Một trong những nhiệm vụ đầu tiên quan trọng nhất của thủ trưởng các cơ quan, ban, ngành, đoàn thể là làm sao lãnh đạo, quản lý cơ quan, đơn vị tổ chức thực hiện nhiệm vụ đúng tiến độ và đạt chất lượng cao nhất.Trong thời gian qua, thủ trưởng các cơ quan, ban, ngành, đoàn thể nói chung, Văn phòng nói riêng đã có nhiều cố gắng trong lãnh đạo, quản lý cơ quan, đơn vị tổ chức thực hiện nhiệm vụ đúng tiến độ và đạt chất lượng cao nhất. Hiện nay, áp lực đầu số công việc và tính chất phức tạp của lĩnh vực công tác ngày càng tăng để đáp ứng yêu cầu của các cấp ủy Đảng, chính quyền và thực tiễn cuộc sống trong tiến trình công nghiệp hóa hiện đại hóa đất nước, đòi hỏi thủ trưởng các cơ quan, đơn vị không ngừng đổi mới phương pháp lãnh đạo, quản lý để đạt được các mục tiêu, nhiệm vụ đề ra, trong khi đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức tham gia vào quá trình thực thi công vụ vẫn còn có những hạn chế nhất định về mặt số lượng lẫn chất lượng.Bản thân là Phó Chánh Văn phòng HĐND và UBND huyện, tôi nhận thấy công tác lãnh đạo, quản lý cơ quan giữ vai trò quan trọng đối với việc điều hòa hoạt động của TT HĐND, UBND, Đảng ủy Cơ quan Chính quyền, các cơ quan, ban, ngành, đoàn thể huyện. Tôi quyết định chọn đề tài “Nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác quản lý văn phòng thuộc UBND cấp huyện” làm báo cáo sáng kiến kinh nghiệm năm 2014. Trên cơ sở thực trạng quản lý tại cơ quan Văn phòng, mà chủ yếu căn cứ vào các nguyên nhân ưu, khuyết điểm, đề tài ngày sẽ đưa ra một số giải pháp quan trọng nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả của công tác quản lý tại cơ quan Văn phòng; góp phần cho các cấp ủy Đảng, chính quyền lãnh đạo, chỉ đạo triển khai thực hiện tốt các chỉ tiêu, kế hoạch, nhiệm vụ đã đề ra.
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc BÁO CÁO SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM Đề nghị tặng Danh hiệu “Chiến sỹ thi đua cấp sở” năm 2014 Tên đề tài: Nâng cao chất lượng, hiệu công tác quản lý văn phòng thuộc UBND cấp huyện Họ tên: Giới tính: Nữ Sinh ngày: Nơi thường trú: Chức vụ, đơn vị công tác: Đặt vấn đề Một nhiệm vụ quan trọng thủ trưởng quan, ban, ngành, đoàn thể lãnh đạo, quản lý quan, đơn vị tổ chức thực nhiệm vụ tiến độ đạt chất lượng cao Trong thời gian qua, thủ trưởng quan, ban, ngành, đoàn thể nói chung, Văn phòng nói riêng có nhiều cố gắng lãnh đạo, quản lý quan, đơn vị tổ chức thực nhiệm vụ tiến độ đạt chất lượng cao Hiện nay, áp lực đầu số công việc tính chất phức tạp lĩnh vực công tác ngày tăng để đáp ứng yêu cầu cấp ủy Đảng, quyền thực tiễn sống tiến trình công nghiệp hóa - đại hóa đất nước, đòi hỏi thủ trưởng quan, đơn vị không ngừng đổi phương pháp lãnh đạo, quản lý để đạt mục tiêu, nhiệm vụ đề ra, đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức tham gia vào trình thực thi công vụ có hạn chế định mặt số lượng lẫn chất lượng Bản thân Phó Chánh Văn phòng HĐND UBND huyện, nhận thấy công tác lãnh đạo, quản lý quan giữ vai trò quan trọng việc điều hòa hoạt động TT HĐND, UBND, Đảng ủy Cơ quan Chính quyền, quan, ban, ngành, đoàn thể huyện Tôi định chọn đề tài “Nâng cao chất lượng, hiệu công tác quản lý văn phòng thuộc UBND cấp huyện” làm báo cáo sáng kiến kinh nghiệm năm 2014 Trên sở thực trạng quản lý quan Văn phòng, mà chủ yếu vào nguyên nhân ưu, khuyết điểm, đề tài ngày đưa số giải pháp quan trọng nhằm nâng cao chất lượng, hiệu công tác quản lý quan Văn phòng; góp phần cho cấp ủy Đảng, quyền lãnh đạo, đạo triển khai thực tốt tiêu, kế hoạch, nhiệm vụ đề 1.1 Mục tiêu nghiên cứu Đề tài tập trung nghiên cứu thực trạng quản lý Văn phòng HĐND UBND huyện nhằm góp phần thực tài liệu hóa, lưu trữ đúc rút kinh nghiệm cho việc quản lý có hiệu 1.2 Đối tượng nghiên cứu Đề tài tiến hành nghiên cứu chất lượng quản lý Văn phòng HĐND UBND huyện 1.3 Phạm vi nghiên cứu - Về không gian: Đề tài nghiên cứu phạm vi Văn phòng HĐND UBND huyện - Về thời gian: Thời gian thực nghiên cứu đề tài 01 tuần (từ ngày 01/12 - 08/12/2014) - Về nội dung: + Thực trạng chất lượng quản lý Văn phòng HĐND UBND huyện + Đề xuất khâu quan trọng để lãnh đạo Văn phòng cách khoa học 1.4 Phương pháp nghiên cứu Đề tài sử dụng phương pháp vật biện chứng vật lịch sử để làm tảng cho phương pháp luận nghiên cứu Nội dung 2.1 Một số khái niệm a) Văn phòng hay công sở tên gọi chung phòng khu vực làm việc khác người làm việc liên quan đến giấy tờ, sổ sách,máy vi tính Văn phòng biểu thị vị trí hay phận tổ chức với nhiệm vụ cụ thể gắn liền với hoạt động liên quan đến công việc chung, đối nội, đối ngoại, quản lý công sở tổ chức thường có chức danh Chánh Văn phòng, Phó Văn phòng ) Văn phòng theo nghĩa rộng toàn bộ máy hoạt động quan văn phòng, có đủ tư cách pháp nhân hoạt động đối nội đối ngoại để thực mục tiêu Văn phòng theo nghĩa hẹp (văn phòng chức năng): bao gồm máy trợ giúp nhà quản trị số chức giao (tham mưu, tổng hợp, dịch vụ) phận cấu thành cấu tổ chức chịu điều hành nhà quản trị cấp cao (của thủ trưởng) Văn phòng chức pháp nhân độc lập quan hệ đối ngoại b) Vị trí văn phòng: - Là phận gần gũi, có quan hệ mật thiết với lãnh đạo, quản lý quan, đơn vị quan hoạt động; - Là phận trung gian thực việc ghép nối mối quan hệ quản lý điều hành quan, đơn vị theo yêu cầu người đứng đầu quan; - Là phận thực nhiệm vụ mang tính thường xuyên, liên tục quan, tổ chức c) Vai trò văn phòng: - Là trung tâm thực trình quản lý điều hành quan đơn vị; - Là nơi tiếp nhận tất mối quan hệ, quan hệ đối ngoại; - Là máy làm việc nhà lãnh đạo, quản lý; - Là trung tâm khâu nối hoạt động quản lý, điều hành quan; - Là người cung cấp dịch vụ phục vụ cho hoạt động quan; - Là cầu nối chủ thể lãnh đạo, quản lý với đối tượng quan d) Quản lý trình làm việc với làm việc thông qua người khác nhằm đạt mục tiêu tổ chức điều kiện môi trường thay đổi Lãnh đạo trình gây ảnh hưởng tạo môi trường làm việc thuận lợi để đạt mục tiêu tổ chức e) Quản trị hành văn phòng việc hoạch định, tổ chức, phối hợp, tiêu chuẩn hóa kiểm soát hoạt động xử lý thông tin văn phòng Những vấn đề cần thiết cho quản trị hành văn phòng: - Cần phải thực gì? - Có công việc cần làm? - Tại phải thực công việc đó? - Công việc thực nào? - Công việc phân bố nào? - Ai làm việc đó? - Các phương tiện, sở vật chất làm việc? - Công việc thực nào? - Công việc thực đâu? - Công việc thực với tiến độ nào? - Cần điều chỉnh gì? Nhà quản trị hành văn phòng người hoạch định, tổ chức, phối hợp, tiêu chuẩn hóa kiểm soát hoạt động xử lý thông tin toàn tổ chức cho có hiệu thể qua việc phục vụ phận khác toàn tổ chức f) Tiêu chuẩn nhà quản trị hành văn phòng: - Phải đào tạo kiến thức tổng quát quản trị đào tạo hành chính; - Có khả thực nhiệm vụ giao; - Có khả hướng dẫn nghiệp vụ cho nhân viên thuộc quyền; - Có khả nghiên cứu khoa học quản trị hành văn phòng; - Gần gũi, hòa đồng với nhân viên nhằm nắm thông tin hai chiều, tạo không khí thân thiện quan, đơn vị; - Có óc khôi hài làm dịu tình căng thẳng; - Phong cách làm việc lịch sự, khéo ngoại giao; - Tự tin tình huống; - Kiềm chế xúc động; - Tự tin công tác xử lý thông tin phục vụ; - Có óc phán đoán - thu thập liệu cần thiết, phân tích, tổng hợp hỗ trợ cho phận khác; - Có khả thuyết phục cấp trên, cấp dưới, đồng nghiệp 2.2 Thực trạng chất lượng quản lý Văn phòng HĐND UBND 2.2.1 Ưu điểm a) Hoạt động Văn phòng: Văn phòng HĐND UBND huyện quan chuyên môn thuộc UBND huyện, có chức tham mưu, tổng hợp cho UBND hoạt động UBND; tham mưu cho Chủ tịch UBND đạo, điều hành Chủ tịch UBND; cung cấp thông tin phục vụ quản lý hoạt động HĐND, UBND quan Nhà nước địa phương; đảm bảo sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động HĐND, UBND huyện Đảng ủy khối quan hành Nhà nước (Đảng ủy Cơ quan Chính quyền) Văn phòng HĐND UBND huyện có tư cách pháp nhân, có dấu tài khoản riêng, chịu đạo, quản lý tổ chức, biên chế hoạt động UBND huyện