Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH XD Bảy Ngọc

Chính vì vậy trong suốt quá trình luân chuyển, việc theo dõi chặt chẽ số lượng vật liệu mua vào, xuất dùng để đảm bảo cho chất lượng sản phẩm theo đúng yêu cầu về kỹ thuật, giá trị đã đề

LỜI MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài.

Trong sản xuất kinh doanh, chính sách giá cả chính là yếu tố để đứng vững

và chiến thắng trong sự cạnh tranh của cơ chế thị trường Mặt khác, chỉ cần một sự biến động nhỏ về chi phí nguyên vật liệu cũng có ảnh hưởng đến giá thành Việc hạch toán đầy đủ, chính xác có tác dụng quan trọng đến việc hạch toán đầy đủ chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm Để tăng cường hạch toán kế toán, đồng thời góp phần làm giảm sự lãng phí vật tư Vì vậy cần quản lý vật tư chặt chẽ, không có

sự thất thoát lãng phí nhằm giảm giá thành sản phẩm và tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp

Công ty TNHH XD Bảy Ngọc là công ty chuyên xây dựng các công trình phục vụ cho nhu cầu sử dụng của nhân dân trong và ngoài tỉnh, cho nên từ khâu chọn vật liệu cũng như tuyển chọn tay nghề của công nhân viên phải được đầu tư

kỹ Và đặc biệt là công tác hạch toán của Công ty phải được chính xác và kịp thời

để cung cấp thông tin cho ban lãnh đạo Công ty

Sau một thời gian thực tập tại Công ty, em nhận thấy kế toán nguyên vật liệu tại Công ty giữ một vai trò quan trọng và có nhiều vấn đề cần quan tâm Do đó, trên

cơ sở những gì đã được học và qua thời gian thực tế tại Công ty được sự chỉ bảo tận tình của các anh chị và sự hướng dẫn của cô giáo Th.s Lê Thị Mỹ Tú em đã đi sâu

nghiên cứu đề tài:“Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH XD Bảy Ngọc” làm chuyên đề thực tập tốt nghiệp.

2 Tính cấp thiết của đề tài.

Trong các chiến lược của một doanh nghiệp không thể thiếu chiến lược về NVL Vì NVL đóng một vai trò rất quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Do đó, việc sử dụng nguồn NVL, ổn định và có chất lượng sẽ tạo điều kiện góp phần làm giảm chi phí sản xuất, tăng chất lượng sản phẩm đồng thời làm tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp Vì vậy cần đề ra các biện pháp tốt nhất để tiết kiệm NVL trong quá trình sản xuất làm tăng lợi nhuận và hạ giá thành sản phẩm

3 Mục đích nghiên cứu.

Thông qua việc tìm hiểu tình hình sử dụng và quản lý NVL tại Công ty TNHH XD Bảy Ngọc sẽ góp phần làm rõ thêm một số vấn đề lý luận về kế toán NVL, thông qua đó có thể đề ra một số biện pháp nhằm sử dụng và quản lý NVL có hiệu quả hơn, nhằm góp phần nâng cao chất lượng sản phẩm, hạ giá thành và tăng lợi nhuận của Công ty

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu.

 Đối tượng nghiên cứu: Tình hình sử dụng và quản lý NVL tại Công ty TNHH XD Bảy Ngọc

 Phạm vi nghiên cứu: Nghiên cứu tại phòng kế toán của Công ty TNHH

XD Bảy Ngọc

5 Phương pháp nghiên cứu.

Để nghiên cứu sử dụng các phương pháp: phương pháp nghiên cứu tài liệu, phương pháp quan sát phỏng vấn trực tiếp, phương pháp thống kê, phương pháp kế toán, phương pháp so sánh, phương pháp thay thế liên hoàn,…

6 Kết cấu của đề tài.

Chuyên đề “Hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH XD Bảy Ngọc” gồm 3 chương:

 Chương 1 : Cơ sở lý luận về công tác kế toán NVL

 Chương 2 : Thực trạng công tác kế toán NVL tại Công ty TNHH XD Bảy Ngọc

 Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán NVL tại Công

ty TNHH XD Bảy Ngọc

Chương 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN

NGUYÊN VẬT LIỆU.

1.1 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU.

1.1.1 Khái niệm và đặc điểm của NVL

Nguyên vật liệu là hàng tồn kho thuộc tài sản ngắn hạn Đặc điểm của NVL

là thời gian luân chuyển ngắn, thường là trong vòng một chu kỳ kinh doanh hoặc trong vòng một năm

Trong các doanh nghiệp sản xuất NVL là những đối tượng lao động, thể hiện dưới dạng vật hoá là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể sản phẩm

Trong quá trình tham gia vào sản xuất kinh doanh, NVL chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định, NVL bị tiêu hao toàn bộ và không giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu mà giá trị của NVL được chuyển toàn bộ một lần vào chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm mới làm ra

1.1.2 Vai trò của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất.

Chi phí về các loại vật liệu thường chiếm một tỉ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm trong các doanh nghiệp sản xuất Do đó, vật liệu không chỉ quyết định đến mặt số lượng của sản phẩm, mà nó còn ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm tạo ra NVL có đảm bảo đúng quy cách, chủng loại,

sự đa dạng thì sản phẩm sản xuất mới đạt được yêu cầu và phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng ngày càng cao của xã hội

Như ta đã biết, trong quá trình sản xuất NVL bị tiêu hao toàn bộ không giữ nguyên được hình thái vật chất ban đầu, giá trị của nó chuyển một lần toàn bộ vào giá trị sản phẩm mới tạo ra Do đó, tăng cường quản lý công tác kế toán NVL đảm bảo việc sử dụng tiết kiệm và hiệu quả nhằm hạ thấp chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm, tăng thu nhập cho doanh nghiệp có ý nghĩa rất quan trọng Việc quản lý vật liệu phải bao gồm các mặt như: số lượng cung cấp, chất lượng chủng loại và giá

trị Bởi vậy, công tác kế toán NVL là điều kiện không thể thiếu được trong toàn bộ công tác quản lý kinh tế tài chính của Nhà nước nhằm cung cấp kịp thời đầy đủ và đồng bộ những vật liệu cần thiết cho sản xuất, kiểm tra được các định mức dự trữ, tiết kiệm vật liệu trong sản xuất, ngăn ngừa và hạn chế mất mát, hư hỏng, lãng phí trong tất cả các khâu của quá trình sản xuất Đặc biệt là cung cấp thông tin cho các

bộ phận kế toán nhằm hoàn thành tốt nhiệm vụ kế toán quản trị

1.1.3 Vai trò của kế toán nguyên vật liệu.

Vật liệu là một khoản mục chi phí chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất của doanh nghiệp, ngoài ra nó là bộ phận quan trọng trong tổng số tồn kho của doanh nghiệp Do vậy, việc quản lý và sử dụng vật liệu là một trong những nhân tố quyết định sự thành công của công tác quản lý kinh doanh

Vật liệu là những yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất, nếu quản lý và sử dụng tốt sẽ tạo ra cho các yếu tố đầu ra những cơ hội tốt để tiêu thụ Chính vì vậy trong suốt quá trình luân chuyển, việc theo dõi chặt chẽ số lượng vật liệu mua vào, xuất dùng để đảm bảo cho chất lượng sản phẩm theo đúng yêu cầu về kỹ thuật, giá trị đã đề ra đòi hỏi cán bộ kế toán vật liệu phải thực hiện đó là:

 Tổ chức ghi chép, phản ánh đầy đủ, tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, vận chuyển, bảo quản, nhập - xuất - tồn kho vật liệu, tình hình luân chuyển vật tư hàng hóa cả về giá trị và hiện vật Tính toán đúng đắn giá vốn (hoặc giá thành) thực

tế của vật liệu đã thu mua, nhập và xuất kho doanh nghiệp, kiểm tra tình hình thu mua vật liệu về các mặt: số lượng, chủng loại, giá cả, thời hạn nhằm đảm bảo cung cấp đầy đủ, chính xác, kịp thời chuẩn loại vật liệu và các thông tin cần thiết phục vụ cho quá trình sản xuất và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp

 Áp dụng đúng đắn các phương pháp và kỹ thuật hạch toán hàng tồn kho,

mở sổ (thẻ) kế toán chi tiết để ghi chép, phản ánh, phân loại, tổng hợp số liệu…về tình hình hiện có và sự biến động tăng giảm trong quá trình sản xuất kinh doanh, cung cấp số liệu kịp thời để tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm

 Tổ chức đánh giá, phân loại vật liệu, kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, dự trữ và sử dụng vật liệu, tính toán xác định chính xác số lượng giá trị vật liệu cho các đối tượng sử dụng trong quá trình sản xuất kinh doanh.

