TỔ CHỨC kế TOÁN vật LIỆU tại CÔNG TY cơ KHÍ MAY GIA lâm

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Nguyễn Chí Dũng Phần I vấn đề lý luận hạch toán vật liệu doanh nghiệp sản xuất I NHững vấn đề chung vật liệu Khái niệm, đặc điểm, vai trò vật liệu yêu cầu quản lý vật liệu sản xuất * Khái niệm: Quá trình lao đông trình ngời sử dụng t liệu lao động tác động lên đối tợng lao động làm thay đổi hình dáng, kích thớc, tính chất lý hoá đối tợng lao động để tạo sản phẩm với chất lợng ngày cao Theo Mác, để trình sản xuất diễn phải có đủ ba yếu tố: t liệu lao động,đối tợng lao động, sức lao động Đối tợng lao động điều kiện thiếu qua trình sản xuất Biểu cụ thể đối tợng lao động loại nguyên vật liệu Trong nguyên liệu đối tợng lao động cha qua chế biến, vật liệu đối tợng lao động qua chế biến hay vật liệu đối tợng lao động đợc thay đổi lao động có ích ngời tác động * Đặc điểm vật liệu : - Vật liệu thuộc tài sản lu động, tài sản dự trữ quan trọng sản xuất - Vật liệu tham gia vào chu kỳ sản xuất định Dới tác động lao động, vật liệu bị tiêu hao hoàn toàn thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo hình thái vật chất sản phẩm - Về mặt giá trị, tham gia vào sản xuất, vật liệu chuyển dịch lần toàn giá trị chúng vào chi phí sản xuất kinh doanh kỳ Điều đợc thể chỗ chi phí vật liệu chi phí phân bổ lần * Vai trò vật liệu sản xuất : Doanh nghiệp sản xuất cần phải có nguyên vật liệu tạo sản phẩm Vì vậy, đảm bảo cung ứng, dự trữ đồng bộ, kịp thời, xác nguyên vật liệu điều kiện có tính chất tiền đề để trình sản xuất diễn liên tục Hơn nữa, đảm bảo cung ứng vật liệu có chất lợng tốt điều kiện nâng cao chất lợng sản phẩm, góp phần sử dụng vật liệu tiết kiệm vật liệu, tăng suất lao động Mặt khác, giá trị vật liệu chuyển dịch toàn lần vào giá trị sản phẩm phí vật liệu chiếm tỷ trọng lớn tổng chi phí sản xuất giá thành sản phẩm Vì vậy, cần biến động nhỏ vật liệu ảnh hởng trực tiếp đến tiêu quan trọng doanh nghiệp nh doanh thu, giá thành, lợi nhuận Về vốn, vật liệu thành phần quan trọng vốn lu động đặc biệt vốn dự trữ Để nâng cao hiệu sử dụng vốn cần phải tăng tốc độ luân chuyển vốn lu động điều tách rời việc dự trữ sử dụng vật liệu hợp lý, tiết kiệm Tiết kiệm vật liệu nghĩa giảm đợc chi phí, hạ Kế toán 40A Đại học Kinh tế Quốc dân Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Nguyễn Chí Dũng giá thành, tăng lợi nhuận doanh nghiệp Việc giảm chi phí vật liệu hợp lý có ý nghĩa lớn nhng yêu cầu không làm ảnh hởng đến chất lợng sản phẩm * Yêu cầu quản lý vật liệu: Xuất phát từ đặc điểm quan trọng vật liệu trình sản xuất kinh doanh, đòi hỏi công tác quản lý phải chặt chẽ khâu từ thu mua, bảo quản, sử dụng dự trữ - khâu thu mua: Mỗi loại nguyên vật liệu có tính chất lý hoá khác nhau, công dụng khác nhau, mức độ tỷ lệ tiêu hao khác nhau, thu mua phải cho đủ số lợng, chủng loại, phẩm chất tốt, giá hợp lý, cho phép hao hụt định mức, đặc biệt quan tâm đến chi phí thu mua nhằm hạ thấp chi phí vật liệu cách tối đa phải đảm bảo tiến độ thời gian, phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh doanh nghiệp - khâu bảo quản: Phải tổ chức tốt kho tàng, bến bãi, trang bị đầy đủ phơng tiện cân, đo, đong, đếm, thực chế độ bảo quản loại vật liệu, tránh bị h hỏng, mát, hao hụt, đảm bảo an toàn - khâu dự trữ: Đòi hỏi doanh nghiệp phải xác định đợc mức dự trữ tối thiểu, tối đa để đảm bảo trình sản xuất kinh doanh đợc bình thờng, không bị ngừng trệ, gián đoạn cung cấp không kịp thời gây tình trạng ứ đọng vốn dự trữ nhiều - khâu sử dụng: Cần phải tổ chức tốt việc ghi chép, phản ánh tình hình xuất dùng sử dụng vật liệu sản xuất kinh doanh Cần sử dụng vật liệu hợp lý, tiết kiệm sở định mức dự toán chi phí Điều có ý nghĩa quan trọng việc hạ thấp chi phí sản xuất giá thành sản phẩm, tăng thu nhập, lợi nhuận tích luỹ cho doanh nghiệp * Vai trò vật liệu sản xuất : Doanh nghiệp sản xuất cần phải có nguyên vật liệu tạo sản phẩm Vì vậy, đảm bảo cung ứng, dự trữ đồng bộ, kịp thời, xác nguyên vật liệu điều kiện có tính chất tiền đề để trình sản xuất diễn liên tục Hơn nữa, đảm bảo cung ứng vật liệu có chất lợng tốt điều kiện nâng cao chất lợng sản phẩm, góp phần sử dụng vật liệu tiết kiệm vật liệu, tăng suất lao động Mặt khác, giá trị vật liệu chuyển dịch toàn lần vào giá trị sản phẩm phí vật liệu chiếm tỷ trọng lớn tổng chi phí sản xuất giá thành sản phẩm Vì vậy, cần biến động nhỏ vật liệu ảnh hởng trực tiếp đến tiêu quan trọng doanh nghiệp nh doanh thu, giá thành, lợi nhuận Về vốn, vật liệu thành phần quan trọng vốn lu động đặc biệt vốn dự trữ Để nâng cao hiệu sử dụng vốn cần phải tăng tốc độ luân chuyển vốn lu động điều tách rời việc dự trữ sử dụng vật liệu hợp lý, tiết kiệm Tiết kiệm vật liệu nghĩa giảm đợc chi phí, hạ giá thành, tăng lợi nhuận doanh nghiệp Việc giảm chi phí vật liệu hợp lý có ý nghĩa lớn nhng yêu cầu không làm ảnh hởng đến chất lợng sản phẩm Kế toán 40A Đại học Kinh tế Quốc dân Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Nguyễn Chí Dũng Vai trò nhiệm vụ kế toán vật liệu doanh nghiệp sản xuất: Kế toán vật liệu việc ghi chép, phản ánh, tổng hợp số liệu tình hình thu mua, vận chuyển, baỏ quản, nhập, xuất, tồn kho vật liệu Hạch toán vật liệu công cụ đắc lực giúp cho lãnh đạo doanh nghiệp nắm đợc tình hình cụ thể vật liệu để đề hớng đạo sản xuất kinh doanh Hạch toán vật liệu xác, kịp thời, đầy đủ lãnh đạo doanh nghiệp nắm đợc xác tình hình thu mua, dự trữ, xuất dùng vật liệu từ đề biện pháp quản lý vật liệu thích hợp Cũng thông qua số liệu kế toán, nhà quản lý biết đợc số lợng, giá trị loại vật liệu để có kế hoạch cung ứng kịp thời phục vụ cho sản xuất, hạn chế hao hụt lãng phí, đảm bảo sử dụng vật liệu cách tiết kiệm nhng đảm bảo chất lợng sản phẩm tiến độ sản xuất Để phát huy hết vai trò việc quản lý vật liệu kế toán vật liệu cần thực tốt nhiệm vụ sau: - Thực đánh giá, phân loại vật liệu phù hợp với nguyên tắc, yêu cầu quản lý thống yêu cầu quản trị doanh nghiệp - Tổ chức chứng từ, tài khoản kế toán, sổ kế toán phù hợp với phơng pháp kế toán hàng tồn kho áp dụng doanh nghiệp, để ghi chép, phân loại, tổng hợp số liệu tình hình có biến động tăng giảm vật liệu trình sản xuất kinh doanh cung cấp số liệu kịp thời để tập hợp chi phí tính giá thành sản phẩm - Tham gia vào việc phân tích, đánh giá tình hình thực kế hoạch mua vật liệu, tình hình toán với ngời bán tình hình sử dụng vật liệu trình sản xuất kinh doanh Phân loại vật liệu: Vật liệu sử dụng doanh nghiệp có nhiều loại, nhiều thứ, có vai trò công dụng khác trình sản xuất kinh doanh Trong điều kiện đòi hỏi doanh nghiệp phải phân loại vật liệu tổ chức tốt việc quản lý phân loại vật liệu Trong thực tế quản lý hạch toán vật liệu doanh nghiệp , đặc tr ng