Giáo trình NLKT ( Nguyên lý kế toán )

Giáo trình nguyên lý kế toán đầy đủ nhật và cập nhật mới nhất theo thông tư 2002014TTBTC Giáo trình sẽ giúp bạn có những kiến thức cơ bản đối với ngành kế toán Giáo trình áp dụng đối với những bạn không chuyên ngành và đặc biệt quan trọng đối với những bạn chuyên ngành kế toán

BẢN CHẤT CỦA KẾ TOÁN Chương BẢN CHẤT CỦA KẾ TOÁN 1.1 TÍNH TẤT YẾU KHÁCH QUAN CỦA KẾ TOÁN 1.1.1 Sự hình thành hạch toán kế toán Sản xuất cải vật chất sở tồn phát triển xã hội loài người Bằng hoạt động lao động sản xuất, người tạo cải vật chất để trì sống thân cộng đồng xã hội Trong hình thái kinh tế xã hội ( từ công xã nguyên thuỷ đến tư chủ nghĩa xã hội chủ nghĩa) người phải tiến hành hoạt động lao động sản xuất Khi tiến hành hoạt động lao động sản xuất có quan tâm đến thời gian lao động bỏ kết lao động đem lại, có suy nghĩ tích luỹ kinh nghiệm để lao động sản xuất đem lại kết cao đảm bảo thoả mãn nhu cầu ngày tăng cộng đồng xã hội Do hình thành nên hoạt động tổ chức quản lý người trình tái sản xuất xã hội: người thực việc quan sát hoạt động lao động sản xuất, đo lường phạm vi, qui mô hoạt động, tính toán, ghi chép thời gian lao động bỏ kết qua hoạt động lao động đem lại để thấy cần phải hoạt động lao động sản xuất để hao phí lao động mà cải làm nhiều Nhu cầu ngày tăng xã hội đòi hỏi người có suy nghĩ tích luỹ kinh nghiệm để lao động sản xuất đem lại kết cao hơn, hình thành nên hoạt động hạch toán Hạch toán quan sát, lượng hoá (đo lường, tính toán) phản ánh (ghi chép) tượng trình kinh tế - xã hội, nhằm quản lý giám đốc trình ngày chặt chẽ Qua hình thái kinh tế xã hội khác nhau, hạch toán sử dụng công cụ cần thiết để tổ chức quản lý hoạt động lao động sản xuất nhằm tạo ngày nhiều cải vật chất hữu ích thoả mãn nhu cầu ngày tăng lên xã hội Sản xuất xã hội phát triển, người có quan tâm đến hiệu lao động Vì hoạt động tổ chức quản lý trình lao động sản xuất, trình tái sản xuất xã hội, có hạch toán phát triển đạt tới trình độ ngày cao Sản xuất phát triển không ngừng, hạch toán phát triển, đạt tới trình độ ngày cao để đáp ứng yêu cầu đòi hỏi xã hội Kết qủa trình phát triển hình thành loại hạch toán với đối tượng phương pháp nghiên cứu tương đối độc lập, bao gồm: • Hạch toán nghiệp vụ - kỹ thuật loại hạch toán phản ánh nghiệp vụ kinh tế- kỹ thuật riêng biệt loại hoạt động diễn tổ chức • Hạch toán thống kê (còn gọi thống kê) môn khoa học nghiên cứu mặt lượng mối liên hệ mật thiết với mặt chất tượng trình kinh tế, xã hội số lớn, nhằm tìm xu hướng vận động phát triển vật, tượng • Hạch toán kế toán (còn gọi kế toán) loại hạch toán phản ánh tài sản tình hình vận động tài sản (sử dụng tài sản) tổ chức kinh tế Đặc trưng lớn kế toán tính toàn diện tính liên tục Tính toàn diện kế toán thể chỗ thu thập xử lý tất thông tin có liên quan đến đối tượng mà phản ánh, tính liên tục thể chỗ theo dõi đầy đủ trình phát sinh hoàn thành nghiệp vụ kinh tế Để nghiên cứu đối tượng mình, kế toán sử dụng hệ thống phương pháp khoa học như: chứng từ, đối ứng tài khoản, tính giá, tổng hợp - cân đối kế toán nên thông tin hạch toán kế toán cung cấp vừa có tính tổng hợp vừa có tính pháp lý cao độ xác 1.1.2 Nhu cầu tất yếu kế toán kinh tế sản xuất hàng hoá Để nhận biết cần thiết tính tất yếu kế toán kinh tế sản xuất hàng hoá cần nghiên cứu khái quát trình phát triển kế toán mối liên hệ chặt chẽ với lịch sử phát triển xã hội loài người qua hình thái kinh tế xã hội khác * Ở hình thái kinh tế xã hội công xã nguyên thuỷ, trình độ sản xuất lạc hậu, chưa phát triển, hoạt động lao động sản xuất người tiến hành phương thức đơn giản, thô sơ nên cải làm thời kỳ không nhiều chưa có cải dư thừa Nhưng thời kỳ người có suy nghĩ sơ khai hoạt động tổ chức quản lý trình lao động sản xuất C ác cách thức đo lường, ghi chép, phản ánh tiến hành phương thức đơn giản, như: đánh dấu thân cây, ghi lên vách đá, buột nút dây thừng… để ghi nhận thông tin cần thiết Các công việc thời kỳ chủ yếu phục vụ cho lợi ích nhóm cộng đồng với mục đích để điều chỉnh hoạt động lao động sản xuất để tạo nhiều cải • Sản xuất xã hội phát triển, hình thái kinh tế xã hội chiến hữu nô lệ hình thành Trong hình thái kinh tế xã hội có phân công lao động xã hội Sản xuất phát triển hơn, cải làm có dư thừa, nảy sinh hoạt động trao đổi cải làm người với nhau, tộc, khu vực địa phương Hoạt động trao đổi cải diễn ngày đa dạng phạm vi ngày mở rộng dẫn tới đời tiền tệ sản xuất hàng hoá sơ khai hình thành từ Con người tiến hành kế toán trang trại chủ nô lệ, nhà thờ, phòng đổi tiền đặc biệt trung tâm thương mại để ghi chép, phản ánh hoạt động sản xuất, dịch vụ, buôn bán,… với hình thức ghi chép, phản ánh cách ghi đơn tờ sổ kế toán đơn giản • Sản xuất tiếp tục phát triển xã hội loài người tiếp tục trải qua hình thái kinh tế xã hội - hình thái kinh tế xã hội phong kiến Sản xuất hàng hoá bước phát triển kéo theo phát triển kế toán Trong thời kỳ này, kế toán sử dụng hệ thống sổ kế toán phong phú, chi tiết để ghi chép, phản ánh hoạt động sản xuất, giao dịch, trao đổi, buôn bán đa dạng Tuy nhiên hình thái kinh tế xã hội phong kiến, sản xuất hàng hoá phát triển song phân tán nên kế toán thời kỳ phát triển chừng mực định so với thời kỳ hình thành • Hình thái kinh tế xã hội tư chủ nghĩa thay hình thái kinh tế xã hội phong kiến đánh dấu bước phát triển sản xuất xã hội Với phái triển mạnh mẽ kinh tế sản xuất hàng hoá đòi hỏi kế toán phải có phát triển Vào thời kỳ phát triển tiền tư bản, ghi kép kế toán nảy sinh dần ứng dụng rộng rãi với hệ thống sổ kế toán ngày đa dạng, phong phú chi tiết Sự xuất phương pháp ghi kép trợ giúp việc theo dõi, giám sát quan hệ thương mại ngày tăng, quan hệ tín dụng người mua người bán, người cho vay người vay xu dịch chuyển dòng tư ngày lớn vùng Ngoài ra, phương pháp ghi kép cho phép nhà tư hoạch định đo lường ảnh hưởng giao dịch kinh tế, đồng thời tách biệt quan hệ người chủ sở hữu