Báo cáo kiến tập quản trị văn phòng tại UBND HUYỆN yên ĐỊNH

MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 Phần I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND HUYỆN YÊN ĐỊNH 2 1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Yên Định 2 1.1 Lịch sử hình thành và phát triển 2 1.2 Chức năng của UBND huyện Yên Định 3 1.3 Nhiệm vụ, Quyền hạn của UBND huyện Yên Định 4 1.3.1 Về kinh tế 4 1.3.2 Về xây dựng giao thông vận tải 4 1.3.3 Về văn hoá y tế giáo dục 5 1.3.4 Về quốc phòng an ninh trật tự an toàn xã hội 6 1.3.5 Về chính sách dân tộc, tôn giáo 6 1.3.6 Về thi hành pháp luật 6 1.3.7 Về xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính 7 1.3.8 Về lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường 7 1.3.9 Về lĩnh vực thương mại,dịch vụ, du lịch 7 1.4 Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Yên Định 7 2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính Văn Phòng của UBND huyện Yên Định. 8 2.1 Tổ chức và hoạt động của Văn Phòng HĐND UBND huyện Yên Định 8 2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn Phòng 8 2.1.2 Mô tả việc phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc trong Văn Phòng 10 3. Tìm hiểu công tác Văn ThưLưu Trữ của UBND huyện Yên Định 13 3.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lý về công tác Văn thư – Lưu trữ 13 3.2 Mô hình tổ chức Văn thư của UBND 14 3.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của UBND huyện 15 3.3.1 Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của cơ quan 15 3.3.2 Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của UBND huyện 17 3.3.3 Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản 18 3.3.4 Nhận xét và đánh giá quy trình soạn thảo văn bản của UBND huyện 20 3.4 Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản 21 3.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi – đến 21 3.4.2 Quy trình lập hồ sơ hiện hành của Văn Phòng UBND huyện 25 3.5 Công tác Lưu trữ của Văn phòng HĐND – UBND huyện 27 4. Công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị Văn Phòng trong UBND huyện và Văn phòng UBND 30 4.1 Tìm hiểu, nhận xét, đánh giá về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của Văn Phòng 30 4.2 Sơ đồ hóa cách bố trí sắp xếp các trang thiết bị Văn Phòng và Đề xuất mô hình Văn Phòng mới tối ưu 31 4.3 Tìm hiểu và thống kê cụ thể các tên phần mềm đang được sử dụng trong công tác Văn Phòng của UBND 31 Phần II. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 33 1. Kết quả đạt được trong quá trình kiến tập 33 1.1 Về nhận thức lý luận vào thực tiễn 33 1.2 Về nghiệp vụ chuyên môn 33 1.3 Về tác phong làm việc 34 1.4 Về khả năng giao tiếp 34 2. Đánh giá chung về ưu, nhược điểm trong công tác Văn phòng của UBND huyện 34 2.1 Ưu điểm 34 2.2 Nhược Điểm 37 3. Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm 38 3.1 Nguyên nhân 38 3.2 Giải pháp khắc phục 39 KẾT LUẬN 42 TÀI LIỆU THAM KHẢO 43 PHẦN PHỤ LỤC

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU 1

Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND HUYỆN YÊN ĐỊNH 2

1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Yên Định 2

1.1 Lịch sử hình thành và phát triển 2

1.2 Chức năng của UBND huyện Yên Định 3

1.3 Nhiệm vụ, Quyền hạn của UBND huyện Yên Định 4

1.3.1 Về kinh tế 4

1.3.2 Về xây dựng - giao thông vận tải 4

1.3.3 Về văn hoá - y tế - giáo dục 5

1.3.4 Về quốc phòng - an ninh - trật tự an toàn xã hội 6

1.3.5 Về chính sách dân tộc, tôn giáo 6

1.3.6 Về thi hành pháp luật 6

1.3.7 Về xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính 7

1.3.8 Về lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường 7

1.3.9 Về lĩnh vực thương mại,dịch vụ, du lịch 7

1.4 Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Yên Định 7

2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính Văn Phòng của UBND huyện Yên Định 8

2.1 Tổ chức và hoạt động của Văn Phòng HĐND - UBND huyện Yên Định 8

2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn Phòng 8

2.1.2 Mô tả việc phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc trong Văn Phòng 10

3 Tìm hiểu công tác Văn Thư-Lưu Trữ của UBND huyện Yên Định 13

3.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lý về công tác Văn thư – Lưu trữ 13

3.2 Mô hình tổ chức Văn thư của UBND 14

3.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của UBND huyện 15

3.3.1 Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của cơ quan 15

3.3.2 Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của UBND huyện 17

3.3.3 Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản 18

3.3.4 Nhận xét và đánh giá quy trình soạn thảo văn bản của UBND huyện20

3.4 Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản 21

3.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi – đến 21

3.4.2 Quy trình lập hồ sơ hiện hành của Văn Phòng UBND huyện 25

3.5 Công tác Lưu trữ của Văn phòng HĐND – UBND huyện 27

4 Công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị Văn Phòng trong UBND huyện và Văn phòng UBND 30

4.1 Tìm hiểu, nhận xét, đánh giá về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của Văn Phòng 30

4.2 Sơ đồ hóa cách bố trí sắp xếp các trang thiết bị Văn Phòng và Đề xuất mô hình Văn Phòng mới tối ưu 31

4.3 Tìm hiểu và thống kê cụ thể các tên phần mềm đang được sử dụng trong công tác Văn Phòng của UBND 31

Phần II KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 33

1 Kết quả đạt được trong quá trình kiến tập 33

1.1 Về nhận thức lý luận vào thực tiễn 33

1.2 Về nghiệp vụ chuyên môn 33

1.3 Về tác phong làm việc 34

1.4 Về khả năng giao tiếp 34

2 Đánh giá chung về ưu, nhược điểm trong công tác Văn phòng của UBND huyện 34

2.1 Ưu điểm 34

2.2 Nhược Điểm 37

3 Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm 38

3.1 Nguyên nhân 38

3.2 Giải pháp khắc phục 39

KẾT LUẬN 42

TÀI LIỆU THAM KHẢO 43 PHẦN PHỤ LỤC

LỜI NÓI ĐẦU

Chúng ta đang sống trong thời đại công nghệ kỹ thuật cao của nền kinh tếtoàn cầu hoá,đối với hoạt động của bất kỳ một tổ chức nào thì công tác hànhchính văn phòng luôn có một vai trò quan trọng trong việc thực hiện các mụctiêu Cùng với đó là xu thế hội nhập và mở cửa của đất nước, đã đặt ra nhữngyêu cầu cấp thiết đối với nền hành chính cũng như hoạt động quản lý hành chính

ở mỗi cơ quan Nhà nước

Trong nhiều năm qua cùng với sự phát triển không ngừng của đất nước,

Ủy Ban Nhân Dân huyện Yên Định đã không ngừng nỗ lực nhằm hoàn thành tốtnhiệm vụ được giao, phục vụ hiệu quả cho hoạt động hành chính Đó chính lànền tảng vững chắc cho sự phát triển công tác Văn phòng, đáp ứng yêu cầu cho

sự phát triển trong công cuộc đổi mới đất nước, đặc biệt là công cuộc cải cáchhành chính ở nước ta hiện nay.Mặt khác, công tác hành chính Văn phòng là mộttrong những công tác không thể thiếu, có ý nghĩa quan trọng trong việc thựchiện nhiệm vụ quản lý Nhà nước của mọi cơ quan, tổ chức

