Tiểu luận Quản lý nhà nước

Có thể định nghĩa công tác văn thư như sau: Công tác văn thư trong các cơ quan nhà nước và các tổ chức xã hội bao gồm toàn bộ các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý và sử

BỘ NỘI VỤ

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA Lớp bồi dưỡng kiến thức quản lý nhà nước chương trình chuyên viên

Tổ chức cho cán bộ, công chức, viên chức tại Học viện Hành chính quốc gia

Từ ngày 28/6/2016 đến ngày 16/8/2016

TÌNH HUỐNG QUẢN LÝ

Học viên: Lê Bá Cường Chức vụ: Giảng viên Đơn vị công tác: Ban cơ yếu chính phủ

Hà Nội, tháng 8 năm 2016

BỘ NỘI VỤ

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA Lớp bồi dưỡng kiến thức quản lý nhà nước chương trình chuyên viên

Tổ chức cho cán bộ, công chức, viên chức tại Học viện hành chính quốc gia

Từ ngày 28/6/2016 đến ngày 16/8/2016

TÌNH HUỐNG QUẢN LÝ

Tên tình huống: Ứng Dụng Công Nghệ Thông Tin Trong Công Tác Văn Thư Ở

Ban Cơ Yếu Chính Phủ

Học viên: Lê Bá Cường Chức vụ: Giảng viên Đơn vị công tác: Ban cơ yếu chính phủ

Người hướng dẫn: ThS CVCC Tống Đăng Hưng

Hà Nội, tháng 8 năm 2016

MỞ ĐẦU

Trong quản lý Hành chính Nhà nước, công tác văn thư có vai trò hết sức quan trọng và là công tác thường xuyên Những công việc như soạn thảo, duyệt ký ban hành văn bản, chuyển giao, tiếp nhận, đăng ký vào sổ, quản lý văn bản, lập hồ

sơ, v.v được gọi chung là công tác văn thư và đã trở thành một thuật ngữ quen thuộc đối với cán bộ, viên chức mọi cơ quan, tổ chức Có thể định nghĩa công tác văn thư như sau: Công tác văn thư trong các cơ quan nhà nước và các tổ chức xã hội bao gồm toàn bộ các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý và sử dụng con dấu, quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước và các tổ chức xã hội

Trong quá trình thực hiện nội dung của công tác văn thư ở các cơ quan nhà nước và các tổ chức xã hội phải đảm bảo các yêu cầu sau:

Tính nhanh chóng: Nhanh chóng là yêu cầu đối với công tác văn thư Quá

trình giải quyết công việc của các cơ quan, tổ chức đảng, xã hội phụ thuộc nhiều vào việc xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản Khi thực hiện yêu cầu này phải xem xét mức độ quan trọng, mức độ khẩn của văn bản để xây dựng và ban hành văn bản nhanh chóng, chuyển văn bản kịp thời, đúng người, đúng bộ phận chịu trách nhiệm giải quyết, không để sót việc, chậm việc và phải quy định rõ thời hạn giải quyết và đơn giản hóa thủ tục giải quyết văn bản

Tính chính xác: Nội dung văn bản phải đáp ứng yêu cầu giải quyết công

việc và không trái với các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước, các quy định của Đảng, dẫn chứng phải trung thực, số liệu phải đầy đủ, chứng cứ phải rõ ràng Văn bản ban hành phải đúng về thể loại, chính xác về thẩm quyền ban hành, đầy đủ các thành phần thể thức do các tổ chức quy định

Tính bí mật: Là yêu cầu quản lý đối với công tác văn thư, là biểu hiện tập

trung mang tính chính trị của công tác văn thư Trong nội dung văn bản đến, văn

bản đi của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức xã hội có nhiều vấn đề thuộc phạm vi

bí mật của Đảng và Nhà nước

Tính hiện đại: Việc thực hiện công tác văn thư gắn liền với việc sử dụng các

phương tiện và kỹ thuật văn phòng hiện đại Hiện đại hóa công tác văn thư là một trong những tiền đề nhằm nâng cao năng suất, chất lượng công tác và ngày càng trở thành nhu cầu cấp bách của mỗi các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức xã hội Tuy nhiên, quá trình hiện đại hóa công tác văn thư phải được tiến hành từng bước, phù hợp với tổ chức, trình độ cán bộ và điều kiện của từng cơ quan, tổ chức Nói đến hiện đại hóa công tác văn thư là nói đến việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư và sử dụng trang thiết bị văn phòng hiện đại