 Tham gia kiểm kê đánh giá lại hàng tồn kho theo đúng chế độ nhà nước quy định, lập các báo cáo về vật liệu phục vụ cho công tác quản lý, lãnh đạo và tiến hành phân tích đánh giá vật liệu ở từng khâu nhằm đưa ra đầy đủ các thông tin cần thiết cho quá trình quản lý

1.1.4 Phân loại nguyên vật liệu

Trong các doanh nghiệp sản xuất, vật liệu bao gồm rất nhiều loại với các nội dung kinh tế, công dụng và tính năng lý – hoá học khác nhau và thường xuyên có sự biến động tăng giảm trong quá trình sản xuất kinh doanh Để thuận lợi cho quá trình quản lý một cách chặt chẽ và tổ chức hạch toán tới chi tiết từng loại vật liệu đảm bảo hiệu quả sử dụng trong sản xuất thì doanh nghiệp cần phải tiến hành phân loại vật liệu Phân loại vật liệu là quá trình sắp xếp vật liệu theo từng loại, từng nhóm trên một căn cứ nhất định nhưng tuỳ thuộc vào từng loại hình cụ thể của từng DN theo từng loại hình sản xuất, theo nội dung kinh tế và công dụng của vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh Hiện nay các DN thường căn cứ vào nội dung kinh tế

và công dụng của vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh để phân chia vật liệu thành các loại sau:

 Nguyên vật liệu chính: là những thứ nguyên vật liệu mà sau quá trình gia công, chế biến sẽ cấu thành nên thực thể vật chất chủ yếu của sản phẩm

 Nguyên vật liệu phụ: là những nguyên vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợ trong sản xuất, được sử dụng kết hợp với nguyên vật liệu chính để làm thay đổi màu sắc, hình dáng, mùi vị hoặc dùng để bảo quản, phục vụ hoạt động của các tư liệu lao động hay phục vụ cho lao động của công nhân viên chức (dầu nhờn, hồ keo, xà phòng, giẻ lau, )

 Nhiên liệu: là những thứ nguyên vật liệu được dùng để cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất, kinh doanh như than, củi, xăng dầu,

 Phụ tùng thay thế: là các chi tiết, phụ tùng dùng để sửa chữa và thay thế cho máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải,

 Nguyên vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: bao gồm các nguyên vật liệu

và thiết bị mà doanh nghiệp mua vào nhằm mục đích đầu tư cho xây dựng cơ bản

 Phế liệu: là các loại vật liệu thu được trong quá trình sản xuất hay thanh lý tài sản, có thể sử dụng hay bán ra ngoài (phôi bào, vải vụn, gạch, sắt, )

 Nguyên vật liệu khác: bao gồm các loại nguyên vật liệu còn lại ngoài các thứ kể trên như bao bì, vật đóng gói, các loại vật tư đặc chủng,

Vì vậy, căn cứ vào mục đích và nơi sử dụng NVL thì toàn bộ NVL của doanh nghiệp được chia thành NVL dùng trực tiếp vào sản xuất kinh doanh và NVL dùng vào các nhu cầu khác

Tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý và hạch toán chi tiết của từng doanh nghiệp

mà trong từng loại vật liệu nêu trên lại được chia thành từng nhóm, từng quy cách từng loại một cách chi tiết hơn

1.1.5 Phương pháp tính giá nguyên vật liệu

Đối với cơ sở kinh doanh thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì giá vật tư, hàng hoá, dịch vụ mua vào là giá mua thực tế không có thuế GTGT đầu vào Còn đối với cơ sở kinh doanh thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp và cơ sở sản xuất kinh doanh không thuộc đối tượng nộp thuế GTGT thì giá trị vật tư, công cụ dụng cụ mua vào là tổng giá thanh toán (bao gồm cả thuế GTGT đầu vào)

Tính giá NVL về thực chất là việc xác định giá trị ghi sổ của NVL Theo quy định, NVL được tính theo giá thực tế (giá gốc), tức là NVL khi nhập kho hay xuất kho đều được phản ánh trên sổ sách theo giá thực tế

1.1.5.1 Tính giá nguyên vật liệu nhập kho

Giá gốc ghi sổ của NVL nhập kho trong các trường hợp cụ thể được tính như sau:

 Với nguyên vật liệu mua ngoài.

+ Chi phí thu mua +

Thuế không được hoàn lại (nếu có)

-CKTM, giảm giá được hưởng

Trong đó, chi phí thu mua bao gồm: Chi phí vận chuyển, bốc dỡ; chi phí thuê kho, thuê bãi, Giá thực tế của NVL trong DN tính thuế theo phương pháp khấu trừ không bao gồm thuế GTGT đầu vào được khấu trừ mà bao gồm các khoản thuế không được hoàn lại như thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có).

 Với nguyên vật liệu do DN sản xuất: Giá thực tế ghi sổ là giá thành sản xuất thực tế của NVL do DN sản xuất, kiểm nhận, nhập kho

 Với nguyên vật liệu thuê ngoài gia công, chế biến: Giá thực tế ghi sổ khi

nhập kho gồm giá thực tế của NVL thuê chế biến cùng các chi phí liên quan đến việc thuê ngoài gia công, chế biến (tiền thuê gia công, chế biến, chi phí vận chuyển, bốc dỡ, )

 Với nguyên vật liệu nhận đóng góp từ các đơn vị, tổ chức, cá nhân tham gia góp vốn: Giá thực tế ghi sổ là giá thỏa thuận do các bên xác định (hoặc tổng giá

thanh toán ghi trên hóa đơn GTGT do bên tham gia liên doanh lập) cộng (+) với các chi phí tiếp nhận mà DN phải bỏ ra (nếu có)

 Với phế liệu: Giá thực tế ghi sổ là giá ước tính có thể sử dụng được hay

giá trị thu hồi tối thiểu

 Với nguyên vật liệu được tặng, thưởng: Giá thực tế ghi sổ là giá thị trường

tương đương cộng (+) chi phí liên quan đến việc tiếp nhận (nếu có)

1.1.5.2 Tính giá nguyên vật liệu xuất kho

Để xác định giá thực tế (giá gốc) ghi sổ của NVL xuất kho trong kỳ, tùy theo đặc điểm hoạt động của từng DN, vào yêu cầu quản lý và trình độ nghiệp vụ của nhân viên kế toán, có thể sử dụng một trong các phương pháp sau (theo nguyên tắc nhất quán trong hạch toán, nếu thay đổi phương pháp phải giải thích rõ ràng)

 Phương pháp giá đơn vị bình quân: Theo phương pháp này, giá thực tế

NVL xuất kho trong kỳ được tính theo công thức:

Trong đó giá đơn vị bình quân có thể tính theo 1 trong 3 phương pháp sau:

Phương pháp 1:

Giá đơn vị bình quân cả

Giá thực tế tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ

Số lượng thực tếtồn đầu kỳ và nhập trong kỳCách tính này tuy đơn giản, dễ làm nhưng độ chính xác không cao Hơn nữa, công việc tính toán dồn vào cuối tháng, gây ảnh hưởng đến công tác quyết toán nói chung.

