Nghiệp vụ giao nhận vận tải bằng đường hàng không của công ty hoàng hà

Nghiệp vụ giao nhận vận tải bằng đường hàng không của công ty hoàng hà Nghiệp vụ giao nhận vận tải bằng đường hàng không của công ty hoàng hà Nghiệp vụ giao nhận vận tải bằng đường hàng không của công ty hoàng hà Nghiệp vụ giao nhận vận tải bằng đường hàng không của công ty hoàng hà Nghiệp vụ giao nhận vận tải bằng đường hàng không của công ty hoàng hà Nghiệp vụ giao nhận vận tải bằng đường hàng không của công ty hoàng hà Nghiệp vụ giao nhận vận tải bằng đường hàng không của công ty hoàng hà Nghiệp vụ giao nhận vận tải bằng đường hàng không của công ty hoàng hà Nghiệp vụ giao nhận vận tải bằng đường hàng không của công ty hoàng hà Nghiệp vụ giao nhận vận tải bằng đường hàng không của công ty hoàng hà Nghiệp vụ giao nhận vận tải bằng đường hàng không của công ty hoàng hà Nghiệp vụ giao nhận vận tải bằng đường hàng không của công ty hoàng hà

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG

KHOA KINH TẾ VÀ KINH DOANH QUỐC TẾ

Khóa Lớp: K51D

TP Hồ Chí Minh, tháng 08 năm 2015

NHẬN XÉT CỦA NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC

TP.HCM, ngày … tháng … năm 2015

ThS Lê Giang Nam

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

Từ viết tắt Nghĩa tiếng Anh Nghĩa tiếng Việt

FIATA International Ferderation of

IATA International Ferderation of Freight Hiệp hội vận tải hàng không quốc tếISO International Organization for

Standardization Tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế

NAFIQAD National Argo Forestry Fisheries Quality Assurance

Cục kiểm dịch sức khỏe động thực vật- Bộ Nông Nghiệp Mỹ

APEC Asia-Pacific Economic Cooperation Diễn đàn Hợp tác Kinh tế châu Á – Thái Bình Dương

DANH MỤC BẢNG BIỂU

Bảng 1.1 Quá trình phát triển của công ty Hoàng Hà từ năm 1992 đến nay 5

Bảng 1.2 Tình hình nhân sự của công ty Hoàng Hà International Logistics 10

Sơ đồ 2.1 Qui trình giao nhận hàng hóa bằng đường hàng không 11

MỤC LỤC DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

DANH MỤC BẢNG BIỂU

LỜI MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN HOÀNG HÀ INTERNATIONAL LOGISTICS 3

1.1 Lịch sử hình thành và quá trình phát triển 3

1.1.1 Lịch sử hình thành 5

1.1.2 Quá trình phát triển 5

1.2 Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức hành chính 6

1.2.1 Chức năng 6

1.2.2 Nhiệm vụ 7

1.2.3 Cơ cấu tổ chức và tình hình nhân sự 7

1.2.3.1 Cơ cấu tổ chức 9

1.2.3.2 Tình hình nhân sự 10

CHƯƠNG 2: QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG TẠI CÔNG TY 11

2.1 Sơ đồ giao nhận hàng hóa bằng đường hàng không 11

2.2 Qui trình thực tế 15

2.3 Nhận xét qui trình 15

2.3.1 Điểm mạnh 15

2.3.2 Hạn chế 16

CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ 17

3.1 Triển vọng của công ty 17

3.1.1 Cơ hội .17

3.1.2 Thách thức 18

3.2 Định hướng phát triển 19

3.3 Giải pháp 19

3.3.1 Giải pháp của công ty 20

3.3.2 Giải pháp đề xuất 22

KẾT LUẬN 23

PHỤ LỤC

Air Way Bill

Invoice and Packing List

Foreign Site Certificate of Inspection and/or TreatmentPhytosanitary Certificate

Irradiation Certificate

LỜI MỞ ĐẦU

Ngày 11/01/2007, Việt Nam chính thức trở thành thành viên thứ 150 của tổ chức thương mại thế giới WTO Trên con đường hội nhập kinh tế quốc tế, nước ta

