Phân tích cơ cấu Doanh nghiệp dựa trên 6 yếu tố cơ cấu tổ chức

Quản trị là quá trình điều phối các chuỗi hoạt động nhằm đạt được mục tiêu một cách có hiệu quả và hiệu suất cao nhất, bằng sự phối hợp của những người khác thông qua hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát các nguồn lực trong tổ chức. Tổ chức là quá trình xác định các công việc cần phải làm và những người làm các công việc đó, định rõ chức trách nhiệm vụ, quyền hạn của mỗi bộ phận và cá nhân cũng như mối liên hệ giữa các bộ phận và cá nhân này trong khi tiến hành công việc, nhằm thiết lập một môi trường thuận lợi cho hoạt động và đạt đến mục tiêu chung của tổ chức. Trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh gay gắt hiện nay, một doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển thì ngoài các điều kiện “cần” như vốn, ý tưởng và chiến lược kinh doanh tốt còn cần đến điều kiện “đủ” – một cơ cấu tổ chức có thể phát huy tối đa nguồn lực nội tại của doanh nghiệp. Để thực hiển bài tiểu luận “Phân tích cơ cấu Doanh nghiệp dựa trên 6 yếu tố cơ cấu tổ chức”, chúng em đã chọn phân tích Gấu Uniform, một doanh nghiệp mới với tuổi đời 2 năm nhưng đã khẳng định được vị thế của mình trên thị trường và vẫn đang không ngừng phát triển. Chọn một doanh nghiệp trẻ như Gấu Uniform, chúng em muốn nhấn mạnh vai trò của một cơ cấu tổ chức tinh gọn, hiệu quả và thành công của một doanh nghiệp mới khởi nghiệp nói riêng và các SMEs nói chung vốn thường có cơ cấu lỏng lẻo và không thực sự chú trọng đến tổ chức và quản lí, từ đó khẳng định tầm quan trọng của việc xây dựng một cơ cấu tổ chức hợp lí của nhà quản trị doanh nghiệp.

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 1

NỘI DUNG 2

I Tổng quan về Doanh nghiệp Gấu Uniform 2

1 Thông tin tổng quan 2

2 Hoạt động kinh doanh của Gấu Uniform 2

3 Sứ mệnh, tầm nhìn của Gấu Uniform 4

II Phân tích cơ cấu tổ chức theo 6 yếu tố 7

1 Chuyên môn hóa 7

2 Phân khâu 8

3 Tuyến mệnh lệnh 18

4 Phạm vi kiểm soát 20

5 Tập trung và phân quyền 21

6 Chính thức hóa 24

KẾT LUẬN 26

TÀI LIỆU THAM KHẢO 27

LỜI MỞ ĐẦU

Quản trị là quá trình điều phối các chuỗi hoạt động nhằm đạt được mụctiêu một cách có hiệu quả và hiệu suất cao nhất, bằng sự phối hợp của nhữngngười khác thông qua hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát các nguồn lựctrong tổ chức Tổ chức là quá trình xác định các công việc cần phải làm vànhững người làm các công việc đó, định rõ chức trách nhiệm vụ, quyền hạn củamỗi bộ phận và cá nhân cũng như mối liên hệ giữa các bộ phận và cá nhân nàytrong khi tiến hành công việc, nhằm thiết lập một môi trường thuận lợi cho hoạtđộng và đạt đến mục tiêu chung của tổ chức Trong nền kinh tế thị trường cạnhtranh gay gắt hiện nay, một doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển thì ngoàicác điều kiện “cần” như vốn, ý tưởng và chiến lược kinh doanh tốt còn cần đếnđiều kiện “đủ” – một cơ cấu tổ chức có thể phát huy tối đa nguồn lực nội tại củadoanh nghiệp

