Đang tải... (xem toàn văn)
Tiểu luận môn Quản trị dự án tổ chức lễ hội halloween, với chi phí 100 triệu, nhóm 8 người, thời gian 3 tháng.Trường Đh Ngoại Thương cs2 8.5 điểmMục lụcI Tổng quan về dự án 2II – Phân tích khả thi 31.Khả thi về mặt kinh tế xã hội: 32.Khả thi về mặt tài chính 43.Rủi ro cho phép 54.Kết luận 5III – Hoạch định dự án 61.Mục tiêu của dự án 62.Hoạch định phạm vi công việc 63.Quản trị thời gian dự án 84.Hoạch định nguồn lực dự án 105.Hoạch định kiểm soát 18IV Kết luận 21V – Phụ lục 21
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG CƠ SỞ II TẠI TP HỒ CHÍ MINH Môn học: Quản trị dự án Đề tài: DỰ ÁN TỔ CHỨC LỄ HỘI HALLOWEEN TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH Giáo viên hướng dẫn: Th.S Trần Thị Bích Nhung Khóa lớp: K52A Nhóm: Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 09 năm 2015 DANH SÁCH THÀNH VIÊN NHÓM STT Họ tên Đánh giá điểm Mã số sinh viên Chung Huệ Mẫn 1301015260 9.5 Trần Vân Anh 1301025005 10 Nguyễn Thị Mỹ Hiền 1301025022 9.5 Lê Vĩ Kiên 1301025039 9.5 Nguyễn Hoàng Phi 1301025064 Nhóm trưởng Lương Đại Quý 1301025073 8.5 Vòng Cón Sáng 1301025077 8.5 Nguyễn Thị Thanh Trúc 1301025107 7.5 Mục lục I - Tổng quan dự án II – Phân tích khả thi Khả thi mặt kinh tế - xã hội: 2 Khả thi mặt tài 3 Rủi ro cho phép 4 Kết luận III – Hoạch định dự án Mục tiêu dự án Hoạch định phạm vi công việc Quản trị thời gian dự án Hoạch định nguồn lực dự án Hoạch định kiểm soát 17 IV - Kết luận 20 V – Phụ lục 20 Lễ hội Halloween Quản trị dự án – Nhóm I - Tổng quan dự án Ngày nay, kinh tế xã hội ngày phát triển, chất lượng sống người nâng cao kéo theo nhu cầu đời sống tinh thần cá nhân, đặc biệt giới trẻ ngày quan tâm ý Do đó, nơi tạo môi trường vui chơi, có hình thức giải trí lành mạnh, nơi để bạn trẻ gặp gỡ giao lưu sau thời gian học tập làm việc căng thẳng thu hút lượng quan tâm tham gia lớn giới trẻ ngày Nhận thức nhu cầu đó, tới ngày Halloween, lễ hội trở thành nét văn hóa nước phương Tây bạn trẻ quan tâm, nhóm dự án lên kế hoạch tổ chức Lễ hội Halloween cho bạn trẻ có quan tâm muốn hòa vào không khí lễ hội chung giới có giây phút tuyệt vời ý nghĩa bên người bạn, người yêu quý Halloween lễ hội ma quái xuất phát từ phương Tây với hoạt động mừng lễ hội độc đáo lại phù hợp với tâm lý sở thích giới trẻ, dựa nét truyền thống văn hóa đó, nhóm dự án tổ chức riêng cho bạn trẻ thành phố Lễ hội Halloween bao gồm hoạt động thú vị lễ hội hóa trang nơi bạn tự thể sáng tạo cá tính riêng biệt mình, gian hàng với ăn, phụ kiện độc đáo, bên cạnh có điểm trang trí theo chất “Halloween” để khách tham quan ghi lại hình ý nghĩa, chắn ban tổ chức có phần thưởng cho phần trình diễn độc đáo Dựa sở hoạt động đó, việc đáp ứng nhu cầu giải trí giới trẻ với nơi giải trí lành