với doanh nghiệp để thấy rõ phát triển tổ chức kinh doanh Như vậy, qua hình thái kinh tế xã hội, trình sản xuất hàng hóa phát triển mạnh mẽ đòi hỏi kế toán không ngừng phát triển, trở thành môn khoa học với hệ thống phương pháp để ghi chép, phản ánh, thu nhận, kiểm tra, xử lý cung cấp thông tin hoạt động kinh tế tài chính, phục vụ cho việc đề giải pháp, định kinh tế, góp phần thúc đẩy phát triển sản xuất xã hội xã hội loài người Kế toán hình thành phát triển gắn liền với hình thành phát triển kinh tế sản xuất hàng hoá Bởi nói kế toán cần thiết tất yếu kinh tế sản xuất hàng hoá 1.1.3 Định nghĩa kế toán Theo tinh thần kế toán quốc tế, kế toán định nghĩa hệ thống thông tin kiểm tra dùng để đo lường/phản ánh, xử lý truyền đạt thông tin tài chính, kết kinh doanh luồng tiền tạo đơn vị kinh tế Theo quan điểm nêu Luật kế toán Việt Nam, định nghĩa kế toán trình bày điều sau : Kế toán việc thu thập, xử lý, phân tích cung cấp thông tin kinh tế, tài hình thức giá trị, vật thời gian lao động Theo điều lệ tổ chức kế toán Nhà nước Việt Nam kế toán xem việc ghi chép, tính toán số hình thức giá trị, vật thời gian lao động, chủ yếu hình thức giá trị để phản ánh kiểm tra tình hình vận động loại tài sản, trình kết sản xuất kinh doanh, sử dụng vốn Nhà nước, tổ chức, xí nghiệp Tuy có nhiều định nghĩa kế toán lại, rút số điểm chung sau: Kế toán nghiên cứu tài sản, nguồn hình thành tài sản vận động tài sản tổ chức Đó quan hệ kinh tế tài phát sinh tổ chức có sử dụng tài nguyên để thực mục tiêu hoạt động • Kế toán sử dụng ba loại thước đo để phản ánh thước đo giá trị, thước đo vật thước đo lao động, thước đo giá trị bắt buộc để tổng hợp toàn hoạt động kinh tế tổ chức • Kế toán xem hệ thống thông tin tổ chức Hệ thống vận hành qua trình thu thập, đo lường, ghi chép cung cấp thông tin phương pháp riêng có kế toán • • Chức kế toán thông tin kiểm tra hoạt động gắn với tài sản, nguồn hình thành tài sản hoạt động khác đơn vị Tóm lại, kế toán môn khoa học phản ánh giám đốc mặt hoạt động kinh tế - tài tất đơn vị, tổ chức kinh tế xã hội Kế toán có đối tượng cụ thể hoạt động kinh tế, tài chính: biến động tài sản, nguồn vốn, chu chuyển tiền, Tuy nhiên cách ghi chép, thu nhận thông tin khác nhau, mức độ tính chất thông tin xử lý, cung cấp có khác nhau, phạm vi thông tin kế toán cung cấp, đối tượng nhận thông tin khác đặc điểm, mục đích hoạt động đơn vị tiến hành kế toán có khác nên kế toán phân chia thành loại kế toán khác - Căn vào cách ghi chép, thu nhận thông tin, kế toán chia thành: kế toán đơn kế toán kép - Căn vào mức độ, tính chất thông tin xử lý, kế toán chia thành: kế toán tổng hợp kế toán chi tiết - Căn vào phạm vi thông tin kế toán cung cấp đối tượng nhận thông tin, kế toán chia thành: kế toán tài kế toán quản trị - Căn vào đặc điểm mục đích hoạt động đơn vị tiến hành kế toán, kế toán chia thành: kế toán công kế toán doanh nghiệp 1.2 KẾ TOÁN TRONG HỆ THỐNG QUẢN LÝ 1.2.1 Vai trò thông tin kế toán hoạt động quản lý 1.2.1.1 Hạch toán hệ thống quản lý Quản lý tác động có hướng đích chủ thể quản lý lên khách thể quản lý để đạt mục tiêu định trước Ta biểu diễn vị trí hạch toán hệ thống quản lý theo sơ đồ sau: Biểu 1.1 Vị trí hạch toán hệ thống quản lý Cấu thành nên hệ thống quản lý gồm có phận bản, chủ thể quản lý, khách thể quản lý hệ thống thông tin hai phận Chủ thể quản lý tác động lên khách thể quản lý định quản lý (còn gọi thông tin xuôi) Tuy nhiên, để có định quản lý xác, kịp thời có hiệu chủ thể quản lý phải nắm bắt thực trạng khách thể quản lý, tức phải có hệ thống thông tin phản hồi từ khách thể quản lý tới chủ thể quản lý Hệ thống thông tin phản hồi chủ thể quản lý thu nhận từ nhiều nguồn khác nhau, thông tin hạch toán- thông tin từ: hạch toán nghiệp vụ kỹ thuật, hạch toán thống kê (thống kê) hạch toán kế toán (kế toán), đóng vai trò quan trọng thiếu 1.2.1.2 Vai trò thông tin kế toán Kế toán có vai trò quan trọng hệ thống quản lý xuất phát từ đòi hỏi khách quan thân hoạt động quản lý từ chất, chức kế toán Hoạt động tổ chức quản lý muốn đạt hiệu cao, có định đắn, thúc đẩy phát triển kinh tế cần thiết phải có thông tin hoạt động kinh tế tài cách đầy đủ, kịp thời, xác có hệ thống Những thông tin có thông qua kế toán Kế toán có chất, chức thu nhận, xử lý cung cấp toàn thông tin hoạt động kinh tế tài đơn vị Nhờ hệ thống phương pháp khoa học, thông tin thu thập cách kịp thời, đầy đủ, xác, toàn diện có hệ thống Thông tin kế toán có độ tin cậy cao, mô tả thực trạng hoạt động kinh tế tài đơn vị, phận cấu thành quan trọng hệ thống thông tin kinh tế, sở giúp cho quan quản lý nhà nước, nhà kinh tế, quản lý đơn vị hoạch định sách, đường lối phát triển, phương hướng hoạt động đơn vị phù hợp phạm vi toàn xã hội đơn vị 1.2.1.3 Đối tượng sử dụng thông tin kê toán Đối tượng sử dụng thông tin kế toán thường phân loại theo quan hệ với đơn vị kế toán (về lợi ích, khả ảnh hưởng tới hoạt động đơn vị ), theo đó, đối tượng kế toán bao gồm: • Các nhà quản lí doanh nghiệp: người trực tiếp tham gia quản trị kinh doanh, quản lí doanh nghiệp, định kinh doanh, đạo tác nghiệp trực tiếp đơn vị, gồm có: Hội đồng quản trị, Chủ doanh nghiệp, Ban giám đốc Do doanh nghiệp có tính tự chủ việc sử dụng nguồn lực nên người quản lý doanh nghiệp cần có thông tin để hoạch định, tổ chức kiểm soát toàn tài sản hoạt động kinh doanh Những vấn đề như: tình hình loại tài sản đơn vị nào? Thực trạng khả vay nợ đơn vị sao? Lợi nhuận đạt đơn vị kỳ vừa qua bao nhiêu? Sản phẩm cần sản xuất? Giá bán bao nhiêu? Ảnh hưởng việc tăng giá hay giảm giá yếu tố đầu vào hoạt động đơn vị sao? Nhu cầu thông tin kế toán nhà quản lý cấp doanh nghiệp phong phú, đa dạng, thay đổi liên tục Hệ thống kế toán điều kiện phải cung cấp thông tin toàn diện hoạt động đơn vị để người quản lý có sở định đắn • Những người có lợi ích liên quan: + Lợi ích trực tiếp: gồm có nhà đầu tư, chủ nợ đơn vị + Lợi ích gián tiếp: quan thuế, quan thống kê, quan quản lí nhà nước, quan tài chính, công nhân viên, nhà phân tích tài Do có khác biệt mục đích sử dụng, cách thức sử dụng, trình độ kế toán, quan hệ lợi ích nên đối tượng có yêu cầu khác thông tin kế toán tiếp cận hệ thống kế toán góc độ khác Đối với Nhà nước: Trong kinh tế thị trường, Nhà nước quản lý tổ chức kinh tế sở hệ thống luật pháp nên cần thông tin kế toán để kiểm tra, kiểm soát tình hình tuân thủ pháp luật tổ chức Thông tin kế toán tình hình hoạt động doanh nghiệp sở để quan quản lý nhà nước đánh giá tổng hợp thực trạng hoạt động ngành, địa phương, khu vực kinh tế toàn kinh tế; qua xây dựng sách kinh tế vĩ mô phù hợp, đặc biệt sách thuế Đối với đối tượng khác: Lợi ích đối tượng thường liên quan trực tiếp đến nghiệp vụ kinh tế với doanh nghiệp nên thông tin kế toán có vai trò riêng Chẳng hạn: ngân hàng tổ chức tài khác thường sử dụng thông tin kế toán để đánh giá thực trạng tài chính, hiệu hoạt động khả toán khoản nợ vay tổ chức kinh tế Qua đó, đưa định tài trợ thích hợp tổ chức kinh tế Đối với nhà đầu tư, nhà cung cấp, khách hàng cá nhân, tổ chức khác, thông tin kế toán sở để đối tượng có định nhằm bảo vệ quyền lợi kinh tế hay phát triển giao dịch kinh tế tương lai Những phân tích cho thấy thông tin kế toán có vai trò không quản lý nội tổ chức mà phục vụ cho công tác quản lý nhà nước, phục vụ cho đối tượng bên ngoài, việc định có liên quan đến doanh nghiệp Nó phận gắn liền, thiếu hệ thống quản lý đơn vị có sử dụng tài sản, tiền vốn nói chung đơn vị sản xuất kinh doanh nói riêng Trong điều kiện kinh tế thị trường, nhận thức đắn vai trò cần thiết để việc thiết kế hệ thống kế toán tổ chức vừa đảm bảo nhu cầu thông tin cho quản lý nội bộ, vừa đảm bảo nhu cầu thông tin cho đối tượng bên 1.2.2 Yêu cầu thông tin nhiệm vụ công tác kế toán 1.2.2.1 Yêu cầu thông tin kế toán Để phát huy vai trò mình, thông tin kế toán cung cấp phải đáp ứng yêu cầu sau đây:  Thông tin kế toán cung cấp phải đảm bảo tính so sánh quán Cụ thể là: - Khả so sánh với tài liệu kế hoạch giúp cho kế toán thực nhiệm vụ kiểm tra tình hình thực tiêu kế hoạch đơn vị đề - Khả so sánh tài liệu kế toán kỳ với tài liệu kế toán kỳ trước để xác định xu hướng biến động phát triển đơn vị - Khả so sánh tài liệu kế toán đơn vị ngành, lĩnh vực hoạt động để đánh giá mối tương quan đơn vị, giúp đơn vị học hỏi kinh nghiệm lẫn để hoạt động hiệu hơn,đồng thời để tổng hợp tài liệu theo ngành, theo lĩnh vực phục vụ công tác điều hành quản lý phạm vi toàn ngành, toàn lĩnh vực phạm vi toàn xã hội - Phải đảm bảo tính so sánh quán kỳ hạch toán đơn vị đơn vị Do kế toán đơn vị phải thông báo trình bày nội dung, phương pháp kỹ thuật hạch toán mà đơn vị áp dụng Ngoài phải thông báo trình bầy thay đổi trình tiến hành thu nhận, xử lý thông tin có ảnh hưởng đến tính so sánh quán thông tin kế toán nhằm đảm bảo cho việc sử dụng thông tin kế toán trình định kinh tế đắn  Thông tin kế toán cung cấp phải đảm bảo xác, trung thực khách quan Thông tin hoạt động kinh tế tài phải kế toán ghi chép, tính toán, phản ánh cách xác, trung thực khách quan với chất kinh tế, phạm vi, qui mô hoạt động đó, đảm bảo thông tin kế toán có độ tin cậy kiểm tra,xác minh được, giúp cho quan quản lý nhà nước, nhà kinh tế, quản lý đơn vị nhận thức thực tế hoạt động thực trạng tình hình kinh tế tài đơn vị, từ có giải pháp, qyết định đắn, phù hợp, đảm bảo cho đơn vị hoạt động hiệu  Thông tin kế toán cung cấp phải đảm bảo tính kịp thời Thông tin hoạt động kinh tế tài phải kế toán thu nhận: xử lý cung cấp kịp thời đảm bảo phù hợp thông tin kế toán cung cấp với tình hình thực tế đơn vị, giúp cho quan quản lý nhà nước, nhà kinh tế, quản lý sử dụng thông tin kế toán định kinh tế kịp thời thích hợp, sát với thực tế tương lai phát triển đơn vị Trong điều kiện khoa học kỹ thuật phần triển nhanh việc cung cấp thông tin kịp thời có ý nghĩa vô quan trọng việc định đắn, kịp thời, để cung cấp thông tin kịp thời, kế toán cần trang bị ứng dụng phương tiện kỹ thuật ghi chép, tính toán, thông tin đại  Thông tin kế toán cung cấp phải đầy đủ Hoạt động kinh tế tài đơn vị ngày đa dạng phong phú, hoạt động kinh tế tài lại có mối liên hệ chặt chẽ với nhau, tác động hỗ trợ bổ sung cho nhau, thông tin hoạt động kinh tế tài phải kế toán cung cấp cách đầy đủ, toàn diện giúp cho việc định thích hợp với loại hoạt động tổng thể toàn hoạt động đơn vị Nếu thông tin cung cấp không đầy đủ dẫn đến nhận thức sai lệch, phân tích đánh giá không đắn hoạt động đơn vị, định không thích hợp không đem lại hiệu cho đơn xã hội  Thông tin kế toán cung cấp phải rõ ràng, dễ hiểu Thông tin hoạt động kinh tế tài cần thiết cho quan quản lý nhà nước, nhà kinh tế, quản lý đơn vị mà cần thiết cho người lao động đơn vị, thông tin kế toán cung cấp phải rõ ràng, dễ hiểu giúp cho quan quản lý, nhà kinh tế, quản lý người lao động đơn vị dễ dàng nhận thức đắn hoạt động kết hoạt động đơn vị, phát huy quyền làm chủ tập thể, thực kiểm tra hoạt động đơn vị, góp phần thúc đẩy hoạt động đơn vị ngày hiệu Những yêu cầu kế toán phải thực đầy đủ, nhiên giai đoạn phát triển mục đích sử dụng thông tin kế toán, mà yêu cầu hay yêu cầu khác có trọng Các quan quản lý nhà nước, nhà kinh tế, quản lý đơn vị với mục đích sử dụng thông tin kế toán có khác nên cần có cân đối hài hoà yêu cầu xác, trung thực, khách quan, kịp thời, đầy đủ thông tin kế toán 1.2.2.2 Nhiệm vụ công tác kế toán Nhà nước ta ban hành Luật Kế toán 03/2003/QH11, Điều lệ tổ chức kế toán nhà nước chế độ, thể lệ kế toán đảm bảo quản lý tập trung, thống nhà nước kế toán đảm bảo sở pháp lý cho kế toán đơn vị Trong văn nhà nước ban hành có quy định: tất đơn vi có sử dụng tài sản hoạt động thực chức năng, nhiệm vụ qui định phải tiến hành kế toán Các đơn vị gọi chung đơn vị kế toán, phân biệt: đơn vị kế toán cấp chủ quản, đơn vị kế toán cấp sở đơn vị kế toán phụ thuộc Các đơn vị kế toán sử dụng