Tổ chức phục vụ hoạt động HĐND, TT HĐND, Ban HĐND, đại biểu HĐND tham mưu số công việc TT HĐND huyện giao Tham mưu tổ chức hoạt động UBND Chủ tịch UBND đạo, điều hành hoạt động chung máy hành Nhà nước; giúp Chủ tịch UBND huyện tổ chức việc điều hòa, phối hợp hoạt động quan chuyên môn thuộc huyện Tham mưu giúp UBND huyện thực việc tiếp nhận trả kết theo chế “một cửa”, “một cửa liên thông” lĩnh vực: Đăng ký kinh doanh, tư pháp - hộ tịch, quản lý đô thị - đầu tư xây dựng, lao động - TB xã hội theo qui định pháp luật theo phân công, phân cấp UBND cấp huyện Xây dựng chương trình làm việc, kế hoạch công tác tháng, quí, năm TT HĐND, UBND huyện Theo dõi đôn đốc, kiểm tra thực chương trình, kế hoạch công tác phối hợp phòng chuyên môn HĐND, UBND xã, thị trấn Quản lý thống văn TT HĐND UBND huyện theo qui định việc tiếp nhận, soạn thảo, in, đóng dấu, chuyển giao kịp thời bảo mật Tổ chức phiên họp, buổi làm việc, tiếp khách hoạt động TT HĐND, ban HĐND huyện, UBND huyện; đôn đốc, kiểm tra việc thực văn qui phạm pháp luật HĐND, UBND huyện cấp trên; giữ mối quan hệ phối hợp TT HĐND, UBND huyện với Thường trực Huyện uỷ, UBMTTQVN huyện tổ chức đoàn thể cấp huyện Thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị báo cáo phục vụ lãnh đạo, đạo điều hành HĐND, UBND, Chủ tịch HĐND Chủ tịch UBND huyện theo qui định pháp luật Thực công tác báo cáo định kỳ, đột xuất tình hình hoạt động HĐND UBND huyện Giúp UBND huyện theo dõi, đôn đốc quan chuyên môn thực báo cáo định kỳ; tổng hợp, xây dựng báo cáo tình hình thực phát triển kinh tế - xã hội, bảo đảm an ninh - quốc phòng cho UBND huyện Trình UBND huyện chương trình, kế hoạch, biện pháp tổ chức thực công tác cải cách hành Nhà nước thuộc phạm vi Văn phòng HĐND UBND huyện Chánh Văn phòng ký thừa lệnh Chủ tịch UBND huyện văn thông báo kết luận Chủ tịch, Phó Chủ tịch phiên họp UBND huyện, văn giấy tờ khác Chủ tịch UBND huyện giao Sắp xếp lịch tiếp công dân Lãnh đạo UBND huyện; Tham gia Lãnh đạo UBND huyện việc tiếp công dân tiếp công dân Chủ tịch UBND huyện ủy quyền Tiếp nhận, tham mưu giải đơn thư khiếu nại, tố cáo thuộc thẩm quyền; thực công tác phòng, chống tham nhũng, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí phạm vi quản lý Văn phòng HĐND UBND huyện Bảo đảm điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động HĐND UBND huyện Quản lý tài chính, tài sản Văn phòng HĐND UBND huyện theo qui định pháp luật phân cấp UBND huyện; Bảo vệ trụ sở HĐND UBND huyện Chăm sóc xanh, dọn vệ sinh trong, trụ sở phòng TT HĐND, UBND, Lãnh đạo Văn phòng Phục vụ nước uống họp Quản lý tổ chức, biên chế, thực chế độ, sách, chế độ đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật, đào tạo bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cán bộ, công chức, viên chức người lao động thuộc phạm vi quản lý Văn phòng HĐND UBND huyện theo qui định pháp luật phân công UBND huyện b) Đối tượng, phạm vi, tính chất hoạt động Văn phòng: Lãnh đạo, nhân viên Văn phòng làm việc chủ yếu với quan chuyên môn thuộc UBND huyện đối tượng có liên quan phạm vi cấp huyện Tính chất hoạt động Văn phòng tham mưu, phục vụ Hoạt động theo giấc hành chính, đảm bảo thời gian làm việc 8h/ngày c) Cơ chế hoạt động Văn phòng: Hoạt động theo chế chủ động tham mưu cho HĐND, UBND huyện Chủ tịch UBND huyện Đôn đốc, phối hợp hoạt động với quan chuyên môn thuộc UBND huyện đơn vị có liên quan Bảo đảm tính dân chủ, công bằng, hiệu công việc d) Hoạt động Chánh Văn phòng: - Lãnh đạo, điều hành hoạt động Văn phòng, chịu trách nhiệm trước TT HĐND, UBND, Chủ tịch UBND huyện, Bí thư Đảng ủy Cơ quan Chính quyền toàn hoạt động Văn phòng; - Trực tiếp xem xét, xử lý tài liệu, công văn, thông tin chuyển đến HĐND, UBND, Đảng ủy hàng ngày Báo cáo với Chủ tịch, Phó CT, TT HĐND huyện chuyển cho phận chuyên môn Văn phòng để xử lý; - Chịu trách nhiệm tham mưu ban hành văn UBND, Chủ tịch UBND huyện Ký văn bản, thông báo ý kiến đạo, kết