Lý Thuyết tin học B Excel

Bài lý thuyết tin học B về phần excel. Giúp các bạn ôn tập các kiến thức về phần thực hành excel, tham khảo nâng cao kiến thức, học tập, nghiên cứu và làm việc hiệu quả. Chúc các bạn có thêm được những kiến thức bổ ích

BÀI 1.KIẾN THỨC CĂN BẢN

1 Hàm Vlookup

− Công thức: Vlookup(Giá trị dò tìm, Bảng tham chiếu, Cột cần lấy,Cách dò).

− Công dụng: Dò tìm giá trị trong bảng dò theo cột

§ Cách dò là 0 khi trị dò trong bảng tính và bảng dò giống nhau.

§ Cách dò là 1 khi dò một khoảng giá trị trong bảng dò tăng dần.

2 Hàm Hlookup

− Công thức: Hlookup(Giá trị dò tìm, Bảng tham chiếu, Dòng cần lấy,Cách dò).

− Công dụng: Dò tìm giá trị trong bảng dò theo dòng.

§ Cách dò là 0 khi trị dò trong bảng tính và bảng dò giống nhau.

§ Cách dò là 1 khi dò một khoảng giá trị trong bảng dò tăng dần.

BÀI 1.KIẾN THỨC CĂN BẢN

3 Hàm tính tổng có điều kiện:

- Công thức: Sumif(Vùng chứa điều kiện, Điều kiện, Vùng cần tính tổng)

- Công dụng: Tính tổng của các ô trong vùng cần tính thoả một điều kiện

4 Hàm đếm có điều kiện:

- Công thức: COUNTIF(Vùng cần đếm, điều kiện)

- Công dụng: Đếm các ô chứa giá trị thỏa một điều kiện

BÀI 1.KIẾN THỨC CĂN BẢN

5 Hàm LARGE()

• - Công thức: LARGE(array, k)

• - Trả về giá trị lớn nhất thứ k trong một tập số liệu

array : Mảng hay dãy số liệu dùng để xác định giá trị lớn nhất thứ k

k : Vị trí (tính từ giá trị lớn nhất) trong mảng hay dãy số liệu.

6 Hàm SMALL() trong Excel

• - Công thức: SMALL(array, k)

• - Trả về giá trị nhỏ nhất thứ k trong một tập số liệu

array : Mảng hay dãy số liệu dùng để xác định giá trị lớn nhất thứ k

k : Vị trí (tính từ giá trị lớn nhất) trong mảng hay dãy số liệu.

7 Rút trích dữ liệu

BÀI 1.KIẾN THỨC CĂN BẢN

BÀI 2 DATA LIST – INDIRECT – DATA VALIDATION

1 Tạo List

− Chọn Data /DataValidation/Setting/List

− Trong mục Source: Chọn nguồn cho List

2 List động

List động là danh sách tự động cập nhật khi người dùng thay đổi thông tin dữ liệu nguồn.

BÀI 2 DATA LIST – INDIRECT – DATA VALIDATION

BÀI 2.DATA LIST – INDIRECT – DATA VALIDATION

3 Kiểm Tra Dữ Liệu Nhập

− Chọn Thẻ Data /DataValidation/Setting

- Thiết lập 1 quy tắt kiểm tra dữ liệu

Lưu ý : Nếu yêu cầu kiểm tra phức tạp thì ta sẽ chọn Custom để lập công thức kiểm tra

− Input Message: thiết lập hướng dẫn nhập liệu

− Error Alert: tạo bảng cảnh báo lỗi

4 Hàm Indirect()

− Trả về một tham chiếu từ một chuổi ký tự Chuổi ký tự phải là địa chỉ của một ô hoặc tên của một vùng dữ liệu.

− Công thức: Indirect(Chuổi ký tự)

BÀI 2.DATA LIST – INDIRECT – DATA VALIDATION

BÀI 3.INDEX – MATCH – CONDITIONAL FORMATTING

− Công dụng: Cho ra vị trí của trị dò trong bảng dò

§Cách dò = 0 : Tìm giá trị đầu tiên bằng giá trị tìm trong bảng dò Bảng dò không cần sắp theo thứ tự nào cả.(Dò chính xác)

§Cách dò = 1 : Tìm giá trị lớn nhất trong Bảng dò, nhỏ hơn hay bằng giá trị dò Bảng dò phải được sắp xếp theo thứ tự tăng dần.

§Cách dò = -1: Tìm giá trị nhỏ nhất trong lookup_array, lớn hơn hay bằng giá trị dò Bảng dò phải được sắp xếp theo thứ tự giảm dần.

§Nếu Cách dò được bỏ qua thì mặc nhiên được hiểu là 1.

