QUY TRÌNH TỔ CHỨC KHAI THÁC TÀU CHUYẾN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN HÀNG HẢI HOÀNG GIA VÀ CHI PHÍ THUÊ VẬN CHUYỂN HÀNG HÓA BẰNG TÀU CHUYẾN.

Nhận thức được vai trò vô cùng to lớn của việc quản lý và khai thác tàu biển, nên em đã lựa chọn đề tài thực tập ‘‘ Quy trình tổ chức khai thác tàu chuyến của công ty cổphần hàng hải Hoà

MỤC LỤC

DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU 4

DANH MỤC CÁC HÌNH 4

LỜI MỞ ĐẦU 5

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ QUY TRÌNH TỔ CHỨC KHAI THÁC TÀU CHUYẾN VÀ CHI PHÍ THUÊ VẬN CHUYỂN 6

1.1 Cơ sở lý thuyết của quy trình tổ chức khai thác tàu chuyến 6

1.2 Chi phí thuê vận chuyển hàng hóa bằng tàu chuyến 8

CHƯƠNG 2: QUY TRÌNH TỔ CHỨC KHAI THÁC TÀU CHUYẾN CỦA CÔNG TY VÀ CHI PHÍ THUÊ VẬN CHUYỂN HÀNG HÓA BẰNG TÀU CHUYẾN 10

2.1 Thông tin công ty 10

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty 10

2.1.2 Lĩnh vực kinh doanh 11

2.1.3 Cơ cấu tổ chức và nguồn vốn 12

2.1.4 Nhân lực 15

2.1.5 Cơ sở vật chất 16

2.1.6 Đội tàu của công ty và các hình thức khai thác 17

2.1.7 Hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty 18

2.2 Quy trình tổ chức khai thác tàu chuyến tại công ty 20

2.2.1 Chào tàu và tiếp nhận yêu cầu của người thuê tàu 21

2.2.2 Xem xét yêu cầu 23

2.2.3 Đàm phán, thương thảo hợp đồng 24

2.2.4 Soạn thảo, ký hợp đồng 24

2.2.5 Thực hiện hợp đồng 25

2.2.6 Điều chỉnh, gia hạn hợp đồng 30

2.2.7 Kết thúc, thanh lý hợp đồng 31

2.2.8 Lưu giữ hồ sơ 31

2.3 Chi phí thuê vận chuyển hàng hóa bằng tàu chuyến 31

2.3.1 Đối với hợp đồng phương thức FIOST 31

2.3.2 Đối với phương thức FI/FO 32

2.4 Nhận xét đánh giá quy trình 33

CHƯƠNG 3: ĐÁNH GIÁ VÀ KIẾN NGHỊ 35

3.1 Điểm mạnh 35

3.2 Điểm yếu 35

3.3 Cơ hội 36

3.4 Thách thức 38

3.5 Phương hướng đề xuất 39

KẾT LUẬN 41

TÀI LIỆU THAM KHẢO 42

PHỤ LỤC 43

PHỤ LỤC 1: ĐƠN CHÀO TÀU 43

PHỤ LỤC 2: PHÂN TÍCH HIỆU QUẢ KINH TẾ KHAI THÁC TÀU 45

PHỤ LỤC 3: HỢP ĐỒNG THUÊ TÀU 48

PHỤ LỤC 4: ĐƠN ĐẶT HÀNG DẦU 50

PHỤ LỤC 5: CAM KẾT CẤP DẦU 51

PHỤ LỤC 6: THƯ CHỈ ĐỊNH ĐẠI LÝ 52

PHỤ LỤC 7: VẬN ĐƠN ĐƯỜNG BIỂN 53

PHỤ LỤC 8: PHIẾU VẬN CHUYỂN 54

PHỤ LỤC 9: YÊU CẦU CHUYỂN CƯỚC 55

PHỤ LỤC 10: HÓA ĐƠN THU CƯỚC 56

PHỤ LỤC 11: THÔNG BÁO TÀU ĐẾN 57

PHỤ LỤC 12: THÔNG BÁO SẴN SÀNG DỠ HÀNG 58

PHỤ LỤC 13: LỆNH GIAO HÀNG 59

PHỤ LỤC 14: BẢNG KÊ KHAI QUÁ TRÌNH LÀM HÀNG 60

PHỤC LỤC 15: BẢNG ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ CHUYẾN ĐI 61

DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU

2.4 Tình hình tài sản cố định của công ty đến ngày 31/12/ 2014 132.5 Đội tàu của công ty cổ phần Hàng hải Hoàng Gia năm 2014 13

DANH MỤC CÁC HÌNH

LỜI MỞ ĐẦU

Vận tải biển là ngành đóng vai trò hết sức quan trọng đối với kinh tế Thế giớihiện nay Do có đặc điểm là chi phí đầu tư xây dựng tuyến đường hành hải thấp màkhối lượng hàng hóa vận chuyển được nhiều và đa dạng chủng loại, kích cỡ, nên ngàynay vận tải biển đảm đương khoảng 90% các hoạt động thương mại trên toàn thế giới,

sở hữu hàng triệu thuyền viên và lực lượng hùng hậu các đội tàu buôn đăng kí quốctịch tại hơn 150 quốc gia

Hiện nay vận tải biển đã trở thành ngành then chốt của nền kinh tế toàn cầu Nhắcđến vận tải biển chúng ta không thể không nhắc đến vai trò của các nhà tổ chức quản lý

và khai thác tàu biển Họ là những người đưa ra cách thức tổ chức để vận chuyển cácchuyến hàng bằng đường biển sao cho tiết kiệm chi phí mà hiệu quả đạt được là tối ưunhất

Nhận thức được vai trò vô cùng to lớn của việc quản lý và khai thác tàu biển, nên

em đã lựa chọn đề tài thực tập ‘‘ Quy trình tổ chức khai thác tàu chuyến của công ty cổphần hàng hải Hoàng Gia và chi phí thuê vận chuyển hàng hóa bằng tàu chuyến’’ Báocáo của em gồm ba chương:

Chương 1: Cơ sở lý thuyết về quy trình tổ chức khai thác tàu chuyến và chi phíthuê vận chuyển hàng hóa bằng tàu chuyến

Chương 2: Quy trình tổ chức khai thác tàu chuyến của công ty và chi phí thuê vậnchuyển hàng hóa bằng tàu chuyến

Chương 3: Đánh giá và kiến nghị

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ QUY TRÌNH TỔ CHỨC KHAI THÁC TÀU CHUYẾN VÀ CHI PHÍ THUÊ VẬN

CHUYỂN.

