Hiện nay, các doanh nghiệp đang phải đối mặt với sự cạnh tranh khốc liệt và gay gắt trên thị trường. Để thành công trong lĩnh vực kinh doanh ngoài chiến lược kinh doanh hiệu quả, đội ngũ quản lý tốt… các doanh nghiệp còn phải hoàn thành tốt công tác kiểm tra, kiểm soát nhằm hạn chế rủi ro, sai sót làm ảnh hưởng đến quá trình kinh doanh và phát triển doanh nghiệp.
Luận văn thạc sĩ Quản trị kinh doanh KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH THU TIỀN VÀ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BẮC ÂU Luận văn bảo vệ luận án Thạc sĩ QTKD năm 2012 Đại học Đà Nẵng Page Luận văn thạc sĩ Quản trị kinh doanh MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Hiện nay, doanh nghiệp phải đối mặt với cạnh tranh khốc liệt gay gắt thị trường Để thành công lĩnh vực kinh doanh chiến lược kinh doanh hiệu quả, đội ngũ quản lý tốt… doanh nghiệp phải hoàn thành tốt công tác kiểm tra, kiểm soát nhằm hạn chế rủi ro, sai sót làm ảnh hưởng đến trình kinh doanh phát triển doanh nghiệp Công ty Cổ Phần Bắc Âu doanh nghiệp cổ phần hoạt động lĩnh vực thương mại, nhiệm vụ chủ yếu cung cấp, phân phối thuốc chữa bệnh cho bệnh viện hiệu thuốc địa bàn thành phố đại lý khu vực miền Trung Chu trình bán hàng thu tiền Công ty diễn thường xuyên liên tục, hoạt động phân phối hàng hóa ngày mở rộng, giá lại biến động theo khu vực đối tượng, mặt hàng ngày đa dạng, doanh thu bán hàng đơn vị ngày gia tăng Tại Công ty thiết lập thủ tục kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền Tuy nhiên, việc kiểm soát nhiều bất cập hạn chế Xuất phát từ thực tế đó, chọn đề “Kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền Công ty Cổ Phần Bắc Âu” để làm đề tài nghiên cứu cho luận văn thạc sĩ Mục tiêu nghiên cứu đề tài Hệ thống hóa lý luận kiểm soát nội kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền Căn vào thực trạng công tác kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền đơn vị Để đề xuất giải pháp nhằm tăng cường kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền Công ty Cổ Phần Bắc Âu Đối tượng phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: Công tác kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền Công ty CP Bắc Âu - Phạm vi nghiên cứu: Công tác KSNB chu trình bán hàng thu tiền lĩnh vực kinh doanh dược phẩm Văn phòng đơn vị trực thuộc Công ty Cổ Phần Bắc Âu Phương pháp nghiên cứu Luận văn vận dụng phương pháp phân tích, quan sát, thu thập, xử lý trực tiếp, so sánh đối chiếu, vấn, tiếp cận hồ sơ để làm rõ thực trạng công tác kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền Công ty Bố cục đề tài Ngoài phần mở đầu, kết luận, phụ lục, tài liệu tham khảo, nội dung luận văn gồm có chương: - Chương 1: Cơ sở lý luận kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền doanh nghiệp - Chương 2: Thực trạng kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền Công ty Cổ Luận văn bảo vệ luận án Thạc sĩ QTKD năm 2012 Đại học Đà Nẵng Page Luận văn thạc sĩ Quản trị kinh doanh Phần Bắc Âu - Chương 3: Một số giải pháp tăng cường kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền Công ty Cổ Phần Bắc Âu Luận văn bảo vệ luận án Thạc sĩ QTKD năm 2012 Đại học Đà Nẵng Page Luận văn thạc sĩ Quản trị kinh doanh CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG 1.1 VÀ THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP KHÁI QUÁT VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1.1.1 Khái niệm kiểm soát nội Theo liên đoàn kế toán quốc tế (IFAC) thì: KSNB hệ thống sách tuân thủ nhằm mục tiêu: bảo vệ tài sản đơn vị, bảo đảm độ tin cậy thông tin, bảo đảm việc thực chế độ pháp lý bảo đảm hiệu hoạt động đơn vị Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS 100): KSNB quy định thủ tục kiểm soát đơn vị kiểm toán xây dựng, áp dụng nhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật quy định để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa phát gian lận, sai sót để lập báo cáo tài trung thực hợp lý nhằm bảo vệ sử dụng có hiệu tài sản đơn vị Theo ủy ban COSO (Committeee of Sponsoring Organization): Ủy Ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ việc chống gian lận báo cáo tài KSNB trình bị chi phối người quản lý, hội đồng quản trị nhân viên đơn vị, thiết lập để cung cấp đảm bảo hợp lý nhằm đạt mục tiêu sau: + Sự hữu hiệu hiệu hoạt