Tiểu luận môn b2b phân tích trung tâm mua máy chiếu của trường đại học kinh tế quốc dân

Để đảm bảo chất lượng giảng dạy và học tập đạt tiêu chuẩn quốc tế, Trường đang nâng cấp hệ thống phòng học, mua các thiết bị hiện đại, soạn và xuất bản giáo trình và các tài liệu tham kh

Phân tích trung tâm mua máy chiếu của trường Đại Học

Kinh Tế Quốc Dân.

Mục lục

1 Cơ sở lý thuyết 1

a Trung tâm mua 1

b Quá trình ra quyết định mua 1

2 Giới thiệu tình huống 2

a Giới thiệu trường đại học Kinh Tế Quốc Dân 2

b Tình huống mua máy chiếu 3

3 Phân tích trung tâm mua 3

a Người sử dụng 3

b Người ảnh hưởng 4

c Người mua chuyên nghiệp 7

d Người quyết định 9

e Người phê duyệt 9

f Người gác cổng thông tin 11

4 Kết luận 11

1 Cơ sở lý thuyết.

a Trung tâm mua

Trung tâm mua là thuật ngữ được dùng để chỉ những cá nhân trong tổ chức mua hàng có liên quan trực tiếp đến tiến trình mua hàng Khái niệm trung tâm mua được sử dụng để chỉ tất cả những thành viên bên trong doanh nghiệp khách hàng

sẽ tham gia một quá trình mua cụ thể

Một tổ chức khách hàng thường có nhiều trung tâm mua

Một trung tâm mua có thể tham gia nhiều giai đoạn khác nhau của quá trình mua

và có vai trò khác nhau trong từng giai đoạn

Các vai trò của cá nhân trong trung tâm mua bao gồm:

 Người sử dụng.

 Người ảnh hưởng

 Người mua chuyên nghiệp

 Người quyết định

 Người phê duyệt

 Người gác cổng thông tin

b Quá trình ra quyết định mua

Quá trình quyết định mua của một tổ chức bao gồm 8 giai đoạn:

 Nhận biết và dự đoán nhu cầu

 Xác định đặc điểm và số lượng mua

 Mô tả đặc điểm và số lượng sản phẩm cần mua

 Tìm kiếm nguồn cung ứng

 Phân tích đơn chào hàng, nguồn cung ứng

 Lựa chọn nguồn cung ứng

 Lựa chọn chu trình đặt hàng

 Phản hồi và đánh giá

2 Giới thiệu tình huống.

a Giới thiệu trường đại học Kinh Tế Quốc Dân

Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân được thành lập theo Nghị định số 678-TTg ngày 25 tháng 1 năm 1956 với tên gọi ban đầu là Trường Kinh tế Tài chính Lúc

đó, Trường được đặt trong hệ thống Đại học nhân dân Việt Nam trực thuộc Thủ tướng Chính phủ

Ngày 22 tháng 5 năm 1958, Thủ tướng Chính Phủ ra Nghị định số 252-TTg đổi tên trường thành Trường Đại học Kinh tế Tài chính trực thuộc Bộ Giáo dục

Tháng 1 năm 1965 Trường lại một lần nữa được đổi tên thành trường Đại học Kinh tế Kế hoạch

Ngày 22 tháng 10 năm 1985, Bộ trưởng Bộ đại học và Trung học chuyên nghiệp (nay là Bộ Giáo dục và Đào tạo) ra Quyết định số 1443/QĐ-KH đó đổi tên Trường thành trường Đại học Kinh tế Quốc dân

Năm 1989, trường Đại học Kinh tế Quốc dân được Chính Phủ giao thực hiện 3 nhiệm vụ chính là:

 Tư vấn về chính sách kinh tế vĩ mô

 Đào tạo về kinh tế, quản lý và quản trị kinh doanh ở bậc đại học và sau đại học

 Đào tạo cán bộ quản lý cho các doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế

Trải qua hơn nửa thế kỷ xây dựng và phát triển, trường Đại học Kinh tế Quốc dân luôn luôn giữ vững vị trí là: Một trong những trung tâm đào tạo và bồi dưỡng cán

bộ quản lý kinh tế và quản trị kinh doanh lớn nhất ở Việt Nam Bên cạnh các chương trình đào tạo cấp bằng cử nhân, thạc sĩ và tiến sĩ, Trường cũng thường xuyên tổ chức các khoá bồi dưỡng chuyên môn ngắn hạn về quản lý kinh tế và quản trị kinh doanh cho các nhà quản lý các doanh nghiệp và các cán bộ kinh tế trên phạm vi toàn quốc Cho đến nay, trường Đại học Kinh tế Quốc dân đã đào tạo được nhiều thế hệ cán bộ quản lý chính quy, năng động, dễ thích nghi với nền kinh tế thị trường và có khả năng tiếp thu các công nghệ mới Trong số những sinh viên tốt nghiệp của Trường, nhiều người hiện đang giữ những chức vụ quan trọng trong các cơ quan của Đảng, Quốc hội, Chính phủ và các doanh nghiệp Đại Học Kinh Tế Quốc Dân đã đạt được rất nhiều thành tựu to lớn và đã được trao tặng nhiều danh hiệu cao quý của Đảng và Nhà nước như: Huân chương Lao động Hạng Ba trong giai đoạn 1961 - 1972, Hạng Hai năm 1978, Hạng Nhất năm 1983, Huân chương Độc lập hạng Ba năm 1986, Hạng Hai năm 1991và Hạng Nhất năm

1996, danh hiệu Anh hùng Lao động năm 2000, Huân chương Hồ Chí Minh năm 2001-2011, Huân chương Hữu nghị của nước Cộng hòa Dân chủ Nhân dân Lào năm 2008 Mục tiêu phấn đấu của Trường đến năm 2020 là trở thành một trường đại học hiện đại với đầy đủ các trang thiết bị tiên tiến Để đảm bảo chất lượng giảng dạy và học tập đạt tiêu chuẩn quốc tế, Trường đang nâng cấp hệ thống phòng học, mua các thiết bị hiện đại, soạn và xuất bản giáo trình và các tài liệu tham khảo, hệ thống thông tin phục vụ đào tạo và nghiên cứu, đổi mới và nâng cấp cơ sở vật chất hiện có với những trang thiết bị hiện đại

b Tình huống mua máy chiếu.

Hiện nay, trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân đang hoàn thành một tòa nhà và dự kiến đưa vào sử dụng trong năm 2017 Trong tình hình đó, nhà trường cần mua một số lượng lớn máy chiếu để trang bị cho các phòng học mới Ngoài ra, một số phòng cũ cũng cần có sự sửa chữa, thay thế và nâng cấp máy chiếu để phục vụ nhu cầu giảng dạy và học tập của giảng viên và sinh viên

3 Phân tích trung tâm mua.

Mỗi trung tâm mua có thể tham gia nhiều giai đoạn của quá trình mua và đóng vai trò khác nhau trong các quá trình khác nhau Sau đây nhóm xin phân tích và làm rõ những vai trò của trung tâm mua

a Người sử dụng

Trong tình huống mua sắm máy chiếu của trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân, người sử dụng là sinh viên, giảng viên và nhân viên kĩ thuật giảng đường

i Vai trò của người sử dụng

Là những thành viên của tổ chức sẽ sử dụng sản phẩm hay dịch vụ được mua về,

ở đây là máy chiếu Trong nhiều trường hợp, những người sử dụng đề nghị mua

và giúp xác định các chi tiết kỹ thuật của sản phẩm

ii Tiêu chuẩn mà người sử dụng quan tâm

- Chất lượng trang thiết bị có đáp ứng được nhu cầu sử dụng hay không?

- Cách sử dụng, bảo quản các trang thiết bị đó như thế nào?