đã tham gia đầy đủ các định chế kinh tế toàn cầu, mở rộng thị trường hàng hóa dịch

vụ theo hướng hiện đại Chính vì thế, ngoại thương luôn giữ vững vị thế tiên phong, khẳng định vai trò quan trọng trong tăng trưởng kinh tế, thúc đẩy nhanh quá trình hội nhập kinh tế quốc tế Đây là yếu tố quan trọng để các doanh nghiệp trong nước ngày càng đẩy mạnh phát triển hoạt động kinh doanh hàng hóa XNK Tuy nhiên, để ngoại thương phát triển thì dịch vụ giao nhận hàng hóa giữ một vai trò vô cùng quan trọng

Hoạt động giao nhận hàng hóa trong những năm gần đây phát triển mạnh hơn so với những năm trước, nhất là từ khi nước ta gia nhập tổ chức WTO Bên cạnh hoạt động giao nhận hàng hóa bằng đường biển thì hoạt động giao nhận hàng hóa bằng đường hàng không cũng đang ngày càng phát triển và chiếm vai trò quan trọng, mặc dù vẫn còn khá mới mẻ so với đường biển Vì vậy, với mong muốn tìm hiểu thêm về hoạt động giao nhận hàng hóa bằng đường hàng không tại một công ty

uy tín và chuyên nghiệp trong lĩnh vực này thông qua các tình huống cụ thể, người viết quyết định chọn đề tài "Nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường hàng không tại công ty cổ phần Hoàng Hà International Logistics"

Cùng với lời mở đầu và kết luận, nội dung bài báo cáo gồm các nội dung sau đây:

Chương 1: Giới thiệu khái quát về công ty cổ phần Hoàng Hà International Logistics

Chương 2: Quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường hàng không của công

ty Hoàng Hà International Logistics

Chương 3: Một số giải pháp

Người viết xin chân thành cảm ơn Ban Giám đốc, toàn thể nhân viên trong công ty Hoàng Hà – đặc biệt các anh, chị trong bộ phận Cargo; cũng như sự hướng dẫn chi tiết và nhiệt tình của Thạc sĩ Lê Giang Nam – giảng viên trường Đại Học Ngoại Thương cơ sở II đã tạo mọi điều kiện để giúp đỡ người viết hoàn thành bài thu hoạch này

Tuy nhiên, do thời gian gấp rút và sự hạn chế về kiến thức cũng như kinh nghiệm, bài thu hoạch không tránh khỏi những thiếu sót, rất mong được sự giúp đỡ

và góp ý của quý thầy cô để bài thu hoạch được đầy đủ và hoàn thiện hơn

TP Hồ Chí Minh, ngày 10 tháng 08 năm 2015 Sinh viên thực hiện

Lưu Quốc Thiên Trang

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN HOÀNG

HÀ INTERNATIONAL LOGISTICS 1.1 Lịch sử hình thành và quá trình phát triển

Ra đời từ thập niên 90 đến nay Công ty Cổ phần Hoàng Hà International Logistics đã có những bước tiến quan trọng Mục tiêu hàng đầu của Công ty là vận chuyển hàng hóa đúng thời gian, an toàn, nhanh chóng, đúng quy trình để đảm bảo

sự hài lòng cao nhất đối với khách hàng Vận tải và tiếp vận không chỉ đơn thuần là đường bộ, đường sắt, đường biển hay đường hàng không, mà hơn thế nữa là thông tin liên lạc liên tục và hợp tác giữa các bên Đó là yếu tố quyết định sự thành công trong vận chuyển hàng hóa từ nơi xuất phát đến điểm đích Mạng lưới đại lý của Công ty Cổ phần Hoàng Hà International Logistics đã phủ rộng khắp Thế giới cho phép Công ty cung cấp dịch vụ từ Việt Nam đến các cảng hàng không và các cảng biển nổi tiếng trên Thế giới, luôn đảm bảo việc kiểm tra và xác định chính xác về hành trình của lô hàng ở mọi thời điểm Vì thế sau hơn 20 năm hoạt động trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa Quốc tế, Công ty Cổ phần Hoàng Hà International Logistics đã luôn nổ lực để trở thành đại lý hàng đầu của các hãng hàng không Quốc tế như: Vietnam Airlines, Cathay Pacific Airway, Singrapore Airlines, China airlines, Thai Airway, Asiana Airlines, Korean Air, Eva Air…., là thành viên của các