động + Sự tin cậy báo cáo tài + Sự tuân thủ pháp luật quy định Hiện nay, định nghĩa chấp nhận rộng rãi định nghĩa COSO Trong định nghĩa có bốn khái niệm cần lưu ý trình, người, đảm bảo hợp lý mục tiêu KSNB trình Con người Đảm bảo hợp lý Các mục tiêu 1.1.2 Vai trò kiểm soát nội - Giúp cho Lãnh đạo DN giảm bớt tâm trạng bất an rủi ro tài sản người Giúp cho việc quản lý hoạt động kinh doanh DN cách có hiệu thông qua chế độ sách ban hành - Phát kịp thời vấn đề tồn kinh doanh để đề biện pháp giải - Ngăn ngừa, phát sai sót gian lận phận hoạt động kinh doanh - Đảm bảo chế độ, nghiệp vụ ghi chép kế toán đầy đủ, xác quy trình hoạt động kinh doanh - Luận văn bảo vệ luận án Thạc sĩ QTKD năm 2012 Đại học Đà Nẵng Page Luận văn thạc sĩ Quản trị kinh doanh - Đảm bảo báo cáo tài kịp thời, hợp lý, tin cậy tuân thủ theo quy - Đảm bảo tài sản thông tin không bị lạm dụng sử dụng sai mục đích 1.1.3 Các nhân tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội định Môi trường kiểm soát Thứ nhất: Triết lý quản trị phong cách điều hành Thứ hai: Cơ cấu tổ chức Thứ ba: Chính sách nhân Thứ tư: Ban giám đốc ủy ban kiểm toán Thứ năm: Công tác lập kế hoạch Thứ sáu: Bộ phận kiểm toán nội Thứ bảy: Các nhân tố bên Đánh giá rủi ro Đánh giá rủi ro phận thứ hai hệ thống kiểm soát nội Rủi ro nguy làm cho mục tiêu tổ chức không thực Thủ tục kiểm soát Thứ nhất: Nguyên tắc phân công, phân nhiệm Thứ hai: Nguyên tắc bất kiêm nhiệm Thứ ba: Nguyên tắc ủy quyền, phê chuẩn Hệ thống kế toán Hệ thống kế toán phận quan trọng HT KSNB Thực tốt chế độ kế toán (chế độ chứng từ kế toán, sổ sách kế toán, hạch toán kế toán báo cáo tài ) đồng thời hoạt động kiểm soát kế toán Kiểm soát nội Loại cuối trình kiểm soát việc xem xét lại cẩn thận liên tục bốn thành phần nêu KSNB 1.1.4 Hạn chế kiểm soát nội KSBN khó ngăn cản gian lận sai sót người quản lý cấp cao Hoạt động kiểm soát tập trung vào sai phạm dự kiến, xảy sai phạm bất thường thủ tục kiểm soát trở nên hữu hiệu chí vô hiệu Chi phí thực hoạt động kiểm soát phải nhỏ giá trị thiệt hại ước tính sai sót hay gian lận gây Những thay đổi tổ chức, thay đổi quan điểm quản lý điều kiện hoạt động dẫn đến thủ tục kiểm soát không phù hợp 1.2 KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP Luận văn bảo vệ luận án Thạc sĩ QTKD năm 2012 Đại học Đà Nẵng Page Luận văn thạc sĩ Quản trị kinh doanh 1.2.1 Đặc điểm chu trình bán hàng thu tiền bán hàng a Nội dung chu trình bán hàng thu tiền bán hàng - Tìm kiếm thị trường khách hàng - Quảng cáo khuyến - Nhận đơn hàng từ khách hàng - Ký kết hợp đồng với khách hàng - Cung cấp sản phẩm, hàng hóa cho khách hàng - Nhận tiền toán từ khách hàng b Đặc điểm chu trình bán hàng thu tiền bán hàng Chu trình bán hàng thu tiền trình chuyển giao quyền sở hữu hàng hoá qua trình trao đổi hàng - tiền Chu trình thường bao gồm bước: Nhận xử lý đơn đặt hàng khách hàng, lập lệnh bán hàng, xét duyệt bán chịu, gửi hàng, lập hóa đơn, cuối theo dõi nợ phải thu thu tiền c Rủi ro xảy chu trình bán hàng thu tiền Chấp nhận đơn hàng không phê duyệt khả cung ứng Người thẩm quyền lại ký xét duyệt giảm giá chiết khấu Bán hàng không thu tiền, giao hàng nhầm số lượng quy cách, chủng loại hay bị thất thoát trình giao Bán hàng không lập hóa đơn lập hóa đơn sai ghi sai niên độ doanh thu phải thu khách hàng Tiền bán hàng bị lạm dụng hay không ghi nhận Các nghiệp vụ bán hàng không ghi chép đầy đủ dẫn đến phản ánh thiếu doanh thu khoản phải thu khách hàng 1.2.2 a Nội dung kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền Mục tiêu kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền bán hàng Mục tiêu KSNB nghiệp vụ bán hàng - Các đơn đặt hàng xử lý kịp thời, - Các nghiệp vụ bán chịu xét duyệt - Các nghiệp vụ tiêu thụ phê chuẩn - Các nghiệp vụ tiêu thụ ghi sổ đầy đủ - Doanh thu nợ phải thu khách hàng tính ghi sổ xác Doanh thu ghi nhận lúc kịp thời - Các nghiệp vụ phân loại đắn - Các nghiệp vụ tiêu thụ ghi chép cộng dồn đắn Luận văn bảo vệ luận án Thạc sĩ QTKD năm 2012 Đại học Đà Nẵng Page Luận văn thạc sĩ Quản trị kinh doanh Mục tiêu KSNB nghiệp vụ thu tiền - Các khoản tiền ghi sổ thực tế nhận Chắc chắn khoản tiền mặt thu được ghi đầy đủ vào sổ quỹ, sổ nhật ký thu tiền - Khoản tiền chiết khấu xét duyệt đắn, phiếu thu đối chiếu ký duyệt - Các khoản tiền thu ghi sổ nộp với giá bán hàng Các khoản