Nghiên cứu thực trạng tổ chức kế toán hàng tồn kho tại công ty cổ phần biển đông

Tính cấp thiết của đề tài Hàng tồn kho là một bộ phận của tài sản lưu động chiếm một giá trị lớn và có vị trí quan trọng trong toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.Thôn

LỜI MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Hàng tồn kho là một bộ phận của tài sản lưu động chiếm một giá trị lớn và có

vị trí quan trọng trong toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.Thông tin chính xác, kịp thời về hàng tồn kho không những giúp cho doanh nghiệptrong thực hiện và quản lý các nghiệp vụ kinh tế diễn ra hàng ngày, mà còn giúpcho doanh nghiệp có một lượng vật tư, hàng hóa đảm bảo cho hoạt động kinh doanhdiễn ra bình thường, không gây ứ đọng vốn và cũng không làm cho quá trình kinhdoanh của doanh nghiệp bị gián đoạn Từ đó, có kế hoạch về tài chính cho việc muasắm cung cấp hàng tồn kho cũng như điều chỉnh kế hoạch tiêu thụ hợp lý Việc tínhđúng giá hàng tồn kho còn có ý nghĩa vô cùng quan trọng khi lập báo cáo tài chính

Vì nếu tính sai lệch giá trị hàng tồn kho sẽ làm sai lệch các chỉ tiêu trên báo cáo tàichính

2 Mục đích nghiên cứu

Nghiên cứu thực trạng tổ chức kế toán hàng tồn kho tại công ty cổ phầnBiển Đông, làm rõ cơ sở lí luận, thực tiễn và sự cần thiết về tổ chức kế toán hàngtồn kho, các phương pháp hạch toán hàng tồn kho…tại công ty

3 Đối tượng nghiên cứu

Hàng tồn kho tại công ty cổ phần Biển Đông

4 Phương pháp nghiên cứu

Phương pháp thu thập, thống kê, so sánh, tổng hợp các thông tin vềhàng tồn kho từ phòng hành chính và phòng kế toán

5 Phạm vi nghiên cứu

- Tìm hiểu thực trạng tổ chức kế toán hàng tồn kho

- Địa điểm nghiên cứu:

+ Tên công ty: Công ty cổ phần Biển Đông

+ Địa chỉ: Số 5 đường Cống Nải, thôn An Dương, xã An Đồng, huyện AnDương, thành phố Hải Phòng

- Thời gian nghiên cứu:

+ Số liệu năm 2014

+ Thời gian thực tập: từ ngày 21/12/2015 – 27/03/2016

- Nội dung nghiên cứu: Tìm hiểu, khảo sát công tác tổ chức kế toán hàng tồnkho tại công ty cổ phần Biển Đông, đưa ra những kiến nghị, biện pháp giúpcông ty quản lý tốt hàng tồn kho

6 Kết cấu đề tài

Ngoài phần mở đầu và kết luận, bài làm của em gồm 3 chương:

Chương 1: Cơ sở lí luận về tổ chức kế toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp Chương 2: Thực trạng tổ chức kế toán hàng tồn kho tại công ty cổ phần Biển Đông

Chương 3: Một số biện pháp nhằm hoàn thiện tổ chức kế toán hàng tồn kho tại công ty cổ phần Biển Đông

Hải Phòng ngày…tháng…năm 2016

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO

1.1 Tổng quan về tổ chức kế toán hàng tồn kho

1.1.1.Khái niệm, đặc điểm hàng tồn kho

* Khái niệm:

Theo chuẩn mục kế toán Việt Nam số 02 – Hàng tồn kho, qui định hàng tồnkho là tài sản:

- Được giữ để bán trong kỳ sản xuất, kỳ kinh doanh bình thường

- Đang trong quá trình sản xuất kinh doanh dở dang

- Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ để sử dụng trong quá trình sảnxuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ

- Hàng tồn kho là một bộ phận của tài sản ngắn hạn dự trữ cho quá trình lưuthông hàng hóa và chiếm tỷ trọng lớn có vai trò quan trọng trong quá trình sản xuấtkinh doanh của doanh nghiệp,bao gồm:

Hàng hóa đang đi trên đường

Hàng gửi đi bán, hàng hóa gửi đi gia công chế biến …

Hàng trong kho, trong quầy

Bất động sản tồn kho …

* Đặc điểm:

Hàng tồn kho trong doanh nghiệp thường gồm nhiều loại, có vai trò, côngdụng khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh Do đó đòi hỏi công tác tổchức, quản lí và hạch toán hàng tồn kho cũng có những nét đặc thù riêng Nhìnchung hàng tồn kho của doanh nghiệp có những đặc điểm cơ bản sau:

- Thứ nhất, hàng tồn kho là một bộ phận tài sản ngắn hạn trong doanh nghiệp

và chiếm tỉ trọng khá lớn trong tổng tài sản lưu động của doanh nghiệp

- Thứ hai, hàng tồn kho trong doanh nghiệp được hình thành từ nhiều nguồnkhác nhau, với chi phí cấu thành lên giá gốc hàng tồn kho khác nhau Xác địnhđúng, đủ các yếu tố chi phí cấu thành lên giá gốc hàng tồn kho sẽ góp phần tínhtoán và hạch toán đúng, đủ, hợp lí giá gốc hàng tồn kho và chi phí hàng tồn kho làm

cơ sở xác định lợi nhuận thực hiện trong kì

- Thứ ba, hàng tồn kho tham gia toàn bộ vào hoạt động sản xuất kinh doanhcủa doanh nghiệp, trong đó các nghiệp vụ xảy ra thường xuyên với tần xuất lớn, qua

đó hàng tồn kho luôn biến đổi về mặt hình thái hiện vật và chuyển hóa thành nhữngtài sản ngắn hạn khác như tiền tệ, sản phẩm dở dang hay thành phẩm

- Thứ tư, hàng tồn kho trong doanh nghiệp bao gồm nhiều loại khác nhau vớiđặc điểm về tính chất thương phẩm và điều kiện bảo quản khác nhau Do vậy hàngtồn kho thường được bảo quản, cất trữ ở nhiều địa điểm, có điều kiện tự nhiên hayhân tạo không đồng nhất với nhiều người quản lí Vì thế, dễ xảy ra mất mát, côngviệc kiểm kê, xử lí, bảo quản, sử dụng hàng tồn kho gặp nhiều khó khăn, chi phílớn

- Thứ năm, việc xác định chất lượng, tình trạng và giá trị hàng tồn kho luôn

là công việc khó khăn, phức tạp Có rất nhiều loại hàng tồn kho rất khó phân loại vàxác định giá trị như các tác phẩm nghệ thuật, các linh kiện điện tử, đồ cổ, kim khíquý…

1.1.2 Phân loại hàng tồn kho

1.1.2.1 Phân loại theo nguồn gốc hình thành

Hàng tồn kho được mua vào bao gồm:

- Hàng mua từ bên ngoài: là toàn bộ hàng tồn kho được doanh nghiệp mua

từ các nhà cung cấp ngoai hệ thống tổ chức kinh doanh của doanh nghiệp

- Hàng mua nội bộ: là toàn bộ hàng tồn kho được doanh nghiệp mua từ cácnhà cung cấp thuộc hệ thống tổ chức kinh doanh của doanh nghiệp như mua hànggiữa các đơn vị trực thuộc trong cùng một Công ty, Tổng công ty…

- Hàng tồn kho tự sản xuất, gia công là toàn bộ hàng tồn kho được gia công,sản xuất tạo thành

- Hàng tồn kho được nhập từ các nguồn khác như hàng tồn kho được nhập

từ liên doanh, liên kết, hàng tồn kho được biếu tặng, v.v…

Cách phân loại này giúp cho viêc xác định các yếu tố cấu thành trong giá gốchàng tồn kho, nhằm tính đúng, tính đủ giá gốc hàng tồn kho theo từng nguồn hìnhthành Qua đó giúp doanh nghiệp đánh giá đúng mức độ ổn định của nguồn hàng

trong quá trình xây dựng kế hoạch, dự toán về hàng tồn kho Đồng thời việc phânloại chi tiết hàng tồn kho đươc mua từ bên ngoài và hàng mua nội bộ giúp cho việcxác định chính xác giá trị hàng tồn kho của doanh nghiệp trong quá trình lập báocáo tài chính hợp nhất.

1.1.2.2 Phân loại theo yêu cầu sử dụng

- Hàng hóa tồn kho sử dụng cho kinh doanh: phản ánh giá trị hàng tồn khođược dự trữ hợp lí đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh được tiến hành bìnhthường

- Hàng tồn kho chưa cần sử dụng: phản ánh hàng tồn kho được dự trữ ở mứccao hơn

- Hàng tồn kho không cần sử dụng: phản ánh giá trị hàng tồn kho kém hoặcmất phẩm chất không được doanh nghiệp sử dụng cho mục đích sản xuất

- Hàng tồn kho dùng để góp vốn liên doanh, liên kết

Cách phân loại này giúp đánh giá mức độ hợp lí của hàng tồn kho, xác địnhđối tượng cần lập dự phòng và mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho cần lập

1.1.2.3 Phân loại hàng tồn kho theo kế hoạch sản xuất, dự trữ và tiêu thụ

- Hàng tồn trữ an toàn: Phản ánh hàng tồn trữ an toàn để kinh doanh đượctiến hành thường xuyên, liên tục

- Hàng tồn trữ thực tế

Cách phân loại này giúp nhà quản trị xác định được mức dự trữ an toàn phùhợp đồng thời xác định thời điểm mua hàng hợp lí

1.1.2.4 Phân loại theo địa điểm bảo quản

- Hàng hóa tồn kho bên trong doanh nghiệp: phản ánh toàn bộ hàng tồn khođang được bảo quản tại doanh nghiệp như hàng trong kho, trong quầy

- Hàng hóa tồn kho bên ngoài doanh nghiệp: phản ánh toàn bộ hàng tồn khođược bảo quản tại các đơn vị, tổ chức, cá nhân ngoài doanh nghiệp như hàng gửi đibán, hàng đang đi đường

Cách phân loại này giúp cho việc phân định trách nhiệm vật chất liên quanđến hàng tồn kho, làm cơ sở để hạch toán giá trị hàng tồn kho hao hụt, mất máttrong quá trình bảo quản.

