Tài liệu ôn thi công chức nhà nước quản lý hành chính

35 481 0
Tài liệu ôn thi công chức nhà nước quản lý hành chính

Đang tải... (xem toàn văn)

Tài liệu hạn chế xem trước, để xem đầy đủ mời bạn chọn Tải xuống

Thông tin tài liệu

TÀI LIỆU ÔN TẬP MÔN NGHIỆP VỤ CHUYÊN NGÀNH CHUYÊN ĐỀ NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC Khái niệm chung quản lý hành nhà nước 1.1 Khái niệm quản lý Dưới góc độ khoa học, khái niệm “quản lý” có nhiều cách tiếp cận khác Với ý nghĩa thông thường, phổ biến quản lý hiểu hoạt động tác động cách có tổ chức định hướng chủ thể quản lý tới đối tượn g quản lý để điều chỉnh chúng vận động phát triển theo mục tiêu định đề Với cách hiểu trên, quản lý bao gồm yếu tố sau: - Chủ quản lý: tác nhân tạo tác động quản lý Chủ thể cá nhân tổ chức Chủ thể quản lý tác động lên đối tượng quản lý công cụ, hình thức phương pháp thích hợp, cần thiết dựa sở nguyên tắc định - Đối tượng quản lý (khách thể quản lý): Tiếp nhận tác động chủ thể quản lý - Mục tiêu quản lý: c đích cần phải đạt tới thời điểm định chủ thể quản lý đề Đây để chủ thể quản lý thực tác động quản lý lựa chọn hình thức, phương pháp thích hợp 1.2 Khái niệm quản lý nhà nước Quản lý nhà nước xuất hiệ n với xuất nhà nước, gắn với chức năng, vai trò nhà nước xã hội có giai cấp Quản lý nhà nước tiếp cận với nghĩa rộng bao gồm toàn hoạt động: hoạt động lập pháp quan lập pháp, hoạt động hành (chấp hành điều hành) hệ thống hành pháp hoạt động tư pháp hệ thống tư pháp 1.3 Quản lý hành nhà nước Trong quản lý nhà nước nói chung, hoạt động quản lý hành hoạt động có vị trí trung tâm, chủ yếu Đây hoạt động tổ chức điều hành để thực chức năng, nhiệm vụ nhà nước quản lý xã hội Có thể hiểu quản lý hành nhà nước hoạt động thực thi quyền hành pháp nhà nước, tác động có tổ chức điều chỉnh quyền lực nhà nước sở p háp luật hành vi hoạt động người trình xã hội, quan hệ thống hành nhà nước từ trung ương đến sở tiến hành để thực mục tiêu, chức nhiệm vụ nhà nước Tài liệu ôn tập môn Nghiệp vụ chuyên ngành Định nghĩa có ba nội dung bản: - Quản lý hành nhà nước hoạt động thực thi quyền hành pháp: hành pháp ba nhánh quyền lực nhà nước: Lập pháp, hành pháp tư pháp - Quản lý hành tác động có tổ chức có định hướng: Trong quản lý hành nhà nước, chức tổ chức quan trọng,vì tổ chức quản lý Nhà nước phải tổ chức triệu người người có vị trí tích cực xã hội, đóng góp phần để tạo lợi ích cho xã hội Quản lý hành nhà nước có tính định hướng thông qua tác động quản lý chủ thể quản lý hành nhà nước định hướng hành vi người trình xã hội theo quỹ đạo, mục tiêu định - Quản lý hành nhà nước tiến hành sở pháp luật theo nguyên tắc pháp chế: Quản lý hành nhà nước hoạt động thực thi quyền lực nhà nước, sử dụng sức mạnh cưỡng chế nhà nước phải khuôn khổ pháp luật Đây nguyên tắc nhà nước pháp quyền Các tính chất đặc điểm quản lý hành nhà nước nước ta 2.1 Các tính chất quản lý hành nhà nước 2.1.1 Tính trị xã hội chủ nghĩa Nền hành nhà nước phận quan trọng hệ thống trị xã hội chủ nghĩa, công cụ để thực quyền lực trị giai cấp công nhân nhân dân lao động xã hội Hoạt động hành nhà nước nhằm thực đường lối, chủ trương, sách Đảng để đạt mục tiêu trị quốc gia 2.1.2 Tính dân chủ xã hội chủ nghĩa Bản chất nhà nước ta nhà nước dân, dân dân, tất quyền lực nhà nước thuộc nhân dân, nhân dân chủ thể tối cao đất nước Tuy nhiên, Nhà nước xã hội chủ nghĩa nhân dân uỷ quyền, thay mặt nhân dân thực quản lý lĩnh vực đời sống xã hội cách tập trung, thống Hoạt động hành nhà nước phải chịu kiểm tra, giám sát nhân dân, phải đảm bảo quyền làm chủ thực nhân dân quản lý nhà nước, quản lý xã hội 2.1.3 Tính khoa học nghệ thuật Trong trình phát triển xã hội, hoạt động quản lý không khoa học mà nghệ thuật Quản lý khoa học có tính quy luật, có nguyên lý mối quan hệ tương hỗ với môn khoa học khác Quản lý nghệ thuật gắn với tài nghệ, lĩnh, nhân cách, trí tuệ, kinh nghiệm người quản lý Quản lý hành nhà nước biểu quan trọng tập trung toàn hoạt động nhà nước trình phát triển kinh tế đời sống xã hội Chính vậy, người cán bộ, công chức phải có kiến thức quy luật khách quan hoạt động quản lý nói chung quản lý nhà nước nói riêng Tài liệu ôn tập môn Nghiệp vụ chuyên ngành 2.1.4 Tính chất bao quát ngành, lĩnh vực Đối tượng quản lý hành nh nước tất lĩnh vực đời sống xã hội: trị, kinh tế, văn hoá, xã hội, an ninh, quốc phòng Quản lý hành nhà nước không tổ chức, điều chỉnh lĩnh vực mà phải liên kết, phối hợp lĩnh vực thành thể thống đ ể đảm bảo xã hội phát triển đồng bộ, cân đối, có hiệu đáp ứng nhu cầu thành viên xã hội Tuy nhiên, quản lý toàn lĩnh vực đời sống xã hội nghĩa quan hành nhà nước can thiệp vào khía cạnh, quan hệ xã hội mà điều chỉnh, tác động vào quan hệ xã hội pháp luật xác định 2.2 Các đặc điểm quản lý hành nhà nước Khi nói đến đặc điểm quản lý hành nhà nước nói đến nét đặc thù quản lý hành nhà nước để phân biệt với dạng quản lý xã hội khác Với cách tiếp cận trên, quản lý hành nhà nước chế độ xã hội chủ nghĩa nước ta có đặc điểm sau đây: - Quản lý hành nhà nước mang tính quyền lực đặc biệt, tính tổ chức cao tính mệnh lệnh đơn phương nhà nước Hoạt động quản lý hành nhà nước mang tính quyền lực nhà nước đảm bảo sức mạnh nhà nước Tính quyền lực đặc điểm để phân biệt hoạt động quản lý hành nhà nước với hoạt động quản lý mang tính xã hội khác - Quản lý hành nhà nước có mục tiêu chiến lược, có chương trình có kế hoạch để thực mục tiêu Trong quản lý, việc đề mục tiêu coi chức Mục tiêu quản lý để chủ thể quản lý đưa tác động thích hợp với hình thức phương pháp phù hợp Để đạt mục tiêu mà Đảng đề ra, quan hành nhà nước cần phải xây dựng chương trình kế hoạch dài hạn, trung hạn ngắn hạn tổ chức thực - Quản lý hành nhà nước hoạt động chấp hành - điều hành sở pháp luật có tính chủ động, sáng tạo linh hoạt việc điều hành xử lý công việc cụ thể - Quản lý hành nhà nước có tính liên