Căn cứ vào nội dung kinh tế, vai trò của chúng trong quá trình thi công xây lắp, căn cứ vào yêu cầu quản lý nguyên vật liệu của doanh nghiệp thì nguyên vật liệu được chia thành các loại
Trang 2Sơ đồ 1.1 Sơ đồ mô hình tổ chức bộ máy quản trị tại Công ty 11
Sơ đồ 2.1 16
Trình tự kế toán chi tiết nguyên, vật liệu của Công ty TNHH một thành viên cơ khí Đại Tân 16
Bảng 2.1: Hoá đơn GTGT 20
Bảng 2.2: Biên bản kiểm nghiệm vật tư 21
Bảng 2.3: Phiếu nhập kho 22
Bảng 2.4: Hoá đơn GTGT 22
Bảng 2.6: Hoá đơn GTGT 23
Bảng 2.7: Phiếu nhập kho 24
Bảng 2.8: Thẻ kho thép D16-18 25
Bảng 2.9: Thẻ kho cát vàng 26
Bảng 2.10: Phiếu đề nghị cấp vật tư 29
Bảng 2.11: Phiếu xuất kho 29
Bảng 2.12: Phiếu đề nghị cấp vật tư 30
Bảng 2.13: Phiếu đề nghị cấp vật tư 31
Bảng 2.14: Sổ chi tiết nguyên vật liệu 33
Bảng 2.15: Sổ chi tiết vật liệu xi măng 34
Bảng 2.16: Sổ chi tiết vật liệu Thép D16-18 34
Bảng 2.17: Bảng tổng hợp Nhập xuất tồn nguyên vật liệu 35
Sơ đồ 2.2 Sơ đồ hạch toán nguyên vật liệu 37
Bảng 2.19: Sổ cái tài khoản 152 39
Bảng 2.18: Sổ nhật ký chung 39
SVTH: Trần Thị Thu Cúc Page 2
Trang 31.1.1 Đặc điểm nguyên, vật liệu.
Trong ngành xây lắp, sản xuất, vật liệu bao gồm rất nhiều loại khác nhau, đặc biệt là trong ngành xây dựng cơ bản với nội dung kinh tế và tính năng lý hóa học khác nhau Để có thể quản lý chặt chẽ và tổ chức hạch toán chi tiết tới từng loại vật liệu phục vụ cho kế hoạch quản trị … cần thiết phải tiến hành phân loại nguyên vật liệu Căn cứ vào nội dung kinh tế, vai trò của chúng trong quá trình thi công xây lắp, căn cứ vào yêu cầu quản lý nguyên vật liệu của doanh nghiệp thì nguyên vật liệu được chia thành các loại sau:
+ Nguyên vật liệu chính: Là đối tượng lao động chủ yếu trong doanh nghiệp xây lắp, là cơ sở vật chất cấu thành lên thực thể chính của sản phẩm gồm: Xi măng, cát, đá, sắt, thép
+ Vật liệu phụ: Là những loại vật liệu tham gia vào quá trình sản xuất, không cấu thành thực thể chính của sản phẩm Vật liệu phụ chỉ tác dụng phụ trong quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm: Làm tăng chất lượng vật liệu chính và sản phẩm, phục vụ cho công tác quản lý, phục vụ thi công, cho nhu cầu công nghệ kỹ thuật bao gói sản phẩm như: Phụ gia bê tong siêu dẻo…+ Nhiên liệu: Về thực thể là một loại vật liệu phụ, nhưng có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong quá trình thi công, kinh doanh tạo điều kiện cho quá trình chế tạo sản phẩm có thể diễn ra bình thường Nhiên liệu có thể tồn tại ở thể lỏng, khí, rắn như: xăng, dầu, than củi, hơi đốt dùng để phục vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm, cho các phương tiện máy móc, thiết bị như: mũi khoan, săm lốp
Trang 4+ Phụ tùng thay thế: Là những loại vật tư, sản phẩm dùng để thay thế, sửa chữa máy móc thiết bị, phương tiện vận tải, công cụ dụng cụ sản xuất…
+ Thiết bị xây dựng cơ bản: Bao gồm cả thiết bị cần lắp, không cần lắp, công cụ, khí cụ và vật kết cấu dùng để lắp đặt vào các công trình xây dựng cơ bản
+ Phế liệu: Là các loại vật liệu loại ra trong quá trình thi công xây lắp như
gỗ, sắt, thép vụn, vỏ bao xi măng, vỏ thùng chứa dầu hoặc phế liệu thu hồi trong quá trình thanh lý tài sản cố định
Tuỳ thuộc vào yêu quản lý và kế toán chi tiết của từng doanh nghiệp
mà trong từng loại vật liệu nêu trên lại được chia thành từng nhóm, từng thứ một cách chi tiết hơn
Bên cạnh các vật liệu chính dùng để chế tạo, sản xuất sản phẩm còn có tôn đen, vật liệu cách điện và các phụ kiện, phụ liệu khác
Do đặc tính của thị trường nguyên, vật liệu là giá cả biến động thường xuyên nên Công ty áp dụng chính sách mua nguyên, vật liệu khá linh hoạt Công
ty sẽ tùy thuộc vào giá thị trường và giá chào của các nhà cung cấp trong nước để lựa chọn đối tác cung cấp có lợi nhất
SVTH: Trần Thị Thu Cúc Page 4
Trang 5Ngoài ra, các nhà cung cấp nguyên, vật liệu của Công ty đều là những Công ty có năng lực tài chính tốt, có uy tín trên thị trường và chất lượng sản phẩm ổn định Do đó, việc cung cấp nguyên, vật liệu của Công ty luôn đảm bảo kịp tiến độ sản xuất Mặt khác, nhằm giảm rủi ro từ phía nhà cung cấp, Công ty cũng chủ động tìm kiếm những đối tác mới với giá cả và chất lượng cạnh tranh.