luận UBND, Chủ tịch UBND đến quan, ban, ngành, đoàn thể, UBND xã, thị trấn đơn vị có liên quan; - Phụ trách lĩnh vực nội kinh tế; - Phụ trách Bộ phận hành Bộ phận Tiếp nhận trả kết quả; - Điều động phương tiện xe ô tô phục vụ cho hoạt động TT HĐND, UBND huyện Văn phòng; - Tham gia Ban đạo nhiệm vụ khác TT HĐND, UBND, Chủ tịch UBND huyện giao; Chủ tài khoản Văn phòng HĐND UBND e) Hoạt động Phó Chánh Văn phòng: - Tham mưu giúp việc cho CVP, đồng thời thay mặt CVP giải công việc CVP thời gian CVP vắng, công tác ủy quyền CVP; chịu trách nhiệm trước CVP toàn nhiệm vụ CVP phân công, ủy quyền, phụ trách; - Tham mưu cho CVP công việc xây dựng ban hành văn HĐND, UBND huyện Ký văn bản, giấy mời, ý kiến đạo, kết luận TT HĐND, UBND huyện đến quan, ban, ngành có liên quan; - Ký thay CVP giấy mời, thông báo kết luận UBND huyện; - Quản lý đạo hoạt động chuyên môn thuộc lĩnh vực giao; Được ủy quyền chủ tài khoản Văn phòng HĐND UBND huyện f) Kết quản lý Văn phòng: Trong năm qua, có thay đổi trụ sở làm việc đội ngũ cán bộ, công chức, song lãnh đạo, đạo thường xuyên TT HĐND, UBND, Chủ tịch UBND huyện, Bí thư Đảng ủy CQCQ, tập thể lãnh đạo Văn phòng HĐND UBND huyện có nhiều nỗ lực, khắc phục khó khăn, đoàn kết, hỗ trợ công tác, lãnh đạo, điều hành quan Văn phòng hoàn thành tốt nhiệm vụ trị giao, cụ thể như: - Làm tốt vai trò tham mưu, giúp việc quan Văn phòng HĐND UBND huyện việc tổng hợp, đề xuất, soạn thảo, ban hành Nghị quyết, Quyết định, Chỉ thị, Báo cáo, Tờ trình, Công văn loại, … phục vụ kịp thời, có hiệu đạo, điều hành giám sát TT HĐND UBND, hoạt động ban HĐND, tổ đại biểu đại biểu HĐND, Đảng ủy Cơ quan Chính quyền, góp phần giữ vững ổn định trị, đẩy mạnh phát triển KT-XH, đảm bảo QP-AN địa phương - Tham mưu cho TT HĐND, UBND, Đảng ủy Cơ quan Chính quyền thực tốt chương trình đề như: Tổ chức họp thường kỳ, họp giao ban TT HĐND huyện TT HĐND xã, thị trấn; Ban hành nghị (trong có nghị QPPL); Thực tốt chương trình giám sát HĐND huyện năm 2014 - Tham mưu cho UBND huyện xây dựng qui chế làm việc UBND huyện Krông Ana khóa VIII, nhiệm kỳ 2011- 2016; Ban hành Nội qui tiếp công dân địa bàn huyện - Công tác quản lý tài đảm bảo qui định hành; thực kế hoạch chi lương, chi hoạt động hàng tháng đảm bảo kịp thời Việc thu, chi đảng phí nộp đảng phí lên cấp kịp thời, thời gian qui định Thực hành tiết kiệm, chống tham ô, lãng phí việc quản lý chi tiêu như: Tiết kiệm điện, nước, văn phòng phẩm, xăng xe, tiếp khách, … - Việc xử lý văn đi, văn đến có nhiều chuyển biến tích cực, công tác áp dụng phần mềm tin học vào quản lý văn đi, văn đến lưu trữ hồ sơ, tài liệu ngày khoa học Công tác y, lục, phô tô, in ấn tài liệu phục vụ kỳ họp HĐND, Hội nghị, họp UBND huyện đảm bảo kịp thời phục vụ tốt công tác lãnh đạo, đạo, tổ chức thực nhiệm vụ hàng ngày TT HĐND, UBND Công tác bảo mật văn có nhiều cố gắng, tích cực, triển khai thực qui định bảo mật tài liệu quản lý dấu theo qui định - Tham gia đóng góp quỹ Vì người nghèo, quỹ tình nghĩa, ủng hộ đồng bào bị bão lụt, nạn nhân Nhật Bản bị thảm họa động đất sóng thần, quỹ Khuyến học quan, … đặc biệt vận động cán bộ, đoàn viên, hội viên tham gia tốt công tác kết nghĩa với buôn K62, xã Băng Adrênh - Tiếp tục đẩy mạnh CC TTHC phận Tiếp nhận Trả kết để giảm phiền hà cho dân Xử lý kịp thời yêu cầu KNTC, giải hồ sơ hành dân theo qui định, giải công việc kịp thời, khoa học, đảm bảo sách, pháp luật khiếu kiện nhân dân, chủ trương nghe dân nói, dân bàn, dân tháo gỡ, giải vấn đề xúc dân hạn chế tình trạng khiếu nại, tố cáo, viết đơn tập thể, vượt cấp Luôn tôn trọng thời gian, không người dân phải đợi chờ; đồng thời hướng dẫn sử dụng thống phiếu biểu mẫu lĩnh vực; thường xuyên làm tốt công tác tham mưu cho UBND huyện triển khai thực tổng hợp báo cáo kịp thời công tác cải cách hành địa bàn huyện Thu phí toán 100% lệ phí thẩm định cho phòng chuyên môn - Lãnh đạo xây dựng Công đoàn quan Văn phòng vững mạnh, thực chức