BÀI GIẢNG môn KHOA học GIAO TIẾP

Trong thời đại ngày nay, khi mà sự giao lưu không còn hạn hẹp trong phạm vi một quốc gia hay một vùng mà nó đã trở thành sự hoà nhập mang tính cộng đồng quốc tế thì bên cạnh những lễ ngh

BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÀNG HẢI KHOA KINH TẾ VẬN TẢI BIỂN

BỘ MÔN: KINH TẾ NGOẠI THƯƠNG

BÀI GIẢNG MÔN KHOA HỌC GIAO TIẾP

3

HẢI PHÒNG: 2010 YÊU CẦU VÀ NỘI DUNG CHI TIẾT

 Tên học phần: Khoa học giao tiếp Loại học phần: 1

 Bộ môn giảng dạy: Kinh tế ngoại thương Khoa phụ trách: KTVTB

 Mã học phần: 15607 Tổng số TC: 3

 Điều kiện tiên quyết:

Sinh viên phải học và thi đạt các học phần sau mới được đăng ký học học phần này:

 Mục tiêu của học phần

Cung cấp kiến thức và trang bị cho sinh viên những kiến thức cơ bản trong giao tiếp, đồng thờicung cấp kỹ năng giao tiếp trong lễ tân đối ngoại và đối nội

 Nội dung chủ yếu:

Phần 1 Giới thiệu chung về giao nhận

Chương 1 Giới thiệu chung về giao tiếp

Chương 2 Nghệ thuật giao tiếp

Phần 2 Giao tiếp đối ngoại

Chương 3 Văn hóa ứng xử trong giao tiếp

TRONG Chương 1 Giới thiệu chung về giao tiếp 12 4 4

Chương 2 Nghệ thuật giao tiếp 4 4

Phần 2 GIAO TIẾP ĐỐI NGOẠI 33

Chương 3 Văn hoá ứng xử trong giao tiếp 6 6

4

3.1 Đặc điểm tâm lý người nước ngoài 1

3.2 Kinh nghiệm tiếp xúc với người nước

ngoài

1 Chương 4 Mời khách 7 7

 Tài liệu tham khảo:

1 Vũ Lê Giao, Nguyễn Văn Hòa, Lê Nhật Thức Nghiệp vụ lễ tân trong giao tiếp

2 Học viện Chính trị Quốc gia TP Hồ Chí Minh Lễ tân ngoại giao NXB chính trị quốc gia TP HồChí Minh 1997

3 Phạm Hữu Khánh Cẩm nang các phép lịch sự NXB trẻ 2008

4 TS Nguyễn Văn Tuấn, Phạm Phương Trung Tâm lý và nghệ thuật giao tiếp trong thương mại.NXB chính trị quốc gia TP Hồ Chí Minh 2006

5 Nguyễn Tiến Thông Một số vấn đề trong giao tiếp NXB Trẻ 2000

6 Louis Dussault Lễ tân, công cụ giao tiếp NXB Thống k ê 1994

7 Roger Fisher & Danny Ertel Getting ready to negotiate

 Hình thức và tiêu chuẩn đánh giá sinh viên: Thi dọc phách, thời gian làm bài: 60 phút

 Thang điểm: Thang điểm chữ A.B,C,D,F.

 Điểm đánh giá học phần: Z = 0,2X + 0.8Y

Bài giảng này là tài liệu chính thức và thống nhất của Bộ môn Kinh tế Ngoại thương, Khoa Kinh tếvận tải biển và được dùng để giảng dạy cho sinh viên

 Ngày phê duyệt: / /2008

 Trưởng Bộ môn: TS Dương Văn Bạo

5

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU 8

PHẦN 1 NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN TRONG GIAO TIẾP 9

Chương 1 GIỚI THIỆU CHUNG VỀ GIAO TIẾP 9

1.1 KHÁI NIỆM 9

1.2 VAI TRÒ CỦA GIAO TIẾP 10

1.3 PHÂN LOẠI GIAO TIẾP 11

1.3.1 CĂN CỨ VÀO SỰ THAM GIA CỦA ĐỐI TƯỢNG GIAO TIẾP 11

1.3.2 CĂN CỨ VÀO PHƯƠNG TIỆN GIAO TIẾP 11

1.3.3 CĂN CỨ VÀO TÍNH CHẤT CỦA CUỘC GIAO TIẾP 11

1.3.4 CĂN CỨ VÀO KẾT QUẢ CỦA CUỘC GIAO TIẾP 11

Chương 2 NGHỆ THUẬT GIAO TIẾP 13

2.1 ĐẠO LÝ 13

2.2 NGUYÊN T ẮC TRONG GIAO TIẾP 14

2.2.1 TÔN TRỌNG NHÂN CÁCH CỦA ĐỐI TƯỢNG GIAO TIẾP 14

2.2.2 ĐỒNG CẢM TRONG GIAO TIẾP 14

2.2.3 TỰ TIN TRONG GIAO TIẾP 15

2.2.4 ĐỐI BÊN CÙNG CÓ LỢI 15

2.3 ẤN TƯỢNG BAN ĐẦU TRONG GIAO TIẾP 15

2.3.1 KHÁI NIỆM 15

2.3.2 CÁC THÀNH PHẦN TẠO NÊN ẤN TƯỢNG BAN ĐẦU 15

2.3.3 NHỮNG NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN ẤN TƯỢNG BAN ĐẦU 16

2.4 KỸ NĂNG GIAO TIẾP 16

PHẦN 2 GIAO TIẾP ĐỐI NGOẠI 18

Chương 3 VĂN HOÁ ỨNG XỬ GIAO TIẾP VỚI NGưỜI NƯỚC NGOÀI 18

3.1 CHÂU LỤC 18

3.2 ANH 18

3.3 ĐỨC 18

3.4 PHÁP 18

3.5 MỸ 18

3.6 NHẬT BẢN 19

Chương 4 GIAO TIẾP BẰNG VĂN BẢN 20

4.1 SOẠN THẢO GIẤY MỜI 20

4.1.1 AI MỜI 20

6

4.1.2 SỬ DỤNG MẪU CÂU LỊCH SỰ 22

4.1.3 MỜI AI 23

4.1.4 LÝ DO MỜI 23

4.1.5 THỜI GIAN 23

4.1.6 ĐỊA ĐIỂM 24

4.1.7 CÁC CHỈ DẪN KHÁC 25

4.2 NHỮNG LƯU Ý ĐỐI VỚI GIẤY MỜI 25

4.2.1 THỜI HẠN GỬI GIẤY MỜI 25

4.2.2 TRẢ LỜI GIẤY MỜI 25

4.2.3 CỬ NGƯỜI ĐI DỰ THAY 25

Chương 5 SẮP XẾP CHỖ NGỒI 27

5.1 NGUYÊN T ẮC XẾP CHỖ 27

5.2 CÁCH XẾP CHỖ 29

5.3 CÁC LOẠI BÀN THƯỜNG SỬ DỤNG 30

5.3.1 BÀN CHỮ NHẬT 30

5.3.2 BÀN TRÒN 30

5.3.3 BÀN VUÔNG 30

5.3.4 BÀN DANH DỰ 31

Chương 6 MỞ TIỆC CHIÊU ĐÃI VÀ DỰ TIỆC CHIÊU ĐÃI 32

6.1 Ý NGHĨA CỦA VIỆC MỞ TIỆC 32

6.2.CÁC LOẠI HÌNH TỔ CHỨC TIỆC 32

6.2.1 TIỆC ĐỨNG 32

6.2.2 TIỆC NGỒI 32

6.2.3 NHỮNG LOẠI HÌNH KHÁC CỦA TIỆC CHIÊU ĐÃI 32

6.3 NHỮNG LƯU Ý KHI TỔ CHỨC TIỆC 33

6.3.1 MÓN ĂN 33

6.3.2 THỰC ĐƠN 35

6.3.3 BÀN TIỆC 36

Chương 7 NGHỆ THUẬT ĐÀM PHÁN 39

7.1 KHÁI NIỆM 39

7.2 ĐẶC ĐIỂM CỦA ĐÀM PHÁN 39

7.2.1 ĐÀM PHÁN LÀ MỘT KHOA HỌC 39

7.2.2 ĐÀM PHÁN LÀ M 39

7.3 CÁC GIAI ĐOẠN ĐÀM PHÁN 40

7.3.1 TIỀN ĐÀM PHÁN 40

7

7.3.2.ĐÀM PHÁN 41

7.3.3 HẬU ĐÀM PHÁN 42

7.4 XÁC ĐỊNH PHONG CÁCH ĐÀM PHÁN 43

7.4.1 PHONG CÁCH CẠNH TRANH 43

7.4.2 PHONG CÁCH H ỢP TÁC 43

7.4.3 PHONG CÁCH LẨN TRÁNH 43

7.4.4 PHONG CÁCH NHƯỢNG BỘ, THỎA HIỆP 43

7.4.5 PHONG CÁCH THỎA HIỆP 44

7.5 KỸ THUẬT ĐÀM PHÁN 44

7.5.1 THU THẬP THÔNG TIN 44

7.5.2 ĐƯA RA GIẢ THIẾT 45

7.5.3 XÂY DỰNG CÁC MỤC TIÊU ĐÀM PHÁN 46

7.5.4 CHUẨN BỊ NHÂN SỰ ĐÀM PHÁN 47

7.5.5 TỰ ĐÁNH GIÁ MÌNH VÀ ĐÁNH GIÁ ĐỐI PHƯƠNG 49

Chương 8: Đàm phán thương mại Quốc tế 62

8.1 Tổng quan về đàm phán, đàm phán Thương mại quốc tế: 62

8.2 Các yếu tố ảnh hưởng tới đàm phán Thương mại quốc tế 62

8.2.1 Môi trường đàm phán thương mại quốc tế 62

8.2.2 Thời gian 63

8.2.3 Thông tin 64

8.2.4 Quyền lực 65

8.3 Các phương thức và chiến thuật đàm phán TMQT 65

8.4 Các giai đoạn và kế hoạch đàm phán TMQT 67

8.4.1 Các giai đoạn trong đàm phán thương mại quốc tế 67

8.4.2 Kế hoạch đàm phán thương mại quốc tế 73

8

LỜI NÓI ĐẦU

Thuật ngữ giao tiếp thường được hiểu như là tiếp xúc của con người với con người, qua đó hai bên trao đổi, hiểu được tâm lý, tình cảm, tâm hồn của nhau.

Đây là giao tiếp nói chung mà trong đời sống thường ngày của con người luôn xảy ra Đó là một điều bình thường mà thiếu nó thì xã hội không thể tồn tại và phát triển được Thế nhưng vì sao lại gọi giao tiếp là một môn khoa học? Giao tiếp là công việc thường ngày của thế giới loài người Nhưng giao tiếp như thế nào cho văn minh lịch sự và có ý nghĩa thì lại là cả một nghệ thuật tổng hợp bao gồm vốn tri thức hiểu biết, phong cách và thái độ ứng xử, cách chỉnh trang và lối phục sức, ăn mặc, thưa gửi cũng như tình cảm của người trong cuộc Điều này từ lâu đã được đúc kết thành sách vở Nói đúng hơn là nó có tính nghiệp vụ riêng của nó.

Trong thời đại ngày nay, khi mà sự giao lưu không còn hạn hẹp trong phạm vi một quốc gia hay một vùng mà nó đã trở thành sự hoà nhập mang tính cộng đồng quốc tế thì bên cạnh những lễ nghi giao tiếp truyền thống thông thường riêng của một nước còn có những phong cách giao lưu văn hóa chung, hi ện đại mà mỗi người chúng ta cần phải hiểu và nắm được nó để hành xử cho đúng, cho tốt hơn và cho có hiệu quả Với chính sách kinh t ế mở, với chủ trương " Muốn là bạn với tất cả các nước trong cộng đồng thế giới, vì hoà bình, hữu nghị, hợp tác và phát triển" của nhà nước ta hiện nay, các quan hệ kinh tế đối ngoại đang trên đà phát triển theo hướng đa phương hoá, đa dạng hoá Mặt khác, trên thế giới, giao lưu quốc tế cũng đang có xu thế phát triển không ngừng Quan hệ tiếp xúc giữa các nước, các khu vực ngày càng được triển khai dưới nhiều hình thức, với nhiều đối tượng và với những động cơ, mục đích phong phú khác nhau.

Đó là: Những cuộc viếng thăm, hội họp, tiếp xúc giữa các quan chức chính phủ, giữa các tổ chức quốc tế hoặc giữa các tổ chức phi chính phủ vì các mục đích khác nhau: chính trị, kinh tế, văn hoá,

xã hội, hoà bình giữa các nước hoặc khu vực hữu quan Đó c ó thể là những cuộc gặp gỡ trao đổi giữa cá nhân, tập thể các nhà doanh nghiệp ở các nước với mục đích khảo sát, tạo lập thị trường và xác lập mối quan hệ hợp tác kinh doanh lâu dài với nhau giữa các bạn hàng Và có thể là những cuộc viếng thăm trao đổi văn hoá nghệ thuật, thể thao, hoặc với mục đích du lịch, tham quan thắng cảnh.

Vì vậy, ngày nay việc mở rộng và thường xuyên tiếp xúc giao dịch đối ngoại không còn đơn thuần

là công việc của các nhà ngoại giao nữa Vấn đề ngoại giao - giao tiếp không chỉ mang tính phép tắc

xã giao chung chung nữa mà nó thực sự trở thành yếu tố câú thành giá trị của hoạt động kinh doanh kinh tế - xã hội Nó cũng là một thành tố đánh giá sự phát triển toàn diện của một quốc gia, một dân tộc, một tập đoàn hoặc một công ty.

Có thể xem đây như một bước mở đầu về mặt nguyên tắc và định hướng để hoà nhập được vào xu thế chung đó của thế giới Để đáp ứng và phục vụ thiết thực đường lối chủ trương về kinh tế đối ngoại của nhà nước ta hiện nay và để mỗi lĩnh vực kinh doanh đối ngoại của từng doanh nghiệp đạt được những hiệu quả mong muốn thì việc trang bị những hiểu biết về nghiệp vụ mang tính lễ tân đối ngoại trong giao tiếp có ý nghĩa rất thực tế và quan trọng đối với mỗi người nói chung cũng như đối với các nhà doanh nghiệp và các tổ chức kinh tế xã hội nói riêng.

