TIỂU LUẬN KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN THƯ TRONG TRƯỜNG HỌC

Tổ chức tốt công tác văn thư hiệu quả trong mọi hoạt động củatrung tâm cũng như phục vụ công tác tra cứu, bảo quản tài liệu của các phòng bantrung tâm.. - Thực trạng về hoạt động văn thư

1 Lý do chọn đề tài.

Nền kinh tế thị trường ra đời là một bước ngoặc vô cùng to lớn và là một dấu mốcquan trọng của nền kinh tế loài người Song song với sự hình thành và phát triểncủa nó là hàng loạt các quy luật kinh tế, nguyên tắc kinh tế Cạnh tranh là một cácquy luật cơ bản và tât yếu của nền kinh tế thị trường hiện nay Trong thời cuộcnhân loại đang đẩy mạnh quá trình Quốc tế hóa thì cạnh tranh trở nên càng gay gắt,khốc liệt Đặc biệt hiện nay Việt Nam đã gia nhập tổ chức kinh tế Thế giới WTOnên có nhiều cơ hội và thách thức Tuy nhiên do sữ non yếu về mặt kinh nghiệm

và khoa học công nghệ so với các nước trên thế giới nên các cơ quan, đơn vị Nhànước Việt Nam đã, đang và sẽ phải trải qua rất nhiều khó khăn và thử thách

Trung tâm GDTX huyện Bình Tân là một đơn vị được Sở Giáo dục và Đào tạoVĩnh Long giao nhiệm vụ đào tạo phổ cập THCS, THPT và đào tạo nghề cho cáctầng lớp nhân dân trên địa bàn huyện

Để duy trì và phát triển bền vững, lâu dài thì điều bắt buộc đối với Trung tâm làphải thường xuyên, tích cực phát huy nội lực và tiềm lực sẵn có của đơn vị, biết tậndụng những cơ hội khách quan mang lại để khẳng định vị thế của Trung tâm đốivới xã hội

Đối với mỗi cơ quan, đơn vị thì văn phòng luôn là trợ thủ đắc lực, là bộ mặt của cơquan, là cánh tay phải của đơn vị, tổ chức Tất cả mọi công việc của Trung tâm sẽgiúp Ban Giám đốc trung tâm quản lý diều hành có hiệu quả thông qua công tácvăn phòng Trong đó công tác văn thư là rất quan trọng Đây là một trong nhữngmắc xích quan trọng của bộ máy văn phòng, là khởi nguồn đem đến sự thành côngcủa trung tâm Tổ chức tốt công tác văn thư hiệu quả trong mọi hoạt động củatrung tâm cũng như phục vụ công tác tra cứu, bảo quản tài liệu của các phòng bantrung tâm

Mặt khác, là sinh viên của trường Cao đẳng Sư phạm Vĩnh Long được tham giahọc tập, nghiên cứu tại trường và được tìm hiểu Trung tâm GDTX huyện Bình Tângần 3 tuần, chúng em rất quan tâm về vấn đề vấn đề văn thư Đó chính là nguồncảm hứng và động lực thôi thúc chúng em không ngừng học hỏi, tìm hiểu cũngnhư nâng cao trình độ của bản thân Từ những thực tế thu thập trong quá trình làmviệc và sự hướng dẫn nhiệt tình của cô Nguyễn Thị Kim Thanh, vì vậy em xinmạnh dạn nghiên cứu đề tài : Khảo sát công tác công tác văn thư tại trung tâmGDTX huyện Bình Tân, từ năm 2010 đến nay

2 Mục đích nghiên cứu.

Mục đích của chúng em về đề tài này là tập trung tìm hiểu cơ sở lý luận chung vềcông tác văn thư Đồng thời phân tích thực trạng công tác văn thư tại Trung tâmGDTX huyện Bình Tân Để từ đó thấy được những ưu điểm, nhược điểm của côngtác văn thư từ đó dưa ra phương hướng và giải pháp đối với công tác văn thư tạitrung tâm GDTX huyện Bình Tân

3 Tình hình nghiên cứu.

Hiện tại chưa phát hiện đề tài nghiên cứu về công tác văn thư tại Trung tâm GDTXBình Tân

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu.

