Quản trị là quá trình điều phối các chuỗi hoạt động nhằm đạt được mục tiêu một cách có hiệu quả và hiệu suất cao nhất, bằng sự phối hợp của những người khác thông qua hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát các nguồn lực trong tổ chức. Tổ chức là quá trình xác định các công việc cần phải làm và những người làm các công việc đó, định rõ chức trách nhiệm vụ, quyền hạn của mỗi bộ phận và cá nhân cũng như mối liên hệ giữa các bộ phận và cá nhân này trong khi tiến hành công việc, nhằm thiết lập một môi trường thuận lợi cho hoạt động và đạt đến mục tiêu chung của tổ chức. Trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh gay gắt hiện nay, một doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển thì ngoài các điều kiện “cần” như vốn, ý tưởng và chiến lược kinh doanh tốt còn cần đến điều kiện “đủ” – một cơ cấu tổ chức có thể phát huy tối đa nguồn lực nội tại của doanh nghiệp. Để thực hiển bài tiểu luận “Phân tích cơ cấu Doanh nghiệp dựa trên 6 yếu tố cơ cấu tổ chức”, chúng em đã chọn phân tích Gấu Uniform, một doanh nghiệp mới với tuổi đời 2 năm nhưng đã khẳng định được vị thế của mình trên thị trường và vẫn đang không ngừng phát triển. Chọn một doanh nghiệp trẻ như Gấu Uniform, chúng em muốn nhấn mạnh vai trò của một cơ cấu tổ chức tinh gọn, hiệu quả và thành công của một doanh nghiệp mới khởi nghiệp nói riêng và các SMEs nói chung vốn thường có cơ cấu lỏng lẻo và không thực sự chú trọng đến tổ chức và quản lí, từ đó khẳng định tầm quan trọng của việc xây dựng một cơ cấu tổ chức hợp lí của nhà quản trị doanh nghiệp.
MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU Quản trị trình điều phối chuỗi hoạt động nhằm đạt mục tiêu cách có hiệu hiệu suất cao nhất, phối hợp người khác thông qua hoạch định, tổ chức, lãnh đạo kiểm soát nguồn lực tổ chức Tổ chức trình xác định cơng việc cần phải làm người làm cơng việc đó, định rõ chức trách nhiệm vụ, quyền hạn phận cá nhân mối liên hệ phận cá nhân tiến hành công việc, nhằm thiết lập môi trường thuận lợi cho hoạt động đạt đến mục tiêu chung tổ chức Trong kinh tế thị trường cạnh tranh gay gắt nay, doanh nghiệp muốn tồn phát triển ngồi điều kiện “cần” vốn, ý tưởng chiến lược kinh doanh tốt cần đến điều kiện “đủ” – cấu tổ chức phát huy tối đa nguồn lực nội doanh nghiệp Để thực hiển tiểu luận “Phân tích cấu Doanh nghiệp dựa yếu tố cấu tổ chức”, chúng em chọn phân tích Gấu Uniform, doanh nghiệp với tuổi đời năm khẳng định vị thị trường không ngừng phát triển Chọn doanh nghiệp trẻ Gấu Uniform, chúng em muốn nhấn mạnh vai trò cấu tổ chức tinh gọn, hiệu thành công doanh nghiệp khởi nghiệp nói riêng SMEs nói chung - vốn thường có cấu lỏng lẻo không thực trọng đến tổ chức quản lí, từ khẳng định tầm quan trọng việc xây dựng cấu tổ chức hợp lí nhà quản trị doanh nghiệp NỘI DUNG I Tổng quan Doanh nghiệp Gấu Uniform Thông tin tổng quan − GẤU Uniform đơn vị đồng phục