tục tương đối ổn định tổ chức hoạt động Nền hành nhà nước có nghĩa vụ phục vụ nhân dân cách thường xuyên quản lý hành nhà nước phải đảm bảo tính liên tục để thoả mãn nhu cầu hàng ngày nhân dân, xã hội phải có tính ổn định cao để đảm bảo h oạt động không bị gián đoạn tình trị - xã hội - Quản lý hành nhà nước có tính hệ thống thứ bậc chặt chẽ, hệ thống thông suốt từ Trung uơng đến sở, cấp phục tùng cấp trên, thực mệnh lệnh chịu kiểm tra thường xuyên cấp (đặc điểm có điểm khác với hệ thống quan dân cử hệ thống quan xét xử) Tài liệu ôn tập môn Nghiệp vụ chuyên ngành - Quản lý hành nhà nước chế độ XHCN cách biệt tuyệt đối mặt xã hội người quản lý người bị quản lý Bởi vì, thứ nhất, quản lý xã hội người vừa chủ thể vừa đối tượng quản lý Mặt khác, chế độ CNXH, nhân dân chủ thể quản lý đất nước - Quản lý hành nhà nước XHCN mang tính không vụ lợi Hoạt động quản lý hành nhà nước XHCN không chạy theo lợi nhuận mà nhằm phục vụ lợi ích công, lợi ích nhân dân - Quản lý hành nhà nước XHCN mang tính nhân đạo Xuất phát từ chất nhà nước dân chủ xã hội chủ nghĩa, tất hoạt động hành nhà nước có mục tiêu phục vụ người, tôn trọng quyền lợi ích hợp pháp công dân lấy làm xuất phát điểm hệ thống pháp luật, thể chế, quy tắc thủ tục hành Các nguyên tắc hoạt động quản lý hành nhà nước Nguyên tắc quản lý hành nhà nước tư tưởng đạo hành động, hành vi quản lý quan cán bộ, công chức trình thực thi chức năng, nhiệm vụ Nguyên tắc quản lý hành nhà nước hình thành dựa sở nhận thức quy luật khách quan, qua kết nghiên cứu sâu sắc điều kiện thực tế xã hội, dựa chất trị xã hội nhà nước thời gian, không gian hoàn cảnh cụ thể Xuất phát từ chất chế độ trị, từ thực tiễn xây dựng nhà nước xã hội chủ ngh ĩa Việt Nam, sở nghiên cứu có chọn lọc thành tựu hành học kinh nghiệm nước khác, rút nguyên tắc quản lý hành chủ yếu nước ta sau : 3.1 Nguyên tắc quản lý hành nhà nước lã nh đạo Đảng đảm bảo tham gia, kiểm tra, giám sát nhân dân quản lý hành nhà nước Đảng lãnh đạo hoạt động quản lý hành nhà nước trước hết việc đề đường lối, chủ trương, sách Đảng lãnh đạo thông qua công tác t ổ chức cán Đảng đào tạo, lựa chọn, giới thiệu cán cho quan quản lý hành nhà nước, lãnh đạo việc xếp, bố trí cán Đảng đạo, kiểm tra việc thực nghị Đảng pháp luật nhà nước hoạt động quản lý hành nhà nước Đảng lãnh đạo quản lý nhà nước không làm thay quan nhà nước Chính vậy, việc phân định chức lãnh đạo quan Đảng chức quản lý quan nhà nước vấn đề vô quan trọng điều kiện để nâng cao vai trò lãnh đạo Đảng hiệu lực, hiệu quản lý máy nhà nước nước ta Sự tham gia nhân dân vào quyền lực trị đặc trưng chế độ dân chủ Quyền tham gia vào hoạt động th ực quyền lực nhà nước nhân dân quy định điều 53 Hiến pháp 1992: “Công dân có quyền tham gia quản lý nhà nước xã hội, tham gia thảo luận vấn đề chung nhà Tài liệu ôn tập môn Nghiệp vụ chuyên ngành nước địa phương, kiến nghị với quan nhà nước, biểu nhà nướ c tổ chức trưng cầu ý dân” Nhân dân có quyền tham gia vào quản lý nhà nước cách trực tiếp gián tiếp, tham gia giải vấn đề lớn hệ trọng đất nước, địa phương đơn vị Ngoài việc tham gia biểu nhà nước tổ chức trưng cầu dân ý, hình thức tham gia trực tiếp khác nhân dân vào quản lý nhà nước là: Thảo luận, góp ý kiến vào trình xây dựng đạo luật định quan trọng khác nhà nước địa phương; kiểm tra, giám sát hoạt động quan nhà nước; thực quyền khiếu nại, tố cáo hành vi vi phạm pháp luật quản lý nhà nước Nhân dân gián tiếp tham gia vào quản lý nhà nước thông qua hoạt động quan, đại biểu bầu (Quốc hội, HĐND cấp) Một hình thức tham gia gián tiếp vào quản lý nhà nước quan trọng khác thông qua tổ chức xã hội Pháp luật Việt Nam trao cho tổ chức xã hội quyền tham gia thành lập quan nhà nước, quyền giám sát, phản biện xã hội hoạt động quan nhà nước Để đảm bảo tham gia vào quản lý nhà nước nhân dân có hiệu quả, cần phải thể chế hoá quyền cách cụ thể, phát huy vai trò đại biểu nhân dân nâng cao hiệu hoạt động tổ chức trị - xã hội, đoàn thể nhân dân 3.2 Nguyên tắc tập trung dân chủ Tập trung dân chủ nguyên tắc quan trọng đạo tổ chức hoạt động hệ thống trị, có nhà nước Nguyên tắc tập trung dân chủ quy định trước hết lãnh đạo tập trung vấn đề yếu nhất, chất Sự tập trung đảm bảo tính thống quyền lực nhà nước, đảm bảo thực ý chí bảo vệ lợi ích đại đa số nhân dân lao động Bên cạnh việc yêu cầu phải chấp hành mệnh lệnh cấp trên, cần phải đảm bảo tính sáng tạo, quyền chủ động định địa phương sở Cấp trung ương giữ quyền thống quản lý vấn đề bản, đồng thời thực phân cấp quản lý, giao quyền hạn, trách nhiệm cho địa phương, ngành tổ chức quản lý điều hành để thực văn cấp Điều Hiến pháp 1992 quy định tập trung dân chủ nguyên tắc tổ chức hoạt động quan nhà nước Trong hoạt động quản lý hành nhà nước nguyên tắc tập trung dân chủ biểu đa dạng nhiều lĩnh vực, nhiều cấp quản lý, từ vần đề tổ chức máy đến chế vận hành máy Chẳng hạn quan hệ trực thuộc, chịu trách nhiệm báo cáo quan quản lý hành nhà nước trước quan dân cử; phân định chức năng, thẩm quyền quan quản lý hành nhà nước cấp; nguyên tắc “hai chiều trực thuộc” đảm bảo kết hợp tốt quản lý theo ngành theo lãnh thổ, kết hợp hài hòa lợi ích nước với lợi ích địa phương Tổ chức hoạt động quản lý hành chín h nhà nước, thể thống Tập trung dân chủ đối lập với xu hướng quan cấp “làm thay” “lấn sân” vào thẩm quyền quan cấp dưới, đồng thời phủ nhận việc quan cấp ỷ lại, đùn đẩy Tài liệu ôn tập môn Nghiệp vụ chuyên ngành cho cấp Trong thực tiễn quản lý nay, Đản g Nhà nước ta khắc phục bệnh tập trung quan liêu, đồng thời chống biểu tuỳ tiện, tự vô phủ, cục địa phương, cục ngành 3.3 Nguyên tắc quản lý hành nhà nước pháp luật tăng cường pháp chế Quản lý nhà nước pháp luật tăng cường pháp chế nguyên tắc Hiến định Nguyên tắc đòi hỏi tổ chức hoạt động quản lý hành nhà nước phải dựa sở pháp luật Điều có nghĩa hệ thống hành nhà nước phải chấp hành luật định Quốc