ỨNG DỤNG SHAREPOINT TRONG TỔ CHỨC HIỆN ĐẠI

ỨNG DỤNG SHAREPOINT TRONG TỔ CHỨC HIỆN ĐẠI Tài liệu có bao gồm video hướng dẫn thực hành NHÓM SHAREPOINT FREELANCE January 1, 2010 Email: Sharepoint_freelance@live.com http://itlab.com.vn Ứng dụng Sharepoint tổ chức đại | Lưu hành nội Mục lục Lời mở đầu Part 1: Kiến trúc cài đặt Module 1: Giới thiệu kiến trúc Sharepoint Server 2010 Module :Cài đặt Active Directory, SQL Server 2008 Sharepoint Server 2010 Part 2: Triển khai môi trường làm việc cộng tác nhân viên công ty 28 Module 3: Quản trị thông báo cho toàn công ty 30 Module 4: Quản trị thông tin nội công ty (thông tin tổ chức) 54 Module 5: Diễn đàn công ty 89 Module 6: Khảo sát thông tin công ty 107 Module 7: Quản trị thư viện (tài liệu, video, hình ảnh dùng chung có phân cấp) công ty 114 Module 8: Làm việc cộng tác nội phòng ban 126 Module 9: Chia lịch làm việc, hội họp (tích hợp Microsoft Outlook) 152 Module 10: Quản lý văn (công văn) 158 Module 11: Ứng dụng đơn xin nghỉ phép (có báo cáo tình hình nghỉ phép) nhân viên công ty 167 Module 12: Sử dụng Sharepoint Workspace để làm việc offline 195 Module 13: Quản trị báo cáo kinh doanh 199 Module 14: Tìm kiếm thông tin công ty 216 Module 15: Site cá nhân nhân viên 224 Module 16: Kho lưu trữ tài liệu 231 Module 17: Quản lý dự án tích hợp với Project Server 2010 237 Module 18: Sử dụng Mobile để truy cập vào Sharepoint 2010 246 Module 19: Sao lưu phục hồi hệ thống có cố 254 Module 20: Báo cáo hệ thống 258 Module 21: Thiết lập site làm việc từ xa cho nhân viên bên công ty 262 Part 3: Triển khai môi trường làm việc cộng tác với đối tác công ty 266 Module 22: Ứng dụng đơn đặt hàng cho đối tác 266 Part 4: Cung cấp thông tin cho khách hàng thông qua website Internet 285 Module 23: Website công ty 285 Lời kết: 298 1|Page Sharepoint_freelance@live.com http://itlab.com.vn Ứng dụng Sharepoint tổ chức đại | Lưu hành nội Lời mở đầu Với xu phát triển thời đại cạnh tranh toàn cầu hóa, doanh nghiệp tổ chức cần công cụ hiệu để xây dựng lực cạnh tranh Một cách hiệu doanh nghiệp nâng cao xuất lao động dựa vào khả làm việc cộng tác, xây dựng cộng đồng thông qua công cụ wiki, blog, survey, search… Chuẩn hóa lại qui trình doanh nghiệp/ tổ chức xây dựng hệ thống hỗ trợ định dựa vào khả tổ hợp thông tin đa chiều giúp lãnh đạo có định xác cách nhanh chóng Để đáp ứng tất nhu cầu thách thức đặc thù doanh nghiệp/ tổ chức, Microsoft giới thiệu sản phẩm Sharepoint 2010 nhằm giúp doanh nghiệp xây dựng lực cạnh tranh cách hiệu Ngoài ra, Sharepoint 2010 tích hợp cách chặt chẽ với sản phẩm dùng ngày Windows 7, Office, Outlook, Exchange chí nhân viên làm việc mobile để tăng hiệu suất làm việc Với hỗ trợ Microsoft Việt Nam, đặc biệt anh Phùng Phước Linh, anh Phạm Anh Vũ anh Trương Văn Quang, nhóm Sharepoint Freelance hân hạnh giới thiệu với bạn Sharepoint Lab: “Ứng dụng Sharepoint tổ chức đại” Chúng hy vọng nội dung Lab giúp đối tác Microsoft, quý doanh nghiệp/tổ chức bạn đọc giả có sở ban đầu động lực mạnh mẽ nhằm thay đổi cải thiện phương thức hoạt động kinh doanh doanh nghiệp Việt Nam xây dựng cộng đồng Microsoft Sharepoint lớn mạnh Trong trình xây dựng nội dung, khó tránh việc xảy sơ xót mong bạn vui lòng góp ý địa email: Sharepoint_freelance@live.com để sửa chữa phiên sau Chúng nhân hội xin cám ơn Microsoft Việt Nam, anh Phùng Phước Linh, anh Phạm Anh Vũ Anh Trương Văn Quang tạo điều kiện để giúp hoàn thành Lab Trân trọng Nhóm Sharepoint FreeLance 2|Page Sharepoint_freelance@live.com http://itlab.com.vn Ứng dụng Sharepoint tổ chức đại | Lưu hành nội