Phần Những vấn đề chung kế toán ngân hàng Chơng i Tổng quan kế toán ngân hàng Kế toán với hoạt động ngân hàng 1.1 Giới thiệu Kế toán ngân hàng Kế toán công cụ quan trọng để quản lý kinh tế tài đơn vị, tổ chức kinh tế nh phạm vi toàn kinh tế quốc dân Kế toán ngân hàng việc thu thập, ghi chép, xử lý, phân tích nghiệp vụ kinh tế, tài hoạt động tiền tệ, tín dụng dịch vụ ngân hàng dới hình thức chủ yếu giá trị để phản ánh, kiểm tra toàn hoạt động kinh doanh đơn vị ngân hàng, đồng thời cung cấp thông tin cần thiết phục vụ cho công tác quản lý hoạt động tiền tệ ngân hàng tầm vĩ mô vi mô, cung cấp thông tin cho tổ chức, cá nhân theo qui định Pháp luật Kế toán ngân hàng bao gồm kế toán tài kế toán quản trị: Kế toán tài việc thu thập, ghi chép, xử lý, phân tích nghiệp vụ kinh tế tài theo luật, chế độ, chuẩn mực kế toán để hệ thống hoá thông tin theo tiêu tổng hợp đợc quy định thống báo cáo tài ngân hàng nhằm phục vụ cho quản lý hoạt động kinh doanh ngân hàng Chính phủ, Ngân hàng Trung ơng, đáp ứng nhu cầu sử dụng thông tin cho đối tợng bên thân đơn vị ngân hàng Kế toán quản trị việc thu thập, ghi chép, xử lý, phân tích cung cấp thông tin kinh tế, tài theo yêu cầu quản trị định kinh tế, tài trong nội đơn vị ngân hàng Nh vậy, đối tợng kế toán quản trị không thiết phải toàn hoạt động kinh tế - tài ngân hàng, mà phận (đối tợng kế toán cụ thể) yêu cầu quản trị đơn vị ngân hàng đặt Kế toán quản trị tuân thủ chế độ, chuẩn mực kế toán Chính phủ quy định Nội dung giáo trình Kế toán ngân hàng cung cấp kiến thức hoạt động kế toán tài đơn vị ngân hàng, mà cha đề cập đến nội dung kế toán quản trị ngân hàng Khi thực công việc Kế toán tài Kế toán quản trị, đơn vị kế toán ngân hàng phải thực kế toán tổng hợp kế toán chi tiết Kế toán tổng hợp việc thu thập, ghi chép, hệ thống hoá thông tin kinh tế, tài theo tài khoản tổng hợp phản ánh tiêu tổng hợp hoạt động kinh doanh ngân hàng Kế toán chi tiết việc thu thập, ghi chép, hệ thống hoá thông tin kinh tế, tài theo tiêu chi tiết, cụ thể tiêu phản ánh tài khoản tổng hợp Kế toán chi tiết đến mức độ tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý nghiệp vụ hay yêu cầu bảo vệ an toàn tài sản ngân hàng 1.2 Đối tợng kế toán ngân hàng Là công cụ quản lý kinh tế - tài chính, đối tợng phản ánh trớc hết kế toán ngân hàng vốn vận động vốn hoạt động tiền tệ, toán, tín dụng đối nội, đối ngoại hệ thống ngân hàng Vốn hệ thống ngân hàng nói chung hay đơn vị ngân hàng nói riêng luôn tồn dới hai hình thức nguồn vốn sử dụng vốn Nguồn vốn nguồn lực tài mà ngân hàng dựa vào để thực hoạt động kinh doanh cung ứng dịch vụ tài chÝnh ®èi víi x· héi Nã gåm vèn tù cã nh vốn pháp định hay vốn điều lệ; quỹ dự phòng rủi ro vốn huy động từ bên nh vốn tiền gửi, vốn vay, vốn phát hành Sử dụng vốn ngân hàng số tiền mà ngân hàng bỏ để có tài sản nh ngân quỹ, cho vay, đầu t, TSCĐ, công cụ lao động, vật liệu , tài sản thuộc kiểm soát đơn vị ngân hàng Những tài sản trực tiếp mang lại thu nhập cho ngân hàng phát huy vai trò phục vụ cho hoạt động sinh lời ngân hàng Đối tợng kế toán ngân hàng kết vận động vốn ngân hàng Nói cách khác, kế toán ngân hàng phải phản ánh khoản thu nhập, khoản chi phí, kết phân chia kết hoạt động Dù theo chế tài kinh doanh ngân hàng thơng mại hay theo chế tài đặc thù Ngân hàng Nhà nớc, việc sử dụng kế toán để nắm tình hình thu, tình hình chi, kết phân chia kết hoạt động cần thiết quan trọng cấp quản lý hệ thống ngân hàng Là đơn vị trung gian tài kinh tế quốc dân, ngân hàng thơng mại nh Ngân hàng Nhà nớc đóng vai trò chủ yếu việc cung ứng dịch vụ toán cho đơn vị, cá nhân Đồng thời ngân hàng có nhiều giao dịch kỳ hạn, giao dịch cam kết, bảo lãnh với đối tác khách hàng nớc Vì vậy, đối tợng kế toán ngân hàng có khoản toán đơn vị ngân hàng; Các khoản cam kết, bảo lãnh, giấy tờ có giá Do đặc điểm hoạt động ngân hàng khác hẳn ngành sản xuất, lu thông hàng hóa vật chất, ngành cung ứng dịch vụ khác mà đối tợng Kế toán ngân hàng có đặc điểm riêng biệt sau: Thứ nhất: Đối tợng kế toán ngân hàng chủ yếu tồn dới hình thái giá trị (tiền tệ) kể nguồn gốc hình thành nh trình vận động Thứ hai: Đối tợng kế toán ngân hàng có mối quan hệ chặt chẽ, thờng xuyên với đối tợng kế toán đơn vị, tổ chức kinh tế, cá nhân kinh tế thông qua quan hệ tiền gửi, tiền vay, toán ngân hàng với khách hàng Ví dụ: Khi ngân hàng nhận