đời từ tháng năm 2013 từ ý tưởng start-up sinh viên ngồi ghế nhà trường: Trần Việt Hà, Ngô Quang An, Phạm Thị Hồi Anh, Tơ Đức Anh Ý tưởng từ anh Tơ Đức Anh với tầm nhìn thị trường đồng phục khơng có tính thẩm mỹ cao, anh nhận thấy hội kinh doanh sản phẩm đồng phục đẹp độc quyền phù hợp với túi tiền học sinh sinh viên – đối tượng khách hàng Đến thời điểm tại, anh Ngô Quang An người nắm quyền hành vị trí cao cơng ty: Giám đốc cơng ty TNHH thương mại, may mặc dịch vụ GẤU uniform − Trụ sở văn phòng tại: 59 Võ Văn Dũng - Đống Đa - Hà Nội − Cuối tháng năm 2013, GẤU Uniform có xưởng sản xuất riêng Lạc Trung - Hai Bà Trưng - Hà Nội Hoạt động kinh doanh Gấu Uniform a Đến thời điểm tại, kết tăng trưởng hoạt động thương mại lên tới 150% năm, GẤU Uniform đầu tư nhiều mặt cho việc nâng cao lực sản xuất hướng tới đáp ứng nhu cầu quy mô đơn hàng từ 05 đến 20.000 sản phẩm với 12.0000 lớp toàn quốc − GẤU hoạt động phạm vi toàn quốc, định hướng đưa kế hoạch bán lẻ mở rộng sang nước − Gấu liên kết hợp tác tài trợ với 250 dự án thương hiệu lớn nhỏ khắp nước: FPT Trading, ngân hàng Ocean Bank, ViettinBank, Vietcombank, xe taxi Uber, Lotteria, Vinschool, Vinmec, RIO, Unilever… − Đội ngũ nhân viên lên đến 150 người phận kinh doanh 60 nhân − Bộ máy vận hành gồm phận: Ban Điều hành, Phòng Kinh doanh, Phòng Hành nhân sự, Phịng Kế tốn, Phịng Chăm sóc Khách hàng, Phòng Thiết kế, Phòng In ấn Phòng vận chuyển b GẤU có dự án để phát triển mở rộng thị trường − Đồng phục Cánh Cam số đứa GẤU sinh với mục đích khách hàng lựa chọn thoải mái mẫu áo thiết kế có sẵn mà khơng cần nhiều cơng sức thời gian để lên ý tưởng, thời gian sản xuất áo ngắn so với bình thường đảm bảo tiêu chí: ĐỘC QUYỀN – CHẤT LƯỢNG − GẤU liên kết với BOO SHIRT – thương hiệu đồng phục cao cấp lâu năm hàng đầu để trực tiếp sản xuất phân phối sản phẩm Boo shirt − Mở rộng hệ thống bán lẻ studio, tên hệ thống TOKAGO “ Tớ gom cậu góp” , hệ thống kinh doanh mẻ tạo nhiều hội thách thức kinh doanh cho doanh nghiệp, đồng thời mục tiêu hướng tới GẤU năm 2016 − Ổn định cấu nhân nhà cung ứng mặt sản xuất Xây dựng thêm xưởng sản xuất để có đủ nguồn cung cho quy mơ rộng − Tạo giá trị thặng dư cho nhân viên cách đầu tư vào việc xây dựng văn hóa nội Xây dựng phòng nhân riêng biệt, tận tâm với nhân viên Sứ mệnh, tầm nhìn Gấu Uniform − Sứ mệnh: GẤU Uniform đời nhằm thách thức giới hạn có dịng sản phẩm đồng phục Học sinh - Sinh viên Bên cạnh đó, GẤU Uniform vươn tới đơn vị đứng đầu đưa giải pháp áo đồng phục cho cá nhân doanh nghiệp Đồng hành phát triển, GẤU Uniform mong muốn trở thành đơn vị đồng hành hỗ trợ hệ niên Việt Nam động, nhiệt huyết cống hiến cho tiến xã hội − Tầm nhìn: Trở thành đơn vị số dịch vụ thiết kế sản xuất đồng phục Việt Nam − Nhiệm vụ: E Duy trì phát triển đặn cơng ty E Luôn tăng cường chất lượng sản phẩm thiết kế E Tôn trọng cố gắng nhu cầu khách hàng E Bảo đảm môi trường làm