Nghiệp vụ tổ chức quản lý và khai thác tàu chuyến của công ty cổ phần Hàng Hải Hoàng Gia

Với đội tàu trọng tải nhỏ và có tính cơ động cao, công ty chú trọng vào hình thức khai thác tàu chuyến đảm bảo tàu luôn luôn có hàng và đáp ứng được nhu cầu vận chuyển các lô hàng nhỏ lẻ

MỤC LỤC

DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU

1.2 Số lượng và cơ cấu lao động phân theo giới tính 8

1.4 Tình hình tài sản cố định của công ty đến ngày 31/12/ 2014 91.5 Đội tàu của công ty cổ phần Hàng hải Hoàng Gia năm 2014 101.6 Kết quả hoạt động SXKD chung của Công ty từ 2012-2014 122.1 Sản lượng vận chuyển của đội tàu năm 2012-2014 262.2 Tình hình chỉ tiêu sản lượng theo mặt hàng năm 2012-2014 27

DANH MỤC CÁC HÌNH

LỜI MỞ ĐẦU

Vận tải biển là ngành đóng vai trò hết sức quan trọng đối với kinh tế Thế giới hiện nay Do có đặc điểm là chi phí đầu tư cơ sở vật chất thấp mà khối lượng hàng hóa vận chuyển được nhiều và đa dạng chủng loại, kích cỡ, nên ngày nay vận tải biển đảm đương khoảng 90% các hoạt động thương mại trên toàn thế giới, sở hữu hàng triệu thuyền viên và lực lượng hùng hậu các đội tàu buôn đăng kí quốc tịch tại hơn 150 quốc gia

Hiện nay vận tải biển đã trở thành ngành then chốt của nền kinh tế toàn cầu Nhắc đến vận tải biển chúng ta không thể không nhắc đến vai trò của các nhà tổ chức quản lý và khai thác tàu biển Họ là những người đưa ra cách thức tổ chức để vận chuyển các chuyến hàng bằng đường biển sao cho tiết kiệm chi phí mà hiệu quả đạt được là tối ưu nhất

Nhận thức được vai trò vô cùng to lớn của việc quản lý và khai thác tàu biển, nên em đã lựa chọn đề tài thực tập:” Quản lý khai thác tàu chuyến của Công ty cổ phần Hàng hải Hoàng Gia” Qua đó, em đã có cơ hội tìm hiểu rõ hơn về cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ, các lĩnh vực hoạt động cũng như quá trình quản lý và khai thác đội tàu của công ty

Báo cáo của em gồm ba chương:

Chương 1: Giới thiệu khái quát Công ty cổ phần Hàng hải Hoàng Gia

Chương 2: Nghiệp vụ tổ chức quản lý và khai thác tàu chuyến của công ty

Chương 3: Đánh giá và kiến nghị

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT CÔNG TY CỔ PHẦN

HÀNG HẢI HOÀNG GIA

1.1 Thông tin chung

Theo nguồn thông tin tài liệu từ công ty cổ phần Hàng hải Hoàng Gia (2014), ta

có một số thông tin như sau về công ty

1.1.1 Tên đăng ký

Tên tiếng việt: CÔNG TY CỔ PHẦN HÀNG HẢI HOÀNG GIA

Tên tiếng anh: ROYAL MARITIME JOINT STOCK COMPANY

Từ khi thành lập đến nay, công ty không ngừng nỗ lực đầu tư mở rộng và phát triển Công ty đã xây dựng hoàn thiện hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO

9001 – 2000 và hoạt động ngày càng hiệu quả Từ ngày 21/06/2013 công ty cổ phần Hàng hải Hoàng Gia chính thức mở thêm chi nhánh tại số 4 Trần Trọng Cung, Phường Tân Thuận Đông, Quận 7, Tp Hồ Chí Minh Và dự kiến sẽ mở thêm chi nhánh mới tại

Đà Nẵng vào năm 2015 Với đội ngũ tàu vận tải bao gồm 4 tàu 5.600DWT, 2 tàu 2.300DWT, dự kiến sẽ đưa thêm 1 tàu 13.500DWT, 1 tàu 7.600DWT, 1 tàu 3.700DWT đang gấp rút hoàn thiện tại nhà máy công ty mẹ chuyên chạy tuyến Đông Nam Á, Ân

Độ, Trung Quốc; cùng đội thủy thủ kinh nghiệm và hệ thống nhân viên giao dịch nhiệt tình, kiến thức chuyên môn về tàu biển vững chắc Với đội ngũ nhân sự giàu kinh nghiệm, kỹ năng nghiệp vụ vững vàng, tinh thần trách nhiệm cao và không ngừng nỗ lực mang đến cho khách hàng dịch vụ vận tải chất lượng, chuyên nghiệp và uy tín.Công ty đã thiết lập, thực hiện, duy trì, vận hành có hiệu quả Hệ thống Quản lý

An toàn-Chất lượng và Môi trường, Công uớc về lao động hàng hải MLC 2006, thường xuyên chú trọng bổ sung, cải tiến nâng cao hiệu lực của hệ thống theo các yêu cầu của

Bộ luật Quản lý An toàn Quốc tế (ISM Code) và các yêu cầu khác của chính quyền Hàng hải cũng như của Cục Đăng kiểm Việt Nam

