THỰC TRẠNG tổ CHỨC kế TOÁN HÀNG tồn KHO tại CÔNG TY cổ PHẦN THAN CAO sơn

LỜI MỞ ĐẦU- Tính cấp thiết của đề tài Hàng tồn kho của doanh nghiệp là tài sản lưu động của doanh nghiệp dưới hìnhthức vật chất bao gồm: nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, chi phí sản xuấ

MỤC LỤC

- K toán t ng h p h ng t n kho ế ổ ợ à ồ 75

DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT

DANH MỤC SƠ ĐỒ

Sơ đồ 1.1: Kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp thẻ song song Error: Reference source not found

Sơ đồ 1.2: Kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp .Error: Reference source not found

Sơ đồ 1.3: Kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp sổ số dư Error: Reference source not found

Sơ đồ 1.4: Hạch toán theo hình thức nhật ký chung .Error: Reference source not found

Sơ đồ 1.6: Trình tự hạch toán theo hình thức chứng từ ghi sổ .Error: Reference source not found

Sơ đồ 1.7: Trình tự hạch toán theo hình thức nhật ký chứng từ .Error: Reference source not found

Sơ đồ 1.8: Hình thức kế toán trên máy vi tính .Error: Reference source not found

Sơ đồ 2.1: Tổ chức bộ máy quản lý của công ty Cổ Phần Than Cao Sơn -Vinacomin 40

Sơ đồ 2.2: Tổ chức bộ máy kế toán Công ty CP than Cao Sơn - Vinacomin 45

DANH MỤC BẢNG BIỂU

Biểu mẫu 2.1: BIÊN BẢN XÁC ĐỊNH GIÁ MUA VẬT TƯ HÀNG HOÁ

Error: Reference source not found Biểu mẫu 2.2: HỢP ĐỒNG MUA BÁN

Error: Reference source not found Biểu mẫu 2.3: HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG 56

Biểu mẫu 2.4 BIÊN BẢN KIỂM NHẬP VẬT TƯ 57

Biểu mẫu 2.5: PHIẾU NHẬP KHO .59

Biểu mẫu 2.6: PHIẾU ĐỀ NGHỊ LĨNH VẬT TƯ 61

Biểu mẫu 2.7 PHIẾU XUẤT KHO

Error: Reference source not found Biểu mẫu 2.8: THẺ KHO 65

Biểu mẫu 2.9: BẢNG KÊ NHẬP VẬT TƯ THÁNG 1 NĂM 2015 66

Biểu mẫu 2.10: BẢNG KÊ XUẤT VẬT TƯ THÁNG 1 NĂM 2015 68

Biểu mẫu 2.11: SỔ ĐỐI CHIẾU LUÂN CHUYỂN 70

Biểu mẫu 2.12 : BẢNG TỔNG HỢP NHẬP – XUẤT – TỒN KHO VẬT LIỆU 72

Biểu mẫu 2.13: LỆNH CHI 75

Biểu mẫu 2.14: NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 1 76

Biểu mẫu 2.15: NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 2 77

Biểu mẫu 2.16: BẢNG PHÂN BỔ VẬT LIỆU, NHIÊN LIỆU 78

Biểu mẫu 2.17: BẢNG KÊ TÍNH GIÁ THÀNH THỰC TẾ VẬT LIỆU 80

Biểu mẫu 2.18: BẢNG KÊ SỐ 5

Error: Reference source not found

Biểu mẫu 2.19: NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 7 82 Biểu mẫu 2.20: SỔ CÁI TK 152 .83 Biểu mẫu 2.21: BẢNG KÊ SỐ 4 96

LỜI MỞ ĐẦU

- Tính cấp thiết của đề tài

Hàng tồn kho của doanh nghiệp là tài sản lưu động của doanh nghiệp dưới hìnhthức vật chất bao gồm: nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, chi phí sản xuất kinh doanh

dở dang, thành phẩm, hàng hóa Hàng tồn kho của doanh nghiệp có thể mua từ bênngoài, có thể do doanh nghiệp sản xuất ra để dùng cho mục đích kinh doanh hoặc đểthực hiện việc cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp để bán Về mặt giá trị hàng tồn khophản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động hàng tồn kho của doanh nghiệp nếudoanh nghiệp thực hiện kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyênhoặc phản ánh giá trị hàng tồn kho đầu kỳ, cuối kỳ của doanh nghiệp nếu doanhnghiệp thực hiện kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ

Nhận thức được vai trò quan trọng của công tác kế toán hàng tồn kho ở cácdoanh nghiệp nói chung và công ty Cổ phần than Cao Sơn nói riêng, bằng kiến thức lýluận được trang bị ở nhà trường và sự giúp đỡ tận tình của Tiến sĩ Nguyễn Thị Mỵ vàcác cô, chú, anh, chị trong phòng kế toán công ty Cổ phần than Cao Sơn em lựa chọn

đi sâu nghiên cứu đề tài : "TỔ CHỨC KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY

CỔ PHẦN THAN CAO SƠN "

-Mục đích nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu

*Mục đích nghiên cứu :

Tìm hiểu thực trạng kế toán hàng tồn kho của công ty để chỉ ra những thuận lợi,khó khăn từ đó đề xuất biện pháp, phương hướng trong việc hoàn thiện tổ chức kế toánhàng tồn kho trong thời gian tới nhằm cung cấp thông tin chính xác, đầy đủ về hàngtồn kho của công ty cho quản lý, các nhà đầu tư, cơ quan quản lý doanh nghiệp…

* Phạm vi nghiên cứu

- Nội dung nghiên cứu: Kế toán hàng tồn kho tại công ty cổ phần than Cao Sơn

- Không gian nghiên cứu: Thực tập tại công ty Cổ phần than Cao Sơn

-Thời gian nghiên cứu: Quý I năm 2015

-Đối tượng nghiên cứu

Đề tài này tập trung nghiên cứu:"Tổ chức công tác kế toán hàng tồn kho tại công

*Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp thu thập chứng từ, sổ kế toán có liên quan

- Phương pháp phân tích: phân tích các thông tin thu thập được trong quá trìnhtìm hiểu thực tế

-Kết cấu của khóa luận:

Nội dung khoá luận gồm:

Chương 1: Lý luận chung về tổ chức kế toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp Chương 2: Thực trạng tổ chức kế toán hàng tồn kho tại công ty cổ phần than CaoSơn

Chương 3: Một số biện pháp hoàn thiện tổ chức kế toán hàng tồn kho tại công ty

cổ phần than Cao Sơn

CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN HÀNG TỒN

KHO TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 Tổng quan về hàng tồn kho

1.1.1 Khái niệm, đặc điểm

*Khái niệm

Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02 hàng tồn kho là những:

-Tài sản được giữ để bán trong kì sản xuất, kinh doanh bình thường

-Tài sản đang trong quá trình sản xuất kinh doanh dở dang

-Là nguyên liệu , vật liệu, công cụ dụng cụ (gọi chung là vật tư) để sử dụng trongquá trình sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ

Hàng tồn kho trong doanh nghiệp là một bộ phận của tài sản ngắn hạn dự trữ chosản xuất, lưu thông hoặc đang trong quá trình sản xuất chế tạo ở doanh nghiệp

Hàng tồn kho của mỗi doanh nghiệp có thể bao gồm:

-Hàng hóa mua về để bán (hàng tồn kho, hàng mua đang đi đường, hàng gửi đibán, hàng gửi đi gia công chế biến)

-Thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi đi bán, sản phẩm dở dang (sản phẩmchưa hoàn thiện và sản phẩm hoàn thành chưa làm thủ tục nhập kho

-Nguyên liệu, vật liệu; Công cụ, dụng cụ tồn kho, gửi đi gia công chế biến và đãmua đang đi đường

-Nguyên liệu, vật liệu nhập khẩu để sản xuất, gia công hàng xuất khẩu và thànhphẩm, hàng hóa được lưu giữ lại kho bảo thuế của doanh nghiệp

*Đặc điểm hàng tồn kho trong doanh nghiệp

-Hàng tồn kho là một bộ phận của tài sản ngắn hạn trong doanh nghiệp và chiếm tỉtrọng khá lớn trong tổng tái sản lưu động của doanh nghiệp

-Hàng tồn kho trong doanh nghiệp được hình thành từ nhiều nguồn khác nhau, vớichi phí cấu thành nên giá gốc hàng tồn kho khác nhau

-Các khoản mục hàng tồn kho thường rất đa dạng và có thể chịu ảnh hưởng lớnbởi hao mòn vô hình và hao mòn hữu hình thông qua các biểu hiện như bị hư hỏngtrong thời gian nhất định, dễ bị lỗi thời

-Giá trị nhập kho của hàng tồn kho thường được cộng (hoặc trừ) các chi phí thumua, khoản giảm bớt giá

-Có nhiều phương pháp đánh giá và tính giá thực tế xuất hàng tồn kho, vì thế nênkhác nhau về giá trị giá hàng tồn kho thực tế và lợi nhuận của kỳ kinh doanh.

-Việc xác định chất lượng tình trạng và giá trị hàng tồn kho luôn là công định giátrị như các tác phẩm nghệ thuật, các loại linh kiện điện tử, đồ cổ, kim khí quý

1.1.2 Phân loại hàng tồn kho

Để quản lý tốt hàng tồn kho, tính đúng và tính đủ giá gốc hàng tồn kho cần phânloại và sắp xếp hàng tồn kho theo những tiêu thức nhất định

a Phân loại hàng tồn kho theo nguồn gốc hình thành:

Theo tiêu thức phân loại này hàng tồn kho được phân loại thành:

- Hàng tồn kho được mua vào bao gồm:

● Hàng mua từ bên ngoài: Là toàn bộ hàng tồn kho được doanh nghiệp mua từ các nhàcung cấp ngoài hệ thống tổ chức kinh doanh của doanh nghiệp

● Hàng mua nội bộ: Là toàn bộ hàng tồn kho được doanh nghiệp mua từ các nhà cungcấp thuộc hệ thống tổ chức kinh doanh của doanh nghiệp như mua hàng giữa các đơn

vị trực thuộc trong cùng một công ty, tổng công ty

- Hàng tồn kho tự gia công: Là toàn bộ hàng tồn kho được DNSX , gia công tạothành

- Hàng tồn kho được nhập từ các nguồn khác: Như hàng tồn kho được nhập từ liêndoanh, liên kết, hàng tồn kho được biếu tặng

b Phân loại hàng tồn kho theo mục đích sử dụng và công dụng của hàng tồn kho:

- Hàng tồn kho dự trữ cho sản xuất: Là toàn bộ hàng tồn kho được dự trữ để phục

vụ trực tiếp hoặc gián tiếp cho hoạt động sản xuất như NVL, bán thành phẩm, công cụdụng cụ, gồm cả giá trị sản phẩm dở dang

- Hàng tồn kho dự trữ cho tiêu thụ: phản ánh toàn bộ hàng tồn kho được dự trữphục vụ cho mục đích bán ra của doanh nghiệp như: hàng hóa, thành phẩm

c Phân loại hàng tồn kho theo địa điểm bảo quản:

- Hàng tồn kho trong doanh nghiệp: Phản ánh toàn bộ hàng tồn kho đang được bảoquản tại doanh nghiệp như hàng trong kho, trong quầy hàng

- Hàng tồn kho bên ngoài doanh nghiệp: Phản ánh hàng tồn kho đang được bảoquản tại các đơn vị, tổ chức, cá nhân ngoài doanh nghiệp như hàng gửi bán, hàng đang

đi đường

d Theo chuẩn mực 02 - Hàng tồn kho được phân thành:

- Hàng hóa mua để bán: Hàng hóa tồn kho, hàng mua đang đi đường, hàng gửi đibán, hàng hóa gửi đi gia công chế biến

- Thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi đi bán;

- Sản phẩm dở dang và chi phí dịch vụ chưa hoàn thành: Là những sản phẩm chưahoàn thành và sản phẩm đã hoàn thành nhưng chưa làm thủ tục nhập kho thành phẩm

- Nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ: tồn kho, gửi đi gia công chế biến, đã muađang đi trên đường

1.1.3 Đánh giá hàng tồn kho:

a Nguyên tắc kế toán hàng tồn kho:

(1) Trị giá của hàng tồn kho phải được đánh giá theo nguyên tắc "giá gốc" Kếtoán phải xác định được giá gốc của hàng tồn kho ở từng thời điểm khác nhau Giá gốcbao gồm: chi phí thu mua (gồm cả giá mua), chi phí vận chuyển, chi phí chế biến vàcác chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có được hàng tồn kho ở địa điểm vàtrạng thái hiện tại

(2) Kế toán hàng tồn kho phải được thực hiện đồng thời kế toán chi tiết cả về giátrị lẫn hiện vật Kế toán phải theo dõi chi tiết từng thứ, từng loại theo từng địa điểmquản lý, sử dụng, luôn đảm bảo sự khớp đúng cả về giá trị lẫn hiện vật, giữa thực tếvới số liệu trên sổ kế toán, giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết Doanh nghiệp cóthể lựa chọn một trong ba phương pháp kế toán chi tiết sau:

- Phương pháp thẻ song song

- Phương pháp số dư

- Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển

(3) Trong một doanh nghiệp chỉ được áp dụng một trong hai phương pháp kế toánhàng tồn kho: phương pháp kê khai thường xuyên hoặc phương pháp kiểm kê định kì.Việc lựa chọn phương pháp nào là tùy thuộc vào tình hình cụ thể của doanh nghiệpnhư : đặc điểm, tính chất, số lượng, chủng loại và yêu cầu công tác quản lí của doanhnghiệp Khi thực hiện phương pháp nào phải đảm bảo tính nhất quán trong niên độ kếtoán

(4) Cuối kì kế toán năm, khi giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn khonhỏ hơn giá gốc thì phải lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho Số dự phòng giảm giáđược lập căn cứ vào qui định hiện hành.

