Phần Những vấn đề chung kế toán ngân hàng Ch-ơng i Tổng quan kế toán ngân hàng Kế toán với hoạt động ngân hàng 1.1 Giới thiệu Kế toán ngân hàng Kế toán công cụ quan trọng để quản lý kinh tế tài đơn vị, tổ chức kinh tế nh- phạm vi toàn kinh tế quốc dân Kế toán ngân hàng việc thu thập, ghi chép, xử lý, phân tích nghiệp vụ kinh tế, tài hoạt động tiền tệ, tín dụng dịch vụ ngân hàng d-ới hình thức chủ yếu giá trị để phản ánh, kiểm tra toàn hoạt động kinh doanh đơn vị ngân hàng, đồng thời cung cấp thông tin cần thiết phục vụ cho công tác quản lý hoạt động tiền tệ ngân hàng tầm vĩ mô vi mô, cung cấp thông tin cho tổ chức, cá nhân theo qui định Pháp luật Kế toán ngân hàng bao gồm kế toán tài kế toán quản trị: Kế toán tài việc thu thập, ghi chép, xử lý, phân tích nghiệp vụ kinh tế tài theo luật, chế độ, chuẩn mực kế toán để hệ thống hoá thông tin theo tiêu tổng hợp đ-ợc quy định thống báo cáo tài ngân hàng nhằm phục vụ cho quản lý hoạt động kinh doanh ngân hàng Chính phủ, Ngân hàng Trung -ơng, đáp ứng nhu cầu sử dụng thông tin cho đối t-ợng bên thân đơn vị ngân hàng Kế toán quản trị việc thu thập, ghi chép, xử lý, phân tích cung cấp thông tin kinh tế, tài theo yêu cầu quản trị định kinh tế, tài trong nội đơn vị ngân hàng Nh- vậy, đối t-ợng kế toán quản trị không thiết phải toàn hoạt động kinh tế - tài ngân hàng, mà phận (đối t-ợng kế toán cụ thể) yêu cầu quản trị đơn vị ngân hàng đặt Kế toán quản trị tuân thủ chế độ, chuẩn mực kế toán Chính phủ quy định Nội dung giáo trình Kế toán ngân hàng cung cấp kiến thức hoạt động kế toán tài đơn vị ngân hàng, mà ch-a đề cập đến nội dung kế toán quản trị ngân hàng Khi thực công việc Kế toán tài Kế toán quản trị, đơn vị kế toán ngân hàng phải thực kế toán tổng hợp kế toán chi tiết Kế toán tổng hợp việc thu thập, ghi chép, hệ thống hoá thông tin kinh tế, tài theo tài khoản tổng hợp phản ánh tiêu tổng hợp hoạt động kinh doanh ngân hàng Kế toán chi tiết việc thu thập, ghi chép, hệ thống hoá thông tin kinh tế, tài theo tiêu chi tiết, cụ thể tiêu đà phản ánh tài khoản tổng hợp Kế toán chi tiết đến mức độ tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý nghiệp vụ hay yêu cầu bảo vệ an toàn tài sản ngân hàng 1.2 Đối t-ợng kế toán ngân hàng Là công cụ quản lý kinh tế - tài chính, đối t-ợng phản ánh tr-ớc hết kế toán ngân hàng vốn vận động vốn hoạt động tiền tệ, toán, tín dụng đối nội, đối ngoại hệ thống ngân hàng Vốn hệ thống ngân hàng nói chung hay đơn vị ngân hàng nói riêng luôn tồn d-ới hai hình thức nguồn vốn sử dụng vốn Nguồn vốn nguồn lực tài mà ngân hàng dựa vào để thực hoạt động kinh doanh cung ứng dịch vụ tài chÝnh ®èi víi x· héi Nã gåm vèn tù cã nh- vốn pháp định hay vốn điều lệ; quỹ dự phòng rủi ro vốn huy động từ bên nh- vốn tiền gửi, vốn vay, vốn phát hành Sử dụng vốn ngân hàng số tiền mà ngân hàng bỏ để có tài sản nh- ngân quỹ, cho vay, đầu t-, TSCĐ, công cụ lao động, vật liệu , tài sản thuộc kiểm soát đơn vị ngân hàng Những tài sản trực tiếp mang lại thu nhập cho ngân hàng phát huy vai trò phục vụ cho hoạt động sinh lời ngân hàng Đối t-ợng kế toán ngân hàng kết vận động vốn ngân hàng Nói cách khác, kế toán ngân hàng phải phản ánh khoản thu nhập, khoản chi phí, kết phân chia kết hoạt động Dù theo chế tài kinh doanh ngân hàng th-ơng mại hay theo chế tài đặc thù Ngân hàng Nhà n-ớc, việc sử dụng kế toán để nắm tình hình thu, tình hình chi, kết phân chia kết hoạt động cần thiết quan trọng cấp quản lý hệ thống ngân hàng Là đơn vị trung gian tài kinh tế quốc dân, ngân hàng th-ơng mại nh- Ngân hàng Nhà n-ớc đóng vai trò chủ yếu việc cung ứng dịch vụ toán cho đơn vị, cá nhân Đồng thời ngân hàng có nhiều giao dịch kỳ hạn, giao dịch cam kết, bảo lÃnh với đối tác khách hàng n-ớc Vì vậy, đối t-ợng kế toán ngân hàng có khoản toán đơn vị ngân hàng; Các khoản cam kết, bảo lÃnh, giấy tờ có giá Do đặc điểm hoạt động ngân hàng khác hẳn ngành sản xuất, l-u thông hàng hóa vật chất, ngành cung ứng dịch vụ khác mà đối t-ợng Kế toán ngân hàng có đặc điểm riêng biệt sau: Thứ nhất: Đối t-ợng kế toán ngân hàng chủ yếu tồn d-ới hình thái giá trị (tiền tệ) kể nguồn gốc hình thành nh- trình vận động Thứ hai: Đối t-ợng kế toán ngân hàng có mối quan hệ chặt chẽ, th-ờng xuyên với đối t-ợng kế toán đơn vị, tổ chức kinh tế, cá nhân kinh tế thông qua quan hệ tiền gửi, tiền vay, toán ngân hàng với khách hàng Ví dụ: Khi ngân hàng nhận tiền gửi khách hàng, phía ngân hàng hoạt động nguồn vốn, nh-ng phía ng-ời gửi tiền hoạt động sử dụng vốn (gửi ngân hàng); ng-ợc lại, ngân hàng cho khách hàng vay vốn, phía ngân hàng hoạt động sử dụng vốn nh-ng phía ng-ời vay hoạt động nguồn vốn (vốn vay ngân hàng) Đặc tr-ng cho thấy, thông tin kế toán ngân hàng thông tin kinh tế, tài tổng hợp đ-ợc nhiều đối t-ợng quan tâm sử dụng nh- khách hàng, nhà đầu t-, quan quản lý (tài chính, thống kê ), Chính phủ Mặt khác, phía mình, thông qua mối quan hệ sách mình, ngân hàng đà tác động vào toàn hoạt động kinh tế, thúc đẩy tăng tr-ởng kinh tế, tăng c-ờng công tác quản lý kinh tế, tài Thứ ba: Xét quy mô chu chuyển vốn đối t-ợng kế toán ngân hàng có quy mô, phạm vi lớn có tuần hoàn th-ờng xuyên, liên tục theo yêu cầu chu chuyển vốn kinh tế theo yêu cầu quản lý kinh doanh ngân hàng Thứ t-: Xét nội ngành ngân hàng, đối t-ợng kế toán Ngân hàng Nhà n-ớc (ngân hàng cấp 1) đối t-ợng kế toán ngân hàng th-ơng mại (ngân hàng cấp 2) có khác Đối t-ợng kế