Phương pháp 2:

Giá đơn vị bình quân cuối

Giá thực tếtồn đầu kỳ (hoặc cuối kỳ trước)

Số lượng thực tếtồn đầu kỳ (hoặc cuối kỳ trước)Cách này mặc dù khá đơn giản và phản ánh kịp thời tình hình biến động của NVL trong kỳ, tuy nhiên không chính xác vì không tính đến sự biến động của giá cả nguyên vật liệu kỳ này

Phương pháp 3:

Giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập =

Giá thực tếtồn kho sau mỗi lần nhập

Số lượng thực tếtồn kho sau mỗi lần nhậpCách này khắc phục được nhược điểm của 2 cách trên, vừa chính xác, vừa cập nhật Nhược điểm của cách này là tốn nhiều công sức, tính toán nhiều lần

 Phương pháp nhập trước, xuất trước (FIFO): Theo phương pháp này,

giả thiết rằng số nguyên vật liệu nhập trước thì xuất trước, xuất hết số nhập trước mới đến số nhập sau theo giá thực tế của từng số hàng xuất Nói cách khác, cơ sở của phương pháp này là giá thực tế của NVL nhập kho trước sẽ được làm giá để tính giá thực tế của NVL xuất trước và do vậy, giá trị NVL tồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực tế của số NVL nhập kho sau cùng Phương pháp này thích hợp trong trường hợp giá cả ổn định hoặc có xu hướng giảm

 Phương pháp nhập sau, xuất trước (LIFO): Phương pháp này giả định

những NVL nhập kho sau cùng sẽ được xuất trước tiên, ngược lại với phương pháp nhập trước, xuất trước ở trên Phương pháp nhập sau, xuất trước thích hợp trong trường hợp lạm phát

 Phương pháp giá thực tế đích danh: Theo phương pháp này, giá thực tế

của NVL được xác định theo đơn chiếc hay từng lô và giữ nguyên từ lúc nhập vào cho đến lúc xuất kho (trừ trường hợp điều chỉnh) Khi xuất kho lô nào sẽ tính theo giá thực tế của lô đó Phương pháp này thường sử dụng trong các DN có ít loại NVL hoặc NVL ổn định, có tính cách biệt và nhận diện được

 Phương pháp giá hạch toán: Theo phương pháp này, toàn bộ NVL biến

động trong kỳ được tính theo giá hạch toán (giá kế hoạch hoặc một loại giá ổn định trong kỳ) Cuối kỳ, kế toán sẽ tiến hành điều chỉnh từ giá hạch toán sang giá thực tế theo công thức:

Giá thực tế xuất kho

(hoặc tồn kho cuối kỳ) =

Giá hạch toán xuất kho (hoặc tồn kho cuối kỳ) x Hệ số giá

Hệ số giá có thể tính cho từng loại, từng nhóm hay từng thứ NVL chủ yếu tùy thuộc vào yêu cầu và trình độ quản lý Giá trị từng loại hàng tồn kho tính theo phương pháp giá hạch toán đúng bằng giá trị từng loại hàng tồn kho tăng, giảm, hiện có tính theo phương pháp giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ ở trên

1.1.6 Các chứng từ và sổ sách sử dụng

Kế toán chi tiết NVL là một khâu công việc khá phức tạp và tốn nhiều công sức Khác với kế toán tổng hợp, kế toán chi tiết NVL đòi hỏi phải phản ánh cả giá trị, số lượng và chất lượng của NVL theo từng kho và từng người phụ trách

 Phiếu nhập kho (mẫu 01 – VT)

 Phiếu xuất kho (mẫu 02 – VT)

 Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu 03 PXK – 3LL)

 Phiếu xuất kho hàng gửi đại lý (mẫu 04 HDL – 3LL)

 Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa (mẫu 03 – VT)

 Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (mẫu 04 – VT).

 Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa (mẫu 05 – VT)

 Bảng kê mua hàng (mẫu 06 – VT)

 Bảng kê thu mua hàng hóa mua vào không có hóa đơn (mẫu 04/GTGT)

 Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ (mẫu 07 – VT).Bên cạnh đó, tuỳ thuộc vào đặc điểm, tình hình cụ thể của từng doanh nghiệp thuộc các lĩnh vực hoạt động, thành phần kinh tế khác nhau mà kế toán sử dụng các chứng từ khác nhau

Đối với các chứng từ kế toán thống nhất, bắt buộc phải được lập kịp thời, đầy đủ theo đúng quy định về mẫu biểu, nội dung phương pháp lập và phải được tổ chức luân chuyển theo trình tự thời gian do kế toán trưởng quy định, phục vụ cho việc ghi chép kế toán tổng hợp và các bộ phận liên quan Đồng thời người lập chứng từ phải chịu trách nhiệm về tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ về nghiệp vụ kinh tế phát sinh

 Sổ sách sử dụng trong kế toán chi tiết NVL tùy thuộc vào phương pháp kế

toán chi tiết mà DN sử dụng Thông thường, có các loại sổ sách chủ yếu sau:

• Bảng lũy kế nhập, xuất, tồn kho

Sổ (thẻ) kho được sử dụng để theo dõi số lượng nhập xuất tồn kho của từng loại vật liệu theo từng kho Thẻ kho do phòng kế toán lập và ghi các chỉ tiêu đó là: tên, nhãn hiệu quy cách, đơn vị tính, mã số vật liệu, sau đó giao cho thủ kho để hạch toán nghiệp vụ ở kho, không phân biệt hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp nào

Ở phòng kế toán tuỳ theo từng phương pháp kế toán chi tiết vật liệu mà sử dụng sổ kế toán chi tiết, sổ đối chiếu luân chuyển, sổ số dư để hạch toán nhập xuất

tồn kho về mặt số lượng và giá trị Ngoài các sổ kế toán chi tiết nêu trên các DN còn có thể mở thêm các bảng kê nhập, bảng kê xuất, bảng kê luỹ kế tổng hợp nhập xuất tồn kho vật tư phục vụ cho hạch toán của đơn vị mình.

1.2 KẾ TOÁN CHI TIẾT NGUYÊN VẬT LIỆU.

Việc ghi chép phản ánh của thủ kho và kế toán cũng như kiểm tra đối chiếu số liệu giữa hạch toán nghiệp vụ kho và ở phòng kế toán được tiến hành theo một trong các phương pháp sau:

 Phương pháp ghi thẻ song song

 Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển

 Ở kho: Việc ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho hàng ngày do thủ kho tiến

hành trên thẻ kho và chỉ ghi theo chỉ tiêu số lượng

 Ở phòng kế toán: Kế toán sử dụng sổ kế toán chi tiết vật tư để ghi chép tình

hình nhập, xuất, kho theo cả hai chỉ tiêu số lượng và giá trị Về cơ bản sổ kế toán chi tiết vật tư có kết cấu giống như thẻ kho nhưng có thêm cột giá trị

b) Trình tự ghi sổ:

 Tại kho: Khi nhận được các chứng từ nhập xuất vật liệu thủ kho phải kiểm tra

tình hợp lý hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành ghi chép sổ thực nhập, thực xuất vào chứng từ và vào thẻ kho Cuối ngày thủ kho tính ra số tồn kho ghi luôn vào thẻ kho Định kỳ thủ kho gửi về phòng kế toán hoặc kế toán xuống tận kho nhận chứng từ (các chứng từ nhập xuất vật tư đã được phân loại)

Thủ kho phải thường xuyên đối chiếu số tồn kho với số vật liệu thực tế tồn kho, thường xuyên đối chiếu số dư vật liệu với định mức dự trữ vật liệu và cung cấp tình hình này cho bộ phận quản lý vật liệu được biết để có quyết định xử lý

 Tại phòng kế toán :

Phòng kế toán mở sổ chi tiết vật liệu có kết cấu giống như thẻ kho nhưng thêm các cột để theo dõi cả chỉ tiêu giá trị Khi nhận được chứng từ nhập, xuất do thủ kho gửi lên, kế toán vật liệu phải kiểm tra chứng từ, ghi đơn giá và tính thành tiền trên các chứng từ nhập xuất kho vật liệu sau đó ghi vào sổ (thẻ) hoặc sổ chi tiết vật liệu liên quan

Cuối tháng kế toán vật liệu cộng sổ chi tiết để tính ra tổng số nhập, xuất, tồn kho của từng thứ vật liệu đối chiếu với sổ (thẻ) kho của thủ kho Ngoài ra, để có số liệu đối chiếu với kế toán tổng hợp thì cần phải tổng hợp số liệu kế toán chi tiết từ các sổ chi tiết vào bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn theo từng nhóm, từng loại vật tư

Có thể khái quát nội dung trình tự hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp thẻ song song bằng sơ đồ sau:

Ghi chú: Ghi hàng ngày (định kỳ).