Được sự đồng ý của Lãnh đạo Ủy ban Nhân dân huyện Yên Định, tôiđược tiếp nhận kiến tập tại Văn phòng Ủy ban Nhân dân, đây là cơ hội giúp tôi nắmvững về chuyên môn nghiệp vụ, áp dụng những kiến thức lý luận vào thực tiễn côngviệc Trong thời gian kiến tập tôi có điều kiệ thâm nhập vào thực tế, hiểu biết hơn vềcông tác Văn thư – Lưu trữ và công tác Văn phòng của cơ quan.Bên cạnh đó, quátrình kiến tập còn giúp tôi rút ngắn được khoảng cách giữa lý luận và thực tiễn, tạocho mình một phong cách làm việc của một công chức Nhà Nước, giúp tôi củng cố

và hoàn thiện những kiến thức lý luận đã được trang bị tại trường, đây sẽ là hànhtrang vững chắc để phục vụ công việc sau này

Với những kiến thức được các Thầy, Cô giáo trang bị, cùng với khả năngnắm bắt công việc của bản thân, cách nhìn nhận và đánh giá vấn đề chỉ ở mộtgóc độ nhất định Đồng thời, do điều kiện kiến tập còn hạn chế về mặt thời gian,kinh nghiệm và kiến thức thực tế chưa sâu, vì vậy bài báo cáo không tránh khỏinhững thiếu sót,rất mong nhận được những ý kiến đóng góp quý báu của Thầy,

Cô và các bạn./

Hà Nội, ngày 03 tháng 6 năm 2015

Sinh Viên

Trịnh Thị Lan

Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND HUYỆN YÊN ĐỊNH

1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Yên Định

1.1 Lịch sử hình thành và phát triển

Yên Định một vùng đất có bề dày lịch sử lâu dài trong trong thời kỳdựngnước và giữ nước Đã trãi qua mấy nghìn năm, với sự phát triển không ngừng, từmột vùng quê nghèo giàu lòng yêu nước đến nay Yên Định đang và sẽ trở thànhmột huyện phát triển ở tỉnh Thanh Hoá Trong thời kỳ kháng chiến chống quânxâm lược, những con người nơi đây đã hăng hái lên đường nhập ngũ, là mộttrong những huyện tham gia phong trào đấu tranh chống quân xâm lược sôi nổi.Vinh dự được Bác Hồ (1961) về thăm trong thời kỳ kháng chiến, những conngười nơi đây càng vững niềm tin trong chiến đấu chống kẻ thù xâm lược gópphần đem lại hoà bình của đất nước Đến hôm nay Yên Định vẫn không ngừngchiến đấu trên mặt trận hoà bình xây dựng kinh tế.Với tiềm năng phong phú,phong cảnh hữu tình, Yên Định hứa hẹn là vùng đất phát triển đi lên cùng đấtnước

Với diện tích 21.600m2 với khoảng 173.000 người, trong đó dân tộc Kinhchiếm đa số, ngoài ra còn có một số dân tộc ít người như dân tộc Thái, dân tộcMường Các dân tộc này hiện nay đang được Đảng và Nhà nước quan tâm đầu

tư phát triển rất nhiều, trong tương lai đang thu hút đầu tư của các doanh nghiệptrong và ngoài nước Với tiềm năng phát triển kinh tế trong tương lai, Yên Địnhđang chờ những bàn tay khối óc của những con người biến tiềm năng đó để xâydựng quê hương ngày một giàu đẹp

Yên Định là vùng đất nằm ở phía Tây Bắc của tỉnh Thanh Hoá bao gồm

29 đơn vị hành chính trong đó có 02 thị trấn và 27 xã, Yên Định tiếp giáp vớinhiều huyện như: Phía đông giáp với huyện Thiệu Hoá; Phía Tây giáp với huyệnThọ Xuân, Cẩm Thuỷ, Ngọc Lặc; Phía Bắc và Đông bắc giáp với huyện Hậu

Lộc, Hà Trung; Phía Tây bắc giáp với huyện Vĩnh Lộc, kẹp ở giữa là sông Mã

và sông Cầu Chày

Từ khi hình thành và phát triển Yên Định đã có nhiều lần đổi tên, cụ thể làngày 05 tháng 7 năm 1977 Hội đồng Chính phủ quyết định số 177/CP giải thểhuyện Thiệu Hoá sáp nhập huyện Yên Định Sau một thời gian huyện Yên Địnhlại có quyết định đổi tên là huyện Thiệu Yên, đến ngày 18 tháng 11 năm 1997sau gần 20 năm hợp nhất Chính phủ có Nghị định số 72/CP tái lập lại huyện cũ.Huyện Yên Định lại trở lại tên gọi của mình kể từ đó, vào ngày 01 tháng 01 năm

1997 gồm 27 xã và 02 thị trấn đó là Thị trấn Thống Nhất và Thị trấn Quán Lào.Đến với vùng đất Yên Định là đến với vùng sơn thuỷ hữu tình, với truyền thống

bề dày lịch sử từ xa xưa, hiện nay Yên Định đang lớn lên từng ngày, khôngnhững là anh hùng trong chiến đấu mà còn là anh hùng trong thời kỳ phát triểnkinh tế thời mở cửa Việt Nam Trong tương lai Yên Định sẽ là điểm đến thu hútkhách du lịch và các nhà đầu tư và cũng sẽ là một huyện Yên Định giàu mạnhcủa tỉnh Thanh Hoá

Những năm trước đây, yên định không phải là Huyện có sự phát triển khácao của tỉnh nhưng từ khi đẩy mạnh chuyển dịch cơ cấu kinh tế, đổi mới cơ chếquản lý, tạo bước đột phá về tốc độ tăng trưởng kinh tế, mở ra hướng phát triểnkhả quan GDP bình quân giai đoạn(2002- 2003) tăng 9% năm trong đó riêngnăm 2002 là 9,6%

Thực hiện chủ trương, chính sách về phát triển kinh tế của Đảng nhànước, huyện Yên Định đã đạt nhiều thành tựu quan trọng, kinh tế tăng trưởngkhá, cơ cấu chuyển dịch tăng theo hướng tăng tỷ trọng ngành công nghiệp- thủcông nghiệp, thương mại- dịch vụ Đặc biệt là ngành khai thác vật liệu xây dựngchế tác đá mỹ nghệ phát triển mạnh, tỷ trọng ngày cáng tăng, tạo bước chuyểnmạnh mẽ về kinh tế xã hội địa phương Đó cũng chính là niềm tự hào, là sự cổ

vũ động viên để cán bộ và nhân dân huyện Yên Định vượt qua khó khăn, thửthách, đoàn kết một lòng quyết tâm hoàn thành xuất sắc chỉ tiêu kế hoạch nhànước giao

1.2 Chức năng của UBND huyện Yên Định

Uỷ Ban Nhân Dân (UBND) Huyện Yên Định do Hội Đồng Nhân Dân(HĐND) bầu, là cơ quan chấp hành của HĐND, cơ quan hành chính nhà nước ởđịa phương, chịu trách nhiệm trước Hội Đồng Nhân Dân cùng cấp và cơ quannhà nước cấp trên.