- Thiết kế, hình thức của các trang thiết bị

- Không gian, thời gian, hoàn cảnh sử dụng các thiết bị

iii Tác động của người bán với người sử dụng

Tác đ ng vào nhu cầu sử dụng: Đối với sản phầm là máy chiếu tại trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân, người sử dụng có ảnh hưởng rất nhỏ trong quá trình quyết định mua, tuy nhiên, người bán hàng vẫn có thể tác đ ng vào nhu cầu sử dụng sản phẩm như cần máy chiếu tốt Nhiều lúc, m t phần khi dựa vào nhu cầu tăng

hay giảm của những người sử dụng cuối cùng mà nhà trường quyết định có thực

hi n hành vi mua hay không.ện hành vi mua hay không

b Người ảnh hưởng

i Các giáo viên , sinh viên

 Vai trò tham gia quá trình mua

Là người cuối cùng trực tiếp sử dụng sản phẩm , cũng chính là khách hàng của trường đại học Kinh Tế Quốc Dân cần chăm sóc, nên có vai trò là những người xác định nhu cầu cần được đáp ứng về trang thiết bị sử dụng cho học tập

 Các tiêu chuẩn quan tâm

Là người sử dụng sản phẩm nên sinh viên và giáo viên quan tâm nhất tới chấp lượng sản phẩm và khả năng đáp ứng so với nhu cầu của sinh viên và giáo viên

Ví dụ như máy chiếu : phải có hình ảnh sắc nét dễ nhìn, dễ sử dụng, kết nối, điều chỉnh, không bị lóa màu khi gặp ánh sáng, bền bỉ sử dụng liên tục

 Các giai đoạn tham gia quá trình mua

Giai đoạn 1 : nhận biết và dự đoán nhu cầu Họ chính là người tạo ra nhu sử dụng sản phẩm và cần trường kinh tế quốc dân đáp ứng

Giai đoạn 8 : Phản hồi và đánh giá Sự phản hồi đánh giá phải đến trực tiếp từ người sử dụng cuối cùng nên giáo viên , sinh viên có vai trò rất quan trọng trong việc này cũng như bày tỏ thái độ để được nhà trường đáp ứng tốt hơn

 Tác động của người bán đến đối tượng này

Quảng cáo tới các phương tiện đại chúng, trường kinh tế quốc dân khẳng định chất lượng của thương hiệu khiến giáo viên , sinh viên ưu thích và nhận thức được sử dụng hàng hóa chất lượng tốt

ii.Phòng tài chính, kế toán

 Vai trò tham gia quá trình mua

Là người quyết định lên ngân sách để mua trang thiết bị phòng học từ đó giúp phòng thiết bị vật tư xác định đặc điểm , chủng loại , số lượng cần mua

 Các tiêu chuẩn quan tâm

Giá cả là vấn đề quan tâm hàng đầu, sao cho phù hợp với ngân sách có thể chi và

số lượng cần đạt chỉ tiêu, chất lượng bảo hành cũng là vấn đề đáng quan tâm để tính toán vòng đời sử dụng sản phẩm

 Các giai đoạn tham gia vào quá trình mua

Giai đoạn 2 : xác định số lượng mua sao cho phù hợp với ngân sách

Giai đoạn 5 : phân tích các đơn chào hàng để nhận xét giá , chiết khấu phù hợp với ngân sách đưa ra, góp ý với phòng thiết bị vật tư

 Tác động của người bán đến đối tượng này

Người bán phải nắm bắt được ngân sách được chi cho hoạt động đầu tư trang thiết bị từ đó xây dựng bảng báo giá , chiết khấu sao cho phù hợp với phòng ban này khiến họ dễ dàng chấp nhận

Bên cạnh đó nắm bắt chính sách giá của các đối thủ cạnh tranh đưa ra lợi thế cạnh tranh cho sản phẩm

iii.Phòng thiết bị vật tư

 Vai trò tham gia quá trình mua

Là người có kỹ năng chuyên môn về thông tin sản phẩm nên sẽ là người quyết định nên đặc điểm sản phẩm, lựa chọn nguồn cung ứng sao cho phù hợp với ngân sách Phòng ban này sẽ mô tả cụ thể đặc tính đặc điểm của sản phẩm cần mua, tìm kiếm nguồn cung ứng , chủng loại sản phẩm cần mua

 Các tiêu chuẩn quan tâm

Đặc tính , chất lượng là yếu tố quan trọng nhất , sau là đến giá cả dựa trên ngân sách của phòng tài chính kế toán

 Các giai đoạn tham gia vào quá trình mua

Giai đoạn 3 : Xác định đặc điểm sản phẩm , chủng loại.số lượng cần mua để đáp ứng