toán Ngân hàng Nhà n-ớc tài sản - nguồn vốn, nh-ng phản ảnh hoạt động Ngân hàng Nhà n-ớc hoạt động quan quản lý nhà n-ớc, ngân hàng phát hành tiền, ngân hàng ngân hàng Tại Ngân hàng Nhà n-ớc, nguồn vốn chủ yếu tiền gửi TCTD, vốn vay tổ chức tài quốc tế; nguồn vốn phát hành vốn pháp định; tài sản chủ yếu cho vay TCTD Đối t-ợng kế toán ngân hàng th-ơng mại tài sản - nguồn vốn, nh-ng phản ảnh hoạt kinh doanh tiền tệ, tín dụng, dịch vụ ngân hàng đơn vị NHTM với khách hàng tổ chức kinh tế, doanh nghiệp, cá nhân toàn kinh tế Tại NHTM, TCTD, nguồn vốn chủ yếu tiền gửi tổ chức kinh tế, dân c-, có vốn huy động thông qua phát hành giấy tờ có giá, vốn vay NHNN, vay TCTD n-ớc, vốn chủ sở hữu; Tài sản chủ yếu cho vay kinh tế, có tiền mặt quĩ, tiền gửi NHNN, TCTD khác, đầu t- chứng khoán, tài sản cố định 1.3 Nhiệm vụ kế toán ngân hàng: - Thu thập, ghi chép kịp thời, đầy đủ xác nghiệp vụ kinh tế tài phát sinh đơn vị ngân hàng theo đối t-ợng, nội dung công việc kế toán, theo chuẩn mực chế độ kế toán - Kiểm tra, giám sát chặt chẽ khoản thu chi tài chính, trình sử dụng tài sản thân ngân hàng xà hội thông qua khâu kiểm soát kế toán, góp phần tăng c-ờng kỷ luật tài chính, củng cố chế độ hạch toán kinh tế ngân hàng nh- toàn kinh tế quốc dân - Phân tích thông tin, số liệu kế toán; tham m-u, đề xuất giải pháp phục vụ yêu cầu quản trị định kinh tế, tài đơn vị ngân hàng; - Cung cấp thông tin cho ngân hàng trung -ơng quan quản lý nhà n-ớc khác phục vụ đạo thực thi sách tiền tệ - tín dụng nói riêng sách tài nói chung; đồng thời đáp ứng nhu cầu công tác tra ngân hàng -Tổ chức tốt việc giao dịch với khách hàng, góp phần thực tốt chiến l-ợc khách hàng đơn vị ngân hàng 1.4 Đặc điểm kế toán ngân hàng Xuất phát từ đặc điểm hoạt động ngân hàng, kế toán ngân hàng có đặc điểm sau: Kế toán ngân hàng mang tính xà hội cao: Đặc điểm thể chỗ kế toán ngân hàng không phản ảnh toàn mặt hoạt động thân ngân hàng, mà phản ảnh đ-ợc đại phận hoạt động kinh tế, tài kinh tế thông qua quan hệ tiền tệ, tín dụng, toán ngân hàng với doanh nghiệp, đơn vị tổ chức kinh tế, cá nhân kinh tế Do tiêu thông tin kế toán ngân hàng cung cấp tiêu thông tin kinh tế, tài quan trọng giúp cho việc đạo, điều hành hoạt động ngân hàng quản lý kinh tế Đặc điểm ny cho thấy tính x hội ho kế ton ngân hng Từ đặc điểm đòi hỏi việc thực ph-ơng pháp kế toán chung, chuẩn mực kế toán đ-ợc thừa nhận ngành ngân hàng phải xây dựng chế độ kế toán phù hợp để vừa phản ảnh đầy đủ hoạt động thân ngân hàng, vừa phản ảnh đ-ợc hoạt động kinh tế, tài kinh tế Kế toán ngân hàng tiến hành đồng thời kiểm soát, xử lý nghiệp vụ ghi sổ sách kÕ to¸n cã nghiƯp vơ kinh tÕ ph¸t sinh Nếu nh- đơn vi, tổ chức kinh tế, c¸c doanh nghiƯp viƯc thùc hiƯn c¸c bót to¸n có nghiệp vụ kinh tế phát sinh không thiết phải vào sổ kế toán (có thể để ngày hôm sau, theo định kỳ tiến hành vào sổ kế toán) ng-ợc lại kế toán ngân hàng công việc phải tiến hành đồng thời Điều đòi hỏi tiếp nhận chứng từ kế toán từ khách hàng hay chứng từ nội ngân hàng lập, nhân viên kế toán ngân hàng phải kiĨm so¸t, xư lý theo néi dung cđa chøng tõ Nếu chứng từ đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp cho hoàn thành nghiệp vụ phản ảnh vào sổ kế toán thích hợp (bằng tay máy) để kiểm soát số d- tài khoản hạn mức tín dụng, chuẩn bị sẵn sàng phục vụ giao dịch Từ đặc điểm này, đà làm cho kế toán ngân hàng mang tính giao dịch cao Kế toán ngân hàng có tính xác kịp thời cao, lẽ đối t-ợng kế toán ngân hàng có liên quan mật thiết với đối t-ợng kế toán doanh nghiệp, cá nhân kinh tế; mặt khác, hoạt động ngân hàng đà dẫn đến ngân hàng tập trung đ-ợc khối l-ợng vốn tiền tƯ rÊt lín cđa x· héi, sè vèn nµy th-êng xuyên biến động Vì vậy, kế toán ngân hàng phải có độ xác kịp thời cao để mặt đáp ứng yêu cầu hạch toán NH, mặt khác phục vụ hạch toán toàn kinh tÕ Mäi sù chËm trƠ, thiÕu chÝnh x¸c cđa kế toán ngân hàng có tác động xấu đến tính kịp thời, xác hạch toán kế toán đơn vị, tổ chức kinh tế có quan hệ với ngân hàng làm giảm tốc độ chu chuyển vốn kinh tế Từ đặc điểm đòi hỏi nghiệp vụ kinh tế phát sinh phải đ-ợc kiểm soát xử lý cho hoàn thành Công việc kế toán hàng ngày phải đ-ợc kết thúc ngày cách lập bảng cân đối tài khoản ngày gửi kịp thời giấy báo nợ, báo có, bảng kê số d- tài khoản cho khách hàng Chứng từ kế toán ngân hàng có khối l-ợng lớn, tổ chức luân chuyển phức tạp gắn liỊn víi viƯc lu©n chun vèn cđa nỊn kinh tÕ Chủng loại chứng từ nhiều, khối l-ợng chứng từ lớn xuất phát từ tính đa dạng mặt nghiệp vụ ngân hàng số l-ợng giao dịch diễn hàng ngày đơn vị ngân hàng lớn Mặt khác, chứng từ kế toán ngân hàng không minh chứng cho hoạt động tài thân ngân hàng mà minh chứng cho hoạt ®éng kinh tÕ, tµi chÝnh vµ viƯc chu chun vèn cđa nỊn kinh tÕ Do vËy, viƯc tỉ chøc lu©n chuyển chứng từ kế toán ngân hàng có liên quan ®Õn viƯc lu©n chun vèn tiỊn tƯ cđa nỊn kinh tế Từ đặc điểm đòi hỏi ngành ngân hàng phải xây dựng đ-ợc hệ thống chứng từ kế toán cách thích hợp để vừa thoả mÃn hạch toán đơn vị ngân hàng (bằng tay máy), vừa đáp ứng yêu cầu hạch toán kinh tế Mặt khác, phải thiết lập ch-ơng trình luân chuyển chứng từ cách khoa học nhằm rút ngắn thời gian luân chuyển chứng từ, điều đồng nghĩa với việc tăng nhanh tốc độ chu chuyển vốn kinh tế Kế toán ngân hàng sử dụng tiền tệ (nội tệ, ngoại tệ) làm đơn vị đo l-ờng chủ yếu hầu hết mặt nghiệp vụ Đặc điểm xuất phát từ đặc điểm kinh doanh