BỘ MÔN KINH TẾ NGOẠI THƯƠNG

9

PHẦN 1 NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN TRONG GIAO TIẾP Chương 1 GIỚI THIỆU CHUNG VỀ GIAO TIẾP

1.1 KHÁI NIỆM

Sự tồn tại và phát triển của mỗi con người luôn gắn liền với sự tồn tại và phát triển của nhữngcộng đồng xã hội nhất định Không ai có thể sống, hoạt động ngoài gia đình, bạn bè, địa phương, tậpthể, dân tộc, tức là ngoài xã hội Người La Tinh nói rằng: “Ai có thể một mình thì người đó hoặc làthánh nhân, hoặc là quỉ sứ”

Trong quá trình sống và hoạt động, giữa chúng ta với người khác luôn tồn tại nhiều mối quan

hệ Đó là mối quan hệ dòng họ, huyết thống, quan hệ họ hàng, thôn xóm, quan hệ hành chính – côngviệc, quan hệ bạn bè… Trong các mối quan hệ đó thì chỉ một số ít là có sẵn ngay từ khi chúng ta cấttiếng khóc chào đời (quan hệ huyết thống, họ hàng), còn đa số các quan hệ còn lại chủ yếu được hìnhthành, phát triển trong quá trình chúng ta sống và hoạt động trong cộng đồng xã hội, thông qua cáchình thức tiếp xúc, gặp gỡ, liên lạc đa dạng với người khác mà chúng ta thường gọi là giao tiếp

Vậy, giao tiếp là gì? Giao tiếp là hoạt động xác lập và vận hành các mối quan hệ xã hội giữa

con người với con người hoặc giữa con người và các yếu tố xã hội khác, nhằm thỏa mãn những nhu

cầu nhất định Giao tiếp bao hàm hàng loạt yếu tố như trao đổi thông tin, xây dựng hoạt động chiến

lược phối hợp, tự nhận biết mình và tìm hiểu người khác Tương ứng với các yếu tố trên, giao tiếp có 3khía cạnh chính: giao lưu, tác động qua lại và tri giác

Có nhiều cách để định nghĩa giao tiếp Thứ nhất, giao tiếp là một hiện tượng tâm lý phức tạp

về nhiều mặt, nhiều cấp độ khác nhau Tâm lý người là sự phản ánh hiện thực khách quan vào não người thông qua chủ thể Thứ hai, giao tiếp là tiếp xúc giữa người với người trong đó con người xử dụng ngôn ngữ (lời nói và chữ viết) và các dấu hiệu phi ngôn ngữ như ánh mắt, nụ cười, cử chỉ, điệu

bộ, nhằm tạo dựng quan hệ giữa con người với con người Thứ ba, giao tiếp là quá trình thông tin đa kênh, trong đó có hai kênh chính bao gồm lời nói, chữ viết và cảm giác, cử chỉ.

Qua một số khái niệm cơ bản trên, có thể thấy các đặc trưng cơ bản của giao tiếp bao gồm:

Tóm lại, giao tiếp là hình thức đặc trưng cho mối quan hệ giữa người với người mà qua đó

nảy sinh sinh sự tiếp xúc tâm lý và được biểu hiện ở quá trình thông tin, hiểu biết, rung cảm, ảnh hưởng và tác động qua lại lẫn nhau.

10

1.2 VAI TRÒ CỦA GIAO TIẾP

Trong cuộc sống, xây dựng được mối quan hệ với người khác là một nhu cầu có tính chất bắtbuộc của con người Một người bình thường bao giờ cung mong muốn có quan hệ với người khác,nhất là khi có những nhu cầu riêng tư muốn được đáp ứng, thoả mãn qua việc tương giao, ảnh hưỏnglẫn nhau Sự thành công trong sự nghiệp, hạnh phúc gia đình, tình cảm bạn bè- tất cả đều tuỳ thuộc vàoviệc xây dựng và duy trì các mối quan hệ giao tiếp với mọi người

Giao tiếp chính là khía cạnh đặc biệt nhất, là tiềm năng thể hiện niềm hân hoan, sự vui thích,hứng thú trong sự quan tâm chăm sóc lẫn nhau, tạo cho nhau sự ấm cúng, thúc đẩy mỗi người tự hoànthiện mình trong mối tương giao với người khác Tình bạn sâu sắc, đằm thắm trong cuộc sống đờithường, tuổi trẻ, quan hệ tình yêu,…tạo ra sự hoà nhập với người khác giới- tất cả chính là các nhân tốthúc đẩy con người sống hoà hợp, gắn bó với nhau, cùng phấn đấu cho mục đích chung, làm cho cuộcsống có ý nghĩa và ngày càng đậm đà, phong phú hơn Nói cụ thể hơn, cuộc sống của mỗi chúng ta cóngày càng hoàn chỉnh, phong phú, có ý nghĩa và ta cảm thấy thoả mãn hay không là tuỳ thuộc vào tínhchất của các mối quan hệ giữa ta và người khác; điều đó nói lên rằng trong cuộc sống của mỗi người,nếu chúng ta muốn có hạnh phúc cá nhân đích thực thì phải tự khẳng định mình và thông qua các mốiquan hệ với những người khác mà góp phần xây dựng hạnh phúc chung của toàn xã hội

Mối quan hệ giao tiếp giữa người và người, như trên đã nêu là rất thiết yếu đối với hạnh phúc cánhân ở nhiều khía cạnh khác nhau: tương giao, quan hệ giúp chúng ta tích luỹ tri thức, hiểu thấu đáo về

“thế thái nhân tình”; giao tiếp, hội nhập giúp ta hiểu rõ mình hơn, hình thành được phẩm chất nhâncách theo hướng tích cực và thuần phác, tạo ra sự hài hoà cân đối trong cuộc sống vật chất và tinhthần Không thể hình dung sự phát triển nhân cách của mỗi người mà không có sự phát triển đồng thờicác phẩm chất, năng lực của cá nhân với sự phát triển của người khác, bởi vì sự phát triển các mốitương quan này luôn luôn diễn ra song song, phụ thuộc lẫn nhau Đặc biệt là đối với trẻ em; chúng cầnđược lớn lên, được nuôi dưỡng, săn sóc và giáo dục trong mối quan hệ với gia đình, nhà trường và xãhội- nhất là khi bắt đầu rời gia đình, vào học ở nhà trường, Ở đây, các mối quan hệ giao tiếp với bạn

bè, với mọi người đột ngột được mở rộng Sau này lớn lên khi đi làm, mối giao tiếp với xã hội, vớinhững đồng nghiệp của chúng ta càng ngày càng mở rộng và phức tạp hơn Nhìn chung từ gia đình,các bạn bè cùng trang lứa, đồng nghiệp, thầy cô giáo mà con người lần lượt thu nhận, thể nghiệm đượccác hiểu biết, các kỹ năng, hình thành được khả năng mới, có thái độ rõ ràng, sâu sắc Những điều nàyrất có ý nghĩa đối với sự phát triển nhân cách của bản thân Cùng với thời gian, và sự trưởng thành, sốlượng các quan hệ với những người mà chúng ta cần có quan hệ, giao tiếp ngày càng đông càng phứctạp thêm mãi Điều này cũng có nghĩa là nhờ giao tiếp, và thông qua giao tiếp mà chúng ta xây dựngquan hệ lành mạnh với mọi người xung quanh Sự tăng trưởng và phát triển của chúng ta về tri thức, về

ý thức xã hội ở các mức độ nhất định được quyết định bởi tính chất của các mối quan hệ giao tiếp vớimọi người xung quanh và trên thực tế, bản sắc cá nhân của mỗi người được hình thành trong quá trìnhquan hệ giao tiếp với mọi người Mỗi khi giao tiếp, tương tác với người khác, chúng ta có dịp quan sát,ghi nhận các phản ứng, các thái độ phản hồi của họ, nhờ đó mà biết cách tự tìm hiểu, nhìn nhận, đánhgiá mình qua thái độ và cách nhìn nhận của họ đối với bản thân ta một cách sinh động, chân thực vàkhách quan: khi được đánh giá cao, ta thiên về sự phấn đấu để xứng đáng như vậy Chúng ta sẽ có dịphọc hỏi những điều hay rút ra từ quan hệ giao tiếp với người khác, từ đó tự tin hơn, tự khẳng định đượcmình Hơn thế nữa khi chúng ta timg hiểu thế giới xung quanh- để có thể tin tưởng, phê phán cái gì là

ảo tưởng cái gì là chân lý, một phần chúng ta cũng học hỏi, rút ra được từ trong các quan hệ giao tiếp

mà củng cố nhận thức và cảm nghĩ của chính mình Thậm chí cả khi chiêm ngưỡng một cảnh đẹp,ngâm một bài thơ, thưởng thức một áng văn, một tác phẩm nghệ thuật, để có thể kiểm chứng cảm nghĩ

và kiến thức của mình, chúng ta đều cần phải trao đổi “thông tin” với người khác và tốt hơn cả là chia

sẻ cách hiểu, cách cảm ấy thông qua quan hệ giao tiếp với mọi người

Ngay cả sức khoẻ và tâm lý của một người cũng cần được xây dựng trên mối quan hệ tương tácvới những người khác Theo Johnson (1980), khả năng xây dựng và duy trì các mối quan hệ hợp tác vàphụ thuộc lẫn nhau với những người khác thường được xen như là sự biểu lộ sơ khởi của sức khoẻ tâm

lý Một ssó người vì một vài ký do nào đó không thể xác định nổi mối quan hệ giao tiếp với mọingười, thường có thái độ lo âu, suy nghĩ, bất lực và cô đơn Hầu như kỹ năng giao tiếp vụng về cũng là

sự biểu lộ nguyên nhân của tâm bệnh ở người Chúng ta, những người bình thường cần phải tham gia

11

vào đời sống cộng đồng, và thông qua các quan hệ giao tiếp, giao lưu trong đời sống ấy mà giữ lấy tâmhồn lành mạnh, tạo ra sự bình an trong cuộc sống Các công trình nghiên cưú về xã hội học y học chothấy nhiều bệnh trầm trọng như bệnh tim mạch, bệnh tâm thần…thường xảy ra nhiều hơn ở nhữngngười luôn luôn bị cô lập, bị ức chế về tâm lý và có cuộc sống cô đơn không bình thường Chính “cuộcsống bình thường” mà chúng ta thường quan niệm đã được tạo ra nhờ mối giao tiếp với người khác vàtạo cho chúng ta cơ hội để đáp ứng lẫn nhau, kăhngr định nhau, trở thành con người có văn hoá, có sứckhoẻ, có giá trị và “bình thường”.

Với quan điểm hoà nhập, cởi mở hơn để xem xét mối quan hệ giao tiếp và tác dụng của nó, cóthể khẳng định rằng: sự tiến hoá và sự tồn tại- phát triển có ý nghĩa của loài người luôn luôn gắn chặtvới khả năng con người đề xuất, tạo lập và phát triển được mối quan hệ giao tiếp ổn định với mọingười Theo con đường phát triển và tiến hoá, chúng ta được sinh ra, được nuôi dưỡng và phát triểntrong mối quan hệ gắn bó với mọi người (trước hết ở gia đình), được giáo dục bởi người khác về vănhoá- đạo đức, khoa học, ngôn ngữ…, được học và rèn luyện một cách sáng tạo theo khuôn mẫu các giátrị của xã hội, trong một nền văn hoá đích thực Nền tảng của mọi nền văn minh và của mọi xã hộiđược sáng tạo, lưu truyền, phát triển thông qua khả năng loài người hợp tác với nhau, cùng phối hợphành động để đạt tới mục tiêu chung Xã hội càng phát triển càng trở nên phức tạp; ảnh hưởng tới đờisống xã hội của khoa học kỹ thuật càng mạnh mẽ thì vai trò của giao tiếp giữa người và người càng có

ý nghĩa sâu sắc và mang tính nhân văn Cho dù kinh tế phát triển, khoa học và công nghệ đem lại mứcsống và lối sống cao đến đâu thì con người vẫn phải hợp tác, liên kết với nhau vì lợi ích, hạnh phúcchung, chia sẻ ngọt bùi, trao đổi với nhau về tài nguyên, về sản vật, hàng hoá và cùng nhau làm lụngmưu cầu hạnh phúc cho nhau vì một xã hội văn minh, hiện đại Cái khó nhất ở đây là chúng ta phụthuộc vào nhau khá chặt chẽ, cho nên lại cần trang bị cho nhau kiến thức, kỹ năng và thái độ cần thiếttrong giao tiếp hàng ngày

1.3 PHÂN LOẠI GIAO TIẾP

1.3.1 CĂN CỨ VÀO SỰ THAM GIA CỦA ĐỐI TƯỢNG GIAO TIẾP

- Giao tiếp trực tiếp: Có sự hiện diện của hai đối tượng, trực tiếp trao đổi thông tin, tình cảm qua haikênh ngôn ngữ và phi ngôn ngữ đem lại hiệu quả ngay

- Giao tiếp gián tiếp: Không có sự hiện diện của hai đối tượng, thông qua người khác giới làm trunggian hoặc các phương tiện thông tin đại chúng

1.3.2 CĂN CỨ VÀO PHƯƠNG TIỆN GIAO TIẾP

- Giao tiếp bằng ngôn ngữ: Là loại hình trao đổi tiếp xúc giữa người với người bằng lời nói, chữviết đòi hỏi phải có nghệ thuật, văn hoá và có độ chính xác;

- Giao tiếp phi ngôn ngữ: Là lạo hình trao đổi tiếp xúc giữa người với người thông qua cử chỉ, điệu

bộ, tư thế, hành vi, ánh mắt, nụ cười…

1.3.3 CĂN CỨ VÀO TÍNH CHẤT CỦA CUỘC GIAO TIẾP

- Giao tiếp chính thức: Là giao tiếp theo nghi lễ, theo văn bản, tuân thủ phong tục, tập quán

- Giao tiếp không chính thức: Là giao tiếp không theo nghi lễ, văn bản, phong tục tập quán

1.3.4 CĂN CỨ VÀO KẾT QUẢ CỦA CUỘC GIAO TIẾP

- Thắng – Thắng: Hai bên cùng hài lòng

- Thắng – Thua và Thua – Thắng: Một bên hài lòng với điều đạt được

- Thua - Thua: Hai bên cùng không thỏa mãn với điều đạt được

Câu hỏi ôn tập Chương 1:

1 Phân tích vai trò của giao tiếp?

12

2 Từ vai trò chung của giao tiếp, hãy rút ra vai trò của giao tiếp đối với cá nhân.

3 Phân loại giao tiếp, cho ví dụ đối với từng loại?

4 Vai trò của giao tiếp trong kinh doanh?

5 Liệt kê 10 tình huống được gọi là giao tiếp

6 Để đạt được hiệu quả cao nhất trong giao tiếp, người giao tiếp phải có được yêu cầu nào?

