tài lực, vật lực, thờigian và các nguồn lực khác(như giá trị niềm tin, bí quyết công nghệ, thôngtin, tài liệu có giá trị,…)

- Văn hoá doanh nghiệp: Đây là vấn đề về tổ chức và con người trongdoanh nghiệp, văn hoá doanh nghiệp là sản phẩm của những người cùng làmtrong một doanh nghiệp Nó xác lập một hệ thống các giá trị được mọi ngườilàm trong doanh nghiệp chia sẻ, chấp nhận, đề cao và ứng xử theo Văn hoádoanh nghiệp góp phần tạo nên các quan niệm và tập quán, truyền thống ănsâu vào hoạt động của doanh nghiệp và chi phối tình cảm, nếp suy nghĩ vàhành vi của mọi thành viên của doanh nghiệp trong việc theo đuổi và thựchiện các mục đích, tạo nên sự đồng thuận trong doanh nghiệp

4 Ma trận kiểm soát

4.1 Ma trận kiểm soát – hệ thống kiểm soát nội bộ theo chiều dọc

- Thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ theo chiều dọc hay ma trận kiểmsoát theo chiều dọc có nghĩa là thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ theo cơ cấu

tổ chức quản lý của công ty và theo sự phân công, phân nhiệm cho từng cánhân trong công ty Dưới đây là một số vấn đề trong việc thiết lập hệ thốngkiểm soát nội bộ theo chiều dọc trong công ty:

4.1.1 Tam quyền phân lập trong doanh nghiệp

- Mô hình tam quyền phân lập cũng được áp dụng vào quản lý doanhnghiệp trong đó Hội đồng quản trị, đại hội cổ đông có vai trò như lập phápvới bản điều lệ công ty gần như là một dạng hiến pháp nội bộ; giám đốc, banđiều hành giữ vai trò hành pháp; ban kiểm soát, các công ty kiểm toán giữ vaitrò tư pháp Việc chia nhỏ hay cắt khúc quy trình quản lý và giao cho nhữngđối tượng khác nhau thực hiện là nhằm loại trừ việc kiểm soát hệ thống bởimột đối tượng duy nhất, tránh gian lận và sai sót

4.1.2 Xác lập cơ chế kiểm soát - Tái cấu trúc công ty

- Nếu cấu trúc hiện tại của công ty (bao gồm cả cơ chế và phân công phânnhiệm cho cá nhân) chưa thể hiện cơ chế kiểm soát hoặc rất khó thiết lập cơchế kiểm soát thì phải tái cấu trúc công ty (hay sắp xếp lại cấu trúc công ty).Tái cấu trúc công ty để xác định ra các bộ phận và chức năng của từng bộphận, quyền và nghĩa vụ của từng nhân viên Sau đó, phải xác lập “Quy chế tổchức và hoạt động” cho từng bộ phận (thuộc nhóm quy chế bộ phận) và

“Bảng mô tả công việc” cho từng cá nhân đó (thuộc nhóm quy chế cá nhân)

- Các dạng cơ cấu tổ chức công ty có thể là: Dạng cơ cấu tổ chức tậpquyền (Kiểm soát thông qua các quy tắc chuẩn toàn doanh nghiệp), dạng cơcấu tổ chức phân quyền (Kiểm soát theo yếu tố mục tiêu, chỉ tiêu vì vậy lệthuộc rất nhiều vào yếu tố con người)

4.1.3 Cơ cấu lại toàn bộ doanh nghiệp

- Cấu trúc lại doanh nghiệp theo mô hình thích hợp nhất Vấn đề cần lưu ýkhi cấu trúc lại công ty: Dạng công việc mang tính cơ học : để kiểm soát hữuhiệu, thiết lập quản trị chuẩn; dạng công việc mang tính hữu cơ : kiểm soátthông qua việc giám sát thường xuyên, yếu tố văn hoá ảnh hưởng nhiều

- Cơ chế kiểm soát trong cơ cấu tổ chức và trong phân công phân nhiệm.Các cơ chế phải được áp dụng triệt để trong cơ cấu tổ chức và phân công phânnhiệm cho từng cá nhân : Thủ tục bất kiêm nhiệm, thủ tục đối chiếu, thủ tụckiểm tra và theo dõi, thủ tục bảo vệ tài sản, thủ tục khác

4.1.4 Tái phân công phân nhiệm cho từng nhân viên

- Trên cơ sở giải quyết các vấn đề về:

Quyền hạn : Chủ thể được làm gì, được quyết định gì?

