TÌM HIỂU về QUY TRÌNH GIAO NHẬN lô HÀNG gạo XUẤT KHẨU tại CÔNG TY VIETRANS HAIPHONG

BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÀNG HẢI VIỆT NAM KHOA KINH TẾ- BỘ MÔN KINH TẾ VẬN TẢI BIỂN BÁO CÁO ĐẠI LÝ GIAO NHẬN ĐỀ TÀI: TÌM HIỂU VỀ QUY TRÌNH GIAO NHẬN LÔ HÀNG GẠO XUẤT KHẨU TẠI CÔNG TY VIETRANS HAIPHONG Sinh viên : Phạm Thị Hà Trang Mã sinh viên :61365 Lớp: KTB55-CD2 Hải Phòng, 2016 CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY VIETRANS HAIPHONG VÀ HÀNG HÓA XUẤT KHẨU 1.1 Giới thiệu công ty VIETRANS HAIPHONG Công ty cổ phần Giao nhận Kho vận Ngoại thương Hải Phòng (VIETRANS HAIPHONG) thành lập từ ngày 08/08/2007 Tiền thân Chi nhánh Công ty Giao nhận Kho vận Ngoại thương Hải Phòng trực thuộc Công ty Cổ phần Giao nhận Kho vận Ngoại thương thành lập ngày 13/08/1970 Sau 40 năm hình thành phát triển, Công ty VIETRANS HAIPHONG đơn vị đầu lĩnh vực giao nhận, vận chuyển Tổng diện tích kho bãi VIETRANS HAIPHONG lên tới 160.000m2 với hệ thống kho tàng liên tục đầu tư, nâng cấp, xây dựng môt đoàn xe vận tải với gần 20 đầu kéo, gần 20 rơ-mooc xe nâng , trọng đến việc đào tạo, nâng cấp kỹ nghiệp vụ cho nhân viên Công ty chuyên cung cấp dịch vụ giao nhận, lưu kho bảo quản hàng hóa xe công trình, thiết kế công nghiệp nặng cho hãng tiếng KOMATSU, HITACHI, DAEWOO… 1.2 Giới thiệu hàng hóa - Gạo loại lương thực sản xuất tiêu thụ chủ yếu nước ta - Khi đóng gói xuất khẩu, gạo đóng thành bao 50kg CHƯƠNG 2: QUY TRÌNH GIAO NHẬN LÔ HÀNG GẠO XUẤT KHẨU TẠI CÔNG TY VIETRANS HAIPHONG 2.1 Quy trình giao nhận 2.1.1 Nhận xử lý thông tin khách hàng đăng ký dịch vụ • Loại hàng: Căn vào loại hàng, số lượng hàng mà công ty tư vấn cho khách hàng loại tàu phù hợp Ở hàng hóa gạo xuất hàng rời nên đóng bao xếp lên tàu, có chèn lót, chống ẩm, thông gió… Cảng đi, cảng đến : Đây yếu tố định giá cước vận chuyển khoảng • cách vận chuyển gần, thời gian vận chuyển ngắn giá cước thấp ngược lại • Hãng tàu: Tùy vào nhu cầu khách hàng đến cảng mà nhân viên kinh doanh tư vấn cho khách hàng chọn dịch vụ hãng tàu uy tín với giá cước phù hợp.Tuy nhiên có số khách hàng quen sử dụng dịch vụ hãng tàu cho hàng hóa công ty xem xét báo giá cước cho khách hàng biết • Thời gian dự kiến xuất hàng: để công ty tìm lịch trình tàu chạy phù hợp 2.1.2 Liên hệ với hãng tàu để hỏi cước lịch trình cụ thể Căn vào thông tin mà khách hàng cung cấp nhân viên kinh doanh liên hệ với hãng tàu để hỏi giá lịch trình tàu chạy phù hợp hãng tàu có lịch trình tàu chạy, tuyến chạy tàu mạnh riêng tuyến đường 2.1.3 Chào giá cho khách hàng Nhân viên kinh doanh vào giá chào hãng tàu, tính toán chi phí tiến hành chào giá cho khách hàng Các giao dịch liên quan đến giá lịch trình tàu phải lưu lại để đối chứng cần thiết 2.1.4 Khách hàng chấp nhận giá đưa Nếu giá cước lịch trình tàu chạy đưa khách hàng chấp nhận khách hàng gởi booking request (yêu cầu dặt chổ) cho phận kinh doanh Booking request xác nhận lại thông tin hàng hóa liên quan: Người gửi