TRƢỜNG CAO ĐẲNG NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÕNG BÁO CÁO TỐT NGHIỆP Đề tài: giải pháp nâng cao hiệu vụ hành Văn phòng UBND xã Ngũ Hùng SVTH: Nguyễn Thanh Hƣờng Ngũ Hùng, ngày 07 tháng 08 năm 2010 LỜI NÓI ĐẦU Việt Nam đƣờng hội nhập kinh tế giới tạo nhiều hội thuận lợi nhƣ thách thức đòi hỏi không ngƣờng đổi lĩnh vực nhằm nâng cao ƣu khả cạnh tranh Để tận dụng cách triệt để hội công tác điều hành quản lý xã hội lĩnh vực đòi hỏi phải nâng cao lực, hiệu máy lãnh đạo môi trƣờng cạnh tranh động cải cách hiệu quả, xã hội ngày phát triển kéo theo phát triển đa dạng ngành nghề, ngƣời buộc phải có vốn kiến thức, lực nghiệp vụ chuyên môn đáp ứng đƣợc đòi hỏi xã hội Chính từ yêu cầu cấp bách xã hội, thích ứng với môi trƣờng công nghệ thời đại thông tin khiến Văn phòng trở thành phận quan trọng thiếu quan, tổ chức Do vậy, Văn phòng phải có ý thức trƣớc bƣớc so với đơn vị khác nhiệm vụ đổi Văn phòng Để làm đƣợc điều bên cạnh nỗ lực quan cần phải có quan tâm đầu tƣ Đảng Nhà nƣớc giúp cho Văn phòng phát huy hết tiềm mạnh Với chức quyền hạn Trƣờng Cao đẳng Nội vụ Hà Nội trƣờng đào tạo công tác hành với ngành học phong phú nhƣ: văn thƣ lƣu trữ, tin học, thông tin thƣ viện, quản trị nhân lực… đặc biệt chuyên ngành Hành văn phòng ngành cần thiết xã hội đại - phục vụ nguồn nhân lực trình hội nhập đất nƣớc Sau tuyển sinh, đào tạo nghiệp vụ Hành Văn phòng nhằm đáp ứng nguồn nhân lực có trình độ cao nghiệp vụ Văn phòng nên hoàn thành xong chƣơng trình đào tạo ghế nhà trƣờng lớp Hành Văn phòng K11c đƣợc Nhà trƣờng tạo điều kiện để học sinh mang kiến thức học áp dụng vào thực tế Bên cạnh đó, Đảng Nhà nƣớc ta quan tâm đến phát triển toàn diện ngành Giáo dục Đó mô hình đào tạo trang bị cho sinh viên mặt lý thuyết mà giúp sinh viên có thời gian thực hành quan, đơn vị Mục đích đợt thực tập chủ yếu làm sáng tỏ lý thuyết học, bƣớc đầu giúp học viên quen với công việc, trực tiếp vận dụng kiến thức học vào thực tiễn, có kinh nghiệm vững vàng công tác Qua dịp để học sinh tập dƣợt, rèn luyện đạo đức tác phong nghề nghiệp cán văn phòng tƣơng lai Qua đợt thực tập tốt nghiệp hội tốt cho sinh viên vận dung kỹ thực hành vào nghiệp vụ chuyên môn mình, học hỏi đƣợc nhiều khinh nghiệm thực tế nâng cao lực thân Thực tập tốt nghiệp môn học thực tiễn ngành học phải có Nó đòi hỏi học sinh, sinh viên phải vận dung tƣ duy, kiến thức học ghế nhà trƣờng vào thực tế công việc Giúp học sinh, sinh viên làm quen với công việc thực tế trƣớc tiếp xúc với công việc quan Qua đợt thực tập tốt nghiệp, học sinh, sinh viên kiểm chứng lại học trƣờng biết cách áp dụng kiến thức vào công việc thực tế cách nhuần nhuyễn, tích luỹ kinh nghiệm để phục vụ cho công việc sau pháp huy tính linh hoạt, sáng tạo, nhạy bén