Hướng dẫn thể lệ văn bản của Đoàn TNCS Hồ Chí Minh

BAN CHẤP HÀNH TRUNG ƯƠNG *** Số: 29-HD/TWĐTN-VP ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH Hà Nội, ngày 29 tháng 10 năm 2013 HƯỚNG DẪN Thể thức văn Đoàn TNCS Hồ Chí Minh - Căn định số 367 - QĐ/TWĐTN-VP ngày 29/10/2013 Ban Bí thư Trung ương Đoàn ban hành văn Đoàn TNCS Hồ Chí Minh, để thống thể thức cách trình bày văn toàn Đoàn phù hợp với điều kiện thực tế, Ban Bí thư Trung ương Đoàn hướng dẫn thể thức văn Đoàn TNCS Hồ Chí Minh cụ thể sau: I KHÁI NIỆM, CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC VĂN BẢN Khái niệm thể thức văn Thể thức văn Đoàn bao gồm thành phần cần thiết văn bản, trình bày quy định để đảm bảo giá trị pháp lý giá trị thực tiễn văn Các thành phần thể thức văn Đoàn - Mỗi văn thức Đoàn bắt buộc phải có đủ thành phần thể thức sau đây: + Tiêu đề, + Tên quan ban hành văn bản, + Số ký hiệu văn bản, + Địa điểm ngày tháng năm ban hành văn bản, + Tên loại văn trích yếu nội dung văn bản, + Phần nội dung văn bản, + Chữ ký, thể thức đề ký dấu quan ban hành văn bản, + Nơi nhận văn - Ngoài thành phần thể thức bắt buộc văn cụ thể, tùy theo nội dung tính chất bổ sung thành phần thể thức như: dấu mức độ mật; dấu mức độ khẩn; dẫn phạm vi phổ biến, giao dịch, thảo tài liệu hội nghị II KHỔ GIẤY, KIỂU TRÌNH BÀY, ĐỊNH LỀ TRANG, ĐÁNH SỐ TRANG VĂN BẢN VÀ VỊ TRÍ TRÌNH BÀY Khổ giấy Văn hành trình bày khổ giấy khổ A4 (210 mm x 297 mm) Một số văn đặc thù giấy giới thiệu, phiếu gửi, phiếu chuyển… trình bày khổ giấy A5 (148 mm x 210 mm) giấy mẫu in sẵn (khổ A5) Kiểu trình bày Văn trình bày theo chiều dài trang giấy khổ A4 (định hướng in theo chiều dài) Trường hợp nội dung văn có bảng, biểu không làm thành phụ lục riêng văn trình bày theo chiều rộng trang giấy (định hướng in theo chiều rộng) Định lề trang văn (đối với khổ giấy A4) - Trang mặt trước: + Lề cách mép 20 mm + Lề cách mép 20 mm + Lề trái cách mép trái 30 mm + Lề phải cách mép phải 20 mm - Trang mặt sau (nếu in mặt) + Lề cách mép 20 mm + Lề cách mép 20 mm + Lề trái cách mép trái 20 mm + Lề phải cách mép phải 30 mm Đánh số trang văn Văn có nhiều trang từ trang thứ phải đánh số trang Số trang trình bày mép trang giấy (phần header) chữ số Ả-rập, cỡ chữ 13-14, kiểu chữ đứng, không đánh số trang thứ Số trang phụ lục đánh số riêng theo phụ lục Vị trí trình bày thành phần thể thức văn trang giấy khổ A4 thực theo sơ đồ bố trí thành phần thể thức văn kèm theo Hướng dẫn (mẫu 1) Vị trí trình bày thành phần thể thức văn trang giấy khổ A5 áp dụng tương tự theo sơ đồ Phụ lục III CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC BẮT BUỘC Tiêu đề văn Tiêu đề thành phần thể thức xác định văn Đoàn, tiêu đề văn Đoàn là: "ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH" Tiêu đề trình bày trang đầu, góc phải, dòng đầu; phía có đường kẻ ngang để phân cách với địa điểm ngày, tháng, năm ban hành văn Đường kẻ có độ dài độ dài tiêu đề (ô số 1- mẫu 1) ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH Tên quan ban hành văn Tên quan ban hành văn thành phần thể thức xác định tác giả văn Tên quan ban hành văn trình bày trang đầu, góc trái, hàng đầu (ô số - mẫu 1), cụ thể sau: 2.1 Văn đại hội đoàn cấp Văn đại hội đoàn cấp ghi tên quan ban hành văn đại hội đoàn cấp đó; ghi rõ đại hội đại biểu hay đại hội