Trách nhiệm : Để được trao quyền hạn trên, thì chủ thể phải chịu tráchnhiệm trước ai và về cái gì

Quyền lợi : Chủ thể được hưởng cái gì (vật chất và tinh thần) (đượchưởng cái mà DN trao cho hay cái mà chủ thể tự cảm nhận)

Nghĩa vụ : Để được hưởng những quyền lợi trên, thì cụ thể phải làm gì vàcần làm gì (không được làm gì).

4.1.5 Ban hành các quy chế bộ phận

- Những quy định cụ thể cho từng bộ phận, quy định về nhiệm vụ, tráchnhiệm, cách thức làm việc,…tại mỗi bộ phận Đây là “Quy chế tổ chức vàhoạt động” cho từng bộ phận

4.1.6 Ban hành các quy chế các nhân

- Những quy định chung cho các cá nhân thực hiện như quy định vềnhiệm vụ, trách nhiệm, cách thức làm việc,…Hay còn gọi là “Bảng mô tảcông việc”cho từng cá nhân

* Ma trận kiểm soát theo chiều dọc – các bộ phận và cá nhân trong doanhnghiệp kiểm soát theo chiều ngang các quy trình nghiệp vụ các cơ chế, thủ tụckiểm soát sẽ liên kết với nhau trong ma trận kiểm soát

4.2 Ma trận kiểm soát – hệ thống kiểm soát nội bộ theo chiều ngang

* Đây là các quy trình kiểm soát với từng loại nghiệp vụ và quy trình thựchiện nghiệp vụ khác nhau bao gồm:

- Kiểm soát nội bộ trong quy trình bán hàng

- Kiểm soát nội bộ trong quy trình mua hàng

- Kiểm soát nội bộ trong quy trình tiền lương

- Kiểm soát nội bộ trong quy trình kế toán

- Kiểm soát nội bộ trong quy trình chi tiêu

- Kiểm soát nội bộ trong quy trình sản xuất

- Kiểm soát nội bộ trong quy trình tồn kho

- Kiểm soát nội bộ trong quy trình khác

Mô hình ma trận kiểm soát

5 Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ

- Muốn hệ thống kiểm soát nội bộ doanh nghiệp hoạt động hiệu quả, nóphải có đủ năm thành phần và từng thành phần phải hoạt động hiệu quả:

5.1 Môi trường kiểm soát

* Đây là môi trường mà trong đó toàn bộ hoạt động kiểm soát nội bộ đượctriển khai Môi trường này chỉ tốt nếu các nội dung sau được đảm bảo:

- Doanh nghiệp đã ban hành dưới dạng văn bản các quy tắc, chuẩn mựcphòng ngừa ban lãnh đạo và các nhân viên lâm vào tình thế xung đột quyềnlợi với doanh nghiệp, kể cả việc ban hành các quy định xử phạt thích hợp khicác quy tắc chuẩn mực này bị vi phạm Doanh nghiệp đã phổ biến rộng rãicác quy tắc, chuẩn mực nêu trên, đã yêu cầu tất cả nhân viên ký bản cam kếttuân thủ những quy tắc, chuẩn mực được thiết lập

- Doanh nghiệp có sơ đồ tổ chức hợp lý đảm bảo công tác quản lý (lập kếhoạch, tổ chức, quản lý nhân sự, lãnh đạo và kiểm soát) được triển khai chínhxác, kịp thời, hiệu quả, có bộ phận kiểm toán nội bộ hoạt động theo các chuẩnmực của kiềm toán Nhà nước và kiểm toán quốc tế Bộ phận kiểm toán nội bộ

phải có khả năng hoạt động hữu hiệu do được trực tiếp báo cáo độc lập, cởi

mở với cơ quan kiểm toán cấp trên hoặc với các lãnh đạo cao cấp của tổ chức

- Doanh nghiệp có các văn bản quy định chung cũng như hướng dẫn cụthể trong hoạt động quản lý tổng thể và trong các hoạt động chuyển ngân, có

hệ thống văn bản thống nhát quy định chi tiết việc tuyển dụng đào tạo, đánhgiá nhân viên, đề bạt, trả lương, phụ cấp để khuyến khích mọi người làm việcliêm chính, hiệu quả,…

5.2 Đánh giá rủi ro

* Việc đánh giá rủi ro được coi là có chất lượng nếu:

- Ban lãnh đạo đã quan tâm, khuyến khích nhân viên quan tâm phát hiện,đánh giá và phân tích định lượng tác hại của các rủi ro hiện hữu và tiềm ẩn

