Bài giảng môn học nguyên lý kế toán chương 6 chứng từ, sổ sách kế toán và kiểm kê tài sản

CHỨNG TỪ, SỔ SÁCH KẾ TOÁN VÀ KIỂM KÊ TÀI SẢN Mục tiêu chương: Trình bày khái niệm nội dung chứng từ kế toán, Giải thích phải lập chứng từ, Phân loại chứng từ kế tốn, Trình bày khái niệm phương pháp kiểm kê tài sản, Liệt kê trình tự kiểm kê tài sản doanh nghiệp, Phân loại sổ kế tốn, Trình bày nội dung chủ yếu sổ kế tốn, Trình bày phương pháp sửa chữa sổ kế tốn, tính thực bút toán sửa sai Chứng từ kế toán 1.1 Khái niệm nội dung chứng từ kế toán 1.1.1 Khái niệm : Chứng từ kế toán giấy tờ vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài phát sinh hồn thành, làm ghi sổ kế tốn Mọi nghiệp vụ kinh tế tài phát sinh liên quan đến hoạt động doanh nghiệp phải lập chứng từ kế toán, chứng từ kế toán lập lần cho nghiệp vụ kinh tế, tài phát sinh 1.1.2 Nội dung chứng từ kế toán Chứng từ kế tốn phải có nội dung chủ yếu sau đây:  Tên số hiệu chứng từ kế toán;  Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán;  Tên, địa đơn vị cá nhân lập chứng từ kế toán;  Tên, địa đơn vị cá nhân nhận chứng từ kế toán;  Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài phát sinh;  Số lượng, đơn giá số tiền nghiệp vụ kinh tế, tài ghi số; tổng số tiền chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi số chữ;  Chữ ký, họ tên người lập, người duyệt người có liên quan đến chứng từ kế tốn Ngoài nội dung chủ yếu chứng từ nêu trên, chứng từ thể có thêm nội dung khác tùy theo yêu cầu mục đích quản lý doanh nghiệp 1.2 Hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán Doanh nghiệp chủ động xây dựng, thiết kế biểu mẫu chứng từ kế toán phù họp với đặc điểm hoạt động yêu cầu quản lý mình, phải đáp ứng yêu cầu Luật kế toán đảm bảo nguyên tắc rõ ràng, minh bạch, kịp thời, dễ kiểm tra, kiểm soát đối chiếu Các doanh nghiệp có nghiệp vụ kinh tế, tài đặc thù thuộc đối tượng điều chỉnh văn pháp luật khác áp dụng theo quy định chứng từ văn Doanh nghiệp áp dụng hệ thống biểu mẫu chứng từ ban hành theo hướng dẫn văn pháp luật kế toán để thực không tự xây dựng thiết kế biểu mẫu cho riêng Chứng từ chia thành nhiều loại, theo tiêu gồm : (1) Chỉ tiêu lao động tiền lương Mục đích: Các chứng từ thuộc tiêu lao động tiền lương lập nhằm mục đích theo dõi tình hình sử dụng thời gian lao động; theo dõi khoản phải toán cho người lao động đơn vị như: tiền lương, tiền công khoản phụ cấp, tiền thưởng, tiền công tác phí, tiền làm thêm ngồi giờ; theo dõi khoản tốn cho bên ngồi, cho tổ chức khác như: tốn tiền th ngồi, tốn khoản phải trích nộp theo lương, số nội dung khác có liên quan đến lao động, tiền lương Nội dung: Thuộc tiêu lao động tiền lương gồm có biểu mẫu sau: Bảng chấm cơng Bảng chấm cơng làm thêm Bảng tốn tiền lương Bảng toán tiền thưởng Giấy đường Phiếu xác nhận sản phẩm cơng việc hồn thành Bảng tốn tiền làm thêm Bản tốn tiền th ngồi Hợp đồng giao khoán Biên lý (nghiệm thu) hợp đồng giao khốn Bảng kê trích nộp khoản theo lương Bảng phân bổ tiền lương bảo hiểm xã hội Mẫu số 01a- LĐTL Mẫu số 01b- LĐTL Mẫu số 02- LĐTL Mẫu số 03- LĐTL Mẫu số 04- LĐTL Mẫu số 05- LĐTL Mẫu số 06- LĐTL Mẫu số 07- LĐTL Mẫu số 08- LĐTL Mẫu số 09- LĐTL Mẫu số 10- LĐTL Mẫu số 11- LĐTL Đơn vị : Mẫu số: 01a- LĐTL (Ban hành theo Thông tư số: /2014/TT-BTC ngày / /2014 BTC) Bộ phận : BẢNG CHẤM CÔNG Tháng năm Ngày tháng Ngạch bậc STT Họ tên lương cấp bậc chức vụ A B C 31 31 Số công hưởng lương sản phẩm 32 Số công hưởng lương thời gian 33 Quy công Số công nghỉ việc, ngừng việc hưởng 100% lương 34 Số công nghỉ việc, ngừng việc hưởng % lương 35 Số công hưởng BHXH 36 Cộng Người chấm công (Ký, họ tên) Ký hiệu chấm công: - Lương SP: - Lương thời gian: - Ốm, điều dưỡng: - Con ốm: - Thai sản: - Tai nạn: Phụ trách phận (Ký, họ tên) SP + Ơ Cơ TS T - Nghỉ phép: - Hội nghị, học tập: - Nghỉ bù: - Nghỉ không lương: - Ngừng việc: - Lao động nghĩa vụ: Ngày tháng năm Người duyệt (Ký, họ tên) P H NB KL N LĐ Đơn vị: Mẫu số: 02-LĐTL (Ban hành theo Thông tư số: /2014/TT-BTC ngày / /2014 BTC) Bộ phận: Số: BẢNG THANH TOÁN TIỀN LƯƠNG Tháng năm Số TT A Họ tên B Bậc lương Hệ số Lương sản phẩm Lương thời gian Nghỉ việc ngừng việc hưởng % lương Phụ cấp thuộc Số SP Số tiền Số công Số tiền Số công Số tiền quỹ lương Phụ cấp Tổn khác g số 10 11 Tạm ứng kỳ I 12 Các khoản phải khấu trừ vào lương BH XH 13 14 Thuế TNCN phải Cộng nộp 15 16 Kỳ II lĩnh Số tiền 17 Ký nhận C Cộng Tổng số tiền (viết chữ): Người lập biểu (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Ngày tháng năm Giám đốc (Ký, họ tên) Đơn vị: Bộ phận : Mẫu số 01b - LĐTL (Ban hành theo Thông tư số: /2014/TT-BTC ngày / /2014 BTC) Số: BẢNG CHẤM CÔNG LÀM THÊM GIỜ Tháng năm Ngày tháng Số TT Họ tên A B 31 31 Cộng làm thêm Ngày Ngày Ngày làm thứ bảy, lễ, tết việc chủ nhật 32 33 34 Làm đêm 35 Cộng Ký hiệu chấm công NT: Làm thêm ngày làm việc (Từ đến giờ) NN: Làm thêm ngày thứ bảy, chủ nhật (Từ đến giờ) NL: Làm thêm ngày lễ, tết (Từ đến giờ) Đ: Làm thêm buổi đêm Ngày tháng năm Xác nhận phận (phịng ban) Người chấm cơng Người duyệt có người làm thêm (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (2) Chỉ tiêu hàng tồn kho Mục đích: Theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho vật tư, cơng cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá, làm kiểm tra tình hình sử dụng, dự trữ vật tư, cơng cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hố cung cấp thông tin cần thiết cho việc quản lý hàng tồn kho Nội dung: Thuộc tiêu hàng tồn kho gồm biểu mẫu sau: Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Biên kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hố Phiếu báo vật tư cịn lại cuối kỳ Biên kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá Bảng kê mua hàng Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ Đơn vị: Bộ phận: Mẫu số 01-VT Mẫu số 02-VT Mẫu số 03-VT Mẫu số 04-VT Mẫu số 05-VT Mẫu số 06-VT Mẫu số 07-VT Mẫu số 01 - VT (Ban hành theo Thông tư số: 200/2014/TT-BTC ngày / /2014 BTC) PHIẾU NHẬP KHO Ngày tháng năm Số: Nợ Có - Họ tên người giao: - Theo số ngày tháng năm Nhập kho: địa điểm S Tên, nhãn hiệu, quy cách, T phẩm chất vật tư, dụng cụ T sản phẩm, hàng hoá A B Cộng Mã số C Đơn vị tính D x x Số lượng Theo Thực chứng từ nhập x x Đơn giá Thành tiền x - Tổng số tiền (viết chữ): - Số chứng từ gốc kèm theo: Ngày tháng năm Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Hoặc phận có nhu cầu nhập) (Ký, họ tên) (3) Chỉ tiêu bán hàng; Mục đích: Phản ánh tình hình bán hàng doanh nghiệp Nội dung Bảng toán hàng đại lý, ký gởi Thẻ quầy hàng Đơn vị : Địa chỉ: Mẫu số 01-BH Mẫu số 02-BH Mẫu số 01 - BH (Ban hành theo Thông tư số: 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 BTC) BẢNG THANH TOÁN HÀNG ĐẠI LÝ, KÝ GỬI Ngày tháng năm Quyển số: Số: Nợ: Có: Căn Hợp đồng số: ngày tháng năm việc bán hàng đại lý (ký gửi), Chúng tơi gồm: - Ơng /Bà chức vụ Đại diện ………….…có hàng đại lý (ký gửi) - Ông /Bà chức vụ Đại diện - Ông /Bà chức vụ Đại diện nhận bán hàng đại lý (ký gửi) - Ông /Bà chức vụ Đại diện đơn vị I- Thanh toán số hàng đại lý từ ngày / / đến ngày / / sau: Tên, quy Số Số Số hàng bán Số cách, phẩm Đơn lượng lượng Tổng kỳ chất TT sản phẩm vị tồn nhận số Số Đơn Thành (hàng hoá) tính đầu lượng giá tiền kỳ kỳ A B C 3= 1+2 Số lượng tồn cuối kỳ 7=3-4 Cộng x x x x x x x II- Số tiền nợ kỳ trước: III- Số tiền phải toán đến kỳ này: (III = II + Cột 6)………………………………… IV- Số tiền nhận lại:…………………………………………………………………… + Hoa