PHÂN TÍCH hệ THỐNG THÔNG TIN CÔNG TY TNHH GIẢI PHÁP dầu KHÍ VIỆT NAM PESOL VIET NAM

TIỂU LUẬN PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN CÔNG TY TNHH GIẢI PHÁP DẦU KHÍ VIỆT NAM PESOL VIET NAM LỜI MỞ ĐẦU Thế giới bước vào giai đoạn phát triển đầy sôi động biến đổi, vai trò cách mạng khoa học quan trọng đặc biệt cách mạng thông tin Nó thâm nhập, tác động sâu sắc , trực tiếp lên mặt , lĩnh vực đời sống kinh tế xã hội Ứng dụng quản lý hệ thông thông tin vào lĩnh vực kinh tế giúp ta nắm bắt thông tin cách xác kịp thời, đầy đủ, góp phần nâng cao hiệu kinh doanh, thúc đẩy kinh tế mở rộng phát triển Vì vậy, trình quản lý quan, doanh nghiệp phải thấy vai trò thông tin Nó giúp doanh nghiệp đáp ứng nhu cầu khách hàng mà nâng cao lực sản xuất, giúp doanh nghiệp có đủ sức cạnh tranh với thị trường nước Qua trình tìm hiểu, thấy rõ vai trò tin học nói chung hệ thống thông tin quản lý nói riêng áp dụng vào doanh nghiệp Nó giúp doanh nghiệp vận hành quản lý tốt hoạt động Vì vậy, hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp cần thiết góp phần nâng cao chất lượng hiệu đội ngũ cán để công ty hoạt động có hiệu Để hiểu rõ công ty chọn đề tài: “Phân tích hệ thống thông tin công ty TNHH Giải Pháp Dầu Khí Việt Nam” HỆ THỐNG THÔNG TIN 1.1.1 Khái niệm Hệ thống thông tin quản lý hệ thống chức thực việc thu thập, xử lý , lưu trữ cung cấp thông tin hỗ trợ việc định , điều khiển , phân tích vấn đề , hiển thị vấn đề phức tạp tổ chức Hệ thống thông tin bao gồm thông tin cụ thể đặc biệt người, địa điểm khác , kiện bên tổ chức thời gian môi trường xung quanh Những hoạt động chủ yếu xảy trình xử lý liệu thông tin : • Nhập liệu • Xử lý thông tin • Xuất liệu • Lưu trữ thông tin • Thông tin phản hồi 1.1.2 Phân loại hệ thống thông tin quản lý  Phân loại theo cấp ứng dụng gồm : + Hệ thống thông tin cấp tác nghiệp + Hệ thống thông tin cấp chuyên gia + Hệ thống thông tin cấp chiến thuật + Hệ thống thông tin cấp chiến lược  Phân loại theo mục đích phục vụ thông tin đầu + Hệ thống thông tin xử lý giao dịch + Hệ thống thông tin phục vụ quản lý + Hệ thống thông tin hỗ trợ định +Hệ thống thông tin hỗ trợ điều hành + Hệ thống chuyen gia  Phân loại hệ thống thông tin theo chức nghiệp vụ Theo cách phân loại loại gọi tên theo chức nghiệp vụ mà chúng hỗ trợ cấp tác nghiệp , cấp chiến thuật cấp chiến lược 1.2 Cấu trúc hệ thống thông tin Một hệ thống thông tin quản lý thiết kế cấu trúc tốt gồm bốn hệ thống con, hệ thống ghi chép nội bộ, hệ thống tình báo, hệ thống nghiên cứu hệ thống hỗ trợ định -Hệ thống ghi chép nội bộ: Đảm bảo cung cấp số liệu thời, nhiều tổ chức phát triển hệ thống ghi chép nội tiên tiến có sử dụng máy tính để cung cấp thông tin nhanh đầy đủ -Hệ thống tình báo: Cung cấp cho nhà quản lý thông tin hàng ngày, tình hình diễn diễn biến môi trường bên -Hệ thống nghiên cứu thông tin: Thu thập thông tin liên quan đến vấn đề cụ thể đặt trước tổ chức, đặc điểm việc nghiên cứu thông tin tốt có phương pháp khoa học, sử dụng nhiều phương pháp, xây dựng mô hình, lượng định tỷ lệ chi phí/lợi ích giá trị thông tin -Hệ thống hỗ trợ định: Gồm phương pháp thống kê mô hình định để hỗ trợ nhà quản lý ban hành định đắn Giới thiệu công ty TNHH Giải Pháp Dầu Khí Việt Nam Công ty TNHH Giải Pháp Dầu Khí Việt Nam (Pesol Vietnam) thành lập năm 2008, trụ sở đặt thành phố Hải Phòng, nơi diễn nhiều hoạt động thăm dò khai thác dầu khí, công tác khoan thăm dò lô 102&106, 103&107, HT02, 