việc ổn định, động đầy hội cho nhân viên Môi trường hoạt động − Môi trường GẤU môi trường trẻ, thân thiện, tạo tinh thần thoải mái cho nhân viên − Ban lãnh đạo với nhân viên khơng có khoảng cách, tự trao đổi vấn đề cơng việc sống II Phân tích cấu tổ chức theo yếu tố Cơ cấu tổ chức (Organisation Stucture): Là khn khổ thức cơng việc phân chia, tích hợp điều phối Chun mơn hóa − Định nghĩa: Là q trình nhận diện cơng việc cụ thể phân cơng cá nhân hay nhóm làm việc huấn luyện thích hợp đảm nhận chúng Dó đó, cá nhân hay nhóm làm việc chuyên sâu vào cơng việc hay cơng đoạn trình sản xuất − Ưu điểm: E Lợi bản: Tổng suất lao động tăng lên gấp nhiều lần E Tạo nên nhiệm vụ đơn giản, dễ dàng đào tạo để thực hiện, người thành chuyên gia số công việc định E Mỗi người lựa chọn cơng việc vị trí phù hợp với họ − Nhược điểm E Nhiệm vụ bị chia nhỏ, tách rời thành khâu nhỏ, người chịu trách nhiệm khâu, dễ dẫn đến nhàm chán, mệt mỏi, căng thẳng, chất lượng lao động kém, văng mặt thường xuyên ngày gia tăng tỉ lệ bỏ việc cao E Tình trạng xa lạ, đối địch người lao động gia tăng − Giải pháp: E Mở rộng phạm vi làm việc người lao động E Giao cho người lao động thực nhiệm vụ khác làm cần thiết để hồn thành cơng việc E Xếp người lao động có kĩ bổ sung cho thành nhóm Ở Gấu Uniform, cơng việc chun mơn hóa cách rõ ràng, với phận riêng biệt Kinh doanh, Thiết kế, In ấn, Marketing, Kế tốn, Hành nhân sự, Chăm sóc khách hàng Song số phận Kinh doanh, Marketing Chăm sóc Khách hàng, với đặc thù ngành nghề Dịch vụ, ba phận lúc làm nhiệm vụ quảng bá hình ảnh Doanh nghiệp Tư vấn- Chăm sóc khách hàng cơng việc riêng phận, đồng thời hỗ trọ tỏng côg việc chung Đặc biệt tới tháng cao điểm đợt Tổ chức kiện lớn cần nhân lực cơng ty ba phận hồn tồn hỗ trợ hoàn thành nhiệm vụ Phân khâu − Định nghĩa: Là sở mà đó, cơng việc nhóm lại với − Phân loại: STT Loại hình phân khâu Phân khâu theo chức (functional department alization) Phân khâu theo sản phẩm (product department alization) Ưu điểm Hiệu suất cao nhờ việc nhóm lĩnh vực chuyên môn giống nhân viên có kiến thức, định hướng, phối hợp chức Chun mơn hóa cao, giảm lãng phí nguồn lực, gia tăng hợp tác phận, nâng cao phát triển huấn luyện chuyên môn phận Cho phép chia sẻ kinh nghiệm kiến thức, nâng cao chất lượng kĩ giải vấn đề Ra định tập trung Thích hợp với thay đổi nhanh chóng nhu cầu môi trường sản phẩm hay dịch vụ Cho phép chun mơn hóa vào sản phẩm cụ thể, khuyến khích quan tâm khách hàng Xác định rõ trách nhiệm, nhà quản trị chuyên gia ngành Nhược điểm Chú trọng vào công việc hàng ngày, giảm truyền thông, trao đổi phận Có thể tạo xung đột thức tự ưu tiên bơ phận Khó khăn việc phối hợp bô phận, nhấn mạnh vào phận thay tổ chức Làm cho nhà quản trị trở thành chuyên gia tỏng lĩnh vực hẹp Tầm nhìn hạn chế mục tiêu tổ chức Trùng lặp chức năng, sử dụng không hiệu nguồn lực tổ chức Không thúc đẩy hợp tác chặt chẽ nguồn lực tổ chức Tạo tranh chấp nguồn lực, giới hạn khả giải vấn đề phạm vi sản phẩm riêng rẽ Hạn chế khả thuyên chuyên nhân viên tuyến sản phẩm mà họ phục vụ Tầm nhìn hạn chế mục tiêu tổ chức Bộ máy cồng kềnh phòng ban phải lập lại khu vực Quản lí vấn đề Dễ xảy trùng lặp chức Phân khâu khu vực cụ thể mâu thuẫn theo khu cách hiệu quả, phục vụ nhu văn phòng khu vực với vực cầu thị trường địa mục tiêu chung tổ chức (geographic lí (văn hóa, tập Tổ chức phải đề nhiều department quán tiêu dùng, sách quy chế quy định để phối alization) thương mại hợp đảm bảo thống Có cảm giác bị cách li khu vực địa lí khác Phân khâu theo quy Phạm vi áp dụng han chế trình Hiệu suất cao việc (chỉ áp dụng cho số loại (process phối hợp sản phẩm đặc thù) department alization) Phân khâu theo khách Các nhu cầu vấn đề Trùng lặp chức bị hàng khách hàng giải hạn chế tầm nhìn tổ (Customer triệt để chuyên gia chức department alization) Nhóm liên Kết hợp người tinh chức hoa thành nhóm độc lập (Crossvới tổ chức tạo sản functional phẩm sáng tạo => Là hệ team) thống tối ưu Thứ nhất, phân khâu theo chức 10 Trong - Học viên đạt yêu cầu (vượt qua test) trở thành Nhân viên Kinh doanh thức cơng ti Ngược lại không vượt qua test tiếp tục CTV - Trưởng nhóm kinh doanh chọn vị trí Tư vấn viên muốn vị trí ổn định với đãi ngộ tương đương • Một số điểm mạnh cấu (module) phòng kinh doanh: - Mọi nhân viên kinh doanh hay cá nhân thuộc phận kinh doanh lộ trình cụ thể để từ vị trí thấp học viên (tương ứng với vị trí CTV Cũ) tới vị trí cao - trưởng phịng kinh doanh Cơng ty Lộ trình nhanh theo quy định 1,5 năm, tùy điều kiện cá nhân nhanh chậm - Từ tạo lộ trình, đường rõ ràng nhiều lựa chọn cơng việc cho muốn gắn bó cơng ty (ngồi trưởng phịng sales cịn có vị trí fulltime) - Có chế làm vận hành linh động tuyển dụng lựa chọn trưởng nhóm giúp cá nhân đủ điều kiện có mong muốn làm trưởng nhóm vào thời điểm ko bó buộc theo kỳ trước với đầy đủ mức quyền lợi - Cơ chế quản lý với sales khơng cịn làm việc thường xun ĐẶC BIỆT: Với sales có lực cao thể lực gắn bó cơng ty điều làm cho Dự án TOMORROW MODULE trở nên khác biệt Sales có mong muốn phát triển hoạt động kinh doanh riêng, xây dựng đồ nghiệp riêng GẤUsẵn sàng cho bạn khoản ngân sách để đầu tư cho kế hoạch bạn công cụ hỗ trợ nhiều mặt cố vấn (dựa lực mối quan hệ, kết nối cty giúp cho bạn), chưa giới hạn lĩnh vực kinh doanh - Phòng Thiết kế: khoảng 30 nhân sự, đứng đầu trưởng phận Phòng design nắm vai trò quan trọng việc giữ gìn phát huy hình ảnh công ty, mang lại cho khách hàng sản phẩm đẹp độc 14 - - Phịng Kế tốn: khoảng nhân đứng đầu trưởng phận Nhiệm vụ phịng kế toán kiểm kê sổ sách hoạt động thu chi cơng ty Phịng In ấn: khoảng 15 nhân sự, đứng đầu trưởng phận Phòng in ấn có nhiệm vụ: Quản lý quy trình in ấn từ sau có thiết kế khách hàng yêu cầu hoàn thiện sản phẩm in ấn áo Quản lý - chất lượng mực in chất lượng can in, khn in Phịng Chăm