tiền gửi khách hàng, phía ngân hàng hoạt động nguồn vốn, nhng phía ngời gửi tiền hoạt động sử dụng vốn (gửi ngân hàng); ngợc lại, ngân hàng cho khách hàng vay vốn, phía ngân hàng hoạt động sử dụng vốn nhng phía ngời vay hoạt động nguồn vốn (vốn vay ngân hàng) Đặc trng cho thấy, thông tin kế toán ngân hàng thông tin kinh tế, tài tổng hợp đợc nhiều đối tợng quan tâm sử dụng nh khách hàng, nhà đầu t, quan quản lý (tài chính, thống kê ), Chính phủ Mặt khác, phía mình, thông qua mối quan hệ sách mình, ngân hàng tác động vào toàn hoạt động kinh tế, thúc đẩy tăng trởng kinh tế, tăng cờng công tác quản lý kinh tế, tài Thứ ba: Xét quy mô chu chuyển vốn đối tợng kế toán ngân hàng có quy mô, phạm vi lớn có tuần hoàn th- ờng xuyên, liên tục theo yêu cầu chu chuyển vốn kinh tế theo yêu cầu quản lý kinh doanh ngân hàng Thứ t: Xét nội ngành ngân hàng, đối tợng kế toán Ngân hàng Nhà nớc (ngân hàng cấp 1) đối tợng kế toán ngân hàng thơng mại (ngân hàng cấp 2) có khác Đối tợng kế toán Ngân hàng Nhà nớc tài sản - nguồn vốn, nhng phản ảnh hoạt động Ngân hàng Nhà nớc hoạt động quan quản lý nhà nớc, ngân hàng phát hành tiền, ngân hàng ngân hàng Tại Ngân hàng Nhà nớc, nguồn vốn chủ yếu tiền gửi TCTD, vốn vay tổ chức tài quốc tế; nguồn vốn phát hành vốn pháp định; tài sản chủ yếu cho vay TCTD Đối tợng kế toán ngân hàng thơng mại tài sản - nguồn vốn, nhng phản ảnh hoạt kinh doanh tiền tệ, tín dụng, dịch vụ ngân hàng đơn vị NHTM với khách hàng tổ chức kinh tế, doanh nghiệp, cá nhân toàn kinh tế Tại NHTM, TCTD, nguồn vốn chủ yếu tiền gửi tổ chức kinh tế, dân c, có vốn huy động thông qua phát hành giÊy tê cã gi¸, vèn vay NHNN, vay c¸c TCTD nớc, vốn chủ sở hữu; Tài sản chủ yếu cho vay kinh tế, có tiền mặt quĩ, tiền gửi NHNN, TCTD khác, đầu t chứng khoán, tài sản cố định 1.3 Nhiệm vụ kế toán ngân hàng: - Thu thập, ghi chép kịp thời, đầy đủ xác nghiệp vụ kinh tế tài phát sinh đơn vị ngân hàng theo đối tợng, nội dung công việc kế toán, theo chuẩn mực chế độ kế toán - Kiểm tra, giám sát chặt chẽ khoản thu chi tài chính, trình sử dụng tài sản thân ngân hàng xã hội thông qua khâu kiểm soát kế toán, góp phần tăng cờng kỷ luật tài chính, củng cố chế độ hạch toán kinh tế ngân hàng nh toàn kinh tế quốc dân - Phân tích thông tin, số liệu kế toán; tham mu, đề xuất giải pháp phục vụ yêu cầu quản trị định kinh tế, tài đơn vị ngân hàng; - Cung cấp thông tin cho ngân hàng trung ơng quan quản lý nhà nớc khác phục vụ đạo thùc thi chÝnh s¸ch tiỊn tƯ - tÝn dơng nãi riêng sách tài nói chung; đồng thời đáp ứng nhu cầu công tác tra ngân hàng -Tổ chức tốt việc giao dịch với khách hàng, góp phần thực tốt chiến lợc khách hàng đơn vị ngân hàng 1.4 Đặc điểm kế toán ngân hàng Xuất phát từ đặc điểm hoạt động ngân hàng, kế toán ngân hàng có đặc điểm sau: Kế toán ngân hàng mang tính xã hội cao: Đặc điểm thể chỗ kế toán ngân hàng không phản ảnh toàn mặt hoạt động thân ngân hàng, mà phản ảnh đợc đại phận hoạt động kinh tế, tài kinh tế thông qua quan hệ tiền tệ, tín dụng, toán ngân hàng với doanh nghiệp, đơn vị tổ chức kinh tế, cá nhân kinh tế Do tiêu thông tin kế toán ngân hàng cung cấp tiêu thông tin kinh tÕ, tµi chÝnh quan träng gióp cho viƯc chØ đạo, điều hành hoạt động ngân hàng quản lý kinh tế Đặc điểm cho thấy tính xã hội hoá kế toán ngân hàng Từ đặc điểm đòi hỏi việc thực phơng pháp kế toán chung, chuẩn mực kế toán đợc thừa nhận ngành ngân hàng phải xây dựng chế độ kế toán phù hợp để vừa phản ảnh đầy đủ hoạt động thân ngân hàng, vừa phản ảnh đợc hoạt động kinh tế, tài kinh tế Kế toán ngân hàng tiến hành đồng thời kiểm soát, xử lý nghiệp vụ ghi sỉ s¸ch kÕ to¸n cã nghiƯp vơ kinh tÕ phát sinh Nếu nh đơn vi, tổ chức kinh tÕ, c¸c doanh nghiƯp viƯc thùc hiƯn c¸c bót toán có nghiệp vụ kinh tế phát sinh không thiết phải vào sổ kế toán (có thể để ngày hôm sau, theo định kỳ tiến hành vào sổ kế toán) ngợc lại kế toán ngân hàng công việc phải tiến hành đồng thời Điều đòi hỏi tiếp nhận chứng từ kế toán từ khách hàng hay chứng từ nội ngân hàng lập, nhân viên kế toán ngân hàng phải kiểm soát, xử lý theo nội dung chứng từ Nếu chứng từ đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp cho hoàn thành nghiệp vụ phản ảnh vào sổ kế toán thích hợp (bằng tay máy) để kiểm soát số d tài khoản hạn mức tín dụng, chuẩn bị sẵn sàng phục vụ giao dịch Từ đặc điểm này, làm cho kế