Đối tượng nghiên cứu của đề tài này là lý thuyết về công tác văn thư và thực tiễncác hoạt động văn thư tại Trung tâm GDTX huyện Bình Tân Cụ thể như sau:

- Nghiên cứu lịch sử hình thành Trung tâm

- Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của văn phòng tại Trung tâm

- Thực trạng về hoạt động văn thư tại Trung tâm như: xây dựng và ban hành vănbản, quản lý và giải quyết văn bản, tổ chức quản lý và sử dụng con dấu,…

- Đánh giá hiệu quả hoạt động công tác văn thư, từ đó tìm ra ưu điểm và hạn chếcủa công tác văn thư tại Trung tâm để chỉ ra nghuyên nhân của những hạn chế đó

- Trên cơ sở đó đưa ra một số kiến nghị nhằm hoàn thiên và nâng cao hiệu quảcông tác văn thư tại Trung tâm GDTX huyện Bình Tân

Phạm vi nghiên cứu của đề tài: Thời gian từ năm 2010 đến nay

5 Đóng góp của đề tài.

Công tác văn thư tại Trung tâm GDTX huyện Bình Tân là đề tài chúng em rấtquan tâm để nghiên cứu nhằm cho bản thân chúng em, cán bộ quản lý và những aiquan tâm thấy được diểm mạnh, hạn chế của công tác văn thư tại Trung tâm Từ đó

đề ra phương hướng, giải pháp để công tác văn thư tại Trung tâm GDTX huyệnBình Tân ngày càng hoàn thiện hơn

6 Nội dung nghiên cứu.

Nội dung: Khảo sát công tác văn thư tại Trung tâm GDTX huyện Bình Tân

Thời gian: Từ năm 2010 đến nay.

7 Phương pháp nghiên cứu.

Để nghiên cứu và thực hiện tốt đề tài này chúng em đã sử dụng những phươngpháp nghiên cứu chủ yếu sau:

- Phương pháp điều tra, quan sát

8 Kết cấu của đề tài.

Đề tài ngoài lời mở đầu, kết luận, mục lục, tài liệu tham khảo, bố cục đề tài đượcchia thành ba phần:

- Chương 1 Cơ sở lý luận về công tác văn thư

- Chương 2 Thực trạng về công tác văn thư tại Trung tâm GDTX huyện Bình Tân

- Chương 3 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại Trungtâm GDTX huyện Bình Tân

Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ

1.1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG.

1.1.1 Khái niệm văn phòng.

Văn phòng được hiểu như sau: Văn phòng là bộ máy của cơ quan, tổ chức có tráchnhiệm thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin phục vụ cho sự điều hành của lãnhđạo, đồng thời đảm bảo các điều kiện vật chất kỹ thuật cho hoạt động chung củatoàn bộ cơ quan, tổ chức đó

1.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của văn phòng.

1.1.2.1 Văn phòng có những chức năng cơ bản sau:

- Chức năng tham mưu: Hoạt động của cơ quan phụ thuộc vào nhiều yếu tố, trong

đó có các yếu tố chủ quan, vì vậy muốn ra quyết định mang tính khoa học, ngườiquản lý cần căn cứ vào những yếu tố khách quan ý kiến tham gia của các cấp quản

lý, của những người quản lý Những ý kiến đó được văn phòng tập hợp lựa chọn đểđưa ra những kết luận chung nhất nhằm cung cấp cho lãnh đạo những thông tin,những phương án phán quyết kịp thời, đúng đắn

- Chức năng tổng hợp: Quá trình thu thập, quản lý và sử dụng thông tin phải theonguyên tắc, trình tự nhất định sẽ mang lại hiệu quả thiết thực Chức năng này cóvai trò quan trọng đối với sự thành công hay thất bại của cơ quan, đơn vị nên chứcnăng này có ý nghĩa to lớn Vì vậy, cơ quan, đơn vị luôn quan tâm củng cố và hiệnđại hóa công tác văn phòng cho kịp với tốc độ phát triển của thời đại

- Chức năng hậu cần: Hoạt động của cơ quan, đơn vị không thể thiếu các diềuukiện vật chất như nhà, trang thiết bị, phương tiện, công cụ, tài chính,… Những cái

đó thuộc về hậu cần mà văn phòng phải cung ứng đầy đủ, kịp thời cho mọi quátrình, mọi lúc, mọi nơi