tiền tệ ngân hàng Nắm vững đặc điểm có ý nghĩa việc xây dựng chế độ kế toán ngân hàng mà có ý nghĩa việc tổ chức công tác kế toán đạo, điều hành hoạt động kế toán ngân hàng đơn vị nh- toàn hệ thống ngân hàng 1.5 Khái quát tổ chức công tác kế toán đơn vị ngân hàng 1.5.1 Khái niệm, yêu cầu * Khái niệm: Tổ chức công tác kế toán pháp nhân đơn vị ngân hàng việc tuân thủ Luật kế toán tổ chức vận dụng chuẩn mực, chế độ kế toán Nhà n-ớc, Ngân hàng Nhà n-ớc ban hành cho phù hợp với điều kiện tổ chức hoạt động kinh doanh ngân hàng, trình độ quản lý, trình độ nghiệp vụ cụ thể đơn vị ngân hàng Tổ chức tốt công tác kế toán ngân hàng đảm bảo cho việc thu nhận, hệ thống hoá thông tin kế toán đầy đủ, kịp thời, đáng tin cậy phục vụ cho công tác quản lý kinh tế, tài tầm vĩ mô vi mô, mà giúp ngân hàng quản lý chặt chẽ tài sản thân ngân hàng, xà hội gửi bảo quản đơn vị ngân hàng, ngăn ngừa đ-ợc hành vi làm tổn thất tài sản ngân hàng * Yêu cầu việc tổ chức công tác kế toán khoa học, hợp lý Tổ chức công tác kế toán khoa học hợp lý cần đáp ứng đ-ợc yêu cầu sau: - Đảm bảo thu nhận hệ thống hoá thông tin toàn hoạt động kinh tế - tài ngân hàng nhằm cung cấp thông tin kế toán đáng tin cậy phục vụ cho công tác quản lý hoạt động tiền tệ, dịch vụ ngân hàng Nhà n-ớc, NHNN quản trị kinh doanh ngân hàng; Đáp ứng nhu cầu sử dụng thông tin đối t-ợng bên đơn vị ngân hàng - Phù hợp với quy mô đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh, phân cấp quản lý đơn vị ngân hàng - Phù hợp với trình độ, khả đội ngũ cán kế toán trình độ trang bị ph-ơng tiện, kỹ thuật tính toán, ghi chép đơn vị ngân hàng - Phù hợp với chế độ kế toán ngân hàng hành Quán triệt yêu cầu nói việc tổ chức, kế toán ngân hàng hoàn thành tốt nhiệm vụ với chi phí thấp, đạt hiệu cao 1.5 Nội dung tổ chức công tác kế toán đơn vị ngân hàng Tổ chức công tác kế toán đơn vị ngân hàng bao gồm công việc chủ yếu sau: - Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ, tổ chức công tác ghi chép ban đầu đảm bảo nghiệp vụ kinh tế phát sinh đơn vị ngân hàng phải đ-ợc phản ánh vào chứng từ kịp thời, xác - Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán ngân hàng - Tổ chức thực hệ thống báo cáo kế toán, có báo cáo tài (bắt buộc) báo cáo kế toán quản trị - Tổ chức vận dụng hình thức kế toán thích hợp - Lựa chọn mô hình, tổ chức máy kế toán, bố trí đủ số l-ợng có chất l-ợng cán kế toán, bảo đảm hoàn thành nhiệm vụ kế toán đơn vị - Tổ chức trang bị sở vật chất kỹ thuật tiến tới đại hoá công tác kế toán - Tổ chức bồi d-ỡng nâng cao trình độ nghiệp vụ, trình độ quản lý cho đội ngũ cán kế toán đơn vị 1.6 Vai trò kế toán Ngân hàng kinh tế thị tr-ờng Hạch toán kế toán khoa học quản lý kinh tế vµ lµ mét bé phËn cÊu thµnh cđa hƯ thèng lí luận quản lí kinh tế tài Kế toán với t- cách công cụ quản lý kinh tế tài quan trọng, có vai trò tích cực việc quản lý, điều hành kiểm soát hoạt động kinh tế Với hai chức thông tin kiểm soát, kế toán có vai trò to lớn góc độ quản lý vi mô quản lý vĩ mô kinh tế thị tr-ờng Là phận cấu thành hệ thống kế toán kinh tế quốc dân, kế toán ngân hàng phát huy đầy đủ vai trò kế toán nói chung; đồng thời phát huy vai trò việc phục vụ lÃnh đạo, đạo, điều hành hoạt động ngân hàng: Thứ nhất: Cung cấp thông tin hoạt động tiền tệ, tín dụng, toán, kết tài phục vụ đạo điều hành quản trị mặt hoạt động nghiệp vụ đạt hiệu cao bên quan tâm đến hoạt động ngân hàng Thứ hai: Bảo vệ an toàn tài sản đơn vị Do tổ chức ghi chép cách khoa học, đầy đủ, xác toàn tài sản có nh- vận động chúng nên kế toán đà giúp cho chủ ngân hàng quản lí chặt chẽ tài sản nhằm tránh thiếu hụt mặt số l-ợng nâng cao hiệu trình sử dụng tài sản Thứ ba: Quản lí hoạt động tài ngân hàng Kế phản ảnh đ-ợc đầy đủ, xác kho¶n thu nhËp, chi phÝ, kÕt qu¶ kinh doanh ë đơn vị nhtoàn hệ thống ngân hàng, từ giúp cho việc quản lí chặt chẽ hoạt động tài tăng thu nhập, tiết kiệm chi phí, kinh doanh có lÃi, nhằm đảm bảo cho tồn phát triển cho ngân hàng Thứ t-: Đáp ứng yêu cầu công tác tra, kiểm soát ngành ngân hàng Với chức tổ chức hạch toán ban đầu tạo nguồn thông tin nên kế toán ngân hàng nơi cung cấp thông tin đầy đủ nhất, xác đơn vị, cấp ngân hàng nh- toàn ngành ngân hàng Nguồn thông tin, số liệu kế toán ngân hàng sở quan trọng để xây dựng điều hành sách kinh tế vĩ mô, tr-ớc hết sách tiền tệ Trên sở đó, Ngân hàng Nhà n-ớc quan quản lý nhà n-ớc kiểm soát điều chỉnh hoạt động ngân hàng toàn hệ thống ngân hàng nhằm đảm bảo phát triển ổn định, an toàn cho hệ thống góp phần phát triển kinh tế quốc dân Các nguyên tắc, yêu cầu kế toán áp dụng ngân hàng Cũng nh- hoạt ®éng kinh tÕ nãi chung, kÕ to¸n nỊn kinh tế thị tr-ờng đòi hỏi có hoà nhập với c¸c hƯ thèng kÕ to¸n cđa c¸c qc gia, tõ việc ghi chép, hệ thống hoá, xử lí cung cấp thông tin kế toán doanh nghiệp cần phải tuân thủ nguyên tắc kế toán đà đ-ợc thừa nhận phù hợp với chuẩn mực quốc tế kế toán Để làm cho quốc gia xây dựng, ban hành hệ thống kế toán, chế độ kế toán phù hợp với chế quản lí kinh tế tài quốc gia, liên đoàn kế toán quốc tế (IFAC- International Federation of Accountant) ban hành văn kế toán đà đựợc nghiên cứu thừa nhận chung, có nguyên tắc kế toán chuẩn mực kế toán Việt Nam, Nhà n-ớc đà ban hành Luật kế toán chuẩn mực kế toán có nguyên tắc kế toán để ngành, doanh nghiệp có ngân hàng thực 2.1 Những nguyên tắc kế toán 2.1.1 Cơ sở dồn tích Nội dung nguyên tắc nghiệp vụ kinh tế