Báo cáo kiến tập quản trị văn phòng tại PHÒNG nội vụ HUYỆN yên DŨNG

MỤC LỤC DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT 3 LỜI CÁM ƠN. 4 PHẦN I.KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN YÊN DŨNG. 6 1. GIỚI THIỆU, CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN YÊN DŨNG. 6 1.1: Thông tin chung về UBND huyện Yên Dũng. 6 1.2. Giới thiệu, quá trình hình thành và phát triển Phòng Nội vụ huyện Yên Dũng. 8 1.3. Nhiệm vụ, quyền hạn của Phòng Nội vụ huyện Yên Dũng. 9 1.4. Cơ cấu tổ chức Phòng Nội vụ huyện Yên Dũng. 10 2. KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN YÊN DŨNG. 11 2.1. Tổ chức và hoạt động của Phòng. 11 2.2. Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng. 11 2.3. Mô tả việc phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc trong phòng. 19 3. TÌM HIỂU CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN YÊN DŨNG. 25 3.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lý của cơ quan về công tác Văn thư, Lưu trữ của phòng. 25 3.2. Mô hình tổ chức Văn thư của phòng Nội vụ. 26 3.3. Công tác soạn thảo văn bản và ban hành văn bản của phòng. 26 3.4. Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản. 29 3.5. Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của phòng. 37 4. TÌM HIỂU VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC SỬ DỤNG TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG CỦA PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN YÊN DŨNG. 38 4.1. Tìm hiểu và nhận xét trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của phòng. 38 4.2. Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm việc của phòng (hiện tại). đề xuất mô hình văn phòng mới tối ưu. 39 4.3. Tìm hiểu công và thống kê cụ thể tên các phần mền đang được sử dụng trong công tác văn phòng của phòng. Nhận xét bước đầu về những hiệu quả mang lại. 39 PHẦN II. KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 41 1. NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ NHỮNG ƯU NHƯỢC ĐIỂM TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN YÊN DŨNG. 41 2. ĐỀ XUẤT NHỮNG GIẢI PHÁP ĐỂ PHÁT HUY NHỮNG ƯU ĐIỂM, KHẮC PHỤC NHỮNG NHƯỢC ĐIỂM. 42 3: KẾT LUẬN. 44 PHẦN III: PHỤ LỤC NHỮNG VĂN BẢN, BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ CHỨNG MINH. 45 Phụ lục 01. Sơ đồ tổ chức bộ máy UBND huyên Yên Dũng. 45 Phụ lục 02. Sơ đồ tổ chức bộ máy Phòng Nội vụ huyện Yên Dũng. 46 Phụ lục 03. Bảng thống kê một số loại văn bản Phòng ban hành 03 năm gần đây. 46 Phụ lục 04. Một số văn bản do Phòng Nội vụ huyện Yên Dũng ban hành. 47 Phụ lục 05. Sơ đồ hóa quy trình quản lý văn bản đến. 48 Phụ lục 06. Sơ đồ hóa quy trình quản lý văn bản đi. 48 Phụ lục 07. Bảng thống kê số lượng trang thiết bị văn phòng hiện có của Phòng Nội vụ. 49 Phụ lục 08. Sơ đồ hóa một phòng làm việc của chuyên viên Phòng Nội vụ. 50 Phụ lục 09. Đề xuất mô hình làm việc mới. 52

MỤC LỤC

MỤC LỤC 1

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT 3

LỜI CÁM ƠN 4

PHẦN I.KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN YÊN DŨNG 6

1 GIỚI THIỆU, CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN YÊN DŨNG 6

1.1: Thông tin chung về UBND huyện Yên Dũng 6

1.2 Giới thiệu, quá trình hình thành và phát triển Phòng Nội vụ huyện Yên Dũng 8

1.3 Nhiệm vụ, quyền hạn của Phòng Nội vụ huyện Yên Dũng 9

1.4 Cơ cấu tổ chức Phòng Nội vụ huyện Yên Dũng 10

2 KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN YÊN DŨNG 11

2.1 Tổ chức và hoạt động của Phòng 11

2.2 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng 11

2.3 Mô tả việc phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc trong phòng 19

3 TÌM HIỂU CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN YÊN DŨNG 25

3.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lý của cơ quan về công tác Văn thư, Lưu trữ của phòng 25

3.2 Mô hình tổ chức Văn thư của phòng Nội vụ 26

3.3 Công tác soạn thảo văn bản và ban hành văn bản của phòng 26

3.4 Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản 29

3.5 Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của phòng 37

4 TÌM HIỂU VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC SỬ DỤNG TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG CỦA PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN YÊN DŨNG 38

4.1 Tìm hiểu và nhận xét trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của phòng 38

4.2 Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm việc của phòng (hiện tại) đề xuất mô hình văn phòng mới tối ưu 39

4.3 Tìm hiểu công và thống kê cụ thể tên các phần mền đang được sử dụng trong công tác văn phòng của phòng Nhận xét bước đầu về những hiệu quả mang lại 40PHẦN II KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 41

1 NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ NHỮNG ƯU NHƯỢC ĐIỂM TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN YÊN DŨNG .41