Để thực hiển bài tiểu luận “Phân tích cơ cấu Doanh nghiệp dựa trên 6 yếu tố cơ cấu tổ chức”, chúng em đã chọn phân tích Gấu Uniform, một doanh

nghiệp mới với tuổi đời 2 năm nhưng đã khẳng định được vị thế của mình trênthị trường và vẫn đang không ngừng phát triển Chọn một doanh nghiệp trẻ nhưGấu Uniform, chúng em muốn nhấn mạnh vai trò của một cơ cấu tổ chức tinhgọn, hiệu quả và thành công của một doanh nghiệp mới khởi nghiệp nói riêng vàcác SMEs nói chung - vốn thường có cơ cấu lỏng lẻo và không thực sự chútrọng đến tổ chức và quản lí, từ đó khẳng định tầm quan trọng của việc xây dựngmột cơ cấu tổ chức hợp lí của nhà quản trị doanh nghiệp

NỘI DUNG

I. Tổng quan về Doanh nghiệp Gấu Uniform

1 Thông tin tổng quan

 GẤU Uniform là đơn vị đồng phục mới ra đời từ tháng 3 năm 2013 từ

ý tưởng start-up của 4 sinh viên còn đang ngồi trên ghế nhà trường:Trần Việt Hà, Ngô Quang An, Phạm Thị Hoài Anh, Tô Đức Anh Ýtưởng đầu tiên từ anh Tô Đức Anh với tầm nhìn về 1 thị trường đồngphục không có tính thẩm mỹ cao, anh nhận thấy đây là cơ hội kinhdoanh 1 sản phẩm đồng phục đẹp độc quyền và phù hợp với túi tiềnhọc sinh sinh viên – những đối tượng khách hàng chính Đến thời điểmhiện tại, anh Ngô Quang An là người nắm quyền hành và vị trí caonhất của công ty: Giám đốc công ty TNHH thương mại, may mặc vàdịch vụ GẤU uniform

 Trụ sở văn phòng hiện tại: 59 Võ Văn Dũng - Đống Đa - Hà Nội

 Cuối tháng 6 năm 2013, GẤU Uniform đã có xưởng sản xuất riêng củamình tại Lạc Trung - Hai Bà Trưng - Hà Nội

2 Hoạt động kinh doanh của Gấu Uniform

a Đến thời điểm hiện tại, cùng kết quả tăng trưởng trong hoạt động thương

mại lên tới 150% một năm, GẤU Uniform đã đầu tư nhiều mặt cho việcnâng cao năng lực sản xuất hướng tới đáp ứng mọi nhu cầu về quy mô đơnhàng từ 05 chiếc đến 20.000 sản phẩm với hơn 12.0000 lớp trên toàn quốc

 GẤU hoạt động trên phạm vi toàn quốc, định hướng đưa kế hoạch bán

lẻ mở rộng sang nước ngoài

 Gấu liên kết hợp tác và tài trợ với hơn 250 dự án và các thương hiệulớn nhỏ trên khắp cả nước: FPT Trading, ngân hàng Ocean Bank,ViettinBank, Vietcombank, xe taxi Uber, Lotteria, Vinschool, Vinmec,RIO, Unilever…

 Đội ngũ nhân viên lên đến 150 người trong đó bộ phận kinh doanh là

60 nhân sự

 Bộ máy vận hành gồm 8 bộ phận: Ban Điều hành, Phòng Kinh doanh,Phòng Hành chính nhân sự, Phòng Kế toán, Phòng Chăm sóc Kháchhàng, Phòng Thiết kế, Phòng In ấn và Phòng vận chuyển

b GẤU có những dự án con để phát triển mở rộng thị trường

 Đồng phục Cánh Cam là 1 trong số những đứa con GẤU sinh ra vớimục đích khách hàng được lựa chọn thoải mái trong vô vàn những mẫu

áo thiết kế đã có sẵn mà không cần mất nhiều công sức và thời gian đểlên ý tưởng, thời gian sản xuất áo cũng ngắn hơn so với bình thườngnhưng vẫn đảm bảo các tiêu chí: ĐỘC QUYỀN – CHẤT LƯỢNG

 GẤU liên kết với BOO SHIRT – 1 trong những thương hiệu đồngphục cao cấp lâu năm hàng đầu để trực tiếp sản xuất và phân phối sảnphẩm của Boo shirt

 Mở rộng hệ thống bán lẻ và studio, tên hệ thống là TOKAGO “ Tớgom cậu góp” , hệ thống kinh doanh mới mẻ này tạo ra nhiều cơ hội vàthách thức kinh doanh cho doanh nghiệp, đồng thời là mục tiêu hướngtới của GẤU trong năm 2016