thông dụng để phân loại vật liệu vai trò tác dụng vật liệu sản xuất Theo đặc trng này, vật liệu doanh nghiệp đợc chia thành loại: + Nguyên, vật liệu chính: Là nguyên liệu, vật liệu mà sau trình gia công, ché biến cấu thành thực thể vật chất chủ yếu sản phẩm (kể bán thành phẩm mua vào) + Vật liệu phụ: Là vật liệu có tác dụng phụ trợ sản xuất, đợc sử dụng kết hợp với vật liệu để làm thay đổi màu sắc, mùi vị, hình dáng bề sản phẩm đợc sử dụng để bảo đảm cho công cụ lao động hoạt động bình thờng phục vụ cho nhu cầu công nghệ, kỹ thuật, phục vụ cho lao động công nhân viên chức(dầu nhờn, hồ keo, thuốc nhuộm, thuốc nhuộm, thuốc tẩy, thuốc chống rỉ , hơng liệu, xà phòng, rẻ lau,) Kế toán 40A Đại học Kinh tế Quốc dân Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Nguyễn Chí Dũng + Nhiên liệu: Vè thực chất, nhiên liệu loại vật liệu phụ nhng đợc tách thành loại riêng việc sản xuất tiêu dùng nhien liệu chiếm tỷ trọng lớn kinh tế quốc dân, mặt khác có yêu cầu kỹ thuật quản lý hoàn toàn khác với vật liệu phụ thông thờng Nhiên liệu có tác dụng cung cấp nhiệt lợng trình sản xuất kinh doanh tạo điều kiện cho trình sản xuất kinh doanh diễn bình thờng Nó tồn thể rắn, thể lỏng thể khí nh than, củi, xăng, dầu, ga, + Phụ tùng thay thế: Là vật t dùng để thay thế, bảo dỡng, sửa chữa cho máy móc, thiết bị, phơng tiện vật tải, + Vật liệu thiết bị xây dựng bản: Là vật liệu thiết bi( cần lắp không cần lắp, vật kết cấu, công cụ, khí cụ, ) mà doanh nghiệp mua vào để đầu t cho xây dựng + Phế liệu: Là loại vật liệu thu đợc trình sản xuấ hay lý tài sản, sử dụng hay bán ngoài( phoi bào, vải vụn, gạch, sắt,) + Vật liệu khác: Bao gồm lọai vật liệu lại thứ khác cha kể nh bao bì, vật đóng gói, loại vật t đặc chủng, Hạch toán theo cách phân loại đáp ứng đợc yêu cầu phản ánh tổng quát mặt giá trị loại vật liệu Để đảm bảo thuận tiện, tránh nhầm lẫn công tác quản lý hạch toán số lợng giá trị lọai vật liệu, sở phân loại doanh nghiệp chi tiết loại vật liệu thành nhóm, thứ vật liệu vào đặc điểm sản xuất doanh nghiệp Tính giá vật liệu: Tính giá vật liệu công tác quan trọng việc tổ chức hạch toán vật liệu Tính giá vật liệu dùng tiền để biểu giá trị chúng theo nguyên tắc, phơng pháp định Lựa chọn phơng pháp tính giá kỳ hợp lý để đảm bảo phản ánh xác chi phí vật liệu giá thành sản phẩm dự trữ vật liệu cuối kỳ Vì vậy, tính giá vật liệu nhiẹm vụ thiếu tổ chức hạch toán, tiền đề để hình thành hệ thống thông tin xác vật liệu sử dụng dự trữ Trong công tác hạch toán vật liệu doanh nghiệp sản xuất, vật liệu đợc tính theo giá thực tế (giá gốc) Giá thực tế giá đợc hình thành sở chứng từ hợp lệ minh chứng khoản chi hợp pháp doanh nghiệp để tạo vật liệu a) Giá thực tế vật liệu nhập kho: Giá thực tế có thuế GTGT doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp thuế GTGT doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ Trong doanh nghiệp sản xuất, giá thực tế vật liệu nhạp kho đợc xác định theo nguồn nhập: Kế toán 40A Đại học Kinh tế Quốc dân Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Nguyễn Chí Dũng + Đối với vật liệu mua ngoài: Giá thực tế nhập kho gồm giá mua ghi hóa đơn ngời bán cộng (+) thuế nhập khẩu(nếu có) chi phí thu mua thực tế(chi phí vận chuyển, bốc dỡ, chi phí nhan viên thu mua, chi phí phận thu mua độc lập, chi phí thuê kho , thuê bãi, bảo hiểm, hao hụt định mức, tiền phạt lu kho, lu hàng, lu bãi,) trừ (-) khoản giảm giá hàng mua đợc hởng + Đối với vật liệu tự sản xuất: Tính theo giá thành sản xuất thực tế + Đối với vật liệu thuê gia công, chế biến: Giá thực tế gồm giá trị vật liệu xuất chế biến chi phí có liên quan nh tiền thuê gia công, chế biến, chi phí vận chuyển , bốc dỡ , hao hụt định mức,) + Đối với vật liệu nhận góp vốn liên doanh, cổ phần: Giá thực tế vật liệu nhập kho giá bên tự thỏa thuận (+) chi phí tiếp nhận ( có) + Đối với vật liệu đợc tặng , thởng, viện trợ: Giá thực tế vật liệu nhập kho đợc tính theo giá thị trờng tơng đơng cộng chi phí liên quan đến việc tiếp nhận + Đối với phế liệu thu hồi: Giá thực tế vật liệu nhập kho gía ớc tính sử dụng đợc hay gía trị thu hồi tối thiẻu b) Giá thực tế vật liệu xuất kho: Tùy theo đặc điẻm hoạt động doanh nghiệp yêu cầu quản lý, trình độ nghiệp vụ cán kế toán mà doanh nghiệp sử dụng phơng pháp tính giá xuất sau nhng phải tuân thủ nguyên tắc quán hạch toán, có thay đổi phải giải thích rõ ràng * Phơng pháp giá thực tế đích danh: Theo phơng pháp này, hàng đợc xác định theo đơn hay lôvà giữ nguyên từ lúc nhập vào xuất dùng Khi xuất dùng hàng nào(lô hàng nào)sẽ xác định theo giá thực tế đích danh hàng(lô hàng đó) Phơng pháp thích hợp với doanh nghiệp có điều kiện bảo quản riêng lô vật liệu nhập kho + Ưu điểm: - Tính gía vật liệu xuất kho xác - áp dụng có hiệu doanh nghiệp có danh điểm vật liệu nhng có giá trị lớn mang tính đặc thù + Nhợc điểm : Đòi hỏi công tác quản lý phải chặt chẽ hạch toán chi tiết, tỉ mỉ * Phơng pháp giá hạch toán: Theo phơng pháp này, toàn vật liệu biến động kỳ đợc phản ánh theo giá hạch toán( giá kế hoạch loại giá ổn định kỳ) Cuối kỳ, kế toán tiến hành điều chỉnh từ giá hạch toán sang giá thực tế theo công thức: Giá thực tế vật liệu = Giá hạch toán x Hệ số giá vật liệu Kế toán 40A Đại học Kinh tế Quốc dân Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Nguyễn Chí Dũng vật liệu xuất dùng xuất dùng kỳ(hoặc tồn kỳ(hoặc tồn cuối kỳ) cuối kỳ) Hệ số giá tính theo loại, nhóm thứ vật liệu chủ yếu tùy thuộc vào yêu cầu trình độ quản lý đơn vị hạch toán Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ nhập kỳ Hệ số giá vật liệu = Giá hạch toán vật liệu tồn đầu kỳ nhập kỳ Phơng pháp thích hợp với doanh nghiệp có nhiều danh điểm vật liệu trình độ kế toán cao + u điểm: Phơng pháp kết hợp đợc hạch toán chi tiết hạch toán tổng hợp để tính giá vật liệu, không phụ thuộc vào cấu vật liệu sử dụng nhiều hay + Nhợc điểm: Yêu cầu hạch toán phải tỉ mỉ, khối lợng công việc dồn vào cuối kỳ hạch toán ảnh hởng đến công tác toán Mặt khác phải xây dựng đợc giá hạch toán khoa học * Phơng pháp giá đơn vị bình quân: Theo phơng pháp này, giá thực tế vật liệu xuất dùng kỳ đợc tính theo giá trị bình quân( bình quân kỳ dự trữ, bình quân cuối kỳ trớc bình quân sau lần nhập) Giá thực tế vật liệu xuất Số lợng vật liệu Giá đơn vị = x dùng xuất dùng bình quân Có ba phơng pháp xác định giá đơn vị bình quân: Giá đơn vị bình quân kỳ dự trữ( bình quân gia quyền ) Giá đơn vị bình Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ nhập kỳ = Lọng thực tế vật liệu tồn đầu kỳ nhập kỳ quân kỳ dự trữ + u điểm: - Việc tính giá xuất vật liệu không phụ thuộc vào tần suất nhập, xuất kỳ - Đơn giản, dễ làm phù hợp với doanh nghiệp có danh điểm vật liệu, số lần nhập, xuất nhiều Giá đơn vị