13

Chương 2 NGHỆ THUẬT GIAO TIẾP

2.1 ĐẠO LÝ

Đạo lý trong giao tiếp là những chuẩn mực đạo đức được xã hội thừa nhận Đạo lý còn đượchiểu là quy phạm đạo đức và luân lý, là đường lối, nguyên tắc đạo đức mà con người có bổn phận gìngiữ và tuân theo trong đời sống Đó là nhân sinh quan, là quan niệm sống trong sạch, thuận theo lẽphải Quy phạm đạo đức, luân lý theo quan niệm của Nho giáo chính là tam cương, ngũ thường, trunghiếu, tam tòng, tứ đức,… Đạo làm người của Nho giáo bao quát các mối quan hệ trong xã hội ở mộtphạm vi rất rộng Một người có đạo đức, có “đạo làm người” là cơ sở để người đó thực hiện tốt mốiquan hệ trong quan hệ với tự nhiên, trong ứng xử xã hội, ứng xử với chính bản thân mình theo danhphận Khi nói đến vấn đề đạo lý là phải nói đến Nho giáo Nho giáo là học thuyết rất chú trọng đến đạođức con người, trong đó có đạo đức trong ứng xử với chính bản thân mình Với nguyên tắc đạo đứcnày, Nho giáo coi trọng sự nghiêm khắc trong việc tu thân, tích đức

Khổng Tử là người đầu tiên nêu lên mối quan hệ giữa con người với con người, giữa “kỷ”(mình) và “nhân” (người) Với ông, nguyên tắc đối xử giữa người với người là xem người cũng nhưmình, cái gì mình không muốn thì đừng làm cho người (thi chư kỷ nhi bất nguyên, diệc vật thì ư nhân),mình muốn làm nên thì giúp người làm nên, mình muốn thành đạt thì giúp người thành đạt (kỷ dục lậpnhi lập nhân, kỷ dục đạt nhi đạt nhân) Với quan niệm về “kỷ” và “nhân” này, Khổng Tử đã khẳngđịnh tư tưởng đạo đức coi trọng con người của Nho giáo Mạnh Tử đã khái quát mối quan hệ của conngười trong xã hội thành 5 mối quan hệ cơ bản, đó là: quân - thần (vua - tôi), phụ - tử (cha - con), phu -phụ (chồng - vợ), trưởng - ấu (người lớn tuổi - người nhỏ tuổi, anh - em), bằng hữu (bạn bè) Cơ sởcủa mỗi mối quan hệ đã được Mạnh Tử thuyết minh rõ ràng: “Cha con thì có tình thân ruột thịt, vua tôithì có nghĩa, chồng vợ thì có khách biệt, lớn tuổi và ít tuổi thì có thứ tự, bạn bè thì có điều tín” (phụ tửhữu thân, quân thần hữu nghĩa, phu phụ hữu biệt, trưởng ấu hữu tự, bằng hữu hữu tín)(10) Mạnh Tửgọi năm mối quan hệ đó là “nhân luân”, có nhà Nho gọi đó là “ngũ luân” Đó là năm mối quan hệ đượccoi là tiêu biểu cho các mối quan hệ xã hội lúc bấy giờ Các mối quan hệ này dần dần quy về 3 mốiquan hệ Đó là quan hệ vua - tôi, cha - con, chồng - vợ, còn gọi là “Tam cương” Đây được coi lànhững mối quan hệ giường mối, làm trụ cột của xã hội phong kiến Trung Quốc từ thời Hán trở đi

Trong đạo làm tôi, Khổng Tử đề cao chữ “Trung”, nhấn mạnh lòng biết ơn, sự phục tùng, tinhthần phục vụ hết lòng hết sức của bề tôi đối với vua, với quốc gia Theo ông, người làm tôi, làm quantrước hết phải là người có đức trong mọi hành động, có thái độ đúng ở mọi nơi, mọi lúc, chứ khôngphải khi nhận chức tước mới là làm quan Khi chứng kiến cảnh xã hội có chiến tranh, huynh đệ tươngtàn, Mạnh Tử đã phê phán những kẻ làm quan mà không đúng danh phận của mình, chỉ biết hùa theođiều ác của vua, phò vua chỉ biết sửa soạn binh đao đi đánh chiếm nước khác, gây chiến tranh Ông kếttội: “Hùa theo điều ác của vua mà không can ngăn là tội nhỏ, xúi giục điều ác của vua là tội lớn.Những quan đại phu thời nay đều xúi giục điều ác của vua, cho nên bảo rằng quan đại phu thời nay làngười có tội lớn”(15) Với lời kết tội này, ông đã nêu lên tư tưởng về “Đạo làm quan”: “Khi thiên hạ

có đạo thì đem đạo theo thân mà ra làm quan Khi thiên hạ không có đạo thì đem thân theo đạo mà lui

về ở ẩn” (Mạnh Tử, Tân tâm hạ) Ông cũng thẳng thắn nói: “Thà ở bậc dưới là dân, không chịu đemmình là người hiền mà thờ ông vua vô đạo” (Mạnh Tử, Cáo Tử hạ) Từ đó, ông đã nêu ra ba trườnghợp nên ra làm quan và ba trường hợp nên từ quan (Sở tựu tam, sở khứ tam) Thứ nhất, làm quan khithấy có thể hành đạo được Thứ hai, làm quan vì giao tế có lễ Thứ ba, làm quan khi vua biết trọngdụng, nuôi dưỡng Khi ra làm quan rồi, thì phải trung với vua, hết lòng hết sức thờ vua, nhưng cũngkhông vì vậy mà biến mình thành kẻ “ngu trung” Người làm tôi trung còn là người biết can gián vua,khi vua làm điều trái đạo; không những thế, còn có thể phế truất ngôi vua, khi thấy vua là kẻ vô đạo

Bên cạnh quan hệ vua tôi, trong gia đình cũng có nhiều mối quan hệ, nhưng mối quan hệ màNho giáo quan tâm nhất, coi là cơ bản nhất, làm rường cột cho các mối quan hệ khác là mối quan hệgiữa cha và con, giữa thế hệ trước và thế hệ sau Tiêu chuẩn trong mối quan hệ này, theo Khổng Tử, là

“Phụ từ tử hiếu” Nho giáo giai đoạn sau đã đẩy mối quan hệ này lên mức tuyệt đối là “Phụ sử tử sự”

14

(Cha quyết, con phục tùng) Để ổn định gia đình, vai trò của người cha “từ” cũng rất quan trọng,nhưng quan trọng hơn là sự phục tùng của người con Do vậy, Nho giáo đặc biệt đề cao Hiếu, khi coiHiếu là nguồn gốc của mọi đức hạnh Nếu Khổng Tử coi đạo Hiếu là một loại ý thức luân lý của concái đối với cha mẹ, thì đến Tông thánh Tăng Tử (ông Thánh của đạo Hiếu) đã phát triển đạo Hiếu lênthành một khái niệm trừu tượng, phổ biến, một nguyên tắc của mọi đức khác, là phẩm chất vĩnh hằngcủa con người, là cơ sở của mọi đường lối chính trị tốt đẹp Phạm trù trung tâm trong học thuyết Nhogiáo là Nhân, thì Hiếu được coi là gốc rễ của Nhân Hiếu cũng có quan hệ chặt chẽ với Trung TheoNho giáo, xã hội là sự mở rộng mối quan hệ cha con ra cả nước, cả thiên hạ là quan hệ vua – tôi và mởrộng đạo con, đạo Hiếu ra phạm vi ấy là đạo làm tôi, đạo Trung Đạo Hiếu trong quan niệm của Nhogiáo có nhiều nội dung sâu sắc và mang đậm tính nhân văn.

Ngoài ra, Nho giáo còn đề cập đến đạo đức trong mối quan hệ chồng – vợ, huynh – đệ, bạn bè, vớinhững yêu cầu đạo đức rất cụ thể Với Nho giáo, nhân, lễ, nghĩa, trí, tín được đặt ra trong quan hệ củacon người với chính bản thân mình để tu thân, để trở thành người quân tử, còn chính danh là yêu cầuđạo đức được đặt ra trong quan hệ với người khác (với xã hội) để mỗi người thực hiện đúng việc, đúngphận sự của mình làm cho xã hội ổn định, phát triển Những quan niệm này của Nho giáo cho đến nayvẫn còn nguyên giá trị và có ý nghĩa thời sự của nó Trong điều kiện hiện nay, khi mối quan hệ của conngười với con người càng được mở rộng, khi xã hội đang có những biểu hiện xuống cấp về mặt đạođức, tệ quan liêu, tham ô, tham nhũng đang diễn biến phức tạp, thì tư tưởng về đạo làm người trongmối quan hệ với xã hội của Nho giáo lại càng có ý nghĩa, góp phần điều chỉnh hành vi của mỗi người

để xây dựng xã hội ngày càng tốt đẹp hơn

2.2 NGUYÊN T ẮC TRONG GIAO TIẾP

Nguyên tắc của giao tiếp được hiểu là hệ thống những quan điểm nhận thức chỉ đạo, định hướng hệthống thái độ, hành vi, ứng xử của mỗi đối tượng tham gia vào quá trình giao tiếp

Nguyên tắc giao tiếp mang tính chất bền vững, ổn định, chỉ đạo, định hướng, điều chỉnh các phảnứng, hành vi của mỗi cá nhân trong quá trì nh giao tiếp Nhìn chung có bốn nguyên tắc giao tiếp cơbản sau được áp dụng chung cho mọi loại hình giao tiếp với các mục đích nội dung khác nhau

2.2.1 TÔN TRỌNG NHÂN CÁCH CỦA ĐỐI TƯỢNG GIAO TIẾP

Trong giao tiếp, đối tượng của giao tiếp là cá nhân, mỗi cá nhân đều có những đặc điểm riêng vàbình đẳng với mọi người Mỗi cá nhân đều có một nhân cách Nhân cách đó không phải là đặc điểm

cá thể của con người mà là giá trị và cốt cách làm người của mỗi cá nhân

Vậy nên tôn trọng nhân cách của đối tượng giao tiếp có nghĩa là:

- Giao tiếp sao cho không động chạm đến đặc trưng tâm lý riêng của mỗi người;

- Giao tiếp có sự bình đẳng giữa mọi người;

- Biết lắng nghe không nên xem thường người khác Không nên ngắt lời bằng các cử chỉ, điệu bộnhư phẩy tay, xem đồng hồ hoặc ngoảnh mặt đi chỗ khác;

- Không nên hạ thấp mình quá cũng không nên đề cao mình quá

2.2.2 ĐỒNG CẢM TRONG GIAO TIẾP

Đồng cảm được xác định là khả năng nhạy cảm đối với trải nghiệm của người thân, là sự đồng nhấtcủa nhân cách này với nhân cách khác, sự thâm nhập tình cảm của người này với người khác Đó làtrạng thái mà người này có thể đặt mình vào người khác

Trong giao tiếp muốn có kết quả tốt cần có sự đồng cảm có nghĩa là:

- Biết cách đặt mình vào vị trí của đối tượng giao tiếp thì mới có hành vi ứng xử cho phù hợp vớinhu cầu, nguyện vọng của đối tượng giao tiếp

15

- Biết thông cảm với hoàn cảnh, cá tính, điều kiện của đối tượng giao tiếp như vậy mới tạo ra sựgần gũi, thân mật trong giao tiếp;

- Tạo ra cảm giác bình đẳng về tình cảm ngay từ đầu cho đến cuối;

- Tạo ra những quan hệ lâu dài, tốt đẹp ngay từ đầu cho đến cuối

2.2.3 TỰ TIN TRONG GIAO TIẾP

Để thực hiện nguyên tắc này cần:

- Phải có sự hiểu biết sâu sắc về đối tượng giao tiếp thế nào (tấm lý đối tượng giao tiếp thế nào, thóiquen ra sao, ý thích như thế nào từ đó có thể đề ra cho mình một cách giao tiếp cụ thể, tạo được sự tựtin trong giao tiếp)

- Phải tìm hiểu, chuẩn bị kỹ về nội dụng vấn đề trong giao tiếp (Trong những cuộc giao tiếp cầnthiết và quan trọng vì nội dung sẽ sử dụng trong giao tiếp là một vấn đề Để có được sự chủ động, tựtin, tham gia giao tiếp cần có sự chuẩn bị kỹ lưỡng về nội dung sẽ nói Có như thế thì quá trình giaotiếp mới đem lại hiệu quả đúng như mong muốn.)