Giai đoạn 4 : tìm kiếm nguồn cung ứng sản phẩm theo đặc tính đã mô tả

Giai đoạn 6 : lựa chọn nguồn cung ứng phù hợp theo tiêu chuẩn đề ra

Giai đoạn 7 : lựa chọn chu trình đặt hàng : sao cho dễ dàng, thuận tiện, nhanh chóng

 Tác động của người bán

 Họ sẽ phải nắm bắt được đặc điểm sản phẩm phòng vật tư mong muốn , gửi thông tin tiếp cận chào hàng tới đối tượng này Mọi quyết định mua nằm nhiều ở phòng ban này quyết định nên cần chăm sóc sao cho đúng tiêu chuẩn mà

họ mong muốn Xây dựng chính sách giá chiết khấu hợp lý với phòng tài chính kế toán

iv.Hiệu trưởng

 Vai trò tham gia quá trình mua

Là người dự đoán nhu cầu cần có để phục vụ cho giáo viên sinh viên, người sẽ phê duyệt các quyết định của phòng ban nêu trên nếu hợp lý phù hợp với tình hình hiện tại của trường

 Các tiêu chuẩn quan tâm

Bao hàm gần như tất cả các yếu tố mà phòng ban khác quan tâm nhưng không sâu mà trên sự logic hợp lý của các phòng ban đưa ra quyết đinh cuối cùng cho sản phẩm cần mua

 Các giai đoạn tham gia vào quá trình

Đi theo sát tất cả các giai đoạn, dựa trên các chỉ tiêu của các phòng ban đưa ra

mà phê duyệt đưa ra quyết đinh cuối cùng để lựa chọn sản phẩm, số lượng chủng loại, giá cả

 Tác động của người bán

Tác động vào nhu cầu để nẩy sinh và đẩy mạnh quyết định mua của hiệu trưởng, quảng cáo, phân tích đánh giá chất lượng , giá cả sao cho phù hợp với mong muốn của hiệu trưởng

c Người mua chuyên nghiệp

Là người giữ vai trò quan trọng trong việc lựa chọn địa điểm bán hàng, các điều kiện liên quan đến thời hạn và phương thúc thanh toán, giao hàng

 Phòng quản trị thiết bị

-Vai trò: Tham mưu và giúp cho Hiệu trưởng trong công tác quản lý, mua sắm, sữa chữa, bảo quản phần cơ sở vật chất của trường, phục vụ cho công tác đào tạo, nghiên cứu khoa học, sinh hoạt của CBCNV và sinh viên toàn trường

-Các giai đoạn tham gia quá trình mua:

+ Nhận thức vấn đề: Phòng quản trị thiết bị Hướng dẫn và chỉ đạo việc kiểm kê tài sản ở các đơn vị, thực hiện việc kiểm kê tài sản vật tư chung của trường theo định kỳ hoặc theo yêu cầu của cấp trên, Quản lý tài sản trong các Phòng học, giảng đường, các nơi công cộng, Quản lý điện thoại công cộng trong trường, bảo quản và bảo đảm điện thoại công vụ hoạt động thông suốt, quản lý và thực hiện việc thu tiền điện, tiền nước của CBCNV trong các cư xá của trường nên khi thấy

có các trang thiết bị hay máy móc hỏng, cần thiết thay thế đổi mới …sẽ làm báo cáo và đề xuất để nâng cấp, mua các thiết bị thay thế

+Mô tả khái quát nhu cầu: Là phòng ban trực tiếp quản lý cơ sở vật chất, giám sát, kiểm kê tài sản ở các đơn vị trong nhà trường nên sẽ xác định được chính xác nhu cầu về số lượng, chủng loại thiết bị vật tư cần có cho nhà trường

+Xác định những đặc tính sản phẩm: những đặc điểm, tính chất, chất lượng và các chi tiết kĩ thuật của các thiết bị sẽ do phòng quyết định cùng với tham khảo ý kiến các chuyên gia để xác định sản phẩm có tiêu chuẩn phù hợp nhất để phục vụ cho nhà trường

+Tìm kiếm người cung ứng: Tìm kiếm những nhà cung cấp tiềm năng kêu gọi đấu thầu để xác định mức giá hợp lý nhất

