tổ chức kế toán hàng tồn kho tại công ty xi măng vicem hải phòng

Các thông tin kế toán hàng tồn kho có ýnghĩa đặc biệt quan trọng đối với doanh nghiệp, vì vậy việc tổ chức công tác kế toán hàng tồn kho hoàn chỉnh mang lại hiệu quả cao là việc rất cần

LỜI MỞ ĐẦU

Trong bối cảnh hiện nay, khi nền kinh tế Việt Nam đang từng bước hộinhập vào nền kinh tế khu vực và thế giới, nhất là khi Việt Nam đã trở thànhthành viên chính thức của tổ chức thương mại WTO Với mục tiêu đưa nềnkinh tế Việt Nam phát triển bền vững đáp ứng được mục tiêu an sinh xã hộiđòi hỏi chúng ta phải có đường lối phát triển hiệu quả Đường lối hiệu quả đó

là tổng hòa các mối quan hệ kinh tế, tổng thể các nội dung giải pháp tài chínhtiền tệ nhằm tạo ra sự ổn định phát triển đi lên của nền kinh tế Trong khi đóvới bất kỳ một doanh nghiệp nào để tạo dựng được uy tín và phát triển bềnvững đòi hỏi nhà quản lí doanh nghiệp phải nhận thức được vai trò của nhữngthông tin kinh tế, tài chính

Các thông tin này được kế toán thu nhập và tổng hợp nói chung và kế toánhàng tồn kho nói riêng qua đó giúp cho nhà quản trị hiểu rõ tình hình tài chínhcủa doanh nghiệp chính sách phát triển kinhh tế của Nhà nước Để từ đó đưa ranhững quyết định đầu tư phù hợp Các thông tin kế toán hàng tồn kho có ýnghĩa đặc biệt quan trọng đối với doanh nghiệp, vì vậy việc tổ chức công tác

kế toán hàng tồn kho hoàn chỉnh mang lại hiệu quả cao là việc rất cần thiết đốivới bất kỳ doanh nghiệp nào nhất là doanh nghiệp thương mại

Nhận thức được tầm quan trọng của hạch toán kế toán nói chung và hạchtoán kế toán hàng tồn kho nói riêng trong doanh nghiệp, cùng với những kiếnthức đã được học trên ghế nhà trường,em xin chọn đề tài thực tập về tổ chức kếtoán hàng tồn kho tại công ty xi măng Vicem Hải Phòng.qua quá trình tìm hiểuthực trạng kế toán hàng tồn kho đã giúp em có nhiều điều kiện tiếp cận thực tế,vận dụng được những kiến thức đã học để hiểu rõ thêm kiến thức thực tiễncông tác kế toán hàng tồn kho nói riêng và kế toán nói chung tại công ty Đặcbiệt có sự giúp đỡ của các thầy cô trong khoa kế toán tài chính nhất là dưới sựhướng dẫn của thầy giáo,thạc sĩ Trần Đức Thuần và các anh chị trong phòng

kế toán của công ty xi măng Vicem Hải Phòng đã giúp em hoàn thành bài báocáo thực tập này

Em xin chân thành cảm ơn!

CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN HÀNG TỒN

KHO TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 Khái quát chung về hàng tồn kho

1 1.1Khái niệm hệ thống hàng tồn kho

- Hàng tồn kho là tài sản lưu động của doanh nghiệp biểu hiện dưới dạngvật chất cụ thể dưới nhiều hình thức khác nhau, tuỳ thuộc vào đặc điểm hoạtđộng kinh doanh của doanh nghiệp, hàng tồn kho thường bao gồm:

Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, sản phẩm dở dang, thành phẩm, hànghoá Ngoài ra còn có một số vật tư hàng hoá thuộc quyền sở hữu của doanhnghiệp nhưng vì những lý do khác nhau nên không nằm trong kho như: Hàngđang đi đường, hàng gửi bán…

1.1.2 Phân loại hàng tồn kho

1.1.2.1 Phân loại theo nguồn gốc hình thành

Cách phân loại này giúp cho việc xác định các yếu tố cấu thành trong giágốc hàng tồn kho, nhằm tính đúng, tính đủ giá gốc hàng tồn kho theo từngnguồn hình thành Qua đó, giúp doanh nghiệp đánh giá đúng mức độ ổn địnhcủa nguồn hàng trong quá trình xây dựng kế hoạch, dự toán về hàng tồn kho.Đồng thời, việc phân loại chi tiết tiền hàng tồn kho được mua từ bên ngoài vàhàng mua nội bộ giúp cho việc xác định chính xác giá trị hàng tồn kho củadoanh nghiệp khi lập báo cáo tài chính (BCTC) hợp nhất

1.1.2.2 Phân loại hàng tồn kho theo yêu cầu sử dụng

- Hàng hóa tồn kho sử dụng cho kinh doanh: phản ánh giá trị hàng tồnkho được dự trữ hợp lý đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh được tiếnhành bình thường

- Hàng tồn kho chưa cần sử dụng: phản ánh hàng tồn kho được dữ trữ ởmức cao hơn

- Hàng tồn kho không cần sử dụng: phản ánh giá trị hàng tồn kho kémhoặc mất phẩm chất không được doanh nghiệp sử dụng cho mục đích sản xuất

- Hàng tồn kho dùng để góp vốn liên doanh,liên kết

Cách phân loại này giúp đánh giá mức độ hợp lý của hàng tồn kho, xácđịnh đối tượng cần lập dự phòng và mức độ dự phòng giảm giá hàng tồn kho

cần lập.

1.1.2.3 Phân loại hàng tồn kho theo địa điểm bảo quản

- Hàng hóa tồn kho trong doanh nghiệp: phản ánh toàn bộ hàng tồn khođang được bảo quản tại doanh nghiệp như hàng trong kho, trong quầy

- Hàng hóa tồn kho bên ngoài doanh nghiệp: phản ánh toàn bộ hàng tồnkho được bảo quản tại các đơn vị, tổ chức, cá nhân ngoài doanh nghiệp nhưhàng gửi đi bán, hàng đang đi đường

Cách phân loại này giúp cho việc phân định trách nhiệm vật chất liênquan đến hàng tồn kho, làm cơ sở để hạch toán giá trị hàng tồn kho hao hụt,mất mát trong quá trình bảo quản

1.1.3 Đặc điểm và yêu cầu quản lý hàng tồn kho

Hàng tồn kho trong doanh nghiệp thường gồm nhiều loại, có vai trò, côngdụng khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh Do đó, đòi hỏi công tác tổchức, quản lý và hạch toán hàng tồn kho cũng có những nét đặc thù riêng.Nhìn chung, hàng tồn kho của doanh nghiệp có những đặc điểm cơ bản sau:

- Thứ nhất, hàng tồn kho là một bộ phận của tài sản ngắn hạn trong doanhnghiệp và chiếm tỷ trọng khá lớn trong tổng tài sản lưu động của doanhnghiệp Việc quản lý và sử dụng có hiệu quả hàng tồn kho có ảnh hưởng lớnđến việc nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

- Thứ hai, hàng tồn kho trong doanh nghiệp được hình thành từ nhiềunguồn khác nhau, với chi phí cấu thành nên giá gốc hàng tồn kho khác nhau.Xác định đúng, đủ các yếu tố chi phí cấu thành nên giá gốc hang tồn kho sẽgóp phần tính toán và hạch toán đúng, đủ, hợp lý giá gốc hàng tồn kho và chiphí hàng tồn kho làm cơ sở xác định lợi nhuận thực hiện trong kỳ

- Thứ ba, hàng tồn kho tham gia toàn bộ vào hoạt động sản xuất kinhdoanh của doanh nghiệp, trong đó có các nghiệp vụ xảy ra thường xuyên vớitần suất lớn, qua đó hàng tồn kho luôn biến đổi về mặt hình thái hiện vật vàchuyển hóa thành những tài sản ngắn hạn khác như tiền tệ, sản phẩm dở danghay thành phẩm

