Luận văn hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu ở công ty CP sản xuất và dịch vụ cơ điện hà nội

- ở khâu bảo quản: Cần đảm bảo theo đúng chế độ quy định, phù hợpvới tính chất lý hoá của mỗi loại nguyên vật liệu, phù hợp với quy mô tổ chứccủa doanh nghiệp, tránh lãng phí.- ở khâu dự

Lời mở đầu

Chi phí nguyên vật liệu là một trong những yếu tố chi phí cơ bản củaquá trình sản xuất và thờng chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuấtcũng nh trong tổng giá thành sản phẩm của doanh nghiệp Từ đó buộc cácdoanh nghiệp phải tiết kiệm một cách triệt để và hợp lý nguyên vật liệu, tránhtình trạng cung cấp thiếu gây ngừng trệ sản xuất hay thừa vật liệu gây ứ đọngvốn

Muốn vậy phải quản lý vật liệu toàn diện từ khâu cung cấp đến khâu dựtrữ, sử dụng về số lợng, chủng loại Hiệu quả quản lý vật liệu quyết định hiệuquả sử dụng vốn lu động và chất lợng sản phẩm của doanh nghiệp Vì vậy,phải nhất thiết xây dựng đợc chu trình quản lý vật liệu Điều đó không chỉ có

ý nghĩa về mặt kế toán là giúp hạch toán vật liệu đợc chính xác mà còn là mộtvấn đề có ý nghĩa thực tiễn là góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất kinhdoanh của doanh nghiệp Quản lý và hạch toán vật liệu trở thành bộ phận quantrọng trong hệ thống quản lý kinh tế tài chính có vai trò tích cực trong điềuhành và kiểm soát các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Từ xa

xa đã có nền móng của sự quản lý này và khi xã hội càng phát triển các phơngpháp quản lý và hạch toán vật liệu cũng hoàn thiện theo Trong chế độ T BảnChủ Nghĩa, nhà t bản rất chú trọng tới công tác quản lý vật liệu, làm sao đểvật liệu không bị h hao, mất mát, mọi công nhân có thể bị đuổi việc hoặc cắt l-

ơng nếu làm thất thoát vật liệu

Việc sử dụng có hiệu quả nguyên vật liệu vừa tiết kiệm đợc nguồn lựccho sản xuất, cho doanh nghiệp và đồng thời rộng hơn cả là cho toàn xã hội

Kế toán nguyên vật liệu với chức năng là công cụ quản lý phải tính toán, theodõi kịp thời về mặt số lợng và giá trị vật liệu nhập xuất tồn kho làm cơ sở choviệc xác định chi phí nguyên vật liệu trong tổng chi phí sản xuất đồng thời tạotiền đề cho kế hoạch tiết kiệm nguyên vật liệu

Nhận thức đợc ý nghĩa của chi phí nguyên vật liệu trong tổng chi phísản xuất cũng nh vai trò quan trọng của kế toán nguyên vật liệu, trong thờigian thực tập tại Công ty cổ phần sản xuất và dịch vụ cơ điện Hà Nội em đãmạnh dạn tìm hiểu đề tài: “ Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu ởCông ty cổ phần sản xuất và dịch vụ cơ điện Hà Nội “

Công ty cổ phần sản xuất và dịch vụ cơ điện Hà Nội là doanh nghiệpnhà nớc có quy mô vừa, chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng cao trong chiphí sản xuất của doanh nghiệp Quá trình thực tập tại công ty giúp em thấy đ-

ợc vai trò của công tác kế toán vật liệu từ khâu lập và luân chuyển chứng từ,lựa chọn tài khoản kế toán vào sổ kế toán đến lập báo cáo kế toán Trên quan

điểm đó, phạm vi nghiên cứu đề tài của em gồm các nội dung sau:

Chơng I: Những vấn đề lý luận cơ bản về công tác hạch toán nguyên

vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất

Chơng II: Thực trạng công tác hạch toán nguyên vật liệu ở Công ty cổ

phần sản xuất và dịch vụ cơ điện Hà Nội

Chơng III: Hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu ở Công ty cổ

phần sản xuất và dịch vụ cơ điện Hà Nội

Một doanh nghiệp sản xuất phải có đủ ba yếu tố: lao động, t liệu lao

động, đối tợng lao động Ba yếu tố này có sự tác động qua lại với nhau để tạo

ra của cải vật chất cho xã hội Đối tợng lao động là tất cả mọi vật có sẵn trong

tự nhiên ở quanh ta mà lao động có ích của con ngời có thể tác động vào Đốitợng lao động đợc chia làm hai loại : Loại thứ nhất có sẵn trong tự nhiên nh:

gỗ trong rừng nguyên thuỷ, quặng trong lòng đất Loại thứ hai đã qua chếbiến, nghĩa là đã có sự tác động của lao động, gọi là vật liệu

"Nguyên vật liệu là đối tợng lao động, là một trong ba yếu tố cơ bảncủa quá trình sản xuất và là cơ sở vật chất để hình thành lên sản phẩm mới."

Nguyên vật liệu có đặc điểm sau:

- Về mặt hiện vật: Nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sảnxuất nhất định Khi tham gia vào quá trình sản xuất, dới tác động của lao độngchúng bị tiêu hao toàn bộ hoặc bị thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo rahình thái vật chất của sản phẩm

- Về mặt giá trị: Khi tham gia vào quá trình sản xuất toàn bộ giá trị củanguyên vật liệu chuyển dịch một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ

- Nguyên vật liệu thuộc loại tài sản lu động, giá trị nguyên vật liệu tồnkho là vốn lu động dự trữ cho sản xuất của doanh nghiệp

Từ đặc điểm cơ bản của nguyên vật liệu ta có thể thấy rõ vị trí quantrọng của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất Kế hoạch sản xuất kinhdoanh sẽ bị ảnh hởng nếu việc cung cấp nguyên vật liệu không đầy đủ, kịpthời Chất lợng của sản phẩm cũng phụ thuộc rất nhiều vào chất lợng củanguyên vật liệu làm ra nó Do vậy, để sản xuất đợc những sản phẩm tốt, thoảmãn đợc nhu cầu của khách hàng cần phải có những nguyên vật liệu có chất l-ợng cao đảm bảo đúng quy cách chủng loại.

- Mặt khác chi phí nguyên vật liệu thờng chiếm tỷ trọng khá lớn tronggiá thành sản xuất của sản phẩm ( trong sản phẩm công nghiệp giá trị nguyênvật liệu chiếm khoảng 50 - 60% giá thành sản xuất, trong sản phẩm chế biếngiá trị nguyên vật liệu chiếm tới 70 - 80% giá thành sản xuất sản phẩm) Vìthế nên việc tập trung quản lý nguyên vật liệu một cách chặt chẽ ở tất cả cáckhâu từ thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu nhằm hạ thấpchi phí, giảm mức tiêu hao nguyên vật liệu là vấn đề vô cùng quan trọng màbất cứ một doanh nghiệp nào cũng cần phải quan tâm Điều này có ý nghĩaquan trọng trong việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, hạ giá thành sản phẩm

và trong một chừng mực nào đó việc giảm mức tiêu hao nguyên vật liệu còntiết kiệm đợc nguồn tài nguyên đang ngày càng cạn kiệt dần, là cơ sở để tăngsản phẩm xã hội

2 Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu

Trong điều kiện hiện nay nền sản xuất ngày càng mở rộng và phát triểntrên cơ sở thoả mãn nhu cầu vật chất và văn hoá của cộng đồng xã hội Việc

sử dụng nguyên vật liệu tiết kiệm, hợp lý và có hiệu quả ngày càng đợc coitrọng Do vậy công tác quản lý là yêu cầu tất yếu của mọi phơng thức sảnxuất Xã hội ngày càng phát triển, nhu cầu của xã hội ngày càng cao đòi hỏisản phẩm tiêu thụ nhiều hơn, chất lợng cao hơn, đa dạng về mẫu mã chủngloại về màu sắc Chính vì vậy mà vật liệu cấu thành nên sản phẩm cũng phảikhông ngừng đợc nâng cao về chất lợng và chủng loại Trong điều kiện nềnkinh tế nớc ta hiện nay các ngành sản xuất cha đáp ứng đầy đủ nguyên vật liệucho yêu cầu sản xuất, do đó yêu cầu công tác quản lý vật liệu phải toàn diện ởtất cả các khâu từ thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu

- ở khâu thu mua: Mỗi loại vật liệu có tính chất lý hoá khác nhau, côngdụng khác nhau, mức độ và tỷ lệ tiêu hao khác nhau do đó thu mua phải làmsao cho đủ số lợng, đúng chủng loại, phẩm chất tốt, giá cả hợp lý, chỉ chophép hao hụt trong định mức Đặc biệt quan tâm tới chi phí thu mua làm hạthấp chi phí nguyên vật liệu một cách tối đa

- ở khâu bảo quản: Cần đảm bảo theo đúng chế độ quy định, phù hợpvới tính chất lý hoá của mỗi loại nguyên vật liệu, phù hợp với quy mô tổ chứccủa doanh nghiệp, tránh lãng phí.