1.1.2.5 Phân loại theo chuẩn mực kế toán hàng tồn kho

Theo chuẩn mực kế toán số 02- Hàng tồn kho được chia thành:

- Hàng hóa để mua bán

- Thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi đi bán

- Sản phẩm dở dang và chi phí dịch vụ chưa hoàn thành

- Nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ

Tóm lại : Mỗi cách phân loại hàng tồn kho đều có ý nghĩa nhất định đối

với nhà quản trị doanh nghiệp Do đó, tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý của nhà quảntrị doanh nghiệp mà kế toán thực hiện tổ chức thu thập, xử lý và cung cấp thông tin

về hàng tồn kho theo những cách thức nhất định

1.1.3 Phương pháp tính giá hàng tồn kho

1.1.3.1 Các nguyên tắc xác định giá gốc hàng tồn kho

- Nguyên tắc giá gốc: Trường hợp giá trị thuần được thực hiện thấp hơngiá gốc thì phải tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được

Giá gốc của hàng tồn kho bao gồm: Chi phí mua, chi phí chế biến và cácchi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có được hàng tồn kho ở địa điểm vàtrạng thái hiện tại

- Nguyên tắc nhất quán: Các phương pháp tính giá hàng tồn kho doanhnghiệp đã chọn phải được thống nhất ít nhất trong một kỳ kế toán năm Vì cách lựachọn phương pháp định giá hàng tồn kho có thể ảnh hưởng cụ thể đến các báo cáotài chính Việc áp dụng các phương pháp kế toán thống nhất từ kỳ này sang kỳ khác

sẽ cho phép báo cáo tài chính của doanh nghiệp mới có ý nghĩa mang tính so sánh

- Nguyên tắc thận trọng: Thận trọng là việc xem xét, cân nhắc, phán đoáncần thiết để lập các ước tính kế toán trong các điều kiện không chắc chắn

- Nguyên tắc phù hợp: Khi bán hàng tồn kho, giá gốc của hàng tồn kho đãbán được ghi nhận là chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ phù hợp với doanh thu

liên quan đến chúng được ghi nhận Ghi nhận giá trị hàng tồn kho đã bán và chi phítrong kỳ phải bảo đảm nguyên tắc phù hợp giữa chi phí và doanh thu Giá vốn củasản phẩm sản xuất ra hàng hóa mua vào được ghi nhận là chi phí thời kỳ vào kỳ mà

nó được bán

1.1.3.2 Giá thực tế nhập kho

- Đối với hàng hóa mua ngoài

Giá thực tế = Giá mua ghi trên hóa đơn + Chi phí trực tiếp phát sinh

trong quá trình mua

- Đối với hàng hóa thuê ngoài gia công chế biến hoặc tự gia công chế biến: Giá thực tế nhập kho = Giá trị vật tư, hàng hóa xuất chế biến + Chi phí chếbiến + Chi phí khác có liên quan

Chi phí khác có liên quan là chi phí vận chuyển, bốc dỡ tới nơi chế biến, từnơi chế biến về doanh nghiệp mà doanh nghiệp phải chịu khoản chi phí này

- Đối với hàng hóa do Nhà nước cấp, cấp trên cấp:

Giá thực tế = Giá trị bàn giao + Chi phí vận chuyển bốc dỡ ( nếu có)

- Đối với hàng hóa nhận góp cổ phần, liên doanh

Giá thực tế của hàng hóa nhập kho là giá trị vốn góp do hội đông liêndoanh

thống nhất đánh giá xác định + Chi phí vận chuyển, bốc dỡ (nếu có)

1.1.3.3 Giá thực tế xuất kho

Hàng ngày vật tư, hàng hoá nhập kho được kế toán ghi nhận theo giá thực

tế nhưng đơn giá các lần nhập khác nhau là khác nhau và thời điểm nhập là khácnhau Do đó kế toán có nhiệm vụ xác định giá thực tế vật tư, hàng hoá, thành phẩmmỗi lần xuất kho Theo chế độ kế toán Việt Nam hiện hành doanh nghiệp có thể sửdụng một trong các phương pháp tính giá sau để áp dụng cho việc tính giá thực tềxuất kho cho tất cả các loại hàng tồn kho hoặc cho riêng từng loại:

- Phương pháp tính giá thực tế đích danh

- Phương pháp giá bình quân gia quyền

- Phương pháp giá nhập trước xuất trước (FIFO)

- Phương pháp giá nhập sau xuất trước (LIFO)