hạch toán kế toán thực việc thu nhận, xử lý thông tin hoạt động kinh tế tài cách thường xuyên, liên tục, toàn diện có hệ thống, định kỳ khoảng thời gian định (tuần kỳ, tháng, quý, năm) cung cấp thông tin thu nhận xử lý cho quan quản lý nhà nước, nhà kinh tế, quản lý đơn vị có nhu cầu sử dụng thông tin kế toán Với chức đối tượng mình, kế toán có nhiệm vụ cụ thể sau: - Ghi chép, tính toán, phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh đơn vị hạch toán theo chuẩn mực chế độ kế toán (số có, tình hình luân chuyển sử dụng tài sản; trình kết hoạt động sản xuất kinh doanh; hoạt động sử dụng kinh phí đơn vị) Nhiệm vụ thể rõ chức thu nhận, xử lý thông tin tảng, sở cho nhiệm vụ sau kế toán Các đơn vị hình thành bước vào hoạt động thực chức năng, nhiệm vụ xác định phải có số tài sản kinh phí định Số tài sản kinh phí trình hoạt động đơn vị thường xuyên bị biến động, thay đổi phạm vi, qui mô hình thái để đạt kết mục đích hoạt động đơn vị Cơ quan quản lý nhà nước, nhà kinh tế, quản lý đơn vị cần có thông tin số tài sản, kinh phí có đơn vị, biến động, thay đổi phạm vi, qui mô, hình thái tài sản, trình kết sử dụng tài sản, sử dụng kinh phí Bởi với vị trí quan trọng kế toán hệ thống quản lý, kế toán trước hết có nhiệm vụ thu nhận xử lý thông tin số có tài sản kinh phí, tình hình kết hoạt động đơn vị để đáp ứng nhu cầu thông tin quan quản lý nhà nước, nhà kinh tế, quản lý đơn vị - Kiểm tra giám sát khoản thu, chi tài chính, nghĩa vụ thu nộp, toán nợ; kiểm tra việc quản lý, sử dụng tài sản nguồn hình thành tài sản Phát ngăn ngừa kịp thời hành vi vi phạm pháp luật tài chính, kế toán (hành động lãng phí, tham ô, xâm phạm tài sản…) Nhiệm vụ thể chức kiểm tra hạch toán kế toán đảm bảo cho hạch toán kế toán phát huy vai trò quan trọng quản lý kinh tế Để quản lý sử dụng có hiệu số tài sản kinh phí đơn vị, quản lý có hiệu hoạt động kinh tế tài chính, kế toán thông qua việc thu nhận xử lý thông tin về: số tài sản, kinh phí có, tình hình kết hoạt động đơn vị, kiểm tra hoạt động sử dụng tài sản, sử dụng kinh phí Kiểm tra đối chiếu với nhiệm vụ kế hoạch đề ra, đối chiếu với sách, chế độ, thể lệ kinh tế tài nhà nước, đơn vị Đảm bảo cho đơn vị thực tốt nhiệm vụ đề ra, chấp hành chính-sách chế độ tài chính, để hoạt động có hiệu quả, tránh tổn thất cho đơn vị xã hội - Cung cấp số liệu, tài liệu phục vụ cho việc điều hành quản lý hoạt động đơn vị Kiểm tra phân tích hoạt động kinh tế tài chính, phục vụ công tác lập kế hoạch theo dõi tình hình thực kế hoạch, phục vụ công tác thống kê thông tin kinh tế Nhiệm vụ thể rõ chức cung cấp thông tin hạch toán kinh tế cho đối tượng sử dụng thông tin kế toán; quan nhà nước, nhà kinh tế, quản lý đơn vị có liên quan đảm bảo cho hạch toán kế toán phát huy vai trò quan trọng quản lý kinh tế Vai trò quan trọng kế toán hệ thống quản lý kinh tế thể việc thu nhận, xử lý thông tin mà thể việc cung cấp số liệu, tài liệu thu nhận, xử lý đáp ứng nhu cầu sử dụng thông tin Những thông tin kinh tế chứa đựng tài liệu, số liệu kế toán cung cấp phản ánh cách đầy đủ, kịp thời, xác, có hệ thống tình hình hoạt động đơn vị Những thông tin có độ tin cậy cao, giúp cho quan quản lý nhà nước, nhà kinh tế, quản lý nghiên cứu phân tích đánh giá đắn thực trạng hoạt động đơn vị, từ đề giải pháp, định xác, phù hợp với thực tế đơn vị, thúc đẩy đơn vị hoạt động hướng, có hiệu quả, đem lại lợi ích cho đơn vị cho xã hội Để phát huy đầy đủ vai trò quan trọng hạch toán kế toán hệ thống quản lý kinh tế cần thực đầy đủ nhiệm vụ nêu, không coi nhẹ hay xem trọng nhiệm vụ Thực tốt nhiệm vụ ghi chép, tính toán, phản ánh có tảng, có sở để thực nhiệm vụ kiểm tra cung cấp số liệu, tài liệu Thực tốt nhiệm vụ kiểm tra, nhiệm vụ cung cấp số liệu, tài liệu phát huy đầy đủ vai trò kế toán 1.2.3 Quy trình kế toán Công việc kế toán đơn vị kế toán tiến hành theo qui trình: từ thu thập, xử lý đến cung cấp thông tin kinh tế tài hữu ích cho người sử dụng Qui trình kế toán minh họa khái quát sau: Xử lý Thu thập Đo lường Ghi nhận Thông tin Các nghiệp vụ kinh tế Xác định giá trị đối tượng kế toán Ghi chép Phân loại Tổng hợp Báo cáo kế toán Phân tích giải trình số liệu Biểu 1.2: Qui trình kế toán đơn vị kế toán 1.2.3.1 Giai đoạn thu thập Thu thập giai đoạn qui trình kế toán, liên quan đến việc “sao chụp” nghiệp vụ kinh tế tài gắn liền với doanh nghiệp, tổ chức cụ thể Các nghiệp vụ kinh tế giai đoạn phân chia thành nhóm: bên bên - Các nghiệp vụ kinh tế bên liên quan đến giao dịch doanh nghiệp với chủ thể độc lập doanh nghiệp như: người mua, người bán, ngân hàng, nhà nước cá nhân, tổ chức khác 10 + Sổ Nhật ký chuyên dùng Sổ kế toán tổng hợp sử dụng để ghi riêng hoạt động kinh tế tài loại diễn nhiều lần trình hoạt động đơn vị phục vụ yêu cầu quản lý riêng hoạt động kinh tế tài Sổ Nhật ký thu tiền, Sổ Nhật ký chi tiền, Sổ Nhật ký mua hàng, Sổ Nhật ký bán hàng (Mang tính chất bảng tổng hợp chứng từ gốc loại) Biểu 8.7: Mẫu sổ Nhật ký thu tiền + Sổ tài khoản Sổ kế toán tổng hợp sử dụng để ghi chép hoạt động kinh tế tài theo tài khoản kế toán tổng hợp Sổ theo hình thức hạch toán Nhật ký chung sổ đóng thành tập, tài khoản trang sổ riêng, kết cấu trang sổ giống theo mẫu Cơ sở để ghi vào sổ nhật ký chung dựa vào số liệu định khoản Nhật ký chung Nhật ký chuyên dùng để ghi vào trang sổ có liên quan Bảng cân đối tài khoản bước kiểm tra số liệu ghi từ nhật ký vào sổ trước lập báo cáo kế toán Bảng cân đối tài khoản giúp cho kế toán phát sai sót trường hợp ghi Nợ tài khoản quên ghi Có tài khoản khác ngược lại ghi nợ ghi có với số liệu lệch + Sổ kế toán chi tiết - giống sổ kế toán chi tiết hình thức kế toán Nhật ký Sổ hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ - Trình tự phương pháp ghi sổ kế toán hình thức kế toán Nhật ký chung: ( ) Căn chứng từ gốc kiểm tra đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp chứng từ, tiến hành lập định khoản ghi vào sổ Nhật