1 Vận tải hàng hóa ven biển và viễn dương (chính) 5012

3

Bán buôn máy móc, thiết bị và phụ tùng máy khác

Chi tiết: Bán buôn máy thủy, bán buôn thiết bị cầu, cổng trục

phục vụ nâng hạ; bán buôn vật tư và trang thiết bị hàng hải

4659

4 Hoạt động dịch vụ hỗ trợ khác liên quan đến vận tải.Chi tiết:

Dịch vụ đại lý tàu biển; dịch vụ đại lý vận tải đường biển 5229

6 Vận tải hành khách đường bộ trong nội thành, ngoại thành (trừ 4931

vận tải bằng xe buýt)Chi tiết: Vận tải hành khách bằng taxi

8 Gia công cơ khí, xử lý và tràng phủ kim loại 2592

9 Sản xuất các thiết bị nâng hạ và bốc xếp 2816

11 Bán buôn kim loại và quặng kim loại

Chi tiết: Bán buôn sắt, thép, tôn, kim loại 4662

12 Bán buôn vật liệu, thiết bị lắp đặt khác trong xây dựng

14 Vận tải hành khách đường thủy nội địa 5021

16 Vận tải hành khách đường bộ khác

Chi tiết: Vận tải hành khách bằng xe khách nội tỉnh, liên tỉnh 4932

(Nguồn: Phòng Kế toán - Công ty cổ phần Hàng hải Hoàng Gia)

1.3Cơ cấu tổ chức và nguồn vốn

1.3.2 Bộ máy tổ chức hoạt động của công ty

Theo nguồn thông tin tài liệu từ công ty cổ phần Hàng hải Hoàng Gia (2014), ta

có cơ cấu bộ máy tổ chức hoạt động và chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban trong

công ty như sau:

Giám đốc công ty

[Type a quote from the document or the summary of an interesting point You can position the text box anywhere

in the document Use the Drawing Tools tab to change the formatting of the pull quote text box.]

Trực tiếp điều hành mọi hoạt động của công ty, cả ở trên bờ và dưới tàu Giám đốc là người đưa ra quyết định cuối cùng để đảm bảo an toàn cho con người, tàu, và môi trường.

Phòng khai thác

Trưởng phòng khai thác chịu trách nhiệm:

• Giúp đỡ tàu mọi yêu cầu cần thiết về các hợp đồng mà tàu phải tuân theo

• Tổ chức kinh doanh các tàu trực tiếp khai thác

• Quản lý và chỉ đạo công tác bốc xếp hàng tại cảng

• Trợ giúp tàu trong quá trình hành hải như cung cấp các thông tin về thời tiết, luồng lạch, bến cảng, đại lý Cung cấp cho tàu lương thực thực phẩm và thuốc y tế

• Duy trì thông tin liên lạc giữa công ty với tàu

Các cán bộ thực hiện theo nhiệm vụ phân công cụ thể của trưởng phòng

• Cung cấp cho tàu những bộ luật, chỉ dẫn, hải đồ, án phẩm hàng hải, sổ tay hướng dẫn, sách tham khảo và sổ ghi chép theo yêu cầu.

• Thực hiện công tác pháp chế, an toàn hàng hải

• Tham mưu công tác đăng kiểm

• Bảo đảm các hồ sơ, tài liệu liên quan đến trang thiết bị, sửa chữa, hoán cải của đội tàu phải sẵn có và được cập nhật kịp thời nhằm phục vụ cho việc quản lý kỹ thuật hiệu quả cho đội tàu

Đội ứng phó sự cố

Giám đốc sẽ quyết định thành lập đội ứng cứu sự cố trong trường hợp có bất trắc xảy ra trên biển

Thuyền trưởng các tàu.

Quyền và trách nhiệm của thuyền trưởng

• Hiểu thấu đáo hệ thống quản lý của công ty

• Thực hiện và duy trì chính sách An toàn và Bảo vệ Môi trường của công ty

• Thúc đẩy thuyền viên tuân thủ chính sách An toàn và Bảo vệ Môi trường

• Đưa ra các mệnh lệnh và các chỉ dẫn phù hợp một cách rõ ràng và đơn giản

• Kiểm tra xác nhận rằng các yêu cầu đề ra đã được tuân thủ

• Soát xét lại hoạt động khai thác và báo cáo khiếm khuyết cho công ty

• Giữ các giấy chứng nhận, giấy tờ chính thức và các tài liệu quan trọng Chịu trách nhiệm mang các tài liệu quan trọng liên quan khi phải bỏ tàu

• Thuyền trưởng chỉ được rời tàu khi đã bàn giao trách nhiệm cho thuyền phó nhất hoặc khi có thuyền trưởng khác được công ty chỉ định xuống thay

Từ các thông tin trên, ta có sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty như sau:

GIÁM ĐỐC

NGƯỜI PHỤ TRÁCH

Hình 1.1:

Cơ cấu tổ chức của công ty

(DPA)

ĐỘI ỨNG PHÓKHẨN CẤPPHÒNGNHÂN SỰ-THUYỀN VIÊN

PHÒNG

KỸ THUẬT - VẬT TƯ

PHÒNG KHAI THÁC, PHÁP CHẾ HÀNG HẢI

Tỷ trọng (%)

Số lượng (Người)

Tỷ trọng (%)

Tỷ trọng số lao động phân theo giới tính nam luôn nhiều hơn giới tính nữ trong 2

do đặc thù công việc của lao động là nam giới Nữ giới chỉ chiếm hơn 10% tổng số lao động và tập trung chủ yếu ở khối lao động tại văn phòng

Bảng 1.3 Cơ cấu lao động phân theo trình độ

Số lượng (Người)

Tỷ trọng (%)

Số lượng (Người)

Tỷ trọng (%)

(Nguồn: Phòng nhân sự thuyền viên – Công ty CP Hàng Hải Hoàng Gia)

Từ bảng 1.3 ta thấy trình độ đại học, cao đẳng của lao động trong công ty chiếm

tỷ lệ cao nhất là 66,1 % Điểu này cho thấy trình độ đào tạo ngày càng được nâng cao

Đa số có tinh thần cầu tiến, tự giác tham gia học tập để nâng cao trình độ, hướng phát triển như vậy nhìn chung phù hợp với đặc thù ngành

