Tiểu luận Quản lý nhà nước

BỘ NỘI VỤ HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA Lớp bồi dưỡng kiến thức quản lý nhà nước chương trình chuyên viên Tổ chức cho cán bộ, công chức, viên chức Học viện Hành quốc gia Từ ngày 28/6/2016 đến ngày 16/8/2016 TÌNH HUỐNG QUẢN LÝ Học viên: Lê Bá Cường Chức vụ: Giảng viên Đơn vị công tác: Ban yếu phủ Hà Nội, tháng năm 2016 BỘ NỘI VỤ HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA Lớp bồi dưỡng kiến thức quản lý nhà nước chương trình chuyên viên Tổ chức cho cán bộ, công chức, viên chức Học viện hành quốc gia Từ ngày 28/6/2016 đến ngày 16/8/2016 TÌNH HUỐNG QUẢN LÝ Tên tình huống: Ứng Dụng Công Nghệ Thông Tin Trong Công Tác Văn Thư Ở Ban Cơ Yếu Chính Phủ Học viên: Lê Bá Cường Chức vụ: Giảng viên Đơn vị công tác: Ban yếu phủ Người hướng dẫn: ThS CVCC Tống Đăng Hưng Hà Nội, tháng năm 2016 MỞ ĐẦU Trong quản lý Hành Nhà nước, công tác văn thư có vai trò quan trọng công tác thường xuyên Những công việc soạn thảo, duyệt ký ban hành văn bản, chuyển giao, tiếp nhận, đăng ký vào sổ, quản lý văn bản, lập hồ sơ, v.v gọi chung công tác văn thư trở thành thuật ngữ quen thuộc cán bộ, viên chức quan, tổ chức Có thể định nghĩa công tác văn thư sau: Công tác văn thư quan nhà nước tổ chức xã hội bao gồm toàn công việc soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý sử dụng dấu, quản lý văn tài liệu khác hình thành trình hoạt động quan nhà nước tổ chức xã hội Trong trình thực nội dung công tác văn thư quan nhà nước tổ chức xã hội phải đảm bảo yêu cầu sau: Tính nhanh chóng: Nhanh chóng yêu cầu công tác văn thư Quá trình giải công việc quan, tổ chức đảng, xã hội phụ thuộc nhiều vào việc xây dựng văn tổ chức quản lý, giải văn Khi thực yêu cầu phải xem xét mức độ quan trọng, mức độ khẩn văn để xây dựng ban hành văn nhanh chóng, chuyển văn kịp thời, người, phận chịu trách nhiệm giải quyết, không để sót việc, chậm việc phải quy định rõ thời hạn giải đơn giản hóa thủ tục giải văn Tính xác: Nội dung văn phải đáp ứng yêu cầu giải công việc không trái với văn quy phạm pháp luật Nhà nước, quy định Đảng, dẫn chứng phải trung thực, số liệu phải đầy đủ, chứng phải rõ ràng Văn ban hành phải thể loại, xác thẩm quyền ban hành, đầy đủ thành phần thể thức tổ chức quy định Tính bí mật: Là yêu cầu quản lý công tác văn thư, biểu tập trung mang tính trị công tác văn thư Trong nội dung văn đến, văn quan, tổ chức đảng, tổ chức xã hội có nhiều vấn đề thuộc phạm vi bí mật Đảng Nhà nước Tính đại: Việc thực công tác văn thư gắn liền với việc sử dụng phương tiện kỹ thuật văn phòng đại Hiện đại hóa công tác văn thư tiền đề nhằm nâng cao suất, chất lượng công tác ngày trở thành nhu cầu cấp bách quan, tổ chức đảng, tổ chức xã hội Tuy nhiên, trình đại hóa công tác văn thư phải tiến hành bước, phù hợp với tổ chức, trình độ cán điều kiện quan, tổ chức Nói đến đại hóa công tác văn thư nói đến việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư sử dụng trang thiết bị văn phòng đại Với yêu cầu trên, việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư cần thiết có vai trò quan trọng quan nhà nước, tổ chức xã hội nói chung Tuy nhiên, việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư Ban yếu phủ chưa triển khai rộng rãi; nhiều công việc, nghiệp vụ phải thực thủ công Do đó, tiểu luận tình Ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư Ban yếu phủ có ý nghĩa