DONG HOI URBAN DEVELOPMENT PROJECT DỰ ÁN PHÁT TRIỂN ĐÔ THỊ ĐỒNG HỚI COOPERATION SWITZERLAND-VIETNAM HỢP TÁC VIỆT NAM-THỤY SỸ TRUNG TÂM PHỔ BIẾN KIẾN THỨC DỰ ÁN PTĐTĐH Kỹ trình bày Tháng 11, 2003 Dựa tài liệu trường Đại học Quản lý Henley Viện Công nghệ Massachusetts Trung tâm Phổ biến Kiến thức - Dự án PTĐTĐH: Kỷ Trình bày KỸ THUẬT VÀ KỸ NĂNG TRÌNH BÀY Trình bày chủ đề có hiệu quả, lôi ý đồng tình từ phía người nghe, tóm tắt khái niệm phức tạp từ ngữ đơn giản kỹ trưởng nhóm Trong tài liệu này, bạn học cách tạo đồng tình từ phía người nghe, trình bày chủ đề lôi khán giả làm cho họ chấp nhận ý tưởng bạn Lý thuyết giao tiếp Quá trình giao tiếp bao gồm yếu tố sau đây: • Người gửi: • Người nhận: (những) người nhận thông điệp (những người gửi thông điệp (ai) người nhận) • Thông điệp: nội dung mục đích (cái gì) • Mã tín hiệu: ngôn ngữ mà thông điệp gửi đi: từ ngữ, hình ảnh… • Kênh: Phương tiện mà bạn chọn lựa để gửi thông điệp (bằng cách nào): diễn thuyết, viết, chiếu phim v.v • “Tiếng ồn”: Các cản trở kênh giao tiếp (từ ngữ sai, tiếng lóng, nghe không rõ v.v.) Dự án Phát triển Đô thị Đồng Hới Trung tâm Phổ biến Kiến thức - Dự án PTĐTĐH: Kỷ Trình bày Chuẩn bị Trình bày Chuẩn bị tài liệu trình bày: • Tài liệu cần phải chuẩn bị trước vài ngày để có thừoi gian kiểm tra lại tài liệu công cụ trực quan trước trình bày • Chiến lược trình bày phải phù hợp với đối tượng dự kiến: trị gia muốn nghe số, nhà khoa học muốn nghe lập luận chứng minh, thành viên cộng đồng muốn nghe vai trò trách nhiệm mức độ tham gia họ vào dự án v.v • Lập dàn cách có lô-gíc ghi điểm phần trình bày bạn • Phối hợp với dụng cụ trực quan, chẳng hạn phim đèn chiếu, ảnh lớn, bảng trắng v.v • Nếu bạn cảm thấy cần thiết, hay chủ đề trình bày mang số điểm quan trọng có tính chiến lược, cần chuẩn bị tài liệu tham khảo để phân phát Xây dựng chiến lược trình bày Nội dung: • Để giáo dục, thông tin, thuyết phục, hay … giải trí? • Có chi tiết (hữu ích) cần trình bày? Phong cách: • Mức độ thuật ngữ kỹ thuật? • Lôi khán giả đại trà hay giới chuyên môn? Dự án Phát triển Đô thị Đồng Hới Trung tâm Phổ biến Kiến thức - Dự án PTĐTĐH: Kỷ Trình bày Cấu trúc : Thông tin Thuyết phục Trực tiếp (Dễ thực hơn) Các kết chính, kèm theo dẫn chứng Tranh luận , kèm theo dẫn chứng Gián tiếp (Thông dụng hơn) Dẫn chứng, đến kết Dẫn chứng dẫn đến tranh luận Chọn lựa cấu trúc phù hợp Một phương pháp hữu ích sử dụng để xây dựng tài liệu trình bày bạn phân tích từ theo cấp độ Nói đơn giản, bạn cần xác định yêu cầu tổng thể mức cao nhất, sau phân loại yêu cầu thành phần nhỏ hơn, bạn đặt tiêu đề cho tờ chiếu Điều đảm bảo tính liên tục chủ đề phương tiện quan trọng giúp bạn điều chỉnh thời gian trình bày Bạn phân loại nội dung trình bày thành chủ đề đơn giản, trung bình phức tạp, bố trí thời gian trình bày khoảng 1,3,6 phút cho loại, đó, bạn cần chuẩn bị khoảng 15 tờ chiếu khoảng trình bày Phần giới thiệụ: • Lôi quan tâm trình bày liên quan chủ đề người nghe • Xây dựng mối quan hệ tín nhiệm người nghe • Trình bày chủ đề giới thiệu nội dung chương trình Dự án Phát triển Đô thị Đồng Hới Trung tâm Phổ biến Kiến thức - Dự án PTĐTĐH: Kỷ Trình bày Thân bài: • Hạn chế vòng phần điểm • Điều chỉnh nội dung dựa theo khả nhu cầu người nghe • Bố trí thời gian dựa chương trình Kết luận: • Tóm tắt điểm • Lưu ý hạn chế • Đưa hoạt động Tạo dụng cụ trực quan để nâng cao hiệu phần trình bày bạn Sử dụng phim đèn chiếu: Các phim đèn chiếu thường dễ làm không tốn Bạn thay đổi trật tự điều chỉnh nhanh cách viết tay Phương pháp có độ tin cậy cao sử dụng công nghệ đơn giản Chiếu máy vi tính: Chiếu máy vi tính thường có sức lôi trông đại Tuy nhiên, sử dụng phương pháp thường hay gặp vấn đề có nhiều người sử dụng máy vi tính cách định dạng khác nhau, chương trình phần mền khác v.v Trong trường hợp này, phải chuẩn bị phim đèn chiếu dự phòng Ngoài ra, đèn chiếu máy vi tính thường cần phòng tối, phòng họp có rèm cửa sổ Phương pháp phải sử dụng thiết bị cồng kềnh Dự án Phát triển Đô thị Đồng Hới Trung tâm Phổ biến Kiến thức - Dự án PTĐTĐH: Kỷ Trình bày Gợi ý trường hợp gặp phải vấn đề: • Làm trường hợp bị điện? - Thay đổi trật tự trình bày, tổ chức vài hoạt động nhóm có điện trở lại - Xem thử thách chia sẻ chuyện vui với khán giả, ví dụ yêu cầu Giám đốc Nhà máy điện trình bày với khán giả cách giải vấn đề nào, trường hợp ông ta có mặt • Làm trường hợp đèn chiếu hay máy vi tính bị hỏng? - Cho nghỉ giải lao sớm - Cố gắng giải trục trặc giải lao - Chuyển qua sử dụng dụng cụ trực quan khác (bảng kẹp giấy, tài liệu tham khảo, bảng viết) Trả lời câu hỏi Lắng nghe cẩn thận toàn câu hỏi Tìm thời gian để suy nghĩ cách nói bạn trả lời sau giải lao câu hỏi quan trọng, cần trả lời đầy đủ Trung thực vấn đề bạn chưa biết, đừng nói dối Tránh hội thoại với người Dự án Phát triển Đô thị Đồng Hới Muốn biết thêm thông tin tài liệu: ELECTROWATT-INFRA VIETNAM Dự án Phát triển Đô thị Đông Hới 19 Quang Trung – Đồng Hới, Quảng Bình ĐT: 052 821 378; Fax: 052 821 374 Email: ewedh@dng.vnn.vn Dự án Phát Triển Đô thị Đồng Hới Cơ quan Hợp tác Phát triển Thuỵ Sỹ tài trợ