Ghi vào cuối tháng

Đối chiếu vào cuối tháng.

Sơ đồ 1.1 :Sơ đồ phương pháp thẻ song song.

c) Ưu , nhược điểm:

 Ưu điểm: Phương pháp này đơn giản trong khâu ghi chép, dễ kiểm tra đối chiếu, dễ phát hiện sai sót đồng thời cung cấp thông tin nhập, xuất và tồn kho của từng danh điểm NVL kịp thời, chính xác

Sổ tổng hợp

Phiếu nhập kho

Thẻ kho

Phiếu xuất kho

Sổ chi tiết vật tư nhập – xuất – tồnBảng tổng hợp

 Nhược điểm: Ghi chép trùng lặp giữa thủ kho và kế toán ở chỉ tiêu số lượng,

làm tăng khối lượng công việc của kế toán, tốn nhiều công sức và thời gian

d) Điều kiện vận dụng:

Thích hợp với các doanh nghiệp thực hiện công tác kế toán máy và các doanh nghiệp thực hiện kế toán bằng tay trong điều kiện doanh nghiệp có ít danh điểm vật tư, trình độ chuyên môn của cán bộ kế toán còn hạn chế

1.2.2 Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển

a) Nguyên tắc:

 Ở kho: Việc ghi chép ở kho của thủ kho cũng được thực hiện trên thẻ kho và

chỉ ghi chép về tình hình biến động của vật liệu về mặt số lượng

 Ở phòng kế toán: Sử dụng sổ đối chiếu luân chuyển để ghi tổng hợp về số

lượng và giá trị của từng loại vật liệu nhập, xuất, tồn kho trong tháng

b) Trình tự ghi chép :

 Tại kho : Theo phương pháp đối chiếu luân chuyển thì việc ghi chép của thủ

kho cũng được tiến hành trên thẻ kho như phương pháp thẻ song song

 Tại phòng kế toán:

Kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho

của từng loại vật tư ở từng kho Sổ được mở cho cả năm nhưng mỗi tháng chỉ ghi một lần vào cuối tháng Để có số liệu ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển, kế toán phải lập bảng kê nhập, bảng kê xuất trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất thủ kho gửi lên Sổ đối chiếu luân chuyển cũng được theo dõi cả về chỉ tiêu khối lượng và chỉ tiêu giá trị Cuối tháng tiến hành kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho và với số liệu của sổ kế toán tổng hợp

Nội dung và trình tự hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển được khái quát theo sơ đồ sau:

Ghi chú : Ghi hàng ngày (định kì).

Ghi vào cuối tháng

Đối chiếu

Sơ đồ 1.2 :Sơ đồ phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển

c) Ưu , nhược điểm:

 Ưu điểm: Phương pháp này tiết kiệm công tác lập sổ kế toán so với phương pháp thẻ song song, giảm nhẹ khối lượng ghi chép của kế toán và tránh việc ghi chép trùng lặp

 Nhược điểm: Khó kiểm tra, đối chiếu, khó phát hiện ra sai sót và dồn công

việc vào cuối kỳ nên hạn chế chức năng kiểm tra thường xuyên, liên tục, hơn nữa làm ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện của các khâu kế toán khác

d) Điều kiện vận dụng: Thích hợp với các doanh nghiệp có nhiều danh điểm

vật tư nhưng số lượng chứng từ nhập xuất không nhiều, không có điều kiện bố trí riêng từng nhân viên kế toán chi tiết vật liệu để theo dõi tình hình nhập xuất hằng ngày

1.2.3 Phương pháp sổ số dư.

a) Nguyên tắc:

 Ở kho: Thủ kho chỉ theo dõi tình hình nhập, xuất vật liệu theo chỉ tiêu hiện

vật

 Ở phòng kế toán: Theo dõi tình hình nhập xuất vật liệu theo từng nhóm, từng

loại vật liệu theo chỉ tiêu giá trị

b) Trình tự ghi chép :

 Tại kho : Thủ kho cũng ghi thẻ kho giống như các trường hợp trên Nhưng

cuối tháng phải tính ra số tồn kho rồi ghi vào cột số lượng của sổ số dư

 Tại phòng kế toán : Kế toán mở sổ số dư theo từng kho Sổ dùng cho cả năm

để ghi chép tình hình nhập xuất Từ các bảng kê nhập, bảng kê xuất kế toán lập bảng luỹ kế nhập, luỹ kế xuất, rồi từ các bảng luỹ kế lập bảng tổng hợp nhập xuất tồn theo từng nhóm từng loại vật tư theo chỉ tiêu giá trị

Cuối tháng, khi nhận sổ số dư do thủ kho gửi lên kế toán căn cứ vào số tồn cuối tháng, áp giá hạch toán tính ra giá trị tồn kho để ghi vào cột số tiền trên sổ số dư

Việc kiểm tra đối chiếu được căn cứ vào cột số tiền tồn kho trên sổ số dư và bảng kê tổng hợp nhập xuất tồn (cột số tiền) và đối chiếu vối sổ kế toán tổng hợp

Nội dung, trình tự kế toán chi tiết vật tư theo phương pháp sổ số dư bằng sơ đồ:

Ghi chú : Ghi hằng ngày (định kỳ).

Ghi vào cuối tháng

Phiếu giao nhận chứng từ xuất

Sổ kế toán tổng hợp

Đối chiếu.

Sơ đồ 1.3 :Sơ đồ phương pháp sổ số dư

c) Ưu , nhược điểm :

 Ưu điểm: Phương pháp này tránh được việc ghi chép trùng lặp và dàn đều công việc ghi sổ trong kỳ nên không bị dồn công việc vào cuối kỳ

 Nhược điểm: Sử dụng phương pháp này sẽ gặp khó khăn trong việc kiểm tra,

đối chiếu và phát hiện ra sai sót

d) Điều kiện vận dụng: Thích hợp với các doanh nghiệp có nhiều danh điểm vật

tư và số lần nhập xuất của mỗi loại nhiều, đồng thời nhân viên kế toán và thủ kho của doanh nghiệp phải có trình độ chuyên môn cao

1.3 HẠCH TOÁN TỔNG HỢP NGUYÊN VẬT LIỆU.

Vật liệu là tài sản lưu động thuộc nhóm hàng tồn kho của doanh nghiệp, nó được nhập, xuất kho thường xuyên liên tục Tuy nhiên tuỳ theo đặc điểm vật liệu của từng doanh nghiệp mà các doanh nghiệp có các phương pháp kiểm kê khác nhau Có doanh nghiệp kiểm kê theo từng nghiệp vụ nhập xuất, nhưng cũng có doanh nghiệp chỉ kiểm

kê một lần vào thời điểm cuối kỳ Tương ứng với hai phương pháp kiểm kê trên, trong

kế toán tổng hợp về vật liệu nói riêng, hàng tồn kho nói chung có hai phương pháp là:

 Phương pháp kê khai thường xuyên

 Phương pháp kiểm kê định kỳ

1.3.1 Hạch toán tổng hợp NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên

1.3.1.1 Khái niệm và tài khoản sử dụng

Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi và phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng giảm hàng tồn kho một cách thường xuyên liên tục trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho Vì những tiện ích của nó mà phương pháp này được sử dụng rộng rãi, tuy nhiên doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật tư, hàng hoá có giá trị thấp, thường xuyên xuất dùng, xuất bán mà áp dụng phương pháp này sẽ tốn rất nhiều công sức Dù vậy phương pháp này có độ chính xác cao và cung

cấp thông tin về hàng tồn kho một cách kịp thời Theo phương pháp này, tại bất kỳ thời điểm nào kế toán cũng có thể xác định được lượng nhập, xuất, tồn kho của từng loại vật liệu nói riêng và hàng tồn kho nói chung.