1.1 Cơ sở lý thuyết của quy trình tổ chức khai thác tàu chuyến.

Theo giáo trình Logistics Vận tải, PGS.TS Nguyễn Thanh Thủy (chủ biên) vàCN.Nguyễn Thị Nha Trang, 2015, trang 6;7;9 Ta có cơ sở lý thuyết về quy trình tổchức khai thác tàu chuyến như sau:

Bước 1: Chào hàng

Người vận chuyển nhận đơn chào hàng (Cargo offer) thể hiện tóm tắt những nộidung chính từ người thuê vận chuyển: tên hàng, bao bì đóng gói, số lượng hàng, hànhtrình của hàng (có thể thông qua môi giới)

Bước 2: Chào tàu

Người vận chuyển chào tàu tới người thuê vận chuyển (có thể thông qua môigiới)

Nội dung đơn chào tàu gồm có: Tên, địa chỉ hãng tàu; tên và đặc điểm con tàu;khối lượng và tính chất loại hàng; cảng bến xếp/ dỡ; cước phí và điều kiện thanh toán;các điều khoản khác (Mẫu hợp đồng thuê tàu, hoa hồng đại lý, chỉ định đại lý tàu…)Chào tàu của chủ tàu có 3 dạng:

Chào tàu cố định (Firm offer);

Chào tàu không cố định (Prospective offer);

Chào tàu có điều kiện (offer subject to…);

Bước 3: Xác nhận chào tàu hay giai đoạn đàm phán

Người thuê nghiên cứu đơn chào tàu và trả lời bằng nhiều cách:

Chấp nhận thuê hoàn toàn theo đơn chào tàu

Từ chối hoàn toàn không mặc cả

Từ chối đơn chào tàu và chào lại

Người thuê tàu và người cho thuê sẽ liên tục xác nhận và sửa đổi các điều khoản

do người thuê đưa ra cho đến khi hai bên hoàn toàn đi đến thống nhất các điều khoản

Bước 4: Ký kết hợp đồng thuê tàu (C/P)

- Giai đoạn thứ nhất: Sau khi người thuê tàu đồng ý về nội dung điều khoản trongthư xác nhận chào tàu cuối cùng của người cho thuê, giai đoạn đàm phán sẽ kết thúcbằng một thỏa thuận không chính thức Các bên tổng hợp và xác nhận lại các vấn đề đãthỏa thuận

- Giai đoạn thứ hai: Giai đoạn soạn thảo và ký kết hợp đồng

Các bên sẽ tiến hành ký kết hợp đồng vận chuyển ở dạng sơ bộ hoặc đầy đủ Hợpđồng thuê tàu sẽ bao gồm các điều khoản mà hai bên đã điều chỉnh và thống nhất trongquá trình đàm phán

Một điều cần lưu ý là những điều khoản còn lại sau khi hai bên đã nhất trí nhữngđiều khoản chính về hàng, cước, cảng xếp dỡ, mức xếp dỡ, mẫu C/P …phải được hoàntất trước thời hạn ghi trong đơn chào tàu và trước khi tàu chở hàng được cố định

Việc ký kết hợp đồng giữa người thuê tàu và người cho thuê có thể được thựchiện thông qua người môi giới

Bước 5: Thực hiện hợp đồng

Để hoàn thành thực hiện hợp đồng vận tải tàu chuyến đã ký, người khai thác tàu(người cho thuê tàu) phải triển khai các công việc chính sau đây:

Chỉ định đại lý phục vụ tàu tại các cảng;

Lập bảng hướng dẫn chuyến đi;

Thông báo tàu đến (NOA) tại cảng xếp và dỡ;

Trao thông báo sẵn sàng (NOR);

Nhận hàng để chở;

Cấp vận đơn đường biển (Issue B/L) tại cảng xếp cho người vận chuyển;

Lập bản lược khai hàng hóa (Cargo Manifet) tại cảng xếp/ dỡ;

Cấp lệnh giao hàng (D/O) tại cảng dỡ và trả hàng cho người nhận;

Quyết toàn chuyến đi (các biên bản liên quan đến tàu và hàng);

Lập hóa đơn thu cước (Freight Invoice).

Bước 6: Thanh lý hợp đồng

Sau khi kết thúc việc dỡ trả hàng các bên sẽ tiến hàng thanh lý hợp đồng.Việcthanh lý hợp đồng có thể thực hiện bằng cách gặp gỡ trao đổi trực tiếp hoặc quy định

tự động kết thúc sau một số ngày nhất định kể từ khi kết thúc việc dỡ trả hàng

Từ các cơ sở lý thuyết trên Ta có sơ đồ các bước tổ chức và khai thác tàu chuyếnnhư sau:

Bước 4:

Ký kết hợpđồng

Hình 1.1:

Sơ đồ các bước tổ

Chi phí thuê vận chuyển hàng hóa bằng tàu chuyến thì ngoài khoản chi phíchính là cước phí thuê tàu Tùy theo điều kiện thuê tàu được thỏa thuận trong hợp đồng

mà người thuê tàu sẽ phải chịu các phụ phí khác liên quan đến việc xếp dỡ hàng hóa ởhai đầu bến

Trong hợp đồng thuê tàu chuyến chi phí xếp dỡ hàng hóa thường được quy địnhtheo các phương thức như sau:

Theo điều kiện miễn xếp hàng FI (Free in): Theo cách quy định này người thuêtàu chịu trách nhiệm và chi phí xếp hàng lên tàu ở cảng xếp hàng; người vận chuyểnchịu trách nhiệm và chi phí dỡ hàng ở cảng dỡ hàng Điều kiện này tương đương vớiđiều kiện FILO (Free in Liner out)

Theo điều kiện miễn dỡ hàng FO (Free out): Theo cách quy định này, người thuêtàu chịu trách nhiệm và chi phí dỡ hàng khỏi tàu ở cảng dỡ hàng; người vận chuyểnphải chịu trách nhiệm và chi phí xếp hàng lên tàu ở cảng xếp hàng Điều kiện nàytương đương với điều kiện FOLI (Free out Liner in)

Theo điều kiện miễn xếp dỡ hàng FIO (Free in and out): Theo cách quy định này,người thuê tàu phải chịu trách nhiệm và chi phí xếp hàng lên tàu và dỡ hàng khỏi tàu.Điều kiện FIO không nói rõ người vận chuyển có được miễn phí sắp xếphàng (Stowage), san cào hàng (Trimming) trong hầm tàu hay không, vì vậy tốt nhất cầnghi rõ FIOST (Free in and out, stowed and trimmed): miễn chi phí và trách nhiệm xếp,

dỡ hàng cũng như sắp xếp và san trải hàng

Theo điều kiện Full Liner Term : Với điều kiện này thì chủ tàu sẽ chịu tráchnhiệm và chi phí xếp dỡ hàng hoá cho cả hai đầu bên

CHƯƠNG 2: QUY TRÌNH TỔ CHỨC KHAI THÁC TÀU CHUYẾN CỦA CÔNG TY VÀ CHI PHÍ THUÊ VẬN CHUYỂN

HÀNG HÓA BẰNG TÀU CHUYẾN.