- Thứ tư, hàng tồn kho trong doanh nghiệp bao gồm nhiều loại khác nhauvới đặc điểm về tính chất thương phẩm và điều kiện bảo quản khác nhau Do

vậy, hàng tồn kho thường được bảo quản, cất trữ ở nhiều địa điểm, có điềukiện tự nhiên hay nhân tạo không đồng nhất với nhiều người quản lý Vì lẽ đó,

dễ xảy ra mất mát, công việc kiểm kê, quản lý, bảo quản và sử dụng hàng tồnkho gặp nhiều khó khăn, chi phí lớn

- Thứ năm, việc xác định chất lượng, tình trạng và giá trị hàng tồn kholuôn là công việc khó khăn, phức tạp Có rất nhiều loại hàng tồn kho rất khóphân loại và xác định giá trị như các tác phẩm nghệ thuật, các loại linh kiệnđiện tử, đồ cổ, kim khí quý,

1.2 Tổ chức kế toán hàng tồn kho

1.2.1 Tổ chức chứng từ kế toán

Tổ chức chứng từ kế toán là tổ chức vận dụng phương pháp chứng từtrong ghi chép kế toán, bao gồm công việc thiết kế khối lượng công tác hạchtoán kế toán ban đầu trên hệ thống chứng từ hợp lý, hợp pháp theo quy trìnhluân chuyển nhất định

Chứng từ được sử dụng trong chu trình Hàng tồn kho thường bao gồmcác loại:

- Chứng từ nhập mua vật tư, hàng hoá bao gồm: Phiếu đề nghị mua hàng;hoá đơn nhà cung cấp; phiếu kiểm nhận hàng mua; phiếu nhập kho và thẻ kho

Sơ đồ 1.2.1a Quy trình luân chuyển chứng từ nhập kho

- Chứng từ xuất kho cho sản xuất gồm có: Phiếu yêu cầu lĩnh vật tư;phiếu xuất kho vật tư và thẻ kho

Sơ đồ 1.2.1b: Quy trình luân chuyển chứng từ xuất kho sản xuất

Chứng từ xuất bán thành phẩm, hàng hoá: Đơn đặt mua hàng (của kháchhàng); vận đơn; phiếu xuất kho; hoá đơn bán hàng và thẻ kho

Sơ đồ 1.2.1c: Luân chuyển chứng từ xuất kho hàng hóa, thành phẩm

1.2.2 Tổ chức tài khoản kế toán

Tổ chức tài khoản kế toán là tổ chức vận dụng tài khoản trong phươngpháp đối ứng để xây dựng hệ thống tài khoản để hệ thống hoá các chứng từ kếtoán theo thời gian và theo đối tượng Để phản ánh đầy đủ các thông tin liênquan đến hàng tồn kho đơn vị phải xây dựng một bộ tài khoản sao cho baoquát các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong chu trình Hàng tồn kho:Các tàikhoản phản ánh hàng tồn kho bao gồm :

+ TK 151: Hàng mua đang đi đường

+ TK 158 : Hàng hóa kho bảo thuế

+ TK 159 : Dự phòng giảm giá hàng tồn kho

1.2.3 Phương pháp tính giá hàng tồn kho

1.2.4.1 Các nguyên tắc xác định giá hàng tồn kho

 Hàng tồn kho được tính theo nguyên tắc giá gốc

- Trường hợp giá trị thuần được thực hiện thấp hơn giá gốc thì phải tínhtheo giá trị thuần có thể thực hiện được

- Giá trị thuần có thể thực hiện được: là giá bán ước tính của hàng tồn khotrong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường trừ (-) chi phí ước tính để hoànthành sản phẩm và chi phí ước tính cần thiết cho việc tiêu thụ chúng

- Giá gốc của hàng tồn kho bao gồm: Chi phí mua, chi phí chế biến và cácchi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có được hàng tồn kho ở địa điểm

và trạng thái hiện tại

 Nguyên tắc nhất quán : Các phương pháp tính giá hàng tồn kho doanh

nghiệp đã chọn phải được thống nhất ít nhất trong một kỳ kế toán năm Vìcách lựa chọn phương pháp định giá hàng tồn kho có thể ảnh hưởng cụ thể đếncác báo cáo tài chính Việc áp dụng các phương pháp kế toán thống nhất từ kỳnày sang kỳ khác sẽ cho phép báo cáo tài chính của doanh nghiệp mới có ýnghĩa mang tính so sánh

 Nguyên tắc thận trọng : Thận trọng là việc xem xét,cân nhắc,phán

đoán cần thiết để lập các ước tính kế toán trong các điều kiện không chắcchắn.Nguyên tắc thận trọng đòi hỏi :

+ Phải lập dự phòng nhưng không được quá lớn

+Không đánh giá cao hơn giá trị của các tài sản và các khoản thu nhập.+ Chi phí phải được ghi nhận khi có bằng chứng về khả năng phát sinhchi phí

Nguyên tắc này đòi hỏi trên bảng kế toán,giá trị hàng tồn kho phải đượcphản ánh theo giá trị ròng :

Giá trị tài sản ròng = giá trị tài sản - khoản dự phòng

 Nguyên tắc phù hợp : Khi bán hàng tồn kho,giá gốc của hàng tồn kho

đã bán được ghi nhận là chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ phù hợp vớidoanh thu liên quan đến chúng được ghi nhận Ghi nhận giá trị hàng tồn kho

đã bán và chi phí trong kỳ phải bảo đảm nguyên tắc phù hợp giữa chi phí vàdoanh thu Giá vốn của sản phẩm sản xuất ra hàng hóa mua vào được ghi nhận

là chi phí thời kỳ vào kỳ mà nó được bán

1.2.3.2 Giá thực tế nhập kho

Giá thực tế nhập kho của hàng tồn kho được xác định theo nguyên tắc giáthực tế (nguyên tắc giá phí) Tùy theo nguồn nhập mà giá thực tế nhập khođược xác định như sau:

- Đối với hàng hóa mua ngoài

+ Giá ghi trong hóa đơn

oĐối với doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ: Giághi trên hóa đơn là giá chưa có thuế GTGT

oĐối với doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp: Giághi trên hóa đơn là giá đã có thuế GTGT

+ Chi phí trực tiếp phát sinh trong quá trình mua:

Chi phí phát sinh trong quá trình mua bao gồm chi phí vận chuyển, chi phíthuê kho bến bãi trong quá trình mua, chi phí hao hụt tự nhiên trong định mứccủa hàng hóa

- Đối với hàng hóa thuê ngoài gia công chế biến hoặc tự gia công chếbiến:

Giá thực tế nhập kho = Giá trị vật tư, hàng hóa xuất chế biến + Chi phíchế biến + Chi phí khác có liên quan

Chi phí khác có liên quan là chi phí vận chuyển, bốc dỡ tới nơi chế biến,

từ nơi chế biến về doanh nghiệp mà doanh nghiệp phải chịu khoản chi phí này

- Đối với hàng hóa do Nhà nước cấp, cấp trên cấp:

Giá thực tế = Giá trị bàn giao + Chi phí vận chuyển bốc dỡ ( nếucó)

- Đối với hàng hóa nhận góp cổ phần, liên doanh

Giá thực tế của hàng hóa nhập kho là giá trị vốn góp do hội đông liêndoanh

thống nhất đánh giá xác định + Chi phí vận chuyển, bốc dỡ (nếu có)

1.2.3.3 Giá thực tế xuất kho

Hàng ngày vật tư, hàng hoá nhập kho được kế toán ghi nhận theo giá thực

tế nhưng đơn giá các lần nhập khác nhau là khác nhau và thời điểm nhập làkhác nhau Do đó kế toán có nhiệm vụ xác định giá thực tế vật tư, hàng hoá,thành phẩm mỗi lần xuất kho Theo chế độ kế toán Việt Nam hiện hành doanhnghiệp có thể sử dụng một trong các phương pháp tính giá sau để áp dụng choviệc tính giá thực tề xuất kho cho tất cả các loại hàng tồn kho hoặc cho riêngtừng loại:

- Phương pháp tính giá thực tế đích danh

- Phương pháp giá bình quân gia quyền

- Phương pháp giá nhập trước xuất trước (FIFO)

- Phương pháp giá nhập sau xuất trước (LIFO)

Mỗi phương pháp tính giá thực tế xuất kho của vật tư, hàng hoá, đều cónhững ưu, nhược điểm nhất định Mức độ chính xác và độ tin cậy của mỗiphương pháp tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý và năng lực nghiệp vụ của các kếtoán viên và trang thiết bị xử lý thông tin của doanh nghiệp

1.2.4 Tổ chức kế toán hàng tồn kho

Tổ chức hạch toán hàng tồn kho là thiết kế khối lượng công tác hạch toán

trên hệ thống các loại chứng từ, sổ chi tiết, sổ tổng hợp và báo cáo kế toánnhập - xuất - tồn cho các loại vật tư, sản phẩm hàng hoá tăng giảm trong kỳ kếtoán Hạch toán hàng tồn kho bao gồm hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp

1.2.4.1 Kế toán chi tiết hàng tồn kho

Doanh nghiệp có thể áp một trong ba phương pháp sau:

- Phương pháp thẻ song song

- Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển

- Phương pháp sổ số dư

a) Phương pháp thẻ song song

Ở kho: thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép Hàng ngày căn cứ vào chứng

từ nhập xuất để ghi số lượng hàng hóa vào thẻ kho và cuối ngày tính ra số tồnkho của từng loại hàng hóa trên thẻ kho

Ở phòng kế toán : sử dụng sổ chi tiết hàng hóa để ghi chép tình hình nhậpxuất tồn kho của từng loại hàng hóa về mặt số lượng lẫn giá trị

Hàng ngày hoặc định kì nhận được các chứng từ nhập xuất hàng hóa đượcchuyển lên, kế toán phải tiến hành kiểm tra, ghi giá và phản ánh vào sổ chi tiết.Cuối tháng căn cứ vào sổ chi tiết để lập bảng tổng hợp xuất nhập tồn hàng hóasau đó đối chiếu

+ Sổ kế toán chi tiết với thẻ kho, các số liệu trên sổ chi tiết phải khớpđúng với số tồn trên thẻ kho

+ Số liệu đúng tổng cộng trên bảng nhập-xuất-tồn với số liệu trên sổ kếtoán tổng hợp

+ Số liệu trên sổ kế toán chi tiết với số liệu kiểm kê thực tế

Sơ đồ 1.2.4.1a: Kế toán chi tiết hàng tồn kho theo phương pháp thẻ song song

- Ưu điểm: Đơn giản dễ thực hiện, đảm bảo sự chính xác của thông tin và

có khả năng cung cấp thông tin nhanh cho nhà quản trị hàng tồn kho, phươngpháp này được áp dụng phổ biến trong các doanh nghiệp

- Nhược điểm: Việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn trùng lặp vềchỉ tiêu số lượng.Việc kiểm tra đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối tháng, dovậy hạn chế chức năng của kế toán

- Điều kiện áp dụng: Thích hợp với những doanh nghiệp có ít chủng loạihàng hóa, khối lượng các nghiệp vụ nhập xuất ít, phát sinh không thườngxuyên và trình độ chuyên môn kế toán chưa cao

b) Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển:

- Tại kho: Thủ kho cần sử dụng các thẻ kho để ghi chép tình hình nhậpxuất-tồn của từng loại hàng hóa về mặt số lượng

- Tại phòng kế toán: Để theo dõi từng loại hàng hóa nhập-xuất-tồn về sốlượng và giá trị, kế toán sử dụng sổ đối chiếu luân chuyển Đặc điểm ghi chép

là chỉ ghi chép một lần vào cuối tháng trên cơ sở tổng hợp các chứng từ nhậpxuất, trong tháng và mỗi danh điểm hàng hóa được ghi một dòng trên sổ đốichiếu luân chuyển

Cuối tháng tổng hợp số liệu từ các chứng từ (hoặc từ bảng kê) để ghivào sổ đối chiếu luân chuyển

Sơ đồ 1.2.4.1b: Kế toán chi tiết hàng tồn kho theo phương pháp sổ đối

chiếu luân chuyên

- Ưu điểm: Phương pháp đối chiếu luân chuyển cũng đơn giản và dễdàng.

- Nhược điểm: Khối lượng ghi chép của kế toán dồn vào cuối tháng nhiềunên ảnh hưởng đến tính kịp thời của vịêc cung cấp thông tin kế toán cho cácđối tượng khác nhau Phương pháp thường ít được áp dụng trong thực tế

- Điều kiện áp dụng: thích hợp với các doanh nghiệp có chủng loại hànghóa ít, không có điều kiện ghi chép, theo dõi tình hình nhập-xuất-tồn hàng hóa

c) Phương pháp sổ số dư:

Là phương pháp được sử dụng cho các doanh nghiệp dùng giá hạch toán

để hạch toán giá trị hàng hóa nhập-xuất-tồn kho Đặc điểm của phương pháp làtheo dõi hàng hóa về số lượng còn phòng kế hoach theo dõi về giá trị

- Tại kho: Thủ kho vẫn sử dụng thẻ kho để ghi chép số lượng hàng hóanhâp- xuất-tồn trên cơ sở các chứng từ nhập xuất Đồng thời vào cuối thángthủ kho còn phải căn cứ vào số tồn của hàng hóa trên thẻ kho để ghi vào “sổ sốdư” để phòng kề hoạch lập và gửi xuống cho thủ kho vào ngày cuối tháng đểghi sổ

“ Sổ số dư” do kế toán lập cho từng kho, được mở cho cả năm Trên “sổ

số dư” hàng hóa được sắp xếp thứ tự, nhóm, loại Sau mỗi nhóm loại có đóng

cột nhóm, cộng loại, cuối mỗi tháng “sổ số dư” được chuyển cho thủ kho đểghi chép.

Các chứng từ nhập xuất sau khi đã ghi vào thẻ kho phải được thủ khophân loại theo chứng từ nhập theo từng chứng từ nhập, xuất của từng loại hànghóa để lập phiếu giao nhận chứng từ và chuyển giao cho phòng kế toán kèmtheo các chứng từ nhập- xuất- tồn ở phòng kế toán

- Tại phòng kế toán:

+ Nhân viên kế toán phải có trách nhiệm theo định kì (3-5 ngày) xuốngkho để kiểm tra, hướng dẫn việc ghi chép của thủ kho và xem xét các chứng từnhập, xuất đã được thủ kho phân loại Sau đó kí nhận vào phiếu giao nhậnchứng từ, thu nhận phiếu này cùng các chứng từ nhập, xuất có liên quan

+ Căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất nhận được kế toán phải đối chiếuvới các chứng từ khác có liên quan, sau đó căn cứ vào giá hạch toán đang sửdụng để ghi giá vào các chứng từ và vào cột số tiền của phiếu giao nhận chứng

từ Từ phiếu giao nhận chứng từ, kế toán tiến hành ghi vào hàng lũy kế xuất-tồn hàng hóa

nhâp-+ Bảng lũy kế nhập-xuất-tồn được mở riêng cho từng kho và mỗi danhđiểm hàng hóa được ghi riêng một dòng Vào cuối tháng kế toán phải tổng hợp

số liệu nhập, xuất trong tháng và tính số dư cuối tháng cho từng loại hàng hóatrên hàng lũy kế

Cuối tháng căn cứ vào hàng lũy kế nhập, xuất để cộng tổng số tiền theotừng nhóm hàng hóa để ghi vào “bảng kê nhập-xuất-tồn” Đồng thời sau khinhận được “sổ số dư” do thủ kho chuyển lên, kế toán căn cứ vào cột số dư đểghi vào cột số dư bằng tiền Sau đó đối chiếu số liệu trên cột số dư bằng tiềncủa “sổ số dư” với cột trên “bảng kê nhập-xuất-tồn”, đối chiếu trên “bảng kênhập-xuất-tồn” với số liệu trên sổ kế toán tổng hợp

Số dư trên bảng lũy kế phải khớp với số tiền được kế toán xác định trên sổ

số dư do thủ kho chuyển về

Sơ đồ 1.2.4.1c: Kế toán chi tiết hàng tồn kho theo phương pháp sổ số dư

- Ưu điểm: Trong điều kiện thực hiện kế toán bằng phương pháp thủ côngthì phương pháp sổ số dư được coi là phương pháp có ưu điểm hạn chế việcghi chép trùng lặp giữa kho và phòng kế toán, cho phép kiểm tra thường xuyêncông việc ghi chép ở kho, quản lí được hàng hóa, kế toán ghi chép đều đặntrong tháng bảo đảm cung cấp số liệu được chính xác và kịp thời, nâng caocông tác kế toán.