tổ chức: Hiệp hội vận tải hàng không Quốc tế (IATA), Liên đoàn quốc tế các hiệp hội giao nhận (FIATA), Hiệp hội giao nhận kho vận Việt Nam (VIFFAS), Hiệp hội chế biến và xuất khẩu thủy sản Việt Nam (VASEP) Với những gì đã nỗ lực đạt được, đến nay Công ty Cổ phần Quốc tế Logistics Hoàng Hà đã trở thành một trong

những nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng đầu trong nước

Công ty Cổ phần Quốc tế Logistics Hoàng Hà đã kết hợp thực tế tại thị trường Việt Nam và kiến thức chuyên nghiệp Quốc tế nhằm tạo ra những dịch vụ tốt nhất nhằm đảm bảo tối ưu hóa hoạt động của mình Công ty đã thiết lập hệ thống kho cảng Quốc tế với đầy đủ thiết bị hỗ trợ như: xe đầu kéo, xe tải, xe nâng, container…Kho lạnh của Công ty được thiết kế theo tiêu chuẩn HACCP/FDA (USA) Ngoài ra, không thể không kể đến các dịch vụ hỗ trợ như: đóng kiện và kiểm tra hàng hóa, đóng gói, dán nhãn, bao bì Chất bảo quản thủy hải sản khô như:

đá khô không tan chảy có nhiệt độ - 40 độ C hoặc gel lạnh hoàn toàn được sản xuất tại Công ty Với những tiện ích trên, hàng nông, thủy hải sản của Việt Nam do Hoàng Hà tiếp nhận sẽ có thêm sức mạnh đối với thị trường hàng hóa nước ngoài Phương hướng dịch vụ giao nhận của Công ty là “Chúng tôi luôn ở bên hàng hóa của bạn”

Tên Công ty: Công ty Cổ phần Hoàng Hà International Logistics

Tên giao dịch: Hoàng Hà International Logistics (HIL)

Tổng diện tích: 10.250m2 (bao gồm: văn phòng, khu chế xuất, nhà kho,…).Điện thoại: (84.8)38155319

Chi nhánh Đà Nẵng: 267 Trần Phú, Quận Hải Châu, Đà Nẵng.

 Điện thoại: (84) 5113561561

 Fax: (84) 5113824602

Chi nhánh Cần Thơ: số 40, đường A3, KDC Hưng Phú I, Quận Cái Răng,

TP Cần Thơ, Việt Nam

Năm 1993 • Thành lập kho bảo quản và sơ chế hàng hóa XNK

Năm 1994 • Phát triển ngành vận tải hàng không với nhiều hãng bay:

VietNam Airlines, TG, CX, SQ, BQ

• Trở thành đại lý giao nhận Quốc tế

Năm 1995 • Đại lý hàng đầu VietNam Airlines

Năm 1996 • Lập xưởng bao bì và đội xe vận tải

Năm 1997 • Lập văn phòng sân bay tại 63 Trường Sơn, Phường 2, Quận

Tân bình, TP HCM

Năm 1998 • Đại lý hàng đầu các hãng hàng không Quốc tế

Năm 1999 • Thành viên IATA, FIATA, VIFFAS,…

• Thành lập văn phòng tại Hà Nội

Năm 2000 • Thành lập văn phòng tại Đà Nẵng

Năm 2001 • Lập trung tập Dịch vụ - giao nhận –thương mại tại 63

Trường Sơn, quận Tân Bình, TP HCM

Năm 2002 • Thiết lập mảng lưới giao nhận Quốc tế

Năm 2003 • Lập xưởng đông lạnh

Năm 2004 • Đại lý hàng đầu IATA tại Việt Nam

Năm 2005 • Xây dựng tiêu chuẩn ISO: 9001-2000

Năm 2006 • Chuyên nghiệp giao nhận hàng hóa Quốc tế Logistics

Năm 2007 • Thiết lập hệ thống quản lý phân phối hàng hóa Quốc tế

Logistics

Năm 2008 • Trở thành Công ty Cổ phần Hoàng Hà International

Logistics

Năm 2009 • Đạt danh hiệu Thương Hiệu Mạnh Việt Nam

Năm 2011 • Thành lập văn phòng tại Cần Thơ

(Nguồn: Phòng Hành chính-Nhân sự Công ty Hoàng Hà International Logistics)

1.2 Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức hành chính

1.2.1 Chức năng

Chức năng chính của Công ty Cổ phần Hoàng Hà International Logistics là mua bán, cung ứng, XNK hàng thủy hải sản, nông sản, hàng phi mậu dịch, dịch vụ thương mại Đồng thời, Công ty Cổ phần Hoàng Hà International Logistics cũng là đại lý ký gởi hàng không, hoạt động kinh doanh trong linh vực chủ yếu sau:

 Thương mại và xuất khẩu hàng động vật sống, hàng thủy sản, hàng rau quả tươi, hàng nguy hiểm và hàng siêu trường, siêu trọng

 Đại lý ký gởi đường hàng không

 Dịch vụ đại lý tàu biển

 Dịch vụ đường bộ

 Dịch vụ cho thuê kho bãi

 Dịch vụ giao nhận hàng hóa XNK

 Dịch vụ kê khai Hải quan

 Dịch vụ bảo quản, đóng gói, dán nhãn, đóng kiện, kiểm đếm hàng hóa, cung cấp đá Gel (Gel – Ice) với công dụng: đặc biệt thích hợp cho bảo quản hải sản tươi sống và rau củ quả tươi, bảo quản tân dược Ngoài ra, Gel còn có công dụng khác như: chườm nóng lạnh khi bị sốt cao, giữ lạnh thực phẩm trong các tuyến du lịch với ưu điểm gọn nhẹ, dễ sử dụng.Cung cấp đá khô (Dry – Ice) Năng suất đông lạnh

ở 0oC của đá khô là 152Kcal/kg gấp đôi năng suất lạnh của một khối nước đá có cùng trọng lượng và gấp 3 lần khối nước đá có cùng thể tích Khí CO2, không màu, không mùi, có khả năng ngăn chặn sự biến màu, oxy hóa, sự thối rửa rau quả do nấm mốc, vi khuẩn gây ra

Ngoài ra, công ty còn có chức năng:

 Đầu tư mở rộng sản xuất kinh doanh, mở rộng thị trường nhằm duy trì sự tồn tại và phát triển của Công ty

 Quản lý nguồn tài chính, sử dụng vốn kinh doanh có hiệu quả trên cơ sở tiết kiệm chi phí quản lý nhưng vẫn đảm bảo chất lượng sản phẩm và dịch vụ

1.2.2 Nhiệm vụ

Công ty thực hiện việc mua hàng thủy sản, trái cây rau củ quả ở các tỉnh, sử dụng hiệu quả tiềm nắng địa phương, với độ xe tải giúp Công ty vận chuyển hàng hóa ở các nơi về kho sơ chế và bảo quản hàng nông thủy sản tươi sống

 Thiết lập các thủ tục, chứng từ XNK giao nhận và vận chuyển hàng hóa (kiểm dịch, kiểm định, chứng từ xuất xứ,…)

 Tiếp nhận, giám sát, chuyển giao hàng hóa XNK tại các cửa khẩu

 Thực hiện các chứng từ thương mại phục vụ hàng hóa XNK: hóa đơn thương mại (Invoice), phiếu đóng gói (Packing List)