2 ĐỀ XUẤT NHỮNG GIẢI PHÁP ĐỂ PHÁT HUY NHỮNG ƯU ĐIỂM, KHẮC PHỤC NHỮNG NHƯỢC ĐIỂM 433: KẾT LUẬN 45PHẦN III: PHỤ LỤC NHỮNG VĂN BẢN, BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ CHỨNG MINH 46Phụ lục 01 Sơ đồ tổ chức bộ máy UBND huyên Yên Dũng 46Phụ lục 02 Sơ đồ tổ chức bộ máy Phòng Nội vụ huyện Yên Dũng 47Phụ lục 03 Bảng thống kê một số loại văn bản Phòng ban hành 03 năm gần đây 47Phụ lục 04 Một số văn bản do Phòng Nội vụ huyện Yên Dũng ban hành 48Phụ lục 05 Sơ đồ hóa quy trình quản lý văn bản đến 49Phụ lục 06 Sơ đồ hóa quy trình quản lý văn bản đi 49Phụ lục 07 Bảng thống kê số lượng trang thiết bị văn phòng hiện có của Phòng Nội vụ 50Phụ lục 08 Sơ đồ hóa một phòng làm việc của chuyên viên Phòng Nội vụ 51Phụ lục 09 Đề xuất mô hình làm việc mới 53

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

LỜI CÁM ƠN.

Văn phòng là bộ máy của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin phục vụ cho sự điều hành của lãnh đạo đồng thời đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho toàn cơ quan, tổ chức đó Trong thời kỳ công nghiệp hóa – hiện đại hóa đất nước như hiện nay, đòi hỏi nền hành chính đủ mạnh, giải quyết nhanh gọn, chính xác, đảm bảo hiệu quả công việc trong điều kiện kinh tế xã hội Đặc biệt là công cuộc cải cách hành chính nhà nước hiện nay, trong đó công tác hành chính văn phòng cũng góp phần quan trọng trong quá trình cải tiến, phát huy hiệu quả

và chất lượng trong quản lý,điều hành công việc của mỗi cơ quan đơn vị

Nhìn nhận được yêu cầu thực tế, trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã và đang đào tạo chuyên ngành Quản trị văn phòng Với nhiệm vụ đào tạo các cán bộ chuyên về công tác văn phòng có đầy đủ các trình độ chuyên môn cũng như kỹ năng làm việc hiệu quả Đáp ứng những gì xã hội và đất nước cần

Nhằm kết hợp giữa lý luận và thực hành cho sinh viên, khoa quản trị văn phòng trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tổ chức đợt kiến tập để sinh viên vận dụng những kiến thức đã học bước đầu tìm hiểu thực tiễn công tác văn phòng, quản trị văn phòng Nhận được sự giúp đỡ của nhà trường, của khoa, đồng thời được sự tiếp nhận của Phòng Nội vụ huyện Yên Dũng, em đã được kiến tập tại cơ quan từ ngày 20/4/2015 đến hết ngày 25/5/2015

Sau một tháng tiến hành khảo sát, kiến tập tại phòng Nội vụ huyện Yên Dũng

em đã học hỏi được nhiều điều bổ ích và đã thấy bản thân trưởng thành hơn rất nhiều.Bài báo cáo này được viết trên cơ sở nhận thức của bản thân trong công tác văn phòng, từ lý thuyết chung đến những bài học về thực tiễn Từ đó để hiểu rằng việc đào tạo, nâng cao chất lượng nguồn nhân lực cho công tác văn phòng là một trong

làm công việc văn phòng nâng cao trình độ, giúp cho bộ máy văn phòng mỗi cơ quan hoạt động một cách đơn giản và hiệu quả.

Nhìn lại toàn bộ quá trình kiến tập cũng như việc hoàn thành bài báo cáo, nhận thấy bản thân đã có cố gắng, tuy nhiên với kinh nghiệm chưa được chuyên sâu, thời gian tìm hiểu thực tế chưa nhiều nên bài báo cáo không tránh khỏi những vấn đề vướng mắc, thiếu sót, em rất mong nhận được những đóng góp của thầy cô trong khoa Quản trị Văn phòng trường Đại học Nội vụ Hà Nội để bào báo cáo của em được hoàn thiện hơn

Lời cuối cùng em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Thạc sĩ Lâm Thu Hằng giảng viên hướng dẫn em trong thời gian kiến tập vừa qua, đồng thời em xin gửi lời cảm ơn tới lãnh đạo, cán bộ phòng Nội vụ huyện Yên dũng, đặc biệt là anh Nguyễn Văn Hòa Chuyên viên phòng Nội vụ đã giúp đỡ em hoàn thành tốt chương trình kiến tập của mình

Xin chân thành cảm ơn…!

PHẦN I.KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA PHÒNG NỘI VỤ

HUYỆN YÊN DŨNG.

1 GIỚI THIỆU, CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN YÊN DŨNG.

1.1: Thông tin chung về UBND huyện Yên Dũng.

1.1.1: Giới thiệu về huyện Yên Dũng.

Vị trí địa lý: Yên dũng là một huyên nằm ở tiểu vùng miền núi và trung du của tỉnh Bắc Giang được bao bọc bởi 3 con sông là sông Cầu, sông Thương và sông Lục Nam Huyện có diện tích tự nhiên là 19042 km² bao gồm 17 xã và 2 thị trấn Phía Bắc giáp thành phố Bắc Giang, huyện Lạng Giang; phía Đông giáp huyện Lục Lam; phía nam giáp với huyện Quế Võ (Bắc Ninh), huyện Chí Linh (Hải Dương); phía Tây giáp với huyện Việt Yên Trung tâm huyện là thị trấn Neo

Đơn vị hành chính: Huyện Yên Dũng gồm 19 đơn vị hành chính trực thuộc, trong đó có 19 xã và 2 thị trấn