2.2.4 ĐỐI BÊN CÙNG CÓ LỢI

Có thể nói đây là nguyên tắc rất cơ bản, rất quan trọng trong quá trình giao tiếp:

- Nếu giao tiếp mà lợi mình, hại người thì chỉ đạt được kết quả chỉ trong một vài lần đầu

- Nếu giao tiếp hại mình, lợi người thì chắc chắn mình sẽ không thoả mãn, không mong muốn cómột cuộc giao tiếp tiếp theo

Chính vì vậy, trong quan hệ giao tiếp, đặc biệt là giao tiếp kinh doanh, thì nguyên tắc “đôi bên cùng

có lợi” là một nguyên tắc quan trọng, vừa đảm bảo lợi ích của hai bên, vừa đảm bảo việc duy trì giaotiếp cho những lần sau (Đó chính là nguyên tắc “gain - gain” trong thương mại, mà thực tế cho thấy

đó là nguyên tắc chủ đạo Trước đây, cũng có thời kỳ nguyên tắc “win- lose” đã thịnh hành Theoquan niệm của chủ nghĩa trọng thương, trao đổi thương mại phải có một bên được, một bên thua, vàngười ta nói “thương mại là một trò chơi có tổng số bằng 0”)

2.3 ẤN TƯỢNG BAN ĐẦU TRONG GIAO TIẾP

2.3.1 KHÁI NIỆM

Ấn tượng ban đầu là những cảm nhận đầu tiên về những biểu hiện của đối tượng giao tiếp về cử chỉ,diện mạo, tác phong qua đó có sự nhận xét, đánh giá, tỏ thái độ thiện cảm, ác cảm ngay từ phút banđầu

2.3.2 CÁC THÀNH PHẦN TẠO NÊN ẤN TƯỢNG BAN ĐẦU

a Thành phần cảm tính:

- Nhận thức cảm tính là hạt nhân của giai đoạn này Khi chưa quen biết, những thông tin về nhậnthức cảm tính như dáng người, nét mặt, đôi mắt, trang phục, cử chỉ sẽ có tác động rất lớn đến đốitượng giao tiếp

- Những thông tin về nhận thức cảm tính thường mang tính áp đặt;

- Đối với những người lạ lần đầu tiên tiếp xúc, các giác quan của cả chủ thể và đối tượng giao tiếpđều hoạt động tích cực để tiếp nhận thông tin về phía bên kia

Mở đầu quá trình giao tiếp có sự tham gia của trực giác (intuitive) ở đây được gọi là trực - cảmgiác, nghĩa là sau khi nhìn, nghe, tiếp xúc với người lạ sẽ biết ngay sự tốt, xấu, lành dữ, hoặc có một

dự báo quan trọng để biết cuộc giao tiếp diễn biến theo chiều hướng nào Như vậy, qua những biểuhiện bên ngoài mà đối tượng giao tiếp cảm nhận được trực tiếp bằng giác quan, thì chủ thể sẽ cónhững nhận xét, đánh giá ban đầu về đối tượng tiếp xúc

b Thành phần cảm xúc:

16

Thành phần cảm xúc đến sau thành phần cảm tính Từ những đánh giá ban đầu, đồng thời căn cứvào nhu cầu, động cơ giao tiếp đưa đến các thái độ, cảm xúc.

c Thành phần lý tính

Thành phần lý tính là một thành phần quan trọng cấu tạo nên ấn tượng ban đầu Nhờ có thành phần

lý tính, chúng ta mới đánh giá được một con người Bởi vì thành phần lý tính là tập hợp bao gồmnhững kinh nghiệm sống, tư duy của đối tượng giao tiếp

Như vậy, với 3 thành phần cấu tạo trên, ấn tượng ban đầu được hình thành ấn tượng ban đầu là cửangõ quan trọng của quá trình giao tiếp Nó chỉ đạo định hướng trong suốt quá trì nh giao tiếp và ảnhhưởng lớn đến kết quả giao tiếp

2.3.3 NHỮNG NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN ẤN TƯỢNG BAN ĐẦU

a Vốn tri thức và kinh nghiệm sống của đối tượng giao tiếp

Vốn tri thức và kinh nghiệm sống của đối tượng giao tiếp có ảnh hưởng trực tiếp đến ấn tượng banđầu Người càng giàu vốn tri thức và có nhiều kinh nghiệm sống thì càng có những nhận định chínhxác về đối tượng giao tiếp ngay trong lần gặp gỡ đầu tiên

b Yếu tố tâm thế

Tâm thế là trạng thái tâm lý chờ đón một cái gì đó Từ tâm thế có thể dẫn đến định kiến, thành kiến.VD: Trước khi tiếp xúc gặp gỡ những nhân vật quan trọng như giám đốc, chủ tịch ta luôn có ýnghĩ rằng hẳn đó phải là người rất nghiêm trang, đạo mạo và khó tính Do đó khi bắt đầu tiếp xúc taluôn phải cẩn trọng đề phòng và suy nghĩ về ông giám đốc đã làm cho ta mất đi sự chủ động tự tin khigiao tiếp

c Yếu tố hiệu ứng: Có một số các yếu tố hiệu ứng sau đây:

- Hiệu ứng “ban đầu”: Là hiệu ứng ảnh hưởng của tâm thế Tâm thế ban đầu ảnh hưởng rất lớn đến

ấn tượng ban đầu

- Hiệu ứng “hào quang”: Khi đánh giá một đối tượng thường đánh giá theo chức vụ, khuôn thước

- Hiệu ứng “khác giới”: Đó là hiệu ứng đề cao nam giới, xem thường phụ nữ Hiệu ứng này đã vàvẫn đang tồn tại và cần phải khắc phục

- Hiệu ứng “đồng nhất”: Đống nhất đối tượng vào mình suy từ bụng ta ra bụng người

-Hiệu ứng “khoảng cách”: luôn có một khoảng cách trong quá trình giao tiếp và hoà nhập

2.4 KỸ NĂNG GIAO TIẾP

Kỹ năng giao tiếp là hệ thống những thao tác, cử chỉ, điệu bộ, hành vi (kể cả hành vi ngôn ngữ)phối hợp hài hoà, hợp lý, đối tượng giao tiếp, nhằm đảm bảo cho sự tiếp xúc đạt kết quả cao

Những yếu tố hình thành kỹ năng giao tiếp

- Những thói quen ứng xử được xây dựng từ gia đình, xã hội;

- Do vốn sống kinh nghiệm, cá nhân;

- Rèn luyện trong các môi trường cụ thể;

Một số kỹ năng giao tiếp cơ bản như là kỹ năng nói, kỹ năng nghe, kỹ năng đặt câu hỏi, kỹ nănggiao tiếp điện thoại, kỹ năng thuyết trình…

Câu hỏi ôn tập Chương 2:

17

3 Phân tích các nguyên tắc trong giao tiếp?

nhất đưa lại hiệu quả cao nhất trong giao tiếp?

18

PHẦN 2 GIAO TIẾP ĐỐI NGOẠI Chương 3 VĂN HOÁ ỨNG XỬ GIAO TIẾP VỚI NGưỜI NƯỚC NGOÀI

3.1 CHÂU LỤC

- Châu á: Theo truyền thống kính trên nhường dưới, tôn ti trật tự lễ nghi;

- Châu Âu: cởi mở, tự do, phóng khoáng, tự nhiên, đề cao kỷ luật, đúng kế hoạch, thời gian, khôngthích nói chuyện đời tư, chính trị;

- Châu Mỹ: đề cao cá nhân, thực dụng;

- Châu Phi: cần cù, nóng nảy, khắc khổ và cuồng nhiệt, dễ mặc cảm, tự ái dân tộc, thẳng thắn, chấtphác

3.2 ANH

- Mang tính cá nhân cao, lạnh lùng, giữ kẽ, bận rộn công việc;

- Tôn trọng địa vị, đẳng cấp xã hội;

- Không thích thắt caravat kẻ sọc;

- Thích ăn gà quay, cá nướng;

- Khi ăn không úp dĩa xuống, bớt lại thức ăn trong đĩa

3.3 ĐỨC

- Thông minh, logic chặt chẽ, nhanh nhẹn, nhạy bén, dứt khoát và sòng phẳng;

- Ý thức tổ chức kỷ luật cao, làm việc theo kế hoạch;

- Ý chí tự cường, tinh thần tự lập cao;

- Hay bắt tay, thích được giới thiệu cả họ lẫn tên và chức vụ;

- Cá tính mỗi cá nhân khác nhau do tính pha tạp dân tộc;

- Nhìn chung, năng động, thích ứng nhanh;

- Độc lập, ưa hoạt động, thích phi êu lưu mạo hiểm, thực dụng, quan hệ rộng, thoải mái, tự donhưng trịnh thượng

- Kỵ số 13;

- Không cầu kỳ ăn uống, không lễ nghi phiền toái;

- Chú ý đến an ninh, thích vui ch ơi hội hè, thích phương ti ện giao thông tốt, khách sạn tốt

3.6 NHẬT BẢN

- Thông minh, kiên cường, dũng cảm, thượng võ, cần cù, chịu khó, tiết kiệm, hiếu học, bản sắc cánhân và dân tộc;

- Tình cảm kín đáo, thuỳ mị, y êu thiên nhiên, chu đáo, lễ giáo;

- Nụ cười: ngoại giao, tế nhị;

- Trong giao tiếp, ít dùng từ không, không biết, thích d ùng danh thiếp, có nghệ thuật dùng trà;

- Tin vào tướng số, kiêng số 4, thích số 3; 5; 7; 9

- Thích hoa anh đào, hoa cúc;

- Kị bóc quà tặng trước mặt, thích trang sức màu đỏ, đen, thích ăn hải sản, thích vang nước ngoài,thích ăn cùng với khách và gia đình

Câu hỏi ôn tập Chương 3:

1 Trình bày đặc điểm tâm lý của một số quốc gia châu Á?

2 Trình bày đặc điểm tâm lý của một số quốc gia châu Âu?

3 Trình bày đặc điểm tâm lý của một số quốc gia châu Mỹ?

4 Anh (chị) học được gì từ những đặc điểm tâm lý của các nước trong giao tiếp?

5 Theo anh (chị) bản sắc và truyền thống văn hoá của Việt Nam có ảnh hưởng như thế nào tronggiao tiếp quốc tế?

Chương 4 GIAO TIẾP BẰNG VĂN BẢN

4.1 SOẠN THẢO GIẤY MỜI

Với giá trị của văn bản viết và tồn tại lâu dài, giấy mời nếu được soạn thảo chuẩn xác giúp mọingười nắm chắc được nội dung thông tin Là “bức thông điệp” theo nghĩa gốc của từ, giấy mời phảicung cấp thông tin chính xác, dung ít từ nhưng vẫn truyền tải đúng và đủ nội dung cần thiết

Giấy mời là một văn bản có nội d ung ngắn, được viết trên một mặt giấy có kích thước nhỏ (khôngnhư một bức thư hay tờ gấp quảng cáo), vì thế sự rõ rang và súc tích trong so ạng thảo giấy mời là hainguyên tắc chủ đạo Từng từ phải được cân nhắc kỹ lưỡng, các từ ngữ rườm rà không cần thiết phảilược bỏ Do đó, công việc soạn thảo rất mất thời gian đối với những người bắt đầu làm quen haykhông làm thường xuyên Thể loại công việc này đòi hỏi sử dụng các thuật ngữ riêng, văn phong phảitrôi chảy và không có từ lặp lại Nội dung văn bản được thể hiện dưới dạng một câu duy nhất, không

có dấu ngắt câu; giấy mời phải được đọc liền một mạch

Việc soạn thảo giấy mời xoay quanh một số chủ đề để trả lời các câu hỏi mà người được mời có thểnêu ra Ai mời? Theo thể thức xã hội nào? Ai được mời? Lý do mời là gì? Dự kiến tổ chức hoạt độngvào thời gian nào ? Địa điểm ở đâu? Lý do mời là gì? Dự kiến tổ chức hoạt động vào thời gian nào?Địa điểm ở đâu? Trả lời bằng cách nào? Trang phục ra sao? Đi tới đó như thế nào?

hoặc cả chức danh và tên của người mời

Thủ tướng nước……… Ông……….

Thông thường, chức danh được đặt trước tên để chỉ rõ cương vị của người mời Tuy nhiên, cũng cóthể viết tên trước, chức danh sau, và tuỳ ý viết thêm từ ông (monsieur) hoặc bà ( madame), trước têncủa người mời

Ông Jean Paul L’Allier Thị trưởng Québec

Giấy mời nhân danh của hai vợ chồng

Theo thông lệ, nếu khách mời là cặp vợ chồng, thì giấy mời được gửi nhân danh cả hai vợ chồngchủ mời, trừ khi chủ mời sống độc than hoặc vợ (chồng) của chủ mời sẽ không dự Sự vắng mặt này

có thể vợ ( chồng ) của người mời quá bận công việc chuyên môn

Khi chủ mời là chồng, có nhiều cách ghi tên của vợ trên giấy mời Điều này phụ thuộc vào việcngười vợ mang cả họ lẫn tên chồng, chỉ lấy họ của chồng và giữ nguyên tên mình, giữ nguyên cả họlẫn tên của mình, hoặc phụ thuộc vào việc trên giấy mời chỉ ghi chức danh của chồng mà không ghitên ông ta

Nếu người vợ lấy họ và tên của chồng thì ghi:

Thủ tướng Canada

Và Phu nhân Joe Clark

Nếu người vợ lấy họ của chồng:

Thủ tướng Canada

Và Phu nhân Maureen Clark

Nếu người vợ giữ nguyên cả họ và tên của mình:

Thủ tướng Canada

Và Phu nhân Maureen Mc Teer

Hoặc

Thủ tướng Canada Ngài Joe Clark Và Phu nhân Maureen Mc Teer

Trong trường hợp ngược lại, khi vợ là người đứng ra mời t hì ít có sự lựa chọn hơn Vì theo thông

lệ thì người chồng lấy họ hoặc tên của người vợ:

Bà Bộ trưởng văn hoá Québec

Và Ông Francois Dorlot

Hoặc

Bộ trưởng văn hoá Québec

Bà Louise Beaudoin

Và Ông Francois Dorlot

Giấy mời do nhiều người đứng tên

Giấy mời có thể do một cá nhân và một nhóm người cùng đứng tên:

Chủ tịch Ngân hàng tiết kiệm và đầu tư………

Ông ………

Và Các thành viên trong hội đồng quản trị

Giấy mời có thể do nhiều người đứng tên Việc ghi thêm tên của mỗi người vào dưới chức danh làkhông bắt buộc mà tuỳ theo tập quán riêng của từng địa phương Tuy vậy, ít nhất trên giấy mời cũngphải viết tên một người để giấy mời mang tính cá nhân:

Chủ tịch Tổng liên đoàn Các quỹ nhân dân

Và Các Quỹ tiết kiệm Desjardins của Québec

Ông Jean Després

Bà Chủ tịch Ông Chủ tịch

Nhân dân Bà Tổng Giám đốc

Desjardins quỹ nhân dân

miền Tây Québec vùng Hull

4.1.2 SỬ DỤNG MẪU CÂU LỊCH SỰ

Giấy mời có ghi tên hay còn gọi là giấy mời dành riêng cho mỗi khách là loại giấy mời có điền tênkhách, thông thường được viết bằng tay vào khoảng trống Nếu không ghi tên khách, giấy mời đượcxếp vào loại giấy mời thông thường hay giấy mời không dành riêng cho mỗi khách

Sự trịnh trọng của mỗi giấy mời chính thức được thể hiện thông qua việc sử dụng những từ ngữbiểu lộ lịch sự như: trân trọng, kính mời, vinh dự…hoặc kết hợp các từ này với nhau

Đối với giấy mời mang tính chất chính thức:

Đối với loại giấy mời ít mang tính chất chính thức hơn:

4.1.4 LÝ DO MỜI

Những nội dung chính của sự kiện cần thông báo là: Vì sao lại gửi giấy mời? Lý do mời là gì? Mờitới dự để chào mừng ai? Nhân dịp đặc biệt nào? Thông tin này có tính chất quyết định cho việc tổchức hoạt động và cho việc khách có nhận lời tới dự hay không

Sau đây là các mẫu câu thường vẫn được sử dụng :

- Chào mừng ………….

