nghiên cứu ứng dụng excel trong tổ chức hạch toán lưu chuyển hàng hoá nội thương

Tuyển tập Báo cáo “Hội nghị Sinh viên Nghiên cứu Khoa học” lần thứ 6 Đại học Đà Nẵng - 2008 467 NGHIÊN CỨU ỨNG DỤNG EXCEL TRONG TỔ CHỨC HẠCH TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HOÁ NỘI THƯƠNG APPLYING EXCEL IN ACCOUNTING FOR TURNOVER OF DOMESTIC COMMODITIES NGÔ THỊ THẮM, TƢỞNG THỊ THU, NGUYỄN THỊ THUỲ PHƢƠNG Lớp 06A3, Trường Cao Đẳng Công Nghệ Thông Tin GVHD: VŨ THU HÀ Bộ môn Kinh tế, Trường Cao Đẳng Công Nghệ Thông Tin TÓM TẮT Đối với các doanh nghiệp thương mại, hàng hóa được xem là đối tượng hạch toán đặc trưng nhất; nên việc tổ chức tốt hạch toán lưu chuyển hàng hóa có ý nghĩa quan trọng đối với toàn bộ công tác hạch toán của doanh nghiệp. Bài nghiên cứu này thông qua việc ứng dụng phần mềm excel đã góp phần nâng cao hiệu quả tổ chức hạch toán lưu chuyển hàng hóa nội thương, khắc phục được một số nhược điểm của kế toán thủ công. ABSTRACT Commodities are the most specific accounting objects in trading firms, well organizing in accounting for turnover of domestic commodities, therefore, is vitally important to the whole accounting system. By applying Excel software into accounting, this paper is aimed to improve accounting for turnover of domestic commodities and to overcome disadvantages of traditional book-keeping method. 1. MỞ ĐẦU Ngày nay, với sự phát triển mạnh mẽ của Khoa học- Công nghệ, máy tính trở thành một phƣơng tiện không thể thiếu đƣợc trong mọi lĩnh vực của đời sống. Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác hạch toán kế toán giúp kế toán viên có đƣợc những số liệu thông tin một cách nhanh chóng, chính xác hơn; tránh đƣợc sự nhầm lẫn trong hạch toán gây ra những sai sót không đáng có, ảnh hƣởng lớn đến kế toán viên và hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Với sự đa dạng về chủng loại và số lƣợng hàng hóa của các doanh nghiệp thƣơng mại, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức hạch toán có một ý nghĩa thiết thực. Xuất phát từ thực tế đó, nhóm đã chọn nghiên cứu đề tài “Ứng dụng excel trong tổ chức hạch toán lưu chuyển hàng hóa nội thương”. Thông qua một phần mềm tin học khá thông dụng_Excel, nhóm đã phần nào nâng cao đƣợc hiệu quả của công tác hạch toán lƣu chuyển hàng hóa nội thƣơng cho doanh nghiệp. 2. NỘI DUNG 2.1. Hạch toán lưu chuyển hàng hoá nội thương Lƣu chuyển hàng hoá trong doanh nghiệp thƣơng mại là tổng hợp các hoạt động mua, bán, dự trữ hàng hoá. Hay nói cách khác, lƣu chuyển hàng hoá là quá trình đƣa hàng hoá từ lĩnh vực sản xuất sang lĩnh vực tiêu dùng thông qua quan hệ trao đổi hàng- tiền. Nội dung của lƣu chuyển hàng hoá đƣợc thể hiện qua hình 2.1 Hình 2.1 – Sơ đồ lưu chuyển hàng hoá Mua vào Dự trữ Bán ra Tuyển tập Báo cáo “Hội nghị Sinh viên Nghiên cứu Khoa học” lần thứ 6 Đại học Đà Nẵng - 2008 468 Để hạch toán nghiệp vụ mua hàng và bán hàng kế toán sử dụng các hoá đơn, chứng từ theo qui định của pháp luật. Đối