TIỂU LUẬN KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN THƯ TRONG TRƯỜNG HỌC

1 Lý chọn đề tài Nền kinh tế thị trường đời bước ngoặc vô to lớn dấu mốc quan trọng kinh tế loài người Song song với hình thành phát triển hàng loạt quy luật kinh tế, nguyên tắc kinh tế Cạnh tranh quy luật tât yếu kinh tế thị trường Trong thời nhân loại đẩy mạnh trình Quốc tế hóa cạnh tranh trở nên gay gắt, khốc liệt Đặc biệt Việt Nam gia nhập tổ chức kinh tế Thế giới WTO nên có nhiều hội thách thức Tuy nhiên sữ non yếu mặt kinh nghiệm khoa học công nghệ so với nước giới nên quan, đơn vị Nhà nước Việt Nam đã, phải trải qua nhiều khó khăn thử thách Trung tâm GDTX huyện Bình Tân đơn vị Sở Giáo dục Đào tạo Vĩnh Long giao nhiệm vụ đào tạo phổ cập THCS, THPT đào tạo nghề cho tầng lớp nhân dân địa bàn huyện Để trì phát triển bền vững, lâu dài điều bắt buộc Trung tâm phải thường xuyên, tích cực phát huy nội lực tiềm lực sẵn có đơn vị, biết tận dụng hội khách quan mang lại để khẳng định vị Trung tâm xã hội Đối với quan, đơn vị văn phòng trợ thủ đắc lực, mặt quan, cánh tay phải đơn vị, tổ chức Tất công việc Trung tâm giúp Ban Giám đốc trung tâm quản lý diều hành có hiệu thông qua công tác văn phòng Trong công tác văn thư quan trọng Đây mắc xích quan trọng máy văn phòng, khởi nguồn đem đến thành công trung tâm Tổ chức tốt công tác văn thư hiệu hoạt động trung tâm phục vụ công tác tra cứu, bảo quản tài liệu phòng ban trung tâm Mặt khác, sinh viên trường Cao đẳng Sư phạm Vĩnh Long tham gia học tập, nghiên cứu trường tìm hiểu Trung tâm GDTX huyện Bình Tân gần tuần, chúng em quan tâm vấn đề vấn đề văn thư Đó nguồn cảm hứng động lực thúc chúng em không ngừng học hỏi, tìm hiểu nâng cao trình độ thân Từ thực tế thu thập trình làm việc hướng dẫn nhiệt tình cô Nguyễn Thị Kim Thanh, em xin mạnh dạn nghiên cứu đề tài : Khảo sát công tác công tác văn thư trung tâm GDTX huyện Bình Tân, từ năm 2010 đến Mục đích nghiên cứu Mục đích chúng em đề tài tập trung tìm hiểu sở lý luận chung công tác văn thư Đồng thời phân tích thực trạng công tác văn thư Trung tâm GDTX huyện Bình Tân Để từ thấy ưu điểm, nhược điểm công tác văn thư từ dưa phương hướng giải pháp công tác văn thư trung tâm GDTX huyện Bình Tân Tình hình nghiên cứu Hiện chưa phát đề tài nghiên cứu công tác văn thư Trung tâm GDTX Bình Tân Đối tượng phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu đề tài lý thuyết công tác văn thư thực tiễn hoạt động văn thư Trung tâm GDTX huyện Bình Tân Cụ thể sau: - Nghiên cứu lịch sử hình thành Trung tâm - Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ văn phòng Trung tâm - Thực trạng hoạt động văn thư Trung tâm như: xây dựng ban hành văn bản, quản lý giải văn bản, tổ chức quản lý sử dụng dấu,… - Đánh giá hiệu hoạt động công tác văn thư, từ tìm ưu điểm hạn chế công tác văn thư Trung tâm để nghuyên nhân hạn chế - Trên sở đưa số kiến nghị nhằm hoàn thiên nâng cao hiệu công tác văn thư Trung tâm GDTX huyện Bình Tân Phạm vi nghiên cứu đề tài: Thời gian từ năm 2010 đến Đóng góp đề tài Công tác văn thư Trung tâm GDTX huyện Bình Tân đề tài chúng em quan tâm để nghiên cứu nhằm cho thân chúng em, cán quản lý quan tâm thấy diểm mạnh, hạn chế công tác văn thư Trung tâm Từ đề phương hướng, giải pháp để công tác văn thư Trung tâm GDTX huyện Bình Tân ngày hoàn thiện Nội dung nghiên cứu Nội dung: Khảo sát công tác văn thư Trung tâm GDTX huyện Bình Tân Thời gian: Từ năm 2010 đến Phương pháp nghiên cứu Để nghiên cứu thực tốt đề tài chúng em sử dụng phương pháp nghiên cứu chủ yếu sau: - Phương pháp điều tra, quan sát - Phương pháp thống kê - Phương pháp so sánh đối chiếu - Phương pháp phân tích tổng hợp - Phương pháp vật biện chứng - Phương pháp vấn Kết cấu đề tài Đề tài lời mở đầu, kết luận, mục lục, tài liệu tham khảo, bố cục đề tài chia thành ba phần: - Chương Cơ sở lý luận công tác văn thư - Chương Thực trạng công tác văn thư Trung tâm GDTX huyện Bình Tân - Chương Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác văn thư Trung tâm GDTX huyện Bình Tân Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 1.1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 1.1.1 Khái niệm văn phòng Văn phòng hiểu sau: Văn