tài đơn vị liên quan đến tài sản, nợ phải trả, nguồn vốn chủ sở hữu, doanh thu, chi phí phải đ-ợc ghi sổ kế toán vào thời điểm phát sinh không thời điểm thực tế thu, thực tế chi tiền 2.1.2 Hoạt động liên tục Báo cáo tài phải đ-ợc lập sở giả định ngân hàng trình hoạt động liên tục tiếp tục hoạt động kinh doanh bình th-ờng t-ơng lai gần, nghĩa ngân hàng ý định nh- không cần thiết phải ngừng hoạt động phải thu hẹp đáng kể quy mô hoạt động Tr-ờng hợp ngân hàng đà có dấu hiệu hoạt động không liên tục, đặc biệt tình trạng kiểm soát đặc biệt, báo cáo tài phải đ-ợc lập sở khác Ban lÃnh đạo đơn vị ngân hàng phải giải thích sở đà sử dụng để lập báo cáo tài 2.1.3 Giá gốc (giá lịch sử) Mọi tài sản phản ảnh khoản mục báo cáo tài phải theo nguyên tắc giá gốc Giá gốc tài sản đ-ợc ghi chép theo số tiền khoản t-ơng đ-ơng tiền đà trả, phải trả, ghi theo giá hợp lý tài sản vào thời điểm tài sản đ-ợc ghi nhận Giá gốc tài sản không đ-ợc thay đổi trừ có quy định khác chế độ kế toán cụ thể Đối với ngân hàng, giá gốc tài sản phản ảnh khoản mục báo cáo tài giá trị tiền tệ mà ngân hàng huy động đ-ợc cho vay, đầu ttại thời điểm phát sinh nghiệp vụ Đối với nghiệp vụ phát hành cổ phiếu tr-ờng hợp giá bán cổ phiếu cao mệnh giá số tiền thu đ-ợc bán cổ phiếu đ-ợc tách thành hai phần: số tiền thu theo mệnh giá cổ phiếu đ-ợc ghi vào tài khoản vốn điều lệ, phần v-ợt mệnh giá cổ phiếu (thặng d-) đ-ợc ghi vào tài khoản Quỹ dự trữ bổ sung vốn điều lệ 2.1.4 Phù hợp Nguyên tắc phù hợp quy định việc ghi nhận doanh thu chi phí phải phù hợp với Khi ghi nhận khoản doanh thu phải ghi nhận khoản chi phí t-ơng ứng có liên quan đến việc tạo doanh thu Tại đơn vị ngân hàng việc quán triệt nguyên tắc phù hợp thĨ hiƯn ghi nhËn thu nhËp vµ ghi nhËn chi phí t-ơng ứng có liên quan đến việc tạo thu nhập xét theo kỳ kế toán Th-ờng đơn vị ngân hàng không thể, không thiết phải kế toán: Ghi nhận khoản thu nhập phải ghi nhận khoản chi phí có liên quan t-ơng ứng đến việc tạo thu nhập 2.1.5 Nhất quán Nguyên tắc quán quy định kế toán phải áp dụng quán sách ph-ơng pháp kế toán niên độ kế toán Tr-ờng hợp có thay đổi sách ph-ơng pháp kế toán phải giải trình phần thuyết minh báo cáo tài 2.1.6 Thận trọng Nguyên tắc thận trọng yêu cầu lập -ớc tính kế toán điều kiện không chắn cần có xem xét, cân nhắc, phán đoán cần thiết nh-: + Trích lập khoản dự phòng không lớn không thấp + Không đánh giá cao giá trị tài sản khoản thu nhập + Không đánh giá thấp giá trị khoản nợ phải trả chi phí + Doanh thu thu nhập đ-ợc ghi nhận có chứng chắn chi phí phải đ-ợc ghi nhận có chứng khả phát sinh chi phí 2.1.7 Trọng yếu Các thông tin đ-ợc xem trọng yếu nh- việc bỏ qua thông tin độ xác thông tin làm sai lệch đáng kể báo cáo tài chính, làm ảnh h-ởng đến định kinh tế ng-ời sử dụng thông tin báo cáo tài Tóm lại: Các nguyên tắc kế toán đ-ợc áp dụng ngân hàng Tuy nhiên trình thực cần vào đặc điểm hoạt động ngân hàng để vận dụng nguyên tắc cách thích hợp trình ghi chép, phản ảnh nghiệp vụ kinh tế phát sinh lập báo cáo tài ngân hàng Đặc biệt l-u ý việc quán triệt nguyên tắc dự thu lÃi, nguyên tắc phù hợp nguyên tắc thận trọng nghiệp vụ kế toán cho vay Giữa nguyên tắc có mâu thuẫn định, đòi hỏi đơn vị xử lý nghiệp vụ cần xét đoán chất kiện kinh tế, đồng thời cần đảm bảo tính quán ph-ơng pháp sở xét đoán Ví dụ, khoản cho vay phải đảm bảo điều kiện đ-ợc tính lÃi dự thu, phải ngừng tính lÃi dự thu, phải trÝch lËp dù phßng rđi ro tÝn dơng, dù phßng rủi ro lÃi phải thu tỉ lệ trích lập Các nguyên tắc nêu trên, NHTM / TCTD phải quán triệt thực đầy đủ Riêng Ngân hàng Nhà n-ớc, đặc thù vừa quan quản lý nhà n-ớc, vừa đơn vị kế toán mà trình hoạt động phải sử dụng nhiều công cụ kinh tế nhhoạt động tín dụng, hoạt động mua bán ngoại tệ, hoạt động thị tr-ờng mở nên có số nguyên tắc nh- dồn tích, phù hợp ch-a đ-ợc thực thực không đầy đủ, trọn vẹn 2.2 Các yêu cầu kế toán Quá trình thu nhận xử lý thông tin kế toán nghiệp vụ kinh tế - tài đơn vị, kế toán ngân hàng phải đảm bảo yêu cầu sau: - Phản ánh đầy đủ nghiệp vụ kinh tế, tài phát sinh vào chứng từ kế toán, sổ kế toán, báo cáo kế toán - Phản ánh kịp thời, thời gian quy định thông tin, số liệu kế toán - Phản ánh rõ ràng, dễ hiểu xác thông tin, số liệu kế toán - Phản ánh trung thực trạng, chất việc, nội dung giá trị nghiệp vụ kinh tế tài - Thông tin, số liệu kế toán phải đ-ợc phản ánh liên tục từ phát sinh đến kết thúc hoạt động kinh tế, tài chính; từ thành lập đến chấm dứt hoạt động đơn vị kế toán ngân hàng Số liệu kế toán kỳ phải theo số liệu kế toán kỳ tr-ớc - Phân loại, xếp thông tin, số liệu kế toán theo trình tự, có hệ thống so sánh đ-ợc Tài khoản Hệ thống tài khoản Kế toán ngân hàng 3.1 Tài khoản kế toán ngân hàng 3.1.1 Khái niệm tài khoản Tài khoản kế toán ph-ơng pháp kế toán dùng để phân loại hệ thống hoá nghiệp vụ kinh tế, tài phát sinh theo nội dung kinh tế Mỗi tài khoản mở theo đối t-ợng kế toán cụ thể, có nội dụng kinh tế riêng biệt Vì vậy, tên gọi tài khoản, số l-ợng tài khoản cần mở, nội dung phản ánh tài khoản nội dung kinh tế đối t-ợng kế toán yêu cầu quản lý quy định Đối với đơn vị ngân hàng, số l-ợng tài khoản lớn Hơn nữa, số tài khoản tổng hợp nghiệp vụ có quan hệ với khách hàng nh- tài khoản tiền gửi toán tài khoản cho vay, tài khoản tổng hợp có nhiều cấp lại có thêm nhiều tài khoản chi tiết (NHTM: có cấp tài khoản tổng hợp); Các tài khoản kế toán ngân hàng đ-ợc