Báo cáo thực tập tổng hợp tại công ty TNHH phân phối tiên tiến

1 MỤC LỤC Vũ Anh Tùng Lớp K10CQ2 I/ KHÁI QUÁT VỀ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA DOANH NGHIỆP Giới thiệu khái quát về doanh nghiệp 1.1 Quá trình hình thành và phát triển của doanh nghiệp ­ Công ty TNHH Phân Phối Tiên Tiến ­ Tên tiếng Anh: Advanced Distribution ­ Tên viết tắt: AD  ­ E­mail: ad@adcompany.com.vn ­ Website: http://www.adcompany.com.vn/ ­ Văn phòng chính: 1D Phổ  Quang, phường 2, quận Tân Bình, thành phố  Hồ  Chí Minh. Điện thoại: (84­8) 3997 2779 ­ 7109 6789. Thành lập ngày 14/10/2004,  người đại diện là ông Trương Quốc Chí.  ­ Văn phòng đại diện tại Hà Nội: Tầng 3 + 4, tòa nhà Forprodex, số  1111,  đường Giải Phóng, quận Hoàng Mai, Hà Nội. Điện Thoại: (84­4) 3557 2036 – 7109   6789.  Thành lập ngày: 10/12/2004, người đại diện là ông Nguyễn Văn Hải ­ Từ  năm 2004 cho đến nay, nhiều năm liền công ty luôn đứng trong Top 500  doanh nghiệp lớn nhât Việt Nam theo bảng xếp hạng VNR500 của Fortune 500 1.2 Chức năng, nhiệm vụ của doanh nghiệp ­ Công ty được thành lập với chức năng chính là cung cấp dịch vụ  phân phối   cao cấp và chuyên nghiệp bao gồm bán hàng, giao hàng, thu tiền và hậu cần cho các   mặt hàng tiêu dùng nhanh, các sản phẩm mỹ  phẩm, hóa phẩm, dược phẩm chức   năng… không bao gồm oto, moto, xe máy và xe có động cơ khác. Kết hợp sự  hiểu   biết về thị trường địa phương với kiến thức và công nghệ tiên tiến để gia tăng khả  năng cạnh tranh của đối tác để cùng phát triển ­ Nhiệm vụ của công ty là tìm kiếm khách hàng, đáp ứng đầy đủ nhu cầu của  khách hàng trong khoảng thời gian nhanh nhất. Duy trì mối quan hệ với khách hàng,  tạo dựng niểm tin vào công ty để từ đó cùng nhau phát triển 1.1 Vũ Anh Tùng Sơ đồ cơ cấu tổ chức  Lớp K10CQ2 ­ Nhìn vào sơ đồ tổ chức ta có thể nhận thấy, đây là sơ  đồ tổ  chức theo chức  năng (kiểu trực tuyến ­ giản đơn). Toàn bộ  hoạt động được giải quyết theo một   kênh liên hệ đường thẳng. Mỗi chi nhánh có một phó giám đốc, giúp việc cho tổng  giám đốc. Mỗi bộ  phận phòng ban có một chức năng khác nhau, cùng hỗ  trợ  cho   nhau.  ­ Cách bố trí sơ đồ tổ chức như vậy sẽ giúp các phòng ban hoàn toàn tập trung   cho công việc, nhiệm vụ và quyền hạn của mình. Giúp hạn chế sự chồng chéo 1.3 Ngành nghề kinh doanh của doanh nghiệp.  ­ Cung cấp dịch vụ  phân phối cao cấp và chuyên nghiệp bao gồm bán hàng,  giao hàng, thu tiền, hậu cần cho hàng tiêu dùng nhanh và chăm sóc sức khỏe tại   Việt Nam ­ Kết hợp với sự  hiểu biết về  thị  trường địa phương với kiến thức và công  nghệ tiên tiến để gia tăng khả năng cạnh tranh của đối tác để cùng phát triển Tình hình sử dụng lao động của doanh nghiệp Vũ Anh Tùng Lớp K10CQ2 2.1 Số lượng, chất