phòng máy quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lý tổng hợp thông tin phục vụ cho điều hành lãnh đạo, đồng thời đảm bảo điều kiện vật chất kỹ thuật cho hoạt động chung toàn quan, tổ chức 1.1.2 Chức nhiệm vụ văn phòng 1.1.2.1 Văn phòng có chức sau: - Chức tham mưu: Hoạt động quan phụ thuộc vào nhiều yếu tố, có yếu tố chủ quan, muốn định mang tính khoa học, người quản lý cần vào yếu tố khách quan ý kiến tham gia cấp quản lý, người quản lý Những ý kiến văn phòng tập hợp lựa chọn để đưa kết luận chung nhằm cung cấp cho lãnh đạo thông tin, phương án phán kịp thời, đắn - Chức tổng hợp: Quá trình thu thập, quản lý sử dụng thông tin phải theo nguyên tắc, trình tự định mang lại hiệu thiết thực Chức có vai trò quan trọng thành công hay thất bại quan, đơn vị nên chức có ý nghĩa to lớn Vì vậy, quan, đơn vị quan tâm củng cố đại hóa công tác văn phòng cho kịp với tốc độ phát triển thời đại - Chức hậu cần: Hoạt động quan, đơn vị thiếu diềuu kiện vật chất nhà, trang thiết bị, phương tiện, công cụ, tài chính,… Những thuộc hậu cần mà văn phòng phải cung ứng đầy đủ, kịp thời cho trình, lúc, nơi Vậy, văn phòng đầu mối giúp lãnh đạo thực chức Các chức vừa độc lập, vừa hỗ trợ, bổ sung cho nhằm khẳng định cần thiết khách quan tồn quan, văn phòngở đơn vị, tổ chức Trong chức tổng hợp quan trọng định đến thành công hay thất bại công tác văn phòng 1.1.2.2 Nhiệm vụ văn phòng Trên sở chức chung, văn phòng cần thực nhiệm vụ sau: - Xây dựng theo dõi việc thực chương trình, kế hoạch công tác theo phân công thủ trưởng quan - Thu thập, xử lý tổ chức sử dụng thông tin để tổng hợp báo cáo, tình hình hoạt động quan, đề xuất kiến nghị biện pháp thực phục vụ đạo thủ trưởng - Tổ chức công tác văn thư lưu trữ, giải văn thư tờ trình quan, cá nhân đơn vị theo quy chế quan, tổ chức với quan, tổ chức khác - Lập kế hoạch tổ chức, dự toán kinh phí năm, quý, dự kiến phân phối hạng mức kinh phí báo cáo kế toán, chi trả tiền lương, tiền thưởng, chi tiêu theo chế độ nhà nước định thủ trưởng - Mua sắm trang thiết bị, xây dựng bản, sữa chữa, quản lý sở vật chất, kỹ thuật, phương tiện làm việc quan, đảmm bảo yêu cầu cho hoạt động công tác quan - Tổ chức công tác y tế, bảo vệ sức khỏe, tham gia công tác nhằm bảo đảm chế độ nâng cao đời sống người lao động - Thường xuyên kiện toàn máy, xây dựng đội ngũ công chức văn phòng, bước dại hóa công tác hành văn phòng 1.2 LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 1.2.1 Khái niệm công tác văn thư Công tác văn thư theo cách gọi truyền thống công tác công văn giấy tờ Ngày nay, công tác văn thư hiểu hoạt động bảo đảm thông tin văn phục vụ công tác lãnh đạo, đạo, quản lý điều hành công việc quan nhà nước, tổ chức trị - xã hội, tổ chức kinh tế đơn vị vũ trang nhân dân 1.2.2 Vai trò ý nghĩa công tác văn thư Công tác văn thư tổng hợp hoạt động nhằm đảm bảo thông tin văn phục vụ cho công tác quản lý nội dung đặc biệt quan trọng công tác quản trị văn phòng quan, đơn vị nói riêng Công tác có ý nghĩa nhiều phương tiện: - Công tác văn thư bảo đảm cung cấp kịp thời, đầy đủ thông tin cần thiếtphục vụ nhiệm vụ quản lý, điều hành công việc chuyên môn quan, tổ chức nói chung Công tác văn thư vừa có chức bảo đảm thông tin cho hoạt động quan, tổ chức, vừa có chức truyền đạt phổ biến thông tin văn - Làm tốt công tác văn thư góp phần giải công việc quan, tổ chức nhanh chóng, xác, sách, chế độ, giữ gìn bí mật quốc gia, hạn chế bệnh quan liêu, giấy tờ - Công tác văn thư bảo đảm giữ lại đầy đủ chứng hoạt động quan, tổ chức Nội dung tài liệu hình thành nhận trình giải công việc phản ánh xác, chân thực hoạt động quan, tổ chức - Công tác văn thư có nề nếp bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo diều kiện tốt cho công tác lưu trữ 1.2.3 Yêu cầu công tác văn thư Công tác văn thư phận công tác quản trị văn phòng liên quan đến công văn giấy tờ cần bảo đảm yêu cầu sau: - Nhanh chóng: Công tác văn thư phục vụ cho công tác quản lý, công tác văn thư chậm công tác quản lý hiệu quả, chí ý nghĩa - Chính xác: Tất khâu tiếp nhận văn đến nghiên cứu dự thảo văn bản, ký duyệt vào sổ, đánh máy,… chuyển giao văn đòi hỏi phải thực quy trình, nguyên tắc, đối tượng Vì vậy, thông