toán ngân hàng mang tính giao dịch cao Kế toán ngân hàng có tính xác kịp thời cao, lẽ đối tợng kế toán ngân hàng có liên quan mật thiết với đối tợng kế toán doanh nghiệp, cá nhân kinh tế; mặt khác, hoạt động ngân hàng dẫn đến ngân hàng tập trung đợc khối lợng vèn tiỊn tƯ rÊt lín cđa x· héi, sè vèn thờng xuyên biến động Vì vậy, kế toán ngân hàng phải có độ xác kịp thời cao để mặt đáp ứng yêu cầu hạch toán NH, mặt khác phục vụ hạch toán toàn bé nỊn kinh tÕ Mäi sù chËm trƠ, thiÕu chÝnh xác kế toán ngân hàng có tác động xấu đến tính kịp thời, xác hạch toán kế toán đơn vị, tổ chức kinh tế có quan hệ với ngân hàng làm giảm tốc ®é chu chun vèn cđa nỊn kinh tÕ Tõ ®Ỉc điểm đòi hỏi nghiệp vụ kinh tế phát sinh phải đợc kiểm soát xử lý cho hoàn thành Công việc kế toán hàng ngày phải đợc kết thúc ngày cách lập bảng cân đối tài khoản ngày gửi kịp thời giấy báo nợ, báo có, bảng kê số d tài khoản cho khách hàng Chứng từ kế toán ngân hàng có khối lợng lớn, tổ chức luân chuyển phức tạp gắn liền với việc luân chuyển vốn kinh tế Chủng loại chứng từ nhiều, khối lợng chứng từ lớn xuất phát từ tính đa dạng mặt nghiệp vụ ngân hàng số lợng giao dịch diễn hàng ngày đơn vị ngân hàng lớn Mặt khác, chứng từ kế toán ngân hàng không minh chứng cho hoạt động tài thân ngân hàng mà minh chứng cho hoạt động kinh tế, tài việc chu chun vèn cđa nỊn kinh tÕ Do vËy, viƯc tỉ chức luân chuyển chứng từ kế toán ngân hàng có liên quan đến việc luân chuyển vốn tiền tệ kinh tế Từ đặc điểm đòi hỏi ngành ngân hàng phải xây dựng đợc hệ thống chứng từ kế toán cách thích hợp để vừa thoả mãn hạch toán đơn vị ngân hàng (bằng tay máy), vừa đáp ứng yêu cầu hạch toán kinh tế Mặt khác, phải thiết lập chơng trình luân chuyển chứng từ cách khoa học nhằm rút ngắn thời gian luân chuyển chứng từ, điều đồng nghĩa với việc tăng nhanh tốc độ chu chun vèn cđa nỊn kinh tÕ KÕ to¸n ngân hàng sử dụng tiền tệ (nội tệ, ngoại tệ) làm đơn vị đo lờng chủ yếu hầu hết mặt nghiệp vụ Đặc điểm xuất phát từ đặc điểm kinh doanh tiền tệ ngân hàng Nắm vững đặc điểm có ý nghĩa việc xây dựng chế độ kế toán ngân hàng mà có ý nghĩa việc tổ chức công tác kế toán đạo, điều hành hoạt động kế toán ngân hàng đơn vị nh toàn hệ thống ngân hàng 1.5 Khái quát tổ chức công tác kế toán đơn vị ngân hàng 1.5.1 Khái niệm, yêu cầu * Khái niệm: Tổ chức công tác kế toán pháp nhân đơn vị ngân hàng việc tuân thủ Luật kế toán tổ chức vận dụng chuẩn mực, chế độ kế toán Nhà nớc, Ngân hàng Nhà nớc ban hành cho phù hợp với điều kiện tổ chức hoạt động kinh doanh ngân hàng, trình độ quản lý, trình độ nghiệp vụ cụ thể đơn vị ngân hàng Tổ chức tốt công tác kế toán ngân hàng đảm bảo cho việc thu nhận, hệ thống hoá thông tin kế toán đầy đủ, kịp thời, đáng tin cậy phục vụ cho công tác quản lý kinh tế, tài tầm vĩ mô vi mô, mà giúp ngân hàng quản lý chặt chẽ tài sản thân ngân hàng, xã hội gửi bảo quản đơn vị ngân hàng, ngăn ngừa đợc hành vi làm tổn thất tài sản ngân hàng * Yêu cầu việc tổ chức công tác kế toán khoa học, hợp lý Tổ chức công tác kế toán khoa học hợp lý cần đáp ứng đợc yêu cầu sau: - Đảm bảo thu nhận hệ thống hoá thông tin toàn hoạt động kinh tế - tài ngân hàng nhằm cung cấp thông tin kế toán đáng tin cậy phục vụ cho công tác quản lý hoạt động tiền tệ, dịch vụ ngân hàng Nhà nớc, NHNN quản trị kinh doanh ngân hàng; Đáp ứng nhu cầu sử dụng thông tin đối tợng bên đơn vị ngân hàng - Phù hợp với quy mô đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh, phân cấp quản lý đơn vị ngân hàng - Phù hợp với trình độ, khả đội ngũ cán kế toán trình độ trang bị phơng tiện, kỹ thuật tính toán, ghi chép đơn vị ngân hàng - Phù hợp với chế độ kế toán ngân hàng hành Quán triệt yêu cầu nói việc tổ chức, kế toán ngân hàng hoàn thành tốt nhiệm vụ với chi phí thấp, đạt hiệu cao 1.5 Nội dung tổ chức công tác kế toán đơn vị ngân hàng Tổ chức công tác kế toán đơn vị ngân hàng bao gồm công việc chủ yếu sau: - Tỉ chøc vËn dơng hƯ thèng chøng tõ, tỉ chức công tác ghi chép ban đầu đảm bảo nghiệp vụ kinh tế phát sinh đơn vị ngân hàng phải đợc phản ánh vào chứng từ kịp thêi, chÝnh x¸c - Tỉ chøc vËn dơng hƯ thèng tài khoản kế toán ngân hàng - Tổ chức thực hệ thống báo cáo kế toán, có báo cáo tài (bắt buộc) báo cáo kế toán quản trị - Tổ chức vận dụng hình thức kế toán thích hợp - Lựa chọn mô hình, tổ chức máy kế toán, bố trí đủ số lợng có