tình xảy Đồng thời, qua trình thực tập tốt nghiệp nhà trƣờng đánh giá đƣợc lực thực học sinh trình học tập giải công việc thực tế Đối với thân em thực tập tốt nghiệp giúp em vững vàng trình độ chuyên môn, kiến thức công việc nhƣ kỹ giao tiếp với cán quan, giao tiếp xã hội Thực tập tốt nghiệp giúp em lĩnh hội đƣợc nhiều kiến thức nhƣ tƣ mới, mở rộng phát huy mà đƣợc học nhà trƣờng qua thầy cô, bạn bè; học hỏi đƣợc nhiều kinh nghiệm qua ngƣời trƣớc, rèn luyện đƣợc đức tính cần thiết cho cán văn phòng tƣơng lai Qua trình thực tập em rút đƣợc cho điểm mạnh nhƣ điểm yếu thân, từ rút đƣợc cho phƣơng hƣớng phấn đấu để hoàn thành tốt công việc tƣơng lai Dƣới phần báo cáo tổng kết trình thực tập em Văn phòng UBND xã Ngũ Hùng Ghi lại đánh giá cách khách quan mà em làm đƣợc nhƣ chƣa làm đƣợc Qua cho em đƣợc gửi lời cám ơn, lời chúc sức khoẻ đến cán Văn phòng UBND xã Ngũ Hùng, thầy cô Khoa Quản Trị Văn Phòng Nhà trƣờng nhiệt tình giúp đỡ em hoàn thành nhiệm vụ đợt thực tập tốt nghiệp.Em kính mong thầy cô giáo bạn có ý kiến đóng góp để báo cáo thực tập tốt nghiệp em đƣợc hoàn thiện đầy đủ Em xin trân thành cảm ơn! Ngũ Hùng, ngày 07 tháng 08 năm 2010 SINH VIÊN Nguyễn Thanh Hƣờng PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÕNG CỦA UBND XA NGŨ HÙNG * Lịch sử hình thành phát triển Xã Ngũ Hùng: Ngũ Hùng xã nông, nằm phía nam Huyện Thanh Miện Phía bắc giáp xã Tứ Cƣờng Phía nam giáp xã Thanh Giang Phía tây giáp xã Hùng Sơn Trung tâm xã cách thị trấn Thanh Miện 5km, thị trấn Ninh Giang 25km cách thành phố Hải Dƣơng 29km theo đƣờng Tổng diện tích đất tự nhiên 870,24 Diện tích đất nông nghiệp 557,36 bình quân 659,67m2 /ngƣời, diện tích lâu năm 11,32 diện tích mặt nƣớc dùng cho nông nghiệp 29,14 Dân số xã 8449 nhân với 2072 hộ nhân nông nghiệp 6674 ngƣời, tỉ lệ tăng dân số tự nhiên 0,97% toàn xã có 4250 ngƣời tuổi lao động Ngũ Hùng ngày mảnh đất có từ lâu đời Trƣớc cách mạng tháng năm 1945 xã My trì, Nại Trì, Cụ Trì, La Ngoại, Tiêu Lâm Huyện Thanh Miện Tỉnh Hải Dƣơng Sau cách mạng tháng năm 1945 thành công, thực nghị cấp việc thành lập liên xã, nhằm phục vụ cho yêu cầu công việc cách mạng, vào dân số đất đai, đặc điểm, phong tục, tập quán địa phƣơng, đầu năm 1946 xã hợp liên hiệp nên xã lấy tên xã Ngũ Hùng, xã cũ đƣợc gọi thôn I CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CUẢ XÃ NGŨ HÙNG: Chức UBND Xã Ngũ Hùng UBND xã HĐND xã bầu quan chấp hành HĐND, quan hành nhà nƣớc địa phƣơng, chịu trách nhiệm trƣớc HĐND cấp quan nhà nƣớc cấp Có mối liên hệ mật thiết với nhân dân, với ấp uỷ đảng nhà nƣớc cấp trên, quan tổ chức thực thị, nghị quyết, định cấp với nhân dân UBND xã làm việc theo nguyên tắc tập chung dân chủ tập thể làm việc cá nhân phụ trách Nhiệm vụ, quyền hạn UBND xã Ngũ Hùng