MỤC LỤC
Nhân viên kỹ thuật tiến hành bảo dưỡng, sửa chữa các lỗi nhỏ (nếu có) (vì trước khi chào tàu thì máy trưởng phải báo cáo cho phòng khai thác về tình trạng của tàu, nếu như có những lỗi nhỏ có thể khắc phục được nhanh chóng thì phòng khai thác sẽ tiến hành chào tàu, còn nếu lỗi quá lớn thì tàu sẽ không được chào ngay mà phải đợi khắc phục kỹ thuật). _ Thuyền viên: Các thuyền viên tại công ty cổ phần hàng hải Hoàng Gia, đều là các thuyền viên do công ty trực tiếp tuyển dụng và ký hợp đồng với thuyền viên, không thông qua một bên thứ ba nào cả, vậy nên các thuyền viên của công ty đều là các thuyền viên chính thức, được trả lương theo tháng, được ký hợp đồng 10 đến 12 tháng một lần. Sau đó phòng khai thác tàu sẽ gửi “công văn cam kết cấp dầu” (xem phụ lục 5) cho cảng vụ quản lý khu vực tàu tiến hành được cấp dầu để xin phép cảng vụ cho phép được cấp dầu; cam kết là hai con tàu gặp nhau là để cấp dầu chứ không phải một lý do khác như buôn lậu và đồng thời là căn cứ để cảng vụ kiểm soát tàu đi lại trên khu vực mình quản lý.
Sau đó, chuyên viên thuê tàu của công ty sẽ đi đến các công ty hoa tiêu (cung cấp cả dịch vụ hoa tiêu và dịch vụ lai dắt tàu tại cảng) đăng ký sử dụng dịch vụ của họ và hỏi hoa tiêu về con nước, ngày giờ tàu có thể vào cảng, rồi thông báo thông tin này cho cảng và cho thuyền trưởng. Nếu hợp đồng quy định thông báo sẵn sàng xếp dỡ (NOR) sẽ được thuyền trưởng trao ngay khi đến cảng thì khi đến phao số 0 của cảng, thuyền trưởng sẽ gửi mail thông báo cho chuyên viên thuê tàu và chuyên viên thuê tàu sẽ gửi NOR cho người người gửi hàng để người gửi hàng liên hệ với cảng để thuê công nhân, cẩu, kho bãi, phương tiện để xếp lô hàng (nếu hợp đồng vận chuyển quy định người gửi hàng chịu các chi phí xếp). Sau đó, chuyên viên thuê tàu sẽ thuê cano tại cảng để ra tàu lấy các giấy tờ: bản danh sách các thuyền viên, giấy phép rời cảng cuối cùng, giấy chứng nhận đăng ký tàu, giấy chứng nhận an toàn kỹ thuật của tàu, sổ thuyền viên, chứng chỉ chuyên môn của thuyền viên, rồi vào văn phòng của cảng làm thủ tục cho tàu vào cảng.
Khi làm xong thủ tục cho tàu vào cảng xong, chuyên viên thuê tàu sẽ gửi mail hoặc fax cho thuyền trưởng là thông báo thủ tục vào cảng đã hoàn thành, lúc này thuyền trưởng có thể gửi luôn thông báo cho chuyên viên thuê tàu để gửi NOR cho chủ hàng khi tàu ở phao số 0, không thì có thể gửi khi tàu đến trạm hoa tiêu. NOR được trao cho chủ hàng để dựa vào đó chủ hàng tính thời gian tàu làm hàng để tính thưởng phạt (đối với hợp đồng theo điều khoản của hợp đồng Gencon thì nếu trao NOR trước 12 giờ trưa thì thời. gian xếp sẽ được tính từ 13 giờ, nếu NOR trao sau 12 giờ trưa thì thời gian xếp sẽ được tính từ 8 giờ sáng ngày hôm sau. Đối với các hợp đồng khác thì sẽ theo thỏa thuận của các bên, thường là khi bắt đầu cảng bắt đầu xếp mới tính thời gian). Trong trường hợp, chủ tàu được miễn phí dỡ thì người nhận hàng sau khi nhận được vận đơn do người gửi hàng gửi và nhận được thông báo tàu đến (NOA) do hãng tàu gửi đến thì người nhận hàng sẽ mang vận đơn đến hãng tàu để đổi lấy lệnh giao hàng (D/O) (xem phụ lục 12), sau đó người nhận hàng sẽ đến cảng làm các thủ tục liên quan đến hàng hóa và liên hệ với cảng thuê công nhân, cẩu, phương tiện, kho bãi để dỡ lô hàng.
- Lập hóa đơn thu cước (FRT) gửi người thuê tàu yêu cầu họ thanh toán khoản tiền còn lại sau một khoảng thời gian quy định trong hợp đồng (nếu mức cước trả trước không phải là 100%). - Lập bảng đánh giá hiệu quả chuyến đi sau khi kết thúc hợp đồng thuê tàu. Nội dung gồm: (xem phụ lục 14) Thời gian chuyến đi; doanh thu; chi phí chuyến đi;.
