TRƯỜNG THPT NGUYỄN CÔNG TRỨ ĐÚC RÚT KINH NGHIỆM : “Tổ chức quản lý chung về công tác văn thư trong trường học và một số biện pháp để quản lý, bảo quản tốt công văn đi công văn đến của tr
Trang 1TRƯỜNG THPT NGUYỄN CÔNG TRỨ
ĐÚC RÚT KINH NGHIỆM :
“Tổ chức quản lý chung về công tác văn thư trong trường
học và một số biện pháp để quản lý, bảo quản tốt công văn
đi công văn đến của trường THPT Nguyễn Công Trứ”
Người thực hiện : Trần Thị Thu Hằng Đơn vị : Trường THPT Nguyễn Công Trứ
Trang 2Họ và tên: Trần Thị Thu Hằng
Chức vụ: Văn thư
Đơn vị công tác: Trường THPT Nguyễn Công Trứ- Krông Pắc- Đăklăk
Tên đề tài: “ Tổ chức quản lý chung về công tác văn thư trong trường học
và một số biện pháp để quản lý, bảo quản tốt công văn đi công văn đến của trường THPT Nguyễn Công Trứ”
A-/ LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI:
Trong giai đoạn hiện nay, trước tình hình ngày càng phát triển, đổi mới của đất nước, của ngành giáo dục nói chung và ngành giáo dục ĐăkLăk nói riêng công tác văn thư đòi hỏi phải có một số kiến thức nhất định để xử lý tốt công việc được giao
Văn thư là một bộ phận thực hiện chức năng giúp việc, phục vụ cho cơ quan, là trụ sở của cơ quan nơi cán bộ, công chức, viên chức làm việc, là địa điểm giao tiếp và các hoạt động khác của cơ quan Thủ trưởng đơn vị, tổ hành chính là bộ phận giúp việc, là bộ nhớ, bộ lọc của thủ trưởng cơ quan Các vấn
đề thông tin được cán bộ văn thư thu thập sàng lọc, nghiên cứu, đề xuất chuyển đến thủ trưởng và ngược lại Các ý kiến chỉ đạo của thủ trưởng đều được cán bộ văn thư truyền đạt theo dõi, kiểm tra việc thực hiện Ngoài ra bộ phận văn thư còn là bộ mặt của cơ quan, đơn vị; nơi giải quyết các công việc với cơ quan khác, là cầu nối giữa cơ quan Nhà nước với nhân dân, học sinh
Trong quá trình hoạt động của nhà trường bất kỳ đều cần đến công cụ rất quan trọng là văn bản Đây là công cụ không thể thiếu để giúp cho nhà trường hoạt động có hiệu quả Việc biên soạn văn bản và quản lý chung là hai nhiệm
vụ rất quan trọng đối với hoạt động của nhà trường Những hoạt động này cần được tiến hành, tuân thủ theo chế độ quy định nghiêm ngặt của pháp luật về công tác văn thư, tức là quy định về toàn bộ công việc của cơ quan quản lý hành chính Nhà nước về xây dựng văn bản, quản lý và giải quyết các văn bản đó trong hoạt động quản lý,
Trang 3Xuất phát từ những lý do trên, nhằm để giúp các đồng chí làm công tác văn thư hiểu thêm kiến thức về việc tổ chức, quản lý chung về công tác văn thư,
tôi chọn đề tài: “Tổ chức, quản lý chung của công tác Văn thư, trong trường
học và một số biện pháp để quản lý tốt công văn đi, công văn đến” để chúng ta cùng tham khảo.