Dân số, lao động: Dân số của huyện tính đến tháng 9 năm 2012 là 136,337 người Mật độ dân số là 713 người/km² Tỷ lệ tăng dân số trung bình là 4,1%/năm, đây cũng chính là nguồn cung cấp lao động dồi dào cho phát triển linh tế xã hội của huyện Yên Dũng

Kinh tế - Xã hội: trong những năm qua, nền kinh tế của huyện có sự chuyển dịch nhanh và mạnh theo hướng tăng tỷ trọng Công nghiệp – Xây dựng, Thương mại – Dịch vụ, giảm tỷ trong Nông – Lâm Thủy sản Tổng thu ngân sách hàng năn của huyện trong những năm qua đều vượt kế hoạch tỉnh giao; số lượng doanh nghiệp trên địa bàn ngày càng tăng; mạng lưới Thương mại – Dịch vụ được xây dựng và củng cố

Nhiệm vụ phát triển Kinh tế - Xã hội những năm tiếp theo chỉ rõ: Huyện tập trung cao cho công tác quản lý, triển khia thực hiện quy hoạch điều chỉnh huyện đến năm 2020, định hướng đến năm 2030.

1.1.2 Cơ cấu tổ chức hoạt động của UBND huyện Yên Dũng.

Ông: Trần Văn Dũng – Chủ tịch UBND huyện yên Dũng là người lãnh đạo và điều hành công việc của UBND huyện Yên Dũng chịu trách nhiệm các nhân về nhiệm

vụ và quyền hạn của mình theo quy định cùng tập thể chịu trách nhiệm về hành động của huyện trước HĐND huyện, UBND tỉnh; Chủ tịch UBND huyện phân công công tác các Phó Chủ tịch và các thành viên của UBND huyên, người được phân công phải chịu trách nhiệm trước UBND Huyện

Ông: Hoàng Văn Đức – Phó Chủ tịch phụ trách khối Đất đau – Kinh tế

Ông: Nguyễn Hữu Hưng – Phó Chủ tịch phụ trách khối văn hóa – Xã hội

Ông: Phan Thế Tuấn – Phó Chủ tịch phụ trách khối Nông nghiệp – Xây dựng

cơ bản

12 Phòng, Ban, Ngành cùng phụ trách và điều hành các hoạt động của UBND huyện có chức năng sau: Các Phòng, Ban phải sử dụng đúng, đầy đủ quyền hạn của mình để giải quyết các vấn đề thuộc chức năng của Phòng, Ban trong phạm vi của huyện, không đùn đẩy lên UBND huyện hoặc đùn đẩy cho các Ngành khác và lên tỉnh Chỉ đề nghị UBND huyện những vấn đề thuộc thẩm quyền hoặc đã giải quyết nhưng còn có những vấn đề khác nhau 12 phòng ban bao gồm:

1 Văn phòng HDND&UBND;

2 Phòng Nội vụ;

3 Phòng Giáo dục & Đào tạo;

4 Phòng Tài nguyên & Môi trường;

5 Phòng Y tế;

6 Phòng Lao động Thương binh & Xã hội;

7 Phòng Văn hóa Thông tin;

8 Phòng Tư pháp;

9 Phòng Kinh tế & Hạ tầng;

10 Phòng Nông nghiệp;

11 Phòng Tài chính – Kế hoạch;

12 Thanh tra huyện

* Sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBND huyện yên Dũng.

PHỤ LỤC 01.

1.2 Giới thiệu, quá trình hình thành và phát triển Phòng Nội vụ huyện Yên Dũng 1.2.1 Giới thiệu về Phòng Nội vụ huyện Yên Dũng.

* Tên gọi đầy đủ: Phòng Nội vụ huyện Yên Dũng

* Địa chỉ cơ quan: Tiểu khu 5, thị trấn Neo, Yên Dũng, Bắc giang

* Số điện thoại: 02403.870244

* Địa chỉ Email: phongnoivu_yendung@bacgiang.gov.vn

1.2.2.Tóm lược quá trình hình thành và phát triển.

Sự phát triển của hệ thống chính quyền huyện, Phòng tổ chức chính quyền (nay

là Phòng Nội vụ) được thành lập, giữ vai trò là cơ quan chuyên môn giúp việc cho UBND huyện Yên Dũng thực hiện chức năng quản lý nhà nước về công tác tổ chức chính quyền, xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức của chính quyền và các công tác khác trên địa bàn huyện theo quy định

Năm 2004, thực hiện quy định của nghị định số 127/2004/NĐ-CP ngày 29 tháng 9 năm 2004 của Chính phủ, Phòng tổ chức chính quyền huyện được đổi tên thành phòng Nội vụ huyện thực hiện chức năng tham mưu giúp UBND huyện Yên

Từ đó đến nay, thực hiện quy định của Nghị định số 14/2008/NĐ-CP ngày 04 tháng 02 năm 2008 của Chính phủ, Phòng Nội vụ huyện Yên Dũng được thành lập, trên cơ sở sát nhập bộ phận làm công tác tôn giáo huyện, Tổ chuyên trách cải cách hành chính huyện và bộ phận làm công tác thi đua khen thưởng thuộc Văn phòng HĐND và UBND huyện Yên Dũng.