100-101/04 Với bề dày kinh nghiệm đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp nhiều năm làm việc ngành công nghiệp dầu khí JOC, hay PSC Vung Tau Thành Phố Hồ Chí Minh, Pesol Vietnam cung cấp giải pháp dịch vụ tối ưu cho nhà thầu Pesol Vietnam trọng nâng cấp thiết bị chuyên dùng đạt tiêu chuẩn quốc tế áp dụng rộng rãi ngành công nghiệp dầu khí (API, ISO 14000 ), công tác bảo vệ môi trường Những lĩnh vực Pesol Vietnam tập trung phục vụ như: - Dịch vụ hàng hải - Dịch vụ Logistcs - Dịch vụ lặn khảo sát đáy biển - Cung cấp nhiên liệu Tên giao dịch đối ngoại Viet Nam Petroleum Solution Co.,Ltd Tên viết tắt Pesol Viet Nam Trụ sở Tầng 18, Catbi Plaza, số 01 Lê Hồng Phong, phường Máy Tơ, quận Ngô Quyền, Hải Phòng Điện thoại +84 313 650 005 Fax +84 313 650 008 Website www.pesolvietnam.com Email infor@pesolvietnam.com Mã số thuế 0200934342 Giám đốc ông Nguyễn Quang Nam Sơ đồ tổ chức công ty Giám đốc Phó giám đốc Phó giám đốc Phòng kinh doanh Phòng hợp đồng Đội tàu Phòng tổng hợp an toàn & Thương Mại Phòng kế toán, tài xe vận tải Chức năng, nhiệm vụ phòng ban công ty a, Phòng tổng hợp an toàn Chức năng: quản lý vấn đề nội công ty, quản lý vấn đề an toàn - sức khỏe – môi trường, giám sát đề phương án đảm bảo an toàn cho người lao động, giảm thiểu tối đa tác động đến môi trường Nhiệm vụ: - Quản lý vấn đề nội công ty - Giám sát việc thực an toàn lao động - Quản lý , đề giải pháp an toàn bảo vệ môi trường - Có phương án nhanh chóng xảy cố giàn khoan đội tàu, đội xe b Phòng Tài – Kế toán: Chức năng:Tham mưu giúp giám đốc tổ chức, quản lý, điều hành thực công tác kế toán tài Nhiệm vụ: - Tổ chức quản lý, hướng dẫn theo dõi, thực tổng hợp tình hình mặt hoạt động tài kế toán, thống kê, tài vụ, vốn, tài sản công ty đảm bảo theo chế độ , sách phù hợp với công ty - Thực thu chi nguyên tắc, hỗ trợ hoạt động quản lý chất lượng mặt tài c Phòng kinh doanh & thương mại: - Lên kế hoạch quản lý có hiệu quản, lập kế hoạch phát triển sản phẩm dịch vụ đáp ứng nhu cầu khách hàng - Bán hàng, quảng cáo cho sản phẩm dịch vụ - Nghiên cứu thị trường, đối tượng khách hàng ai, khách hàng tương lai nhu cầu họ - Định giá cho sản phẩm dịch vụ - Xúc tiến bán hàng, phân phối sản phẩm, dịch vụ tới khách hàng d Phòng hợp đồng - Tiến hành thực công việc hợp đồng ký kết - Đề phương án giảm thiểu chi phí cho công ty, tăng tối đa lợi nhuận cho khách hàng - Tư vấn cho khách hàng phương án tốt nhất, tiết kiệm nhất, an toàn - Triển khai kế hoạch cho hợp đồng Hệ thống thông tin quản lý cán Đầu vào hệ thống liệu liên quan đến đối tượng cần quản lý Các liệu gồm có danh mục dân tộc, danh mục tôn giáo, danh mục phòng ban, danh mục chức vụ, thông tin nêu hồ sơ cán mã cán bộ, ngày sinh, quê quán, trình độ học vấn, tiểu sử gia đình … có thông tin thân tình trạng sức khỏe , hôn nhân, trình độc hính trị… Đầu hệ thống ác báo cáo danh sách cán bộ, báo cáo lương, trình làm việc, kỉ luật, khen thưởng…Các hệ thống giúp cho phòng quản trị nhân lực lưu trữ thông tin nhân lập báo cáo định kỳ giúp cho phòng quản trị nhân lực lập kế hoạch chiến lược nhân Giúp sử dụng có hiệu nguồn lao động có doanh nghiệp, tiết kiệm thời gian việc quản lý nhân 3.1 Sơ đồ luồng thông tin quản lý cán Sơ đồ mô tả hệ thống thông tin dạng động, mô tả di chuyển liệu nhân sự, xử lý liên quan đến công tác quản lý cán Hệ thống thông tin quản lý cán liên quan đến ba đối tượng chủ yếu cán công nhân viên, cán làm công tác trực tiếp quản