bình quân cuối kỳ trớc: Giá đơn vị Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ (hoặc cuối kỳ trứơc) bình quân = Lợng thực tế vật liệu tồn đầu kỳ (hoặc cuối kỳ trứơc) cuối kỳ trớc + u điểm: Đơn giản, phản ánh kịp thời tình hình biến động vật liệu kỳ + Nhợc điểm: Độ xác không cao không tính đến biến động vật liệu kỳ Có trờng hợp gây bất hợp lý( tồn kho âm) Giá đơn vị bình quân sau lần nhập (bình quân liên hoàn) = Giá thực tế vật liệu tồn kho sau lần nhập Kế toán 40A Đại học Kinh tế Quốc dân Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Nguyễn Chí Dũng Giá đơn vị bình quân Lợng thực tế vật liệu tồn kho sau lần nhập sau lần nhập + Ưu điểm: Phơng pháp khắc phục đợc nhợc điểm hai phơng pháp trên, vừa đảm bảo tính kịp thời số liệu kế toán , vừa xác, vừa phản ánh đợc tình biến động giá + Nhợc điểm: Việc tính toán phức tạp, tốn nhiều công sức với doanh nghiệp áp dụng kế toán thủ công sau lần vật liệu nhập kho, kế toán lại phải tính lại giá bình quân nên áp dụngvới doanh nghiệp có danh điểm vật liệu, số lần nhập, xuất không nhiều, thực kế toán máy * Phơng pháp nhập trớc, xuất trớc(FIFO): Phơng pháp giả thiết số vật liệu nhập trớc xuất trớc, xuất hết số nhập trớc xuất đến số nhập sau theo giá thực tế lô hàng xuất Nói cách khác, sở phơng pháp giá thực tế vật liệu mua trớc đợc dùng làm giá để tính giáthực tế vật liệu xuất trớc vậy, gía trị vật liệu tồn kho cuối kỳ giá thực tế số vật liệu mua vào sau kỳ + u điêm: Gần với luồng nhập, xuất vật liệu thực tế Phơng pháp gần với phơng pháp giá thực tế đích danh phản ánh tơng đối xác giá trị vật liệu xuất kho tồn kho Hơn nữa, giá trị vật liệu tồn kho đợc phản ánh gần sát với giá thị trờng giá trị vật liệu tồn kho bao gồm giá trị vật liệu đợc mua lần sau + Nhợc điểm: - Làm cho doanh thu không phù hợp với khoản chi phí tạivì theo phơng pháp doanh thu đợc tạo giá trị vật liệu đợc mua vào từ cách lâu - Khối lợng công việc hạch toán lớn Phơng pháp áp dụng doanh nghiệp có vật liệu, số lần nhập kho danh điểm vật liệu không lớn * Phơng pháp nhập sau, xuất trớc( LIFO ): Phơng pháp giả định lô vật liệu nhập kho sau xuất trớc, xuất hết lô vật liệu nhập sau mơí đến lô vật liệu nhập trớc Phơng pháp phù hợp giá thị trờng có xu hớng tăng lênvì doanh nghiệp giảm đợc số thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp cho nhà nớc + Ưu điểm: Làm cho doanh thu phù hợp với khoản chi phí + Nhợc điểm: - Giá trị vật liệu tồn kho vốn lu độngcủa doanh nghiệp đợc phản ánh thấp so với thực tế Điều làm cho khả toán doanh nghiệp bi nhìn nhận so với khả thực tế - Phơng pháp bỏ qua việc nhập xuất vật liệu thực tế - Chi phí quản lý vật liệu doanh nghiệp cao phải mua them vật liệu nhằm tính vào giá vốn hàng hóa chi phí với giá cao Kế toán 40A Đại học Kinh tế Quốc dân Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Nguyễn Chí Dũng Phơng pháp LIFO phơng pháp FIFO có tác đọng trái ngợc tới kết tài doanh nghiệp Phơng pháp FIFO cung cấp thông tin hợp lý, đắn giá trị vật liệu bảng cân đối kế toán (BCĐKT) nhng lại làm doanh thu không phù hợp với chi phí báo cáo kết kinh doanh(BCKQKD) Ngợc lại, phơng pháp LIFO làm cho doanh thu phù hợp với chi phí BCKQKD nhng lại phản ánh giá trị vật liệu mức lạc hậu so với giá trị thị trờng BCĐKT Trong phơng pháp giá bình quân phơng pháp trung hòa hai phơng pháp * Phơng pháp giá vật liệu tồn cuối kỳ: Với phơng pháp trên, để tính đợc giá thực tế vật liệu xuất kho đòi hỏi kế toán phải xác định lợng vật liệu xuất kho vào chứng từ xuất Tuy nhiên, thực tế có doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật liệu với mẫu mã khác nhau, giá trị thấp lại đợc xuất dùng thờng xuyên điền kiện kiểm kê nghiệp vụ xuất kho Trong điều kiện đó, doanh nghiệp phải tính giá cho số lợng vật liệu tồn kho cuối kỳ,sau xác định đợc giá thực tế vật liệu xuất kho kỳ: Giá thực tế vật liệu Số lợng vật liệu Đơn giá vật liệu nhập kho = x tồn kho cuối kỳ tồn kho cuối kỳ lần cuối Giá thực tế vật Giá thực tế vật Giá thực tế vật Giá thực tế vật = + liệu tồn kho đầu - liệu tồn kho liệu xuất kho liệu nhập kho kỳ cuối kỳ +u điểm: - Đơn giản, nhanh chóng, việc tính giá vật liệu xuất kho không phụ thuộc vào tần suất nhập, xuất vật liệu kỳ + Nhợc điểm: Độ xác không cao, không phản ánh đợc bién động giá II Hạch toán chi tiết vật liệu: Trong doanh nghiệp sản xuất , vật liệu bao gốm nhiều chủng loại khác với số lọng giá trị khác Để qúa trình sản xuất diễn liên tục phải thờng xuyên đảm bảo đủ lợng vật liệu cho tiêu dùng dự trữ Do doanh nghiệp phải tiến hành hạch toán chi tiết vật liệu để theo dõi thờng xuyênông thôn tình hình nhập, xuất , tồn vật liệu kho phòng kế toán sở chứng từ nhập, xuất kho ban đầu Hạch toán chi tiết vật liệu việc doanh nghiệp tổ chức hệ thống chứng từ, mở sổ, thẻ kế toán chi tiết vận dụng phơng pháp kế toán chi tiết vật liệu cho phù hợp để tăng cờng cho công tác quản lý vật liệu nói riêng, quản lý tài sản nói chung Để tổ chức hạch toán chi tiết vật liệu, doanh nghiệp sử dụng số chứng từ ban đầu mang tính bắt buộc theo qui định Bộ tài bao gồm: + Phiếu nhập kho(Mẫu 01-VT) + Phiếu xuất kho(Mẫu 02- VT) + Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ(Mẫu 03-VT) + Thẻ kho(Mẫu 06- Vt) + Biên kiểm kê VT, sản phẩm, hàng hóa(Mẫu 08- VT) Kế toán 40A Đại học Kinh tế Quốc dân Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Nguyễn Chí Dũng Ngoài chứng từ trên, tùy theo yêu cầu quản lý điều kiện cụ thể doanh nghiệp mà vận dụng thêm chứng từ khác mang tính hớng dẫn nh: + Biên kiểm nghiệm vật t(Mẫu số 04-VT) + Phiếu xuất vật t theo hạn mức(Mẫu số 04- VT) + Phiếu báo vật t lại cuối kỳ(Mẫu số 07-VT) Các phơng pháp hạch toán chi tiết vật liệu bao gồm: + Phơng pháp thẻ song song + Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển + Phơng pháp sổ số d Mỗi phơng pháp có u điểm, nhợc điểm phạm vi áp dụng riêng nhng nhằm mục đích theo dõitình hình nhập, xuất, tồn vật liệu số lợng giá trị kho phòng kế toán Phơng pháp thẻ song song: Theo phơng pháp này, để hạch toán nghiệp vụ nhập, xuất tồn kho vật liệu , kho phải mở thẻ kho để ghi chép mặt số lợng phòng kế toán phải mở thẻ kế toán chi tiết vật liệu để ghi chép mặt số lợng giá trị Thẻ kho đợc mở cho danh điểm vật liệu phát cho thủ kho sau đăng ký vào sổ đăng ký thẻ kho * Tại kho: Hàng ngày, nhận chứng từ nhập, xuất vật liệu , thủ kho phải kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý chứng từ tiến hành ghi số lợng thực nhập, thực xuất vào chứng từ thẻ kho, cuối ngày thủ kho tiến hành tổng cộng số nhập, xuất tính số tồn kho thẻ kho Mỗi chứng từ ghi dòng vào thẻ kho Đối với phiếu xuất vật t theo hạn mức, sau lần xuất thủ kho phải ghi số thực xuất vào thẻ kho mà không đợi đến kết thúc chứng từ ghi lần Thủ kho