hội chức thực quyền hành pháp; Khi ban hành định quản lý hành phải phù hợp với nội dung mục đích luật văn quy phạm pháp luật có hiệu lực pháp lý cao Để thực nguyên tắc này, cần làm tốt c ác nội dung sau: - Xây dựng hoàn chỉnh hệ thống pháp luật - Tổ chức thực tốt pháp luật ban hành - Xử lý nghiêm hành vi vi phạm pháp luật - Tăng cường giáo dục ý thức pháp luật cho toàn dân 3.4 Nguyên tắc kết hợp quản lý hành theo ngành theo lãnh thổ Quản lý theo ngành quản lý theo lãnh thổ hai mặt không tách rời mà phải kết hợp chặt chẽ với nhau, đặc biệt lĩnh vực kinh tế Các đơn vị kinh tế thuộc thành phần kinh tế nào, nằm địa bàn quản lý đề u thuộc ngành kinh tế - kỹ thuật định chịu quản lý ngành (Bộ) Mặt khác, đơn vị kinh tế thuộc ngành kinh tế - kỹ thuật khác phân bổ địa bàn định, chúng có quan hệ mật thiết với kinh tế gắn bó với mặt xã hội, tạo nên cấu kinh tế - xã hội chịu quản lý quyền địa phương Đây thống hai mặt: Cơ cấu kinh tế ngành với cấu kinh tế lãnh thổ cấu kinh tế chung Các hoạt động quản lý theo ngành quan nhà nước nhằm đề chủ trương, sách phát triển toàn ngành, tạo môi trường thuận lợi cho đơn vị kinh tế phát huy tính chủ động, nâng cao hiệu hoạt động sản xuất – kinh doanh Cần nhấn mạnh rằng, quản lý theo ngành quản lý mặt nhà nước: nhà nước đề chủ trương sách, xây dựng chiến lược, sử dụng đòn bẩy quản lý sản xuất kinh doanh quyền chủ động đơn vị sản xuất kinh doanh Nội dung quản lý theo lãnh thổ nhằm tổ chức điều hoà phối hợp hoạt động ngành, thành phần kinh tế tổ chức kinh tế, văn hoá, xã hội, an ninh, quốc phòng phạm vi nước đơn vị hành lãnh thổ với mục tiêu bảo đảm pháp chế XHCN, tôn trọng quyền làm chủ nhân dân, ổn định cải thiện đời sống nhân dân mặt Tài liệu ôn tập môn Nghiệp vụ chuyên ngành Nguyên tắc phân biệt chức quản lý nhà nước kinh tế với quản lý sản xuất kinh doanh Nhà nước ta nắm quyền sở hữu với tư liệu sản xuất chủ yếu, có khả năng, nhiệm vụ tổ chức quản l ý kinh tế quốc dân quy mô nước trực tiếp tổ chức quản lý thành phần kinh tế nhà nước người trực tiếp kinh doanh Nhà nước tôn trọng tính độc lập tự chủ đơn vị kinh doanh Trong điều kiện đổi chế quản lý kinh tế nhà nước nay, sở đảm bảo quyền tự chủ kinh doanh doanh nghiệp, chức quản lý nhà nước kinh tế bao gồm nội dung chủ yếu sau: - Tạo môi trường điều kiện cho hoạt động sản xuất kinh doanh - Định hướng hỗ trợ nỗ lực phát triển thông qua kế hoạch sách kinh tế - Hoạch định thực sách xã hội, đảm bảo thống phát triển kinh tế phát triển xã hội - Quản lý kiểm soát việc sử dụng tài nguyên, tài sản quốc gia - Tổ chức kinh tế điều chỉnh công cụ biện pháp vĩ mô - Tổ chức giám sát hoạt động tuân thủ pháp luật đơn vị kinh tế Nhà nước thực chức thông qua hệ thống quan hành nhà nước; thông qua việc tổ chức hệ thống tổ chức kinh tế nhà nước; thông qua việc đào tạo, bồi dưỡng, bố trí đội ngũ cán có phẩm chất trị, có lực quản lý nhà nước, quản lý kinh tế, quản lý xã hội Các tổ chức kinh doanh trực tiếp thực hoạt động kinh doanh có tư cách pháp nhân, hoạt động kinh doanh bình đẳng với trước pháp luật; có quyền tự chủ tài thực hạch toán kinh tế; có nhiệm vụ phát huy lực kinh doanh có hiệu đạt mục tiêu thu lợi nhuận cao khuôn khổ pháp lý chịu s ự quản lý pháp luật quan hành nhà nước Việc phân biệt kết hợp tốt hai chức với hệ thống thống tạo điều kiện thúc đẩy kinh tế phát triển theo định hướng xã hội chủ nghĩa nâng cao hiệu hoạt động sản xuất – kinh doanh đơn vị kinh tế hiệu lực quản lý nhà nước, hiệu lực tổ chức thực pháp luật quan hành nhà nước Nguyên tắc công khai Tổ chức hoạt động hành nhà nước ta nhằm phục vụ lợi ích quốc gia lợi ích hợp pháp công dân nên cần phải công khai hoá, thực chủ trương “dân biết, dân bàn, dân làm, dân kiểm tra” Phải quy định hoạt động cần công khai cho dân biết, tạo điều kiện thu hút đong đảo quần chúng nhân dân tham gia kiểm tra, giám sát hoạt động hành nhà nước Tài liệu ôn tập môn Nghiệp vụ chuyên ngành Các hình thức phương pháp quản lý hành nhà nước 4.1 Hình thức quản lý hành Hình thức hoạt động quản lý hành nhà nước hiểu biểu hoạt động quản lý quan hành nhà nước việc thực chức năng, nhiệm vụ giao Quản lý hành nhà nước có nhiều hình thức hoạt động Việc lựa chọn hình thức hoạt động cần phải tiến hành sở quy luật sau: - Quy luật phù hợp hình thức quản lý với chức quản lý - Quy luật phù hợp hình thức quản lý với nội dung tính chất nhiệm vụ quản lý cần giải - Quy luật phù hợp hình thức quản lý với đặc điểm đối tượng quản lý cụ thể - Quy luật phù hợp hình thức quản lý với mục đích cụ thể tác động quản lý Hình thức quản lý hành nhà nước chia thành loại là: hình thức pháp hình thức không pháp lý 4.1.1 Hình thức pháp lý - Ban hành văn quản lý hành nhà nước + Ban hành văn quy phạm pháp luật (lập quy) Ban hành văn quy phạm pháp luật hình thức pháp lý quan trọng hoạt động chủ thể quản lý hành nhà nước nhằm thực chức năng, nhiệm vụ Thông qua văn quy phạm pháp luật, quan hành nhà nước quy định quy tắc xử chung; nhiệm vụ, quyền hạn nghĩa vụ cụ thể bên tham gia quan hệ quản lý hành nhà nước; xác định rõ thẩm quyền thủ tục tiến hành hoạt động quản lý nhà nước + Ban hành văn áp dụng pháp luật: Ban hành văn áp dụng pháp luật hình thức hoạt động chủ yếu quan hành nhà nước Nội dung áp dụng hay nhiều quy phạm pháp luật vào trường hợp cụ thể, điều kiện cụ thể Vi ệc ban hành văn áp dụng pháp luật làm pháp sinh, thay đổi hay chấm dứt quan hệ pháp luật hành cụ thể Thông qua việc ban hành văn áp dụng pháp luật, chủ thể quản lý hành nhà nước tác động cách tích cực trực tiếp đến hoạt động quan, tổ chức, cá nhân - Các hoạt động mang tính chất pháp lý khác : + Áp dụng biện pháp ngăn chặn phòng ngừa vi phạm pháp luật (như kiểm tra giấy phép lái xe, kiểm tra việc đăng ký tạm trú, tạm vắng…) Tài liệu ôn tập môn Nghiệp vụ chuyên ngành + Đăng ký kiện định đăng ký khai sinh, đăng ký kết hôn, đăng ký phương tiện giao