- Nhân dịp ……….

- Tới dự bữa tiệc trưa chào mừng ………

- Tới dự bữa tiệc trưa chào mừng ………

- Tới dự bữa tiệc trưa do……….tổ chức ……

- Tới bữa tiệc tối nhân dịp………

- Tới bữa tiệc tối chào mừng ……….

- Tới bữa tiệc tối nhân dịp ……….

- Tới dự lễ kỷ niệm……….

- Tới dự lê ký sổ vàng của……….

- Tới dự lễ ký thoả thuận giữa ………

- Tới dự lễ mở cửa lại phòng………

- Tới dự lễ khánh thành………và bữa tiệc trưa tổ chức sau đó tại…………

- Tới dự lễ khai trương……….Và tiệc chiêu đãi diễn ra sau đó tại…………

- Tới dự tiệc chiêu đãi nhân dịp chuyến viếng thăm của đoàn đại biểu

4.1.5 THỜI GIAN

Về trình tự thời gian ghi trên giấy mời, trước hết ghi ngày rồi đến tháng, năm và giờ Khách mời sẽxem xét theo trình tự đó để quyết định xem có nhận lời mời đó hay không

Thứ 2 ngày 30 tháng 9 năm 1994 vào hồi 14h30.

Để tỏ ra trịnh trọng hơn , nên viết ngày tháng bằng chữ nhưng không để năm để tránh câu viết quádài:

Thứ hai ngày ba mươi tháng chín vào hồi mười bốn giờ ba mươi.

Cũng có thể xác định giới hạn thời gian trong giấy mời:

Thứ hai, ngày 30 tháng 9 năm 1994,

Tại khách sạn Exclsior Phòng khách Iberuile

Điều quan trọng là phải tránh để khách mời phải loanh quanh tìm lối vào xung quanh toà nhà, bị từchối không cho vào vì đi không đúng lối, phải đi lại vòng vèo mất thời gian Cần thể hiện sự quan tâmđến khách hàng bằng cách đem lại cho họ sự thoải mái về tâm lí và thư giãn

Cũng có thể không cần nêu tên của thành phố nếu nội dung giấy mời đã ám chỉ rõ Ví dụ, khi Thịtrưởng Québec mời khách dự tiệc chiêu đãi tại Toà thị chính, không cần phải ghi rõ toà thị chínhthành phố Québec, hoặc ghi rõ tên thành phố Québec trong phần địa chỉ Như vậy, có thể tránh nhắclại các chi tiết không cần thiết và tránh làm nặng nề thêm giấy mời:

Thị trưởng Québec Ông Jean-Paill L ‘Allier Trân trọng kính mời ông ( bà) tới dự tiệc chiêu đãi

chào mừng ông chủ tịch cộng đồng người Bỉ nói tiếng Pháp Ngài……….

Vào thứ tư , ngày 18 tháng 9 năm 1992 , h ồi 11h00

tại Toà thị chính

Số 2, phố Des Jardins

4.1.7 CÁC CHỈ DẪN KHÁC

Ở góc phải hoặc trái phía dưới của giấy mời, tuỳ theo cách trình bày, có thể cho các chỉ dẫn về cách

ăn mặc và những chi tiết cần thiết khác để tạo điều kiện thuận lợi cho khách tới dự: phương tiện đi lại,bãi đỗ xe, hoãn trong trường hợp trời mưa Sau đây là một số ví dụ:

Nơi đỗ xe:

Khu đỗ xe tại số nhà 225 phố Champlain Phương tiện giao thông: Xe buýt đón tại Trung tâm Hội nghị Quảng trường Place des Arts từ 17h00 đến 17h30 Trong trường hợp trời mưa Hoãn tới ngày hôm sau nếu trời mưa Nếu tròi mưa, buổi lễ tổ chức tại Hội trường… , số nhà … phố …

Nếu có quá nhiều chỉ dẫn, nên in ra một tờ riêng, hoặc in trên giấy ra vào dành cho khách tới dự(nếu có)

4.2 NHỮNG LƯU Ý ĐỐI VỚI GIẤY MỜI

4.2.1 THỜI HẠN GỬI GIẤY MỜI

Gửi sớm giấy mời đến tay khách thể hiện sự quan tâm với họ Việc gửi giấy mời vào phút chót làmcho m ọi người không có thời gian chuẩn bị, đấy là chưa kể việc các quan khách cần có mạt rất có thểkhông đến dự vì đã bố trí trước lịch làm việc vào thời gian đó Làm như thế người mời sẽ bị mất uytín vì không có lý do đặc biệt nào có thể biện cho cách xử sự như vậy Nếu mời dự tiệc, nên gửi giấymời trước ít nhất là 2 đến 3 tuần Lý tưởng nhất là trước một tháng Nếu mời dự tiệc, nên gửi trước 1tháng Nếu mời dự chiêu đãi, phải mời trước ít nhất là 10 ngày và tốt nhất là 14 ngày Nếu vì lý do kỹthuật, như phải chờ khẳng định về địa điểm mà gửi giấy mời chậm thì phải sử dụng fax để thông báotrứơc cho khách cùng với các chi tiết như ngày, giờ Những chỉ dẫn bổ sung sẽ được nêu trong giấymời và gửi tới khách sau đó

4.2.2 TRẢ LỜI GIẤY MỜI

Nếu chúng ta coi việc được mời là một vinh dự thì cần phải chứng tỏ mình xứng đáng với vinh dự

ấy bằng việc trả lời giấy mời, hoặc là từ chối hoặc là đồng ý tới dự Thông qua việc trả lời của khách,các nhà tổ chức một buổi lễ, một cuộc chiêu đãi hay một bữa tiệc sẽ biết được mọi người đánh giá sựkiện đó quan trọng như thế nào

Khi được mời dự một bữa tiệc chúng ta bắt buộc phải có trả lời, bởi vì tổ chức bữa tiệc là một trongnhững hoạt động phải chuẩn bị phức tạp nhất và thường rất tốn kém Trước đặc ân được mời dự tiệc,khách phải chứng tỏ mình xứng đáng với vinh dự ấy bằng việc trả lời ban tổ chức rằng mình sẽ đến

dự, hoặc nếu không đến dự, phải thông báo cho ban tổ chức biết trong thời gian sớm nhất, tránh đểhiểu lầm là mình không có thái độ dứt khoát Bản thân việc từ chối lời mời đã không phải là hay, vìthế tỏ ra bất lịch sự khi từ chối lại càng bất lợi cho người được mời

4.2.3 CỬ NGƯỜI ĐI DỰ THAY

Có thể chấp nhận cử người thay mình tới dự một buổi lễ hay một cuộc chiêu đãi Vì vậy, nếu khôngtới được chúng ta có thể thông báo cho ban tổ chức tên người sẽ đại diện cho mình tới dự, trừ khi lờimời hoàn toàn mang lý do cá nhân, ví dụ như được mời dự lễ chào mừng một nhà văn có mối quan hệthân thiết riêng với bạn

Trong trường hợp được mời dự một bữa tiệc thì không thể cử người đi thay mình được, vì người ta

đã xếp chỗ cho khách theo vị trí quan trọng của mỗi người và danh sách đã được ấn định Tất nhiênchúng ta có thể đề nghị cử người đi thay nếu có lý do chính đáng, nhưng nếu đề nghị này không đượcchấp nhận thì cũng không có gì đáng ngạc nhiên

Người đi dự thay không nhất thiết được xếp vào vị trí lễ tân của khách mình thay thế, mà sẽ ngồivào vị trí phù hợp với địa vị của mình

Câu hỏi ôn tập Chương 4;

1 Trình bày những cách thức giao tiếp bằng văn bản?

2 Trình bày bằng nội dung cơ bản của giấy mời, đưa ví dụ bằng tiếng Anh?

3 Bài tập: Viết giấy mời bằng tiếng Anh có nội dung sau:

a Chủ tịch Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam mời ông Giám đốc công ty Thương mại

và dịch vụ Thăng Long tới dự buổi tiệc chiêu đãi được tổ chức vào hồi 17h ngày 6 tháng 5 năm 20 tại khách sạn Tray

b Giám đốc công ty nhập khẩu thiết bị công nghệ thông tin mời đoàn chuyên gia Pháp tới dự buổi

lễ kỷ niệm thành lập chi nhánh và buổi tiệc trưa tại khách sạn Royal, lúc 10h ngày 21 tháng 3 năm20

Chương 5 SẮP XẾP CHỖ NGỒI

Bố trí chỗ ngồi thích hợp cho mỗi người theo ngôi thứ và cấp bậc là một trong những việc tế nhịtrong công tác lễ tân Ai sẽ ngồi ở bàn danh dự và ở vị trí nào? Xắp xếp khách mời trong phòng nhưthế nào? Ai sẽ phát biểu trước và phát biểu cuối cùng ? Sự tuỳ tiện rất tai hại, và mọi sai sót do tuỳtiện là không thể tha thứ được Người xưa thường nói sự hiểu biết về ngôi thứ là một sự khoa học vàxắp xếp chỗ ngồi là một nghệ thuật vì việc thực hiện những công việc này bao giờ cũng có nhiều khókhăn Song rất may là việc hiểu biết những qui tắc cơ bản sẽ cho phép ta xử lí những tình huống haygặp nhất Qua thực hành ta sẽ phất hiện khá nhanh nhiều giả pháp cho một vấn đề

Những nguyên tắc chỉ đạo việc xắp xếp chỗ ngồi dược giải thích giống như việc đọc một văn bảnpháp luật, Mỗi nguyên tắc có thể đúng nếu đứng riêng nhưng lại tương đối trong khi áp dụng đồngthời nhiều nguyên tắc, đây là vấn đề thường hay gặp

Những căn cứ để xác lập ngôi thứ và cấp bậc xuất phát từ nhiều nguồn khác nhau; từ danh sách cácngôi thứ chính thức do nhà nước, và các tổ chức định chế công bố, từ tập quán ngoại giao ngày càngđược hoàn thiện theo năm tháng trong quan hệ quốc tế, từ sự tôn kính đối với một số thành viên củacộng đồng Tất nhiên những yêu cầu riêng cho từng tình huống sẽ được xem xét đến

5.1 NGUYÊN T ẮC XẾP CHỖ

Thứ tự chính thức của ngôi thứ

Các nhà nước thường đặt ra một trật tự ngôi thứ chính thức quy định cấp bậc của các nhân vật.Những danh sách quy định lễ tân này không thể nêu hết thứ bậc xã hội, và không được áp dụng mộtcách có hệ thống Nó chỉ được tuân thủ chặt chẽ đối với những dịp khánh tiết có tính chất chính phủ

và chỉ là tài liệu tham khảo cho các định chế và cá nhân Trong phần lớn các sự kiện khách mờithường thuộc nhiều giới khác nhau kể cả khách trong nước cũng như khách nước ngoài, và chức vụcủa những người này không có trong danh mục chính thức các ngôi thứ, nhưng vẫn phải tôn trọng họ.Những vinh dự dành cho các nhân vật có ngôi thứ được công nhận, trong trường hợp đặc biệt có thểđược nâng lên cao hơn, ngay cả ở những bậc cao nhất Cũng phải cư xử như vậy đối với những vịkhách không dự kiến trước trong trật ngôi thứ nhưng sự có mặt của người này là cần thiết do tính chấtcủa sự kiện, thậm chí không loại trừ dành cho họ ngôi thứ cao nhất Thí dụ vừa đưa ra là nói về mộtbuổi lễ dành cho một nhóm người được công nhận có thành tích đóng góp vào sự thành công của một

dự án Ngay cả những người thân của họ cũng có thể được trọng thị, được xếp trên một số nhân vậtnào đó có trong danh sách ngôi thứ chính thức

Trong một buổi lễ, cần thiết lập một trật tự thích hợp với vai tr ò và quy chế của các định chế trongmối tương quan khác nhau Ch ẳng hạn đối với một hội nghị, vấn đề là phải bảo đảm cho các bêntham gia có thể đàm phán có tổ chức và bình đẳng Trường hợp các bữa ăn thì phức tạp hơn: việc bốtrí chỗ ngồi cho một vị khách phụ thuộc vào định chế mà họ đại diện, vào cấp bậc và quy chế đại diện,vào cương vị được bầu hay bổ nhiệm vào tuổi tác và danh tiếng của ông ta Trong mọi trường hợp baogiờ cũng phải chú ý đến phép xã giao lịch sự về ngôi thứ của riêng mỗi giới

Cần lưu ý là một hoạt động chính thức khi được tổ chức ra phải có lý do xác đáng Chính vì thế màcần phải đối với chiếu những lý do để xác định ngôi thứ áp dụng cho thích hợp Ngôi thứ cụ thể đócho một sự kiện cụ thể sẽ góp phần nói lên ý nghĩa của sự kiện Theo tinh thần đó, ngôi thứ là mộtcông cụ giao tiếp cần được vận dụng một cách thoả đáng

Nguyên tắc tôn ti trật tự: Người trên trước người dưới.