quan trọng thiết thực I NỘI DUNG TÌNH HUỐNG 1.1 Hoàn cảnh xuất tình Trong Ban yếu phủ, công tác văn thư có vai trò quan trọng, giúp máy điều hành nói chung đơn vị thành viên vận hành, liên kết cách thống thông suốt Ngày nay, với phát triển mạnh mẽ khoa học kỹ thuật, việc ứng dụng phương tiện đại công tác văn thư cần thiết Ở Ban yếu phủ, hệ thống mạng nội kết nối Đơn vị, Phòng, Ban vận hành tốt; hạ tầng kết nối internet hoạt động ổn định Tuy nhiên, công tác văn thư Ban yếu tiến hành thủ công, chưa áp dụng công nghệ thông tin quản lý văn thư rộng rãi, đồng bộ, chưa tận dụng hạ tầng để triển khai số hóa, tin học hóa hoạt động nghiệp vụ công tác văn thư 1.2 Mô tả tình Vấn đề quản lý hành công tác văn thư, lưu trữ nhiều bất cập, chưa trọng, ảnh hưởng đến trình điều hành hoạt động quan Hạn chế đến hoạt động công cải cách hành quản lý công sở Những năm qua chưa có quan tâm đạo mức công tác văn thư, lưu trữ Đặc biệt hoạt động lưu trữ, thể chỗ chưa số hóa, tin học hóa rộng rãi công tác văn thư, trang thiết bị phục vụ công tác lưu trữ nghèo nàn, dẫn đến chưa phát huy tác dụng nguồn lực thông tin tài liệu lưu trữ Việc truy cập tài liệu lưu trữ khó khăn Ảnh hưởng đến công tác thống kê, báo cáo, v.v Các phận chuyên môn chưa thực lập hồ sơ công việc, gây khó khăn cho việc thu thập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hành lưu trữ lịch sử Chưa triển khai thực việc ban hành văn liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ (danh mục hồ sơ, bảng thời hạn bảo quản tài liệu, danh mục thành phần hồ sơ, tài liệu ) Những tồn phần lớn hoạt động, nghiệp vụ văn thư phải thực thủ công nên chậm trễ, gây ảnh hưởng đến công việc chung Việc thông báo, phổ biến công văn, giấy tờ đến toàn thể cán nhân viên Ban yếu phải làm thủ công, giao cho đầu mối nên công sức, hiệu Cơ sở hạ tầng để số hóa văn tin học hóa hoạt động, nghiệp vụ quản lý văn thư chưa triển khai II PHÂN TÍCH TÌNH HUỐNG 2.1 Mục tiêu phân tích tình i Quản lý văn đến Tiếp nhận, đăng ký văn đến; trình, chuyển giao văn đến cho cán bộ, công chức; giúp lãnh đạo phòng đôn đốc việc giải văn đến; tiếp nhận dự thảo văn trình người có thẩm quyền xem xét, duyệt, ký ban hành; kiểm tra thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày; ghi số ngày, tháng; đóng dấu mức độ khẩn, mật; đăng ký, làm thủ tục phát hành, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn đi; xếp, bảo quản phục vụ việc tra cứu, sử dụng lưu; quản lý sổ sách sở liệu đăng ký, quản lý văn bản; làm thủ tục cấp giấy giới thiệu, giấy đường cho cán bộ, công chức, viên chức; bảo quản, sử dụng dấu quan, tổ chức loại dấu khác Những nội dung thực tương đối tốt Đối với văn đến, tất văn bản, kể đơn, thư cá nhân gửi đến quan quản lý theo trình tự sau: tiếp nhận, đăng ký văn đến; trình, chuyển giao văn đến; giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Văn đến từ nguồn phải tập trung văn thư quan, tổ chức để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký Những văn đến không đăng ký văn thư không giải Tuy nhiên, thực trạng có vấn đề nhiều văn đến không chuyển qua phận văn thư quan, nhiều việc chuyển công văn gửi thẳng trực tiếp cho phận chuyên môn Văn đến phải kịp thời trình cho lãnh đạo quan phê duyệt chuyển giao cho cán bộ, công chức giải Văn đến có dấu mức độ khẩn phải trình chuyển giao sau nhận Việc chuyển giao văn phải bảo đảm xác giữ gìn bí mật nội dung