toàn thể đoàn viên, thời gian nhiệm kỳ Văn Đoàn Chủ tịch, Đoàn Thư ký, Ban Thẩm tra tư cách đại biểu, Ban Kiểm phiếu ban hành ghi tên quan ban hành Đoàn Chủ tịch, Đoàn Thư ký, Ban Thẩm tra tư cách đại biểu, Ban Kiểm phiếu - Đối với Đại hội đại biểu toàn quốc Đoàn TNCS Hồ Chí Minh + Văn Đại hội ĐẠI HỘI ĐẠI BIỂU TOÀN QUỐC NHIỆM KỲ…… *** ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH + Văn Đoàn Chủ tịch Đại hội ĐẠI HỘI ĐẠI BIỂU TOÀN QUỐC NHIỆM KỲ…… ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH ĐOÀN CHỦ TỊCH *** - Đối với Đại hội đại biểu Đoàn cấp tỉnh (tỉnh, thành đoàn, đoàn trực thuộc) + Văn Đại hội ĐẠI HỘI ĐẠI BIỂU ĐOÀN TỈNH PHÚ THỌ NHIỆM KỲ… *** ĐẠI HỘI ĐẠI BIỂU ĐOÀN KHỐI CÁC CƠ QUAN TW NHIỆM KỲ…… *** ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH + Văn Đoàn Thư ký Đại hội ĐẠI HỘI ĐẠI BIỂU ĐOÀN TỈNH PHÚ THỌ NHIỆM KỲ… ĐOÀN THƯ KÝ *** ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH - Đối với Đại hội Đoàn cấp huyện (huyện, quận, thị xã, thành phố, Đoàn khối, đoàn ngành thuộc tỉnh) + Văn Đại hội ĐẠI HỘI ĐẠI BIỂU ĐOÀN QUẬN HOÀN KIẾM NHIỆM KỲ… *** ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH ĐẠI HỘI ĐẠI BIỂU ĐOÀN KHỐI CƠ QUAN DÂN-CHÍNH-ĐẢNG TỈNH QUẢNG NINH NHIỆM KỲ…… *** ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH + Văn Ban Kiểm phiếu Đại hội ĐẠI HỘI ĐẠI BIỂU ĐOÀN THỊ XÃ SÓC TRĂNG NHIỆM KỲ…… BAN KIỂM PHIẾU *** ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH - Đối với Đại hội Đoàn cấp sở * Đại hội đại biểu + Văn Đại hội ĐẠI HỘI ĐẠI BIỂU ĐOÀN THỊ TRẤN ĐÔ LƯƠNG NHIỆM KỲ… *** ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH + Văn Ban Thẩm tra tư cách đại biểu ĐẠI HỘI ĐẠI BIỂU ĐOÀN THỊ TRẤN ĐÔ LƯƠNG NHIỆM KỲ…… BAN THẨM TRA TƯ CÁCH ĐẠI BIỂU *** ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH * Đại hội toàn thể đoàn viên + Văn Đại hội ĐẠI HỘI ĐOÀN XÃ CHƯ PƠNG NHIỆM KỲ…… *** ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH + Văn Ban Kiểm phiếu ĐẠI HỘI ĐOÀN XÃ CHƯ PƠNG NHIỆM KỲ…… BAN KIỂM PHIẾU *** ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH - Đối với Đại hội Đoàn phận * Đại hội đại biểu ĐẠI HỘI ĐẠI BIỂU ĐOÀN CÔNG TY CP CHỨNG KHOÁN DẦU KHÍ NHIỆM KỲ…… *** ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH * Đại hội toàn thể đoàn viên ĐẠI HỘI ĐOÀN CÔNG TY TIỀN PHONG NHIỆM KỲ…… *** - Đối với chi đoàn ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH ĐẠI HỘI CHI ĐOÀN CƠ QUAN TỈNH ĐOÀN TRÀ VINH NHIỆM KỲ…… *** ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH 2.2 Tên quan ban hành văn Ban Chấp hành Đoàn cấp từ Trung ương đến sở, chi đoàn phân đoàn ghi sau: 2.2.1 Văn Ban Chấp hành, Ban Thường vụ, Ban Bí thư Trung ương Đoàn TNCS Hồ Chí Minh ghi chung BAN CHẤP HÀNH TRUNG ƯƠNG 2.2.2 Văn Ban Chấp hành, Ban Thường vụ tỉnh, thành đoàn đoàn trực thuộc ghi chung là: BAN CHẤP HÀNH ĐOÀN + TÊN ĐƠN VỊ Nếu tên quan, đơn vị, địa phương dài, cho phép viết tắt cụm từ Ban Chấp hành (viết tắt BCH) cụm từ thành phố (viết tắt TP.) + BCH ĐOÀN TP HỒ CHÍ MINH + BCH ĐOÀN KHỐI CÁC CƠ QUAN TRUNG ƯƠNG 2.2.3 Văn Ban Chấp hành, Ban Thường vụ Đoàn cấp huyện tương đương ghi chung BAN CHẤP HÀNH (BCH) ĐOÀN + TÊN ĐƠN VỊ tên tổ chức đoàn cấp trực tiếp THÀNH ĐOÀN HÀ NỘI BCH ĐOÀN HUYỆN TỪ LIÊM *** ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH ĐOÀN KHỐI CÁC