Mọi xã hội và tổ chức bình đấng nhất cũng không tránh khỏi nguyên tắc tôn ti trật tự trong phươngthức lãnh đạo: Người trên trước người dưới Bình đẳng trước pháp luật cũng như vận may là mộtchuyện, còn bình đẳng về tư cách lại là chuyện khác

Ngôi thứ không uỷ quyền

Nguyên tắc này có nghĩa là một người, khi đại diện một người khác thì không thể được đối xử như

người mình đại diện.

Để có những vinh dự như nhau, người thay thế phải c ùng cấp, một bộ trưởng, chẳng hạn thay thếmột bộ trưởng Một thứ trưởng thay thế một bộ trưởng không nhất thiết được mời phát biểu: hay đượcmời lên trên bục danh dự Rất hãn hữu nếu ông ta đọc diễn văn hay được mời ngồi trong số kháchdanh dự, thì không phải là cùng một trật tự lễ tân Chỗ của ông ta sẽ là sau những nhân vật có ngôi thứcao hơn

Những ngoại lệ liên quan đến nguyên thủ quốc gia: Vì chỉ có một nguyên thủ nên không thể cóngười đồng cấp Người ta sẽ dành cho người đại diện, vẫn phải là cấp cao - phó thủ trưởng hay bộtrưởng - sự đối xử trọng thị như lẽ ra được dành cho nguyên thủ Nguyên tắc này áp dụng cho ngườithay thế một thị trường, thường là một đồng nghiệp ở Hội đồng thành phố

Vợ (hay chồng) của nguyên thủ quốc gia, việc thăm chính thức thì sẽ được đối xử trọng thị, mức độtuỳ theo tình hình chuyến thăm

"Nhường chỗ"

Thường là một buổi lễ hay một bữa tiệc ngồi vị trí số 1, ngồi bên phải hay trước mặt chủ là vị khách

có cấp bậc cao nhất Nguyên tắc này không bất di bất dịch Thông lệ này được điều chỉnh bằng cách làkhi chủ tiếp một nhân vật cấp bậc cao hơn sẽ lịch sự nhường chỗ cho khách

Vì vậy mà một thị trưởng khi tiếp một thủ tướng nước ngoài có một bộ trưởng thấp từng sẽ để vịthủ tướng ngồi giữa, bên phải là vị bộ trưởng và bản thân ông ngồi bên trái thủ trưởng Đương nhiênvới tư cách là chủ, thị trưởng đích thân đón tiếp và phát biểu đầu tiên Cũng phải nhắc thêm là vị bộtrưởng "đi cùng" sẽ không phát biểu Chính phủ của ông tất nhiên sẽ có dịp khác để phát biểu vớikhách trước công chúng Sẽ phải xử lý bằng cách khác nếu vị khác chỉ tham dự một hoạt động côngcộng duy nhất trong thời gian ở thăm

Tuổi tác và thâm niên

Tuổi và thâm niên là hai tiêu chí tương tự như nhau để xác lập ngôi thứ Về tuổi, người nhiều tuổixếp trên người ít tuổi, đó là sự tôn trọng được chấp nhận phổ biến Vấn đề thâm niên: giữa hai người

có cương vị như nhau, hai giám đốc chẳng hạn, người có cương vị lâu hơn được ưu tiên Nếu thờigian thâm niên như nhau, người nhiều tuổi hơn được xếp trên Người tiền nhiệm xếp sau người đươngnhiệm, và đương nhiên người giữ cương vị danh dự xếp sau người giữ chức vụ thực tế

Khách nước ngoài

Chỗ của khách nước ngoài thuộc cùng một nước do chính quyền nước đó xác định chứ không phảinước chủ nhà Nếu cấp bậc lễ tân của một phái đoàn không rõ ràng hoặc có điều gì nghi ngờ thì tốthơn là để đoàn tự chỉ định người đứng đầu phái đoàn và thứ bậc của mỗi người Nếu cần ta sẽ tìmhiểu qua đại sứ quán hay cơ quan lãnh sự Thật đáng buồn là tương quan quyền lực mong manh giữanhững người cùng thực thi quyền lực trong một xã hội nào nó bị đảo lộn lúc đi thăm nước ngoài Chủnhà sẽ là những người đầu tiên gánh chịu hậu quả Một nguyên tắc khác là khách nước ngoài đếnthăm được xếp trước khách thuộc nước chủ nhà hay ít ra là trong một buổi lễ, họ được dành một vị trí

ưu đãi

Lịch sự với phụ nữ

Một trong những cử ch ỉ đẹp nhất được biết đến nhiều là nam giới thường lịch sự nhường chỗ cho

nữ giới Tuy nhiên, trong khung c ảnh một hoạt động chính thức, một quan chức cao cấp vẫn giữ vị trí

lễ tân của mình, ông ta sẽ nhường chỗ khi người phụ nữ có cùng cấp bậc Về mặt lễ tân, hai ngườikhông thể có c ùng một chỗ nên người phụ nữ được ưu tiên, đây là tiền lệ đã được thừa nhận từ hàngthế kỷ nay

Các cặp vợ chồng

Tại một buổi lễ hay một buổi biểu diễn, người ta xếp các cặp vợ chồng với nhau theo cấp bậc củangười giữ cương vị được mời Tại bàn tiệc cách sắp xếp lại khác

5.2 CÁCH XẾP CHỖ

Bên phải trước bên trái

Theo thông lệ người ta xếp người quan trọng nhất ở bên phải chủ nhân, rồi người quan trọng thứ hai

ở bên trái và cứ thế xen kẽ tiếp theo quy ước này gây phiền phức cho người thuận tay trái thườnghướng nhiều hơn về phía này trong khi lẽ ra phải chú ý đến người ngồi bên phải Tình hình tương tựđối với chủ nhân nặng tai phải, ông ta sẽ có khó kh ăn khi nghe vị khách ngồi phía này và do đó sẽ ítchú ý đến khách Khi chính vị khách danh dự bị bặng tai trái, tốt hơn là xếp ông ta bên trái chủ nhân.Người ta cũng có thể đặt hai người đối diện nhau nhưng không phải bao giờ cũng chọn cách nàyđược Vì vậy, nếu chủ và khách danh dự vì lý do thể chất nào đó, muốn ưu tiên bên trái, người ta sẽthực hiện cách đó, đồng thời kín đáo thông báo cho các vị khách khác

Bố trí chỗ ngồi ở bàn ăn.

Một căn phòng đẹp, ánh sáng tốt làm nổi bật các vị khác, bàn ăn trang trí hấp dẫn, bộ đồ ăn sángloáng, sự phục vụ hoàn hảo, món ăn đồ uống không thể quên được Song thật đáng tiếc là tất cả nhữngyếu tố này chưa bảo đảm cho một bữa tiệc thành công Còn phải bố trí chỗ ngồi thích hợp bởi vìkhách ngồi lâu, lại thêm bất động, một sai lầm có thể hậu quả đáng tiếc, từ khó chịu đến cảm giác đã

bị đối xử không đúng

Tại một buổi lễ hay một hội nghị, thứ tự các tổ chức là một vấn đề nghiêm ngặt Không phải baogiờ người ta cũng đàm phán với người mà người ta muốn mà lại là với người được uỷ quyền cũng nhưđến dự một buổi lễ là nhiệm vụ của những ai phải c ó mặt Tại một bữa tiệc, quy chế cá nhân cáckhách mời cũng phải được coi trọng như thế Mối quan hệ thực khách là mối quan hệ thoải mái dễchịu giữa những người cùng bàn ăn Ngoài những quy định về ngôi thứ nói trên, còn phải chú ý đếnmột số tập quán cụ thể có tính chất cá nhân, hay những thông lệ giúp cho sự giao tiếp được dễ dàng

Sơ đồ bàn ăn là một công cụ giao tiếp chiến lược và cần được quan tâm một cách đặc biệt vì ýnghĩa và hệ quả của nó Nó phải được vạch ra trước để tránh những sai sót đáng tiếc Những ngườiđến chậm hay những người vắng mặt hầu như luôn luôn làm đảo lộn sự cân bằng tế nhị đã được tạodựng Họ gây ra biết bao khó chịu cho khách và bận tâm cho chủ vì sự bất lịch sự của họ

Sự có mặt của khách nước ngoài.

Một sơ bồ bàn ăn có khách nước ngoài và khách trong nước là cần thiết, nếu không họ sẽ chọn ngồivới những người quen biết và như vậy tạo thành những nhóm riêng Chả nhẽ lại đi từ Pari đến Tôkyô

để gặp lại đồng hương của khách như thể mình đang ở Pari? Một sơ đồ bàn ăn bảo đảm cho cuộc gặp

gỡ diễn ra như mong muốn Để làm điều đó, người ta xếp xen kẽ khách trong nước với khách nướcngoài

Người ta chú ý mời khách trong nước nhiều hơn khách nước ngoài Giả dụ người ta mời 12 khácnước ngoài thì việc mời 20 khách trong nước cũng không nhiều Sự chênh lệch này sẽ tránh được việcxếp khách nước ngoài ngồi đầu bàn vì có khách trong nước ngồi thì thích hợp hơn Tóm lại, kháchnước ngoài sẽ được ưu tiên, giống như ở nhà, người trong gia đình phải nhường khách

Khó khăn về ngôn ngữ

Khả năng ngôn ngữ của mỗi người cũng phải tính đến, điều tồi tệ nhất là xếp một ông khách giữahai người không nói được ngôn ngữ của khách và cũng chẳng nói được một ngôn ngữ chung nàokhác Đó là một lý do gây phiền toái về mặt lễ tân Để tránh những câu hỏi không cần thiết, người tabáo trước điều đó cho khách mời lúc uống khai vị hoặc trước đó nữa

Chú ý đến những điểm tương đồng

Trong chừng mực không phải đảo lộn, người ta có thể xếp ngồi cùng bàn những người có nhữngquan tâm chung, những khách mời trong nước làm nhiệm vụ giống nhiệm vụ của khách nước ngoài.Lập danh sách khách mời cần tính đến vấn đề này

Xen kẽ nam nữ

Cần xếp xen kẽ nam nữ, tuy rằng không phải bao giờ cũng thực hiện được vì phụ nữ không cònđược mời với tục cách phu nhân đi theo như nhiều trường hợp trước kia Họ sẽ có vị trí ngôi thứ theochức tước của họ.

Tách các cặp vợ chồng.

Quy tắc xen kẽ này đi cùng quy tắc tách các cặp vợ chồng tại bàn ăn Làm như thế người ta sẽ tránhđược vợ chồng chỉ nói chuyện với nhau trong bữa ăn mà quên những người khác, hoặc là họ coi nhẹnhau Dù sao đi nữa việc vợ chồng không quan tâm đến nhau như đối với những người khác cùng bàn

là điều không tế nhị Vợ chồng ngồi xa nhau sẽ tránh được cả hai điều nêu trên Cũng vì lý do đó, khingồi xa nhau tại một bàn hình chữ nhật ta cần hết sức cố gắng để vợ chồng ngồi cùng phía Nếu cónhiều bàn thì mỗi người ngồi một bàn khác nhau

Không phải bao giờ cũng nên đặt vợ chồng ngồi xa nhau và cùng một phía một cách tuyệt đối Cónhững trường hợp vợ chồng ngồi bên nhau khi họ đương nhiên phải cùng chủ trì giả dụ tại một tiệccưới

5.3 CÁC LOẠI BÀN THƯỜNG SỬ DỤNG

Bàn có thể là hình chữ nhật, bầu dục, tròn, vuông, chữ T, hình lược, nhưng không được gây phiềnphức cho việc sắp xếp chỗ ngồi theo ngôi thứ của khách mời Đặc biệt là khi đặt tiệc tại một kháchsạn hay một bữa ăn có nhiều người tại một quán ăn, nhiều việc phải thận trọng nhưng nhất thiết phảitìm hiểu kỹ các loại bàn có sẵn Nếu bàn không có hình d ạng hay kích thước mong muốn, tốt hơn làchọn nơi khác, vì vấn đề chỗ ngồi không phải là để xử lý

5.3.1 BÀN CHỮ NHẬT

Trong trường hợp bàn chữ nhật có nhiều thực khách ngồi hai bên, chủ toạ bàn ăn hoặc ngồi ở giữahoặc ở đầu bàn Trong trường hợp thứ nhất người ta gọi đó là sơ đồ bàn kiểu Pháp - chủ toạ và kháchdanh dự ngồi ở hai đầu bàn và trường hợp thứ hai là sơ đồ kiểu Anh - chủ và khách danh dự ngồi ngaybàn đối diện nhau Những tên gọi này chỉ là quy ước đơn giản, dùng kiểu này nào mang ý nghĩa vănhoá

Hình dạng bàn tròn đang phổ biến, nó phù hợp với xa hướng hiện nay là khuyến khích giao tiếphơn là biểu tượng ngôi thứ

Đối với bàn tròn, có bốn cách chủ toạ:

1 Khách mời danh dự và chủ ngồi cạnh nhau, s ơ đồ này thích hợp với cả người dự chẵn hoặc lẻ

2 Hai người ngồi đối diện chỉ có thể đối với số chẵn người dự

3 Cũng có thể hai đồng chủ nhân đối diện nhau, các khách mời xếp bên phải đồng chủ nhân, sơ đồnày chỉ dùng cho số chẵn người dự

Khi có khách nước ngoài và các cặp vợ chồng, người ta cũng tuân thủ nguyên tắc xếp bàn như đốivới bàn chữ nhật là xen kẽ nam nữ và xen kẽ khách trong nước lẫn khách nước ngoài Như vậy, sẽ có

2 người khách trong nước ngồi cách nhau nếu bàn ăn có tổng số người là 10 chẳng hạn và sẽ có 2khách nước ngoài ngồi cạnh nhau nếu tổng số là 14 chẳng hạn Giả thiết sau cùng này nên tránh vì hai

lý do: khách nước ngoài sẽ nhiều hơn khách trong nước - nên làm ngược lại và họ phải ngồi cạnhnhau

Có hai loại bàn danh dự Loại xếp người ăn ngồi cùng một bên, gọi là "truyền thống".