UBND huyện chịu trách nhiệm chấp hành hiến pháp, Luật và các văn bảncủa cơ quan nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND cùng cấp nhằm đảmbảo thực hiện chủ trương biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốcphòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn

UBND thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, góp phầnđảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từtrung ương đến cơ sở

1.3 Nhiệm vụ, Quyền hạn của UBND huyện Yên Định

Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương ; hướng dẫn, kiểm tra UBND xã,thị trấn, xây dựng và thực hiện ngân sách và kiểm tra Nghị Quyết của HĐND

xã, thị trấn về thực hiện ngân sách địa phương theo quy định của pháp luật

Phê chuẩn kế hoạch kinh tế, xã hội của các xã, thị trấn

1.3.2 Về xây dựng - giao thông vận tải

Tổ chức lập, trình , duyệt hoặc xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch xâydựng thị trấ, điểm dân cư nông thôn trên địa bàn huyện quản lý việc thực hiệnquy hoạch xây dựng đã được duyệt

Quản lý, khai thác, sử dụng các công trình giao thông và kết cấu hạ tầng

cơ sở theo sự phân cấp

Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng và kiểm tra việc thực hiệnpháp luật về xây dựng, tổ chức thực hiện các chính sách về nhà ở, quản lý đất ở

và quỹ nhà ở thuộc quyền sở hữu của nhà nước trên địa bàn

Quản lý việc khai thác, sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng theo sựphan cấp của UBND cấp tỉnh

1.3.3 Về văn hoá - y tế - giáo dục

Xây dựng các chương trình đề án giáo dục trên địa bàn huyện và tổ chứcthực hiện sau khi cấp có thẩm quyền phê duyệt

Tổ chức, kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về giáodục Xây dựng các chương trình, đề án phát triển văn hóa, giáo dục, thông tin,thể dục thể thao, y tế, phát thanh trên địa bàn huyện và tổ chức thực hiện sau khiđược cấp có thẩm quyền phê duyệt;

Tổ chức và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về phổ cậpgiáo dục, quản lý các trường tiểu học, trung học cơ sở, trường dạy nghề, tổ chứccác trường mầm non; thực hiện chủ trương xã hội hóa giáo dục trên địa bàn; chỉđạo việc xoá mù chữ và thực hiện các quy định về tiêu chuẩn giáo viên, quy chếthi cử; Quản lý các công trình công cộng được phân cấp; hướng dẫn các phongtrào về văn hoá, hoạt động của các trung tâm văn hoá – thông tin, thể dục thểthao; bảo vệ và phát huy giá trị các di tích lịch sử - văn hoá và danh lam thắngcảnh do địa phương quản lý;Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp y tế; quản

lý các trung tâm y tế, trạm y tế; chỉ đạo và kiểm tra việc bảo vệ sức khoẻ nhândân; phòng, chống dịch bệnh; bảo vệ và chăm sóc người già, người tàn tật, trẻ

mồ côi không nơi nương tựa; bảo vệ, chăm sóc bà mẹ, trẻ em; thực hiện chínhsách dân số và kế hoạch hoá gia đình;

Kiểm tra việc chấp hành pháp luật trong hoạt động của các cơ sở hànhnghề y, dược tư nhân, cơ sở in, phát hành xuất bản phẩm;

Tổ chức, chỉ đạo việc dạy nghề, giải quyết việc làm cho người lao động;

tổ chức thực hiện phong trào xoá đói, giảm nghèo; hướng dẫn hoạt động từthiện, nhân đạo.Quản lý các hoạt động, công trình văn hóa trên địa bànhuyện Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp y tế, quản lý các trung tâm, trạm

y tế, kiểm tra các hoạt động của các ngành nghề y, dược tư nhân…

1.3.4 Về quốc phòng - an ninh - trật tự an toàn xã hội

Tổ chức phong trào quần chúng xây dựng lực lượng vũ trang và quốcphòng toàn dân, thực hiện kế hoạch xây dựng khu vực phòng thủ huyện, quản lýlực lượng dự bị động viên, chỉ đạo xây dựng huấn luyện lực lượng dân quân tựvệ

Tổ chức đăng ký khám tuyển nghĩa vụ quân sự, quyết định việc nhập ngũ,giao quân, việc hoãn miễm thi hành nghĩa vụ quân sự và xử lý các trường hợp viphạm theo quy định của pháp luật

Tổ chức thực hiện nhiệm vụ giữ gìn an ninh trật tự, an toàn xã hội, xâydựng lực lượng công an huyện vững mạnh

Chỉ đạo, kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về quản lý hộkhẩu, quản lý việc cư trú, đi lại của các người nước ngoài ở địa phương

Tuyên truyền vận động quần chúng nhân dân tham gia phong trào bảo vệ

an ninh trật tự, an toàn xã hội

1.3.5 Về chính sách dân tộc, tôn giáo

Tuyên truyền, giáo dục, phổ biến chính sách về dân tộc tôn giáo

Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ được giao về các chương trình, kế hoạch,

dự án phát triển kinh tế - xã hội của huyện đối với vùng đồng bào dân tộc thiểu

số vùng sâu vùng xa vùng đặc biệt khó khăn.Chỉ đạo kiểm tra việc thực hiệnchính sách dân tộc, tôn giáo

Quyết đinh biện pháp ngăn chặn hành vi xâp phạm tự do tín ngưỡng tôngiáo hoặc lợi dụng tôn giáo

Chỉ đạo việc thực hiện công tác hộ tịch trên địa bàn huyện

Tổ chức chỉ đạo thực hiện công tác thi hành án theo quy định của pháp

1.3.7 Về xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính

Tổ chức thực hiện việc bầu cử đại biểu Quốc Hội, đại biểu HĐND theoquy định của pháp luật

Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ quyền hạn cụ thể của cơ quanchuyên môn thuộc UBND huyện

Quản lý công tác tổ chức , biên chế, lao động tiền lương theo phân cấpcủa UBND tỉnh Thanh Hóa

Quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giói, bản đồ địa giới hành chính của huyện

1.3.8 Về lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường

Thực hiện các biện pháp ứng dụng tiến bộ khoa học công nghệ phục vụsản xuất và đời sống nhân dân ở địa phương

Tổ chức thực hiện bảo vệ môi trường, phòng chống, khắc phục hậu quảthiên tai bão lụt

Tổ chức thực hiện các quy định của pháp luật về tiêu chuẩn đo lường vàchất lượng sản phẩm, kiểm tra chất lượng sản phẩm hàng hóa trên địa bàn huyện, ngăn chặn việc sản xuất và lưu hành hàng giả, hàng kém chất lượng tại địaphương

1.3.9 Về lĩnh vực thương mại,dịch vụ, du lịch

Xây dựng phát triển mạng lưới thương mại , dịch vụ, du lịch và kiểm traviệc chấp hành quy định của Nhà Nước về hoạt động thương mại, dịch vụ và dulịch trên địa bàn huyện

Kiểm tra việc thực hiện các quy tắc về an toàn vệ sinh trong hoạt độngthương mại, dịch vụ du lịch trên địa bàn huyện

Kiểm tra việc chấp hành quy định của Nhà Nước về hoạt động thươngmại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn

1.4 Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Yên Định

( sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy của UBND huyện Yên Định được trình bày

ở phần Phụ lục I )

Theo Quyết định số 1041/2011/QĐ-UBND ngày 29 tháng 7 năm 2011 của

UBND huyện Yên Định về việc ban hành quy chế làm việc của UBND huyện.

2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính Văn Phòng của UBND huyện Yên Định.