tin văn thư phải xác nội dung lẫn hình thức - Bí mật: Nội dung văn đến, văn quan, đơn vị có nhiều vấn đề thuộc phạm vi bí mật đơn vị nhà nước Vì vậy, trình tiếp nhận, gửi phát hành, bảo quản văn phải bảo đảm bí mật, có người lien quan biết nội dung văn Những văn có dấu mật phải chuyển đối tượng, người lien quan biết kẻ xấu - Hiện đại: Việc thực nội dung cụ thể công tác văn thư gắn liền với việc sử dụng phương tiện trang bị kỹ thuật đại Do vậy, yêu cầu đại hóa công tác văn thư trở thành tiền đề đảm bảo cho công tác quản lý Nhà nước nói chung quan, đơn vị nói riêng để có hiệu chất lượng tốt Hiện đại hóa công tác văn thư ngáy nhu cầu cấp bách, thiết yếu 1.2.4 Nội dung công tác văn thư 1.2.4.1 Xây dựng ban hành văn - Soạn thảo văn bản: Căn vào chức năng, quyền hạn quan mục đích yêu cầu định để làm văn nhằm giải công việc cụ thể điều chỉnh quan hệ xã hội - Trình duyệt văn bản: Tất văn phài duyệt trước đưa đánh máy trình ký người duyệt văn ký tắt vào văn mà duyệt Những văn Thủ trưởng quan Phó thủ trưởng quan ký Chánh văn phòng xem xét thủ tục, thể thức văn - Bổ sung xử lý kỹ thuật văn bản: Trong trình xem xét, thấy có thiếu sót nội dung chưa thể thức văn Chánh văn phòng yêu cầu bổ sung, chỉnh sửa lần cuối đánh máy, in - Ký ban hành văn bản: Sauk hi ký chuyển sang phận văn thư để làm thủ tục ban hành 1.2.4.2 Công tác tổ chức giải văn a Tổ chức quản lý giải văn đến * Khái niệm văn đến: Văn đến tất công văn giấy tờ, tài liệu, thư từ, đơn từ,…do quan nhận từ bên gửi đến * Một số nguyên tắc chung: - Tất văn đến phải qua văn thư để đăng ký vào sổ công văn, quản lý thống văn thư - Văn đến quan, đơn vị xử lý nhanh chóng, xác giữ gìn bí mật - Văn đến phải trình thủ trưởng quan, qua văn phòng trưởng phòng hành trước phân phối cho cá nhân, đơn vị giải - Cá nhân, đơn vị nhận văn phải ký nhận vào sổ chuyển giao văn cán văn thư * Nội dung quản lý văn đến: Bước 1: Tiếp nhận văn đến Khi nhận văn bản, tiến hành kiểm tra văn nhận có đủ số lượng hay không, phong bì văn có bi rách, bị bóc hay chưa Bước 2: Phân loại sơ Sau nhận văn bản, văn thư tiến hành phân loại văn sau: - Loại phải đăng ký: Tất văn bản, giấy tờ gửi cho quan, gửi thủ trưởng quan người có chức vụ lạnh đạo quan - Loại không đăng ký: Tất thư từ riêng, sách báo, tạp chí,… Bước 3: Bóc bì văn - Đối với văn có dấu hiệu mức độ “ khẩn” phải bóc - Đối với văn thường bóc bì văn không để rách văn bản, không làm phần số, ký hiệu văn dấu bưu điện phong bì - Đối với văn có dấu mức độ mật giữ nguyên bì không bóc mà chuyển bì cho người có trách nhiệm bóc bì đăng ký văn mật Bước 4: Đóng số đến ghi số đến TÊN CƠ QUAN NHẬN VĂN BẢN Số đến: Đ ẾN Ngày đến: Chuyển: Lưu hồ số: sơ Mục đích bước xác nhận văn qua văn thư ghi nhận ngày tháng văn đến quan Bước 5: Xin ý kiến phân phối chuyển giao văn đến Văn thư chuyển văn đóng dấu đến trình thủ trưởng quan quản lý công tác văn thư để xin ý kiến chi phối văn Căn vào ý kiến văn thư chuyển văn đến đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải Bước 6: Vào sổ văn đến Khi vào sổ văn đến tránh trùng số, bỏ sót số, gây khó khăn cho việc thống kê tra cứu tài liệu Văn ngày vào sổ ngày Tùy theo số lượng văn nhiều hay mà lập sổ cho phù hợp Trang bìa sổ trình bày sau: TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN TÊN CƠ QUAN, ĐƠN VỊ _ SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN Năm: Từ ngày: đến ngày: Từ số: đến số: Quyển số - Cấu tạo bên sổ gồm cột: Số, ký hiệu văn Ngày tháng văn Tên loại trích yếu nội dung văn Người ký Nơi nhận văn Đơn vị, người nhận lưu Số lượng Ghi Bước 7: Phân phối chuyển giao văn đến Việc chuyển giao văn đến cần đảm bảo: - Nhanh chóng, đối tượng, chặt chẽ 10 - Dấu người chịu trách nhiệm giữ - Không sử dụng vật cứng để cọ, rửa dấu - Khi dấu bị méo, hư hỏng trình sử dụng phải xin phép khắc dấu nộp lại dấu cũ - Khi dấu phải báo cho quan công an gần nhất, đồng thời báo cho quan cấp giấy phép khắc dấu để thông báo hủy bỏ dấu bị 1.2.4.4 Lập hồ sơ hành nộp tài liệu vào lưu trữ quan a Khái niệm: * Hồ sơ: tập bao gồm toàn văn bản, tài liệu lien quan với việc, đối tượng hay vấn đề thuộc phạm vi chức quan, đơn vị cá nhân * Lập hồ sơ: trình tập hợp, xếp tài liệu hình thành trình theo dõi, giải công việc thành hồ sơ nguyên tắc phương pháp định Mỗi hồ sơ có tập nhiều tập, tập đơn vị bảo quản b Yêu cầu việc lập hồ sơ - Hồ sơ lập phải phản ánh chức năng, nhiệm vụ quan, đơn vị - Tài liệu hồ sơ phải có mối liên hệ chặt chẽ với phải phản ánh trình tự diễn biến việc - Tài liệu hồ sơ phải có giá trị c Tổ chức việc lập hồ sơ quan, tổ chức * Lập danh mục hồ sơ: - Danh mục hồ sơ kê hồ sơ mà quan, đơn vị phải lập thời gian định - Danh mục hồ sơ năm làm lần vào tháng cuối năm để sử dụng cho năm sau.