ký chung theo thứ tự thời gian theo quan hệ đối ứng tài khoản 126 (2) Trường hợp hoạt động kinh tế có yêu cầu quản lý riêng, diễn nhiều lần chứng từ gốc tiến hành lập định khoản ghi vào Sổ Nhật ký chuyên dùng (3) Những chứng từ kế toán liên quan đến tiền mặt thủ quỹ ghi vào Sổ quỹ, cuối ngày chuyển sổ quỹ kèm chứng từ thu chi tiền mặt cho kế toán để tổng hợp số liệu từ sổ quỹ lập định khoản kế toán ghi Sổ nhật ký chuyên dùng (sổ Nhật ký thu tiền, sổ Nhật ký chi tiền) (4) Căn số liệu sổ Nhật ký chung Sổ Nhật ký chuyên dùng hàng ngày hay định kỳ, kế toán ghi vào sổ tài khoản liên quan (5) Những chứng từ gốc phản ánh hoạt động kinh tế tài cần quản lý chi tiết, cụ thể, hàng ngày vào chứng từ gốc ghi vào sổ kế toán chi tiết có liên quan (6) Cuối tháng vào số liệu sổ chi tiết lập bảng chi tiết số phát sinh, vào số liệu sổ tài khoản lập bảng đối chiếu số phát sinh (bảng CĐTK) (7)Kiểm tra, đối chiếu số liệu bảng chi tiết số phát sinh với số liệu tài khoản tương ứng bảng đối chiếu số phát sinh, kiểm tra đối chiếu số liệu sổ nhật ký thu tiền, sổ Nhật ký chi tiền, số liệu tài khoản tiền mặt bảng đối chiếu số phát sinh với số liệu sổ quỹ thủ quỹ (8) Sau đối chiếu đảm bảo số liệu phù hợp, số liệu bảng đối chiếu số phát sinh bảng chi tiết số phát sinh, lập bảng cân đối kế toán báo cáo kế toán khác Sơ đồ 8.4: Sơ đồ ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung 127 Như hình thức kế toán Nhật ký chung, việc ghi sổ kế toán, kiểm tra đối chiếu số liệu ghi chép Sổ kế toán chừng mực tương tự việc ghi sổ kế toán, kiểm tra, đối chiếu số liệu ghi chép sổ kế toán hình thức kế toán chứng từ ghi sổ 8.2.4.3 Ưu nhược điểm Ưu điểm: mẫu số đơn giản, dễ ghi chép thuận tiện cho việc phân công lao động kế toán, thuận tiện đối chiếu kiểm tra chi tiết theo chứng từ gốc, tiện cho việc sử dụng kế toán máy Nhược điểm: việc ghi chép trùng lắp nhiều (Sổ nhật ký thu tiền Sổ nhật ký chi tiền - Sổ Tài khoản tiền mặt Sổ nhật ký mua hàng - Sổ Tài khoản mua hàng ), cuối tháng phải loại bỏ số liệu trùng ghi vào sổ Hình thức kế toán Nhật ký chung thường áp dụng đơn vị có quy mô vừa với nhiều cán bộ, nhân viên kế toán 8.2.5 Hình thức sổ Nhật ký chứng từ 8.2.5.1 Khái niệm đặc điểm Đây hình thức kế toán phát triển cao nhất, kế thừa ưu điểm hình thức trước đó, đảm bảo tính chuyên môn hoá cao sổ kế toán, thực chuyên môn hoá phân công chuyên môn hoá lao động kế toán 128 Đặc điểm chủ yếu hình thức kế toán Nhật ký - Chứng từ hoạt động kinh tế tài phản ánh chứng từ gốc phân loại để ghi vào sổ Nhật ký- Chứng từ, cuối tháng tổng hợp số liệu từ sổ Nhật ký -Chứng từ ghi vào Sổ tài khoản 8.2.5.2 Nội dung - Hệ thống sổ kế toán sử dụng hình thức kế toán Nhật ký - Chứng từ gồm: Sổ Nhật ký - Chứng từ, Sổ Tài khoản, Sổ kế toán chi tiết Ngoài sử dụng bảng phân bổ, bảng kê để tính toán, tổng hợp, phân loại, hệ thống hoá số liệu phục vụ cho việc ghi sổ Nhật ký - Chứng từ + Sổ Nhật ký - Chứng từ sổ kế toán sử dụng để ghi chép hoạt động kinh tế tài theo số phát sinh bên Có tài khoản kế toán có quan hệ đối ứng với bên Nợ tài khoản khác có liên quan Sổ Nhật ký - Chứng từ xây dựng chủ yếu theo loại mẫu sổ: Sổ Nhật ký - Chứng từ xây dựng theo mẫu sổ kiểu nhiều cột sử dụng để ghi hàng ngày hoạt động kinh tế tài theo số phát sinh bên Có tài khoản có quan hệ đối ứng với bên Nợ tài khoản khác có liên quan Trên sổ Nhật ký - Chứng từ loại kết hợp ghi sổ kế toán tổng hợp ghi sổ kế toán chi tiết trang sổ Sổ Nhật ký - Chứng từ xây dựng theo mẫu sổ kiểu bàn cờ sử dụng để ghi vào cuối tháng hoạt động kinh tế tài hệ thống hoá bảng kê theo số phát sinh bên Có nhiều tài khoản đối ứng với bên Nợ tài khoản có liên quan Ngoài ra, yêu cầu quản lý cần có thông tin kịp thời, số sổ Nhật ký Chứng từ xây dựng phần ghi Có tài khoản có phần ghi Nợ tài khoản, phần số dư đầu tháng, số dư cuối tháng + Sổ tài khoản sổ kế toán tổng hợp xây dựng theo mẫu sổ kiểu bàn cờ theo tài khoản kế toán tổng hợp Sổ sử dụng cho năm để ghi vào cuối tháng hoạt động kinh tế tài hệ thống hoá sổ Nhật ký - Chứng từ theo quan hệ đối ứng: ghi Nợ tài khoản đối ứng với ghi Có tài khoản liên quan, phần ghi Có tài khoản ghi theo tổng số + Sổ kế toán chi tiết giống sổ kế toán chi tiết hình thức kế toán khác, sử dụng để ghi chép hoạt động kinh tế tài cách chi tiết, cụ thể theo yêu cầu quản lý cụ thể, chi tiết hoạt động kinh tế tài mà sổ Nhật ký - Chứng từ chưa kết hợp kế toán tổng hợp kế toán chi tiết - Trình tự phương pháp ghi sổ kế toán hình thức kế toán Nhật ký Chứng từ: ( ) Căn vào chứng từ gốc kiểm tra đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp chứng từ, tiến hành phân loại, lập định khoản kế toán ghi vào Nhật ký - Chứng từ ghi Có tài khoản đối ứng với ghi Nợ tài khoản khác có liên quan Đối với chứng từ gốc phản ánh hoạt động kinh tế tài cần tập hợp, hệ thống hoá theo tiêu kinh tế tài phục vụ yêu cầu quản lý riêng chứng từ gốc tiến hành ghi vào bảng kê phù hợp, cuối tháng sử dụng số liệu bảng kê ghi vào Nhật ký- Chứng từ liên quan 129 (2) Đối với chứng từ gốc phản ánh hoạt động kinh tế tài liên quan đến chi phí sản xuất (vật liệu, tiền lương, khấu hao) cần tính toán phân bổ cho đối tượng chịu chi phí (các loại sản phẩm ) chứng từ gốc tiến hành tập hợp, phân loại, tính toán ghi vào bảng phân bổ, cuối tháng sử dụng số liệu bảng phân bổ để ghi Nhật ký - Chứng từ bảng kê phù hợp (3) Các chứng từ gốc liên quan đến tiền mặt thủ quỹ ghi vào Sổ quỹ Cuối ngày chuyển sổ quỹ kèm chứng từ thu chi cho kế toán, kế toán tồng hợp số liệu từ sổ quỹ ghi vào Nhật ký - Chứng từ: bảng kê liên quan (4) Cuối tháng vào yêu cầu tổng hợp số liệu tính toán tiêu phục vụ việc ghi sổ kế toán quản lý, kế toán ghi chuyển số liệu từ bảng kê sang Nhật ký - Chứng từ có liên quan ghi chuyển số liệu từ Nhật ký Chứng từ sang bảng kê có liên quan (5) Các chứng từ phản ánh hoạt động kinh tế tài cần quản lý chi tiết cụ thể, chưa kết hợp sổ Nhật ký - Chứng