CHỨC NĂNG KIỂM TRA
CHƯƠNG Vl: CHỨC NĂNG KIỂM TRA Chức năng kiểm tra được hiểu là quá trình đo lường việc thực hiện các kế hoạch trên thực tế. Dựa vào kết quả của việc đo lường để phát hiện và điều chỉnh các sai lệch. l. Khái niệm và vai trò của hệ thống kiểm tra cơ bản: l.1. Khái niệm: l.2. Vai trò: - Nhờ có kiểm tra mà các nhà QL biết được nguồn lực của mình đang được ai sử dụng? Sử dụng ở đâu? Và sử dụng ntn? - Nhờ kiểm tra các nhà QL đánh giá được mức độ thực hiện kế hoạch, tìm ra các nguyên nhân và đề ra các biện pháp điều chỉnh các sai lệch nhằm thực hiện được các mục tiêu kế hoạch đề ra. ll. Quá trình kiểm tra cơ bản: Quá trình kiểm tra cơ bản gồm 3 bước: Bước 1: Xây dựng các tiêu chuẩn kiểm tra: + Tiêu chuẩn kiểm tra là các điểm được lựa chọn ra trong toàn bộ chương trình kế hoạch mà tại đó người ta đặt các phép đo để đánh giá quá trình thực hiện kế hoạch trên thực tế. + Tiêu chuẩn có ý nghĩa quan trọng đối với hiệu quả của việc kiểm tra: tiêu chuẩn không phù hợp sẽ không phản ánh chính xác quá trình thực hiện kế hoạch trên thực tế và không có cơ sở để đề ra các biện pháp điều chỉnh. + Phương pháp xây dựng tiêu chuẩn: - Thống kê kinh nghiệm. - Phân tích logic. - Chuyên gia. Bước 2: Đo lường việc thực hiện: + Nếu các tiêu chuẩn phù hợp và có các phương tiện đo lường chính xác thì việc đo lường sẽ thuận lợi và kết quả đo lường sẽ phản ánh đúng quá trình thực hiện kế hoạch trên thực tế. + Trong trường hợp không đưa ra được các tiêu chuẩn chính xác thì: - Việc đo lường vẫn là cần thiết vì nhờ nó có thể phát hiện được trước các sai lệch có thể sảy ra. - Lúc này người ta phải dựa vào các tiêu chuẩn mờ (VD: sức mạnh tài chính của DN, sự tín nhiệm của khách hàng, sự tôn trọng của các bạn kinh doanh, đồng nghiệp,…) + Cần kết hợp cả đo lường trực tiếp và đo lường gián tiếp. Bước 3: Điều chỉnh các sai lệch: + So sánh kết quả thực tế và tiêu chuẩn kiểm tra để phát hiện các sai lệch. + Phân tích nguyên nhân gây sai lệch. + Đưa ra các biện pháp điều chỉnh ở các khâu trước đó về tổ chức, cán bộ, lãnh đạo, nguồn lực… * Chú ý: Trường hợp sau khi đã thực hiện tất cả các biện pháp trên mà vẫn còn sai lệch thì cần xem xét lại kế hoạch đã đề ra. Kết quả thực tế Đo lường kết quả thực tế So sánh kết quả thực tế với các tiêu chuẩn Xác định các sai lệch Kết quả mong muốn Thực hiện các điều chỉnh Chương trình điều chỉnh Phân tích nguyên nhân Sơ đồ của quá trình kiểm tra cơ bản lll. Các hình thức kiểm tra: Gồm 3 hình thức kiểm tra: 1- Kiểm tra lường trước: + Là loại hình kiểm tra được thực hiện trước khi hoạt động được tiến hành nhằm ngăn ngừa trước các vấn đề có thể phát sinh. + Tập trung vào việc phòng ngừa các sai lệch về chất lượng và số lượng của những nguồn tài nguyên được sử dụng trong DN (các tiêu chuẩn ISO) 2- Kiểm tra trong công việc: Hình thức kiểm tra được tiến hành trong khi hoạt động đang diễn ra để đảm bảo chắc chắn