Qua đó bản thân tôi đầu tư suy nghĩ tìm tòi, nghiên cứu, tìm hiểu qua nhiều thời gian làm công tác văn thư và hiểu rằng: Muốn làm tốt công tác văn thư của trường học phải vượt qua những thuận lợi và khó khăn của một đơn vị trường học cụ thể:
B-/ Cơ sở lý luận:
I-/ Thực trạng những năm qua:
Những năm trước đây nhiều trường học nói chung, trường THPT Nguyễn Công Trứ nói riêng chưa nhận thức được tầm quan trọng của công tác văn thư nên hầu hết các trường đều chưa bố trí cán bộ làm công tác này Từ năm 2000 trở lại đây do yêu cầu đổi mới của Nhà nước về nhiều mặt trong hoạt động hành chính cũng như trong giáo dục: Chương trình Phổ cập giáo dục; Chương trình đổi mới phương pháp dạy học; Thay sách giáo khoa của ngành Giáo dục… Nên từ đó các loại văn bản chỉ đạo; Hướng dẫn; Thông tư; Văn bản chuyên môn ngày càng nhiều, mà nhà trường lại không có cán bộ văn thư, nếu trường nào có thì cũng là phân công tạm thời, giáo viên kiêm nhiệm chưa qua trường lớp đào tạo nghiệp vụ văn thư nên việc lưu trữ hồ sơ rất bề bộn, khó tìm kiếm khi cần và không đảm bảo
Trong thực tế hiện nay có ba hình thức tổ chức áp dụng cho công tác văn thư Đó là: Tập trung, phân tán, hỗn hợp Trong các trường học hiện nay, hình thức tổ chức văn thư phổ biến là hình thức tập trung
Các năm gần đây, nhất là từ năm 2002 trở đi nhận thức được việc phải cần có một cán bộ Văn thư phụ trách bảo quản, sắp xếp các loại văn bản, công văn, hồ sơ sổ sách… một cách ngăn nắp và có khoa học Nên hầu hết các trường đều có bố trí cán bộ làm công tác này Nhưng nhìn chung cán bộ làm
Trang 4công tác văn thư chưa nhận thức được tầm quan trọng của công tác Văn thư nên một số nơi vẫn còn bề bộn làm việc không có khoa học và chưa được ngăn nắp gọn gàng Bản thân tôi được bố trí làm công tác văn thư từ năm 2001 ở trường THPT BC Krông Pắc nay là trường THPT Nguyễn Công Trứ Bản thân rút ra được một số suy nghĩ chung về công tác văn thư trong trường học
II-/ Đặc điểm tình hình:
Tổng số CBGV-NV: 93 - Nữ: 45 - Dân tộc: 02
Cơ sở vật chất: có tổng số 40 phòng phục vụ cho công tác giảng dạy, một dãy phòng làm việc mới xây 10 phòng dùng cho các tổ chức đoàn thể cùng bộ phận văn phòng cũng là nơi lưu trữ tất cả các loại hồ sơ sổ sách để phục vụ cho các hoạt động của nhà trường
III-/ Những thuận lợi và khó khăn:
1 Thuận lợi:
Được sự quan tâm lãnh đạo, chỉ đạo thường xuyên, liên tục của Đảng, chính quyền địa phương cũng như Sở Giáo Dục và Đào Tạo Đăklăk
Sự chỉ đạo của chi bộ Đảng vững mạnh, đủ sức lãnh đạo mọi hoạt động của nhà trường, các tổ chức quần chúng cùng nhà trường tổ chức thực hiện nhiệm vụ, mục tiêu giáo dục của nhà trường, trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ của các tổ chức,
Có sự phối kết hợp chặt chẽ và sự đoàn kết của tập thể cán bộ giáo viên công nhân viên của trường Mỗi cá nhân đều có ý thức vươn lên thực hiện hết tinh thần trách nhiệm để hoàn thành nhiệm vụ chính trị của mình
Một bộ phận học sinh có ý thức tu dưỡng, rèn luyện và cố gắng học tập, chấp hành tốt nội quy của nhà trường
Có cơ sở vật chất chưa đầy đủ nhưng tạm thời đảm bảo phục vụ cho hoạt động dạy học - giáo dục của nhà trường
2 Khó khăn:
* Tình hình cơ sở:
Trang 5Trước đây do đặc điểm là loại hình trường Bán công nên hầu hết học sinh của nhà trường có mặt bằng văn hoá thấp so với các trường THPT khác ở trong huyện Phần lớn học sinh ý thức tu dưỡng, rèn luyện chưa cao