2.1 Tổ chức và hoạt động của Văn Phòng HĐND - UBND huyện Yên Định

2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn Phòng

a, Chức năng

Văn phòng HĐND – UBND huyện Yên Định là cơ quan chuyên mônthuộc UBND huyện, là bộ máy giúp việc của Thường Trực HĐND và UBNDhuyện

Văn phòng HĐND – UBND có chức năng tham mưu tổng hợp cho UBND về hoạt động của UBND ; Tham mưu cho Chủ tịch UBND về chỉ đạo điềuhành đối với hoạt động của UBND ; Tham mưu giúp Thường trực HĐND –UBND, Chủ tịch HĐND – UBND huyện chỉ đạo điều hành các hoạt động trênđịa bàn huyện

Cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của HĐND – UBND vàcác cơ quan Nhà Nước ở địa phương

Đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của HĐND – UBDN.Điều hòa, phối hợp các hoạt động chung của cơ quan UBND huyện, cácphòng, ban , ngành cấp huyện và UBND các xã, thị trấn

Văn phòng HĐND – UBND có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng tạiKho Bạc Nhà Nước ; Chịu sự chỉ đạo quản lý về tổ chức, biên chế và công táccủa UBND huyện đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra quản lý , hướng dẫnchuyên môn nghiệp vụ của Văn phòng Đoàn, Đại biểu Quốc Hội và HĐND,Văn phòng UBND cấp tỉnh

b, Nhiệm vụ

Xây dựng chương trình hoạt động của Thường trực HĐND huyện,chương trình giám sát của các ban HĐND huyện trình HĐND huyện thôngqua.Xây dựng và trình UBND huyện thông qua chương trình công tác năm; xâydựng chương trình làm việc tuần, tháng, quý, sáu tháng và cả năm của Thường

trực HĐND, Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND huyện; giúp Thường trựcHĐND, Chủ tịch UBND huyện đôn đốn, kiểm tra các phòng, ban, ngành,UBND các xã, thị trấn thực hiện kế hoạch, chương trình công tác của Thườngtrực HĐND-UBND huyện và các ý kiến kết luận hội nghị, ý kiến chỉ đạo củaChủ tịch, Phó Chủ tịch UBND huyện; theo dõi, đôn đốc, kiểm tra công tác phốihợp giữa các phòng, ban, ngành, UBND xã, thị trấn theo quy định của pháp luật.

Bảo đảm việc thu thập, cung cấp và xử lý thông tin, tổng hợp tình hìnhkinh tế - xã hội, quốc phòng – an ninh báo cáo Thường trực HĐND, UBND,Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND huyện; chuẩn bị tốt các báo cáo định kỳ (báo cáotháng, quý, 6 tháng, năm) phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của Thườngtrực HĐND-UBND, Chủ tịch UBND huyện theo quy định của pháp luật Thựchiện chế độ thông tin, báo cáo định kỳ, đột xuất (được giao) cho Văn phòngHuyện ủy, Văn phòng UBND tỉnh

Trình UBND huyện kế hoạch hàng năm, kế hoạch dài hạn, các chươngtrình, dự án thuộc phạm vi quản lý của Văn phòng HĐND-UBND huyện.Có ýkiến thẩm tra độc lập đối với các đề án, dự thảo văn bản của các phòng, ban vàUBND xã, thị trấn trước khi trình UBND, Chủ tịch UBND huyện xem xét, quyếtđịnh

Tổ chức công bố, truyền đạt các Nghị quyết của HĐND huyện, các quyếtđịnh, chỉ thị cua UBND huyện, các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhànước cấp trên có liên quan Giúp UBND huyện phối hợp với các cơ quan chứcnăng theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các văn bản đó tại các phòng,ban và UBND xã, thị trấn.Quản lý thống nhất các việc ban hành văn bản củaThường trực HĐND-UBND, Chủ tịch UBND huyện; công tác văn thư, lưu trữ,tin học hóa hành chính của UBND huyện; quan lý và điều hành hệ thống mạngtin học nội bộ, vận hành, khai thác các phần mềm dùng chung của Văn phòngUBND tỉnh

c, Tổ chức và Biên chế

Văn phòng HĐND – UBND huyện Yên Định gồm có : 01 Chánh VănPhòng, 02 Phó Chánh Văn Phòng giúp Chành Văn Phòng điều hành thực hiện

nhiệm vụ cuả Văn phòng Các bộ phận chuyên môn nghiệp vụ, gồm có bộ phậntổng hợp; Bộ phận công nghệ thông tin; Bộ phận tài vụ, bộ phận “ một cửa”; Bộphận hành chính phục vụ; Bộ phận lái xe; Bộ phận bảo vệ; Bộ phận nhà máynước Mỗi bộ phận đều có 01 tổ trưởng.

Chánh Văn Phòng, các Phó Chánh Văn Phòng do chủ tịch UBND huyện

bổ nhiệm, miễm nhiệm, khen thưởng, kỷ luật theo quy định của pháp luật.ChánhVăn Phòng là người đứng đầu Văn Phòng, chịu trách nhiệm trước Thường TrựcHĐND – UBND, Chủ tịch UBND huyện và trước pháp luật về thực hiện chứcnăng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao và toàn bộ hoạt động của văn phòng

Phó Chánh Văn Phòng được Chánh Văn Phòng phân công theo dõi khốicông việc, chịu trách nhiệm trươc Chủ tịch UBND huyện, Chánh Văn Phòng vàtrước pháp luật về nhiệm vụ được giao Khi Chánh Văn Phòng đi công tác, mộtPhó Chánh Văn Phòng được Chánh Văn Phòng ủy nhiệm điều hành các hoạtđộng của Văn Phòng

Văn Phòng HĐND – UBND huyện có các bộ phận chuyên môn giúp việcphục vụ gồm : Bộ phận tổng hợp, Bộ phận Văn thư - Lưu trữ, Bộ phận tiếpnhận hồ sơ và trả kết quả, Bộ phận quản trị mạng, Bộ phận tài vụ, Bộ phận công

vụ - nhà ăn, Tổ bảo vệ, Tổ lái xe ;

Biên chế của Văn Phòng HĐND – UBND huyện nằm trong tổng số biênchế hành chính do UBND huyện phân bổ hàng năm được UBND tỉnh giao.Ngoài ra, để thực hiện nhiệm vụ nhất định trong thời gian nhất định, Văn PhòngHĐND – UBND được hợp đồng lao động có thời hạn để thực hiện nhiệm vụ,đảm bảo thực hiện tốt nhiệm vụ được giao

( sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn Phòng HĐND – UBND huyện Yên Định được trình bày tại Phụ Lục II )

2.1.2 Mô tả việc phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc trong Văn Phòng

Văn phòng UBND huyện làm việc theo chế độ Thủ trưởng, cấp dưới phảituân thủ sự chỉ đạo và điều hành của cấp trên Đồng thời, phát huy dân chủnâng cao tinh thần trách nhiệm, chủ động phối hợp đoàn kết, kỷ cương và thống

nhất trong thực thi công vụ Phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc trongVăn phòng được thể hiện rõ ràng như sau :

a) Chánh Văn Phòng

Là người đứng đầu đơn vị, chịu trách nhiệm trước thường trực HĐND,UBND, Chủ tịch UBND huyện Yên Định và trước pháp luật về toàn bộ hoạtđộng của Văn Phòng theo đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được quy địnhtại Quy chế hoạt động của Văn phòng

Trực tiếp phụ trách về ngân sách, kế hoạch, cơ chế chính sách, công tác tổchức và thi đua khen thưởng Giải quyết một số nhiệm vụ cụ thể theo sự phâncông hoặc ủy nhiệm của Thường trực HĐND, Chủ tịch UBND huyện

Khi đi công tác hoặc vắng mặt dài ngày, Chánh Văn Phòng phân côngmột Phó Chánh Văn Phòng chỉ đạo chung hoạt động của Văn phòng và báo cáolại kết quả với Chánh Văn Phòng

Theo yêu cấu điều hành trong từng thời gian , Chánh Văn Phòng có thểtrực tiếp giải quyết một số công việc đã phân công cho Phó Chánh Văn Phònghoặc điều chỉnh lại sự phân công công việc giữa các Phó Chánh Văn Phòngnhằm đảm bảo tốt hiệu quả công việc

Phụ trách một số lĩnh vực công tác và hoạt động của các tổ theo sự phâncông Được Chánh Văn Phòng ủy quyền giải quyết một số công việc khi cầnthiết và có trách nhiệm báo cáo kết quả giải quyết công việc với Chánh VănPhòng

Đối với Phó Chánh văn Phòng Tổng hợp : phụ trách các Tổ Văn thư,Tổng hợp, bộ phận Một cửa, công nghệ thông tin Phụ trách công tác văn thể của

Phòng , tham mưu cho Lãnh đạo Huyện ủy, HĐND – UBND huyện về lĩnh vựcNội chính, Dân tộc và Tôn giáo.