2.1 Thông tin công ty.

Theo nguồn thông tin tài liệu từ công ty cổ phần Hàng hải Hoàng Gia (2014), ta

có một số thông tin như sau về công ty

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty.

Tên tiếng việt: CÔNG TY CỔ PHẦN HÀNG HẢI HOÀNG GIA

Tên tiếng anh: ROYAL MARITIME JOINT STOCK COMPANY

Từ khi thành lập đến nay, công ty không ngừng nỗ lực đầu tư mở rộng và pháttriển Công ty đã xây dựng hoàn thiện hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO

9001 – 2000 và hoạt động ngày càng hiệu quả Từ ngày 21/06/2013 công ty cổ phầnHàng hải Hoàng Gia chính thức mở thêm chi nhánh tại số 4 Trần Trọng Cung, PhườngTân Thuận Đông, Quận 7, Tp Hồ Chí Minh Và dự kiến sẽ mở thêm chi nhánh mới tại

Đà Nẵng vào năm 2015 Với đội ngũ tàu vận tải bao gồm 4 tàu 5.600 DWT, 2 tàu2.300 DWT, dự kiến sẽ đưa thêm 1 tàu 13.500 DWT, 1 tàu 7.600 DWT, 1 tàu3.700DWT đang gấp rút hoàn thiện tại nhà máy công ty mẹ chuyên chạy tuyến ĐôngNam Á, Ấn Độ, Trung Quốc; cùng đội thủy thủ kinh nghiệm và hệ thống nhân viêngiao dịch nhiệt tình, kiến thức chuyên môn về tàu biển vững chắc Với đội ngũ nhân sựgiàu kinh nghiệm, kỹ năng nghiệp vụ vững vàng, tinh thần trách nhiệm cao và khôngngừng nỗ lực mang đến cho khách hàng dịch vụ vận tải chất lượng, chuyên nghiệp và

uy tín

Công ty đã thiết lập, thực hiện, duy trì, vận hành có hiệu quả Hệ thống Quản lý

An toàn-Chất lượng và Môi trường, Công ước về lao động hàng hải MLC 2006,thường xuyên chú trọng bổ sung, cải tiến nâng cao hiệu lực của hệ thống theo các yêucầu của Bộ luật Quản lý An toàn Quốc tế (ISM Code) và các yêu cầu khác của chínhquyền Hàng hải cũng như của Cục Đăng kiểm Việt Nam

3

Bán buôn máy móc, thiết bị và phụ tùng máy khác

Chi tiết: Bán buôn máy thủy, bán buôn thiết bị cầu, cổng trục

phục vụ nâng hạ; bán buôn vật tư và trang thiết bị hàng hải

4659

4 Bán mô tô, xe máy 4541

9 Bán buôn kim loại và quặng kim loại

Chi tiết: Bán buôn sắt, thép, tôn, kim loại

4662

10 Bán buôn vật liệu, thiết bị lắp đặt khác trong xây dựng

14 Vận tải hành khách đường bộ khác

Chi tiết: Vận tải hành khách bằng xe khách nội tỉnh, liên tỉnh 4932

(Nguồn: Phòng Kế toán - Công ty cổ phần Hàng hải Hoàng Gia)

2.1.3 Cơ cấu tổ chức và nguồn vốn

2.1.3.2 Bộ máy tổ chức hoạt động của công ty

Theo nguồn thông tin tài liệu từ công ty cổ phần Hàng hải Hoàng Gia (2014), ta

có cơ cấu bộ máy tổ chức hoạt động và chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban trong

công ty như sau:

Giám đốc công ty: Trực tiếp điều hành mọi hoạt động của công ty, cả ở trên bờ và

dưới tàu Giám đốc là người đưa ra quyết định cuối cùng để đảm bảo an toàn cho con

người, tàu, và môi trường

[Type a quote from the document or the summary of an interesting point You can position the text box anywhere in the document Use the Drawing Tools tab to change the formatting of the pull quote text box.]

Phòng khai thác:

Trưởng phòng khai thác chịu trách nhiệm:

Giúp đỡ tàu mọi yêu cầu cần thiết về các hợp đồng mà tàu phải tuân theo

Tổ chức kinh doanh các tàu trực tiếp khai thác

Quản lý và chỉ đạo công tác bốc xếp hàng tại cảng

Trợ giúp tàu trong quá trình hành hải như cung cấp các thông tin về thời tiết,luồng lạch, bến cảng, đại lý Cung cấp cho tàu lương thực thực phẩm và thuốc y tế

Duy trì thông tin liên lạc giữa công ty với tàu

Các cán bộ thực hiện theo nhiệm vụ phân công cụ thể của trưởng phòng

Phòng pháp chế:

Giúp đỡ tàu mọi yêu cầu cần thiết về các hợp đồng mà phòng khai thác đã thựchiện

Tham gia, đóng góp các ý kiến về pháp luật, luật pháp tại các cảng tàu sẽ tới

Cung cấp cho tàu những bộ luật, chỉ dẫn, hải đồ, án phẩm hàng hải, sổ tayhướng dẫn, sách tham khảo và sổ ghi chép theo yêu cầu

Thực hiện công tác pháp chế, an toàn hàng hải

Tham mưu công tác đăng kiểm

Bảo đảm các hồ sơ, tài liệu liên quan đến trang thiết bị, sửa chữa, hoán cải củađội tàu phải sẵn có và được cập nhật kịp thời nhằm phục vụ cho việc quản lý kỹ thuậthiệu quả cho đội tàu

Đội ứng phó sự cố:

Giám đốc sẽ quyết định thành lập đội ứng cứu sự cố trong trường hợp có bất trắcxảy ra trên biển

Thuyền trưởng các tàu:

Quyền và trách nhiệm của thuyền trưởng

Hiểu thấu đáo hệ thống quản lý của công ty

Thực hiện và duy trì chính sách An toàn và Bảo vệ Môi trường của công ty

Thúc đẩy thuyền viên tuân thủ chính sách An toàn và Bảo vệ Môi trường

Đưa ra các mệnh lệnh và các chỉ dẫn phù hợp một cách rõ ràng và đơn giản

Kiểm tra xác nhận rằng các yêu cầu đề ra đã được tuân thủ

Soát xét lại hoạt động khai thác và báo cáo khiếm khuyết cho công ty

Giữ các giấy chứng nhận, giấy tờ chính thức và các tài liệu quan trọng Chịutrách nhiệm mang các tài liệu quan trọng liên quan khi phải bỏ tàu