Nhìn chung giá nguyên, vật liệu là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp tới doanh thu và lợi nhuận Công ty do nguyên, vật liệu chiếm tỷ trọng 60% trên tổng chi phí của doanh nghiệp Trong thời gian khoảng 3 năm trở lại đây giá cả của hầu hết các nguyên, vật liệu chính đều có xu hướng tăng lên do ảnh hưởng của thị trường thế giới
1.1.2 Danh mục NVL tại Công ty TNHH một thành viên cơ khí Đại Tân
Nhằm phục vụ cho yêu cầu quản lý, Kế toán Công ty thiết lập danh mục
nguyên vật liệu như sau:
Trang 617 VLP001 Dầu bôi khuôn cống Lít
25 VLP0010 Hoa nhựa (con kê nhựa) kg
26 VLP0011 Dây thép đen 2ly Kg
48 NL02 Dầu Dierzel Lit
49 NL03 Dầu máy HD50 Lit
SVTH: Trần Thị Thu Cúc Page 6
Trang 750 NL04 Dầu erngol HLP 46 lít
Bảng 1.1 Danh mục vật tư tại Công ty TNHH một thành viên cơ khí Đại Tân
1.2Đặc điểm luân chuyển nguyên vật liệu của Công ty
Đối với công tác quản lý luân chuyển nguyên vật liệu, ở công ty đã có
sự phân công trách nhiệm cho từng bộ phận đảm nhiệm từ khâu mua hàng, nhận hàng, bảo quản hàng trong kho đến xuất kho để sử dụng Cụ thể, quy trình luân chuyển nguyên vật liệu tại Công ty gồm các bước như sau:
1.2.1 Quy trình hình thành nguyên vật liệu
Với đặc điểm sản xuất tại Công ty, hầu hết NVL như cát, đá, xi măng, thép …chủ yếu hình thành từ nguồn thu mua bên ngoài từ các nhà cung cấp NVL xây dựng Chính vì vậy, để đáp ứng và duy trì liên tục quá trình sản xuất đạt mức năng suất cao nhất, Công ty TNHH một thành viên cơ khí Đại Tân rất chú trọng việc cung ứng NVL cho các phân xưởng với quy trình thu mua NVL được xây dựng chặt chẽ
Hàng tháng, hàng quý, phòng sản xuất dưới sự chỉ đạo của giám đốc sản xuất lên kế hoạch sản xuất, đặc biệt trong đó là kế hoạch thu mua NVL có
sự phê duyệt kế toán trưởng và giám đốc Dựa trên kế hoạch thu mua và tình hình sử dụng NVL thực tế, phụ trách vật tư của phòng sản xuất cử nhân viên
đi khảo sát, lấy báo giá của các nhà cung cấp NVL phù hợp khác nhau; trình Giám đốc duyệt mua và chọn nhà cung cấp Các nhà cung cấp được chọn hầu hết là các đơn vị cung cấp NVL xây dựng có giá cả cạnh tranh nhất với chất lượng sản phẩm đạt yêu cầu tiêu chuẩn của Công ty và có cơ sở địa bàn thuận tiện Trên cơ sở đó, hai bên tiến hàng ký kết hợp đồng mua NVL Căn cứ vào hợp đồng, bộ phận vật tư thực hiện thu mua NVL Khi MVL được chuyển đến kho Công ty, Ban kiểm nghiệm gồm trưởng phòng thí nghiệm nguyên vật liệu, kế toán vật tư và thủ kho tiến hàng kiểm tra hàng về số lượng, chất
Trang 8lượng, quy cách phẩm chất theo như Hợp đồng đã ký rồi lập Biên bản kiểm nghiệm và làm thủ tục nhập kho.