chia làm phận: Bộ phận tài khoản dùng để hạch toán nội phận tài khoản giao dịch với khách hàng 3.1.2 Phân loại tài khoản kế toán ngân hàng Việc phân loại tài khoản ngân hàng đ-ợc thực dựa nội dung, tính chất, kết cấu tài khoản, sở sử dụng tài khoản theo chất kinh tÕ Dịch vụ khách hàng Khách hàng (2) (3) (6) (1) Giao dịch Giao dịch Giao dịch Giao dịch viên viên viên viên (4) Qũy (7) (5) Kiểm sốt (1) (7) Giao dịch viên ứng qũy đầu ngày nộp qũy cuối ngày (2) Khách hàng yêu cầu giao dịch (3) Giao dịch viên thực chi (thu) tiền mặt cho khách hàng (4) Giao dịch viên chuyển chứng từ cho phận kiểm soát vượt quyền giao dịch (5) Kiểm soát chuyển chứng từ sau kiểm soát cho giao dịch viên (6) Giao dịch viên trả tiền (Thu) cho khách hàng Đồng thời với mô hình giao dịch cửa, tổ chøc bé m²y kÕ to²n t³i chi nh²nh thay ®ỉi mô hình thành hai khu vực : Khu vực Front End vµ khu vùc Back End Khu vùc Front End thực giao dịch trực tiếp với khách hàng, xử lý giao dịch liên quan đến khách hàng để giải phóng khách hàng nhanh Toàn phần công việc lại để hoàn thiện quy trình xử lý nghiệp vụ đ-ợc thực phận Back End Khu vực Back End khu vực hỗ trợ xư lý cđa Frond End, xư lý c¸c nghiƯp vơ, phần hành công việc không liên quan trực tiếp đến tài khoản khách hàng, nhận toàn chứng từ liên quan đến công việc nội thực công việc đối chiêú chi tiết tổng hợp (tham khảo sơ đồ quy trình kế toán chi tiết, kế toán tổng hợp mục 6.4.2) 5.4 Tổ chức lao động kế toán ngân hàng Tổ chức lao động kế toán vấn đề quan trọng định đến chất l-ợng, hiệu công tác kế toán Nội dung tổ chức lao động kế toán: + Quyết định số l-ợng lao động kế toán sử dụng; + Sắp xếp hợp lý lao động kế toán theo yêu cầu quản lý nghiệp vụ theo lực sở tr-ờng + Xác định rõ chức năng, nhiệm vụ cán kế toán; phận 29 Yêu cầu tổ chức lao động kế toán ngân hàng Tổ chức khoa học lao động kế toán ngân hàng yếu tố quan trọng, có tác động trực tiếp đến việc nâng cao hiệu công tác chất l-ợng thông tin kế toán với chi phí nh-ng đạt hiệu xuất cao Do đặc điểm hoạt động kinh doanh ngân hàng, việc tổ chức lao động kế toán vừa phải đảm bảo hoạt động nội theo chức quản lý vừa phải phục vụ thuận lợi cho khách hàng theo chức kinh doanh Việc tổ chức lao động kế toán ngân hàng thiếu khoa học không hạn chế kết trình hạch toán mà gây phiền hà cho khách hàng - thực chất gây trở ngại cho hoạt động xà hội Khi tổ chức lao động kế toán ngân hàng phải đảm bảo yêu cầu sau: - Đảm bảo mặt hoạt động kế toán nh- mặt nghiệp vụ khác có liên quan đ-ợc tiến hành cách nhịp nhàng, nhanh chóng, xác Sử dụng có hiệu thiết bị tính toán thực kế toán tự động - Đảm bảo nguyên tắc luân chuyển chứng từ chi nhánh nh- toàn hệ thống; luân chuyển chứng từ toán liên ngân hàng nhằm tăng nhanh tốc độ chu chuyển vốn bảo vệ an toàn tài sản - Đảm bảo nguyên tắc kiểm soát nội cách hợp lý điều kiện công nghệ kế toán đơn vị, đặc biệt nguyên tắc nh- phân tách chức năng, nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nguyên tắc kiểm soát kép, nguyên tắc bảo vệ an toàn tài sản tiền mặt tài sản vật chất khác có giá trị có tính khoản cao - Kết hợp chặt chẽ giao dịch phục vụ khách hàng với kiểm soát xử lý nghiệp vụ, ghi sổ, tổng hợp thông tin, xử lý tin nhằm phát huy vai trò cung cấp thông tin cho quản lý, điều hành ngân hàng Kế toán chi tiết, kế toán tổng hợp 6.1 Hình thức kế toán áp dụng NHTM - Hình thức kế toán: Là cách thức tổ chức công tác kế toán, quy định mẫu sổ kế toán với kết cấu mẫu sổ cụ thể; Mối quan hệ loại sổ kế toán với nhau; Trình tự ghi sổ c¸ch kiĨm tra tÝnh chÝnh x¸c cđa viƯc ghi sỉ, nhằm hệ thống hoá toàn thông tin kế toán từ chứng từ kế toán để lập đ-ợc báo cáo kế toán hàng ngày định kỳ - Hình thức kế toán áp dụng phổ biến đơn vị ngân hàng chứng từ ghi sổ: Dựa vào chứng từ kế toán NH Bảng kê chứng từ kế toán NH để hạch ton vo sổ kÕ to²n Tõ néi dung cđa h×nh thøc kÕ to²n chứng từ ghi sổ chung, đơn 30 vị kế toán ngân hàng đà xây dựng cụ thể quy trình kế toán chi tiết, kế toán tổng hợp phù hợp với điều kiện: Điều kiện kế toán thủ công điều kiện kế toán máy nh-ng đơn lẻ, ch-a kết nối mạng; Điều kiện kế toán máy đà kết nối mạng; Điều kiện kế toán đà đ-ợc ứng dụng công nghệ tin học đại - Hình thức chứng từ ghi sổ áp dụng điều kiện công nghệ kế toán ngân hàng trình độ thấp đ-ợc mô tả theo sơ đồ sau: Chứng từ gốc kiêm chứng từ ghi sỉ Q tiỊn mỈt (2) (1b) (1a) Sỉ kÕ toán chi tiết (3) Nhật ký chứng từ (có CĐ chứng từ) (4) (7) Bảng kết hợp tài khoản ngày (5) Sổ (8) Bảng kết hợp tài khoản tháng (năm) (6) Bảng cân đối tài khoản ngày (9) Bảng cân đối tài khoản tháng (năm) Ghi chú: Ghi hàng ngày (từ đến 6) Ghi hàng tháng (năm) Đối chiếu, kiểm tra Việc đối chiếu để kiểm tra khẳng định: (1) nghiệp vụ kinh tế-tài đà phát sinh hoàn thành (đ-ợc thể chứng từ kế toán) đà đ-ợc 31 phản ánh xác vào sổ kế toán chi tiết; (2) trình khóa sổ kế toán chi tiết, chuyển số liệu, tổng hợp số liệu kế toán xác Trong điều kiện công nghệ kế toán ngân hàng đại, hình thức chứng từ ghi sổ đ-ợc thể cách đơn giản theo sơ đồ sau: Nhật ký chứng từ Chứng từ kế toán (thông tin đầu vào) Kho thông tin Ch-ơng trình máy tính Liệt kê chứng từ Sổ kế toán chi tiết Sổ kế toán tổng hợp Thông tin đầu Cân đối tài khoản ngày Cân đối TK tháng, năm báo cáo TC Thông tin khác: B¸o c¸o TG, b¸o c¸o TD Nh- vËy: Trong điều kiện công nghệ kế toán đại, kế toán chi tiết kế toán tổng hợp thực đồng thời Từ sở liệu