TRƯỜNG ĐẠI HỌC HẢI PHÒNG KHOA ĐÀO TẠO SAU ĐẠI HỌC TIỂU LUẬN QUẢN TRỊ HỆ THỐNG THÔNG TIN Phân tích thực trạng hệ thống thông tin quản lý UBND Huyện Tiên Lãng GV HƯỚNG DẪN : T.S NGUYỄN HOÀI NAM HỌC VIÊN : LỚP : QTKD K64 Hải phòng, tháng năm 2014 LỜI MỞ ĐẦU Trong kinh tế thị trường ngày nay, hoạt động kinh doanh xem quan trọng đầy rủi ro, muốn đảm bảo cho hoạt động diễn theo hướng làm chủ đòi hỏi nhà quản trị phải định đắn xác, muốn cần phải có đầy đủ thông tin Bởi năm gần đây, vai trò hệ thống thông tin doanh nghiệp ngày lớn mạnh Trong môi trường kinh doanh cạnh tranh hệ thống thông tin trở thành lợi cạnh tranh hữu hiệu, doanh nghiệp muốn đảm bảo thông tin lại mong muốn nắm bắt thông tin từ đối thủ cạnh tranh, từ bạn hàng từ thị trường Hiện nay, trào lưu ứng dụng thành tựu công nghệ thông tin không giới hạn doanh nghiệp tầm cỡ đa quốc gia mà doanh nghiệp cỡ nhỏ vừa nước phát triển Không với doanh nghiệp, đơn vị hành nghiệp phân tích vai trò hệ thống thông tin quản lý vô quan trọng Nhận thấy vai trò vô quan trọng hệ thống thông tin quản lý thành công công tác quản lý đơn vị hành nghiệp em xin chọn đề tài: “Phân tích thực trạng hệ thống thông tin quản lý UBND Huyện Tiên Lãng Nội dung tiểu luận bao gồm chương : Chương 1: Giới thiệu tổng quát hệ thống thông tin Chương 2: Mô tả hệ thống thông tin phân tích vai trò hệ thống thông tin Chương 3: Tổ chức hệ thống thông tin ưu nhược điểm công tác đơn vị Chương GIỚI THIỆU TỔNG QUÁT VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN TẠI ĐƠN VỊ 1.1 Hệ thống thông tin 1.1.1 Khái niệm Hệ thống thông tin quản lý hệ thống chức thực việc thu thập, xử lý , lưu trữ cung cấp thông tin hỗ trợ việc định , điều khiển , phân tích vấn đề , hiển thị vấn đề phức tạp tổ chức Hệ thống thông tin bao gồm thông tin cụ thể đặc biệt người, địa điểm khác , kiện bên tổ chức thời gian môi trường xung quanh Những hoạt động chủ yếu xảy trình xử lý liệu thông tin : • Nhập liệu • Xử lý thông tin • Xuất liệu • Lưu trữ thông tin • Thông tin phản hồi 1.1.2 Phân loại hệ thống thông tin quản lý Phân loại theo cấp ứng dụng gồm : + Hệ thống thông tin cấp tác nghiệp + Hệ thống thông tin cấp chuyên gia + Hệ thống thông tin cấp chiến thuật + Hệ thống thông tin cấp chiến lược Phân loại theo mục đích phục vụ thông tin đầu + Hệ thống thông tin xử lý giao dịch + Hệ thống thông tin phục vụ quản lý + Hệ thống thông tin hỗ trợ định +Hệ thống thông tin hỗ trợ điều hành + Hệ thống chuyen gia Phân loại hệ thống thông tin theo chức nghiệp vụ Theo cách phân loại loại gọi tên theo chức nghiệp vụ mà chúng hỗ trợ cấp tác nghiệp , cấp chiến thuật cấp chiến lược 1.2 Cấu trúc hệ thống thông tin Một hệ thống thông tin quản lý thiết kế cấu trúc tốt gồm bốn hệ thống con, hệ thống ghi chép nội bộ, hệ thống tình báo, hệ thống nghiên cứu hệ thống hỗ trợ định -Hệ thống ghi chép nội bộ: Đảm bảo cung cấp số liệu thời, nhiều tổ chức phát triển hệ thống ghi chép nội tiên tiến có sử dụng máy