Với các yêu cầu trên, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư là hết sức cần thiết và có vai trò quan trọng trong các cơ quan nhà nước, các tổ chức xã hội nói chung Tuy nhiên, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư ở Ban cơ yếu chính phủ chưa được triển khai rộng rãi; nhiều công việc,

nghiệp vụ vẫn phải thực hiện thủ công Do đó, tiểu luận tình huống Ứng dụng công

nghệ thông tin trong công tác văn thư ở Ban cơ yếu chính phủ có ý nghĩa quan

trọng và thiết thực

I NỘI DUNG TÌNH HUỐNG

1.1 Hoàn cảnh xuất hiện tình huống

Trong Ban cơ yếu chính phủ, công tác văn thư có vai trò quan trọng, giúp bộ máy điều hành nói chung và các đơn vị thành viên vận hành, liên kết một cách thống nhất và thông suốt Ngày nay, với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học và kỹ thuật, việc ứng dụng các phương tiện hiện đại trong công tác văn thư là hết sức cần thiết Ở Ban cơ yếu chính phủ, hệ thống mạng nội bộ kết nối các Đơn vị, Phòng, Ban đã vận hành tốt; hạ tầng kết nối internet cũng hoạt động ổn định Tuy nhiên, công tác văn thư ở Ban cơ yếu vẫn được tiến hành thủ công, chưa áp dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn thư rộng rãi, đồng bộ, chưa tận dụng được hạ tầng hiện tại để triển khai số hóa, tin học hóa các hoạt động và nghiệp vụ trong công tác văn thư

1.2 Mô tả tình huống

Vấn đề quản lý hành chính về công tác văn thư, lưu trữ còn nhiều bất cập, chưa được chú trọng, ảnh hưởng đến quá trình điều hành hoạt động của cơ quan Hạn chế đến các hoạt động trong công cuộc cải cách hành chính và quản lý công

sở

Những năm qua chưa có sự quan tâm chỉ đạo đúng mức đối với công tác văn thư, lưu trữ Đặc biệt hoạt động lưu trữ, thể hiện ở chỗ chưa số hóa, tin học hóa rộng rãi trong công tác văn thư, trang thiết bị phục vụ công tác lưu trữ còn nghèo nàn, dẫn đến chưa phát huy được tác dụng của nguồn lực thông tin trong tài liệu lưu trữ Việc truy cập tài liệu lưu trữ rất khó khăn Ảnh hưởng đến công tác thống kê, báo cáo, v.v

Các bộ phận chuyên môn chưa thực hiện lập hồ sơ công việc, gây khó khăn cho việc thu thập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử

Chưa triển khai thực hiện việc ban hành các văn bản liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ (danh mục hồ sơ, bảng thời hạn bảo quản tài liệu, danh mục thành phần hồ sơ, tài liệu )

Những tồn tại trên là do phần lớn các hoạt động, nghiệp vụ văn thư vẫn phải thực hiện thủ công nên chậm trễ, gây ảnh hưởng đến công việc chung Việc thông báo, phổ biến các công văn, giấy tờ đến toàn thể cán bộ nhân viên trong Ban cơ yếu vẫn phải làm thủ công, giao cho từng đầu mối nên mất công sức, kém hiệu quả Cơ

sở hạ tầng để số hóa văn bản và tin học hóa các hoạt động, nghiệp vụ quản lý văn

thư còn chưa được triển khai

II PHÂN TÍCH TÌNH HUỐNG

2.1 Mục tiêu phân tích tình huống

i Quản lý văn bản đến

Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến; trình, chuyển giao văn bản đến cho cán bộ, công chức; giúp lãnh đạo phòng đôn đốc việc giải quyết văn bản đến; tiếp nhận các

dự thảo văn bản trình người có thẩm quyền xem xét, duyệt, ký ban hành; kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng; đóng dấu mức độ khẩn, mật; đăng ký, làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi; sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lưu; quản

lý sổ sách và cơ sở dữ liệu đăng ký, quản lý văn bản; làm thủ tục cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ, công chức, viên chức; bảo quản, sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức và các loại con dấu khác Những nội dung này đã và đang thực hiện tương đối tốt

Đối với văn bản đến, tất cả văn bản, kể cả đơn, thư do cá nhân gửi đến cơ quan được quản lý theo trình tự sau: tiếp nhận, đăng ký văn bản đến; trình, chuyển giao văn bản đến; giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

Văn bản đến từ bất kỳ nguồn nào đều phải được tập trung tại văn thư cơ quan, tổ chức để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký Những văn bản đến không được

đăng ký tại văn thư thì không giải quyết Tuy nhiên, thực trạng có một vấn đề nhiều văn bản đến không được chuyển qua bộ phận văn thư cơ quan, nhiều khi việc chuyển công văn được gửi thẳng trực tiếp cho bộ phận chuyên môn

Văn bản đến phải được kịp thời trình cho lãnh đạo cơ quan phê duyệt và chuyển giao cho cán bộ, công chức giải quyết Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được

Việc chuyển giao văn bản phải bảo đảm chính xác và giữ gìn bí mật nội dung văn bản

Người đứng đầu cơ quan có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời văn bản đến Cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức được giao chỉ đạo giải quyết những văn bản đến theo sự uỷ nhiệm của người đứng đầu và những văn bản đến thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách

Căn cứ nội dung văn bản đến, người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao cho cán

bộ, công chức giải quyết Cán bộ, công chức có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết văn bản đến theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định của cơ quan,

tổ chức

Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao cho người được giao trách nhiệm thực hiện những công việc sau: xem xét toàn bộ văn bản đến và báo cáo về những văn bản quan trọng, khẩn cấp; chuyển văn bản đến cho cán bộ, công chức giải quyết; theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

ii Quản lý văn bản đi

Đối với văn bản đi, tất cả văn bản do cơ quan, tổ chức phát hành phải được quản lý theo trình tự sau: kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số,

ký hiệu và ngày, tháng của văn bản; đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật (nếu có); đăng ký văn bản đi; làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi; lưu văn bản đi