Mỗi phương pháp tính giá thực tế xuất kho của vật tư, hàng hoá, đều cónhững ưu, nhược điểm nhất định Mức độ chính xác và độ tin cậy của mỗi phươngpháp tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý và năng lực nghiệp vụ của các kế toán viên vàtrang thiết bị xử lý thông tin của doanh nghiệp

1.2 Lý luận về tổ chức kế toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp

1.2.1.Nhiệm vụ, yêu cầu của kế toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp

* Nhiệm vụ

Để cung cấp đầy đủ, kịp thời và chính xác thông tin cho công tác quản lýhàng tồn kho trong các doanh nghiệp, kế toán hàng tồn kho phải thực hiện được cácnhiệm vụ chủ yếu sau:

- Phải tuân thủ nguyên tắc về thủ tục chứng từ nhập xuất vật tư, hàng hoá,ghi chép, phản ánh trung thực, đầy đủ, kịp thời tình hình biến động của hàng tồnkho, trên cơ sở đó ngăn ngừa và phát hiện kịp thời những hành vi tham ô, thiếutrách nhiệm làm tổn hại đến tài sản của doanh nghiệp

- Tổ chức hợp lý kế toán chi tiết hàng tồn kho, kết hợp chặt chẽ giữa hạchtoán nghiệp vụ ở nơi bảo quản vật tư, hàng hoá với kế toán chi tiết vật tư, hàng hoá

* Yêu cầu

Xuất phát từ những đặc điểm của hàng tồn kho, hàng tồn kho phải đượctheo dõi từng khâu, từng kho, từng nơi sử dụng, từng người phụ trách vật chất, phảitheo dõi nắm bắt thông tin để có được những thông tin kịp thời điều hành, tránh tìnhtrạng khan hiếm hàng tồn kho hoặc ứ đọng hàng tồn kho ảnh hưởng tới hiệu quảkinh doanh của doanh nghiệp, cần phải theo dõi quản lý đối với từng loại hàng tồnkho cả về số lượng và giá trị, việc quản lý hàng tồn kho phải thường xuyên đảm bảođược quan hệ đối chiếu phù hợp giữa giá trị và hiện vật, cần có những cảnh cáo kịp

thời khi có các dấu hiệu báo động trong những trường hợp đối với từng loại hàngtồn kho vượt quá định mức tối đa và tối thiểu để có những điều chỉnh về hàng tồnkho cho hợp lý, góp phần đảm bảo cho doanh nghiệp hoạt động kinh doanh hiệuquả cao.

1.2.2 Chứng từ, tài khoản, sổ sách kế toán chi tiết sử dụng trong kế toán hàng tồn kho

- TK 151: Hàng mua đang đi đường

- TK 158: Hàng hóa kho bảo thuế

- TK 159: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho

- TK 632: Giá vốn hàng bán

 Tài khoản 151: Hàng mua đang đi đường

Số dư bên nợ: Trị giá hàng hóa, vật tư

đang đi đường cuối kỳ

- Trị giá hàng hóa vật tư đang đi đường

Trị giá hàng hóa vật tư đang đi đường vềnhập kho hoặc chuyển bán thẳng……

 Tài khoản 152,153: Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ

+ Trị giá nguyên vật liệu, công cụ dụng

cụ thuê ngoài gia công, chế biến

+ Trị giá nguyên vật liệu, công cụ dụng

cụ sử dụng không hết nhập kho

+ Trị giá nguyên liệu, công cụ dụng cụ

phát hiện thừa trong mua và kiểm kê

Số dư bên nợ: trị giá nguyên vật liệu,

công cụ dụng cụ tồn kho cuối kỳ

Trị giá thực tế nguyên vật liệu, công cụdụng cụ xuất kho trong kỳ

Các khoản giảm giá hàng mua, chiếtkhấu thương mại

Trị giá nguyên vật liệu, công cụ dụng cụthiếu, hư hỏng, mất phẩm chất trong kho

 Tài khoản 157:Hàng gửi đi bán

Nợ Tài khoản 157 Có

Trị giá hàng hóa, thành phẩm đã gửi cho

khách hàng, hoặc gửi bán đại lí, kí gửi,

gửi cho các đơn vị cấp dưới hách toán phụ

thuộc

Trị giá dịch vụ đã cung cấp cho khách

hàng nhưng chưa được xác định là đã

bán

Cuuois kì kết chuyển trị giá hàng hóa,

thành phẩm đã gửi bán chưa được xác

định là đã bán cuối kì

Số dư bên nợ: Trị giá hàng hóa, thành

phẩm đã gửi đi, dịch vụ đã cung cấp

chưa được xác định là đã bán trong kì

Trị giá hàng hóa, thành phẩm gửi đi bán,dịch vụ đã cung cấp được xác định là đãbán

Trị giá hàng hóa, thành phẩm, dịch vụ đãgửi đi bị khách hàng trả lại

Đầu kì kết chuyển trị giá hàng hóa,thành phẩm đã gửi đi bán, dịch vụ đãcung cấp chưa được là đã bán cuối kì