Thuyền trưởng chỉ được rời tàu khi đã bàn giao trách nhiệm cho thuyền phónhất hoặc khi có thuyền trưởng khác được công ty chỉ định xuống thay

Bảng 2.2 Số lượng và cơ cấu lao động phân theo giới tính

Giới tính

Số lượng (Người)

Tỷ trọng (%)

Số lượng (Người)

Tỷ trọng (%) Giới tính

(Nguồn: Phòng nhân sự thuyền viên – Công ty CP Hàng Hải Hoàng Gia)

Từ bảng 2.3 dưới đây ta thấy trình độ đại học, cao đẳng của lao động trong công

ty chiếm tỷ lệ cao nhất là 66,1 % Điểu này cho thấy trình độ đào tạo ngày càng đượcnâng cao Đa số có tinh thần cầu tiến, tự giác tham gia học tập để nâng cao trình độ,hướng phát triển như vậy nhìn chung phù hợp với đặc thù ngành

Bảng 2.3 Cơ cấu lao động phân theo trình độ

Số lượng (Người)

Tỷ trọng (%)

Số lượng (Người)

Tỷ trọng (%)

Bảng 2.4 Tình hình tài sản cố định của công ty đến ngày 31/ 12/ 2014

(Nguồn: Phòng kế toán-Công ty cổ phần Hàng hải Hoàng Gia)

2.1.6 Đội tàu của công ty và các hình thức khai thác

2.1.6.1 Đặc điểm

Ngay từ ngày đầu thành lập công ty mới chỉ có 01 tàu mang tên ROYAL 18 vớitrọng tài toàn phần 5.610 DWT Đến năm 2014 đội tàu của công ty cổ phần Hàng hảiHoàng Gia đã đạt số lượng 06 chiếc với các cỡ tàu từ 2.300 DWT đến 5.600 DWT gópphần không nhỏ vào sự phát triển của ngành vận tải biển nói riêng và nền kinh tế củaViệt Nam nói chung

Bảng 2.5 Đội tàu của công ty Cổ phần Hàng hải Hoàng Gia

STT Tên tàu Loại tàu Năm/ nơi đóng Trọng tải

(DWT)

Hình thức đầu tư

(Nguồn: Phòng Khai thác – Công ty CP Hàng Hải Hoàng Gia)

Nhìn vào bảng đội tàu của công ty cổ phần Hàng hải Hoàng Gia thấy rằng đội tàu

có trọng tải nhỏ, tuổi còn khá trẻ, hầu hết các tàu được đóng mới tại Việt Nam từ năm

2010 Các loại tàu nhỏ nhưng có tính cơ động cao nhằm đáp ứng nhu cầu vận chuyển

hàng hóa giữa các nước trong khu vực Đông Nam Á, Nam Trung Quốc và khu vực ẤnĐộ.

Đây là loại tàu hàng khô tổng hợp khá đa dụng, một số tàu có cẩu, mớn nước thấpnên có thể vào sâu trong các cảng mà không cần chuyển tải Loại tàu này cũng rất phùhợp với các loại hàng bao, hàng nông sản vận chuyển có cự ly gần hoặc trung bình, cácloại hàng thiết bị, hàng bách hóa không chuyên tuyến và khối lượng hàng thường nhỏ

2.1.6.2 Các hình thức khai thác đội tàu.

Hiện nay công ty cổ phần Hàng hải Hoàng Gia vẫn áp dụng hình thức khai tháctrực tiếp giúp cho công ty có thể chủ động trong việc tìm kiếm nguồn hàng cũng nhưđiều động tàu và quản lý các chi phí, đảm bảo công tác bảo quản, bảo dưỡng tàu định

kỳ và thuận lợi

Với đội tàu trọng tải nhỏ và có tính cơ động cao, công ty chú trọng vào hìnhthức khai thác tàu chuyến đảm bảo tàu luôn luôn có hàng và đáp ứng được nhu cầu vậnchuyển các lô hàng nhỏ lẻ có xu hướng đi vào sâu trong các cảng nội địa để giảm giáthành chuyển tải

2.1.7 Hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty

Doanh thu.

Trong 3 năm từ 2012 đến 2014, doanh thu của dịch vụ vận tải chiếm chủ yếutrong doanh thu của toàn công ty do kinh doanh vận tải biển vẫn là lĩnh vực chủ yếu

Mặc dù trong thời kỳ khó khăn của thị trường vận tải nhưng doanh thu của công

ty đều tăng qua mỗi năm Mức tăng doanh thu của từng năm có nguyên nhân do đội tàutăng về mặt số lượng và phát triển, mở rộng thêm nghành nghề kinh doanh của công ty

Chi phí.

Nhìn chung, chi phí của công ty tăng theo tỷ lệ của doanh thu Nguyên nhân củaviệc tăng chi phí do việc đưa thêm các tàu mới vào hoạt động làm tăng chi phí của hoạtđộng vận tải Các chi phí cho việc kinh doanh máy móc thiết bị cũng còn cao do công tymới tham gia vào hoạt động này

Lợi nhuận

Năm 2012, công ty chỉ tập trung vào hoạt động vận tải và đạt được lợi nhuậnchiếm 100% lợi nhuận từ hoạt động này Sang năm 2013 kinh doanh thêm máy mócthiết bị tuy nhiên lợi nhuận cho lĩnh vực này không cao.

Năm 2014, lợi nhuận từ hoạt động vận tải có chiều hướng giảm do đội tàu hoạtđộng không hiệu quả Tuy nhiên lợi nhuận của hoạt động kinh doanh máy móc thiết bịlại tăng

Bảng 2.6 Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh chung của Công ty từ 2012-2014

2.2 Quy trình tổ chức khai thác tàu chuyến tại công ty.

Bước 8: Lưu giữ hồ

sơ

Bước 7: Kết thúc

thanh lý hợp đồng

Bước 5: Thực hiệnhợp đồng

Bước 1: Phòng khai thác tàu thực hiện

Bước 2: Phòng khai thác tàu thực hiện và xin ý kiến lãnh đạo công ty xem xétcho phép tiến hành thực hiện đàm phán với các phương án có tính khả thi cao.Bước 3: Phòng khai thác thực hiện và có trách nhiệm báo cáo quá trình đàmphán với lãnh đạo công ty

Bước 1: Chào tàu

và tiếp nhận yêu

cầu của khách

hàng

Bước 2: Xem xétyêu cầu

Bước 4: Soạn thảo

ký kết hợp đồng

Bước 4: Phòng khai thác tàu thực hiện soạn thảo hợp đồng và lãnh đạo công ty kýhợp đồng.