(mẫu) * Hướng dẫn lập hồ sơ theo danh mục hồ sơ: 14 - Mỗi dơn vị, tổ chức quan giữ danh mục hồ sơ đơn vị để làm hồ sơ - Văn thư vào danh mục hồ sơ để ghi số , ký hiệu hồ sơ vào cột “ Lưu hồ sơ” sổ đăng ký văn đi, đến dấu đến - Cuối năm cá nhân, đơn vị vào danh mục hồ sơ mà tổng hợp hồ sơ lập, xếp hoàn chỉnh đén hạn nộp lưu nộp vào lưu trữ quan - Trong trình giải cần theo dõi, điều chỉnh cho phù hợp với tình hình quan Nếu có phát sinh cần bổ sung vào danh mục hồ sơ d Nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Thời hạn nộp lưu tài liệu quy định sau: - Tài liệu hành chính: sau năm kể từ năm công việc kết thúc - Tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học công nghệ: sau năm kể từ công trình nghiệm thu thức - Tài liệu xây dựng bản: sau tháng kể từ công trình toán - Tài liệu ảnh, phim điện ảnh, microfim, tài liệu ghi âm, ghi hình tài liệu khác: sau tháng kể từ công việc kết thúc Chương THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRUNG TÂM GIÁO DỤC THƯỜNG XUYÊN HUYỆN BÌNH TÂN 2.1 TỔNG QUAN VỀ TRUNG TÂM GIÁO DỤC THƯỜNG XUYÊN HUYỆN BÌNH TÂN Tên quan: Trung tâm Giáo dục thường xuyên huyện Bình Tân Địa chỉ: 56 ấp Thành Quới, xã Thành Đông, huyện Bình Tân, Tỉnh Vĩnh Long Điện thoại: 0706272025 2.1.1 Quá trình hình thành phát triển Trung tâm Trung tâm Sở Giáo dục Đào tạo Vĩnh Long giao nhiệm vụ sau: - Dạy bổ túc văn hóa cấp THPT, phổ cập THCS cho tầng lớp nhân dân địa bàn huyện 15 - Hướng nghiệp dạy nghề phổ thông cho học sinh cấp THCS, THPT cho tầng lớp nhân dân địa bàn huyện - Đào tạo, bồi dưỡng Anh văn, Tin học ứng dụng cho tầng lớp nhân dân địa bàn huyện - Liên kết đào tạo THCN, đào tạo nghề địa phương theo qui chế Bộ Giáo dục Đào tạo Căn vào Quyết định số:2219/ QĐ-UBND ngày 10/11/2008 UBND tỉnh Vĩnh Long việc thành lập Trung tâm GDTX huyện Bình Tân Quá trình xây dựng trưởng thành Trung tâm trình phấn đấu, bền bỉ, sáng tạo, tự lực cánh sinh, tự đào tạo bồi dưỡng đội ngũ cán Giai đoạn đầu Trung tâm gặp nhiều khó khăn sở vật chất chưa đáp ứng nhu cầu giảng dạy, đội ngũ giáo viên non trẻ, thiếu kinh nghiệm đa số trường, giáo viên môn có 01 giáo viên/ môn Hiện Trung tâm có 16 cán giáo viên công nhân viên Trung tâm không huy động lực lượng tư vấn thu hút học viên đến với Trung tâm mà chiến lược phát triển, đào tạo năm qua Trung tâm cấp tạo điều kiện đầu tư sở vật chất xây dựng bản, phòng học trang thiết bị giảng dạy Đến Trung tâm đào tạo 03 khối với 06 lớp bậc THPT, 01 lớp liên kết đại học 02 lớp đào tạo ngắn hạn Từ năm 2010 đến đào tạo hơn…… người Trung tâm không ngừng nổ lực phấn đấu để đáp ứng nhu cầu học tập đào tạo ngày khẳn định vị xã hội 2.1.2 Cơ cấu tổ chức Trung tâm Giám Đốc Phó Giám Đốc Phòng Hành Chính Phòng Y tế Phòng Đoàn thể Cơ cấu tổ chức Trung tâm GDTX huyện Bình Tân 16 Cơ cấu tổ chức máy quản lý Trung tâm bao gồm 01 Giám đốc, 01 Phó giám đốc phòng ban chức Giám đốc người lãnh đạo cao Trung tâm, chịu trách nhiệm trước Đảng, Nhà nước nhằm đảm bảo trì chế độ nề nếp quy, đảm bảo công tác hậu cần cho giáo viên, công nhân viên, học viên công tác học tập Trung tâm Cùng với Giám đốc Phó giám đốc có chức nhiệm vụ riên, giải công việc Giám đốc vắng mặt ủy quyền, chịu lãnh đạo trực tiếp Giám đốc lĩnh vực 2.1.3 Chức nhiệm vụ Trung tâm Trung tâm GDTX huyện Bình Tân có nhiệm vụ sau: - Dạy bổ túc văn hóa cấp THPT, phổ cập THCS cho tầng lớp nhân dân địa bàn huyện - Hướng nghiệp dạy nghề phổ thông cho học sinh cấp THCS, THPT cho tầng lớp nhân dân địa bàn huyện - Đào tạo, bồi dưỡng Anh văn, Tin học ứng dụng cho tầng lớp nhân dân địa bàn huyện - Liên kết đào tạo THCN, đào tạo nghề địa phương theo qui chế Bộ Giáo dục Đào tạo 