từ, chứng từ gốc ghi vào sổ kế toán chi tiết liên quan (6) Cuối tháng tiến hành đối chiếu kiểm tra số liệu ghi bảng kê, Nhật ký- Chứng từ bảng kê với Nhật ký - Chứng từ liên quan, đảm bảo số liệu ghi bảng kê, Nhật ký - Chứng từ đắn, đầy đủ xác (7) Sử dụng số liệu Nhật ký - Chứng từ ghi vào Sổ tài khoản (8) Cuối tháng số liệu sổ kế toán chi tiết, lập bảng chi tiết số phát sinh theo tài khoản tổng hợp (9) Đối chiếu kiểm tra số liệu bảng chi tiết số phát sinh với số liệu sổ tài khoản tổng hợp tương ứng (l0) Cuối số liệu bảng kê, Nhật ký - Chứng từ, sổ tài khoản bảng chi tiết số phát sinh lập bảng cân đối kế toán báo cáo kế toán khác Sơ đồ 8.5: Sơ đồ ghi sổ theo hình thức Nhật ký chứng từ 130 Như hình thức kế toán Nhật ký - Chứng từ việc ghi sổ kế toán kết hợp kế toán tổng hợp với kế toán chi tiết số bảng kê, Nhật ký - Chứng từ, sổ kế toán ghi theo hệ thống kết hợp ghi theo thứ tự thời gian hoạt động kinh tế tài loại Việc kiểm tra đối chiếu số liệu ghi bảng kê, Nhật ký - Chứng từ tiến hành thường xuyên chặt chẽ nhờ có mẫu sổ bố trí theo quan hệ đối ứng tài khoản 8.2.5.3 Ưu nhược điểm Hình thức kế toán Nhật ký - Chứng từ có ưu điểm lớn là: trùng lặp, giảm nhẹ khối lượng công việc ghi sổ kế toán việc ghi theo quan hệ đối ứng tờ sổ kết hợp kế toán tổng hợp, kế toán chi tiết trang sổ, việc kiểm tra, đối chiếu số liệu tiến hành thường xuyên trang sổ, kịp thời cung cấp số liệu cho việc tổng hợp tài liệu theo tiêu kinh tế tài lập báo cáo kế toán Do nâng cao suất lao động người làm công tác kế toán, tiện lợi cho việc chuyên môn hóa cán kế toán Tuy nhiên hình thức kế toán Nhật ký - Chứng từ có nhược điểm mẫu sổ kế toán phức tạp nên việc ghi sổ kế toán đòi hỏi cán bộ, nhân viên kế toán có trình độ chuyên môn vững vàng, không thuận tiện cho việc giới hoá kế toán Hình thức kế toán Nhật ký - Chứng từ thường áp dụng đơn vị có quy mô lớn, đội ngũ cán bộ, nhân viên kế toán có trình độ chuyên môn cao, không thích hợp với đơn vị ứng dụng rộng rãi tin học kế toán 131 8.2.6 Hình thức kế toán máy vi tính - Đặc trưng hình thức kế toán máy vi tính Đặc trưng Hình thức kế toán máy vi tính công việc kế toán thực theo chương trình phần mềm kế toán máy vi tính Phần mềm kế toán thiết kế theo nguyên tắc bốn hình thức kế toán kết hợp hình thức kế toán quy định Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ trình ghi sổ kế toán phải in đầy đủ sổ kế toán báo cáo tài theo quy định - Các loại sổ Hình thức kế toán máy vi tính: Phần mềm kế toán thiết kế theo hình thức kế toán có loại sổ hình thức kế toán không hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi tay - Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán máy vi tính (1 ) Hàng ngày, kế toán vào chứng từ kế toán Bảng tổng hợp chứng từ kế toán loại kiểm tra, dùng làm ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập liệu vào máy vi tính theo bảng, biểu thiết kế sẵn phần mềm kế toán Theo quy trình phần mềm kế toán thông tin tự động nhập vào sồ kế toán tổng hợp (Sô Cái Nhật ký- Sổ Cái ) sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan (2) Cuối tháng (hoặc vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực thao tác khoá sổ (cộng sổ) lập báo cáo tài Việc đối chiếu số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết thực tự động đảm bảo xác trung thực theo thông tin nhập kỳ Người làm kế toán kiểm tra, đối chiếu số liệu sổ kế toán với báo cáo tài sau in giấy Thực thao tác để in báo cáo tài theo quy định Cuối tháng- cuối năm sổ kế toán tổng hợp sổ kế toán chi tiết in giấy, đóng thành thực thủ tục pháp lý theo quy định sổ kế toán ghi tay Sơ đồ 8.6: Sơ đồ ghi sổ theo hình thức kế toán máy 132 Chương BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ MÔ HÌNH TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN 9.1 BỘ MÁY KẾ TOÁN 9.1.1 Đơn vị kế toán Đơn vị kế toán để xem xét hình thành máy kế toán, để thực khối lượng công tác kế toán phục vụ cho yêu cầu quản lý hoạt động đơn vị Đơn vị hạch toán trước hết phải tổ chức tiến hành hoạt động quản lý hoạt động: doanh nghiệp, đơn vị nghiệp, đơn vị quản lý ngân sách… Nói chung đâu có quản lý, điều hành hệ thống công cụ, hạch toán kế toán công cụ thiếu Như vậy, để quản lý cần tổ chức thực công tác hạch toán kế toán cung cấp thông tin cho quản lý Dựa chức hạch toán, đơn vị hạch toán phải thực đầy đủ giai đoạn trình: từ lập chứng từ; ghi sổ kế toán; đến lập hệ thống báo cáo kế toán (gọi chu trình kế toán) Có thể thực chu trình kế toán cho tất đối tượng hay giao thực công tác kế toán cho hay số đối tượng tùy thuộc vào yêu cầu quản lý mức độ phân cấp hay tập trung quản lý Mỗi đơn vị tiến hành chức hoạt động quản lý hoạt động độc lập cần có sổ kế toán riêng, máy kế toán riêng với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn định Như vậy, Đơn vị hạch toán đơn vị kinh tế, quản lý sở, có chức thực hành công tác kế toán theo chu trình khép kín số kế toán riêng, từ hình thành máy kế toán tương ứng với quyền nhiệm vụ quản lý hoạt động đơn vị 9.1.2 Khối lượng công tác kế toán phần hành kế toán 133 Mỗi đơn vị kế toán thiết phải xây dựng máy kế toán, việc xây dựng máy kế toán phụ thuộc vào khối lượng công tác kế toán phần hành kế toán Khối lượng công tác kế toán ảnh hưởng tới việc xếp, tổ chức máy kế toán để thực quản lý thông tin kế toán hiệu Khối lượng công tác kế toán lại xác định khác giai đoạn khác chu trình kế toán, khối lượng công việc mà kế toán phải làm giai đoạn kế toán; chẳng hạn: giai đoạn hạch toán ban đầu, giai đoạn hệ thống hóa chứng từ hay phân loại theo đối tượng quản lý theo sổ kế toán, giai đoạn lập báo cáo kế toán đáp ứng nhu cầu đối tượng quan tâm Bên cạnh đó, khối lượng công tác kế toán bao gồm khối lượng hạch toán tổng hợp hạch toán chi tiết cho số đối tượng quản lý; mức độ tổng hợp hay chi tiết phụ thuộc vào yêu cầu thông tin phục vụ cho quản lý thức tổ chức thông tin đơn vị kế toán Nếu xét mục