hồng………………………………………………………………………………… + Thuế nộp hộ……………………………………………………………………………… + Chi phí (nếu có)………………………………………………………………… + V- Số tiền toán kỳ này: + Tiền mặt: + Séc: VI- Số tiền nợ lại (VI= III - IV - V) * Ghi chú: Giám đốc đơn vị gửi hàng đại lý (ký gửi) (Ký, họ tên, đóng dấu) Người lập bảng toán (Ký, họ tên) Giám đốc đơn vị nhận bán hàng đại lý (Ký, họ tên, đóng dấu) Kế tốn trưởng đơn vị gửi hàng đại lý (ký gửi) (Ký, họ tên) Kế toán trưởng đơn vị nhận bán hàng đại lý (Ký, họ tên) Đơn vị : Địa chỉ: Mẫu số 02 - BH (Ban hành theo Thông tư số: 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 BTC) (Ban hành theo Thôn ngày / / THẺ QUẦY HÀNG Ngày lập thẻ Tờ số: - Tên hàng : Quy cách: - Đơn vị tính: Đơn giá: Ngày tháng Tên người bán hàng Tồn đầu ngày (ca) A B Nhập từ kho ngày (ca) Nhập khác ngày (ca) Cộng tồn đầu ngày (ca) nhập ngày (ca) = 1+2+3 Xuất bán Xuất khác Lượng Tiền Lượng Tiền Tồn cuối ngày (ca) Cộng Người lập (Ký, họ tên) (4) Chỉ tiêu tiền tệ : Mục đích: Theo dõi tình hình thu, chi, tồn quỹ loại tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí đá quý khoản tạm ứng, toán tạm ứng đơn vị, nhằm cung cấp thông tin cần thiết cho kế toán người quản lý đơn vị lĩnh vực tiền tệ Nội dung - Phiếu thu: - Phiếu chi: - Giấy đề nghị tạm ứng: - Giấy toán tiền tạm ứng: - Giấy đề nghị toán: - Biên lai thu tiền: - Bảng kê vàng bạc, kim khí quý, đá quý: - Bảng kiểm kê quỹ (Dùng cho VND): - Bảng kiểm kê quỹ (Dùng cho ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý): - Bảng kê chi tiền: Đơn vị: Địa chỉ:………… Mẫu số 01-TT Mẫu số 02-TT Mẫu số 03-TT Mẫu số 04-TT Mẫu số 05-TT Mẫu số 06-TT Mẫu số 07-TT Mẫu số 08a-TT Mẫu số 08b-TT Mẫu số 09-TT Mẫu số 01 - TT (Ban hành theo Thông tư số: 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 BTC) PHIẾU THU Ngày .tháng .năm Quyển số: Số: Nợ: Có: Họ tên người nộp tiền: Địa chỉ: Lý nộp: Số tiền: (Viết chữ): Kèm theo: Chứng từ gốc: Giám đốc Kế toán trưởng (Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) Người nộp tiền (Ký, họ tên) Ngày .tháng .năm Người lập Thủ quỹ phiếu (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Đã nhận đủ số tiền (viết chữ): + Tỷ giá ngoại tệ (vàng bạc, đá quý): + Số tiền quy đổi: (Liên gửi ngồi phải đóng dấu) Đơn vị: Địa chỉ: Mẫu số 02 - TT (Ban hành theo Thông tư số: /2014/TT-BTC ngày / /2014 BTC) PHIẾU CHI Quyển số: Ngày .tháng .năm Số : Nợ : Có : Họ tên người nhận tiền: Địa chỉ: Lý chi: Số tiền: (Viết chữ): Kèm theo Chứng từ gốc: Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) Kế tốn trưởng (Ký, họ tên) Thủ quỹ (Ký, họ tên) Ngày tháng năm Người Người nhận lập phiếu tiền (Ký, họ (Ký, họ tên) tên) Đã nhận đủ số tiền (viết chữ) : + Tỷ giá ngoại tệ (vàng bạc, đá quý): + Số tiền quy đổi: (Liên gửi ngồi phải đóng dấu) 10 khơng rõ ràng người chịu trách nhiệm kiểm tra ghi sổ phải trả lại, yêu cầu làm thêm thủ tục điều chỉnh sau làm ghi sổ 1.4.5 Bảo quản chứng từ kế toán : Chứng từ phải bảo quản cẩn thận, không để hư hỏng, mục nát Séc giấy tờ có giá phải quản lý tiền Các doanh nghiệp có sử dụng chứng từ điện tử cho hoạt động kinh tế, tài ghi sổ kế tốn phải tn thủ theo quy định văn pháp luật chứng từ điện tử Chứng từ kế toán phải xếp theo nội dung kinh tế, theo trình tự thời gian bảo quản an toàn theo quy định pháp luật Chỉ quan nhà nước có thẩm quyền có quyền tạm giữ, tịch thu niêm phong chứng từ kế toán Trường hợp tạm giữ tịch thu quan nhà nước có thẩm quyền phải chụp chứng từ bị tạm giữ, bị tịch thu ký xác nhận chứng từ chụp; đồng thời lập biên ghi rõ lý do, số lượng loại chứng từ kế toán bị tạm giữ bị tịch thu ký tên, đóng dấu Cơ quan có thẩm quyền niêm phong chứng từ kế tốn phải lập biên bản, ghi rõ lý do, số lượng