Part 1: Kiến trúc cài đặt Module 1: Giới thiệu kiến trúc Sharepoint Server 2010 Hiện nói đến SharePoint người ta nghĩ sản phẩm tảng cho việc trao đổi thông tin làm việc cộng tác nội doanh nghiệp, với đối tác, với khách hàng thông qua môi trường Intranet, Extranet Internet Với phiên Sharepoint – Sharepoint Server 2010, khả làm việc cộng tác, đầu tư đào sâu vào việc phát triển ứng dụng nhằm mục đích phục vụ tốt cho doanh nghiệp Nói cách khác, ta xem Sharepoint tảng để ta phát triển ứng dụng nhanh chóng đáp ứng tất nhu cầu hoạt động doanh nghiệp như: xem tình hình kinh doanh công ty theo thời gian thực, quản lý hồ sơ – văn bản, áp dụng qui trình vào hoạt động doanh nghiệp,… Trong phần này, xin giới thiệu sơ tính Sharepoint 2010, giúp cho bạn có nhìn khái quát nhất Sharepoint 2010 3|Page Sharepoint_freelance@live.com http://itlab.com.vn Ứng dụng Sharepoint tổ chức đại | Lưu hành nội  Sharepoint Sites: Cung cấp cho bạn công cụ đầy đủ mạnh mẽ mà bạn sử dụng để tạo loại site nào, đơn giản hóa việc quản lý site thông qua sở hạ tầng nhất.Từ site cộng tác nội nhân viên, đến trang đối tác, tới site dành cho khách hàng, người chia công bố thông tin thông qua việc sử dụng chung hệ thống quen thuộc  Sharepoint Communities: Đem lại cho bạn cách làm việc cộng tác cách hiệu Như ư? Rất đơn giản, Sharepoint Communites cung cấp cho bạn công cụ cộng tác tuyệt vời mà dùng để chia ý tưởng, tìm 4|Page Sharepoint_freelance@live.com http://itlab.com.vn Ứng dụng Sharepoint tổ chức đại | Lưu hành nội     người vấn đề, xác định thông tin kinh doanh Thậm chí, Sharepoint 2010 cho phép bạn quản lý công cụ từ tảng mạnh mẽ Với Sharepoint 2010 Communites, nhân viên bạn sáng tạo nhiều bạn hoàn toàn yên tâm biết nhân viên làm việc môi trường quản lý tốt an toàn Sharepoint Content: Với SharePoint 2010 Content việc quản lý nội dung doanh nghiệp (ECM) trở nên dễ dàng hết Ngoài khả quản lý bao quát nội dung số văn bản, bảng tính dạng Office, hình ảnh, video, web page, file html, blogs, wiki, Sharepoint 2010 cung cấp khả áp dụng sách (policy), quy trình (workflow) lên loại tài liệu khác Sharepoint Search: Làm để tìm kiếm thông tin cần thiết “rừng” nội dung chứa Sharepoint? Câu trả lời đơn giản, sử dụng khả search mà Sharepoint cung cấp Sharepoint Search tạo mục cho tất thông tin site, file chứa site, chí thông tin people Nó giúp cho việc trả kết tìm kiếm cho người sử dụng diễn nhanh chóng Sharepoint Insights: Cho phép người truy cập đến thông tin kinh doanh mà cần để định đắn.Với tính mạnh mẽ biểu đồ tương tác, bảng ghi (scorecards), người sử dụng thông tin sở liệu, báo cáo, ứng dụng doanh nghiệp để đáp ứng yêu cầu cần thiết Sharepoitn Insights sử dụng giao diện ứng dụng quen thuộc giúp cho người sử dụng thoải mái từ bắt đầu, giúp cho họ biết phải làm để có thông tin mà họ cần Sharepoint Composites: Cung cấp cho bạn khối mà bạn sử dụng để lắp ráp, kết nối, cấu hình dành cho giải pháp cộng tác môi trường doanh nghiệp Từ site đơn giản đến ứng dụng phức tạp, bạn nhanh chóng đáp ứng nhu cầu kinh doanh cụ thể doanh nghiệp thông qua việc tùy chỉnh giải pháp 5|Page Sharepoint_freelance@live.com http://itlab.com.vn Ứng dụng Sharepoint tổ chức đại | Lưu hành nội Module :Cài đặt Active Directory, SQL Server 2008 Sharepoint Server 2010 a Cài đặt Active Directory Windows Server 2008:  Mô hình: Internet TMG 2010 DC2008 – Windows Server Enterprise 2008 IP: 192.168.1.1/24 Internal Laptop Internal PC Internal PC  Yêu cầu: o Yêu cầu phần cứng: Processor Memory Hard disk Minimum 1.0Ghz 512MB 10GB Recommended 2.0Ghz or