Để hạch toán NVL kế toán sử dụng các tài khoản sau để hạch toán:

 TK 152: “Nguyên liệu, vật liệu”.

 Công dụng: Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến

động NVL hiện có ở doanh nghiệp theo từng loại, nhóm, thứ, kho, thùy theo phương diện quản lý, và hạch toán của từng đơn vị

 Kết cấu:

Bên Nợ: Phản ánh các nghiệp vụ làm tăng NVL theo giá thực tế (mua ngoài, tự

sản xuất, nhận góp vốn, …)

Bên Có: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm giảm giá thực tế của NVL (xuất

dùng, xuất bán, xuất trả lại, giảm giá được hưởng,…)

Số dư bên Nợ (đầu kỳ hoặc cuối kỳ): Phản ánh giá trị NVL tồn kho (đầu kì

hoặc cuối kì )

 TK 151: “Hàng mua đang đi trên đường”.

Công dụng: Hàng mua ĐĐĐ là tất cả các loại vật tư, hàng hóa mà đơn vị đã

mua hoặc chấp nhận mua (đã thuộc sở hữu của đơn vị) nhưng cuối kỳ hàng vẫn chưa nhập kho (kể cả số đang gửi tại kho người khác )

 Kết cấu:

Bên Nợ: Phản ánh hàng ĐĐĐ tăng.

Bên Có: Phản ánh trị giá hàng ĐĐĐ kỳ trước đã nhập kho, hoặc chuyển giao

cho các bộ phận sử dụng, hoặc chuyển giao cho khách hàng

Số dư bên Nợ (đầu kỳ hoặc cuối kỳ): Phản ánh trị giá hàng ĐĐĐ.

 Các TK có liên quan khác: 111, 112, 331, 311, 341, 338, 411…

1.3.1.2 Hạch toán biến động tăng.

a) Trường hợp nguyên vật liệu về, và hóa đơn cùng về :

 Khi tiến hành nhập kho, căn cứ vào hóa đơn mua hàng và các chứng từ có liên quan kế toán ghi :

Nợ TK 152 : Ghi trị giá mua (chưa thuế)

Nợ TK 1331 : Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ

Có TK 111, 112, 331, 311, : Tổng thanh toán

 Trường hợp doanh nghiệp được hưởng chiết khấu thanh toán do thanh toán tiền hàng đúng hạn hoặc trước hạn

Nợ TK 331 : Nếu trừ vào số tiền hàng còn phải trả

Nợ TK 111, 112 : Nếu nhận lại bằng tiền

Nợ TK 1388 : Nếu được chấp nhận nhưng chưa nhận

Có TK 515 : Ghi số CKTT được hưởng

 Trường hợp được hưởng chiết CKTM hay giảm giá hàng mua do hàng kém phẩm chất, sai quy cách hoặc hàng đã mua nay trả lại cho người bán, kế toán ghi :

Nợ TK 331 : Nếu trừ vào số tiền hàng còn phải trả

Nợ TK 111, 112 : Nếu nhận lại bằng tiền

Nợ TK 1388 : Nếu được chấp nhận nhưng chưa nhận

Có TK 152 : Số được giảm giá, chiết khấu, trả lại

Có TK 1331 : Thuế GTGT giảm trừ tương ứng

b) Trường hợp hóa đơn về, nguyên vật liệu về sau :

 Khi hóa đơn về lưu hóa đơn vào tập hồ sơ đang đi đường

 Trong kỳ NVL về : Hạch toán như trường hợp NVL và hóa đơn cùng về

 Cuối kỳ NVL chưa về, căn cứ vào hóa đơn về, kế toán tiến hành ghi :

Nợ TK 151 : Ghi giá trị hàng mua còn đang đi đường (chưa thuế)

Nợ TK 1331 : Thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 111, 112, 331, 311, : Ghi tổng thanh toán

 Sang tháng sau, khi hàng về, kế toán ghi :

Nợ TK 152 : Ghi giá trị thực tế nhập kho.

Nợ TK 621, 627, 642 : Nếu sử dụng ngay

Có TK 151 : Ghi giá trị hàng đã về nhập kho

c) Trường hợp nguyên vật liệu về trước, hóa đơn về sau:

 Hóa đơn về trong kỳ : Hạch toán như trường hợp NVL và hóa đơn cùng về

 Cuối kỳ, hóa đơn chưa về, kế toán tạm ghi :

Nợ TK 152 : Ghi theo giá tạm tính

Có TK 331 : Ghi theo giá tạm tính

 Sang tháng sau, khi hóa đơn về, kế toán tiến hành điều chỉnh theo :

 Cách 1 : Xóa bút toán tạm tính bằng bút toán đỏ, rồi ghi lại giá trị thực tế

bằng bút toán thường

 Cách 2 : Ghi số chênh lệch giữa giá tạm tính và giá thực tế bằng bút toán đỏ

(nếu giá tạm tính > giá thực tế) ; bút toán thường (nếu giá thực tế > giá tạm tính)

 Cách 3 : Dùng bút toán đảo ngược để xóa bút toán theo giá tạm tính đã ghi,

rồi ghi lại giá thực tế bằng bút toán thường

d) Các trường hợp khác làm tăng nguyên vật liệu :

Nợ TK 152 : Giá giá trị thực tế NVL tăng thêm

Có TK 411 : Nếu nhận vốn cấp, nhận góp liên doanh

Có TK 711 : Nếu được biếu, tặng

Có TK 128, 222 : Nếu nhận lại vốn góp liên doanh trước đây

Có TK 621, 627, : Nếu sản xuất không hết nhập lại kho

Có TK 642, 632 : Nếu NVL thừa trong định mức

Có TK 3381 : Nếu thừa không rõ nguyên nhân

Có TK 154 : Nếu sản xuất NVL nhập kho

Có TK 336, 338, : Nếu vay mượn đơn vị khác

Có TK 144, 244, : Nếu nhận lại ký cược, ký quỹ

1.3.1.3 Hạch toán biến động giảm

a) Xuất NVL sử dụng cho các bộ phận :

Nợ TK 621 : Nếu dùng cho trực tiếp sản xuất sản phẩm

Nợ TK 6272 : Nếu xuất dùng cho sản xuất ở phân xưởng.

Nợ TK 6412 : Nếu xuất dùng ở bộ phận bán hàng ; chi phí bán hàng

Nợ TK 6422 : Nếu xuất dùng ở bộ phận QLDN

Có TK 152 : Ghi theo giá trị xuất

b) Xuất góp liên doanh :

Giá trị vốn góp do hội đồng liên doanh đánh giá, chênh lệch giữa giá trị vốn góp

và giá trị ghi sổ được phản ánh trên tài khoản chênh lệch đánh giá tài sản

Có TK 511 : Giá bán chưa thuế GTGT

Có TK 3331 : Thuế GTGT đầu ra

d) Kiểm kê thiếu nguyên vật liệu :

Nợ TK 154 : Nếu xuất đem gia công, sơ chế

Nợ TK 1388, 136 : Cho vay, cho mượn

Nợ TK 411 : Nếu xuất trả lại vốn góp liên doanh.