2.1.4 Thực trạng sở vật chất, trang thiết bị đào tạo - Cơ sở hạ tầng: có 06 phòng học, 01 phòng thực hành, 01 phòng thư viện, 01 hội trường, 02 phòng máy, 01 phòng lý thuyết 01 phòng họp - Trang thiết bị giảng dạy: khoảng 150 bàn ghế,06 bàn giáo viên, 32 máy vi tính,… 2.1.5 Thuận lợi, khó khăn Trung tâm 2.1.5.1 Thuận lợi: Với giúp đỡ Sở Giáo dục Đào tạo Vĩnh Long với phấn đấu không ngừng mệt mỏi tập thể cán Trung tâm Trong năm ( giai đoạn 2008-2013) Trung tâm xây dựng phấn đấu Sở Giáo dục Đào tạo tỉnh Vĩnh Long tặng khen cho tập thể cá nhân Trung tâm đạt thành tích xuất sắc Trung tâm ngày khẳng định vị xã hội 17 2.1.5.2 Khó khăn: Bên cạnh thuận lợi Trung tâm gặp không khó khăn từ bước đầu xây dựng Trung tâm sở vật chất, đội ngũ giáo viên đến thiết bị dạy học Đội ngũ giáo viên mỏng non trẻ, thiếu kinh nghiệm đa số trường, giáo viên môn có 01 giáo viên/ môn Đây nhân tố quan trọng để định thành công Trung tâm 2.2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRUNG TÂM GIÁO DỤC THƯỜNG BÌNH TÂN Những năm vừa qua đạo Sở Giáo dục Đào tạo Vĩnh Long, cấp ban ngành với nổ lực phấn đấu giáo viên, cán công nhân viên Trung tâm góp phần không nhỏ vào trình phat triển kinh tế, đất nước để trì tiếp tục phát huy thành tích đạt được, xuất phát từ mục tiêu Ban Giám đốc Trung tâm không ngừng chăm lo công tác văn phòng đơn vị đặc biệt công tác văn thư, công tác thiếu với quan quản lý nói chung Trung tâm nói riêng Công tác văn thư trình xây dựng ban hành văn trình quản lý văn bản, khai thác sử dụng văn bản, tài liệu phục vu cho việc quản lý Trung tâm Mục đích công tác văn thư đảm bảo thông tin cho quản lý hoạt động Trung tâm 2.2.1 Thực trạng công tác văn thư Trung tâm 2.2.1.1 Chức phòng Hành Phòng Hành có chức giúp việc cho Giám đốc Trung tâm lĩnh vực: bảo đảm thông tin, phục vụ công tác đạo, điều hành Giám đốc Trung tâm bảo đảm điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động Giám đốc Trung tâm phòng chuyên môn, nghiệp vụ Trung tâm Thực việc sử dụng dấu quản lý, sử dụng dấu theo quy định Trung tâm pháp luật hành; thực quy định quản lý công tác văn thư, lưu trữ theo quy định; thực việc lưu trữ gởi văn Giám đốc duyệt ký đến nơi nhận cách kịp thời, xác; hướng dẫn, kiểm tra việc thực trang phục, đồng phục nơi công sở theo quy định trung tâm nhằm tạo môi trường văn hoá, lịch quan; quản lý toàn sở vật chất trung tâm 2.2.1.2 Tổ chức văn thư quan 18 Bộ phận văn thư thuộc văn phòng Trung tâm GDTX huyện Bình Tân có 01 người nhân viên văn thư, trình độ cử nhân quản tri văn phòng Văn phòng có đầy đủ trang thiết bị: 01 máy photo, máy in,… 2.2.1.3 Quản lý văn đến Việc tiếp nhận văn phận văn thư trực tiếp làm có sổ theo dõi văn bản, vào số công văn đến trình Giám đốc xử lý Trên sở nội dung văn mà Giám đốc đạo nhân gửi cho đơn vị trực thuộc (ghi góc văn ghi giấy cứng kèm theo văn bản) Bộ phận văn thư tiếp nhận, thực nhân gởi theo đạo Giám đốc.Sau văn thư tiếp nhận, kiểm tra, phân loại bóc bì văn xong đóng dấu đến mẫu dấu có kích thước (3x5cm) sau: TRUNG TÂM GDTX BÌNH TÂN Số đến: Đ ẾN Ngày đến: Chuyển: Lưu hồ số: sơ Văn đến ghi chép vào sổ công văn đến có mẫu sau: Mẫu sổ đăng ký văn đến - Trang bìa sổ trình bày sau: 19 SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO VĨNH LONG TRUNG TÂM GDTX BÌNH TÂN SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN Năm: Từ ngày: đến ngày: Từ số: đến số: Quyển số: - Cấu tạo bên sổ gồm cột: Số, ký hiệu văn Ngày tháng văn Tên loại trích yếu nội dung văn Người ký Nơi nhận văn Đơn vị, người nhận lưu Số lượng Ghi Sauk hi đóng dấu vào sổ văn đến văn thư phân phối chuyển giao văn đến Văn thư tổ chức, giải theo dõi văn đến quan văn thư có trách nhiệm kiểm tra việc phân phối tiến độ chuyển giao văn 2.2.1.4 Quản lý văn Trung tâm GDTX huyện Bình Tân hàng năm văn gửi Sở Giáo dục Đào tạo Vĩnh Long, UBND huyện Bình Tân, Phòng Giáo Dục Đào tạo huyện Bình Tân, Trung tâm giao việc soạn thảo ban hành văn đi, trình Giám đốc Phó Giám đốc phụ trách mãn công việc liên quan ký, sau đóng dấu nhân lấy lưu gửi Việc kiểm tra thể thức văn bản,ghi số ngày, tháng, năm văn Trung tâm ban hành đánh số phải theo hệ thống số chung văn thư Trung tâm quản lý Khi đăng ký