Bước 5: Phòng khai thác tàu phối hợp với phòng thuyền viên; phòng kỹ thuật;thuyền trưởng thực hiện

Bước 6: Phòng khai thác tàu thực hiện Mọi sửa đổi/điều chỉnh nội dung hợpđồng phải báo cáo Lãnh đạo Công ty xem xét, chấp thuận

Bước 7: Phòng khai thác tàu

Bước 8: Phòng khai thác tàu và phòng kế toán

Phòng khai thác tàu của công ty gồm 5 người:

- Hai người chuyên làm về nghiệp vụ thuê tàu, tìm hàng hóa cho tàu, đàm phán

và ký kết hợp đồng thuê tàu (Chartering)

- Ba người chuyên theo dõi tình hình tàu (Operation)

Hai bộ phận này thuộc phòng khai thác tàu làm việc độc lập nhưng có sự liênquan mật thiết với nhau Sau khi ký xong hợp đồng và đảm bảo tàu sẵn sàng hànhtrình, bộ phận Chartering sẽ chuyển hồ sơ cho bộ phận Operation theo dõi và thực hiệncác công việc tiếp theo của chuyến hàng

2.2.1 Chào tàu và tiếp nhận yêu cầu của người thuê tàu

2.2.1.1 Chào tàu

Chuyên viên thuê tàu (Chartering) gửi thông báo chào tàu (offer) cố định trựctiếp cho những khách hàng (người thuê tàu) có uy tín cũng như có quan hệ lâu dài vớicông ty qua email Việc chào tàu sẽ bao gồm nhiều đối tác cả trong và ngoài nước Nếucác khách hàng này không có nhu cầu sử dụng tàu hoặc có nhu cầu nhưng không phùhợp, chuyên viên thuê tàu sẽ đưa tàu ra thị trường thuê tàu chào tàu không cố địnhthông qua các nhà môi giới (Brokers) Phí hoa hồng môi giới thông thường 2,5% đến3,75% sẽ được trừ trực tiếp trên hóa đơn thanh toán cước thuê tàu Người môi giới sẽthu tiền từ phía người thuê tàu sau khi người thuê tàu đã trừ chi phí hoa hồng môi giớinày từ phía chủ tàu

Danh sách chào tàu gồm cả đội tàu Chào tàu được thực hiện tại thời điểm nhậnđược thông báo tàu đã dỡ xong hàng tại cảng dỡ.

- Nội dung bản chào tàu (offer) phải bao gồm các thông tin tối thiểu sau:

(xem phục lục 1)

 Tên tàu và địa điểm cảng nơi tàu đang neo đậu, thời gian giao tàu

 Số hiệu, năm đóng, quốc tịch của con tàu, bảo hiểm của tàu (P&I là: Protectionand Indemnity: Là bảo hiểm trách nhiệm dân sự chủ tàu Hội West of England làhội có nhiều đội tàu Việt Nam tham gia Hội này chia các rủi ro được bảo hiểmthành từng nhóm và các hội viên có thể tham gia các nhóm nếu thấy cần thiết.)

 Trọng tải (DWT/DWCC/GRT/NT): Trọng tải toàn bộ của tàu (hay còn gọi làsức chở của tàu: gồm tất cả mọi thứ trên tàu: máy móc, thuyền viên, hàng hóa)/Trọng lượng hàng hóa tàu chở được( tấn)/Dung tích đăng ký toàn phần (Dungtích toàn bộ các khoang chống khép kín trên tàu, tính từ boong tàu trên cùng trởxuống)/Dung tích đăng ký tịnh (toàn bộ các không gian dùng để chứa hànhkhách, hàng trên tàu)

 Kích thước (LOA/BEAM): Chiều dài/ Chiều rộng của tàu

Mớn nước (DRAFT): Mớn nước cao nhất của tàu khi đầy hàng

 Dung tích chứa hàng trong hầm hàng của tàu (CBM = m3); các thiết bị xếp dỡhàng trên tàu

 Diện tích và số hầm hàng (HOLD) và số miệng hầm hàng (HATCH)

- Các thông số trong bản chào tàu được xác định dựa trên:

 Bản thông số kỹ thuật tàu: được lập riêng cho từng tàu căn cứ trên bản vẽ, hồ sơ

kỹ thuật gốc khi đóng tàu, các điều chỉnh trong quá trình khai thác

 Báo cáo của Thuyền trưởng/Máy trưởng về tình trạng kỹ thuật của tàu

 Thời gian, địa điểm kết thúc hợp đồng/kế hoạch đang thực hiện

2.2.1.2 Tiếp nhận yêu cầu của Người thuê tàu

Chuyên viên thuê tàu (Chartering) có trách nhiệm tiếp nhận các thông tin hoặcthông tin phản hồi về các yêu cầu của khách hàng (trực tiếp hoặc qua môi giới).

Các yêu cầu của khách hàng có thể được thông báo qua điện thoại nhưng sau đóphải xác nhận bằng văn bản (fax; email) và gồm các thông tin sau:

 Tên khách hàng:

 Các yêu cầu về tàu: loại tàu; trọng tải; sức chở; cần cẩu; tốc độ; suất tiêu haonhiên liệu

 Laycan

 Địa điểm nhận tàu/ Cảng xếp, cảng dỡ

 Dự kiến tuyến vận chuyển, thời hạn thuê tàu, giá cước

 Và các điều khoản khác như phương thức thanh toán

2.2.2 Xem xét yêu cầu

Sau khi nhận được yêu cầu của khách hàng, chuyên viên thuê tàu (Chartering)xem xét đối chiếu sự phù hợp của các tàu chào thuê

Trường hợp tình trạng/khả năng của tàu chưa hoàn toàn thỏa mãn một số điểmtrong yêu cầu của khách hàng, liên lạc với khách hàng/người môi giới xem xét khảnăng điều chỉnh/thay đổi

Trường hợp các tàu chào thuê hoàn toàn không thỏa mãn yêu cầu của kháchhàng, có thể tạm dừng giao dịch tùy thuộc vào tình hình thực tế, các thông tin thịtrường nhận được và mối quan hệ với khách hàng

Với các phương án có tính khả thi cao, chuyên viên thuê tàu dự kiến kết quảkinh doanh; đánh giá mức độ rủi ro trên các mặt: uy tín kinh doanh của khách hàng;điều kiện hành hải; các luật lệ, quy định đặc biệt trong khu vực tàu hoạt động và trìnhLãnh đạo Công ty xem xét cho phép tiến hành đàm phán Nội dung của bảng phân tích

hiệu quả kinh tế gồm: (xem phụ lục 2).

 Thông tin chung của chuyến hàng: tên người thuê tàu; cảng đến/cảng đi; loạihàng và khối lượng hàng vận chuyển

 Thông tin về thời gian thực hiện chuyến đi: thời gian xếp/dỡ hàng; mức xếp dỡ;thời gian tàu chạy có/không hàng.