CƠ QUAN TW ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH BCH ĐOÀN KHỐI CƠ QUAN TW ĐOÀN *** 2.2.4 Văn Ban Chấp hành, Ban Thường vụ Đoàn sở, Đoàn sở giao quyền cấp sở ghi chung BAN CHẤP HÀNH (BCH) ĐOÀN + TÊN ĐƠN VỊ tên tổ chức đoàn cấp trực tiếp HUYỆN ĐOÀN CHỢ LÁCH BCH ĐOÀN XÃ SƠN ĐỊNH *** ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH ĐOÀN ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI BCH ĐOÀN TRƯỜNG ĐH NGOẠI NGỮ *** ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH 2.2.5 Văn Đoàn phận ghi chung BAN CHẤP HÀNH (BCH) ĐOÀN + TÊN ĐƠN VỊ tên tổ chức đoàn cấp trực tiếp Nếu có tên viết tắt đơn vị sử dụng tên viết tắt ĐOÀN TỔNG CÔNG TY CP TÀI CHÍNH DẦU KHÍ VN BCH ĐOÀN CÔNG TY CỔ PHẦN CHỨNG KHOÁN DẦU KHÍ *** Hoặc ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH ĐOÀN TỔNG CÔNG TY PVFC ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH BCH ĐOÀN CÔNG TY PSI *** 2.2.6 Văn Liên chi đoàn (trong nhà trường) ghi chung BAN CHẤP HÀNH (BCH) LIÊN CHI ĐOÀN + TÊN ĐƠN VỊ tên tổ chức cấp trực tiếp ĐOÀN TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA BCH LIÊN CHI ĐOÀN KHOA ĐIỀU KHIỂN TỰ ĐỘNG *** ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH 2.2.7 Văn chi đoàn (kể chi đoàn có BCH) ghi chung CHI ĐOÀN + TÊN ĐƠN VỊ tên tổ chức cấp trực tiếp ĐOÀN XÃ SÍN THẦU CHI ĐOÀN BẢN A PA CHẢI *** ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH 2.2.8 Văn phân đoàn ghi chung PHÂN ĐOÀN + TÊN ĐƠN VỊ tên chi đoàn cấp trực tiếp CHI ĐOÀN CQ TỈNH ĐOÀN HÀ NAM PHÂN ĐOÀN BAN TUYÊN GIÁO *** ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH 2.3 Văn tổ chức, quan lập theo định Ban Chấp hành Đoàn cấp (các ban tham mưu giúp việc, Tiểu ban, Hội đồng, Tổ công tác hoạt động có thời hạn) ghi tên quan ban hành văn tên cấp Đoàn mà quan trực thuộc - Cấp Trung ương: BAN CHẤP HÀNH TRUNG ƯƠNG VĂN PHÒNG *** ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH - Cấp tỉnh: BCH ĐOÀN THÀNH PHỐ HÀ NỘI BAN TUYÊN GIÁO *** ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH - Văn tiểu ban, tổ công tác hoạt động có thời hạn BAN CHẤP HÀNH TRUNG ƯƠNG TỔ CÔNG TÁC XÂY DỰNG ĐỀ ÁN ĐÀO TẠO CÁN BỘ ĐOÀN *** BAN CHẤP HÀNH TRUNG ƯƠNG TIỂU BAN NỘI DUNG ĐẠI HỘI ĐOÀN TOÀN QUỐC LẦN THỨ XI *** ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH 2.4 Văn nhiều quan ban hành ghi đầy đủ tên quan ban hành văn đó, tên quan ban hành có dấu gạch nối (-) BAN CHẤP HÀNH TRUNG ƯƠNG BAN TỔ CHỨC - VĂN PHÒNG *** ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH Số ký hiệu văn 3.1 Số văn bản: số thứ tự ghi liên tục từ số 01 cho loại văn ban hành nhiệm kỳ cấp đoàn Nhiệm kỳ cấp đoàn tính từ ngày liền kề sau ngày bế mạc Đại hội đoàn lần đến hết ngày bế mạc đại hội đoàn lần Số văn viết chữ số Ả-rập, phía trái văn bản, tên quan ban hành văn bản, phân cách với quan ban hành văn dấu (***) (ô số - mẫu 1) Văn liên quan ban hành số văn ghi theo loại văn quan chủ trì ban hành văn 3.2 Ký hiệu văn bản: gồm nhóm chữ viết tắt tên thể loại văn bản, tên quan (hoặc liên quan) ban hành văn bản, tên đơn vị tham mưu văn Ký hiệu văn viết chữ in hoa, số ký hiệu có dấu nối ngang (-), tên loại văn tên quan ban hành văn có dấu gạch chéo (/) tên quan ban hành văn tên đơn vị chủ trì tham mưu văn có dấu nối ngang (-) - Đối với công văn BAN CHẤP HÀNH TRUNG ƯƠNG ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH *** Số: 245-CV/TWĐTN-VP Hà Nội, ngày tháng năm 2013 - Đối với báo cáo BCH ĐOÀN TỈNH AN GIANG *** Số: 245-BC/TĐTN-TCKT ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH Long Xuyên, ngày tháng năm 2013 3.3 Số ký hiệu văn ban tham mưu giúp việc: số ký hiệu trình bày cân đối tên quan ban hành văn (ô số - mẫu 1) BAN CHẤP HÀNH TRUNG ƯƠNG BAN TỔ CHỨC *** Số: 245-BC/BTC ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH Hà Nội, ngày tháng năm 2013 3.4 Cách viết số ký hiệu đặc thù - Đối với ký hiệu thể loại văn bản, thống cách viết tắt để tránh trùng lặp sau: + Quyết định quy định: QĐ + Chỉ thị: CT + Chương trình: CTr + Thông tri: TT + Tờ trình: TTr - Đối với ký hiệu tên quan ban hành văn bản, thống cách viết tắt sau: + Ban Bí thư, Ban Thường vụ, Ban Chấp hành Trung ương Đoàn: TWĐTN + Ủy ban Kiểm tra Trung ương Đoàn: UBKTTWĐ + Tỉnh đoàn, thành đoàn thuộc Trung ương: TĐTN + Đoàn khối quan TW, Đoàn khối Doanh nghiệp TW: ĐTNK + Đoàn Thanh niên Bộ Công an: ĐTNCA + Ban Cán Đoàn: BCSĐ + Đoàn cấp quận tương đương, Đoàn cấp sở, Đoàn cấp sở giao quyền cấp sở, Đoàn phận: ĐTN + Chi đoàn sở: CĐCS + Chi đoàn: CĐ + Phân đoàn: PĐ - Đối với ký hiệu tên đơn vị tham mưu văn bản, viết tắt tên ban, đơn vị, cụ thể sau: + Văn phòng: VP + Ban Tổ chức: BTC + Ban Kiểm tra: BKT + Ban Tổ chức - Kiểm tra: TCKT + Ban Thanh niên trường học: TNTH + Ban Đoàn kết tập hợp niên: ĐKTHTN + Trung tâm Thanh thiếu niên TW: TTNTW … - Số ký hiệu văn Đại hội Đoàn cấp (Đoàn Chủ tịch, Đoàn Thư ký, Ban Thẩm tra tư cách đại biểu, Ban Kiểm phiếu) đánh liên tục từ số 01 cho tất loại văn kể từ ngày khai mạc đến hết ngày bế mạc Đại hội với ký hiệu Số: /ĐH - Số ký hiệu văn Tiểu ban, Tổ Công tác, Hội đồng, Đoàn kiểm tra … cấp đoàn đánh liên tục từ số 01 cho tất văn bản, ký hiệu tên viết tắt Tiểu ban, Tổ Công tác, Hội đồng, Đoàn kiểm tra (TB, TCT, HĐ, ĐKT)… Địa điểm ngày, tháng, năm ban hành văn Địa điểm ngày, tháng, năm ban hành văn thể trụ sở mà quan ban hành văn đóng địa bàn; thời gian ban hành văn Địa điểm ngày, tháng, năm ban hành văn trình bày phía tiêu đề văn bản, ngang hàng với số ký hiệu văn (ô số - mẫu 1) 4.1 Địa điểm ban hành văn - Văn Ban Bí thư, Ban Thường vụ, Ban Chấp hành Trung ương Đoàn, ban, đơn vị quan Trung ương Đoàn ghi địa điểm ban hành “Hà Nội” Văn quan Trung ương Đoàn ban hành phía Nam ghi địa điểm “TP.Hồ Chí Minh” - Văn tỉnh, thành đoàn, đoàn trực thuộc; ban, đơn vị tỉnh, thành đoàn, đoàn trực thuộc ghi địa điểm ban hành tên tỉnh, thành phố mà quan ban hành văn có trụ sở - Văn Đoàn huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh xã, phường, thị trấn, địa điểm ban hành văn tên riêng huyện (quận, thị xã, thành phố, xã, phường, thị trấn) Văn Đoàn khối, Đoàn ngành trực thuộc Đoàn cấp tỉnh ghi địa điểm ban hành tên thành phố, thị xã tỉnh lỵ mà quan ban hành văn có trụ sở Văn Đoàn khối, Đoàn ngành trực thuộc Đoàn cấp huyện ghi địa điểm ban hành tên phường, xã, thị trấn mà quan ban hành văn có trụ sở - Những địa danh hành mang tên người, địa danh âm tiết, địa danh theo số thứ tự trước tên người, tên riêng âm tiết, số thứ tự ghi thêm cấp hành địa điểm ban hành văn thành phố, huyện, quận, thị xã, xã, phường, thị trấn + Địa danh hành mang tên người: Văn Thành đoàn thành phố Hồ Chí Minh TP