văn phải theo mẫu sau: Mẫu sổ đăng ký văn 20 - Trang bìa sổ trình bày sau: SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO VĨNH LONG - TRUNG TÂM GDTX BÌNH TÂN SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI Năm: Từ ngày: đến ngày: Từ số: đến số: Quyển số: Cấu tạo bên sổ gồm cột: Số, ký hiệu văn Ngày tháng văn Tên loại trích yếu nội dung văn Người ký Nơi nhận văn Đơn vị, người nhận lưu Số lượng Ghi 2.2.1.5 Tình hình tiếp nhận văn – đến Trung tâm từ năm 2010 đến Năm 2010 2011 2012 2013 Số lượng văn đến 423 452 463 444 Số lượng văn 89 67 58 79 21 2.2.1.6 Quản lý sử dụng dấu Trung tâm - Dấu quản lý chặt chẽ bảo quản Trung tâm - Dấu nhân viên văn thư giữ - Dấu đóng phải rõ ràng, ngắn dung màu mực theo quy định Dấu phải chùm lên khoảng 1/3 chữ ký bên trái - Chỉ văn thư giao giữ dấu phép trực tiếp đóng dấu vào văn - Không đóng dấu khống 2.2.1.7 Tổ chức việc lập hồ sơ Trung tâm - Văn thư vào danh mục hồ sơ để ghi số , ký hiệu hồ sơ vào cột “ Lưu hồ sơ” sổ đăng ký văn đi, đến dấu đến - Cuối năm cá nhân, vào danh mục hồ sơ mà tổng hợp hồ sơ lập, xếp hoàn chỉnh - Trong trình giải cần theo dõi, điều chỉnh cho phù hợp với tình hình Trung tâm Nếu có phát sinh cần bổ sung vào danh mục hồ sơ 2.2.2 Những thuận lợi khó khăn công tác văn thư Trung tâm 2.2.2.1 Những thuận lợi công tác văn thư Trung tâm - Công tác văn thư Trung tâm thực theo chương trình nghiệp vụ Cục văn thư lưu trữ Nhà nước nên công tác văn thư Trung tâm thực cách khoa học đảm bảo tính hợp lý công tác văn thư Nhà nước - Được quan tâm, ủng hộ, giúp đỡ ban lãnh đạo trường - Hệ thống trao đổi thông tin bên cải thiện đại hóa hệ thống kết nối mạng internet, điện thoại, fax,… tạo điều kiện tốt chop văn thư - Phòng bố trí cửa trường nên tiếp nhận giải công việc tốt - Các văn in kịp thời cho cấp lãnh đạo - Việc quản lý dấu thực nghiêm túc 2.2.2.2 Những khó khăn công tác văn thư Trung tâm - Hiện có 01 nhân viên làm việc công tác Văn thư nên công việc 22 - Công tác bảo quản hồ sơ, tài liệu Trung tâm chưa thực quan tâm trọng 2.2.3 Nguyên nhân thuận lợi khó khăn công tác văn thư Trung tâm a Nguyên nhân thuận lợi công tác văn thư Trung tâm Do quan tâm thường xuyên Ban giám đốc đến công tác văn thư Quán triệt kịp thời văn thị cấp Trung tâm có quy định kịp thời phòng Cụ thể văn thư trang bị hệ thống thông tin lien lạc với môi trường bên cải thiện đại hóa điện thoại mạng internet Vì vậy, cập nhật văn đến nhanh chóng kịp thời Đồng thời, Trung tâm tạo điều kiện cho văn thư bồi dưỡng nâng cao trình độ học tập nghiệp vụ văn thư b Nguyên nhân khó khăn công tác văn thư Trung tâm Do công tác văn thư xem nhẹ chưa thật quan tâm, đặc biệt văn thư làm việc hành tiếp nhận học viên lớp đào tạo liên kết Trung tâm so với đồng lương CBCNV lương họ thấp Mặt khác, Trung tâm đơn vị Nhà nước nên CBCNV làm việc thụ động, chưa sáng tạo làm việc theo cách thủ công Qua trình tìm hiểu thực tế công tác văn thư Trung tâm GDTX huyện Bình Tân, chúng em nhận thức công tác văn thư có vị trí quan trọng công tác quản lý điều hành hoạt động Trung tâm Công tác văn thư bố trí phòng hành chính, văn thư có trình độ cao đẳng quản trị văn phòng chịu đạo Giám đốc Trung tâm Toàn công văn đến đăng ký sổ công văn đi, công văn đến Văn thư trang bị đầy đủ thiết bị cho công tác văn thư Chương MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRUNG TÂM GDTX HUYỆN BÌNH TÂN 3.1 CĂN CỨ VÀO LÝ LUẬN Hiện nay, Trung tâm thực làm theo quy tắc, quy định Nhà nước công tác Văn thư 3.2 CĂN CỨ VÀO GIÁ TRỊ THỰC TIỄN Nhìn chung công tác văn thư Trung tâm thể vai trò, chức năng, nhiệm vụ mình, góp phần vào vai trò quan trọng, nhiệm vụ công tác văn thư Trung tâm 23 3.3 MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM NĂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ 3.3.1 Nâng cao trình độ nghiệp vụ cho văn thư Do văn thư trường nên kinh nghiệm chưa nhiều công tác văn thư Văn thư trẻ nên hoạt động công tác văn thư nhanh nhạy linh hoạt hoạt động công tác văn thư Do người tài nguyên vô giá nhân tố quan trọng định đến tồn hoạt động quan, đơn vị Tất hoạt động quan, đơn vị thông qua đôi bàn tay, trí óc người Trong công tác văn thư Trung tâm quan tâm ban Giám đốc trung