Vậy, văn phòng là đầu mối giúp lãnh đạo thực hiện các chức năng trên Các chứcnăng này vừa độc lập, vừa hỗ trợ, bổ sung cho nhau nhằm khẳng định sự cần thiếtkhách quan tồn tại của cơ quan, văn phòngở mỗi đơn vị, tổ chức Trong đó chứcnăng tổng hợp là quan trọng nhất nó quyết định đến sự thành công hay thất bại củacông tác văn phòng

1.1.2.2 Nhiệm vụ của văn phòng.

Trên cơ sở các chức năng chung, cơ bản của mình văn phòng cần thực hiện cácnhiệm vụ sau:

- Xây dựng và theo dõi việc thực hiện các chương trình, kế hoạch công tác theophân công của thủ trưởng cơ quan

- Thu thập, xử lý và tổ chức sử dụng thông tin để tổng hợp báo cáo, tình hình hoạtđộng của cơ quan, đề xuất kiến nghị và các biện pháp thực hiện phục vụ sự chỉ đạocủa thủ trưởng

- Tổ chức công tác văn thư lưu trữ, giải quyết văn thư tờ trình của các cơ quan, cánhân các đơn vị theo quy chế của cơ quan, tổ chức mình với cơ quan, tổ chức khác

- Lập kế hoạch tổ chức, dự toán kinh phí năm, quý, dự kiến phân phối hạng mứckinh phí báo cáo kế toán, chi trả tiền lương, tiền thưởng, chi tiêu theo chế độ nhànước và quyết định thủ trưởng

- Mua sắm trang thiết bị, xây dựng cơ bản, sữa chữa, quản lý cơ sở vật chất, kỹthuật, phương tiện làm việc của cơ quan, đảmm bảo các yêu cầu cho hoạt động vàcông tác cơ quan

- Tổ chức công tác y tế, bảo vệ sức khỏe, tham gia công tác nhằm bảo đảm chế độ

và nâng cao đời sống người lao động

- Thường xuyên kiện toàn bộ máy, xây dựng đội ngũ công chức trong văn phòng,từng bước hiện dại hóa công tác hành chính văn phòng

1.2 LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ.

1.2.1 Khái niệm về công tác văn thư.

Công tác văn thư theo cách gọi truyền thống là công tác công văn giấy tờ Ngàynay, công tác văn thư được hiểu là hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bản phục

vụ công tác lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý và điều hành các công việc trong các cơquan nhà nước, các tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức kinh tế và các đơn vị vũtrang nhân dân

1.2.2 Vai trò và ý nghĩa của công tác văn thư.

Công tác văn thư là tổng hợp các hoạt động nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bảnphục vụ cho công tác quản lý là một nội dung đặc biệt quan trọng trong công tácquản trị văn phòng của cơ quan, đơn vị nói riêng Công tác này có ý nghĩa trênnhiều phương tiện:

- Công tác văn thư bảo đảm cung cấp kịp thời, đầy đủ những thông tin cầnthiếtphục vụ các nhiệm vụ quản lý, điều hành và các công việc chuyên môn củamỗi cơ quan, tổ chức nói chung Công tác văn thư vừa có chức năng là bảo đảmthông tin cho hoạt động của cơ quan, tổ chức, vừa có chức năng truyền đạt phổbiến thông tin bằng văn bản

- Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan, tổ chứcđược nhanh chóng, chính xác, đúng chính sách, đúng chế độ, giữ gìn được bí mậtquốc gia, hạn chế được bệnh quan liêu, giấy tờ

- Công tác văn thư bảo đảm giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động của cơ quan,

tổ chức Nội dung của những tài liệu được hình thành và được nhận trong quá trìnhgiải quyết công việc phản ánh chính xác, chân thực các hoạt động của cơ quan, tổchức

- Công tác văn thư có nề nếp bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo diều kiệntốt cho công tác lưu trữ

1.2.3 Yêu cầu của công tác văn thư.

Công tác văn thư là một bộ phận trong công tác quản trị văn phòng liên quan đếncông văn giấy tờ cho nên cần bảo đảm các yêu cầu cơ bản sau:

- Nhanh chóng: Công tác văn thư phục vụ cho công tác quản lý, nếu công tác vănthư chậm thì công tác quản lý sẽ không có hiệu quả, thậm chí không có ý nghĩa