năng, nhiệm vụ theo luật định theo Điều lệ Công đoàn - Đối với huyện Krông Ana, năm 2011 năm có nhiều kiện quan trọng: Thực công tác chuyển trụ sở làm việc TT HĐND UBND huyện; bố trí, xếp phòng, ban chuyên môn làm việc trụ sở cũ Văn phòng HĐND UBND huyện phối hợp với phòng Nội vụ, phòng, ban, ngành, đoàn thể Đảng ủy, HĐND UBND xã, thị trấn tổ chức thành công bầu cử Đại biểu Quốc hội khóa XIII Đại biểu HĐND cấp nhiệm kỳ 2011 - 2016 diễn ngày22/5/2011 Lễ Kỷ niệm 30 năm ngày thành lập huyện (19/8/1981 - 19/8/2011) - Quán triệt nội dung Cuộc vận động “Học tập làm theo gương đạo đức Hồ Chí Minh” đến toàn thể cán công chức quan Thực vận động lớn, tất cán công chức đăng ký thi đua làm theo gương Bác Hồ Mỗi cán cán bộ, công chức tìm mẩu chuyện hay Bác để học tập Từ đó, học tập làm theo gương Bác Hồ - Cán công chức tuân thủ nghiêm chỉnh qui định, qui chế làm việc, không vào trễ sớm, trang phục gọn gàng, nghiêm túc làm việc Hội họp giờ, nội dung tập trung vào vấn đề trọng tâm, ngắn gọn, không kéo dài lê thê - Hầu hết cán cán bộ, công chức nâng cao nhận thức, nắm vững chức năng, nhiệm vụ chuyên môn phân công; dành thời gian để đầu tư nghiên cứu, đề xuất mô hình mới, cách làm hay, giải pháp hiệu hoàn thành tốt nhiệm vụ - Mỗi cán cán bộ, công chức nâng cao tinh thần phê tự phê, đánh giá mức ưu, khuyết điểm, kết lãnh đạo Lãnh đạo quan Văn phòng thực nhiệm vụ Kiên chống chủ nghĩa cá nhân, lối sống thực dụng; khiêm tốn, không chạy theo chủ nghĩa thành tích, không bao che, giấu khuyết điểm, …Kiên chống bệnh lười biếng, lối sống hưởng thụ, nói không đôi với làm, nói nhiều làm Luôn có ý thức giữ gìn đoàn kết quan, kiên chống tư tưởng cục bộ, nói không đôi với việc làm, làm ít, nói nhiều Biết động viên người thân gia đình giữ gìn đạo đức, lối sống, xây dựng gia đình văn hóa - Công tác bảo vệ quan có nhiều cố gắng tích cực, không để xảy việc mát tài sản quan Công tác dân quân tự vệ Lãnh đạo Văn phòng thường xuyên quan tâm đạo sâu sát, tập thể cán bộ, công chức quan thực tốt việc huấn luyện dân quân tự vệ hàng năm Ban Chỉ huy Quân huyện tổ chức Những kết đạt đáng khích lệ nêu khẳng định vai trò Lãnh đạo Văn phòng việc tích cực đổi lề lối, phương pháp, tác phong làm việc tập thể cán bộ, công chức quan Văn phòng; cán bộ, công chức quan xác định rõ trách nhiệm giao; Công tác xây dựng văn ngày tiến có chất lượng, qui trình thủ tục Lãnh đạo quan tạo điều kiện cho cán công chức tham gia học tập nâng cao trình độ trị, trình độ chuyên môn nghiệp vụ để hoàn thành tốt nhiệm vụ giao; Phát huy vai trò chủ động phận chuyên môn quan như: phận chuyên viên, văn thư, hành chính, …để không ngừng nâng cao ý thức tự giác công tác cán bộ, công chức, phát huy dân chủ, đoàn kết nội bộ; Đề cao tinh thần tự phê bình phê bình, thẳng thắn đấu tranh xây dựng để quan Văn phòng khắc phục khó khăn hoàn thành nhiệm vụ chung Bên cạnh kết đạt Lãnh đạo quan lãnh đạo, trì nề nếp sinh hoạt quan đôi lúc chưa kịp thời, lãnh đạo thiếu kiên quyết; việc đấu tranh tự phê bình phê bình chưa cao, nể nang, né tránh, ngại va chạm; Việc lãnh đạo quan chưa phát huy hết chức tham mưu, tổng hợp, giúp việc cho TT HĐND UBND huyện Nguyên nhân trình độ, lực số cán bộ, công chức quan có mặt hạn chế, chưa phát huy tính động, sáng tạo; Nội dung, phương pháp lãnh đạo, điều hành chưa thật toàn diện, đôi lúc chưa kịp thời; cán bộ, công chức góp ý kiến xây dựng cho lãnh đạo quan chưa nhiều Mặt khác tập thể lãnh đạo Văn phòng hoạt động kiêm nhiệm, công tác lãnh đạo hoạt động quan đôi lúc bị động, công tác xây dựng kế hoạch, chương trình công tác, thời gian sinh hoạt quan đôi lúc chưa thực qui chế, nguyên nhân ảnh hưởng tới hiệu công tác chung quan Các khâu quan trọng để lãnh đạo Văn phòng cách khoa học Một là: Xác định rõ mục tiêu để người tâm thực Mỗi chức lãnh đạo, quản lý hướng mục tiêu, chức hoạch định giữ vai trò chủ đạo, mục tiêu tảng hoạch định Yêu cầu mục tiêu: Đảm bảo tính thống nhất, liên