chất lợng cán kế toán, bảo đảm hoàn thành nhiệm vụ kế toán đơn vị - Tổ chức trang bị sở vật chất kỹ thuật tiến tới đại hoá công tác kế toán - Tổ chức bồi dỡng nâng cao trình độ nghiệp vụ, trình độ quản lý cho đội ngũ cán kế toán đơn vị 1.6 Vai trò kế toán Ngân hàng kinh tế thị trờng Hạch toán kế toán khoa học quản lý kinh tÕ vµ lµ mét bé phËn cÊu thµnh cđa hƯ thèng lÝ ln vỊ qu¶n lÝ kinh tÕ tài Kế toán với t cách công cụ quản lý kinh tế tài quan trọng, có vai trò tích cực việc quản lý, điều hành kiểm soát hoạt động kinh tế Với hai chức thông tin kiểm soát, kế toán có vai trò to lớn góc độ quản lý vi mô quản lý vĩ mô kinh tế thị trêng Lµ bé phËn cÊu thµnh hƯ thèng kÕ toán kinh tế quốc dân, kế toán ngân hàng phát huy đầy đủ vai trò kế toán nói chung; đồng thời phát huy vai trò việc phục vụ lãnh đạo, đạo, điều hành hoạt động ngân hàng: Thứ nhất: Cung cấp thông tin hoạt động tiền tệ, tín dụng, toán, kết tài phục vụ đạo điều hành quản trị mặt hoạt động nghiệp vụ đạt hiệu cao bên quan tâm đến hoạt động ngân hàng Thứ hai: Bảo vệ an toàn tài sản đơn vị Do tổ chức ghi chép cách khoa học, đầy đủ, xác toàn tài sản có nh vận động chúng nên kế toán giúp cho chủ ngân hàng quản lí chặt chẽ tài sản nhằm tránh thiếu hụt mặt số lợng nâng cao hiệu trình sử dụng tài sản Thứ ba: Quản lí hoạt động tài ngân hàng Kế phản ảnh đợc đầy đủ, xác khoản thu nhập, chi phí, kết kinh doanh đơn vị nh toàn hệ thống ngân hàng, từ giúp cho việc quản lí chặt chẽ hoạt động tài tăng thu nhập, tiết kiệm chi phí, kinh doanh có lãi, nhằm đảm bảo cho tồn phát triển cho ngân hàng Thứ t: Đáp ứng yêu cầu công tác tra, kiểm soát ngành ngân hàng Với chức tổ chức hạch toán ban đầu tạo nguồn thông tin nên kế toán ngân hàng nơi cung cấp thông tin đầy đủ nhất, xác đơn vị, cấp ngân hàng nh toàn ngành ngân hàng Nguồn thông tin, số liệu kế toán ngân hàng sở quan trọng để xây dựng điều hành sách kinh tế vĩ mô, trớc hết sách tiền tệ Trên sở đó, Ngân hàng Nhà nớc quan quản lý nhà nớc kiểm soát điều chỉnh hoạt động ngân hàng toàn hệ thống ngân hàng nhằm đảm bảo phát triển ổn định, an toàn cho hệ thống góp phần phát triển kinh tế quốc dân Các nguyên tắc, yêu cầu kế toán áp dụng ngân hàng Cũng nh hoạt động kinh tế nói chung, kế toán kinh tế thị trờng đòi hỏi có hoà nhập với hệ thống kế toán quốc gia, từ việc ghi chép, hệ thống hoá, xử lí cung cấp thông tin kế toán doanh nghiệp cần phải tuân thủ nguyên tắc kế toán đợc thừa nhận phù hợp với chuẩn mực quốc tế kế toán Để làm cho quốc gia xây dựng, ban hành hệ thống kế toán, chế độ kế toán phù hợp với chế quản lí kinh tế tài quốc gia, liên đoàn kế toán quốc tế (IFAC- International Federation of Accountant) ban hành văn kế toán đựợc nghiên cứu thừa nhận chung, có nguyên tắc kế toán chuẩn mực kế toán Việt Nam, Nhà nớc ban hành Luật kế toán chuẩn mực kế toán có nguyên tắc kế toán để ngành, doanh nghiệp có ngân hàng thực 2.1 Những nguyên tắc kế toán 2.1.1 Cơ sở dồn tích Nội dung nguyên tắc nghiệp vụ kinh tế tài đơn vị liên quan đến tài sản, nợ phải trả, nguồn vốn chủ sở hữu, doanh thu, chi phí phải đợc ghi sổ kế toán vào thời 10 6.1 Hình thức kế toán áp dụng NHTM - Hình thức kế toán: Là cách thức tổ chức công tác kế toán, quy định mẫu sỉ kÕ to¸n víi kÕt cÊu mÉu sỉ thĨ; Mối quan hệ loại sổ kế toán với nhau; Trình tự ghi sổ cách kiểm tra tính chÝnh x¸c cđa viƯc ghi sỉ, nh»m hƯ thèng ho¸ toàn thông tin kế toán từ chứng từ kế toán để lập đợc báo cáo kế toán hàng ngày định kỳ - Hình thức kế toán áp dụng phổ biến đơn vị ngân hàng lµ chøng tõ ghi sỉ: Dùa vµo tõng chøng tõ kế toán NH Bảng kê chứng từ kế toán NH để hạch toán vào sổ kế toán Từ nội dung hình thức kế toán chứng từ ghi sổ chung, đơn vị kế toán ngân hàng xây dựng cụ thể quy trình kế toán chi tiết, kế toán tổng hợp phù hợp với điều kiện: Điều kiện kế toán thủ công điều kiện kế toán máy nhng đơn lẻ, cha kết nối mạng; Điều kiện kế toán máy kết nối mạng; Điều kiện kế toán đợc ứng dụng công nghệ tin học đại - Hình thức chứng từ ghi sổ áp dụng ®iỊu kiƯn c«ng nghƯ Chøng tõ gèc Q tiỊn kÕ toán ngân hàng trình mô tả theo sơ đồ sau: kiêm chứngđộ từ thấp đợc mặt (2 ghi sổ (1b) ) (1a ) Sỉ kÕ to¸n chi tiÕt NhËt ký chøng tõ (cã C§ chøng tõ) (4) (3 ) Bảng kết hợp tài khoản ngày (7 ) (5 ) Sổ (8 (6 ) ) Bảng cân đối tài khoản Bảng kết hợp tài khoản tháng (năm) ngày (9) Bảng cân đối tài