1.2.2 Quy trình sử dụng nguyên vật liệu
Bên cạnh công tác thu mua VL, công tác quản lý cấp phát và sử dụng nguyên vật liệu cũng là một trong những khâu quan trọng Nguyên vật liệu xuất cho sản xuất là một trong ba yếu tố cấu cơ bản quyết định giá thành mà còn hơn thế là ảnh hưởng chất lượng của sản phẩm
Tại Công ty TNHH một thành viên cơ khí Đại Tân, nguyên vật liệu chính như xi măng, thép … được xuất dùng chủ yếu nằm trong chi phí nguyên vật liệu trực tiếp sản xuất 2 nhóm sản phẩm chính là ống cống bê tông
và thảm, còn lại đa số các NVL phụ như dầu, sơn… nhằm phục vụ nhu cầu sản xuất chung và gần như không có NVL xuất dùng cho quản lý doanh nghiệp Khi bộ phận sản xuất của phòng sản xuất có nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu, bộ phận sẽ lập Phiếu yêu cầu vật tư gửi lên giám đốc sản xuất Giám đốc sản xuất cùng kế toán trưởng căn cứ vào kế hoạch sản xuất, xem xét tình hình thực hiện tiến độ sản xuất tại phân xưởng, định mức tiêu hao nguyên vật liệu và tính toán lượng nguyên vật liệu cấp trong tháng, kế hợp lượng vật tư tồn kho do thủ kho cung cấp, sẽ quyết định duyệt Phiếu yêu cầu vật tư Sau khi Phiếu yêu cầu vật tư được duyệt, phòng sản xuất và thủ kho tiến hành làm thủ tục xuất kho Đối với các NVL chính khối lượng lớn, bộ phận vận tải cùng phối hợp làm việc trong khâu chuẩn bị xe tải, xe ben, băng truyền … vận chuyển NVL tới phân xưởng sản xuất của Công ty
1.2.3 Hệ thống kho tàng lưu trữ nguyên vật liệu
Việc bảo quản và dự trữ nguyên vật liệu tại kho bãi cần được thực hiện theo đúng chế độ qui định cho từng loại nguyên vật liệu phù hợp với tính lý, hoá mỗi loại với qui mô tổ chức của Công ty, tránh tình trạng thất thoát lãng phí, hư hỏng làm giảm chất lượng nguyên vật liệu
Tại Công ty TNHH một thành viên cơ khí Đại Tân, hệ thống gồm 2 kho chính: Kho bê tông thô và kho bê tông nhựa được phân chia dựa trên 2 phân
SVTH: Trần Thị Thu Cúc Page 8
Trang 9khu sản xuất 2 nhóm sản phẩm khác nhau tạo điều kiện thuận lợi cho cung ứng sản xuất, góp phần giảm thiểu chi phí vận chuyển
Với đặc điểm nguyên vật liệu xây dựng khối lượng lớn, cồng kềnh, hai kho chính: Kho bê tông khô và Kho bê tông nhựa rất rộng rãi, diện tích mặt bằng khoảng 400 m2, được trang bị hết sức hiện đại đầy đủ các phương tiện vận tải hiện đại như xe ben, xe xúc, cần trục, … các thiết bị cân đo đong đếm
và các thiết bị khác kiểm tra chất lượng, cùng với các thiết bị hỗ trợ để bảo quản tốt vật tư Do đa số các thiết bị vật tư đều cần được bảo quản trong điều kiện khô ráo để đảm bảo đúng chất lượng, phẩm chất nên các tiêu chuẩn vật