Nền kinh tế của địa phương mấy năm gần đây thấp, cuộc sống của nhân dân còn gặp nhiều khó khăn, một bộ phận cha mẹ học sinh không có điều kiện quan tâm đến con cái Vì vậy việc kết hợp giáo dục giữa nhà trường và gia đình còn hạn chế
Cơ sở vật chất còn hạn chế chưa đáp ứng được nhu cầu cần thiết cho công tác giáo dục trong tình hình mới như hiện nay
Do chưa có đủ điều kiện thực hiện xây dựng kiên cố hoá trường lớp, trường không có sân cho học sinh học thể dục riêng, diện tích đất của nhà trường quá chật hẹp so với số lớp, số lượng học sinh Nên chưa xây dựng trường đạt chuẩn theo quy định của trường chuẩn quốc gia
Tủ lưu trữ hồ sơ phục vụ cho công tác lưu trữ của nhà trường chưa đầy đủ
Việc giao nhận các loại văn bản, công văn còn nhiều bất cập
Sắp xếp lưu trữ các loại văn thư, văn bản của nhà trường chủ yếu bằng thủ công chưa có khoa học Tuy trường nào cũng có bố trí cán bộ văn thư làm công tác văn thư, nhưng trong công việc hàng ngày còn nhiều bề bộn, việc tiếp nhận các văn bản (công văn đến) cũng như báo cáo… (công văn đi) chưa khoa học, lưu trử lộn xộn khó cho việc tìm kiếm khi cần, có khi bị thất lạc, bị mất…
* Tình hình đội ngũ:
Do thiếu kinh nghiệm để lưu trữ tốt hồ sơ theo đúng tiêu chuẩn, chưa đào sâu suy nghĩ tìm tòi, góp phần nâng cao chất lượng về tổ chức quản lý chung và việc quản lý công văn đi, công văn đến đúng theo quy định
Do sự cập nhật không đầy đủ hệ thống văn bản quy phạm pháp liên quan đến công tác văn thư trong nhà trường, thiếu cán bộ văn thư có nghiệp vụ theo tiêu chuẩn, cán bộ văn thư phải kiêm nhiệm nhiều công việc, làm ảnh hưởng đến công việc được giao
Trang 6* Tình hình xã hội:
Học sinh của trường phần lớn là con em đồng bào dân tộc thiếu số, học sinh ở các xã vùng sâu vùng xa, đời sống người dân còn gặp nhiều khó khăn đa
số làm nông nghiệp, vì điều kiện gia đình khó khăn nên các em học sinh nghỉ học nửa chừng, các em thường đến rút học bạ nghỉ học, chuyển trường không phù hợp với thời điểm của năm học, dẫn đến việc lưu trữ hồ sơ của bộ phận văn thư còn gặp nhiều khó khăn, bất cập
Bản thân tôi được phân công làm công tác văn thư trong trường học Ý thức đầy đủ được vai trò và tầm quan trọng của công tác văn thư hành chính, nên trong quá trình công tác tôi luôn tìm tòi, cải tiến công tác tìm ra những biện pháp tích cực nhất đem lại hiệu quả cao trong công tác văn thư của trường THPT Nguyễn Công Trứ, góp phần tích cực trong việc tham mưu cho Ban giám hiệu nhà trường hoàn thành tốt nhiệm vụ quản lý chung của công tác văn thư trong nhà trường
C-/ NHỮNG GIẢI PHÁP VÀ KẾT QUẢ:
I Một số giải pháp khắc phục khó khăn:
Từ những thực tế vừa nêu trên và qua thời gian công tác tôi nhận thấy
Để làm tốt nhiệm vụ công tác văn thư đòi hỏi người làm công tác này cần phải hiểu công tác văn thư là toàn bộ công việc về soạn thảo, ban hành, tổ chức giải quyết và quản lý văn bản theo phạm vi, nhiệm vụ và chức năng của các đơn vị một cách nhanh chóng, chính xác và bí mật Người làm công tác này phải luôn năng động, sáng tạo và luôn tâm niệm làm tốt công tác văn thư hành chính nhằm giúp cho việc giải quyết công việc ở cơ quan được nhanh chóng, chính xác, đúng đường lối, đúng chế độ; đồng thời giúp cho việc quản lý, chỉ đạo và kiểm tra công việc trong cơ quan được chặt chẽ