với nghiệp vụ mua hàng ta sử dụng: Biên bản kiểm nhận hàng hoá, Phiếu nhập kho hàng hoá, Hoá đơn GTGT, Hoá đơn bán hàng, Hoá đơn thu mua hàng …Đối với nghiệp vụ bán hàng kế toán sử dụng các hoá đơn, chứng từ nhƣ: Hoá đơn GTGT; Hoá đơn bán hàng; Bảng kê bán lẻ hàng hoá, dịch vụ; Giấy nộp tiền; Bảng kê nhận hàng và thanh toán hàng ngày; Các Biên bản thừa thiếu hàng; Biên bản giảm giá hàng bán; Biên bản hàng bán bị trả lại; Phiếu thu; Giấy báo Có ;Các chứng từ khác có liên quan; Phiếu xuất kho hay Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ; Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý… Các tài khoản chủ yếu sử dụng trong hạch toán nghiệp vụ mua hàng: Tài khoản 151; Tài khoản 156; Tài khoản 133; Tài khoản 331… Các tài khoản chủ yếu sử dụng trong hạch toán nghiệp vụ bán hàng: Tài khoản 511; Tài khoản 512; Tài khoản 157; Tài khoản 632; Tài khoản 3331… 2.2. Nội dung hạch toán nghiệp vụ mua hàng - bán hàng: Nội dung hạch toán nghiệp vụ mua hàng – bán hàng đƣợc thể hiện qua 2 sơ đồ sau: Hình 2.2 – Sơ đồ hạch toán nghiệp vụ bán hàng TK 511 TK 3387 TK 521,531,532 TK 333 TK 1381,1388 TK 156 TK 133 (1a) (2a ) (2b) (3e) (3a) (3d) (3c) (3b) (4b) (5a) (7) (6 ) TK 156 TK 632 TK 3381 TK 157 TK 641 TK 111,112,131 TK 131 TK 511,513 TK 711 (4a) (1d) TK 515 (1b) (5b) (1b) (5c) Tuyển tập Báo cáo “Hội nghị Sinh viên Nghiên cứu Khoa học” lần thứ 6 Đại học Đà Nẵng - 2008 469 Hình 2.3 – Sơ đồ hạch toán nghiệp vụ mua hàng 2.3. Ứng dụng Excel trong tổ chức hạch toán lưu chuyển hàng hoá nội thương Dựa trên kiến thức kế toán đã học, qua thời gian nghiên cứu, nhóm đã thiết kế đƣợc một số sản phẩm đầu ra dựa trên các thông tin đầu vào (các bảng biểu số liệu kì trƣớc, các chứng từ, các bảng biểu phát sinh trong kì, các bảng danh mục…) nhƣ sau: Sổ cái tài khoản (Hình 2.4); Bảng cân đối nhập xuất tồn hàng hóa (Hình 2.5); Sổ chi tiết nhập xuất hàng hóa (Hình 2.6); Bảng phân bổ chi phí (Hình 2.7) SỔ CÁI TÀI KHOẢN Tên tài khoản: Mã tài khoản: Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Tài khoản đối ứng Số lƣợng Đơn giá Số tiền Số Ngày Nợ Có Số dƣ đầu kì 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Số phát sinh trong kì Số dƣ cuối kì Ng ười ghi sổ Kế toán trưởngThủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Hình 2.4 – Sổ cái tài khoản TK 142,242 TK 1388 TK 1561, 157 TK 151 TK 333 TK 511 TK 331 TK 131 TK 133 TK 711 TK 1561,1562 TK 133 TK 3381 TK 632 TK 1381,1561,1562 TK 111, 112, 331 TK 133 TK 154 TK 152,153 TK 151,331 TK 111,112,331 TK 1562 TK 133 (1d) (5c) (5b) (1a) (1b) (5a) (5d) (5e) (4b) (3a) (3b) (3c) (4a) (2b) (1c) (2a) (6a) (6b) (6c) (6e) Tuyển tập Báo cáo “Hội nghị Sinh viên Nghiên cứu Khoa học” lần thứ 6 Đại học Đà Nẵng - 2008 470 BẢNG TỔNG HỢP TÌNH HÌNH NHẬP_XUẤT_TỒN HÀNG HÓA Mã tài khoản: 156 Mã hàng hóa Tên hàng hóa Đơn vị tính Số dƣ đầu kì Số phát sinh Số dƣ cuối kì Số lƣợng Thành tiền Nhập Xuất Số lƣợng Thành tiền Số lƣợng Thành tiền Số lƣợng Thành tiền 