1.5 Cơ sở vật chất

Tính đến hết năm 2014, tổng giá trị tài sản cố định của công ty đạt 562,7 tỷ trong đó chủ yếu là phương tiện vận tải ( gồm 06 tàu biển ) chiếm gần 562 tỷ đồng, phần còn lại

là máy móc thiết bị và các thiết bị quản lý và các tài sản khác

Bảng 1.4 Tình hình tài sản cố định của công ty đến ngày 31/ 12/ 2014

Đơn vị tính: 10 6 đồng

(Nguồn: Phòng kế toán-Công ty cổ phần Hàng hải Hoàng Gia)

1.6 Đội tàu của công ty

1.6.1 Đặc điểm

Ngay từ ngày đầu thành lập công ty mới chỉ có 01 tàu mang tên ROYAL 18 với trọng tài toàn phần 5.610 DWT Đến năm 2014 đội tàu của công ty cổ phần Hàng hải Hoàng Gia đã đạt số lượng 06 chiếc với các cỡ tàu từ 2.300 DWT đến 5.600 DWT góp phần không nhỏ vào sự phát triển của ngành vận tải biển nói riêng và nền kinh tế của Việt Nam nói chung

Bảng 1.5 Đội tàu của công ty Cổ phần Hàng hải Hoàng Gia

(DWT)

Hình thức đầu tư

1 ROYAL 06 Hàng khô 2012/ Việt Nam 2.330,00 Đóng mới

2 ROYAL 09 Hàng khô 2012/ Việt Nam 2.330,00 Đóng mới

3 ROYAL 16 Hàng khô 2012/ Việt Nam 5.610,00 Đóng mới

4 ROYAL 18 Hàng khô 2010/ Việt Nam 5.617,50 Đóng mới

5 ROYAL 88 Hàng khô 2013/ Việt Nam 5.603,80 Đóng mới

6 ROYAL 89 Hàng khô 2013/ Việt Nam 5.603,80 Đóng mới

(Nguồn: Phòng Khai thác – Công ty CP Hàng Hải Hoàng Gia)

Nhìn vào bảng đội tàu của công ty cổ phần Hàng hải Hoàng Gia thấy rằng đội tàu

có trọng tải nhỏ, tuổi còn khá trẻ, hầu hết các tàu được đóng mới tại Việt Nam từ năm

2010 Các loại tàu nhỏ nhưng có tính cơ động cao nhằm đáp ứng nhu cầu vận chuyển hàng hóa giữa các nước trong khu vực Đông Nam Á, Nam Trung Quốc và khu vực Ấn Độ

Đây là loại tàu hàng khô tổng hợp khá đa dụng, một số tàu có cẩu, mớn nước thấp nên có thể vào sâu trong các cảng mà không cần chuyển tải Loại tàu này cũng rất phù hợp với các loại hàng bao, hàng nông sản vận chuyển có cự ly gần hoặc trung bình, các loại hàng thiết bị, hàng bách hóa không chuyên tuyến và khối lượng hàng thường nhỏ

1.6.2 Thời hạn sửa chữa định kỳ

Thời hạn sửa chữa tàu định kỳ bao gồm 2 lần lên đà:

Lên đà trung gian: trong khoảng từ 2,5 năm – 3 năm từ lần lên đà gần nhất

Lên đà đặc biệt: trong khoảng 5 năm kể từ ngày lên đà gần nhất hoặc trong khoảng 1,5 – 2,5 năm kể từ ngày lên đà trung gian

1.6.3 Các hình thức khai thác tàu của công ty

Hiện nay công ty cổ phần Hàng hải Hoàng Gia vẫn áp dụng hình thức khai thác trực tiếp giúp cho công ty có thể chủ động trong việc tìm kiếm nguồn hàng cũng như

điều động tàu và quản lý các chi phí, đảm bảo công tác bảo quản, bảo dưỡng tàu định

kỳ và thuận lợi

Với đội tàu trọng tải nhỏ và có tính cơ động cao, công ty chú trọng vào hình thức khai thác tàu chuyến đảm bảo tàu luôn luôn có hàng và đáp ứng được nhu cầu vận chuyển các lô hàng nhỏ lẻ có xu hướng đi vào sâu trong các cảng nội địa để giảm giá thành chuyển tải

1.7 Hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty

Doanh thu.

Trong 3 năm từ 2012 đến 2014, doanh thu của dịch vụ vận tải chiếm chủ yếu trong doanh thu của toàn công ty do kinh doanh vận tải biển vẫn là lĩnh vực chủ yếu

Mặc dù trong thời kỳ khó khăn của thị trường vận tải nhưng doanh thu của công

ty đều tăng qua mỗi năm Mức tăng doanh thu của từng năm có nguyên nhân do đội tàu tăng về mặt số lượng và phát triển, mở rộng thêm nghành nghề kinh doanh của công ty

Chi phí.

Nhìn chung, chi phí của công ty tăng theo tỷ lệ của doanh thu Nguyên nhân của việc tăng chi phí do việc đưa thêm các tàu mới vào hoạt động làm tăng chi phí của hoạt động vận tải Các chi phí cho việc kinh doanh máy móc thiết bị cũng còn cao do công ty mới tham gia vào hoạt động này

Lợi nhuận

Năm 2012, công ty chỉ tập trung vào hoạt động vận tải và đạt được lợi nhuận chiếm 100% lợi nhuận từ hoạt động này Sang năm 2013 kinh doanh thêm máy móc thiết bị tuy nhiên lợi nhuận cho lĩnh vực này không cao

Năm 2014, lợi nhuận từ hoạt động vận tải có chiều hướng giảm do đội tàu hoạt động không hiệu quả Tuy nhiên lợi nhuận của hoạt động kinh doanh máy móc thiết bị lại tăng

Bảng 1.6 Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh chung của Công ty từ

54.935.045.40

0 81.812.125.523

133.544.742.864Lợi nhuận (LN)trước

thuế Đồng 2.812.374.734 5.409.863.196

4.481.955.651Lợi nhuận sau thuế Đồng 2.109.281.051 4.057.397.397

3.361.466.738Vốn chủ sở hữu

(VCSH) Đồng 3.000.000.000 5.109.281.051

9.166.678.448

CHƯƠNG 2: NGHIỆP VỤ TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ KHAI

THÁC TÀU CHUYẾN CỦA CÔNG TY.