khoản tháng (năm) Ghi chú: 38 Ghi hàng ngày (từ đến 6) Ghi hàng tháng (năm) Việc đối chiếu để kiểm tra khẳng định: (1) nghiệp vụ kinh tế-tài phát sinh hoàn thành (đợc thể chứng từ kế toán) đợc phản ánh xác vào sổ kế toán chi tiết; (2) trình khóa sổ kế toán chi tiÕt, chun sè liƯu, tỉng hỵp sè liƯu kÕ toán xác Trong điều kiện công nghệ kế toán ngân hàng đại, hình thức chứng từ ghi sổ đợc thể cách đơn giản Nhật ký chứng từ Chứng từ kế toán (thông tin đầu vào) Kho thông tin Chơng trình máy tính Liệt kê chứng tõ Sỉ kÕ to¸n chi tiÕt Sỉ kÕ to¸n tỉng hợp Thông tin đầu Cân đối tài khoản ngày theo sơ đồ sau: Cân đối TK tháng, năm báo cáo TC Thông tin khác: Báo cáo TG, báo cáo TD Nh vậy: Trong điều kiện công nghệ kế toán đại, kế toán chi tiết kế toán tổng hợp thực đồng thời Từ sở 39 liệu chung ban đầu có ®ỵc nhËp sè liƯu cđa nghiƯp vơ kinh tÕ tài phát sinh vào máy tính, sổ kế toán chi tiết loại sổ sách báo cáo kế toán tổng hợp khác có đợc từ kết xử lý hệ thống 6.2 Kế toán chi tiÕt 6.2.1 Kh¸i niƯm, nhiƯm vơ - KÕ to¸n chi tiÕt lµ viƯc thu thËp, kiĨm tra, xư lý, ghi chép cung cấp thông tin chi tiết nhằm phản ánh tình hình, vận động đối tợng kế toán cụ thể Trên sở bảo vệ an toàn tài sản phục vụ yêu cầu quản lý nghiệp vụ, quản trị hoạt động kinh doanh NH Cơ sở để tiến hành kế toán chi tiết chứng từ kế toán Bảng kê chứng từ kế toán Kế toán chi tiết đợc hạch toán xác theo nội dung nghiệp vụ kinh tế tài ph¸t sinh - NhiƯm vơ cđa kÕ to¸n chi tiÕt: + Thu thËp, kiĨm tra, xư lý, ghi chÐp tõng nghiệp vụ kinh tế, tài thể chứng từ kế toán hợp lệ, hợp pháp vào tài khoản chi tiết cách xác, kịp thời, đầy đủ + Bất lúc kế toán chi tiết cho biết thông tin cần thiết đối tợng kế toán cụ thể nh: Số d đầu kú, doanh sè nỵ, doanh sè cã, doanh sè tÝch luỹ từ đầu tháng, đầu năm, số d cuối kỳ Từ quản lý chặt chẽ tài sản, nguồn vốn, đảm bảo an toàn tài sản - Mức độ chi tiÕt, thĨ cđa KÕ to¸n chi tiÕt phơ thuộc vào yêu cầu quản lý đối tợng kế toán cụ thể nghiệp vụ ngân hàng 6.2.2 Hình thức kế toán chi tiết Hình thức kế toán chi tiết sổ tài khoản chi tiết Có loại sổ kế toán chi tiết đợc sử dụng phổ biến ngân hàng sổ kế toán chi tiết thông thờng sổ kế toán chi tiết chuyên dùng Sổ kế toán chi tiết chuyên dùng loại sổ dùng riêng cho số tài 40 khoản đòi hỏi có theo dõi, quản lý tài khoản chi tiết hơn, chặt chẽ nh sổ chi tiết TK "chuyển tiền đến", TK "chuyển tiền phải trả" Tuy nhiên, dù thiết kế dới hình thức sổ kế toán chi tiết phải có yếu tố bắt buộc sau: + Tên ngân hàng lập sổ; + Tên sổ + Số tài khoản, tiểu khoản + Số sổ (ngày hoạt động trớc, ngày hoạt động tại) + Số d đầu + Ngày hạch toán, ngày giá trị giao dịch + Số chứng từ + Sè tiỊn ghi Nỵ, sè tiỊn ghi Cã + Tài khoản đối ứng + Doanh số Nợ; Doanh số Có ngày + Doanh số Nợ; Doanh số Có tháng + Doanh số Nợ; Doanh số Có năm + Số d ci + Ch÷ ký cđa ngêi lËp sỉ, ngêi kiểm soát 6.3 Kế toán tổng hợp 6.3.1 Khái niệm, nhiệm vụ - Kế toán tổng hợp việc thu thËp, kiĨm tra, xư lý, ghi chÐp vµ cung cÊp thông tin tổng quát tài sản, nguồn vốn NH, phản ánh tình hình, vận động đối tợng kế toán theo tài khoản tổng hợp cấp - Nhiệm vụ kế toán tổng hợp: + Kiểm tra xác trình hạch toán kÕ to¸n mét thêi kú + Cung cÊp c¸c thông tin cho quản trị hoạt động kinh doanh NH cho NHNN để phục vụ công tác tra giám sát NHTM, TCTD nh việc xây dựng điều hành, đánh giá sách kinh tế vĩ mô, đặc biệt sách tiền tệ NH 6.3.2 Các hình thức kế toán tổng hợp 41 Hình thức kế toán tổng hợp bao gồm tập nhật ký chứng từ, bảng kết hợp tài khoản, sổ cái, bảng cân đối tài khoản báo cáo tài chÝnh a TËp nhËt ký chøng tõ TËp nhËt ký chøng tõ gåm toµn bé chøng tõ gèc, chøng tõ ghi sổ đợc xếp theo trật tự định; bảng kết hợp chứng từ; bảng liệt kê chứng từ (hoặc bảng cân đối chứng từ) Số lợng tập "con" nhật ký chứng từ số liên chứng từ phải lu trữ cho nghiệp vụ kinh tế tài phát sinh hoàn thành (chỉ lu liên chứng từ cho vế Nợ Có lu liên chứng từ: liên chứng từ ghi vế Nợ, liên chứng từ ghi vế Có) tùy thuộc vào trình độ công nghệ kế to¸n, tïy thc tỉ chøc bé m¸y kÕ to¸n thể đơn vị ngân hàng Ví dụ: Mẫu bảng liệt kê chứng từ: Ngân hàng: Liệt kê chứng từ Ngày tháng năm Tập 1: Thứ tự Số Tài khoản Tài khoản chứng từ ghi Nợ ghi cã Sè tiỊn Céng: Sau hoµn thµnh lËp bảng liệt kê chứng từ theo tập, toàn chứng từ loại giấy tờ khác đợc đóng thành tập đợc đánh số từ 01 trở cho