- ở khâu dự trữ: Doanh nghiệp phải xác định đợc mức dự trữ tối đa, tốithiểu để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh đợc bình thờng, không bịngừng trệ, gián đoạn do không cung cấp kịp thời, không dự trữ quá nhiều gây

ứ đọng vốn

- ở khâu sử dụng: Cần phải tổ chức tốt việc ghi chép, phản ánh tìnhhình xuất dùng và sử dụng nguyên vật liệu.Phải xây dựng đợc hệ thống địnhmức tiêu hao nguyên vật liệu cho từng chi tiết, từng công đoạn và phải khôngngừng cải tiến hoàn thiện để đạt tới các định mức tiên tiến

3.Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu

Kế toán nguyên vật liệu là việc ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu vềtình hình thu mua, vận chuyển, bảo quản, nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu

Để thực hiện đợc chức năng giám đốc và là công cụ quản lý kinh tế, kế toánnguyên vật liệu cần phải làm tốt các công việc sau:

- Tổ chức đánh giá, phân loại vật liệu phù hợp với các nguyên tắc, yêucầu quản lý thống nhất của nhà nớc và yêu cầu quản trị

- Tổ chức chứng từ, tài khoản sổ kế toán phù hợp với phơng pháp kếtoán hàng tồn kho của doanh nghiệp để ghi chép, phân loại tổng hợp đợc sốliệu về tình hình hiện có và sự biến động tăng giảm của vật liệu sử dụng trongquá trình sản xuất, cung cấp số liệu kịp thời để tập hợp chi phí sản xuất và tínhgiá thành sản phẩm

- Thực hiện việc phân tích, đánh giá tình hình cung cấp, dự trữ và sửdụng nguyên vật liệu trong doanh nghiệp để phát huy những mặt tích cực,khắc phục những mặt còn hạn chế để không ngừng nâng cao hiệu quả quản lý

II Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu.

1.Phân loại nguyên vật liệu

Trong các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh để tiến hành sản xuất phải

sử dụng nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau, để quản lý tốt cần phải tiếnhành phân loại Phân loại nguyên vật liệu là sắp xếp các vật liệu cùng loại vớinhau theo một đặc trng nhất định nào đó thành từng nhóm để thuận lợi choviệc quản lý và hạch toán Phân loại vật liệu có thể dựa trên những tiêu thức

nh sau:

1.1.Căn cứ vào công dụng của nguyên vật liệu.

Theo cách phân loại này nguyên vật liệu đợc phân thành:

- Nguyên vật liệu chính: Là đối tợng lao động chủ yếu cấu thành nênthực thể chính của sản phẩm

- Nguyên vật liệu phụ: Là những vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợ trongsản xuất, đợc sử dụng kết hợp với vật liệu chính để làm thay đổi màu sắc, hìnhdáng, mùi vị hoặc dùng để bảo quản, phục vụ hoạt động của các t liệu lao

động hay phục vụ cho lao động của công nhân ( ví dụ: dầu nhờn, hồ, keo,thuốc chống gỉ, xà phòng , giẻ lau .)

- Nhiên liệu: Là những vật liệu dùng để cung cấp nhiệt lợng trong quátrình sản xuất kinh doanh: xăng dầu, hơi đốt, than

- Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết, phụ tùng dùng để sửa chữa và thaythế cho máy móc, thiết bị, phơng tiện vận tải

Vật liệu và thiết bị XDCB: Bao gồm các vật liệu và thiết bị mà doanh nghiệpmua vào nhằm mục đích đầu t cho xây dựng cơ bản

- Phế liệu: Là các loai vật liệu thu đợc trong quá trình sản xuất haythanh lý tài sản có thể sử dụng hay bán ra ngoài (phôi bào, vải vụn, sắt .)Vật liệu khác: Bao gồm các loại vật liệu ngoài các loại vật liệu kể trên

Việc phân chia này giúp cho doanh nghiệp tổ chức các tài khoản chitiết, dễ dàng hơn trong việc quản lý hạch toán vật liệu Ngoài ra còn giúp chodoanh nghiệp nhận biết rõ nội dung kinh tế và vai trò chức năng của từng loạivật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh từ đó đề ra biện pháp thích hợptrong việc tổ chức quản lý và sử dụng có hiệu quả các loại vật liệu

1.2.Căn cứ vào chức năng của nguyên vật liệu đối với quá trình sản xuất:

Theo cách phân loại này toàn bộ nguyên vật liệu của doanh nghiệp đợcchia thành các loại sau:

- Nguyên vật liệu sử dụng cho sản xuất: là các loại nguyên vật liệu tiêuhao trong quá trình sản xuất sản phẩm Gồm có:

+ Nguyên vật liệu trực tiếp: Là các loại vật liệu tiêu hao trực tiếp trongquá trình sản xuất sản phẩm

+ Nguyên vật liệu gián tiếp: Là các loại vật liệu tiêu hao gián tiếp trongquá trình phục vụ sản xuất sản phẩm ( thờng là chi phí dầu mỡ bảo dỡng máymóc thiết bị)

- Nguyên vật liệu sử dụng cho bán hàng

- Nguyên vật liệu sử dụng cho quản lý.

- Nguyên vật liệu nhận góp vốn liên doanh hoặc đợc biếu tặng, cấpphát

- Phế liệu thu hồi: Là những nguyên vật liệu bị thải loại ra khỏi quátrình sản xuất, có thể đợc tái sử dụng hoặc đem bán

1.4 Căn cứ vào quyền sở hữu:

Nguyên vật liệu đợc chia thành:

- Nguyên vật liệu thuộc sở hữu của doanh nghiệp: Gồm các loại NVL

do doanh nghiệp tự sản xuất , mua ngoài đã thanh toán hoặc chấp nhận thanhtoán

- Nguyên vật liệu không thuộc sở hữu của doanh nghiệp: Gồm các NVLnhận gia công chế biến hay nhận giữ hộ

Tuy nhiên trong các cách phân loại trên thì cách phân loại theo công dụng là uviệt hơn cả

2 Đánh giá nguyên vật liệu.

Đánh giá nguyên vật liệu là dùng thớc đo tiền tệ để biểu hiện giá trị củanguyên vật liệu theo những nguyên tắc nhất định, đảm bảo những yêu cầuthống nhất Việc đánh giá nguyên vật liệu mang một ý nghĩa hết sức quantrọng trong việc tổ chức hạch toán nguyên vật liệu

2.1.Các chỉ tiêu đánh giá nguyên vật liệu.

- Giá thực tế: Giá thực tế của nguyên vật liệu là giá đợc xác định dựatrên những căn cứ khách quan, đợc hình thành trên cơ sở các chứng từ hợp lệchứng minh các khoản chi hợp pháp của doanh nghiệp để tạo ra nguyên vậtliệu Giá thực tế của nguyên vật liệu là cơ sở pháp lý để phản ánh tình hìnhluân chuyển nguyên vật liệu và nó đợc dùng để ghi nguyên vật liệu tồn kho vàlập các báo cáo kế toán

- Giá hạch toán: Giá hạch toán là loại giá ổn định, đợc xác định ngay ở

đầu kỳ hạch toán, thờng dựa trên giá thực tế cuối kỳ trớc hay giá kế hoạch của

kỳ này Giá hạch toán là loại giá có tính chủ quan nên chỉ sử dụng để theo dõiviệc luân chuyển hàng ngày Cuối kỳ hạch toán, kế toán phải điều chỉnh giáhạch toán về giá thực tế

2.2 Giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho.

Nguyên vật liệu nhập kho đợc tính theo giá thực tế, cá biệt chỉ có một

số ít trờng hợp phải sử dụng giá hạch toán để ghi nhận nhập kho.Chẳng hạnkhi nguyên vật liệu nhập kho nhng cha có chứng từ hoá đơn, kế toán phải sửdụng chỉ tiêu giá hạch toán để ghi sổ Đến khi có chứng từ hoá đơn thì kế toántiến hành điều chỉnh giá hạch toán thành giá thực tế

Giá của nguyên vật liệu nhập kho đợc xác định tuỳ theo từng nguồn nhập nhsau:

- Đối với nguyên vật liệu mua ngoài: Giá thực tế của nguyên vật liệumua ngoài nhập kho là giá ghi trên hoá đơn nếu đơn vị nộp thuế áp dụng ph-