- Chính xác: Tất cả các khâu tiếp nhận văn bản đến nghiên cứu dự thảo văn bản, kýduyệt vào sổ, đánh máy,… chuyển giao văn bản đòi hỏi phải thực hiện đúng quytrình, đúng nguyên tắc, đúng đối tượng Vì vậy, thông tin đối với văn thư là phảichính xác cả về nội dung lẫn hình thức

- Bí mật: Nội dung văn bản đến, văn bản đi của cơ quan, đơn vị có nhiều vấn đềthuộc phạm vi bí mật của đơn vị nhà nước Vì vậy, trong quá trình tiếp nhận, saogửi phát hành, bảo quản các văn bản đều phải bảo đảm bí mật, chỉ có người lien

quan mới biết được nội dung văn bản Những văn bản có dấu mật thì phải chuyểnđúng đối tượng, không để cho những người không có lien quan biết nhất là kẻ xấu.

- Hiện đại: Việc thực hiện nội dung cụ thể của công tác văn thư gắn liền với việc

sử dụng các phương tiện và trang bị kỹ thuật hiện đại Do vậy, yêu cầu hiện đạihóa công tác văn thư đã trở thành một trong những tiền đề đảm bảo cho công tácquản lý Nhà nước nói chung và các cơ quan, đơn vị nói riêng để có hiệu quả chấtlượng tốt nhất Hiện đại hóa công tác văn thư ngáy càng là một nhu cầu cấp bách,thiết yếu nhất

1.2.4 Nội dung công tác văn thư.

1.2.4.1 Xây dựng và ban hành văn bản.

- Soạn thảo văn bản: Căn cứ vào chức năng, quyền hạn của cơ quan và những mụcđích yêu cầu nhất định để làm một văn bản nhằm giải quyết một công việc cụ thểhoặc điều chỉnh một quan hệ xã hội nào đó

- Trình duyệt văn bản: Tất cả các văn bản đều phài được duyệt trước khi đưa đánhmáy và trình ký người duyệt văn bản ký tắt vào văn bản mà mình duyệt Nhữngvăn bản đi do Thủ trưởng cơ quan hoặc Phó thủ trưởng cơ quan ký đều đượcChánh văn phòng xem xét về thủ tục, thể thức văn bản

- Bổ sung và xử lý kỹ thuật văn bản: Trong quá trình xem xét, nếu thấy có thiếu sót

về nội dung hoặc chưa đúng thể thức văn bản thì Chánh văn phòng sẽ yêu cầu bổsung, chỉnh sửa lần cuối rồi đánh máy, sao in

- Ký và ban hành văn bản: Sauk hi ký sẽ chuyển sang bộ phận văn thư để làm cácthủ tục ban hành

1.2.4.2 Công tác tổ chức và giải quyết văn bản.

a Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến.

* Khái niệm văn bản đến:

Văn bản đến là tất cả những công văn giấy tờ, tài liệu, thư từ, đơn từ,…do cơ quannhận được từ bên ngoài gửi đến

* Một số nguyên tắc chung:

- Tất cả các văn bản đến đều phải qua văn thư để đăng ký vào sổ công văn, quản lýthống nhất ở văn thư

- Văn bản đến cơ quan, đơn vị đều được xử lý nhanh chóng, chính xác và giữ gìn

bí mật

- Văn bản đến phải trình thủ trưởng cơ quan, qua văn phòng hoặc trưởng phòng hành chính trước khi phân phối cho các cá nhân, đơn vị giải quyết

- Cá nhân, đơn vị khi nhận văn bản phải ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản của cán bộ văn thư

* Nội dung quản lý văn bản đến:

Bước 1: Tiếp nhận văn bản đến

Khi nhận văn bản, tiến hành kiểm tra văn bản nhận có đủ số lượng hay không, phong bì văn bản có bi rách, bị bóc hay chưa

Bước 2: Phân loại sơ bộ

Sau khi nhận văn bản, văn thư tiến hành phân loại văn bản như sau:

- Loại phải đăng ký: Tất cả các văn bản, giấy tờ gửi cho cơ quan, gửi thủ trưởng cơ quan hoặc những người có chức vụ lạnh đạo trong cơ quan