 Ổn định cơ cấu nhân sự và nhà cung ứng về mặt sản xuất Xây dựngthêm 2 xưởng sản xuất để có đủ nguồn cung cho quy mô rộng

 Tạo ra giá trị thặng dư cho nhân viên bằng cách đầu tư vào việc xâydựng văn hóa nội bộ Xây dựng phòng nhân sự riêng biệt, tận tâm hơnvới nhân viên

3 Sứ mệnh, tầm nhìn của Gấu Uniform

 Sứ mệnh: GẤU Uniform ra đời nhằm thách thức những giới hạn hiện

có của dòng sản phẩm đồng phục Học sinh - Sinh viên Bên cạnh

đó, GẤU Uniform vươn tới là đơn vị đứng đầu về đưa ra các giải pháp

về áo đồng phục cho cá nhân và doanh nghiệp Đồng hành cùng sựphát triển, GẤU Uniform mong muốn trở thành đơn vị đồng hành hỗtrợ thế hệ thanh niên Việt Nam năng động, nhiệt huyết và đang cốnghiến hết mình cho sự tiến bộ xã hội

 Tầm nhìn: Trở thành đơn vị số 1 về dịch vụ thiết kế và sản xuất đồngphục tại Việt Nam

 Nhiệm vụ:

E Duy trì sự phát triển đều đặn của công ty

E Luôn tăng cường chất lượng sản phẩm và thiết kế

E Tôn trọng và luôn cố gắng hết sức vì nhu cầu khách hàng

E Bảo đảm một môi trường làm việc ổn định, năng động và đầy cơ hộicho nhân viên

4 Môi trường hoạt động

 Môi trường tại GẤU là môi trường trẻ, thân thiện, tạo tinh thần thoảimái cho nhân viên

 Ban lãnh đạo với nhân viên không có khoảng cách, tự do trao đổi những vấn đề trong công việc và cuộc sống

II.Phân tích cơ cấu tổ chức theo 6 yếu tố

Cơ cấu tổ chức (Organisation Stucture): Là một khuôn khổ chính thức trong

đó các công việc được phân chia, tích hợp và điều phối

1 Chuyên môn hóa

 Định nghĩa: Là quá trình nhận diện những công việc cụ thể và phâncông các cá nhân hay nhóm làm việc đã được huấn luyện thích hợpđảm nhận chúng Dó đó, một cá nhân hay nhóm làm việc có thểchuyên sâu vào một công việc hay công đoạn nào đó của quá trình sảnxuất

 Ưu điểm:

E Lợi thế cơ bản: Tổng năng suất lao động tăng lên gấp nhiều lần

E Tạo nên những nhiệm vụ đơn giản, dễ dàng đào tạo để thực hiện,mỗi người thành chuyên gia trong một số công việc nhất định

E Mỗi người có thể lựa chọn những công việc và vị trí phù hợp với họ

 Nhược điểm

E Nhiệm vụ bị chia nhỏ, tách rời thành những khâu nhỏ, mỗi người chỉchịu trách nhiệm về một khâu, dễ dẫn đến nhàm chán, mệt mỏi, căngthẳng, chất lượng lao động kém, sự văng mặt thường xuyên ngàycàng gia tăng và tỉ lệ bỏ việc cao

E Tình trạng xa lạ, đối địch giữa những người lao động sẽ gia tăng

 Giải pháp:

E Mở rộng phạm vi làm việc của người lao động

E Giao cho người lao động thực hiện những nhiệm vụ khác nhau đượclàm những gì cần thiết để hoàn thành công việc của mình

E Xếp những người lao động có những kĩ năng bổ sung cho nhauthành một nhóm

Ở Gấu Uniform, công việc được chuyên môn hóa một cách rõràng, với các bộ phận riêng biệt như Kinh doanh, Thiết kế, In ấn,