thông… + Lập cấp giấy tờ định lập biên vi phạm hành + Hoạt động công chứng, chứng thực … 4.1.2 Hình thức không pháp lý: - Tổ chức hội nghị - Sử dụng phương tiện kỹ thuật - Hình thức phối hợp, kết hợp … 4.2 Phương pháp quản lý hành nhà nước Các chủ thể quản lý hành nhà nước trình hoạt động sử dụng nhiều phương pháp quản lý Các phương pháp phân thành nhóm: 4.2.1 Nhóm thứ gồm phương pháp khoa học khác quản lý hành nhà nước vận dụng cụ thể là: - Phương pháp kế hoạch hóa: Các quan hành nhà nước dùng phương pháp để xây dựng chiến lược phát triển kinh tế xã h ội, lập quy hoạch tổng thể chuyên ngành; dự báo xu phát triển; đặt chương trình mục tiêu xây dựng kế hoạch dài hạn, trung hạn ngắn hạn Sử dụng phương pháp để tính toán tiêu kế hoạch, tổ chức thực kiểm tra, đánh giá tình hì nh thực kế hoạch - Phương pháp thống kê: Phương pháp quan hành nhà nước sử dụng để tiến hành điều tra khảo sát, sử dụng phương pháp tính toán để phân tích tình hình nguyên nhân tượng quản lý, làm khoa học cho việc định quản lý Sử dụng phương pháp thu thập số liệu, tổng hợp chỉnh lý để tính toán tốc độ phát triển tiêu, kế hoạch định - Phương pháp toán học: Với phương pháp này, quan hành nhà nước ứng dụng ma trận, vận trù học, sơ đồ mạng…trong quản lý; sử dụng máy điện toán để thu thập, xử lý lưu trữ thông tin; toán học hóa chương trình mục tiêu kinh tế xã hội; tính toán cân đối liên ngành lĩnh vực hoạt động quản lý - Phương pháp tâm lý – xã hội: Tài liệu ôn tập môn Nghiệp vụ chuyên ngành Phương pháp tâm lý xã hội nhằm tác động vào tâm tư, tình cảm người lao động, tạo cho họ không khí hồ hởi, yêu thích công việc, gắn bó với tập thể lao động, hăng hái làm việc, giải cho họ vướng mắc công tác, động viên, giúp đỡ họ vượt qua khó khăn sống Do vậy, tác động tâm lý – xã hội phương pháp quản lý quan trọng - Phương pháp sinh lý học: Trên sở phương pháp này, quan hành nhà nước tạo điều kiện làm việc phù hợp với sinh lý người , tạo thoải mái làm việc tiết kiệm thao tác không cần thiết nhằm tăng cường suất lao động như: bố trí phòng làm việc; bàn làm việc, nghế ngồi; vị trí điện thoại; ví trí để tài liệu; màu sắc ánh sáng… 4.2.2 Nhóm thứ hai gồm phương pháp chủ yếu, đặc thù khoa học quản lý - Phương pháp giáo dục đạo đức, tư tưởng: Đây phương pháp tác động tư tưởng tinh thần người để họ giác ngộ lý tưởng, nâng cao ý thức trị pháp luật, nhận biết làm việc tốt, xấu, thiện, ác, vinh, nhục… Giáo dục trị, tư tưởng không việc hô hào hiệu trị, tuyên truyền, động viên lòng nhiệt tình, hăng hái cách chung chung nhiều người quan niệm nhiều nơi làm Mà phải nhữ ng công việc cụ thể, thiết thực, có nội dung, kế hoạch thực rõ ràng cho giai đoạn phát triển định Giáo dục trị, tư tưởng không đối tượng quản lý mà chủ thể quản lý Nội dung giáo dục phải thiết thực, sâu sắc, gắn chặt với sản xuất, công tác với phương pháp hình thức linh hoạt, có chất lượng, phù hợp với đối tượng - Phương pháp tổ chức: Phương pháp nhằm đưa người vào khuôn khổ, kỷ luật kỷ cương Để thực phương pháp có nhiều việc phải làm, quan trọng phải có quy chế, quy trình, nội quy hoạt động quan, đơn vị Việc bố trí, sử dụng, đề bạt, bổ nhiệm, khen thưởng, kỷ luật cán bộ, công chức phải nghiêm túc, xác - Phương pháp kinh tế: Phương pháp kinh tế phương pháp quản lý cách tác động đến ý thức hành vi đối tượng quản lý thông qua việc sử dụng đòn bẩy kinh tế, biện pháp khen thưởng, xử phạt thích hợp tác động đến lợi ích họ Trong hoạt động nói chung hoạt động quản lý hành c hính nhà nước nói riêng, sử dụng hợp lý phương pháp kinh tê tạo động lực quan trọng để nâng cao hiệu quản lý - Phương pháp hành chính: Phương pháp hành phương pháp quản lý việc mệnh lệnh rõ ràng, dứt khoát, bắt buộc đối tượng quản lý phải làm không làm công việc định ý chí mục tiêu chủ thể quản lý Phương pháp hành 10 Tài liệu ôn tập môn Nghiệp vụ chuyên ngành Cần chuẩn bị phòng họp có đủ bàn ghế, ánh sáng, âm thanh, bục báo cáo viên, bảng, phấn, hiệu, cờ hoa,… đ Chuẩn bị phương tiện làm việc Tổ chức ấn loát tài liệu phục vụ họp, trang thiết bị n hư máy ghi âm, loa đài, tăng âm phương tiện khác e Làm kịp thời gửi giấy mời Giấy mời cần có nội dung như: người mời, nội dung họp, thời gian họp, địa điểm họp, thành phần họp, giấy tờ cần thiết mang theo, yêu cầu nghỉ lại, khả dịch vụ, dự kiến kinh phí… g Chuẩn bị việc ghi biên văn kiện cho hội nghị h Kiểm tra lần cuối tổng thể công việc chuẩn bị * Bước 2: Tiến hành hội họp a Đón đại biểu: Đón tiếp đại biểu phát tài liệu (nếu có) b Khai mạc, triển khai phát biểu thảo luận - Trước lúc khai mạc họp lớn, hội nghị, hội thảo cần tiến hành nghi thức nhà nước định như: làm lễ chào cờ, tưởng niệm anh hùng liệt sĩ trường hợp có liên quan… - Giới thiệu chủ tịch đoàn, đoàn thư ký, đại biểu tham dự - Chủ tọa phát biểu khai mạc (hoặc diễn văn khai mạc) Phát biểu khai mạc cần ngắn gọn, súc tích, nêu mục đích chính, tư tưởng cần tập trung đạo Tuy nhiên, không bình luận, khẳng định vấn đề có tính kết luận Cuối diễn văn lời chào mừng chúc thành công - Trình bày báo cáo, tham luận họp - Tập trung thảo luận vấn đề đặt c Ghi biên bản: Biên trình bày sau kết thúc họp vào thời gian định sau d Bế mạc: Tổng kết vấn đề mà họp thảo luận đưa kết luận * Bước 3: Công việc sau hội họp - Hoàn thiện văn kiện; - Thông báo kết họp cho quan có liên quan biết; - Lập hồ sơ họp: Đối với họp thông thường cần lưu giữ biên bản, hội nghị lớn phải lập hồ sơ hội nghị Hồ sơ gồm: + Giấy mời, giấy triệu tập; + Danh sách đại biểu; danh sách người tham dự; + Lời khai mạc; + Các báo cáo tham luận, lời phát biểu; 21 Tài liệu ôn tập môn Nghiệp vụ chuyên ngành + Nghị họp; thư tâm (nếu có) + Biên bản; + Lời bế mạc; + Thông báo kết luận (nếu có) - Thanh toán chi phí hội họp - Triển khai nội dung họp thông qua 3.3.Tiếp khách Tiếp khách công việc thường xuyê n hầu hết cán lãnh đạo, quản lý công sở Do vậy, đòi hỏi cán bộ, công