- Loại không đăng ký: Tất cả thư từ riêng, sách báo, tạp chí,…

Bước 3: Bóc bì văn bản

- Đối với văn bản có dấu hiệu chỉ mức độ “ khẩn” phải bóc ngay

- Đối với văn bản thường khi bóc bì văn bản không để rách văn bản, không làm mất phần số, ký hiệu của văn bản và dấu bưu điện trên phong bì

- Đối với văn bản có dấu chỉ mức độ mật thì giữ nguyên bì trong không được bóc

mà chuyển cả bì cho người có trách nhiệm bóc bì đăng ký văn bản mật

Bước 4: Đóng số đến và ghi số đến

TÊN CƠ QUAN NHẬN VĂN BẢN

ĐẾN

Số đến:

Ngày đến:

Chuyển:

Lưu hồ sơ số:

Mục đích của bước này là xác nhận văn bản đã qua văn thư và ghi nhận ngày tháng văn bản đến cơ quan Bước 5: Xin ý kiến phân phối chuyển giao văn bản đến

Văn thư chuyển văn bản đã được đóng dấu đến trình thủ trưởng cơ quan quản lý công tác văn thư để xin ý kiến chi phối văn bản Căn cứ vào ý kiến đó văn thư sẽ chuyển văn bản đến đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết

Bước 6: Vào sổ văn bản đến

Khi vào sổ văn bản đến tránh trùng số, bỏ sót số, gây khó khăn cho việc thống kê

và tra cứu tài liệu Văn bản ngày nào thì vào sổ ngày đó Tùy theo số lượng văn bản nhiều hay ít mà lập sổ cho phù hợp

Trang bìa của sổ trình bày như sau:

TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN

TÊN CƠ QUAN, ĐƠN VỊ _

SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN

Năm:

Từ ngày: đến ngày:

Từ số: đến số:

Quyển số

- Cấu tạo bên trong của sổ gồm 8 cột:

Người ký

Nơi nhận văn bản

Đơn vị, người nhận bản lưu

Số lượng bản

Ghi chú

Bước 7: Phân phối chuyển giao văn bản đến

Việc chuyển giao văn bản đến cần đảm bảo:

- Nhanh chóng, đúng đối tượng, chặt chẽ

- Khi chuyển giao văn bản, cán bộ văn thư phải giao tặng tay cho người có tráchnhiệm giải quyết

Bước 8: Tổ chức, giải quyết và theo dõi văn bản đến cơ quan

- Đối với văn bản thường:

+ Nội dung công việc trong văn bản thuộc phạm vi trách nhiệm của cá nhân, đơn

vị nào thì do đơn vị, cá nhân trực tiếp giải quyết

+ Tất cả các văn bản đến cơ quan phải được xem xét, giải quyết nhanh chóng

- Đối với văn bản mật: Việc giải quyết văn bản mật cán bộ văn thư phải trao tậntay cho người có trách nhiệm giải quyết và người được biết nội dung văn bản mậtphải tuân theo nguyên tắc sau:

+ Chỉ phổ biến vấn đề mật trong phạm vi người có trách nhiệm giải quyết

+ Không mang tài liệu mật về nhà hoặc đi công tác

+ Không được sao chụp ghi chép những nội dung bí mật trong văn bản

+ Theo dõi, kiểm tra giải quyết văn bản đến, mục đích nâng cao hiệu quả giảiquyết công việc

- Người phụ trách công tác văn thư có trách nhiệm kiểm tra việc phân phối và tiến

độ chuyển giao văn bản

b Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi.

* Khái niệm văn bản đi:

Văn bản đi là tất cả những văn bản, giấy tờ do cơ quan gửi đi

* Nguyên tắc chung:

Tất cả các văn bản, giấy tờ do cơ quan gửi ra ngoài đều phải đăng ký va làm thủ tục gửi đi ở văn thư cơ quan

* Nội dung quản lý văn bản đi:

Bước 1: Kiểm tra thể thức văn bản

Trước khi văn bản trình lãnh đạo ký hoặc đánh máy thì văn bản kiểm tra về thể thức văn bản như: tác giả, ngày, tháng, năm,… Nếu có sai sót phải yêu cầu cán bộ hoặc đơn vị soạn thảo văn bản đó sửa lại.Sau khi đã có chữ ký thì văn thư đóng dấu cơ quan vào sổ ghi ngày, tháng làm thủ tục gửi đi