tiền phân loại đắn - Các khoản thu tiền ghi thời hạn - b Các khoản thu tiền ghi vào sổ quỹ, sổ tổng hợp Quy trình kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền bán hàng Thứ nhất: Tiếp nhận xử lý đơn đặt hàng Thứ hai: Lập lệnh bán hàng Thứ ba: Xét duyệt bán chịu Thứ tư: Gửi hàng cho khách hàng Thứ năm: Lập hóa đơn Thứ sáu: Ghi sổ nghiệp vụ theo dõi toán Thứ bảy: Lập dự phòng xóa sổ nợ phải thu khó đòi Luận văn bảo vệ luận án Thạc sĩ QTKD năm 2012 Đại học Đà Nẵng Page Luận văn thạc sĩ Quản trị kinh doanh CHƯƠNG 2.1 THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BẮC ÂU GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN BẮC ÂU 2.1.1 Quá trình hình thành phát triển Công ty 2.1.2 Chức nhiệm vụ Công ty Công ty có nhiệm vụ chủ yếu kinh doanh sản phẩm thuốc phục vụ cho nhu cầu điều trị cho nhân 2.1.3 Đặc điểm hoạt động kinh doanh Công ty a Đặc điểm hoạt động kinh doanh b Đặc điểm mạng lưới kinh doanh Ngoài văn phòng, Công ty có đơn vị trực thuộc địa bàn Đà Nẵng Quảng Nam, Quảng Ngãi, 2.1.4 Cơ cấu tổ chức quản lý kinh doanh Công ty CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẨN BẮC ÂU 2.2.1 Môi trường kiểm soát 2.2 a Triết lý quản trị, phong cách điều hành Công ty Tại Công ty phận cấp cao: HĐQT, Giám đốc Công ty coi công tác KSNB quan trọng phổ biến đến toàn nhân viên quy định, quy tắc yêu cầu nhân viên phải tuân thủ quy tắc thiết lập b Cơ cấu tổ chức Công ty thiết lập cấu tổ chức theo mối quan hệ trực tuyến – chức có kiểm soát từ xuống, đồng thời phận có mối quan hệ liên kết để thực đầy đủ chức c Chính sách nhân Lãnh đạo Công ty lấy tiêu chí người gốc phát triển, tồn Công ty d Công tác lập kế hoạch Kế hoạch doanh thu lập để Công ty lấy cho việc định hướng hoạt động kinh doanh đơn vị e Các nhân tố bên Ngoài nhân tố bên trong, Công ty chịu nhiều ảnh hưởng nhân tố bên như: Sự cạnh tranh đối thủ,của luật doanh nghiệp, luật thuế (Thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế giá trị gia tăng,) Chính sách tài khóa (tác động đến mức thuế xuất Luận văn bảo vệ luận án Thạc sĩ QTKD năm 2012 Đại học Đà Nẵng Page Luận văn thạc sĩ Quản trị kinh doanh nhập khẩu) tỷ giá hối đoái chủ nợ Ngân hàng, tổ chức tín dụng 2.2.2 Đặc điểm hệ thống kế toán a Tổ chức máy kế toán Công ty b Hình thức kế toán Công ty Hình thức kế toán Công ty Chứng từ ghi sổ xử lý máy tính với phần mềm Weekend accounting c Quy trình lập luân chuyển chứng từ kế toán Các chứng từ chủ yếu sử dụng hoạt động bán hàng thu tiền Công ty Quy định trách nhiệm phận việc lập chứng từ kế toán liên quan đến chu trình bán hàng thu tiền d Hệ thống tài khoản, sổ sách kế toán báo cáo tài THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BẮC ÂU 2.3 2.3.1 Đặc điểm chu trình bán hàng thu tiền Công ty Hoạt động mang lại doanh thu chủ yếu cho Công ty hoạt động bán buôn bán lẻ thuốc tân dược Thủ tục kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền Công ty Cổ Phần Bắc Âu a Các quy định sách liên quan đến chu trình bán hàng thu tiền Quy định bán hàng, quản lý giá chiết khấu 2.3.2 Tại Công ty, khách hàng phân loại thành nhóm sau: nhóm khách hàng thuộc đấu thầu (chủ yếu bệnh viện, trung tâm y tế quận huyện), nhóm khách hàng đại lý bán giá hưởng hoa hồng (là công ty dược Nhà nước), nhóm khách hàng bán buôn (là công ty dược tư nhân ), nhóm khách hàng bán lẻ (là nhà thuốc, hiệu thuốc) Đối với nhóm khách hàng, Công ty có chế độ giá bán sách tín dụng khác Giá bán cho nhóm khách hàng đại lý bán giá hưởng hoa hồng bảng giá quy định niêm yết Công ty tỷ lệ hoa hồng Tỷ lệ hoa hồng 4%, 5% 7% tùy thuộc vào địa bàn bán hàng Công ty Nếu địa bàn rộng, hiểm trở khu vực Tây Nguyên 7%, địa bàn Đà Nẵng 4% Thời hạn nợ nhóm khách hàng tối đa 60 ngày đơn hàng kể từ ngày giao hàng Quy định ký kết hợp đồng kinh tế trách nhiệm thẩm định khách hàng Hợp đồng kinh tế công ty Giám đốc Công ty người trực tiếp ký kết, đơn vị trực thuộc Giám đốc ủy quyền cho trưởng đơn vị trực thuộc trực tiếp ký kết Hiện công tác thẩm định khách hàng mang tính hình thức, không đánh giá Luận văn bảo vệ luận án Thạc sĩ QTKD năm 2012 Đại học Đà Nẵng Page Luận văn thạc sĩ Quản trị kinh doanh xác lực khách hàng b Thủ tục kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền Kiểm soát hoạt động bán hàng Tại văn phòng Công ty Tại Công ty thực hai hình thức bán hàng: bán hàng