Đối với Phó Chánh Văn Phòng Hành chính : Phụ trách các Tổ hành chính,Lái xe, Nhà máy nước Phụ trách công tác chăm lo đời sống cho cán bộ côngchức, viên chức Văn phòng Tham mưu cho Lãnh đạo Huyện ủy, HĐND –UBND huyện về lĩnh vực Văn hóa – Xã hội

c) Trưởng các Phòng, ban

Giúp Lãnh đạo Văn phòng đôn đốc, kiểm tra, nhắc nhở cán bộ công chứccủa Tổ thực hiện nhiệm vụ chuyên môn theo sự phân công ,thực hiện nội quy cơquan và quy chế làm việc của Văn phòng

Xây dựng chương trình, kế hoạch, nội dung công tác của Tổ Tổng hợptình hình và báo cáo kết quả công tác chuyên môn, các mặt công tác khác theoquy định

Tổ chức các cuộc thảo luận và kiểm điểm thực hiện cương trình công tác.Đôn đốc giải quyết công việc thuộc phạm vi Tổ, giữ nề nếp sinh hoạt của Tổ, tổchức họp công chức, nhân viên của Tổ định kỳ hàng tháng và đột xuất theo sựchỉ đạo của Lãnh đạo Văn phòng

Chịu trách nhiệm trực tiếp trước Lãnh đạo Văn phòng trong việc thựchiện theo dõi các hoạt động của công chức, nhân viên trong Tổ…

d) Cán bộ công chức, nhân viên trong Văn phòng

Cán bộ công chức, nhân viên Văn phòng thực hiện nhiệm vụ chuyên mônnghiệp vụ cụ thể, chịu sự quản lý chỉ đạo điều hành trực tiếp và trách nhiệmtrong việc thực hiện nhiệm vụ được giao trước Chánh Vawnh Phòng hoặc ngườiđược ủy quyền

Thực hiện ngiêm túc các chủ trương, chính sách của Đảng, Nhà nước, củaTỉnh và Huyện Chấp hành tổ chức và thực hiện nghiêm túc các quy định củaLuật công chức, viên chức, các quy định khác của pháp luật, các nội quy, quychế làm việc của UBND huyện và của Văn phòng

Chủ động thu thập thông tin, các văn bản chỉ đạo của cấp trên; theo dõi sốliệu, lưu trữ các tài liệu liên quan đến công việc phụ trách nhằm đảm bảo việc

quản lý chặt chẽ, chính xác để tham mưu, đề xuất giải quyết công việc có cơ sởtheo đúng pháp luật và phù hợp với thực tiễn tình hình

Giữ gìn tình đoàn kết, thống nhất và phối hợp giúp đỡ nhau trong côngtác, tăng cường kỷ cương, kỷ luật Chấp hành nghiêm chỉnh sự phân công quản

lý, điều hành của Lãnh đạo Văn Phòng Không ngừng tự hoàn thiện để góp phầnxây dựng đơn vị vững mạnh về mọi mặt, học tập nghiên cứu không ngừng đểnâng cao kỹ năng công vụ, đạo đức công vụ, văn hóa công cụ, văn minh côngsở.Thực hiện việc bảo quản các trang thiết bị, các tài sản khác của cơ quan giao.Tham mưu đề xuất và tổ chức thực hiện có hiệu quả cải cách hành chính, ứngdụng tin học trong xử lý công việc hàng ngày…

3 Tìm hiểu công tác Văn Thư-Lưu Trữ của UBND huyện Yên Định

3.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lý về công tác Văn thư – Lưu trữ

Ủy ban Nhân dân huyện Yên Định thực hiện công tác Văn thư – Lưu trữtheo hệ thống các văn bản sau :

Luật tổ chức HĐND và UBND ngày 26 tháng 11 năm 2013

Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011

Nghị Định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/11/2013 của Chính Phủ về việcquy định chi tiết một số điều luật của Luật Lưu trữ

Nghị Định số 110/2004/N Đ-CP ngày 08/4/2004 của Chính Phủ về côngtác văn thư và Nghị Định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính Phủsửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị Định số 110/2004/N Đ-CP ngày08/4/2004 của Chính Phủ về công tác văn thư

Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ

về Quản lý và sử dụng con dấu

Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 của Bộ Nội Vụ về việcxây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan tổ chức

Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụHướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

Quyết Định số 994/QĐ-UBND ngày 23 tháng 7 năm 2013 của Ủy banNhân dân huyện Yên Định về việc ban hành quy chế công tác Văn thư – Lưu

3.2 Mô hình tổ chức Văn thư của UBND

 Mô hình tổ chức Văn thư

Công tác Văn thư là hoạt động thường xuyên, đảm bảo thông tin bằng vănbản phục vụ cho hoạt động làm việc của UBND huyện Yên Định

Theo Quyết Định số : 304/QĐ-UBND ngày 20 tháng 04 năm 2013 củaUBND quy định chức năng, nhiêm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của phòngVăn thư- Lưu trữ , trong đó tổng biên chế có 02 cán bộ Văn thư, 01 cán bộ vănthư chuyên trách, chịu trách nhiệm quản lý, chuyển giao văn bản đi, văn bảnđến, 01 cán bộ văn thư liên lạc, đánh máy, in ấn, chế bản văn bản

Mô hình tổ chức công tác văn thư ở Văn Phòng HĐND- UBND huyệnYên Định theo mô hình “ bán tập trung” , nghĩa là chủ yếu các văn bản, tàiliệugửi đến, gửi đi đều phải qua bộ phận Văn thư cơ quan

Nhìn chung, mô hình tổ chức Văn thư ở Văn Phòng HĐND – UBNDhuyện Yên Định được tổ chức và thực hiện một cách khoa học và nhanh chóng,chính xác theo một trật tự logic Nhằm đảm bảo cho việc giải quyết văn bản của

cơ quan một cách nhanh gọn không sai sót, nhầm lẫn, góp phần giải quyết côngviệc của Văn Phòng nói riêng và của UBND huyện Yên Định nói chung

 Sự chỉ đạo của Lãnh đạo UBND huyện đối với công tác Văn thư.

Công tác Văn thư được Lãnh đạo UBND huyện quan tâm, chỉ đạo thựchiện, nhằm đảm bảo cho việc điều hành công việc thường xuyên của UBND.Bên cạnh đó, UBND đã cố gắng thực hiện tốt các quy định của Nhà Nước vềcông tác Hành chính, Văn thư và công tác bảo vệ bí mật Nhà Nước

Đồng thời, UBND huyện Yên Định quản lý khá nhiều xã, thị trấn ( 29 xã,thị trấn) do vậy khối lượng công việc nhiều, trách nhiệm trong công việc tươngđối nặng nề,Lãnh đạo UBND rất quan tâm đến công tác Hành chính, Văn thư –Lưu trữ

Hàng năm, Văn phòng UBND đều trình Lãnh đạo kế hoạch mở lớp tậphuấn, bồi dưỡng nghiệp vụ, đối tượng học gồm các cán bộ, nhân viên và lãnhđạo các đơn vị Nội dung tập huấn ngoài những vấn đề cơ bản của công tác Văn

thư – Lưu trữ còn bổ sung thêm về vấn đề ứng dụng công nghệ thông tin trongcông tác Văn thư, Lưu trữ.

