Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại ngân hàng thương mại cổ phần ngoại thương Việt nam

Trong bối cảnh đó, Đề tài “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Ngân hàng thương mại cổ phần Ngoại thương Việt Nam” được lựa chọn nghiên cứu làm Luận văn thạc sĩ nhằm nghiên cứu một

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam (VCB) được thành lập vào ngày 01/04/1963, sau 45 năm hoạt động, Ngân hàng đã phát triển thành ngân hàng đa năng trong các lĩnh vực ngân hàng bán buôn với nhiều khách hàng truyền thống là các công ty và doanh nghiệp lớn, ngoài ra ngân hàng còn đầu

tư vào các lĩnh vực khác như: chứng khoán, quản lý quỹ đầu tư, bảo hiểm nhân thọ

Đối với VCB, vấn đề an toàn trong hoạt động tín dụng luôn được đặt lên hàng đầu Song trên thực tế, mặc dù hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) tại VCB luôn được tăng cường nhưng việc phòng ngừa, phát hiện và ngăn chặn các loại rủi ro chưa đạt hiệu quả cao Việc hoàn thiện hệ thống KSNB là một trong những vấn đề cấp thiết đối với hệ thống VCB hiện nay

Trong bối cảnh đó, Đề tài “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Ngân hàng thương mại cổ phần Ngoại thương Việt Nam” được lựa chọn

nghiên cứu làm Luận văn thạc sĩ nhằm nghiên cứu một cách có hệ thống về KSNB nói chung và KSNB tại VCB nói riêng, góp phần làm sáng tỏ những vấn đề về lý luận và thực tiễn, qua đó đề xuất giải pháp hoàn thiện hệ thống KSNB phục vụ cho công tác quản trị của Ngân hàng

Ngoài Phần mở đầu, kết luận và các phần bố cục khác, đề tài gồm 3 chương: Chương 1: Lý luận chung về hệ thống kiểm soát nội bộ trong Ngân hàng thương mại cổ phần

Chương 2: Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại Ngân hàng thương mại cổ phần Ngoại thương Việt Nam

Chương 3: Phương hướng và giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội

bộ tại Ngân hàng thương mại cổ phần Ngoại thương Việt Nam

Chương 1: Lý luận chung về hệ thống kiểm soát nội bộ

trong Ngân hàng thương mại cổ phần 1.1 Ngân hàng thương mại và vai trò của ngân hàng thương mại trong quản lý lưu thông tiền tệ

Ngân hàng thương mại là ngân hàng kinh doanh tiền gửi, chủ yếu là tiền gửi không kỳ hạn, chính từ hoạt động đó đã tạo cơ hội cho ngân hàng thương mại có thể làm tăng bội số tiền gửi của khách hàng trong hệ thống ngân hàng Vai trò của ngân hàng thương mại trong quản lý lưu thông tiền tệ

- Ngân hàng là nơi cung cấp vốn cho nền kinh tế

- Ngân hàng là cầu nối giữa doanh nghiệp với thị trường

- Ngân hàng thương mại là công cụ để Nhà nước điều tiết vĩ mô nền kinh tế

- Ngân hàng thương mại là cầu nối nền tài chính quốc gia với nền tài chính quốc tế

1.2 Hệ thống kiểm soát nội bộ trong Ngân hàng thương mại cổ phần

1.2.1 Kiểm soát nội bộ và tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ trong Ngân hàng thương mại cổ phần

Theo liên đoàn kế toán quốc tế, hệ thống kiểm soát nội bộ là một hệ thống chính sách và thủ tục được thiết lập nhằm đạt được bốn mục tiêu sau: bảo vệ tài sản của đơn vị, bảo đảm độ tin cậy của các thông tin, bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý và bảo đảm hiệu quả của hoạt động

Tổ chức kiểm soát nội bộ trong ngân hàng thương mại cổ phần

Trước đây, tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ của các ngân hàng thương mại cổ phần được xây dựng và vận hành trên cơ sở Quyết định số