tư theo quy định cũng đươc đặc biệt quan tâm và luôn được đảm bảo
1.3 Tổ chức quản lý nguyên, vật liệu.
Đối với doanh nghiệp sản xuất việc quản lý nguyên, vật liệu một cách khoa học và hiệu quả là sự đòi hỏi cấp bách Hiện nay, nguyên, vật liệu không còn khan hiếm và không còn phải dự trữ nhiều như trước nhưng vấn đề đặt ra
là phải cung cấp đầy đủ, kịp thời để đảm bảo cho quá trình sản xuất được diễn
ra thường xuyên đồng thời sử dụng vốn tiết kiệm nhất, không gây ứ đọng vốn kinh doanh Yêu cầu của công tác quản lý nguyên, vật liệu là phải quản lý chặt chẽ ở mọi khâu, từ khâu thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng Trong điều kiện nền kinh tế thị trường hiện nay, việc sử dụng hợp lý và tiết kiệm vật liệu càng được coi trọng, làm sao để cùng một khối lượng vật liệu có thể sản xuất ra nhiều sản phẩm nhất, giá thành hạ mà vẫn đảm bảo chất lượng Chính
vì lý do đó, việc quản lý nguyên, vật liệu ở Công ty TNHH một thành viên cơ khí Đại Tân được thực hiện trên các khía cạnh sau:
Ở khâu thu mua, Công ty lập kế hoạch cụ thể về việc thu mua nguyên,
vật liệu trong các bản dự toán theo quý sao cho có thể cung ứng đầy đủ, kịp thời nguyên, vật liệu cho sản xuất Việc quản lý khối lượng, quy cách, chủng loại nguyên, vật liệu mua vào phải theo đúng yêu cầu, giá mua phải hợp lý để
hạ thấp được giá thành sản phẩm
Trang 10Ở khâu bảo quản, việc bảo quản vật liệu tại kho, bãi cần thực hiện
theo đúng chế độ quy định cho từng loại vật liệu, phù hợp với tính chất lý hoá của mỗi loại, tránh tình trạng thất thoát, lãng phí vật liệu, đảm bảo an toàn cũng là một trong các yêu cầu quản lý đối với vật liệu
Ở khâu dự trữ, Công ty yêu cầu phải xác định được mức dự trữ tối đa,
tối thiểu để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh được bình thường, không dự trữ vật liệu quá nhiều gây ứ đọng vốn và cũng không quá ít làm ngưng trệ, gián đoạn cho quá trình sản xuất
Ở khâu sử dụng, yêu cầu về quản lý nguyên, vật liệu là phải tiết kiệm
hợp lý trên cơ sở xác định các định mức tiêu hao nguyên, vật liệu và dự toán chi phí, quán triệt theo nguyên tắc sử dụng đúng định mức quy định, đúng quy trình sản xuất, đảm bảo tiết kiệm chi phí về nguyên, vật liệu trong tổng giá thành
Như vậy, quản lý nguyên, vật liệu là một trong những nội dung quan trọng và cần thiết của công tác quản lý nói chung và quản lý sản xuất, quản lý giá thành nói riêng nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, tăng tốc độ luân chuyển của vốn lưu động để đạt được ưu thế trong cạnh tranh
1.3.1 Quản lý chung tại đơn vị
Để tăng cường bộ máy quản lý có hiệu lực, đảm bảo quản lý chặt chẽ trên tất cả các khâu của quá trình sản xuất kinh doanh, bộ máy quản lý của công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng Việc quản lý của công ty dưới sự định hướng và giám sát của hội đồng quản trị do Giám đốc của công ty trực tiếp điều hành bao gồm các phòng chức năng và các ban khác Số cán bộ nhân viên thuộc cơ quan công ty hiện nay có trên 70 người, bao gồm 12 nhân viên quản lý và hơn 60 công nhân viên sản xuất
SVTH: Trần Thị Thu Cúc Page 10
Trang 11Giải thích:
Quan hệ trực tuyến Quan hệ chức năng
Sơ đồ 1.1 Sơ đồ mô hình tổ chức bộ máy quản trị tại Công ty
1.3.2 Chức năng nhiệm vụ bộ phận liên quan kế toán NVL
Việc tổ chức và quản lý NVL với vai trò quan trọng không chỉ là nhiệm
vụ của riêng bộ phận kế toán NVL mà còn của nhiều bộ phận liên quan khác tạo lên mô hình quản lý chặt chẽ, hiệu quả với sự phân công trách nhiệm rõ ràng cho từng phòng ban liên quan
• Giám đốc
- Trực tiếp điều hành mọi hoạt động sản xuất của Công ty và chịu trách nhiệm về hoạt động sản xuất với Hội đồng quản trị và Tổng giám đốc Hoạch định, tổ chức thực hiện, kiểm soát, hoàn thiện hoạt động sản xuất của Công ty
Giám Đốc Giám Đốc
Phó Giám Đốc
Phó Giám Đốc
Phòng kỹ thuật
Phòng kỹ thuật
Trang 12- Xem xét Kế hoạch sản xuất trong tháng, quý, năm, đồng thời triển khai các bộ phận/phòng ban thực hiện; Điều hành hoạt động sản xuất đạt năng suất; Xem xét và duyệt cho triển khai tài liệu kỹ thuật đảm bào chất lượng từ khâu mua vào NVL đến sản phẩm đầu ra; Xem xét và quyết định các quy định quản lý, các đề xuất điều động, bổ sung máy móc thiết