1.2.3 Kế toán chi tiết hàng tồn kho trong doanh nghiệp

1.2.3.1.Phương pháp thẻ song song

Ở kho: thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép Hàng ngày, căn cứ vào chứng

từ nhập xuất để ghi số lượng hàng hóa vào thẻ kho và cuối ngày tính ra số tồn khocủa từng loại hàng hóa trên thẻ kho

Tại phòng kê toán: sử dụng sổ chi tiết hàng hóa để ghi chép tình hình nhập

xuất tồn kho của từng loại hàng hóa về mặt số lượng lẫn giá trị

Hàng ngày hoặc định kì nhận được các chứng từ nhập xuất hàng hóa đượcchuyển lên, kế toán phải tiến hành kiểm tra, ghi giá và phản ánh vào sổ chi tiết.Cuối tháng căn cứ vào sổ chi tiết để lập bảng tổng hợp nhập xuất tồn hàng hóa sau

Đối chiếu, kiểm tra

Ưu điểm: Đơn giản, dễ thực hiện, đảm bảo sự chính xác của thông tin và cókhả năng cung cấp thông tin nhanh cho nhà quản trịhàng tồn kho Phương pháp nàyđược áp dụng phổ biến trong các doanh nghiệp

Thẻ kho

Phiếu xuất

Sổ kế toán chitiết Bảng tổng hợp N-X-T

Kế toán tổnghợp

Nhược điểm: Việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn trùng lặp về chỉtiêu số lương Việc kiểm tra đói chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối tháng, do vậy hạnchế chức năng của kế toán.

Điều kiện áp dụng: Thích hợp với những doanh nghiệp có ít chủng loại hànghóa, khối lượng các nghiệp vụ nhập xuất ít, phát sinh không thường xuyên

1.2.3.2 Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển

Ở kho: Thủ kho cần sử dụng các thẻ kho để ghi chép tình hình nhập xuất tồn

của từng loại hàng hóa về mặt số lượng

Tại phòng kế toán: Kế toán sử dụng sổ đối chiếu luân chuyển Đặc điểm ghi

chép là chỉ ghi chép một lần vào cuối tháng trên cơ sở tổng hợp các chứng từ nhậpxuất trong tháng và mỗi danh điểm hàng hóa được ghi một dòng trên sổ đối chiếuluân chuyển Cuối tháng tổng hợp các chứng từ (hoặc từ bảng kê) để ghi vào sổ đốichiếu luân chuyển

Sơ đồ 1.2 Sơ đồ kế toán chi tiết HTK theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển

Bảng kê xuất

Kế toán tổnghợp

Điều kiện áp dụng: Thích hợp với các doanh nghiệp có chủng loại hàng hóa

ít, không có điều kiện ghi chép, theo dõi tình hình nhập xuất tồn hàng hóa

Ưu điểm: Đơn giản và dễ dàng

Nhược điểm: Khối lượng ghi chép của kế toán dồn vào cuối tháng nhiều nênảnh hưởng đến tính kịp thời của việc cung cấp thong tin kế toán cho đối tượng khácnhau Phương pháp thường ít được áp dụng trên thực tế

1.2.3.3 Phương pháp sổ số dư

Sử dụng cho các doanh nghiệp dùng giá hạch toán để hạch toán giá trị hànghóa nhập xuất tồn kho

Ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép số lượng hàng hóa nhập xuất

tồn trên cơ sở các chứng từ nhập xuất Cuối tháng, thủ kho căn cứ vào số tồn hànghóa trên thẻ kho để ghi vào sổ số dư để phòng kê hoạch lập và gửi xuống cho thủkho vào cuối tháng để ghi sổ

“Sổ số dư” được kế toán lập cho từng kho, được mở cho cả năm Trên “sổ sốdư” hàng hóa được sắp xếp theo thứ tự, nhóm, loại cuối mỗi tháng “sổ số dư” đượcchuyển cho thủ kho để ghi chép

Tại phòng kế toán: Nhân viên kế toán phải có trách nhiệm theo định kì (3-5

ngày) xuống kho để kiểm tra, hướng dẫn việc ghi chép của thủ kho và xem xét cácchứng từ nhập, xuất đã được thủ kho phân loại Sau đó kí nhận vào phiếu giao nhậnchứng từ, thu nhận phiếu này cùng các chứng từ nhập xuất có liên quan

+ Căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất nhận được kế toán phải đối chiếu vớicác chứng từ khác có liên quan, sau đó căn sứ vào giá hạch toán đang sử dụng đểghi giá vào các chứng từ và vào cột số tiền của phiếu giao nhận chứng từ, từ đó kếtoán tiến hành ghi vào hàng lũy kế nhập xuất tồn hàng hóa

+ Bảng lũy kế nhập xuất tồn được mở riêng cho từng kho Vào cuối tháng kếtoán phải tổng hợp số liệu nhập, xuất trong tháng và tính số dư cuối tháng cho từngloại hàng hóa trên hàng lũy kế

Cuối tháng, kế toán đối chiếu số liệu giữa “sổ số dư” với Bảng kê tồn và giữa Bảng kê nhập-xuất-tồn với sổ kế toán tổng hợp