đích quản lý, khối lượng công tác kế toán bao hàm hai hệ thống: Kế toán tài (hạch toán kiện xảy ra, sở chứng từ kế toán, cung cấp thông tin cho đối tượng bên bên đơn vị) Kế toán quản trị (Kế toán phân tích, dựa vào thông tin tổng hợp khứ, định hướng cho tương lai, dự báo cho việc định quản trị nội ngắn hạn dài hạn, phục vụ quản trị nội mà không hướng tới đối tượng bên Như vậy, khối lượng công tác kế toán bao hàm giai đoạn chu trình kế toán, công việc nghiệp vụ mà kế toán phải thực để đáp ứng truyền tin cung cấp thông tin cho loại chủ thể quản lý Khối lượng công tác kế toán quy định rõ Luật kế toán (Luật số 03/2003QH11 ngày 17/06/2003, Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam) Phần hành kế toán thuật ngữ khối lượng công tác kế toán bắt buộc cho đối tượng hạch toán, cụ thể hóa nội dung hạch toán gắn với đặc trưng đối tượng kế toán Khối lượng phần hành khác đơn vị hạch toán khác tính chất hoạt động tổ chức công tác quản lý đặc thù đơn vị Trong doanh nghiệp, thông thường bao gồm phần hành: - Kế toán tài sản cố định; - Kế toán vật tư, sản phẩm, hàng hóa; - Kế toán tiền lương khoản phải trả người lao động; - Kế toán bán hàng; - Kế toán tiền mặt; - Kế toán tiền gửi ngân hàng toán; - Kế toán chi phí, giá thành; - Kế toán xây dựng bản; - Kế toán vốn; quỹ; - Kế toán tổng hợp Các doanh nghiệp khác có phần hành kế toán chủ yếu khác nhau, mật độ phát sinh nghiệp vụ phần hành, hoạt động đối tượng phản ánh phần hành khác Phần hành kế toán đơn vị quản lý ngân sách hành nghiệp khác với phần hành doanh nghiệp không số lượng phần hành mà phần hành chủ yếu, đặc trưng chức hoạt động loại đơn vị 134 khác Doanh nghiệp thực gia tăng giá trị thông qua trình sản xuất kinh doanh từ lượng vốn ban đầu, đơn vị nghiệp thực chức nhận kinh phí ngân sách cấp nguồn thu khác ngân sách để thực nhiệm vụ Nhà nước giao cho, chuyển dần thành lợi ích xã hội thông qua “hàng hóa, dịch vụ công cộng” mà đơn vị tạo đáp ứng cho nhu cầu xã hội, đơn vị quản lý ngân sách phản ánh thu, nhận cấp phát kinh phí trình giải ngân (sử dụng ngân sách) hiệu 9.1.3 Bộ máy kế toán Bộ máy kế toán tập hợp đồng nhân viên kế toán đơn vị để thực khối lượng công việc kế toán toàn đơn vị Mỗi cán bộ, nhân viên đảm nhiệm hay số phần hành kế toán cụ thể, thực toàn khối lượng công tác kế toán phần hành kế toán đó, quy định rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể Tuy vậy, nhân viên có mối quan hệ chặt chẽ, qua lại với xuất phát từ mối quan hệ phân công lao động máy kế toán thống khép kín Bộ máy kế toán hình thành dựa hai yếu tố: khối lượng công tác kế toán cần thực cấu lao động kế toán đơn vị Lao động kế toán cần phân công lao động thông qua: chất lượng hay tính chất thi hành công việc, tố chất nghiệp vụ người lao động, đảm bảo nguyên tắc: bất vị thân, bất kiêm nghiệm, hiệu tiết kiệm, chuyên môn hóa hợp tác lao động Muốn thực tốt việc phân công lao động kế toán cần thực công việc sau đây: Tổ chức bổ nhiệm Kế toán trưởng, hoạch định vai trò quyền hạn Kế toán trưởng Kế toán trưởng chức danh nghề nghiệp Nhà nước qui định Kế toán trưởng có trách nhiệm tổ chức, điều hành toàn công tác hạch toán doanh nghiệp Xuất phát từ vai trò kế toán công tác quản lý nên Kế toán trưởng có vị trí quan trọng máy quản lý doanh nghiệp Kế toán trưởng không người tham mưu mà người kiểm tra, giám sát hoạt động doanh nghiệp, trước hết hoạt động tài Thực tốt vai trò kế toán trưởng làm cho máy kế toán phát huy hiệu hoạt động, thực chức vốn có kế toán Với vai trò quyền hạn mình, Kế toán trưởng thực phân công công việc trách nhiệm cho kế toán viên; Nội dung hạch toán doanh nghiệp bao gồm nhiều phần hành cụ thể phải phân công cho nhiều người thực Mỗi người thực số phần hành định điều khiển chung kế toán trưởng Các phần hành kế toán có mối liên hệ với nên việc phân công cần đảm bảo tính khoa học có tác động qua lại để thực tốt nhiệm vụ kế toán doanh nghiệp Trong máy kế toán, kế toán tổng hợp kế toán phần hành có chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn riêng khối lượng công tác kế toán giao Kế toán phần hành chịu trách nhiệm quản lý, phản ánh, ghi chép chuyên môn hóa hay số phần hành kế toán cụ thể từ giai đoạn hạch toán ban đầu, ghi sổ kế toán, lập báo cáo phần hành giao Kế toán phần hành có mối quan hệ với kế 135 toán tổng hợp với kế toán phần hành khác Mối quan hệ kế toán phần hành mối quan hệ ngang, mang tính chất tác nghiệp Kế toán tổng hợp lao động kế toán thực công tác kế toán cuối kỳ, giữ sổ phần hành, cuối kỳ hay đột xuất lập báo cáo tài báo cáo nội Quan hệ lao động kế toán máy kế toán: - Bộ máy kế toán tổ chức theo kiểu trực tuyến: đơn giản mối quan hệ phụ thuộc, kế toán trưởng trực tiếp điều hành nhân viên kế toán phần hành không thông qua khâu trung gian nhận lệnh Thực cấp kế toán tập trung, sản xuất kinh doanh hoạt động quy mô nhỏ - Bộ máy kế toán tổ chức theo kiểu trực tuyến tham mưu: điều hành công tác kế toán trực tiếp dựa mối quan hệ kế toán trưởng với kế toán phần hành với phận tham mưu Thực điều kiện đơn vị đảm nhiệm thêm chức mảng công việc chuyên sâu kỹ thuật tra, ứng dụng công nghệ máy tính công tác kế toán… - Bộ máy tổ chức theo kiểu chức năng: Bộ máy kế toán chia thành phận độc lập, đảm nhận hoạt động riêng rẽ (gọi phòng, ban kế toán) Kế toán trưởng điều hành trực tiếp trưởng phòng, ban kế toán Xây dựng kế hoạch công tác cho phòng kế toán Xây dựng kế hoạch công tác biện pháp quan trọng đảm bảo cho việc thực phần hành kế toán trôi chảy, qua kiểm tra tiến độ thực điều chỉnh, phối hợp công việc cách nhanh chóng để tăng cường suất hiệu hoạt độngcủa máy kế toán 9.2 MÔ HÌNH TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN Tổ chức máy kế toán cần phải vào qui mô, vào đặc điểm tổ chức sản xuất quản lý vào yêu cầu quản lý doanh nghiệp Các hình thức tổ chức máy kế toán đơn vị kế toán áp dụng bao gồm: 9.2.1 Mô hình tổ chức máy kế toán tập trung Hình thức