lượng lao động của doanh nghiệp ­ Bảng 2.1: Chất lượng lao động theo trình độ văn hóa (Nguồn: Phòng nhân sự) Chỉ tiêu Năm 2013 Năm 2014 Năm 2015 Số lượng Tỷ lệ Số lượng Tỷ lệ Số lượng Tỷ lệ Trên Đại Học 0,8 1,19% 0,8 1,19% 08 1,03% Đại Học 284 42,2% 284 42,2% 284 36,5% Cao Đẳng 268 39,82% 268 39,82% 353 45,37% Trung Cấp 93 13,82% 93 13,82% 113 14,52% Lao động phổ thông 20 2,97% 20 2,97% 20 2,57% 673 100% 673 100% 778 100% Tổng: (Đơn vị: Người, %) ­ Nhận xét: Số lượng lao động có trình độ  Đại học và Cao đẳng qua các năm   luôn chiếm tỷ lệ cao qua các năm. Cụ thể năm 2013 và 2014 là 82,02%. Năm 2015 là   81,87%. Đây là nguồn chất xám dồi dào cho hoạt động kinh doanh của công ty,  nguồn lực chất lượng này chắc chắn sẽ giúp công ty ngày càng phát triển và gặt hái   được nhiều thành công trong tương lai 2.2 Cơ cấu lao động của doanh nghiệp ­ Bảng 2.2: Cơ cấu lao động theo bộ phận (Nguồn: Phòng nhân sự) Phòng Ban Năm 2013 Giám đốc Năm 2014 Số lượng Năm 2015 Tỷ lệ Số lượng Tỷ lệ Số lượng Tỷ lệ 1,19% 1,19% 1,03% Tài chính – Kế toán 48 7,13% 48 7,13% 58 7,46% Hành chính – Nhân sự 36 5,35% 36 5,35% 36 4,63% Kinh doanh 299 44,43% 299 44,43% 363 46,66% Phân phối 157 23,33% 157 23,33% 178 22,88% Vũ Anh Tùng Lớp K10CQ2 Kho vận Tổng:  125 18,57% 125 18,57% 135 17,35% 673 100% 673 100% 778 100% (Đơn vị: Người, %) ­ Nhận xét: Số lượng lao động thuộc phòng kinh doanh và phòng phân phối  qua các năm luôn chiếm tỷ lệ cao. Đây là điều hoàn toàn hợp lý, bởi đây là hai bộ  phận thường xuyên tiếp xúc trực tiếp với khách hàng. Cụ thể: o Phòng kinh doanh: Năm 2013 và 2014 là 44,43%. Năm 2015 là 46,66%. Đây  chính là bộ mặt của công ty, thường xuyên tiếp xúc trực tiếp với khách hàng, tiếp   nhận mọi nhu cầu, giải đáp các thắc mắc của khách hàng o Phòng phân phối: Năm 2013 và 2014 là 22,33%. Năm 2015 là 22,88%. Đây  cũng là bộ phận tiếp xúc trực tiếp với khách hàng, đưa sản phẩm đến tận tay khách  hàng theo đúng số lượng – chủng loại và đảm bảo chất lượng sản phẩm ­ Bảng 2.3: Cơ cấu lao động theo lứa tuổi (Nguồn: Phòng nhân sự) Năm 2013 Chỉ tiêu Năm 2014 Năm 2015 Số lượng Tỷ lệ Số lượng Tỷ lệ Số lượng Tỷ lệ Trên 45 37 5,5% 37 5,5% 37 4,76% Từ 30 đến 45 204 30,31% 204 30,31% 216 27,76% Dưới 30 432 64,19% 432 64,19% 525 67,48% 673 100% 673 100% 778 100% Tổng:  (Đơn vị: Người, %) ­ Nhận xét: Số lượng lao động dưới 30 tuổi qua các năm luôn chiếm tỷ lệ cao   trong công ty. Với đội ngũ nhân lực trẻ, có tiềm năng phát triển lớn. Doanh nghiệp  có thể tận dụng được sự nhiệt tình, năng động, ham hiểu biết, khám phá của họ để  phát triển doanh nghiệp nhanh chóng, tìm kiếm những cơ hội kinh doanh mới, nâng  cao khả năng cạnh tranh trong nhóm doanh nghiệp cùng ngành. Tuy nhiên họ lại có  nhược