Marketing, Kế toán, Hành chính nhân sự, Chăm sóc khách hàng.Song ở một số bộ phận như Kinh doanh, Marketing và Chăm sócKhách hàng, với đặc thù ngành nghề là Dịch vụ, ba bộ phận này cóthể cùng lúc làm nhiệm vụ quảng bá hình ảnh Doanh nghiệp và Tưvấn- Chăm sóc khách hàng trong mỗi công việc riêng của mỗi bộphận, đồng thời hỗ trọ nhau tỏng những côg việc chung Đặc biệtkhi tới những tháng cao điểm và những đợt Tổ chức sự kiện lớn cầnnhân lực của cả công ty thì ba bộ phận này hoàn toàn có thể hỗ trợnhau hoàn thành nhiệm vụ

 Chuyên môn hóa cao, giảm

sự lãng phí nguồn lực, gia tăng sự hợp tác trong bộ phận, nâng cao sự phát triển

và huấn luyện chuyên môn trong bộ phận

 Cho phép chia sẻ kinh

 Chú trọng vào những công việc hàng ngày, giảm sự truyền thông, trao đổi giữa các bộ phận

 Có thể tạo ra xung đột về thức tự ưu tiên giữa các bô phận

 Khó khăn trong việc phối hợp giữa các bô phận, nhấn mạnh vào bộ phận thay vì

tổ chức

 Làm cho nhà quản trị trở thành chuyên gia tỏng

nghiệm và kiến thức, nâng cao chất lượng và kĩ năng giải quyết vấn đề

 Ra quyết định tập trung

những lĩnh vực hẹp

 Tầm nhìn hạn chế về mục tiêu của tổ chức

và môi trường của sản phẩmhay dịch vụ

 Cho phép chuyên môn hóa vào sản phẩm cụ thể, khuyến khích sự quan tâm của khách hàng

 Xác định rõ trách nhiệm, cácnhà quản trị có thể là những chuyên gia trong ngành

 Trùng lặp chức năng, có thể

sử dụng không hiệu quả nguồn lực của tổ chức

 Không thúc đẩy sự hợp tác chặt chẽ giữa các nguồn lực trong tổ chức

 Tạo ra tranh chấp giữa các nguồn lực, giới hạn khả năng giải quyết vấn đề trongphạm vi một sản phẩm riêngrẽ

 Hạn chế khả năng thuyên chuyên nhân viên ra ngoài tuyến sản phẩm mà họ đang phục vụ

 Tầm nhìn hạn chế về mục tiêu của tổ chức

lí duy nhất (văn hóa, tập quán tiêu dùng, chính sách thương mại

 Bộ máy cồng kềnh do các phòng ban phải lập lại ở mỗikhu vực

 Dễ xảy ra trùng lặp chức năng và mâu thuẫn giữa các văn phòng khu vực với các mục tiêu chung của tổ chức

 Tổ chức phải đề ra nhiều

quy chế và quy định để phối hợp đảm bảo sự thống nhất

 Có cảm giác bị cách li giữa các khu vực địa lí khác nhau

 Trùng lặp chức năng và bị hạn chế tầm nhìn của tổ chức

Thứ nhất, phân khâu theo chức năng

Trong nửa năm khởi nghiệp bộ máy vận hành chỉ có 4 bộ phận chính: Ban Điềuhành, phòng Kinh doanh, phòng Thiết kế và phòng Chăm sóc Khách hàng

- Tháng 10/2013: Phòng Kế toán và phòng Marketing ra đời Trước đó 2

mảng bộ phận này chỉ có 1 người đảm nhiệm, sau cùng GẤU xây dựng

thành 2 phòng ban riêng và tuyển thêm nhân sự

- Tháng 03/2014: Bổ sung thêm Phòng In ấn

- Tháng 5/2015: Phòng Hành chính nhân sự

Cho đến nay, bộ máy vận hành của Gấu Uniform được phân khâu theo chức

năng như sau

- Ban Điều hành: Gồm 3 người 1 giám đốc là người nắm vai trò quyết định

trong mọi hoạt động của công ty, 1 quản lý kinh doanh chung và 1 quản lý dự

- Phòng Kinh doanh: khoảng 60 nhân sự, đứng đầu là 1 trưởng bộ phận, sau

đó là trưởng nhóm và parner; dưới trưởng nhóm là các nhân viên, học viên,

tư vấn viên và cộng tác viên Phòng kinh doanh có vai trò tìm kiếm đối tác đểphát triển, mạng lưới phân phối, từng bước mở rộng thị trường trong vàngoài nước