- Điều kiện áp dụng: thường xuyên áp dụng cho các doanh nghiệp cónhiều chủng loại hàng hóa việc nhập xuất diễn ra thường xuyên, doanh nghiệpxây dựng được hệ thống giá hạch toán và xây dựng hệ thống danh điểm hànghóa hợp lí, có trình độ chuyên môn nghiệp vụ của cán bộ kế toán vững vàng

1.2.4.2 Kế toán tổng hợp hàng tồn kho

Hạch toán tổng hợp hàng tồn kho kế toán có thể áp dụng phương pháp kêkhai thường xuyên hoặc phương pháp kiểm kê định kỳ Việc áp dụng phươngpháp nào tuỳ thuộc đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp, vào yêu cầu quản

lý và trình độ nghiệp vụ của kế toán viên cũng như quy định của chế độ kếtoán hiện hành

- Phương pháp kê khai thường xuyên: Là phương pháp theo dõi và phảnánh tình hình biến động của hàng tồn kho một cách thường xuyên liên tục trêncác tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho.

- Phương pháp kiểm kê định kỳ: Là phương pháp không theo dõi mộtcách thường xuyên liên tục về tình hình biến động của vật tư, hàng hoá trêncác tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho mà chỉ phản ánh giá trị tồn khođầu kỳ và cuối kỳ trên cơ sở kiểm kê cuối kỳ, xác định lượng tồn thực tế vàlượng xuất thực tế

1.2.4.2.1 Hạch toán hàng tồn kho tại doanh nghiệp sản xuất

a) Chứng từ sử dụng:

Hóa đơn GTGT mua vật tư, thành phẩm

Phiếu Xuất kho, Phiếu Nhập kho

Phiếu Xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ

Phiếu xin lĩnh vật tư, hàng hóa

Ngoài ra còn một số chứng từ khác như phiếu báo có, phiếu báo nợ, Phiếuthu, phiếu chi

b) Tài khoản sử dụng

Các tài khoản sử dụng hạch toán hàng tồn kho bao gồm:

+ TK 151: Hàng mua đang đi đường

S ơ đồ số 1.2.4.2.1a : Sơ đồ hạch toán hàng tồn kho tại doanh nghiệp sản suất

 Hạch toán nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ

- Theo phương pháp kê khai thường xuyên: Trong kỳ phát sinh các nghiệp

vụ làm tăng giá trị nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ như tự chế, thuê ngoài giacông nhận 4vốn góp liên doanh, đánh giá tăng, kiểm kê thừa kế toán ghi Nợtài khoản 152, 153 theo giá thực tế, đối ứng Có các tài khoản liên quan Cácnghiệp vụ phát sinh làm giảm giá trị vật liệu,dụng cụ kế toán ghi Có tài khoản

152, 153 và đối ứng Nợ các tài khoản liên quan

Sơ đồ số 1.2.4.2.1b: Sơ đồ hạch toán tổng quát nguyên vật liệu, công cụ

dụng cụ theo phương pháp kê khai thường xuyên

-

- Theo phương pháp kiêm kê định kỳ:

Sơ đồ số 1.2.4.2.1c: Sơ đồ tổng hợp chi phí sản xuất theo phương pháp kiểm

kê định kỳ

 Hạch toán thành phẩm:

- Theo phương pháp kê khai thường xuyên :

Theo phương pháp kiểm kê định kỳ:

+ Giảm tình trạng sai sót trong việc ghi chép và quản lý (giữa thủ kho và kếtoán)

- Nhược điểm: tăng khối lượng ghi chép hằng ngày, gây áp lực cho ngườilàm công tác kế toán Tuy nhiên, nhược điểm này được khắc phục khi doanhnghiệp tin học hoá công tác kế toán

- Ưu điểm: giảm khối lượng ghi chép cho người làm công tác kế toán

- Nhược điểm:

+ công việc kế toán dồn vào cuối kỳ

+ công việc kiểm tra không thường xuyên trong tình hình nhập, xuất kho làliên tục sẽ gây hạn chế chức năng kiểm tra của kế toán trong quản lý

+ khó phát hiện sai sót nếu khi kiểm kê hàng thực tế nhập kho không trùngvới ghi sổ kế toán.

Dựa vào ưu, nhược điểm của mỗi phương pháp hạch toán hàng tồn kho,doanh nghiệp có thể phân tích sự ảnh hưởng của mỗi phương pháp đến tổ chứccông tác kế toán của doanh nghiệp, từ đó đưa ra quyết định lựa chọn phươngpháp hạch toán thích hợp, mang lại hiệu quả trong công việc

- Phương pháp KKTX thường áp dụng cho các đơn vị sản xuất (côngnghiệp, xây lắp ) và các doanh nghiệp thương mại kinh doanh các mặt hàng cógiá trị lớn như xe hơi, máy móc

+ Theo phương pháp này người làm công tác kế toán có thể giúp chủ doanhnghiệp biết được mặt hàng nào đang được tiêu thụ nhanh chóng để kịp thời muathêm hàng nhập kho dự trữ và bán hàng, hay mặt hàng nào bị ứ đọng, khó tiêuthụ để nhanh chóng tìm giải pháp tiêu thụ hàng, thu hồi vốn; vì doanh nghiệpkinh doanh các mặt hàng có giá trị lớn, nếu để ứ đọng hàng nhiều sẽ dẫn đến ứđọng vốn lớn, kinh doanh không đạt hiệu quả

1.2.4.3 Dự phòng giảm giá hàng tồn kho

- Dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập khi giá trị thuần có thể thựchiện được của hàng tồn kho nhỏ hơn giá gốc và được ghi nhận vào giá vốn hàngbán trong kỳ.Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho nhằm bù đắp nhữngkhoản thiệt hại thực tế xảy ra do vật tư,sản phẩm,hàng hóa tồn kho bị giảm giáđồng thời cũng phản ánh đúng giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồnkho của doanh nghiệp khi lập báo cáo tài chính của cuối kỳ hạch toán

- Dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập vào cuối kỳ kế toán năm khilập báo cáo tài chính Khi lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải được thựchiện theo đúng các quy định của Chuẩn mực kế toán “Hàng tồn kho” và quyđịnh của chế độ tài chính hiện hành Đối với các doanh nghiệp phải lập và côngkhai báo cáo tài chính giữa niên độ như công ty niêm yết thì khi lập báo cáo tàichính giữa niện độ (báo cáo quí) có thể xem xét và điểu chỉnh số dự phòng giảmgiá hàng tồn kho đã lập cho phù hợp với tình hình thực tế theo nguyên tắc giá trịhàng tồn kho phản ánh trên Bảng Cân đối kế toán theo giá trị thuần có thể thực

hiện được (Nếu giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc) của hàngtồn kho.

- Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải tính theo từng thứ vật tư,hàng hoá, sản phẩm tồn kho Đối với dịch vụ cung cấp dỡ dang, việc lập dựphòng giảm giá hàng tồn kho phải được tính theo từng loại dịch vụ có mức giáriêng biệt kỳ

Hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu :

- Cuối kỳ kế toán năm (hoặc quý), khi lập dự phòng giảm giá hàng tồn kholần đầu tiên, ghi:

Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán

Có TK 159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho

- Cuối kỳ kế toán năm (hoặc quý) tiếp theo:

Nếu khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối kỳ kế toán nămnay lớn hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối kỳ kế toánnăm trước chưa sử dụng hết thì số chênh lệch lớn hơn, ghi:

Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán (Chi tiết dự phòng giảm giá hàng tồn kho)

Có TK 159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho

- Nếu khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối kỳ kế toánnăm nay nhỏ hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối kỳ kếtoán năm trước chưa sử dụng hết thì số chênh lệch nhỏ hơn, ghi:

Nợ TK 159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho

Có TK 632 - Giá vốn hàng bán (Chi tiết dự phòng giảm giá hàng tồn kho)

1.2.5 Chi phí liên quan đến hàng tồn kho của doanh nghiệp

1.2.5.1 Chi phí đặt hàng

Chi phí đặt hàng bao gồm các chi phí giao dịch, vận chuyển và chi phí giaohàng, nhận hàng, chi phí đặt hàng được tính cho mỗi lần đặt hàng khi doanhnghiệp đặt hàng từ bên ngoài, chi phí đặt hàng bao gồm: Chi phí chuẩn bị mộtyêu cầu mua hàng như chi phí thương lượng, chi phí thương lượng và kiểm trahàng hóa, chi phí vận chuyển và chi phí trong thanh toán

- Đối với doanh nghiệp sản xuất, chi phí đặt hàng được hạch toán vào giátrị vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm dở dang, thành phẩm

Nợ TK 152, 153, 154, 155

Nợ TK 133 (1331)

Có TK liên quan (111, 112, 331, ) Giá thanh toán chi phí đặt hàng

- Đối với doanh nghiệp thương mại, chi phí đặt hàng được hạch toán toánvào giá trị hàng hóa TK 156 (1562)

- Chi phí lưu giữ: Nếu doanh nghiệp thuê kho thì chi phí này bằng với sốtiền thuê kho phải trả, trường hợp nhà kho thuộc sở hữu doanh nghiệp thì chi phílưu trữ bao gồm chi phí khấu hao và chi phí trả lương cho nhân viên coi kho,nhân viên quản lý điều hành

+ Trường hợp thuê kho, bãi ngắn hạn, chi phí thuê kho, bãi hạch toán vàochi phí sản xuất (doanh nghiệp sản xuất), hạch toán vào chi phí bán hàng (doanhnghiệp thương mại)

Trường hợp thuê kho bãi, trả trước chi phí

 Theo hình thức Nhật ký chung:

Tất cả các nghiệp vụ kinh tế,tài chính phát sinh phải được ghi lại vào sổnhật ký mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung theo trình tự thời gian phát sinh vàtheo nội dung kinh tế của nghiệp vụ đó.Sau đó lấy số liệu trên sổ Nhật ký để ghi

sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh

Sơ đồ 1.3a Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung

Ghi hàng ngàyGhi cuối tháng hoặc định kỳ

Kiểm tra., đối chiếu

 Theo hình thức sổ Chứng từ ghi sổ :

Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là sổ Chứng từ ghi sổ.Việc ghi

sổ kế toán tổng hợp bao gồm :

- Ghi theo trình tự thời gian trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ

- Ghi theo nội dung kinh tế trên sổ cái

- Ưu và nhược điểm: Ghi chép đơn giản,kết cấu sổ dễ ghi,thống nhất cáchthiết kế sổ nhật ký và sổ cái,số liệu kế toán dễ đối chiếu,dễ kiểm tra.Tuyvậy,hình thức sổ kế toán chứng từ ghi sổ vẫn chưa khắc phục được nhược điểmghi chép trùng lặp của các hình thức sổ kế toán ra đời được sử dụng trước đó

Sơ đồ 1.3b: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ

Ghi chú:

Ghi hàng ngàyGhi cuối năm hoặc định kỳKiểm tra đối chiếu

 Theo hình thức Nhật ký – Sổ cái

- Các nghiệp vụ kinh tế,tài chính được kết hợp ghi chép theo trình tự thờigian và nội dung kinh tế trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là sổNhật ký - Sổ cái.Căn cứ để ghi vào sổ nhật ký sổ cái là các chứng từ kế toánhoặc bảng tổng hợp

- Ưu và nhược điểm : Hạch toán theo hệ thống sổ Nhật ký-sổ cái rất đợngiản,số lượng sổ ít nên ghi sổ ít,số liệu kế toán tập trung.tuy vậy,hình thức sổ cóhạn chế lớn là ghi trùng lặp trên một dòng ghi,khuôn sổ cồng kềnh,khó bảo quảntrong niên độ,số lượng tổng hợp chỉ có một quyển nên khó phân công lao động

kế toán cho mục đích kiểm soát nội bộ

Sơ đồ 1.3c: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký – Sổ cái

Ghi chú:

Ghi hàng ngàyGhi định kỳ hoặc cuối nămmKiểm tra, đối chiếu

 Theo hình thức Nhật ký- chứng từ:

- Tập hợp và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên Cócủa các tài khoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo cáctài khoản đối ứng Nợ

- Kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình

tự thời gian với việc hệ thống hóa các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế

- Kết hợp rộng rãi việc hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết trên cùngmột sổ kế toán và trong cùng một quá trình ghi chép

- Ưu và nhược điểm : Đảm bảo tính chuyên môn hóa cao của sổ kếtoán,thực hiện chuyên môn hóa và phân công chuyên môn lao động kế toán Sổkết cấu theo bàn cờ nên tính chất đối chiếu kiểm tra cao, mẫu sổ in sẵn quan hệđối ứng và ban hành thống nhất tạo kỷ cương cho việc ghi chép Tuy vậy,hạnchế lớn nhất của hình thức này là phức tạp về kết cấu,quy mô sổ lớn về số lượng

và loại, đa dạng kết cấu giữa các đối tượng trên loại sổ Nhật ký chính và phụnên khó vận dụng máy tính để xử lý số liệu Điều kiện áp dụng trong các doanhnghiệp sản xuất hoặc doanh nghiệp thương mại, có quy mô lớn, đội ngũ nhânviên kế toán đủ nhiều, đủ trình độ cao để thao tác nghiệp vụ đúng trên sổ, đơn vịchủ yếu thực hiện kế toán bằng lao động thủ công

- Sơ đồ 1.3d: Hạch toán theo hình thức Nhật ký chứng từ

Ghi chú:

Ghi hàng ngàyGhi định kỳ hoặc cuối nămKiểm tra, đối chiếu

 Hình thức kế toán trên máy :

Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán trên máy là công việc kế toán đượcthực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính Phần mềm

kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán hoặckết hợp các hình thức kế toán quy định trên đây Phần mềm kế toán không hiểnthị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán nhưng phải in được đày đủ số kế toán và báocáo tài chính theo quy định

Các loại sổ của hình thức kế toán trên máy Phần mềm kế toán được thiết kếtheo hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế toán đó nhưngkhông hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay

Sơ đồ 1.3e Hạch toán theo hình thức Kế toán máy

Ghi chú:

Ghi hàng ngàyGhi định kỳ hoặc cuối nămKiểm tra, đối chiếu

CHƯƠNG 2 THỰC TẾ TỔ CHỨC KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY

XI MĂNG VICEM HẢI PHÒNG 2.1 giới thiệu tổng quan về công ty TNHH 1 thành viên xi măng Vicem Hải Phòng

Tên đầy đủ : công ty TNHH 1 thành viên xi măng Vicem HảiPhòng

Tên viết tắt : HPCC (Haiphong Cement Company)

Giấy phép kinh doanh : Số 108194 ngày 15/9/1993

kỉ 21 Đây là nhà máy xi măng lớn đầu tiên tại Đông Dương được người Phápkhởi công xây dựng nhằm phục vụ chính sách khai thác thuộc địa của chúng.Năm 1955, sau khi Nhà nước Việt Nam dân chủ cộng hòa tiếp quản thành phố,Nhà máy Xi măng Hải Phòng được khôi phục và trở lại hoạt động Sản lượngsản xuất không ngừng tăng và liên tục vượt kế hoạch Xi măng với đủ chủng loại

mang nhón hiệu “Con rồng xanh” không chỉ góp phần trong công cuộc xây dựngmiền Bắc, giải phóng miền Nam bảo vệ Tổ Quốc mà còn có mặt trên thị trườngcác nước trong khu vực Đông Nam á.