mạnh, sống không khí lễ hội, giao lưu văn hóa nhóm dự án nhắm đến mục tiêu thu lại lợi nhuận từ hoạt động bán vé cho khách tham gia lễ hội hợp đồng với gian hàng lễ hội Nhóm dự án đánh giá dự án khả thi mang tính xã hội kinh tế cao Lễ hội Halloween Quản trị dự án – Nhóm II – Phân tích khả thi Khả thi mặt kinh tế - xã hội: a Tổng quan vấn đề kinh tế - xã hội liên quan đến dự án: - Vị trí địa lí: Nằm vùng chuyển tiếp miền Đông Nam Bộ Tây Nam Bộ, Thành phố Hồ Chí Minh ngày bao gồm 19 quận huyện, tổng diện tích 2.095,06 km² Thành phố Hồ Chí Minh đầu mối giao thông quan trọng đường bộ, đường thủy đường không, nối liền tỉnh vùng cửa ngõ quốc tế => Thuận lợi cho việc phát triển dự án - Tình hình thời tiết – khí hậu : Nhiệt độ trung bình từ 25 đến 28 độ C, độ ẩm không khí cao vào tháng 10 11, gió bão - Tình hình dân số: TP.HCM có dân số đông nước, đạt 7,955 triệu người (Theo Tổng cục thống kê).TPHCM có 120 trường THPT Ngày nhiều học sinh lựa chọn TPHCM làm điểm đến cho tương lai mình, lựa chọn trường Đại học => Dự kiến lượng khách đến tham gia lễ hội Halloween đạt mục tiêu 4000 người đề Đối tượng nhắm đến chủ yếu học sinh cấp sinh viên đại học - Vào năm 2014, TPHCM: o Có 15 địa điểm tổ chức kiện Halloween đạt nhiều thành công từ giới trẻ, như: Công viên văn hóa Đầm Sen, lễ hội ESCAPE, Saigon Café,… o Rất nhiều lễ hội, hội chợ hình thức gian hàng – hội chợ diễn thành công, như: Haru matsuri, Fuyuu matsuri, Manga Festival, hội chợ hàng tiêu dùng … b Căn để lựa chọn dự án Lễ hội HALLOWEEN TPHCM - TPHCM địa điểm thuận lợi khí hậu, với dân số trẻ chiếm số đông nước, thuận lợi cho việc tiếp cận truyền thông hướng đến thành công dự án - Căn vào thành công lễ hội Halloween, hội chợ năm trước - Điểm dự án: Kết hợp tổ chức lễ hội Halloween với hình thức sân khấu – gian hàng, đáp ứng mục tiêu từ phía: Ban tổ chức, khách hàng, đối tác doanh nghiệp - Đáp ứng nhu cầu xã hội bạn trẻ dịp Halloween Kết luận: Dự án đáp ứng yếu tố mặt kinh tế xã hội Lễ hội Halloween Quản trị dự án – Nhóm Khả thi mặt tài - Tổng chi phí cho dự án: 100.000.000 đồng - Dự kiến kết dự án: Dựa số liệu thu thập lễ hội tổ chức địa bàn thành phố: o Dự kiến số vé bán ra: 4000 vé/ngày o Số ngày tổ chức: ngày ( tiếng ) o Dự kiến giá vé: 50 000 đồng/vé o Dự kiến số lượng doanh nghiệp đặt gian hàng: 20 gian o Dự kiến giá trung bình gian hàng: 000 000 đồng/gian Doanh thu dự kiến: 4000 * 50 000 + 20*5 000 000 = 300 000 000 Chỉ tiêu Không thực dự án Thực dự án Chi phí Doanh thu Lợi nhuận 0 300 000 000 100 000 000 67 000 000 +133 000 000 ( phân bổ sau ) =233 000 000 Bảng Lợi nhuận dự kiến không thực có thực dự án - Hệ số lời: Thời gian thực dự án: tháng 100*(1+k)^3 – 100 = 67 K = 18.6% / tháng - Lãi suất ngân hàng ( BIDV – kỳ hạn tháng) : 