tâm thường xuyên tích cực bồi dưỡng trình độ văn thư điều kiện tất yếu Để hoàn thành nhiệm vụ giao văn thư cần trang bị kiến thức sau đây: Kỹ thuật soạn thảo văn bản, trnag bị kiến thức tin học ngoại ngữ, đặc biệt kỹ giao tiếp, Để bồi dưỡng, nâng cao trình độ ngoại ngữ khối văn phòng Trung tâm cần tổ chức thêm lớp học ngoại ngữ ngoại khóa để hoàn chỉnh kiến thức Bên cạnh văn thư phải phải tư rèn luyện kỹ năng, nghiệp vụ để tự hoàn thiện thân 3.3.2 Bố trí xếp khoa học nơi làm việc Tổ chức, bố trí nơi làm việc nhằm tạo hứng thú cho văn thư làm việc Để đáp ứng yêu cầu giải công việc đảm bảo tính dây chuyền khoa học Chính cần bảo đảm điều kiện sau đây: - Bàn làm việc phải xếp gọn gàng, ngăn nắp có khoa học - Chỉ để bàn giấy tờ có liên quan, cần thiết - Những hồ sơ sau giải xong phải chuyển giao - Đối với văn chưa giải xong phải để vào chỗ để ngày hôm sau giải tiếp Nhờ xếp khoa học tạo tâm lý thoải mái cho văn thư làm việc, văn thư phát huy sáng tạo lực thân, hiệu công việc nâng cao Bên cạnh việc xếp khoa học thể tác phong làm việc văn thư 3.3.3 Trang bị đầy đủ sở vật chất, thiết bị công tác văn thư Trang thiết bị yếu tố quan trọng định thành công công việc Bởi người cố gắng tới đâu hoàn thành công việc cách tốt nhất, trang thiết bị phụ trợ Ban Giám đốc quan tâm đến phận văn thư, Trung tâm cần bổ sung trang thiết bị phụ trợ thêm hệ thống đèn điện tủ đựng tài liệu 3.3.4 Sự quan tâm, đạo ban Giám đốc trung tâm 24 Sự động viên khích lệ ban Giám đốc Trung tâm nguồn động viên lớn lao, tiếp thêm sức mạnh cho nhân viên đặc biệt nhân viên văn thư Đây yếu tố thành công công tác quản lý nhân lực nhà quản lý Bên cạnh chăm lo đời sống vật chất tinh thần CBCNV Trung tâm tạo điều kiện phát huy hết lực Bên cạnh nhân viên văn thư phải tự giác thực tự học tự rèn nhằm hoàn thiện nhân cách cao trình độ chuyên môn cho thân KẾT LUẬN Công tác văn thư yếu tố quan trọng hoạt động quản lý quan Nhà nước nhu cầu thông tin ngày nhiều, đa dạng biến đổi yêu cầu thiếu Vai trò phục vụ, trao đổi thông tin văn quản lý Nhà nước nhằm đảm bảo cho phận, đơn vị quan Nhà nước cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết, để tạo điều kiện cho quan hoạt động có hiệu 25 Trong bối cảnh toàn cầu hóa hội nhập kinh tế quốc tế, vai trò Quản lý Nhà nước văn công tác văn thư lưu Trung tâm GDTX huyện Bình Tân ngày tăng lên có ý nghĩa lớn trình trao đổi truyền đạt thông tin nhằm thực tốt nhiệm vụ đơn vị Chính Trung tâm GDTX huyện Bình Tân trọng đến công tác văn thư KIẾN NGHỊ * KIẾN NGHỊ VỚI SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO VĨNH LONG Sở Giáo dục Đào tạo Vĩnh Long cần phải hoàn thiện nhanh chóng việc cải cách Hành đơn vị nghiệp giáo dục Trung tâm GDTX Bên cạnh đó, Sở Giáo dục cần hỗ trợ, tạo điều kiện cho phận văn thư phát triển để đáp ứng nhu cầu phát triển xã hội * KIẾN NGHỊ VỚI TRUNG TÂM GDTX HUYỆN BÌNH TÂN 26 Trung tâm cần hỗ trợ, quan tâm đến công tác văn thư Ngoài ra, thân nhân viên văn thư phải tự giác thực tự học tự rèn nhằm hoàn thiện nhân cách cao trình độ chuyên môn cho thân Cuối chúng em xin chân thành cảm ơn thầy cô trang bị cho chúng em kiến thức Quản lý Nhà nước lĩnh vực Quản lý Nhà Nước văn công tác văn thư lưu trữ Trung tâm GDTX huyện Bình Tân để chúng em có điều kiện tìm hiểu thêm công việc làm Xin chân thành cảm ơn DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Hiến pháp nước Cộng hòa Xã hội chủ nghĩa Việt Nam năm 1992 - Nhà xuất thật, Hà Nội, 1992 Luật ban hành văn quy phạm Pháp luật - Nhà xuất Chính trị Quốc gia, Hà Nội, 1996 Pháp lệnh, Nghị định, Thông tư bảo vệ bí mật Nhà nước - Bộ Nội vụ, Hà Nội, 1992 27 Pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ Quốc gia năm 1992 - Cục Lưu trữ Nhà nước, Hà Nội, 1982 Nghiệp vụ công tác văn thư- Nhà xuất Thông tin, 1992 Nghiêm Ký Hồng (chủ biên) – Văn hành công tác văn thư công tác lưu trữ - Nhà xuất lao động Hà Nội, 1996 PGS.TS Nguyễn Văn Thâm - Soạn thảo xử lý văn Quản lý Nhà nước Nhà xuất Chính trị Quốc gia, Hà Nội, 1997 Học viện Hành - Giáo trình Văn phòng, Văn thư Lưu trữ quan nhà nước - Nhà xuất khoa học kỹ thuật Học viện Hành - Giáo trình công tác Văn phòng - Nhà xuất khoa học kỹ thuật 10 http://doc.edu.vn 28 [...]