điểm lớn đó là thiếu kinh nghiệm vì thế công ty cần chú trọng đến công tác   đào tạo đội ngũ trẻ này Vũ Anh Tùng Lớp K10CQ2 Bảng 2.4: Cơ cấu lao động theo giới tính ­ (Nguồn: Phòng nhân sự) Năm 2013 Năm 2014 Năm 2015 Chỉ tiêu Số lượng Tỷ lệ Số lượng Tỷ lệ Số lượng Tỷ lệ Nam 207 30,76% 207 30,76% 251 32,26% Nữ 466 69,24% 466 69,24% 527 67,74% 673 100% 673 100% 778 100% Tổng:  (Đơn vị: Người, %) Nhận xét: Tỷ lệ lao động nữ các năm đều chiếm trên 65% là do đặc thù của  ­ công việc nên công ty sử  dụng nhiều lao động nữ  trong các công việc như  kinh  doanh, giới thiệu các mặt hàng, kế toán, do họ có ưu điểm về  khả  năng nhận biết  tâm lý khách hàng, cẩn thận, tỉ  mỉ  còn các lao động nam được sử  dụng trong các  công việc vân chuyển, kho bãi và một số giữ chức vụ cao trong các phòng ban Quy mô vốn kinh doanh của doanh nghiệp 3.1 Tổng mức và cơ cấu vốn kinh doanh của doanh nghiệp ­ Bảng 3.1: Tổng mức và cơ cấu vốn của công ty năm 2015 (Nguồn: Phòng Kế Toán) Năm 2013 Chỉ tiêu Năm 2014 Giá trị Năm 2015 Tỷ lệ  % Giá trị Tỷ lệ  % Giá trị Tỷ lệ  % Tài sản  dài hạn 57.198.262 25,12 56.818.385 24,92 54.789.848 23,79 Tài sản  ngắn hạn 170.501.828 74,88 171.184.767 75,08 175.516.367 76,21 Tổng 227.700.091 100 228.003.153 100 230.306.216 100  (Đơn vị nghìn đồng) ­ Dựa vào bảng số liệu ta thấy công ty TNHH Tiên Tiến có tỷ  lệ  vốn đầu tư  ngắn hạn nhiều hơn đầu tư  dài hạn, qua đó công ty có thể  quay vòng vốn nhanh,   hiệu quả cao hơn. Cụ thể tỷ lệ đầu tư cho tài sản ngắn hạn năm 2013 là 74,88% và   Vũ Anh Tùng Lớp K10CQ2 năm 2014 tăng 0,2% thành 75,08%, đến năm 2015 đã tăng lên và đạt 76,21%. Như  vậy trong 3 năm qua, tỷ lệ tài sản ngắn hạn có sự  thay đổi nhưng không lớn lắm   Đồng thời ta nhận thấy vốn kinh doanh của công ty liên tục tăng qua các năm, năm   2013 với số vốn hơn 227 tỷ đồng và tăng lên hơn 230 tỷ năm 2015. Như  vậy, công  ty đang kinh doanh có hiệu quả và từng bước phát triển hơn 3.2 Tổng mức và cơ cấu nguồn vốn kinh doanh của doanh nghiệp ­ Bảng 3.2: Tổng mức và cơ cấu nguồn vốn của công ty năm 2015 (Nguồn: Phòng Kế Toán) Chỉ tiêu Vốn chủ sở hữu Nợ phải trả Tổng nguồn vốn Tỷ   lệ   VCSH/  Nguồn vốn (%) Năm 2013 Năm 2014 Năm 2015 159.956.552 160.126.614 165.405.924 67.743.848 67.876.539 64.900.292 227.700.091 228.003.153 230.306.216 70,25 70,23 71,82 (Đơn vị: Nghìn đồng) ­ Theo dõi bảng số liệu về tình hình huy động vốn của công ty qua các năm ta  thấy: quy mô vốn của công ty phần lớn dựa vào phần vốn góp của các thành viên   trong hội đồng quản trị và được tăng lên do bù đắp từ  nguồn lợi nhuận mà công ty  có được. Vốn chủ sở hữu liên tục tăng cùng với sự tăng lên của nguồn vốn làm cho   tỷ lệ VCSH/ Nguồn vốn tăng từ 70,25% năm 2013 lên 71,82% năm 