tính để cung cấp thông tin nhanh đầy đủ -Hệ thống tình báo: Cung cấp cho nhà quản lý thông tin hàng ngày, tình hình diễn diễn biến môi trường bên -Hệ thống nghiên cứu thông tin: Thu thập thông tin liên quan đến vấn đề cụ thể đặt trước tổ chức, đặc điểm việc nghiên cứu thông tin tốt có phương pháp khoa học, sử dụng nhiều phương pháp, xây dựng mô hình, lượng định tỷ lệ chi phí/lợi ích giá trị thông tin -Hệ thống hỗ trợ định: Gồm phương pháp thống kê mô hình định để hỗ trợ nhà quản lý ban hành định đắn Chương MÔ TẢ HỆ THỐNG THÔNG TIN VÀ PHÂN TÍCH VAI TRÒ 2.1 Thực trạng quản lý thông tin thông qua phần mềm quản lý UBND Huyện Tiên Lãng 2.1.1 Giúp trình điều hành UBND Huyện trở nên hiệu - Hệ thống thông tin phổ biến tất phòng ban, tới khoa , cán đơn vị trực thuộc giúp dễ dàng cho công tác kiểm tra đối chiếu - Quá trình chia UBND Huyện Tiên Lãng nhỏ tới cấp thấp đơn vị giúp việc kiểm tra thường xuyên sát tới đơn vị mà không cần trực tiếp tới kiểm tra thường xuyên phận -Ngay đơn vị nhỏ cán phụ trách trực thuộc nhà trường khoa áp dụng hệ thống thông tin quản lý nhằm quản lý tốt tất đối tượng : Từ lãnh đạo tớ cán Mỗi người tự tạo cho tài khoản trực thuộc hệ thống nhà trường góp phần không nhỏ trình quản lý UBND -Các văn bản, biểu mẫu cập nhật cách nhanh chóng giúp cho cá nhân tổ chức khoa bám sát chủ trương quy định nhà trường hay Bộ giáo dục đề áp dụng 2.1.2 Có ưu cách xây dựng mối quan hệ chặt chẽ với cá nhân, tổ chức - Có sợi xích liên kết chặt chẽ cá nhân tới đơn vị cấp Huyện quận, phòng ban quận - Hình thức tổ chức hệ thống khoa học chuyển giao từ kỹ sư công nghệ Công tác chuyển giao công nghệ hoạt động tổ chức quy củ , thời điểm khác - Hướng dẫn nhiệt tình tinh thần cầu tiến ứng dụng công nghệ trình quản lý, cán nhân viên có hỗ trợ đắc lực, loại bỏ lãng phí thời gian quản lý theo phương pháp truyền thống 2.1.3.Khuyến khích hoạt động sáng tạo UBND - Tất cá nhân , tập thể UBND tự trau dồi cho kiến thức công nghệ thông tin để ứng dụng phần mềm quản lý theo quy định Huyện - Mang lại vị khác cho nhà UBND với đơn vị khác áp dụng hệ thống quản lý chuyên nghiệp 2.1.4 Chi phí chuyển đổi - Giảm bớt chi phí khâu trung gian -Có thể truy cập địa điểm khoảng thời gian chủ động -Không phụ thuộc nhiều vào văn chứng từ giấy- loại hình dễ bị thất lạc, không xác 2.2 Vai trò hệ thống thông tin quản lý UBND Huyện Tiên Lãng 2.2.1 Chức nhiệm vụ • Quản lý vận hành kết nối Internet UBND Huyện • Vận hành Trung tâm mạng kết nối với mạng thông tin • Quản lý Website tiếng Việt Trường UBND Huyện • Hỗ trợ quản lý kỹ thuật cho website mang điều hành tác nghiệp đơn vị quan • Tư vấn, xây dựng, phát triển, đảm bảo hỗ trợ quản lý kỹ thuật hệ thống quản lý hành điện tử Huyện • Cấp phát quản lý thư điện tử cho tất cán nhân viên, UBND • Vận hành hệ thống ứng dụng công nghệ thông tin khác như: hệ thống mạng điều hành, hệ thống giám sát • Đảm bảo kết nối hệ thống thông tin nghiệp vụ khác 2.2.2 Quản lý mạng