 Thông tin khác: Tên đại lý tại cảng xếp/dỡ; tên các nhà cung cấp nhiên liệu

 Tính tổng doanh thu thuần

 Tính tổng giá vốn công ty bỏ ra

 Tính lợi nhuận

2.2.3 Đàm phán, thương thảo hợp đồng

Được sự chấp thuận của lãnh đạo công ty, chuyên viên thuê tàu tiến hành đàmphán, thương lượng cụ thể các điều kiện hợp đồng cho đến khi đạt được thỏa thuậncuối cùng

Chuyên viên thuê tàu có trách nhiệm báo cáo quá trình đàm phán với lãnh đạocông ty

Để giảm bớt khối lượng thông tin cần trao đổi, quá trình đàm phán thường dựatrên các hợp đồng mẫu Loại hợp đồng mẫu do hai bên thỏa thuận Hợp đồng tàuchuyến mẫu thông dụng nhất hiện nay là hợp đồng Gencon

Không nên đồng thời tiến hành đàm phán với nhiều khách hàng khác nhau chocùng một tàu Trong trường hợp này, chỉ được phép tiến hành một cuộc đàm phán xácđịnh

Chủ tàu và người thuê đương nhiên có nghĩa vụ thực hiện các thỏa thuận sau khitoàn bộ các điều khoản đã được hai bên thống nhất và xác nhận loại bỏ các điều kiệnkhông phù hợp

Nội dung hợp đồng phải thể hiện chính xác toàn bộ những điều khoản hai bên

đã thỏa thuận, phù hợp với luật pháp và thông lệ quốc tế

Hợp đồng do Lãnh đạo/người được lãnh đạo ủy quyền của hai bên ký kết, và dochuyên viên thuê tàu lưu giữ trong hồ sơ thương vụ

Hợp đồng vận chuyển gồm những thông tin sau: (xem phụ lục 3)

- Thông tin của bên thuê vận chuyển và bên nhận vận chuyển: tên, địa chỉ, sốđiện thoại; tên và chức vụ của người đại diện; tài khoản của công ty; mã số thuế

- Nội dung thống nhất ký kết: Thông tin của tàu: tên tàu; trọng tải; mớn nước;tên hàng hóa vận chuyển; khối lượng, dự kiến ngày xếp hàng; cảng xếp/cảng dỡ; mứcxếp dỡ; cách thức giao nhận; tỷ lệ hao hụt cho phép; cước phí và cách thức thanh toán;trách nhiệm và cam kết chung của các bên

2.2.5 Thực hiện hợp đồng.

Sau ký xong hợp đồng, bộ phận Chartering sẽ chuyển hồ sơ cho bộ phậnOperation theo dõi và thực hiện các công việc tiếp theo của chuyến hàng

Đảm bảo khả năng đi biển của tàu.

Bộ phận Operation của phòng khai thác tàu sẽ thông báo cho thuyền trưởng, chophòng thuyền viên, phòng kỹ thuật về thông tin của chuyến tàu Sau đó các phòng banthực hiện nhiệm vụ của mình sao cho đảm bảo tàu trong trạng thái tốt để có thể thựchiện chuyến hàng tiếp theo

Để đảm bảo khả năng đi biển của tàu thì tàu cần phải có tình trạng kỹ thuật tốt;

có đầy đủ lượng lương thực, nước ngọt, nhiên liệu dầu cần thiết và đủ số lượng thuyềnviên trên mỗi con tàu

_ Đảm bảo kỹ thuật của tàu:

Nhân viên kỹ thuật tiến hành bảo dưỡng, sửa chữa các lỗi nhỏ (nếu có) (vì trướckhi chào tàu thì máy trưởng phải báo cáo cho phòng khai thác về tình trạng của tàu, nếunhư có những lỗi nhỏ có thể khắc phục được nhanh chóng thì phòng khai thác sẽ tiếnhành chào tàu, còn nếu lỗi quá lớn thì tàu sẽ không được chào ngay mà phải đợi khắcphục kỹ thuật) Còn nếu thuyền ở nước ngoài thì sẽ nhờ đại lý gọi người sửa chữa

_ Thuyền viên: Các thuyền viên tại công ty cổ phần hàng hải Hoàng Gia, đều làcác thuyền viên do công ty trực tiếp tuyển dụng và ký hợp đồng với thuyền viên, khôngthông qua một bên thứ ba nào cả, vậy nên các thuyền viên của công ty đều là cácthuyền viên chính thức, được trả lương theo tháng, được ký hợp đồng 10 đến 12 thángmột lần.

Phòng thuyền viên phải đảm bảo số lượng thuyền viên, có mặt ở tàu đúng số lượng,đúng giờ; nếu có sự thay đổi thuyền viên (thuyền viên bị ốm) thì phòng thuyền viênphải điều động bố trí thuyền viên mới thay thế

_ Lương thực, nước ngọt: Đây là các chi phí cố định đã được quy định số tiềnmột ngày cho mỗi thuyền viên Tức là ngay cả khi tàu chưa có hàng thì các thuyền viêntrên tàu cũng phải sử dụng nó Sau khi ký xong hợp đồng, nhân viên phòng khai thác sẽthông báo cho thuyền trưởng về thông tin hợp đồng mới như: lịch trình đi, ngày giờ dựkiến có mặt ở cảng tiếp theo Lúc này thuyền trưởng và các thuyền viên sẽ tự bố trí sắpxếp đi mua lương thực thực phẩm, nước ngọt (thuyền trưởng và các thuyền viên có thểứng tiền trước hoặc đến phòng kế toán nhận tiền) Nếu ở nước ngoài, các thuyền viên

sẽ lên cảng xin giấy phép lên bờ để đi mua lương thực, nước ngọt

_ Dầu: Dựa theo lượng dầu cần mua phòng khai thác tàu đã tính toán ở bảngphân tích hiệu quả kinh tế ( tính toán lượng dầu cần mua là sự phối hợp của máytrưởng – báo lượng tàu dầu còn lại, nhân viên phòng kỹ thuật – là phòng biết rõ đượclượng hao dầu của máy móc trên tàu) Lúc này phòng khai thác tàu sẽ gửi công ty cung

cấp dầu qua mail hoặc fax “đơn đặt hàng” (xem phụ lục 4) Nội dung đơn đặt hàng có:

tên, quốc tịch tàu; chủng loại/ số lượng loại dầu cần cấp; địa điểm, thời gian giao hàng

và phương thức giao nhận hàng ( thường giao tại vị trí neo đậu của tàu) Sau đó phòng

khai thác tàu sẽ gửi “công văn cam kết cấp dầu” (xem phụ lục 5) cho cảng vụ quản lý

khu vực tàu tiến hành được cấp dầu để xin phép cảng vụ cho phép được cấp dầu; camkết là hai con tàu gặp nhau là để cấp dầu chứ không phải một lý do khác như buôn lậu

và đồng thời là căn cứ để cảng vụ kiểm soát tàu đi lại trên khu vực mình quản lý Chi

phí mua dầu có thể chủ tàu trả tiền ngay hoặc trong vòng 30 ngày kể từ ngày tàu đượcgiao hàng

Theo dõi lịch trình tàu và thực hiện các công việc liên quan.