loại chứng từ kế toán bị niêm phong ký tên, đóng dấu 1.5 Dịch chứng từ kế tốn tiếng Việt Các chứng từ kế toán ghi tiếng nước ngoài, sử dụng để ghi sổ kế toán Việt Nam phải dịch tiếng Việt Những chứng từ phát sinh nhiều lần phát sinh có nội dung khơng giống phải dịch tồn nội dung chứng từ kế tốn Những chứng từ phát sinh nhiều lần, có nội dung giống đầu phải dịch tồn bộ, từ thứ hai trở dịch nội dung chủ yếu như: Tên chứng từ, tên đơn vị cá nhân lập, tên đơn vị cá nhân nhận, nội dung kinh tế chứng từ, chức danh người ký chứng từ Người dịch phải ký, ghi rõ họ tên chịu trách nhiệm nội dung dịch tiếng Việt Bản chứng từ dịch tiếng Việt phải đính kèm với tiếng nước ngồi 15 Sổ kế tốn hình thức sổ kế toán 2.1 Sổ kế toán 2.1.1 Một số quy định chung sổ kế toán Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống lưu giữ toàn nghiệp vụ kinh tế, tài phát sinh theo nội dung kinh tế theo trình tự thời gian có liên quan đến doanh nghiệp Mỗi doanh nghiệp có hệ thống sổ kế tốn cho kỳ kế toán Doanh nghiệp phải thực quy định sổ kế toán Luật Kế toán Sổ kế toán doanh nghiệp tự xây dựng tùy theo đặc điểm hoạt động kinh doanh yêu cầu quản lý, phải đảm bảo cung cấp thông tin giao dịch kinh tế cách minh bạch, đầy đủ, dễ kiểm tra, dễ kiểm soát dễ đổi chiếu Sổ kế toán phải quản lý chặt chẽ, phân công cụ thể cá nhân giữ ghi sổ Khi có thay đổi nhân viên giữ ghi sổ, kế toán trưởng phải tổ chức việc bàn giao trách nhiệm quản lý ghi sổ kế toán nhân viên cũ nhân viên Biên bàn giao phải ký xác nhận kế toán trưởng 2.2.2 Phân loại sổ kế toán nội dung chủ yếu sổ kế toán : Sổ kế toán phải ghi rõ tên đơn vị kế toán; tên sổ; ngày, tháng, năm lập sổ; ngày, tháng, năm khóa sổ; chữ ký người lập sổ, kế toán trưởng người đại diện theo pháp luật đơn vị kế toán; số trang; đóng dấu giáp lai Sổ kế tốn phải có nội dung chủ yếu sau đây: a) Ngày, tháng ghi sổ; b) Số hiệu ngày, tháng chứng từ kế toán dùng làm ghi sổ; c) Tóm tắt nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài phát sinh; d) Số tiền nghiệp vụ kinh tế, tài phát sinh ghi vào tài khoản kế toán; đ) Số dư đầu kỳ, số tiền phát sinh kỳ, số dư cuối kỳ Căn vào tính khái quát nội dung phản ánh, sổ kế toán gồm Sổ kế toán tổng hợp sổ kế toán chi tiết a) Sổ kế toán tổng hợp phản ánh tổng quát tình hình loại tài sản, nguồn vốn q trình kinh doanh Sổ kế tốn tổng hợp cung cấp tiêu tổng quát để lập bảng cân đối số phát sinh báo cáo tổng hợp khác Sổ tổng hợp gồm sổ nhật ký chung, sổ Sổ Nhật ký dùng để ghi chép nghiệp vụ kinh tế, tài phát sinh kỳ kế tốn niên độ kế tốn theo trình tự thời gian quan hệ đối ứng tài khoản 16 nghiệp vụ Số liệu kế tốn sổ Nhật ký phản ánh tổng số phát sinh bên Nợ bên Có tất tài khoản kế toán sử dụng doanh nghiệp 17 Đơn vị:…………………… Địa chỉ:………………… Mẫu số S03a-DN (Ban hành theo Thông tư số 200/2014/TTBTC ngày 22/12/2014 Bộ Tài chính) SỔ NHẬT KÝ CHUNG Năm Đơn vị tính:………… Chứng từ Ngày, tháng ghi sổ Số hiệu Ngày, tháng A B C Diễn giải D Đã ghi Sổ Cái STT dòng Số hiệu TK đối ứng E G H x x x Số phát sinh Nợ Có Số trang trước chuyển sang Cộng chuyển sang trang sau - Sổ có … trang, đánh số từ trang số 01 đến trang … - Ngày mở sổ:… Ngày tháng năm Người ghi sổ (Ký, họ tên) - Số chứng hành nghề; - Đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) Đối với người ghi sổ thuộc đơn vị dịch vụ kế toán phải ghi rõ Số chứng hành nghề, tên địa Đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán Người lập biểu cá nhân hành nghề ghi rõ Số chứng hành nghề 18 Sổ Cái dùng để ghi chép nghiệp vụ kinh tế, tài phát sinh kỳ niên độ kế toán theo tài khoản kế toán quy định chế độ tài khoản kế toán áp dụng cho doanh nghiệp Số liệu kế toán Sổ Cái phản ánh tổng hợp tình hình tài sản, nguồn vốn, tình