bị thuộc dây chuyền sản xuất, bảo đảm hoạt động sản xuất được tiến hành hiệu quả; Giám sát , chỉ đạo các bộ phận phân tích hoạt động dây chuyền sản xuất, đề phòng, khắc phục các sự cố bất thường; Xem xét và duyệt các quyết định phân bổ nhân sự
- Tham mưu cho Giám đốc trong lĩnh vực quản lý quán trình sản xuất, xem xét duyệt các đề xuất, các phương án hoàn thiện hoạt động sản xuất của Công ty Chịu trách nhiệm báo cáo tình hình sản xuất với Tổng Giám Đốc và đề xuất các phương án cải thiện/nâng cao năng lực sản xuất.Thực hiện nhiệm vụ quan hệ đối ngoại khác theo sự phân công của Tổng Giám Đốc
• Phòng sản xuất
- Chuyên trách về việc giám sát và thực hiện sản xuất Thực hiện theo đúng quy trình sản xuất dưới sự lãnh đạo của Giám đốc sản xuất Tham mưu cho Giám đốc sản xuất trong việc xây dựng kế hoạch SXKD ngắn và dài hạn Giám sát kiểm tra quy trình sản xuất cũng như chất lượng sản phẩm, đồng thời đảm bảo kỹ thuật cho toàn bộ dây chuyền máy móc hoạt động liên tục 3 ca 1 ngày
• Kế toán nguyên vật liệu có các nhiệm vụ sau:
- Tổ chức ghi chép , phản ánh tổng hợp số dữ liệu về tình hình thu mua , vận chuyển bảo quản tình hình nhập , xuất và tồn kho vật liệu , tính giá thực tế của vật liệu đã mua và nhập kho xí nghiệp , kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch thu mua vật liệu , công cụ dụng cụ về số lượng, chủng loại, giá cả , thời hạn nhằm bảo đảm cung cấp đầy đủ , kịp thời đúng chủng loại vật liệu cho quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty
SVTH: Trần Thị Thu Cúc Page 12
Trang 13- Áp dụng đúng đắn các phương pháp hạch toán vật liệu , công
cụ dụng cụ , hướng dẫn , kiểm tra các bộ phận kho hàng trong đơn vị , thực hiện đầy đủ các chế độ hạch toán ban đầu về vật liệu đúng chế độ, đúng phương pháp quy định nhằm đảm bảo sự thống nhất trong công tác
kế toán Tạo điều kiện thuận lợi , cho công tác lãnh đạo về nghiệp vụ kế toán trong phạm vi nghành kinh tế quốc dân
- Kiểm tra việc chấp hành , bảo quản dự trữ và sử dụng vật liệu , công cụ dụng cụ , phát hiện ngăn ngừa và đề xuất những xử lý nguyên vật liệu thừa , thiếu, ứ đọng, kém chất lượng , tính toán chính xác số lượng về giá trị vật liệu đã tiêu hao vào các đối tượng sử dụng
- Tham gia kiểm kê và đánh giá lại vật liệu , công cụ dụng cụ theo quy định Công ty quy định, lập các báo cáo về vật liệu , công cụ dụng cụ phục vụ công tác lãnh đạo và quản lý
• Thủ kho:
- Chịu trách nhiệm trông coi, bảo quản về toàn bộ số vật tư, công
cụ dụng cụ, máy móc thiết bị, tài sản cố định hàng hoá do mình quản
- Theo dõi tình hình nhập, xuất kho vật tư, công cụ dụng cụ, máy móc thiết bị, tài sản cố định, hàng hoá theo số lượng
- Định kỳ, gửi chứng từ cho kế toán vật tư để hạch toán
- Cuối tháng đối chiếu sô lượng tồn kho trên thẻ kho và sổ chi tiết vật tư của kế toán vật tư
- Cùng với bộ phận Kế toán kiểm kê kho định kỳ (theo tháng hoặc theo quý)
• Phòng kỹ thuật
- Có nhiệm vụ hoạch định hoạt động hệ thống quản trị chất lượng: giám sát đo lường hệ thống, giám sát đo lường quá trình từ khâu nhập vật tư cho đến quá trình sản xuất và giám sát đo lường sản phẩm;
- Kiểm tra, giám sát hoạt động của các đơn vị về mức độ phù hợp đối với hệ thống tài liệu Công ty qui định và tính hiệu quả trong quá vận hành của hệ thống;
Trang 14- Có nhiệm vụ thực hiện các kiểm nghiệm chất lượng đầu vào đối với nguyên vật liệu chính lấy mẫu kiểm nghiệm theo đúng các tiêu chuẩn và quy trình quản lý chất lượng do Công ty đề ra
- Các thử nghiệm đối với sản phẩm đầu ra bao gồm: cơ lý xi măng, hỗn hợp bê tông và bê tông nặng, thử cốt bê tông và vữa, thử nghiệm cơ lý đất trong phòng, kiểm tra thanh thép xây dựng, bê tông nhựa, nhựa bitum, thử nghiệm tại hiện trường, thử nghiệm vữa xây dựng, thử nghiệm cơ lý gạch xây, thử nghiệm cơ lý vật liệu bột khoáng trong bê tông nhựa; đảm bảo chất lượng sản phẩm theo đúng tiêu chuẩn Công ty
đề ra
- Sản phẩm của quá trình sản xuất cũng được kiểm định chất lượng chặt chẽ: Bê tông cần được kiểm tra về những mặt:
Kiểm tra độ ẩm của cát, đá trước khi trộn
Kiểm tra độ sụt của bê tông trước khi xuất xưởng
Ghi chép báo cáo hàng ngày cụ thể từng hạng mục
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN CƠ KHÍ ĐẠI TÂN
2.1 Kế toán chi tiết nguyên, vật liệu.
Kế toán chi tiết nguyên, vật liệu được tiến hành đồng thời ở kho và ở phòng kế toán của Công ty nhằm đảm bảo đúng khớp số liệu sổ sách và hiện vật theo từng loại, từng nhóm nguyên, vật liệu trên cơ sở chứng từ hợp pháp, hợp lệ Yêu cầu của hạch toán chi tiết là phản ánh kịp thời chính xác về tình hình nhập- xuất- tồn của từng loại nguyên, vật liệu cả về số lượng và giá trị
Hiện nay, Công ty đang áp dụng phương pháp thẻ song song trong kế
toán chi tiết nguyên, vật liệu
SVTH: Trần Thị Thu Cúc Page 14
Trang 15Để có thể tổ chức thực hiện được toàn bộ công tác kế toán nguyên, vật liệu nói chung và công tác kế toán chi tiết nguyên, vật liệu nói riêng, trước hết phải dựa trên cơ sở chứng từ kế toán để phản ánh tất cả các nghiệp vụ liên quan đến nhập - xuất nguyên, vật liệu Chứng từ kế toán là cơ sở pháp lý để ghi sổ kế toán Thực tế tại Công ty TNHH một thành viên cơ khí Đại Tân chứng từ kế toán được sử dụng trong phần hành kế toán nguyên, vật liệu bao gồm:
Phiếu nhập kho (Mẫu số 01 - VT) dùng để xác nhận số lượng nguyên,
vật liệu nhập kho làm căn cứ ghi Thẻ kho, thanh toán tiền hàng, xác định trách nhiệm với người có liên quan và ghi sổ kế toán
Phiếu xuất kho (Mẫu số 02 - VT) dùng để theo dõi chặt chẽ số lượng
nguyên, vật liệu xuất kho cho các bộ phận sử dụng, làm căn cứ hạch toán chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm và kiểm tra việc sử dụng, thực hiện định mức tiêu hao vật tư
Biên bản kiểm kê vật tư (Mẫu số 05 - VT) dùng để xác định số lượng,
chất lượng và giá trị nguyên, vật liệu có ở kho tại thời điểm kiểm kê, làm căn
cứ xác địn trách nhiệm trong việc bảo quản, xử lý vật tư thừa, thiếu và ghi sổ
kế toán
Bảng phân bổ nguyên, vật liệu (Mẫu số 07 - VT) dùng để phản ánh
tổng giá trị nguyên, vật liệu xuất kho trong tháng và phân bổ giá trị nguyên, vật liệu xuất dùng cho các đối tượng sử dụng
Ngoài ra, để giảm bớt số lượng chủng loại chứng từ phải quản lý, Công
ty có sử dụng một loại chứng từ riêng do Công ty phát hành cho các nghiệp
vụ có liên quan, đó là Phiếu lĩnh vật tư Các chứng từ đặc thù của Công ty
được xây dựng phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh nhưng vẫn tuân theo cơ sở là các biểu mẫu ban hành và đều được sự chấp thuận bằng văn bản của cơ quan có thẩm quyền
Sổ sách được sử dụng chủ yếu là thẻ kho, sổ chi tiết nguyên, vật liệu, bảng tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn vật liệu, dụng cụ
Trang 16Thẻ kho dùng để phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng loại
nguyên, vật liệu theo số lượng
Sổ chi tiết nguyên, vật liệu dùng để phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn
kho của từng loại nguyên, vật liệu cả về số lượng và giá trị
khí Đại Tân
SVTH: Trần Thị Thu Cúc Page 16
Thẻ kho
Thẻ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp Nhập-Xuất-Tồn
Sổ kế toán tổng hợp
Phiếu nhập kho
Phiếu xuất kho
Trang 17Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra
Trình tự kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại kho và tại phòng kế toán được thực hiện cụ thể như sau:
2.1.1 Kế toán tăng nguyên vật liệu
Trường hợp nhập kho nguyên, vật liệu do mua ngoài, các thủ tục