Hồ Chí Minh, ngày tháng năm + Địa danh hành âm tiết: Văn Thành đoàn Huế Thành phố Huế, ngày tháng năm + Địa danh hành theo số thứ tự: Văn Quận đoàn 12, Thành đoàn thành phố Hồ Chí Minh Quận 12, ngày tháng năm 2013 4.2 Ngày, tháng, năm ban hành văn bản: ngày ký thức văn đó, ngày mùng 10 tháng 1, tháng phải ghi thêm số không (0) đứng trước viết đầy đủ từ ngày … tháng … năm … không dùng dấu chấm (.), dấu nối ngang (-), dấu gạch chéo (/) v.v để thay từ ngày, tháng, năm thành phần thể thức văn 4.3 Vị trí trình bày: Địa điểm ngày, tháng, năm ban hành văn trình bày trang đầu, bên phải, tiêu đề văn bản, địa điểm ngày, tháng, năm ban hành văn có dấu phẩy (ô số 4-mẫu 1) Hà Nội, ngày 09 tháng 02 năm 2013 Tên loại văn trích yếu nội dung văn Tên loại văn tên gọi thể loại văn cấp Đoàn ban hành Khi ban hành văn phải ghi tên loại văn bản, trừ công văn Trích yếu nội dung văn phần tóm tắt ngắn gọn, xác chủ đề nội dung văn Cùng thể loại văn mà Ban Chấp hành Ban Thường vụ Đoàn cấp ban hành theo thẩm quyền trích yếu nội dung ghi tên tác giả văn Tên loại văn trình bày chữ in hoa đứng đậm (ô số mẫu 1) Trích yếu nội dung văn trình bày tên loại văn chữ thường đứng, đậm (ô số - mẫu 1) Dưới tên thể loại văn trích dẫn văn dấu gạch ngang nét rời ( -) để phân biệt với phần nội dung văn CHỈ THỊ Về việc sử dụng huy hiệu Đoàn áo niên Việt Nam sinh hoạt, tổ chức hoạt động Đoàn Riêng công văn trích yếu nội dung ghi số ký hiệu chữ thường, nghiêng không đậm (ô số - mẫu 1) Số: 68-CV/TWĐTN "V/v giới thiệu niên tiêu biểu năm 2013" Phần nội dung văn Phần nội dung văn phần thể toàn nội dung cụ thể văn Nội dung văn phải phù hợp với thể loại văn Phần nội dung văn trình bày phần tên loại trích yếu nội dung (ô số 11 - mẫu 1) Phần nội dung (bản văn) trình bày chữ in thường (được dàn hai lề), kiểu chữ đứng; cỡ chữ 14 (phần lời văn văn phải dùng cỡ chữ) Khi xuống dòng, chữ đầu dòng phải phải lùi vào 1,27cm (1 default tab); khoảng cách đoạn văn (paragraph) đặt tối đa 6pt; khoảng cách dòng hay cách dòng (line spacing) chọn tối thiểu từ cách dòng đơn (single line spacing) tối đa đến 1,2 Đối với văn có phần pháp lý để ban hành sau phải xuống dòng, cuối dòng có dấu chấm phẩy (;), riêng cuối kết thúc dấu “phẩy” Trường hợp nội dung văn phân chia thành phần, mục, khoản, điểm trình bày sau: - Phần (nếu có): Từ “Phần” số thứ tự phần trình bày dòng riêng, canh giữa, chữ in thường, cỡ chữ từ 15 đến 16, kiểu chữ đứng, đậm; số thứ tự phần dùng chữ số La Mã Tiêu đề phần trình bày dưới, canh giữa, chữ thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm - Mục: Số thứ tự mục dùng chữ số La Mã trình bày cách lề trái default tab; tiêu đề mục trình bày hàng với số thứ tự, chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; - Khoản: Số thứ tự khoản mục dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ tự có dấu chấm, cỡ chữ số cỡ chữ phần lời văn (cỡ chữ 14), kiểu chữ đứng, đậm Nếu khoản có tiêu đề, số thứ tự tiêu đề khoản trình bày dòng riêng, chữ in thường, cỡ chữ cỡ chữ phần lời văn (cỡ chữ 14), kiểu chữ đứng, đậm; - Điểm: Thứ tự điểm khoản dùng cụm hai nhiều chữ số Ảrập ngăn cách dấu chấm (.), cỡ chữ số cỡ chữ phần lời văn (cỡ chữ 14) Mẫu kiểu chữ sau: 1.1 In nghiêng, đậm 1.1.2 In nghiêng 1.1.2.1 Đứng Chữ ký, thể thức đề ký dấu quan ban hành Thể thức đề ký, chức