Đến năm 1986, trong bối cảnh chung của nền kinh tế đất nước, Nhà máy ximăng Hải Phòng cũng đứng trước nhiều khó khăn: Sản lượng xi măng tiêu thụrất thấp trong khi lượng cán bộ công nhân viên chức lại đông xấp xỉ 5000 người.Ban lnh đạo nhà máy tìm mọi biện pháp để khắc phục thậm chí phải tính đếnphương án trả lương cho công nhân bằng xi măng Tháng 8/1997, Bộ Xây Dựng

có quyết định số 847/QĐ/BXD về việc tách Nhà máy xi măng Hải Phòng thành

ba đơn vị: Nhà máy xi măng Hải Phòng, Xí nghiệp đá Tràng Kênh, Xí nghiệp cơkhí thiết bị xi măng Qua một thời gian chia nhỏ hoạt động không hiệu quả,tháng 10/1990, Xí nghiệp cơ khí thiết bị xi măng lại được sáp nhập vào Nhàmáy xi măng Hải Phòng

Theo Quyết định số 335/BXD-TCLĐ ngày 09/08/1993 của Bộ trưởng Bộxây dựng, Công ty Xi măng Hải Phòng được thành lập trên cơ sở hợp nhất haiđơn vị là Nhà máy Xi măng Hải Phòng và Công ty kinh doanh Xi măng HảiPhòng, được cấp giấy phép đăng ký kinh doanh số 108194 ngày 15/9/1993 củaTrọng tài Kinh tế Nhà nước thành phố Hải Phòng, với số vốn điều lệ là79.611.593 triệu, đặt trụ sở tại số 1 - Đường Hà Nội - Phường Thượng Lý -Quận Hồng Bàng – Thành phố Hải Phòng Quý II năm 1995, Bộ Xây Dựng raquyết định số 150/BXD-TCLĐ cho phép nhập Xí nghiệp đá Tràng Kênh vàocông ty Trong quá trình hoạt động, Công ty xi măng Hải Phòng đ cung cấp ximăng phục vụ cho các công trình lớn: giếng dầu, thuỷ điện Thác Bà, sông Đà,Lăng và Bảo tàng Hồ Chí Minh, cầu Thăng Long, sân bay, các công trình quân

sự ở quần đảo Trường Sa, các công trình ở vùng ven biển chịu nước mặn, đấtnhiễm phèn…

Sau nhiều năm khai thác, Nhà máy xi măng Hải Phòng với dây chuyềnthiết bị, công nghệ lạc hậu, cùng với hậu quả nặng nề của chiến tranh để lại đgây ô nhiễm môi trường cho thành phố Hải Phòng Do đó, ngày 29/11/1997,

Thủ tướng Chính phủ ra Quyết định số 1019/TTg cho phép Công ty Xi măngHải Phòng triển khai thực hiện Dự án xây dựng nhà máy Xi măng Hải Phòngmới tại thôn Tràng Kênh, thị trấn Minh Đức, huyện Thủy Nguyên, thành phốHải Phòng với công suất thiết kế 1,4 triệu tấn/năm, tổng mức đầu tư 208,68 triệuUSD Nhà máy mới đ hoàn thành xây dựng vào cuối tháng 11 năm 2005.

Ngày 12/5/2006, hệ thống nghiền đóng bao của nhà máy mới hoàn thànhđưa vào sản xuất, dây chuyền nhà máy mới đi vào hoạt động đồng bộ Ngày31/5/2006, hệ thống nghiền xi măng Nhà máy cũ ngừng hoạt động Theo thôngbáo số 866/XMHP-KH ngày 27/5/2006, Công ty Xi măng Hải Phòng quyết địnhchấm dứt toàn bộ hoạt động sản xuất tại Nhà máy cũ

Với công lao cống hiến đáng kể cho công cuộc xây dựng đất nước trongsuốt hơn 110 năm, cán bộ công nhân viên Xi măng Hải Phòng đó được Đảng vàNhà nước trao tặng trên 80 huân, huy chương các loại, trong đó có Huân chươnglao động hạng nhất, Danh hiệu anh hùng lực lượng vũ trang nhân dân, Huânchương chiến công hạng I, II, III Và đặc biệt do có công lao to lớn, có nhiềuthành tích xuất sắc đóng góp vào sự nghiệp cách mạng của Đảng và của dân tộc,năm 2009 Công ty Xi măng Hải Phòng đó vinh dự được Đảng và Nhà nước tặngthưởng Huân chương Hồ Chí Minh cao quý

Theo Nghị định 25/2010/NĐ-CP ngày 19 tháng 3 năm 2010 của Chính phủ

về chuyển đổi Công ty nhà nước thành Công ty trách nhiệm hữu hạn một thànhviên và tổ chức quản lý Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do Nhànước làm chủ sở hữu, ngày 01 tháng 7 năm 2011 Công ty Xi măng Hải Phòngđược Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hải Phòng cho phép chuyển đổi thànhCông ty Trách nhiệm hữu hạn một thành viên Xi măng Vicem Hải Phòng

Kế hoạch và thực hiện tài chính năm 2013 kế hoạch năm 2015:

2.1.2 Tổ chức bộ máy quản lý,hoạt động kinh doanh của công ty-chức năng,ngành nghề kinh doanh chủ yếu

Công ty Trách nhiệm hữu hạn một thành viên Xi măng Vicem Hải Phòng làdoanh nghiệp hoạt động trong ngành sản xuất xi măng, ra đời có nhiệm vụ:

Sản xuất và kinh doanh theo kế hoạch được giao một số chủng loại sảnphẩm chủ yếu như Clinker, Xi măng thông dụng (PC30, PC40), Xi măngPortland hỗn hợp (PCB30), Xi măng đặc biệt (Xi măng Portland bền Sulfat, Ximăng Portland ít tỏa nhiệt).

Cung ứng xi măng tại các tỉnh Thái Bình, Lào Cai, Yên Bái, Vĩnh Phú, HàGiang, Tuyên Quang và thành phố Hải Phòng

Các ngành nghề kinh doanh chủ yếu của công ty bao gồm:

Khai thác nguyên liệu và phụ gia, sản xuất và kinh doanh xi măng, clinker,

Xây dựng, quản lý, khai thác cảng biển, cảng sông, đường bộ cao tốc,đường biển, đường sắt Đầu tư, kinh doanh cơ sở hạ tầng, khu công nghiệp và đôthị, kinh doanh bất động sản, cho thuê nhà xưởng, kho tàng, nhà ở, văn phòng,khách sạn, nhà hàng và các dịch vụ công cộng khác, kinh doanh, đầu tư chứngkhoán, hoạt động thể thao và quảng cáo

Đảng ủy phụ trách việc bồi dưỡng tư tưởng cho đội ngũ cán bộ, công nhânviên trong công ty

Công đoàn phụ trách việc chăm lo đời sống của tập thể cán bộ, công nhânviên trong công ty

Phó tổng giám đốc cơ điện trực tiếp chỉ đạo khối sản xuất: phòng kỹ thuật

cơ điện, phân xưởng cơ khí, phòng vật tư, phân xưởng điện tự động…

Phó tổng giám đốc công nghệ chỉ đạo khối kỹ thuật và các phòng ban như:phòng kỹ thuật công nghệ, phòng thí nghiệm KCS, phòng điều hành trung tâm,xưởng mỏ, xưởng lò, xưởng nguyên liệu

Phó tổng giám đốc kinh doanh trực tiếp phụ trách công tác tiêu thụ sảnphẩm, quản lý các phòng ban như: phòng kế hoạch, trung tâm tiêu thụ, xưởngnghiền đóng bao…