Giá trị thuần có thể thực hiện được: là giá bán ước tính của hàng tồn kho trong kìsản xuất, kinh doanh bình thường trừ chi phí ước tính cần thiết cho việc hoàn thànhhoặc tiêu thụ chúng

b Phương pháp tính giá hàng tồn kho:

Hàng tồn kho thường là tài sản quan trọng của doanh nghiệp, việc xác địnhphương pháp tính giá ảnh hưởng đến báo cáo tài chính, nên phương pháp xác định giátrị hàng tồn kho phải cung cấp được những con số thực tế và chính xác Việc xác địnhgiá trị hàng tồn kho phải được tuân thủ "Nguyên tắc giá gốc" (giá gốc bao gồm: chiphí mua, chi phí chế biến và các chi phí trực tiếp khác phát sinh để có được hàng tồnkho ở địa điểm và trạng thái hiện tại) Tuy nhiên, chi phí sản xuất vượt trên mức bìnhthường, chi phí bảo quản hàng tồn kho, chi phí bán hàng và chi phí quản lí không đượctính vào giá gốc của hàng tồn kho

●Khâu nhập hàng hóa:

Giá trị của hàng tồn kho được xác định theo giá gốc Việc xác định giá gốc củahàng tồn kho trong các trường hợp cụ thể khác nhau tùy theo nguồn gốc hình thành,giá gốc của hàng tồn kho nhập trong kì được tính như sau:

• Đối với hàng tồn kho mua ngoài:

Giá = Giá + Các khoản thuế + Chi phí thu - Các khoản giảm giá,

gốc mua không hoàn lại mua chiết khấu thương mại

Giá mua trên hóa đơn: Là số tiền mà doanh nghiệp phải trả cho người bán theo hợp

đồng hay hóa đơn tùy thuộc vào phương pháp tính thuế GTGT mà doanh nghiệp ápdụng, cụ thể là:

- Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ giá mua hànghóa là giá chưa có thuế GTGT đầu vào

- Đối doanh ngiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp và hàng không chịuthuế GTGT thì giá mua là tổng giá thanh toán

Chi phí thu mua hàng hóa: Chi phí vận chuyển, bảo quản, bốc dỡ, lưu kho, lưu

bãi, bảo hiểm hàng mua, bảo hiểm hao hụt trong định mức cho phép, công tác phí của

bộ phận thu mua, dịch vụ phí

Các khoản thuế không được hoàn lại : Thuế nhập khẩu nhập khẩu, thuế GTGT

(không được khấu trừ)

Chiết khấu thương mại : Là số tiền mà doanh nghiệp được giảm trừ do đã mua

hàng, dịch vụ với khối lượng lớn theo thỏa thuận

Giảm giá hàng mua : Là số tiền mà người bán giảm trừ cho người mua do hàng

kém phẩm chất, sai qui cách khoản này khi giảm giá mua hàng hóa

● Khâu xuất hàng hóa

Theo chuẩn mực kế toán hàng tồn kho, giá gốc xuất kho được áp dụng một trongcác phương pháp sau :

+ Phương pháp tính theo giá đích danh

+ Phương pháp tính bình quân bình quân gia quyền (BQGQ)

+ Phương pháp tính nhập trước - xuất trước (FIFO)

* Phương pháp tính theo giá đích danh :

Nội dung : Phương pháp này đòi hỏi kế toán phải biết hàng tồn kho trong kho

thuộc những lần nhập nào, đơn giá nhập là bao nhiêu Giá trị xuất dùng được tính chitiết căn cứ vào số lượng và đơn giá của nó

Ưu điểm : Là phương pháp hợp lí nhất trong bốn phương pháp, nó tuân thủ

nguyên tắc phù hợp của kế toán; chi phí thực tế phù hợp với doanh thu thực tế Giá trịcủa hàng xuất kho đem bán phù hợp với doanh thu mà nó tạo ra Hơn nữa, giá trị hàngtồn kho được phản ánh đúng theo giá trị thực tế của nó

Nhược điểm : Là phương pháp đòi hỏi nhiều công sức nhất vì phải nhận biết được

giá gốc của từng đơn vị hàng tồn kho

Điều kiện áp dụng : Doanh nghiệp kinh doanh có ít loại mặt hàng, hàng tồn kho

có giá trị lớn, mặt hàng ổn định và loại hàng tồn kho nhận diện được thì mới có thể ápdụng được phương pháp này Còn đối với những doanh nghiệp có nhiều loại hàng thìkhông thể áp dụng được phương pháp này

* Phương pháp bình quân gia quyền:

Nội dung : Phương pháp bình quan gia quyền, giá trị của hàng tồn kho được tính

theo giá trị trung bình của từng loại hàng tồn kho tương tự đầu kì và giá trị từng loaihàng tồn kho được mua và được sản xuất trong kì Giá trị trung bình có thể được tínhtheo thời kì hoặc mỗi khi nhập một hàng tồn kho về, phụ thuộc vào tình hình củadoanh nghiệp

Giá thực tế xuất kho = Số lượng xuất kho x Đơn giá thực tế bình quân

• Theo giá bình quân gia quyền cuối kì

Theo phương pháp này đến cuối kì mới tính trị giá vốn của hàng xuất kho trong

kì Tùy theo kì dự trữ của doanh nghiệp áp dụng mà kế toán hàng tồn kho căn cứ vàogiá nhập, lượng hàng tồn kho đầu kì và nhập trong kì để tính giá đơn vị bình quân :Đơn giá Giá trị hàng tồn đầu kì + Giá trị hàng thực tế nhập trong kì

thực tế =

bình quân Số lượng hàng tồn đầu kì + Số lượng hàng nhập trong kì

Ưu điểm : Đơn giản, dễ làm, chỉ cần tính toán một lần vào cuối kỳ.

Nhược điểm : Độ chính xác không cao, hơn nữa công việc tính toán dồn vào cuối

tháng gây ảnh hưởng tới tiến độ của những phần hành khác Ngoài ra, phương phápnày chưa đáp ứng yêu cầu kịp thời của thông tin kế toán ngay tại thời điểm phát sinhnghiệp vụ

• Theo giá bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập( bình quân liên hoàn)

Sau mỗi lần nhập sản phẩm, vật tư, hàng hóa kế toán phải xác định lại giá trị thựccủa hàng tồn kho và giá đơn vị bình quân Giá đơn vị bình quân được tính theo côngthức sau:

Đơn giá Giá trị hàng tồn đầu kỳ + Giá trị hàng nhập trước lần xuất thứ ixuất kho =

lần thứ i Số lượng hàng tồn đầu kỳ + Số lượng hàng nhập trước lần xuất thứ i

Ưu điểm : là khắc phục được những hạn chế của phương pháp trên.

Nhược điểm : Việc tính toán phức tạp, nhiều lần tốn công sức Do đặc điểm trên

mà phương pháp này được áp dụng ở các doanh nghiệp có ít chủng loại hàng tồn kho,lưu lượng nhập xuất ít, giá hàng hóa ít biến động

* Phương pháp nhập trước - xuất trước ( FIFO):

Nội dung : Phương pháp này dựa trên giả định là hàng tồn kho được mua trước

kho được mua hoặc sản xuất gần thời điểm cuối kỳ Theo phương pháp này thì giá trịhàng xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhập kho ở thời điểm đầu kỳ hoặc gầnđầu kỳ, giá trị của hàng tồn kho được tính theo giá của hàng nhập kho ở thời điểm cuối

kỳ hoặc gần cuối kỳ còn tồn kho

Ưu điểm : Phương pháp này giúp cho chúng ta có thể tính được ngay trị giá vốn

hàng xuất kho từng lần xuất hàng, do vậy đảm bảo cung cấp số liệu kịp thời cho kếtoán ghi chép các khâu tiếp theo cũng như cho quản lý Trị giá vốn của hàng tồn kho

sẽ tương đối sát với giá thị trường của mặt hàng đó Vì vậy chỉ tiêu hàng tồn kho trênbáo cáo kế toán có giá trị thực tế hơn