sóc Khách hàng- Tư vấn: khoảng 15 nhân sự, đứng đầu trưởng phận Đây phòng đem lại doanh thu thụ động cho công ty, công ty chi trả phí Marketing để thu nguồn đơn hàng cho phịng tư vấn Phịng tư vấn có nhiệm vụ tư vấn chăm sóc khách hàng khách hàng hài lịng nhận sản phẩm Ngồi phịng tư vấn chuyên nhận trường - hợp sai sót khúc mắc khách hàng Phòng Marketing: khoảng nhân sự, đứng đầu trưởng phận Nhiệm vụ chính: Nghiên cứu tiếp thị thơng tin, tìm hiểu thật ngầm hiểu khách hàng Phát triển sản phẩm, hoàn thiện sản phẩm với thuộc tính mà khách hàng mong muốn Xây dựng thực kế hoạch - chiến lược marketing Khảo sát hành vi ứng sử khách hàng tiềm Phòng Hành nhân sự: khoảng nhân sự, đứng đầu trưởng phận Nhiệm vụ chính: quản lý nhân sự, hỗ trợ tuyển dụng giải vấn đề liên quan đến nhân sự, quản lý quỹ tiền lương, quỹ cơng đồn, tổ chức cơng tác vui chơi cho công ty, cải thiện đời sống tinh thần, gắn kết phịng ban 15 Ưu, nhược điểm: • - Ưu điểm Sử dụng chuyên gia để đáp ứng phức tạp vấn đề quản lý Quản lý hoạt động thiết yếu bảo đảm phối hợp nỗ lực cá nhân nhằm đạt mục đích nhóm nhóm: Marketing: Đó hoạt động thương mại, tiếp thị, phục vụ tìm hiểu khách hàng Sản xuất: Liên quan đến hoạt động để tạo sản phẩm tốt nhằm đáp ứng nhu cầu của khách hang Kế tốn: Quản lý tài Nhân sự: Quản lý người Mỗi cấp, khối có mục tiêu riêng mình, tuỳ theo mục tiêu đặt mà khối nhóm có cách sử dụng chuyên gia lập kế hoạch, thực để đạt kết Hệ thống chức việc đạo cơng việc chun mơn hố, giao cho người nghiên cứu cách cẩn thận mặt cơng việc mà đạo đắn, xác hơn, khoa học hơn, đơn giản • Tập trung lực hoạt động chun sâu: Với mơ hình cấu trực tuyến người lãnh đạo cần phải biết có kiến thức đầy đủ loạt chuyên môn khác cấu chức người lãnh đạo nghiên cứu chuyên việc lãnh đạo công việc theo chun mơn Kiểu cấu chức thu hút phát triển tốt lực chuyên môn chuyên gia đồng thời giải vấn đề chun mơn nhanh chóng thành thạo 16 Bên cạnh ưu điểm bật cịn có ưu điểm • • • • • • Hiệu tác nghiệp cao nhiêm vụ có tính lặp lặp lại hàng ngày Phát huy đầy đủ ưu chun mơn hố Giữ sức mạnh uy tín chức chủ yếu Đơn giản hóa việc đào tạo Chú trọng đến tiêu chuẩn nghề nghiệp tư cách nhân viên Tạo điều kiện cho kiểm tra chặt chẽ cấp cao - Nhược điểm: • Nhiều huy ( nguồn gốc mâu thuẫn): Cơ cấu chức làm cho máy quản lý công kềnh, giám đốc dễ quan liêu Mỗi nhân viên có nhiều thủ trưởng: trưởng phòng kinh doanh, thiết kế, tư vấn Điều gây khó khăn cho việc thực chế độ trách nhiệm việc thiết lập chế độ kỷ luật đắn Nhiều thủ trưởng khơng đưa mệnh lệnh giống mà có đưa lệnh trái ngược nhau, nhân viên khơng biết phải • thực theo Thiếu phối hợp phòng ban chức năng: Như ta biết, để doanh nghiệp vững mạnh, phịng ban chức có chiến lược, kế hoạch hoạt động giúp doanh nghiệp phát triển Điều dễ dẫn đến việc mạnh người làm cản trở phối • hợp cấp, khâu quản lý Phân tán trách nhiệm: Đối với chuyên gia hay người lãnh