lý nhân lãnh đạo quan, người cần thông tin để định Thời điểm Khi tiếp nhận vào quan hay có thay đổi CBCNV Bộ phận quản lý cán Tiếp nhận, xử lý thông tin Phòng ban liên quan Lãnh đạo Thông tin cán Thông tin xử lý, chọn lọc Nhập thông tin xử lý CSDL Cán Có Sơ đồ chức hệ thống thông tin quản lý cán Hệ thống thông tin quản lý trình tiếp nhận thông tin bán hàng Biểu đồ quản lý người mua TRÁCH NHIỆM QUY TRÌNH Tất phòng CÁC BƯỚC Tiếp nhận yêu cầu Vào sổ theo dõi 5.2 Tìm hiểu Khách hàng Phòng KD & Thương Mại 5.1 5.3 Kết Phòng KD & Thương Mại thúc Trình duyệt Khách Phòng KD & Thương Mại Không Thuê Được Quy trình mua Khách 5.4 Không thuê Phòng KD & Thương Mại Phòng KD & Thương Mại Giám đốc, Phòng KD & TM Phòng KD & TM Thương lượng 5.5 Gửi chào giá 5.6 Soạn thảo hợp đồng 5.7 Ký hợp đồng 5.8 Thực hợp đồng Các phòng liên quan Phòng KD & TM KT Phòng KD & TM Tổng hợp hóa đơn Thanh lý hợp đồng, lưu hồ sơ 5.9 Báo cáo, rút kinh nghiệm 5.10 Các phòng liên quan 5.2 Diễn giải: 5.1 & 5.2 Tiếp nhận yêu cầu & vào sổ theo dõi Mọi nhân viên Công ty sẵn sàng tiếp nhận yêu cầu dịch vụ từ khách hàng, nhà thầu nước hình thức email, điện thoại, fax, mối quan hệ…ghi đầy đủ thông tin cần thiết lưu vào sổ theo dõi để trình Giám đốc, Phòng Kinh Doanh & Thương Mại 5.3 Tìm hiểu thông tin khách hàng Sau tiếp nhận yêu cầu từ khách hàng, Phòng Kinh Doanh & Thương Mại tiến hành tìm hiểu thông tin khách hàng thông qua thực tế, internet, báo chí …: Lịch sử hình thành Quy mô công ty Khả tài … 5.4 Trình Duyệt Phòng Kinh Doanh & Thương Mại xem xét yêu cầu khách hàng , đối chiếu với nguồn lực sẵn có công ty xác định nhu cầu cần phải mua thuê để phục vụ khách hàng Nếu cần thuê dịch vụ ngoài, Phòng Kinh doanh Thương Mại tiến hành bước quy trình mua, thuê hàng hóa trình lên Giám Đốc 5.5 Gửi chào giá Đối với hàng hóa dịch vụ sẵn có,Phòng Kinh Doanh & Thương Mại xây dựng tiến hành gửi chào giá cho khách hàng niêm yết Đối với hàng hóa dịch vụ thuê , Phòng Kinh Doanh & Thương Mại xây dựng giá chênh lệch tối thiểu 3%, tối đa 15% 10 Trường hợp khách hàng không chấp nhận chào giá trên, Phòng Kinh Doanh & Thương Mại xin ý kiến Giám đốc giá mới, đàm phán với khách hàng đến thống Quá trình thương lượng không đạt kết công việc kết thúc Trường hợp thương lượng có kết quả, Phòng Kinh Doanh & Thương Mại gửi lại chào giá cho khách hàng Trường hợp khách hàng chấp nhận giá ngay, Phòng Kinh Doanh & Thương Mại có trách nhiệm soạn thảo hợp đồng theo mẫu công ty phù hợp với luật pháp 5.6 Soan thảo hợp đồng Phòng Kinh Doanh & Thương Mại có trách nhiệm soạn thảo hợp đồng với form mẫu đẫ có công ty 5.7 Ký hợp đồng Phòng Kinh Doanh & Thương Mại có trách nhiệm trình Giám đốc duyệt ký hợp đồng 5.8 Thực hợp đồng Sau hợp đồng ký kết, Phòng Kinh Doanh & Thương Mại phòng ban liên quan phải theo dõi, thực hiện, tuân thủ hợp đồng ký với khách hàng 5.9 Tổng hợp hóa đơn Phòng Kinh Doanh & Thương Mại Phòng Kế Toán phải tổng hợp lại tất hóa đơn, chứng từ để làm công nợ, toán 5.10 Thanh lý hợp đồng, lưu hồ sơ, báo cáo rút kinh nghiệm Phòng Kinh Doanh & Thương Mại có trách nhiệm làm bbiien lý hợp đồng, lưu giữ tất hồ sơ, chứng từ, làm báo cáo kết thúc hợp đồng trình lên giám đốc, phải nêu rõ mặt chưa làm được, mặt hạn chế công ty, góp ý khách hàng từ đề phương hướng giải tốt Tất phòng có liên quan làm báo cáo tổng kết hợp đồng vừa thực , nêu rõ mặt tích cực, mặt hạn chế, kinh nghiệm rút ra, đóng góp khách hàng phương án khắc phục 11