thu tiền trước bán hàng theo hình thức gối đầu Kiểm soát việc nhận xử lý đơn hàng khách hàng Khi đơn đặt hàng gửi đến qua mail, fax phòng kinh doanh nhận lưu Sau kiểm tra hàng kho để yêu cầu xuất hàng Trưởng phòng kinh doanh ký yêu cầu xuất hàng chuyển phòng kế toán xác nhận công nợ khách hàng đến thời điểm mua hàng để trình Giám đốc duyệt yêu cầu xuất hàng Kiểm soát việc giao hàng Yêu cầu xuất hàng chấp nhận, phòng kế toán lập phiếu xuất kho giao cho thủ kho để xuất hàng nhân viên bán hàng phòng kinh doanh lập phiếu giao hàng Kiểm soát lập hóa đơn bán hàng Khi hoàn tất việc lập phiếu xuất kho, xuất kho hàng hóa Nhân viên viết hóa đơn thuộc phòng kinh doanh lập hóa đơn GTGT kèm để giao hàng cho khách hàng Hóa đơn GTGT lập thành liên ghi đầy đủ thông tin mẫu hóa đơn có chữ ký đầy đủ người lập hóa đơn, thủ trưởng đơn vị người mua (trường hợp bán hàng qua điện thoại chữ ký người mua hàng) Kiểm soát việc ghi nhận doanh thu Hóa đơn GTGT lập lưu phần mềm Weekend phần mềm tự động xử lý ghi vào sổ chi tiết sổ tổng hợp tài khoản liên quan: TK 511, 3331, 111, 112, 131, 156, 632 báo cáo Định kỳ vào cuối quý, cuối năm kế toán bán hàng in sổ kế toán liên quan để lưu trữ theo quy định in bảng đối chiếu công nợ phải thu khách hàng gửi xác nhận nợ văn thời điểm cuối quý, cuối năm Kiểm soát doanh thu bị trả lại chiết khấu, giảm giá hàng bán Đối với hàng bán không đủ tiêu chuẩn chất lượng, bán không khách hàng có yêu cầu trả lại Công ty tiến hành nhận, kiểm tra ghi giảm doanh thu Tại Công ty, chiết khấu thương mại thường thỏa thuận từ ban đầu theo hợp đồng, việc giảm giá xảy để đảm bảo giá trị cho hàng hóa tạo lòng tin sử dụng nơi khách hàng Tại đơn vị trực thuộc Kiểm soát việc nhận xử lý đơn hàng khách hàng: Các đơn vị trực thuộc thực nhiệm vụ bán lẻ hàng hóa theo kế hoạch Công ty giao Trưởng đơn vị trực thuộc người trực tiếp nhận xử lý ĐĐH khách hàng sau nhân viên báo cáo hàng có kho Kiểm soát giao hàng cho khách hàng: ĐĐH khách hàng duyệt, nhân viên Luận văn bảo vệ luận án Thạc sĩ QTKD năm 2012 Đại học Đà Nẵng Page 10 Luận văn thạc sĩ Quản trị kinh doanh bán hàng liên hệ với phận kho để tiến hành xuất hàng theo ĐĐH để giao để giao cho khách hàng Kiểm soát lập hóa đơn bán hàng: Sau hoàn tất thủ tục giao nhận hàng Nếu khách hàng có nhu cầu nhận hóa đơn GTGT phụ trách kế toán đơn vị trực thuộc xuất hóa đơn cho khách hàng Nếu khách hàng nhu cầu nhận hóa đơn kế toán đơn vị trực thuộc ghi phiếu tính tiền giao cho khách hàng thay xuất hóa đơn GTGT Cuối ngày kế toán đơn vị trực thuộc lập bảng kê bán lẻ ngày lập hóa đơn GTGT lượng hàng Kiểm soát doanh thu bán hàng: Doanh thu bán hàng đơn vị trực thuộc quan trọng doanh số bán hàng chiếm 45% doanh thu Công ty Kiểm soát nợ phải thu khách hàng Tại Công ty, Các khoản nợ phân chia kiểm tra theo nguyên tắc: Nợ hạn, nợ hạn, nợ khó đòi Nợ hạn: Nợ thời gian thỏa thuận Hợp đồng kinh tế Nợ hạn: Nợ thời gian toán 60 ngày so với thỏa thuận hợp đồng Nợ khó đòi: Các khoản nợ 06 tháng so với thỏa thuận toán có nhiều lần gửi thư nhắc nợ kết số nợ bên mua hàng có biểu xấu toán (phá sản thiên tai, hỏa hoạn ) Định kỳ, quý kế toán Công nợ lập biên đối chiếu Công nợ với khách hàng trình kế toán trưởng Giám đốc ký duyệt sau gửi tới tất khách hàng nợ Kế toán đơn vị trực thuộc lập biên đối chiếu công nợ với khách hàng đề nghị khách hàng ký xác nhận sau chuyển Công ty Chữ ký biên đối chiếu Công nợ đơn vị trực thuộc thủ trưởng kế toán đơn vị trực thuộc xác nhận Chữ ký khách hàng phải chữ ký dấu người mua hợp đồng kinh tế ký kết Kiểm soát nghiệp vụ thu tiền Nghiệp vụ thu tiền mặt Tại văn phòng Công ty: Tại Công ty vấn đề kiểm soát tiền mặt quản lý chặt chẽ Tất khoản tiền mặt thu từ khách hàng phòng tài kế toán thu, phiếu thu lập thành liên lập trực tiếp từ phần mềm Weekend accounting, ghi nhận vào sổ kế toán TK 111, TK 131 Tại đơn vị trực thuộc: Việc ghi nhận tiền mặt thực văn phòng Công ty Các đơn vị trực thuộc đa phần bán hàng thu tiền mặt chủ yếu Công ty quy định vào thứ tuần, đơn vị trực thuộc chuyển tiền bán hàng vào tài khoản Công ty Mà có chưa có quy định cụ thể việc kiểm soát việc bán hàng vấn đề thu tiền Nghiệp vụ thu tiền qua ngân hàng Các nghiệp vụ thu tiền qua tài khoản Công ty mở ngân hàng Đơn vị trực thuộc Luận văn bảo vệ luận án Thạc sĩ QTKD năm 2012 Đại học Đà Nẵng Page 11 Luận