Nợ TK 4312 : Viện trợ, biếu tặng

Nợ TK 412 : Đánh giá giảm NVL

Có TK 152 : Ghi giá trị thực tế NVL giảm

1.3.2 Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ

1.3.2.1 Khái niệm và tài khoản sử dụng :Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp thep dõi không thường xuyên, liên tục về tình hình biến động của các loại vật tư, sản phẩm trên các tài khoản kế toán Căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế để phản ánh trị giá của vật tư, hàng hóa tồn kho cuối kỳ trên sổ kế toán Các tài khoản phản ánh hàng tồn kho chỉ phản ánh giá trị vật

tư, hàng hóa tồn đầu kỳ và cuối kỳ.Phản ánh tình hình mua vào nhập kho vật tư, hàng

hóa trên TK 611-Mua hàng và cuối kỳ tiến hành kiểm kê hàng tồn kho cuối kỳ

Phương pháp này tiết kiệm được công sức ghi chép, nhưng độ chính xác không cao và phương pháp này phù hợp với các đơn vị kinh doanh những chủng loại vật tư, sản phẩm khác nhau, giá trị thấp, thường xuyên xuất dùng xuất bán

• TK 611: “Mua hàng”.

Công dụng: Dùng theo dõi tình hình thu mua, tăng, giảm vật tư.

 Kết cấu:

Bên Nợ: Phản ánh giá trị thực tế của vật tư, hàng hóa tồn kho đầu kỳ (kiểm kê

cuối kỳ trước) và tăng thêm trong kỳ

Bên Có: Phản ánh giá trị thực tế vật tư, hàng hóa xuất dùng, xuất bán, thiếu

hụt trong kỳ và tồn kho cuối kỳ

 TK này không có số dư và chi tiết thành 2 tiểu khoản:

TK 6111: Mua vật tư (NVL, CD-DC)

TK 6112: Mua hàng hoá

• TK 152:”Nguyên vật liệu”:

Dùng để phản ánh giá trị thực tế nguyên vật liệu tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ.

• Các TK có liên quan khác: 111, 112, 331…

1.3.2.2 Phương pháp hạch toán.

a) Đầu kỳ : Kết chuyển giá trị vật liệu chưa sử dụng sang TK 6111.

Nợ TK 6111-Chi tiết từng loại vật liệu

Nợ TK 152 : Nếu là tồn kho

Nợ TK 151 : Nếu còn đang đi đường

b) Trong kỳ : Mọi nghiệp vụ liên quan đến vật liệu đều hạch toán trên TK

6111-Chi tiết cho từng loại vật liệu

Nợ TK 6111 : Giá trị thực tế vật liệu thu mua chưa thuế

Nợ TK 1331 : Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ

Có TK 111, 112, 331 : Tổng thanh toán

 Trường hợp DN được hưởng chiết khấu thương mại, giảm giá hoặc vật liệu

đã mua nay trả lại cho người bán

Nợ TK 111, 112, 331 : Tổng thanh toán

Có TK 6111 : Giá trị chưa thuế giảm trừ

Có TK 1331 : Thuế GTGT đầu vào giảm trừ tương ứng

 Trường hợp DN được hưởng chiết khấu thanh toán ghi tăng cho doanh thu

hoạt động tài chính

Nợ TK 111, 112, 331 : Tổng số được hưởng

Có TK 515 : Tổng doanh thu tài chính

 Các trường hợp khác làm tăng vật liệu trong kỳ :

Nợ TK 6111 : Ghi giá trị thực tế vật liệu trong kỳ

Có TK 411 : Nếu nhận cấp, phát, góp liên doanh

Có TK 711 : Nếu nhận biếu, tặng, thưởng

Có TK 128, 222 : Nếu nhận lại vốn góp liên doanh trước đây

Có TK 621, 627 : Nếu sản xuất không hết nhập lại kho

Có TK 642, 632 : Nếu vật liệu thừa trong định mức

Có TK 3381 : Nếu thừa không rõ nguyên nhân.

Có TK 6111 : Ghi giá trị mất mát, thiếu hụt

 Khi kết chuyển giá trị vật liệu còn lại cuối kỳ

Nợ TK 152 : Nếu là tồn kho cuối kỳ

Nợ TK 151 : Nếu còn đi đường cuối kỳ

Có TK 6111 : Kết chuyển giá trị còn lại cuối kỳ

Sau đó, kế toán xác định giá trị NVL xuất dùng trong kỳ theo công thức :

Tổng giá trị thực tế NVL nhập trong kỳ

Giá trị thực tế NVL còn tồn kho và ĐĐĐ cuối kỳ

+

-Giảm giá, CKTM, hàng mua trả lại

NVL đang đi đường

NVL được biếu tặng, thu hồi từ sản xuất

Đánh giá tăng NVLNhận cấp phát NVL, nhận góp vốn

CKTM, GGHB,Hàng trả lại

Xuất sử dụng TK 627, 641, 642

TK 1331

TK 111, 112, 331

NVL đang điđường về kho

NVL về trước, HĐ về sau

Nhập từ thuê ngoài gia công chế biến, tự

sản xuất, phế liệu thu hồi

TK 811 TK 711

TK 412

TK 154Xuất thuê gia công chế biến

TK 632Xuất bán

TK 331,111, 112

TK 412

Kiểm kê thiếu Xử lý gtri thiếu

Sơ đồ 1.4 : Sơ đồ hạch toán tổng hợp NVL theo phương pháp KKTX

Sơ đồ 1.5 : Sơ đồ hạch toán tổng hợp NVL theo phương pháp KKĐK

TK 1331Thuế VAT

TK 412

Đánh giá tăng NVL

TK 632

Giá trị nguyên NVL xuất

dùng

TK 821,138,334Giá trị thiếu hụt mất mát

TK 412 Đánh giá giảm

NVL

Chương 2

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT

LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH XD BẢY NGỌC.

2.1 GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH XD BẢY NGỌC.

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty TNHH XD Bảy Ngọc

2.1.1.1 Quá trình hình thành của công ty

Công ty TNHH Xây Dựng Bảy Ngọc được cấp giấy phép thành lập Công Ty theo quyết định số 3504000199 do Sở Kế Hoạch và Đầu Tư Tỉnh Bình Định cấp ngày 26/02/2008 Và đã đăng ký thay đổi lần thứ nhất vào ngày 09/07/2008

Tên công ty:

 Tên Công Ty: Công Ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Xây Dựng Bảy Ngọc

 Tên viết tắc: Công Ty TNHH XD Bảy Ngọc

Địa chỉ trụ sở chính: Số 15 Đường Thanh Niên - Phường Quang Trung - Thành

- Quá trình đầu tư XDCB bắt đầu từ ngày 14/09/2007 đến ngày 31/01/2008

- Công ty chính thức hoạt động kể từ ngày 26/02/2008

- Công ty TNHH XD Bảy Ngọc là một công ty có tư cách pháp nhân, hạch toán độc lập.

2.1.1.3 Quá trình phát triển của công ty:

Những năm qua công ty đã hoạt động tương đối ổn định, luôn vượt kế hoạch đã

đề ra, và kinh doanh có hiệu quả Công ty không nghừng mở rộng các mối quan hệ với khách hàng và làm ăn uy tín, vì vậy mà Công ty đã nhận thầu được nhiều công trình lớn và nhiều khách hàng đã tự liên hệ với Công ty để ký hợp đồng

2.1.2 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty TNHH XD Bảy Ngọc

2.1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ của công ty TNHH XD Bảy Ngọc

 Đảm bảo hạch toán đầy đủ, chính xác các nhiệm vụ kế toán

 Thường xuyên tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn cho các cán bộ công nhân viên của Công ty

 Thực hiện việc đầu tư mở rộng sản xuất, nâng cao công nghệ để phát triển Công ty mạnh và bền vững

 Chấp hành tốt các chế độ lao động, BHXH, bảo vệ môi trường, giữ gìn an ninh chính trị, an toàn lao động, thực hiện an toàn về phòng cháy, chữa cháy

2.1.2.2 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty TNHH XD Bảy Ngọc.

2.1.2.2.1.Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.