- Doanh nghiệp đã đề ra các biện pháp, kế hoạch, quy trình hành động cụthể nhằm giảm thiểu tác hại rủi ro đến một giới hạn chấp nhận nào đó hoặcdoanh nghiệp đã có biện pháp để toàn thể nhân viên nhận thức rõ ràng về táchại của rủi ro cũng như giới hạn rủi ro tối thiểu mà tổ chức có thể chấp nhận

5.3 Hoạt động kiểm soát

* Chất lượng hoạt động kiểm soát được coi là tốt nếu đảm bảo:

- Doanh nghiệp đã đề ra các định mức xác định về tài chính và các chỉ sốcăn bản đánh giá hiệu quả hoạt động như những chỉ số quản lý khi lập kếhoạch và kiểm soát để điều chỉnh hoạt động phù hợp với mục tiêu đề ra

- Doanh nghiệp đã tổng hợp và thông báo kết quả đều đặn và đối chiếucác kết quả thu được với các định mức, chỉ số định trước để điều chỉnh, bổsung kịp thời

- Quyền hạn, trách nhiệm và nghĩa vụ trong ba lĩnh vực: Cấp phép và phêduyệt các vấn đề tài chính, Kế toán và Thủ kho được phân định độc lập rõràng

- Doanh nghiệp đã ban hành văn bản quy định rõ ràng những ai có quyềnhoặc được uỷ quyên phê duyệt toàn bộ hay một loại vấn đề tài chính nào đó

Doanh nghiệp đã lưu giữ các chứng cứ dưới dạng văn bản tạo điều kiệnphân định rõ ràng phần thực hiện công việc với phần giám sát tại bất kỳ thờiđiểm nào, kể cả việc xác định cá nhân có tránh nhiệm về các sai phạm xảy ra

- Doanh nghiệp đã giám sát, bảo vệ và bảo dưỡng tài sản, vật tư trang thiết

bị khỏi bị mất mát, hao hụt, hỏng hóc hoặc sử dụng sai đúng mục đích

- Doanh nghiệp đã có biện pháp cấm, ngăn ngừa các lãnh đạo cao cấp củamình sử dụng kinh phí và tài sản doanh nghiệp vào các mục đích riêng

5.4 Hệ thống thông tin và truyền thông

* Chất lượng hệ thống là tốt khi các nội dung sau được đảm bảo:

- Doanh nghiệp thường xuyên cập nhật các thông tin quan trọng cho banlãnh đạo và những người có thẩm quyền

- Hệ thống truyền thông của doanh nghiệp đảm bảo cho nhân viên ở mọicấp độ đều có thể hiểu và nắm rõ các nội quy, chuẩn mực của tổ chức, đảmbảo thông tin được cung cấp kịp thời, chính xác đến các cấp có thẩm quyền

- Doanh nghiệp có các kênh thông tin nóng cho phép nhân viên báo cáocác hành vi, sự kiện bất thường có khả năng gây thiệt hại cho doanh nghiệp

- Doanh nghiệp đã xây dựng các chương trình, kế hoạch phòng chốngthiên tai, hiểm họa và kế hoạch ứng cứu sự cố mất thông tin số liệu

- Doanh nghiệp đã yêu cầu các cấp quản lý trung gian báo cáo ngay vớilãnh đạo về mọi trường hợp gian lận, nghi ngờ gian lận, về các vi phạm nội

quy, quy định của doanh nghiệp cũng như quy định của luật pháp hiện hành

có khả năng làm giảm uy tín doanh nghiệp và gây thiệt hại về kinh tế

II Thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ trong ngân hàng thương mại

1 Sự cần thiết của hệ thống kiểm soát nội bộ tại các ngân hàng thương mại Việt Nam.

Ngân hàng thương mại và những trung gian tài chính, nói chung cũnggiống như những doanh nghiệp khác trong nền kinh tế thị trường: chúng được

tổ chức ra để kinh doanh kiếm lợi cho mình và cho chủ nợ Để hoạt động kinhdoanh các ngân hàng thương mại phải có vốn và phải bảo toàn, phát triển vốncủa mình Tuy nhiên khác với các doanh nghiệp bình thường, ngân hàngthương mại hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực tiền tệ tín dụng thanh toán,liên quan đến toàn bộ nền kinh tế Hoạt động ngân hàng dựa trên cơ sở thu húttiền của khách hàng (dưới hình thức nhận tiền gửi, huy động bằng trái phiếu,

kỳ phiếu, và đi vay,…) với trách nhiệm hoàn trả và sử dụng số tiền đó để chovay, đầu tư,…Như vậy, ngân hàng thương mại tiến hành các hoạt động nghiệp

vụ của mình thông qua việc sử dụng không chỉ nguồn vốn tự có mà chủ yếubằng nguồn vốn huy động của khách hàng Nếu ngân hàng thương mại khôngthu hồi được số nợ vay thì không những họ bị mất nguồn vốn tự có của bảnthân, mà còn có nguy cơ không thể hoàn trả được số tiền đã huy động củakhách hàng Việc đảm bảo an toàn vốn tiền gửi của khách hàng và đảm bảo

an toàn vốn đầu tư không những được các nhà kinh doanh tiền tệ quan tâmđặc biệt mà còn là mối quan tâm của toàn xã hội