2.1 Cơ sở lý thuyết chung của nghiệp vụ tổ chức khai thác tàu chuyến

Theo giáo trình Logistics Vận tải, PGS.TS Nguyễn Thanh Thủy (chủ biên) và CN.Nguyễn Thị Nha Trang, 2015, trang 6;7;9 Ta có cơ sở lý thuyết về nghiệp vụ khai thác tàu chuyến như sau:

Bước 1: Chào hàng

Người vận chuyển nhận đơn chào hàng (Cargo offer) thể hiện tóm tắt những nội dung chính từ người thuê vận chuyển: tên hàng, bao bì đóng gói, số lượng hàng, hành trình của hàng (có thể thông qua môi giới)

Bước 2: Chào tàu

Người vận chuyển chào tàu tới người thuê vận chuyển (có thể thông qua môi giới)

Nội dung đơn chào tàu gồm có: Tên, địa chỉ hãng tàu; tên và đặc điểm con tàu; khối lượng và tính chất loại hàng; cảng bến xếp/ dỡ; cước phí và điều kiện thanh toán; các điều khoản khác (Mẫu hợp đồng thuê tàu, hoa hồng đại lý, chỉ định đại lý tàu…)

Chào tàu của chủ tàu có 3 dạng:

Chào tàu cố định (Firm offer);

Chào tàu không cố định (Prospective offer);

Chào tàu có điều kiện (offer subject to…);

Bước 3: Xác nhận chào tàu hay giai đoạn đàm phán

Người thuê nghiên cứu đơn chào tàu và trả lời bằng nhiều cách:

Chấp nhận thuê hoàn toàn theo đơn chào tàu

Từ chối hoàn toàn không mặc cả

Từ chối đơn chào tàu và chào lại

Người thuê tàu và người cho thuê sẽ liên tục xác nhận và sửa đổi các điều khoản

do người thuê đưa ra cho đến khi hai bên hoàn toàn đi đến thống nhất các điều khoản

Bước 4: Ký kết hợp đồng thuê tàu (C/P)

- Giai đoạn thứ nhất: Sau khi người thuê tàu đồng ý về nội dung điều khoản trong thư xác nhận chào tàu cuối cùng của người cho thuê, giai đoạn đàm phán sẽ kết thúc bằng một thỏa thuận không chính thức Các bên tổng hợp và xác nhận lại các vấn

đề đã thỏa thuận

- Giai đoạn thứ hai: Giai đoạn soạn thảo và ký kết hợp đồng

Các bên sẽ tiến hành ký kết hợp đồng vận chuyển ở dạng sơ bộ hoặc đầy đủ Hợp đồng thuê tàu sẽ bao gồm các điều khoản mà hai bên đã điều chỉnh và thống nhất trong quá trình đàm phán

Một điều cần lưu ý là những điều khoản còn lại sau khi hai bên đã nhất trí những điều khoản chính về hàng, cước, cảng xếp dỡ, mức xếp dỡ, mẫu C/P …phải được hoàn tất trước thời hạn ghi trong đơn chào tàu và trước khi tàu chở hàng được cố định

Việc ký kết hợp đồng giữa người thuê tàu và người cho thuê có thể được thực hiện thông qua người môi giới

Bước 5: Thực hiện hợp đồng

Để hoàn thành thực hiện hợp đồng vận tải tàu chuyến đã ký, người khai thác tàu (người cho thuê tàu) phải triển khai các công việc chính sau đây:

Chỉ định đại lý phục vụ tàu tại các cảng;

Lập bảng hướng dẫn chuyến đi;

Thông báo tàu đến (NOA) tại cảng xếp và dỡ;

Trao thông báo sẵn sàng (NOR);

Nhận hàng để chở;

Cấp vận đơn đường biển (Issue B/L) tại cảng xếp cho người vận chuyển;

Lập bản lược khai hàng hóa (Cargo Manifet) tại cảng xếp/ dỡ;

Cấp lệnh giao hàng (D/O) tại cảng dỡ và trả hàng cho người nhận;

Quyết toàn chuyến đi (các biên bản liên quan đến tàu và hàng);

Lập hóa đơn thu cước (Freight Invoice)

Bước 6: Thanh lý hợp đồng

Sau khi kết thúc việc dỡ trả hàng các bên sẽ tiến hàng thanh lý hợp đồng.Việc

thanh lý hợp đồng có thể thực hiện bằng cách gặp gỡ trao đổi trực tiếp hoặc quy định

tự động kết thúc sau một số ngày nhất định kể từ khi kết thúc việc dỡ trả hàng

Từ các cơ sở lý thuyết trên Ta có sơ đồ các bước tổ chức và khai thác tàu chuyến như sau:

Bước 4:

Ký kết hợp đồng

Bước 3:Đàm phán

Bước 5:

Thực hiện hợp đồng

Bước 2:

Chào tàu

2.2 Quy trình tổ chức quản lý và khai thác tàu chuyến của công ty.

Phòng khai thác tàu của công ty gồm 5 người:

- Hai người chuyên làm về nghiệp vụ thuê tàu, tìm hàng hóa cho tàu, đàm phán

và ký kết hợp đồng thuê tàu (Chartering)

- Ba người chuyên theo dõi tình hình tàu (Operation)

Hai bộ phận này thuộc phòng khai thác tàu làm việc độc lập nhưng có sự liên quan mật thiết với nhau Sau khi ký xong hợp đồng, bộ phận Chartering sẽ chuyển hồ

sơ cho bộ phận Operation theo dõi và thực hiện các công việc tiếp theo của chuyến hàng