BÀI 3.INDEX – MATCH – CONDITIONAL FORMATTING

3 Conditional Formatting

− Công dụng: Định dạng cho các ô hoặc các dòng thỏa điều kiện

− Quét chọn vùng cần định dạng Vào Home/ Styles/ Chọn conditional formatting/ New rules/…

Thiết lập các quy tắc theo yêu cầu/ chọn Format để định dạng

Lưu ý: trong các trường hợp điều kiện khó hoặc tô dòng thì chọn Use a formula to….

BÀI 4.THỐNG KÊ CONSOLIDATE – PIVOT TABLE

1 Consolidate:

− Thống kê và tổng hợp dữ liệu từ một hoặc nhiều nguồn

v Copy các tiêu đề thống kê sang một vùng mới và chọn khối tiêu đề đó

v Chọn Thẻ Data/Consolidate

v Chọn hàm và vùng dữ liệu thống kê

v Check chọn Top row và Left column

v Check chọn Create links to suorce data nếu muốn cập nhật dữ liệu tại bảng thống kê khi nguồn dữ liệu ban đầu thay đổi(Chỉ dùng khi bảng thống kê nằm ở sheet khác)

BÀI 4.THỐNG KÊ CONSOLIDATE – PIVOT TABLE

2 Pivot Table

− Phân tích và tổng hợp dữ liệu

v Chọn thẻ Insert/Pivot Table/Pivot Table

v Table/range: Chọn vùng dữ liệu thống kê

v Existing worksheet/ Location: Chọn vào vùng tạo bảng thống kê

BÀI 4 THỐNG KÊ CONSOLIDATE – PIVOT TABLE

BÀI 5 THỐNG KÊ DATA TABLE - SUBTOTAL

1 Data table

− Công dụng: Thống kê và phân tích độ nhạy của dữ liệu.

− Chọn thẻ Data/ What if Analysis/Data Table

− Có 2 dạng Data Table:

v Data Table 1 biến: Biến chạy theo dòng hoặc cột

o Dạng con 1: 1 công thức 1 biến

o Dạng con 2: nhiều công thức 1 biến

v Data Table 2 biến : Biến chạy theo dòng và cột

BÀI 5.THỐNG KÊ DATA TABLE - SUBTOTAL

Column Input Cell

Lưu ý: Đối với data table 2 biến thì công thức thống kê phải nằm ở ô giao giữa dòng và cột

BÀI 5 THỐNG KÊ DATA TABLE - SUBTOTAL

2 Hàm thống kê cơ sở dữ liệu

a) Hàm DSUM: Tính tổng các ô thỏa vùng điều kiện

Cú pháp: DSUM(Vùng Cơ Sở Dữ Liệu, Tiêu đề cột tính tổng, Vùng Điều Kiện)

Cú pháp: DCOUNT(Vùng Cơ Sở Dữ Liệu, Tiêu đề cột đếm, Vùng Điều Kiện)

Cú pháp: DCOUNTA(Vùng Cơ Sở Dữ Liệu, Tiêu đề cột đếm, Vùng Điều Kiện)

2 Hàm thống kê cơ sở dữ liệu

d) Hàm DMAX: Trả về trị lớn nhất trên một cột thỏa vùng điều kiện.

Cú pháp: DMAX(Vùng Cơ Sở Dữ Liệu, Tiêu đề cột tính lớn nhất, Vùng Điều Kiện)

e) Hàm DMIN: Trả về trị nhỏ nhất trên một cột thỏa vùng điều kiện

Cú pháp: DMIN(Vùng Cơ Sở Dữ Liệu, Tiêu đề cột tính nhỏ nhất, Vùng Điều Kiện)

2 Hàm thống kê cơ sở dữ liệu

Cú pháp: DAVERAGE(Vùng Cơ Sở Dữ Liệu, Tiêu đề cột tính TB, Vùng Điều Kiện)

g) Hàm DGET: Lấy một giá trị từ một cột thỏa vùng điều kiện

Cú pháp: DGET (Vùng Cơ sở dữ liệu, Tiêu đề cột lấy giá trị, Vùng Điều kiện)

3 Thống kê với subtotal

Lưu ý: Phải sắp xếp dữ liệu theo thứ tự cần nhóm lại khi tính toán.

3 Thống kê với subtotal

Thống kê với hàm SubTotal

SUBTOTAL: Tính toán cho một nhóm con trong bảng dữ liệu

Cú pháp: SUBTOTAL(Số chỉ tên hàm, Vùng thamchiếu 1, Vùng tham chiếu 2, …)

Cú pháp:DATEDIF(start_day, end_day, unit)

Các Tham Số:

Ø start_day: Ngày bắt đầu.