Văn bản đi phải được hoàn thành thủ tục văn thư và chuyển phát ngay trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo; Văn bản đi

có thể được chuyển cho nơi nhận bằng Fax hoặc chuyển qua mạng để thông tin nhanh Mỗi văn bản đi phải lưu ít nhất hai bản chính; một bản lưu tại văn thư cơ quan và một bản lưu trong hồ sơ

Bản lưu văn bản đi tại văn thư cơ quan, tổ chức phải được sắp xếp thứ tự đăng ký

Nội dung việc lập hồ sơ hiện hành bao gồm: mở hồ sơ; thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ; kết thúc và biên mục hồ sơ Yêu cầu đối với mỗi hồ sơ được lập: hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của đơn vị hoặc của cơ quan, tổ chức; văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết công việc; văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng đều

Cán bộ, công chức trong cơ quan, phải giao nộp những hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức theo thời hạn quy định

Trường hợp đơn vị hoặc cá nhân cần giữ lại những hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu thì phải lập danh mục gửi cho lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức nhưng thời hạn giữ lại không được quá hai năm

Mọi cán bộ, công chức, viên chức trước khi nghỉ hưu, thôi việc hay chuyển công tác khác đều phải bàn giao lại hồ sơ, tài liệu cho đơn vị hay người kế nhiệm

Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện các nội dung, trình tự trên chưa được quán triệt và thực hiện nghiêm túc, bên cạnh đó công tác này cũng đang tồn tại những hạn chế, bất cập cần được quan tâm khắc phục để có thể đáp ứng được các yêu cầu của quản lý Điều này thể hiện ở những vấn đề như:

Chất lượng các văn bản được soạn thảo và sử dụng trong cơ quan còn thấp Việc thực hiện các quy trình xây dựng, thủ tục ban hành còn chồng chéo, chưa thống nhất

Việc quản lý văn bản đi, đến còn chưa thực hiện theo đúng trình tự Việc xử,

lý, theo dõi, kiểm tra chuyển giao, giải quyết văn bản còn chậm và thủ công Việc

ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư còn nhiều hạn chế do cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin mới bắt đầu được hình thành

Công tác lập hồ sơ hiện hành chưa thực sự đi vào nề nếp Tình trạng không lập hồ sơ công việc hoặc nếu có lập hồ sơ thì cũng chưa đáp ứng được yêu cầu vẫn còn diễn ra khá phổ biến Việc quản lý, nộp lưu hồ sơ tài liệu chưa được thực hiện nghiêm túc dẫn đến tình trạng các hồ sơ tài liệu có giá trị, cần lưu trữ chưa được nộp lưu đúng thời hạn quy định, ở nhiều nơi tài liệu còn ở tình trạng tích đống tại các phòng làm việc của cán bộ

2.2 Cơ sở lý luận

Pháp lệnh số 34/2001/PL-UBTVQH10 ngày 04 tháng 4 năm 2001 của Ủy ban thường vụ Quốc hội về Lưu trữ quốc gia

Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư

Nghị định số 13/2008/NĐ-CP ngày 04/02/2008 của Chính phủ quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương

Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư

Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của pháp lệnh lưu trữ quốc gia

Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Liên tịch Bộ Nội vụ - Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

2.3 Phân tích diễn biến tình huống

Nghị định 110/2004/NĐ-CP của Chính phủ về công tác văn thư ghi rõ: “

Công tác văn thư quy định tại Nghị định này bao gồm các công việc về soạn thảo,

ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư”

Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ nhằm bảo đảm thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức Có thể nói rằng, hầu hết các hoạt động quản lý, chỉ đạo, điều hành công việc hành chính hàng ngày đều gắn liền với văn bản và điều đó cũng có nghĩa là gắn liền với công tác văn thư Hầu hết cán bộ, công chức trong cơ quan đều có tham gia trực tiếp hoặc gián tiếp vào việc soạn thảo và ban hành văn bản, cũng như lập hồ sơ về những việc được giao giải quyết

Vì vậy chất lượng của công tác văn thư có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng và hiệu quả công việc của cơ quan, tổ chức, đồng thời cũng tạo nên bằng chứng thể hiện sự minh bạch, trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức và cá nhân đối với việc thực hiện, giải quyết công việc

Công tác văn thư phải đảm bảo một số nguyên tắc cơ bản sau:

Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ chức, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác, đều phải được quản lý tập trung, thống nhất tại văn thư của

cơ quan, tổ chức Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo Văn bản đến có đóng các dấu độ khẩn: “Hoả tốc” (kể cả “Hoả tốc” hẹn giờ), “Thượng khẩn” và “Khẩn” (sau đây gọi chung là văn bản khẩn) phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được Văn bản khẩn đi cần được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký

Văn bản, tài liệu mang bí mật nhà nước (sau đây gọi tắt là văn bản mật) được đăng ký, quản lý theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước, v.v