chức phải vận dụng hiểu biết cách sáng tạo; sau tiếp đón, cần để lại cho khách ấn tượng tình cảm tốt đẹp Việc tiếp khách công thức chung cho trường hợp; đòi hỏi người thực phải vận dụng khéo léo hiểu biết ứng xử Để việc tiếp khách có hiệu tốt, cán bộ, công chức cần thực số nhiệm vụ chủ yếu sau đây: a) Đón khách - Chào hỏi cách lịch với thái độ vui vẻ, niềm nở khách đến (nếu nên chào hỏi tên thật họ); - Tìm hiểu, giải yêu cầu khách; tỏ chủ ý khách, sốt sắng công việc; - Xử lý tình đặc biệt tiếp khách (khách bực tức, cáu giận, đòi theo ý khách, khách đến theo hẹn không gặp, ) b) Đãi khách - Giải khát tiếp khách: Tiếp nước trà; tiếp loại nước giải khát - Đặt tiệc đãi khách: Tại trụ sở quan nhà hàng 3.2 Giao tiếp qua điện thoại a Một số nguyên tắc giao tiếp qua điện thoại - Xưng danh; - Trao đổi qua điện thoại cần ngắn gọn; - Không nói thông tin thừa điều bí mật qua điện thoại; - Có thái độ ứng xử phù hợp giao tiếp qua điện thoại; b Một số điểm cần lưu ý nói chuyện qua điện thoại - Không nên hỏi: “có biết không” dù người nghe người thân quen; - Không nên kéo dài quá, điện thoại di động đường dài; - Khi chuông điện thoại reo, có mặt phòng không nên để chuông reo ba hồi, mà phải nhắc máy lên để người nghe khỏi phải chờ; 22 Tài liệu ôn tập môn Nghiệp vụ chuyên ngành - Không nên dập máy xuống người nghe nói (dù không muốn nghe nữa) Nếu thấy cần xin lỗi người nghe cúp máy; - Khi gọi đi, không nóng vội bỏ máy xuống chuông reo ba hồi, mà phải chờ tới hồi thứ sáu, thứ bảy đặt máy xuống; - Khi kết thúc nói chuyện nên có lời chào: “Chào tạm biệt”, “chào anh, chị, ”, nói “cảm ơn”, “không có chi”, tùy theo câu nói người bên kia; - Không nên nghe hai máy điện thoại (điện thoại di động điện thoại bàn) lúc; - Không lạm dụng điện thoại công vào việc riêng./ * Tài liệu tham khảo: Luật CBCC năm 2008- Chương II Quyết định số 129/2007/QĐ -TTg ngày 02 tháng năm 2007 Thủ tướng Chính phủ, ban hành Quy chế văn hoá công sở quan hành nhà nước Giáo trình Hành Văn phòng quan Nhà nước - Nhà xuất Giáo dục-2006 Nghiệp vụ hành Văn phòng- NXB Tổng hợp Thành phố Hồ Chí Minh2008 23 Tài liệu ôn tập môn Nghiệp vụ chuyên ngành CHUYÊN ĐỀ KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN HÀNH CHÍNH VÀ QUẢN KÝ VĂN BẢN TRONG CƠ QUAN NHÀ NƯỚC PHẦN I CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TRONG CƠ QUAN NHÀ NƯỚC I Khái niệm, ý nghĩa công tác văn thư Khái niệm công tác văn thư Công tác văn thư hiểu hoạt động bảo đảm thôn g tin văn phục vụ công tác lãnh đạo, đạo, quản lý điều hành công việc quan, tổ chức Công tác văn thư bao gồm công việc soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý sử dụng dấu công tác văn thư Trong nội dun g quản lý văn tài liệu bao gồm: Quản lý giải văn đi; quản lý giải văn đến; lập hồ sơ hành giao nộp tài liệu vào lưu trữ quan Ý nghĩa công tác văn thư Công tác văn thư xác định mặt hoạt động máy quản lý nói chung Mọi cán bộ, công chức, viên chức quan, tổ chức hoạt động có liên quan đến công văn, giấy tờ thực nghiệp vụ văn thư Như công tác văn thư gắn liền với hoạt động quan, tổ chức Công tác văn thư có ý nghĩa sau: - Công tác văn thư bảo đảm cung cấp kịp thời, đầy đủ thông tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý, điều hành công việc chuyên môn quan, tổ chức nói chung - Làm tốt công tác văn thư góp phần giải cô ng việc quan, tổ chức nhanh chóng, xác, suất, chất lượng, sách, chế độ, gìn bí mật quốc gia, hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ - Công tác văn thư bảo đảm giữ lại đầy đủ chứng hoạt động quan, tổ chức - Công tác văn thư có nếp bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện tốt cho công tác lưu trữ II Nội dung công tác văn thư Mọi cán bộ, công chức, viên chức quan, tổ chức thực thi công việc có liên quan đến giấ y tờ thực nghiệp vụ công tác văn thư Tại quan, tổ chức lập phận văn thư chuyên trách Bộ phận văn thư chuyên trách gọi văn thư quan Văn thư quan phận thực công tác đăng ký văn tác nghiệp số vi ệc nội dung công tác văn thư Quản lý giải văn đến 1.1 Khái niệm văn đến 24 Tài liệu ôn tập môn Nghiệp vụ chuyên ngành Tất văn bản, giấy tờ (kể đơn, thư cá nhân) gửi đến quan, tổ chức gọi văn đến Văn đến bao gồm: - Văn từ quan gửi đến trực tiếp; - Văn nhận từ đường bưu điện; - Văn bản, giấy tờ cá nhân mang từ hội nghị 1.2 Nguyên tắc chung việc quản lý giải văn đến - Mọi văn đến phải tập trung đăng ký văn thư quan Đối với văn đến ghi phong bì đích danh thủ trưởng quan, sau bóc nội dung văn công việc phải đăng ký văn thư quan - Việc tiếp nhận đăng ký văn đến quan theo nguyên tắc kịp thời, xác thống - Những văn đến có dấu mức độ khẩn phải làm thủ tục phân phối sau đăng ký - Những văn mật phải người có trách nhiệm xử lý bóc xử lý 1.3 Nội dung nghiệp vụ quản lý giải văn đến a Tiếp nhận văn đến Nội dung công việc tiếp nhận văn bản: - Kiểm tra nhận văn bản: Kiểm tra xem văn nhận có đủ số lượng hay không, phong bì văn có bị rách, bị bóc hay chưa - Sau thực phân loại văn bản, thường có nhóm sau: + Loại có dấu mức độ khẩn, mật + Loại sai thể thức: Như văn gửi nhầm địa chỉ, gửi vượt cấp, trình bày sai thể thức… + Loại thông thường: Sau nhận tiến hành bóc phong bì, lấy văn ra, đối chiếu số, ký hiệu văn văn với số, ký hiệu ghi bì + Loại tư liệu: Các tờ quảng cáo, giấy thông hành mang tính chất dịch vụ, thương mại… b Đăng ký văn đến Trước đăng ký phải đóng dấu đến lên văn Dấu đến đóng góc trái phần trình bày yếu tố “số ký hiệu văn bản” Trong dấu đến có yếu tố: Tê n quan nhận văn bản; số đế; ngày đến; chuyển; lưu hồ sơ số Nếu quan, tổ chức dùng sổ đăng ký văn dùng loại sổ sau: Sổ đăng ký văn đến (bao gồm sổ đăng ký văn quy phạm pháp luật, sổ đăng ký văn mật, sổ đăng ký văn thông thường); sổ đăng ký đơn, thư; sổ chuyển giao văn c Trình văn đến 25 Tài liệu ôn tập môn Nghiệp vụ chuyên ngành Tất văn đến, sau đăng ký, tùy theo chế độ văn