Qua nhiều năm thành lập, tuy chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy và tên gọi có nhiều sự thay đổi tùy theo yêu cầu và nhiệm vụ của mỗi thời kỳ nhưng nhìn chung, với kết quả đạt được, Phòng Nội vụ huyện Yên Dũng đã khẳng định được vai trò, vị trí trong việc tham mưu, giúp việc cho UBND huyện Yên Dũng về công tác tổ chức

bộ máy, xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức, thực hiện chế độ, chính sách cho đội ngũ CBCCVC thuộc thẩm quyền… với sự cố gắng, tận tụy, đoàn kết và ý thức trách nhiệm của tập thể cán bộ, công chức Phòng Nội vụ qua các thời kỳ, Phòng Nội vụ luôn hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được UBND huyện giao phó

1.3 Nhiệm vụ, quyền hạn của Phòng Nội vụ huyện Yên Dũng.

Phòng Nội vụ huyện Yên Dũng là cơ quan chuyên môn trực thuộc UBND Huyện Yên Dũng, chịu sự lãnh đạo và quản lý trực tiếp, toàn diện của UBND huyện, đồng thời chịu sự lãnh đạo và hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ theo ngành nghề về các mặt công tác thuộc phạm vi do Sở Nội vụ Tỉnh Bắc Giang phụ trách

Phòng Nội vụ huyện Yên Dũng có chức năng là cơ quan tham mưu, giúp UBND huyện Yên Dũng thực hiện chức năng quản lý nhà nước về các lĩnh vực: tổ chức, biên chế các cơ quan hành chính sự nghiệp nhà nước; cải cách hành chính; chính quyền địa phương; địa giới hành chính; CBCCVC nhà nước; Hội, tổ chức phi Chính phủ; công tác thanh niên; văn thư, lưu trữ nhà nước; tôn giáo; thi đua khen thưởng

Phòng Nội vụ huyện Yên Dũng có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng, chịu sự chỉ đạo quản lý về tổ chức biên chế và công tác của UBND huyện Yên

Dũng, đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của

Sở Nội vụ

1.4 Cơ cấu tổ chức Phòng Nội vụ huyện Yên Dũng.

Phòng Nội vụ Huyện Yên Dũng đến thời điểm hiện tại có 8 cán bộ biên chế và 01 cán bộ trưng tập, tất cả đều có trình độ đại học và trên đại học bao gồm:

2 KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN YÊN

2 Mỗi công việc chỉ giao cho một cá nhân phụ trách và chịu trách nhiệm chính; CBCCVC được giao phụ trách công việc phải tuân thủ trình tự, thủ tục và thời hạn giải quyết công việc đó theo đúng quy định của pháp luật, chương trình kế hoạch công tác và quy chế làm việc của cơ quan

3 Phân công công việc đúng với trình độ chuyên môn, năng lực và làm việc bảo đảm phát huy hết khả năng, năng lực của CBCCVC; đề cao sự phối hợp công tác, trao đổi thông tin trong giải quyết công việc và mọi hoạt động theo chức năng, nhiệm

vụ và quyền hạn được pháp luật quy định

2.2 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng.

2.2.1 Vị trí và chức năng.

Phòng Nội vụ là cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp huyện có chức năng tham mưu Giúp UBND cấp huyện quản lý nhà nước về: tổ chức bộ máy; vị trí việc làm; biên chế công chức và cơ cấu ngạch công chức trong các cơ quan, tổ chức hành chình nhà nước; vị trí việc làm, cơ cấu viên chức theo chức danh nghề nghiệp và số lượng người làm việc trong các đơn vị sự nghiệp công lập; tiền lương đối với CBCCVC lao động hợp đồng trong cơ quan, tổ chức hành chính, đơn vị sự nghiệp

công lập; cải cách hành chính; chính quyền địa phương; địa giới hành chính; CBCCVC; cán bộ công chức cấp xã và những người hoạt động không chuyên trách ở cấp xã; hội, tổ chức phi chính phủ; văn thư, lưu trữ nhà nước; tôn giáo; thi đua – khen thưởng; công tác thanh niên.

Phòng Nội vụ chấp hành sự lãnh đạo, quản lý về tổ chức, vị trí việc làm, biên chế công chức, cơ cấu ngạch công chức và công tác của UBND cấp huyện, đồng thời chịu sự chấp hành, chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của Sở Nội vụ

2.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn.

2.2.2.1 Trình UBND, Chủ tịch UBND cấp huyện ban hành quyết định, chỉ thị; quy hoạch, kế hoạch dài hạn, năm năm và hàng năm; chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện các nhiệm vụ cải cách hành chính nhà nước thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước được giao.

2.2.2.2 Tổ chức thực hiện các văn bản pháp luật, quy hoạch, kế hoạch sau khi được phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục, theo dõi thi hành pháp luật nhà nước về các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý được giao.

2.2.2.3 Về tổ chức bộ máy.

a Trình UBND, Chủ tịch UBND cấp huyện ban hành văn bản quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức của Phòng Nội vụ theo quy định và theo hướng dẫn của UBND cấp tỉnh;

b Tham mưu giúp UBND cấp huyện trình cấp có thẩm quyền quyết định việc thành lập, sáp nhập, chia tách, giải thể các cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp huyện;

c Thẩm định nội dung đối với văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, và

tổ chức của các cơ quan chuyên môn, đơn vị sự nghiệp công lập thuộc UBND cấp huyện

d Thẩm định đề án thành lập, tổ chức lại, giải thể các đơn vị sự nghiệp công lập thuộc thẩm quyền quyết định của UBND cấp huyện theo quy định của pháp luật và theo phân cấp của UBND cấp tỉnh;