Loại bàn này được đặt hay không được đặt trên bục cao Loại bàn xếp người ăn ngồi xung quanhgọi là "thân tình" (Loại bàn này không bao giờ đặt trên bục cao)

Lễ đài ngày càng ít được sử dụng vì nó tỏ ra bất tiện trong suốt bữa ngồi trên lễ đài trước mắt mọingười Những người ngồi ở đó cảm thấy mình bị quan sát nên sẽ gò bó Mặt khác việc nói chuyện vớingười bên cạnh cũng bị hạn chế Và thật khó chịu khi trước mặt mọi người mình phải ngồi im giữa haingười quay đi nói chuyện với người khác ngồi cạnh họ Đó là chưa kể những người ngồi cùng bàn ít

có "dịp may" nói chuyện:

Khi chọn địa điểm bàn danh dự phải chú ý đến các cửa ra vào, cửa sổ và lối đi đến bàn Người tathường đặt bàn danh dự trước cửa ra vào hay trước cửa sổ ở tường bên Nếu tránh đặt bàn danh dự

"truyền thống" trước một khoảng trống lớn Tuy nhiên, tại một buổi chiêu đãi tối có khiêu vũ hay biểudiễn v ăn nghệ, có thể chọn giải pháp đặt bàn trước khoảng không gian, dành cho mục đích đó Nhưngbức tường phía trước phải đẹp (lò sưởi, cửa sổ, hàng cột ), nhất thiết không đặt bàn trước cửa ra vàophục vụ chiêu đãi để chủ và khách khởi phải nhìn thấy cánh cửa mở ra đóng vào theo nhịp độ bưng bêmón ăn và xe đẩy bát đĩa

Câu hỏi ôn tập Chương 5:

1 Trình bày nguyên tắc sắp xếp chỗ ngồi?

2 Trình bày các loại bàn thường được sử dụng trong việc bố trí chỗ ngồi?

3 Bài tập: Sắp xếp chỗ ngồi trong các trường hợp sau:

a Bố trí sơ đồ chỗ ngồi cho cho một buổi họp của công ty theo kiểu bàn chữ U với số lượng người

là 10, trong đó có 1 giám đốc, 2 phó giám đốc, 6 trường phòng và 1 kế toán trưởng

b Bố trí chỗ ngồi cho hai phái đoàn thuộc hai công ty tham gia cuộc đàm phán thương mại theokiểu bàn hình Oval Phái đoàn 1: Giám đ ốc, phó giám đốc, trợ lý giám đốc, trưởng phòng; Phái đoàn2: Tổng giám đốc, thư ký tổng giám đốc, giám đốc chi nhánh

Chương 6 MỞ TIỆC CHIÊU ĐÃI VÀ DỰ TIỆC CHIÊU ĐÃI

6.1 Ý NGHĨA CỦA VIỆC MỞ TIỆC

Trong giao tiếp đối ngoại, việc mở tiệc chiêu đãi cũng như dự tiệc chiêu đãi nhằm đạt tới các mụcđích sau đây:

- Biểu thị nhiệt tình, thân thiện, hữu hảo

- Mở rộng quan hệ bang giao nhân dịp các ngày lễ lớn theo phong tục tập quán của mỗi quốc gia

- Mở đầu hoặc kết thúc tốt đẹp một cuộc giao dịch làm ăn trong kinh doanh giữa các bên đối tác Bởi vậy, trước khi mở tiệc hay đi dự tiệc, kể cả những "bữa cơm thân mật" hoặc những cuộc gặpmặt, tiếp kiến thì dù ở cương vị chủ hay khách, bạn cũng cần tìm hiểu trước đặc điểm, phong cách vàtập quán của đối tượng tham dự, nhất là đối tượng chính để có cách ứng xử phù hợp

bố trí một số ghế c ùng với những bàn nhỏ để khách muốn ngồi, sử dụng tuỳ ý khi cần thiết

- Khi vào tiệc, có đọc diễn văn hay không thì tuỳ chủ tiệc Trong bữa tiệc có thể có âm nhạc giúpvui

6.2.2 TIỆC NGỒI

- Tiệc ngồi là một hình thức chiêu đãi trọng thể;

- Có sơ đồ bàn tiệc, sắp xếp chỗ ngồi theo cương vị chủ - khách, theo thứ tự cấp bậc và có thể ghi

họ tên từng khách dự đặt sẵn trên bàn tiệc ở vị trí của mỗi người;

- Tiệc ngồi thường được tổ chức vào buổi tối Thời điểm khai mạc từ khoảng 7h đến 9h tối Có thể

tổ chức tiệc trưa hay tiệc đêm khi cần thiết;

- Tiệc ngồi thường có uống rượu vang khai vị trước khi vào bàn tiệc Rượu khai vị gồm những loạirượu nồng độ nhẹ (10 độ trở xuống)

- Khi vào bàn tiệc, có mục diễn văn đáp từ, hay chỉ là vài lời chúc tụng, điều này tuỳ thuộc tínhchất, mục đích của bữa tiệc và tuỳ chủ tiệc Song nếu có cũng rất ngắn gọn;

- Trên bàn tiệc phải có thực đơn với ít nhất 3 món ăn nóng, không kể món ăn nguội;

- Cốc uống rượu được đặt trước vị trí từng khách dự trên bàn tiệc

6.2.3 NHỮNG LOẠI HÌNH KHÁC CỦA TIỆC CHIÊU ĐÃI

Bữa ăn công việc - Bữa ăn trưa.

- Trong hoạt động kinh doanh đối ngoại thường có hình thức mời bên đối tác dùng "bữa ăn côngviệc" hay "bữa ăn trưa";

- Ở phương Tây, bữa ăn này khá quan trọng vì từ bữa ăn đó, một hợp đồng sẽ được ký kết hay mộtcuộc thương lượng đàm phán sắp bắt đầu, hay chí ít cũng tạo được ấn tượng tốt ban đầu để thiết lậpnên quan hệ tin cậy lẫn nhau, làm ăn lâu dài giữa hai nhà doanh nghiệp;

- Phải làm tăng giá trị của khách được mời dự bữa ăn công việc;

- Bữa ăn công việc phải gọn nhẹ, món ăn ngon, chất lượng nhưng không mất nhiều thì giờ, khônglàm hỏng, làm lỡ công việc buổi chiều;

- Bữa ăn công việc phải được tổ chức ở chỗ có không gian yên ả, kín đáo, không huyên náo ồn ào;

- Thái độ tiếp đón, phục vụ bữa ăn công việc của chủ tiệc phải ân cần chu đáo

- Tổ chức từ 21h trở đi và có thể kéo dài vài ba tiếng đồng hồ

- Có tính chất bổ sung, mời khách tiếp tục sau tiệc đứng ha y sau khi dự buổi hoà nhạc;

- Các món ăn trong bữa tiệc đêm cũng tương tự như trong bữa tiệc ngồi chiêu đãi vào buổi tối

6.3 NHỮNG LƯU Ý KHI TỔ CHỨC TIỆC

6.3.1 MÓN ĂN

Chọn món ăn

Việc chọn thực đơn nhất thiết không được coi nhẹ và không chỉ dựa vào sáng kiến của thủ trưởnghoặc người chủ xướng, dẫu rằng người đó rất sành Vả lại, những người này chỉ có thể đưa ra nhữnglời khuyên tốt nhất sau khi đã được thông báo đầy đủ về lý do và mục đích bữa tiệc

Có phải có là một ngày lễ? Kỷ niệm này ký hiệp ước? Đánh dấu sự mở đầu của mối quan hệ mới?Chào mừng một nhân vật quan trọng địa phương hay nước ngoài? Để cám ơn? Để chúc mừng? Đểkêu gọi sự ủng hộ, giúp đỡ? Mọi khách mời đều quan biết nhau? Đó là một bữa tiệc giữa hai phiênhọp căng thẳng của các cuộc đàm phán quan trọng? Bao nhiêu câu hỏi nên trên

là bấy nhiên yếu tố định hướng cho việc chọn thực đơn, chưa kể đến ngày, giờ, địa điểm diễn ra sựkiện Việc lựa chọn món ăn phản ánh giá trị, sở thích của chủ nhà nhưng đồng thời còn phải tôn trọnggiá trị, sở thích của khách Đây chính là công việc phức tạp nhằm đạt được sự hài hoà trong sự tinh tế

và tế nhị Tất nhiên, bao giờ cũng vậy, việc chọn món ăn còn phải dựa vào phương tiện tài chính, vậtchất có sẵn

Nếu đúng là sự hiểu biết của cuộc sống cá nhân luôn gắn với sự thể hiện của cuộc sống chung, thìcũng cần phải thấy, cuộc sống chung có những sự bắt buộc cần thiết mà phải đặc biệt quan tâm tới khilập kế hoạch chuẩn bị một bữa tiệc Một bữa ăn thịnh soạn dành cho hai người ở nhà hàng sẽ khó thựchiện được ở bếp ăn nhỏ, hoặc được phục vụ ở những địa điểm ít được sử dụng Tiếp một người bạn tạinhà là một việc, tiếp 12,20 hoặc 40 người ở khách sạn, tại v ăn phòng, trong nhà bảo tàng hoặc ở lềubạt lại là chuyện khác Ở nhà mình, ông hoặc bà chủ có khả năng kiểm tra thời gian, địa điểm, phương

tiện của nhà bếp, và việc mua đồ ăn uống Tiếp đón trong phạm vi thân tình tại gia đình chắc hẳn làtột đỉnh của lòng hiếu khách, nhưng chúng ta đều biết rằng điều đó không thể thực hiện được khi sốkhách mời quá đông.

Chỉ chứa vào nghệ thuật, kinh nghiệm sành ăn dã được thủ thách trọng phạm vi thân tình thì chưa

đủ Giữa những người họ hàng thân thích và bạn bè, việc thưởng thức các món ăn chưa quen hoặc có

ý nghĩa kết giao khách mời, nó trung thành với món ăn truyền thống và thậm chí cả sở thích riêng củamột tầng lớp xã hội, sẽ chỉ đạo, hướng dẫn việc chọn món ăn, tiến trình và thời gian cùng nhau tham d

ự Tính chất khách quan của bữa tiệc được tổ chức trong khuôn khổ chức năng nghề nghiệp hoặcchính thức và sự khác nhau sề văn hoá, kinh tế, xã hội giữa các khách mời buộc người chủ tiệc phảithật thận trọng Sự thận trọng này sẽ tạo nên sự khác biệt giữa một buổi tối thành công rực rỡ với mộtbuổi kém thành công hơn

Trao toàn quyền cho nhà bếp chọn thực đơn sẽ có rất nhiều nguy cơ rủi ro Ngược lại, kinh nghiệmmách bảo không bao giờ được áp đặt thực đơn cho đầu bếp Trước tiên cần tiếp thu những gợi ý vềnhững món ăn mà đầu bếp quen thuộc hoặc những món ăn dễ thành công nhất Tốt nhất nên chọnnhững món ăn mà việc chuẩn bị và bảo quản dễ dàng, tránh được những yếu tố khó lường trước như

sự chậm trễ của khách, thậm chí cả khách danh dự, phút chót phải sắp xếp lại sơ đồ bàn tiệc, diễn văndài hơn dự kiến hoặc đọc vào thời điểm khác thời điểm đã định từ sự rút ngắn thời gian bữa tiệc Món nhập bữa bằng đồ nguội có thể chờ đợi được khi thời gian khai vị kéo dài

Món nhập bữa nóng không được lâu Điều quan trọng là món ăn được phục vụ không gây ra nhữngphiền hà khác cho tiến trình của họ tiệc vốn đã có quá nhiều khó khăn

Một điều quan trọng khác là không được coi bữa tiệc là một cuộc thí nghiệm Đối với chủ tiệc, đókhông phải là dịp thử nghiệm một nghệ thuật ăn uống khác với nghệ thuật mà ông ta đã làm chủ, trừphi hoàn toàn chắc chắn thành công Việc thử nghiệm trước bữa tiệc, một vài tuần hoặc thậm chí mộtvài tháng, là cách làm rất thông thường Thận trọng chẳng hề làm cho một chủ tiệc tài giỏi phải bựcmình Óc nghề nghiệp mách bảo cho ông ta hiểu r õ những yêu cầu đặc biệt đối với một hoạt độngchính thức

Món ăn dễ sử dụng

Một bữa tiệc mang tính chất nghi lễ không phải là dịp thử thách phong cách ăn uống của kháchbằng việc bắt họ phải sử dụng những đồ dùng mà họ ít được sử dụng, hoặc buộc họ phải cắt một món

ăn đòi hỏi phải có sự khéo tay đặc biệt

Những điều cần kỵ tôn giáo

Luật lệ tôn giáo mà khách danh d ự hoặc đoàn đại biểu nước ngoài phải tôn trọng là vấn đề chủ tiệcphải quan tâm Nếu những quy định lễ tân cần tuân theo là của nước chủ nhà, thì những đòi hỏi về tôngiáo cần được coi là ngoại lệ, bởi lẽ, thật không phải khi đặt khách vào tình thế khó xử: chấp nhậnmón ăn được tiếp theo phép lịch sự hoặc từ chối vì luật lệ tôn giáo thì lại mất lịch sự

Đạo của người Do Thái cấm thịt lợn và động vật có vỏ cứng Nếu muốn phục vụ món ăn hợp lễ củangười Do Thái thì cũng nên giao việc nấu nướng cho người sành sỏi về món ăn đó vì những quy địnhrất rườm rà, phức tạp đối với những người không quen Cũng tương tự như vậy, người theo Đạo Hồikiêng thịt lợn và không uống rượu Nên nhớ rằng người Hinđu không ăn thịt bò do tôn thờ đặc tínhlinh thiêng của bò

Song, không phải vì khách danh dự hoặc đoàn đại biểu không d ùng rượu mà ta bỏ không tiếp rượutrong bữa tiệc: ta tiếp nước hoa quả thay vào đó Tuy nhiên, đó không ph ải là cách thích hợp Tốt hơnhết, cần hỏi xem khách thích d ùng đồ uống gì và quyền quyết định thuộc ông ta Ngoài ra người tacũng sẽ làm như vậy đối với một khách mời đang theo chế độ kiêng khem Việc làm đó chứng tỏ sựquan tâm của chủ không để ly cua khách không có gì trong khi những ly của người khác quanh ông tađược rót đầy

Nhưng không có gì là bất lịch sự nếu ta d ùng rượu khi mà khách vì lý do nào đó, không uống rượu

Không nên đặt khách vào tình thế khó xử, bởi lẽ, do ông ta không uống rượu, mà các khách mời kháclại không được phục vụ rượu.

