Bài giảng kỹ năng làm việc theo nhóm

Nhóm có thể được thành lập tạm thời để thực hiện một công việc hay giải quyết một vấn đề nhanh nhưng cũng có thể là nhóm thường trực... Cần nhiều kỹ năng để giải quyết vấn đề mà 1 cá nhâ

KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM

Trò chơi “thử thách với kẹo gôm"

Luật chơi

• Chiều cao sẽ được đo từ mặt bàn đến đỉnh kẹo gôm

• Toàn bộ miếng kẹo gôm phải nằm ở đỉnh

• Tùy sử dụng ít hoặc nhiều công cụ theo ý muốn, nhưng không

dùng công cụ khác qui định.

• Thời gian: 18 phút

Nếu bạn chạm vào tháp khi hết thời gian bạn bị loại

Thảo luận

Điều gì hiệu quả, điều gì không hiệu quả và tại sao?

Trò chơi “thử thách với kẹo gôm" chúng ta có

thể học được gì?

Bắt buộc mọi người phải hợp tác nhanh chóng thành một nhóm

Trò chơi “thử thách với kẹo gôm" chúng ta có

thể học được gì?

1 Những người tốt nghiệp trường kinh doanh?

2 Học sinh mẫu giáo?

3 Các giám đốc điều hành?

4 Các giám đốc điều hành + trợ lý?

Những đội nào sẽ thành công?

Tại sao học sinh mẫu giáo lại thành công?

Các học sinh mẫu giáo thử các mô hình nối tiếp nhau Nếu thất bại thì thử lại, nếu thành công thì tiếp tục

Tại sao những nhóm gồm giám đốc điều hành

+ trợ lý làm tốt?

Một ví dụ hay về những người khác nhau trong một nhóm mang đến những kỹ năng riêng và làm cho nhóm mạnh hơn.

Trò chơi “thử thách với kẹo gôm“ chúng ta có

4 “Đừng cố làm mọi thứ thật hoàn hảo ngay từ đầu"

Những đội kém thành công hơn

Bài học kinh nghiệm

1 Những nhóm thành công không cần phải biết dựng thế nào

mà chỉ cần biết kỳ vọng cái gì.

2 Các nhóm có cùng mục tiêu và quyết định cách dựng

3 Có nhiều cách tiếp cận khác nhau để dựng thành công, cũng giống như có nhiều cách tiếp cận để một dự án CTCL thành công.

4 Khuyến khích các nhóm thử, điều chỉnh và tiếp tục

LÀM VIỆC NHÓM

Nhóm cải tiến chất lượng

1 Nhóm cải tiến chất lượng (QIT:

Quality Improvement Team)

là một tập hợp người có quan hệ

phụ thuộc bên trong và cùng nhau

giải quyết một mục tiêu chung

liên quan đến cải tiến chất lượng

2 Nhóm có thể được thành lập tạm

thời để thực hiện một công việc

hay giải quyết một vấn đề nhanh

nhưng cũng có thể là nhóm thường

trực

Nhóm giải quyết các vấn đề chất lượng

1 Vấn đề, công việc có tính phức tạp

2 Cần nhiều ý tưởng mang tính sáng tạo để phát triển các giải pháp khả thi

3 Hướng giải quyết vần đề còn chưa rõ

4 Đòi hỏi sử dụng hiệu quả nguồn lực

5 Cần nhiều kỹ năng để giải quyết vấn đề mà 1 cá nhân không thể đáp ứng được

6 Đòi hỏi sự cam kết cao

7 Vấn đề phức tạp nhưng mang tính cấp bách, cần được giải quyết

càng sớm càng tốt

8 Công việc, vấn đề hay quá trình liên quan nhiều bộ phận chức năng

Những điều cần có ở một nhóm

1 Cần xác định mục tiêu rõ ràng ngay từ đầu

2 Những tham số cần phải được định nghĩa rõ ràng

3 Nhóm có thể thông tin dễ dàng với nơi tiến hành các can thiệp

4 Các thành viên có kiến thức và kỹ năng liên quan để giải quyết vấn đề

5 Nhóm cần chọn được phương pháp giải quyết công việc hiệu quả

1 Cảm thấy công việc của họ là có giá trị và quan trọng.

2 Có đủ quyền hành thích hợp để thực hiện nhiệm vụ (phân quyền hiệu quả)

3 Dễ dàng học được cách làm việc với nhau Sự quan tâm và hỗ trợ của lãnh đạo cấp trên giúp nhóm thấy

rõ trách nhiệm cần phải hợp tác với nhau để cùng hoàn thành nhiệm vụ.