 Thực hiện các thủ tục, chứng từ vận chuyển hàng hóa XNK bằng đường biển, đường hàng không, đường bộ

 Thực hiện thủ tục khai hải quan hàng hóa XNK (Chức năng là đại lý khai thuê hải quan)

 Cập nhật, phổ biến các chính sách chủ trương pháp luật liên quan đến hàng hóa XNK

1.2.3 Cơ cấu tổ chức và tình hình nhân sự

Sơ đồ 1.1 Cơ cấu tổ chức của công ty Hoàng Hà

(Nguồn: Phòng Hành chính-Nhân sự Công ty Hoàng Hà International Logistics)

• Giám đốc: Đảm nhiệm các chức năng hoạch định như xác định mục tiêu của công ty, xây dựng các chiến lược tổng thể, thiết lập các kế hoạch hội nhập và phối hợp các hoạt động tổ chức, chịu trách nhiệm về mặt thủ tục giấy tờ, giấy phép kinh doanh, kí kết các hợp đồng.

• Các phó giám đốc: Phụ trách công tác quản trị trực tiếp các phòng ban trong

công ty và chịu trách nhiệm trước giám đốc về nhiệm vụ công tác được giao

• Phòng kinh doanh XNK (phòng nghiệp vụ thực tập):

•Tổ Sale: trực tiếp liên hệ khách hàng, theo dõi, chăm sóc khách hàng lớn

và thường xuyên, đồng thời tiếp nhận các khách hàng mới Lấy thông tin cần thiết từ khách hàng và trả chứng từ sau khi hoàn tất dịch vụ

•Tổ Booking: tiếp nhận thông tin từ lô hàng, liên hệ với hãng tàu hoặc hãng hàng không để đặt chỗ cho hàng hóa

•Tổ Bill: Chịu trách nhiệm lập AWB, B/L, khai quan điện tử, xin cấp các chứng thư và giấy chứng nhận

•Tổ Customs: Làm việc tại TCS, cảng biển, thực hiện công tác Hải quan kiểm hóa

•Tổ Handling: làm việc tại kho bãi, cảng biển, có nhiệm vụ trực tiếp tiếp nhận hàng hóa từ khách hàng, cân đo, sắp xếp hàng vào kho

• Phòng hành chính: quản lí tài sản công ty, cung cấp trang thiết bị cho các phòng ban, tuyển nhân sự, quản lí nhân sự

• Phòng kế toán: theo dõi và cân đối nguồn vốn, hạch toán cho bộ phận kinh doanh, quản lí các hoạt động thu chi từ kết quả hoạt động và cung ứng dịch vụ giao nhận vận tải, lập báo cáo tài chính

• Phòng thông tin và phát triển kinh doanh: Lưu trữ hồ sơ bằng máy vi tính thực hiện vi tính hóa các bộ phận khác như: bộ phân thu mua, bộ phân xuất khẩu,

• Xưởng sản xuất bao bì: Theo kế hoạch của việc xuất khẩu hàng hóa, xưởng

có trách nhiệm sản xuất bao bì như: thùng xốp, thùng carton, đểđóng gói cho hàng xuất khẩu theo kích thước của từng loại hàng và chịu được sự va chạm, nhằm tránh cho hàng tươi sống bị hư hỏng trong quá trình vận chuyển Thực hiện sản xuất bao

bì theo đơn đặt hàng các đơn vị kinh doanh khác, sản xuất, bảo đảm các yêu cầu đóng gói hàng thủy hải sản một cách nhanh chóng, phục vụ cho việc sản xuất kinh doanh xuất khẩu của Công ty, cũng như đáp ứng tốt nhu cầu về bao bì

• Đội xe tải: Trách nhiệm là bảo quản tốt việc vận chuyển hàng thủy sản và

rau quả tươi sống, đồng thời phải đảm bảo được tiến độ giao hàng nhanh chóng và kịp thời từ nơi mua hàng đến kho sơ chế bảo quản cũng như vận chuyển hàng ra sân bay