Văn phòng UBND đã phối hợp với các đơn vị trực thuộc thường xuyên

mở các lớp tập huấn ngắn hạn về công tác Hành chính, Văn thư, Lưu trữ nângcao năng lực cán bộ trong việc quản lý ban hành và tiếp nhận văn bản

Ngoài ra, UBND huyện đã trang bị tương đối đầy đủ các phương tiện,trang bị cần thiết đáp ứng nhu cầu thực hiện nhiệm vụ, nhằm nâng cao hiệu quảtrong việc chỉ đạo và trao đổi thông tin trong công tác văn thư, Văn PhòngUBND đã tổ chức một số lớp tập huấn cho cán bộ Văn thư, nhân viên về các kỹnăng soạn thảo văn bản, sử dụng máy vi tính, truyền và khai thác văn bản trênmạng…

3.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của UBND huyện

3.3.1 Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của cơ quan

a) Văn bản quy phạm pháp luật

Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản do cơ quan nhà nước ban hànhhoặc phối hợp ban hành theo thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục được quyđịnh trong Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân

và Uỷ ban nhân dân, trong đó có quy tắc xử sự cung, có hiệu lực bắt buộcchung, được Nhà Nước đảm bảo thực hiện để điều chỉnh các quan hệ xã hội

Căn cứ vào Luật Ban Hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồngnhân dân và Uỷ ban nhân dân quy định UBND các cấp được ban hành các loạivăn bản quy phạm pháp luật như Quyết Định, Chỉ Thị

Dưới sự quan sát, hướng dẫn của cán bộ chuyên trách thuộc UBND huyệnYên Định, tôi được tiếp cận với các Quyết định quy phạm pháp luật quy định vềnhiều lĩnh vực khác nhau, trong đó có các lĩnh vực như ngân sách nhà nước, xâydựng, tuyển dụng, giá nước sinh hoặt, công tác chữa cháy rừng, công tác pháttriển kinh tế nông thông, xây dựng đường- điện- trường- trạm…

Qua sự khảo sát thực tiễn, để khái quát được toàn bộ Quyết đinh quyphạm pháp luật tôi xin trình bày dưới bảng biểu cụ thể như sau :

Bảng 01 :Hệ thống hóa Quyết định quy phạm pháp luật

TT Số, ký

hiệu

Ngày,tháng

Trích yếu nội dung

1 15/2014/

QĐ-UBND

06/01/2014 Quyết định giao dự toán thu ngân sách Nhà

nước, chi ngân sách địa phương năm 2014

2 99/2014/

QĐ-UBND

31/01/2014 Quyết định ban hành cơ chế chính sách hỗ trợ

xây dựng công sở, khuyến khích phát triển giaothông vùng thâm canh lúa năng suất chấtlượng, phát triển nông nghiệp, văn hoá và giáodục, chính sách hỗ trợ công tác chỉ đạo xuấtkhẩu lao động (Giai đoạn 2012 – 2015)

3 581/2014/

QĐ-UBND

05/5/2014 Quyết định ban hành quy định tuyển dụng viên

chức tại các đơn vị sự nghiệp thuộc UBNDhuyện năm 2014

4 945/2014/

QĐ-UBND

05/7/2014 Quyết định quy định giá cấp nước sinh hoạt

cho nhà máy nước Thị trấn Quán Lào thuộcVăn phòng HĐND – UBND huyện quản lý vàcung cấp

5 1432/2014

/QĐ-UBND

17/9/2014 Quyết định ban hành “Quy định trách nhiệm

chỉ huy, huy động lực lượng phương tiện hậucần tham gia chữa cháy rừng, chính sách hỗ trợngười tham gia chữa cháy rừng và chế độ bồithường thiệt hại tài sản, phương tiện huy động

để tham gia chữa cháy rừng trên địa bàn huyệnYên Định”

6 110/2014/

QĐ-UBND

1710/2014 Quyết định sửa đổi chính sách hỗ trợ xây dựng

công sở, chính sách hỗ trợ xây dựng nông thônmới

b) Văn bản hành chính

Văn bản hành chính là loại văn bản quản lý nhà nước không mang tínhquy phạm được dùng để quy định , quyết định, phản ánh, thông báo tình hình,trao đổi thông tin và xử lý các vấn đề quản lý khác của hoạt động quản lý.

Theo Nghị Định số 0/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chínhphủ về sửa đổi bổ sung một số điều của Nghị Định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư quy định văn bản hànhchính gồm: Quyết Định ( cá biệt), quy chế, quy định, thông báo, hướng dẫn,chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng,giấy chứng nhận, giấy ủy nhiệm, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép,…

Trong quá trình tìm hiểu và khảo sát tại UBND huyện Yên Định tôi đãđược tiếp cận với các loại văn bản hành chính như : Quyết định, Quy chế, Quyđịnh, Thông báo, Hướng dẫn, Chương trình, Kế Hoạch, Phương án, Đề án, Biênbản, Tờ trình, Công văn, Báo cáo…

Trong hoạt động quản lý của Văn Phòng UBND huyện , soạn thảo và banhành văn bản là một nhiệm vụ mang tính chất quan trọng và thường xuyên Sốlượng văn bản sản sinh trong quá trình giải quyết công việc tương đối nhiều, vănbản của cơ quan khi soạn thảo phải tuân theo đúng quy trình, trình tự đã đượcquy định

Để thấy được hệ thống các văn bản một cách thống nhất và hoàn chỉnh tôi xin mẫu hóa một số loại văn bản do UBND huyện ban hành, Văn phòng

HĐND- UBND ban hành tại Phụ lục số III

3.3.2 Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của UBND huyện

Đối với văn bản Quy phạm pháp luật, UBND huyện thực hiện theo quyđịnh tại Thông Tư Liên Tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5năm 2005 của Bộ Nội Vụ và Văn Phòng Chính Phủ hướng dẫn về thể thức và kỹthuật trình bày văn bản

Đối với văn bản hành chính, UBND huyện thực hiện theo quy định tạiThông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 09 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội Vụ vềviệc hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

Nhìn chung, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của UBND huyện thựchiện theo đúng quy định về số, ký hiệu văn bản, tên loại trích yếu nội dung vănbản,…

3.3.3 Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản

Quy trình soạn thảo văn bản của Văn Phòng UBND huyện được thể hiện

cụ thể bằng sơ đồ sau :

Quy trình soạn thảo được cụ thể bằng các bước như sau :

Bước 1 : soạn thảo, thẩm tra văn bản

Văn bản được giao cho một cán bộ chuyên môn phụ trách thảo văn bảnVăn bản sau khi được soạn thảo, được đơn vị thảo luận và lãnh đạo đơn vịthông qua Trong trường hợp càn thiết phải tổ chức cuộc họp, như khi ban hànhvăn bản có nội dung liên quan đến vấn đề về quy chế làm việc, chi tiêu nội bộcủa văn phòng, …

Bước 2 : Trình, duyệt,ký văn bản

Phòng Hành

Chính – Tổng

hợp

Đơn vị soạnthảo văn bản

Lãnh Đạo HĐND –UBND huyện Yên Định

Văn Phòng HĐND - UBND

Đối với văn bản hành chính thông thường dự thảo sau khi hoàn thiện phảichuyển lên văn phòng để kiểm tra về thể thức, nội dung, thủ tục trước khi trìnhlãnh đạo UBND.