ơng pháp trực tiếp Giá đã có thuế giá trị gia tăng ( Giá thanh toán ) Nếu đơn

vị áp dụng phơng pháp khấu trừ là giá cha có thuế giá trị gia tăng cộng thuếnhập khâủ ( nếu có ) cộng + chi phí thu mua vận chuyển bốc xếp , thuê kho,bãi trừ các khoản chiết khấu, giảm giá ( nếu có)

- Đối với nguyên vật liệu do doanh nghiệp tự chế biến, gia công thì giáthực tế bao gồm: Giá thực tế vật liệu xuất kho cộng các chi phí gia công chếbiến

- Đối với nguyên vật liệu thuê ngoài gia công chế biến: Giá thực tế làgiá trị vật liệu xuất kho thuê gia công chế biến cộng với các chi phí liên quan (tiền thuê gia công, chi phí vận chuyển, bốc dỡ )

- Đối với nguyên vật liệu nhận góp vốn liên doanh: Giá thực tế là giáthoả thuận do các bên xác định cộng với các chi phí tiếp nhận ( nếu có)

- Đối với phế liệu nhập kho: Giá thực tế là giá ớc tính có thể sử dụng

đ-ợc hay giá trị thu hồi tối thiểu

- Đối với nguyên vật liệu đợc tặng thởng: Giá thực tế tính theo giá thịtrờng tơng đơng cộng với chi phí liên quan đến việc tiếp nhận

2.3.Giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho.

Việc tính giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho đợc căn cứ vào đặc điểmhoạt động của từng doanh nghiệp, vào yêu cầu quản lý và trình độ nghiệp vụcuả cán bộ kế toán Có nhiều phơng pháp đợc sử dụng để tính giá nguyên vậtliệu xuất dùng Doanh nghiệp căn cứ vào điều kiện cụ thể để lựa chọn một

trong những phơng pháp sau đây:

Phơng pháp này thích hợp trong điều kiện giá cả có xu hớng ổn địnhhoặc có xu hớng giảm

2.3.2.Phơng pháp LIFO ( nhập sau, xuất trớc).

Phơng pháp này giả định những vật liệu đợc mua sau cùng sẽ đợc xuấttrớc tiên, ngợc lại với phơng pháp FIFO ở trên

Phơng pháp LIFO thích hợp trong trờng hợp lạm phát, giá cả có xu hớng tăng

2.3.3 Phơng pháp giá đơn vị bình quân

Theo phơng pháp này giá thực tế nguyên vật liệu xuất dùng trong kỳ

đ-ợc tính căn cứ vào số lợng xuất dùng trong kỳ và đơn giá bình quân để tính

Giá thực tế vật liệu Số lợng vật liệu Giá đơn vị

xuất dùng = xuất dùng x bình quân

Giá đơn vị Giá thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ(cuối kỳ trớc)bình quân =

cuối kỳ trớc Số lợng thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ ( cuối kỳ trớc)

Phơng pháp này cũng có u điểm là đơn giản, dễ làm và phản ánh kịpthời tình hình biến động nguyên vật liệu trong kỳ Tuy nhiên phơng pháp nàykhông chính xác vì không tính tới sự biến động của giá cả trong kỳ này.

Giá đơn vị Giá thực tế vật liệu tồn kho sau mỗi lần nhập

bình quân sau =

mỗi lần nhập Số lợng thực tế vật liệu tồn kho sau mỗi lần nhập

Phơng pháp giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập khắc phục đợc nhợc

điểm của hai phơng pháp giá bình quân trên, vừa chính xác vừa cập nhật

Nh-ợc điểm của phơng pháp này là tốn nhiều công sức, phải tính toán nhiều lần

2.3.4.Phơng pháp giá thực tế đích danh.

Theo phơng pháp này, nguyên vật liệu đợc xác định giá trị theo đơnchiếc hay từng lô và giữ nguyên từ lúc nhập đến lúc xuất ( trừ trờng hợp điềuchỉnh) Khi xuất nguyên vật liệu nào sẽ tính theo giá thực tế của nguyên vậtliệu đó Do vậy, phơng pháp này có tên gọi là phơng pháp đặc điểm riêng hayphơng pháp trực tiếp và thờng sử dụng với các loại vật liệu có giá trị cao và cótính tách biệt

2.3.5.Phơng pháp hệ số giá.

Trong trờng hợp doanh nghiệp sử dụng giá hạch toán ( loại giá ổn định

đợc sử dụng thống nhất trong phạm vi doanh nghiệp).Để theo dõi chi tiết tìnhhình nhập, xuất hàng ngày, cuối tháng cần phải điều chỉnh giá hạch toán theogiá thực tế vật liệu xuất dùng dựa vào hệ số giá thực tế với hệ số giá hạch toán

Giá hạch toán vật liệu tồn đầu kỳ+ Giá hạch toán vật liệu nhập trong kỳ

Tuỳ thuộc vào đặc điểm , yêu cầu và trình độ quản lý của doanh nghiệp

mà hệ số giá vật liệu có thể tính riêng cho từng thứ, từng nhóm hoặc cho cảloại vật liệu

III- kế toán chi tiết nguyên vật liệu

1.Tổ chức chứng từ

Chứng từ là phơng tiện chứng minh tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh

tế, vừa là phơng tiện thông tin về kết quả nghiệp vụ kinh tế đó

1.1.Các chứng từ sử dụng:

- Hoá đơn bán hàng của đơn vị bán

- Hợp đồng mua hàng

- Phiếu nhập kho ( mẫu 01-VT: Bắt buộc)

- Phiếu xuất vật t ( mẫu 02-VT: Bắt buộc)

- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ ( mẫu 03- VT: Bắt buộc)

- Phiếu xuất vật t theo hạn mức ( mẫu 04-VT: Hớng dẫn)

- Biên bản kiểm nghiệm vật t ( mẫu 05-VT: Hớng dẫn)

- Thẻ kho ( mẫu 06-VT: Bắt buộc)

1.2.Tổ chức chứng từ quá trình nhập kho nguyên vật liệu.

Căn cứ vào nhu cầu về vật t mà bộ phận mua hàng sẽ liên hệ với nhàcung cấp, lựa chọn ngời bán hàng và lập hợp đồng mua hàng Khi nguyên vậtliệu về đến doanh nghiệp nếu cần kiểm nghiệm thì phải thành lập ban kiểmnghiệm Ban này có nhiệm vụ kiểm nghiệm về mặt số lợng, chất lợng, quicách của nguyên vật liệu và lập " Biên bản kiểm nghiệm vật t"

Bộ phận cung ứng dựa trên cơ sở hợp đồng mua hàng, hoá đơn, biênbản kiểm nghiệm vật t để lập " Phiếu nhập vật t" Phiếu nhập vật t lập thành 2liên ( Đối với vật t mua ngoài), 3 liên ( Đối với vật t tự sản xuất)

Thủ kho sau khi nhận vật t ghi số lợng vào cột thực nhập, ký nhận

Liên1: Do bộ phận lập phiếu giữ Liên2: Thủ kho ghi thẻ kho sau đóchuyển cho kế toán Liên 3( nếu có): Ngời nhập giữ Còn hợp đồng mua hàng,hoá đơn của ngời bán đợc giao cho bộ phận tài vụ , làm thủ tục thanh toán vàghi sổ kế toán

1.3.Tổ chức chứng từ quá trình xuất kho nguyên vật liệu.

Trong mọi trờng hợp xuất kho nguyên vật liệu bất cứ sử dụng cho mục

đích gì đều phải thực hiện đầy đủ các thủ tục, chứng từ qui định và phải thựchiện nghiêm ngặt việc cân, đong, đo đếm tuỳ theo từng loại nguyên vật liệu.Trên các chứng từ xuất vật liệu phải ghi rõ mục đích sử dụng nguyên vật liệu(xuất cho ai, để làm gì )

Phiếu xuất kho do bộ phận cung ứng lập để theo dõi chặt chẽ số lợngvật t xuất kho cho các bộ phận, phân xởng để có kế hoạch cung ứng vật t kịpthời cho sản xuất và làm căn cứ để kế toán hạch toán chi phí sản xuất và tínhgiá thành sản phẩm Phiếu xuất kho lập thành 3 liên ( Liên 1: Do bộ phận lậpphiếu giữ; Liên 2 : Thủ kho ghi thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán; Liên 3:ngời nhận vật t giữ) Phiếu xuất vật t sử dụng trong trờng hợp xuất kho nguyênvật liệu không thờng xuyên với số lợng ít

Trờng hợp sử dụng nguyên vật liệu nhiều, phát sinh thờng xuyên trongtháng doanh nghiệp sử dụng " Phiếu xuất vật t theo hạn mức" Phiếu xuất vật

t theo hạn mức cho tháng nào chỉ có giá trị sử dụng trong tháng đó Cuốitháng không dùng hết vật t đã lĩnh, đơn vị sử dụng phải lập phiếu nhập vật t

đem đến kho cùng với số vật t thừa và phiếu xuất vật t theo hạn mức, thủ khoghi số lợng thừa trả lại vào cả hai phiếu

Đối với trờng hợp xuất bán vật liệu, bộ phận cung ứng căn cứ vàonhững thoả thuận của khách hàng để lập " Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho".Phiếu này đợc lập làm 3 liên: Một liên giao cho khách hàng; một liên giao cho

bộ phận cung ứng; một liên giao cho thủ kho ghi thẻ kho sau đó chuyển cho

kế toán

2.Phơng pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu.

Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu đòi hỏi phản ánh cả về giá trị , số ợng của từng loại nguyên vật liệu theo từng kho và từng ngời phụ trách Tuỳtheo qui mô, yêu cầu quản lý và điều kiện cụ thể, doanh nghiệp có thể chọnmột trong ba phơng pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu sau đây:

l-2.1 Phơng pháp thẻ song song.

* Tại kho: Thủ kho dùng thẻ kho để phản ánh tình hình nhập, xuất vậtliệu về mặt số lợng, thẻ kho đợc mở chi tiết cho từng loại vật t Hàng ngày ,căn cứ các chừng từ nhập xuất, thủ kho ghi số lợng thực nhập xuất và cuối mỗingày tính ra số lợng tồn trên thẻ kho Mỗi chứng từ ghi một dòng vào thẻ kho.Thủ kho phải thờng xuyên đối chiếu với sổ chi tiết vật liệu để đảm bảo luônkhớp nhau.Cuối tháng, thủ kho phải tính tổng cộng số nhập, xuất, tính ra sốtồn kho cuối kỳ theo từng danh điểm vật t

*Tại phòng kế toán: Kế toán vật t mở sổ kế toán chi tiết cho từng danh

điểm vật t tơng ứng với thẻ kho Sổ này có nội dung tơng tự nh thẻ kho, chỉkhác là theo dõi cả về mặt giá trị Hàng ngày hoặc định kỳ, khi nhận đợc cácchứng từ nhập xuất do thủ kho chuyển tới, kế toán vật t phải kiểm tra đối

chiếu, ghi đơn giá và tính ra số tiền Căn cứ vào các chứng từ kế toán lần lợtghi các nghiệp vụ nhập xuất vào các sổ chi tiết Cuối tháng kế toán tính ratổng số nhập, tổng số xuất, số tồn kho cho từng danh điểm vật liệu để đốichiếu với sổ tổng hợp và đối chiếu với thẻ kho.

* Sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phơng pháp thẻ song song.

Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng

Quan hệ đối chiếu

Để thực hiện đối chiếu giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, kế toánphải căn cứ vào các sổ kế toán chi tiết để lập "Bảng tổng hợp Nhập- Xuất- Tồnkho" về mặt giá trị và từng loại nguyên vật liệu

* Điều kiện áp dụng của phơng pháp: Phơng pháp này ghi chép đơngiản, dễ kiểm tra, đối chiếu Tuy nhiên, trong điều kiện sản xuất lớn, áp dụngphơng pháp này mất nhiều công sức do ghi chép trùng lặp Vì vậy, phơng phápnày thờng đợc áp dụng ở những đơn vị vừa và nhỏ, ít chủng loại vật t, khối l-ợng các nghiệp vụ nhập xuất ít, không thờng xuyên

2.2 Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển.

* Tại kho: Để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu , thủ kho vẫn mở thẻkho để theo dõi về mặt số lợng của từng danh điểm vật liệu nh trờng hợp hạchtoán chi tiết theo phơng pháp thẻ song song

Bảng tổng hợp nhập,

xuất, tồn khonguyên vậtliệu

* Tại phòng kế toán: Kế toán không mở sổ chi tiết mà mở sổ đối chiếuluân chuyển để hạch toán số lợng và số tiền cuả từng danh điểm vật t theotừng kho Sổ này ghi mỗi tháng một lần vào cuối tháng trên cơ sở tổng hợpchứng từ nhập - xuất phát sinh trong tháng của từng loại vật liệu, mỗi loại chỉghi một dòng trong sổ Cuối tháng, đối chiếu số lợng vật liệu trên sổ đối chiếuluân chuyển với thẻ kho, đối chiếu số tiền với kế toán tổng hợp.

* Sơ đồ hạch toán chi tiết NVL theo phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển.

Ghi hàng ngày

Ghi cuối kỳ

Quan hệ đối chiếu

* Điều kiện áp dụng: Theo phơng pháp này thì công việc ghi chép kếtoán chi tiết theo từng danh điểm vật liệu đợc giảm nhẹ, nhng toàn bộ công tácghi chép, tính toán, kiểm tra đều dồn hết vào cuối kỳ nên công việc hạch toán

và lập báo cáo thờng bị chậm trễ Phơng pháp này có cải tiến hơn phơng phápthẻ song song nhng vẫn còn ghi trùng lặp Do vậy, thờng áp dụng ở doanhnghiệp có qui mô vừa, chủng loại hàng tồn kho tơng đối nhiều

2.3 Phơng pháp sổ số d.

* Tại kho: Giống các phơng pháp trên Định kỳ sau khi ghi thẻ kho, thủkho phải tập hợp chứng từ nhập kho, xuất kho phát sinh theo từng loại nguyênvật liệu, sau đó lập phiếu giao nhận chứng từ và giao cho kế toán

Ngoài ra, thủ kho còn phải ghi số lợng vật liệu tồn kho cuối tháng theo

từng danh điểm vật liệu vào sổ số d Sổ số d đợc kế toán mở cho từng kho vàdùng cho cả năm, trớc ngày cuối tháng kế toán giao cho thủ kho để ghi vào

sổ Ghi xong thủ kho phải gửi về phòng kế toán để kiểm tra và tính thànhtiền

* Tại phòng kế toán: Định kỳ, kế toán phải xuống kho để hớng dẫn vàkiểm tra việc ghi chép của thủ kho và thu nhận chứng từ Khi nhận đợc chứng

từ, kế toán kiểm tra và tính giá theo từng chứng từ ( giá hạch toán), tổng cộng

số tiền và ghi vào cột số tiền trên phiếu giao nhận chứng từ Đồng thời, ghi sốtiền vừa tính đợc của từng nhóm vật t ( nhập riêng, xuất riêng) vào bảng luỹ kếnhập - xuất - tồn kho Bảng này đợc mở cho từng kho, mỗi kho một tờ đợc ghitrên cơ sở các phiếu giao nhận chứng từ nhập xuất vật t Tiếp đó cộng số tiềnnhập, xuất trong tháng và dựa vào số d đầu tháng để tính ra số d cuối thángcủa từng nhóm vật t Số d này đợc dùng để đối chiếu với cột số tiền trên sổ số

d ( số liệu trên sổ số d do kế toán tính bằng cách lấy số lợng tồn kho nhân vớigiá hạch toán)

* Sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phơng pháp sổ số d.

Ghi hàng ngày

Ghi cuối kỳ

Quan hệ đối chiếu

* Điều kiện áp dụng: Phơng pháp sổ số d có nhiều cải tiến trong việc tổchức hạch toán chi tiết nguyên vật liệu Nó có đặc điểm là xoá bỏ đợc việc ghichép trùng lặp giữa thủ kho và phòng kế toán, tạo điều kiện thực hiện kiểm trathờng xuyên và có hệ thống của kế toán với thủ kho, đảm bảo số liệu kế toán

Phiếu giao nhận chứng từ xuất

chính xác, kịp thời Phơng pháp này kết hợp chặt chẽ việc hạch toán nghiệp vụcủa thủ kho và phòng kế toán Tuy nhiên, theo phơng pháp này công việc kháphức tạp, thờng đợc áp dụng ở những doanh nghiệp có qui mô lớn, số lợngchủng loại vật t nhiều, nghiệp vụ nhập xuất xảy ra thờng xuyên với khối lợnglớn.

IV- kế toán tổng hợp nguyên vật liệu.

A kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phơngpháp kê khai thờng xuyên

Phơng pháp kê khai thờng xuyên là phơng pháp theo dõi, phản ánh ờng xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệutrên sổ kế toán Theo phơng pháp này, các tài khoản nguyên vật liệu đợc dùng

th-để phản ánh số hiện có, tình hình biến động tăng, giảm của nguyên vật liệu.Vì vậy, nguyên vật liệu tồn kho trên sổ kế toán có thể xác định ở bất cứ thời

điểm nào trong kỳ kế toán

Cuối kỳ kế toán, căn cứ vào số liệu kiểm kê thực tế nguyên vật liệu tồnkho, so sánh đối chiếu với số liệu trên sổ sách kế toán với nguyên tắc tồn khothực tế luôn phù hợp với tồn kho trên sổ kế toán Nếu có chênh lệch phải truytìm nguyên nhân và có giải pháp xử lý kịp thời

Phơng pháp kê khai thờng xuyên thờng đợc áp dụng trong các doanhnghiệp có các mặt hàng có giá trị lớn

1 Tài khoản kế toán sử dụng:

- TK 152: Nguyên vật liệu

Tài khoản này đợc dùng để theo dõi giá trị hiện có, tình hình tăng, giảmnguyên vật liệu theo giá thực tế, có thể mở chi tiết cho từng loại, từng nhómtuỳ theo yêu cầu quản lý và phơng tiện thanh toán

+ Bên nợ: Phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh làm tăng NVL trongkỳ

+ Bên có: Phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh làm giảm nguyênvật liệu trong kỳ

+ D nợ: Giá trị thực tế của nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ

- TK 151: Hàng mua đang đi đờng

Tài khoản này đợc sử dụng để phản ánh các loại nguyên vật liệu muangoài đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhng cha kiểm nhận nhập khotheo nơi bảo quản qui định, gồm nguyên vật liệu mua đã chấp nhận thanh toán

hoặc đã trả tiền cho nhà cung cấp, nguyên vật liệu đã về doanh nghiệp nhngcha làm thủ tục nhập kho.

TK 151 đợc chi tiết theo từng loại nguyên vật liệu đang đi trên đờngtính đến ngày cuối kỳ

+ Bên nợ: Phản ánh giá trị hàng đi đờng tăng trong kỳ

+ Bên có: Phản ánh giá trị hàng đang đi đờng kỳ trớc đã về nhập khohay chuyển giao cho các bộ phận sử dụng hoặc giao cho khách hàng

+ D nợ: Giá trị hàng đang đi đờng (đầu và cuối kỳ)

- TK 133: Thuế giá trị gia tăng ( GTGT) đợc khấu trừ

TK 133 dùng để phản ánh số thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ, đợchoàn lại

+ Bên nợ: Tập hợp số thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ phát sinh trongkỳ

+ Bên có: Các nghiệp vụ làm giảm thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ( đã khấu trừ, trả lại hàng mua, chiết khấu, giảm giá hàng mua, đợc hoàn lại )

+ D nợ: Phản ánh số thuế GTGT đầu vào còn đợc khấu trừ sẽ đợc hoànlại nhng cha nhận

Ngoài ra kế toán còn sử dụng một số tài khoản khác để hạch toán nh :

TK 111; TK 112; TK 141; TK 331, TK 621, TK 641, TK 642

2.Kế toán tình hình biến động nguyên vật liệu.

2.1 Kế toán tình hình biến động tăng nguyên vật liệu.

2.1.1.Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ.

- Trờng hợp mua ngoài, hàng và hoá đơn cùng về:

Căn cứ vào hoá đơn mua hàng, biên bản kiểm nghiệm, phiếu nhập kho, kếtoán ghi:

Nợ TK 152 (chi tiết): Giá mua thực tế không có thuế

Nợ TK 133 : Thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ

Có TK liên quan ( 331,111,112,141 ): Tổng giá thanh toán

- Trờng hợp doanh nghiệp đợc giảm giá hàng mua hay hàng mua trả lại( nếu có) ghi:

Nợ TK 331(chi tiết): Trừ vào số tiền hàng phải trả

Nợ TK 111,112 : Số tiền đợc ngời bán trả lại

Nợ TK 1388 : Số tiền trả lại đợc ngời bán chấp nhận

Có TK 152 (chi tiết): Số giảm giá hàng mua hay hàng mua

trả lại theo giá không có thuế

Có TK 133 : Thuế GTGT tơng ứng

- Trờng hợp doanh nghiệp đợc hởng chiết khấu mua hàng

Nợ TK liên quan ( TK 111,112,331 ): Số tiiền đợc hởng

Có TK 711: Ghi tăng thu nhập hoạt động tài chính

- Trờng hợp hàng thừa so với hoá đơn

Về mặt nguyên tắc, khi phát hiện thừa phải làm văn bản báo cho cácbên liên quan biết để cùng sử lý Về mặt kế toán ghi:

+ Nếu nhập toàn bộ:

Nợ TK 152 ( chi tiết) : Trị giá toàn bộ hàng ( Giá không thuế)

Nợ TK 133 ( 1331) : Thuế GTGT tính theo số hoá đơn

Có TK 331 : Trị giá thanh toán theo hoá đơn

Có TK 338 (3381): Tổng số hàng thừa không có thuế GTGT

Căn cứ quyết định xử lý ghi:

* Nếu trả lại cho ngời bán:

Nợ TK 338 (3381) : Trị giá hàng thừa ( không có thuế)

Có TK 152 ( chi tiết) : Trị giá số thừa trả lại

* Nếu đồng ý mua tiếp số thừa:

Nợ TK 338 ( 3381): Trị giá hàng thừa không có thuế

Nợ TK 133 (1331) : Thuế GTGT của số hàng thừa

Có TK 331 : Tổng giá thanh toán của số hàng thừa

* Nếu thừa không rõ nguyên nhân, ghi tăng thu nhập

Nợ TK 338 (3381) : Trị giá hàng thừa không có thuế

Có TK 721 : Số thừa không rõ nguyên nhân

+ Nếu nhập theo số hoá đơn: Ghi nhận số nhập nh trờng hợp ở trên Sốthừa coi nh giữ hộ ngời bán và ghi nợ TK 002, khi xử lý số thừa ghi có TK

002 Đồng thời, căn cứ cách xử lý cụ thể hạch toán nh sau:

* Nếu đồng ý mua tiếp số thừa:

Nợ TK 152 (chi tiết): Trị giá hàng thừa ( giá không có thuế GTGT)

Nợ TK 133 ( 1331) : Thuế GTGT của số hàng thừa

Có TK 331 : Tổng giá thanh toán của số hàng thừa

Đồng thời ghi Có TK 002

* Nếu không rõ nguyên nhân, ghi tăng thu nhập:

Nợ TK 152 ( chi tiết) : Trị giá hàng thừa ( không có thuế GTGT)

Có TK 721 : Số thừa không rõ nguyên nhân

Đồng thời ghi Có TK002

- Trờng hợp hàng thiếu so với hoá đơn

Kế toán chỉ ghi tăng nguyên vật liệu theo trị giá hàng thực nhận, số thiếucăn cứ vào biên bản kiểm nhận thông báo cho bên bán biết và ghi sổ nh sau:

+ Khi nhập:

Nợ TK 152(chi tiết): Trị giá số thực nhập kho theo giá không thuế

Nợ TK 138 ( 1381) : Trị giá số thiếu (không có thuế)

Nợ TK 133 ( 1331) : Thuế GTGT theo hoá đơn

Có TK 331 : Tổng giá thanh toán theo hoá đơn+ Khi xử lý:

* Nếu ngời bán giao tiếp số hàng còn thiếu:

Nợ TK 152 ( chi tiết) : Ngời bán giao nốt số còn thiếu

Có TK 138 (1381): Xử lý số thiếu

* Nếu ngời bán không còn hàng:

Nợ TK331 : Ghi giảm số tiền phải trả ngời bán

Có TK 138 (1381): Xử lý số thiếu

Có TK 133 ( 1331) : Thuế GTGT của số hàng còn thiếu

* Nếu cá nhân làm mất phải bồi thờng:

Nợ TK 1388, 334 : Cá nhân phải bồi thờng

Có TK 138 (1381) : Xử lý số thiếu

Có TK 133 (1331) : Thuế GTGT của số hàng thiếu

* Nếu thiếu không xác định đợc nguyên nhân

Nợ TK 821 : Số thiếu không rõ nguyên nhân

Nợ TK 331,111,112: Tổng giá thanh toán của số hàng đợc giảm

giá hoặc trả lại ngời bán

Có TK 152 ( chi tiết): Trị giá số hàng giao trả hoặc giảm giá

Có 133 (1331): Thuế GTGT của số hàng giao trả hoặc giảm giá

- Trờng hợp hàng về cha có hoá đơn:

Kế toán lu phiếu nhập kho vào tập hồ sơ " Hàng cha có hoá đơn" Nếutrong tháng có hoá đơn về thì ghi sổ bình thờng Còn nếu cuối tháng, hoá đơnvẫn cha về thì ghi sổ theo giá tạm tính bằng bút toán:

+ Cách 3: Dùng bút toán đảo ngợc để xoá bút toán theo giá tạm tính đãghi Sau đó, ghi lại giá thực tế bằng bút toán đúng nh bình thờng

- Trờng hợp hoá đơn về nhng hàng cha về

Kế toán lu hóa đơn vào tập hồ sơ " Hàng mua đang đi đờng" Nếu trongtháng hàng về thì ghi sổ bình thờng Còn nếu cuối tháng vẫn cha về thì ghi:

Nợ TK 151 : Trị giá hàng mua không có thuế GTGT

Nợ TK 133(1331): Thuế GTGT đợc khấu trừ

Có TK liên quan ( 331, 111,112,141 ): Tổng giá thanh toán

Sang tháng sau khi hàng về ghi :

Nợ TK 152( chi tiết) : Nếu nhập kho

Nợ TK 621,627 : Nếu xuất thẳng cho sản xuất, cho phân xởng

Có TK 151: Hàng đi đờng kỳ trớc đã về

- Trờng hợp Nguyên vật liệu tự chế nhập kho hoặc thuê ngoài gia côngchế biến:

Nợ TK 152( chi tiết): Giá thành sản xuất thực tế

Có TK 154 : NVL tự sản xuất hoặc thuê ngoài gia công

- Các trờng hợp tăng khác: Ngoài nguồn nguyên vật liệu mua ngoài, tựchế nhập kho, nguyên vật liệu của doanh nghiệp còn tăng do nhiều nguyên

nhân khác nh: Nhận góp vốn liên doanh, đánh giá tăng, thừa Mọi trờng hợpphát sinh làm tăng giá trị nguyên vật liệu đều đợc ghi Nợ TK 152 theo giáthực tế, đối ứng với các tài khoản thích ứng Chẳng hạn:

Nợ TK 152 (chi tiết) : Giá thực tế nguyên vật liệu tăng thêm

Có TK 411 : Nhận cấp phát, biếu tặng, viện trợ, góp vốn

Có TK 412 : Đánh giá tăng nguyên vật liệu

Có TK 336 : Vay lẫn nhau trong các đơn vị nội bộ

Có TK 642 : Thừa trong định mức tại kho

Có TK 3381 : Thừa ngoài định mức chờ xử lý

Có TK 621,627,641,642 : Dùng không hết hoặc thu hồi phế liệu

Có TK 222,128: Nhận lại vốn góp liên doanh

Có TK 241 : Nhập kho thiết bị XDCB hoặc thu hồi phế liệu

từ XDCB, từ sửa chữa lớn TSCĐ

2.1.2 Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp:

ở các đơn vị cha thực hiện đầy đủ các điều kiện về sổ sách kế toán, vềchứng từ hay các đơn vị kinh doanh vàng bạc sẽ tính thuế GTGT theo phơngpháp trực tiếp Trong trờng hợp này, kế toán phản ánh giá trị nguyên vật liệutheo tổng giá thanh toán gồm cả thuế GTGT đầu vào

Nh vậy việc hạch toán sẽ giống nh phơng pháp khấu trừ chỉ khác là kếtoán không sử dụng TK 133 để ghi thuế GTGT đầu vào mà số thuế này là một

bộ phận cấu thành giá vốn nguyên vật liệu nhập kho hoặc chi phí sản xuấtkinh doanh ( nếu nguyên vật liệu mua về đợc đa ngay vào sử dụng)

2.2 Kế toán các nghiệp vụ làm giảm nguyên vật liệu.

Nguyên vật liệu trong doanh nghiệp giảm chủ yếu do xuất sử dụng chosản xuất kinh doanh, phần còn lại có thể xuất bán, xuất góp vốn liên doanh Mọi trờng hợp giảm nguyên vật liệu đều ghi theo giá thực tế ở bên Có của

TK 152

- Trờng hợp xuất nguyên vật liệu cho sản xuất kinh doanh:

Nợ TK 621(chi tiết đối tợng) : Xuất trực tiếp chế tạo sản phẩm hay

thực hiện các lao vụ dịch vụ

Nợ TK 627( 6272- chi tiết PX) : Xuất dùng cho phân xởng

Nợ TK 641 ( 6421) : Xuất phục vụ bán hàng

Nợ TK 642 (6422 : Xuất dùng cho nhu cầu quản lý của

doanh nghiệp

Nợ TK 241 : Xuất cho xây dựng cơ bản hoặc sửa chữa

TSCĐ

Có TK 152 (chi tiết NVL) : Giá thực tế NVL xuất dùng

- Trờng hợp xuất góp vốn liên doanh: Căn cứ vào giá gốc của nguyênvật liệu xuất góp vốn liên doanh và giá trị vốn góp đợc liên doanh chấp nhận,phần chênh lệch giữa giá thực tế và giá trị vốn góp sẽ đợc phản ánh vào TK

412 " Chênh lệch đánh giá lại tài sản" ( nếu giá vốn > giá trị vốn góp thìghi Nợ; giá vốn < giá trị vốn góp thì ghi Có)

Nợ TK 222 : Giá trị vốn góp liên doanh dài hạn

Nợ TK 128 : Giá trị vốn góp liên doanh ngắn hạn

Nợ ( Có) TK 412: Phần chênh lệch

Có TK 152 ( chi tiết): Giá thực tế NVL xuất góp vốn liên doanh

- Trờng hợp xuất thuê ngoài gia công chế biến:

Nợ TK 154: Giá thực tế NVL xuất kho thuê gia công chế biến

Có TK 152 ( chi tiết): Giá thực tế

- Trờng hợp giảm do cho vay tạm thời:

Nợ TK 138 ( 1388) : Cho các cá nhân, tập thể vay tạm thời

Nợ TK 136 ( 1368): Cho vay nội bộ tạm thời

Có TK 152 ( chi tiết): Giá thực tế nguyên vật liệu cho vay

- Trờng hợp giảm do các nguyên nhân khác ( nhợng bán, phát hiệnthiếu )

Nợ TK 632 : Nhợng bán, xuất trả lơng, trả thởng

Nợ TK 642 : Thiếu trong định mức tại kho

Nợ TK 138 (1381): Thiếu cha rõ nguyên nhân

Nợ TK 412 : Phần chênh lệch giảm giá do đánh giá lại

Có TK 152 ( chi tiết): Giá thực tế nguyên vật liệu Quá trình hạch toán nguyên vật liệu theo phơng pháp kê khai thờngxuyên có thể đợc khái quát theo sơ đồ sau:

Sơ đồ kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phơng pháp

kê khai thờng xuyên (Tính thuế theo phơng pháp trực tiếp)

TK 331,111

112,141,311 TK 152 TK 621

Xuất để chế tạo sản phẩm

TK 151,411,222 TK 627,641 ,642

Sơ đồ kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên ( Tính thuế theo phơng pháp khấu trừ)

Tăng do mua ngoài Xuất để chế tạo sản phẩm

TK 133 TK 111,112,

331

Thuế GTGT Số tiền giảm giá, giá trị

đợc khấu trừ hàng mua trả lại

TK 151 TK627,641,642

Hàng đi đờng kỳ trớc Xuất cho SX,bán hàng

tổng hợp và từ đó tính ra giá trị nguyên vật liệu, hàng hoá đã xuất dùng trong

kỳ theo công thức:

Giá trị vật t Giá trị vật t Giá trị vật t Giá trị vật t hàng hàng hoá xuất = hàng hoá tồn + hàng hoá nhập - hoá tồn kho cuối kỳ dùng trong kỳ kho đầu kỳ trong kỳ theo kiểm kê

Phơng pháp kiểm kê định kỳ không theo dõi một cách thờng xuyên, liêntục về tình hình biến động của các loại vật t hàng hoá, sản phẩm trên các tàikhoản ,phản ánh từng loại hàng tồn kho mà chỉ phản ánh giá trị tồn kho đầu

kỳ và cuối kỳ của chúng trên cơ sở kiểm kê, xác định lợng tồn kho thực tế vàlợng xuất dùng cho sản xuất kinh doanh và các mục đích khác Độ chính xáccủa phơng pháp này không cao mặc dầu tiết kiệm đợc công sức ghi chép và nóchỉ thích hợp với các đơn vị kinh doanh những chủng loại hàng hoá vật t cógiá trị thấp ,thờng xuyên xuất dùng, xuất bán

1 - Tài khoản sử dụng :

- TK 152 :"Nguyên liệu,vật liệu "

Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị nguyên vật liệu tồn kho ,chi tiết theotừng loại

+ Bên Nợ : Kết chuyển giá thực tế nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ + Bên Có : Kết chuyển giá thực tế nguyên vật liệu tồn đầu kỳ

+ D Nợ : Giá thực tế nguyên vật liệu tồn kho

- TK 151 : " Hàng mua đang đi đờng" Tài khoản này dùng để phản ánhgiá trị hàng mua đang đi đờng Đó là những loại vật t mà đơn vị đã mua hoặc

đã chấp nhận mua nhng cuối tháng cha về đến đơn vị, cha qua kiểm nhận, kểcả hàng gửi tại kho ngời bán

+ Bên Nợ : Trị giá hàng đang đi đờng cuối kỳ

+ Bên Có : Kết chuyển hàng đi đờng đầu kỳ

+ D Nợ : Trị giá hàng mua đang đi đờng đầu kỳ

Ngoài ra kế toán còn sử dụng một số tài khoản khác trong quá trìnhhạch toán sự biến động của nguyên vật liệu nh : TK 111, TK112, TK141,TK133, TK311, TK621, TK627

2.Phơng pháp hạch toán.