Đối với một bữa cơm hoặc một buổi chiêu đãi chào mừng nhà chức sắc tôn giáo hoặc để nhấn mạnhtầm quan trọng của một sự kiện mang tính chất tôn giáo, việc tôn trọng những điều cấm kỵ hiển nhiên

là điều bắt buộc đối với tất cả mọi người

6.3.2 THỰC ĐƠN

Theo truyền thống đối với những bữa tiệc quan trọng, thực đơn thường được in và để sẵn cho mỗikhách mời Nhân vật hoặc đoàn đại biểu danh dự rất cảm kích h thấy tên và chức vụ của mình đượcghi trên giấy hoặc thiếp đặt trước bộ đồ ăn trên bàn Đây là niềm vui sướng hiếm có khi được coi làđối tượng trung tâm của bữa tiệc có nhiều người tham dự Đương nhiên, đặc ân này không phải aicũng có và không phải ngày nào cũng diễn ra, vì vậy cần ghi nhận sự kiện hiếm hoi này và phổ biến

nó Sự quan tâm này bổ trợ một cách tuyệt vời cho việc tổ chức bữa tiệc và đánh dấu một kỷ niệmđáng ghi nhớ Việc công bố thực đơn còn có ích lợi là phương tiện thông báo các khách hết nhữngmón ăn của bữa tiệc Thực đơn cũng còn giúp chủ tiệc nhớ cần phải trả lời như thế nào cho khách khi

họ hỏi về sự lựa chọn của chủ cách đó một vài tuần, thậm chí một vài ngay nhưng chót b ị lãng quên.Điều này còn đúng hơn khi món ăn được giao cho người thứ ba chọn lựa bởi vì nếu không có thựcđơn thì chủ tiệc lúng túng không thể trả lời khách

Thực đơn được in ra sẽ giúp phiên dịch dịch tên các món ăn, giúp những khách mời đang phải ăntheo một chế độ đặc biệt thấy trước những vấn đề mà yêu cầu chủ tiệc phục vụ nhưng món ăn phùhợp Điều đó sẽ tránh được khách đưa ra các yêu cầu trong thời giàn phục vụ, không làm ảnh hưởngtới khách mời khác và đỡ cho chủ tiệc cũng như nhà bếp phải lo lắng

Cuối cùng, việc biết được thực đơn cho phép định được thời gian cho bữa tiệc và báo trước giờ trở

về văn phòng hoặc nhà ở hoặc dự kiến trước được thời gian chậm trễ đối với một cuộc gặp gỡ tiếptheo

Người ta đặt thực đơn trên khăn ăn vì khăn ăn được đặt trong lòng đĩa, hoặc ở phía trái, cạnh dĩa ăn

Gọi món ăn đúng tên của nó

Một bữa tiệc bao giờ cũng có ý nghĩa, đó là phương tiện phục vụ mục đích cần đạt được, công cụgiao tiếp giữa chủ với khách và giữa khách với nhau Chúng ta đều biết tên gọi của món ăn cần phảidược lưu ý khi ta lựa chọn chúng Trong một bữa tiệc chào mừng một đoàn đại biểu vùng Cận Đông,

Pê ru hoặc Bắc Ai len, người ta không phục vụ khách ăn tráng miệng một "quả bom lạnh"- bánh gatôkem để lạnh được phết lòng trắng trứng và được hấp trứng trước khi ăn Mặc dù ngon tuyệt vời, món

đó vẫn không phù hợp với đại biểu của những nước còn có chủ nghĩa khủng bố hoặc xung đột vũ

Người ta dứt khoát sẽ chọn một món ăn khác hơn là cố tìm cách đổi tên bởi vì thực tế vẫn là thực tế

và chắc chắn sẽ có một khách mời nào đó phát hiện ra mẹo đổi tên món ăn và tiết lộ cho mọi ngườibiết chuyện này

Hơn nữa, một bữa tiệc chính thức không bao giờ là dịp thay đổi tên gọi vốn có của món ăn Nấu ăn

là một nghệ thuật và một khoa học Món ăn có tên riêng của nó và cần được tôn trọng Vì vậy, móntôm hùm tháng nóng" không thể trở thành "tôm hùm kỷ niệm lần thứ 50", trừ phi đó là món ăn mớiđược sáng tạo ra để kỷ niệm sự kiện gì đó

Nêu tên tất cả các món ăn

Thực đơn sẽ ghi tên tất cả các món ăn được phục vụ khách, nhưng tránh ghi quá chi tiết, như kể tên

cả bánh quy rau quả, bánh mì giống như ở các nhà hàng Ở Pháp, đôi khi người ta không ghi món phomát với lý do món này bao giờ cũng có trong một bữa tiệc quan trọng Tuy nhiên, trong bữa tiệc chínhthức, người ta vẫn nêu tên món này, vì nó cũng đòi hỏi thời gian Thực đơn tương ứng với chươngtrình, do đó phải ghi rõ một công đoạn Dĩ nhiên, tên các loại rượu và năm sản xuất cũng được nêukèm với các món ăn

Nếu có hoà nhạc, trao văn bằng, phát phần thưởng hoặc một bài diễn văn quan trọng, người ta sẽghi rõ ở mặt sau của thực đơn in theo khuôn mẫu một thiếp chúc mừng Nếu cà phê và rượu mùi được

phục vụ ở phòng khác, thì cũng được ghi rõ bằng câu: "Cà phê và rượu sau bữa ăn tại sân thượng.

Khách mời được thông báo rõ sẽ hài lòng hơn và sẽ tuân thủ một cách tốt hơn chương trình của bữatiệc

Hình thức thực đơn

Thực đơn có thể được in một mặt hoặc hai mặt trên giấy cứng hoặc giấy thông dụng, trình bày nhưgiấy mời và có màu giống màu thiếp ghi tên chỗ ngồi trên bàn tiệc Thực đơn có thể được trang tríbằng một hình ảnh gợi nhớ sự kiện, cơ quan chủ tiệc hoặc địa điểm diễn ra bữa tiệc Hình thức đơngiản nhất là dùng giấy có in tiêu đề cơ quan đón tiếp

Đương nhiên, thực đơn được viết tay sẽ thể hiện tầm quan trọng của bữa tiệc Song, không phải aicũng có sẵn những người viết chữ đẹp để làm việc này giống như các bộ phận lễ tân của Nhà nước Vìvậy, ngày nay thực đơn được in sẵn là cách thông dụng nhất Ngoài ra, ta cũng có thể chỉ bày mộtthực đơn cho hai khách mời hoặc đặt một vài thực đơn cùng với các đồ vật trang trí trên bàn tiệc.Song đây là cách làm không khuyến khích, thậm chí nên tránh

Trên thực đơn cần ghi thêm tên sự kiện, ngày tháng và địa điểm mời tiệc

6.3.3 BÀN TIỆC

Kích thước bàn tiệc

Để khách ngồi được thoải mái, khoảng cách giữa hai chỗ ngồi phải là 60 đến 70 cm Bàn chữ nhậtkhông nên rộng quá 160cm, để khách ngồi đối diện có thể nói chuyện với nhau được Đối với bànhình vuông, t ất cả phục vụ số lượng khách ở mỗi phía bàn Nếu có 16 người, việc đàm thoại khôngthể thực hiện được giữa những người đối diện nhau mà chủ yếu với người bên cạnh và ở các góc bàn.Đối với bàn tròn, đường kính 2m dành cho 8 đến 10 người; khoảng 4m, cho 16 người và 4,5m cho 18đến 20 người Theo cách làm của Trung Quốc, để xếp chỗ cho 30 người, bàn tiệc cần có đường kính

từ 6,25 đến 6,75m Xếp chỗ cho 30 khách quanh một bàn tiệc quả thật đáng ngạc nhiên, nhưng lại rất

có lợi nếu là trong bối cảnh thương lượng, lý do là để tránh những vấn đề nhạy cảm chính trị - ngoạigiao, người ta chỉ cần lặp lại trật tự ngôi thứ đã được sắp xếp tại bàn hội nghị Song cũng cần nhớrằng nguyên tắc chỉ đạo việc lập sơ đồ bàn hội nghị không nhất thiết giống như đối với một bàn tiệc

Trang trí bàn tiệc

Mọi bàn tiệc, trừ bàn danh dự, đều phải được trang trí giống hệt nhau để khỏi nghĩ rằng có hai hoặcnhiều loại khách mời Trang trí khác nhau sẽ tạo th êm khó khăn cho sơ đồ bàn tiệc trong khi sự giống

nhau về mặt này sẽ tránh được sự so bì không cần thiết.

Khăn trải bàn của bữa tiệc chính thức màu trắng, được phủ cách mặt đất một vài centimét Đối vớibàn danh dự ngồi một phía, kh ăn trải bàn phủ chấm đất ở phía đối diện với cử toạ Người ta trải dướikhăn trải bàn một tấm vải bông hoặc một kh ăn trải bàn ngắn hơn; sự thận trọng này là rất cần thiết vì

nó làm giảm bớt tiếng ồn và tạo cảm giác thoải mái khi đặt tay lên mặt bàn tiệc

Ngày nay, việc sử dụng hoa trong trang trí bàn tiệc là một yếu tố rất quan trọng đến nỗi mà thuậtngữ "trung tâm bàn tiệc" đồng nghĩa với sự trang trí hoa cho một bữa tiệc

Loại hoa dùng để trang trí thường phụ thuộc vào mùa Màu sắc hoa có thể gợi nhớ màu quốc kỳ củakhách: chi tiết lịch sự xã giao này luôn luôn được đánh giá cao

Chiều cao của hoa trang trí ở giữa bàn phải được lưu ý: nếu cao trên 30cm thậm chí 25cm, sẽ làmcản trở trầm nhìn, và đối với bàn danh dự sẽ che khuất những nhân vật tham dự bữa tiệc Quan tâmđến điều này không phải là thừa

Lời khuyên cuối cùng không nên trang trí các loại hoa có mùi thơm nồng đậm, dù đó là mùi thơm

dễ chịu Như vậy sẽ làm mất sự hứng thú được thưởng thức hương vị của các món ăn và làm át mùi vịcủa các loại rượu

Nếu bữa tiệc cần nhiều dụng cụ ăn, thì nên đưa ra dần cùng với việc phục vụ các mon ăn, thuận tiệnhơn cho khách

Người ta xếp dĩa bên trái, dao ăn và thìa bên phải Việc xếp dao ăn bên phải xuất phát từ tục lệ làdao luôn luôn ở bên mình dù ở nhà hay ở ngoài Ngược lại, dao được đeo ở bên trái để sử dụng người

ta dùng tay phải rút dao ra và động tác tự nhiên là đặt nó ở bên phải đĩa ăn Dĩa ăn xuất hiện sau vàchiếm chỗ trống còn lại, bên trái

Dao ăn quay lưỡi về phía đĩa ăn Dĩa và thìa đặt ngửa có nghĩa là đỉnh răng dĩa và lòng thìa hướnglên trên Đó chính là sự thừa kế của ảnh hưởng Ănglo Xắcxông Đối với những nền văn khoá khác,chẳng hạn văn hoá Pháp, thìa, dĩa được xắp đặt sao cho nhãn hiệu, thợ sản xuất, chữ ký, số hiệu, hoặchuy hiệu của tổ chức hay gia đình, được mọi người nhìn thấy

Khăn ăn và biển chỉ chỗ ngồi.

Khăn ăn gấp phẳng, đặt trong lòng đĩa ăn, hoặc phía dưới bộ đồ ăn bên trái, thậm chí có thể đặt phíatrái các đồ dùng này Khăn ăn không phải là đồ vật trang trí, mà là phương tiện phục vụ khách ăn:hình thức và chức năng phải tương xứng với nhau Cách gấp khăn lạ mắt hoặc cầu kỳ cần phải tránh,

vì chỉ dành cho các nhà hàng

Khi bào bàn tiệc, khách sẽ nhìn thấy rõ của mình nhờ biển chỉ chỗ ngồi Biển được làm bằng loạigiấy cứng giống như thực đơn, gấp làm đôi và đặt đứng trước đĩa ăn Nếu biển viết một mặt thì đượcđặt nằm trên khăn ăn gấp phẳng, hoặc trên một ly, cốc Trước kia có tục lệ là viết tên khách ở phíadưới mặt sau thực đơn, đặt thực đơn trong lòng đĩa ăn, bên trên là khăn ăn, nhưng không che l ấp phầnghi tên để khách có thể nhìn thấy tên mình Và như vậy, thực đơn được dùng làm biển chỉ chỗ ngồi

Có 3 cách viết biển chỉ chỗ ngồi:

- Viết chức vụ

- Viết chức vụ và tên, hoặc