tục kế thừa; Đảm bảo tính tiên tiến, thực; Phải rõ ràng tiêu định lượng chủ yếu; Có kết cụ thể tiêu định lượng chính; Xác định rõ thời gian thực Vì lãnh đạo, quản lý vừa cấu có tính cách tĩnh vừa trình có tính cách động nên vai trò mục tiêu lãnh đạo thể hai mặt tĩnh động Mặt tĩnh, xác định mục tiêu cho tổ chức mục tiêu phải giữ vai trò tảng hoạch định, nhằm xây dựng hệ thống quản trị Mặt động, mục tiêu cố định mà linh họat phát triển với kết qủa mong đợi ngày cao sở nguồn lực tổ chức, mục tiêu giữ vai trò định toàn diễn tiến tiến trình quản trị Quản lý mục tiêu cách quản lý thông qua việc thành viên, phận tự xác định mục tiêu, tự quản lý thực mục tiêu mà họ đề Hai là: Phân công rõ vai trò, nhiệm vụ trách nhiệm cho tất thành viên Phân công công việc phù hợp với khả cá nhân Một công việc dễ dẫn đến cảm giác nhàm chán thái độ xem nhẹ công việc Một công việc khó vượt khả lại làm người ta tự tin không vui với công việc Một công việc lý tưởng thử thách cá nhân, mang lại cho cá nhân cảm giác hưng phấn chiến thắng đạt thành công công việc Khuyến khích cá nhân có kinh nghiệm giúp đỡ hướng dẫn cho cá nhân cố gắng tự lực Ba là: Thiết lập qui trình giải công việc hiệu quả: việc định dựa vào người có lực, tri thức thông tin phù hợp vào thứ bậc hành chính; sẵn sàng đối diện với mâu thuẫn, xung đột nhóm để xem xét công khai, tinh thần xây dựng Có thể tham khảo vận dụng phù hợp số thực tiễn tốt quản trị nhân từ khu vực tư Chẳng hạn như: công tác tuyển dụng hay đánh giá nhân viên dựa yếu tố về: kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm; hiệu công việc; thái độ với công việc, cách ứng xử (với khách hàng); mối quan tâm tính sáng tạo; khả làm việc theo nhóm… Cơ cấu vị trí việc làm xác định cụ thể, tạo sở cho việc tuyển dụng mới, thay người nghỉ hưu, đào tạo người chưa đảm bảo yêu cầu tiến hành tinh giản biên chế với tiêu chí định lượng Công tác đánh giá khả thực thi nhiệm vụ thực 10 định kỳ (qua thi kiểm tra thực hành).Việc đánh giá thực Thủ trưởng trực tiếp, đồng nghiệp cấp Việc đánh giá hiệu công việc thực thông qua việc so sánh với số người khác thực loại việc (trong phận, ngạch) Kết đánh giá sử dụng làm sở xem xét phân công công tác, tiềm phát triển, bồi dưỡng… Về công tác đào tạo, nên trọng hình thức đào tạo nhiệm sở (người có thâm niên công tác lâu năm, giàu kinh nghiệm, lực cao huấn luyện người mới) Chú trọng áp dụng công nghệ thông tin, phần mềm điện tử vào hệ thống công vụ Mục đích Chính phủ điện tử nâng cao chất lượng thể chế dân chủ, tăng cường tham gia công dân vào quản lý Nhà nước; tăng hiệu hợp tác quan; đơn giản hoá thủ tục hành tạo thuận lợi cho người dân đến tiếp xúc giao dịch với quan Nhà nước Cần có dẫn để người tham gia sử dụng dễ dàng; cập nhật nội dung, văn mới; kết nối với cổng điện tử khác.… Chính phủ điện tử phải hỗ trợ công chức làm việc giúp người dân khai thác thông tin; bảo đảm truy cập đâu Bốn là: Tăng cường mối quan hệ giao tiếp liên cá nhân sở cởi mở tin tưởng lẫn nhau; nhạy cảm, mềm dẻo với nhu cầu người khác; khuyến khích tính sáng tạo Cần trọng quản lý chất lượng, quản lý qui trình, thủ tục công tác nhằm kiểm soát, nâng cao chất lượng, suất công tác Lập hồ sơ công việc, lưu trữ lưu trữ điện tử cần phát huy quản lý công tác Tuy nhiên, bên cạnh ISO, có nhiều hệ thống đánh giá, quản lý chất lượng khác nước áp dụng hiệu công tác văn phòng cần đầu tư nghiên cứu, vận dụng hoạt động quan hành Nhà nước Bên cạnh việc quản lý theo qui trình, quản lý phương tiện, công nghệ tiên tiến, nhà lãnh đạo cần quan tâm quản lý qua hình thức “vi hành” thường xuyên gặp gỡ trực tiếp nhân viên, tìm hiểu tâm tư nguyện vọng công việc sống, lắng nghe kịp thời đề giải pháp tháo gỡ khó khăn cho nhân viên, … Năm là: Nêu cao vai trò, trách nhiệm, tinh thần gương mẫu Lãnh đạo Văn phòng việc nghiêm túc chấp hành kỷ cương, kỷ luật hành quan, đơn vị, chấp hành tốt chủ trương, đường lối Đảng, sách, pháp luật Nhà