- Ngành nghề kinh doanh của Công ty TNHH XD Bảy Ngọc là:

+ Xây dựng các công trình dân dụng, công nghiệp

+ Giao thông, thủy lợi, cấp thoát nước

+ Trang trí nội, ngoại thất

+ Đào lắp, san ủi mặt bằng

+ Xây lắp đường, trạm biến áp

- Thị trường đầu vào và đầu ra của công ty:

+ Công ty TNHH XD Bảy Ngọc là một doanh nghiệp xây dựng có năng lực thi công nhiều loại công trình, hạng mục công trình

+ Công ty chỉ căn cứ vào hợp đồng ký kết với bên A (chủ đầu tư) và hồ

sơ thiết kế kỹ thuật được cấp có thẩm quyền phê duyệt mà tiến hành tổ chức thi công

- Vốn kinh doanh của công ty:

Tổng số vốn điều lệ của công ty : 3.609.000.000 đồng

(Bằng chữ: Ba tỷ sáu trăm linh chin triệu đồng chẵn)

- Nguồn lực chủ yếu của công ty

Tổng số lao động tại công ty: 143 người

Trong đó: Lao dộng trực tiếp: 11 người

Lao động gián tiếp: 132 người

2.1.2.2.2 Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh tại công ty

-Giới thiệu quy trình công nghệ sản xuất:

+Như chúng ta đã biết, mỗi một sản phẩm hay một loại sản phẩm đều có quy trình công nghệ chế tạo riêng và nó chỉ phối hợp đến đặc điểm sản xuất của doanh

nghiệp, Công ty là một đơn vị xây lắp cho nên sản phẩm chủ yếu là các công trình xây dựng,vật kiến trúc có quy mô và kết cấu đa dạng.

(1) (2) (3)

Sơ đồ 2.1 :Sơ đồ cơ cấu tổ chức sản xuất kinh doanh

• Giải thích nhiệm vụ từng công đoạn:

(1) Khảo sát địa bàn : Sau khi ký hợp đồng với chủ đầu tư, bộ phận kỹ thuật bắt đầu xem xét địa bàn và san ủi mặt bằng

(2) Đào móng : Bộ phận kỹ thuật bắt đầu đặt cọc tiêu, giăng giây đào móng theo thiết kế công trình đã nhận

(3) Xây móng : Móng xây đúng kích thước, hình dáng chính xác với các vị trí tìm trục theo hồ sơ thiết kế, khối lượng phải đảm bảo bền chắc và liên kết tốt với thân móng

(4) Bê tông trụ xây tường : Tiến hành gia công lắp dựng cốt thép, ván khuôn sau đó đổ bê tông và tiến hành xây tường theo nguyên tắc : Ngang bằng, mặt phẳng vuông góc

(5) Lợp mái : Mái được lợp có thể là tole hoặc ngói, mái lợp phải đảm bảo chất lượng không được rò rỉ nước

(4) (5)

(6) Trát trần,tường : Tiến hành tưới nước, yêu cầu trát xong bề mặt phẳng không có hiện tượng gợn sóng.

(7) Lắp đặt hệ thống điện nước : Hệ thống điện nước đi ngầm hoặc đi nổi.Nếu

đi ngầm phải tiến hành đục tường vách sau đó chạy hệ thống dây ống rồi mới tiến hành trát tường.Hệ thống điện phải đảm bảo không chập mạch, hệ thống nước phải đảm bảo thoát nước

(8) Hoàn thiện : Đây là công đoạn cuối cùng của qui trình thi công bao gồm các công việc như sau : đảm bảo hoàn thiện theo yêu cầu kĩ thuật , quét vôi hoàn thiện công trình …

(9) Nghiệm thu : Sau khi Chủ đầu tư và Công ty nghiệm thu xong thấy đạt yêu cầu thì Công ty bắt đầu làm thủ tục bàn giao công trình cho Chủ đầu tư

2.1.2.3 Đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm của công ty TNHH XD Bảy

Ngọc:

Sơ đồ 2.2 : Sơ đồ qui trình công nghệ sản xuất sản phẩm

2.1.3 Tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty TNHH

Trúng thầu ký hợp đồngkinh tế

Nhận mặt bằng,chuẩn bị vật

tư và bố trí đội thi công

Khởi công xây dựng

Nghiệm thu bàn giao

Quyết toán công trinh

2.1.3.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý:

Phòng hành chính nhân sự

Phòng kế hoạch

Ban chỉ huy công trường

Xưởng cơ khí sữa chữa

Đội thi công GIÁM ĐỐC

2.1.3.2 Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận

Giám đốc: Là người quản lý điều hành toàn bộ hoạt động của công ty và

chịu toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trước pháp luật

Phó giám đốc: là người giúp việc cho giám đốc, là người được ủy quyền

giải quyết mọi vấn đề trong công ty thay quyền giám đốc là người trực tiếp theo dõi mọi biến động trong sản xuất của công ty, theo dõi sát sao tiến độ thi công của công ty

Phòng kỹ thuật thi công: có chứa năng tổ chức quản lý kĩ thuật đảm bảo

công trình hoàn thành đúng đề án thiết kế xây dựng giải pháp và kế hoạch thi công hữu hiệu, lập hồ sơ hoàn thành khi công trình hoàn thành Và có nhiệm vụ:

 Lập kế hoạch thi công tổ chức hướng dẫn giám sát công trình thực hiện đúng thiết kế được duyệt

 Giám định chất lượng công trình, lấy mẫu kiểm nghiệm, theo dõi có kế hoạch bảo hành công trình hoàn thành bàn giao đưa vào sử dụng

 Căn cứ đồ án thiết kế công trình được duyệt và thực tế thi công nghiệm thu lập hồ sơ bảng vẽ cấu tạo hoàn thành công trình

Phòng hành chính nhân sự: có chức năng thực hiện quản trị hành chính

văn phòng và các quan hệ pháp lý đối với các đơn vị cá nhân có liên quan giúp giám đốc tổ chức thực hiện chế độ lao động tiền lương trong công ty phù hợp với pháp luật nhà nước qui định Và có nhiệm vụ:

 Thực hiện công tác quản trị hành chính văn phòng, lập thủ tục đăng ký tổ chức quản lý hồ sơ lưu trữ trong công ty , tổng hợp thông tin và báo cáo công tác tháng, năm, quý, thực hiện công tác đối nội, đối ngoại

 Lập hồ sơ vụ việc đúng thủ tục pháp lý để làm căn cứ giải quyết theo pháp luật qui định

 Giúp giám đốc tuyển dụng bố trí sử dụng lao động

 Lập hồ sơ theo dõi lao động và tổ chức quản lý lưu trữ an toàn bí mật hồ

sơ nhân sự của công ty, soạn thảo để giúp giám đốc ký ban hành các quy định hành chính thuộc công tác quản lý lao động , tiền lương theo quyết định pháp luật

Xưởng cơ khí sữa chữa: có chức năng là đơn vị loại hình sản xuất phụ,

thực hiện dịch vụ sản xuất, sản xuất gia công để phục vụ nội bộ cho các hoạt động thi công của công ty không mang tính chất kinh doanh Và có nhiệm vụ:

 Tổ chức sản xuất gia công các cấu kiện phục vụ cho công trình

 Tổ chức duy trì bảo dưỡng sữa chữa, cung ứng một phần dịch vụ cơ khí sữa chữa cho thị trường

 Thực hiện chế độ hoạt động nội bộ theo hướng dẫn của giám đốc

Ban chỉ huy công trường : có chức năng giúp giám đốc điều hành mọi

hoạt động thi công hàng ngày trên công trường, ban chỉ huy công trường sẽ tự giải quyết mọi vấn đề đến khi công trình hoàn thành và đưa vào sử dụng Và có nhiệm vụ:

 Quan hệ với địa phương về an ninh cho CT, đăng kí tạm trú, tạm vắng

 Tổ chức ăn ở và xử lý các quan hệ nội bộ của công nhân ở công

 Thực hiện triển khai kế hoạch thi công của công ty

 Điều hành các hoạt động để đảm bảo công trình thi công đúng tiến độ

 Lập bảng kê khối lượng công trình hàng tháng báo cáo về phóng kĩ thuật thi công để tổ chức nghiệm thu

 Báo cáo kịp thời về công ty tình hình biến động trên công trường và những đề xuất cần giải quyết

Đội thi công : có chức năng tổ chức theo yêu cầu thi công công trình dưới

sự quản lý điều hành của ban thi công công trường Và có nhiệm vụ:

 Theo lệnh sản xuất hay hợp đồng giao khoán sản phẩm dưới sự hướng dẫn của kĩ sư công trường

 Tổ chức lao động sản xuất an toàn, phòng chống rủi ro cháy nỗ, chấp hành sự quản lý và điều hành của ban chỉ huy công trường.