hàng, người nhận hàng, tên hàng, trọng lượng, , nơi đóng hàng (đóng kho người gửi hàng hay đóng bãi container cảng), cảng dỡ có hàng để thông quan xuất (dỡ hàng cảng thông quan cảng đó), cảng đến (nước nhập khẩu), ngày tàu chạy… 2.1.5 Liên hệ với hãng tàu để đặt chỗ Bộ phận kinh doanh booking request khách hàng gửi booking request đến hãng tàu để đặt chổ Sau hãng tàu xác nhận việc đặt chỗ thành công cho phận kinh doanh cách gửi booking confirmation Sau có booking confirmation hãng tàu, nhân viên kinh doanh gởi booking cho khách hàng để họ xếp đóng hàng làm thủ tục thông quan xuất 2.1.6 Chuẩn bị chứng từ hàng hóa xuất • Chuẩn bị hàng hóa (Bước công ty làm mà người xuất làm) • Chuẩn bị phương tiện vận tải • Chuẩn bị chứng từ khai hải quan Hồ sơ hải quan gồm • Tờ khai hải quan : chính( dành cho người xuất khẩu, dành cho hải quan lưu) • Hợp đồng mua bán hàng hóa :1 • Hóa đơn thương mại (invoice) : • Phiếu đóng gói (packing list) : • Giấy phép đăng ký kinh doanh : y kèm đối chiếu ( doanh ngiệp xuất lần đầu) • Giấy giới thiệu công ty xuất : Nếu mặt hàng xuất hàng thực phẩm phải đăng lý kiểm dịch, hồ sơ gồm có : • giấy phép đăng ký kiểm dịch thực vật theo mẫu trung tâm đăng ký kiểm dịch thực vật • Hợp đồng ngoại thương ( y) • invoice – Hóa đơn thương mại ( ) • packing list (bản ) • Mẫu hàng để kiểm dịch (nếu có) • Vận đơn (vận đơn nộp sau tàu chạy để lấy chứng thư) Khi chuẩn bị hoàn chỉnh hồ sơ, nhân viên giao nhận mang hồ sơ đến quan kiểm dịch thực vật để đăng ký kiểm dịch Nhân viên tiếp nhận kiểm tra hồ sơ, thấy đầy đủ ký đóng dấu vào giấy đăng ký Khi hàng đến cảng, nhân viên giao nhận đưa nhân viên kiểm dịch đến vị trí container tiến hành kiểm tra hàng Hàng cấp chứng thư sau kiểm tra đạt tiêu chuẩn chứng thư chứng nhận tình trạng hàng hóa đảm bảo an toàn vệ sinh thực phẩm 2.1.7 Thông quan hàng xuất Dựa chứng từ mà khách hàng cung cấp thông tin hàng hóa mà công ty thu thập như: • Hợp đồng thương mại • Invoice • Packing list Nhân viên giao nhận dùng phần mềm khai báo hải quan điện tử « ECUSKD » để truyền số liệu lên tờ khai qua mạng Nếu truyền thành công hệ thống mạng hải quan tự động báo số tiếp nhận hồ sơ, số tờ khai phân luồng hàng hóa Nhờ bước cải tiến mà thời gian làm thủ tục nhanh so với thủ công trước nhân viên hải quan nhập lại số liệu tờ khai vào máy Làm thủ tục Hải Quan cảng • Bước : Đăng ký mở tờ khai xuất Nhân viên giao nhận in tờ khai Hải Quan điện tử (in bản), mang tờ khai - đến cho khách hàng kí tên đóng dấu xác nhận Sau đó, mang chứng từ bao gồm: - Giấy giới thiệu - tờ khai Hải Quan - Packing list Hải quan tiếp nhận hồ sơ nhân viên công ty tiến hành kiểm tra xem việc chấp hành pháp luật Hải quan doanh nghiệp hệ thống mạng hải quan có vi phạm không Kế tiếp xem việc kê khai tờ khai có phù hợp với chứng từ hay không xem hàng xuất có thuộc danh mục hàng cấm hay không Sau đó, Hải quan đóng dấu vào tờ khai chuyển sang phận trả tờ khai • Bước 2: Trả tờ khai - Nhân viên giao