phải thờng xuyên đối chiếu số tồn kho thẻ kho với số liệu thực tế lại kho để đảm bảo sổ sách vật khớp Hàng ngày định kỳ 3, ngày lần thủ kho chuyển toàn chứng từ nhập, xuất đợc phân loại cho thứ vật liệu cho phòng kế toán *Tại phòng kế toán: Kế toán phải mở sổ(thẻ) kế toán chi tiết cho danh điểm vật liệu tơng ứng với thủ kho mở kho Kế toán sử dụng thẻ(sổ) thẻ kế toán chi tiết vật liệu để ghi chép tình hình nhập, xuất tồn kho theo tiêu vật giá trị Thẻ(sổ) kế toán chi tiết vật liệu có nội dung giống nh thẻ kho, nhng khác theo dõi số lợng giá trị vật liệu Hàng ngày định kỳ 3, ngày lần nhận đợc chứng từ nhập, xuất kho thủ kho chuyển lên, nhân viên kế toán vật liệu phải kiểm tra chứng từ , đối chiếu chứng từ nhập, xuất kho với chứng từ liên quan nh hoá đơn mua hàng, phiếu mua hàng, hợp đồng vận chuyển, ghi đơn giá tính thành tiền chứng từ nhập, xuất Căn vào chứng từ nhập, xuất kho kiểm tra tính thành tiền, kế toán lần lợt ghi nghiệp vụ nhập, xuất kho vào thẻ kế toán chi tiết vật liệu liên quan giống nh trình tự ghi thẻ kho thủ kho Cuối tháng, kế toán cộng sổ chi tiết vật liệu kiểm tra, đối chiếu với thẻ kho Kế toán 40A Đại học Kinh tế Quốc dân Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Nguyễn Chí Dũng Ngoài ra, để có số liệu đối chiếu, kiểm tra với kế toán tổng hợp cần phải tổng hợp số liệu kế toán chi tiết từ sổ kế toán chi tiết vào bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật liệu số lợng giá trị theo nhóm, loại vật liệu Sơ đồ 1: hạch toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp thẻ song song Chứng từ nhập Thẻ kho Sổ chi tiết Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn Chứng từ xuất Ghi Ghi hàng ngày + u điểm: Ghi cuối tháng Phơng pháp đơn giản, dễ làm, dễ kiểm tra, đối chiếu số liệu, đảm bảo xác thông Đối có khả cung cấp thông tin nhanh cho tin chiếu, kiểm tra kế toán quản trị hàng tồn kho + Nhợc điểm: Việc ghi chép kho phòng kế toán trùng lặp tiêu số lợng.Ngoài ra,việc kiểm tra, đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối tháng hạn chế chức kiểm tra kịp thời kế toán Phơng pháp thích hợp với doanh nghiệp có chủng loại vật liệu, khối lợng nghiệp vụ nhập, xuất ít, phát sinh không thờng xuyên trình độ nghiệp vụ nhân viên kế toán cha cao Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển Phơng pháp đợc hình thành sở cải tiến bớc phơng pháp thẻ song song * Tại kho: Theo phơng pháp này, để hạch toán chi tiết vật liệu , kho mở thẻ kho để theo dõi mặt số lợng danh điểm vật liệu nh phơng pháp thẻ song song *Tại phòng kế toán : Định kỳ, sau nhận đợc chứng từ nhập, xuất kho từ thủ kho ,kế toán thực kiểm tra mở sổ đối chiêú luân chuyển để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho số lợng giá trị thứ vật liệu kho Sổ đối chiếu luân chuyển không ghi theo chứng từ nhập, xuất kho mà ghi lần vào cuối tháng sở tổng hợp nhập, xuất kho phát sinh tháng danh điểm vật liệu Mỗi danh điểm vật liệu đợc ghi dòng sổ đối chiếu luân chuyển Để có số liệu ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển, kế toán phải lập bảng kê nhập, bảng kê xuất sở chứng từ nhập, xuất định kỳ thủ kho chuyển tới.Cuối tháng tiến hành kiểm tra, đối chiếu số lợng vật liệu sổ đối Kế toán 40A 10 Đại học Kinh tế Quốc dân Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Nguyễn Chí Dũng mm 1522STĐ Sơn tĩnh điện kg Danh điểm vật liệu phải thống quản lý sử dụng phận phòng ban toàn công ty Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho Dự phòng giảm giá hàng tồn kho việc tính trớc vào chi phí sản xuất kinh doanh phần giá trị bị giảm xuống tháap so với giá trị ghi sổ kế toán hàng tồn kho Thực tế công ty năm qua, công tác lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cha đợc thực Công ty nên thực việc lập dự phòng vì: - Dự phòng giảm giá có tác dụng làm giảm lãi niên độ kế toán nên công ty tiết kiệm đợc nguồn tài mà lẽ đợc phân chia Nguồn tài tạm thời nằm tài sản lu động cần sử dụng để bù đắp khoản thiệt hại thực tế vật t , sản phẩm, hàng hoá tồn kho bị giảm giá phát sinh - Dự phòng giảm giá đợc ghi nhận nh khoản chi phí làm giảm thu nhập công ty dẫn đến giảm đợc mức thuế thu nhập công ty phải nộp - Dự phòng giảm giá góp phần phản ánh xác giá trị thực tế tài sản bảng cân đối kế toán lý mà công ty nên sử dụng tài khoản 159 để lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho theo công thức: Mức dự phòng cần Mức giảm giá hàng lập năm tới cho hàng = Số lợng hàng tồn kho i x cuối niên độ tồn kho i tồn kho i Có thể nêu ví dụ lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho công ty nh sau: Biểu 25: Stt Tên vật t 1 Thép CT3S = 1,5mm Thép CT3S = 2mm Sơn tĩnh điện Que hàn điện Số lợng Giá ghi sổ 11.230 6.230 12.145 6.030 70 52.000 80 8.000 Đơn giá tai thời điểm kiểm kê 6.200 5.990 52.100 8.000 Chênh lệch -30 -40 +100 Mức dự phòng cần lập 336.900 458.800 0 Hoàn thiện việc ghi sổ chi tiết toán với ngời bán Vật liệu nhập kho công ty chủ yếu từ nguồn thu mua bên Hiện nay, công ty sử dụng hình thức sổ nhật ký chứng từ để hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu Nhìn chung sổ sách mà công ty sử dụng theo hình thức sổ phù hợp nhng riêng sổ chi tiết toán với ngời bán em thấy cha hợp lý Sổ chi tiết dùng để ghi chép nghiệp vụ phát sinh quan hệ mua bán với ngời bán qua ngời mua Thực tế mẫu Kế toán 40A 49 Đại học Kinh tế Quốc dân Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Nguyễn Chí Dũng sổ công ty sử dụng không phản ánh rõ đợc khoản sau: khoản công ty phải trả khoản công ty ứng trớc cho ngời bán, gây khó khăn cho việc theo dõi khoản công nợ khoản mà công ty phải thu, phải trả Để trình sản xuất liên tục, không bị gián đoạn công ty phải đảm bảo cung cấp nguyên vật liệu liên tục, việc tìm nguồn vật t cung cấp thờng xuyên cho sản xuất với chất lợng tốt, giá hợp lý mối quan tâm công ty Bên cạnh công ty phaỉ theo dõi tình hình toán, phơng thức toán để có sách biên pháp thích hợp nhằm thúc đẩy mối quan hệ mua bán tới toán , tạo uy tín, niềm tin với nhà cung cấp Sổ chi tiết toán với ngời bán đợc mở từ phát sinh mối quan hệ mua bán tới toán xong tiền hàng Số liệu sổ chi tiết toán với ngời bán vừa làm sở để ghi nhật ký chứng từ số 5, vừa để theo dõi có hệ thống toán dứt điểm, trọn vẹn với ngời bán Do đó, để phù hợp với yêu cầu theo dõi cách thuận lợi, liên tục có hệ thống, kế toán nên mở sổ chi tiết tài khoản 331 theo mẫu sau: Kế toán 40A 50 Đại học Kinh tế Quốc dân Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Nguyễn Chí Dũng Số liệu từ dòng tổng cộng sổ chi tiết toán với ngời bán đợc lập theo mẫu cho ta thấy tình hình toán với nhà cung cấp rõ ràng số liệu đợc hệ thống theo tài khoản từ hoá đơn chứng từ theo ngày phát sinh Từ số liệu đa vào NKCT