SỰ HỔ TRỢ CỦA LÃNH ĐẠO

Nguyên tắc của nhóm

1 Bám sát mục tiêu;

2 Sự cam kết tham gia;

3 Minh bạch thông tin;

4 Sự hòa hợp giữa các thành viên;

5 Giúp đỡ nhau cùng tiến bộ

Kỹ năng của các thành viên trong nhóm

1 Lắng nghe chủ động (Active listening);

Vai trò của nhóm

• Nhóm là quy luật tất yếu của cuộc sống

• Mỗi cá nhân là “mắt xích” của dây chuyền công việc

• Nhóm tạo hiệu quả gấp nhiều lần so với một cá nhân riêng lẻ

có thể làm được

• Nhóm thường có xung đột

Lợi ích nhóm

• Nhóm tạo môi trường làm việc tập thể

• Thúc đẩy hợp tác, sự phối hợp

• Tận dụng mọi nguồn lực chung của nhóm

• Đưa ra giải pháp mới cho vấn đề khó khăn

• Sự hiểu biết của nhóm có ích lợi lớn cho từng cá nhân

• Khuyến khích mọi người làm việc nhiệt tình

• Mang lại sự hài lòng cho các thành viên

• Tạo sự cởi mở và thân thiện trong tổ chức

Các thành viên của nhóm

• Lựa chọn người đứng đầu

• Giải quyết các khác biệt

trong nhóm

• Đưa ra các quyết định của

nhóm

Tổ chức nhóm

• Hiểu rõ mục tiêu của nhóm

• Gìn giữ và củng cố mối quan

Nhóm trưởng

• Thiết lập quy trình làm việc của

nhóm

• Khuyến khích các cá nhân ít nói

• Chia sẻ mục tiêu

• Các cá nhân chủ động giao

tiếp với nhau

• Người nói phải diễn đạt ý

kiến ngắn gọn

• Người nghe cố gắng hiểu ý

của người nói

• Phản hồi mọi hoạt động của

Các giai đoạn phát triển của nhóm

Thực thi 4

3 Mâu thuẫn hiếm xảy ra

4 Mọi hoạt động mang tính chất

cá nhân

5 Vai trò lãnh đạo nhóm chưa

biểu hiện

4 Vấn đề bắt đầu được thảo luận cởi mở

5 Mọi người đã lắng nghe lẫn nhau

6 Phương pháp làm việc nhóm được

thiết lập

Giai đoạn thứ tư ( thực thi )

1 Nhóm làm việc nhiệt tình và hiệu

nêu ý kiến “có cấu trúc.

Phòng ngừa và giải quyết xung đột nhóm

1 Dành thời gian để thảo luận trước khi ra quyết định

2 Dựa trên bằng chứng tốt nhất hiện có

3 Giải pháp rõ ràng cần được quyết định ngay

4 Chọn giải pháp khả thi

5 Quyết định phải song hành với kế hoạch hành động khả thi

6 Đôi khi ý kiến chiếm ít số phiếu ưu tiên lại là giải pháp tối ưu

7 Giải quyết tình trạng bất đồng ý kiến

Paul A Kowert Groupthink or Deadlock When Do Leaders learn form their Advisors? (2002)

Kỹ năng ra quyết định nhóm

Những nhân tố tạo động cơ nhóm

Có các cơ hội thăng tiến

thực hiện công việc

Được tôn trọng, không bị chỉ trích

Được thừa nhận

Được đánh giá công bằng

Những nhân tố triệt tiêu động cơ nhóm

• Phân công nhân viên không phù hợp

với trình độ;

• Không khí làm việc căng thẳng;

• Đòi hỏi nhân viên quá mức;

• Quá nhiều quy định không cần thiết;

• Đấu tranh nội bộ giữa các nhân viên;

• Chỉ trích chứ không góp ý xây dựng;

• Nhân nhượng với những sai sót;

• Đối xử không công bằng;

• Tham dự những cuộc họp không hiệu

quả;

• Bưng bít thông tin liên quan đến công

việc;

CHÂN THÀNH CÁM ƠN QUÝ ĐỒNG NGHIỆP

Thực hành xây dựng chỉ số đánh giá chất lượng

Lĩnh vực áp dụng  Đặc tính chất lượng  Thành tố chất lượng  

Lý do lựa chọn  Phương pháp tính