tổ chức máy kế toán tập trung hình thức tổ chức mà toàn công tác kế toán doanh nghiệp tiến hành tập trung phòng kế toán doanh nghiệp Đơn vị kế toán độc lập mở sổ kế toán, tổ chức máy kế toán thực tất giai đoạn hạch toán tất phần hành kế toán Phòng kế toán trung tâm đơn vị thực tất khối lượng công tác kế toán từ khâu hạch toán ban đầu, ghi sổ, lập báo cáo phục vụ nội bên Khi thực mô hình tổ chức máy kế toán này, đơn vị kế toán có đơn vị trực thuộc đơn vị trực thuộc không mở số kế toán, máy kế toán riêng, toàn công việc ghi sổ (thậm chí hạch toán ban đầu số hoạt động), lập báo cáo kế toán thực phòng kế toán trung tâm mà bố trí nhân viên làm nhiệm vụ hướng dẫn kiểm tra công tác kế toán ban đầu, thu nhận kiểm tra chứng từ, ghi chép sổ sách, hạch toán nghiệp vụ phục vụ cho nhu cầu quản lý sản xuất kinh doanh trưởng vị hạch chứng toán từ báo cáo phận đó, lập báoKế cáotoán nghiệp vụ đơn chuyển phòng kế toán doanh nghiệp để xử lý tiến hành công tác kế toán Nhân viên kế toán phần hành tài sản trung tâm Nhân136 viên kế toán phần hành hoạt động trung tâm Bộ phận tài tổng hợp trung tâm Nhân viên hạch toán ban đầu, báo sổ từ đơn vị trực thuộc Báo sổ Biểu 9.1 Mô hình tổ chức máy kế toán tập trung Hình thức tổ chức máy kế toán tập trung tạo điều kiện thuận lợi để vận dụng phương tiện kỹ thuật tính toán đại, máy kế toán nhân viên đảm bảo việc cung cấp thông tin kế toán kịp thời cho việc quản lý đạo sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Hình thức tổ chức máy kế toán tập trung áp dụng đơn vị thống độc lập, tư cách pháp nhân đầy đủ, doanh nghiệp lớn có tổ chức doanh nghiệp thành viên trực thuộc hoàn toàn, phân tán quyền lực quản lý hoạt động kinh doanh hoạt động tài 9.2.2 Mô hình tổ chức máy kế toán phân tán Hình thức tổ chức kế toán phân tán hình thức tổ chức mà công tác kế toán tiến hành phòng kế toán doanh nghiệp mà tiến hành phận khác phân xưởng hay đơn vị sản xuất trực thuộc doanh nghiệp Công việc kế toán phận khác máy kế toán nơi đảm nhận từ công việc kế toán ban đầu, kiểm tra xử lý chứng từ đến kế toán chi tiết kế toán tổng hợp số tất phần hành kế toán lập báo cáo kế toán phạm vi phận theo qui định kế toán trưởng Phòng kế toán doanh nghiệp thực tổng hợp số liệu từ báo cáo phận gửi về, phản ánh nghiệp vụ có tính chất chung toàn doanh nghiệp, lập báo cáo theo quy định Nhà nước, đồng thời thực việc hướng dẫn kiểm tra công tác kế toán phận Bộ máy kế toán phân cấp thành: kế toán trung tâm kế toán trực thuộc Kế toán trung tâm kế toán trực thuộc có sổ kế toán nhân tương ứng để thực chức năng, nhiệm vụ kế toán Kế toán trung tâm mô hình kế toán phân tán nơi thực khâu tổng hợp số liệu báo cáo kế toán trực thuộc, lập báo cáo tổng hợp, tài cho quan, tổ chức quản lý; chịu trách nhiệm cuối trước nhà nước, bạn hàng, nhà đầu tư, cho vay… hoạt động kế toán trực thuộc Kế toán trực thuộc phải mở sổ kế toán, thực công tác kế toán từ giai đoạn hạch toán ban đầu đến lập báo cáo kế toán gửi kế toán trung tâm theo phân cấp quy định Đơn vị trực thuộc giao quyền quản lý vốn kinh doanh, hình thành phận quản lý để điều hành toàn hoạt động kinh doanh sở 137 Theo mô hình tổ chức này, đơn vị tồn hai quan hệ nội bộ: quan hệ dọc (giữa trung tâm trực thuộc) quan hệ ngang (giữa đơn vị trực thuộc với nhau) Kế toán trung tâm Kế toán trưởng đơn vị cấp Bộ phận tài Kế toán hoạt động thực cấp Bộ phận tổng hợp kế toán đơn vị trực thuộc Bộ phận kiểm tra kế toán Kế toán đơn vị trực thuộc Trưởng phòng (ban) kế toán Kế toán phần hành Kế toán phần hành Kế toán phần hành Biểu 9.2 Mô hình tổ chức máy kế toán phân tán Hình thức kế toán vận dụng thích hợp đơn vị kinh doanh quy mô lớn, cấu kinh doanh phức tạp (nhiều loại hình kinh doanh, nhiều ngành nghề kinh doanh, nhiều tổ chức vệ tinh…), địa bàn kinh doanh rộng, phân tán Trong điều kiện này, đơn vị phải phân cấp kinh doanh, phân cấp quản lý để đạt hiệu cao hơn, kéo theo phân cấp tổ chức máy kế toán 9.2.3 Mô hình tổ chức máy kế toán hỗn hợp 138 Tổ chức máy kế toán hỗn hợp bao gồm yếu tố máy kế toán tập trung máy kế toán phân tán Bộ máy tổ chức theo hình thức gồm phòng kế toán trung tâm doanh nghiệp phận kế toán hay nhân viên kế toán đơn vị - phận khác Phòng kế toán trung tâm thực nghiệp vụ kinh tế liên quan toàn doanh nghiệp phận khác không tổ chức kế toán, đồng thời thực tổng hợp tài liệu kế toán từ phận khác có tổ chức kế toán gửi đến, lập báo cáo chung toàn đơn vị, hướng dẫn kiểm tra toàn công tác kế toán, kiễm tra kế toán toàn đơn vị Các phận kế toán phận khác thực công tác kế toán tương đối hoàn chỉnh nghiệp vụ kế toán phát sinh phận theo phân công phòng kế toán trung tâm Các nhân viên kế toán phận có nhiệm vụ thu thập chứng từ, kiểm tra xử lý sơ chứng từ, định kỳ gửi chứng từ kế toán phòng kế toán trung tâm Hình thức tổ chức máy kế toán thường phù hợp với đơn vị có qui mô lớn phận phụ thuộc có phân cấp quản lý khác thực công tác quản lý theo phân công Trong điều kiện kinh doanh mô hình phân tán, có số đơn vị trực thuộc gần trung tâm điều hành, mặt kinh doanh tập trung, chưa có đủ điều kiện nhận vốn, điều hành kinh doanh tự chủ quản lý, đơn vị không phân cấp quản lý, không cần tổ chức sổ sách máy kế toán; toàn khối lượng công tác kế toán thực đơn vị cấp Kế toán đơn vị cấp Kế toán trưởng Kế toán hoạt động cấp Kế toán đơn vị trực thuộc hạch toán tập trung Bộ phận tổng hợp báo cáo từ đơn vị trực thuộc Bộ phận kiểm tra kế toán Đơn vị kinh tế trực thuộc Nhân viên hạch toán ban đầu đơn vị trực thuộc Đơn vị kế toán phân tán đơn vị trực thuộc 139 Biểu 9.3 Mô hình tổ chức máy kế toán hỗn hợp Câu hỏi ôn tập Trình bày khái niệm đơn vị kế toán máy kế toán? Cho biết yếu tố hình thành máy kế toán? Trình bày nguyên tắc phân công lao động kế toán Bộ máy kế toán? Cho biết hình thức tổ chức máy kế toán doanh nghiệp? Hãy cho ví dụ minh hoạ cụ thể loại hình doanh nghiệp áp dụng hình thức tổ chức máy kế toán nói trên? 140