tất chứng từ giấy tờ khác tập nhật ký chứng từ Riêng hồ sơ tín dụng thu hết nợ đóng thành tập riêng đợc xếp theo thứ tự: Ngắn hạn, trung hạn, dài hạn b Bảng kết hợp tài khoản 42 Bảng kết hợp tài khoản có loại: Bảng kết hợp tài khoản ngày Bảng kết hợp tài khoản tháng (năm).Bảng kết hợp tài khoản lập theo tài khoản tổng hợp cấp phụ thuộc vào tiêu bảng CĐ tài khoản ngày Bảng kết hợp tài khoản ngày hình thức tập hợp tất tài khoản chi tiết có hoạt động ngày theo tài khoản tổng hợp Bảng kết hợp tài khoản tháng (năm) hình thức tập hợp tất tài khoản chi tiết có hoạt động không hoạt động tháng (năm) theo tài khoản tổng hợp Bảng kết hợp tài khoản ngày đợc lập sở số phát sinh ngày tài khoản Doanh số bảng kết hợp tài khoản doanh số hoạt động ngày TK, nhng số d đầu ngày số d cuối ngày số d tài khoản cha bao gồm số d tiểu khoản thuộc TKTH xong không hoạt động ngày Khi thực kế toán điều kiện công nghệ đại không thiết phải lập bảng kết hợp tài khoản ngày Mẫu bảng kết hợp tài khoản ngày Ngân hàng: Bảng kết hợp tài khoản Ngày tháng năm Tài khoản tổng hợp số: Số hiệu tiểu khoản Số d đầu ngày Nợ Cộng Số phát sinh ngày Nợ Có Có Số d cuối ngày Nợ có TK tổng hợp c Sổ (sổ tổng hợp) Sổ hình thức tập hợp tình hình hoạt động 43 tài khoản tổng hợp (có thể tài khoản cấp 1, tài khoản cấp - tùy theo yêu cầu quản lý) hàng ngày tháng Căn để lập sổ bảng kết hợp tài khoản ngày Tuy nhiên doanh số hoạt động Nợ, doanh số hoạt động Có, số d sổ phải tự xử lý nội dung hạch toán số d bảng kết hợp tài khoản ngày số d TKTH Mỗi tờ sổ dùng cho tài khoản tổng hợp dùng tháng có 31 dòng ứng với số ngày tháng Khi thực kế toán điện tử không dùng sổ Mẫu sổ cái: Ngân hàng: Sổ tổng hợp Tháng .năm Tên tài khoản tổng hợp : Số hiệu: Ngày Số phát sinh Nợ Có Nợ Số d có Cộng phát sinh d Bảng cân đối tài khoản Bảng cân đối tài khoản với mục đích kiểm tra mức độ xác, đầy đủ số liệu kế toán sau thời gian hoạt động Bảng cân đối tài khoản có loại: Bảng cân đối tài khoản ngày bảng cân đối tài khoản tháng (năm) Bảng cân đối tài khoản ngày lập theo tài khoản tổng hợp cấp tùy thuộc vào yêu cầu quản lý ngân hàng Sau kết thúc giao dịch buổi chiều hoàn thành lập loại sổ tổng hợp vào sổ để lập bảng cân đối tài khoản ngày Khi thực kế toán điện tử theo phần mềm kế toán tổng hợp máy tính in bảng cân đối tài khoản ngày 44 Mẫu bảng cân đối tài khoản ngày: Ngân hàng: Bảng cân đối tài khoản Ngày tháng năm Số hiệu Số phát sinh TK tổng hợp Cộng cân Số d cuối Nợ Có A A Nợ có B B e Bộ báo cáo tài chính: Các loại báo cáo, nội dung, hình thức, phơng pháp lập loại báo cáo đợc nghiên cứu chi tiết chơng XII "Báo cáo kế toán - tài ngân hàng" 6.4 Quy trình kế toán chi tiết, kế toán tổng hợp điều kiện đại hoá ngân hàng 6.4.1 Yêu cầu quy trình - Thống trình tự thực luân chuyển, kiểm soát chứng từ phân hệ nghiệp vụ - Đảm bảo tính kịp thời, đầy đủ, xác toàn giao dịch phát sinh đợc phản ánh lên báo cáo kế toán - Quy định rõ trách nhiệm thành viên tham gia vào quy trình * Quy trình xử lý nghiệp vụ đợc chia thành bé phËn: - Bé phËn giao dÞch “FRONT OFFICE” + Thực giao dịch viên + Trực tiếp nhận/trả chứng từ với khách hàng + Trực tiếp thùc hiƯn thu/chi tiỊn mỈt 45 + Thùc hiƯn nghiệp vụ chuyển tiền đi, nhận điện đến, phát vay/thu nợ, tiền gửi, tài trợ thơng mại, mua bán ngoại tệ, vv - Bộ phận hậu kiểm BACK OFFICE + Thực kiểm soát viên/Trởng phân hệ + Tập hợp chứng từ phân hệ để thực đối chiếu sau chạy Batch Run (là việc xử lý, cập nhật nghiệp vụ thờng xuyên phát sinh cuối ngày cập nhật liệu chi nhánh vào máy chủ 'HOST' trung ¬ng) + Thùc hiƯn kiĨm tra, kiĨm so¸t tÝnh chÝnh xác giao dịch từ chứng từ gốc thể chứng từ hạch toán báo cáo, cân đối + Thực lu trữ chứng từ 6.4.2 Sơ đồ nội dung quy trình B1 G/dịch viên 3, (Teller G/dịch viên G/dịch viên (Teller 1) FRONT OFFICE B2 Bộ phận tập hợp Kiểm soát B3 TiỊn TiỊn gưi vay BACK OFFICE B4 Chun tiỊn Kế toán tổng hợp (General ledger) 46 Tài trợ T/mại Ngân quỹ B5 Lu trữ chứng từ kế toán 6.4.3 Đối chiếu chứng từ với sổ kế toán, báo cáo kế toán a Đối chiếu kế toán chi tiết: - Trong ngày: giao dịch viên Front End nh kế toán viên Back End thực hạch toán kế toán toàn nghiệp vụ kinh tÕ ph¸t sinh thc tr¸ch nhiƯm xư lý cđa Quá trình lập, xử lý chứng từ kế toán phải tuân thủ quy trình kỹ thuật nghiệp vụ nghiệp vụ cụ thể - Cuối ngày: Giao dịch viên kế toán viên có thực