2.2.1 Chào tàu và tiếp nhận yêu cầu của người thuê tàu

Danh sách chào tàu gồm cả đội tàu Chào tàu được thực hiện tại thời điểm nhận được thông báo tàu đã dỡ xong hàng tại cảng dỡ

- Nội dung bản chào tàu (offer) phải bao gồm các thông tin tối thiểu sau:

(xem phục lục 1)

• Tên tàu và địa điểm cảng nơi tàu đang neo đậu, thời gian giao tàu

• Số hiệu, năm đóng, quốc tịch của con tàu, bảo hiểm của tàu (P&I là: Protection and Indemnity: Là bảo hiểm trách nhiệm dân sự chủ tàu Hội West of England là hội có nhiều đội tàu Việt Nam tham gia Hội này chia các rủi ro được bảo hiểm thành từng nhóm và các hội viên có thể tham gia các nhóm nếu thấy cần thiết.)

• Trọng tải (DWT/DWCC/GRT/NT): Trọng tải toàn bộ của tàu (hay còn gọi là sức chở của tàu: gồm tất cả mọi thứ trên tàu: máy móc, thuyền viên, hàng hóa)/ Trọng lượng hàng hóa tàu chở được( tấn)/Dung tích đăng ký toàn phần (Dung tích toàn bộ các khoang chống khép kín trên tàu, tính từ boong tàu trên cùng trở xuống)/Dung tích đăng ký tịnh (toàn bộ các không gian dùng để chứa hành khách, hàng trên tàu).

• Kích thước (LOA/BEAM): Chiều dài/ Chiều rộng của tàu

Mớn nước (DRAFT): Mớn nước cao nhất của tàu khi đầy hàng

• Dung tích chứa hàng trong hầm hàng của tàu (CBM = m3); các thiết bị xếp dỡ hàng trên tàu

• Diện tích và số hầm hàng (HOLD) và số miệng hầm hàng (HATCH)

- Các thông số trong bản chào tàu được xác định dựa trên:

• Bản thông số kỹ thuật tàu: được lập riêng cho từng tàu căn cứ trên bản vẽ, hồ sơ

kỹ thuật gốc khi đóng tàu, các điều chỉnh trong quá trình khai thác

• Báo cáo của Thuyền trưởng/Máy trưởng về tình trạng kỹ thuật của tàu

• Thời gian, địa điểm kết thúc hợp đồng/kế hoạch đang thực hiện

2.2.1.2 Tiếp nhận yêu cầu của Người thuê tàu

Chuyên viên thuê tàu (Chartering) có trách nhiệm tiếp nhận các thông tin hoặc thông tin phản hồi về các yêu cầu của khách hàng (trực tiếp hoặc qua môi giới)

Các yêu cầu của khách hàng có thể được thông báo qua điện thoại nhưng sau đó phải xác nhận bằng văn bản (fax; email) và gồm các thông tin sau:

• Tên khách hàng:

• Các yêu cầu về tàu: loại tàu; trọng tải; sức chở; cần cẩu; tốc độ; suất tiêu hao nhiên liệu

• Laycan

• Địa điểm nhận tàu/ Cảng xếp, cảng dỡ

• Dự kiến tuyến vận chuyển, thời hạn thuê tàu, giá cước

• Và các điều khoản khác như phương thức thanh toán

2.2.2 Xem xét yêu cầu

Sau khi nhận được yêu cầu của khách hàng, chuyên viên thuê tàu (Chartering) xem xét đối chiếu sự phù hợp của các tàu chào thuê

Trường hợp tình trạng/khả năng của tàu chưa hoàn toàn thỏa mãn một số điểm trong yêu cầu của khách hàng, liên lạc với khách hàng/người môi giới xem xét khả năng điều chỉnh/thay đổi.

Trường hợp các tàu chào thuê hoàn toàn không thỏa mãn yêu cầu của khách hàng, có thể tạm dừng giao dịch tùy thuộc vào tình hình thực tế, các thông tin thị trường nhận được và mối quan hệ với khách hàng

Với các phương án có tính khả thi cao, chuyên viên thuê tàu dự kiến kết quả kinh doanh; đánh giá mức độ rủi ro trên các mặt: uy tín kinh doanh của khách hàng; điều kiện hành hải; các luật lệ, quy định đặc biệt trong khu vực tàu hoạt động và trình Lãnh đạo Công ty xem xét cho phép tiến hành đàm phán Nội dung của bảng phân tích

hiệu quả kinh tế gồm: (xem phụ lục 2)

• Thông tin chung của chuyến hàng: tên người thuê tàu; cảng đến/cảng đi; loại hàng và khối lượng hàng vận chuyển

• Thông tin về thời gian thực hiện chuyến đi: thời gian xếp/dỡ hàng; mức xếp dỡ; thời gian tàu chạy có/không hàng

• Thông tin khác: Tên đại lý tại cảng xếp/dỡ; tên các nhà cung cấp nhiên liệu

• Tính tổng doanh thu thuần

• Tính tổng giá vốn công ty bỏ ra

• Tính lợi nhuận

2.2.3 Đàm phán, thương thảo hợp đồng

Được sự chấp thuận của lãnh đạo công ty, chuyên viên thuê tàu tiến hành đàm phán, thương lượng cụ thể các điều kiện hợp đồng cho đến khi đạt được thỏa thuận cuối cùng

Chuyên viên thuê tàu có trách nhiệm báo cáo quá trình đàm phán với lãnh đạo công ty

Để giảm bớt khối lượng thông tin cần trao đổi, quá trình đàm phán thường dựa trên các hợp đồng mẫu Loại hợp đồng mẫu do hai bên thỏa thuận Hợp đồng tàu chuyến mẫu thông dụng nhất hiện nay là hợp đồng Gencon

Không nên đồng thời tiến hành đàm phán với nhiều khách hàng khác nhau cho cùng một tàu Trong trường hợp này, chỉ được phép tiến hành một cuộc đàm phán xác định.