đạo thiếu phẩm chất, ý thức trách nhiệm cơng việc họ dễ dàng " nhường" việc cho người khác, cấp đổ trách nhiệm, vấn đề thực mục tiêu chung • cho cấp lãnh đạo cao Làm yếu tính động cá nhân (Thăng chức, thay đổi vị trí cơng tác) Thứ hai, phân khâu theo sản phẩm • Phân khâu sản phẩm theo kiểu dáng 17 • Phân khâu sản phẩm theo in ấn Tuyến mệnh lệnh • Định nghĩa: Tuyến mệnh lệnh (chain of command) hay gọi hệ thống điều hành, hệ thống xếp, phân chia quyền lực từ quản lý cấp cao đến cấp bậc thấp tổ chức Nó đường quyền hạn liên tục nối từ cấp cao xuống cấp thấp xác định phải 18 báo cáo cho Nó giúp nhân viên hiểu phải gặp để giải yêu cầu giúp đỡ kho khăn phải chịu trách nhiệm trước • Tuyến mệnh lệnh bao gồm yếu tố - Quyền hạn (Authority): Những quyền lợi vốn có gắn với vị trí quản trị đưa mệnh lệnh Chức vụ có trước quyền hạn quyền hạn thực có giá trị người chấp nhận Khi đề cập đến hai chữ quyền hạn nhà quản trị tức đề cập tới yếu tố: hợp pháp đảm nhận chức vụ; cấp thừa nhận quyền hành đáng; cuối cùng, quản trị viên tạo tin tưởng cấp Điều có nghĩa là, nhân viên quyền nhận công tác, điều quan trọng để công tác thi hành đắn đạt hiệu nhân viên đón nhận thị cách vui vẻ với ý thức trách nhiệm Và ngược lai, nhân viên cấp đón nhận sợ hãi (sợ bị việc, sợ bị sa thải), công tác chắn đạt hiệu thấp mong muốn - Trách nhiệm (Responsibility): Trách nhiệm bắt buộc làm công tác quyền hạn lực cho phép quản trị viên định yêu cầu người khác thi hành công tác để tổ chức đạt mục tiêu - Thống mệnh lệnh (Unity of command): Nguyên tắc thống mệnh lệnh- 14 nguyên tắc Henry Fayol: Mỗi người nên chịu trách nhiệm báo cáo cho người quản trị Nguyên tắc giúp trì liên tục đường quyền hạn mà khơng có, nảy sinh xung đột nhu cầu quyền ưu tiên nhiều nhà quản trị khác Nhìn vào máy vận hành công ti Gấu Uniform, thấy cấu tổ chức cơng ti cấu theo trực tuyến – chức Cơ cấu kết hợp cấu theo trực tuyến với cấu theo chức Theo đó, mối quan hệ ban điều hành cơng ti với phòng ban chức đường thẳng, phận chức làm nhiệm vụ chuẩn bị lời dẫn, lời khuyên kiểm tra hoạt động phận trực tuyến Do kết hợp tổ chức cấu theo trực tuyến theo chức năng, hình thức tổ chức 19 mang ưu điểm kiểu tổ chức cấu Tính tập trung, thống cao, làm cho tổ chức nhanh nhạy linh hoạt với thay đổi mơi trường có chi phí quản lý doang nghiệp thấp Mặt khác, theo cấu này, người chịu lãnh đạo dễ thực mệnh lệnh có thống mệnh lệnh phát Đồng thời, cơng ti cịn hực chun mơn hố chưc quản lí, thúc đẩy chun mơn hố kỹ nghề nghiệp, nâng cao chất lượng kỹ giải vấn đề Ngồi ra, doanh nghiệp cịn thu hút chuyên gia có kiến thức sâu nghiệp vụ chun mơn vào cơng tác quản lí, tránh bố trí chồng chéo chức năng, nhiệm vụ phận Tuy nhiên, cấu tổ chức làm cho số quan chức tổ chức tăng lên Cũng mà khiến cho máy quản lí trở nên cồng kềnh, nhiều đầu mối địi hỏi người lãnh đạo phải ln điều hoà phối hợp hoạt động phận khác để khắc phục tượng