hình kết hoạt động sản xuất, kinh doanh doanh nghiệp Đơn vị:…………………… Địa chỉ:………………… Mẫu số S03b-DN (Ban hành theo Thơng tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 Bộ Tài chính) SỔ CÁI (Dùng cho hình thức kế tốn Nhật ký chung) Năm Tên tài khoản Số hiệu Chứng từ Ngày, tháng ghi sổ Số hiệu Ngày tháng A B C Nhật ký chung Diễn giải D Trang sổ STT dòng E G Số hiệu TK đối ứng H Số tiền Nợ Có - Số dư đầu năm - Số phát sinh tháng - Cộng số phát sinh tháng - Số dư cuối tháng - Cộng luỹ kế từ đầu quý - Sổ có … trang, đánh số từ trang số 01 đến trang … - Ngày mở sổ:… Người ghi sổ (Ký, họ tên) - Số chứng hành nghề; - Đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) Đối với người ghi sổ thuộc đơn vị dịch vụ kế toán phải ghi rõ Số chứng hành nghề, tên địa Đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán Người lập biểu cá nhân hành nghề ghi rõ Số chứng hành nghề 19 b) Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ, thẻ kế toán chi tiết dùng để ghi chép nghiệp vụ kinh tế, tài phát sinh liên quan đến đối tượng kế toán cần thiết phải theo dõi chi tiết theo yêu cầu quản lý Số liệu sổ, thẻ kế tốn chi tiết cung cấp thơng tin phục vụ cho việc quản lý loại tài sản, nguồn vốn, doanh thu, chi phí chưa phản ánh sổ Nhật ký Sổ Cái Số lượng, kết cấu sổ, thẻ kế tốn chi tiết khơng quy định bắt buộc Các doanh nghiệp vào quy định mang tính hướng dẫn Nhà nước sổ, thẻ kế toán chi tiết yêu cầu quản lý doanh nghiệp để mở sổ, thẻ kế toán chi tiết cần thiết, phù hợp 20 Đơn vị:…………………… Địa chỉ:………………… Mẫu số S23-DN (Ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 Bộ Tài chính) Thẻ tài sản cố định số : Ngày tháng năm lập thẻ Căn vào Biên giao nhận TSCĐ số ngày tháng năm… Tên, ký mã hiệu, quy cách (cấp hạng) TSCD: Số hiệu TSCĐ Nước sản xuất (xây dựng) Năm sản xuất Bộ phận quản lý, sử dụng Năm đưa vào sử dụng Cơng suất (diện tích thiết kế) Đình sử dụng TSCĐ ngày tháng năm Lý đình Số hiệu chứng từ A Nguyên giá tài sản cố định Ngày, Diễn Nguyên tháng, giá giải năm B C Giá trị hao mòn tài sản cố định Năm Giá trị hao mòn Cộng dồn Dụng cụ phụ tùng kèm theo Số TT A Tên, quy cách dụng cụ, phụ tùng Đơn vị tính Số lượng Giá trị B C Ghi giảm TSCĐ chứng từ số: ngày tháng năm Lý giảm: 21 Người ghi sổ (Ký, họ tên) - Số chứng hành nghề; - Đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) Đối với người ghi sổ thuộc đơn vị dịch vụ kế toán phải ghi rõ Số chứng hành nghề, tên địa Đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán Người lập biểu cá nhân hành nghề ghi rõ Số chứng hành nghề 2.3 Mở sổ, ghi sổ, khóa sổ kế toán 2.3.1 Mở sổ Sổ kế toán phải mở vào đầu kỳ kế toán năm Đối với doanh nghiệp thành lập, sổ kế toán phải mở từ ngày thành lập Người đại diện theo pháp luật kế tốn trưởng doanh nghiệp có trách nhiệm ký duyệt sổ kế toán ghi tay trước sử dụng, ký duyệt vào sổ kế tốn thức sau in từ máy vi tính Sổ kế toán phải dùng mẫu in sẵn kẻ sẵn, đóng thành để tờ rời Các tờ sổ dùng xong phải đóng thành để lưu trữ Trước dùng sổ kế tốn phải hồn thiện thủ tục sau: Đối với sổ kế toán dạng quyển:Trang đầu sổ phải ghi tõ tên doanh nghiệp, tên sổ, ngày mở sổ, niên độ kế toán kỳ ghi sổ, họ tên, chữ ký người giữ ghi sổ, kế toán trưởng người đại diện theo pháp luật, ngày kết thúc ghi sổ ngày chuyển giao cho người khác Sổ kế toán phải đánh số trang từ trang đầu đến trang cuối, hai trang sổ phải đóng dấu giáp lai đơn vị kế toán Đối với sổ tờ rời: Đầu sổ tờ rời phải ghi rõ tên doanh nghiệp, số thứ tự tờ sổ, tên sổ, tháng sử dụng, họ tên người giữ ghi sổ Các tờ rời trước dùng phải giám đốc doanh nghiệp người uỷ quyền ký xác nhận, đóng dấu ghi vào sổ đăng ký sử dụng sổ tờ rời Các sổ tờ rời phải xếp theo thứ tự tài khoản kế