được tiến hành như sau:
Khi có nhu cầu nhập nguyên vật liệu, phòng Vật tư căn cứ vào tình hình sử dụng nguyên, vật liệu và định mức kỹ thuật để lên kế hoạch cung ứng,
dự trữ nguyên, vật liệu Dựa trên kế hoạch cung ứng nguyên, vật liệu, phòng Vật tư lấy báo giá nguyên, vật liệu, lập bảng dự trù mua nguyên, vật liệu và chuyển qua Giám đốc hoặc Phó giám đốc sản xuất duyệt, xin tạm ứng tiền mua vật tư tại phòng Tài chính - kế toán Như vậy, phòng Vật tư chịu trách nhiệm lập kế hoạch cung ứng, thu mua, dự trữ và cung cấp nguyên, vật liệu cho các bộ phận sử dụng
Việc thu mua nguyên, vật liệu được tiến hành trên cơ sở thoả thuận giữa Công ty và bên cung cấp Hình thức thanh toán có thể là trả tiền trước, trả ngay bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền tạm ứng hoặc Công ty trả theo hình thức trả chậm
Sau khi việc mua bán giữa hai bên được thoả thuận, cán bộ phòng Vật
tư phụ trách việc mua nguyên, vật liệu sẽ mang hoá đơn giá trị gia tăng về để
Trang 18làm căn cứ ghi sổ kế toán Hóa đơn giá trị gia tăng (Biểu số 01) là chứng từ đầu tiên để kế toán có thể ghi nhận nghiệp vụ thu mua nguyên, vật liệu, số liệu trên hóa đơn giá trị gia tăng là căn cứ cho việc ghi phiếu nhập kho, thẻ kho, sổ chi tiết vật tư, sổ nhật ký chung, sổ cái tài khoản
Toàn bộ số nguyên, vật liệu mua về được tiến hành kiểm tra quy cách, mẫu mã, phẩm chất từng loại Nếu đạt yêu cầu, ban kiểm nhận lập biên bản giao nhận vật tư và cho nhập kho toàn bộ số nguyên, vật liệu, đồng thời cán
bộ phòng Vật tư sẽ lập phiếu nhập kho căn cứ vào số lượng nguyên, vật liệu thực nhập Trên phiếu nhập kho phải thể hiện số lượng thực nhập, số lượng vật tư theo hóa đơn giá trị gia tăng, đơn giá của từng loại nguyên, vật liệu Phiếu nhập kho phải có đủ chữ ký của thủ trưởng đơn vị (hoặc người được ủy quyền), trưởng phòng Vật tư, người giao hàng, thủ kho Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên, trong đó liên 1 được lưu ở phòng Vật tư, liên 2 dùng để luân chuyển nội bộ và liên 3 được lưu ở kho
SVTH: Trần Thị Thu Cúc Page 18
Trang 19và xem xét báo giá của các nhà cung cấp phù hợp do phòng sản xuất cung cấp, Giám đốc lựa chọn Công ty TNHH Thép Tân Hoàng Giang là nhà cung cấp chính thức, sau đó tiến hành ký kết hợp đồng mua thép và mỗi lần mua hàng công ty TNHH Thép Tân Hoàng Giang sẽ xuất hoá đơn GTGT và phiếu xuất kho cho công ty.
• Căn cứ theo hợp đồng đã ký kết, bộ phận phụ tránh vật tư thuộc phòng sản xuất, tiến hành thu mua NVL và nhận hóa đơn mua hàng
Ví dụ: Trong đó, vào ngày 01/10/2014, thực hiện theo hợp đồng, Công ty
mua của Công ty Tân Hoàng Giang 20.000 kg thép D16-D18 theo hóa đơn số
0003742, thanh toán bằng chuyển khoản:
Trang 20Bảng 2.1: Hoá đơn GTGT
HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Liên 1: Lưu
Ngày 01 tháng 10 năm 2014
Đơn vị bán hàng : Công ty TNHH Thép Tân Hoàng Giang
Địa chỉ : Khu chợ Yên Thường - Xã Yên Thường - Huyện Gia Lâm - TP Hà Nội.
Mã số Thuế: 0102590453
Đơn vị mua hàng : Công ty TNHH một thành viên cơ khí Đại Tân
Địa chỉ : Số 76 Cù Chính Lan -Khương Mai - Thanh Xuân - Tp Hà Nội
Mã số Thuế: 0104105085
Hình thức thanh toán: Chuyển khoản
TT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn
vị tính lượngSố Đơn giá Thành tiền
Thuế xuất GTGT 10% - Tiền thuế GTGT 26.420.000
Số tiền bằng chữ: Hai trăm tám mươi tám triệu sáu trăm sáu mươi hai ngàn đồng.