vụ người ký, chữ ký dấu quan ban hành văn trình bày bên phải, phần nội dung văn (các ô số 13, 14, 15 - mẫu 1) 7.1 Chữ ký: thể trách nhiệm thẩm quyền người ký văn ban hành Văn phải ghi đúng, đủ chức vụ họ tên người ký Người ký không dùng bút chì, mực đỏ hay mực dễ phai để ký văn thức 7.2 Thể thức đề ký - Đối với văn quan lãnh đạo Đoàn (Đại hội Đoàn cấp, Đại hội Đoàn toàn quốc, Ban Thường vụ, Ban Chấp hành Đoàn cấp) văn Ban Bí thư Trung ương Đoàn, ghi thể thức đề ký "TM." (thay mặt) TM ĐOÀN CHỦ TỊCH (Chữ ký) Nguyễn Văn A TM ĐOÀN THƯ KÝ TRƯỞNG ĐOÀN (Chữ ký) Phạm Minh Q TM BAN BÍ THƯ TRUNG ƯƠNG ĐOÀN BÍ THƯ (chữ ký) Nguyễn Văn B TM BAN CHẤP HÀNH TỈNH ĐOÀN BÍ THƯ (Chữ ký) Trịnh Thu H TM BAN THƯỜNG VỤ TỈNH ĐOÀN PHÓ BÍ THƯ THƯỜNG TRỰC (chữ ký) Trương Minh D - Đối với chi đoàn có Ban Chấp hành, thể thức đề ký TM BAN CHẤP HÀNH CHI ĐOÀN TM BAN CHẤP HÀNH CHI ĐOÀN BÍ THƯ (chữ ký) Trần Thị D - Đối với chi đoàn Ban Chấp hành, thể thức đề ký TM CHI ĐOÀN TM CHI ĐOÀN BÍ THƯ (chữ ký) Nguyễn Thế B - Cơ quan tham mưu giúp việc quan lãnh đạo làm việc theo chế độ thủ trưởng, vậy, văn cấp trưởng ký trực tiếp Nếu cấp phó phân công ủy quyền ký thay ghi thể thức đề ký ký thay (KT) + Trường hợp cấp trưởng ký trực tiếp CHÁNH VĂN PHÒNG (Chữ ký) Trần Văn H Q TRƯỞNG BAN (Chữ ký) Trần Văn H + Trường hợp cấp phó ký thay KT TRƯỞNG BAN PHÓ TRƯỞNG BAN (Chữ ký) Nguyễn Văn K - Đối với số văn quan lãnh đạo Đoàn Thủ trưởng quan ủy quyền ký, ghi thể thức đề ký thừa lệnh (TL) Người ủy quyền trực tiếp ký không ủy quyền cho người khác ký thay + Chánh Văn phòng ủy quyền ký TL BAN THƯỜNG VỤ TỈNH ĐOÀN CHÁNH VĂN PHÒNG (Chữ ký) Nguyễn Văn T + Phó Chánh Văn phòng ủy quyền ký TL BAN THƯỜNG VỤ TỈNH ĐOÀN PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG (Chữ ký) Nguyễn Thế C Dấu quan ban hành văn xác nhận pháp nhân, thẩm quyền quan ban hành văn Dấu đóng văn phải chiều, ngắn, rõ ràng, trùm lên khoảng 1/3 chữ ký phía bên trái Mực dấu có màu đỏ tươi theo quy định Bộ Công an Nơi nhận văn - Nơi nhận văn cá nhân quan nhận văn - Đối với loại văn bản, nơi nhận trình bày góc trái phần nội dung văn (ô số 12 - mẫu 1) Chữ “Nơi nhận” trình bày ngang hàng với chức danh người ký văn bản, kiểu chữ đứng, đậm, cỡ chữ 13 Tên quan, cá nhân nhận văn trình bày thẳng hàng với chữ “Nơi nhận”, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 11 Đầu địa nhận (hoặc cụm địa nhận) phân cách dấu gạch đầu dòng (-), cuối địa nhận dùng dấu chấm phẩy (;); địa nơi nhận cuối dùng dấu chấm (.) - Đối với công văn, nơi nhận ghi trực tiếp sau cụm từ "Kính gửi: " "Đồng kính gửi: " (nếu có) phần nội dung văn (ô số 10 - mẫu 1) Những tập thể, cá nhân có liên quan nhận văn ghi phần “Nơi nhận” loại văn khác (ô số 12 - mẫu 1) - Đối với văn có nhiều nơi nhận, ghi tên tập thể, cá nhân trực tiếp liên quan tiếp nhận văn đầu tiên, sau đến địa khác - Chỉ dẫn mục đích trách nhiệm nơi nhận văn bản, cụ thể như: để báo cáo, để thực hiện, để phối hợp, để lưu… ghi dấu ngặc đơn () sau địa nhận Trường hợp gửi nhiều đơn vị với mục đích dùng ký hiệu kẻ sổ từ nơi nhận văn đến nơi nhận văn cuối ghi rõ mục đích khu vực phía bên phải ký hiệu kẻ sổ - Thứ tự nơi nhận văn xếp theo từ quan có thẩm quyền cao đến quan có thẩm quyền thấp hơn; từ cấp trung ương đến cấp sở; từ tập thể đến cá nhân Nơi lưu văn ghi tên quan