không ăn khớp, cục quan chức Phạm vi kiểm sốt • Khái niệm: dùng để số lượng nhân viên cấp mà nhà quản trị điều khiển cách tốt đẹp nhất, nghĩa quản trị, giao việc, kiểm tra hướng dẫn, lãnh đạo nhân viên quyền cách thỏa đáng, có kết - Xét theo quy mô cấu tổ chức công ty, Công ty THNN Thương mại dịch vụ may mặc Gấu UNIFORM có phạm vi kiểm soát rộng với cấp quản trị Hơn nữa, tùy vào đặc điểm nhiệm vụ phịng ban mà số lượng cấp quản trị có khác Các cấp quản trị tổ chức theo mơ hình sau Ban điều hành Trưởng phịng nhóm NhânTrưởng viên, Cộng tác viên 20 - Tuy dựa vào đặc thù nhiệm vụ phòng ban mà số lượng nhân có chênh lệch đáng kể, GẤU uniform cơng ty có phạm vi kiểm sốt rộng, trung bình từ 10-15 • Lựa chọn phạm vi kiểm soát rộng mang lại ưu điểm định Thứ nhất, giúp cho cơng ty tiết kiệm chi phí Thứ hai, phạm vi kiểm sốt rộng mang lại tính qn việc thực mục tiêu từ cấp trên, phù hợp với doanh nghiệp trẻ GẤU UNIFORM Tuy nhiên, bên cạnh khuyết điểm đáng lưu ý Phạm vi kiểm soát rộng dễ khiến ban điều hành quản lý cơng ty có thời gian để đưa lãnh đạo hỗ trợ cần thiết sát đến nhân viên Do mà hiệu làm việc nhân viên bị ảnh hưởng Tập trung phân quyền • Tập trung (Centralisation): Mức độ tập trung quyền định mức cao Tập trung sách cấu tổ chức quyền định tập trung cấp cao hệ thống quyền lực tổ chức • Phân quyền: (Decentralization): Mức độ nhà quản trị cấp thấp định thực tế tham gia vào trình định cấp cao Phân quyền sách cấu tổ chức mà định tổ chức 21 có tham gia ,đóng góp ý kiến nhân viên ,của nhà quản lý từ cấp cao đến cấp thấp tổ chức • Ủy quyền: Là thỏa thuận với người khác nhằm: - Trao cho trách nhiệm để thay mặt bạn thực công việc - Trao cho quyền hạn để hồn thành cơng việc - Phân bổ nguồn lực để họ thực cơng việc GẤU Uniform theo sách cấu tổ chức phân quyền Quy trình hồn thiện sản phẩm Gấu Uniform sau: Phòng Phòng Kinh Kinh doanh doanh + + Tư Tư vấn vấn Phòng Phòng Marketing Marketing Phịng Phịng Chăm Chăm sóc sóc khách khách hàng hàng Phòng Phòng Thiết Thiết kế kế Phòng Phòng In In ấn ấn • Phịng Kinh doanh Phịng Chăm sóc Khách hàng (tiểu ban Tư vấn) chịu trách nhiệm tìm kiếm Khách hàng, thuyết phục, tư vấn Khách hàng, chốt Hợp đồng 22 • Nhân viên kinh doanh chịu trách nhiệm đơn hàng gửi brief sản phẩm thiết kế theo yêu cầu Khách hàng cho Phòng Thiết kế chịu trách nhiệm theo dõi đơn hàng, giải vướng mắc Khách hàng Designer (nếu có) • Designer thuộc đơn hàng Nhân viên Kinh doanh chịu trách nhiệm đặt hàng với Phòng In ấn sản phẩm giao tận tay Khách hàng • Phịng Chăm sóc Khách hàng Phịng Marketing chịu trách nhiệm Dịch vụ sau bán: thắc mắc, khiếu nại, dịch vụ khuyến mại voucher, huy hiệu tặng kèm đơn hàng,… Khách Khách hàng hàng Chăm Chăm sóc sóc Khách Khách hàng hàng Nhân Nhân viên viên Kinh Kinh doanh doanh Designer Designer Có thể thấy quy trình hồn thiện sản phẩm Gấu Uniform, khâu quan trọng Nhân viên Kinh doanh- Khách hàng Nhân