văn Người đứng đầu quan có trách nhiệm đạo giải kịp thời văn đến Cấp phó người đứng đầu quan, tổ chức giao đạo giải văn đến theo uỷ nhiệm người đứng đầu văn đến thuộc lĩnh vực phân công phụ trách Căn nội dung văn đến, người đứng đầu quan, tổ chức giao cho cán bộ, công chức giải Cán bộ, công chức có trách nhiệm nghiên cứu, giải văn đến theo thời hạn pháp luật quy định theo quy định quan, tổ chức Người đứng đầu quan, tổ chức giao cho người giao trách nhiệm thực công việc sau: xem xét toàn văn đến báo cáo văn quan trọng, khẩn cấp; chuyển văn đến cho cán bộ, công chức giải quyết; theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến ii Quản lý văn Đối với văn đi, tất văn quan, tổ chức phát hành phải quản lý theo trình tự sau: kiểm tra thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày; ghi số, ký hiệu ngày, tháng văn bản; đóng dấu quan dấu mức độ khẩn, mật (nếu có); đăng ký văn đi; làm thủ tục, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn đi; lưu văn Văn phải hoàn thành thủ tục văn thư chuyển phát ngày văn ký, chậm ngày làm việc tiếp theo; Văn chuyển cho nơi nhận Fax chuyển qua mạng để thông tin nhanh Mỗi văn phải lưu hai chính; lưu văn thư quan lưu hồ sơ Bản lưu văn văn thư quan, tổ chức phải xếp thứ tự đăng ký Nội dung việc lập hồ sơ hành bao gồm: mở hồ sơ; thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trình theo dõi, giải công việc vào hồ sơ; kết thúc biên mục hồ sơ Yêu cầu hồ sơ lập: hồ sơ lập phải phản ánh chức năng, nhiệm vụ đơn vị quan, tổ chức; văn bản, tài liệu thu thập vào hồ sơ phải có liên quan chặt chẽ với phản ánh trình tự diễn biến việc hay trình tự giải công việc; văn bản, tài liệu thu thập vào hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng Cán bộ, công chức quan, phải giao nộp hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ vào lưu trữ hành quan, tổ chức theo thời hạn quy định Trường hợp đơn vị cá nhân cần giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu phải lập danh mục gửi cho lưu trữ hành quan, tổ chức thời hạn giữ lại không hai năm Mọi cán bộ, công chức, viên chức trước nghỉ hưu, việc hay chuyển công tác khác phải bàn giao lại hồ sơ, tài liệu cho đơn vị hay người kế nhiệm Tuy nhiên, trình thực nội dung, trình tự chưa quán triệt thực nghiêm túc, bên cạnh công tác tồn hạn chế, bất cập cần quan tâm khắc phục để đáp ứng yêu cầu quản lý Điều thể vấn đề như: Chất lượng văn soạn thảo sử dụng quan thấp Việc thực quy trình xây dựng, thủ tục ban hành chồng chéo, chưa thống Việc quản lý văn đi, đến chưa thực theo trình tự Việc xử, lý, theo dõi, kiểm tra chuyển giao, giải văn chậm thủ công Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư nhiều hạn chế sở hạ tầng công nghệ thông tin bắt đầu hình thành Công tác lập hồ sơ hành chưa thực vào nề nếp Tình trạng không lập hồ sơ công việc có lập hồ sơ chưa đáp ứng yêu cầu diễn phổ biến Việc quản lý, nộp lưu hồ sơ tài liệu chưa thực nghiêm túc dẫn đến tình trạng hồ sơ tài liệu có giá trị, cần lưu trữ chưa nộp lưu thời hạn quy định, nhiều nơi tài liệu tình trạng tích đống phòng làm việc cán 2.2 Cơ sở lý luận Pháp lệnh số 34/2001/PL-UBTVQH10 ngày 04 tháng năm 2001 Ủy ban thường vụ Quốc hội Lưu trữ quốc gia Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ công tác văn thư Nghị định số 13/2008/NĐ-CP ngày 04/02/2008 Chính phủ quy định tổ chức quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ công tác văn thư Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều pháp lệnh lưu trữ quốc gia Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 Liên tịch Bộ Nội vụ - Văn phòng Chính phủ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn 2.3 Phân tích diễn biến tình Nghị định 110/2004/NĐ-CP Chính phủ công tác văn thư ghi rõ: “ Công tác văn thư quy định Nghị định bao gồm công việc soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn tài liệu khác hình thành trình hoạt động quan, tổ chức; quản lý sử dụng dấu công tác văn thư” Công tác văn thư bao gồm công việc soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ nhằm bảo đảm thông tin văn cho hoạt động quản lý quan, tổ chức Có thể nói rằng, hầu hết hoạt động quản lý, đạo, điều hành công việc hành hàng ngày gắn liền với văn điều có nghĩa gắn liền với công tác văn thư Hầu hết cán bộ, công chức quan có tham gia trực tiếp gián tiếp vào việc soạn thảo ban hành văn bản, lập hồ sơ việc giao giải Vì chất lượng công tác văn thư có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng hiệu công việc quan, tổ chức, đồng thời tạo nên chứng thể minh bạch, trách nhiệm quan, tổ chức cá nhân việc thực hiện, giải công việc Công tác văn thư phải đảm bảo số nguyên tắc sau: Tất văn đi, văn đến quan, tổ chức, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác, phải quản lý tập trung, thống văn thư quan, tổ chức Văn đi, văn đến thuộc ngày phải đăng ký, phát hành chuyển giao ngày, chậm ngày làm việc Văn đến có đóng dấu độ khẩn: “Hoả tốc” (kể “Hoả tốc” hẹn giờ), “Thượng khẩn” “Khẩn” (sau gọi chung văn khẩn) phải đăng ký, trình chuyển giao sau nhận Văn khẩn cần hoàn thành thủ tục phát hành chuyển phát sau văn ký Văn bản, tài liệu mang bí mật nhà nước (sau gọi tắt văn mật) đăng ký, quản lý theo quy định pháp luật hành bảo vệ bí mật nhà nước, v.v 2.4 Nguyên nhân dẫn đến tình Số lượng văn xử lý nhiều, công tác văn thư phân tán, dẫn đến việc thu thập, xếp, bảo quản tài liệu lưu trữ khó khăn Điều phần lượng văn bản, tài liệu rời lẻ chưa lập hồ sơ nhiều tồn đọng từ năm trước Một phần kho lưu trữ chưa đạt yêu cầu; trình tổ chức xếp sử dụng tài liệu lưu trữ hạn chế định; bên cạch đó, nguyên nhân quan trọng ý thức trách nhiệm công tác văn thư, lưu trữ đại phận cán công chức hạn chế, thiếu tính cầu thị, bảo thủ, trì trệ; làm việc theo thói quen Thực trạng dẫn đến phải tốn khoản kinh phí lớn cho việc chỉnh lý lượng tài liệu thời gian tới Nhìn chung, nguyên nhân dẫn đến tình chưa triển khai sở hạ tầng tin học công tác văn thư Việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư, lưu trữ chưa thực Thói quen làm việc thủ công công tác văn thư phổ biến nên công tác văn thư chưa đại hiệu 2.5 Hậu tình Không tận dụng sở hạ tầng có để triển khai tin học hóa công tác văn thư Chưa ứng dụng công nghệ, phương tiện tiên tiến công nghệ thông tin công tác văn thư Các hoạt động, nghiệp vụ văn thư tiến hành phổ thông nên hiệu quả, nhiều thời gian công sức III XỬ LÝ TÌNH HUỐNG 3.1 Mục tiêu xử lý tình Nhằm tìm nguyên nhân số giải pháp để nâng cao chất lượng khắc phục khó khăn bất cập công tác công tác văn thư, lưu trữ Từng bước hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ để phục vụ tốt việc đạo, điều hành đáp ứng yêu cầu cải cách hành giai đoạn Đảm bảo thực có nề nếp, hiệu việc hình thành, bảo vệ, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tổ chức, quan, đơn vị xã hội Cụ thể, tình giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư Ban yếu phủ nhằm mục tiêu sau:  Tận dụng sở hạ tầng có  Cải tiến triển khai hệ thống quản lý văn thư Ban yếu  Từng bước cải cách, nâng cao chất lượng tác nghiệp quản lý văn thư 3.2 Đề xuất phương án, chọn phương án tối ưu Để giải tình quản lý văn thư thủ công này, tác giả đề xuất giải pháp ứng dụng phần mềm quản lý văn thư cho phép số hóa, tin học hóa văn nghiệp vụ quản lý văn thư Tuy nhiên, có nhiều phần mềm hỗ trợ công tác quản lý văn thư Nội dung phần tổng hợp phần mềm quản lý văn thư tiêu biểu lựa chọn phần mềm quản lý văn thư tối ưu cho Ban yếu phủ i Tổng hợp phần mềm quản lý văn thư Phần mềm quản lý văn thư tác nghiệp eDoc Quản lý theo dõi hệ thống văn đi, văn đến, văn nội qua hệ thống phần mềm Khắc phục tình trạng khó kiểm soát văn đâu, trình sử dụng chúng nào? Những lưu giữ Số hóa văn đến, văn đi, văn nội vào máy tính qua hệ thống phần mềm giúp lưu trữ văn 10 cách khoa học, thuận tiện cho việc tra cứu, tìm kiếm văn Dễ dàng quản lý loại giấy tờ công văn Tránh sai sót phát sinh Phân phối, luân chuyển văn phòng, ban, phận thực qua phần mềm, giúp giảm thiểu công sức tăng hiệu công việc văn thư Lưu vết trình luân chuyển, xử lý văn đồng thời biết nơi lưu trữ văn gốc Tìm kiếm, tra cứu nhanh chóng kịp thời văn có yêu cầu Theo dõi, kiểm soát tình trạng công văn gửi Lập thống kê báo cáo xác; Tổng hợp, thống kê văn đi, văn đến, văn nội theo nhiều tiêu chí, mẫu báo cáo, thống kê thiết kế theo tiêu chuẩn ngành văn thư – lưu trữ Phần mềm CloudOffice Phần mềm CloudOffice cho phép người quản lý phân loại hồ sơ tài liệu theo chủ đề, nhóm lĩnh vực quản lý khác nhau, định nghĩa thuộc tính cho chủ đề tài liệu giúp quản lý tài liệu đa dạng linh hoạt Các hồ sơ phần mềm tổ chức xếp quản lý theo năm cụ thể Vì dễ dàng tìm kiếm hồ sơ kiện theo năm theo trạng thái hồ sơ như: hồ sơ kiện theo dõi thời điểm nay, hồ sơ kiện đóng lại khứ Phần mềm CloudOffice cho phép lưu trữ hồ sơ, tài liệu dùng chung cho đơn vị nhóm người dùng Các tài liệu lưu trữ phần mềm, biểu mẫu, ấn chỉ, tài liệu hình ảnh, âm thanh, video… Chức áp dụng hiệu trường hợp quan định thành lập tổ thực nhiệm vụ Để thành viên tổ thực nhiệm vụ tốt, tổ trưởng khởi tạo nhóm tài liệu để thành viên tổ chia sẻ với Hoặc trường hợp quan thực triển khai nhiệm vụ tài liệu nhiệm vụ chia sẻ để người liên quan truy cập 11 Phần mềm CloudOffice cho phép quản lý hồ sơ kiện Các kiện quản lý thành hồ sơ theo dõi diễn tiến từ lúc bắt đầu kết thúc kiện Chức áp dụng hiệu trường hợp quản lý hồ sơ khiếu nại tố cáo, hồ sơ vi phạm, hồ sơ triển khai dự án, triển khai hợp đồng Chúng ta dễ dàng tìm kiếm lại hồ sơ kiện để theo dõi tiếp tục cập nhận nội dung, vấn đề kiện Phần mềm CloudOffice cho phép quản lý loại tài liêu đặc thù theo dõi đánh dấu kết thực Đặc biệt, phần mềm có chức cảnh báo tài liệu hết hạn áp dụng số tài liệu có hạn quản lý theo dõi Hợp đồng, Dự án… Có thể nói, phần mềm CloudOffice xây dựng tính quản lý hồ sơ tài liệu cách khoa học, chặt trẽ Cho phép nhà quản lý có nhiều phương án tổ chức lưu trữ hồ sơ tài liệu phù hợp cho đơn vị Toàn tài nguyên hồ sơ, liệu đơn vị điện tử hóa để lưu trữ máy chủ sở liệu cách an toàn, bảo mật, đại lâu dài Ngoài ra, số phần mềm tác nghiệp văn thư như:  Phần mềm quản lý văn thư AWAS  ii Phần mềm eDMS Lựa chọn phương