số dễ dàng đảm bảo tính đối chiếu, kiểm tra cao Phơng pháp tính giá vật liệu Hiện nay, công ty sử dụng phơng pháp giá đơn vị bình quân gia quyền để tính giá xuất kho vật liệu Theo phơng pháp này, cuối tháng kế toán vào số lợng, giá trị vật liệu tồn đầu tháng lần nhập tháng để tính đơn giá bình quân thực tế vật liệu xuất kho Công ty áp dụng phơng pháp này, có u điểm đơn giản, dễ làm nhng độ xác không cao Hơn nữa, công việc tính toán dồn vào cuối tháng gây ảnh hởng đến công tác toán nói chung tập hợp chi phí sản xuất nói riêng Do đặc điểm sản xuất công ty số lần nhập, xuất vật liệu tháng diễn thờng xuyên mặt khác giá trị thựctế vật liệu mua vào biến động vật liệu mua từ nhiều nguồn khác lần mua giá loại vật liệu nơi khác quy luật kinh tế thị trờng Theo em, với chủng loại số lợng vật liệu sử dụng cho sản xuất công ty nhiều nh việc ghi sổ cung cấp thông tin kế toán quản trị chi phí , giá thành đợc thuận lợi, kịp thời, giảm bớt khối lợng công việc vào cuối tháng công ty nên sử dụng phơng pháp giá hạch toán Dùng phơng pháp kế toán thờng xuyên theo dõi đợc giá trị vật liệu xuất dùng tháng Giá hạch toán Giá thực tế vật liệu vật liệu xuất dùng xuất dùng kỳ(hoặc tồn = x Hệ số giá vật liệu kỳ(hoặc tồn cuối kỳ) cuối kỳ) Hệ số giá vật liệu = Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ nhập kỳ Giá hạch toán vật liệu tồn đầu kỳ nhập kỳ Khi công ty sử dụng giá hạch toán theo hình thức NKCT, công ty mở bảng kê số để tính giá thực tế Theo ví dụ phần II, bảng kê số đ ợc lập nh sau: Biểu số 27: Kế toán 40A 51 Đại học Kinh tế Quốc dân Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Nguyễn Chí Dũng bảng tính giá thành thực tế vật liệu, ccdc Chỉ tiêu I Số d đầu tháng II Số phát sinh kỳ - Từ NKCT số - Từ NKCT số - Từ NKCT số 10 - Từ NKCT số III Cộng số d đầu tháng phát sinh tháng (I + II) IV Hệ số chênh lệch V Xuất dùng tháng VI Tồn cuối tháng Tháng năm 2002 TK 152 HT TT 2.936.393.394 3.083.213.064 895.671.071,4 940.454.625 288.055.471,4 302.458.245 492.508.571,4 517.134.000 64.320.742,86 67.536.780 50.786.285,71 53.325.600 3.832.064.465 TK 153 HT TT 4.023.667.689 1,05 1.836.680.723 1.995.383.742 1.928.514.759 2.095.152.930 Bảng phân bổ vật liệu công cụ dụng cụ đợc lập nh sau: Biểu số 28: Bảng phân bổ vật liệu, ccdc Tháng năm 2002 TK ghi Có TK ghi Nợ TK 621 - Phân xởng I - Phân xởng II Cộng TK 627 - Phân xởng I - Phân xởng II Cộng Tổng cộng TK 152 HT TK 153 TT 95.266.104,76 1.634.617.834 1.729.833.939 6.315.328.090 4.327.145.690 10.642.573.780 1.928.514.759 TT 100.029.410 1.716.348.726 1.816.378.136 6.014.693.417 4.121.091.133 10.135.784.550 1.836.680.723 HT Phơng pháp hạch toán chi tiết vật liệu : Hiện nay, công ty áp dụng phơng pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết vật liệu Phơng pháp đợc sử dụng có hiệu công ty Cơ khí may Gia Lâm nhng với chủng loại vật liệu ngày đa dạng, tần suất nhập, xuất ngày lớn đến lúc phơng pháp không phù hợp Vì theo em công ty nên áp dụng phơng pháp sổ số d để hạch toán chi tiết vật liệu Phơng pháp giúp kế toán giảm bớt khối lợng ghi sổ, tránh trùng lặp thủ kho kế toán tiêu số lợng, việc quản lý vật liệu trở nên đơn giản nhng rõ ràng, xác, nâng cao trách nhiệm thủ kho Kế toán 40A 52 Đại học Kinh tế Quốc dân Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Nguyễn Chí Dũng Mặt khác, công tác kế toán chi tiết vật liệu công ty, việc ghi thẻ kho cha phù hợp Tại công ty nay, thủ kho, thống kê vật t( thuộc phòng kinh doanh ), kế toán vật liệu mở thẻ kho theo dõi tình nhập, xuất, tồn vật liệu theo tiêu số lợng Với số lợng, chủng loại vật liệu ngày đa dạng, cách ghi không làm tăng hiệu quản lý mà làm cho khối lợng công tác kế toán tăng lên kế toán vật liệu phản ánh biến động vật liệu theo tiêu số lợng giá trị sổ chi tiết Vì vậy, theo em kế toán vật liệu thống kê vật t không cần lập thẻ kho mà taị phòng kế toán, kế toán vật liệu cần theo dõi biến động vật liệu sổ chi tiết Nh giúp kế toán vật liệu tiết kiệm đơc thời gian công sức để giải công việc khác Hơn nữa, thủ kho thống kê vật t thuộc phòng kinh doanh, đó, thống kê vật t không cần lập thẻ kho mà công việc thủ kho Nh giảm bớt đợc công việc thống kê vật t, tránh trùng lặp công việc phòng, tiết kiệm thời gian, công sức nhng không làm giảm hiệu quản lý Theo phơng pháp sổ số d, thẻ kho thủ kho lập giống nh phơng pháp thẻ song song Phiếu giao nhận chứng từ đợc lập riêng cho chứng từ nhập chứng từ xuất, thủ kho theo dõi tiêu số lợng cột số lợng kế toán tính ghi cột đơn giá thành tiền Biểu số 29: Phiếu giao nhận chứng từ nhập vật liệu (Từ ngày1/1 đến ngày10/1) Phiếu nhập Tên vật Đơn Thành tiền liệu giá Số Ngày Số lợng Thép CT3S = 18/02 7/1 10.000 6.230 62.300.000 1,5 mm 1521TL2 Thép CT3S = 18/02 7/1 12.000 6.030 72.360.000 mm Phiếu giao nhận chứng từ xuất vật liệu đợc lập tơng tự phiếu giao nhận chứng từ nhập vật liệu Sau lập phiêú giao nhận chứng từ nhập, xuất vật liệu, kế toán tiến hành lập bảng luỹ kế nhập, xuất vật liệu làm để ghi vào bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn kho vật liệu theo tiêu giá trị Biểu số 30: Số danh điểm 1521TL1,5 Số danh điểm vật liệu Kế toán 40A Bảng luỹ kế nhập Tháng năm 2002 Tên vật liệu Số tiền theo phiếu nhập Từ Từ Từ - 10/1 11 - 20/3 21 - 31/1 53 Cộng Đại học Kinh tế Quốc dân Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Thép CT3S = 1,5 mm Thép CT3S = mm 1521TL1,5 1521TL2 Nguyễn Chí Dũng 62.300.000 95.139.000 72.360.000 105.516.000 Cộng 892.078.150 Kế toán vật liệu lập bảng luỹ kế xuất tơng tự nh bảng luỹ kế nhập vật liệu Số liệu bảng đựơc lấy từ phiếu giao nhận chứng từ xuất vật liệu Từ hai bảng trên, kế toán vật liệu lập bảng tổng hợp nhập, xuất tồn kho vật liệu Biểu số 31: Bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho vật liệu Tháng năm 2002 Danh điểm vật liệu 1521TL1,5 1521TL2 Số d đầu Tên vật liệu tháng Thép CT3 S = 65.366.600 1,5 mm Thép CT3 S = 85.278.000 mm 660.257.800 Nhập kho tháng 95.139.000 Xuất kho tháng 76.570.000 105.516.000 99.138.000 Số d cuối tháng 83.935.600 91.656.000 892.078.150 512.387.500 1.039.948.150 Cuối tháng, sau nhận đợc sổ số d thủ kho chuyển lên, kế toán vật liệu vào số tồn kho đơn giá hạch toán để tính thành tiền loại vật liệu Khi hoàn tất, kế toán kiểm tra, đối chiếu sổ số d bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn vật liệu Biểu số 32: Sổ số d Năm 2002 Danh điểm vật liệu Tên vật liệu 1521TL1,5 Thép CT3 S = 1,5 mm Thép CT3 S = mm 1521TL2 Đơn vị tính Kg Kg Đơn giá Tháng 6200 SL 13.538 TT 83.935.600 6000 15.276 91.656.000 Tháng SL TT Hoàn thiện việc ứng dụng tin học vào công tác kế toán Ngày nay, đứng trớc nhu cầu thông tin ngày cao, nớc ta diến trình tin học hoá nhiều lĩnh vực kinh tế quốc dân việc ứng