đ Tham mưu giúp UBND cấp huyện trong việc trình UBND cấp tỉnh quyết định thành lập, tổ chức lại, giải thể các đơn vị sự nghiệp công lập thuộc UBND cấp huyện theo quy định của luật chuyên ngành;

e Thẩm định việc thành lập, kiện toàn, sáp nhập, giải thể các tổ chức phối hợp liên ngành thuộc thẩm quyền quyết định của Chủ tịch UBND cấp huyện theo quy định của pháp luật

2.2.2.4 Về quản lý, sử dụng biên chế công chức, số lượng người làm việc trong đơn

vị sự nghiệp công lập:

a Thẩm định, trình UBND cấp huyện, chủ tịch UBND cấp huyện kế hoạch biên chế công chức, kế hoạch số lượng người làm việc hàng năm của các cơ quan, đơn vị sự nghiệp công lập thuộc thẩm quyền quản lý của UBND cấp huyện để UBND cấp huyện trình UBND cấp tỉnh theo quy định;

b Trình chỉ tịch UBND cấp huyện giao biên chế công chức, giao số lượng người làm việc đơn vị sự nghiệp công lập sau khi được cấp có thẩm quyền phê duyêt;

c Giúp UBND cấp huyện hướng dẫn, kiểm tra việc quản lý, sử dụng biên chế công chức, số lượng người làm việc trong đơn vị sự nghiệp công lập theo quy định của pháp luật;

d Tổng hợp, báo cáo biên chế công chức, số lượng người làm việc trong các cơ quan,

tổ chức hành chính, đơn vị sự nghiệp công lập theo quy định của pháp luật;

2.2.2.5 Về quản lý vị trí việc làm, cơ cấu chức danh công chức, viên chức.

a Trình UBND cấp huyện ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn các cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc UBND cấp huyện quản lý xây dựng đề án vị trí việc làm, cơ cấu chức danh công chức, viên chức hoặc đề án điều chỉnh vị trí việc làm, cơ cấu chức danh

công chức, viên chức theo quy định của pháp luật và theo chỉ đạo, hướng dẫn của UBND cấp tỉnh;

b Giúp UBND cấp huyện đôn đốc, theo dõi, thẩm định, tổng hợp về việc xây dựng đề

án vị trí việc làm, cơ cấu chức danh công chức, viên chức hoặc đề án điều chỉnh vị trí việc làm, cơ cấu chức danh công chức, viên chức trong các cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc thẩm quyền quản lý của UBND cấp huyện để trình UBND cấp tỉnh thẩm định; giúp UBND cấp huyện tổng hợp danh mục vị trí việc làm, cơ cấu chức danh công

chức, viên chức của huyện để trình UBND cấp tỉnh theo quy định.

2.2.2.6 Về công tác xây dựng chính quyền:

a Tham mưu, giúp UBND cấp huyện trong việc tổ chức và hướng dẫn công tác bầu

cử đại biểu Quốc hội, bầu cử đại biểu Hội đồng nhân dân các cấp trên địa bàn theo quy định cảu pháp luật và hướng dẫn của UBND cấp tỉnh;

b Giúp UBND cấp huyện trình Hội đồng nhân dân cấp huyện bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm Chủ tịch, Phó chủ tịch và các thành viên khác của UBND cấp huyện theo quy định của pháp luật;

c Trình Chủ tịch UBND cấp huyện phê duyệt kết quả bầ cử, phê chuẩn việc miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên UBND cấp xã theo quy định Trình Chủ tịch UBND cấp huyện bổ nhiệm, bổ nhiệm lại chức danh Chủ tịch, Phó Chủ tịch, thành viên UBND cấp xã nơi thwucj hiện thí điểm không tổ chức HĐND theo quy định;

d Giúp UBND cấp huyện trình Chủ tịch UBND cấp tỉnh phê chuẩn kết quả bàu cử, phê chuẩn việc miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên UBND cấp huyện theo quy định của pháp luật;

đ Giúp UBND cấp huyện trình Chủ tịch UBND cấp tỉnh bổ nhiệm, bổ nhiệm lại chức danh Chủ tịch, Phó Chủ tịch, thành viên UBND cấp huyện nơi thực hiện thí điểm không tổ chức HĐND theo quy định;

e Xây dựng, trình UBND cấp huyện đề án liên quan đến việc thành lập, giải thể, nhập, chia, điều chỉnh địa giới đơn vị hành chính, đổi tên đơn vị hành chính, phân loại đơn vị hành chính trong địa bàn để UBND cấp huyện trình cấp có thẩm quyền xem xét, quyết định;

g Tham mưu, giúp UBND cấp huyện hướng dẫn và tổ chức triển khai, thực hiện các

đề án, văn bản liên quan đến công tác địa giới hành chính, phân loại đơn vị hành chính sau khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt;

h Giúp UBND cấp huyện trong việc quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính của huyện theo quy định của pháp luật;

k Tham mưu, trình UBND cấp huyện trong việc hướng dẫn thành lập, giải thể, sáp nhập và kiểm tra, tổng hợp, báo cáo về hoạt động của thôn, tổ dân phố trên địa bàn huyện theo quy định; thực hiện việc bồi dưỡng công tác cho cấp trưởng, cấp phó của thôn, tổ dân phố theo quy định;

l Tham mưu, giúp UBND cấp huyện chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra UBND cấp xã trong việc xây dựng, thực hiện các văn bản, đề án liên quan đến công tác xây dựng nông thôn mới theo phân công của UBND cấp huyện và quy định của pháp luật