Dưới đây là mô hình hoạt động của phòng kinh doanh dự án Tomorrow module:

Tư vấn viên

Trong đó

- Học viên nếu đạt yêu cầu (vượt qua bài test) sẽ trở thành Nhân viênKinh doanh chính thức của công ti Ngược lại nếu không vượt qua bàitest sẽ tiếp tục là CTV

- Trưởng nhóm kinh doanh có thể chọn vị trí Tư vấn viên nếu muốn một

vị trí ổn định với đãi ngộ tương đương

 Một số điểm mạnh của cơ cấu (module) phòng kinh doanh:

- Mọi nhân viên kinh doanh hay cá nhân thuộc bộ phận kinh doanh đềumột lộ trình cụ thể để có thể đi từ vị trí thấp nhất là học viên (tươngứng với vị trí CTV Cũ) tới vị trí cao nhất - trưởng phòng kinh doanhCông ty Lộ trình nhanh nhất theo quy định là 1,5 năm, tùy điều kiệntừng cá nhân có thể nhanh hơn hoặc chậm hơn

- Từ đó tạo ra một lộ trình, con đường rõ ràng và nhiều lựa chọn côngviệc cho những ai muốn gắn bó cùng công ty (ngoài trưởng phòngsales ra còn có các vị trí fulltime)

- Có cơ chế làm vận hành linh động về tuyển dụng và lựa chọn trưởngnhóm giúp mọi cá nhân đủ điều kiện và có mong muốn đều có thểđược làm trưởng nhóm ngay vào những thời điểm ko bó buộc theo kỳnhư trước với đầy đủ mức quyền lợi

- Cơ chế quản lý với những sales không còn làm việc thường xuyên

ĐẶC BIỆT: Với những sales có năng lực cao và đã thể hiện mình về năng

lực và đã gắn bó cùng công ty thì điều làm cho Dự ánTOMORROW MODULE trở nên khác biệt hơn là Sales có mong muốn pháttriển hoạt động kinh doanh riêng, xây dựng cơ đồ sự nghiệp riêng thì GẤUsẵnsàng cho bạn một khoản ngân sách để đầu tư cho kế hoạch của bạn và nhữngcông cụ hỗ trợ về nhiều mặt cũng như cố vấn (dựa trên năng lực và mối quan hệ,kết nối của cty giúp cho bạn), hiện tại chưa giới hạn lĩnh vực kinh doanh

- Phòng Thiết kế: khoảng 30 nhân sự, đứng đầu là 1 trưởng bộ phận Phòng

design nắm vai trò quan trọng trong việc giữ gìn và phát huy hình ảnh củacông ty, mang lại cho khách hàng sản phẩm đẹp và độc nhất có thể

- Phòng Kế toán: khoảng 5 nhân sự đứng đầu là 1 trưởng bộ phận.

Nhiệm vụ chính của phòng kế toán là kiểm kê sổ sách và các hoạt động thuchi của công ty

- Phòng In ấn: khoảng 15 nhân sự, đứng đầu là 1 trưởng bộ phận.

Phòng in ấn có nhiệm vụ: Quản lý quy trình in ấn từ sau khi có thiết kếkhách hàng yêu cầu cho đến khi hoàn thiện sản phẩm in ấn trên áo Quản lýchất lượng mực in và chất lượng can in, khuân in

- Phòng Chăm sóc Khách hàng- Tư vấn: khoảng 15 nhân sự, đứng đầu là 1

trưởng bộ phận

Đây là phòng đem lại doanh thu thụ động cho công ty, công ty chi trả phíMarketing để thu về nguồn đơn hàng cho phòng tư vấn Phòng tư vấn cónhiệm vụ tư vấn và chăm sóc khách hàng cho đến khi khách hàng hài lòng

và nhận được sản phẩm Ngoài ra phòng tư vấn chuyên nhận những trườnghợp sai sót và các khúc mắc của khách hàng

- Phòng Marketing: khoảng 5 nhân sự, đứng đầu là 1 trưởng bộ phận.