dụng phần mềm kế toán doanh nghiệp nhằm xử lý cung cấp thông tin nhanh thực trở nên phổ biến Là doanh nghiệp sản xuất, với khối lợng công việc hạch toán tơng đối nhiều nhng việc trang bị máy tính cho phòng kế toán, thiếu đồng Hiện nay, phòng kế toán có ngời nhng có máy vi tính, đó, nhiều phần hành đợc hạch toán maý nhiều ngời sử dụng chung máy Nh vậy, số lợng nghiệp vụ phát sinh lớn, liên quan tới nhiều phần hành có ngời làm ngời không làm Điều dẫn đến giảm hiệu suất công việc, thông tin không đợc cung cấp nhanh chóng Hơn nữa, việc hạch toán phần Kế toán 40A 54 Đại học Kinh tế Quốc dân Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Nguyễn Chí Dũng hành máy gây nhầm lẫn làm sai lệch kết ảnh hởng đến công tác toán Mặt khác, máy sản phẩm hãng khác lại đợc trang bị từ năm 1993 hầu hết lạc hậu, tốc độ xử lý chậm nhiều có hỏng hóc kỹ thuật Từ thực tế trên, em nghĩ công ty nên đầu t thêm máy vi tính cho phòng kế toán trang bị lại hệ thống máy phấn đấu cho nhân viên kế toán có máy vi tính riêng phục vụ cho phần hành họ Đồng thời công ty cần đào tạo, bồi dỡng thêm trình độ sử dụng máy vi tính cho nhân viên kế toán để họ sử dụng thành thạo phần mềm kế toán Ngoài ra, công ty mời chuyên gia lĩnh vực phần mềm kế toán công ty để phổ biến thông tin lĩnh vực cho phòng kế toán, giúp công ty lựa chọn đợc phần mềm phù hợp số phần mềm Nếu làm đợc nh công việc hạch toán công ty dễ dàng nhiều đặc biệt hạch toán vật liệu- phần hành vốn phức tạp công ty thông tin kế toán đợc cung cấp nhanh hơn, xác cho lãnh đạo công ty Hy vọng thời gian tới, việc hoàn thiện trở thành thực công ty Việc lập phiếu xuất vật t theo hạn mức Thực tế công ty nay, việc xuất vật t cha có hạn mức cụ thể Mặc dù phòng kinh doanh xem xét tính hợp lý yêu cầu xin lĩnh vật t nhng việc xây dựng hạn mức sử dụng tạo thuận lợi cho công tác xuất vật liệu có định mức xác định trớc phận theo định mức mà thực hiện, tránh tình trạng lãng phí vật liệu Mẫu phiếu xuất vật t theo hạn mức nh sau: Biểu số 33: Phiếu xuất vật t theo hạn mức Ngày tháng năm Bô phạn sử dụng Lý xuất Xuất kho STT A Tên, nhãn hiệu, qui cách vật t B Mã số Đơn vị tính B C Nợ Có Hạn mức đSố lợng xuất ợc Đơn duyệt giá Ngày Ngày Ngày Cộng tháng Thành tiền Cộng Ngời nhận ký Kế toán 40A 55 Đại học Kinh tế Quốc dân Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Nguyễn Chí Dũng Một số kiến nghị với quan chứcnăng: Với t cách sinh viên thực tập, dới góc độ nghiên cứu công tác hạch toán vật liệu, em xin mạnh dạn đa số ý kiến qui định Bộ tài số trờng hợp hạch toán cụ thể nh sau: * Về việc hạch toán giảm giá, bớt giá vật liệu Theo chế độ kế toán hành, nghiệp vụ giảm giá vật liệu đợc qui định ghi giảm giá trị vật liệu trực tiếp TK 152 theo định khoản: Nợ TK 111, 112 Có TK 152 : Số giảm giá đợc hởng Bút toán hợp lý trờng hợp vật liệu nhập kho nhng cha xuất dùng Nếu lô vật liệu xuất dùng mà kế toán phản ánh phản ánh phần giảm giá nh nghĩa tính vào lô vật liệu xuất dùng sau Mặt khác, số giảm gía đợc hởng phản ánh sổ tổng hợp, không ghi vào sổ chi tiết nên kế toán gặp khó khăn việc đối chiếu số liệu hạch toán chi tiết hạch toán tổng hợp số liệu sai lệch khoản số giảm giá đợc hởng Về mặt giá trị, số giảm giá đợc hởng đợc coi nhỏ so với tổng giá trị vật liệu nhập kỳ nên ghi tăng thu nhập bất thờng kỳ theo định khoản: Nợ TK 111, 112 Có TK 721 * Về việc hạch toán vật liệu trả lại cho nhà cung cấp đơn vị dùng giá hạch toán việc hạch toán chi tiết vật liệu Khi trả lại vật liệu cho nhà cung cấp, kế toán ghi: Nợ TK 111,112, 131 Có TK 133 Có TK 152 : ghi theo giá đích danh lô vật liệu xuất Phần ghi giảm phản ánh bảng kê tính gía bị lệch so với giá trị thực tế đợc phép ghi giảm nguyên tắc: - Vật liệu trả lại phải ghi theo giá đích danh lô - Trên bảng kê, số đợc ghi vào phần xuất điêu chỉnh theo hệ số giá Để giá trị vật liệu trả lại đợc phản ánh xác, kế toán nên ghi vào phần nhập vật liệu theo giá thực tế hoá đơn đợc hởng nhng ghi theo giá trị âm * Về việc xử lý số vật liệu, công cụ dụng cụ thiếu Theo qui định nay, doanh nghiệp phát vật liệu thiếu xác định đợc nguyên nhân đợc bồi thờng, kế toán ghi : Nợ TK 111, 334, 1388 Có TK 152 : giá không thuế Cách ghi cha chặt chẽ khoản thuế GTGT đầu vào không đợc phản ánh Hơn nữa, giá trị đền bù phải lớn giá trị thực tế mua vào vật Kế toán 40A 56 Đại học Kinh tế Quốc dân Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Nguyễn Chí Dũng liệu Nh có tác dụng ngăn ngừa tợng mát, thiếu hụt vật t, nâng cao tinh thần trách nhiệm việc bảo vệ tài sản công ty Theo em, bút toán đợc phản ánh hai bút toán sau: a) Nợ TK 821 Có TK 133 Có TK 152 : giá thực tế mua vào vật liệu b) Nợ TK 111, 334, 1388 giá bồi thờng Có TK 721 III Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện hiệu quản lý vật liệu tạI công ty Cơ khí may Gia Lâm Vốn lu động ý nghĩa quản lý vật liệu với việc nang cao hiệu sử dụng vốn lu động Vốn lu động biểu tiền tài sản lu động tàI sản lu thông Vốn lu động đợc phân bổ nhiều khâu nhiều lĩnh vực đồng thời chúng lại chu chuyển nhanh nên việc phân bổ sử dụng hợp lý loại vốn có ý nghĩa quan trọng việc nâng cao hiệu sản xuất kinh doanh Trong trình sử dụng, doanh nghiệp phải có trách nhiệm bảo toàn phát triển vốn lu động thông qua việc quản lý chặt chẽ tình hình cung cấp, dự trữ sử dụng vật t , sản phẩm, hàng hoá, khoản nợ phải thu loạI vốn tiền Có nh trình sản xuất không bị gián đoạn Quản lý vật liệu phải đợc tiến hành toàn diện tất khâu từ cung ứng, dự trữ đến sử dụng vật liệu khâu có ảnh hởng đến tốc độ luân chuyển vốn lu động Nếu cung ứng thừa dự trữ lớn gây ứ đọng vốn làm chậm tốc độ luân chuyển vốn làm giảm hiệu sử dụng vốn Ngợc lại, cung cấp khoong đủ số lợng, không kịp thời, đồng làm gían đoạn trình sản xuất kinh doanh Hơn khâu sử dụng, vật liệu đợc sử dụng có chất lợng tốt, sử dụng tiết kiệm, hợp lý sở để giảm chi phí, hạ giá thành,tăng suất lao động, nâng cao chất lợng sản phẩm làm tăng doanh thu, lợi nhuận Doanh thu lợi nhuận hai yếu tố có tính định đến tiêu đánh giá hiệu sử dụng vốn lu động với số vốn lu động định, hiệu qủa sử dụng tăng dần lên doanh thu lợi nhuận tăng lên Suy cho cùng, quản lý vật liệu nhằm nâng cao hiệu sử dụng vốn lu động thông qua tiêu đánh giá hiệu sử vốn lu động nh: sức sản xuất vốn lu động, sức sinh lợi vốn lu động, để đo lờng công tác quản lý vật liệu Đánh giá tình hình sử dụng vốn lu động công ty Cơ khí may Gia Lâm Do đặc điểm chi phí vật liệu chiếm tỷ trọng lớn giá thành sản phẩm( khoảng 60% ) chủng loại vật liệu đa dạng nên việc bảo dảm sử dụng vật liệu tiết kiệm, hợp lý đợc công ty coi biện pháp hàng đầu để nâng cao hiệu sử dụng vốn lu động nói riêng hiệu sản xuất kinh doanh nói chung Vì năm qua, công ty quan tâm đến Kế toán 40A 