Ø end_day: Ngày kết thúc (phải lớn hơn ngày bắt đầu).

Ø unit: Chọn loại kết quả trả về (khi dùng trong hàm phải gõ trong dấu ngoặc kép).

Ø y : số năm chênh lệch giữa ngày đầu và ngày cuối

Ø m : số tháng chênh lệch giữa ngày đầu và ngày cuối

Ø d : số ngày chênh lệch giữa ngày đầu và ngày cuối

Ø md : số ngày chênh lệch giữa ngày đầu và tháng ngày cuối, mà không phụ thuộc vào số năm và số tháng

Ø ym : số tháng chênh lệch giữa ngày đầu và ngày cuối, mà không phụ thuộc vào số năm và số ngày

Ø yd : số ngày chênh lệch giữa ngày đầu và ngày cuối, mà không phụ thuộc vào số năm

BÀI 6 CÔNG THỨC MẢNG - HÀM LOOKUP

1 Mảng : là một tập hợp bao gồm nhiều phần tử

− Trong Excel, một mảng (array) có thể là mảng một chiều hoặc mảng hai chiều

− Mảng một chiều thì có thể hiểu đó là một vùng (range) số liệu trên bảng tính mà vùng này sẽ có một dòng (khi mảng nằm ngang) hoặc một cột (mảng nằm dọc)

− Một mảng hai chiều có thể hiểu đó là một vùng số liệu trên bảng tính (có dạng hình chữ nhật) bao gồm nhiều dòng và nhiều cột

BÀI 6 CÔNG THỨC MẢNG - HÀM LOOKUP

− Để tạo công thức mảng thì nhấn tổ hợp phím CTRL+SHIFT+ENTER.

VD: Cho bảng tính như sau.Hãy dùng công thức mảng để tính Thành Tiền

Các bước thực hiện

B1: Quét chọn từ D3:D6

B2: Lập công thức : =B3:B6*C3:C6

B3: Nhấn Ctrl + Shift + Enter : = {B3:B6*C3:C6} B4: Xem kết quả

v Cấu trúc thống kê của công thức mảng

BÀI 7.NHÓM HÀM KIỂM TRA DỮ LIỆU – SUMIFS – COUNTIFS

1 Hàm IFERROR : Kiểm tra lỗi và ẩn lỗi

− Cú pháp: IFERROR( Value, Value if error).

2 Tổng hợp nhóm hàm kiểm tra lỗi trong excel

2.Tổng hợp nhóm hàm kiểm tra lỗi trong excel

2.Tổng hợp nhóm hàm kiểm tra lỗi trong excel (tt)

BÀI 7.NHÓM HÀM KIỂM TRA DỮ LIỆU – SUMIFS – COUNTIFS

3 Hàm Sumifs : Tính tổng các cell thỏa nhiều điều kiện.

Cú Pháp: Sumifs( Vùng Tính Tổng, Vùng ĐK1,ĐK 1,Vung ĐK 2, ĐK 2…)

4 Hàm Countifs : Đếm các cell thỏa nhiều điều kiện.

Cú Pháp: Countifs( Vùng ĐK 1,ĐK 1, Vùng ĐK 2, ĐK 2….)

BÀI 8.IMPORT DỮ LIỆU – BIỂU ĐỒ TRONG EXCEL

1 Import dữ liệu (Kết nối dữ liệu và excel)

a) Với file text cho trước: Vào Menu Data/ Get External data/From text/ Chọn file kiểu txt

đã cho/ Import/….

b) Với file excel cho trước: Vào Menu Data/ Get External data/ Existing connections/ Chọn

file excel đã cho/ Open/Chọn sheet chứa dữ liệu tương ứng/

BÀI 8.IMPORT DỮ LIỆU – BIỂU ĐỒ TRONG EXCEL

2. Chèn biểu đồvào excel

− Quét chọn trước vùng số liệu cần thiết cho biểu đồ

− Vào Insert / Charts/ Chọn dạng biểu đồ cụ thể

Tìm hiểu thẻ Design:

• Nhóm Type: Thay đổi kiểu dáng biểu đồ

• Nhóm Data: Chọn, hiệu chỉnh dữ liệu cho biểu đồ.

• Nhóm Chart Layout: Chọn dạng hiển thị cho biểu đồ.

• Nhóm Chart styles: Chọn csác mẫu định dạng sẵn.

Tìm hiểu thẻ Layout:

• Nhóm Label: Định dạng nhãn, các trục, các thành phần cho biểu đồ.

• Nhóm Axes: Định giá trị trên các trục.

• Nhóm BackGround: Định dạng nền cho biểu đồ.