Nhiệm vụ quyền hạn UBND đƣợc quy định luật tổ chức HĐND UBND pháp lệnh nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể HĐND UBND cấp (năm 1996 uỷ ban thƣờng vụ quốc hội) quy định Trong lĩnh vực thực quản lý nhà nƣớc UBND thống quản lý nhà nƣớc lĩnh vực kinh tế, trị, xã hội, an ninh quốc phòng… địa phƣơng Trong lĩnh vực pháp luật: UBND tổ chức đạo việc thi hành hiến pháp, pháp luật, văn quan quản lý nhà nƣớc cấp HĐND cấp Trong lĩnh vực xây dựng quyền nhà nƣớc địa phƣơng: UBND chịu trách nhiệm tổ chức đạo thực việc bầu cử đại biểu Quốc Hội HĐND địa phƣơng Trong hoạt động UBND phối hộp việc tuyên truyền, chuẩn bị điều kiện cần thiết cho việc bầu cử Trong lĩnh vực kiểm tra, giám sát: UBND giám sát việc thi hành hiến pháp, luật văn quan quản lý nhà nƣớc cấp thực nghị HĐND quan nhà nƣớc, tổ chức kinh tế xã hội, đơn vị lực lƣợng vũ trang nhân dân địa phƣơng c Cơ cấu tổ chức UBND xã Ngũ Hùng Cơ cấu tổ chức UBND luật tổ chức HĐND UBND năm 1994 Theo UBND HĐND bầu kỳ họp thứ khoá gồm có chủ tịch, phó chủ tịch thành viên khác Chủ tịch UBND ngƣời lãnh đạo điều hành công việc UBND, chịu trách nhiệm cá nhân việc thực nhiệm vụ quyền hạn tập thể UBND chịu trách nhiệm hoạt động trƣớc UBND cấp HĐND cấp Các phó chủ tịch xã ngƣời giúp chủ tịch, đƣợc phân công phụ trách thực công việc cụ thể Thay mặt chủ tịch giải vấn đề đƣợc phân công chịu trách nhiệm trƣớc chủ tịch phần việc đƣợc giao Trong trình hoạt động, phó chủ tịch giải công việc với danh nghĩa quyền hạn chủ tịch Các thành viên UBND đƣợc chủ tịch phân công phụ trách quản lý ngành, lĩnh vực chuyên môn định Lĩnh vực quan trọng trực tiếp bố trí vào cƣơng vị lãnh đạo quan chuyên môn, thuộc ngành, lĩnh vực Mỗi thành viên UBND chịu trách nhiệm cá nhân ngành, lĩnh vực đƣợc phân công trƣớc chủ tịch UBND tập thể UBND chịu trách nhiệm hoạt động UBND trƣớc quan nhà nƣớc hữu quan * Sơ đồ tổ chức máy UBND xã Ngũ Hùng (xem phụ lục 01) II TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÕNG CỦA UBND XÃ NGŨ HÙNG Tổ chức hoạt động văn phòng 1.1 chức nhiệm vụ văn phòng: 1.1.1 chức Văn phòng máy giúp việc cho thủ trƣởng quan công tác lãnh đạo, quản lý, điều hành thực chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lý tổng hợp thông tin phục vụ cho điều hành lãnh đạo, đồng thời đảm bảo điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung toàn quan, tổ chức 1.1.2 Về nhiệm vụ cấu tổ chức Văn phòng UBND xã Ngũ Hùng gồm cán chính: - Công chức văn phòng - Thống kê - Kế hoạch Làm nhiệm vụ văn phòng HĐND - UBND xã, quản lý, bảo quản sử dụng dấu HĐND, UBND, dấu chức danh đảm bảo nguyên tắc bảo mật quy định pháp luật Thƣờng trực tiếp dân hàng ngày văn phòng Xây dựng chƣơng trình, kế hoạch làm việc tuần UBND xã, tiếp nhận, vào sổ theo dõi công văn đi, đến, soạn thảo công văn, định uỷ ban lƣu hồ sơ Giúp chủ tịch, phó chủ tịch nắm bắt tình hình từ xuống dƣới, từ sở phản ánh lên, tổng hợp báo cáo thƣờng trực xã định Đảm bảo tốt điều kiện cần thiết phục vụ hoạt động, hoạt động HĐND - UBND Giúp thƣờng trực UBND xã thực việc lập kế hoạch, định mức, phát triển kinh tế, xã hội, đầu tƣ xây dựng công trình phúc lợi tập thể Phụ trách công tác thống kê phát triển kinh tế xã hội cấp địa phƣơng tổng hợp tình hình báo cáo thƣờng trực uỷ ban xã ngành dọc cấp Giúp UBND xã báo cáo phản ánh tình hình UBND huyện vào ngày 20 hàng tháng kịp thời - Công chức văn phòng tƣ pháp - hộ tịch Giúp UBND công tác đăng ký, quản lý hộ tịch theo nghị định số 83/NĐ -CP Đảm bảo tốt công tác tuyên truyền pháp luật nhân dân, việc đăng ký quản lý hộ tịch phải đảm bảo xác, không tự ý sửa chữa làm thay đổi hồ sơ tƣ pháp gốc Quản lý, sử dụng bảo quản tốt hồ sơ tƣ pháp Hàng ngày tiếp dân văn phòng UBND xã vào ngày làm việc tuần, hƣớng dẫn nhân dân đến giao dịch công tác, vui vẻ hoà nhã thực tốt chế độ cửa, chống biểu sách nhiễu gây phiền hà cho nhân dân Giúp UBND soạn thảo văn pháp luật theo thẩm quyền Thực tốt chế độ báo cáo hoạt động tƣ pháp UBND xã ngành dọc cấp - Công chức địa – xây dựng Giúp cho UBND việc quản lý, lập kế hoạch sử dụng đất đai theo pháp luật Quản lý tốt hồ sơ đất đai, đồ địa chính, hồ sơ đất khu dân cƣ, đất canh tác, đất công trình giao thông… lập quy hoạch sử dụng đất hàng năm theo đạo phòng quản lý ruộng đất huyện Giúp UBND xã lập hồ sơ việc cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, chuyển quyền, sang tên chuyển nhƣợng đất… đảm bảo pháp luật hành Theo dõi thực trạng di biến động đất đai quản lý tốt toàn hồ sơ đồ 299, 364 lƣu xã để sử dụng lâu dài Giúp cho việc kiểm tra, xác minh xác có đơn thƣ khiếu lại, đề nghị việc chanh chấp… có số liệu báo cáo xin ý kiến đạo UBND xã Ban công chức văn phòng làm việc theo chế độ cửa nghĩa tổ chức, cá nhân có nhu cầu đến làm việc với phận văn phòng để giải thủ tục hành Nếu công việc liên quan đến chức nhiệm vụ, quyền hạn phận trực tiếp gặp công chức phận Sau có hƣớng giải phù hợp, công chức trực tiếp xin chữ kỹ lãnh đạo vào sổ để chuyển đến công chức văn phòng thống kê để đóng dấu Trong số trƣờng hợp công việc cần phải nghiên cứu thêm công chức ghi phiếu hẹn ngày trả lời hồ sơ cho cá nhân, tổ chức 1.2 Nhận xét ƣu điểm, nhƣợc điểm, đề xuất phƣơng án tối ƣu việc bố trí phòng làm việc khoa học văn phòng 1.2.1 Sơ đồ làm việc văn phòng UBND xã Ngũ Hùng (xem phụ luc 02) * Những ưu điểm, nhược điểm hoạt động văn phòng UBND xã Ngũ Hùng Văn phòng phận thiếu quan, đơn vị Trong trình hoạt động văn phòng nhớ quan nhƣ lãnh đạo Vì lúc ngƣời lãnh đạo nhớ hết công việc định làm cần có ngƣời thƣờng xuyên