Nhược điểm : làm cho doanh thu hiện tại không phù hợp với những khoản chi phí

hiện tại Theo phương pháp này, doanh thu hiện tại được tạo ra bởi giá trị sản phẩm,vật tư, hàng hóa đã có được từ cách đó rất lâu Đồng thời nếu số lượng chủng loại mặthàng nhiều, phát sinh nhập xuất liên tục dẫn đến những chi phí cho việc hạch toáncũng như khối lượng công việc sẽ tăng lên rất nhiều

Điều kiện áp dụng : Áp dụng đối với doanh nghiệp có ít loại mặt hàng, đơn giá

vật tư, hàng hóa lớn cần theo dõi chính xác đơn giá xuất của từng vật tư theo từng lầnnhập

1.2 Nội dung tổ chức kế toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp

1.2.1 Nhiệm vụ kế toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp

Trong nền kinh tế thị trường tổ chức tốt công tác hoàn thiện kế toán hàng tồn khotrong các doanh nghiệp có vai trò đặc biệt quan trọng: Từng bước giúp doanh nghiệp

có lượng vật tư, hàng hóa dữ trữ đúng mức, không dự trữ quá nhiều gây ứ đọng vốn,mặt khác không dữ trữ quá ít để đảm bảo cho quá trình hoạt động kinh doanh diễn raliên tục, không bị gián đoạn Chính vì vậy kế toán hàng tồn kho cần phải nắm đượcchính xác số liệu cũng như chi tiết từng loại hàng tồn kho để cung cấp cho ban lãnhđạo, quản lý doanh nghiệp nắm bắt, đánh giá chính xác tình hình lưu chuyển hàng hóacủa doanh nghiệp từ đó đưa ra biện pháp khắc phục kịp thời

Để phát huy tốt vai trò và thực sự là quản lý đắc lực kế toán hàng tồn kho cầnthực hiện tốt một số nhiệm vụ sau:

- Phải tuân thủ nguyên tắc về thủ tục chứng từ nhập - xuất hàng hóa, ghi chép,phản ánh trung thực, đầy đủ, kịp thời tình hình biến động của hàng tồn kho, trên cơ sở

đó ngăn ngừa và phát hiện những hành vi tham ô, thiếu trách nhiệm làm tổn hại đếntình hình tài sản của doanh nghiệp.

- Tổ chức hợp lý kế toán chi tiết hàng tồn kho, kết hợp chặt chẽ giữa hạch toánnghiệp vụ ở nơi bảo quản vật tư, hàng hóa với kế toán chi tiết vật tư, hàng hóa ở phòng

kế toán; thiết lập quan hệ kiểm tra đối chiếu số liệu với các bộ phận liên quan

- Xác định đúng đắn giá gốc của hàng tồn kho để làm cơ sở xác định kết quả kinhdoanh của doanh nghiệp

- Phải thực hiện chế độ kiểm tra định kỳ hàng tồn kho nhằm đảm bảo sự phù hợpgiữa số liệu trên sổ sách kế toán với số liệu hàng tồn kho thực tế trong kho

1.2.2 Chứng từ sử dụng

Theo chế độ chứng từ kế toán kế toán chi tiết hàng tồn kho gồm có :

- Phiếu nhập kho (Mẫu số 01 - VT )

- Phiếu xuất kho (Mẫu số 02 - VT )

- Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ dụng cụ, thành phẩm, hàng hóa (Mẫu số

03 – VT)

- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (03 PXK – 3LL)

- Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý (04 HDL - 3LL)

- Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (Mẫu số 04 - VT)

- Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa (Mẫu số 05 - VT)

- Bảng kê mua hàng (Mẫu số 06 - VT)

- Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ (Mẫu số 07 - VT)

- Bảng kê thu mua hàng hóa mua vào không có hóa đơn (04/GTGT)

Mọi chứng từ kế toán vật liệu, công cụ, dụng cụ, hàng hóa, thành phẩm phải được

tổ chức luân chuyển theo trình từ thời gian hợp lý, do kế toán trưởng quy định phục vụcho việc phản ánh, ghi chép và tổng hợp số liệu kịp thời của các bộ phận cá nhân cóliên quan

Sổ (thẻ) kho được sử dụng để theo dõi số lượng nhập - xuất - tồn kho của từngthứ hàng tồn kho theo từng kho Thẻ kho do phòng kế toán lập và ghi các dữ liệu: Tên,nhãn hiệu, quy cách, đơn vị tính, mã số hàng tồn kho Sau đó giao cho thủ kho đểhạch toán nghiệp vụ ở kho, không phân biệt kế toán chi tiết vật liệu, công cụ, dụng cụ,hàng hóa, thành phẩm theo phương pháp nào

Các sổ (thẻ) kế toán chi tiết hàng tồn kho, sổ đối chiếu luân chuyển, sổ số dưđược sử dụng để hạch toán tình hình nhập - xuất - tồn kho về mặt giá trị hoặc cả mặtgiá trị và hiện vật tùy thuộc phương pháp kế toán chi tiết áp dụng trong doanh nghiệp.Ngoài những sổ kế toán chi tiết trên còn có thể mở bảng kê nhập, bảng kê xuất,bảng kê luỹ kế tổng hợp - nhập - xuất - tồn kho vật liệu công cụ, dụng cụ, hàng hóa,thành phẩm phục vụ cho việc ghi sổ được đơn giản, nhanh chóng, kịp thời

1.2.3 Tài khoản sử dụng

* Tài khoản 151 "Hàng mua đang đi đường"

Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị các loại vật tư, hàng hóa mà doanhnghiệp đã mua, đã chấp nhận thanh toán với người bán nhưng chưa về nhập kho doanhnghiệp và tình hình hàng về

Tài khoản 151 có kết cấu như sau:

Dư nợ: Giá trị hàng đi đường chưa về nhập kho

* Tài khoản 152 "Nguyên liệu, vật liệu"

Tài khoản này dùng để ghi chép số hiện có và tình hình tăng giảm nguyên vậtliệu theo giá thực tế Kết cấu của TK152:

Bên nợ:

+ Giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho do mua ngoài, tự chế, thuê ngoài gia công,nhận góp vốn liên doanh, được cấp hoặc nhập từ các nguồn khác.

+ Trị giá nguyên vật liệu thừa phát hiện khi kiểm kê

Bên có:

+ Giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho để sản xuất, để bán, thuê ngoài gia công,chế biến, hoặc góp vốn đầu tư

+ Trị giá nguyên vật liệu được giảm giá hoặc trả lại người bán

+ Trị giá nguyên vật liệu thiếu hụt phát hiện khi kiểm kê

Dư nợ : Giá trị thực tế của nguyên vật liệu tồn kho

* Tài khoản 153 "Công cụ, dụng cụ":

Kết cấu của TK 153:

Bên nợ:

- Giá thực tế của CCDC tăng trong kỳ (KKTX)

- Giá thực tế của CCDC tồn cuối kỳ (KKĐK)

Bên có:

- Giá thực tế của CCDC giảm trong kỳ (KKTX)

- Giá thực tế của CCDC tồn đầu kỳ (KKĐK)

Dư nợ : Giá trị thực tế công cụ dụng cụ tồn kho

* Tài khoản 154 "Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang"

- Các khoản ghi giảm chi phí sản phẩm

- Tổng giá thành sản xuất thực tế hay chi phí thực tế của sản phẩm, lao vụ, dịch vụ

- Trị giá thực tế của thành phẩm nhập kho

- Kết chuyển giá trị thực tế của thành phẩm tồn kho cuối kỳ (trường hợp doanhnghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp KKĐK)