văn thạc sĩ Quản trị kinh doanh không phép mở Đơn vị trực thuộc thu tiền bán hàng khách hàng tài khoản Công ty mở ngân hàng Căn vào giấy báo có ngân hàng thông báo việc số tiền toán khách hàng Kế toán ngân hàng cập nhật vào phần mềm Sau số liệu cập nhật xong, máy tính xử lý vào sổ chi tiết TK 112 131 báo cáo khác theo yêu cầu Cuối tháng, kế toán ngân hàng đối chiếu số liệu sổ phụ ngân hàng với sổ kế toán chi tiết TK 112 Nếu sai sót tiến hành điều chỉnh, Đồng thời kế toán ngân hàng đối chiếu với kế toán đơn vị trực thuộc số tiền khách hàng chuyển trả để ghi giảm nợ khách hàng 2.3.3 Đánh giá thực trạng kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền Công ty Cổ Phần Bắc Âu a Những kết đạt công tác kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền Môi trường kiểm soát: Lãnh đạo Công ty nhận thức tầm quan trọng KSNB Công tác lập kế hoạch thực đưa mức khoán doanh thu lợi nhuận, thu nhập, doanh số bán hàng cho đơn vị trực thuộc Công ty Cơ cấu tổ chức gọn nhẹ, công tác đào tạo, tuyển dụng nhân lực có trình độ đáp ứng yêu cầu công việc Hệ thống thông tin kế toán: Công tác lập, luân chuyển ghi chép chứng từ thực tương đối tốt, Hệ thống chứng từ, báo cáo, sổ kế toán lập đầy đủ theo định số 48/2006-BTC Bộ Tài Chính Đã ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động kiểm tra, kiểm soát Các thủ tục kiểm soát chu trình bán hàng thu tiền: Các thủ tục kiểm soát thực theo quy trình Có sách bán hàng rõ ràng: sách giá, sách chiết khấu công tác thẩm định khách hàng có sách bán chịu cụ thể khách hàng Thủ quỹ phân công làm việc độc lập với phận kế toán Hóa đơn lập kiểm tra trước giao khách hàng Nợ khó đòi xử lý theo thông tư 228/2009/TT-BTC ngày 07/12/2009 Bộ tài b Những hạn chế công tác kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền Môi trường kiểm soát Tất hoạt động, định Công ty phụ thuộc vào Giám đốc Công ty Giám đốc kiêm nhiệm chức vụ Chủ tịch hội đồng quản trị Nhân viên Công ty kiêm nhiệm nhiều việc Chưa có quy định cụ thể việc đánh giá nhân viên, quy chế tiền lương Chưa quy định mức độ xử phạt nhân viên vi phạm Công tác lập kế hoạch thực hiện, chưa trọng, chưa tìm giải pháp cho kế hoạch không đạt mục tiêu Luận văn bảo vệ luận án Thạc sĩ QTKD năm 2012 Đại học Đà Nẵng Page 12 Luận văn thạc sĩ Quản trị kinh doanh Đánh giá rủi ro: Chưa thực đánh giá rủi ro xác định rủi ro định kỳ khó đánh giá hết mức độ ảnh hưởng rủi ro đến Công tác KSNB việc KSNB chu trình bán hàng thu tiền Kiểm soát nội bộ: Chưa có phận KSNB độc lập thực công tác kiểm soát, Công ty vừa nhỏ việc mở rộng thị trường tiêu thụ vấn đề quan tâm hàng đầu lãnh đạo cần có phận KSNB độc lập Thủ tục kiểm soát chu trình bán hàng thu tiền Công ty có nhiều loại ĐĐH khiến cho việc xử lý kiểm soát gặp nhiều khó khăn Quy trình bán hàng đơn vị trực thuộc nhiều bất cập, vấn đề ghi nhận doanh thu bán hàng không đảm bảo nguyên tắc tính kịp thời Vì muốn doanh thu bán hàng ghi nhận xác việc ghi chép kế toán phải lập viết phiếu tính tiền Công tác luân chuyển chứng từ chậm phòng ban chi nhánh Công tác thẩm định khách hàng mang tính hình thức chưa trọng Hóa đơn bán hàng lập giao hàng khách hàng chưa nhận hàng Công nghệ thông tin ứng dụng phần mềm sử dụng cho phận kế toán mà phận khác không dùng, dùng Excel để làm việc Phần mềm kế toán không kết nối trực tuyến với đơn vị trực thuộc chưa đáp ứng công tác kiểm soát Công ty với đơn vị trực thuộc Luận văn bảo vệ luận án Thạc sĩ QTKD năm 2012 Đại học Đà Nẵng Page 13 Luận văn thạc sĩ Quản trị kinh doanh CHƯƠNG MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH TẠI BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BẮC ÂU SỰ CẦN THIẾT PHẢI TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BẮC ÂU Để đứng vững thị trường Công ty cần tiếp tục củng cố xây dựng hệ thống KSNB vững mạnh, mang lại hiệu kinh tế cao nhằm: - Giảm thiểu rủi ro tiềm ẩn kinh doanh - Bảo vệ tài sản trì phát triển ổn định - Đảm bảo tính xác thông tin kế toán báo cáo tài 3.1 - Đảm bảo tuân thủ quy trình quản lý đơn vị - Đảm bảo hiệu kinh doanh - Bảo vệ quyền lợi nhà đầu tư - Đảm bảo quy định pháp luật kinh doanh 3.2 GIẢI PHÁP TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BẮC ÂU 3.2.1 Hoàn thiện môi trường kiểm soát a Hoàn thiện cấu máy quản lý Công ty Tách chức Giám đốc với Chủ tịch hội đồng quản trị Thành lập