BÀI 9 MACRO – IN ẤN – BẢO VỆ BẢNG TÍNH

1 Tạo macro trong excel

− Vào View/ Macros/ Macros/ Record macro/ Đặt tên macro name/Ok

− Thực hiện chính xác các thao tác hoàn chỉnh

− Vào View/ Macros/ Macros/ Stop recording….

Thi hành macro:

Vào View/ Macros/ Macros/ View macro/ Chọn macro/ Run

Lưu file kèm macro

File/ Save as/ Save as type chọn kiểu xlsm

BÀI 9 MACRO – IN ẤN – BẢO VỆ BẢNG TÍNH

• Page: Chọn khổ giấy hướng giấy

• Margins: Canh lề giấy

• Header/Footer: tạo tiêu đề cho trang văn bản

• Sheet:

• + Rows to repeat at top: Chọn dòng tiêu đề lặp lại ở mỗi trang

• + Columns to repeat at left: Chọn cột sẽ lặp lại ở mỗi trang

· Nhấn nút Print để in

BÀI 9 MACRO – IN ẤN – BẢO VỆ BẢNG TÍNH

3 Đọc thêm: Hàm người dùng – Hàm đọc số thành chuỗi:

Chức năng:

Là các hàm do người dùng định nghĩa Được lưu dưới tập tin có định dạng là XLA

Thao tác sử dụng hàm:

- File / Options / chọn mục Add-Ins/ Go

- Xuất hiện cửa sổ Add-Ins, Click tại Browse để mở tập tin XLA

− Sau đó sẽ thấy tập tin ấy trên danh sách =>OK.

Cách dùng hàm: Trên bảng tính Excel, sử dụng như các hàm thông thường

Để xem cú pháp của hàm:

Vào menu Formular / chọn Insert Function / chọn User Defined / chọn hàm

4 Đọc thêm: Bảo vệ bảng tính

Khi tạo một bảng tính, thường chúng ta sẽ phải dùng đến một số công thức,

và khi chia sẻ bảng tính cho mọi người, có thể bạn muốn rằng, không ai có thể can thiệp (xóa, sửa ) những vào những ô có chứa công thức Cách dễ nhất là cũng phổ biến nhất là Protect (bảo vệ) bảng tính Tuy nhiên, Protect bảng tính không chỉ ngăn không cho can thiệp vào các ô chứa công thức, mà nó không cho can thiệp vào tất cả, nghĩa là không ai có thể làm gì bảng tính của bạn Đôi khi, bạn lại không muốn như vậy, bạn chỉ muốn bảovệ các ô chứa công thức thôi, còn những ô chứa dữ liệu thì không.

Theo mặc định, tất cả các ô trong bảng tính đều được khóa (locked), tuy nhiên, nó chẳng có tác dụng gì trừ phi bạn áp dụng lệnh Protect bảng tính Đây

là cách dễ nhất để áp dụng lệnh Protect cho bảng tính, nhưng chỉ những ô chứa công thức thì mới bị khóa, và được bảo vệ:

Chọn toàn bộ bảng tính, bằng cách nhấn Ctrl+A, hoặc nhấn vào cái ô vuông nằm ở giao điểm của cột A và hàng 1 Rồi nhấn nút phải chuột và chọn Format Cells, rồi trong tab Protection, bỏ đánh dấu ở tùy chọn Locked, rồi nhấn OK:

Mở khóa (Unlock) toàn bộ bảng tính bằng cách bỏ tùy chọn Loked Locked

Sau đó, bạn chọn Thẻ Home Find & Select Go To Special ➝ ➝

Trong hộp thoại đó, bạn nhấn vào tùy chọn Formulas, và nếu cần thiết thì chọn hoặc không chọn thêm 4 ô nhỏ ở dưới (liệt kê các loại công thức, mặc định thì cả 4 ô này đều được chọn), và nhấn OK Sau đó, bạn mở lại hộp thoại Format Cells

đã nói ở trên, nhưng lần này thì bạn đánh dấu vào tùy chọn Locked, và nếu bạn thích ẩn luôn công thức (không cho thấy) thì

Việc cuối cùng là Protect bảng tính: Chọn Thẻ Review -> Protect Sheet

Trong hộp thoại Protect Sheet, đánh dấu ở tùy chọn Select locked cells, Select

unlocked cells (chọn những ô không khóa), và nhập vào một password, nếu

cần thiết:

Bỏ tùy chọn Select locked cells trong hộp thoại Protect Sheet

Vậy là xong Từ bây giờ, những ô chứa công thức của bạn sẽ được bảo vệ,

có thể không xem thấy được nếu bạn đã chọn Hidden, bạn không lo những công thức này bị can thiệp nữa.