57 Đại học Kinh tế Quốc dân Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Nguyễn Chí Dũng công tác quản lý vật liệu tất khâu từ thu mua, dự trữ đến bảo quản sử dụng + Về công tác thu mua: Công ty có đội ngũ cán cung ứng linh hoạt, động có mối quan hệ tốt với nhà cung cấp nên tìm mua đợc nguồn hàng với giá hợp lý, bảo đảm chất lợng, số lợng tiến độ + Về tổ chức kho vật t : Hệ thống kho đợc tổ chức hợp lý với đủ đIều kiện bảo quản vật t, việc nhập, xuất kiểm kê kho đợc đảm bảo thuận lợi, đủ sổ sách ghi chép + Về sử dụng vật liệu: Công ty xây dựng đợc định mức sử dụng vật liệu sử dụng tiết kiệm Vật liệu đợc xuất dùng mục đích sản xuất quản lý sản xuất dựa định mức vật liệu định trớc Khi có nhu cầu vật liệu phận sử dụng làm phiếu xin lĩnh vật t gửi lên phòng kinh doanh Căn vào tính hợp lý, hợp lệ nhu cầu sử dụng vật liệu, vào lợng vật liệu tồn kho, phòng kinh doanh duyệt định mua thêm vật liệu Nh , vật liệu công ty đợc cung cấp đầy đủ, kịp thời, sử dụng mục đích, giảm đợc hao hụt, mát, lãng phí vật liệu Để đánh gía hiệu sử dụng vốn lu động công ty, ta xem xét số tiêu đợc thể qua bảng dới đây: Biểu số 34: STT Chỉ tiêu Năm 2000 Năm 2001 Chênh lệch Doanh thu 31.075.300.877 31.160.040.816 +84.739.939 Vốn lu động 10.263.012.826 12.787.117.299 +2.524.104.473 bình quân Lợi nhuận 388.636.051 514.870.389 +126.234.338 Giá trị vật t xuất 13.833.997.002 17.079.118.167 +3.245.121.165 dùng Giá trị vật t tồn 672.573.426 660.890.773 -11.682.653 đầu kỳ Giá trị vật t tồn 660.890.773 3.083.213.064 +2.422.322.291 cuối kỳ Số d bình quân 666.732.099,5 1.872.051.919 +1.205.319.819 vật t tồn kho [ = (5 + )/2 Sức sản xuất 3,028 2,436 -0,592 vốn lu động( = 1/2 ) Sức sinh lợi vốn 0,038 0,042 +0,004 lu động( = 3/2 ) 10 Hệ số quay kho( 20,749 9,123 -11,626 10 = 4/7 ) 11 Hệ số luân 3,028 2,436 -0,592 chuyển vốn lu động ( 11 = Kế toán 40A 58 Đại học Kinh tế Quốc dân Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 1/2 ) Hệ số đảm nhiệm vốn lu động( 12 = 2/1) 13 Số ngày vòng luân chuyển ( 13 = 360 ngày/11) 14 Số vốn lu động tiết kiệm(-) hay lãng phí (+) Trong đó: 12 Doanh thu = Doanh thu bán hàng Nguyễn Chí Dũng 0,33 0,41 +0,08 118,89 147,783 +28,893 +2.500.852.940,204 - Chiết khấu bán hàng Giảm giá hàng bán Doanh thu - hàng bán bị trả lạI Thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất Vốn lu động bình Vốn lu động đầu năm + Vốn lu động cuối năm = quân Thời gian kỳ phân tích qui ớc 360 ngày Để phân tích tiêu hiệu sử dụng vốn lu động tạI công ty ta dùng phơng pháp thay liên hoàn để tính toán mức độ ảnh hởng yếu tố đến tiêu phân tích nh sau: * Sức sản xuất vốn lu động năm 2001 2,436; năm 2000 3,028 nghĩa đồng vốn lu động năm 2001 tạo 2,436 đồng doanh thu thấp so với năm 2000 0,592 đồng ảnh hởng hai nhân tố: + Do vốn lu động bình quân tăng 2.524.104.473 đồng làm cho sức sản xuất vốn lu động giảm 0,6 đồng: 31.160.040.816 31.160.040.816 = 2,436 - 3,036 = - 0,6 12.787.117.299 10.263.012.826 + Doanh thu tăng 84.739.939 làm cho sức sản xuất vốn lu động tăng 0,008 đồng: 31.160.040.816 31.075.300.877 +0,0 = 3,036 - 3,028 = 10.263.012.826 10.263.012.826 08 Nh vậy, nguyên nhân làm cho sức sản xuất vốn lu động năm 2001 giảm so với năm 2000 vốn lu động bình quân tăng nhiều doanh thu Sức sản xuất vốn lu động giảm, công ty sử dụng vốn lu động cha hiệu * Sức sinh lời vốn lu động năm 2001 0,042 đồng, năm 2000 0,028 đồng nghĩa đồng vốn lu động năm 2001 tạo 0,042 đồng lợi nhuận cao tiêu naỳ năm 2000 0,004 đồng ảnh hởng hai nhân tố: + Do vốn lu động bình quân tăng 2.524.104.473 đồng làm cho sức sinh lợi vốn lu động giảm 0,008 đồng: 514.870.389 514.870.389 = 0,042 - 0,05 = -0,008 12.787.117.299 10.263.012.826 + Do lợi nhuận năm 2001 tăng 126.234.338 đồng làm cho sức sinh lợi vốn lu động tăng 0,42 đồng: Kế toán 40A 59 Đại học Kinh tế Quốc dân Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Nguyễn Chí Dũng 514.870.389 388.636.051 = 0,05 - 0,038 = +0,012 10.263.012.826 10.263.012.826 Nh vậy, nguyên nhân làm cho sức sinh lợi vốn lu động tăng lên tăng lợi nhuận công ty Công ty thực sách tối u lĩnh vực tiêu thụ sản phẩm, sử dụng tiết kiệm vật liệu dẫn đến chi phí sản xuất giảm, giá thành hạ, lợi nhuận tăng Đây phơng hớng, sách tốt, công ty cần phát huy * Hệ số quay kho vật t năm 2000 20,749; năm 2001 9,123 giảm so với năm 2000 11,126 vòng ảnh hởng hai nhân tố: + Do ảnh hởng số d bình quân vật t tồn kho: 17.079.118.167 17.079.118.167 = 9,123 - 25,616 = - 16,493 1.872.051.919 666.732.099,5 + Do giá trị vật t xuất dùng kỳ: 17.079.118.167 13.833.997.002 = 25,616 - 20,749 = + 4,867 666.732.099,5 666.732.099,5 - Số d bình quân vật t tồn kho năm 2001 tăng 1.205.319.819 so với năm 2001 làm hệ số quay kho vật t giảm 16,493 vòng - Do giá trị vật t xuất dùng năm 2001 tăng so với năm 2000 3.245.121.165 làm hệ số quay kho vật t tăng 4,867 vòng Nh vậy, công ty cần có kế hoạch, biện pháp thu mua, dự trữ tốt để giảm bớt lợng vật t tồn kho nh số vòng quay vật t tăng lên, dẩy nhanh tốc độ luân chuyển vốn lu động, nâng cao hiệu sử dung vốn lu động * Hệ số luân chuyển vốn lu động năm 2000 3,028; năm 2001 2,436 giảm 0,592 so với năm 2000 Điều có nghĩa vốn lu động năm 2001 quay đợc 2,436 vòng năm 2000 quay đợc 3,028 vòng, giảm 0,592 vòng so với năm 2000 ảnh hởng cuả hai nhân tố: + Do ảnh hởng vốn lu động bình quân: 31.160.040.816 31.160.040.816 = 2,436 - 3,036 = - 0,6 12.787.117.299 10.263.012.826 + Do ảnh hởng doanh thu: 31.160.040.816 31.075.300.877 +0,0 = 3,036 - 3,028 = 10.263.012.826 10.263.012.826 08 Vốn lu động bình quân tăng 2.524.104.473 làm số vòng quay vốn lu động giảm 0,6 vòng doanh thu tăng 84.739.939 làm tốc độ quay vốn lu động tăng 0,008 vòng Nh vậy, tốc độ luân chuyển vốn lu động năm 2001 giảm so với năm 2000 chủ yếu doanh thu tăng chậm vốn lu động bình quân Điều chứng tỏ tình trạng ứ đọng vốn dự trữ lớn * Hệ số đảm nhiệm vốn lu động: Năm 2001, hệ số 0,41; năm 2000 0,33 nghĩa để tạo đồng doanh thu năm 2001 phải bỏ vào sản xuất 0,41 đồng vốn lu động năm 2000 phải bỏ 0,33 đồng Nh làm tăng 0,08 đồng ảnh hởng hai nhân tố: + Do ảnh hởng doanh thu: 12.787.117.299 12.787.117.299 = 0,41 - 0,411 = - 0,001 31.160.040.816 31.075.300.877 Kế toán 40A 60 Đại học Kinh tế Quốc dân Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Nguyễn Chí Dũng + Do ảnh hởng vốn lu động bình quân: 12.787.117.299 12.787.117.299 = 0,411 - 0,33 = + 0,081 31.075.300.877 31.075.300.877 Nh vậy, doanh thu tăng làm hệ số đảm nhiệm vốn lu động giảm 0,001 vốn lu động bình quân làm hệ số đảm nhiệm vốn lu động tăng 0,081đồng Chỉ tiêu vốn lu động bình quân tăng nhanh doanh thu có ảnh hởng định đến hệ số đảm nhiệm vốn lu động * Thời gian vòng luân chuyển vốn lu động năm 2001 147,783 