5%/năm Lãi suất tương đương :0.4%/tháng - Dựa phân tích tài sơ bộ, ta thấy lợi nhuận tăng thêm so với không thực dự án 67 000 000 đồng, K=18.6%/tháng Kết luận: Dự án khả thi mặt tài Lễ hội Halloween Quản trị dự án – Nhóm Rủi ro cho phép Phân tích độ nhạy chiều Lợi nhuận dự kiến Dự kiến doanh thu từ lượng vé bán Dự kiến doanh thu từ cho thuê gian đặt hàng Tổng lợi nhuận - 200 100 300 Phân tích thay đổi doanh thu số lượng vé mua, lượng khách đặt gian hàng thay đổi Số lượng doanh nghiệp thuê 15 đến 19 gian hàng : Hàng ngang Số lượng vé bán từ: 3500 đến 4000 vé : Cột dọc 300 3500 3600 3700 3800 3900 4000 15 250 255 260 265 270 275 16 255 260 265 270 275 280 17 260 265 270 275 280 285 18 265 270 275 280 285 290 19 270 275 280 285 290 295 20 275 280 285 290 295 300 Bảng 2: Ảnh hưởng số vé số gian hàng đến doanh thu Với số vé bán 3500 vé 15 doanh nghiệp thuê tổng doanh thu 250( thấp bảng) lớn tổng chi phí 233 ( 100 + 133) 17 triệu Kết luận: Nếu có rủi ro ( cho phép ) xảy dự án khả thi Kết luận - Qua phân tích khả thi mặt Kinh tế - xã hội Tài Rủi ro Ta đến kết luận: Dự án khả thi Lễ hội Halloween Quản trị dự án – Nhóm III – Hoạch định dự án Mục tiêu dự án - Số vé bán ra: 4000 vé Gian hàng đặt: 20 gian Số người tiếp cận được: Giả sử tiếp cận 30 người người mua vé Số người tiếp cận được: 30 * 4000 = 120 000 người Feedback: o >75% khách hàng hài lòng o Các đối tác hài lòng, sẵn sàng hợp tác lần sau Hoạch định phạm vi công việc Thiết lập WBS: Công việc 100 Tuyển CTV 101 Điều động nguồn công ty 102 Tuyển 102.10 Xây dựng tiêu chí 102.20 Truyền thông tuyển CTV trang tuyển dụng 102.30 Tiến hành tuyển CTV 103 Hòa nhập 200 Nội dung 201 Lên kế hoạch tổng quát 202 Lên kế hoạch gian hàng 203 Lên kế hoạch sân khấu 204 Duyệt nội dung & phổ biến cho nhóm 300 Đối ngoại 301 Liên hệ đối tác truyền thông 301.10 Đại sứ chương trình 302.20 Bảo trợ truyền thông 302 Liên hệ đối tác sân khấu 302.10 Đối tác MC 302.20 Đối tác biểu diễn chương trình 303 Đối tác gian hàng 400 Truyền thông 401 Sản phẩm truyền thông 401.10 Poster, tờ rơi, banner… Lễ hội Halloween Quản trị dự án – Nhóm 401.20 Clip 402 Truyền thông kênh trực tuyến 402.10 Lên nội dung 402.20 Đăng lên báo, fanpage 403 Truyền thông kênh offline 403.10 Dán poster, banner nơi thu hút 403.20 Phát tờ rơi, truyền thông truyền miệng 404 Bán vé 404.10 Trước lễ hội 404.20 Trong lễ hội 500 Tổ chức 501 Hậu cần 501.10 Thuê địa điểm 501.20 Mua dung cụ cần thiết 502 Trang trí lễ hội 503 Quản lý lễ hội 503.10 Quản lý gian hàng 503.11 Duyệt gian hàng 503.12 Quản lý gian hàng lễ hội 503.20 Quản lý sân khấu 503.21 Duyệt chương trình sân khấu 503.22 Quản lý sân khấu lễ hội 503.30 Quản lý an ninh 503.30 Quản lý chung 503.40 Chăm sóc đối tác 503.50 Chăm sóc khách hàng 600 Tổng