Đối với văn bản quy phạm pháp luật , văn bản dự thảo phải chuyển lênvăn phòng thẩm định về thể thức và tính pháp lý Nếu văn phòng chưa thấy đủđiều kiện trình ký có thể trả lại đơn vị soạn thảo

Lãnh đạo UBND sau khi xem xét bản dự thảo , nếu văn bản đạt yêu cầu

cả về thể thức, nội dung thì ký và ban hành.Nếu văn bản chưa đạt yêu cầu trình

ký, ghi ý kiến sửa chữa và gửi trả lại đơn vị soạn thảo

Bước 3 : Làm thủ tục ban hành

Văn bản sau khi được lãnh đạo UBND ký, ban hành,được chuyển về đơn

vị soan thảo để xem xét lại lần cuối Sau đó, đơn vị soạn thảo chuyển cho tổ Vănthư thuộc Phòng Tổng hợp để lấy số, ngày tháng đóng dấu và vảo sổ, làm thủtục ban hành văn bản

*Các loại văn bản do cơ quan ban hành :

 Nghị Quyết ( cá biệt )

 Quyết định ( cá biệt )

 Chỉ Thị, Công văn

 Quy chế , Quy định

 Thông cáo, Thông báo

 Hướng dẫn, Chương trình, Kế hoạch

 Phương án , Đề án, Dự án

 Báo cáo, Biên bản, Tờ trình

 Hợp đồng, Công điện, Bản ghi nhớ, Bản cam kết, Bản thỏa thuận

 Giấy chứng nhận, Giấy ủy quyền, …

Mỗi năm trung bình UBND huyện ban hành gần 10000 văn bản, được cụthể hóa qua bảng số liệu sau :

Bảng 01: Thống kê số lượng văn bản phát hành năm 2012 – 2015 ( 04 tháng đầu năm 2015)

Năm2014

Năm 2015( 4 tháng đầu năm)

Thực hiện chức năng gồm nhiều lĩnh vực quản lý, hàng năm Văn phòngUBND phải soạn thảo và ban hành khá nhiều văn bản,do vậy công tác soạn thảovăn bản phải đảm bảo đúng yêu cầu, trình tự, thủ tục được quy định

Công tác soạn thảo và ban hành văn bản đã được quan tâm, song trên thực

tế vẫn còn tồn tại một số khâu nhỏ trong soạn thảo như :tình trạng phát hành vănbản sai thẩm quyền, không tuân thủ quy chế làm việc, lợi dụng sơ hở quản lý đểlách văn bản vẫn còn xảy ra, một số văn bản chưa đúng thể thức theo quy định

Quy trình, thủ tục ban hành văn bản chưa được thực hiện đúng quyđịnh.Văn bản ban hành còn nhiều tồn tại về thể thức như : ghi ngày, tháng sai so

với ngày ban hành văn bản,nội dung trong văn bản chưa rõ ràng, thủ tục trình kýcòn tồn tại tình trạng làm tắt, các văn bản do đơn vị soạn thảo được trình Lãnhđạo phê duyệt không qua Văn phòng thẩm định mà vẫn đóng dấu…

Do vậy, công tác soạn thảo và ban hành văn bản đã,đang được Lãnh đạoUBND quan tâm, chỉ đạo nhằm nâng cao hiệu lực thi hành văn bản,đồng thờinhằm thống nhất quy trình, đúng, đầy đủ thủ tục ban hành theo quy định củaNhà Nước và quy định của cơ quan

3.4 Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản

3.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi – đến

Việc quản lý và giải quyết văn bản đi – đến là một công việc quan trọngcủa Văn phòng Số lượng văn bản đi, đến nội dung, quá trình xử lý sẽ phản ánhtoàn bộ hoạt động của UBND Do vậy, UBND huyện đã ban hành một số vănbản quy phạm pháp luật liên quan đến quản lý văn bản đi, văn bản đến ; thể thức

và kỹ thuật trình bày văn bản… nhằm đảm bảo tính thống nhất, nâng cao hiệulực pháp lý đồng thời tạo điều kiện thuận lợi trong giải quyết , quản lý văn bản

 Quy trình quản lý, giải quyết văn bản đi

( sơ đồ quy trình tổ chức , quản lý, giải quyết văn bản đi được trình bày ở phần Phụ lục số IV a)

Để quản lý một khối lượng văn bản tương đối lớn như vậy,hàng ngày cán

bộ phụ trách phải nhập văn bản vào máy tính các văn bản được phát hành Trong

đó, phải ghi cụ thể tên loại văn bản, ngày phát hành, số, ký hiệu, trích yếu nộidung, người ký, đơn vị soạn thảo, đơn vị nhận…

Tất cả các văn bản do UBND huyện phát hành phải được quản lý theotrình tự sau :

1 Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và ngày thángcủa văn bản, chuyển phát văn bản đi

Trước khi thực hiện các công việc để phát hành văn bản, cán bộ Văn thưphải kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản theo đúng quy định Nếuphát hiện sai sót phải kịp tời báo cáo Chánh Văn Phòng HĐND – UBND huyệnhoặc người có trách nhiệm xem xét, giải quyết

Văn bản soạn thảo đúng quy định mới vào sổ, đóng dấu và làm thủ tụcghi số, ký hiệu, ngày, tháng ,năm.

Trường hợp văn bản có nội dung chồng chéo, người ký không đúng thẩmquyền hoặc không đảm bảo về thể thức, kỹ thuật trình bày, Văn thư trả lại vàbáo cáo với Lãnh đạo trực tiếp

2 Đăng ký văn bản

Văn bản đi dược đăng ký vaò sổ vắn bản đi hoặc cơ sở dữ liệu quản lývan bản đi trên máy tính.Văn bản mật được đăng ký riêng

3 Nhân bản, đóng dấu cơ quan và mức độ khẩn, mật

Số lượng văn bản cần nhân bản để phát hành được xác định trên cơ sở sốlượng tại nơi nhận văn bản, việc nhân bản văn bản mật phải có ý kiến của LãnhĐạo UBND huyện

Việc đóng dấu được thực hiện đúng theo quy định, rõ ràng, ngay ngắn,đúng chiều, đúng mực dấu màu đỏ tươi theo quy định

4 Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát vănbản đi

Thủ tục phát hành văn bản, được Văn thư UBND huyện thực hiện cáccông việc sau: lựa chọn bì; viết bì; vào bì và dán bì; đóng dấu độ khẩn, dấu kýhiệu độ mật và dấu khác lên bì

Những văn bản đã làm đày đủ các thủ tục hành chính phải được pháthành ngay trong ngày văn bản đó được đăng ký, chậm nhaastt là trong này làmvieecjn tiếp theo

5 Lưu văn bản đi

Tất cả các văn bản đi đều phải lưu lại văn thư, đối với văn bản mật đượclưu riêng

Các loại sổ sách quản lý văn bản đi gồm : Quyết định – Chỉ thị, Công văn– Hướng dẫn,…

Bảng : Mẫu sổ đăng ký công văn đi

CV hiệu VB soạn

thảo

Nhìn chung, công tác quản lý văn bản đi của UBND huyện đều được quản

lý tập trung, thống nhất tại văn thư của cơ quan để làm thủ tục tiếp nhận , đăng

ký, trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật Việc

tổ chức, quản lý giải quyết văn bản đi của UBND huyện được tiến hành chặtchẽ, đảm bảo sự tập trung và phân cấp hợp lý, vì vậy lượng văn bản đi khá nhiềunhưng vẫn được giải quyết kịp thời, nhanh chóng và không bị tồn đọng

Công tác quản lý, giải quyết văn bản rất được Lãnh đạo quan tâm, đượctiến hành chặt chẽ ở tất cả các Phòng, ban đảm bảo có sự tập trung và phân cấphợp lý thực hiện theo đúng quy trình ISO thể hiện tính nghiêm minh trong hoạtđộng quản lý

 Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến

( sơ đồ quy trình tổ chức quản lý, giải quyết văn bản đến được trình bày ở Phụ lục số IV b)

Thực hiện hệ thống quản lý chất lượng văn bản theo tiêu chuẩn ISO, việc

áp dụng quy trình tổ chức giải quyết văn bản đến bước đầu đã giúp cán bộ, côngchức làm việc hiệu quả, chất lượng, giải quyết công việc nhanh chóng hơn

Văn bản đến được Văn Thư xem xét , phân loại và trình Lãnh đạo trongngày.Với việc quy định rõ thời gian giúp cho cán bộ Văn thư chủ động và giảiquyết cô việc nhah hơn với tinh thần trách nhiệm cao, đảm bảo đường đi của vănbản được thông suốt Các văn bản đến từ các nguồn sau :