Người khai thác tàu chuyến sẽ:

- Trong trường hợp trong hợp đồng vận chuyển không ghi rõ tên cảng đến màchỉ ghi chung chung tên cảng đại diện Ví dụ: Khi một hợp đồng vận chuyển chỉ ghitên cảng đến chung chung là cảng Hải Phòng, mà Hải Phòng thì có nhiều cảng Vì vậy,hãng tàu phải gọi điện cho người nhận hàng để xác định chính xác cảng đến thuận tiệncho họ nhất

- Chỉ định đại lý phục vụ tàu tại các cảng xếp và dỡ qua email hoặc fax để đàmphán các chi phí liên quan, ngày giờ tàu ra vào cảng, yêu cầu họ thu xếp cho tàu vào

nhanh chóng khi tàu đến Nội dung của thư chỉ định gồm: (xem phụ lục 6) các thông tin

liên quan đến đại lý được chỉ định: tên, địa chỉ, số điện thoại, email; thời gian tàu dựkiến tới cảng; thông số của tàu Phí đại lý sẽ được trao đổi qua email

- Liên lạc với đại lý để biết được tình hình của tàu tại cảng hàng ngày: số lượnghàng hóa xếp dỡ trong ngày là bao nhiêu? Tình hình hàng hóa (trong quá trình xếp/ dỡ

có bị hư hại không?)

- Giữ liên lạc thường xuyên với thuyền trưởng để nắm bắt được tình hìnhchuyến đi cũng như các biến cố có thể xảy ra trong chuyến đi như: bão hay những trụctrặc về kỹ thuật của tàu Để đưa ra biện pháp xử lý nhanh chóng

- Trường hợp hàng hóa được xếp/dỡ tại cảng Hải Phòng và cảng ở thành phố HồChí Minh thì công ty sẽ không phải thuê đại lý và bộ phận operation của công ty sẽ tựthực hiện các công việc cơ bản sau:

+ Tại cảng xếp:

Lập thông báo tàu đến (NOA): Khi nhận được tin báo của thuyền trường quaemail hoặc fax là tàu sắp đến cảng Chuyên viên thuê tàu có trách nhiệm gửi NOA quafax cho các bên liên quan: chủ hàng; cảng vụ thành phố (ví dụ: Cảng vụ Hải Phòng) vàphòng điều độ của cảng tàu đến (ví dụ: cảng Nam Ninh) Sau khi gửi xong thì gọi điện

cho các bên để xác nhận xem họ đã nhận được chưa Gửi NOA cho cảng để họ sẽ tựđiều động các công việc cho tàu vào cảng còn gửi NOA cho người gửi hàng để họchuẩn bị phương tiện điều động, thủ tục về hàng hóa và các thủ tục về xếp/dỡ hàng hóa(nếu hợp đồng quy định) NOA sẽ được gửi theo 5/4/3/2/1 tức là 5 lần, lần 1 là 5 ngàytrước khi tàu đến, lần 2 là 4 ngày trước khi tàu đến, lần 3 là 3 ngày trước khi tàu đến,lần 4 là 2 ngày trước khi tàu đến và lần 5 là 1 ngày trước khi tàu đến Đến lần thôngbáo thứ 5, chuyên viên thuê tàu sẽ thanh toán các chi phí cảng phí cho cảng và chi phíxếp dỡ (nếu hợp đồng vận chuyển quy định hãng tàu phải trả) qua chuyển khoản ngânhàng Cảng phí bảo gồm: trọng tải phí của tàu tại cảng, phí bảo đảm hàng hải của tàutại các cảng, phi buộc cởi dây, phí neo đạu của tàu tại cảng (tại cầu tàu, tại vũng vịnh),phí đóng mở nắp hầm hàng, phí vệ sinh, phí đổ rác.

Sau đó, chuyên viên thuê tàu của công ty sẽ đi đến các công ty hoa tiêu (cungcấp cả dịch vụ hoa tiêu và dịch vụ lai dắt tàu tại cảng) đăng ký sử dụng dịch vụ của họ

và hỏi hoa tiêu về con nước, ngày giờ tàu có thể vào cảng, rồi thông báo thông tin nàycho cảng và cho thuyền trưởng Tại công ty hoa tiêu, chuyên viên thuê tàu phải thanhtoán chi phí luôn

Nếu hợp đồng quy định thông báo sẵn sàng xếp dỡ (NOR) sẽ được thuyềntrưởng trao ngay khi đến cảng thì khi đến phao số 0 của cảng, thuyền trưởng sẽ gửimail thông báo cho chuyên viên thuê tàu và chuyên viên thuê tàu sẽ gửi NOR chongười người gửi hàng để người gửi hàng liên hệ với cảng để thuê công nhân, cẩu, khobãi, phương tiện để xếp lô hàng (nếu hợp đồng vận chuyển quy định người gửi hàngchịu các chi phí xếp) Trong trường hợp, hợp đồng quy định NOR được trao khi tàuhoàn thành thủ tục cảng vụ nhập cảng tại hai đầu bến và được chấp nhận theo thông lệhàng hải, thì khi tàu đến phao số 0, thuyền trường sẽ gửi emal hoặc fax cho chuyênviên thuê tàu Sau đó, chuyên viên thuê tàu sẽ thuê cano tại cảng để ra tàu lấy các giấytờ: bản danh sách các thuyền viên, giấy phép rời cảng cuối cùng, giấy chứng nhận đăng

ký tàu, giấy chứng nhận an toàn kỹ thuật của tàu, sổ thuyền viên, chứng chỉ chuyênmôn của thuyền viên, rồi vào văn phòng của cảng làm thủ tục cho tàu vào cảng Khi

làm xong thủ tục cho tàu vào cảng xong, chuyên viên thuê tàu sẽ gửi mail hoặc fax chothuyền trưởng là thông báo thủ tục vào cảng đã hoàn thành, lúc này thuyền trưởng cóthể gửi luôn thông báo cho chuyên viên thuê tàu để gửi NOR cho chủ hàng khi tàu ởphao số 0, không thì có thể gửi khi tàu đến trạm hoa tiêu NOR được trao cho chủ hàng