lưu trữ quan tham mưu văn (nếu quan tham mưu Văn phòng) - Số lượng văn gửi đến nơi nhận nhiều 01 ghi sau tên cá nhân, tập thể nhận văn bản, dấu ngoặc đơn Tổng số photo văn ghi phía trên, đằng sau nơi lưu trữ văn Mẫu: công văn Nơi nhận: - Như trên; - Đ/c Bí thư thứ (để báo cáo); - Lưu TNNT, VT-LT (4b) Mẫu: báo cáo Nơi nhận: - Đ/c Lê Hồng Anh, TT BBT TW Đảng; - Đ/c Hà Thị Khiết, Bí thư TW Đảng, Trưởng Ban Dân vận Trung ương; Để báo cáo - Các ban TW Đảng: TC, TG, DV, UBKT, NC; - Văn phòng TW; - Đ/c Nguyễn Ngọc Lâm, Phó Trưởng Ban Tổ chức TW; - Ban Bí thư TW Đoàn; - Các đồng chí UV BCH TW Đoàn; - Các ban khối phong trào TW Đoàn; - VP: CVP, PCVP, Phòng TH-TĐ(3b); - Các quan báo chí, XB TW Đoàn; - Các tỉnh, thành đoàn, đoàn trực thuộc; - Lưu VT-LT (255b) Các thành phần thể thức bổ sung 9.1 Dấu mức độ mật (theo mức: MẬT) Dấu mức độ mật có viền khung hình chữ nhật trình bày phía số ký hiệu văn (ô số - mẫu 1) 9.2 Dấu mức độ khẩn - Dấu mức độ khẩn có mức: KHẨN, THƯỢNG KHẨN HỎA TỐC - Dấu mức độ khẩn trình bày dấu mức độ mật (ô số 7mẫu 1) 9.3 Chỉ dẫn tài liệu hội nghị, dự thảo văn bản, đường dẫn lưu văn - Văn sử dụng hội nghị cấp Đoàn triệu tập ghi dẫn "Tài liệu hội nghị Ban Thường vụ Trung ương Đoàn lần thứ…" trình bày số ký hiệu (ô số - mẫu 1) - Đối với văn dự thảo nhiều lần phải ghi lần dự thảo Chỉ dẫn dự thảo gồm tên quan dự thảo " DỰ THẢO LẦN THỨ " trình bày số ký hiệu (ô số - mẫu 1) - Ký hiệu dẫn tài liệu thu hồi sau Hội nghị trình bày phía tiêu đề địa điểm, ngày tháng năm ban hành văn (ô số 12a - mẫu 1) - Ký hiệu dẫn lưu văn bản, mã số văn ghi lề trái chân trang (ô số 16 - mẫu 1) 10 Văn liên tịch với quan Đảng, nhà nước, tổ chức khác thể thức văn trình bày theo quy định quan chủ trì; văn đơn vị nghiệp, doanh nghiệp… Đoàn sử dụng dấu nhà nước thể thức văn trình bày theo quy định quan nhà nước có thẩm quyền III BẢN SAO VÀ CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC BẢN SAO Bản chính, thành phần thể thức 1.1 Bản chính: hoàn chỉnh, thể thức, có chữ ký trực tiếp người có thẩm quyền dấu quan ban hành 1.2 Bản sao: lại nguyên văn trích phần nội dung từ văn Văn hình thức phải bảo đảm đủ thành phần thể thức văn sau đây: - Tên quan văn - Số ký hiệu sao, - Địa điểm ngày tháng, năm văn - Chức vụ, chữ ký, họ tên người ký dấu quan sao, - Nơi nhận 1.3 Thể thức cách trình bày Để đảm bảo giá trị pháp lý hiệu lực thi hành, loại phải có đủ thành phần thể thức trình bày phía đường phân cách với nội dung (đường 17 - mẫu 2) sau: - Chỉ dẫn loại sao: Tùy thuộc vào loại đề nghị: "Sao nguyên văn chính", "Sao lục", "Trích từ số ngày ." Chỉ dẫn loại trình bày góc phải, đường phân cách (ô số 20 - mẫu 2) - Tên quan văn trình bày cùng, góc trái, đường phân cách (ô số 18 - mẫu 2) - Số ký hiệu sao: đánh số chung theo nhiệm kỳ, ký hiệu loại ghi BS (bản sao) Số ký hiệu trình bày tên quan (ô số 19 - mẫu 2) - Địa điểm ngày, tháng, năm văn trình bày dẫn (ô số 21 - mẫu 2) - Chữ ký, thể thức để ký dấu quan trình bày địa điểm ngày, tháng, năm ban hành văn (ô số 22 - mẫu 2) - Nơi nhận cần ghi rõ mục đích gửi, để thực hiện, phổ biến v.v ; nơi nhận trình bày số ký hiệu (ô số 23 - mẫu 2) IV TỔ CHỨC THỰC HIỆN Hướng dẫn thay Hướng dẫn số 29 HD/VP ngày 20/5/2009 Văn phòng Trung ương Đoàn thể thức văn Đoàn TNCS Hồ Chí Minh Các cấp đoàn, quan chuyên trách