chung ban đầu có đ-ợc nhập số liệu nghiệp vụ kinh tế tài phát sinh vào máy tính, sổ kế toán chi tiết loại sổ sách báo cáo kế toán tổng hợp khác có đ-ợc tõ kÕt qu¶ xư lý cđa hƯ thèng 6.2 KÕ to¸n chi tiÕt 6.2.1 Kh¸i niƯm, nhiƯm vơ - KÕ toán chi tiết việc thu thập, kiểm tra, xử lý, ghi chép cung cấp thông tin chi tiết nhằm phản ánh tình hình, vận động đối t-ợng kế toán cụ thể Trên sở bảo vệ an toàn tài sản phục vụ yêu cầu quản lý nghiệp vụ, quản trị hoạt động kinh doanh NH Cơ sở để tiến hành kế toán chi tiết chứng từ kế toán Bảng kê chứng từ kế toán Kế toán chi tiết đ-ợc hạch to¸n chÝnh x¸c theo néi dung nghiƯp vơ kinh tÕ tài phát sinh - Nhiệm vụ kế toán chi tiÕt: + Thu thËp, kiĨm tra, xư lý, ghi chÐp tõng nghiƯp vơ kinh tÕ, tµi chÝnh thĨ hiƯn chứng từ kế toán hợp lệ, hợp pháp vào tài khoản chi tiết cách xác, kịp thời, đầy đủ 32 + Bất lúc kế toán chi tiết cho biết thông tin cần thiết đối t-ợng kế toán cụ thể nh-: Số d- đầu kỳ, doanh số nợ, doanh số có, doanh số tích luỹ từ đầu tháng, đầu năm, số d- cuối kỳ Từ quản lý chặt chẽ tài sản, nguồn vốn, đảm bảo an toàn tài sản - Mức độ chi tiết, cụ thể Kế toán chi tiết phụ thuộc vào yêu cầu quản lý đối t-ợng kế toán cụ thể nghiệp vụ ngân hàng 6.2.2 Hình thức kế toán chi tiết Hình thức kế toán chi tiết sổ tài khoản chi tiết Có loại sổ kế toán chi tiết đ-ợc sử dụng phổ biến ngân hàng sổ kế toán chi tiết thông th-ờng sổ kế toán chi tiết chuyên dùng Sổ kế toán chi tiết chuyên dùng loại sổ dùng riêng cho số tài khoản đòi hỏi có theo dõi, quản lý tài khoản chi tiết hơn, chặt chẽ nh- sỉ chi tiÕt TK "chun tiỊn ®Õn", TK "chun tiền phải trả" Tuy nhiên, dù thiết kế d-ới hình thức sổ kế toán chi tiết phải có yếu tố bắt buộc sau: + Tên ngân hàng lập sổ; + Tên sổ + Số tài khoản, tiểu khoản + Số sổ (ngày hoạt động tr-ớc, ngày hoạt động tại) + Số d- đầu + Ngày hạch toán, ngày giá trị giao dịch + Số chøng tõ + Sè tiỊn ghi Nỵ, sè tiỊn ghi Có + Tài khoản đối ứng + Doanh số Nợ; Doanh số Có ngày + Doanh số Nợ; Doanh số Có tháng + Doanh số Nợ; Doanh số Có năm + Sè d- ci + Ch÷ ký cđa ng-êi lËp sổ, ng-ời kiểm soát 6.3 Kế toán tổng hợp 6.3.1 Khái niệm, nhiệm vụ - Kế toán tổng hợp viƯc thu thËp, kiĨm tra, xư lý, ghi chÐp vµ cung cấp thông tin tổng quát tài sản, nguồn vốn NH, phản ánh tình hình, vận động đối t-ợng kế toán theo tài khoản tổng hợp cấp - Nhiệm vụ kế toán tổng hợp: 33 + Kiểm tra xác trình hạch toán kế toán thời kỳ + Cung cấp thông tin cho quản trị hoạt động kinh doanh NH cho NHNN để phục vụ công tác tra gi¸m s¸t c¸c NHTM, c¸c TCTD cịng nh- việc xây dựng điều hành, đánh giá sách kinh tế vĩ mô, đặc biệt sách tiền tệ NH 6.3.2 Các hình thức kế toán tổng hợp Hình thức kế toán tổng hợp bao gồm tập nhật ký chứng từ, bảng kết hợp tài khoản, sổ cái, bảng cân đối tài khoản báo cáo tài a Tập nhật ký chứng từ Tập nhËt ký chøng tõ gåm toµn bé chøng tõ gèc, chứng từ ghi sổ đ-ợc xếp theo trật tự định; bảng kết hợp chứng từ; bảng liệt kê chứng từ (hoặc bảng cân đối chứng từ) Số l-ợng tập "con" nhật ký chứng từ số liên chứng từ phải l-u trữ cho nghiệp vụ kinh tế tài phát sinh hoàn thành (chỉ l-u liên chứng từ cho vế Nợ Có l-u liên chứng từ: liên chứng từ ghi vế Nợ, liên chứng từ ghi vế Có) tùy thuộc vào trình độ công nghƯ kÕ to¸n, tïy thc tỉ chøc bé m¸y kÕ toán cụ thể đơn vị ngân hàng Ví dụ: Mẫu bảng liệt kê chứng từ: Ngân hàng: Liệt kê chứng từ Ngày tháng năm Tập 1: Thứ tự Số chứng từ Tài khoản ghi Nợ Tài khoản ghi có Số tiền Cộng: Sau hoàn thành lập bảng liệt kê chứng từ theo tập, toàn chứng từ loại giấy tờ khác đ-ợc đóng thành tập đ-ợc đánh số từ 01 trở cho tất chứng từ giấy tờ khác tập nhật ký chứng từ Riêng hồ sơ tín dụng đà thu hết nợ đóng thành tập riêng đ-ợc xếp theo thứ tự: Ngắn hạn, trung hạn, dài hạn b Bảng kết hợp tài khoản Bảng kết hợp tài khoản có loại: Bảng kết hợp tài khoản ngày Bảng kết hợp tài khoản tháng (năm).Bảng kết hợp tài khoản lập theo tài khoản tổng hợp cấp phụ thuộc vào tiêu bảng CĐ tài khoản ngày 34 Bảng kết hợp tài khoản ngày hình thức tập hợp tất tài khoản chi tiết có hoạt động ngày theo tài khoản tổng hợp Bảng kết hợp tài khoản tháng (năm) hình thức tập hợp tất tài khoản chi tiết có hoạt động không hoạt động tháng (năm) theo tài khoản tổng hợp Bảng kết hợp tài khoản ngày đ-ợc lập sở số phát sinh ngày tài khoản Doanh số bảng kết hợp tài khoản doanh số hoạt động ngày TK, nh-ng số d- đầu ngày số d- cuối ngày số d- tài khoản ch-a bao gồm số d- tiểu khoản thuộc TKTH xong không hoạt động ngày Khi thực kế toán điều kiện công nghệ đại không thiết phải lập bảng kết hợp tài khoản ngày Mẫu bảng kết hợp tài khoản ngày Ngân hàng: Bảng kết hợp tài khoản Ngày tháng năm Tài khoản tổng hợp số: Số hiệu tiểu khoản Số d- đầu ngày Nợ Số phát sinh ngày Nợ Có Có Số d- cuối ngày Nợ có Cộng TK tổng hợp c Sổ (sổ tổng hợp) Sổ hình thức tập hợp tình hình hoạt động tài khoản tổng hợp (có thể tài khoản cấp 1, tài khoản cấp - tùy theo yêu cầu quản lý) hàng ngày tháng Căn để lập sổ bảng kết hợp tài khoản ngày Tuy nhiên doanh số hoạt động Nợ, doanh số hoạt động Có, số d- sổ phải tự xử lý nội dung hạch toán số d- bảng kết hợp tài khoản ngày số d- TKTH 35 Mỗi tờ sổ dùng cho tài khoản tổng hợp dùng tháng có 31 dòng ứng với số ngày tháng Khi đà thực kế toán điện tử không dùng sổ Mẫu sổ cái: Ngân hàng: Sổ tổng hợp Tháng .năm Tên tài khoản tổng hợp : Số hiệu: Ngày Số phát sinh Nợ Có Số dNợ có Cộng phát sinh d Bảng cân đối