ngày, năm 2000 118,89 ngày Nh vậy, thời gian vòng luân chuyển vốn lu động năm 2001 tăng 28,893 ngày ảnh hởng hai nhân tố Trong đó: Thời gian Thời gian kỳ Thời gian kỳ phân tích x vlđ bình quân vòng luân phân tích = Số vòng luân = chuyển vốn Tổng số doanh thu chuyển lu động + Do ảnh hởng vốn lu động bình quân đến số ngày: 360 x 12.787.117.299 - 360 x 10.263.012.826 =147,96 - 118,18 = +29,16 31.075.300.877 31.075.300.877 + Do ảnh hởng doanh thu : 360 x 12.787.117.299 - 360 x 12.787.117.299 = 147,6 - 147,96 = - 0,36 31.160.040.816 31.075.300.877 Nh vậy, vốn lu động bình quân tăng nhanh doanh thu nên làm cho thời gian vòng luân chuyển vốn lu động tăng 28.893 ngày làm ứ đọng vốn dự trữ Số vốn lu động mà công ty lãng phí tốc độ luân chuyển vốn lu động giảm năm 2001 là: 31.160.040.816 x ( 147,783 - 118,89 ) = 360 + 2.500.852.940,240 Phơng hớng nâng cao hiệu sử dụng vốn lu động công ty Cơ khí may Gia Lâm Công ty Cơ khí may Gia Lâm có nhiều cố gắng việc nâng cao hiệu sử dụng vốn lu động Để sử dụng vốn lu động có hiệu quả, công ty cần đẩy nhanh tốc độ luân chuyển vốn cách áp dụng đồng biện pháp nhằm giảm số lợng vốn, rút ngắn thời gian vốn lu lại khâu cung ứng, dự trữ, sản xuất, tiêu thụ trình sản xuất kinh doanh Cụ thể bao gồm biện pháp sau: * Đối với khâu cung ứng, dự trữ vật liệu: Công ty cần trì phát triển tốt mối quan hệ với nhà cung cấp để đảm bảo vật t đợc cung cấp đầy đủ, kịp thời đảm bảo số lợng nh chất lợng Công ty nên mua vật t làm nhiều lần, lần mua với số lợng vừa phải, phù hợp với yêu cầu sản xuất kinh doanh nhằm giảm lợng vật t dự trữ, góp phần giải phóng kho tàng tiết kiệm đợc vốn lu động để sử dụng cho hoạt động khác Đồng thời, cán cung ứng cần linh hoạt động hơn, thờng xuyên nắm bắt giá thị trờng để tìm mua đợc nguồn vật liệu với giá rẻ, dự báo đợc tình hình biến động vật liệu thị trờng để có Kế toán 40A 61 Đại học Kinh tế Quốc dân Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Nguyễn Chí Dũng biện pháp ứng phó kịp thời, tránh tình trạng vật liệu khan làm gián đoạn trình sản xuất Mặt khác, mua vật liệu về, công ty cần tăng cờng công tác kiểm nghiệm để phát vật liệu phẩm chất, không chủng loại từ loại bỏ trả lại nhà cung cấp để đỡ tốn kho tàng lu trữ, đỡ tốn công bảo quản nh vốn lu động đợc sử dụng tiết kiệm, mục đích Về công tác kiểm kê kho, theo em, công ty cần tổ chức kiểm kê kho thờng xuyên nữa, chẳng hạn tháng lần, đồng thời đánh giá lại toàn vật t tồn kho, thờng xuyên đối chiếu số liệu kế toán thủ kho Ngoài ra, công ty cần đề qui định xử phạt nghiêm minh trờng hợp mát, thiếu hụt vật t cách tăng cờng trách nhiệm vật chất ngời có liên quan Với vật t tồn đọng lâu năm, công ty nên tổ chức lý, nhợng bán để thu hồi vốn, giải phóng hệ thống kho tàng * Đối với khâu sản xuất Công ty cần đầu t dây chuyền công nghệ tiên tiến nớc để tăng cờng áp dụng tiến khoa học kỹ thuật vào sản xuất nhằm tăng suất lao động, giảm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm, tạo sản phẩm có chất lợng cao, giá rẻ từ nâng cao lợi cạnh tranh công ty so với đối thủ cạnh tranh thị trờng Để lựa chọn đợc dây chuyền công nghệ phù hợp chất lợng giá cả, công ty cần tìm hiểu kỹ càng, chủ động tìm kiếm mời chuyên gia tham gia đánh giá công nghệ thông qua công ty t vấn Công ty nên nhập thiết bị, công nghệ có khoảng cách không xa trình độ so với công nghệ đại ngành nhằm tránh bị lạc hậu nhanh Khi lựa chọn đợc dây chuyền, công nghệ phù hợp, công ty cần tạo đủ điều kiện, tiền đề giúp cho việc đa công nghệ vào sản xuất nhanh chóng, trì khai thác có hiệu Đồng thời, công ty cần quan tâm đến công tác đào tạo, bồi dỡng, nâng cao trình độ cán chuyên môn, công nhân lành nghề, tạo điều kiện cho họ học tập, nghiên cứu, nắm bắt đợc tri thức khoa học để họ phát huy đợc hết khả tiềm tàng Với lao động trẻ tuyển dụng, công ty nên tổ chức lớp đào tạo, bồi dỡng cho cán bộ, công nhân bậc cao có kinh nghiệm lâu năm giảng dạy Khi nguồn nhân lực có chất lợng tốt hiệu sản xuất kinh doanh tăng nhanh Lao động có chất lợng cao làm suất lao động tăng lên, giảm số sản phẩm hỏng, tiết kiệm vật liệu, hạ giá thành, làm sở cho việc hạ giá bán sản phẩm, làm tiền đề tạo sức mạnh cạnh tranh cho công ty thị trờng tiếp thu, vận hành công nghệ, máy móc, thiết bị sản xuất đại Bên cạnh đó, công ty cần thực đầy đủ chế độ thởng phạt: tăng cờng kỷ luật sản xuất với công nhân vi phạm chế độ lao động, làm thất thoát vật chất đồng thời đề chế độ khen thởng cá nhân, tập thể có sáng kiến sản xuất nh tiết kiệm vật liệu, nâng cao chất lợng sản phẩm, Tuy nhiên, công ty cần thực theo qui định nhà nớc: " doanh nghiệp đợc chi thởng tiết kiệm vật t, hạch toán vào chi phí kinh doanh theo số thực chi nhng không vợt hiệu đem lại từ khoản chi " Để đào tạo cán bộ, công nhân, đầu t máy móc thiết bị, công nghệ, công ty cần phải có nguồn kinh phí định Đây vấn đề khó mà Kế toán 40A 62 Đại học Kinh tế Quốc dân Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Nguyễn Chí Dũng doanh nghiệp Việt Nam gặp phải Thực tế công ty Cơ khí may Gia Lâm, nguồn vốn nhận đợc từ ngân sách nhà nớc hạn hẹp so với nhu cầu vốn sử dụng vào sản xuất kinh doanh Do vậy, công ty thờng phải huy động vốn từ nguồn khác nh từ ngân hàng, từ cán công nhân viên, Để giải vấn đề này, theo em có nhiều cách nhng trớc tiên chủ yếu công ty công ty phải phát huy nội lực, nỗ lực sử dụng vốn tiết kiệm, mặt khác, công ty huy động vốn đờng khác nh cổ phần hoá hợp tác liên doanh với nớc Liên doanh với nớc mang lại không vốn mà kèm theo công nghệ tiên tiến kinh nghiệm quản lý đại Ngoài ra, công ty tham gia vào tổ chức, hiệp hội doanh nghiệp, để nhận đợc giúp đỡ vốn, kỹ thuật, * Đối với khâu tiêu thụ Công ty nên hình thành cửa hàng, đại lý phận marketing để giới thiệu sản phẩm công ty tới khách hàng, để có đợc chiến lợc quảng cáo, tiêu thụ sản phẩm có hiệu Đồng thời, công ty cần có biện pháp hỗ trơ tiêu thụ nh chào hàng, khuyến mại, giảm giá, để đẩy nhanh tốc độ tiêu thụ sản phẩm, giảm thời gian tồn đọng vốn lu động Bên cạnh đó, công ty nên tiếp thu ý kiến từ phía khách hàng thông qua hội nghị khách hàng Ngoài ra, công ty nên tham gia vào triển lãm nớc nh quốc tế để giới thiệu nhiều sản phẩm Khi toán, công ty nên chọn phơng thức toán phù hợp, thuận tiện cho khách hàng Với khoản nợ có giá trị lớn, thời gian dài, công ty nên tìm biện pháp đòi đợc nợ, thu hồi vốn, tránh tình trạng bị chiếm dụng vốn lâu Với khoản nợ đòi đợc, công ty cần xử lý để bảo toàn vốn Trên suy nghĩ, ý kiến mà em mạnh dạn đề xuất Em hy vọng ý kiến giúp ích phần cho công ty Cơ khí may Gia Lâm việc hoàn thiện công tác kế toán, nâng cao hiệu sử dụng vốn lu động cuả đạt đợc nhiều thành công đờng phát triển./ Kế toán 40A 63 Đại học Kinh tế Quốc dân