Đoàn từ Trung ương đến sở tổ chức thực Hướng dẫn Trong trình thực hiện, có vướng mắc cần trao đổi, đề nghị phản ánh Ban Bí thư Trung ương Đoàn qua Văn phòng Trung ương Đoàn, địa 60 Bà Triệu, Hoàn Kiếm, Hà Nội, email: vanphongtwd@gmail.com Nơi nhận: - Ban Dân vận Trung ương; - Văn phòng Trung ương; - Cục Lưu trữ, Văn phòng TW; - Cục VTLT Nhà nước, Bộ Nội vụ; - Các đ/c UV BCH TW Đoàn; - Các đ/c UV UBKT TW Đoàn; - Các tỉnh, thành đoàn, đoàn trực thuộc; - Các ban, đơn vị thuộc TW Đoàn; - VP: CVP, PCVP, phòng, phận thuộc VP; - Lưu TH-TĐ10b, VT-LT TM BAN BÍ THƯ TRUNG ƯƠNG ĐOÀN BÍ THƯ THƯỜNG TRỰC (đã ký) Phan Văn Mãi MẪU 1: Vị trí thành phần thể thức văn Đoàn 30 mm 20 mm 20 mm s 10 11 666666 13 12 14 15 16 20 mm Ghi chú: Tiêu đề Tên quan ban hành văn Số, ký hiệu văn Địa điểm ngày, tháng, năm ban hành văn Trích yếu nội dung công văn Dấu tài liệu hội nghị, dấu dự thảo Dấu mức độ mật, dấu mức độ khẩn Tên loại văn Trích yếu nội dung văn 10 Nơi nhận công văn 11 Nội dung văn 12 Nơi nhận văn 13 Thể thức để ký 14 Chức vụ người ký, chữ ký 15 Họ tên người ký 16 Ký hiệu dẫn lưu văn bản, mã số văn MẪU 2: Vị trí thành phần thể thức 13 12 14 s 15 17 666666 Ghi chú: 18 20 19 21 23 22 17 Đường phân giới với thể thức 18 Tên quan 19 Số ký hiệu 20 Địa điểm ngày, tháng, năm 21 Ghi dẫn loại văn 22 Thể thức để ký, chức vụ, chữ ký, họ tên người ký dấu quan 23 Nơi nhận MẪU Kiểu chữ (font), cỡ chữ chương trình Windows dùng để trình bày thể thức văn Kiểu chữ Times New Roman (viết hoa) Times New Roman (viết hoa) Thành phần thể thức Tiêu đề ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH Tên quan ban hành văn Tên tổ chức Đoàn cấp trực tiếp Tên quan ban hành văn Số ký hiệu văn bản, Địa điểm ngày, tháng, năm ban hành văn bản, Trích yếu nội dung công văn 14 Dáng đứng đứng, đậm, có kẻ ngang đứng, đậm 14 đứng Times New Roman 14 14 đứng, đậm đứng Times New Roman 13 nghiêng Times New Roman 12 nghiêng Chỉ dẫn tài liệu hội nghị Times New Roman 12 nghiêng Chỉ dẫn dự thảo văn Times New Roman (viết hoa) 13 đứng, đậm DỰ THẢO Chỉ mức độ mật Times New Roman (viết hoa) 13 đứng, đậm MẬT Chỉ mức độ khẩn 13 đứng, đậm KHẨN 16 đứng, đậm CHỈ THỊ 14 14 đứng, đậm đứng, đậm Về việc học tập học lý luận trị Kính gửi: Ban Thường vụ Tỉnh đoàn Điện Biên 10 Tên loại văn 11 Trích yếu nội dung văn 12 Nơi nhận công văn Times New Roman (viết hoa) Times New Roman (viết hoa) Times New Roman Times New Roman Cỡ chữ 15 Ví dụ trình bày thực tế ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH BCH ĐOÀN TỈNH HƯNG YÊN THÀNH ĐOÀN HÀ NỘI BCH ĐOÀN QUẬN BA ĐÌNH Số 369 - QĐ/TWĐTN-BTC Hà Nội, ngày 19 tháng năm 2009 “V/v giới thiệu niên tiêu biểu năm 2009” “Tài liệu Hội nghị Ban Thường vụ Trung ương Đoàn lần thứ tư, khóa X” 23 13 Phần nội dung văn 14 Nơi nhận văn Nơi nhận cụ thể 15 Thể thức để ký 16 Chức vụ người ký 17 Họ tên người ký Ký hiệu dẫn lưu văn bản, mã 18 số văn Times New Roman Times New Roman Times New Roman Times New Roman (viết hoa) Times New Roman (viết hoa) Times New Roman Times New Roman 14 13 đứng đứng, đậm Tháng Thanh niên năm 2009 Nơi nhận: Nơi nhận: (đối với công văn) - Các tỉnh, thành đoàn,đoàn trực thuộc; - ; - Lưu VP.(80b) - Như trên: - ; - Lưu VP.(5b) 11 đứng 14 đứng, đậm TM BAN THƯỜNG VỤ 14 đứng BÍ THƯ 14 đứng, đậm Nguyễn Văn A nghiêng KHTTNHe2009/BanTNXP