Nhiệm vụ chính: Nghiên cứu tiếp thị và thông tin, tìm hiểu sự thật ngầmhiểu của khách hàng Phát triển sản phẩm, hoàn thiện sản phẩm với cácthuộc tính mà khách hàng mong muốn Xây dựng và thực hiện kế hoạchchiến lược marketing Khảo sát hành vi ứng sử của khách hàng tiềm năng

- Phòng Hành chính nhân sự: khoảng 3 nhân sự, đứng đầu là 1 trưởng bộ

phận

Nhiệm vụ chính: quản lý nhân sự, hỗ trợ tuyển dụng và giải quyết các vấn đềliên quan đến nhân sự, quản lý quỹ tiền lương, quỹ công đoàn, tổ chức côngtác vui chơi cho công ty, cải thiện đời sống tinh thần, gắn kết các phòng ban

Ưu, nhược điểm:

 Kế toán: Quản lý tài chính

 Nhân sự: Quản lý con người

Mỗi cấp, mỗi khối đều có được mục tiêu của riêng mình, tuỳ theo mục tiêuđặt ra mà mỗi khối mỗi nhóm có cách sử dụng các chuyên gia lập kế hoạch,thực hiện để đạt được kết quả

Hệ thống chức năng là việc chỉ đạo công việc được chuyên môn hoá, đượcgiao cho những người đã nghiên cứu một cách cẩn thận về từng mặt của côngviệc do đó mà chỉ đạo sẽ đúng đắn, chính xác hơn, khoa học hơn, đơn giảnhơn

 Tập trung năng lực trong các hoạt động chuyên sâu:

Với mô hình cơ cấu trực tuyến người lãnh đạo cần phải biết có kiến thứcđầy đủ về một loạt các chuyên môn khác nhau thì cơ cấu chức năng ngườilãnh đạo chỉ nghiên cứu chuyên về một việc và chỉ lãnh đạo công việc theochuyên môn của mình Kiểu cơ cấu chức năng này thu hút và phát triển tốtnăng lực chuyên môn của các chuyên gia đồng thời giải quyết các vấn đềchuyên môn nhanh chóng và thành thạo hơn

Bên cạnh 2 ưu điểm nổi bật đó còn có các ưu điểm

 Hiệu quả tác nghiệp cao nếu nhiêm vụ có tính lặp đi lặp lại hàng ngày

 Phát huy đầy đủ hơn những ưu thế của chuyên môn hoá

 Giữ được sức mạnh và uy tín của các chức năng chủ yếu

 Đơn giản hóa việc đào tạo

 Chú trọng hơn đến tiêu chuẩn nghề nghiệp và tư cách nhân viên

 Tạo điều kiện cho kiểm tra chặt chẽ của cấp cao nhất

- Nhược điểm:

 Nhiều chỉ huy ( nguồn gốc của sự mâu thuẫn):

Cơ cấu chức năng làm cho bộ máy quản lý công kềnh, giám đốc dễ quanliêu Mỗi nhân viên có quá nhiều thủ trưởng: trưởng phòng kinh doanh,thiết kế, tư vấn Điều đó gây khó khăn cho việc thực hiện một chế độtrách nhiệm và việc thiết lập một chế độ kỷ luật đúng đắn Nhiều thủtrưởng không những không đưa ra những mệnh lệnh giống nhau mà cókhi còn đưa ra những lệnh trái ngược nhau, nhân viên không biết phảithực hiện theo ai

 Thiếu sự phối hợp giữa các phòng ban chức năng:

Như ta đã biết, để doanh nghiệp được vững mạnh, mỗi phòng ban chứcnăng đều có những chiến lược, kế hoạch hoạt động giúp doanh nghiệpphát triển Điều đó dễ dẫn đến việc mạnh ai người ấy làm cản trở sự phốihợp trong mỗi cấp, khâu quản lý

 Phân tán trách nhiệm:

Đối với những chuyên gia hay mỗi người lãnh đạo thiếu phẩm chất, ýthức trách nhiệm công việc thì họ dễ dàng " nhường" việc của mình chongười khác, cấp dưới đổ trách nhiệm, vấn đề thực hiện mục tiêu chungcho cấp lãnh đạo cao nhất

 Làm yếu tính năng động của cá nhân (Thăng chức, thay đổi vị trí côngtác)