phận KSNB độc lập thành lập ban kiểm soát có Giám đốc, kế toán trưởng để tháng ban trực tiếp cửa hàng chi nhánh để kiểm tra tình hình hoạt động việc thực quy trình bán hàng thu tiền nhằm giảm thiểu rủi ro đơn vị trực thuộc Nên có luân chuyển người quản lý nhân viên để đảm bảo cho việc kiểm soát chặt chẽ Tại cửa hàng, thủ quỹ kiêm nhiệm vụ bán hàng cần tách biệt để hạn chế gian lận b Hoàn thiện sách nhân Công ty Tuyển dụng xây dựng đội ngũ cán có trình độ, lực bố trí chuyên môn, ngành nghề đào tạo nhân tố định nâng cao chất lượng cán bộ, đặc biệt cán trực tiếp bán hàng thu tiền Để hệ thống KSNB Công ty hoạt động có hiệu cần phải có đội ngũ nhân nhạy bén, có lực, cần trọng đến công tác đào tạo tuyển dụng phát triển hướng, chọn lọc cán trực tiếp bán hàng thu tiền Cần đổi sách, chế độ trả lương cho người lao động, cần xây dựng sách cụ thể khen thưởng kịp thời cho cán làm việc có hiệu quả, tham mưu đề xuất sáng kiến cải tiến việc quản lý kiểm soát có hiệu Đồng thời cần xây dựng quy chế xử Luận văn bảo vệ luận án Thạc sĩ QTKD năm 2012 Đại học Đà Nẵng Page 14 Luận văn thạc sĩ Quản trị kinh doanh phạt nhân viên vi phạm quy định Tăng cường bố trí nhân cho đơn vị trực thuộc để đảm bảo độc lập bán hàng, thu tiền ghi sổ kế toán không vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm c Hoàn thiện công tác lập kế hoạch Công ty Các kế hoạch thường không đề cập đến dòng tiền thu chi trình thực kế hoạch Khi lập kế hoạch Công ty nên quy định việc dự tính dòng tiền lưu chuyển thu chi để chủ động nguồn vốn công tác lập kế hoạch phải dựa thực tế đánh giá kết hợp với tài có có trình thực kế hoạch Công ty nên đánh giá công tác lập thực kế hoạch tháng, quý để từ tìm nguyên nhân, giải pháp xử lý phù hợp kế hoạch không thực xem xét lại công tác lập kế hoạch để điều chỉnh cho lần nhằm đạt mục tiêu đề 3.2.2 Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán phục vụ cho kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền a Hoàn thiện hệ thống tài khoản Hiện tại, cửa hàng mở tài khoản khách hàng 131 “Phải thu khách hàng” Vì Công ty nên mở tài khoản 157 “hàng gửi bán” chi tiết cấp cho hàng bán chi nhánh cửa hàng để thuận tiện cho việc quản lý theo dõi b Hoàn thiện hệ thống chứng từ Để hạn chế đến mức tối đa rủi ro ảnh hưởng đến chu trình bán hàng thu tiền, Công ty nên xây dựng biểu mẫu đơn đặt hàng thống cho tất khách hàng c Hoàn thiện hệ thống báo cáo Ngoài hệ thống biểu mẫu theo quy định, Công ty cần thiết lập thêm biểu mẫu: Mẫu phiếu thẩm định khách hàng Báo cáo tổng hợp ĐĐH, Báo cáo tuần doanh thu chi nhánh 3.2.3 Hoàn thiện thủ tục kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền Công ty Cổ Phần Bắc Âu a Hoàn thiện trình tự luân chuyển chứng từ Đối với trình tiếp nhận xử lý đơn hàng Cần đánh số thứ tự đơn hàng vào sổ theo dõi để tránh tình trạng đơn đặt hàng bị thất lạc, không xét duyệt, không kiểm soát Công ty nên quy định rõ ràng việc tiếp nhận, xử lý trả lời khách hàng thông qua “cửa” Hợp đồng pháp lý quan trọng, khách hàng quen, Công ty lập hợp đồng nguyên tắc mà không lập thêm phụ lục cần bổ sung phụ lục hợp đồng thực đơn hàng Đối với việc kiểm tra tín dụng Cần lập phiếu thẩm định khách hàng tháng đánh giá tình hình công nợ theo tháng để phân tích tìm hiểu khách hàng Luận văn bảo vệ luận án Thạc sĩ QTKD năm 2012 Đại học Đà Nẵng Page 15 Luận văn thạc sĩ Quản trị kinh doanh Giám đốc cho bán vượt giá trị gối đầu Vì Công ty nên bàn đến phương án bảo lãnh nợ ngân hàng số khách hàng mua nợ giá trị gối đầu Cần có kiểm tra hạn sử dụng tháng lần lập báo cáo số hàng hết hạn sử dụng để có biện pháp xử lý sớm Đối với việc giao hàng Yêu cầu xuất hàng nhân viên phòng kinh doanh lập, phiếu xuất kho kế toán lập, tạo chồng chéo việc bán hàng, nên giao phiếu xuất kho cho phòng kinh doanh lập Đối với lập hóa đơn Việc lập hóa đơn thuộc phòng kinh doanh, Công ty nên giao việc lập hóa đơn cho phận kế toán Điều tạo kiểm tra giá cả, số lượng, nhằm tránh thông đồng nhân viên phòng kinh doanh với khách hàng bỏ sót số nghiệp vụ giao hàng không lập hóa đơn Nên lập hóa đơn theo phiếu giao hàng để dễ kiểm tra kiểm soát Hạn chế giao hàng phương tiện Công ty với số lượng để giảm trừ chi phí kho vận Nên kết hợp giao theo thời gian, tuyến với nhiều khách hàng, Hằng tuần, có đối chiếu kế toán ghi nhận doanh thu với phận bán