36/2006/QĐ-NHNN ngày 01 tháng 8 năm 2006 Theo đó, các ngân hàng

thương mại cổ phần ở Việt Nam thiết lập một bộ phận chuyên trách, với tên gọi khác nhau (Ban kiểm tra nội bộ, Phòng kiểm tra nội bộ, Phòng kiểm tra, kiểm soát), chịu sự quản lý, điều hành của Tổng Giám đốc (Giám đốc) theo

hệ thống ngành dọc tại trụ sở chính (Phòng, Ban) và tới các chi nhánh (tổ

kiểm tra, kiểm soát hoặc bố trí một cán bộ chuyên trách làm công tác kiểm tra, kiểm soát, kiểm toán nội bộ) Về thực chất, bộ phận này làm chức năng kiểm toán và chịu sự quản lý của Tổng giám đốc (Giám đốc) Do vậy, các kết quả kiểm tra, kiểm toán khó có thể mang tính độc lập

Hiện nay, Luật các tổ chức tín dụng đã sửa đổi, bổ sung một số điều cụ thể như sau: Đã tách bạch hai chức năng kiểm soát nội bộ và kiểm toán nội

bộ, quy định nhiệm vụ kiểm toán nội bộ thuộc về Ban kiểm soát, và quy định

“Tổ chức tín dụng phải lập hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ thuộc bộ máy điều hành, giúp Tổng Giám đốc (Giám đốc) điều hành, thông suốt an toàn và đúng pháp luật mọi hoạt động nghiệp vụ của tổ chức tín dụng”

1.2.2 Nội dung kiểm soát nội bộ trong Ngân hàng thương mại cổ phần

Nội dung kiểm soát nội bộ trong Ngân hàng thương mại cổ phần bao gồm bốn nội dung sau:

Thứ nhất: Môi trường kiểm soát bao gồm:

- Các nhân tố trong môi trường kiểm soát

- Các nhân tố ngoài môi trường kiểm soát

Thứ hai: Hệ thống kế toán

Thứ ba: Các thủ tục kiểm soát

Thứ tư: Kiểm toán nội bộ

1.2.3 Các nhân tố chi phối chất lượng, hiệu quả kiểm soát nội bộ trong các Ngân hàng thương mại cổ phần

Nhân tố chi phối chất lượng, hiệu quả kiểm soát nội bộ trong các Ngân

hàng cổ phần gồm năm nhân tố:

- Môi trường kiểm soát

- Đánh giá rủi ro

- Các yếu tố bên trong

- Các yếu tố bên ngoài

- Hệ thống giám sát và thẩm định

1.3 Bài học kinh nghiệm quốc tế trong tổ chức và thực hiện kiểm soát nội

bộ tại Ngân hàng thương mại cổ phần

* Ở Thái lan

Ở các ngân hang Thái Lan, đã triển khai thực hiện kiểm soát nội bộ với các nội dung sau

Thứ nhất: Tách bạch, phân công chức năng cán bộ và tuân thủ các khâu trong quy trình giải quyết các khoản vay

Thứ hai: Tuân thủ các vấn đề có tính nguyên tắc trong tín dụng

Thứ ba: Tuân thủ thẩm quyền phán quyết tín dụng

Thứ tư: Giám sát khoản vay

* Ở Hàn Quốc:

Sau cuộc khủng hoảng tài chính tiền tệ khu vực Châu Á, Chính phủ Hàn Quốc đã nâng mức qui định áp dụng tỷ lệ an toàn vốn tối thiểu từ 5% lên 8%, tổng dư nợ cho vay đối với một khách hàng không vượt quá 15% vốn tự

có của NHTM Yêu cầu các NHTM phải phân loại khoản vay theo 5 nhóm nợ (nợ bình thường, nợ cần chú ý, nợ dưới tiêu chuẩn, nợ nghi ngờ, nợ có khả năng mất vốn) Trên cơ sở đó, phải trích lập dự phòng tương ứng với từng nhóm nợ (0%, 10%, 20%, 50%, 100%)

Bài học kinh nghiệm trong việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ

Các NHTM cổ phần đã học hỏi và rút ra những bài học kinh nghiệm trong tổ chức và xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ trong ngân hàng là:

- Về môi trường kiểm soát

- Về hệ thống kế toán

- Về thủ tục kiểm soát: Đảm bảo tuân thủ nguyên tắc phân công phân nhiệm, nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nguyên tác ủy quyền và phê chuẩn

- Về kiểm tra nội bộ

Chương 2: Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại Ngân hàng thương mại cổ phần Ngoại thương Việt Nam 2.1 Tổng quan về Ngân hàng thương mại cổ phần Ngoại thương Việt Nam

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Ngân hàng thương mại

cổ phần Ngoại thương Việt Nam

Ngày 01 tháng 04 năm 1963, Ngân hàng ngoại thương chính thức được thành lập theo Quyết định số 115/CP do Hội đồng Chính phủ ban hành ngày