Dư nợ: Trị giá thực tế thành phẩm tồn kho

* Tài khoản 156 “Hàng hóa”

Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá hiện có của:

+ Hàng hóa tồn kho, tồn quầy (trong hệ thống kế toán theo phương pháp KKĐK).+ Hàng hóa tồn kho, tồn quầy và xuất nhập trong kỳ báo cáo theo trị giá nhập khothực tế (trong hệ thống kế toán theo phương pháp kê khai thường xuyên)

TK này có kết cấu nội dung:

+ Chi phí thu mua hàng hóa (theo phương pháp kê khai thường xuyên)

+ Trị giá hàng tồn kho cuối kì được ghi nhận (theo phương pháp kiểm kê định kì).Bên có:

+Trị giá vốn xuất kho của hàng hóa gồm: Xuất bán, xuất giao đại lí, xuất thuê chếbiến, xuất góp vốn đầu tư, xuất sử dụng (theo phương pháp kê khai thường xuyên).+Trị giá vốn hàng hóa xuất trả lại người bán (theo phương pháp kê khai thườngxuyên)

+Trị giá vốn hàng hóa thiếu hụt coi như xuất (theo phương pháp kê khai thườngxuyên)

+Trị giá vốn hàng hóa tồn kho đầu kì đã kết chuyển (theo phương pháp kiểm kêđịnh kì)

Dư nợ : Trị giá vốn của hàng tồn cuối kì

* Tài khoản 157 "Hàng gửi bán":

Tài khoản này được sử dụng để theo dõi giá trị sản phẩm, hàng hóa tiêu thụ theophương thức chuyển hàng hoặc giá trị sản phẩm, hàng hóa nhờ bán đại lí, kí gửi hayhay giá trị lao vụ, dịch vụ đã hoàn thành bàn giao cho người đặt hàng, người mua hàngchưa được chấp nhận thanh toán Số hàng hóa, sản phẩm, lao vụ này vẫn thuộc quyền

sở hữu của đơn vị

Bên nợ: Giá trị sản phẩm, hàng hóa, lao vụ, dịch vụ gửi bán

Bên có:

- Giá trị sản phẩm, hàng hóa, lao vụ, dịch vụ đã được khách hàng chấp nhận thanhtoán

- Giá trị hàng gửi bán bị từ chối, trả lại

Dư nợ: Giá trị hàng gửi bán chưa được chấp nhận

* Tài khoản 229.4 "Dự phòng giảm giá hàng tồn kho":

Kết cấu nội dung ghi:

Bên nợ: Hoàn nhập số dự phòng hàng tồn kho

Bên có: Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho

Dư có : Dự phòng giảm giá hàng tồn kho hiện có

* Tài khoản 611 "Mua hàng"

Tài khoản này dung để phản ánh giá trị thực tế của số vật tư, hàng hóa mua vào,xuất trong kỳ

Kết cấu của TK như sau:

Bên nợ:

+ Trị giá thực tế hàng hóa, NVL, CCDC tồn kho đầu kỳ

+ Trị giá thực tế hàng hóa, NVL, CCDC mua vào trong kỳ, hàng hóa đã bán bị trảlại

Bên có:

+ Trị giá thực tế hàng hóa, NVL, CCDC xuất trong kỳ

+ Trị giá thực tế hàng hóa đã gửi bán nhưng chưa xác định là tiêu thụ trong kỳ.+ Trị giá vật tư, hàng hóa trả lại cho người bán hoặc được giảm giá

+ Trị giá thực tế hàng hóa, NVL, CCDC tồn cuối kỳ

Ngoài ra kế toán còn sử dụng một số tài khoản có liên quan như: TK111, TK112,TK331, TK 621, TK627

1.2.4 Kế toán chi tiết hàng tồn kho

a Kế toán chi tiết hàng tồn kho theo phương pháp thẻ song song:

Ghi chú : Ghi hàng ngày

: Quan hệ đối chiếu: Ghi cuối tháng

Sơ đồ 1.1: Kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp thẻ song song

- Điều kiện áp dụng: Phương pháp này thường được áp dụng đối với các doanh

nghiệp ít chủng loại vật tư, khối lượng các nghiệp vụ nhập - xuất- tồn vật tư diễn rathường xuyên

- Ưu điểm, nhược điểm :

+ Ưu điểm: Việc ghi sổ đơn giản, rõ ràng, dễ kiểm tra đối chiếu số liệu, phát hiệnsai sót trong việc ghi chép quản lý

+ Nhược điểm: Việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn bị trùng lặp về chỉtiêu số lượng, khối lượng ghi chép nhiều Công việc kiểm tra, đối chiếu chủ yếu dồnvào ngày cuối tháng không đảm bảo yêu cầu kịp thời của kế toán

Phiếu xuất kho

Thẻ hoặc

sổ kế toán chi tiết Kế toán tổng hợp

Phiếu nhập kho

kho

Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn khoThẻ kho

b Hạch toán theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển:

Ghi chú: : Ghi hàng ngày

: Ghi cuối tháng: Đối chiếu, kiểm tra

Sơ đồ 1.2: Kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp sổ đối chiếu

luân chuyển

- Điều kiện áp dụng: Phương pháp này thường được áp dụng ở những đơn vị có

nhiều chủng loại vật tư hàng hoá, giá trị không nhỏ, số lượng kho phân tán, kế toánnguyên liệu kiêm nhiệm nhiều phần hành kế toán

- Nguyên tắc ghi sổ:

+ Tại kho: Nhiệm vụ của thủ kho giống như phương pháp ghi thẻ song song Khi nhận được chứng từ nhập, xuất vật tư hàng hoá, thủ kho phải kiểm tra tínhhợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành ghi chép số thực nhập, thực xuất vào từngchứng từ và thẻ kho, cuối ngày tính số tồn kho để ghi vào cột tồn trên thẻ kho Định kỳthủ kho gửi các chứng từ nhập – xuất đã phân loại theo vật tư hàng hoá cho phòng kếtoán

+ Tại phòng kế toán: Kế toán vật tư hàng ngày hoặc định kỳ sau khi nhận đượcchứng từ do thủ kho chuyển đến ghi đơn giá thành tiền, phân loại chứng từ làm hailoại: phiếu nhập và phiếu xuất vật tư cả về giá trị và hiện vật Cuối tháng, dựa triên cơ

Phiếu nhập

kho

Thẻ kho

Bảng kê nhậpvật liệu

Sổ đối chiếuluân chuyển

Phiếu xuất

kho

Bảngtổnghợpnhập,xuấttồn khovật liệu

Sổ kếtoántổnghợp

về vậtliệuBảng kê xuất

vật liệu

sở số liệu của bảng kê nhập và bảng kê xuất nguyên vật liệu vào sổ đối chiếu luânchuyển cho từng loại vật liệu về cả giá trị và hiện vật Mỗi loại nguyên vật liệu đượcghi trên một dòng Tiếp theo kế toán nguyên vật liệu đối chiếu với thủ kho.

- Ưu điểm, nhược điểm:

+ Ưu điểm: Giảm được khối lượng ghi sổ kế toán do chỉ ghi một lần vào ngày cuốitháng

+ Nhược điểm: Việc ghi sổ kế toán vẫn bị trùng lập với thủ kho về mặt số lượng.Ngoài ra kiểm tra, đối chiếu chỉ có thể vào cuối kỳ kế toán do đó hạn chế chức năngcủa kế toán

c Hạch toán theo phương pháp ghi sổ số dư :

Ghi chú: Ghi hàng ngày

Quan hệ đối chiếu Ghi cuối tháng

Sơ đồ 1.3: Kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp sổ số dư.