kết, rút kinh nghiệm 600 Thu thập phản hồi 601.10 Ban tổ chức 601.20 Khách hàng 601.30 Đối tác 601 Tổng kết tài 602 Tổng kết chương trình rút kinh nghiệm 700 Công việc sau chương trình 701 Tổng kết báo chí 702 Thu hồi vốn, phân bổ lợi nhuận, trả lương nhân công 703 Các đầu tư sau dự án Bảng 3: Bảng mô tả phạm vi công việc WBS Lễ hội Halloween Quản trị dự án – Nhóm Quản trị thời gian dự án Mã công việc Tên công việc To Tm Tp Te δ2 A Tuyển CTV 25 30 35 30 2.78 B Nội dung 13 15 17 15 0.44 C Đối ngoại 22 31 34 30 D Truyền thông 30 30 30 30 E Tổ chức 28 29 36 30 1.78 F Tổng kết, rút kinh nghiệm 0.11 G Công việc sau chương trình 10 12 10 0.44 Bảng 4: Thời gian thực công việc ước tính Mã công việc A B C D E F G Tên công việc Tuyển CTV Nội dung Đối ngoại Truyền thông Tổ chức Tổng kết, rút kinh nghiệm Công việc sau chương trình Công việc hoàn thành trước bắt đầu Từ đầu Từ đầu B A,C A,B E F Chương trình hoàn thành trước kết thúc Thời gian thực (ngày) Từ đầu Từ đầu B A,C D E F 30 15 30 30 30 10 Bảng 5: Mối liên hệ thời gian công việc - Biểu đồ AON Lễ hội Halloween Quản trị dự án – Nhóm 30 30 A 16 15 45 15 15 B 15 15 - 46 30 75 D 46 75 31 30 75 E 46 15 75 76 76 16 30 45 C 16 45 F Thời gian tuyến ( Tep ) A–D–F–G 72 A–E–F–G 72 B – C – D – F – G 87 B–E–F–G 57 Phương sai tuyến 5.00 5.11 4.99 2.77 Độ lệch chuẩn tuyến 2.66 4.00 3.66 2.99 Đường găng x Bảng 6: Các lộ trình độ lệch chuẩn tuyến Kết luận: o B – C – D – F – G đường găng với thời gian dự tính 87 ngày o Xác suất hoàn thành dự án 90 ngày: Z=(D-S)/ √ ∑δi2 = 1.34 => Xác suất: 90.99% Lễ hội Halloween 77 78 10 87 G 78 87 Thời gian hoàn thành dự án Tuyến đường 77 Quản trị dự án – Nhóm Hoạch định nguồn lực dự án - a Hoạch định nhân lực Ban tổ chức Công việc 100 Tuyển CTV 101 102 102.10 102.20 102.30 103 200 Nội dung 201 202 203 204 300 Đối ngoại 301 301.10 302.20 302 302.10 302.20 303 400 Truyền thông 401 401.10 401.20 402 402.10 402.20 403 403.10 403.20 404 404.10 Lễ hội Halloween Phi Vân Anh S Mẫn S R R R S S S S R R Mỹ Hiền R Kiên Quý Trúc S S S S S R S S S S R S S S S S S S R S S S S S S S Sáng S S R S S R R S S R R S S S S S S R R S S R S S R S S S S S S S S R R S S R S S R S S R S S S S R S S S R S R R R S Quản trị dự án – Nhóm 404.20 S R S S 500 Tổ chức R S S 501 S S 501.10 S R 501.20 502 S R 503 S S S S R 503.10 S S R 503.11 S S R 503.12 S R 503.20 503.21 S S 503.22 503.30 S 503.30 R S 503.40 503.50 600 Tổng kết, rút kinh nghiệm 600 601.10 R 601.20 R 601.30 601 R 602 S S S R 700 Công việc sau chương trình 701 S 702 S S S S R 703 Bảng 7: Hoạch định trách nhiệm nhân RAM - Cộng tác viên: Công việc Truyền thông Tổ chức Bảng 8: Số lượng cộng tác viên Lễ hội Halloween S S S R S R S S S S S R R R S R R R S S R S S Số lượng 25 25 10 Quản trị