- Bảo đảm cung cấp thông tin cần thiết, phục vụ các hoạt động của nhà trường một cách nhanh chóng, đầy đủ kịp thời, chính xác đồng thời gữi gìn bí mật của Đảng và Nhà nước, hạn chế bệnh giấy tờ, góp phần cải cách thủ tục hành chính
Trang 7- Góp phần tiết kiệm được công sức, thời gian, nguyên vật liệu làm ra văn bản và trang thiết bị dùng trong quá trình xây dựng và ban hành văn bản
- Góp phần giữ gìn những tài liệu có giá trị ở mọi lĩnh vực của cơ quan nhằm để phục vụ cho việc tra cứu, giải quyết công việc trước mắt và nộp vào lưu trữ để nghiên cứu và sử dụng lâu dài
- Để công tác văn thư thực hiện tốt, phải đảm bảo một số yêu cầu sau: + Nhanh chóng: Mỗi công việc của nhà trường, tùy theo sự phân công trách nhiệm mà từng người có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết khẩn trương, đúng thời hạn quy định, tuyệt đối không được bỏ sót, chậm trễ
+ Chính xác: Về nội dung, văn bản phải bảo đảm tính pháp lý chính xác tuyệt đối về hình thức, văn bản phải có đủ các yếu tố thể thức theo đúng quy định của pháp luật; về quy trình kỹ thuật, nghiệp vụ phải được bảo đảm chính xác
+ Bí mật: Việc sao gửi, bảo quản văn bản phải chấp hành nghiêm ngặt theo đúng quy định, người không có trách nhiệm không được xem hay tiết lộ nội dung văn bản với người khác
- Ngoài ra người làm nhiệm vụ công tác văn thư cũng phải cần nắm vững nội dung của công tác văn thư trong nhà trường là:
+ Soạn thảo văn bản
+ Hiệu trưởng duyệt bản thảo
+ Đánh máy, nhân bản
+ Hiệu trưởng ký ban hành văn bản
+ Tổ chức và giải quyết văn bản đến
+ Tổ chức chuyển giao văn bản đi
+ Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản nội bộ cùng các bộ phận được phân công
+ Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản mật
+ Đóng dấu văn bản
+ Quản lý và bảo quản con dấu
Trang 8- Từ chổ nắm được những nội dung cũng như yêu cầu cơ bản của công tác văn thư tôi đã mạnh dạn áp dụng vào thực tiễn công tác trong công việc hàng ngày như tổ chức quản lý công văn đi và đến như sau:
1 Như chúng ta đã biết đất nước ta còn nghèo, đang trong thời kỳ hội
nhập Việc đầu tư cho ngành giáo dục còn thấp, còn nhiều thiếu thốn Các năm gần đây Đảng, Nhà nước ta có đẩy mạnh việc đầu tư cho giáo dục Xây dựng nhiều trường điểm khang trang đủ phục vụ cho công tác giảng dạy Tuy nhiên bên cạnh đó còn một số trường học phòng làm việc, văn phòng ban giám hiệu còn rất chật hẹp cụ thể như Trường THPT Nguyễn Công Trứ chưa có phòng làm việc của BGH và bộ phận hành chính hiện đang còn xây dựng dở dang
Trước tình hình cơ sở vật chất còn thiếu thốn, là cán bộ làm công tác văn thư, tôi đã tự bố trí sắp xếp lại phòng làm việc Bàn ghế để có ngăn nắp, tủ, bàn
vi tính sắp xếp đúng vị trí thuận tiện khi làm việc… Sau khi sắp xếp văn phòng trở nên ngăn nắp đã tạo được không khí thoải mái, khi có khách đến liên hệ công tác cũng tạo được tâm lý tin tưởng nơi làm việc
2 Về chuyên môn nghiệp vụ văn thư Là một cán bộ làm công tác văn
thư chưa được tham gia học lớp chuyên môn nghiệp vụ của hành chính văn phòng nên lúc ban đầu tôi gặp rất nhiều khó khăn trong công tác, nhưng bản thân nhận thấy được công việc mà mình phải làm là đem lại sự ngăn nắp, tươm tất, tạo cảnh quan nơi làm việc Từ đó nên tôi đã tìm tòi học hỏi qua sách báo, tài liệu, qua các bạn đồng nghiệp và học tập rút kinh nghiệm những đơn vị trường bạn đã làm tốt rồi về áp dụng ở trường mình Sau một thời gian đến nay thì công tác văn thư ở trường THPT Nguyễn Công Trứ đã hoạt động tốt và có hiệu quả và bản thân tôi cũng luôn đạt kết quả tốt