toán phải đảm bảo an tồn, dễ tìm 2.3.2 Ghi sổ kế toán Số liệu ghi chép vào sổ kế toán phải vào chứng từ kế toán kiểm tra bảo đảm quy định chứng từ kế toán Mọi số liệu ghi sổ kế toán bắt buộc phải có chứng từ kế tốn hợp pháp, hợp lý chứng minh Đơn vị kế toán ghi sổ kế toán tay ghi sổ kế toán máy vi tính 2.3.3 Khố sổ 22 Cuối kỳ kế toán phải khoá sổ kế toán trước lập báo cáo tài Ngồi phải khố sổ kế tốn trường hợp kiểm kê trường hợp khác theo quy định pháp luật Đối với người ghi sổ thuộc đơn vị dịch vụ kế toán phải ký ghi rõ Số chứng hành nghề, tên địa Đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán Người ghi sổ kế toán cá nhân hành nghề ghi rõ số chứng hành nghề 2.4 Sửa chữa sổ kế tốn 2.4.1 Đối với sai sót kỳ báo cáo: Khi phát sổ kế toán ghi tay có sai sót kỳ báo cáo khơng tẩy xố làm dấu vết thơng tin, số liệu ghi sai mà phải sửa chữa theo phương pháp sau: a Phương pháp cải chính: Phương pháp dùng để đính sai sót cách gạch đường thẳng xố bỏ chỗ ghi sai đảm bảo nhìn rõ nội dung sai Trên chỗ bị xoá bỏ ghi số chữ mực thường phía phải có chữ ký kế tốn trưởng phụ trách kế toán bên cạnh chỗ sửa Phương pháp áp dụng cho trường hợp:  Sai sót diễn giải, không liên quan đến quan hệ đối ứng tài khoản;  Sai sót khơng ảnh hưởng đến số tiền tổng cộng b Phương pháp ghi số âm (còn gọi Phương pháp ghi đỏ): Phương pháp dùng để điều chỉnh sai sót cách: Ghi lại mực đỏ ghi ngoặc đơn bút toán ghi sai để huỷ bút toán ghi sai Ghi lại bút toán mực thường để thay Khi dùng phương pháp ghi số âm để đính chỗ sai phải lập “Chứng từ ghi sổ đính chính” kế tốn trưởng (hoặc phụ trách kế toán) ký xác nhận Phương pháp áp dụng cho trường hợp:  Sai quan hệ đối ứng tài khoản định khoản sai ghi sổ kế tốn mà khơng thể sửa lại phương pháp cải chính;  Sai sót bút toán tài khoản ghi số tiền nhiều lần số ghi sai lớn số ghi c Phương pháp ghi bổ sung: Phương pháp áp dụng cho trường hợp ghi quan hệ đối ứng tài khoản số tiền ghi sổ số tiền chứng từ bỏ sót không cộng đủ số tiền ghi chứng từ Sửa chữa theo phương pháp phải lập “Chứng từ ghi sổ bổ sung" để ghi bổ sung mực thường số tiền chênh lệch thiếu so với chứng từ d Sửa chữa trường hợp ghi sổ kế toán máy vi tính: Trường hợp phát sai sót phải sửa chữa trực tiếp vào sổ kế tốn năm máy vi tính; 2.4.2 Đối với sai sót kỳ trước 23 Trường hợp phát sai sót kỳ trước, doanh nghiệp phải điều chỉnh hồi tố theo quy định chuẩn mực kế tốn “Thay đổi sách kế tốn, ước tính kế tốn sai sót” Kiểm kê tài sản, bảo quản lưu trữ tài liệu kế toán 3.1 Kiểm kê tài sản : 3.1.1 Nội dung kiểm kê tài sản Kiểm kê tài sản việc cân, đong, đo, đếm số lượng; xác nhận đánh giá chất lượng, giá trị tài sản, nguồn vốn có thời điểm kiểm kê để kiểm tra, đối chiếu với số liệu sổ kế toán Các trường hợp phải kiểm kê tài sản a) Cuối kỳ kế tốn năm, trước lập báo cáo tài chính; b) Chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, giải thể, chấm dứt hoạt động, phá sản bán, khoán, cho thuê doanh nghiệp; c) Chuyển đổi hình thức sở hữu doanh nghiệp; d) Xảy hỏa hoạn, lũ lụt thiệt hại bất thường khác; đ) Đánh giá lại tài sản theo định quan nhà nước có thẩm quyền; e) Các trường hợp khác theo quy định pháp luật Sau kiểm kê tài sản, đơn vị kế toán phải lập báo cáo tổng hợp kết kiểm kê Trường hợp có chênh lệch số liệu thực tế kiểm kê với số liệu ghi sổ kế toán, đơn vị kế toán phải xác định nguyên nhân phải phản ánh số chênh lệch kết xử lý vào sổ kế toán trước lập báo cáo tài Việc kiểm kê phải phản ánh thực tế tài sản, nguồn hình thành tài sản Người lập ký báo cáo tổng hợp kết kiểm kê phải chịu trách nhiệm kết kiểm kê 3.2 Tác dụng kiểm kê tài sản Trong q trình kinh doanh, có nhiều ngun nhân xuất phát từ thân người thực nghiệp vụ hay chất tài sản