Sau khi kết thúc chuyến đi, các giấy tờ, chứng từ liên quan của mỗi chuyến đi sẽ được chuyên viên thuê tàu và phòng kế toán lưu tại cả bản cứng trong hồ sơ chuyến đi và bản mềm trong máy tính của công ty. _ Chi phí giám định mớn nước (đối với hàng dời), giám định tình trạng hàng hóa trước/sau khi dỡ hàng. _ Chi phí thuê tàu vận chuyển từ cảng xếp đến cảng dỡ - Cước phí – Đây là chi phí chính.
_ Chi phí giám định mớn nước (đối với hàng dời), giám định tình trạng hàng hóa trước/sau khi dỡ hàng. _ Chi phí thuê tàu vận chuyển từ cảng xếp đến cảng dỡ - Cước phí – Đây là chi phí chính. _ Chi phí giám định mớn nước (đối với hàng dời), giám định tình trạng hàng hóa trước/sau khi dỡ hàng.
_ Chi phí vận chuyển hàng hóa từ cảng về kho bãi của người nhận hàng. - Nhận thấy, trong thực tế việc tiến hành tổ chức khai thác tàu thì không phải chỉ có phòng khai thác là người thực hiện từ đầu đến cuối xuyên suốt. - Nhận thấy trên thực tế, đối với tàu vận chuyển nội địa thì công ty sẽ không sử dụng vận đơn đường biển mà thay vào đó là sử dụng “phiếu vận chuyển” ( xem phụ lục 8).
“Phiếu vận chuyển” có chức năng tương tự như “vận đơn đường biển”, tuy nhiên thì khi có tranh chấp xảy ra thì chỉ có thể có giá trị kiện tụng trong luật pháp của Việt Nam chứ không có giá trị đối với luật pháp quốc tế.
Đặc biệt là trình độ ngoại ngữ và văn hóa ứng xử của hầu hết các thủy thủ trong công ty rất thấp, tính tự giác kém, hầu như không có ý thức phát triển nghề nghiệp và bảo vệ uy tín cho công ty. Chính vì vậy công ty đã phải đối mặt với nhiều vụ tàu bị chính quyền cảng nước ngoài bắt giữ vì lỗi của thủy thủ đoàn như buôn lậu hàng hóa, thao tác nghiệp vụ không đúng, công việc chưa xứng đáng với chứng chỉ bằng cấp chuyên môn gây thiệt hại nhiều cho công ty trong quá trình kinh doanh khai thác tàu. Các doanh nghiệp nhập khẩu trong nước không chỉ nhận được nguồn nguyên liệu với giá rẻ hơn mà điều quan trọng là các doanh nghiệp trong nước có điều kiện tiếp cận với nhiều đối tác từ nhiều quốc gia do đó có cơ hội lựa chọn yếu tố đầu vào với giá rẻ hơn.
Hơn nữa, nhà nước ngày càng có nhiều chính sách khuyến khích hoạt động đầu tư nước ngoài tại Việt Nam do đó nhu cầu nhập khẩu các thiết bị công trình, nguyên vật liệu cho các công trình ngày càng tăng. Văn hoá doanh nghiệp có sự chuyển biến tích cực do có sự giao lưu được mở rộng giữa các công ty, giúp cho công ty có thể được học hỏi và tiếp thu những kinh nghiệm của các doanh nghiệp trong nước, cũng như cách thức làm việc hiện đại và chuyên nghiệp của các doanh nghiệp nước ngoài. - Kiến nghị giảm thuế đối với hàng hóa là vật tư, thiết bị tàu biển phục vụ cho việc sửa chữa, bảo dưỡng tàu biển; đối với hoạt động vận tải nội địa của tàu mang cờ quốc tịch Việt Nam áp dụng mức thuế suất thuế giá trị gia tăng là 5% trong vòng 3 (ba) năm.
Những kiến nghị trên, mang lại lợi ích vô cùng to lớn cho công ty, giúp cho công ty giảm được chi phí về nhiên liệu, về thuế và giúp cho công ty có nguồn vốn để thay đổi cơ cấu đội tàu của công ty. Công nghệ thông tin ngày càng phát triển, giúp cho việc lưu trữ hồ sơ dưới dạng bản mềm được hiệu quả hơn, giúp công ty có thể lưu được hồ sơ với số lượng lớn cũng như tìm kiếm hồ sơ của từng chuyến đi một cách dễ dàng và nhanh chóng hơn. Môi trường hành lang pháp lý ngày càng được thể chế hoá đến chi tiết nhằm điều chỉnh các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong giai đoạn mới dẫn đến tác động tích cực đối với mô hình quản lý kinh doanh của doanh nghiệp hướng tới quy chuẩn song cũng không tránh khỏi những bất cập cho công ty khi chuyển đổi từ quan niệm và cơ chế hoạt động cũ sang cơ chế hoạt động mới.