2.2.2.7 Về cán bộ, công chức, viên chức, cán bộ, công chức cấp xã và những người hoạt động không chuyên trách ở cấp xã:

a Trình chủ tịch UBND cấp huyện quyết định việc tuyển dụng, sử dụng, quản lý vị trí việc làm, điều động, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, cho từ chức, luân chuyển, biệt phái, khen thưởng, kỷ luật, đánh giá, thôi việc, nghỉ hưu, thực hiện chế độ tiền lương, chế độ đãi ngộ và các chế độ chính sách khác đối với CBCCVC thuộc thẩm quyền quản lý của UBND cấp huyện theo quy định của pháp luật và phân cấp của UBND cấp tỉnh;

b Thực hiện công tác quản lý hồ sơ, công tác đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp

vụ, kiến thức quản lý đối với CBCCVC cấp xã theo quy định của pháp luật, theo phân cấp quản lý của UBND cấp tỉnh và hướng dẫn của Sở Nội vụ;

c Giúp UBND cấp huyện thực hiện việc tuyển dụng, quản lý công chức cấp xã; thực hiện chế độ, chính sách đối với cán bộ, công chức cấp xã và những người hoạt động

không chuyên trách ở cấp xã theo quy định.

2.2.2.8 Về cải cách hành chính, cải cách chế độ công vụ, công chức:

a Trình UBND cấp huyện triển khai, đôn đốc, kiểm tra các cơ quan chuyên môn cùng cấp và UBND cấp xã thực hiện công tác cải cách hành chính, cải cách chế độ công vụ, công chức ở địa phương;

b Trình UBND cấp huyện các biện pháp đẩy mạnh cải cách hành chính, đẩy mạnh cải cách chế độ công vụ, công chức cấp xã trên địa bàn huyện;

c Tổ chức thực hiện công tác tổng hợp, báo cáo về cải cách hành chính, cải cách chế

độ công vụ, công chức ở địa phương theo quy định

2.2.2.9 Giúp UBND cấp huyện thực hiện quản lý nhà nước về tổ chức và hoạt động của hội, quỹ xã hội, quỹ từ thiện trên địa bàn theo quy định của pháp luật và theo ủy quyền của Chủ tịch UBND cấp tỉnh.

2.2.2.10 Hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ:

a Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về văn thư, lưu trữ của Nhà nước và của tỉnh đối với các cơ quan, tổ chức ở cấp huyện và cấp xã theo quy định của pháp luật;

b Thực hiện công tác báo cáo, thống kê về văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật

2.2.2.11 Về công tác thi đua khen thưởng:

a Tham mưu, đề xuất với UBND cấp huyện tổ chức các phong trào thi đua và triển khai thực hiện chính sách khen thưởng của Đảng và Nhà nước trên địa bàn huyện; làm nhiệm vụ thường trực của Hội đồng Thi đua – Khen thưởng cấp huyện;

b Hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện kế hoạch, nội dung thi đua, khen thưởng trên địa bàn huyện; xây dựng, quản lý cà sử dụng Quỹ thi đua, khen thưởng theo quy định của pháp luật.

2.2.2.12.Về công tác tôn giáo:

a Giúp UBND cấp huyện chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra và thực hiện các chủ trương của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước về tôn giáo và công tác tôn giáo trên địa bàn;

b Chủ trì, phối hợp với các cơ quan chuyên môn cùng cấp để thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về tôn giáo trên địa bàn theo phân cấp của UBND cấp tỉnh và theo quy định của pháp luật;

c Tham mưu, giúp UBND cấp huyện giải quyết những vấn đề cụ thể về tôn giáo theo quy định của pháp luật và theo hướng dẫn của Sở Nội vụ

2.2.2.13 Về công tác thanh niên:

a Tổ chức triển khai thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật chiến lược, chương trình, kế hoạch phát truển thanh niên và công tác thanh niên;

b Hướng dẫn, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về thanh niên và công tác thanh niên theo quy định; giải quyết những vấn đề liên quan đến thanh niên, công tác thanh niên theo quy định và theo phân cấp;

c Chủ trì phối hợp với các cơ quan liên quan và các tổ chức khác của thanh niên trong việc thực hiện hoặc đề nghị cấp có thẩm quyền thực hiện cơ chế, chính sách đối với thanh niên và công tác thanh niên theo quy định

2.2.2.14 Trình UBND cấp huyện ban hành các văn bản hướng dẫn về công tác nội vụ trên địa bàn; hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ về công tác nội vụ đối với các cơ quan, đơn vị ở cấp huyện và UBND cấp xã.

2.2.2.15 Thực hiện việc kiểm tra, giải quyết các khiếu nại, xử lý theo thẩm quyền hoặc báo cáo cấp có thẩm quyền sử lý các vi phạm về công tác nội vụ trong địa bàn

huyện theo quy định Thực hiện công tác phòng chống tham nhũng, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí theo quy định của pháp luật và phân công của UBND cấp huyện.

2.2.2.16 Thực hiện công tác thống kê, thông tin, báo cáo Chủ tịch UBND cấp huyện

và giám đốc Sở Nội vụ về tình hình, kết quả triển khai công tác nội vụ trên địa bàn 2.2.2.17 Tổ chức triển khai, ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ, xây dựng hệ thống thông tin, lưu trữ phục vụ công tác quản lý nhà nước về công tác nội vụ trên địa bàn.

2.2.2 18 Quản lý vị trí việc làm, biên chế công chức, cơ cấu ngạch công chức trong

cơ quan Phòng Nội vụ theo quy định của pháp luật.