kinh doanh mà xảy tượng thất thoát tài sản Kiểm kê tài sản biện pháp ngăn ngừa phát rủi ro tài sản bị cắp tượng tham ơ, lãng phí việc bất cẩn quản lý sử dụng tài sản Việc kiểm kê tài sản cung cấp chứng tồn tài sản, giúp thơng tin kế tốn có tính tin cậy Đây sở thơng tin ban đầu quan trọng cho nhà quản trị nhằm đưa nhận định tình hình tài sản nhằm quản lý nâng cao hiệu sử dụng vốn 3.3 Phân loại kiểm kê 24 3.3.1 Phân loại theo phạm vi kiểm kê Kiểm kê toàn diện: Là kiểm kê toàn tài sản đơn vị gồm : tiền, hàng tồn kho, tài sản cố định, khoản phải thu, tạm ứng, khoản phải trả,…Các tài sản cần phải thực kiểm kê năm lần trước lập báo cáo tài Kiểm kê phần: Tùy theo thực tế yêu cầu quản lý, đặc thù hoạt động kinh doanh mà nhà quản lý yêu cầu kiểm kê loại tài sản cố định thời điểm khác Việc kiểm kê tài sản thường thực có bàn giao tài sản, cần phải xác định giá trị tồn loại tài sản đó, có tượng cắp tài sản,… 3.3.2 Phân loại theo thời gian tiến hành kiểm kê Kiểm kê định kỳ : Để đảm bảo việc quản lý tài sản cách hiệu quả, nhà quản lý thường có quy định kiểm kê tài sản thời điểm định Tùy thuộc vào đặc điểm loại tài sản mà nhà quản lý có quy định thời điểm kiểm kê Ví dụ tiền mặt, tài sản có tính linh hoạt cao dễ dàng bị mát, nên kiểm kê vào cuối ngày; hàng tồn kho nên kiểm kê vào cuối tháng tài sản cố định nên kiểm kê cuối năm Kiểm kê bất thường : xảy có biến cố, làm ảnh hưởng đến cơng tác quản lý kiểm sốt tài sản Đây hoạt động kiểm kê đột xuất kỳ hạn quy định Kiểm kê đột xuất thường thực có thay đổi người quản lý tài sản, có xự cố cháy nổ hay trộm,… 3.3.3 Thủ tục phương pháp tiến hành kiểm kê Kiểm kê tài sản công tác cần thực tất nhân viên, phận liên quan đến tài sản, cần phải tổ chức thực cách khoa học nhằm đạt mục tiêu quản lý Thủ trưởng đơn vị người lãnh đạo chịu trách nhiệm tổ chức kiểm kê; kế toán trưởng giúp Thủ trưởng đơn vị việc đạo, hướng dẫn nghiệp vụ cho người tham gia kiểm kê, xác định phạm vi kiểm kê, vạch kế hoạch công tác kiểm kê Trình tự cơng tác kiểm kê : − Trước tiến hành kiểm kê: Thủ trưởng đơn vị ký định thành lập ban kiểm kê, kế tốn hồn thành việc ghi sổ tất nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tiến hành tổng hợp khóa sổ Nhân viên quản lý tài sản cần xếp lại tài sản theo loại, có trật tự ngăn nắp để kiểm kê thuận tiện nhanh chóng − Trong thực kiểm kê : Tùy theo đối tượng mà cần có phương pháp tiến hành kiểm kê phù hợp 25 + Đối với tài sản kiểm kê hàng tồn kho, tiền mặt chứng khốn, ấn có giá trị tiền nhân viên kiểm kê tiến hành cân, đo, đong, đếm chỗ có chứng kiến người chịu trách nhiệm quản lý số vật, tiền mặt chứng khoán Ngồi việc cân, đo, đong, đếm số lượng cịn cần quan tâm đánh giá chất lượng vật, phát trường hợp tài sản, vật tư hư hỏng, chất lượng, phẩm chất + Đối với kiểm kê tiền gởi ngân hàng, tài sản toán: Việc kiểm kê thực thông qua công tác đối chiếu số liệu số dư sổ sách kế toán đơn vị với số liệu ngân hàng đơn vị khách hàng, nhà cung cấp có liên quan đến nghĩa vụ tốn Nếu phát sinh chênh lệch phải đối chiếu khoản để tìm nguyên nhân điều chỉnh sửa sai cho khớp số liệu hai bên − Sau kiểm kê: + Tổng hợp số liệu kiểm kê, xác định chênh lệch phản phản ánh vào biên kiểm kê + Phân tích số liệu kiểm kê, xác định nguyên nhân chênh lệch thông tin số liệu sổ sách số liệu kiểm kê; báo cáo với nhà quản lý đề nghị hướng giải + Nhà quản lý cần theo quy định thủ tục pháp luật, trình tự thủ tục kiểm soát đơn vị để đưa hướng giải phù hợp, hiệu 3.4 Bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán Tài liệu kế toán phải đơn vị kế toán bảo quản đầy đủ, an tồn q trình sử dụng lưu trữ Tài liệu kế tốn lưu trữ phải Trường hợp tài liệu kế toán bị tạm giữ, bị tịch thu phải có biên kèm theo