Chủ tàu và người thuê đương nhiên có nghĩa vụ thực hiện các thỏa thuận sau khi toàn bộ các điều khoản đã được hai bên thống nhất và xác nhận loại bỏ các điều kiện không phù hợp

Nội dung hợp đồng phải thể hiện chính xác toàn bộ những điều khoản hai bên

đã thỏa thuận, phù hợp với luật pháp và thông lệ quốc tế

Hợp đồng do Lãnh đạo/người được lãnh đạo ủy quyền của hai bên ký kết, và do chuyên viên thuê tàu lưu giữ trong hồ sơ thương vụ

Hợp đồng vận chuyển gồm những thông tin sau: (xem phụ lục 3)

- Thông tin của bên thuê vận chuyển và bên nhận vận chuyển: tên, địa chỉ, số điện thoại; tên và chức vụ của người đại diện; tài khoản của công ty; mã số thuế

- Nội dung thống nhất ký kết: Thông tin của tàu: tên tàu; trọng tải; mớn nước; tên hàng hóa vận chuyển; khối lượng, dự kiến ngày xếp hàng; cảng xếp/cảng dỡ; mức xếp dỡ; cách thức giao nhận; tỷ lệ hao hụt cho phép; cước phí và cách thức thanh toán; trách nhiệm và cam kết chung của các bên

2.2.5 Thực hiện hợp đồng

Sau ký xong hợp đồng, bộ phận Chartering sẽ chuyển hồ sơ cho bộ phận Operation theo dõi và thực hiện các công việc tiếp theo của chuyến hàng

Người khai thác tàu chuyến sẽ:

- Trong trường hợp trong hợp đồng vận chuyển không ghi rõ tên cảng đến mà chỉ ghi chung chung tên cảng đại diện Ví dụ: Khi một hợp đồng vận chuyển chỉ ghi

tên cảng đến chung chung là cảng Hải Phòng, mà Hải Phòng thì có nhiều cảng Vì vậy, hãng tàu phải gọi điện cho người nhận hàng để xác định chính xác cảng đến thuận tiện cho họ nhất.

- Chỉ định đại lý phục vụ tàu tại các cảng xếp và dỡ qua email hoặc fax để đàm phán các chi phí liên quan, ngày giờ tàu ra vào cảng, yêu cầu họ thu xếp cho tàu vào

nhanh chóng khi tàu đến Nội dung của thư chỉ định gồm: (xem phụ lục 4) các thông tin

liên quan đến đại lý được chỉ định: tên, địa chỉ, số điện thoại, email; phí đại lý tại cảng xếp/dỡ; thời gian tàu dự kiến tới cảng; thông số của tàu

- Lập bảng hướng dẫn chuyến đi và gửi cho thuyền trưởng qua mail

- Liên lạc với đại lý để biết được tình hình của tàu tại cảng hàng ngày: số lượng hàng hóa xếp dỡ trong ngày là bao nhiêu? Tình hình hàng hóa (trong quá trình xếp/ dỡ

có bị hư hại không?)

- Giữ liên lạc thường xuyên với thuyền trưởng để nắm bắt được tình hình chuyến đi cũng như các biến cố có thể xảy ra trong chuyến đi như: bão hay những trục trặc về kỹ thuật của tàu Để đưa ra biện pháp xử lý nhanh chóng

- Trường hợp hàng hóa được xếp/dỡ tại cảng Hải Phòng và kể từ năm 2013, tại các cảng ở thành phố Hồ Chí Minh thì công ty sẽ không phải thuê đại lý và bộ phận chartering của công ty sẽ tự thực hiện các công việc cơ bản sau:

+ Tại cảng xếp:

Lập thông báo tàu đến (NOA): Khi nhận được tin báo của thuyền trường qua email hoặc fax là tàu sắp đến cảng Chuyên viên thuê tàu có trách nhiệm gửi NOA qua fax cho các bên liên quan: chủ hàng; cảng vụ thành phố (ví dụ: Cảng vụ Hải Phòng) và phòng điều độ của cảng tàu đến (ví dụ: cảng Nam Ninh) Sau khi gửi xong thì gọi điện cho các bên để xác nhận xem họ đã nhận được chưa Gửi NOA cho cảng để họ sẽ tự điều động các công việc cho tàu vào cảng còn gửi NOA cho người gửi hàng để họ chuẩn bị phương tiện điều động, thủ tục về hàng hóa và các thủ tục về xếp/dỡ hàng hóa (nếu hợp đồng quy định) NOA sẽ được gửi theo 5/4/3/2/1 tức là 5 lần, lần 1 là 5 ngày trước khi tàu đến, lần 2 là 4 ngày trước khi tàu đến, lần 3 là 3 ngày trước khi tàu đến,

lần 4 là 2 ngày trước khi tàu đến và lần 5 là 1 ngày trước khi tàu đến Đến lần thông báo thứ 5, chuyên viên thuê tàu sẽ thanh toán các chi phí cảng phí cho cảng và chi phí xếp dỡ (nếu hợp đồng vận chuyển quy định hãng tàu phải trả) qua chuyển khoản ngân hàng Cảng phí bảo gồm: trọng tải phí của tàu tại cảng, phí bảo đảm hàng hải của tàu tại các cảng, phi buộc cởi dây, phí neo đạu của tàu tại cảng (tại cầu tàu, tại vũng vịnh), phí đóng mở nắp hầm hàng, phí vệ sinh, phí đổ rác.