- Điều kiện áp dụng : Phương pháp này thường áp dụng trong các doanh nghiệp có

chủng loại vật tư nhiều, tình hình nhập xuất diễn ra thường xuyên với điều kiện doanhnghiệp có đội ngũ kế toán với trình độ nghiêp vụ vững vàng

Phiếu xuất

kho Phiếu giao nhậnchứng từ xuất

Bảngtổnghợpnhậpxuấttồnvậtliệu

Sổkếtoántổnghợpvềvậtliệu

Sổ sốdưThẻ

kho

ghi số tồn kho đã tính được trên thẻ kho của từng thứ nguyên liệu, vật liệu và công cụ,dụng cụ vào cột số lượng trên sổ số dư.

+ Kế toán: Lập bảng tổng hợp giá trị Nhập - Xuất - Tồn kho của từng nhómnguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ của từng kho và ghi giá trị tồn kho cuối kỳcủa từng thứ nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ vào số tiền trên sổ số dư để có

số liệu đối chiếu với bảng tổng hợp giá trị Nhập - Xuất - Tồn kho về mặt giá trị Sổ số

dư được lập và dùng cho cả năm

- Ưu điểm, nhược điểm:

+ Ưu điểm: Giảm nhẹ khối lượng ghi chép hàng ngày do kế toán chi tiết vật liệuchỉ theo dõi về mặt giá trị của từng nhóm vật tư tránh được việc trùng lặp với thủ kho.Hơn nữa công việc kế toán tiến hành đều trong tháng, thực hiện việc kiểm tra giám sátthường xuyên của kế toán

+ Nhược điểm: Khó phát hiện được nguyên nhân khi đối chiếu phát hiện ra sai sótnên đòi hỏi yêu cầu, trình độ quản lý của thủ kho và kế toán phải cao

1.2.5 Kế toán tổng hợp hàng tồn kho

* Kế toán tổng hợp hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên

a Kế toán nguyên vật liệu:

đi đường nhập kho Xuất NVL để góp vốn đầu tư

154 811 3387, 711

Nhập kho NVL tự chế hoặc gia CL CL

công giảm tăng

b Kế toán công cụ dụng cụ :

153 627, 641, 642 Giá thực tế CCDC xuất dùng phân bổ 100%

TK155,152

d Kế toán thành phẩm:

TK154 TK153 TK157, 632 Sản xuất ( hoặc thuê ngoài TP xuất bán, đổi, biếu tặng,

gia công xong) nhập kho trả lương cho CNV

TK157 TK1381 Sản phẩm bán bị trả lại Thiếu khi kiểm kê

TK711,338 221,222,223,228 Góp vốn đầu tư bằng TP

Thành phẩm phát hiện thừa khi

kiểm kê TK811 3387,711

Ch/lệch Ch/lệch

TK412 TK412 Đánh giá tăng Đánh giá giảm

e Kế toán hàng hóa

111,112,141,311,331 156,157,632 111,112,331 (1)

Ghi chú:

(1) - Nhập hàng hóa (nhập kho, gửi bán, bán thẳng)

(2a) - Ghi hàng mua trên đường theo chứng từ đã nhận trong kỳ (ghi ngày cuối kỳ)(2b) - Ghi hàng mua trên đường kỳ trước đã về, đã kiểm nhận kỳ báo cáo

(3a) - Giảm giá, chiết khấu thương mại được hưởng

(3b) - Chiết khấu thanh toán được hưởng

* Kế toán tổng hợp hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ:

a Kế toán nguyên vật liệu:

Gtt NVL mua vào trong kỳ Trả NVL cho người bán hoặc

CKTM

TK133

TK133

621,627

Giá trị NVL đã sử dụng trong kỳ

b Kế toán công cụ dụng cụ :

Trường hợp doanh nghiệp áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ thì việc ghi cácbút toán kết chuyển trị giá CCDC tồn đầu kỳ, cuối kỳ và mua vào trong kỳ được thựchiện như hạch toán NVL theo phương pháp KKĐK

Khi xác định được giá trị CCDC đã sử dụng trong kỳ, kế toán ghi:

Nợ TK 627,641,642: Nếu sử dụng phương pháp phân bổ 100%

Nợ TK 242: Nếu sử dụng phương pháp phân bổ nhiều lần

Có TK 611: Giá trị CCDC đã sử dụng trong kỳ

c Kế toán chi phí SXKD dở dang :

Giá trị sản phẩm dở dang đầu kỳ

TK621 TK631 TK154 Chi phí NVL trực tiếp Giá trị sản phẩm dở dang cuối kỳ

TK622 TK632

Chi phí nhân công trực tiếp Tổng giá thành sản xuất của sản

phẩm, dịch vụ hoàn thành nhập

TK627 kho gửi bán hay tiêu thụ trực tiếp

Chi phí sản xuất chung

kết chuyển hoặc phân bổ

cho các đối tượng tính giá

d Kế toán thành phẩm:

TK 155,157 TK632 TK155,157 Kết chuyển trị giá TP Kết chuyển trị giá TP

(1) Kết chuyển giá vốn tồn đầu kỳ

(2) Giá vốn hàng hóa kinh doanh nhập trong kỳ (theo chứng từ nhập hàng)

(3) Các khoản giảm giá, chiết khấu thương mại và hàng hóa mua trả lại người bán.(4) Chiết khấu thanh toán được hưởng

(5) Kết chuyển giá vốn hàng hóa tồn cuối kỳ

(6) Kết chuyển giá vốn hàng hóa đã bán trong kỳ

1.2.6 Dự phòng giảm giá hàng tồn kho

* Mục đích :

- Đề phòng vật tư giảm giá so với giá gốc trên sổ đặc biệt khi chuyển nhượng, chovay, xử lí, thanh lí (Xác định giá trị thực tế của hàng tồn kho trên hệ thống báo cáo kếtoán)

Xác định dự phòng và hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho Cơ bản giốngphương pháp tính toán của loại dự phòng giảm giá các chứng khoán đầu tư đã nêu

Theo quy định chỉ lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cho mặt hàng kinh doanhthuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, có chứng từ kế toán hợp pháp, hợp lí chứngminh giá vốn của hàng tồn kho Dự phòng giảm giá hàng tồn kho được hạch toán làgiá vốn hàng bán, nếu hoàn nhập hạch toán giảm giá vốn hàng bán

* Phương pháp hạch toán nghiệp vụ dự phòng giảm giá hàng tồn kho:

- Cuối niên độ kế toán, căn cứ vào mức trích dự phòng giảm giá hàng tồn kho, kếtoán ghi:

Nợ TK632 - Giá vốn hàng bán (chi tiết dự phòng giảm giá HTK)

Có TK229.4 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho

- Cuối niên độ sau (N+1), tính mức dự phòng cần lập, nếu:

+ Mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho cuối niên độ sau cao hơn mức dự phònggiảm giá hàng tồn kho đã trích lập năm trước thì số chênh lệch được lập thêm, ghi:

Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán (chi tiết dự phòng giảm giá HTK)

Có TK 229.4 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho

+ Mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho cuối niên độ sau thấp hơn mức dự phònggiảm giá hàng tồn kho đã trích lập năm trước thì số chênh lệch được hoàn nhập dựphòng, ghi:

Nợ TK 229.4 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho

x

Giá gốchàng tồn kho theo

sổ kế toán

_

Giá trị thuần

có thể thực hiện được củahàng tồn kho

Sơ đồ : Hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho

TK229.4 TK632

Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho

(Nếu số phải lập cuối kỳ kế toán năm

nay lớn hơn số đã lập cuối kỳ kế toán

năm trước)

Hoàn nhập dự phòng giảm giá HTK

(Nếu số phải lập cuối kỳ kế toán năm nay nhỏ

hơn số đã lập cuối kỳ kế toán năm trước)

1.3 Hình thức kế toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp

Ghi chú:

Ghi hàng ngàyGhi cuối tháng Quan hệ đối chiếu

Sơ đồ 1.4: Hạch toán theo hình thức nhật ký chung

áNguyên tắc, đặc trưng cơ bản của hinh thức kế toán Nhật ký chung: tất cả cácnghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm

là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế củanghiệp vụ đó Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi Sổ cái theo từng nghiệp vụphát sinh

Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm các loại sổ chủ yếu như sau:

Bảng tổng hợp chi tiết TK152,153

Sổ(thẻ) kế toán chi tiết NVL, CCDC

Sổ cái TK 152,153,155

Báo cáo tài chính

Chứng từ gốc:

- Hóa đơn GTGT

- Phiếu nhập kho

- Phiếu xuất kho

- Biên bản kiểm nhập vật tư,hàng hóa

¶ Các sổ, thẻ kế toán chi tiết

áTrình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung:

¶ Hàng ngày: Căn cứ vào các chứng từ đó kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ,trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đó ghitrên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp Nếu đơn

vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, cácnghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan

Trường hợp đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào cácchứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ , ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặcbiệt liên quan Định kỳ(3, 5,10…ngày) hoặc cuối tháng, tùy khối lượng nghiệp vụ phátsinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợptrên Sổ Cái, sau khi đó loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vàonhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có)

¶Cuối tháng, cuối quý, cuối năm: Cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối sốphát sinh

Sau khi đó kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tổnghợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các Báo cáo tàichính

Về nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên Bảng cân đối

số phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật kýchung (hoặc sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt sau khi đó loại trừ số trùnglặp trên các sổ Nhật ký đặc biệt) cùng kỳ

á Ưu, nhược điểm:

¶ Ưu điểm: dễ phân công lao động kế toán, mẫu sổ đơn giản dễ ghi chép

¶ Nhược điểm: ghi chép trùng lặp nhiều

áĐiều kiện áp dụng: ở đơn vị nhiều tài khoản có nhiều nghiệp vụ

1.3.2 Hình thức nhật ký - sổ cái

á Trình tự ghi sổ:

Ghi chú:

Ghi hàng ngàyGhi cuối thángQuan hệ đối chiếu

Sơ đồ 1.5: Trình tự hạch toán theo hình thức nhật ký sổ cái

Hình thức nhật ký - sổ cái: Theo hình thức này, các nhiệm vụ kinh tế phát sinhđược phản ánh vào một quyển sổ gọi là sổ cái Sổ này là sổ kế toán tổng hợp duy nhất,trong đó kết hợp phản ánh theo thời gian và theo hệ thống Tất cả các tài khoản màdoanh nghiệp sử dụng được phản ánh cả hai bên nợ có trên cùng một vài trang sổ Căn

cứ ghi vào sổ là chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc Mỗi chứng từ ghi vàomột dòng của sổ cái

Sổ quỹ

Bảng tổng hợp chứng từ gốc

Chứng từ gốc:

- Hóa đơn GTGT

- Phiếu nhập kho

- Phiếu xuất kho

- Biên bản kiểm nhập vật tư, hàng hóa

Sổ(thẻ) kế toán chi tiết NVL, CCDC

Bảng tổng hợp chi tiết TK 152,153 Nhật ký sổ cái

Báo cáo tài chính

Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ cái gồm có các loại sổ như sau:

- Nhật ký- Sổ cái

- Các loại sổ, thẻ kế toán chi tiết

áƯu nhược điểm:

Ưu điểm:

- Sổ kế toán gọn nhẹ, tất cả các nghiệp vụ phát sinh đều nằm gọn trong Sổ cái, chỉcần một kế toán trực tiếp ghi sổ, cộng sổ, lấy số dư và lên cân đối (giảm chi phí khâu gián tiếp)

-Việc ghi sổ kế toán không trùng lặp (định khoản ngay trên chứng từ gốc và ghi các tài khoản đối ứng ngay trong 1 quyển Sổ cái)

-Việc lên cân đối số phát sinh các Tài khoản kế toán rất thuận lợi, nếu có sai sót

dễ đối chiếu để tìm ra ngay

- Chỉ thích hợp với quy mô DN nhỏ KD ngành thương mại

- Đối với các DN lớn, các DNSX Công nghiệp, XD, VT…phải dùng nhiều tài khoản kế toán thì không thể áp dụng loại hình kế toán Nhật ký - Sổ cái được (vì sổ sẽ rất dày)

1.3.3 Hình thức chứng từ ghi sổ.

Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là “ Chứng từ ghi sổ” Chứng từ ghi

sổ do kế toán lập trên cơ sổ từng chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kếtoán cùng loại, có cùng nội dung kinh tế

á Trình tự ghi sổ:

Ghi chú:

Ghi hàng ngàyGhi cuối tháng Quan hệ đối chiếu

Sơ đồ 1.6: Trình tự hạch toán theo hình thức chứng từ ghi sổ

- Phiếu xuất kho

- Biên bản kiểm nhập vật tư, hàng hóa

Sổ cái TK 152,153

Sổ (thẻ) kế toán chi tiết TK 152,153

Bảng tổng hợp chi tiết TK152,153 Chứng từ ghi sổ

á Hệ thống sổ kế toán:

¶ Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ

¶ Sổ cái tài khoản

¶ Sổ kế toán chi tiết

áƯu, nhược điểm:

¶ Ưu điểm: dễ phân công lao động kế toán Mẫu sổ đơn giản dễ ghi chép

¶ Nhược điểm: công việc bị dồn vào cuối kỳ nên ảnh hưởng tới tốc độ lập báo cáo kế toán

áĐiều kiện áp dụng: áp dụng được cho tất cả đơn vị

1.3.4 Hình thức nhật ký chứng từ.

Ghi chú:

Ghi hàng ngàyGhi cuối tháng Quan hệ đối chiếu

Sơ đồ 1.7: Trình tự hạch toán theo hình thức nhật ký chứng từ

- Phiếu xuất kho

- Biên bản kiểm nhập vật tư, hàng hóa

Sổ (thẻ) kế toán chi tiết TK 152,153

Báo cáo tài chính

Sổ cái TK152,153 Bảng tổng hợp chitiết TK 152,153

Hình thức nhật ký chứng từ là sổ kế toán tổng hợp dùng để phản ánh toàn bộ sốphát sinh của bên Có của các TK Tổng hợp Là hình thức tập hợp và hệ thống hóa cácnghiệp kinh tế phát sinh theo bên Có của các tài khoản kết hợp với việc phân tích cácnghiệp kinh tế đó theo các tài khoản đối ứng Nợ Kết hợp chặt chẽ ghi chép các nghiệp

vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với việc hệ thống hóa các nghiệp vụ theonội dung kinh tế (theo tài khoản) Kết hợp rộng rãi việc hạch toán chi tiết trên cùngmột sổ kế toán và trong một quá trình ghi chép Sử dụng các mẫu sổ in sẵn các quan hệđối ứng tài khoản, chỉ tiêu quản lý kinh tế, tài chính và lập báo cáo tài chính