2015 Kết quả  hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp (từ  năm 2013 – năm  2015) ­ Bảng 4.1: Kết quả hoạt động kinh doanh năm 2013 ­ 2015 (Nguồn: Phòng Kế Toán) So sánh 2015/2014 Vũ Anh Tùng Lớp K10CQ2 Chỉ tiêu Năm 2013 Năm 2014 Tăng/  giảm Năm 2015 Tỷ lệ % Doanh   thu     bán  181.795.014 hàng 181.401.026 225.377.032 43.976.006 24,24% Giá vốn hàng bán 172.705.263 172.330.974 214.108.180 41.777.206 24,24% Chi phí tài chính 440.935 442.825 450.754 7.929 1,79% Chi phí bán hàng 650.482 650.996 901.508 250.512 38,48% Chi phí quản lý doanh  nghiệp 561.234 561.597 563.442 1.845 0,33% Lợi   nhuận     từ  hoạt động kinh doanh 7.437.100 7.414.633 9.353.148 1.938.515 26,14% Lợi nhuận sau thuế 5.949.680 5.931.707 7.482.518 1.550.811 26,14% (Đơn vị: Nghìn đồng) ­ Nhìn vào bảng kết quả hoạt động kinh doanh ta thấy công ty luôn có lãi. Năm  2013 lợi nhuận sau thuế là 5,949 tỷ đồng và năm 2014 đạt 5,931 tỷ, tức là giảm đi 18  triệu, mức giảm này không đáng kể và vẫn cho thấy tốc độ tăng trưởng của công ty   là tương đối đồng đều.  ­ Tuy nhiên, đến năm 2015, công ty bắt đầu phân phối thêm các sản phẩm   mang nhãn hiệu Colagte – Pamolive, cho đến cuối năm công ty đạt lợi nhuận sau   thuế  là 7,482 tỷ  đồng, tức là tăng 26,14% tương đương 1,550 tỷ  đồng so với năm   2014 ­ Như vậy, công ty tiếp tục có sự tăng trưởng mạnh. Công ty cần tiếp tục phát  huy mọi điểm mạnh của mình trong các năm tiếp theo II/ PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ NHỮNG VẤN ĐỀ  TỒN TẠI CHÍNH CẦN  GIẢI QUYẾT TRONG CÁC LĨNH VỰC QUẢN TRỊ CHỦ YẾU TẠI DOANH   NGHIỆP Vũ Anh Tùng Lớp K10CQ2 Để  phân tích và đánh giá những vấn đề  tồn tại chính cần giải quyết trong công ty   TNHH Phân Phối Tiên Tiến, tôi đã tiến hành một cuộc điều tra, khảo sát ngay tại   công ty. Cuộc điều tra được tiến hành với 30 người, và bảng điều tra gồm 4 câu hỏi   chính liên quan đến các vấn đề quản trị trong công ty. Kết quả thu được: Tổng số phiếu phát ra: 30 Tổng số phiếu thu về: 30 Tổng số phiếu hợp lệ: 30 Tổng số phiếu không hợp lệ: 0 Tình   hình   thực       quản   trị     hoạt   động   quản   trị   chung   của  doanh nghiệp Trong thời gian thực tập tại công ty nhờ có sự giúp đỡ của các thành viên mà tôi đã  hoàn thành bảng khảo sát về tình hình thực hiện các chức năng quản trị. Sau khi thu  thập, phân tích, xử lý được thể hiện ở hình dưới đây: Hình 2.1: Biểu đồ đánh giá tình hình thực hiện các chức năng quản trị chung (Nguồn: Tự nghiên cứu) 1.1 ­ Chức năng hoạch định Nhận thức được tầm quan trọng của hoạch định đối với hoạt động kinh doanh  của công ty nên công ty luôn chú trọng tới công tác hoạch định. Qua hình 2.1 ta có   thể  thấy công tác hoạch định tại công ty được đánh giá tương đối tốt, cụ  thể  có  60% ý kiến đánh giá tốt, 26,67% đánh giá trung bình và còn 13,33% đánh giá là kém.  ­ Công ty đang tiến hành hoạt động kinh doanh với các mục tiêu, chính sách, kế  hoạch cụ thể xác định cho từng thời kỳ. Công ty chú trọng đến công tác hoạch định  trong ngắn hạn mà bỏ qua những kế hoạch phát triển dài hạn. Đồng thời, mọi công   việc trong công ty đều được giám đốc trực tiếp điều hành và quản lý nên ít chú   trọng đến việc hoạch định kế hoạch dài hạn. Do đó, công ty đã bỏ lỡ một số cơ hội   mở rộng và phát triển thị trường trong tương lai vào tay các đối thủ cạnh tranh khác 1.2 Chức năng tổ chức Vũ Anh Tùng Lớp K10CQ2 10 ­ Công ty thực hiện chức năng tổ  chức khá tốt với việc lựa chọn cơ  cấu tổ  chức theo chức năng phù hợp với loại hình kinh doanh và mặt hàng mà công ty lựa   chọn. Kết quả điều tra, thu thập cho thấy có 66,67% nhân viên đánh giá tốt, 26,67%   đánh giá trung bình và 6,64% đánh giá là kém.  ­ Có thể  thấy mô hình tổ  chức này khá đơn giản, dễ  quản lý nhân viên, đem   lại hiệu quả cao cho công ty trong việc tổ chức, các bộ  phận, cá nhân hỗ  trợ  nhau  trong công việc nhằm đem lại hiệu quả cao 1.3 ­ Chức năng lãnh đạo Chức năng lãnh đạo của công ty được thực hiện khá tốt với 73,33% nhân viên  đánh giá tốt, 6,67% đánh giá trung bình và 20% còn lại đánh giá kém.  ­ Giám đốc đã thực hiện chức năng lãnh đạo tốt, chỉ đạo thực hiện các mục tiêu,   chính sách nhanh chóng, kịp thời và biết phân chia quyền lực cho cấp dưới. Các  phòng ban làm việc hiệu quả trên cơ  sở  thực hiện các mục tiêu mà công ty đã xác  lập theo từng giai đoạn cụ thể 1.4 ­ Chức năng kiểm soát Theo kết quả điều tra, chức năng kiểm soát của công ty được đánh giá khá tốt   với 46,67% ý kiến đánh giá của nhân viên là tốt, 33,33% ý kiến đánh giá là trung  bình và còn lại 20% ý kiến đánh giá mức độ thực hiện là kém.  ­ Công ty thực hiện chưa tốt là do một số  nhân viên chủ  quan trong việc giao  hàng, nhận hàng bị lỗi, giao nhầm hàng, nhâm số lượng… Bên cạnh đó, việc kiểm  soát mức độ hoàn thành công việc của nhân viên chưa được chặt chẽ 1.5 ­ Vấn đề thu thập thông tin và ra quyết định quản trị Kết quả điều tra cho thấy có 53,33% ý kiến cho rằng công ty đã thực hiện tốt  chức năng thu thập thông tin và ra quyết định quản trị, có 26,67% ý kiến đánh giá  trung bình và chỉ có 20 % ý kiến cho rằng công ty thực hiện kém.  ­ Việc thu thập thông tin qua các hóa đơn, báo cáo bán hàng, báo cáo kết quả  hoạt động kinh doanh cùng với hệ  thống thông tin nội bộ  của công ty. Giám đốc   nắm bắt tình hình công ty và ra quyết định thông qua trưởng các phòng ban. Do vậy,  có thể dẫn đến tình trạng chậm trễ trong việc nắm bắt thông tin của nhân viên về  Vũ Anh Tùng Lớp K10CQ2