hạch toán kế toán in bảng kê liệt kê chứng từ thực ngày Nội dung bảng liệt kê bao gồm toàn giao dịch thực với định khoản rõ ràng giá trị giao dịch Giao dịch viên toàn chứng từ gốc chứng từ ghi sổ xử lý đối chiếu với liệt kê chứng từ xem xét lại nội dung giao dịch đợc hạch toán có xác không Trờng hợp, giao dịch có sai sót, kế toán viên thực huỷ toàn giao dịch sai làm lại giao dịch Mục đích việc ®èi chiÕu chøng tõ gèc víi liƯt kª chøng tõ nhằm xác nhận lại lần việc hạch toán kế toán giao dịch trớc giao dịch thức đợc hạch toán ghi sổ vào tài khoản liên quan đảm bảo lu đủ chứng từ gốc chứng từ ghi sổ vào liệt kê chứng từ để chuẩn bị cho khâu bảo quản, lu trữ Sau chấm đối chiếu liệt kê chứng từ với chứng từ gốc, giao dịch viên thực tách giấy báo Nợ/giấy báo Có liên quan đến tài khoản khách hàng minh thực giao dịch để chuyển cho kế toán viên Back End giữ sổ hạch toán chi tiết khách hàng chấm đối chiếu với sổ hạch toán chi tiết vào ngày hôm sau Đồng thời với liệt kê toàn chứng từ giao dịch, giao dịch viên kế toán viên phải in bảng kê tổng hợp khác nh Sổ quỹ giao dịch viên có thu/chi tiền mặt, bảng kê giao dịch 47 liên hàng nội bộ, bảng kê giao dịch chuyển Trung tâm bù trừ, bảng kê giao dịch chuyển tiền với đơn vị ngân hàng khác, bảng kê giao dịch chuyển tiền toán liên ngân hàng để chuyển cho phận quản lý có liên quan Đầu ngày làm việc hôm sau: kế toán viên thuộc phận Back End thực in toàn sổ hạch toán chi tiết phụ trách (gồm 02 liên tài khoản khách hàng 01 liên tài khoản nội ngân hàng) toàn bảng kê giao dịch liên quan đến tài khoản nội Trên sở giấy báo Nợ, giấy báo Có đợc tách từ hôm trớc bảng kê giao dịch tài khoản nội bộ, kế toán viên chấm đối chiếu chi tiết với giao dịch phát sinh sổ hạch toán chi tiết để kiểm tra việc hạch toán thực hệ thống Trờng hợp có chênh lệnh phải tìm nguyên nhân thực giao dịch điều chỉnh Trờng hợp chứng từ khớp với sổ hạch toán chi tiết, kế toán viên lu toàn giấy báo Nợ, giấy báo Có bảng kê giao dịch nội vào sổ hạch toán chi tiết tài khoản Đối với sổ hạch toán chi tiết khách hàng: trả khách 01 liên sổ hạch toán chi tiết kèm giấy báo Nợ, giấy báo Có, 01 liên sổ hạch toán chi tiết lu ngân hàng Đối với sổ hạch toán chi tiết tài khoản nội lu 01 liên sổ phụ bảng liệt kê giao dịch nội đợc quy định cho giao dịch viên kế toán viên phụ trách sổ kế toán chi tiết b Đối chiếu kế toán tổng hợp khu vực Back End: * Hàng ngày: Kế toán viên tổng hợp phải in bảng kê tài khoản tổng để kiểm tra tình hình hoạt động tài khoản tổng Đối với tài khoản sổ tài khoản tổng tài khoản khách hàng việc đối chiếu tài khoản sổ đợc vào báo cáo giao dịch tổng hợp Module quản lý tài khoản khách hàng 48 (tiền gửi, có kỳ hạn, tiền vay) Báo cáo tổng phải thể đầy đủ thông tin: + Thông tin tổng hợp số d tự động từ tài khoản chi tiết nh tổng số tài khoản chi tiết thuộc tài khoản sổ tổng, số d đầu ngày, tổng doanh số hoạt động ngày, số d cuối ngày, tổng số lãi cộng dồn phát sinh tài khoản chi tiết, số lãi toán ngày + Thông tin giao dịch đợc can thiệp trực tiếp vào tài khoản sổ tổng nh giao dịch điều chỉnh số d tài khoản tổng, giao dịch điểu chỉnh lãi có sai lệch vỊ l·i st hc thêi gian tÝnh l·i KÕ toán viên tổng hợp báo cáo tổng từ Module để kiểm tra tình hình cập nhật số d tài khoản sổ tổng đảm bảo khớp Trờng hợp có sai lệch phải tìm hiểu nguyên nhân từ Module gây chênh lệch Chênh lệch xẩy chơng trình Module có lỗi dẫn đến thông tin không đợc cập nhật cách đầy đủ vào Module GL Đối với tài khoản sổ đợc hạch toán trực tiếp giao dịch: Kế toán viên tổng hợp đối chiếu số d tài khoản tổng hợp với số d tài khoản chi tiết đảm bảo khớp Thông thờng tài khoản tổng dạng chênh lệch Căn sở phát sinh kỳ tài khoản sổ (là tài khoản tổng hợp cấp thấp nhất) chi nhánh, kế toán viên tổng hợp thực tổng hợp thành phát sinh kỳ tài khoản tổng hợp cấp theo nguyên tắc số d phát sinh tài khoản tổng hợp tổng số d phát sinh kỳ tài khoản chi tiết * Hàng tháng:, phát sinh tháng tài khoản tổng hợp để tổng hợp thành cân đối tài khoản kế toán chi nhánh Cân đối chi nhánh phải đảm bảo cân số d đầu, doanh số kỳ số d cuối Do toàn liệu 49 chi nhánh đợc tập trung Trung ơng Trung ơng thực tạo cân đối tài khoản kế toán cho chi nhánh Kế toán viên tổng hợp chi nhánh cần đối chiếu cân đối Trung ơng tạo với bảng kết hợp doanh số phát sinh cuối tháng trớc ngày cuối tháng để