2.1.Đầu kỳ: Kết chuyển trị giá hàng tồn kho theo từng loại:

Nợ TK 611( 6111): Tổng giá trị NVL tồn kho, đang đi đờng

Có TK 152 ( chi tiết): Giá trị nguyên vật liệu tồn kho đầu kỳ

Có TK 151 : Giá trị nguyên vật liệu đang đi đờng đầu kỳ

2.2.Trong kỳ:

- Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ:

+Căn cứ vào các hoá đơn mua hàng:

Nợ TK 611 (6111): Giá thực tế nguyên vật liệu thu mua

Nợ TK 133(1331): Thuế GTGT đợc khấu trừ

Có TK liên quan (TK111,112,331 ): Tổng giá thanh toán

+ Các nghiệp vụ khác làm tăng nguyên vật liệu trong kỳ:

Nợ TK 611(6111): Giá thực tế nguyên vật liệu thu mua

Có TK 411: Nhận góp vốn liên doanh, cấp phát, biếu tặng

Có TK 311, 336, 338: Tăng do đi vay

Có TK 128,222: Nhận lại vốn góp liên doanh

+ Khi đợc chiết khấu :

Nợ TK 111, 112,331: Tổng số tiền chiết khấu đợc hởng

Có TK 711: Số chiết khấu đợc hởng khôngcó thuế GTGT

Có TK 133(1331): Thuế GTGT không đợc khấu trừ

+ Khi đợc giảm giá hàng mua, hay trả lại hàng mua:

Nợ TK 111,112,331: Trị giá phần giảm giá hay hàng trả lại

Có TK 133 (1331): Thuế GTGT không đợc khấu trừ

Có TK 611(6111): Trị giá thực tế

- Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp:Nguyên vật liệu mua ngoài giá thực tế bao gồm cả thuế GTGT đầu vào Dovậy ghi :

Nợ TK 611(6111): Tổng giá

Có TK liên quan ( 111,112,331 ): thanh toán

2.3.Cuối kỳ:

- Căn cứ vào biên bản kiểm kê nguyên vật liệu tồn kho

Nợ TK 152: Trị giá nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ

Nợ TK 151: Trị giá hàng đang đi đờng cuối kỳ

Có TK 611(6111): Trị giá nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ

- Giá trị nguyên vật liệu tính vào chi phí sản xuất đợc xác định bằngcách lấy số phát sinh bên Nợ TK 611 trừ đi số phát sinh Có (bao gồm số tồnkho cuối kỳ, số trả lại, giảm giá hàng mua ) rồi phân bổ cho các đối tợng sửdụng

Nợ TK liên quan ( TK 621,627,641,642 ):

Có TK 611(6111):

Quá trình hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phơng pháp kiểm kê

định kỳ đợc khái quát theo sơ đồ sau:

Sơ đồ kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phơng pháp kiểm kê

định kỳ( Tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp)

TK 152, 151 TK 611 TK 152, 151xxx

Giá trị NVL tăng thêm Giảm giá hàng mua trong kỳ trả lại hàng mua

TK 621,627

Giá thực tế NVLXuất dùng

Sơ đồ hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phơng pháp kiểm

kê định kỳ ( Tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ)

TK 152, 151 TK 611 TK 152,151

cứ vào sổ Nhật ký chung để ghi sổ cái các tài khoản 152,331

Nếu đơn vị có mở sổ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật

ký chung, các nghiệp vụ trên đợc ghi vào các sổ chi tiết liên quan

Nếu đơn vị có mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày căn cứ vào cácchứng từ dùng để ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liênquan Định kỳ hoặc cuối tháng tổng hợp từ sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu đểghi vào các tài khoản phù hợp trên sổ cái sau khi đã loại bỏ số trùng lắp domột nghiệp vụ đợc ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có)

Trình tự ghi sổ đợc khái quát nh sau:

Ghi hàng ngàyGhi cuối ngàyQuan hệ đối chiếu

2.Hình thức Nhật ký- Sổ cái.

Hằng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc về nhập, xuất NVL (hay bảng tổnghợp chứng từ gốc), kế toán ghi vào sổ Nhật ký- Sổ cái Đồng thời, ghi vào các

sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan

Cuối kỳ, phải khoá sổ, thẻ kế toán chi tiết, lập các bảng tổng hợp chi tiết

Trình tự ghi sổ đợc khái quát nh sau:

29

Sổ, thẻ kế toán chi tiết

Bảng tổng hợp chi tiết

Chứng từ gốc

Nhật ký chung

Nhật ký – sổ cái

Báo cáo tài

Sổ thẻ kế toán chi tiết

Bảng tổng hợpChi tiết

Ghi hàng ngày Ghi cuối ngày Quan hệ đốichiếu

3.Hình thức Chứng từ ghi sổ:

Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc về nhập xuất NVL, kế toán lậpchứng từ ghi sổ Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ đăng ký chứng từghi sổ và sau đó ghi sổ cái TK 152, TK 611

Các chứng từ gốc sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ đợc dùng để ghi vào

sổ, thẻ kế toán chi tiết

Trình tự ghi sổ đợc khái quát nh sau:

Ghi hàng ngày

Ghi cuối ngày

Chứng từ gốc

Bảng tổng hợp Chứng từ gốc Chứng từ Ghi sổ

Sổ cái tk 152

Báo cáo tài chính

Sổ thẻ kế toán chi tiết

Bảng tổng hợp Chi tiết

Sổ đăng ký

chứng từ ghi sổ

4.Hình thức Nhật ký- Chứng từ:

Hạch toán theo hình thức Nhật ký- Chứng từ cần rất nhiều loại sổ sách

Mỗi loại sổ sách lại có thể đợc dùng để hạch toán cho nhiều phần hành kế

toán khác nhau

Trình tự ghi sổ đợc khái quát nh sau:

Sổ, thẻ kế toán chi tiết Nvl

Bảng tổng hợp chi tiết nvl

Ghi hàng ngàyGhi cuối ngày Quan hệ đối chiếu

Tên công ty: Công ty cổ phần sản xuất và dịch vụ cơ diện Hà Nội

Tên giao dịch Quốc tế: EMPROSERCO

Trụ sở công ty: 20 Phố Bích Câu – Quận Đống Đa – Hà Nội

1- Quá trình hình thành và phát triển của công ty.

Theo tinh thần Nghị quyết Đại hội VI của Đảng, việc đổi mới cơ chếquản lý kinh tế đã đợc khẳng định Chúng ta xoá bỏ chế độ kế hoạch hoá tậptrung bao cấp, xây dựng một cơ chế mới tự hạch toán sản xuất kinh doanh,phù hợp với quy luật khách quan, phù hợp với tinh thần thực tế nền kinh tế của

đất nớc

Trong tình hình đó, Công ty cổ phần sản xuất và dịch vụ cơ điện Hà Nội

đợc thành lập tách ra khỏi Liên hiệp xí nghiệp xe đạp Hà Nội theo quyết định

số 4184/QĐ-UB ngày 03/10/1989 và là một doanh nghiệp Nhà nớc hạng 2theo QĐ số 3224/QĐ-UB của Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội

Công ty cổ phần sản xuất và dịch vụ cơ điện Hà Nội là một đơn vị kinh doanhhạch toán kinh tế độc lập, có t cách pháp nhân và chịu trách nhiệm trớc cơquan pháp luật về các hoạt động kinh doanh của mình Công ty có trụ sở chính

đặt tại số 20 phố Bích Câu - Hà Nội và một văn phòng đại diện đặt tại số 216Hoàng Hoa Thám - phờng 12 Quận Tân Bình - Thành phố Hồ Chí Minh

Từ trớc năm 1989 khi còn chung với cơ quan văn phòng Liên hiệp xínghiệp xe đạp Hà Nội, ngành hàng chủ yếu là sản xuất xe đạp và phụ tùng xe

đạp Nhng sau khi chuyển đổi cơ chế của Nhà nớc từ bao cấp sang tự hạchtoán sản xuất kinh doanh thì ngành hàng xe đạp không còn phù hợp nữa Nhucầu xe đạp ít hơn trớc, hơn nữa xe đạp Trung quốc tràn ngập thị trờng ViệtNam giá lại rất rẻ Vì vậy các đơn hàng giảm dần dẫn đến thị trờng bị thu hẹp,sản xuất gặp rất nhiều khó khăn