Số dư trên bảng lũy kế phải khớp với số tiền được kế toán xác định trên

“sổ số dư” do thủ kho chuyển về

Sơ đồ 1.3 Sơ đồ kế toán chi tiết HTK theo phương pháp sổ số dư

Chú thích:

Ghi hằng ngày

Ghi cuối tháng/ định kỳ

Đối chiếu, kiểm tra

Ưu điểm: Trong điều kiện thực hiện kế toán bằng phương pháp thủ công thìphương pháp sổ số dư có ưu điểm hạn chế việc ghi chép trùng lặp giữa kho vàphòng kế toán, cho phép kiểm tra thường xuyên công việc ghi chép ở kho, quản líđược hàng hóa, kế toán ghi chép đều đặn trong tháng bảo đảm cung cấp số liệuđược chính xác và kịp thời, nâng cao công tác kế toán

- Điều kiện áp dụng: thường xuyên áp dụng cho các doanh nghiệp có nhiềuchủng loại hàng hóa việc nhập xuất diễn ra thường xuyên, doanh nghiệp xây dựngđược hệ thống giá hạch toán và xây dựng hệ thống danh điểm hàng hóa hợp lí, cótrình độ chuyên môn nghiệp vụ của cán bộ kế toán vững vàng

Bảng kê lũy kếnhập, xuất ,tồn

Phiếu giaonhận chứng từxuất

Kế toántổnghợp

1.2.4 Kế toán tổng hợp hàng tồn kho

Hạch toán tổng hợp hàng tồn kho kế toán có thể áp dụng phương pháp kêkhai thường xuyên hoặc phương pháp kiểm kê định kì Việc áp dụng phương phápnào tùy thuộc vào đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp, vào yêu cầu quản lí vàtrình độ nghiệp vụ của kế toán viên cũng như quy định của chế độ kế toán hiệnhành

- Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi, phản ánh tìnhhình hiện có, biến động tăng, giảm hàng tồn kho một cách thường xuyên, liên tụctrên các tài khoản phản ánh hàng tồn kho

- Phương pháp kiểm kê định kì là phương pháp không theo dõi một cáchthường xuyên liên tục về tình hình biến động của vật tư, hàng hóa trên các tài khoảnphản ánh từng loại hàng tồn kho mà chỉ phản ánh giá trị tồn kho đầu kì, cuối kì trên cơ

sở kiểm kê cuối kì, xác định lượng tồn thực tế và lượng xuất thực tế

+

Tổng giá trị hàngtồn kho tăng thêmtrong kỳ

-Giá trị hàngtồn kho tồncuối kỳ

1.2.4.1 Kế toán hàng mua đang đi đường

* Khái niệm, đặc điểm

- Tài khoản151 “Hàng mua đang đi đường”: Tài khoản này dùng để phảnánh trị giá hàng hoá, vật tư mua vào đã xác định là hàng mua nhưng chưa đượcnhập kho

Giá trị hàng đã mua nhưng Giá trị hàng đi đường đã

cuối tháng chưa về nhập kho được nhập kho

(Nếu dùng PP KKTX)

TK133

TK138(1381) VAT đầu vào

VAT đầu vào TK661 (theo PP khấu trừ)

Kết chuyển trị giá hàng đi đường

cuối tháng vào đầu tháng sau (nếu dùng PP KKĐK)

1.2.4.2 Kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ

* Khái niệm, đặc điểm

- Tài khoản 152 “ Nguyên vật liệu”: Tài khoản này dùng để phản ánh giátrị hiện có và tình hình biến động của các loại nguyên vật liệu của doanh nghiệp

* Tài khoản sử dụng

- Tài khoản 152: Nguyên vật liệu

- tài khoản 153: Công cụ, dụng cụ

* Phương pháp hạch toán

- Theo phương pháp KKTX

Trong kì khi phát sinh các nghiệp vụ làm tăng giá trị vật liệu, dụng cụ tồnkho như mua ngoài, nhập vật liệu, dụng cụ tự chế hay thuê ngoài gia công, nhận vốngóp liên doanh, đánh giá tăng, kiểm kê thừa…kế toán ghi Nợ TK 152, 153 theo giáthực tế, đối ứng Có các tài khoản liên quan Các nghiệp vụ phát sinh làm giảm giátrị vật liệu, dụng cụ kế toán ghi Có TK 152,153 và đối ứng Nợ các tài khoản liênquan

Sơ đồ 1.4 Sơ đồ hạch toán tổng quát nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ theophương pháp kê khai thường xuyên

- Theo phương pháp kiểm kê định kì

+ Đầu kì, kế toán kết chuyển giá trị hàng tồn kho từ các tài khoản151,152,153 sang tài khoản 6111 (chi tiết cho từng loại hàng tồn kho)

Nợ TK 6111

Có TK 151,152,153

+ Trong kì kế toán căn cứ các hoá đơn, chứng từ mua hàng để phản ánh giátrị thực tế vật liệu, dụng cụ mua vào:

Nợ TK 6111: Trị giá hàng mua và chi phí mua

Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ ( nếu có)

Có TK 111,112,331: Tổng giá thanh toán

+ Nếu phát sinh các khoản giảm giá hàng mua hay hàng mua trả lai do khôngđúng quy cách, phẩm chất kế toán ghi:

Nợ TK 111,112,331

Có TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ tương ứng

Có TK 611: Giá thực tế thanh toán

+ Cuối kì, căn cứ vào kết quả kiểm kê vật liệu, dụng cụ tồn kho, kế toán kếtchuyển giá trị vật liệu, dụng cụ tồn cuối kì về các tài khoản 152, 152, 153

Nợ TK 151, 152, 153

Có TK 611

+ Giá trị vật liệu, dụng cụ xuất dùng cho SX, KD được xác định bằng cáchlấy tổng phát sinh bên Nợ TK 611 trừ đi số phát sinh Có TK 611 rồi phân bổ chocác đối tượng sử dụng ( theo mục đích sử dụng hay tỷ lệ định mức)

Nợ TK 621,627,641,642

Có TK 6111

1.2.4.3 Kế toán tổng hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm, dịch vụ

* Khái niệm, đặc điểm

* Chi phí sản xuất: Chi phí của doanh nghiệp có thể hiểu là toàn bộ các haophí về lao động sống cần thiết, lao động vật hóa và các chi phí khác mà doanhnghiệp phải chi ra trong quá trình hoạt động sản xuất, kinh doanh, biểu hiện bằngtiền và tính cho một kì nhất định

Trên góc độ kế toán tài chính, chi phí được nhìn nhận như những khoản phítổn phát sinh gắn liền với hoạt động của doanh nghiệp để đạt được một sản phẩm,lao vụ, dịch vụ nhất định Chi phí được xác định bằng tiền của những hao phí về laođộng sống cần thiết và lao động vật hóa…trên cơ sở chứng từ, tài liệu bằng chứngchắc chắn

* Giá thành sản phẩm: là biểu hiện bằng tiền toàn bộ những hao phí về laođộng sống cần thiết và lao động vật hóa được tính trên một khối lượng kết quả sảnphẩm lao vụ, dịch vụ hoàn thành nhất định

* Tài khoản sử dụng

- Tài khoản 154 : Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang

* Phương pháp hạch toán

- Xác định giá trị sản phẩm dở dang trong sản xuất

Cuối kỳ, kế toán kết chuyển hoặc phân bổ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp,chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung theo từng đối tượng, theo sơ

đồ sau:

Sơ đồ 1.5 Sơ đồ hạch toán CPSX theo phương pháp KKTX

Về nguyên tắc hạch toán đối với TK 621, TK 622, TK 627 thì chi phí nguyênvật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp vượt trên mức bình thường và chi phí

Các khoản giảm trừ chi

phí

632

Giá thành SP hoàn thành

Nhập kho

Gửi bán

Tiêu thụ trực tiếp

sản xuất chung cố định thấp hơn mức công suất chuẩn thì không được tính vào giáthành sản phẩm mà phải tính vào giá vốn hàng bán trong kỳ.

 Kế toán thành phẩm

Sơ đồ 1.6 Sơ đồ kế toán thành phẩm theo phương pháp KKTX

- Theo phương pháp kiểm kê định kì

 Xác định giá trị sản phẩm dở dang trong sản xuất

Theo phương pháp kiểm kê định kỳ việc tổng hợp chi phí sản xuất và tính giáthành phẩm được thực hiện trên tài khoản 631 “giá thành sản xuất”

+ Đầu kỳ, kế toán kết chuyển giá trị sản phẩm dở dang từ tài khoản 154 về

Thành phẩm phát hiện từkhi kiểm kê chờ xử lý

sử dụng nội bộ

Xuất gửi bán đại lý, hoặc

gửihàng cho bên mua theo hợp đồng

Xuất thành phẩm góp vốnliên doanh vào cơ sở kinh doanh đồng tiền kiểm soát

Thành phẩm phát hiện

thiếuKhi kiểm kê

- Phản ánh tổng giá thành sản phẩm, dịch vụ đã hoàn thành nhập kho trong

kỳ, gửi bán hay tiêu thụ trực tiếp:

Đồng thời xác định và kết chuyển giá vốn hàng bán đã xác định là tiêu thụtrong kỳ theo công thức:

Giá vốn hàng tiêu

thụ trong kỳ =

Giá vốn hàngchưa tiêu thụđầu kỳ

+

Tổng giá thành sảnphẩm, dịch vụ sảnxuất trong kỳ

-Giá vốn hàngchưa tiêu thụcuối kỳ

Nợ TK 911

Có TK 632

1.2.4.4.Kế toán hàng hóa

* Khái niệm, đặc điểm

Tài khoản 156 “hàng hóa” dùng để phản ánh trị giá hiện có và tình hìnhbiến động tăng, giảm các loại hàng hóa của doanh nghiệp bao gồm hàng hóa tại cáckho hàng, quầy hàng, hàng hoá bất động sản