Bước 2: Vào sổ đăng ký văn bản đi

TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN

TÊN CƠ QUAN, ĐƠN VỊ

SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI

Năm:

Từ ngày: đến ngày:

Từ số: đến số:

Quyển số:

- Trang bìa của sổ trình bày như sau:

- Cấu tạo bên trong của sổ gồm 8 cột:

Người ký

Nơi nhận văn bản

Đơn vị, người nhận bản lưu

Số lượng bản

Ghi chú

- Đăng ký văn bản đi là chép một số thông tin cần thiết của văn bản đi như: số, kýhiệu, ngày tháng, nội dung văn bản,…vào sổ đăng ký văn bản đi nhằm quản lý chặtchẽ văn bản của cơ quan và tra tìm được nhanh

- Khi đăng ký văn bản phải ghi đầy đủ, chính xác các yếu tố cần thiết

- Khi đăng ký văn bản cần hoàn thiện các thủ tục phát hành như: ghi số văn bản,ghi ngày tháng văn ban7, đóng dấu và phát hành văn bản đi

- Tùy theo số lượng văn bản đi của cơ quan nhiều hay ít mà lập sổ cho phù hợp.Bước 3: Chuyển giao văn bản

- Văn bản đi được đăng ký và chuyển đi ngay trong ngày khi có chữ ký của người

có thẩm quyền

- Văn bản khẩn phải chuyển đi trước

- Văn bản gửi đi phải đúng nơi nhận ghi trên văn bản

- Khi đưa văn bản vào bì thư phải lựa chọn bì thư cho thích hợp Trên bì thư phảighi rõ nơi nhận Đối với văn bản mật phải làm thêm một bì bên ngoài và bì bênngoài không ghi mức độ mật

- Kiểm tra việc gửi văn bản đi bằng phiếu gửi nhằm giúp thủ trưởng theo dõi tìnhhình gửi văn bản, nhất là văn bản mật

Bước 4: Sắp xếp, quản lý văn bản lưu

Sắp xếp bản lưu: nhằm dễ tra tìm tài liệu, hồ sơ Sắp xếp các bản lưu chỉ cần dựavào số và thời gian ban hành Văn bản nào có số nhỏ, ngày tháng trước thì sắp lêntrên

Văn thư sắp theo từng năm, từng nhiệm kỳ lên giá tủ và có trách nhiệm bảo quản,phục vụ cho nghiên cứu sử dụng và theo dõi việc mượn tài liệu.

1.2.4.3 Quản lý và sử dụng con dấu trong cơ quan.

a Khái niệm dấu:

Dấu là thành phần biểu hiện tính hợp pháp và tính chân thực của văn bản Dấu thểhiện tính quyền lực nhà nước trong văn bản của các cơ quan nhà nước

b Nguyên tắc đóng dấu:

- Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn và dung đúng màu mực theo quy định Dấuphải chùm lên khoảng 1/3 chữ ký về bên trái

- Chỉ người được giao giữ dấu mới được phép trực tiếp đóng dấu vào văn bản

- Không được đóng dấu khống

c Quản lý con dấu:

- Dấu phải được quản lý chặt chẽ và bảo quản tại cơ quan, tổ chức

- Dấu chỉ do một người chịu trách nhiệm giữ

- Không được sử dụng vật cứng để cọ, rửa con dấu

- Khi dấu bị méo, hư hỏng trong quá trình sử dụng phải xin phép khắc dấu mới và nộp lại dấu cũ

- Khi mất dấu phải báo ngay cho cơ quan công an gần nhất, đồng thời báo cho cơ quan cấp giấy phép khắc dấu để thông báo hủy bỏ con dấu đã bị mất

1.2.4.4 Lập hồ sơ hiện hành và nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan.

a Khái niệm:

* Hồ sơ: là một tập bao gồm toàn bộ hoặc một văn bản, tài liệu lien quan với nhau

về một sự việc, một đối tượng hay một vấn đề thuộc phạm vi chức năng của cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân

* Lập hồ sơ: là quá trình tập hợp, sắp xếp tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ nguyên tắc và phương pháp nhất định Mỗi

hồ sơ có thể có một tập hoặc nhiều tập, mỗi tập là một đơn vị bảo quản