Nắm bắt đợc chủ trơng đổi mới của Nhà nớc, công ty đã từng bớc khắc

phục khó khăn, vơn lên xoá bỏ chế độ bao cấp, tìm ra cho mình hớng đi mới

Công ty xác định rằng phải tự đổi mới, đổi mới toàn diện mà trớc hếtphải đổi mới về tổ chức, mạnh dạn đầu t, chuyển đổi ngành hàng kinh doanh.Chỉ có nh vậy mới có thể phù hợp với tình đổi mới của nền kinh tế, bắt kịp đợc

xu hớng phát triển không ngừng trên thị trờng, mới vực dậy đợc hoạt động củabản thân doanh nghiệp Công ty nhanh chóng nhận thấy rằng sản xuất ngànhhàng xe đạp không còn phù hợp nữa Để tồn tại và phát triển là mục tiêu địnhhớng chiến lợc đợc đặt ra trong thời kỳ trớc mắt và cả lâu dài của công ty.Công ty đã bỏ ra nhiều công sức đi khảo sát,tìm hiểu thị trờng, lắng nghe ýkiến của các đồng chí lãnh đạo đầu ngành ở các tỉnh trong cả nớc về rất nhiềulĩnh vực Trong đó có vấn đề về trang thiết bị trong các bệnh viện, các cơ sở y

tế đang bị xuống cấp qua nhiều năm sử dụng rất cần đợc nâng cấp đầu t đểtừng bớc hiện đại hoá các bệnh viện, các cơ sở y tế Ngoài ra công ty cònnghiên cứu một số ngành hàng phục vụ dân dụng nh: xe đẩy vận chuyển, nộithất dân dụng với phơng châm: "Sản xuất những thứ xã hội cần chứ khôngsản xuất những thứ xã hội đã có sẵn"

Mặt khác công ty cũng nhận thấy rằng để tồn tại và phát triển đợc, phảikhông ngừng cải tiến mẫu mã , đa dạng hoá sản phẩm, đảm bảo chất lợng,giảm giá thành Hiện nay với công nghệ sản xuất các loại ống inox, đáp ứng

đợc mọi yêu cầu về mẫu mã của khách hàng, công ty đang là đơn vị sản xuấtcác trang thiết bị y tế , nội thất giành đợc nhiều uy tín trên thị trờng

Để thực hiện đợc nhiệm vụ đã đặt ra, công ty đã có sự nhất quán trong

sự chỉ đạo lãnh đạo của cấp uỷ Đảng, của cơ quan chuyên môn, các tổ chức

đoàn thể cùng tập thể cán bộ công nhân viên chức đều quyết tâm phấn đấutheo hớng đổi mới toàn diện từ tổ chức sản xuất đến tổ chức bộ máy quản lý.Với suy nghĩ luôn ứng dụng khoa học kỹ thuật, đổi mới công nghệ, đa dạnghoá sản phẩm, kết hợp với việc đầu t thiết bị ngành hàng do công ty sản xuất

đã đem lại hiệu quả kinh tế cao và có uy tín về chất lợng Năm 1994 doanhthu của công ty là 8 tỷ đồng Năm 1996 do nhu cầu của thị trờng và phát triểnkinh doanh công ty đầu t thêm một dây chuyền sản xuất định hình ống inoxcác loại với sản lợng 10.000 tấn inox /1 năm, đa doanh thu của công ty đạttrên 27 tỷ năm 2000 Với sự cố gắng của tập thể cán bộ công nhân viên công

ty , đợc sự giúp đỡ của UBND Thành phố, Công ty cổ phần sản xuất và dịch

vụ cơ điện tiếp tục lấy nhiệm vụ sản xuất trang thiết bị y tế làm trọng tâm,

đảm bảo đủ việc làm cho cán bộ công nhân viên trong công ty

Các bớc phát triển đi lên của công ty đợc thể hiện phần nào qua một sốchỉ tiêu cơ bản sau đây:

STT Chỉ tiêu Thực hiện1999 Thựchiện 2000 Thực hiện 2002

- Tổ 4 : Tổ hoàn thiện và đóng gói sản phẩm

- Đặc điểm qui trình công nghệ sản xuất của Công ty.

+ Qui trình chung sản xuất giờng + Tủ

+ Các loại nguyên vật liệu chủ yếu sử dụng trong đơn vị

Sản phẩm của công ty chủ yếu phục vụ cho ngành y tế nên nguyên vậtliệu mà doanh nghiệp sử dụng là các loại inox nh : Inox lá, inox ống, inox lábăng, các loại thép

Inox (25.4 x 1,2 x x 6mInox (25 x 60 x 1,2 x 6mInox ( 30 x 60 x 1,2 ly x 6mThép (22 x 1,2 ly x 6m

Bu lông Inox M8x60Que hàn Inox 26

3- Đặc điểm tổ chức quản lý của Công ty sản xuất và dịch vụ cơ điện.

Để quản lý sản xuất và điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh

của mình, doanh nghiệp đều phải tổ chức bộ máy quản lý tuỳ thuộc vào qui

mô loại hình doanh nghiệp , đặc điểm và điều kiện sản xuất cụ thể mà doanh

nghiệp thành lập ra các bộ phận quản lý thích hợp đợc gọi là cơ cấu tổ chức bộ

máy quản lý

Công ty cổ phần sản xuất và dịch vụ cơ điện là một đơn vị hạch toán

độc lập , bộ máy quản lý của Công ty đớc tổ chức theo sơ đồ sau:

Cơ cấu bộ máy quản lý của Công ty cổ phần sản xuất và dịch vụ cơ

Bộ máy quản ký của Công ty đợc tổ chức theo kiểu trực tuyến, đứng

đầu là Giám đốc Công ty chịu trách nhiệm hoàn toàn với nhà nớc và với công nhân trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh, giúp việc cho Giám đốc là hai phó giám đốc và một kế toán trởng

Phó giám đốc kinh doanh có nhiệm vụ diieù hành các công việc kinh doanh của Công ty nh giải quyết các hợp đồng mua, bán hàng , lập kế hoạch sản xuất, tiêu thụ sản phẩm, trực tiếp chỉ đạo phòng Hành chính tổng hợp và phòng Kế hoạch thị trờng

Phó giám đốc sản xuất có nhiệm vụ điều hành các công việc sản xuất vàquản lý ở phân xởng và phòng kỹ thuật

Kế toán trởng có nhiệm vụ là tham mu giúp Giám đốc ký kết các hợp

đồng kinh tế , phụ trách kế toán tổng hợp và kế hoạch tài chính.

Các phòng ban chức năng đợc tổ chức theo yêu cầu của việc quản lý sảnxuất kinh doanh thông suốt toàn bộ Công ty cụ thể nh sau:

- Phòng kế hoạch thị trờng: Có nhiệm vụ lập kế hoạch sản xuất kinh doanh

và kế hoạch tiêu thụ sản phẩm để báo cáo Giám đốc và giao cho các bộ phận thực hiện và theo dõi tình hình thực hiện kế hoạch đề ra

- Phòng kỹ thuật : Có nhiệm vụ chỉ đạo kỹ thuật sản xuất ở phân xởng sản xuất và các tổ sản xuất

- Phòng hành chính tổng hợp : Có nhiệm vụ điều hành việc tổ chức quản lý cán bộ, giải quyết các chế độ chính sách về tiền lơng, BHXH, và các chế

độ khác cho cán bộ công nhân viên trong Công ty

- Phòng kế toán tài chính: Có nhiệm vụ quản lý tiền vốn, tài sản của Công ty,

tổ chức hạch toán kế toán theo đúng chế độ thống kê của nhà nớc, lập các báo cáo tài chính đảm bảo cho công ty hoạt động ngày càng có hiệu quả

- Tổ bảo vệ: Có nhiệm vụ bảo vệ tài sản của công ty, theo dõi tình hình thực hiện các quy chế của Công ty đề ra

4- Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của Công ty sản xuất và dịch vụ cơ

điện.

Với chức năng quản lý tài chính, phòng kế toán tài chính của Công ty cổ phần sản xuất và dịch vụ cơ điện góp phần không nhỏ trong việc hoàn thành kế hoạch sản xuất hàng năm Có thể nói phòng kế toán tài chính là ngời trợ lý

đắc lực cho Giám đốc và ban lãnh đạo Công ty để đa ra các quyết định đúng

đắn, hiệu quả trong việc điều hành quản lý quá trình sản xuất kinh doanh, vừa

là những ngời ghi chép, thu thập tổng hợp các thông tin về tình hình kinh tế, tài chính và hoạt động của Công ty một cách chính xác, kịp thời, đầy đủ

Xuất phát từ đặc điểm tổ chức sản xuất mà bộ máy kế toán đợc tổ chức