Nước ta đang trong giai đoạn chuyển sang nền kinh tế thị trường, trongđiều kiện nhiều vấn đề chưa được giải quyết đồng bộ, như các yếu tố về luậtpháp, luật định, quy chế,…Do đó việc điều hành quản trị hoạt động ngân hàng

ít nhiều bị ảnh hưởng Thực tế xảy ra nhiều ngân hàng có những biểu hiệnkhông đồng bộ không thống nhất, các vụ việc vi phạm quy chế, nghiệp vụ vẫnlặp đi lặp lại, chưa được giải quyết triệt để Muốn phát hiện và chỉnh sửa sai

sót kịp thời nhằm nâng cao chất lượng kinh doanh ngân hàng, ngoài các biệnpháp thanh tra, kiểm tra, giám sát của các cơ quan quản lý nhà nước, trước hếtđòi hỏi ngân hàng thương mại phải có những biện pháp hữu hiệu, mà biệnpháp quan trọng nhất là ngân hàng thương mại phải thiết lập được hệ thốngkiểm toán nội bộ Với các ngân hàng có quy mô hoạt động nhỏ chưa có bộphận kiểm toán riêng, thường kết hợp giữa bộ phận kế toán và bộ phận kiểmtoán, điều này trái với nguyên tắc “bất kiêm nhiệm” và không đúng với tínhchất nội dung của kiểm toán nội bộ; và khá nhiều các ngân hàng hiện nay đã

có bộ phận kiểm toán nội bộ nhưng hoạt động còn yếu kém lỏng lẻo chỉ mangtính chất hình thức, nên tác dụng giám định và kiểm tra yếu kém Một phần

do bản thân kiểm toán viên chưa được đào tạo đầy đủ về chuyên môn kiểmtoán, thiếu kinh nghiệm trong kiểm toán Mặt khác kiểm toán viên cũng chưađựơc giao đầy đủ “quyền hạn, trách nhiệm” Vì vâỵ công tác kiểm toán đôikhi mất tính khách quan Chỉ kiểm toán và đưa ra những kết luận tốt nhữngmặt ưu điểm còn sai sót thì bỏ qua Vì thế có một số ngân hàng hoàn thành kếhoạch báo cáo các kết quả đều tốt nhưng khi có đoàn thanh tra đến làm việcthì mọi khuyết điểm, yếu kém thực sự sẽ được đưa ra Do vậy, điều thiết yếu

ở đây là phải thiết lập được hệ thống kiểm toán nội bộ một cách đầy đủ và cóhiệu quả

Qua thực trạng công tác kiểm toán nội bộ tại các ngân hàng thương mạiViệt Nam, rõ ràng còn nhiều hạn chế tồn tại và khó khăn Vì thế, việc hìnhthành và hoàn thiện công tác này là một điều rất cần thiết không những choriêng bản thân các ngân hàng mà còn cho toàn bộ nền kinh tế

2 Tiền đề cho sự hình thành hệ thống kiểm soát nội bộ tại các ngân hàng thương mại ở Việt Nam

* Sự ra đời của các loại hình kiểm toán: Hoà nhập vào nền kinh tế thịtrường quốc tế, Việt Nam hiện nay đã hình thành một số công ty kiểm toánđộc lập, trong đó có công ty liên doanh cũng như công ty kiểm toán, hoạtđộng bằng 100% vốn nước ngoài Ngoài ra hệ thống kiểm toán nhà nước cũng

được thành lập sau hệ thống kiểm toán độc lập và đến nay đã đi vào hoạt độngvới phạm vi rộng rãi, thu nhiều kết qủa tốt Sự ra đời và phát triển ngày càngmạnh mẽ hai hệ thống kiểm toán trên là tiền đề vững chắc và quan trọng đểkiểm toán nội bộ ra đời và phát triển.