thư quan, tổ chức, cán phụ trách công tác văn thư phải trình cho Chánh văn phòng (hoặc Trường phòng hành chính) xem xét, nghiên cứu để định hướng giải Đối với quan, tổ chức nhỏ, trình xin ý kiến chuyển văn đến trực tiếp thủ trưởng quan thủ trưởng quan trực tiếp cho ý kiến chuyển văn d Chuyển giao văn Văn thư quan có trách nhiệm chuyển giao văn đến đối tượng xử lý theo ý kiến lãnh đạo văn phòng thủ trưởng quan Người nhận văn phải ký nhận đầy đủ vào sổ nhận tài liệu Đối với quan lớn, có nhiều đơn vị đóng chân không chỗ đơn vị có sổ giao nhận riêng e Tổ chức giải theo dõi việc giải văn đến Thủ trưởng quan, tổ chức có trách nhiệm đạo giải kịp thời văn đến Căn nội dung văn đến, thủ trưởng quan g iao cho đơn vị cá nhân giải Đơn vị, cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu, giải văn đến thoe thời hạn pháp luật quy định theo quy định riêng quan, tổ chức Thủ trưởng quan, tổ chức giao cho văn phòng, phòng hành theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Lãnh đạo văn phòng Trưởng phòng hành thường xuyên thông báo văn đến tiến độ giải văn đến họp giao ban quan, tổ chức g Sao văn đến Trong hoạt động quan, tổ chức, thường xuyên phải thực việc văn đến Trong số văn đến có văn quy phạm pháp luật gửi đến để áp dụng rộng rãi, có văn để biết, văn nhiều phận áp dụng, thực hiện, văn thư phải làm thủ tục văn đến để gửi cho đối tượng cần biết Các cách photocopy có dấu đến không trình bày thể thức có giá trị thông tin tham khảo, giá trị pháp lý Quản lý giải văn b ản 2.1 Khái niệm văn Tất loại văn quan soạn thảo ban hành để thực quản lý điều hành công việc theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn gửi đến đối tượng có liên quan gọi văn Văn văn quy phạm luật, văn hành thông thường loại giấy tờ khác quan ban hành gửi 2.2 Nguyên tắc chung việc tổ chức quản lý văn Văn quan thực chất công cụ điều hành, quản lý phạm vi thực chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn giao Vì việc tổ chức quản lý văn phải đảm bảo nguyên tắc sau: - Chính xác, kịp thời, quy trình quy định pháp luật; 26 Tài liệu ôn tập môn Nghiệp vụ chuyên ngành - Tất văn bản, giấy tờ quan gửi phải đăng ký làm thủ tục gửi văn thư quan Quy định nhằm đảm bảo tổ chức quản lý thống văn quan, tổ chức 2.3 Nội dung quản lý giải văn a Đăng ký văn Đăng ký văn việc ghi chép số thông tin cần thiết văn như: số, ký hiệu, ngày tháng, trích yếu, nội dung văn … vào phương tiện đăng ký (sổ đăng ký văn đi, thẻ, máy tính…) nhằm quản lý chặt chẽ văn quan tra tìm văn nhanh chóng Yêu cầu đăng ký văn phải ghi đầy đủ xác yếu tố cần thiết có phương tiện đăng ký Trước đăng ký văn bản, văn cần phải kiểm tra lại lần cuối trình bày thể thức văn bản, thẩm quyền ban hành văn b Chuyển giao văn - Tất văn phải đăng ký chuyển ngày có chữ ký người có thẩm quyền đóng dấu quan - Việc gửi văn phải nơi nhận ghi văn - Những văn có dấu mức độ khẩn phải chuyển trước tùy theo mức độ khẩn - Tất loại văn gửi phải có phong bì, phải thực công việc trình bày phong bì, dán phong bì làm thủ tục gửi c Xếp lưu văn Văn ban hành phải lưu 02 bản, 01 lưu phận văn thư quan, 01 lưu hồ sơ công vi ệc cán trực tiếp soạn thảo văn 27 Tài liệu ôn tập môn Nghiệp vụ chuyên ngành PHẦN II KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC I Những yêu cầu kỹ thuật soạn thảo văn Yêu cầu chung Trong trình soạn thảo văn cần đảm bảo thực yêu cầu chung sau đây: - Nắm vững đường lối, sách Đảng để thể chế hóa đường lối, sách thành pháp luật Công tác đòi hỏi giải hợp lý quan hệ Đảng nhà nước, tậ p thể cá nhân, cấp với cấp dưới, phải đảm bảo công tác bảo mật - Văn ban hành phải phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn phạm vi hoạt động quan, tức phải giải đáp vấn đề: văn ban hành thuộc thẩm quyền quản lý thuộc loại nào? Phạm vi tác động văn đến đâu? Trật tự pháp lý xác định nào? Văn dự định ban hành có mâu thuẫn với văn khác quan quan khác - Nắm vững nội dung văn cần soạn thảo, phương thức giải công việc đưa phải rõ ràng, phù hợp Nội dung văn phải thiết thực, đáp ứng nhu cầu thực tế đặt ra, phù hợp với pháp luật hành, không trái với văn cấp trên, có tính khả thi - Văn phải trình bày yêu cầu mặt thể thức theo văn phong pháp luật hành - Người soạn thảo văn cần nắm vững nghiệp vụ kỹ thuật soạn thảo văn dựa kiến thức hiểu biểu biết quản lý hành pháp luật Yêu cầu nội dung a Văn phải có tính mục đích Trước soạn thảo văn bản, cần xác định mục tiêu giới hạn điều chỉnh Tính mục đích văn thể phương diện mức độ phản ánh mục tiêu đường lối, sách Đảng, nghị quan quyền lực cấp văn quan quản lý hành nhà nước cấp trên, áp dụng vào giải công việc cụ thể ngành, cấp định nhằm đảm bảo triển khai lãnh đạo Đảng, quyền cấp nguyện vọng nhân dân vào thực tiễn hoạt động ngành, cấp cách kịp thời, sáng tạo Căn vào tính mục đích nội dung văn bản, xác định tính thích hợp với mục đích sử dụng Tính thích hợp thể đồng nội dung hình thức văn Về nội dung, văn chuẩn bị ban hành phải thiết thực, đáp ứng tối đa yêu cầu thực tế đòi hỏi, phù hợp với pháp luật hành Về hình thức, văn phải thể văn thích hợp, thí dụ: không dùng thị thay c ho thông báo ngược lại… b Văn phải có tính khoa học 28 Tài liệu ôn tập môn Nghiệp vụ chuyên ngành + Có đủ lượng thông tin quy phạm thông tin thực tế cần thiết, thông tin xử lý đảm bảo xác: kiện số liệu xác, thực tế thời + Lô gích nội dung: quán chủ đề, bố cục chặt chẽ + Thể thức văn phải theo quy định + Có tính hệ thống văn c Văn phải có tính đại chúng Đối tượng thi hành văn đa dạng, gồm tầng lớp nhân dân có trình độ học vấn khác nhau, văn phải có nội dung dễ hiểu dễ nhớ, phù hợp, phổ cập, song không ảnh hưởng đến nội dung nghiêm túc, khoa học chặt chẽ văn Văn quản lý hành nhà nước có liên quan trực tiếp tới nhân dân, đối tượng để nhân dân tìm hiểu thực h iện nhằm phát huy làm chủ đất nước, làm chủ xã hội nhân dân Tính nhân dân văn thể chỗ phản