tài khoản Bảng cân đối tài khoản với mục đích kiểm tra mức độ xác, đầy đủ số liệu kế toán sau thời gian hoạt động Bảng cân đối tài khoản có loại: Bảng cân đối tài khoản ngày bảng cân đối tài khoản tháng (năm) Bảng cân đối tài khoản ngày lập theo tài khoản tổng hợp cấp tùy thuộc vào yêu cầu quản lý ngân hàng Sau kết thúc giao dịch buổi chiều hoàn thành lập loại sổ tổng hợp vào sổ để lập bảng cân đối tài khoản ngày Khi đà thực kế toán điện tử theo phần mềm kế toán tổng hợp máy tính in bảng cân đối tài khoản ngày Mẫu bảng cân đối tài khoản ngày: Ngân hàng: Bảng cân đối tài khoản Ngày tháng năm Số hiệu TK Số phát sinh ngày 36 Số d- cuối ngày tổng hợp Cộng cân Nỵ Cã A A Nỵ cã B B e Bé báo cáo tài chính: Các loại báo cáo, nội dung, hình thức, ph-ơng pháp lập loại báo cáo đ-ợc nghiên cứu chi tiết ch-ơng XII "Báo cáo kế toán - tài ngân hàng" 6.4 Quy trình kế toán chi tiết, kế toán tổng hợp điều kiện đại hoá ngân hàng 6.4.1 Yêu cầu quy trình - Thống trình tự thực luân chuyển, kiểm soát chứng từ phân hệ nghiệp vụ - Đảm bảo tính kịp thời, đầy đủ, xác toàn giao dịch phát sinh đ-ợc phản ánh lên báo cáo kế toán - Quy định rõ trách nhiệm thành viên tham gia vào quy trình * Quy trình xử lý nghiệp vụ đ-ợc chia thành phận: - Bộ phận giao dịch FRONT OFFICE + Thực giao dịch viên + Trực tiếp nhận/trả chứng từ với khách hàng + Trực tiÕp thùc hiƯn thu/chi tiỊn mỈt + Thùc hiƯn nghiệp vụ chuyển tiền đi, nhận điện đến, phát vay/thu nợ, tiền gửi, tài trợ th-ơng mại, mua bán ngoại tệ, vv - Bộ phận hậu kiểm BACK OFFICE + Thực kiểm soát viên/Tr-ởng phân hệ + Tập hợp chứng từ phân hệ để thực đối chiếu sau chạy Batch Run’ (l¯ viƯc xư lý, cËp nhËt nh÷ng nghiƯp vơ thường xuyên pht sinh cuối ngày cập nhật liệu chi nhánh vào máy chủ 'HOST' trung -ơng) + Thực kiểm tra, kiểm soát tính xác giao dịch từ chứng từ gốc thể chứng từ hạch toán báo cáo, cân đối + Thực l-u trữ chứng từ 37 6.4.2 Sơ đồ nội dung quy trình B1 G/dịch viên 3, (Teller 3, vv) G/dịch viên (Teller 2) G/dịch viên (Teller 1) FRONT OFFICE Bộ phận tập hợp chứng từ B2 Kiểm soát B3 Tiền gửi Chuyển tiền Tiền vay BACK OFFICE Tài trợ T/mại Ngân quỹ Kế toán tổng hợp (General ledger) B4 B5 L-u trữ chứng từ kế toán 6.4.3 Đối chiếu chứng tõ víi sỉ kÕ to¸n, b¸o c¸o kÕ to¸n a Đối chiếu kế toán chi tiết: - Trong ngày: giao dịch viên Front End nh- kế toán viên Back End thực hạch toán kế toán toàn nghiệp vụ kinh tế phát sinh thuộc trách nhiệm xử lý Quá trình lập, xử lý chứng từ kế toán phải tuân thủ quy tr×nh kü tht nghiƯp vơ cđa tõng nghiƯp vơ thể - Cuối ngày: Giao dịch viên kế toán viên có thực hạch toán kế toán in bảng kê liệt kê chứng từ đà thực ngày Nội dung bảng liệt kê bao gồm toàn giao dịch thực với định khoản rõ ràng giá trị giao dịch Giao dịch viên toàn chứng từ gốc chứng từ ghi sổ xử lý đối chiếu với liệt kê chứng từ xem xét lại nội dung giao dịch đ-ợc hạch toán có xác 38 không Tr-ờng hợp, giao dịch có sai sót, kế toán viên thực huỷ toàn giao dịch sai làm lại giao dịch Mục đích việc đối chiếu chứng từ gốc với liệt kê chứng từ nhằm xác nhận lại lần việc hạch toán kế toán giao dịch tr-ớc giao dịch thức đ-ợc hạch toán ghi sổ vào tài khoản liên quan đảm bảo l-u đủ chứng từ gốc chứng từ ghi sổ vào liệt kê chứng từ để chuẩn bị cho khâu bảo quản, l-u trữ Sau chấm đối chiếu liệt kê chứng từ với chứng từ gốc, giao dịch viên thực tách giấy báo Nợ/giấy báo Có liên quan đến tài khoản khách hàng minh thực giao dịch để chuyển cho kế toán viên Back End giữ sổ hạch toán chi tiết khách hàng chấm đối chiếu với sổ hạch toán chi tiết vào ngày hôm sau Đồng thời với liệt kê toàn chứng từ giao dịch, giao dịch viên kế toán viên phải in bảng kê tổng hợp khác nh- Sổ quỹ giao dịch viên có thu/chi tiền mặt, bảng kê giao dịch liên hàng nội bộ, bảng kê giao dịch chuyển Trung tâm bù trừ, bảng kê giao dịch chuyển tiền với đơn vị ngân hàng khác, bảng kê giao dịch chuyển tiền toán liên ngân hàng để chuyển cho phận quản lý có liên quan Đầu ngày làm việc hôm sau: kế toán viên thc bé phËn Back End thùc hiƯn in toµn bé sổ hạch toán chi tiết phụ trách (gồm 02 liên tài khoản khách hàng 01 liên tài khoản nội ngân hàng) toàn bảng kê giao dịch liên quan đến tài khoản nội Trên sở giấy báo Nợ, giấy báo Có đ-ợc tách từ hôm tr-ớc bảng kê giao dịch tài khoản nội bộ, kế toán viên chấm đối chiếu chi tiết với giao dịch phát sinh sổ hạch toán chi tiết để kiểm tra việc hạch toán thực hệ thống Tr-ờng hợp có chênh lệnh phải tìm nguyên nhân thực giao dịch điều chỉnh Tr-ờng hợp chứng từ khớp với sổ hạch toán chi tiết, kế toán viên l-u toàn giấy báo Nợ, giấy báo Có bảng kê giao dịch nội vào sổ hạch toán chi tiết tài khoản Đối với sổ hạch toán chi tiết khách hàng: trả khách 01 liên sổ hạch toán chi tiết kèm giấy báo Nợ, giấy báo Có, 01 liên sổ hạch toán chi tiết l-u ngân hàng Đối với sổ hạch toán chi tiết tài khoản nội l-u 01 liên sổ phụ bảng liệt kê giao dịch nội đ-ợc quy định cho giao dịch viên kế toán viên phụ trách sổ kế toán chi tiết b Đối chiếu kế toán tổng hợp khu vực Back End: * Hàng ngày: 39 Kế toán viên tổng hợp phải in bảng kê tài khoản tổng để kiểm tra tình hình hoạt động tài khoản tổng Đối với tài khoản sổ tài khoản tổng tài khoản khách hàng việc đối chiếu tài khoản sổ đ-ợc vào báo cáo giao dịch tổng hợp Module quản lý tài khoản khách hàng (tiền gửi, có kỳ hạn, tiền vay) Báo cáo tổng phải thể đầy đủ thông tin: + Thông tin tổng hợp số d- tự