3 Thực trạng việc tiếp nhận, lưu trữ các loại văn bản chỉ đạo của các cấp
và của nhà trường nên khi nhận công tác thì tôi nhận thấy còn rất nhiều bề bộn, khó khăn Qua thời gian tìm hiểu, tôi đã lên kế hoạch phân tích các vấn đề còn tồn động để từ đó có hướng giải quyết Cụ thể như sau:
* Tổ chức quản lý công văn đến:
Trang 9- Khi có công văn chuyển đến tôi là người trực tiếp tiếp nhận đăng ký và
có theo dõi công văn đến từ nguồn nào (người nhận…).Kiểm tra sơ bộ có phải đúng công văn gởi cho đơn vị mình không và phân loại hồ sơ (ghi vào sổ) Công văn đến có thể chia thành 4 loại: Loại nguyên tắc; Loại công việc; Loại tác nghiệp; Loại tham khảo Sau đó ghi công văn đến (đây là việc làm cần thiết
để xác định công văn đã qua bộ phận văn thư, biết được ngày công văn đến, giúp cho việc tìm kiếm sau này được dễ dàng) Sau đó vào sổ công văn đến theo mẫu:
SỔ ĐĂNG KÝ CÔNG VĂN ĐẾN
STT Ngày
đến
Nơi gửi CV
Số, KH CV
Ngày, tháng CV
Trích yếu nội dung CV
Loại
Nơi nhận, người nhận
Ký nhận
Ghi chú
1
2
3
4
5
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
………
………
………
…
………
…
…
…
…
…
………
………
………
………
………
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
Trang 106
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
………
………
………
…
……
……
………
………
………
……
……
……
……
……
……
SỔ ĐĂNG KÝ CÔNG VĂN ĐẾN THUỘC LOẠI “ĐƠN THƯ”
Số
đến
Ngày
đến
Họ, tên, địa chỉ, người gửi
Ngày, tháng, đơn, thư
Trích yếu nội dung đơn, thư
Đơn vị (người) nhận giải quyết
Ký nhận
Ghi chú
1
2
3
………
………
………
………
……
………
………
………
………
…………
…………
…………
…………
…………
………
……
……
……
……
…
……
Trang 11b.Tổ chức giải quyết công văn đi.
- Công văn đi là các văn bản, báo cáo, thông báo…được cơ quan đơn vị sản sinh ra trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình và được gởi đến các cơ quan đơn vị, cá nhân trong và ngoài cơ quan
- Thủ trưởng là người chịu trách nhiệm chính trong việc ban hành và giải quyết công văn đi của cơ quan
- Những công văn trước khi ký và gửi đi phải được kiểm tra kỹ về mặt thể thức và thủ tục
- Những công văn của cơ quan gửi đi hoặc để lưu hành nội bộ đều phải qua bộ phận văn thư để đăng ký vào sổ công văn đi và xếp vào hồ sơ lưu công văn đi
- Công văn được chuyển đi bằng nhiều phương tiện khác nhau, nhưng luôn luôn lúc nào văn thư cũng phải vào sổ chuyển công văn, dán kín và gửi đi ngay trong ngày, bản lưu công văn đi để vào hồ sơ theo quy định, người nhận công văn mang đi phải ký nhận vào sổ
- Ngoài ra, trong cơ quan còn một số giấy tờ khác như: Giấy đi đường, giấy giới thiệu, giấy xác nhận, giấy đi phép của CBGV hằng năm… đều phải được quản lý chặt chẽ, đồng thời phải vào sổ để tiện cho việc theo dõi Do tính đặc thù có thể lập từng sổ riêng biệt để quản lý chặt chẽ các loại giấy tờ, tài liệu, băng đĩa …có chứa các dữ liệu thông tin đã ban hành và giao dịch
- Công văn đi phải được lưu ở hai nơi: Văn thư và nơi thảo ra công văn
- Sổ công văn được lập thành nhiều sổ và đánh số từ 1, mốc thời gian tính theo năm học từ 01/08 đến 31/07 hàng năm
SỔ CÔNG VĂN ĐI
STT Ngày,tháng
gửi
Nơi nhận Trích yếu
nội dung
Lưu hồ sơ Ghi chú
1 ………… ………… ……… ……… ………