faster 2.0GB or greater 40GB or greater o Yêu cầu phần mềm: DVD: MS Windows Server 2008 Enterprise  Thực hiện: o Thiết lập IP cho card mạng máy server mà ta cài đặt Active Directory (AD), thông số sau:  IP Address: 192.168.1.1 6|Page Sharepoint_freelance@live.com http://itlab.com.vn Ứng dụng Sharepoint tổ chức đại | Lưu hành nội  Subnet Mask: 255.255.255.0  DNS Server: 127.0.0.1 o Vào Administrator tool -> Server Manager o Chọn Roles -> add Roles o Click Next -> chọn Active Directory Domain Services (ADDS) o Click Next -> chọn Install -> chờ install -> sau install xong xuất thông báo install thành công Tới bạn hoàn thành xong việc cài đặt dịch vụ cần thiết để cài đặt lên Domain Controller o Vào Start -> Run -> gõ dcpromo ->OK 7|Page Sharepoint_freelance@live.com http://itlab.com.vn Ứng dụng Sharepoint tổ chức đại | Lưu hành nội o Click Next -> click Next 8|Page Sharepoint_freelance@live.com http://itlab.com.vn Ứng dụng Sharepoint tổ chức đại | Lưu hành nội o Chọn “Create a new domain in a new forest” -> clik Next o Nhập “company.com” vào ô FQDN of the forest root domain 9|Page Sharepoint_freelance@live.com http://itlab.com.vn 284 Ứng dụng Sharepoint tổ chức đại | Lưu hành nội  Click “OK”  Truy cập site Partner -> bạn thấy đơn đặt hàng chuyển qua cho site partner để đối tác xử lý d Khả mở rộng tương lai: Một số ý tưởng mở rộng tương lai:  Sử dụng code để tự động chuyển form qua site partner form duyệt  Tùy biến giao diện trang chủ site partner  Cho phép partner gửi lại thông tin phản hồi xem tiến độ, thông tin xử lý đơn hàng  …………………………………………………………………… 284 | P a g e Sharepoint_freelance@live.com http://itlab.com.vn 285 Ứng dụng Sharepoint tổ chức đại | Lưu hành nội Part 4: Cung cấp thông tin cho khách hàng thông qua website Internet Module 23: Website công ty a Kịch bản: Công ty chưa có website để quảng bá cung cấp thông tin cho khách hàng sản phẩm, dịch vụ mà công ty cung cấp Yêu cầu giám đốc công ty phải có website công ty Cho phép phận marketing thao tác nhằm cung cấp thông tin đến khách hàng xác b Giải pháp : Các bước thực sau:  Truy cập vào site Sharepoint Central Administration để tạo web application với phương thức chứng thực dạng “Classic Mode Authentication”, cho phép người dùng Anonymous truy cập site site collection với dạng “Publishing Portal”  Tạo record DNS với thông tin host header mà ta khai báo lúc tạo web application  Truy cập vào site “www.company.com” tài khoản quản trị cấu hình cho Anonymous user truy cập vào site  Upload file master page page layout dành cho website vào thư viện Master page page layout  Copy thư mục chứa file ảnh, CSS vào thư viện Style  Tạo page với layout layout mà ta vừa upload lên định trang chủ website  Tạo menu cho website cách chỉnh sửa thông tin Navigation  Vào library “Page”, cấu hình cho phép quản lý content type  Tạo site coloumn “Chuyên mục” cho content type “Article Page”  Chọn page layout mặc định cho chức “New page” Site Action  Mở MS Sharepoint Designer 2010 chỉnh sửa page layout “Article Left” để chọn chuyên mục tạo page Add web part Content Querry, cấu hình để Content Querry truy vấn page có chuyên mục “Sản phẩm” với tên hiển thị “Các sản phẩm khác” Approve page layout sau chỉnh sửa hoàn tất 285 | P a g e Sharepoint_freelance@live.com http://itlab.com.vn 286 Ứng dụng Sharepoint tổ chức đại | Lưu hành nội  Copy page layout “Article Left”, đặt tên “ArticleLeft_TinTucSuKien” cấu hình Content Querry web part truy vấn page có chuyên mục “Tin tức kiện” với tên hiển thị “Các tin khác” Chỉnh sửa tên hiển thị page