Người mua hàng
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)Người bán hàng (Ký tên, đóng dấu)Thủ trưởng đơn vị
SVTH: Trần Thị Thu Cúc Page 20
Mẫu số : 01 GTKT3/001 Seri :HG/14P Số: 0003742
Trang 21kiểm nghiệm bao gồm trưởng phòng kỹ thuật, kế toán vật tư, thủ kho và bên giao tiến hành kiểm tra và lập Biên bản kiểm nghiệm vật tư như sau:
Bảng 2.2: Biên bản kiểm nghiệm vật tư
Công ty TNHH một thành viên cơ khí Đại Tân Mẫu số 03-VT
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ BTC ngày
20/03/2006 của BTC)
BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ
Ngày 01 tháng 10 năm 2014 Căn cứ HĐ số 0003742 ngày 01 tháng 10 năm 2014
Ban kiểm nghiệm gồm:
• Ông/ Bà: Nguyễn Văn Hải Trưởng phòng KT
• Ông/ Bà: Nguyễn Mai Giang Kế toán
• Ông/ Bà: Trần Văn Long Thủ kho
• Ông/ Bà: Phạm Văn Tuấn Bên giao hàng
Phương thức kiểm nghiệm: Kiểm tra đo đếm thực tế số lượng, chất lượng.
Đã tiến hành kiểm nghiệm các loại vật tư sau:
theo Kết quả kiểm nghiệm
Số đúng quy cách quy cách Số sai
01 Thép cây từ
D16- D18
VLC0 03
kg 20.000 20.000
0
Ý kiến của ban kiểm nghiệm: Đạt yêu cầu
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
Trang 22phận vật tư sẽ tiến hành lập Phiếu nhập kho theo ban kiểm nghiệm vật tư
và hóa đơn mua hàng Người lập phiếu, người gia hàng và phụ trách bộ phận vật tư ký vào Phiếu nhập kho Phiếu nhập kho lập thành 3 liên :
- 1 liên lưu tại tập bộ phận vật tư
- 1 liên chuyển cho thủ kho tiến hành việc kiểm nhận, nhập hàng, vào thẻ kho và ký Phiếu nhập kho
- 1 liên chuyển cho kế toán vật tư để ghi sổ kế toán, cuối cùng tổ chức bảo quản và lưu trữ phiếu nhập
Họ và tên người giao hàng: Công ty TNHH Thép Tân Hoàng Giang
Theo HĐ số 0003742 ngày 01 tháng 10 năm 2014
Nhập tại kho: Bê tông khô
STT Tên, nhãn
hiệu, quy Mã số ĐVT Số lượng
Theo chứng từ
Thực nhận
Trang 23Bảng 2.6: Hoá đơn GTGT
Công ty TNHH một thành viên cơ khí Đại Tân Mẫu số 03 – VT
Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC
BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ
Ngày 02 tháng 10 năm 2014
Số: 02
- Căn cứ hoá đơn số : 120 ngày 02 tháng 10 năm 2014 của:
Mã số thuế: 0104174924
Địa chỉ: Xã An Khánh - Huyện Hoài Đức - Hà Nội
Điện thoại: 04 336565 24- Fax: 04 33 656524
Đơn vị mua hàng : Công ty TNHH một thành viên cơ khí Đại Tân
Địa chỉ : Số 76 Cù Chính Lan -Khương Mai - Thanh Xuân - Tp Hà Nội
Mã số Thuế: 0104105085
H ình thức thanh toán: chuyển khoản Số tài khoản:
Cộng tiền hàng 45.500.000
Thuế suất GTGT 10% Tiền thuế GTGT: 4.550.000
Tổng cộng tiền thanh toán: 50.050.000
Số tiền viết bằng chữ: Năm mươi triệu không trăm năm mươi ngàn đồng
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
(ký.ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)
(Cần kiểm tra, đối chiếu khi lập, giao, nhận hoá đơn)
HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Liên 2: Giao cho khách hàng
Ngày 02 tháng 10 năm 2014
Mẫusổ:01GTKTT3/001
Ký hiệu: AA/14P Số: 0000120
Trang 24+ Ông/bà Trần Văn Thế Chức vụ: Trưởng phòng vật tư
+ Ông/bà Nguyễn Văn Minh Chức vụ: Chỉ huy trưởng công trình
Đã kiểm nghiệm các loại:
Stt Tên nhãn hiệu quy
cách vật tư
M S
Phương thức kiểm
Đơn
vị
Số lượng
Ghi chú
Số lượng đúng quy cách phẩm chất
Số lượng không đúng quy cách phẩm chất
Ý kiến của ban kiểm nghiệm: tất cả lô hàng nhập kho theo hóa đơn số
000120 ngày 02/10/2014 đều đạt tiêu chuẩn về chất lượng.
Đại diện kỹ thuật
(Ký, họ tên)
Thủ kho (Ký, họ tên)
Trưởng ban (Ký, họ tên)
Họ tên người giao: Trần Quang Đạt
SVTH: Trần Thị Thu Cúc Page 24
Mẫu số 01- VT
( Ban hành theo QĐ số 15/2006/ QĐ – BTC ngày 20/03/2006 của BTC)