dự án – Nhóm b Hoạch định nguồn tài Phương pháp ước lượng chi phí: Dự toán từ lên ( Đơn vị: Việt Nam Đồng ) Công việc 100 Tuyển CTV 101 Điều động nguồn công ty 102 Tuyển 102.10 Xây dựng tiêu chí 102.20 Truyền thông tuyển CTV trang tuyển dụng 102.30 Tiến hành tuyển CTV 103 Hòa nhập 200 Nội dung 201 Lên kế hoạch tổng quát 202 Lên kế hoạch gian hàng 203 Lên kế hoạch sân khấu 204 Duyệt nội dung & phổ biến cho nhóm 300 Đối ngoại 301 Liên hệ đối tác truyền thông 301.10 Đại sứ chương trình 302.20 Bảo trợ truyền thông 302 Liên hệ đối tác sân khấu 302.10 Đối tác MC 302.20 Đối tác biểu diễn chương trình 303 Đối tác gian hàng 400 Truyền thông 401 Sản phẩm truyền thông 401.10 Poster, tờ rơi, banner… 401.20 Clip 402 Truyền thông kênh trực tuyến 402.10 Lên nội dung 402.20 Đăng lên báo, fanpage 403 Truyền thông kênh offline 403.10 Dán poster, banner nơi thu hút 403.20 Phát tờ rơi, truyền thông truyền miệng 404 Bán vé Lễ hội Halloween Chi phí 5,000,000 3000000 2000000 3,000,000 1000000 1000000 1000000 31,000,000 5000000 15000000 10000000 1000000 11 Quản trị dự án – Nhóm 404.10 Trước lễ hội 404.20 Trong lễ hội 500 Tổ chức 501 Hậu cần 501.10 Thuê địa điểm 501.20 Mua dung cụ cần thiết 502 Trang trí lễ hội 503 Quản lý lễ hội 503.10 Quản lý gian hàng 503.11 Duyệt gian hàng 503.12 Quản lý gian hàng lễ hội 503.20 Quản lý sân khấu 503.21 Duyệt chương trình sân khấu 503.22 Quản lý sân khấu lễ hội 503.30 Quản lý an ninh 503.30 Quản lý chung 503.40 Chăm sóc đối tác 503.50 Chăm sóc khách hàng 600 Tổng kết, rút kinh nghiệm 600 Thu thập phản hồi 601.10 Ban tổ chức 601.20 Khách hàng 601.30 Đối tác 601 Tổng kết tài 602 Tổng kết chương trình rút kinh nghiệm 700 Công việc sau chương trình 701 Tổng kết báo chí 702 Thu hồi vốn, phân bổ lợi nhuận, trả lương 703 Các đầu tư sau dự án TỔNG CỘNG Bảng 9: Hoạch định tài Trả chi phí nhân công CTV Tổ chức Truyền thông Đối tác truyền thông Lễ hội Halloween 60,000,000 50000000 5000000 5000000 1,000,000 133,000,000 133000000 233,000,000 Chi phí 20,000,000 10000000 10000000 25,000,000 12 Quản trị dự án – Nhóm Đại sứ Bảo trợ truyền thông Đối tác sân khấu MC Đối tác biểu diễn 15000000 10000000 8,000,000 3000000 5000000 BTC 80,000,000 TỔNG CỘNG 133,000,000 Bảng 10: Tiền lương nhân - Tổng cộng chi phí dự án: 233,000,000 Trong đó: 100,000,000 VNĐ phân bổ trước dự án kết thúc 133,000,000 VNĐ phân bổ sau dự án kết thúc c Điều hòa nguồn lực Nguồn tài ( Đơn vị: Triệu đồng ) 140 120 100 G F 80 E D 60 C B A 40 20 0-15 15-30 30-45 45-60 60-75 75-90 90-105 Biểu đồ 1: Điều hòa nguồn tài Lễ hội Halloween 13 Quản trị dự án – Nhóm - Nguồn nhân lực Biểu đồ 2: Điều hòa nguồn nhân lực o Nguồn lực E ( trước cân ) : Công việc kết thúc trước bắt đầu: A,B Công việc kết thúc trước kết thúc: D Nhân lực : 33 người Thời gian: 30 ngày o Nguồn lực E ( sau cân bằng) : Giai đoạn 1: Ngày 30 - 45 ( 15 ngày ) : 38 người Giai đoạn 2: Ngày 45 - 75 ( 30 ngày) : 12 người Lễ hội Halloween 14 Quản trị dự án – Nhóm d Quản trị rủi ro Rủi ro Xác suất Biện pháp phòng ngừa Biện pháp đối phó - Truy bắt, giao đối tượng cho quan công an có thẩm quyền, trả tài sản cho người bị - Xin lỗi khách tham quan An ninh Trộm cắp, móc túi Rất cao - Bố trí CTV phối hợp với bảo vệ nơi tổ chức để phòng ngừa - Liên tục bảo MC, bảo vệ thông báo cho khách tham quan phòng ngừa Cháy nổ Trung bình Không để vật dễ cháy nổ bừa bãi, kiểm tra dây điện,các thiết bị điện Bố trí dụng cụ PCCC khắp nói diễn kiện Người bị thương, ngất xỉu chen lấn, xô đẩy Trung bình Bố trí gian hàng hợp lí, có lối rộng rãi, không gian thoáng tránh bị ngợp Có đội y tế, dụng cụ sơ cứu chỗ Thấp Thiết kế vé có vài kí hiệu nhỏ ( lỗi in vé) Khi phát không cho vào cổng, nhân viên xoát vé bị qua mặt phải bí mật theo dõi, tìm nguồn gốc xuất sứ vé giả phạt theo quy định pháp luật Trung bình Giải thích rõ quy định chương trình BTC xử lí công xảy mâu thuẩn Thấp Mở rộng phạm vi tìm kiếm đối tác Tạm dừng dự án Trung bình Lên kế hoạch truyền thông kĩ lưỡng, phối hợp với đối tác để truyền thông, lên nội dung thu hút người tham gia Xuất vé giả Tranh chấp, cãi vả Chương trình Không tìm đối tác Số người đăng kí tham gia không đạt Thiết bị, máy móc, âm Trung phục vụ bình chương trình bị hư hỏng Lễ hội Halloween Kiểm tra kĩ lưỡng thiết bị trước bắt đầu chương trình Có máy móc, thiết bị dự phòng 15 Quản trị dự án – Nhóm Số lượng người đăng kí Trung tham gia liên bình lạc mua vé đông Quy định giới hạn vé tối đa chương trình Cử nhân viên đến gặp khách hàng để trực tiếp xin lỗi giải thích rõ với khách hàng Khách mời sân khấu đến trễ Cao Thống rõ ràng với đối tác sân khấu giữ liên lạc thường xuyên với đối tác, nhằm nhắc nhở Có cách nhắc nhở để kiểm soát thời gian xác Thỏa thuận với đối tác MC có biện pháp sân khấu có rủi ro xảy => chơi trò chơi sân khấu để kéo dài thời gian, lưu ý không để "chết" sân khấu Trung bình Chia nhóm nhỏ, quản lý nhóm trưởng, nhóm trưởng có nhiệm vụ liên lạc với người chịu trách nhiệm để thông báo tiến độ làm việc nhóm suốt khoảng thời gian chạy chương trình Dự trù số lượng không nhiều, công việc bạn chịu trách nhiệm, quản lý BTC chương trình Kiểm tra lại sân khấu-dự phòng độ sân khấu xem chịu sức gió để gia cố, tránh xảy cố bất ngờ Nếu có thương vong chịu trách nhiệm khám chữa thuốc men xin lỗi khán giả giới truyền thông sơ suất chương trình, có động thái tích cực dối với nạn nhân bị ảnh hưởng sập sân khấu thăm hỏi, lo tiền viện phí Dự toán số người tham dự dựa số vé bán từ thuê bãi xe, số lượng nhân viên coi xe cho bảo đảm tình trạng ùn ứ hay