Phó tổng giám đốc phát triển đầu tư xây dựng chỉ đạo công tác đầu tư xâydựng, trực tiếp phụ trách phòng đầu tư xây dựng

Có 15 phòng ban trong đó có 6 phòng ban chức năng chính là: phòng thínghiệm KCS, phòng kế toán thống kê tài chính, văn phòng, phòng vật tư, phòng

kế hoạch và trung tâm tiêu thụ

Bốn phân xưởng chính bao gồm: phân xưởng nguyên liệu, phân xưởng mỏ,phân xưởng lò, phân xưởng nghiền đóng bao

Ba phân xưởng phụ trợ bao gồm: phân xưởng cơ khí, phân xưởng điện tựđộng hỏa, phân xưởng nước sửa chữa công trình, tổng kho

Sơ đồ 2.1.2: Tổ chức của Công ty TNHH một thành viên Xi măng Vicem

kế toán gọn nhẹ để thực hiện tốt công tác hạch toán, quản lý tốt tài sản, cung cấpđầy đủ kịp thời thông tin cho quản lý với chi phí thấp nhất luôn là mong muốncủa các nhà quản lý

XƯỞNG MỎ

XƯỞNG LÒ

X NGUYÊN LIỆU

X CƠ KHÍ

P BV-QS

P.TCLĐ P.KTTKTC

VĂN PHÒNG

TỔNG KHO

P VẬT TƯ

P MT P.KTCĐ

ATLĐ-TTTT P.KẾ HOẠCH

P GNSP

XƯỞNG NGHIỀN ĐB

PTGĐ CÔNG NGHỆ

PTGĐ CƠ ĐIỆN

PTGĐ K.DOANH

TỔNG GIÁM ĐỐC

P ĐHTT

P TN-KCS

XƯỞNG NƯỚC

X.ĐIỆN TĐH

PTGĐ PT

ĐTXD

- Hạch toán giữ vai trò quan trọng trong việc điều hành và quản lí sản xuấtkinh doanh, là công cụ hữu hiệu trong việc kiểm tra, giám sát các hoạt động kinh

tế tài chính trong đơn vị cơ sở cũng như trong nền kinh tế quốc dân Phòng kếtoán là một bộ phận không thể thiếu của công ty mang tính chất hoạt động theomột nghiệp vụ kinh tế có tính khoa học độc lập, trực tiếp chịu sự quản lí điềuhành, chịu sự giám sát kiểm tra của cơ quan tài chính và các cơ quan chức năngcấp trên của Nhà nước về mặt tài chính trong quá trình hoạt động kinh doanhcủa công ty, thực hiện kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thườngxuyên

- Mô hình tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình tập trung là chỉ có mộtphòng tài chính kế toán duy nhất chịu trách nhiệm về mọi hoạt động kế toán củacông ty, mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được gửi về phòng tài chính kếtoán để kiểm tra xử lí và ghi sổ

- Công tác kế toán tại công ty xi măng Vicem Hải Phòng thực hiện phầnlớn trên máy tính nhưng không áp dụng phần mền kế toán máy mà chỉ thao táctrên Word và Excel

Sơ đồ 2.2.1: Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty xi măng Vicem Hải Phòng

- Công ty xi măng Vicem Hải Phòng tổ chức bộ máy kế toán theo mô hìnhtập trung, theo mô hình này công ty chỉ có một phòng kế toán duy nhất, mọicông việc kế toán đều được thực hiện tại đây

- Phòng kế toán của công ty gồm: kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp,kếtoán vốn bằng tiền,kế toán hàng tồn kho,kế toán doanh thu,thủ quỹ

- Tổ chức mọi công việc kế toán được thực hiện đầy đủ, chất lượng các nộidung trong công việc kế toán của công ty

- Hướng dẫn đôn đốc kiểm tra thực hiện đầy đủ kịp thời chứng từ kế toáncủa công ty

- Bộ máy kế toán phân công kiểm kê tài sản, tổ chức bảo quản lưu trữchứng từ, hồ sơ theo quy định

a) Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hơp:

- Là người chịu trách nhiệm trước Ban giám đốc về việc chỉ đạo tổ chứcthực hiện công tác kế toán trong Công ty Kế toán trưởng có chức năng, nhiệm

vụ chỉ đạo chung mọi hoạt động bộ máy kế toán của công ty, bao gồm các mốiquan hệ tài chính với cơ quan thuế, kiểm toán, lập các bảng biểu về tình hình sảnxuất kinh doanh của công ty

- Thường xuyên tham mưu giúp việc cho giám đốc thấy rõ mọi hoạt độngsản xuất kinh doanh của đơn vị mình, từ đó đề ra biện pháp xử lý

Kiểm tra đối chiếu số liệu giữa các đơn vị nội bộ, dữ liệu chi tiết và tổnghợp

Kiểm tra các định khoản các nghiệp vụ phát sinh Kiểm tra sự cân đối giữa

số liệu kế toán chi tiết và tổng hợp, hạch toán hàng tồn kho, thu nhập, chi phí,khấu hao TSCĐ, công nợ, nghiệp vụ khác, thuế GTGT và báo cáo thuế, lập báocáo tài chính theo từng quí, 6 tháng, năm và các báo cáo giải trình chi tiết

- Thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin hữu ích về tình hình hiện có, biếnđộng của hàng tồn kho cho các nhà quản lý, kế toán hàng tồn kho cần thực hiệncác nhiệm vụ sau:

- Tiến hành ghi chép, tính toán và phản ánh chính xác, kịp thời tình hìnhhiện có và sự biến đông của hàng tồn kho cả về mặt giá trị và hiện vật

- Vận dụng hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ sách và báo cáo kế toán phùhợp phục vụ cho việc thu nhận hệ thống hóa, tổng hợp và cung cấp thông tin vềtình hình hiện có và sự biến động của hàng tồn kho

- Tiến hành kiểm tra giám sát bằng đồng tiền kế hoạch thu mua Qua đóphát hiện ngăn chặn các hành vi tham ô, lãng phí và hành vi vi phạm chế độ kếtoán tài chính

d) Kế toán doanh thu:

Là kế toán theo dõi tình hình bán hàng, tổng hợp doanh thu

2.2.2 Chế độ kế toán áp dụng tại công ty xi măng Vicem Hải Phòng

- Kỳ kế toán năm bắt đầu từ ngày 01/01 đến 31/12

- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: đồng Việt Nam

- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên

- Phương pháp tính thuế: Công ty áp dụng tính thuế GTGT theo phươngpháp

- Phương pháp tính giá xuất kho theo phương pháp bình quân sau mỗi lầnnhập

Hình thức kế toán công ty áp dụng :

Công ty áp dụng chế độ kế toán Việt Nam : niên độ bắt đầu từ 1/1 kết thúcngày 31/12 của năm báo cáo, đơn vị sử dụng tiền tệ trong ghi chép kế toán làđồng Việt Nam Hình thức kế toán sử dụng là hình thức nhật ký chứng từ.