áƯu, nhược điểm:

¶Ưu điểm: không bị ghi trùng, giảm bớt khối lượng ghi chép, dễ đối chiếu kiểmtra

¶Nhược điểm: mẫu sổ phức tạp, cách ghi chép khó

áĐiều kiện áp dụng:

Hình thức này thích hợp với doanh nghiệp lớn, số lượng nhiệm vụ nhiều và điềukiện kế toán thủ công, để chuyên môn hóa cán bộ kế toán Tuy nhiên đòi hỏi trình độ,nghiệp vụ của cán bộ kế toán phải cao Mặt khác, không phù hợp với việc kiểm trabằng máy

1.3.5 Hình thức kế toán máy

á Đặc trưng cơ bản của Hình thức kế toán trên máy vi tính:

Đặc trưng cơ bản của Hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kế toánđược thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính Phần mềm

kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán hoặc kếthợp các hình thức kế toán quy định trên đây Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủquy trình ghi sổ kế toán, nhưng phải in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chínhtheo quy định

Các loại sổ của hình thức kế toán trên máy vi tính:

Phần mềm kế toán được thiết kế theo hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ củahình thức kế toán đó nhưng không hoàn toàn cần thiết phải giống mẫu sổ kế toán ghibằng tay

Sơ đồ 1.8: Hình thức kế toán trên máy vi tính

á Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính

(1) Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng

từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoảnghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu đượcthiết kế sẵn trên phần mềm kế toán

Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ kếtoán tổng hợp (Sổ Cái hoặc Nhật ký - Sổ Cái ) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liênquan

(2) Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện cácthao tác khoá sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính Việc đối chiếu giữa số liệu tổnghợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thựctheo thông tin đã được nhập trong kỳ Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu sốliệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy

Chứng từ gốc:

- Hóa đơn GTGT

- Phiếu nhập kho

- Phiếu xuất kho

- Biên bản kiểm nhập vật tư,

Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định.Cuối tháng, cuốinăm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển vàthực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN HÀNG TỒN

KHO TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THAN CAO SƠN

2.1 Khái quát về công ty Cổ phần than Cao Sơn

2.1.1 Quá trình hình thành, phát triển

Công ty CP than Cao Sơn - Vinacomin là một công ty khai thác than lộ thiênlớn của Tập đoàn Công nghiệp Than - Khoáng sản Việt Nam Trước đây, công ty CPthan Cao Sơn - Vinacomin trực thuộc công ty Than Cẩm Phả Công ty được thành lậpngày 06 tháng 6 năm 1974 theo QĐ số 927/LCQLKT1 ngày 16 tháng 5 năm 1974 của

Bộ trưởng Bộ Điện than

Từ tháng 5 năm 1996, mỏ than Cao Sơn được tách ra khỏi công ty than CẩmPhả, trở thành một đơn vị hạch toán độc lập trực thuộc Tổng công ty Than Việt Nam(nay là Tập đoàn Công nghiệp Than - Khoáng sản Việt Nam) theo nghị định số 27 CPngày 6 tháng 5 năm 1996 của Thủ tướng Chính phủ về việc tổ chức và hoạt động củaTổng công ty Than Việt Nam

Ngày 05 tháng 10 năm 2001, mỏ than Cao Sơn chính thức được đổi tên thànhCông ty than Cao Sơn, là doanh nghiệp thành viên hạch toán độc lập của Tập đoànCông nghiệp Than - Khoáng sản Việt Nam, theo Quyết định số 405/QĐ - HĐQT ThanViệt Nam

Ngày 1/1/2006 công ty Than Cao Sơn được cổ phần hoá và đổi tên thành Công

ty Cổ phần than Cao Sơn - TKV

Ngày 19/3/2011 Công ty đổi tên viết tắt “TKV” sang “Vinacomin” thành Công

ty CP than Cao Sơn – Vinacomin

 Tên doanh nghiệp: Công ty Cổ Phần Than Cao Sơn- Vinacomin

 Trụ sở chính: Phường Cẩm Sơn - Tp Cẩm Phả - Tỉnh Quảng Ninh

 Số điện thoại: (84) 033.3862.210 Fax: (84) 033.863.945

 Email:Contact@caosoncoal.com

 Giấy đăng kí kinh doanh số: 5700101098 đăng ký lần đầu ngày 02/01/2007,đăng ký thay đổi lần thứ 5 ngày 07/10/2014

 Ngành nghề kinh doanh: khai thác, chế biến kinh doanh than và các loạikhoáng sản.

 Vốn điều lệ: 149.992.290.000 đồng

(Trong đó: Vốn nhà nước: 51.000.000.000 đồng)

 Giám đốc: Đặng Văn Tùng

 Kế toán trưởng: Vũ Văn Tuân

Được sự quan tâm của Đảng và Nhà nước, sự chỉ đạo sáng suốt của Ban Giámđốc Công ty, sự đoàn kết nhất trí nội bộ và cố gắng vươn lên của toàn bộ người laođộng Công ty CP than Cao Sơn - Vinacomin trong những năm qua Công ty đã thuđược những kết quả quan trọng trong sản xuất kinh doanh với lợi nhuận năm sau caohơn năm trước, đóng góp đầy đủ vào ngân sách Nhà nước, đảm bảo công ăn việc làm

và tăng thu nhập cho người lao động

2.1.2 Đặc điểm sản xuất kinh doanh

Công ty cổ phần Than Cao Sơn là doanh nghiệp khai thác than lộ thiên, ngànhnghề kinh doanh là khai thác, chế biến và tiêu thụ than Do đặc thù ngành khai tháckhoáng sản nên mặt hàng sản xuất chủ yếu của Công ty cổ phần Than Cao Sơn là: thannguyên khai và than sạch Than nguyên khai là than sản xuất ra đã qua sơ tuyển đếnmột chỉ tiêu nhất định để giao cho các nhà máy tuyển Than sạch bao gồm: than Cục

và than Cám là than được qua sàng tuyển như than Cám 1, Cám 2, Cám 3, than Cục3a, Cục 4a, than cục xô Sản phẩm của Công ty rất đa dạng có nhiều loại phẩm cấpkhác nhau để phục vụ cho các nhu cầu đòi hỏi của khách hàng Chất lượng than củaCông ty chủ yếu theo Tiêu chuẩn chất lượng Việt Nam 1970 - 1999 Ngoài ra còn ápdụng theo tiêu chuẩn chất lượng của Tập đoàn

Sản phẩm tiêu thụ của công ty chủ yếu (70%) là bán cho nhà máy tuyển (Công

ty Tuyển than Cửa Ông), số còn lại giao cho các hộ Điện, Giấy, Xi măng, xuất khẩu và

tự bán theo sự điều hành của Tổng công ty Than Việt Nam

Bên cạnh đó Công ty cổ phần Than Cao Sơn -Vinacomin còn kinh doanh một

số loại như: khai thác, chế biến, kinh doanh than và các loại khoáng sản khác Xâydựng các công trình điện mỏ, công nghiệp, dân dụng và san lấp mặt bằng Chế tạo sửa