nhận mua tem (lệ phí Hải Quan) dán vào tờ khai - Hải quan sau kiểm tra trả lại cho nhân viên giao nhận tờ khai giữ lại tờ khai dán tem • Bước 3: Thanh lý hải quan bãi - Nhân viên giao nhận photo tờ khai đến Hải quan lý hàng xuất - Nhân viên mang tờ khai thông quan đến hải quan giám sát bãi ghi số /seal, tàu/chuyến lên tờ khai gốc - Sau đó, nộp tờ khai (photo gốc để kiểm tra) phòng lí - Hải quan lí kiểm tra đóng dấu xác nhận trả lại tờ khai gốc • Bước 4: Vào sổ tàu hàng xuất - Căn vào Booking nhân viên giao nhận viết số hiệu tàu, số hiệu chuyến đi, , số seal vào ô 28 tờ khai để tiến hành vào sổ tàu - Nhân viên giao nhận nộp tờ khai để Hải quan vào sổ tàu - Hải quan trả lại tờ khai phiếu xác nhận vào sổ tàu Kết thúc trình làm thủ tục thông quan cho lô hàng xuất cảng Hàng hóa xếp lên tàu theo kế hoạch hãng tàu Lưu ý: Phải vào sổ tàu trước đến Closing time không hàng sót lại không xuất thông quan 2.1.8 Phát hành vận đơn Nội dung vận đơn gồm chi tiết sau : • Số vận đơn (B/L no) • Người gửi hàng (Shipper) • Người nhận hàng (Consignee) • Tên tàu\ số chuyến (vessel\voy) • Cảng xếp hàng (Port of loading) • Cảng dỡ hàng (Port of discharge) • Nơi giao hàng (Place of delivery) • Điều kiện vận chuyển hàng: CY\Door • Ngày xếp hàng lên tàu: Shipped on board date……(Những thông tin tên tàu số chuyến cảng đi, cảng đến phải trùng khớp với booking confirmation hãng tàu gửi trước đó) • Số container\số kẹp chì(container\ Seal no) • Số lượng container (number of container) • Mô tả hàng hóa (Discription of goods) • Số kiện (number of package) • Trọng lượng hàng bì (Gross weight) • Nơi phát hành vận đơn(place and date of issue) • Tên, trụ sở người chuyên chở đại lí • Đại lí giao nhận cảng đến VIETRANS HAIPHONG (Delivery Agent) : • Điều khoản cước phí(freight and charges) • Số lượng vận đơn gốc (No Of original B(s)/L) : 2.1.9 Quy trình giao nhận hàng xuất cho cảng - Giao hàng xuất cho cảng: • Giao danh mục hàng hóa xuất (hàng gạo) đăng ký với phòng điều động để bố trí kho bãi lên phương án xếp dỡ • Liên hệ với phòng thương vụ để ký hợp đồng lưu kho, bốc xếp hàng hóa với cảng • Lấy lệnh nhập kho báo với hải quan kho hàng • Giao hàng vào kho, bãi cảng • Cảng giao hàng cho tàu • Chuẩn bị trước giao hàng cho tàu • Kiểm nghiệm,làm thủ tục hải quan (đã làm mục 6) • Báo cho cảng ngày tàu đến (ETA) chấp nhận thông báo sẵn sang • Giao cho cảng danh mục hàng hóa xuất để bố trí phương tiện xếp dỡ, thuyền phó phụ trách hàng hóa lên sơ đồ xếp dỡ • Ký hợp đồng xếp dỡ với cảng • Tổ chức xếp giao hàng cho tàu • Lập chứng từ toán • Căn vào hợp đồng mua bán L/C, cán giao nhận phải lập lấy chứng từ cần thiết để tập hợp thành chứng từ toán, xuất trình chon ngan hàng để toán tiền hàng • Thông báo cho người mua việc giao hàng mua bảo hiểm cho hàng hóa cần • Thanh toán chi phí cần thiết cho cảng chi phí bốc hàng, vận chuyển, bảo quản, lưu kho • Tính toán thưởng phạt xếp dỡ (nếu có ) CHƯƠNG CÁC CHỨNG TỪ LIÊN QUAN ĐẾN LÔ HÀNG