động từ tài khoản chi tiết nh- tổng số tài khoản chi tiết thuộc tài khoản sổ tổng, số d- đầu ngày, tổng doanh số hoạt động ngày, số d- cuối ngày, tổng số lÃi cộng dồn phát sinh tài khoản chi tiết, số lÃi đà toán ngày + Thông tin giao dịch đ-ợc can thiệp trực tiếp vào tài khoản sổ tổng nhgiao dịch điều chỉnh số d- tài khoản tổng, giao dịch điểu chỉnh lÃi cã sù sai lƯch vỊ l·i st hc thêi gian tính lÃi Kế toán viên tổng hợp báo cáo tổng từ Module để kiểm tra tình hình cập nhật số d- tài khoản sổ tổng đảm bảo khớp Tr-ờng hợp có sai lệch phải tìm hiểu nguyên nhân từ Module gây chênh lệch Chênh lệch xẩy ch-ơng trình Module có lỗi dẫn đến thông tin không đ-ợc cập nhật cách đầy đủ vào Module GL Đối với tài khoản sổ đ-ợc hạch toán trực tiếp giao dịch: Kế toán viên tổng hợp đối chiếu số d- tài khoản tổng hợp với số d- tài khoản chi tiết đảm bảo khớp Thông th-ờng tài khoản tổng dạng chênh lệch Căn sở phát sinh kỳ tài khoản sổ (là tài khoản tổng hợp cấp thấp nhất) chi nhánh, kế toán viên tổng hợp thực tổng hợp thành phát sinh kỳ tài khoản tổng hợp cấp theo nguyên tắc số d- phát sinh tài khoản tổng hợp tổng số d- phát sinh kỳ tài khoản chi tiết * Hàng tháng:, phát sinh tháng tài khoản tổng hợp để tổng hợp thành cân đối tài khoản kế toán chi nhánh Cân đối chi nhánh phải đảm bảo cân số d- đầu, doanh sè kú vµ sè d- cuèi Do toµn bé liệu chi nhánh đ-ợc tập trung Trung -ơng Trung -ơng thực tạo cân đối tài khoản kế toán cho chi nhánh Kế toán viên tổng hợp chi nhánh cần đối chiếu cân đối Trung -ơng tạo với bảng kết hợp doanh số phát sinh ngày 40 ngày cuối tháng tr-ớc ngày cuối tháng để đảm bảo khớp tính liên tục số d- tài khoản tổng hợp Căn cân đối tài khoản kế toán chi nhánh để tổng hợp thành cân đối kế toán toàn hệ thống nguyên tắc đảm bảo tài khoản toàn hệ thống phải tổng toàn tài khoản tổng hợp chi nhánh cân đối số d- đầu, doanh số phát sinh số d- cuối 6.4.4 NhËt ký chøng tõ: Toµn bé chøng tõ kÕ toán nghiệp vụ kinh tế phát sinh hoàn thành ngày nh- bảng kê, báo cáo kế toán phân hệ đ-ợc xếp theo trật tự để bảo quản, l-u trữ nh- sau: a Đối với chứng từ gốc chứng từ hạch toán: - Sau phân hệ đối chiếu số liệu phân hệ khớp chuyển toàn chứng từ gốc, chứng từ hạch toán báo liên quan cho phận GL - Tại phận GL thực xếp chứng từ đánh số chứng từ hàng ngày theo thứ tự bút đỏ đóng l-u thành tập theo trật tự sau: Tập 1- Các chứng từ giao dịch viên: Sắp xếp theo giao dịch viên, theo thứ tự từ nhỏ tới lớn Trong tập chứng từ giao dịch viên xếp theo trật tự: báo cáo tổng hợp giao dịch viên, báo cáo liệt kê giao dịch hàng ngày giao dịch viên, chứng từ hạch toán đà xếp theo loại nghiệp vụ thứ tự theo liệt kê giao dịch (trừ chứng từ chuyển tiền bên chứng từ gốc đ-ợc l-u theo phân hệ chuyển tiền) Báo cáo tổng hợp chi nhánh đ-ợc đặt tập TËp 2: Chøng tõ thc ph©n hƯ chun tiỊn: Các chứng từ gốc chuyển tiền bên ngân hàng đ-ợc tách l-u theo phân hệ chuyển tiền theo trËt tù nh- sau : - C¸c chøng tõ toán bù trừ: + Bảng kê 14 + Bảng kê 12 chuyển tiền kèm chứng từ gốc + Bảng kê 12 chuyển tiền đến kèm chứng từ gốc - Các chứng từ chuyển tiền ngân hàng hệ thống - Các chứng từ chuyển tiền đến ngân hàng hệ thống - Các chứng từ chuyển tiền toán liên ngân hàng - IBPS - Các chứng từ chuyển tiền đến toán liên ngân hàng - IBPS 41 - Các chứng từ chuyển tiền tổ chức tín dụng khác (không thuộc hình thức toán trên) -Các chứng từ chuyển tiền đến từ tổ chức tín dụng khác (không thuộc hình thức toán trên) Tập3: Báo cáo giao diện chứng từ phận tiền vay - LOAN: Đ-ợc s¾p xÕp theo tõng nhãm nghiƯp vơ ph²t sinh ‘Group’ Tập 4: Báo cáo giao diện chứng từ phận tiền gửi - CD, DD đ-ợc xếp theo tõng nhãm nghiƯp vơ ph²t sinh ‘Group’ TËp 5: B²o c²o giao diƯn v¯ c²c chøng tõ cđa ph©n hệ ti trợ thương mi TF đ-ợc xếp theo tõng nhãm nghiƯp vơ ph²t sinh ‘Group’ TËp 6: C¸c chứng từ báo cáo phân hệ ngân quỹ (Treasury) Tập 7: Các chứng từ gốc chứng từ hạch toán phân hệ GL b) Đối với cân đối báo cáo phân hệ: - Cân đối chi nhánh bao gồm cân đối nội bảng, ngoại bảng (nguyên tệ, quy đổi, cộng quy đổi) hàng ngày/ tháng/ quý/ năm, đ-ợc đóng thành tập theo thứ tự: + Cân đối nội bảng: Cân đối nguyên tệ Cân đối quy đối Cân đối cộng quy đổi + Cân đối ngoại bảng: Cân đối nguyên tệ Cân đối quy đối Cân đối cộng quy đổi - Báo cáo phân hệ (CD, DD, TF, LN, RM, TS): Đ-ợc đóng riêng theo phân hệ để thuận tiện tra cứu Câu hỏi Vì đối t-ợng kế toán ngân hàng có quan hệ chặt chẽ với đối t-ợng kế toán ngành sản xuất, kinh doanh khác kinh tế? Thông qua mối quan hệ NHTM phát huy vai trò, chức nh- nào? ý nghĩa thực tiễn tổ chức công tác kế toán ngân hàng việc nghiên cứu đặc điểm kế toán ngân hàng? HÃy nêu nguyên tắc bố trí lao động kế toán thủ công đơn vị kế toán ngân hàng sở Trong điều kiện kế toán theo mô hình ngân hàng đại, nguyên tắc bị vi phạm đ-ợc thay thủ tục kiểm soát nào? 42 HÃy nêu vấn đề cần tránh bố trí lao động kế toán đơn vị kế toán cấp chi nhánh Vì phải làm nh- vậy? Qua nghiên cứu hệ thống tài khoản NHNN TCTD hÃy rút nguyên tắc xây dựng hệ thống tài khoản thực hai hệ thống tài khoản nh- nào? Chøng tõ mƯnh lƯnh, chøng tõ chÊp hµnh, chøng tõ gèc, chøng tõ ghi sỉ thĨ hiƯn chøng tõ ủy nhiệm chi ủy nhiệm thu nh- nào? HÃy phân biệt giống khác chứng từ giấy chứng từ điện tử ngân hàng Vì kế toán ngân hàng áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ Hình thức thể việc tổ chức công tác kế toán NH hiƯn nh- thÕ nµo? 43