2.2.2.19 Quản lý và chịu trách nhiệm về tài chính, tài sản của Phòng Nội vụ theo quy định của pháp luật và theo phân công của UBND cấp huyện.

2.2.2.20 Giúp UBND cấp huyện quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND xã, phường, thị trấn về công tác Nội vụ cà các lĩnh vực công tác khác được giao trên cơ sở quy định của pháp luật và hướng dẫn của Sở Nội vụ.

2.2.2.21 Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của UBND cấp huyện hoặc theo quy định của pháp luật.

2.3 Mô tả việc phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc trong phòng.

2.3.1 Nhiệm vụ, quyền hạn,phạm vi giải quyết công việc của lãnh đạo phòng.

độ Thủ trưởng làm chủ tài khoản, quản lý tài chính của cơ quan theo quy định của pháp luật

- Phân công nhiệm vụ và chỉ đạo công tác các Phó Trưởng phòng, cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan

- Chịu trách nhiệm trước Huyện ủy, HĐND, UBND huyện và Chủ tịch UBND về toàn bộ công tác chuyên môn của Phòng Nội vụ

- Chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ của Sở Nội vụ

công tác đào tạo,

CBCCVC

- Chỉ đạo hướng dẫn và tổ chức thực hiện các chủ trương, đường lối của Đảng, chính sách pháp luật của nhà nước về công tác Dân tộc và Tôn giáo; giám sát, hướng dẫn hoạt động của các tổ chức phi Chính phủ và các tổ chức hội nghề nghiệp và một số nhiệm vụ khác do Thường trực UBND Huyện và Trưởng phòng phân công trực tiếp

- Xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức hàng năm thuộc thẩm quyền quản lý của UBND Huyện; Cử CBCCVC

tham gia các lớp đào tạo, bồi dưỡng; chỉ đạo quản lý công tác đào tạo, bồi dưỡng CBCCVC theo thẩm quyền.

- Được ký thay Trưởng phòng một số văn bản của phòng về lĩnh vực được giao nếu được sự đồng ý của trưởng phòng; thay mặt Trưởng phòng điều hành công việc của cơ quan nếu được ủy quyền khi Trưởng phòng đi vắng

- Duy trì giờ giấc làm việc của cơ quan; theo dõi công tác thi đua, chấm điểm, bình xét thi đua đối với tập thể, cá nhân theo tháng, quý, năm

- Thực hiện một số nhiệm vụ khác do Trưởng phòng phân công

sở, quản lý mốc địa giới hành chính; công tác Thi đua - Khen thưởng, Kỷ luật CBCCVC; công tác Văn thư – Lưu trữ

- Công tác xây dựng chính quyền cơ sở, quản lý đội ngũ cán bộ, công chức cấp xã và cán bộ hoạt động không chuyên trách ở xã, thôn, tổ dân phố

- Công tác bầu cử đại biểu Quốc hội và đại biểu HĐND các cấp; củng cố kiện toàn bộ máy chính quyền cơ sở; hướng dẫn công tác bầu cử Trưởng phó thôn, tiểu khu, tổ dân phố trên địa bàn Huyện

- Chỉ đạo thực hiện công tác tiền lương, giải quyết chế độ chính sách đối với cán bộ, công chức cấp xã; chế độ chính sách, phụ cấp của

- Quản lý công tác địa giới hành chính.

- Công tác chia, tách, xác nhập, đổi tên thôn, tiểu khu, tổ dân phố

- Ký xác nhận bảng lương của các xã, thị trấn

- Công tác Thi đua – Khen thưởng; công tác kỷ luật CBCCVC, cán bộ công chức cấp xã

- Công tác Văn thư – Lưu trữ nhà nước

- Được ký thay Trưởng phòng một số văn bản của phòng có liên quan đến công việc lĩnh vực được giao nếu được sự đồng ý của Trưởng phòng

- Thực hiện nhiệm vụ khác do trưởng phòng phân công

công tác công chức, viên chức;

công tác cải cách hành chính; công tác thanh niên

- Công tác tổ chức bộ máy và biên chế

- Quản lý đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức các cơ quan chuyên môn, đơn vị sự nghiệp trực thuộc UBND Huyện; đơn vị sự nghiệp thuộc ngành Giáo dục và Đào tạo

- Quản lý nhà nước về công tác thanh niên

- Ký các nhận bảng lương của các cơ quan

sự nghiệp; công tác cải cách hành chính, công tác thanh niên, công tác dân tộc, tôn giáo; các tổ chức Hội, tổ chức Phi Chính phủ

- Đ/c Nguyễn Thị Hảo

+ Phụ trách theo dõi khối Mầm non và THCS: Tham mưu giải quyết chế độ chính sách đối với CBCCVC; quản lý, bảo quản hồ sơ CBCCVC; công tác bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, điều động, luân chuyển CBCCVC; xây dựng báo cáo và giải quyết các vấn đề đột xuất

+ Quản lý cán bộ hợp đồng lao động các cơ quan, đơn vị trực thuộc UBND Huyện và khối

sự nghiệp Giáo dục và Đào tạo

+ Giải quyết chế độ hế tập sự với CBCCVC

- Đ/c Hoàng Nguyên Hùng

+ Phụ trách theo dõi khối Tiều học, các phóng ban chuyên môn, đơn vị sự nghiệp thuộc UBND Huyện; công tác tổ chức bộ máy và biên chế; tham mưu giải quyết chế độ chính sách đối với CBCCVC; quản lý, bảo quản hồ sơ cán

điều động, luân chuyển CBCCVC; xây dựng các báo cáo và giải quyết các nhiệm vụ đột xuất.+ Giải quyết chế độ hưu đối với CBCCVC.