hàng sổ bán hàng để kiểm tra sai sót, gian lận.có thể xảy Hóa đơn nên lập sau hoàn thành xong nhiệm vụ giao hàng, khách hàng thực nhận hàng b Hoàn thiện thủ tục kiểm soát doanh thu bán hàng Công ty ứng dụng công nghệ thông tin phần mềm kế toán Với hỗ trợ phần mềm Weekend accounting, công tác kế toán đơn giản nhiều Tuy nhiên việc kiểm soát doanh thu bán hàng thu tiền Công ty số hạn chế: Phần mềm không kết nối trực tuyến với đơn vị trực thuộc không kiểm soát số liệu doanh thu bán hàng không kịp thời, số liệu phận thường xảy trường hợp không khớp nhau, gây khó khăn trình đối chiếu phòng ban đơn vị trực thuộc Như muốn kiểm tra mức dư nợ khách hàng để định xem có tiếp tục bán hàng số liệu phòng kế toán lại khác với phòng kinh doanh phòng kinh doanh nơi lập hóa đơn họ cập nhật doanh thu bán hàng đến thời điểm phòng kế toán lại cập nhật số tiền khách hàng toán số tiền lại chuyển cho phòng kế toán quản lý phòng kế toán lại không cập nhật hóa đơn bán hàng phát sinh kịp thời hóa đơn luân chuyển chậm Công ty nên xây dựng phần ứng dụng thống gọi phần mềm quản lý, quản lý tất hoạt động Công ty quản lý kinh doanh, quản lý nhân sự, quản lý tài chính… kết nối trực tuyến với tất phòng ban, đơn vị trực thuộc có phân quyền truy cập sử dụng Hiện nay, Công tác quản lý giá bán đơn vị trực thuộc trọng yếu Nguyên Luận văn bảo vệ luận án Thạc sĩ QTKD năm 2012 Đại học Đà Nẵng Page 16 Luận văn thạc sĩ Quản trị kinh doanh nhân dẫn đến rủi ro doanh thu bán hàng Công ty phân quyền định giá cho đơn vị trực thuộc mà biện pháp kiểm soát giá bán Công ty không quy định đơn vị trực thuộc phải báo cáo giá bán Công ty nên để kiểm soát Công ty nên quy định giá bán cho khu vực để phù hợp với thị trường có quyền can thiệp vào giá bán đơn vị trực thuộc giá bán cao thấp so với giá bình quân công ty đưa thời điểm Kiểm soát xây dựng giá bán: Sản phẩm hàng hóa Công ty mua bán lại nên Công ty định giá bán cho đơn vị trực thuộc, việc định giá bán tùy thuộc vào sách giá bán nhà cung cấp thời điểm Kiểm soát giá bán hàng hóa: Sau giá bán Giám đốc duyệt, phòng kinh doanh photo chuyển cho phòng kế toán thông báo giá bán áp dụng toàn Công ty giá bán cho đơn vị trực thuộc Sau nhân viên kế toán bán hàng phòng kế toán cập nhật tất giá bán mặt hàng vào phần mềm quản lý Và điều chỉnh giá bán có thay đổi giá lãnh đạo ký duyệt Ngoài ra, Công ty nên quy định có báo cáo đột xuất việc bán hàng quy định hình thức phạt trưởng đơn vị trực thuộc bán không giá quy định c Hoàn thiện thủ tục kiểm soát nợ phải thu khách hàng Hoàn thiện công tác thẩm định khách hàng Thành lập tổ thẩm định gồm người có liên quan phòng kinh doanh phòng kế toán có kế toán trưởng trưởng phòng kinh doanh Hoàn thiện báo cáo kiểm soát nợ phải thu khách hàng Công ty có quy định việc kiểm soát nợ báo cáo công nợ không phù hợp Công ty nên hạn chế nợ phải thu khách hàng kéo dài để tránh rủi ro xây dựng lại mẫu báo báo công nợ phù hợp nhằm cung cấp đầy đủ thông tin khách hàng, giúp Công ty kiểm soát tốt nợ phải thu Hạn chế nợ hạn kéo dài Luận văn bảo vệ luận án Thạc sĩ QTKD năm 2012 Đại học Đà Nẵng Page 17 Luận văn thạc sĩ Quản trị kinh doanh KẾT LUẬN Để doanh nghiệp đứng vững thị trường cách doanh nghiệp phải xây dựng chiến lược kinh doanh hợp lý, nắm chặt thị trường, đồng thời cần phải xây dựng máy vững mạnh mà có hệ thống kiểm soát nội hữu hiệu để thực việc kiểm tra, kiểm soát sở đưa định kinh doanh có hiệu giúp doanh nghiệp ổn định phát triển Nhận thức tầm quan trọng đó, Luận văn tác giả sâu nghiên cứu, khai thác để kết hợp lý luận thực tiễn từ có giải pháp đồng giúp công tác kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền đơn vị kinh doanh ngành dược nói chung Công ty Cổ Phần Bắc Âu nói riêng ngày hoàn thiện để quản lý tốt trình bán hàng thu tiền Trong khuôn khổ luận văn trình bày vấn đề sau: Thứ nhất: Luận văn trình bày sở lý luận kiểm soát nội làm rõ lý luận kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền doanh nghiệp Thứ hai: Luận văn sâu nghiên cứu thực trạng kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền lĩnh vực dược Công ty CP Bắc Âu đánh giá ưu, nhược cần khắc phục kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền đơn vị Thứ ba: Qua lý luận thực tiễn, đề xuất số giải pháp nhằm tăng cường công tác kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền hoàn thiện thủ tục kiểm soát chu trình bán thu hàng thu tiền đơn vị áp dụng cho đơn vị có kinh doanh mặt hàng Luận văn bảo vệ luận án Thạc sĩ QTKD năm 2012 Đại học Đà Nẵng Page 18 [...]... kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền trong lĩnh vực dược tại Công ty CP Bắc Âu và đánh giá những ưu, nhược cần khắc phục đối với kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại đơn vị Thứ ba: Qua lý luận và thực tiễn, đề xuất một số giải pháp nhằm tăng cường công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền về hoàn thiện thủ tục kiểm soát chu trình bán thu hàng và thu tiền tại đơn... được thu từ khách hàng đều được phòng tài chính kế toán thu, phiếu thu được lập thành 2 liên và được lập trực tiếp từ phần mềm Weekend accounting, ghi nhận vào sổ kế toán TK 111, TK 131 Tại các đơn vị trực thu c: Việc ghi nhận tiền mặt được thực hiện như tại văn phòng Công ty Các đơn vị trực thu c đa phần bán hàng thu tiền mặt là chủ yếu Công ty quy định vào thứ 6 hằng tuần, các đơn vị trực thu c chuyển... thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty Cổ Phần Bắc Âu a Những kết quả đạt được trong công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền Môi trường kiểm soát: Lãnh đạo Công ty nhận thức được tầm quan trọng của KSNB Công tác lập kế hoạch được thực hiện và đưa ra mức khoán doanh thu lợi nhuận, thu nhập, doanh số bán hàng cho các đơn vị trực thu c của Công ty Cơ cấu tổ... nhiên việc kiểm soát doanh thu bán hàng và thu tiền tại Công ty còn một số hạn chế: Phần mềm không kết nối trực tuyến với các đơn vị trực thu c do đó không kiểm soát được số liệu doanh thu bán hàng không được kịp thời, các số liệu giữa các bộ phận cũng thường xảy ra trường hợp không khớp nhau, gây ra sự khó khăn trong quá trình đối chiếu giữa các phòng ban và đơn vị trực thu c Như muốn kiểm tra mức... nội bộ trong chu trình bán hàng và thu tiền của đơn vị kinh doanh ngành dược nói chung và Công ty Cổ Phần Bắc Âu nói riêng ngày càng được hoàn thiện hơn nữa để quản lý tốt quá trình bán hàng và thu tiền Trong khuôn khổ luận văn trình bày các vấn đề cơ bản sau: Thứ nhất: Luận văn trình bày cơ sở lý luận cơ bản về kiểm soát nội bộ và làm rõ lý luận kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền trong... các đơn vị trực thu c cũng lập biên bản đối chiếu công nợ với khách hàng và đề nghị khách hàng ký xác nhận sau đó chuyển về Công ty Chữ ký trong biên bản đối chiếu Công nợ tại các đơn vị trực thu c là do thủ trưởng và kế toán các đơn vị trực thu c xác nhận Chữ ký của khách hàng phải là chữ ký và con dấu của người mua trong hợp đồng kinh tế đã ký kết Kiểm soát nghiệp vụ thu tiền Nghiệp vụ thu tiền mặt... quy định cụ thể về việc kiểm soát việc bán hàng cũng như vấn đề thu tiền Nghiệp vụ thu tiền qua ngân hàng Các nghiệp vụ thu tiền qua tài khoản do Công ty mở ngân hàng Đơn vị trực thu c Luận văn bảo vệ luận án Thạc sĩ QTKD năm 2012 tại Đại học Đà Nẵng Page 11 Luận văn thạc sĩ Quản trị kinh doanh không được phép mở Đơn vị trực thu c khi thu tiền bán hàng của khách hàng cũng bằng tài khoản của Công ty... thể quyết định giá bán cho các đơn vị trực thu c, việc quyết định giá bán còn tùy thu c vào chính sách giá bán của nhà cung cấp tại từng thời điểm Kiểm soát giá bán hàng hóa: Sau khi giá bán đã được Giám đốc duyệt, phòng kinh doanh photo chuyển cho phòng kế toán một bản và thông báo giá bán áp dụng toàn Công ty cũng như giá bán cho các đơn vị trực thu c Sau đó nhân viên kế toán bán hàng phòng kế toán... đơn GTGT đối với lượng hàng này Kiểm soát doanh thu bán hàng: Doanh thu bán hàng tại các đơn vị trực thu c là rất quan trọng vì doanh số bán hàng chiếm 45% doanh thu của Công ty Kiểm soát nợ phải thu khách hàng Tại Công ty, Các khoản nợ được phân chia kiểm tra theo nguyên tắc: Nợ trong hạn, nợ quá hạn, nợ khó đòi Nợ trong hạn: Nợ trong thời gian thỏa thu n của Hợp đồng kinh tế Nợ quá hạn: Nợ đã quá... trực thu c do đó chưa đáp ứng được công tác kiểm soát giữa Công ty với các đơn vị trực thu c Luận văn bảo vệ luận án Thạc sĩ QTKD năm 2012 tại Đại học Đà Nẵng Page 13 Luận văn thạc sĩ Quản trị kinh doanh CHƯƠNG 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH TẠI BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BẮC ÂU SỰ CẦN THIẾT PHẢI TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU