quy trình quản lý kho trong sản xuất quy trình giao nhận hàng
CÔNG TY ABC QUY TRÌNH KIỂM NHẬN HÀNG Số: GDP/YDSD/KNH QUI TRÌNH CHUẨN CÔNG TY ABC Trang: 1/6 SỐ: SOP/YDSD/KNH-01 Ngày: Ngày áp dụng: Ban hành lần thứ:1 KIỂM NHẬN HÀNG Đơn vị: Quản lý chất lượng BP Kho Người biên soạn Ngày: Người soát xét Ngày: Người phê chuẩn Ngày: Thay Số: Ngày: Nơi nhận: - Ban giám đốc - Kho, phòng ban công ty I/ MỤC ĐÍCH: Quy định thống phương pháp kiểm nhận mặt hàng thuốc, nguyên liệu, dụng cụ, trang thiết bị y tê khách hàng cung cấp Đảm bảo chủng loại, đủ số lượng đảm bảo chất lượng trước nhập kho II/ PHẠM VI ÁP DỤNG: Tất mặt hàng thành phẩm, nguyên liệu làm thuốc, y dụng cụ… thuộc nguồn gốc phải nhận kiểm theo qui trình trước nhập kho III/ TÀI LIỆU LIÊN QUAN: - Quy chế quản lý chất ượng thuốc Bộ y tế ban hành theo định 24/12/BYT-QĐ ngày 15/9/1998 - Quy chế quản lý thuốc gây nghiện Bộ Y tế ban hành kèm định số 2033/1999/QĐ-BYT ngày 09/7/1999 - Quy chế quản lý thuốc hướng thần tiền chất Bộ Y tế ban hành kèm định3047/QĐ-BYT ngày 12/7/2001 - Quy chế quản lý thuốc độc A-B Bộ Y tế ban hành theo định số 2032/1999/QĐ-BYT ngày 09/7/1999 - Quy chế lấy mẫu để xác định chất lượng thuốccủa Bộ Y tế ban hành kèm định 262/BYT-QĐ ngày 23/02/1995 - Thông tư 14/2001/TT-BYT ngày 26/6/2001 Bộ Y tế hướng dẫn việc ghi nhãn thuốc mỹ phẩm ảnh hưởng trực tiếp đến người CÔNG TY ABC QUI TRÌNH CHUẨN Trang: 2/6 SỐ: SOP/YDSD/KNH-01 Ngày: Ngày áp dụng: Ban hành lần thứ:1 KIỂM NHẬN HÀNG Đơn vị: Quản lý chất lượng BP Kho - Quy chế nhãn hàng hóa lưu thông nước xuất nhập khẩuban hành kèm theo định số 178/199/QĐ-TT ngày 30/8/1999 - Quy chế đăng ký thuốc Bộ Y tế ban hành kèm theo định số 3121/2001/QĐ-BYT ngày 18/7/2001 - Quy định đảm bảo chất lượng theo tiêu chuẩn GSP - Quy định chế độ bảo quản hàng hóa QT-BQ-YDSD - Quy trình xử lý khiếu nại khách hàng QT-XLKN-YDSD - Quy trình xử lý thu hồi thuốc QT-XLTH-YDSD IV/ GIẢI THÍCH TỪ NGỮ: - Phòng PTTT : Phòng phát triển thị trường - PTPK : Phó trưởng phòng kho - HĐ : Hóa đơn - HĐKN : Hội đồng kiểm nghiệm - SKS : Số kiểm soát - Lô SX : Lô sản xuất - BGĐ : Ban giám đốc - Đơn vị thành phẩm : ống chai, viên, lọ - Đơn vị đóng gói nhỏ : Vỉ, hộp trung gian đựng đơn vị thành phẩm V/ MÔ TẢ THEO SƠ ĐỒ: Trách nhiệm Sơ đồ tiến trình Mô tả Nhận hàng 5.2 Kiểm traNiêm tình trạng phong bên Kiện hàng không niêm phong nhà SX Kiện hàng niêm phong, Kiểm tra tình trạng bên Dỡ hàng Kiểm tra tình trạng 5.2.1 5.2.1.1 5.2.1.2 5.2.1.3 5.2.1.4 PTPK HĐKN Lập biên kiểm 5.2.1.5 Xếp hàng vào kho 5.2.1.6 Kết thúc nhận hàng: Kiểm tra đối chiếu lại hàng Ký hoá đơn chứng từ, sổ sách Tập kết hàng vào nơi quy định QUI TRÌNH CHUẨN CÔNG TY ABC Trang: 3/6 SỐ: SOP/YDSD/KNH-01 Ngày: Ngày áp dụng: Ban hành lần thứ:1 KIỂM NHẬN HÀNG Đơn vị: Quản lý chất lượng BP Kho Mô tả trình nhận hàng Yêu cầu: - Tất hàng hóa nhập vào kho phải có HĐKN hàng hóa, hội đồng phải thực kiểm nhận hàng sau nhận hàng vào kho không để 24 - HĐKN hàng hóa bao gồm: + Cán nghiệp vụ phòng kinh doanh + Cán phòng kho - HĐKN có trách nhiệm thực đầy đủ quy định quy trình nhập hàng - Tất hàng hóa nhập kho phải có đầy đủ giấy tờ xuất xứ hàng hóa, phiếu kiểm nghiệm nhà sản xuất, chứng từ nhập (nếu nhập khẩu) - Cán nghiệp vụ phòng kinh doanh phải kiểm tra kỹ mẫu mã, bao bì, chất lượng (cảm quan), số lượng hàng hóa - Sau thực xong hội đồng lập biên chi tiết hàng hóa: Số lượng, chất lượng (cảm quan), số lô, hạn dùng Biên phải có đầy đủ chữ ký thủ kho, trưởng kho, phận nghiệp vụ, phòng kinh doanh, biên làm thành 02 bản, phòng kinh doanh giữ 01 bản, phòng kho giữ 01 Hàng hóa Container-pallet: Chuẩn bị: - Phụ trách phòng nhóm nhận hàng, nhận từ khai phòng kinh doanh cung cấp - Chuẩn bị phương tiện, dụng cụ nhận hàng, mặt kho - Tiếp nhận hàng: Phải đối chiếu số container, số xe, niêm chì, số chì so với phiếu vận chuyển không đảm bảo thiếu số giấy tờ chứng từ phải báo cho phòng kinh doanh Nếu tiến hành dỡ hàng Dỡ hàng: + Kiểm tra tên hàng hóa so với chứng từ + Dỡ thứ tự loại hàng hóa, kiểm tra tình trạng bên mắt thường, tình trạng băng niêm phong kiện, kiểm tra qua cầu kiện hàng Nếu thấy bất thường phải xếp riêng ra, sau hội đồng kiểm nhận cho hướng xử lý Sau kiểm tra phải niêm phong lại (có chữ ký thành viên HĐKN, ghi rõ số lượng, chất lượng niêm phong) QUI TRÌNH CHUẨN CÔNG TY ABC Trang: 4/6 SỐ: SOP/YDSD/KNH-01 Ngày: Ngày áp dụng: Ban hành lần thứ:1 KIỂM NHẬN HÀNG Đơn vị: Quản lý chất lượng BP Kho + Đối với container – pellet không đủ niêm phong bên ngoài: lập biên ghi rõ tình trạng container – pallet trước mở, tiến hành dỡ hàng tương tự + Trường hợp kiện hàng đủ niêm phong hãng hội đồng phải mở kiểm tra, lập biên tình trạng thừa, thiếu, đổ vỡ hàng hóa Đối với trang thiết bị y tế - Kiện nguyên đai thuộc máy lớn: để nguyên không mở - Kiện dán băng kiểm hóa hội đồng kiểm nhận ký vào băng niêm phong không mở mở theo quy định 10% tùy loại hàng Kiện hàng lớn cán nghiệp vụ phòng kinh doanh định dỡ hàng để nguyên Nhập hàng giao rời - Kiểm tra tình trạng bên kiện hàng: Tên, số lô, ký hiệu, mã hiệu, niêm phong - Kiểm tra qua cân kiện hàng, để riêng kiện có trọng lượng không đồng niêm phong băng sau hội đồng kiểm nhận xác nhận - Nếu có dấu hiệu khác thường: sách vở, ẩm thấm bao bì, niêm phong, trọng lượng không bình thường kiện nguyên niêm phong HĐKN phải mở kiểm tra lập biên tình trạng hàng hóa bên kiện - Việc dỡ hàng tiến hành bình thường hàng container – pallet - Tất việc nhập hàng phải có chứng kiến xác nhận người giao hàng Nhập hàng trả lại kho: a Chuẩn bị: - Hàng hóa có đầy đủ giấy tờ hợp lệ: Hóa đơn, công văn, biên phòng kinh doanh ký với thành phẩm A, B phải đồng ý Ban Giám đốc - Chuẩn bị dụng cụ, mặt - Sau kiểm tra hóa đơn, chứng từ ký duyệt, thủ kho kiểm tra đối chiếu với chứng từ lưu Nếu lô hàng Công ty xuất tiến hành nhập lại, không không nhận thông báo lại cho phòng kinh doanh b Tiếp nhận: Đối với hàng niêm phong tiến hành bình thường hàng bình thường Đối với hàng lô kiện hàng không nguyên niêm phong phải kiểm tra, đối chiếu đơn vị đóng gói nhỏ CÔNG TY ABC QUI TRÌNH CHUẨN Trang: 5/6 SỐ: SOP/YDSD/KNH-01 Ngày: Ngày áp dụng: Ban hành lần thứ:1 KIỂM NHẬN HÀNG Đơn vị: Quản lý chất lượng BP Kho Kết thúc nhận hàng: - Ký vào phiếu vận chuyển trả người giao hàng bên - Lưu chứng từ mẫu gửi (nếu có) vào nơi quy định để chuyển cho phòng kinh doanh - Sắp xếp hàng vào kho theo quy định Nếu hàng trả lại lý số lượng thủ kho đưa vào nơi quy định hàng hóa Nếu trả lại lý chất lượng thủ kho xếp vào khu vực hàng chờ để xử lý Kiểm tra hàng hóa: - Tất loại hàng hóa trước nhập kho phải HĐKN kiểm tra tới từn lô sản xuất, số lượng, chất lượng - Kiểm hàng tuân thủ nguyên tắc hàng trước kiểm trước Hàng có thời gian khiếu nại ngắn (ghi hợp đồng), có nghhi ngờ chất lượng, hàng cần cấp phát ưu tiên kiểm trước - Hàng kiểm tới đau mở tới đó, kiện hàng chưa kiểm tra phải giữ nguyên niêm phong bao bì gốc - Khi phát hàng có dấu hiệu không bình thường, hỏng vỡ, thừa thiếu, nghi ngờ chất lượng… HĐKN báo phụ trách phòng kinh doanh để kịp thời xin ý kiến xử lý - Hàng kiểm song phải bảo quản lại ban đầu, với kiện hàng lẻ phải đánh dấu để riêng Lưu hồ sơ: STT Tên hồ sơ 01 Biên kiểm nhận hàng hóa 02 Sổ kiểm nhận hàng hóa 03 Phiếu kiểm tra chất lượng 04 Hóa đơn, phiếu xuất 05 06 Phiếu kiểm nghiệm Thẻ kho Phiếu thu xuất, nhập (biểu hàng) Phiếu theo dõi chất lượng 07 08 Ký mã hiệu BM01-NKH BM02/01-NKH BM03-NKH BM01-CPH BM02-CPH BM02-KTCL BM04-NKH Bộ phận lưu KD, kho Kho KD, Kho Thời gian (tháng) 24 60 60 KD, kho 60 KD, Kho Kho 60 60 BM05-NKH Kho 24 BM06-NKH Kho 60 Phụ lục: CÔNG TY ABC QUI TRÌNH CHUẨN Trang: 6/6 SỐ: SOP/YDSD/KNH-01 Ngày: Ngày áp dụng: Ban hành lần thứ:1 KIỂM NHẬN HÀNG Đơn vị: Quản lý chất lượng BP Kho Phụ lục 1: Biên kiểm nhận hàng hóa thừa thiếu, hỏng vỡ phẩm chất BM01-NKH Phụ lục 2: Sổ kiểm nhận hàng hóa BM02/01-NKH Phụ lục 3: Phiếu kiểm tra chất lượng BM03-NKH Phụ lục 4: Thủ kho BM04-NKH Phụ lục 5: Phiếu theo dõi xuất, nhập BM05-NKH Phụ lục 6: Phiếu theo dõi chất lượng BM06-NKH 10