layout approve page layout sau chỉnh sửa hoàn tất  Tạo chỉnh sửa thông tin View library “Page”  Tạo page “Về chúng tôi”, “Liên hệ” dạng “Welcome page” Approve page sau tạo thông tin hoàn tất  Add web part “Media web part” vào trang chủ cấu hình media cho phép play file media trang chủ  Add web part “Content Editor” nhập số thông tin giới thiệu công ty link đến page “Về chúng tôi”  Add web part “Content Query” để truy vấn khoảng page chuyên mục “Sản phẩm”  Tạo page “Sản phẩm” dạng “Welcome Page”, add web part “Content Querry” để truy vấn tất page thuộc chuyên mục “Sản phẩm” Add web part “Image Viewer” để chọn ảnh dùng để quảng cáo bên phía bên phải Approve page hoàn tất  Tạo page “Tin tức kiện” dạng “Welcome Page”, add web part “Content Querry” để truy vấn tất page thuộc chuyên mục “Tin tức kiện” Add web part “Image Viewer” để chọn ảnh dùng để quảng cáo bên phía bên phải Approve page hoàn tất  Chỉnh sửa thông tin menu (Navigation) trỏ vào page “Về chúng tôi”, “Sản phẩm”, “Tin tức kiện”, “Liên hệ” mà ta tạo xong các bước  Đăng nhập tài khoản nhân viên phòng Marketing để tạo thông tin sản phẩm tin tức kiện  Đăng nhập tài khoản Trưởng phòng Marketing để approve thông tin sản phẩm tin tức kiện Để giải vấn đề ta thực sau:  Vào site Central Administration -> click “Manage web application” -> click “New” -> nhập chọn thông tin hình -> click OK 286 | P a g e Sharepoint_freelance@live.com http://itlab.com.vn 287 Ứng dụng Sharepoint tổ chức đại | Lưu hành nội  Chọn “Create site collection”  Trong “Title” nhập “Trang chủ” ->chọn tab “Publishing” -> chọn “Publishing Portal” -> nhập tài khoản quản trị vào “Primary Site Collection Administrator” -> click “OK” -> click “OK” -> đóng trình duyệt  Tạo record “www” DNS  Truy cập vào site “http://www.company.com” -> click “Enable Anonymous access” -> chọn “Entrie website” -> click “OK”  Chọn “Site Actions” -> “Site Settings” -> chọn “Master page and page layouts” -> click tab “Document” -> click “Upload Document” -> click “Browse ” chọn “Company.master” -> chọn 287 | P a g e Sharepoint_freelance@live.com http://itlab.com.vn 288 Ứng dụng Sharepoint tổ chức đại | Lưu hành nội “OK” -> ô “Conten type” đổi lại thành “Publishing master page” -> click “Save” -> chọn thông tin hình  Click OK  Chọn thông tin hình -> click OK 288 | P a g e Sharepoint_freelance@live.com http://itlab.com.vn 289 Ứng dụng Sharepoint tổ chức đại | Lưu hành nội  Tương tự thực cho page layout “LayoutCompany.aspx” ô “Content type” ta chọn “Page Layout” -> chọn thông tin hình -> click “Save”  Approve tương tự master page  Quay trở lại “Site Settings” -> chọn “Master Page” -> chọn thông tn hình -> click OK  Click “Site Action s” -> chọn “View All site content” -> chọn “Style Library” -> chọn tab “Library” -> chọn “Open with Explore” -> nhập username tài khoản quản trị -> click OK -> copy thư mục “Company” (có chứa file css hình ảnh liên quan) vào -> đóng cửa sổ explore  Quay trở lại library “Style Library” -> click vào thư mục Company mà ta vừa chép lên -> chọn tất file có thư mục -> chọn “Check In” -> chọn thông tin hình -> click OK 289 | P a g e Sharepoint_freelance@live.com http://itlab.com.vn 290 Ứng dụng Sharepoint tổ chức đại | Lưu hành nội  Chọn “Site Actions” -> “View all site content” -> click library “Pages” -> chọn thông tin hình  Click “Create” -> click vào page “Trangchu” vừa tạo 290 | P a g e Sharepoint_freelance@live.com http://itlab.com.vn 291 Ứng dụng Sharepoint tổ chức đại | Lưu hành nội  Click tab “Page” -> chọn “Make Homepage” -> click “OK”  Chọn “Site