NGUYỄN

VĂN HÒA

Theo dõi công tác xây dựng Chính quyền cơ sở; công tác kỷ luật CBCCVC; công tác đào tạo, bồi dưỡng; công tác Thi đua – Khen thưởng kiêm Thủ quỹ, hành chính của cơ quan

- Công tác bầu cử Đại biều Quốc hội, đại biểu HĐND các cấp, xây dựng kiện toàn chính quyền cấp xã

- Quản lý đội ngũ cán bộ chuyên trách, công chức cấp xã và cán bộ hoạt động không chuyên trách cấp xã trên địa bàn Huyện; cán bộ KNCS, thú y cơ sở, Viên chức DS – KHHGD cấp xã

- Công tác lao động tiền lương, giải quyết các chế độ, chính sách đối với CBCCVC được giao phụ trách

- Hướng dẫn công tác bầu cử trưởng thôn, phó thôn, tiểu khu và tổ dân phố

- Công tác địa giới hành chính

- Công tác Kỷ luật CBCCVC, cán bộ, công chức

Kế toán cơ quan - Thực hiện nhiệm vụ công tác Kế toán của cơ

quan đảm bảo đúng quy định của pháp luật

NGUYỄN

THỊ THÚY

Theo dõi, thực hiện công tác Văn thư – Lưu trữ

- Hướng dẫn, kiểm tra các cơ quan hành chính,

tổ chức sự nghiệp và doanh nghiệp trên địa bàn huyện chấp hành tốt các chế độ, quy định pháp luật về Văn thư – Lưu trữ

- Trực tiếp quản lý các trang thiết bị, cơ sở vật chất phục vụ công tác Văn thư – Lưu trữ và cơ quan

- Dự thảo báo cáo tháng, quý, năm trinh lãnh đạo cơ quan

- Công tác văn thư, đánh máy, in ấn tài liệu, tiếp nhận và chuyển công văn, điện tín, điện mật, điện toại, đơn thư khiếu nại, tố cáo của công dân

đi, đến đảm bảo chính xác, kịp thời, trung thực

- Thực hiện quản lý tài sản, con dấu của Phòng Nội vụ theo quy định của pháp luật

- Quản lý công văn đi, công văn đến; hộp thư điện tử, hệ thống quản lý điều hành của cơ quan

3 TÌM HIỂU CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA PHÒNG NỘI VỤ

Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của UBND huyện Yên Dũng ban hành kèm theo quyết định số 98/2014/QĐ-UBND ngày 26 tháng 4 năm 2014 của UBND huyện Yên Dũng

Quyết định số 182/QĐ-UBND ngày 15/4/2011 về ban hành danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ huyện

Quyết định số 39/QĐ-UBND ngày 15/3/2012 về ban hành danh mục thành phần tài liệu tiêu biểu thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ huyện

Quyết định số 76/QĐ-UBND ngày 09/4/2014 ban hành quy định thơi hạn bảo quản hồ sơ tài liệu, hình thành trong hoạt động của UBND huyện Yên Dũng

Quyết định số 55/QĐ-UBND ngày 11/3/2014 về việc xây dựng danh mục hồ sơ 2014

Phòng Nội vụ ban hành hướng dẫn số 03/HD-NV ngày 15/8/2011 về việc hướng dẫn lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ lịch sử số 04/NV-VTLT ngày 08/01/2014 về việc nộp lưu tài liệu vào lưu trữ huyện số 52/NV-VTLT ngày 11/12/2013 về việc báo cáo thống kê công tác văn thư lưu trữ năm 2013 Số 53/NV-VTLT ngày 17/12/2013 về việc quản lý văn bản và đăng ký mua sổ quản lý văn bản.

3.2 Mô hình tổ chức Văn thư của phòng Nội vụ.

Khái niệm: Văn tư tập trung: Tất cả các công việc tiếp nhận đăng ký, chuyển

giao và theo dõi thời hạn giải quyết công văn đến, đánh máy, in, trình ký, đóng dấu, vào sổ và làm thủ tục gửi công văn đi của cơ quan và các đơn vị trực thuộc đều tập trung ở văn phòng cơ quan

Do cơ cấu tổ chức bộ máy của phòng Nội vụ, khối lượng công việc diễn ra hàng năm và số lượng nhân sự của cơ quan nên tổ chức văn thư của cơ quan tổ chức theo hình thức văn thư tập trung

Ngoài ra Chuyên viên của phòng Nội vụ Yên Dũng ngoài làm công tác chuyên môn của mình được lãnh đạo giao phó, thì có thể đảm nhiệm thêm nhiệm vụ đó là công tác văn thư khi lãnh đạo yêu cầu

Yêu cầu đối với chuyên viên làm công tác kiêm nhiệm văn thư thì mỗi chuyên viên phải được đào tạo chuyên môn, nghiệp vụ về công tác văn thư, nắm rõ các kiến thức về quy định, thông tư liên quan đến công tác văn thư

3.3 Công tác soạn thảo văn bản và ban hành văn bản của phòng.

3.3.1 Xác định thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của phòng.

Là cơ quan tham mưu, giúp việc cho UBND huyện Yên Dũng chính vì vậy Phòng Nội vụ huyện Yên Dũng được phép ban hành các văn bản liên quan đến công tác hành chính của UBND HUYỆN Yên Dũng:

* Căn cứ vào sổ đăng ký văn bản đi Thống kê số lượng các loại văn bản bản