rằng mọi hoạt động đều hướng tới thực hiện mục tiêu. 3- Kiểm tra sau công việc: Là hình thức kiểm tra được tiến hành sau khi hoạt động đã sảy ra. lV. Các phương pháp kiểm tra: Có 2 nhóm lớn: Kỹ thuật kiểm tra ngân quĩ: Sử dụng các ngân quỹ kế hoạch để kiểm tra: Ngân quỹ thu-chi; Ngân quỹ thời gian, không gian, vật liệu, sản phẩm; Ngân quỹ chi tiêu cơ bản; Ngân quỹ tiền mặt; Ngân quỹ biến đổi. Nhóm 1: Ngân quỹ giải thích rõ các kế hoạch về các nguồn thu và các khoản chi cho hoạt động của tổ chức dưới dạng tiền tệ. 1- Ngân quỹ thu chi: Trong ngân quỹ thu-chi quan trọng nhất là ngân quỹ bán. * Chú ý: 2- Ngân quỹ thời gian, không gian, vật liệu, sản phẩm: Một số ngân quỹ biểu hiện dưới dạng vật lý sẽ tốt hơn dưới dạng tiền tệ. Ví dụ: Ngân quỹ về sản lượng, ngân quỹ về thời gian lao động. Kỹ thuật kiểm tra phi ngân quỹ truyền thống: Các hình thức kiểm tra không liên quan tới ngân quỹ: Kiểm tra các số liệu thống kê; Kiểm tra các báo cáo phân tích chuyên môn; Kiểm tra tác nghiệp; Quan sát cá nhân. Ngân quỹ vạch ra các khoản chi tiêu cơ bản đặc trưng cho việc đầu tư: thuê mua nhà xưởng, máy móc, kho tàng… 3- Ngân quỹ chi tiêu cơ bản: Là số dự đoán về các khoản chi và nguồn thu bằng tiền mặt. Nhờ đó có thể đo lường được lượng tiền mặt thực tế có được. 4- Ngân quỹ tiền mặt: Là các ngân quỹ được thiết kế để có thể biến đổi được khi khối lượng bán hoặc các thông số liên quan tới sản lượng thay đổi (Phần lớn chúng được giới hạn áp dụng cho các ngân quỹ chi tiêu). 5- Ngân quỹ biến đổi: Nhóm 2: 1- Kiểm tra bằng các số liệu thống kê: Những phân tích thống kê về nhiều khía cạnh của một hoạt động và cách thể hiện rõ ràng các số liệu thống kê dù mang tính lịch sử hay dự đoán đều quan trọng cho việc kiểm tra. Nó chúng cho ta thấy: - Xu hướng phát triển của DN trong quá khứ và dự đoán sự phát triển của DN trong tương lai. - Mối liên hệ giữa các yếu tố trong quá trình phát triển. - Độ sai lệch so với các tiêu chuẩn đặt ra trong bản kế hoạch. 2- Kiểm tra các báo cáo phân tích chuyên môn: Kiểm tra các báo cáo chuyên môn thường được tiến hành trong phạm vi vấn đề riêng lẻ, nhằm tìm ra các cơ hội để giảm chi phí hoặc tận dụng vốn tốt hơn. 3- Kiểm tra tác nghiệp: Công tác kiểm tra tác nghiệp là sự đánh giá thường xuyên và độc lập về kế toán, tài chính và các hoạt động khác của một tổ chức và được thực hiện bởi ban kiểm tra nội bộ. Trong phạm vi kiểm tra sổ sách kế toán. * Phạm vi kiểm tra tác nghiệp: 4- Quan sát cá nhân: Hoạt động kiểm tra này nhấn mạnh việc nhà QL phải trực tiếp tiến hành việc kiểm tra qua sự quan sát của cá nhân mình. . đồ của quá trình kiểm tra cơ bản lll. Các hình thức kiểm tra: Gồm 3 hình thức kiểm tra: 1- Kiểm tra lường trước: + Là loại hình kiểm tra được thực hiện. ra. ll. Quá trình kiểm tra cơ bản: Quá trình kiểm tra cơ bản gồm 3 bước: Bước 1: Xây dựng các tiêu chuẩn kiểm tra: + Tiêu chuẩn kiểm tra là các điểm được