30 tháng 10 năm 1962 Ngày 21 tháng 09 năm 1996, Thống đốc Ngân hàng nhà nước đã ký Quyết định số 286/QĐ-NH về việc thành lập lại Ngân hàng ngoại thương theo mô hình Tổng công ty 90, 91 được quy định tại Quyết định

số 90/QĐ-TTg ngày 07 tháng 03 năm 1994 của Thủ tướng Chính phủ

Thực hiện chủ trương đổi mới sắp xếp lại hệ thống doanh nghiệp nhà nước, năm 2007, Ngân hàng ngoại thương đã thực hiện thành công cổ phần hoá theo chỉ đạo của Thủ tướng Chính Phủ tại Quyết định số 230/2005/QĐ-TTg ngày 21/09/2005 về việc thí điểm cổ phần hoá Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam

Ngày 02 tháng 06 năm 2008, Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam đã chính thức đi vào hoạt động theo mô hình công ty cổ phần với tên gọi Ngân

hàng thương mại cổ phần Ngoại thương Việt Nam

2.1.2 Cơ cấu tổ chức của Ngân hàng thương mại cổ phần ngoại thương Việt Nam

Về cơ cấu tổ chức: VCB là một tổ chức tài chính của Chính phủ, hoạt

động của VCB trong lĩnh vực ngân hàng nên cơ cấu tổ chức của VCB có những nét tương đồng với các ngân hàng khác

Cơ quan quyền lực cao nhất của VCB là Hội đồng Quản trị

Ủy ban giúp việc cho Hội đồng quản trị là Ủy ban quản lý rủi ro

Giúp việc cho Tổng Giám đốc là các Phó Tổng Giám đốc, Giám đốc/Phó Giám đốc khối, Kế toán trưởng,

Ban kiểm soát là cơ quan do Đại hội đồng cổ đông bầu ra, thay mặt các

cổ đông để kiểm soát một cách độc lập, khách quan và trung thực mọi hoạt động kinh doanh Ngân hàng, chịu trách nhiệm trước Đại hội đồng cổ đông trong thực hiện nhiệm vụ được giao

Cơ cấu tổ chức của VCB bao gồm:

01 Sở giao dịch, 60 chi nhánh và 209 Phòng giao dịch trên toàn quốc

04 Công ty con trong nước

01 Công ty con ở nước ngoài: Công ty tài chính Việt Nam - Vinafaco Hongkong

02 Văn phòng đại diện tại Singgapore và Paris

03 Công ty liên doanh

1300 ngân hàng đại lý tại hơn 90 quốc gia và vùng lãnh thổ, tham gia tích cực các hiệp hội ngành nghề như Hiệp hội Ngân hàng Châu Á, Asean Pacific Banker’s Club

2.1.3 Hoạt động kinh doanh tại Ngân hàng thương mại cổ phần ngoại thương Việt Nam

2.1.3.1 Huy động vốn

Nhằm đảm bảo sự tăng trưởng ổn định của nguồn vốn, VCB đã đưa ra chính sách chú trọng công tác huy động vốn từ cả nền kinh tế và thị trường liên ngân hàng, sử dụng công cụ lãi suất linh hoạt, phù hợp với từng đối tượng khách hàng và tận dụng lợi thế vùng, miền để thu hút nguồn vốn nhàn rỗi từ nền kinh tế

Với mục tiêu trở thành một ngân hàng đa năng, chính sách huy động vốn của VCB không chỉ hướng tới các khách hàng bán buôn truyền thống là các Tổng công ty, các doanh nghiệp lớn mà còn không ngừng mở rộng hoạt động huy động vốn tới các doanh nghiệp vừa và nhỏ và các thể nhân

2.1.3.2 Hoạt động tín dụng

Trong giai đoạn 2006-2007, cùng với sự thuận lợi của thị trường, định hướng hoạt động tín dụng là “ Tăng cường công tác khách hàng, tiếp tục nâng cao chất lượng tín dụng và hướng tới chuẩn mực quốc tế” đã góp phần làm tăng trưởng tín dụng năm 2007 của VCB là 44.12% so với năm 2006