hết chỗ Liên lạc với bãi gửi xe gần để thuê gửi xe Khá Dự báo thời tiết trước Chuẩn bị trang thiết bị cần thiết có xảy thiết kế gian hàng thoáng mát có ô dù, bạt Khá Làm hợp đồng với gian hàng thời gian hoàn tất dự trù thời gian cần thiết Luôn đôn đốc người làm việc khuyến khich có thưởng có phạt với người Nhân chạy chương trình gặp trục trặc, không đủ số lượng tham gia lúc cao điểm Sập sân khấu Rất thấp Không có chỗ Trung đậu xe, ùn tắc bình Thời tiết xấu ( mưa nắng nóng ) Trễ tiến độ Lễ hội Halloween 16 Quản trị dự án – Nhóm Các gian hàng bên xấu trà trộn vào phá đám lễ hội, gây náo loạn trật tự Mâu thuẫn người tổ chức kiện với đối tác gian hàng, với ca sỹ khách mời sân khấu trước kiện diễn Thấp Thuê đội ngũ bảo vệ có chất lượng, kiểm tra kỹ gian hàng đăng ký lễ hội Chuẩn bị tinh thần, tập huấn cho nhân viên trước tình Trung bình Lập danh sách đối tác dự phòng ( cách đối tác linh động giảm giá đôi chút cho họ phụ tay, họ làm thời gian gấp để kịp tiến độ chương trình) Trong kí hợp đồng với đối tác ( khách hàng khách mời), Phạt theo quy định hợp đồng phải quy định điều khoản phạt không thực theo hợp đồng Người tổ chức phải hạ thấp để không làm lòng khiến khách mời không tham dự kiện công bố với công chúng Bảng 11: Rủi ro, biện pháp phòng ngừa Hoạch định kiểm soát a CƠ CHẾ THU THẬP THÔNG TIN Ai cần thông tin gì? Khi cần? Cách cung cấp thông tin? Ai cấp? Thông tin Tuyển CTV Nội dung dự án Đối ngoại Truyền thông Người cấp thông tin Người cần Nhà tuyển dụng Các CTV Giám đốc dự án Các nhóm làm dự án Các đối tác truyền Giám đốc dự án thông, sân khấu, gian hàng Người làm công tác Bộ phận lên kế hoạch truyền thông dự truyền thông án Tổ chức Bộ phận tổ chức dự án Tổng kết, rút Các nhóm làm dự án Lễ hội Halloween Thời gian Bắt đầu dự án Bắt đầu dự án Sau có nội dung Hoàn thành công việc Sau tuyển Các CTV tổ chức dự án CTV có nội dung dự án Giám đốc dự án Kết thúc dự án 17 Quản trị dự án – Nhóm kinh nghiệm Công việc sau chương trình Giám độc dự án Sau tổng kết dự án Nhóm dự án Bảng 12: Cơ chế thu thập thông tin Các nguồn lực sử dụng nào? Một người chịu trách nhiệm thành viên khác hỗ trợ cho công việc Công việc Tuyển CTV Nội dung dự án Đối ngoại Truyền thông Tổ chức Tổng kết, rút kinh nghiệm Công việc sau chương trình Mẫn x Vân Anh x x x x x x x x x x x x x x Phi x x Mỹ Hiền x Kiên Sáng Quý Trúc x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x (x: Tham gia công việc) Bảng 13: Sử dụng nguồn lực b CƠ CHẾ GIÁM SÁT Ai, nào, làm để giám sát tiến trình kết thực Sáng Kiên giám sát dự án bắt đầu khởi công từ khâu đàm phán hợp đồng tài trợ khâu thiết kế lễ hội đến kết thúc dự án Sáng Kiên chia khâu công việc dự án người phối hợp với người tham gia làm tốt công việc Ví dụ : Sáng người tuyển cộng