nước Kỷ cương, kỷ luật hành yêu cầu khách quan, tảng cần thiết, tiền đề quan trọng cần có quan, đơn vị, công cụ quản lý, điều hành vô hiệu trì, chấn chỉnh giữ vững trình hình thành, phát triển quan, đơn vị nói chung quan Văn phòng nói riêng Đặc biệt, thời kỳ nước hội nhập sâu rộng vào kinh tế khu vực giới yếu tố lực lượng sản xuất, văn hóa công sở chuẩn mực, tác phong làm việc chuyên nghiệp, hiệu đóng vai trò quan trọng, mang tính chất định cho phát triển Do đó, vấn đề chấn chỉnh kỷ cương, 11 kỷ luật hành trở thành nhiệm vụ trọng tâm ban, ngành UBND huyện đạo thực liệt thời gian gần với nhiều biện pháp thiết thực, hiệu Từ để làm gương khích lệ tinh thần tự giác chấp hành cán bộ, công chức Đồng thời thủ trưởng quan chịu trách nhiệm với hành vi vi phạm cá nhân quan phải kiểm điểm, không xét thi đua, khen thưởng để xảy tình trạng cán bộ, công chức, người lao động quan vi phạm pháp luật; đưa tiêu chấp hành tốt kỷ cương, kỷ luật hành quan trở thành tiêu bản, quan trọng để bình xét thi đua khen thưởng cuối năm bên cạnh tiêu khác để khích lệ tinh thần tự giác chấp hành, thực cán bộ, công chức, người lao động Có hình thức tuyên dương, khen thưởng khiển trách, kỷ luật, xử phạt nghiêm minh để phát huy khả chấp hành kỷ cương, kỷ luật cách tốt nhất, hiệu Sáu là: Quán triệt sâu rộng triển khai có hiệu quả, thường xuyên, liên tục văn đạo, điều hành ban, ban, ngành cấp việc chấn chỉnh kỷ cương, kỷ luật hành quan Có biện pháp nâng cao hiệu sử dụng thời gian làm việc quan, trọng công tác tuyên truyền, giáo dục, nâng cao nhận thức cán bộ, công chức tăng cường giáo dục nâng cao đạo đức công vụ, xây dựng phát huy vai trò văn hóa công sở nhằm hình thành thói quen, ý thức chấp hành cán bộ, công chức; cá nhân phải xác định nhiệm vụ mình, thực nghiêm túc kỷ luật, kỷ cương quan, phấn đấu khắc phục tồn tại, sửa chữa khuyết điểm, làm tròn chức trách, nhiệm vụ giao; Lãnh đạo phận phải phân công lao động hợp lý tổ chức tốt trình làm việc cán bộ, công chức; xây dựng chương trình, kế hoạch công tác cụ thể sở nhiệm vụ giao đồng thời phải thực gương mẫu để cán bộ, công chức noi theo; cần bảo đảm trang thiết bị, phương tiện, điều kiện làm việc phù hợp với tính chất, đặc thù công việc Thờng xuyên kiểm tra chất lượng, tiến độ hoàn thành nhiệm vụ giao cán bộ, công chức; sinh hoạt định kỳ quan,cần thường xuyên đánh giá, rút kinh nghiệm tồn tại, hạn chế đề hướng khắc phục hiệu theo hướng nâng cao hiệu sử dụng thời làm việc cán bộ, công chức không đơn quản lý hành mặt thời gian mà cần gắn công tác với nâng cao chất lượng công việc, rèn luyện ý thức chấp hành kỷ cương, kỷ luật hành quan; thực nghiêm túc việc đánh giá chất lượng, hiệu làm việc cán bộ, công chức khách quan, sát nhằm động viên, khuyến khích, đề nghị xét khen thưởng kịp thời cán bộ, công chức làm việc có suất, hiệu cao Đồng thời kiên hạ bậc thi đua đề nghị xử lý kỷ luật dối với cán bộ, công chức hường xuyên vi phạm kỷ luật, kỷ cương làm việc hiệu để phát huy tác dụng răn đe kịp thời Phải gắn liền công tác chấn chỉnh kỷ cương, kỷ luật hành quan với phong trào thi đua học tập làm theo gương đạo đức Hồ Chí Minh sở phát triển chuyên đề, nội dung trọng tâm 12 tùy theo thời điểm cụ thể Chủ tịch Hồ Chí Minh gương sáng tinh thần tính tự giác, gương mẫu việc chấp hành tốt kỷ cương, kỷ luật mà tất cán bộ, công chức, người lao động cần noi theo Kiến nghị Đề nghị UBND huyện có ý kiến đạo quan, ban, ngành, đoàn thể tiếp tục nghiên cứu, bổ sung đề giải pháp thiết thực để thực Đề tài Trên báo cáo sáng kiến kinh nghiệm thân năm 2014 nâng cao chất lượng, hiệu công tác quản lý văn phòng thuộc UBND cấp huyện Kính trình Hội đồng Thi đua - Khen thưởng huyện quan tâm, xem xét./ 13 [...]