nhắc nhở công việc hàng ngày cho lãnh đạo nơi tiếp nhận thông tin từ phía để cung cấp cho lãnh đạo trình giải công việc quan Do mà hoạt động văn phòng quan trọng, hoạt động văn phòng bao gồm nhiều nghiệp vụ khác 1.2.2 Ưu điểm: có ban ngành làm việc văn phòng UBND xã để giải công việc liên quan đến giấy tờ Hộ tịch - Tƣ pháp, tiếp nhận đơn thƣ công dân đƣợc giải kịp thời, đảm bảo thời gian quy định pháp luật Nhận thức đƣợc tầm quan trọng văn phòng UBND xã đƣợc quan tâm đầu tƣ kinh phí để mua sắm trang thiết bị văn phòng nhƣ máy vi tính, máy in, tủ đựng hồ sơ,… phục vụ cho trình làm việc cán uỷ ban đáp ứng nhu cầu đến giải công việc nhân dân xã, đồng thời tổ chức cán văn phòng tham gia khoá bồi dƣỡng nâng cao nghiệp vụ chuyên môn nhằm hƣớng dẫn tới chế độ làm việc khoa học đại 1.2.3 Nhược điểm: Bên cạnh ƣu điểm trình hoạt động văn phòng UBND xã Ngũ Hùng gặp số nhƣợc điểm vƣớng mắc: Phòng làm việc với diện tích trật hẹp, chƣa có phòng tiếp dân riêng, chƣa có trang thiết bị để phù hợp với thủ tục cải cách Hành theo đề án 30 tỉnh; chƣa có trang thiết bị phòng để lƣu trữ hồ sơ; văn phòng đánh máy đƣợc bố trí vị trí khác chƣa phù hợp với tình hình thực tế Cán văn phòng phải kiêm nhiệm nhiều công việc công việc chuyên môn Hiện thiếu phòng làm việc giải số phận nhƣ: Địa chính, Tài chính, Công an, theo chế cửa Ngoài trang thiết bị văn phòng có quan tâm đầu tƣ cấp nhƣng nguồn ngân sách xã hạn hẹp lên trang thiết bị văn phòng chƣa thể đầy đủ thiếu nhƣ máy Fax, máy ghi âm, máy huỷ tài liệu… Điều ảnh hƣởng đến hiệu giải công việc UBND xã 1.2.4 Đề xuất phương án: Để tạo điều kiện cho văn phòng làm việc hiệu ban lãnh đạo UBND quan cấp cần quan tâm đến hoạt động công tác văn phòng uỷ ban Đầu tƣ mua sắm thêm thiết bị thiếu nhƣ máy Fax, máy ghi âm, máy huỷ tái liệu…,văn phòng đánh máy cần đƣợc bố trí vị trí phù hợp, cần có phòng lƣu trữ hồ sơ riêng phƣơng tiện bảo quản nhƣ cặp hộp, giá, tủ, để phục vụ cho công tác văn thƣ Thƣờng xuyên động viên tinh thần làm việc cán bộ, tạo môi trƣờng làm việc lý tƣởng, giúp cán văn phòng tin tƣởng vào đƣờng lối lãnh đạo quan, hoàn thành tốt nhiệm vụ uỷ ban nhân dân xã 1.3 Sơ đồ nội dung quy trình xây dựng chƣơng trình công tác thƣờng kỳ UBND xã Ngũ Hùng (xem phụ lục 03) 1.4 Sơ đồ công tác tổ chức 01 họp UBND xã Ngũ Hùng (xem phụ lục 04) 1.5 Sơ đồ nội dung quy trình nghiệp vụ tổ chức chuyến công tác cho thủ trƣởng (xem phụ lục 05) 1.6 Sơ đồ quy trình cung cấp thông tin văn phòng cho lãnh đạo quan, lấy ví dụ cho tình cụ thể (xem phụ lục 06) 1.7 Các biện pháp đại hoá văn phòng văn phòng quan 1.7.1 Sự cần thiết việc xây dựng văn phòng theo hướng đại hoá Thời đại ngày nay, khoa học công nghệ phát triển, xu hƣớng chung quan, tổ chức nhanh chóng đại hoá công tác