... phần vào vai trò quan trọng, nhiệm vụ của công tác văn thư tại Trung tâm 23 3.3 MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM NĂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ 3.3.1 Nâng cao trình độ nghiệp vụ cho văn thư Do văn thư mới ra trường nên kinh nghiệm chưa nhiều trong công tác văn thư Văn thư còn trẻ nên các hoạt động về công tác văn thư nhanh nhạy và linh hoạt trong hoạt động công tác văn thư Do con người là tài nguyên vô giá và... khó khăn trong công tác văn thư tại Trung tâm 2.2.2.1 Những thuận lợi trong công tác văn thư tại Trung tâm - Công tác văn thư tại Trung tâm được thực hiện theo chương trình nghiệp vụ của Cục văn thư lưu trữ Nhà nước nên công tác văn thư ở Trung tâm được thực hiện một cách khoa học và đảm bảo được tính hợp lý của công tác văn thư Nhà nước - Được sự quan tâm, ủng hộ, giúp đỡ của ban lãnh đạo trường -... được đăng ký trong sổ công văn đi, công văn đến Văn thư được trang bị đầy đủ thiết bị cho công tác văn thư Chương 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRUNG TÂM GDTX HUYỆN BÌNH TÂN 3.1 CĂN CỨ VÀO LÝ LUẬN Hiện nay, Trung tâm thực hiện và làm theo các quy tắc, quy định của Nhà nước về công tác Văn thư 3.2 CĂN CỨ VÀO GIÁ TRỊ THỰC TIỄN Nhìn chung công tác văn thư tại Trung tâm đều... thủ công Qua quá trình tìm hiểu thực tế công tác văn thư tại Trung tâm GDTX huyện Bình Tân, chúng em nhận thức công tác văn thư có một vị trí quan trọng trong công tác quản lý và điều hành mọi hoạt động ở Trung tâm Công tác văn thư được bố trí ở phòng hành chính, văn thư có trình độ cao đẳng quản trị văn phòng và chịu dưới sự chỉ đạo của Giám đốc Trung tâm Toàn bộ công văn đi đến được đăng ký trong. .. vậy, cập nhật văn bản đến nhanh chóng và kịp thời Đồng thời, Trung tâm cũng tạo điều kiện cho văn thư bồi dưỡng và nâng cao trình độ học tập về nghiệp vụ văn thư b Nguyên nhân của khó khăn trong công tác văn thư tại Trung tâm Do công tác văn thư còn được xem nhẹ và chưa được thật sự quan tâm, đặc biệt văn thư còn làm việc ngoài giờ hành chính do tiếp nhận học viên các lớp đào tạo liên kết trong Trung... nhân của thuận lợi và khó khăn trong công tác văn thư tại Trung tâm a Nguyên nhân của thuận lợi trong công tác văn thư tại Trung tâm Do sự quan tâm thư ng xuyên của Ban giám đốc đến công tác văn thư Quán triệt kịp thời các văn bản chỉ thị của cấp trên Trung tâm đã có quy định và kịp thời đối với các phòng Cụ thể văn thư được trang bị hệ thống thông tin lien lạc với môi trường bên ngoài cũng được cải... vụ công tác văn thư- Nhà xuất bản Thông tin, 1992 6 Nghiêm Ký Hồng (chủ biên) – Văn bản hiện hành và công tác văn thư và công tác lưu trữ - Nhà xuất bản lao động Hà Nội, 1996 7 PGS.TS Nguyễn Văn Thâm - Soạn thảo và xử lý văn bản Quản lý Nhà nước Nhà xuất bản Chính trị Quốc gia, Hà Nội, 1997 8 Học viện Hành chính - Giáo trình Văn phòng, Văn thư và Lưu trữ trong cơ quan nhà nước - Nhà xuất bản khoa học. .. fax,… tạo điều kiện tốt chop văn thư - Phòng được bố trí ngay cửa chính của trường nên tiếp nhận và giải quyết công việc khá tốt - Các văn bản được in sao kịp thời cho các cấp lãnh đạo - Việc quản lý con dấu được thực hiện nghiêm túc 2.2.2.2 Những khó khăn trong công tác văn thư tại Trung tâm - Hiện tại chỉ có 01 nhân viên làm việc trong công tác Văn thư nên công việc 22 - Công tác bảo quản hồ sơ, tài... viên văn thư Đây là một trong những yếu tố thành công trong công tác quản lý nhân lực của nhà quản lý Bên cạnh chăm lo đời sống vật chất cũng như tinh thần của CBCNV Trung tâm tạo điều kiện phát huy hết năng lực của mình Bên cạnh đó nhân viên văn thư phải tự giác thực hiện và tự học tự rèn nhằm hoàn thiện nhân cách cũng như năng cao trình độ chuyên môn cho bản thân KẾT LUẬN Công tác văn thư là một trong. .. xếp khoa học còn thể hiện tác phong làm việc của văn thư 3.3.3 Trang bị đầy đủ cơ sở vật chất, các thiết bị trong công tác văn thư Trang thiết bị là một trong những yếu tố quan trọng quyết định sự thành công của công việc Bởi con người cố gắng tới đâu cũng không thể hoàn thành công việc một cách tốt nhất, nếu không có các trang thiết bị phụ trợ Ban Giám đốc mặc dù rất quan tâm đến bộ phận văn thư, nhưng