Sau đó, chuyên viên thuê tàu của công ty sẽ đi đến các công ty hoa tiêu (cung cấp cả dịch vụ hoa tiêu và dịch vụ lai dắt tàu tại cảng) đăng ký sử dụng dịch vụ của họ

và hỏi hoa tiêu về con nước, ngày giờ tàu có thể vào cảng, rồi thông báo thông tin này cho cảng và cho thuyền trưởng Tại công ty hoa tiêu, chuyên viên thuê tàu phải thanh toán chi phí luôn

Nếu hợp đồng quy định thông báo sẵn sàng xếp dỡ (NOR) sẽ được thuyền trưởng trao ngay khi đến cảng thì khi đến phao số 0 của cảng, thuyền trưởng sẽ gửi mail thông báo cho chuyên viên thuê tàu và chuyên viên thuê tàu sẽ gửi NOR cho người người gửi hàng để người nhận hàng liên hệ với cảng để thuê công nhân, cẩu, kho bãi, phương tiện để xếp lô hàng (nếu hợp đồng vận chuyển quy định người gửi hàng chịu các chi phí xếp) Trong trường hợp, hợp đồng quy định NOR được trao khi tàu hoàn thành thủ tục cảng vụ nhập cảng tại hai đầu bến và được chấp nhận theo thông lệ hàng hải, thì khi tàu đến phao số 0, thuyền trường sẽ gửi emal hoặc fax cho chuyên viên thuê tàu Sau đó, chuyên viên thuê tàu sẽ thuê cano tại cảng để ra tàu lấy các giấy tờ: bản danh sách các thuyền viên, giấy phép rời cảng cuối cùng, giấy chứng nhận đăng

ký tàu, giấy chứng nhậ an toàn kỹ thuật của tàu, sổ thuyền viên, chứng chỉ chuyên môn của thuyền viên, rồi vào văn phòng của cảng làm thủ tục cho tàu vào cảng Khi làm xong thủ tục cho tàu vào cảng xong, chuyên viên thuê tàu sẽ gửi mail hoặc fax cho thuyền trưởng là thông báo thủ tục vào cảng đã hoàn thành, lúc này thuyền trưởng có thể gửi luôn thông báo cho chuyên viên thuê tàu để gửi NOR cho chủ hàng khi tàu ở phao số 0, không thì có thể gửi khi tàu đến trạm hoa tiêu NOR được trao cho chủ hàng

để dựa vào đó chủ hàng tính thời gian tàu làm hàng để tính thưởng phạt (đối với hợp

đồng theo điều khoản của hợp đồng Gencon thì nếu trao NOR trước 12 giờ trưa thì thời gian xếp sẽ được tính từ 13 giờ, nếu NOR trao sau 12 giờ trưa thì thời gian xếp sẽ được tính từ 8 giờ sáng ngày hôm sau Đối với các hợp đồng khác thì sẽ theo thỏa thuận của các bên, thường là khi bắt đầu cảng bắt đầu xếp mới tính thời gian) Và nếu hợp đồng quy định, chủ hàng phải chịu chi phí xếp thì chủ hàng sẽ phải liên hệ với cảng để cảng điều động các phương tiện, sắp xếp cầu tàu để xếp hàng.

Khi xếp hàng thì chuyên viên thuê tàu sẽ phải có mặt tại cảng để xem xét theo dõi quá trình làm hàng và để tính thời gian xếp hàng và lập bảng kê khai về quá trình xếp hàng thực tế Khi hàng đã được xếp xong, thuyền phó phụ trách về gửi hàng sẽ lập biên lai thuyền phó là một sự thừa nhận rằng hàng đã được xếp xuống tầu, đã được xử

lý một cách thích hợp và cẩn thận Do đó trong quá trình nhận hàng người vận tải nếu thấy tình trạng bao bì không chắc chắn thì phải ghi chú vào biên lai thuyền phó Dựa

trên cơ sở biên lai thuyền phó, thuyền trưởng sẽ lập vận đơn đường biển (xem phụ lục

5) và ký xác nhận là tàu đã nhận hàng để chở Nhưng sau đó sẽ tùy vào điều khoản hợp

đồng, nếu hợp đồng yêu cầu chủ hàng phải thanh toán một khoản cước sau khi hàng xếp xong lên tàu, thì khi hàng xếp xong chuyên viên thuê tàu sẽ gửi bản yêu cầu

chuyển cước (xem phụ lục 6) Đối với hàng nội địa thì yêu cầu chuyển cước thường là

30% đến 50 %; còn đối với hàng nước ngoài thì thường là 100% Nếu cước yêu cầu

chuyển là 100% thì hãng tàu sẽ gửi cho người thuê tàu hóa đơn thu cước (xem phụ lục

7) Khi nhận được yêu cầu chuyển cước mà chủ hàng vẫn chưa chuyển cước thanh toán

cho chủ tàu thì thuyền trưởng sẽ đưa vận đơn cho chuyên viên thuê tàu của công ty Khi nào, hãng tàu nhận được khoản tiền cước do chủ hàng gửi thì chuyên viên thuê tàu

sẽ gửi vận đơn đó cho chủ hàng và chủ hàng sẽ gửi vận đơn qua bưu điện cho người nhận hàng

Sau đó thuyền trưởng sẽ lập bản lược khai hàng hóa dựa theo vận đơn, mô tả hàng hóa có trên tàu và giữ trên tàu để hải quan kiểm tra khi cần thiết

+ Tại cảng dỡ:

Chuyên viên thuê tàu cũng sẽ gửi NOA (xem phụ lục 8) cho các bên liên quan khi nhận được thông báo của thuyền trưởng là tàu sắp đến cảng như tại cảng dỡ

Lập thông báo sẵn sàng dỡ NOR (xem phụ lục 9)gửi cho người nhận hàng (gửi

cho cảng khi chủ tàu phải chịu chi phí dỡ hàng) khi nhận được lệnh từ thuyền trưởng