+ Văn bản đến từ cấp trên như : Văn bản của HĐND- UBND cấp tỉnh, các

Sở, các Cục, …

+ Văn bản cơ quan ngang cấp

+ Văn bản của các đơn vị trực thuộc

+ Văn bản của các địa phương : xã, thị trấn

+ Văn bản nhận qua Fax…

Tất cả văn bản đến UBND huyện phải được quản lý theo trình tự sau :

*Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến

Văn bản đếntừ bất kỳ nguồn nào đều phải được tập trung tại văn thư củaUBND để làm thủ tục tiếp nhận đăng ký.Đối với văn bản mật đến phải đượcđăng ký vào sổ văn bản mật đến riêng, văn bản đến được đăng ký vào sổ đăng

ký văn bản hoặc cơ sở dữ liệu quản lý văn bản trên máy tính Làm thủ tục đóngdấu đến, đăng ký vào sổ văn bản đến

*Trình, chuyển giao văn bản đến

Sau khi làm thủ tục đóng dấu, vào sổ đăng ký văn bản Văn thư có tráchnhiệm chuyển văn bản cho Chánh Văn Phòng HĐND – UBND huyện để xemxét và xử lý văn bản, ký chuyển vào phiếu giải quyết văn bản đến

Đối với văn b ản Fax, Văn thư phải sao chụp lại trước khi đóng dấu đến,đối với văn bản chuyển phát qua mạng trong trường hợp cần thiết có thể in ra vàlàm thủ tục đóng dấu đến

Việc chuyển giao văn bản đảm bảo chính xác và tuyệt đối giữ bí mật nộidung văn bản , ghi rõ thời gian giao nhận văn bản Người nhận được ký vào sổchuyển gió, để quy trách nhiệm và tra cứu kịp thời

*Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

Sau khi văn thư chuyển văn bản, căn cứ vào nội dung văn bản đến, ChánhVăn Phòng HĐND – UBND huyện có trách nhiệm phân phối văn bản đến chocác Phòng, đơn vịthuộc cơ quan và cá nhân giải quyết

Đối với văn bản đến cần có sự phối hợp giải quyết của nhiều phòng, đơn

vị, Chánh Văn Phòng HĐND – UBND ghi ý kiến vào văn bản , giao cho Phòng,đơn vị hoặc cá nhân giải quyết chính Phòng, đơn vị, cá nhân có trách nhiệmthông báo chủ trì cùng với các Phòng, đơn vị liên quan bàn bạc thống nhất xử lýcông việc, nếu c ó vướng mắc báo cáo với Lãnh đạo UBND xem xét và quyếtđịnh

Bảng 03 : Mẫu sổ đăng ký công văn đến

hiệu văn

bản

Ngàythángvănbản

Tên loại và trích yếunội dung

Nơi nhận,người ký

Ngườinhậnbản lưu

Ghichú

Như vậy, quy trình quản lý, giải quyết văn bản đến của Văn Phòng UBNDhuyện về cơ bản là thực hiện ngiêm túc, đúng thủ tục, quy trình theo quy định.Các văn bản đến hàng ngày đều được cán bộ văn thư phụ trách văn bản nhậpvào máy tính cẩn thận, chuyển giao đúng thủ tục

Mỗi loại băn bản đến đều được nhập v ào một loại sổ riêng biệt, để dễquản lý và theo dõi Các loại sổ được lập dựa vào các nguồn đến của văn bản

Mặc dù, UBND huyện có những quy định chặt chẽ trong việc tiếp nhậnvăn bản đến, nhưng trong quá trình thực hiện công tác này vẫn còn một số hạnchế tồn tại cụ thể : một số văn bản do Lãnh đạo đi vắng nên việc trình, xin ýkiến Lãnh đạo chưa đảm bảo về mặt thời gian; Một vài văn bản duyệt chuyểngiao chưa đúng địa chỉ ; việc giao văn bản chưa đúng nguyên tắc giao vào sổ vàgiao trực tiếp

3.4.2 Quy trình lập hồ sơ hiện hành của Văn Phòng UBND huyện

Công tác lập hồ sơ là việc tập hợp sắp xếp văn bản tài liệu hình thànhtrong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc

và phương pháp nhất định

Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ là khâu quan trọng, là nguồn bổsung chủ yếu, là mắt xích gắn công tác Văn thư với công tác Lưu trữ, do vậyviệc lập hồ sơ phải đảm bảo đúng nguyên tắc, quy trình, quy định

Quy trình lập hồ sơ hiện hành của Văn Phòng HĐND – UBND huyệnđược thực hiện như sau :

1 Mở hồ sơ

Căn cứ vào Danh mục hồ sơ công việc của UBND huyện để mở hồ sơ.Văn phòng HĐND – UBND huyện có trách nhiệm cung cấp bìa hồ sơ theo dựkiến danh mục hồ sơ đã lập từ cuối năm trước, đồng thời việc mở hồ sơ thực tế

là việc mở hồ sơ trên máy tính

Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ , có khi phát sinh, tiếp tục mở hồ sơ

để quản lý và theo dõi quá trình giải quyết công việc

2 Thu thập cập nhật văn bản tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi,giải quyết công việc vào hố sơ thực tế và hồ sơ trên máy tính

Thu thập cập nhật các văn bản có liên quan trong quá trình thực hiện côngviệc Văn bản , tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ vớinhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyếtcông việc

Văn bản tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có giá trị bảo quản tươngđối đồng đều

Để khắc phục những hạn chế trên, UBND huyện đã ban hành một số quyđinh có liên quan đên việc lập và giao nộp hồ sơ, đồng thời đầu tư them cơ sởvật chất và trang thiết bị phục vụ cho công tác Lưu trữ, tổ chức các lớp tập huấn,hướng dẫn về công tác lập hồ sơ hiện hành cho các đơn vị

3.5 Công tác Lưu trữ của Văn phòng HĐND – UBND huyện

Phòng Lưu trư UBND huyện là một bộ phận thuộc Văn phòng UBNDhuyện, thực hiện một trong những nhiệm vụ quan trọng của Văn phòng, giúpChánh Văn Phòng thực hiện quản lý về công tác lưu trữ , quản lý tài liệu vàquản lý công tác Lưu trữ của UBND huyện

Công tác lưu trữ là một trong những nội dung hoạt động quan trọng củaVăn phòng UBND huyện , tài liệu lưu trữ phục vụ công tác hàng ngày của lãnhđạo, làm căn cứ, cơ sở quan trọng phục vụ công tác ra quyết định quản lý Làviệc lựa chọn, giữ lại và tổ chức khoa học những văn bản, giấy tờ có giá trị đượchình thành trong quá trinh hoạt động củ cơ quan, cá nhân để làm bằng chứng vàtra cứu thông tin qua khứ khi cần thiết.Do tầm quan trọng của công tác lưu trữtài liệu, UBND huyện Yên Định đã có sự quan tâm, đầu tư đúng mức, thể hiện ởviệc ban hành một số văn bản quy định về công tác lưu trữ cụ thể:

Bảng 04 : Văn bản quy định về công tác lưu trữ

STT Số, ký hiệu Ngày,tháng Trích yếu nội dung Ghi

chú

1 304/QĐ-UBND 12/04/2012

Quyết định quy định chứcnăng, nhiệm vụ của Phònglưu trữ UBND huyện Yên

Định

2 994/QĐ-UBND 23/7/2013

Quyết định về việc ban hànhQuy chế công tác văn thư vàlưu trữ của UBND huyện

Cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác lưu trữ được quan tâm vàđầu tư, kho lưu trữ được cải tiến và nâng cấp với nhiều trang thiết bị hiện đại