... tục công tác nhằm kiểm soát, nâng cao chất lượng, năng suất công tác Lập hồ sơ công việc, lưu trữ và lưu trữ điện tử cần được phát huy trong quản lý công tác Tuy nhiên, bên cạnh ISO, còn có nhiều hệ thống đánh giá, quản lý chất lượng khác được các nước áp dụng hiệu quả trong công tác văn phòng cần được đầu tư nghiên cứu, vận dụng trong hoạt động của các cơ quan hành chính Nhà nước Bên cạnh việc quản lý. .. và đề ra hướng khắc phục hiệu quả theo hướng nâng cao hiệu quả sử dụng thời giờ làm việc của cán bộ, công chức không chỉ đơn thuần là quản lý hành chính về mặt thời gian mà cần gắn công tác này với nâng cao chất lượng công việc, rèn luyện ý thức chấp hành kỷ cương, kỷ luật hành chính trong cơ quan; thực hiện nghiêm túc việc đánh giá chất lượng, hiệu quả làm việc của cán bộ, công chức khách quan, sát... công chức, người lao động cần noi theo 4 Kiến nghị Đề nghị UBND huyện có ý kiến chỉ đạo các cơ quan, ban, ngành, đoàn thể tiếp tục nghiên cứu, bổ sung và đề ra những giải pháp thiết thực để thực hiện Đề tài Trên đây là báo cáo sáng kiến kinh nghiệm của bản thân trong năm 2014 về nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác quản lý văn phòng thuộc UBND cấp huyện Kính trình Hội đồng Thi đua - Khen thưởng huyện. .. nhất, hiệu quả nhất Sáu là: Quán triệt sâu rộng và triển khai có hiệu quả, thường xuyên, liên tục các văn bản chỉ đạo, điều hành của các cơ ban, ban, ngành cấp trên về việc chấn chỉnh kỷ cương, kỷ luật hành chính trong cơ quan Có biện pháp nâng cao hiệu quả sử dụng thời gian làm việc tại cơ quan, chú trọng công tác tuyên truyền, giáo dục, nâng cao nhận thức trong cán bộ, công chức tăng cường giáo dục nâng. .. vị, nó sẽ là công cụ quản lý, điều hành vô cùng hiệu quả nếu được duy trì, chấn chỉnh và giữ vững trong quá trình hình thành, phát triển của mỗi cơ quan, đơn vị nói chung và cơ quan Văn phòng nói riêng Đặc biệt, trong thời kỳ cả nước đang hội nhập sâu rộng vào nền kinh tế khu vực và thế giới thì yếu tố lực lượng sản xuất, văn hóa công sở chuẩn mực, tác phong làm việc chuyên nghiệp, hiệu quả càng đóng... cùng cấp Việc đánh giá hiệu quả công việc có thể thực hiện thông qua việc so sánh với một số người khác thực hiện cùng loại việc (trong cùng bộ phận, cùng ngạch) Kết quả đánh giá được sử dụng làm cơ sở xem xét phân công công tác, tiềm năng phát triển, bồi dưỡng… Về công tác đào tạo, nên chú trọng cả hình thức đào tạo tại nhiệm sở (người có thâm niên công tác lâu năm, giàu kinh nghiệm, năng lực cao huấn... công tác lâu năm, giàu kinh nghiệm, năng lực cao huấn luyện những người mới) Chú trọng áp dụng công nghệ thông tin, phần mềm điện tử vào hệ thống công vụ Mục đích của Chính phủ điện tử là nâng cao chất lượng của thể chế dân chủ, tăng cường sự tham gia của công dân vào quản lý Nhà nước; tăng hiệu quả hợp tác giữa các cơ quan; đơn giản hoá thủ tục hành chính và tạo thuận lợi cho người dân khi đến tiếp... động viên, khuyến khích, đề nghị xét khen thưởng kịp thời những cán bộ, công chức làm việc có năng suất, hiệu quả cao Đồng thời kiên quyết hạ bậc thi đua cũng như đề nghị xử lý kỷ luật dối với những cán bộ, công chức hường xuyên vi phạm kỷ luật, kỷ cương làm việc kém hiệu quả để phát huy tác dụng răn đe kịp thời Phải gắn liền công tác chấn chỉnh kỷ cương, kỷ luật hành chính trong cơ quan với phong trào... theo qui trình, quản lý bằng các phương tiện, công nghệ tiên tiến, nhà lãnh đạo cần quan tâm quản lý qua hình thức “vi hành” thường xuyên gặp gỡ trực tiếp nhân viên, tìm hiểu tâm tư nguyện vọng trong công việc cũng như trong cuộc sống, lắng nghe và kịp thời đề ra các giải pháp tháo gỡ khó khăn cho nhân viên, … Năm là: Nêu cao vai trò, trách nhiệm, tinh thần gương mẫu của Lãnh đạo Văn phòng trong việc... dung, các văn bản mới; kết nối với các cổng điện tử khác.… Chính phủ điện tử phải hỗ trợ được công chức làm việc và giúp người dân khai thác thông tin; bảo đảm truy cập ở bất cứ đâu Bốn là: Tăng cường các mối quan hệ giao tiếp liên cá nhân trên cơ sở cởi mở và tin tưởng lẫn nhau; nhạy cảm, mềm dẻo với nhu cầu của người khác; khuyến khích tính sáng tạo Cần chú trọng quản lý chất lượng, quản lý qui trình,