Trong trường hợp, chủ tàu được miễn phí dỡ thì người nhận hàng sau khi nhận được vận đơn do người gửi hàng gửi và nhận được thông báo tàu đến (NOA) do hãng tàu gửi đến thì người nhận hàng sẽ mang vận đơn đến hãng tàu để đổi lấy lệnh giao

hàng (D/O) (xem phụ lục 10), sau đó người nhận hàng sẽ đến cảng làm các thủ tục liên

quan đến hàng hóa và liên hệ với cảng thuê công nhân, cẩu, phương tiện, kho bãi để dỡ

Mọi sửa đổi/điều chỉnh nội dung hợp đồng phải báo cáo Lãnh đạo Công ty xem xét, chấp thuận

Việc gia hạn hợp đồng được thực hiện theo quy định trong hợp đồng

2.2.7 Kết thúc, thanh lý hợp đồng

Chuyên viên thuê tàu (operation) cùng người thuê tiến hành xem xét đánh giá việc thực hiện hợp đồng, xác nhận trách nhiệm của từng bên, thanh lý quyết toán tiền cước thuê tàu, các chi phí phát sinh

- Nhận lại các chứng từ, hoá đơn hàng hóa liên quan từ các đại lý tại cảng xếp/

dỡ

- Lập hóa đơn thu cước (FRT) gửi người thuê tàu yêu cầu họ thanh toán khoản tiền còn lại sau một khoảng thời gian quy định trong hợp đồng (nếu mức cước trả trước không phải là 100%).

- Lập bảng đánh giá hiệu quả chuyến đi sau khi kết thúc hợp đồng thuê tàu

Nội dung gồm: (xem phụ lục 12) Thời gian chuyến đi; doanh thu; chi phí chuyến đi;

doanh thu thuần; mức thuê định hạn ngày tàu tương đương (các chi phí trung bình một ngày trong chuyến đi, kể cả khi tàu không làm việc: chi phí thuyền viên)

2.2.8 Lưu giữ hồ sơ

Sau khi kết thúc chuyến đi, các giấy tờ, chứng từ liên quan của mỗi chuyến đi sẽ được chuyên viên thuê tàu lưu tại cả bản cứng trong hồ sơ chuyến đi và bản mềm trong máy tính của công ty Hồ sơ của mỗi chuyến đi sẽ được lưu trữ trong 10 năm

2.3 So sánh quy trình lý thuyết và quy trình thực tế tại công ty.

- Khác với cơ sở lý thuyết, các công việc của tàu tại cảng xếp và cảng dỡ người khai thác tàu có thể thuê đại lý ở cảng xếp/dỡ làm thay

- Do đặc thù của công ty là công ty khai thác tàu mới thành lập nên số lượng các khách hàng thân thiết vẫn còn ít do việc chào tàu sẽ diễn ra thường xuyên

- Công ty chuyên khai thác tàu chuyến, hàng hóa vận chuyển chủ yếu là hàng rời; thường tàu chỉ phục vụ cho một loại hàng.Vậy nên công tác lập sơ đồ xếp hàng trên tàu tại cảng xếp là không cần thiết

2.4 Đánh giá công tác khai thác tàu của công ty giai đoạn 2012 – 2014

Dựa trên việc áp dụng quy trình khai thác tàu, công ty đã đạt được những hiệu quả đáng kể, đạt được doanh thu cao hơn trong mỗi năm Bằng chứng là công ty đã đầu

tư, sản xuất thêm nhiều tàu có trọng tải cao Điều này đã làm cho sản lượng vận chuyển

đã tăng lên nhanh chóng

2.4.1 Sản lượng vận chuyển của đội tàu năm 2012-2014

Năm 2012, tuy vẫn còn nằm trong đợt khủng hoảng kinh tế từ năm 2008, lúc này số lượng tàu vận tải chỉ có 01 tàu Royal 18 hoạt động đến hết 06 tháng đầu năm

2012 Tổng khối lượng vận chuyển chỉ đạt gần 85 nghìn tấn, tổng khối lượng luân

chuyển đạt hơn 56 triệu TKm, trong đó mặt hàng chính là Gạo (xuất khẩu) chiếm tỷ trọng lớn và các hàng hóa nông sản ( nhập khẩu).

Năm 2013, công ty cổ phần hàng hải Hoàng Gia đưa thêm vào khai thác được thêm 03 tàu Royal 06 và Royal 09 và Royal 16 đưa tổng số tàu vận tải của công ty lên thành 4 chiếc, cùng với sự nỗ lực khai thác đồng thời duy trì hoạt động hiệu quả của đội tàu còn lại đã làm cho sản lượng hàng hóa vận chuyển tăng vọt đạt hơn 215 nghìn tấn tăng 153,15% so với năm 2012 Khối lượng luân chuyển đạt hơn 158 triệu TKm Điều này thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp một cách mãnh mẽ

Năm 2014, mặc dù thị trường hàng khô thế giới nói chung và Việt Nam nói riêng vẫn trong bối cảnh còn nhiều khó khăn nhưng đối vơi công ty giai đoạn này các tàu hoạt động ổn định Song song với đó là việc công ty đã nỗ lực cố gắng hoàn thiện

và đưa vào khai thác thêm 02 tàu Royal 88 và Royal 89 với trọng tải 5.600 DWT làm tăng đội tàu của công ty lên 06 chiếc Sản lượng vận chuyển đạt hơn 268 nghìn tấn, tăng gần 25% so với năm 2013 Khối lượng luân chuyển đạt 201,76 triệu Tấn Km tăng 27,50% so với năm 2013

Bảng tổng hợp sản lượng vận chuyển của công ty từ năm 2012-2014 được chỉ ra

ở bảng sau:

Bảng 2.1 Sản lượng vận chuyển của đội tàu từ năm 2012 đến năm 2014

% so sánh 2013/2014