đảm bảo khớp tính liên tục số d tài khoản tổng hợp Căn cân đối tài khoản kế toán chi nhánh để tổng hợp thành cân đối kế toán toàn hệ thống nguyên tắc đảm bảo tài khoản toàn hệ thống phải tổng toàn tài khoản tổng hợp chi nhánh cân đối số d đầu, doanh số phát sinh vµ sè d cuèi 6.4.4 NhËt ký chøng tõ: Toàn chứng từ kế toán nghiệp vụ kinh tế phát sinh hoàn thành ngày nh bảng kê, báo cáo kế toán phân hệ đợc xếp theo trật tự để bảo quản, lu trữ nh sau: a Đối với chứng từ gốc chứng từ hạch toán: - Sau phân hệ đối chiếu số liệu phân hệ khớp chuyển toàn chứng từ gốc, chứng từ hạch toán báo liên quan cho bé phËn GL - T¹i bé phËn GL thùc xếp chứng từ đánh số chứng từ hàng ngày theo thứ tự bút đỏ đóng lu thành tập theo trật tự sau: Tập 1- Các chứng từ giao dịch viên: Sắp xếp theo giao dịch viên, theo thứ tự từ nhỏ tới lớn Trong tập chứng từ giao dịch viên xếp theo trật tự: báo cáo tổng hợp giao dịch viên, báo cáo liệt kê giao dịch hàng ngày giao dịch viên, chứng từ hạch toán xếp theo loại nghiệp vụ thứ tự theo liệt kê giao dịch (trừ chứng từ chuyển tiền bên chứng từ gốc đợc lu theo phân hệ chuyển tiền) Báo cáo tổng hợp chi nhánh đợc đặt ë trªn cïng cđa tËp TËp 2: Chøng tõ thuộc phân hệ chuyển tiền: 50 Các chứng từ gốc chuyển tiền bên ngân hàng đợc tách lu theo ph©n hƯ chun tiỊn theo trËt tù nh sau : - C¸c chøng tõ to¸n bï trõ: + Bảng kê 14 + Bảng kê 12 chuyển tiền kèm chứng từ gốc + Bảng kê 12 chuyển tiền đến kèm chứng từ gốc - Các chứng từ chuyển tiền ngân hàng hệ thống - Các chứng từ chuyển tiền đến ngân hàng hệ thống - Các chứng từ chuyển tiền toán liên ngân hàng - IBPS - Các chứng từ chuyển tiền đến toán liên ngân hàng - IBPS - Các chứng từ chuyển tiền tổ chức tín dụng khác (không thuộc hình thức toán trên) -Các chứng từ chuyển tiền đến từ tổ chức tín dụng khác (không thuộc hình thức toán trên) Tập3: Báo cáo giao diện chứng từ phận tiền vay LOAN: Đợc xếp theo nhóm nghiệp vơ ph¸t sinh ‘Group’ TËp 4: B¸o c¸o giao diƯn vµ chøng tõ cđa bé phËn tiỊn gưi CD, DD đợc xếp theo nhóm nghiệp vụ phát sinh Group Tập 5: Báo cáo giao diện chứng từ phân hệ tài trợ thơng mại TF đợc xếp theo nhóm nghiệp vụ phát sinh Group Tập 6: Các chứng từ báo cáo phân hệ ngân quỹ (Treasury) Tập 7: Các chứng từ gốc chứng từ hạch toán phân hệ GL b) Đối với cân đối báo cáo phân hệ: - Cân đối chi nhánh bao gồm cân đối nội bảng, ngoại bảng (nguyên tệ, quy đổi, cộng quy đổi) hàng ngày/ tháng/ quý/ năm, đợc đóng thành tập theo thứ tự: 51 + Cân đối nội bảng: Cân đối nguyên tệ Cân đối quy đối Cân đối cộng quy đổi + Cân đối ngoại bảng: Cân đối nguyên tệ Cân đối quy đối Cân đối cộng quy đổi - Báo cáo phân hệ (CD, DD, TF, LN, RM, TS): Đợc đóng riêng theo phân hệ để thuận tiện tra cứu Câu hỏi Vì đối tợng kế toán ngân hàng có quan hệ chặt chẽ với đối tợng kế toán ngành sản xuất, kinh doanh khác kinh tế? Thông qua mối quan hệ NHTM phát huy vai trò, chức nh nào? ý nghĩa thực tiễn tổ chức công tác kế toán ngân hàng việc nghiên cứu đặc điểm kế toán ngân hàng? Hãy nêu nguyên tắc bố trí lao động kế toán thủ công đơn vị kế toán ngân hàng sở Trong điều kiện kế toán theo mô hình ngân hàng đại, nguyên tắc bị vi phạm đợc thay thủ tục kiểm soát nào? Hãy nêu vấn đề cần tránh bố trí lao động kế toán đơn vị kế toán cấp chi nhánh Vì phải làm nh vậy? Qua nghiên cứu hệ thống tài khoản NHNN TCTD rút nguyên tắc xây dựng hệ thống tài khoản thực hai hệ thống tài khoản nh thÕ nµo? Chøng tõ mƯnh lƯnh, chøng tõ chÊp hµnh, chøng tõ gèc, chøng tõ ghi sỉ thĨ hiƯn chøng tõ đy nhiƯm chi hc đy nhiƯm thu nh nào? Hãy phân biệt giống khác chứng từ giấy chứng từ điện tử ngân hàng Vì kế toán ngân hàng ¸p dơng h×nh thøc kÕ to¸n chøng tõ ghi sỉ Hình thức thể việc tổ chức công tác kế toán NH nh nào? 52 ... giá trị ngoại Việt nam tệ, Loại kim đơn vị loại quý, đá quý 10 10 1 10 11 Thống đốc NHNN quy định tính chất thống tài khoản tổng hợp cấp 1, cấp 2, cấp 3, tài khoản tổng hợp cấp 4, cấp Tổng giám đốc... ngành, doanh nghiệp có ngân hàng thực 2 .1 Những nguyên tắc kế toán 2 .1. 1 Cơ sở dồn tích Nội dung nguyên tắc nµy lµ mäi nghiƯp vơ kinh tÕ tµi chÝnh cđa đơn vị liên quan đến tài sản, nợ phải trả, nguồn... tế, tài tổng hợp đợc nhiều đối tợng quan tâm sử dụng nh khách hàng, nhà đầu t, quan quản lý (tài chính, thống kê ), Chính phủ Mặt khác, phía mình, thông qua mối quan hệ sách mình, ngân hàng tác