Phòng kế hoạch: Có chức năng lập hồ sơ quản lý kĩ thuật cho từng công

trình thi công cho công ty

 Chịu trách nhiệm tham mưu cho giám đốc trong việc xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh , kế hoạch cung ứng vật tư

 Theo dõi cung ứng vật tư nhập xuất và dự trữ vật tư

Phòng kế toán: có chức năng hạch định chiến lược, và tổ chức công tác

hoạch toán kinh tế hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Và có nhiệm vụ:

 Giúp giám đốc xây dựng chiến lược, lập hồ sơ đấu thầu

 Khảo sát lập hồ sơ khách hàng cung ứng vật tư trong và ngoài tỉnh về chủng loại vật tư mà công ty thường sử dụng thực hiện công tác kế toán theo đúng nguyên tắc tài chính qui định đảm bảo thu_ chi, nhập xuất và thanh toán quyết toán đầy

6 Thuế và các khoản phải nộp 913.228 1.365.218 451.990 49%

Biểu 2.1 Kết quả hoạt động kinh doanh những năm gần đây

Nhận xét: Qua bảng tổng hợp ta thấy :

 Lợi nhuận của công ty vào năm 2011 đạt 1.013.900.000 đồng, tăng so với năm trước là 316.320.000 đồng, tương ứng 45% Nguyên nhân chủ yếu là do sản lượng sản xuất, tiêu thụ và mở rộng thị trường tiêu thụ trong năm tăng

Tổng doanh thu của công ty vào năm 2011 đạt 9.046.786.000 đồng, tăng so với năm

2010 là 4.048.947.000 đồng , tương ứng 81% Điều này cho thấy được tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty đạt hiệu quả tương đối cao Góp phần tăng thu nhập quốc dân, mở rộng quy mô hoạt động và nâng cao đời sống cho nhân viên

Vì vậy công ty đã tạo được uy tín trên thị trường với bạn hàng và các tổ chức tín dụng

Qua sự phát triển trên cho thấy hướng đi hoàn toàn đúng đắn và có lợi.Để đạt được mục tiêu đề ra năm 2012 công ty sẽ tiếp tục đầu tư chiều sâu mua sắm mới tài sản

cố định nhằm đổi mới công nghệ, tăng ngân sách lao động đáp ứng nhu cầu của thị trường Cũng trong năm 2012 công ty sẽ nổ lực sản xuất kinh doanh như tìm hiểu thị trường, tiếp cận công nghệ mới, tăng vòng quay của vốn, tiết kiệm chi phi, nâng cao chất lượng và trình độ cán bộ công nhân viên, nâng cao chất lượng sản phẩm truyền thống, mở rộng thị trường tiêu thụ để phấn đấu đạt kế hoạch sản xuất đề ra cho năm nay

Như vậy trong quá trình hình thành và phát triển của mình, công ty đã khẳng định ưu thế trong hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty sẽ là một trong những nhân

tố giúp ngành xây dựng công nói riêng và nền kinh tế đất nước nói chung phát triển mạnh mẽ hơn nữa trong thời gian tới

2.1.5 Tổ chức bộ máy kế tóan tại công ty TNHH XD Bảy Ngọc:

2.1.5.1 Hình thức tổ chức bộ máy kế toán: Công ty áp dụng hình thức kế toán

tập trung, mọi công việc kế tóan đều tập trung giải quyết tại phòng kế toán

BỘ MÁY KẾ TÓAN ĐƯỢC TỔ CHỨC THEO SƠ ĐỒ SAU:

(Nguồn tin: Phòng Kế Toán)

: Quan Hệ chỉ đạo

Sơ đồ 2.4 :Sơ đồ bộ máy kế toán của công ty

2.1.5.2 Nhiệm vụ của từng kế toán

 Kế toán trưởng: phụ trách chung toàn bộ công tác kế toán của công ty

về nghiệp vụ, chịu trách nhiệm trước giám đốc về tài chính, về nghiệp vụ quản lý điều hành nhân viên trong phòng kế toán, kiểm soát chung tình hình thu chi của công ty, làm tham mưu cho giám đốc về tài chính kế toán và hạch toán kế toán, cùng giám đốc chịu trách nhiệm về hoạt động tài chính công ty trước pháp luật

 Kế toán tổng hợp: hướng dẫn kiểm tra tổng hợp số liệu chứng từ các bộ

phận kế toán chi tiết, lập chứng từ ghi sổ và ghi vào các sổ tổng hợp, tính kết quả kinh doanh từng công trình, lập báo cáo quyết toán hàng quý, hàng năm

 Kế toán thanh toán: theo dõi, ghi chép các loại vốn bằng tiền, khoản nợ

phải thanh toán đối với tổ chức cá nhân, người cung ứng vật tư và các khách hàng của công ty, giải quyết quan hệ trong thanh toán phát sinh trong kì, theo dõi trong kì

 Kế toán tiền lương: chịu trách nhiệm về mọi khoản thu chi trong doanh

nghiệp, lập bảng lương và thanh toán lương

 Kế toán vật tư: Có nhiệm vụ kiểm tra, theo dõi các biến động về nguyên

vật liệu , phản ánh số lượng, chất lượng, giá trị vật tư mua vào xuất ra để sử dụng ,

Kế Toán Trưởng

Kế toán vật tư Kế toán tiền lương Kế toán thanh toán Thủ kho

Kế toán tổng hợp

kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ, kế toán tiến hành viết phiếu nhập kho vào sổ kế toán chi tiết sau đó chuyển cho thủ kho để phục vụ sản xuất kinh doanh của công ty

 Thủ kho: quản lý, Bảo quản kho vật tư, kiểm nhận việc nhập xuất vật tư

khi đã có đầy đủ chứng từ hợp lệ, hợp pháp khi nhập xuất vật tư hàng tháng hoặc đột xuất khi có yêu cầu của giám đốc và phòng kế toán

2.1.6 Tổ chức hệ thống kế toán tại công ty TNHH XD Bảy Ngọc.

Công ty áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ.

2.1.6.1 Tổ chức việc ghi chép ban đầu và chứng từ kế toán

Hàng ngày mọi chứng từ phát sinh đều tập trung tại phòng kế toán Hàng ngày căn cứ chứng từ gốc đã kiểm tra hợp lệ, Kế toán sẽ tập hợp chứng từ lên chứng từ ghi

sổ chi tiết rồi chuyển lên kế toán trưởng và kế toán tổng hợp tiến hành lập chứng từ ghi

sổ hoặc vào sổ cái và căn cứ vào số liệu các sổ ghi chi tiết kế toán, lập bảng tổng hợp chi tiết, kế toán tổng hợp cộng phát sinh trên các tài khoản ở sổ cái, ghi vào bảng cân đối số phát sinh các tài khoản ở sổ cái Sau khi khớp đúng với số liệu thì căn cứ vào bảng tổng hợp chi tiết để lập báo cáo tài chính của công ty Quan hệ đối chiếu kiểm tra phải đảm bảo tổng số phát sinh nợ với tổng tất cả các phát sinh của các tài khoảntrên bảng cân đối, số phát sinh phải bằng nhau với số dư của từng tài khoản tương ứng trên bảng tổng hợp chi tiết

Ghi chú : Ghi hằng ngằy

Ghi hằng năm Đối chiếu, kiểm tra

Sơ đồ 2.5 : Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hinh thức chứng từ ghi sổ

Bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại

Sổ đăng ký

chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ

Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết

Bảng cân đối sốphát sinh

Báo cáo tài chính