Actions” -> “Site Settings” -> chọn “Navigation” -> nhập thông tin hình URL “Trang chủ”, “Về chúng tôi”, “Sản phẩm”, “Tin tức & kiện”, “Liên hệ” tạm thời ta nhập dấu “#” -> click OK  Chọn “Site Actions” -> “View All Site Content” -> chọn “Pages” > chọn tab “library” -> chọn “Library settings” -> click “Article Page” phần “Content type” -> chọn “Article Page” ô “Parent”  Click “Add from new site column” -> chọn thông tin hình -> click OK 291 | P a g e Sharepoint_freelance@live.com http://itlab.com.vn 292 Ứng dụng Sharepoint tổ chức đại | Lưu hành nội  Vào “Site Actions” -> “Site Settings” -> click “Page layout and site templates” -> chọn thông tin hình -> click OK  Mở MS Sharepoint Designer 2010 -> chọn “Open site” -> ô site name nhập “http://www.company.com” -> click “Open” -> Xuất thông báo yêu cầu nhập username, password, ta dùng tài khoản quản trị để đăng nhập -> chọn “Page layouts” bên khung bên trái -> click “Article Left” -> chọn “Edit file” -> nhập chỉnh sửa thông tin hình  Click tab “Insert” -> Chọn “Sharepoint” -> chọn “Show toolbox…” -> khung bên phải -> chọn “chuyên mục” 292 | P a g e Sharepoint_freelance@live.com http://itlab.com.vn 293 Ứng dụng Sharepoint tổ chức đại | Lưu hành nội phần “Content Field” -> Drag “Chuyên mục” vào thẻ hình  Click “Save”  Add web part “Content Query” vào phía (chi tiết vui lòng xem file video)  Check In layout “Article left” approve  Copy page layout “Article Left” đổi tên thành “ArticleLeft_TinTucSuKien.aspx” -> chọn Yes  Check Out page layout “ArticleLeft_TinTucSuKien.aspx” chỉnh sửa (chi tiết vui lòng xem file video) -> sau chỉnh sửa xong -> check In approve page layout  Vào “Site Actions” -> “Site Settings” -> chọn “Pages” -> chọn thông tin hình -> click “OK” 293 | P a g e Sharepoint_freelance@live.com http://itlab.com.vn 294 Ứng dụng Sharepoint tổ chức đại | Lưu hành nội  Chọn thông tin hình -> chọn “Bài tôi” phần “Start from…” 294 | P a g e Sharepoint_freelance@live.com http://itlab.com.vn 295 Ứng dụng Sharepoint tổ chức đại | Lưu hành nội  Click “OK”  Add tài khoản marketing1, vào group Member  Add tài khoản tpmarketing vào group Approvers 295 | P a g e Sharepoint_freelance@live.com http://itlab.com.vn 296 Ứng dụng Sharepoint tổ chức đại | Lưu hành nội c Kiểm tra kết quả: Bạn thực kiểm tra kết sau:  Đăng nhập tài khoản nhân viên phòng marketing, ta đăng nhập tài khoản marketing1  Tạo trang giới thiệu, liên hệ, sản phẩm, tin tức kiện (chi tiết vui lòng xem video)  Kết đây: 296 | P a g e Sharepoint_freelance@live.com http://itlab.com.vn 297 Ứng dụng Sharepoint tổ chức đại | Lưu hành nội 297 | P a g e Sharepoint_freelance@live.com http://itlab.com.vn 298 Ứng dụng Sharepoint tổ chức đại | Lưu hành nội d Khả mở rộng tương lai: Một số ý tưởng mở rộng tương lai:  Thay đổi giao diện cho website theo phong cách cá nhân  Code web part thu thập ý kiến khách hàng  Tích hợp với Bing/Google Map trang liên hệ  …………………………………………………………………… Lời kết: Mục đích lab nhằm giới thiệu cho bạn đọc giả khả Sharepoint 2010 để đáp ứng nhu cầu doanh nghiệp Theo kinh nghiệm triển khai qua nhiều doanh nghiệp, tổ chức phủ thấy Sharepoint 2010 tảng hoàn hảo để họ xây dựng phát triển qui trình, ứng dụng nhằm tăng hiệu làm việc nhân viên… Chúng vui trao đổi việc ứng dụng Sharepoint vào doanh nghiệp/tổ chức bạn Hoặc bạn liên hệ Mr Quang – Nhóm SMS&P, Microsoft Việt Nam Email: a-tquang@microsoft.com để có thêm thông tin hỗ trợ Trân trọng kính chào hẹn gặp lại Thân Nhóm Sharpoint Freelance 298 | P a g e Sharepoint_freelance@live.com http://itlab.com.vn