ánh nguyện vọng nhân dân, không trái với quy định pháp luật quyền lợi nghĩ vụ công dân d Văn phải có tính bắt buộc thực Văn quản lý hành nhà nước thể quyền lực nhà nước, nhằm truyền đạt ý chí quan nhà nước tới đối tượng chịu quản lý Ý chí thể mệnh lệnh, yêu cầu, cấm đoán hướng dẫn hành vi xử thường mang tính bắt buộc thi hành Tính bắt buộc thi hành văn đòi hỏi văn phải ban hành thẩm quyền, tức sử dụng văn pháp luật quy định Văn trái thẩm quyền văn bất hợp pháp e Văn phải có tính khả thi Tính khả thi hệ kết hợp đắn hợp lý yêu cầu tính mục đích, tính phổ thông đại chúng, tính khoa học, tính bắt buộc thực Ngoài ra, để nội dung văn thi hành đầy đủ nhanh chóng, văn phải tính đến phù hợp với trình độ, lực, khả vật chất chủ thể thi hành - Văn phải viết ngôn ngữ quy phạm Văn quản lý HCNN viết theo văn phong hành Văn phong hành dạng ngôn ngữ tiếng Việt văn học tạo thành hệ thống tương đối khép kín, hoàn chỉnh phương tiện ngôn ngữ viết đặc thù nhằm phục vụ cho mục đích giao tiếp văn lĩnh vực hoạt động pháp luật hành Văn phong hành sử dụng giao tiếp văn quan nhà nước * Văn phong hành có đặc điểm sau: + Tính xác, rõ ràng: Văn phải viết cho người hiểu cách rõ ràng, xác, nội dung văn muốn truyền đạt Tính thiếu xác, không rõ ràng, mơ hồ văn không chuẩn mực văn 29 Tài liệu ôn tập môn Nghiệp vụ chuyên ngành phong gây hậu nghiêm trọng; nội dung bị bóp méo, xuyên tạc lĩnh vực ảnh hưởng to lớn đến số phận người, đời sống xã hội Để đảm bảo tính xác, rõ ràng, cần viết câu gọn ghẽ, mạch lạc, diễn t ả ý tưởng dứt khoát, sử dụng từ ngữ xác + Tính phổ thông đại chúng: Văn phải viết ngôn ngữ dễ hiểu, tức từ ngữ phổ thông, yếu tố ngôn ngữ nước Việt hóa tối ưu Muốn văn dễ hiểu, dễ nhớ, dễ tiếp thu, điều kiện dân trí thấp, ý thức pháp luật chưa cao cần phải viết ngắn gọn, không lạm dụng thuật ngữ chuyên môn, hành văn viện dẫn lối bác học + Tính khách quan, phi cá tính: Nội dung văn phải trình bày trực tiếp, không thiên vị, văn tiếng nói quyền lực nhà nước, tiếng nói riêng cá nhân Là người phát ngôn thay cho quan, tổ chức công quyền, cá nhân không tự ý đưa quan điểm riêng vào nội dung văn bản, mà phải nhân danh quan trình bày ý chí nhà nước, ý đồ lãnh đạo Tính khách quan, phi cá tính văn gắn liền với chuẩn mực, kỷ cương, vị thế, tôn ti mang tính hệ thống quan nhà nước, có nghĩa tính chất quy định chuẩn mực pháp lý + Tính trang trọng, lịch sự: Văn tiếng nói quyền, nên phải thể tính trang trọng, uy nghiêm Lời văn trang trọng thể tôn trọng chủ thể thi hành, làm tăng uy tín cá nhân, tập thể ban hành văn Tính trang trọng, lịch văn bản, phản ánh trình độ giao tiếp “văn minh hành chính” hành dân chủ, pháp quyền đại + Tính khuôn mẫu: Văn cần trình bày, xếp bố cục nội dung theo khuôn mẫu, thể thức quy định nhiều trường hợp, theo mẫu có sẵn cần điền nội dung cần thiết vào Tính khuôn mẫu bảo đảm cho thống nhất, tính khoa học tính văn hóa công văn giấy tờ Tính khuôn mẫu thể việc sử dụng từ ngữ pháp luật- hành chính, quán ngữ kiểu: “Căn vào…”, “Theo đề nghị của…”, “Các…chịu trách nhiệm thi hành…này…, thông qua việc lặp lại từ ngữ, cấu trúc ngữ pháp, dàn có sẵn… * Ngôn ngữ văn quản lý HCNN: - Lựa chọn sử dụng từ ngữ nghĩa - Sử dụng từ nghĩa ngữ pháp - Sử dụng từ văn phong hành chính: + Sử dụng từ ngữ phổ thông, trung tính thuộc văn viết, không dùng từ thuộc phong cách ngữ + Tránh sử dụng từ cổ, thận trọng việc dùng từ mới; + Không dùng từ ngữ địa phương; + Không dùng tiếng lóng, từ thô tục; + Sử dụng hợp lý thuật ngữ chuyên ngành; + Sử dụng hợp lý xác từ Hán - Việt từ gốc nước khác; 30 Tài liệu ôn tập môn Nghiệp vụ chuyên ngành - Sử dụng từ tả tiếng Việt - Dùng từ quan hệ kết hợp - Câu phải viết đún g quy tắc ngữ pháp tiếng Việt - Câu tường thuật chiếm vị trí độc tôn văn quản lý HCNN Các loại câu khác câu cầu khiến, câu nghi vấn, câu biểu cảm sử dụng - Câu phải có quan hệ ngữ nghĩa phù hợp với tư người Việt - Câu phải đánh dấu câu cho phù hợp với tả tiếng Việt nội dung câu - Câu cần có quán chủ đề Đó sở để tạo tính trọn vẹn nội dung Câu cần phải hoàn chỉnh mặt hình thức - Câu cần liên kết với hài h òa - Khi viết đoạn văn cần lưu ý cho câu đoạn văn tập trung vào chủ đề, không bị phân tán đột ngột chuyển sang phạm vi khác, tức tránh bị bị lạc chủ đề Mặt khác, cần triển khai đầy đủ chủ đề nêu, không bỏ qua phương diện nêu chủ đề, trình bày nội dung chủ đề lặp đi, lặp lại, luẩn quẩn Để đảm bảo mạch lạc cần có câu chuyển ý, làm cho câu không bị đứt quãng, mâu thuẩn ý, nhờ tạo nên đoạn văn với câu có liên kết chặt chẽ nội dung hình thức II Những yêu cầu bố cục thể thức văn quản lý HCNN Về bố cục a Phần mở đầu: - Quốc hiệu; - Tên quan ban hành văn bản: Tên quan ban hành văn cho biết vị trí quan ban hành văn hệ thống tổ chức máy nhà nước - Số ký hiệu văn bản: Số văn đánh từ 01 ngày 01 tháng 01 đến 31 tháng 12 năm; số 10 phải viết thêm số đằng trước Ký hiệu chữ viết tắt tên loại văn tên quan ban hành văn + Số ký hiệu VBQPPL có cấu sau: Số: … /năm ban hành/viết tắt tên loại VB- viết tắt tên quan ban hành; + Số ký hiệu văn cá biệt: Số: /viết tắt tên loại VB - viết tắt tên quan ban hành + Số ký hiệu văn hành chính: → Văn có tên loại: Số:…/viết tắt tên loại VB- viết tắt tên quan ban hành; → Văn tên loại (công văn): Số:…/ viết tắt tên quan ban hành- viết tắt tên đơn vị soạn thảo - Địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn bản; - Tên loại văn (trừ công văn) 31 Tài liệu ôn tập môn Nghiệp vụ chuyên ngành - Trích yếu nội dung văn bản; - Căn ban hành văn bản; b Phần triển khai: - Hình thức mệnh lệnh: yếu tố đặc trưng VBQPPL văn cá biệt; - Nội dung điều chỉnh; - Điều khoản thi hành: + Hiệu lực văn bản; + Chủ thể thi hành; + Xử lý văn cũ c Phần kết - Thẩm quyền ký, bao gồm: Chức vụ, chữ ký họ tên đầy đủ người có thẩm quyền ký; - Dấu quan ban hành văn bản; - Nơi nhận Các yếu tố phụ khác (nếu có); - Dấu độ mật, độ khẩn; - Tên viết tắt người đánh máy số lượng đánh máy chụp; - Các phụ như: “xem chỗ”, “xem xong xin trả lại”,… Về thể thức: + Phông chữ trình bày văn bản: Sử dụng kiểu chữ “Times New Roman” bảng mã Unicode, TCVN 6909:2001 + Thể thức kỹ thuật trình bày v ăn bản: Theo hướng dẫn Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 Bộ Nội vụ Văn phòng Chính phủ; Thông tư số 01/2011/TT -BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ III Quy trình soạn thảo ban hành văn Khái niệm quy trình xây dựng ban hành văn Quy trình xây dựng ban hành văn trình tự bước với thủ tục tương ứng mà quan quản lý hành nhà nước có thẩm quyền thiết phải tiến hành công tác xây dựng ban hành văn theo c năng, nhiệm vụ, quyền hạn phạm vi hoạt động Tùy theo tính chất, nội dung hiệu lực pháp lý loại văn mà xây dựng quy trình xây dựng ban hành tương ứng Các công đoạn quy trình xây dựng ban hành văn cụ thể chi tiết hóa tùy theo tính chất, nội dung loại văn xây dựng Các bước quy trình xây dựng văn cụ thể chi tiết hóa theo yêu cầu bước Tuy nhiên điều quan trọng việc tổ chức thực kh âu phải hợp lý thiết thực để đảm bảo cho văn ban hành có chất lượng, kịp thời Quy trình chung xây dựng ban hành văn 32 Tài liệu ôn tập môn Nghiệp vụ chuyên ngành 2.1 Sáng kiến văn Đề xuất lập chương trình xây dựng dự thảo văn (đặc biệt VBQPPL, số loại văn cá biệt định) 2.2 Soạn thảo dự án, dự thảo văn a Quyết định quan, đơn vị, cá nhân chủ trì soạn thảo (có thể thành lập Ban soạn thảo, định chuyên viên soạn thảo) b Ban soạn thảo tổ chức nghiên cứu biên soạn dự thả o - Tổng kết đánh giá văn liên quan, thu thập tài liệu, thông tin; nghiên cứu rà soát văn kiện chủ đạo Đảng, văn pháp luật hành; khảo sát, điều tra xã hội; tham khảo kinh nghiệm nước - Chọn lựa phương án hợp lý; xác định mục đích yêu cầu (ban hành văn để làm gì? Giới hạn giải đến đâu? Đối tượng áp dụng ai?) để có sở lựa chọn thể thức văn bản, ngôn ngữ diễn đạt, văn phong trình bày thời điểm ban hành - Viết dự thảo lần thứ 1: + Phác thảo nội dung ban đầu; + đề cương chi tiết; + Tham khảo ý kiến Thủ trưởng, chuyên gia; + Tổ chức thảo luận nội dung phác thảo; + Chỉnh lý phác thảo; + Viết dự thảo: cần ý yêu cầu nội dung đảm bảo tính mục đích; tính khoa học; tính khả thi; tính bắt buộc thực tính đại chúng, yêu cầu thể thức - Biên tập tổ chức đánh máy dự thảo; - Lấy ý kiến tham gia xây dựng dự thảo (đối với số loại VBQPPL, không cần thiết văn khác): + Gửi công văn dự thảo yê u cầu quan, tổ chức có liên quan tham gia ý kiến; + Tổng hợp ý kiến tham gia 2.3 Thẩm định dự thảo: - Đề xuất việc thẩm định: Tùy theo tính chất nội dung dự thảo văn bản, quan chủ trì soạn thảo xác định việc có thẩm định hay không - Hồ sơ thẩm định gồm: + Công văn phiếu yêu cầu thẩm định; + Tờ trình phiếu trình dự thảo; + Bản dự thảo; + Bản tổng hợp ý kiến tham gia; 33 Tài liệu ôn tập môn Nghiệp vụ chuyên ngành + Các văn có liên quan khác (nếu có) - Cơ quan thẩm định (theo thẩm quyền) tiến hành thẩm định dự th ảo văn theo luật định tùy theo tính chất nội dung văn phương diện sau đây: + Sự cần thiết ban hành văn bản; + Sự phù hợp hình thức văn với vấn đề cần giải quyết; + Đối tượng, phạm vi điều chỉnh văn bản; + Tính hợp hiến, hợp pháp, tính thống văn hệ thống pháp luật; + Tính khả thi văn bản; + Kỹ thuật soạn thảo văn (từ ngữ, câu chữ, tiêu đề, văn phong) - Cơ quan thẩm định gửi lại văn thẩm định hồ sơ dự thảo văn thẩm định cho quan chủ trì soạn thảo - Cơ quan chủ trì soạn thảo chỉnh lý dự thảo chuẩn bị hồ sơ trình ký 2.4 Thông qua - Cơ quan chủ trì soạn thảo trình hồ sơ trình duyệt dự thảo văn lên cấp (tập thể cá nhân) để xem xét thông qua * Hồ sơ trình duyệt gồm: + Tờ trình dự thảo văn bản; + Bản dự thảo; + Văn thẩm định (nếu có); + Bản tập hợp ý kiến tham gia (nếu có); + Các văn bản, giấy tờ khác có liên quan (nếu có) Số lượng hồ sơ tùy theo loại văn cụ thể theo quy định cấp duyệt ký Trường hợp hồ sơ phải trực tiếp tường trình với Thủ trưởng ký - Bộ phận Văn phòng kiểm tra thủ tục thể thức, sau xác nhận việc ki ểm tra theo thủ tục luật định - Thông qua ký ban hành văn theo thẩm quyền thủ tục luật định Người ký văn phải chịu trách nhiệm pháp lý văn ký Trách nhiệm liên quan đến nội dung thể thức văn - Trong trường hợp không thông qua quan soạn thảo phải chỉnh lý trình lại dự thảo văn thời hạn định 2.5 Công bố văn 34 Tài liệu ôn tập môn Nghiệp vụ chuyên ngành Văn không thuộc danh mục bí mật nhà nước tùy theo tính chất nội dung phải công bố, yết thị đưa tin phương tiện thông tin đại chúng theo luật định 2.6 Gửi lưu trữ Mọi văn quản lý hành nhà nước phải gửi lưu trữ theo luật định - Thủ tục chuyển văn bản: + Văn phải gửi tuyến, không vượt cấp +Văn chuyển quan phải dùng địa đơn vị, phận người th ực thi + Không ghi ý kiến (bút phê) vào văn đơn từ cấp gửi kính chuyển lên cấp trên, mà phải dùng công văn tờ trình ghi ý kiến kèm theo văn đơn từ + Đối với cấp ngang cấp, ghi ý kiến vào văn bản, phải ghi rõ ngày tháng, họ tên chức vụ, địa người chuyển - Thủ tục văn bản: + Sao vừa đủ số lượng theo yêu cầu quy định cấp có thẩm quyền, tránh lãng phí giấy tờ, công sức + Khi y văn quan giao cho văn phòng sao, ghi rõ ngày tháng, thẩm quyền ký người đóng dấu quan + Khi lục phải thực theo quy định hình thức lục + Đối với văn photocopy phải đối chiếu với văn gốc - Thủ tục lưu văn bản: + Lưu hai chính: Một phận chuyên môn phụ trách hay phận soạn thảo, lưu VP VT quan + Cuối năm đến thời hạn văn phải nộp lưu trữ theo quy định./ Các tài liệu tham khảo: - Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ công tác văn thư; - Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 Chính phủ sửa đổi, bổ sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ công tác văn thư, - Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành 35

Ngày đăng: 09/07/2016, 22:14

Từ khóa liên quan

Tài liệu cùng người dùng

Tài liệu liên quan