để dựa vào đó chủ hàng tính thời gian tàu làm hàng để tính thưởng phạt (đối với hợpđồng theo điều khoản của hợp đồng Gencon thì nếu trao NOR trước 12 giờ trưa thì thờigian xếp sẽ được tính từ 13 giờ, nếu NOR trao sau 12 giờ trưa thì thời gian xếp sẽ đượctính từ 8 giờ sáng ngày hôm sau Đối với các hợp đồng khác thì sẽ theo thỏa thuận củacác bên, thường là khi bắt đầu cảng bắt đầu xếp mới tính thời gian) Và nếu hợp đồngquy định, chủ hàng phải chịu chi phí xếp thì chủ hàng sẽ phải liên hệ với cảng để cảngđiều động các phương tiện, sắp xếp cầu tàu để xếp hàng

Khi xếp hàng thì chuyên viên thuê tàu sẽ phải có mặt tại cảng để xem xét theodõi quá trình làm hàng và để tính thời gian xếp hàng và lập bảng kê khai về quá trìnhxếp hàng thực tế Khi hàng đã được xếp xong, thuyền phó phụ trách về gửi hàng sẽ lậpbiên lai thuyền phó là một sự thừa nhận rằng hàng đã được xếp xuống tầu, đã được xử

lý một cách thích hợp và cẩn thận Do đó trong quá trình nhận hàng người vận tải nếuthấy tình trạng bao bì không chắc chắn thì phải ghi chú vào biên lai thuyền phó Dựa

trên cơ sở biên lai thuyền phó, thuyền trưởng sẽ lập vận đơn đường biển (xem phụ lục 7) và ký xác nhận là tàu đã nhận hàng để chở Nhưng sau đó sẽ tùy vào điều khoản hợp

đồng, nếu hợp đồng yêu cầu chủ hàng phải thanh toán một khoản cước sau khi hàngxếp xong lên tàu, thì khi hàng xếp xong chuyên viên thuê tàu sẽ gửi bản yêu cầu

chuyển cước (xem phụ lục 8) Đối với hàng nội địa thì yêu cầu chuyển cước thường là

30% đến 50 %; còn đối với hàng nước ngoài thì thường là 100% Nếu cước yêu cầu

chuyển là 100% thì hãng tàu sẽ gửi cho người thuê tàu hóa đơn thu cước (xem phụ lục 9) Khi nhận được yêu cầu chuyển cước mà chủ hàng vẫn chưa chuyển cước thanh toán

cho chủ tàu thì thuyền trưởng sẽ đưa vận đơn cho chuyên viên thuê tàu của công ty.Khi nào, hãng tàu nhận được khoản tiền cước do chủ hàng gửi thì chuyên viên thuê tàu

sẽ gửi vận đơn đó cho chủ hàng và chủ hàng sẽ gửi vận đơn qua bưu điện cho người

nhận hàng Sau đó thuyền trưởng sẽ lập bản lược khai hàng hóa dựa theo vận đơn vàđưa bản lược khai hàng hóa và biên lai thuyền phó cho chủ hàng để họ làm việc vớingười nhận hàng, làm thủ tục hải quan cho hàng hóa Trong trường hợp chủ hàng chưađược nhận vận đơn thì biên lai thuyền phó còn là một giấy tờ chứng minh là hàng đãđược xếp lên tàu và thuyền trưởng đã nhận lô hàng đó của chủ hàng.

+ Tại cảng dỡ:

Chuyên viên thuê tàu cũng sẽ gửi NOA (xem phụ lục 10) cho các bên liên quan khi nhận được thông báo của thuyền trưởng là tàu sắp đến cảng như tại cảng dỡ

Lập thông báo sẵn sàng dỡ NOR (xem phụ lục 11)gửi cho người nhận hàng (gửi

cho cảng khi chủ tàu phải chịu chi phí dỡ hàng) khi nhận được lệnh từ thuyền trưởng

Trong trường hợp, chủ tàu được miễn phí dỡ thì người nhận hàng sau khi nhậnđược vận đơn do người gửi hàng gửi và nhận được thông báo tàu đến (NOA) do hãngtàu gửi đến thì người nhận hàng sẽ mang vận đơn đến hãng tàu để đổi lấy lệnh giao

hàng (D/O) (xem phụ lục 12), sau đó người nhận hàng sẽ đến cảng làm các thủ tục liên

quan đến hàng hóa và liên hệ với cảng thuê công nhân, cẩu, phương tiện, kho bãi để dỡ

Mọi sửa đổi/điều chỉnh nội dung hợp đồng phải báo cáo Lãnh đạo Công ty xemxét, chấp thuận

Việc gia hạn hợp đồng được thực hiện theo quy định trong hợp đồng.

2.2.7 Kết thúc, thanh lý hợp đồng

Chuyên viên thuê tàu (operation) cùng người thuê tiến hành xem xét đánh giáviệc thực hiện hợp đồng, xác nhận trách nhiệm của từng bên, thanh lý quyết toán tiềncước thuê tàu, các chi phí phát sinh

- Nhận lại các chứng từ, hoá đơn hàng hóa liên quan từ các đại lý tại cảng xếp/

dỡ

- Lập hóa đơn thu cước (FRT) gửi người thuê tàu yêu cầu họ thanh toán khoảntiền còn lại sau một khoảng thời gian quy định trong hợp đồng (nếu mức cước trả trướckhông phải là 100%)

- Lập bảng đánh giá hiệu quả chuyến đi sau khi kết thúc hợp đồng thuê tàu

Nội dung gồm: (xem phụ lục 14) Thời gian chuyến đi; doanh thu; chi phí chuyến đi;

doanh thu thuần; mức thuê định hạn ngày tàu tương đương (các chi phí trung bình mộtngày trong chuyến đi, kể cả khi tàu không làm việc: chi phí thuyền viên)

2.2.8 Lưu giữ hồ sơ.

Sau khi kết thúc chuyến đi, các giấy tờ, chứng từ liên quan của mỗi chuyến đi sẽđược chuyên viên thuê tàu và phòng kế toán lưu tại cả bản cứng trong hồ sơ chuyến đi

và bản mềm trong máy tính của công ty Phòng kế toán giữ bản chính, phòng khai thácgiữ bản photo Hồ sơ của mỗi chuyến đi sẽ được lưu trữ trong 10 năm

2.3 Chi phí thuê vận chuyển hàng hóa bằng tàu chuyến.

Đơn vị thuê tàu phải chịu các chi phí sau:

2.3.1 Đối với hợp đồng phương thức FIOST.

Đối với loại hợp đồng này, người thuê tàu chủ yếu chịu các chi phí, chủ tàu chỉ chịuchi phí cảng phí cho con tàu vận chuyển tại 2 đầu cảng

_ Chi phí vận chuyển hàng hóa đến cảng xếp hàng

_ Chi phí thuê kho bãi lưu giữ hàng hóa (nếu có.)

_ Chi phí thuê cẩu xếp hàng lên tàu