án tối ưu Phương án tối ưu lựa chọn phần mềm quản lý văn thư CloudOffice lợi ích sau: Đối với cấp lãnh đạo: Giảm công sức tiết kiệm thời gian công việc; thị điều hành nhanh chóng, kịp thời; theo dõi xử lý kịp thời tình trạng thị ban ra; nhận công văn phê duyệt dễ dàng; quản lý thông tin quan; tránh sai sót phát sinh, v.v Đối với phận văn thư: Khắc phục tình trạng khó kiểm soát văn đâu, trình sử dụng chúng nào? Những lưu giữ?Dễ 12 dàng quản lý loại giấy tờ công văn; nhanh chóng lập loại công văn, giấy tờ trình xin ý kiến lãnh đạo; theo dõi, kiểm soát tình trạng công văn gửi đi; lập thống kê báo cáo xác;tránh sai sót phát sinh, v.v Đối với toàn thể cán nhân viên Ban yếu: Nhận thị, công văn cách nhanh chóng; phản hồi lại ý kiến cách thuận tiện; tiết kiệm chi phí văn phòng, giảm nhầm lẫn; người sử dụng dễ dàng làm việc, xếp quản lý công việc mình; tiện ích kèm giúp nâng cao hiệu công việc; tránh sai sót phát sinh, v.v 3.3 Các giải pháp thực phương án lựa chọn Nội dung phần trình bày giải pháp triển khai phương pháp tối ưu lựa chọn Sau lựa chọn phần mềm quản lý văn thư Mục 3.2, phần trình bày giải pháp triển khai phần mềm Ban yếu Tiến hành cụ thể theo bước sau:  Thành lập đội dự án triển khai hệ thống quản lý văn thư Ban yếu  Trung tâm CNTT phụ trách cải tiến sở hạ tầng mạng nội bộ, kết nối internet cho phù hợp với hoạt động, nghiệp vụ văn thư  Trung tâm CNTT kết hợp với Bộ phận văn thư phụ trách triển khai hệ thống  Bộ phận văn thư tiến hành thử nghiệm kết hợp với trung tâm CNTT chỉnh sửa, cải tiến  Hướng dẫn nghiệp vụ hệ thống cho toàn thể cán bộ, nhân viên Ban yếu  Vận hành hệ thống Phần mềm quản lý văn thư có số giao diện sử dụng Hình (Giao diện nhận công văn), Hình (Quản lý công văn điều hành) 13 Hình 1: Giao diện Nhận công văn Hình 2: Giao diện quản lý công văn điều hành 14 IV KIẾN NGHỊ 4.1 Kiến nghị với quan Đảng, Nhà nước Vấn đề đại hóa hoạt động, nghiệp vụ văn thư quan Đảng, Nhà nước số hóa, tin học hóa, v.v dựa hạ tầng công nghệ thông tin có tính cấp thiết, có vai trò quan trọng cần triển khai 4.2 Kiến nghị với quan quản lý cấp Tận dụng sở hạ tầng mạng nội kết nối internet để triển khai hệ thống quản lý văn thư Tiến hành số hóa tin học hóa hoạt động nghiệp vụ quản lý văn thư toàn Ban Chuyển đổi thói quen thủ công, truyền thống sang thói quen sử dụng hạ tầng công nghệ, phương tiện hỗ trợ đại công tác văn thư cho toàn thể cán bộ, nhân viên Ban yếu 15 V KẾT LUẬN Công tác văn thư đóng vai trò quan trọng, hỗ trợ điều phối hoạt động quan, tổ chức nhà nước Nhiều quan Đảng, Nhà nước tổ chức xã hội quản lý, tác nghiệp thủ công, chậm trễ đạt hiệu không cao Chưa ứng dụng khoa học, công nghệ phương tiện đại vào quản lý, tác nghiệp văn thư Với sở hạ tầng công nghệ thông tin Ban yếu phủ hoàn toàn thực số hóa, tin học hóa công tác văn thư Việc triển khai hệ thống phần mềm tác nghiệp văn thư Ban yếu phủ cần thiết khả thi 16 MỤC LỤC MỞ ĐẦU I NỘI DUNG TÌNH HUỐNG 1.1 Hoàn cảnh xuất tình 1.2 Mô tả tình II PHÂN TÍCH TÌNH HUỐNG 2.1 Mục tiêu phân tích tình 2.2 Cơ sở lý luận 2.3 Phân tích diễn biến tình 2.4 Nguyên nhân dẫn đến tình 2.5 Hậu tình III XỬ LÝ TÌNH HUỐNG 10 3.1 Mục tiêu xử lý tình 10 3.2 Đề xuất phương án, chọn phương án tối ưu 10 3.3 Các giải pháp thực phương án lựa chọn 13 IV KIẾN NGHỊ 15 4.1 Kiến nghị với quan Đảng, Nhà nước 15 4.2 Kiến nghị với quan quản lý cấp 15 V KẾT LUẬN 16 MỤC LỤC 17 17