chụp có xác nhận; bị bị huỷ hoại phải có biên kèm theo chụp xác nhận Tài liệu kế toán phải đưa vào lưu trữ thời hạn mười hai tháng, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm kết thúc cơng việc kế tốn Người đại diện theo pháp luật đơn vị kế toán chịu trách nhiệm tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán Thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán : a) Tối thiểu năm năm tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành đơn vị kế toán, gồm chứng từ kế tốn khơng sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán lập báo cáo tài chính; 26 b) Tối thiểu mười năm chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế tốn lập báo cáo tài chính, sổ kế tốn báo cáo tài năm, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác; c) Lưu trữ vĩnh viễn tài liệu kế tốn có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng kinh tế, an ninh, quốc phịng Ngồi ra, Chính phủ cịn có quy định cụ thể loại tài liệu kế toán phải lưu trữ, thời hạn lưu trữ, thời điểm tính thời hạn lưu trữ quy định khoản, nơi lưu trữ thủ tục tiêu huỷ tài liệu kế toán lưu trữ 3.5 Cơng việc kế tốn trường hợp tài liệu kế toán bị bị huỷ hoại Khi phát tài liệu kế toán bị bị huỷ hoại, đơn vị kế toán phải thực kiểm tra, xác định lập biên số lượng, trạng, nguyên nhân tài liệu kế toán bị bị huỷ hoại thông báo cho tổ chức, cá nhân có liên quan quan nhà nước có thẩm quyền; Tổ chức phục hồi lại tài liệu kế toán bị hư hỏng; Liên hệ với tổ chức, cá nhân có giao dịch tài liệu, số liệu kế toán để chụp xác nhận lại tài liệu kế toán bị bị huỷ hoại; Đối với tài liệu kế tốn có liên quan đến tài sản phục hồi biện pháp phải kiểm kê tài sản để lập lại tài liệu kế toán bị bị huỷ hoại 27 TĨM TẮT BÀI Chứng từ kế tốn giấy tờ vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài phát sinh hồn thành, làm ghi sổ kế tốn Doanh nghiệp chủ động xây dựng biểu mẫu chứng kế toán phù hợp với yêu cầu quản lý đặc thù hoạt động kinh doanh, phải đảm bảo đủ tiêu chí theo hướng dẫn chế độ kế toán hành Kiểm kê tài sản việc cân, đong, đo, đếm số lượng; xác nhận đánh giá chất lượng, giá trị tài sản, nguồn vốn có thời điểm kiểm kê để kiểm tra, đối chiếu với số liệu sổ kế tốn Ngồi công tác kiểm kê nhằm phục vụ yêu cầu quản lý tài sản đơn vị, việc kiểm kê tài sản phải thực trường hợp theo luật định Kiểm kê cần thiết phải thực theo trình tự thủ tục phù hợp với tài sản kiểm kê nhằm đảm bảo tính tin cậy kết kiểm kê Sổ kế toán gồm sổ chi tiết sổ tổng hợp Tùy theo mục đích, yêu cầu quản lý, đặc thù hoạt động kinh doanh mà doanh nghiệp tự xây dựng sổ kế toán nhằm cung cấp thông tin đến đối tượng sử dụng cách minh bạch đầy đủ Các phương pháp sửa sai sổ kế toán gồm : phương pháp cải chính, phương pháp ghi số âm phương pháp ghi bổ sung 28 CÂU HỎI VÀ BÀI TẬP : Trình bày khái niệm nội dung chứng từ kế tốn ? Trình bày trình tự lập chứng từ kế tốn ? Cho ví dụ số chứng từ kế toán áp dụng theo phân hệ kế tốn ? Trình bày khái niệm phương pháp kiểm kê tài sản ? Doanh nghiệp thực kiểm kê trường hợp nào, tác dụng việc kiểm kê trường hợp ? Cho biết khác biệt sổ chi tiết kế toán sổ tổng hợp kế toán ? Trình bày phương pháp sửa chữa sổ kế tốn, tính thực bút tốn sửa sai Thực sửa sai trường hợp sau : a) Công ty ABC ghi nhận việc mua hàng kỳ sổ kế toán sau : Nợ TK 156 33 triệu đồng Có TK 331 : 33 triệu đồng Vào cuối kỳ kế tốn phát lơ hàng lô hàng thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, thuế suất 10% Hãy thực điều chỉnh bút tốn cho b) Cơng ty X ghi nhận khoản tiền chi để trả nợ sau Nợ TK 331 10 triệu đồng Có TK 112 10 triệu đồng Vào cuối tháng, công ty phát khoản tiền chi để trả nợ vay ngân hàng, trả nợ người bán Hãy thực bút toán điều chỉnh 29