* Về nhân sự: Mặc dù kiểm toán nói chung và kiểm toán nội bộ nói riêng

là hoạt động còn mới mẻ đối với tình hình hoạt động kinh tế Việt Nam, tuynhiên đội ngũ các bộ làm công tác kiểm toán đã được trang bị hoặc tự mìnhtrang bị kiến thức chuyên môn mọi mặt để từng bước hoàn thiện công táckiểm toán Ngoài ra còn một bộ phận không nhỏ các chuyên gia, nhân viênngười nước ngoài đang làm công tác kiểm toán nội bộ cho các ngân hàng tạiViệt Nam, bộ phận này với kinh nghiệm của họ cũng giúp cho cán bộ kiểmtoán Việt Nam học tập, trao đổi nâng cao nghiệp vụ kiểm toán

* Môi trường pháp lý: Tháng 1/1994- Chính phủ ban hành các quy chế vềkiểm toán độc lập trong nền kinh tế quốc dân Trong lĩnh vực hoạt động ngânhàng, hoạt động kiểm toán nội bộ đã được luật hoá bằng luật ngân hàng nhànước và luật tài chính tín dụng Nghị định 49/CP của Chính phủ và đã đượccác ngân hàng triển khai Các chuẩn mực kiểm toán được chấp nhận tại Mỹ,các chuẩn mực kiểm toán quốc gia, các chuẩn mực kiểm toán quốc tế cũngđược phổ biến rộng rãi Dù hành lang pháp lý của Việt Nam chưa đầy đủnhưng đây sẽ là tiền cho sự ra đời các chuẩn mực kiểm toán nội bộ của ngânhàng Việt Nam

3 Xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ tại các ngân hàng thương mại

- Từ khi luật các tài chính tín dụng ra đời thì cụm từ “kiểm toán nội bộ”ngân hàng ở Việt Nam mới được sử dụng chính thức khi nói về hoạt độngkiểm tra nội bộ của các tổ chức tín dụng Thực ra, hoạt động kiểm toán nội bộtrong ngân hàng đã được thực hiện từ lâu, nhưng dưới các hình thức nhưthanh tra nội bộ, kiểm soát, kiểm tra nội bộ, kiểm soát nghiệp vụ,…Ngày nay,kiểm toán nội bộ còn đánh giá tính hiệu quả hoạt động của đơn vị và đưa ra

những kiến nghị cần thiểt để hoàn thiện hoạt động và hạn chế rủi ro cho tổchức tài chính.

- Hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm hai bộ phận: Hệ thống cơ chế kiểmtra nội bộ là một hình thức kiểm tra được cài đặt ngay trong quy trình nghiệp

vụ được thực hiện bởi những nhân viên nghiệp vụ tại các đơn vị giao dịchtrực tiếp với khách hàng và tất cả những ai tham gia vào quá trình xử lýnghiệp vụ, được thực hiện bởi các lãnh đạo cao cấp Và kiểm toán nội bộ làhình thức kiểm tra nằm ngoài quy trình nghiệp vụ, được thực hiện bởi nhữngngười độc lập với quy trình nghiệp vụ và không chịu trách nhiệm về quy trìnhnghiệp vụ đó, đó là những kiểm toán viên nội bộ

- Mục đích của kiểm soát nội bộ nhằm: Sử dụng các nguồn lực và quản lýhoạt động kinh doanh của ngân hàng một cách hiệu quả; đảm bảo chắc chắncác quyết định và chế độ quản lý đã được ngân hàng và các cơ quan quản lý

có thẩm quyền ban hành được thực hiện đúng thể thức và giám sát mức độhiệu quả cũng như tính hợp lý của các chế độ đó; phát hiện kịp thời nhữngvướng mắc trong kinh doanh để hoạch định và thực hiện các biện pháp đốiphó; ngăn chặn, phát hiện các sai phạm trong hoạt động kinh doanh của ngânhang; đảm bảo việc ghi chép, hạch toán đầy đủ, chính xác và đúng thể thứccác giao dịch phát sinh của ngân hang; đảm bảo việc lập các báo cáo tài chínhkịp thời, hợp lệ và tuân theo các yêu cầu pháp định có liên quan; đảm bảo tàisản và thông tin không bị lạm dụng hoặc sử dụng sai mục đích

* Các yếu tố cấu thành cơ chế kiểm soát nội bộ gồm môi trường kiểm soátchung, hệ thống kế toán, các loại kiểm soát và thủ tục kiểm soát:

- Môi trường kiểm soát chung được hiểu là các nhân tố xung quanh tácđộng đến việc thiết kế, hoạt động và sự hữu hiệu của các chính sách, thủ tụckiểm soát của ngân hàng như đặc thù về cơ chế quản lý, cơ cấu tổ chức, chínhsách nhân sự, các quy định của pháp luật,…

- Thông qua việc quan sát, đối chiếu, tính toán và ghi chép các giao dịchphát sinh, hệ thống kế toán không những cung cấp thông tin cho các cấp quản