Trung tâm Mạng Thông tin UBND Huyện Tiên Lãng, trực tiếp quản lý kỹ thuật mạng máy tính, văn phòng Trung tâm đầu mối tập trung kết nối Internet cho đơn vị Cán bộ, công chức, thuộc trường UBND có nhu cầu kết nối máy tính vào mạng máy tính trường đơn vị kết nối mạng cục (LAN) có nhu cầu kết nối mạng riêng có trách nhiệm thông báo cho trung tâm để thực việc kết nối Chương TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ & ƯU NHƯỢC ĐIỂM TẠI ĐƠN VỊ 3.1 Ưu nhược điểm phần mềm hệ thống quản lý UBND Huyện Tiên Lãng • Quản lý hạ tầng đường truyền, thiết bị hệ thống.Cung cấp dịch vụ mạng theo quy định UBND truy cập Internet • Tham gia tư vấn thiết kế, giám sát thi công mạng • Hỗ trợ cấu hình, kết nối thiết bị mạng, máy tính vào mạng có yêu cầu • Sửa chữa khắc phục cố mạng có yêu cầu (cung cấp tín hiệu mạng, dịch vụ mạng UBND thông suốt tới nút mạng phòng ban Huyện có yêu cầu) • Kiểm tra máy chủ thiết bị mạng; theo dõi hoạt động máy chủ, kiểm tra đảm bảo vận hành thông suốt thông tin mạng Thực việc lưu liệu theo kế hoạch; • Không chịu trách nhiệm sửa chữa hư hỏng trang thiết bị mạng, máy tính đơn vị Trung tâm Mạng Thông tin tư vấn, hỗ trợ cho đơn vị sử dụng cài đặt, quản lý phần mềm, liệu, an toàn thông tin • Bảo đảm an toàn thông tin, liệu 3.2 Tổ chức hệ thống trách nhiệm đối tượng 3.2.1 Trách nhiệm Trung tâm Mạng Thông tinvới hệ thống email cho lãnh đạo nhân viên -Quản trị kỹ thuật Hệ thống Thư điện tử bảo đảm cho Hệ thống Thư điện tử hoạt động thông suốt, liên tục -Thiết lập hệ thống mailing list giúp cho việc quản lý phân công công việc từ phòng ban chức năng, lãnh đạo đến cán nhân viên thuận tiện, đảm bảo -Cấp cho cán nhân viên quan địa thư điện tử mật ban đầu để sử dụng, khai thác thư điện tử, mang điều hành tác nghiệp -Bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin Hệ thống Thư điện tử theo chế độ mật; quản lý quyền truy cập lãnh đạo cán UBND -Cài đặt hệ thống phòng chống Virus tin học, hệ thống chống thư rác thư có nội dung không phù hợp với mục đích công tác quan cho Hệ thống Thư điện tử Huyện -Thường xuyên bảo trì, sửa chữa có cố xảy với Hệ thống Thư điện tử -Xây dựng thực kế hoạch bồi dưỡng, tập huấn cho lãnh đạo cán Huyện khai thác, sử dụng Hệ thống Thư điện tử, hệ thống mạng lãnh đạo tác nghiệp -Căn kế hoạch hàng năm, lập dự toán kinh phí cho việc quản lý, xây dựng phát triển Hệ thống Thư điện tử để trình lãnh đạo phê duyệt 3.2.2.Trách nhiệm Trung tâm Mạng Thông tin -Quản trị kỹ thuật Hệ thống Thư điện tử bảo đảm cho Hệ thống Thư điện tử hoạt động thông suốt, liên tục -Thiết lập hệ thống mailing list giúp cho việc quản lý phân công công việc đến lãnh đạo, phòng ban chức thuận tiện, đảm bảo -Cấp cho đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức Huyện địa thư điện tử mật ban đầu để sử dụng, khai thác thư điện tử -Bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin Hệ thống Thư điện tử theo chế độ mật; quản lý quyền truy cập đơn vị, cán