tác viên phối hợp với để hoàn thành công việc sau rút nhận xét vê trình công việc.Sau Sáng với Kiên họp lại xem xét đánh giá đưa định cuối kết công việc dự án đề Lễ hội Halloween 18 Quản trị dự án – Nhóm Những tiêu chuẩn việc đo lường tiến trình, chất lượng kết thực - Đối với tuyển cộng tác viên: Tiêu chí phù hợp với mục đích đặt , nhanh gọn tuyển nhiều thành viên có tâm huyết đam mê tốt Tiến trình thực thời gian ban đầu kéo dài công việc xét tuyển để có thành viên tốt Có yêu cầu định chế độ đãi ngộ đủ sức hấp dẫn cho cộng tác viên Dưới điều hành chịu trách nhiệm thành viên nhóm phụ trách giám sát người phân công giám sát - Đối với lập kế hoạch dự án đối ngoại Rõ ràng minh bạch đặc biệt đối ngoại kê khai xác thông tin tài trợ nhà tài trợ Phát huy đầy đủ tố chất ngoại giao người phân công Nội dung kế hoạch rõ ràng đầy đủ yếu tố có tính thuyết phục cao - Truyền thông tổ chức Đây giai đoạn quan trọng dự án đề nên cần huy động tối đa nguồn lực Tiêu chí phối hợp ăn ý phận có liên quan với nhau, quản lý cộng tác viên, giám sát phận bên phận thực nhằm đem lại kết tốt Hạn chế rủi ro cách tối ưu tiết kiệm chi phí Mục tiêu : Dự án thành công tốt đẹp mâu thuẫn phận Phương pháp thu thập liệu cho việc đo lường đánh giá - Đánh giá kết cuối Được phận giám sát thực sau giám sát phận thực khâu Xử lý số liệu sau đưa kết luận cho khâu Mục tiêu : tránh trễ tiến độ thiệt hại chi phí , rủi ro xãy thấp Cơ chế cho hoạt động điều chỉnh Hoạt động phối hợp – dân chủ - công Lễ hội Halloween 19 Quản trị dự án – Nhóm IV - Kết luận o Dự án kết hợp sân khấu gian hàng o Dự án giải pháp vui chơi cho niên trẻ thành phố Hồ Chí Minh dịp Halloween o Dự án khả thi mặt kinh tế, xã hội tài o Mọi hoạch định dự án được soạn thảo phía o Kết thúc dự án sau tháng mang lại: 67 triệu đồng lợi nhuận ( K= 18.6% / tháng ) Tiếp cận 120 000 người dân thành phố HCM Các mối quan hệ với đối tác CTV Tiền đề để phát triển mở rộng năm sau dự án khác công ty V – Phụ lục o Mục lục bảng: Bảng Lợi nhuận dự kiến không thực có thực dự án Bảng 2: Ảnh hưởng số vé số gian hàng đến doanh thu Bảng 3: Bảng mô tả phạm vi công việc WBS Bảng 4: Thời gian thực công việc ước tính Bảng 5: Mối liên hệ thời gian công việc Bảng 6: Các lộ trình độ lệch chuẩn tuyến Bảng 7: Hoạch định trách nhiệm nhân RAM 10 Bảng 8: Số lượng cộng tác viên 10 Bảng 9: Hoạch định tài 12 Bảng 10: Tiền lương nhân 13 Bảng 11: Rủi ro, biện pháp phòng ngừa 17 Bảng 12: Cơ chế thu thập thông tin 18 Bảng 13: Sử dụng nguồn lực 18 Lễ hội Halloween 20 Quản trị dự án – Nhóm o Mục lục biểu đồ Biểu đồ 1: Điều hòa nguồn tài 14 Biểu đồ 2: Điều hòa nguồn nhân lực 15 o Nguồn tham khảo: Tổng cục thống kê: http://www.gso.gov.vn/ BTC lễ hội: Natsu Matsuri, Ngày Hội Nhật Bản v.v… Lễ hội Halloween 21