XUẤT KHẨU Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa – Certificate of Origin (C/O) - Khái niệm: Là chứng từ nhà sản xuất quan có thẩm quyền thường Phòng Thương mại Công nghiệp Việt Nam (VCCI) cấp để xác nhận nơi sản xuất khai thác hàng hóa Giấy kiểm dịch thực vật ( Phytosanitary) - Khái niệm: Là giấy quan bảo vệ kiểm dịch thực vật cấp, xác nhận thực phẩm sản phẩm thực vật không bị nhiễm sâu bệnh, coi phù hợp với quy định kiểm dịch thực vật hành nước nhập để nhằm mục đích tránh lây lan dịch bệnh từ hàng hóa vào nước nhập Đối với xuất tương tự Hóa đơn thương mại ( Commercial invoice) - Khái niệm: Là chứng từ thương mại phát hành người bán cho người mua để nhận số tiền mà người mua hàng hóa hay dịch vụ có nghĩa vụ phải toán cho người bán hàng theo điều kiện cụ thể Vận đơn đường biển – Bill of Lading - Khái niệm: Là chứng từ chuyên chở hàng hóa đường biển người chuyên chở đại diện họ cấp cho người gửi hàng sau xếp hàng lên tàu sau nhận hàng để xếp Thư tín dụng chứng từ - Letter of Credit (L/C) - Khái niệm: Thư tín dụng chứng từ L/C hình thức phổ biến nay, hình thức mà Ngân hàng thay mặt Người nhập cam kết với Người xuất khẩu/ Người cung cấp hàng hóa trả tiền thời gian quy định Người xuất khẩu/ Người cung cấp hàng hóa xuất trình chứng từ phù hợp với quy định L/C Ngân hàng mở theo yêu cầu Người nhập - [...]... chứng từ L/C là hình thức phổ biến hiện nay, đây là hình thức mà Ngân hàng thay mặt Người nhập khẩu cam kết với Người xuất khẩu/ Người cung cấp hàng hóa sẽ trả tiền trong thời gian quy định khi Người xuất khẩu/ Người cung cấp hàng hóa xuất trình những chứng từ phù hợp với quy định trong L/C đã được Ngân hàng mở theo yêu cầu của Người nhập khẩu - ...1 Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa – Certificate of Origin (C/O) - Khái niệm: Là chứng từ do nhà sản xuất hoặc do cơ quan có thẩm quy n thường là Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam (VCCI) cấp để xác nhận nơi sản xuất hoặc khai thác ra hàng hóa 2 Giấy kiểm dịch thực vật ( Phytosanitary) - Khái niệm: Là giấy do cơ quan bảo vệ và kiểm dịch thực vật cấp, xác nhận thực phẩm hoặc sản phẩm... và được coi là phù hợp với những quy định kiểm dịch thực vật hiện hành của nước nhập khẩu để nhằm mục đích tránh sự lây lan dịch bệnh từ hàng hóa đi vào nước nhập khẩu Đối với xuất khẩu cũng tương tự 3 Hóa đơn thương mại ( Commercial invoice) - Khái niệm: Là một chứng từ thương mại được phát hành bởi người bán cho người mua để nhận được một số tiền nào đó mà người mua hàng hóa hay dịch vụ có nghĩa vụ... mà người mua hàng hóa hay dịch vụ có nghĩa vụ phải thanh toán cho người bán hàng theo những điều kiện cụ thể 4 Vận đơn đường biển – Bill of Lading - Khái niệm: Là một chứng từ chuyên chở hàng hóa bằng đường biển do người chuyên chở hoặc đại diện của họ cấp cho người gửi hàng sau khi đã xếp hàng lên tàu hoặc sau khi đã nhận hàng để xếp 5 Thư tín dụng chứng từ - Letter of Credit (L/C) - Khái niệm: Thư