bộ, công chức -Cài đặt hệ thống phòng chống Virus tin học, hệ thống chống thư rác thư có nội dung không phù hợp với mục đích công tác nhà Huyện cho Hệ thống Thư điện tử UBND -Thường xuyên bảo trì, sửa chữa có cố xảy với Hệ thống Thư điện tử -Xây dựng thực kế hoạch bồi dưỡng, tập huấn cho cán bộ, công chức, viên chức Trường khai thác, sử dụng Hệ thống Thư điện tử -Căn kế hoạch hàng năm, lập dự toán kinh phí cho việc quản lý, xây dựng phát triển Hệ thống Thư điện tử để trình lãnh đạo phê duyệt -Lập hộp thư mới, cập nhật lại thông tin thư điện tử xoá bỏ hộp thư điện tử cá nhân công chức tuyển dụng, công chức chuyển công tác sang đơn vị khác thuộc Trường công chức không công tác Huyện 3.2.3.Trách nhiệm đơn vị sử dụng Hệ thống Thư điện tử Thủ trưởng đơn vị có trách nhiệm cung cấp danh sách hộp thư điện tử cá nhân cán bộ, công chức, viên chức đơn vị đăng ký; thông báo việc thay đổi thông tin liên quan đến hộp thư điện tử cá nhân đơn vị để kịp thời cập nhật vào danh bạ thư điện tử đơn vị Quản lý, sử dụng hộp thư điện tử đơn vị -Hộp thư điện tử đơn vị Thủ trưởng đơn vị quản lý Thủ trưởng đơn vị ủy quyền cho người đơn vị sử dụng -Hàng ngày, Thủ trưởng đơn vị có trách nhiệm xem xét, xử lý thông tin nhận qua hộp thư điện tử đơn vị -Trong phạm vi nội đơn vị, Thủ trưởng đơn vị quy định việc sử dụng chấp hành thông tin truyền qua hộp thư điện tử đơn vị coi phương tiện truyền tải đạo công việc nhà Trường Khi thay đổi vị trí công tác, Thủ trưởng đơn vị cũ có trách nhiệm bàn giao hộp thư, mật toàn nội dung liệu hộp thư điện tử đơn vị cho Thủ trưởng đơn vị Quản lý, sử dụng hộp thư điện tử cá nhân -Cán bộ, công chức, viên chức thuộc Trường cấp hộp thư điện tử cá nhân có trách nhiệm sau đây: -Đổi mật ban đầu Trung tâm Mạng Thông tin ung cấp nhằm bảo mật thông tin Trường hợp quên mật phải báo cho Trung tâm Mạng Thông tin để thay đổi mật -Bảo vệ mật sử dụng hộp thư điện tử mình; đổi mật thường xuyên, không cung cấp mật để lộ mật vào Hệ thống Thư điện tử cho người khác; chịu trách nhiệm nội dung thư điện tử -Không truy nhập vào hộp thư người khác không để người khác sử dụng địa chỉ, hộp thư điện tử -Không phát tán thư rác thư điện tử có nội dung không phù hợp với mục đích phục vụ công tác thông qua địa sử dụng -Khi gặp cố Hệ thống Thư điện tử phải báo cho Trung tâm Mạng Thông tinđể kịp thời khắc phục, sửa KẾT LUẬN Trong kinh tế yếu tố cạnh tranh thiếu Một doanh nghiệp muốn tồn phát triển cần phải có khả cạnh tranh cao, lợi cạnh tranh Mà muốn có lợi cạnh tranh doanh nghiệp cần phải nắm thông tin Hầu hết đơn vị muốn nắm thông tin đối thủ cạnh tranh, khách hàng, đối tác, bạn hàng thị trường, khách hàng việc nghiên cứu tìm hiểu thông tin có vai trò quan trọng Thông tin yếu tố cốt lõi cho việc định Đối với đơn vị hành nghiệp có quy mô lớn trường Đại học Hải Phòng việc áp dụng hệ thống thông tin quản lý quy mô lại có ý nghĩa to lớn Ứng dụng tác động tới hầu khắp cá nhân tập thể công tác trường