+ Yêu cầu chào hàng: phòng ban sẽ yêu cầu những người cung ứng đủ tiêu chuẩn gửi bản chào hàng

+ Lựa chọn người cung ứng: xem xét kĩ lưỡng về đặc tính, chất lượng sản phẩm, xem xét về năng lực thực hiện hợp đồng và dịch vụ sau bán của các doanh nghiệp cung ứng đang cạnh tranh nhau

+Đặt hàng: Lựa chọn phương thức đặt hàng, giao nhận sản phẩm

+ Đánh giá kết quả thực hiện: Khi hàng hóa đã được chuyển đến trường, lắp đặt, kiểm tra đánh giá chất lượng sản phẩm xem có đúng theo tiêu chuẩn đặt hàng, sản phẩm khi sử dụng có hòa nhập, phù hợp, thực hiện được vai trò của nó như

dự tính ban đầu hay không

 Phòng tài chính-kế toán

- Vai trò:

+ Tham mưu giúp việc cho Hiệu trưởng thực hiện công tác lập kế hoạch, quản lý tài chính của nhà trường

+Thực hiện thanh quyết toán mọi nguồn kinh phí theo chế độ của nhà nước và quy định của Trường

+Hướng dẫn, kiểm tra hoạt động tài chính tại các đơn vị thuộc, trực thuộc

+Tổng hợp báo cáo tình hình hoạt động tài chính của Trường trình Bộ Giáo dục Đào tạo và Hiệu trưởng

-Các giai đoạn tham gia quá trình mua:

+Lựa chọn người cung ứng: Cân nhắc các tiêu chí đánh giá để lựa chọn về tiêu chuẩn kinh tế: giá cả và những chi phí liên quan đến việc mua sắm, sử dụng, tiêu chuẩn thích hợp: mức độ thuận lợi trong mua bán, hợp tác giữa 2 bên, tiêu chuẩn pháp lý: những ràng buộc về mặt pháp luật cần được xem xét trong hợp đồng +làm thủ tục đặt hàng: cùng với phòng quản tị thiết bị kí kết hợp đồng xác nhận chi tiết đơn đặt hàng, quyết định phương thức thanh toán… thanh toán tiền mua sắm tài sản, thiết bị

d Người quyết định

Người quyết định là những người quyết định những yêu cầu về sản phẩm và người cung ứng Họ là những người có thẩm quyền trong tổ chức

• Bộ phận quản lý thiết bị

Quyết định nên lấy sản phẩm loại nào cho phù hợp với người sử dụng ( sinh viên

và giảng viên )

Đảm bảo sao cho thiết bị đó sử dụng tốt, không quá phức tạp, thời gian bảo hành dài, chất lượng tốt

Khi bộ phận này càng chuyên môn hóa và có khả năng cao về kĩ thuật thì sẽ ít dựa vào các ý kiến tham khảo Do đó số lượng các tác nhân ảnh hưởng cũng giảm xuống

• Bộ phận kế toán

Quyết định có nên lấy thiết bị từ nhà cung ứng đó hay không thông qua việc Kiểm tra cân đối xem tổng giá trị số thiết bị kia có phù hợp với tình hình tài chính hiện tại? Cân nhắc lại nên lấy với số lượng là bao nhiêu?

• Bộ phận ban giám hiệu

Xem xét lại lần cuối trước khi phê duyệt cho kết luận cuối cùng là nên mua thiết

bị hay là không từ nhà cung ứng đó

e Người phê duyệt

Người phê duyệt là người phê chuẩn những đề nghị của người quyết định hay người mua, tác động vào hầu hết quá trình mua, có vai trò rất quan trọng trong trung tâm mua

Người phê duyệt trong trung tâm mua thiết bị phòng học đại học kinh tế quốc dân:

 Ban giám hiệu

Là người đóng góp vào quyết định trước khi phê duyệt của hiệu trưởng

 Thầy hiệu trưởng

Các mối quan tâm của người phê duyệt:

 Kế hoạch mua, dự toán kinh phí: số tiền có phù hợp với thực tại hay không? Cần chỉnh sửa, bổ sung điều gì cho phù hợp (tiến trình, số lượng, chất lượng, thông số kỹ thuật…)