1.2.3.2 Tình hình nhân sự

Bảng 1.2 Tình hình nhân sự của công ty Hoàng Hà International Logistics

Số lượng

tác >30<30 11238 74,725,3 115 76,2 11036 23,8 26 80,819,2 11426 81,418,6 11121 84,115,9Trình

(Nguồn: Phòng Hành chính-Nhân sự Công ty Hoàng Hà International Logistics)

Giai đoạn năm 2010 – 2014, tình hình nhân sự ở công ty tương đối ổn định, có xu hướng giảm nhẹ liên quan đến việc cắt giảm một số hoạt động kinh doanh tại Khu Công Nghiệp Công ty có một cơ cấu nhân sự già, hơn 74% công nhân viên có độ tuổi trên

ba mươi Được thành lập cách nay hơn 20 năm, những nhân sự gắn bó với công ty

từ những ngày đầu tiên, nay trở thành các trưởng bộ phận quản lí công ty Trong khi

đó, những nhân viên thừa hành đựợc tuyển mới qua từng thời kì Sự phối hợp giữa kinh nghiệm và sự năng động là chính sách nhân sự của công ty Đối với cơ cấu về mặt giới tính, số lượng công nhân viên nam chiếm từ 55% đến 66%, công ty không phân biệt giới tính trong tuyển dụng, chỉ dựa vào yêu cầu công việc để lựa chọn ứng viên phù hợp Về trình độ học vấn, những nhân viên làm việc tại khối văn phòng ít nhất phải tốt nghiệp Cao đẳng, riêng công nhân làm việc tại khu công nghiệp và cảng hàng không chỉ yêu cầu tốt nghiệp THPT trở lên

Nhìn chung, Công ty có một tình hình nhân sự ổn định về cơ cấu giới tính,

độ tuổi, và trình độ học vấn Điều này giúp việc quản trị diễn ra thông suốt Với hơn

116 công nhân viên giai đoạn 2010 - 2014, khối lượng công việc cho từng nhân viên không quá tải, đáp ứng được hầu hết các yêu cầu công việc hàng ngày Chính sách chung của Công ty giai đoạn này là xây dựng bộ máy tinh gọn nhưng hiệu quả

CHƯƠNG 2: QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT

KHẨU BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG 2.1 Sơ đồ qui trình giao nhận hàng hóa bằng đường hàng không

Sơ đồ 2.1 Qui trình giao nhận hàng hóa bằng đường hàng không

(Nguồn: Phòng Kinh doanh Công ty Hoàng Hà International Logistics)

2.2 Quy trình thực tế

Bước 1: Khách hàng liên lạc với nhân viên Sale

Khách hàng (cá nhân hoặc công ty xuất khẩu) gọi điện thoại hoặc gửi mail cho nhân viên kinh doanh-Sale để cung cấp thông tin về hàng hóa như: tên hàng, số lượng, trọng lượng, thể tích của hàng hóa, địa điểm đến của hàng hóa (khách có thể chọn hãng bay), ngày khách gửi hàng, tên người gửi hàng, người nhận hàng và một

số yêu cầu đặc biệt, nếu có

Bước 2: Nhân viên Sale cung cấp thông tin cho nhân viên Booking

Nhân viên Sale cung cấp thông tin về hàng hóa như: tên hàng, khối lượng hàng hóa, địa điểm nhận hàng, ngày hàng được xuất khẩu và có thể có hãng bay mà khách yêu cầu

Tên hàng: tùy theo tính chất hàng hóa mà có giá cước khác nhau, ví dụ hàng khô- hàng thông thường (General Cargo) như quần áo, giày dép, đồ gia dụng có giá cước thấp hơn các hàng hóa khác, hàng dễ hư hỏng (Perishable Cargo) như trái cây tươi, cá sống, cá tươi ướp đá có giá cước cao hơn hàng hóa thông thường, hoặc các hàng hóa đặc biệt khác như động vật sống (chó mèo), hàng quan tài (tro cốt), hàng sách báo cho người mù sẽ được áp dụng theo giá quy định trong IATA Tact Rate và Tact Rule

7

6

8 9