* Tài khoản sử dụng

Tài khoản 156 và các tài khoản liên quan

* Phương pháp hạch toán

-Theo phương pháp kê khai thường xuyên :

Đối với các doanh nghiệp thương mại hạch toán hàng tồn kho theo theophương pháp kê khai thường xuyên, trị giá hàng mua và chi phí thu mua được hạchtoán riêng Do đó tài khoản 156 "Hàng hoá " được chi tiết thành

+ 1561 “ Giá mua hàng hóa”

+1562 “Chi phí thu mua hàng”

Sơ đồ số 1.7: Sơ đồ hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên

- Theo phương pháp kiểm kê định kỳ

Sơ đồ số 1.8: Sơ đồ theo phương pháp kiểm kê định kỳ

1.2.4 5 Kế toán hàng gửi đi bán

* Khái niệm, đặc điểm

- Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá hàng hóa, thành phẩm đã gửihoặc chuyển đến cho khách hàng; Hàng hóa, thành phẩm gửi bán đại lí, kí gửi;Hàng hóa, sản phẩm chuyển cho đơn vị cấp dưới hạch toán phụ thuộc để bán; Trịgiá dịch vụ đã hoàn thành, bàn giao cho người đặt hàng nhưng chưa được chấpthuận thanh toán

TK151 TK611.2 Hàng mua đang đi đường Trị giá hàng hóa gửi bán đầu kỳ

được gửi bán k/c (theo PP KKĐK)

TK611.2 TK632

Trị giá hàng hóa hiện còn gửi bán Trị giá hàng gửi bán đã bán được cuối kỳ k/c sang( theo PP KKĐK) trong kỳ( theo PP KKĐK)

1.3 Tổ chức sổ sách kế toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp

Theo thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài Chính thì cácdoanh nghiệp không bắt buộc phải áp dụng mẫu sổ kế toán như trước mà được tựthiết kế, xây dựng riêng phù hợp với yêu cầu quản lý và đặc điểm hoạt động củaminh Doanh nghiệp nào không tự xây dựng được thì vận dụng mẫu sổ theo QĐ 15;Không bắt buộc áp dụng 4 hình thức Nhật ký chung, Nhật ký sổ Cái, Nhật ký chứng

từ và Chứng từ ghi sổ Các doanh nghiệp áp dụng theo hình thức của phần mềm kếtoán mà doanh nghiệp đang sử dụng

1.3.1 Hình thức nhật kí chung

Đặc trưng cơ bản: Tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều phảiđược ghi vào sổ Nhật kí, mà trọng tâm là sổ Nhật kí chung theo trình tự thời gianphát sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản kế toán) của nghiệp vụ đó Sau đólấy số liệu trên các sổ Nhật kí để ghi Sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh

Biểu số 01

TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN

THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN NHẬT KÝ CHUNG GẮN VỚI HÀNG TỒN KHO

Sổ,thẻ kế toán chi tiết

Ghi chú:

Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ

Quan hệ đối chiếu, kiểm tra

1.3.2 Hình thức Nhật kí chứng từ

Đặc trưng cơ bản: Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đã được phản ánhtrên các chứng từ kế toán đều được phân loại và ghi vào sổ Nhật kí- Chứng từ theobên Có của tài khoản liên quan đối ứng với bên Nợ của các tài khoản khác

Bảng kê

NHẬT KÝCHỨNG TỪ

để ghi vào sổ nhật ký – sổ cái.

Biểu số 02

TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN

NHẬT KÝ - SỔ CÁI GẮN VỚI HÀNG TỒN KHO

kế toán cùng loại

Sổ, thẻ

kế toánchi tiết

Bảngtổng hợpchi tiết

BÁO CÁO TÀI CHÍNH

Đối chiếu, kiểm tra

1.3.4 Hình thức chứng từ ghi sổ

Đặc trưng cơ bản: Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đã được ghi nhậntrên chứng từ kế toán đều phải phân loại chứng từ kế toán, kế toán vào sổ đăng kíchứng từ ghi sổ theo trình tự thời gian và vào Sổ Cái theo nội dung nghiệp vụ kinh

tế phát sinh

Biểu số 03

TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN

CHỨNG TỪ GHI SỔ GẮN VỚI HÀNG TỒN KHO

Ghi chú:

Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng

Đối chiếu, kiểm tra

1.3.5 Hình thức kế toán trên máy vi tính

Đặc trưng cơ bản: Công việc kế toán được thực hiện theo một chương trìnhphần mềm kế toán trên máy vi tính Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyêntắc của một trong bốn hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán quyđịnh trên đây Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toánnhưng phải in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định

Chứng từ kế toán

Sổ quỹ

CHỨNG TỪ GHI SỔ

Bảng tổng hợpchứng từ kế toáncùng loại

Sổ, thẻ

kế toánchi tiết

Bảngtổng hợpchi tiết

Sổ Cái

Sổ đăng ký

chứng từ ghi sổ

Bảng cân đối số phát sinh

BÁO CÁO TÀI CHÍNH