viên Kinh doanh- Designer Nhân viên Kinh doanh đảm bảo cho brief thông suốt, khâu Chăm sóc Khách hàng trước Bộ phận Chăm sóc Khách hàng, giải thắc mắc trình theo dõi đơn hàng 23 E Tạo điều kiện cho công ty đáp ứng kịp thời, nhanh chóng phù hợp với u cầu tình hình E Giải phóng bớt cơng việc cho nhà quản trị cấp cao, tạo điều kiện đào tạo nhà quản trị cấp trung, thay nhà quản trị cấp cao cần thiết E Cho phép nhà quản trị cấp cao có nhiều thời gian cho công việc quan trọng phát triển chiến lược kế hoạch công ty E Phát triển khả tự quản lý nhà quản trị cấp trung cấp sở Cấp đưa định tốt phạm vi chun mơn E Khuyến khích nhân viên cấp cơng ty tham gia vào q trình định kiếm soát dự đoán hành vi họ Chính thức hóa • Là mức độ công việc tổ chức tiêu chuẩn hóa người thực phải tuân thủ theo quy tắc quy trình Chính thức hóa mức độ tiêu chuẩn hóa cơng việc hoạt động người lao động tổ chức thông qua luật lệ sách tổ chức Nói cách khác, thức hóa thể mức độ mà luật lệ, quy định sách tổ chức kiểm soát hoạt động người lao động tổ chức • Mục đích thức hoá dự đoán kiểm soát hành vi người lao động họ thực công việc tổ chức • Mức độ thức hố xem xét qua tỉ lệ công việc quản lý kiểm soát luật lệ, quy định mức độ mà luật lệ cho phép có dao động hay điều chỉnh Mức độ thức hố cao hay thấp ảnh hưởng tới hiệu hoạt động tổ chức • Các mức độ thức hố: - Mức độ thức hóa cao: Mức độ chi phối nhân viên cơng việc thấp - Mức độ thức hóa thấp: Nhân viên tự giải công việc 24 Tại GẤU Uniform, mức độ thức hóa công ty cao, quy định, luật lệ thể rõ ràng dạng văn mơ tả cơng việc, văn sách, hướng dẫn, biên ghi nhớ…Những quy tắc hình thành nhân viên cơng ty có thói quen làm việc theo cách chung giai đoạn thời gian định Những quy tắc ngầm định trở thành thủ tục/ bước chuẩn có ảnh hưởng đến hành vi nhân viên quy định, luật lệ viết thành văn Tuy nhiên, luật lệ, quy tắc cho phép dao động điều chỉnh để phù hợp với tình cụ thể 25 KẾT LUẬN Qua phân tích yếu tố cấu tổ chức doanh nghiệp Gấu Uniform, nhận thấy việc có cấu tổ chức tinh gọn tác động lớn đến hiệu thành công doanh nghiệp Doanh nghiệp khởi nghiệp hay SMEs nói chung thường chưa trọng yếu khả xây dựng cho cấu tổ chức hoàn từ ngày đầu Gấu Uniform Song, Gấu ý thức vai trị chun mơn hóa, phân khâu, xây dựng tuyến mệnh lệnh, thức hóa,… q trình hoạt động nên cấu tổ chức ln cập nhật, hoàn thiện phát triển Sau năm hoạt động với thành công đạt được, nói cấu tổ chức góp phần khơng nhỏ tới thành cơng doanh nghiệp trẻ trung đầy cảm hứng Gấu Uniform Đây tảng chắn cho phát triển tương lai Gấu Uniform 26 TÀI LIỆU THAM KHẢO Stephen P Robbins, Mary Coulter, Rolf Bergman, Lan Stagg, Giáo trình Quản trị học Đại học Kinh tế Quốc dân, Giáo trình Quản trị Doanh nghiệp, NXB Đại Học Kinh Tế Quốc Dân Gấu Uniform, Tổng quan công ty TNHH Dịch vụ may mặc Gấu Uniform, năm 2015 https://www.facebook.com/dongphucgau.vn http://dongphucgau.vn/ 27