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Ngày……tháng……năm… Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký,họ tên) Hình 2.5- Bảng tổng hợp tình hình nhập xuất tồn hàng hóa SỔ CHI TIẾT NHẬP XUẤT HÀNG HÓA Tên hàng hóa: Mã hàng hóa: Ngày tháng ghi sổ Ch ứng t ừ Diễn giải Tài khoản đối ứng Đơn giá Nhập Xuất Tồn Số Ngày Số lƣợng Giá trị Số lƣợng Giá trị Số lƣợng Giá trị Số dƣ đầu kì 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Số phát sinh trong kì Người ghi sổ Kế toán trưởngThủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Hình 2.6 – Sổ chi tiết nhập xuất hàng hóa BẢNG PHÂN BỔ CHI PHÍ MUA HÀNG Chỉ tiêu Số tiền 1.Chi phí hàng hóa đầu kỳ 2.Chi phí hàng hóa phát sinh trong kỳ 3.Giá vốn hàng hóa tồn kho đầu kỳ 4.Giá vốn hàng hóa nhập kho trong kỳ 5.Giá vốn hàng hóa bán ra trong kỳ 6.Giá vốn hàng hóa tồn kho cuối kỳ 7.Phân bổ chi phí hàng hóa Hình 2.7 – Bảng phân bổ chi phí mua hang Tuyển tập Báo cáo “Hội nghị Sinh viên Nghiên cứu Khoa học” lần thứ 6 Đại học Đà Nẵng - 2008 471 3. KẾT LUẬN Từ việc ứng dụng Excel vào phân ngành kế toán thì công tác hạch toán các nghiệp vụ kinh tế trở nên đơn giản, nhanh chóng và hiệu quả hơn rất nhiều. Những sai sót với những con số cũng bị hạn chế, giúp cho công tác kế toán có đƣợc những con số “thực” về tình hình xuất nhập hàng hoá, thu chi của đơn vị mình. Nhóm sẽ tiếp tục nghiên cứu để việc ứng dụng phần mềm Excel vào công tác kế toán thêm hoàn thiện; thiết kế thêm một số mẫu số giúp công tác quản lý và hạch toán lƣu chuyển hàng hóa nội thƣơng tối ƣu hơn; đồng thời nâng cao khả năng bảo vệ bảng tính cũng nhƣ phát hiện sai sót trong hạch toán, giúp việc hạch toán của kế toán viên có đƣợc kết quả chính xác nhất. TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Vũ Đăng Giang, Phạm Diệu Huyền (2007), Tự học Microsoft Office Excel 2003 Chương trình nâng cao, Nhà xuất bản lao động xã hội. [2] Đức Hùng (2000), Thực hành Excel 2000 bằng hình ảnh dành cho thư kí và kế toán, Nhà xuất bản Thống kê. [3] Nguyễn Công Minh, Trịnh Gia Kim (2007), Hướng dẫn thực hành kế toán chuyên nghiệp Excel 2007( Tập 1, 2), Nhà xuất bản Giao thông vận tải. [4] Trần Quang Thành (2007), Các thủ thuật quan trọng với Excel, Nhà xuất bản Thống kê. [5] Việt Văn Book (2006), Phân tích tài liệu kinh doanh trong Microsoft Excel, Nhà xuất bản thống kê. . việc ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức hạch toán có một ý nghĩa thiết thực. Xuất phát từ thực tế đó, nhóm đã chọn nghiên cứu đề tài Ứng dụng excel trong tổ chức hạch toán lưu chuyển hàng. “Hội nghị Sinh viên Nghiên cứu Khoa học” lần thứ 6 Đại học Đà Nẵng - 2008 467 NGHIÊN CỨU ỨNG DỤNG EXCEL TRONG TỔ CHỨC HẠCH TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HOÁ NỘI THƯƠNG APPLYING EXCEL IN ACCOUNTING. Sinh viên Nghiên cứu Khoa học” lần thứ 6 Đại học Đà Nẵng - 2008 469 Hình 2.3 – Sơ đồ hạch toán nghiệp vụ mua hàng 2.3. Ứng dụng Excel trong tổ chức hạch toán lưu chuyển hàng hoá nội thương