Trong năm 2008, tổng dư nợ cho vay khách hàng tại thời điểm 31/12/2008 đạt 112.793 tỷ đồng, tăng 15,53% so với năm 2007 và đạt 100,46% kế hoạch Thực hiện chỉ đạo của Chính phủ và NHNN về kiểm soát tín dụng, trên cơ sở nhận định mức độ rủi ro của thị trường, Vietcombank đã thực hiện nhiều biện pháp để kiểm soát tốc độ tăng trưởng trong 3 quý đầu năm Trong quá trình thực hiện,Vietcombank cũng luôn có sự điều chỉnh về chính sách tín dụng để phù hợp với những diễn biến của thị trường, đảm bảo

cân bằng tính an toàn và hiệu quả trong hoạt động tín dụng

2.1.3.3 Kinh doanh thẻ

Hoạt động kinh doanh thẻ là một trong những thế mạnh nổi bật của VCB Là ngân hàng luôn dẫn đầu trong hoạt động kinh doanh thẻ tại thị

trường Việt Nam về các mặt:

- Số lượng thẻ đã phát hành của VCB

- Doanh số sử dụng thẻ do VCB phát hành

- Tình hình thanh toán thẻ quốc tế của VCB

2.1.3.4 Kết quả hoạt động của Ngân hàng thương mại cổ phần ngoại thương Việt Nam trong thời gian qua

Năm 2008, vượt qua nhiều khó khăn thách thức do tác động của môi trường kinh doanh mang lại, hoạt động của Vietcombank trong năm qua vẫn giữ được sự phát triển ổn định Có thể điểm qua một số nét chính như sau:

- Hoàn tất thủ tục chuyển đổi hoạt động theo mô hình Ngân hàng TMCP

và từng bước hoàn thiện thể chế quản lý

- Hệ thống Quy chế nội bộ của ngân hàng cũng từng bước được hoàn thiện, bổ sung như: Điều lệ, quản trị nội bộ, quy chế tổ chức và hoạt động của

hội đồng quản trị, quy định về bảo lãnh, chính sách quản lý rủi ro, quy chế chi trả lương

- Hoàn thành về cơ bản các chỉ tiêu kinh doanh đặt ra: Tốc độ tăng trưởng tổng tài sản, huy động vốn từ nền kinh tế, dư nợ cho vay khách hàng

so với 2007 tương ứng là 12,46 %, 10.48% và 15,53% Lợi nhuận trước thuế đạt 3.324 tỷ đồng, tăng 5,56% so với năm 2007

2.1.4 Đặc điểm của Ngân hàng thương mại cổ phần ngoại thương Việt Nam ảnh hưởng tới hệ thống kiểm soát nội bộ

Ngân hàng thương mại nói chung và VCB nói riêng có đặc điểm giống như các doanh nghiệp khác trong nền kinh tế, cũng sử dụng các yếu tố sản xuất như lao động, tư liệu lao động, đối tượng lao động (tiền vốn) làm yếu tố đầu vào Tuy nhiên, khác với các doanh nghiệp khác, VCB là loại hình doanh nghiệp đặc biệt, vì thế trong hoạt động kinh doanh ngân hàng đã thể hiện các đặc điểm có tính chất đặc thù sau:

- VCB kinh doanh chủ yếu bằng vốn của người khác

- Hoạt động kinh doanh của ngân hàng có liên quan đến nhiều mặt, nhiều lĩnh vực hoạt động và nhiều đối tượng khách hàng khác nhau

- Hoạt động kinh doanh của ngân hàng là hoạt động chứa nhiều rủi ro

Vậy xuất phát từ những đặc điểm trên của ngân hàng cho thấy, công tác kiểm tra, kiểm soát nội bộ trong mọi nghiệp vụ ngân hàng là một công cụ vô cùng quan trọng vì thông qua hoạt động này có thể phát hiện, ngăn ngừa, chấn chỉnh những sai sót, và hạn chế rủi ro trong quá trình thực hiện nghiệp vụ

2.2 Hệ thống kiểm soát nội bộ tại Ngân hàng thương mại cổ phần ngoại thương việt nam

2.2.1 Môi trường kiểm soát

2.2.1.1 Quan điểm điều hành của ban lãnh đạo

Trong cơ cấu lợi nhuận của VCB năm 2008, nổi lên là nguồn thu từ hoạt động tín dụng Vì vậy, để đảm bảo kiểm soát tốt tình hình, tuân thủ các

tỷ lệ an toàn và tính lành mạnh bền vững trong tăng trưởng tín dụng ban lãnh

đạo VCB đã đưa ra quan điểm điều hành của mình như sau:

- Từ những hoạt động cho vay cá nhân nhỏ lẻ ban đầu, trải qua thời gian, các sản phẩm tiền vay từng bước được chuẩn hoá thành nhóm sản phẩm cho từng phân đoạn khách hàng cụ thể như: Cho vay Cán bộ quản lý điều hành, Cho vay cán bộ công nhân viên, v.v…

- Đối với cho vay trung và dài hạn, các chi nhánh phải kiểm soát mức

độ cam kết so với khả năng nguồn vốn, trong đó ưu tiên hàng đầu là tự cân đối bằng nguồn vốn huy động để chủ động trước các biến động có thể xảy ra

- Đối với khách hàng, các bộ phận trực tiếp quản lý phải dành thời gian thích hợp, theo dõi thường xuyên và dự trù các phương án để chủ động ngăn ngừa phát sinh nợ xấu

- Hoạt động tín dụng của VCB trong thời gian qua chủ yếu tập trung vào việc cân nhắc, rà soát kỹ các khoản cho vay mới, tăng cường thu hồi nợ, đẩy mạnh công tác kiểm tra, đánh giá chất lượng các khoản vay nhằm áp dụng kịp thời các biện pháp nâng cao chất lượng tín dụng

2.2.1.2 Công tác kế hoạch

Xuất phát từ vai trò của công tác kế hoạch, VCB đã đưa ra các loại kế hoạch và chương trình công tác như sau:

* Các loại kế hoạch

Thứ nhất: Kế hoạch, chương trình công tác năm

Thứ hai: Kế hoạch, chương trình công tác theo quý

Thứ ba: Kế hoạch chương trình công tác tháng và tuần

2.2.1.3 Công tác nhân sự

VCB tập trung phát triển nguồn nhân lực cho toàn hệ thống, có tính đến các lĩnh vực trọng tâm, trọng điểm và nâng cao tính an toàn cho hệ thống Tăng cường tối đa việc bố trí và sử dụng lao động hiện có, hạn chế đến mức thấp nhất việc tăng biên chế (số lao động gia tăng chủ yếu để đáp ứng yêu cầu phát triển mạng lưới) Xây dựng kế hoạch đào tạo tổng thể trong toàn hệ

thống giai đoạn 2009 - 2015 theo từng lĩnh vực chuyên môn và từng vị trí công tác

2.2.2 Công tác kế toán

2.2.2.1 Quy định về lập, ký, và kiểm soát chứng từ giải ngân

Tất cả các chứng từ kế toán phải được lập đúng mẫu, ghi đầy đủ, chính xác các yếu tố theo quy định, đồng thời phải kiểm soát chặt chẽ trước, trong

và sau khi thực hiện nghiệp vụ hạch toán

2.2.2.2 Kiểm soát chứng từ giải ngân

Trong kế toán cho vay: Trước khi phát tiền vay, cán bộ kế toán phải kiểm tra hồ sơ chặt chẽ, giải ngân đúng đối tượng đã ghi rõ trong hợp đồng, giấy nhận nợ…Sau khi kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ và khớp đúng các chứng từ, kế toán tiền vay tiến hành hạch toán trên máy tính và chuyển cho trưởng phòng

để kiểm tra và duyệt bút toán đó

2.2.2.3 Quy định về luân chuyển chứng từ

Khi nhận hồ sơ giải ngân từ Phòng khách hàng chuyển xuống, cán bộ Phòng Quản lý nợ thực hiện các công việc sau :

Bước 1: Kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ của hồ sơ

Bước 2: Sau khi kiểm tra thông tin đầy đủ, hợp lệ, khớp đúng, cán bộ quản lý

nợ mở hợp đồng tín dụng, mở tài khoản trên hệ thống công nghệ, sau đó điền

số tài khoản vay trên giấy nhận nợ và ký nháy vào các giấy nhận nợ, trình trưởng phòng ký duyệt.Trưởng phòng kiểm tra lại hồ sơ rút vốn, nếu hoàn toàn hợp lệ thì ký trên giấy nhận nợ

Giấy nhận nợ sau khi được ký duyệt, cán bộ phòng Quản lý nợ chuyển

hồ sơ giải ngân theo đúng quy trình tín dụng đối với khách hàng là tổ chức hoặc cá nhân, luân chuyển đảm bảo theo trình tự, không luân chuyển chứng từ qua tay khách hàng

2.2.3 Các thủ tục kiểm soát

2.2.3.1 Nguyên tắc phân công phân nhiệm