Công ty áp dụng phương pháp hạch toán hàng tồn kho theo phương phápkiểm kê để phân loại phẩm chất,tính giá hàng tồn kho cuối kỳ theo phương phápbình quân gia quyền.Phương pháp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.Phương pháp đánh giá TSCĐ phương pháp khấu hao áp dụng theo phươngpháp đường thẳng

Công ty áp dụng hình thức sổ kế toán nhật ký chứng từ có ưu điểm là hạnchế việc ghi trùng lặp, thuận tiện cho việc phân công lao động kế toán có nhượcđiểm khó áp dụng máy vi tính

*) Tình hình thực hiện công tác hạch toán ban đầu

Hệ thống chứng từ và tài khoản tại công ty xi măng Vicem Hải Phòng : Công ty

đã tổ chức,vận dụng hệ thống chứng từ ban hành theo quyết định số15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.Công ty đã tổ chức,vận dụng hệ thống tài khoản ban hành theo quyết địnhsố15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều căn cứ vào chứng từ gốc để ghi vàocác nhật ký, các bản kê chi tiết có liên quan

- Bảng kê số 8 – Theo dõi nhập xuất tồn

- Bảng kê số 10 – Theo dõi hàng gửi bán

- Bảng kê số 11 – theo dõi thanh toán với người mua

Thuế đơn vị phải nộp gồm tuế GTGT, thuế thu nhập doanh nghiệp, thuếđất, thuế trên vốn, doanh thu

Niên độ kế toán bắt đầu từ 1/1 kết thúc 31/12 của năm báo cáo

2.3 Thực trạng công tác kế toán hàng tồn kho tại công ty xi măng Vicem Hải Phòng

2.3.1 Đặc điểm hàng tồn kho tại công ty xi măng Vicem Hải Phòng

Công ty xi măng Vicem Hải Phòng là công ty sản xuất, hàng tồn kho baogồm NVL:(Clinker,Phụ gia khoáng: đá vôi, xỉ, puzolane…) CCDC (bình nónglạnh,bàn ghế,kíp nổ,thuốc nổ,máy khoan…) và TP (xi măng) Vì thế việc phânloại, bảo quản hàng tồn kho là một công việc cần thiết để đảm bảo chất lượng,giảm thiểu hư hỏng, mất mát hàng tồn kho, hàng tồn kho quá thời gian sử dụnglàm thiệt hại về vốn cho công ty.công ty tổ chức hạch toán kế toán riêng từngmục

2.3.1 Đặc điểm hàng tồn kho tại công ty xi măng Vicem Hải Phòng: 2.3.1.1 Tính giá Nguyên vật liệu tại Công ty

a, Đối với NVL nhập kho

Doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên thuế GTGTkhông được tính vào giá thực tế của NVL

NVL mua

trong nước =

giá mua trên hóa đơnGTGT (không baogồm thuế GTGT)

-các khoản giảm giá hàngmua và chiết khấu thươngmại được hưởng

Ví dụ: Ngày 14 tháng 12 năm 2015, công ty nhập kho 100.000 kg đá vôi, củacông ty công nghiệp hóa chất Thạch Thái Bưởi theo hoá đơn số 008605với đơn giáchưa VAT lần lượt là 7000VNĐ/ 1cái, thuế GTGT 10% Giá gốc của đá vôi là100.000*7000 =700.000.000 VNĐ

Đối với phế liệu thu hồi từ quá trình sản xuất của doanh nghiệp thì giá thực

tế được tính theo giá bán trên thị trường

b, Đối với NVL xuất kho

Tại công ty xi măng Vicem Hải Phòng, NVL được tính giá theo phươngpháp bình quân cả kỳ dự trữ Phương pháp này đơn giản, mức độ chính xáckhông cao, công việc tính giá chỉ thực hiện vào cuối tháng nên ảnh hưởng đếntính kịp thời của công tác kế toán

Giá thực tế vậtliệu xuất kho =

Số lượng từngloại xuất kho *

Đơn giá xuấtkho bình quân

Đơn giá xuất

Ngày 11/12/2006 xuất kho số lượng là 30.000 kg

Cuối tháng, kế toán tính đơn giá bình quân cả kì dự trữ của đất sét là 215.500.000 + 50.300.000

10.000 + 43.000

Giá thực tế xuất kho đất sét là

30.000* 50.150, 09=1.504.503 (Đồng)

2.3.1.2 Kế toán chi tiết Nguyên vật liệu tại Công ty

Với công việc chuyên sản xuất và kinh doanh các thiết bị chiếu sáng nên córất nhiều chủng loại khác nhau, đa dạng và phong phú, công việc nhập , xuấtdiễn ra hằng ngày nên kế toán nguyên vật liệu cần phải theo dõi chặt chẽ tìnhhình biến động của từng loại nguyên vật liệu cả về số lượng và chất lượng Đây

là công việc rất quan trọng đòi hỏi kế toán NVL phải mất nhiều công sức, và chú

ý Để thực hiện được tốt kế toán NVL cần phải căn cứ vào các chứng từ kế toán

50.150,09VNĐ/1kg

phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ nhập, xuất NVL Công ty đã sử dụng nhữngchứng từ trong công tác kế toán NVL sau:

• Phiếu nhập kho vật tư Mẫu số 01-VT

• Phiếu xuất kho vật tư Mẫu số 02-VT

• Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Mẫu số 03-HB

• Biên bản kiểm nghiệm vật tư, hàng hoá Mẫu số 05-VT

• Thẻ kho Mẫu số 06 – VT

• Hoá đơn giá trị gia tăng Mẫu số 01- GTGT

• Quy trình luân chuyển chứng từ nhập

• Quy trình luân chuyển chứng từ xuất

2.3.1.3 Thủ tục, chứng từ kế toán nhập kho nguyên vật liệu

2.3.1.3.1 Đối với nguyên vật liệu nhập kho do mua ngoài

Việc nhập kho của công ty được thực hiện thông qua ký kết “Hợp đồngmua hàng” ( Biểu số 2.1) hoặc trực tiếp mua hàng Khi “Hợp đồng mua hàng”được thực hiện nhà cung cấp sẽ giao hàng theo thời gian đã ghi trong hợp đồngkèm theo hoá đơn GTGT( Biểu số 2.2)

Bảng biểu số 2.3.1.3.1a:hợp đồng mua hàng

Hợp đồng mua hàng

Hợp đồng số: 115/ EM- HAP

- Căn cứ pháp lệnh hợp đồng kinh tế ngày 28/09/1989 của hội đồng nhànước và các văn bản hướng dẫn thi hành

- Căn cứ vào đơn đặt hàng của Công ty xi măng Vicem Hải Phòng

Hôm nay ngày 3 tháng 12 năm 2015

Hai bên thống nhất thoả thuận nội dung hợp đồng như sau:

Điều 1: Mặt hàng, số lượng, giá cả

STT Tên hàng Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền

- Chất lượng và số lượng đạt yêu cầu

Điều 3: Phương thức thanh toán, thời hạn thanh toán

Thanh toán bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng trước ngày 10/04/2007Điều 4: Vận chuyển

Địa điểm giao hàng: Tại kho bên B

Chi phí vận chuyển do bên A thanh toán

Ngàygiao hàng: 14/ 12/ 2015

Hợp đồng có hiệu lực từ ngày 3/12/2015 đến ngày 30/12/2015

Hợp đồng này được lập thành 02 bản, có giá trị như nhau, mỗi bên giữ mộtbản

Đại diện bên A Đại diện bên B( Ký tên, đóng dấu) ( Ký tên, đóng dấu)

Bảng biểu số 2.3.1.3.1b:HÓA ĐƠN GTGT

Hoá đơn GTGT Mẫu số: 01 GTKT_ 3LL

Liên 2: Giao cho khách hàng Ký hiệu DK/2005B

Ngày 14 tháng 12 năm 2015 Số : 008605

Đơn vị bán hàng: Công ty công nghiệp hóa chất Bạch Thái Bưởi

Điện thoại: Điện thoại: 04 8643589 Fax: 04.8643589

Mã số thuế: 010010095-2

Họ tên người mua hàng: : Công ty Xi măng Vicem Hải Phòng

Điện thoại : 04 2141168 Fax: 04 8690154

Số tài khoản: 0021000756820 tại ngân hàng Đầu tư và Phát triểnHình thức thanh toán: Chuyển khoản Mã số thuế: 010010045-2

1.700.000.000

Thuế suất

GTGT:10%

Tiền thuếGTGT:

170.000.000

Tổng cộngtiền thanhtoán

1.870.000.000

Số tiền viết

bằng chữ

Một tỷ tám trăm bảy mươi triệu đồng chẵn

Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

Bảng biểu số 2.3.1.3.1c: Biên bản kiểm nghiệm vật tư

Đơn vị: Công ty xi măng Vicem Hải Phòng Mã số: 05-VT

Bộ phận: Kho nguyên vật liệu Số: 660