văn phòng Đặc biệt tổ chức kinh doanh, để đảm bảo trụ vững môi trƣờng cạnh tranh, doanh nghiệp nhanh chóng đầu tƣ trang thiết bị đại, đồng thời đổi phƣơng thức quản lý, tuyển dụng nhân viên văn phòng có lực trình độ nghiệp vụ cao, đảm bảo cho văn phòng hoạt động có hiệu Một văn phòng đại hạn chế tối đa việc lãng phí thời gian công sức, giảm chi phí quản lý điều hành mà đảm bảo tốt chất lƣợng công việc hàng ngày Đồng thời giúp cho nhà quản lý thoảt khỏi công việc hành mang tính vụ, tạo điều kiện tăng thêm phần sáng tạo họ, giúp họ có thời gian tập trung vào việc lập kế hoạch, tìm kiếm giải pháp tối ƣu để điều hành quản lý đạt hiệu cao 1.7.2 Nội dung đại hoá công tác văn phòng Một văn phòng đại đƣợc mô tả thuật ngữ mẻ, là: “Văn phòng điện tử”, - “Văn phòng không giấy”, - “Văn phòng tự động hoá”, - “Văn phòng kỷ 21”,… Trong số năm trở lại ta thấy công việc văn phòng phải điều chỉnh theo thay đổi môi trƣờng tự nhiên xã hội Mục tiêu nhà quản trị văn phòng thực nhiệm vụ tham mƣu cho lãnh đạo điều hành, quản lý hoạt động quan có hiệu cao Để đạt đƣợc mục tiêu đó, nhà quản trị văn phòng phải tiến hành cải tiến công tác tổ chức văn phòng theo hƣớng Hiện đại hoá số lĩnh vực chủ yếu sau đây: - Tổ chức máy văn phòng khoa học, gọn nhẹ Tuỳ theo mô hình tổ chức quan mà định hình tổ chức máy văn phòng Nhƣng dù văn phòng lớn hay nhỏ, muốn tổ chức văn phòng theo hƣớng Hiện đại hoá phải có cấu tổ chức “tinh gọn”, thiệu lực” “đúng chức năng” - Từng bước công nghệ hoá công tác văn phòng Công nghệ thông tin với thành tựu công nghệ tin học, máy tính công nghệ truyền thông làm cho hoạt động công tác văn phòng thày đổi Văn phòng đại văn phòng gắn liền với việc sử dụng phƣơng tiện kỹ thuật tiên tiến công nghệ thông tin Hiện nay, nhờ có máy vi tính qua việc nối mạng để xử lý luồng thông tin đầu vào mạng nộ (LAN) nối mạng diện rộng bên (WAN) để xử lý luồng thông tin đầu Tất công văn giấy tờ, thông tin hầu hết đƣợc xử lý truyền mạng với hệ thống máy tính Do không cần chép, nhân, in công văn chuyển giao văn theo kiểu thủ công nhƣ trƣớc - Về trang bị Văn phòng Phòng làm việc là: nơi diễn hoạt động nhằm nâng cao hiệu nghiệp vụ văn phòng tinh thần làm việc cán nhân viên Ngày này, xu hƣớng Hiện đại hoá ngày phát triển mạnh mẽ trang thiết bị đại có vai trò đặc biệt quan trọng hoạt động văn phòng Những phƣơng tiện kỹ thuật đƣợc trang bị cho văn phòng đại nhƣ: máy vi tính, máy in nhân bản, máy Fax, máy photocopy, máy chép, điện thoại, điện tín, máy ghi âm, máy ghi hình, máy tính điện tử số văn phòng phẩm chuyên dùng nhƣ bút xoá, tủ đựng hồ sơ, máy bóc phong bì, máy huỷ tài liện loại đồ dùng thông thƣờng khác Một văn phòng đại thiếu trang bị thiếu ảnh hƣởng đến suất hiệu công việc - Về kỹ thuật nghiệp vụ hành 10