Đề 5: Phân tích kỹ năng thuyết trình. Liên hệ thực tiễn giao tiếp của bản thân. A. MỞ BÀI Nhà tỷ phú Mỹ Warren Buffett đã nói “ Hãy rèn luyện thuyết trình cho mình mỗi ngày để rút ngắn con đường đến thành công của bạn”. Câu nói đặt ra cho người nghe nhiều suy nghĩ, nhất là đối với những thanh niên – những con người đang khát khao những thành công mới trong tương lai. Vậy kỹ năng thuyết trình là gì? Kỹ năng này có ý nghĩa gì? Cần phải rèn luyện kỹ năng này như thế nào? . để làm rõ những câu hỏi trên, em xin chọn đề tài “phân tích kỹ năng thuyết trình . Liên hệ với thực tiễn giao tiếp của bản thân”
Đề 5: Phân tích kỹ thuyết trình Liên hệ thực tiễn giao tiếp thân A MỞ BÀI Nhà tỷ phú Mỹ Warren Buffett nói “ Hãy rèn luyện thuyết trình cho ngày để rút ngắn đường đến thành công bạn” Câu nói đặt cho người nghe nhiều suy nghĩ, niên – người khát khao thành công tương lai Vậy kỹ thuyết trình gì? Kỹ có ý nghĩa gì? Cần phải rèn luyện kỹ nào? để làm rõ câu hỏi trên, em xin chọn đề tài “phân tích kỹ thuyết trình Liên hệ với thực tiễn giao tiếp thân” B NỘI DUNG A.Khái quát chung Thuyết trình hay gọi diễn thuyết, nói chuyện trước nhiều người vấn đề Trong từ điển cụm từ “thuyết trình” có nhiều nghĩa hiểu từ “thuyết trình” theo nghĩa xuất phát từ “trình bày” có nghĩa “đưa cho - nói điều với đó” giao tiếp với “Thuyết trình” hình thức giao tiếp nhận thấy nhiều hình thức khác Kỹ thuyết trình kỹ mềm quan trọng, thuyết trình hoàn hảo mang lại thành công vượt xa mọng đợi Dù bạn ai, làm gì, bạn phải thuyết trình (trình bày) vấn đề trước người khác (có thể người, nhóm người, nhiều người) Để có kết tốt bạn cần phải trải qua giai đoạn chuẩn bị, xây dựng cấu trúc thuyết trình, cảm giác lo lắng hồi hộp trước thuyết trình Nhiều người nghĩ rằng, thuyết trình thử thách, khó khăn, thực tế, thuyết trình không khó, bạn biết B.Phân tích kĩ thuyết trình I Các bước chuẩn bị trước thuyết trình Đánh giá thân Khi mời nói chuyện vấn đề đó, bạn cần cân nhắc hai vấn đề: bạn có am hiểu vấn đề, có đủ thông tin trình bày hay không? Con người, cượng vị bạn có người nghe chấp nhận hay không? Ở đây, bạn cần lưu ý rằng, tầm quan trọng vấn đề ngang với người diễn thuyết, không người nghe thiếu tin tưởng Nếu hai điều kiện không đáp ứng bạn cần từ chối buổi nói chuyện Tìm hiểu người nghe địa điểm thuyết trình Bài nói cần xây dựng xung quanh người nghe, lấy người nghe làm trung tâm Cùng vấn đề nói với đối tượng khác cách xây dựng nói khác Đến sớm địa điểm thuyết trình để chắm chỗ ngoòi khan giả với thiết bị hỗ trợ bảng trắng, bảng đen, ánh sáng, vị trí máy chiếu, hệ thống âm thuận tiện cho bạn Đếm sớm thường giúp làm quen với khan giả với người xa lạ Thông thường nên đến sớm 15 phút trước buổi thuyết trình bắt đầu 3 Xác định mục tiêu Thông thường thuyết trình, điều hiển nhiên ta phải biết mục đích thuyết trình gì, mục tiêu cụ thể sau thuyết trình cần đạt Tuy nhiên, coi nhẹ điều hiển nhiên đó, thành sau kết thúc thuyết trình thính giả không hiểu rõ ràng muốn gì, họ yêu cầu làm gì, lại v.v Những điều bản, ta lại phải xác định rõ ràng, kỹ không phép chủ quan Một thuyết trình coi tốt đạt mục tiêu sau: - Không làm thời gian người nghe - Cấu trúc thuyết trình tốt - Thực thuyết trình lôi hấp dẫn - Nhấn mạnh điểm quan trọng - Tạo lập mối quan hệ thân thiện với người nghe Nội dung Nội dung phát biểu phải theo thứ tự logic Hơn nữa, phát biểu trình bày cách rõ ràng với thông tin đầy đủ.Từ toah ham muốn người nghe hiểu ý người trình bày Để đạt dược khả việc chuẩn bị lại vô quan trọng Nội dung thuyết trình chian làm phần Chức phần: a Phần mở Phần mở giống Mũi đinh Mũi đinh phải sắc nhọn xuyên qua lớp gỗ Vì phần mở phải sắc xảo để có thể: - Thu hút người nghe từ bắt đầu thuyết trình - Tạo bầu không khí ban đầu - Giúp người nghe chuyển từ trạng thái thiếu tập trung sang trạng thái lắng nghe b Phần thân Phần thân giống Thân đinh Thân đinh cần chắn, độ dài vừa đủ, mức độ to nhỏ phù hợp với vật cần đóng đinh Như phần thân thuyết trình cần thiết kế phù hợp với trình độ kinh nghiệm người nghe, thời gian bối cảnh hội trường Một thuyết trình ngắn với khoảng thời gian dài không khác lấy đinh đóng guốc để đóng thuyền Ngược lại thuyết trình dài, nội dung phức tạp khoảng thời gian ngắn không khác lấy đinh đóng thuyền để đóng guốc Vậy yêu cầu cần có độ dài phù hợp, nội dung phù hợp với người nghe c Phần kết luận Phần kết luận giống Mũ đinh Hai mảnh gỗ kết dính chặt chẽ vào đinh mũ Vậy kết thúc thuyết trình, người nghe nhớ nội dung thuyết trình kết luận Phần kết luận giúp cho thính giả nắm điểm thuyết trình lưu lại ấn tượng diễn giả thuyết trình Khi ta xây dựng dàn bản, điều ta cần làm làm để thể phần cách sắc xảo, thú vị, đầy sức thuyết phục 4.Xây dựng hình tượng Để tạo ấn tượng tốt cho người nghe cần ý tới trang phục buổi thuyết thuyết trình Những ấn tượng không lời nói mà quần áo, nét mặt, tác phong, cử quan trọng Vì muốn gây thiện cảm với người nghe cần ý tới trang phục biểu cảm Trang phục biểu cảm không hình thức bên ngoài, mà thể phần nội dung bên trong, tính cách, sở thích người giao tiếp Tập luyện Bước cuối quan trọng thường bị bỏ qua nhất, tập luyện trước thuyết trình Để tập động tác bản, tập trước gương Tuy nhiên để tự tin hiệu hơn, ta nên tập luyện trước vài người, nhóm nhỏ, đến tập luyện với điều kiện y hệt ta thuyết trình thật Quá trình khiến ta thu thập thêm nhiều ý kiến, ý tưởng người khác đóng góp, ý tưởng trình tập luyện ta nảy sinh thêm Thao trường có đổ mồ hôi chiến trường bớt đổ máu Luyện tập bước nhỏ bí thành công lớn người thuyết trình Tập để nói to, rõ ràng, thong thả, không nhánh, chậm, có điểm nhấn, điểm dừng nói thu hút người nghe tập trung phía Tối ưu đặt Camera ghi hình lại để phân tích điều chỉnh hành vi Quá trình tập luyện giúp ta biến động tác, cử chỉ, phong thái thành thói quen Khi tất động tác thành phản xạ tự nhiên ta cần tập trung vào nội dung có thuyết trình sinh động II Trình bày thuyết trình hiệu 1.Khi bắt đầu thuyết trình: * Tạo ý Theo nghiên cứu nhà xã hội học có 20 giây đề gây ấn tượng ban đầu cho thính giả hành vi phi ngôn từ có phút để gây ấn tượng với thính giả nội dung nói Thính giả có tiếp tục nghe hay không phụ thuộc nhiều vào giây phút cách ta thu hút ý họ từ ban đầu Đây phần khó khăn thuyết trình vì: “Không có hội thứ hai để gây ấn tượng ban đầu” “Vạn khởi đầu nan”, “Đầu xuôi đuôi lọt” Ta tạo ý nhiều cách khác Một số cách phổ biến là: - Dùng ví dụ, minh họa: Ví dụ: Sử dụng đinh để minh hoạ giảng “Cấu trúc thuyết trình” - Kể mẩu chuyện có liên quan đến chủ đề: Ví dụ kể câu chuyện tiết kiệm để bắt đầu thuyết trình Huy động tiết kiệm - Số liệu thống kê, câu hỏi trích dẫn Hãy thổi hồn vào số khô khan ta thu hút ý thính giả - Ta nói lên cảm tưởng thân bắt đầu thuyết trình để có đồng cảm thính giả - Hài hước câu chuyện liên tưởng liên quan đến chủ đề nói cách mà người có khiếu hài hước hay làm để thu hút ý thính giả - Còn nhiều cách khác mà sáng tạo ra, đơn giản việc kết hợp nhiều cách lại với * Giới thiệu khái quát mục tiêu nội dung chính: Sau có ý thính giả, điều cần làm cho họ biết mục đích thuyết trình gì, họ nhận từ Mục tiêu thuyết trình không rõ ràng khó thành công Diễn giả cần phải giới thiệu khái quát nội dung lịch trình làm việc Điều giúp cho người nghe có định hướng để nắm bắt nội dung thuyết trình Sau vài ví dụ câu khái quát vấn đề: - Mục đích thuyết trình giúp bạn trẻ xác định mục tiêu cho để thành công sống Bài thuyết trình gồm phần: Phần 1: Tại phải đặt mục tiêu; Phần 2: Kỹ đặt mục tiêu; Phần 3: Chia sẻ kinh nghiệm cá nhân đặt mục tiêu - Bài thuyết trình nhằm mục đích thuyết phục anh chị áp dụng biện pháp cải thiện tình hình công ty Nội dung gồm phần: Phần 1: Nâng cao tinh thần chủ động; Phần 2: Cắt giảm chi phí 22.Thuyết trình nội dung 2.1.Kĩ sử dụng để truyền đạt thông tin Giao tiếp ngôn từ hình thức giao tiếp đặc trưng cong người, chủ yếu Là ngôn ngữ viết ngôn ngữ nói Vai tò ngôn từ thuyết trình là: +Giúp người nghe hiểu xác thông tin muốn truyền đạt +Giúp truyền đạt thông tin giải công việc nhanh chóng, hiệu +Tạo mối quan hệ tốt đẹp giao tiếp +Là công cụ ảnh hưởng tới người khác 2.2.Kĩ sử dụng biểu cảm phi ngôn ngữ trình bày vấn đề a.Giong nói Nói to, rõ ràng đủ người xa nghe thấy Cần thay đổi tốc độ, nhịp độ nói, lên xuống, trầm bổng, lướt qua hay nhấn mạnh từ thuộc vào nội dung mà bạn trình bày ví dụ: thầy giáo giảng lớp, cần nói to, rõ ràng để sinh viên lớp ngồi vị tría lớp nghe thấy b Dáng điệu cử Khi đứng bục giảng phải thể đàng hoàng, đĩnh đạc tự tin, không cần vội vàng không nên chậm chạp, ung dung, thỏa mái, thong thả Đứng bục giảng bạn cần đứng thẳng với tư tự nhiên, không bỏ tay vào túi quần, mắt nhìn thẳng người nghe, nhẹ nhàng tôn trọng quan tâm người nghe bạn lại lúc nói chuyện, song không nên rời khỉ tầm nhìn nhóm người nghe lúc qua lâu Tư tốt để bắt đầu thuyết trình đứng thẳng, hai chân mở rộng sang hai bên trọng lượng thể đổ dồn xuống hai chấn Tù tư tạo kiểu án tượng khác dướm người phía trước, ngả c Nét mặt Nét mặt chủ yêu nói đến đôi mắt, miệng, tức ánh mắt nụ cười, Trong thuyết trình tùy vào vấn đề mà thuyết trình cần thể thân thiện,vui tươi, hồ hởi, hân hoan nghiêm túc lịch để thu hút người nghe phù hợp với vấn đề thuyết trình Ví dụ: Khi sinh viên lên thuyết trình tập nhóm lớp nét mặt phải thể vui vẻ, chủ động, biểu lộ nét mặt buồn ngủ mệt mỏi, không thu hút nghe d.Mắt Trong trình trình bày, thường xuyên đưa mắt nhìn xuống người nghe, bao quát tất người có mặt phòng, đừng để có cảm giác bị bạn “bở rơi”.Dùng mắt tiếp xúc với khán thính giả cách thân mật Sử dụng phương pháp giây, ví dụ: Nếu có nhìn thẳng vào vị thính giả vòng giây Trao đổi mắt trực tiếp với số người đám đông liếc qua toàn khán giả nói Việc nhìn vào khiến họ cảm thấy họ thực tham gia vào vấn đề Cách nhìn tốt với khán giả đông hội trường lớn nhìn theo hình chữ W M Tuy nhiên, không nên nhìn thẳng vào mắt thính giả làm họ bối rối thân diễn giả trở nên bối rối Kỹ thuật giao tiếp hiệu mắt thảo luận chuyên đề Kỹ giao tiếp ứng xử e.Tay Khi thuyết trình ta thường thấy “tay chân thừa thãi”, chưa biết vung tay cho hợp lí Thực tế ta biết vung tay, bàn tay vũ khí lợi hại thuyết trình giúp bổ trợ lời nói, đồng thời bày tỏ thân thiện Nguyên tắc phải để tay khoảng từ thắt lưng tới cằm Nếu vung cao, tay che mặt làm cho ta phát âm không rõ, vung thấp người ngồi không nhìn thấy Khi vung ta phải nhớ vung ta “ ra, lên” Trong thuyết trình ý liên tục đổi tay để tạo khác biết 3.Kết thúc thuyết trình “Lời nói gió bay” - khác biệt văn nói văn viết Vì thuyết trình phải có kết luận Trong khoảng thời gian tập trung vào phần thân bài, người nghe tập trung nên không tiếp thu toàn thông tin mà ta thuyết trình Kết luận giúp người nghe tóm tắt lại ý ta trình bày kết luận thông điệp cuối ta gửi đến thính giả Với thông điệp cốt lõi này, thính giả liên tưởng đến toàn phần nội dung thuyết trình * Thông báo trước kết thúc Việc thông báo thể cụm từ như: tóm lại ; để kết thúc, tóm tắt lại ; Trước chia tay, xin tóm tắt lại trình bày Việc thông báo giúp thính giả chuẩn bị tinh thần để tiếp thu thông tin cốt lõi * Tóm tắt điểm Theo nghiên cứu thính giả khoảng thời gian bắt đầu thuyết trình khoảng thời gian kết thúc hai khoảng thời gian mà độ tập trung ý người nghe cao Vì ta tóm tắt lại điểm giúp thính giả nhớ khái quát lâu nội dung ta thuyết trình Việc tóm tắt nêu lại đề mục thuyết trình kèm ý cần nhấn mạnh * Thách thức kêu gọi Mục đích cuối thuyết trình thuyết phục người khác làm theo Vì phần kết luận thuyết trình cần phải có phần kêu gọi, thúc đẩy người nghe đến hành động Trong phần ta dùng số động từ mạnh để hô hiệu: Quyết tâm, Sẵn sàng kêu gọi cam kết hành động cụ thể vỗ tay, giơ tay biểu thực ví dụ đóng góp từ thiện Hoặc đơn giản sử dụng cách hướng người nghe đến hành động cụ thể việc áp dụng họ thu từ thuyết trình vào công việc cụ thể họ C.Liên hệ thực tiễn thân I.Các lỗi thường gặp thuyết trình Thực tế cho thấy người có khả thuyết trình tốt, thuyết trình hay gặp lỗi sau : 1.Thiếu tự tin Tự tin yếu tố rât quan trọng thuyết trình Người thuyết trình thiếu tự tin thường lúng túng ,lời nói không rõ ràng , tốc độ nói chậm nhanh nói líu, nói ngọng, hay gãi đầu gãi tai sờ mũi… làm cho thuyết trình thiếu mạch lac, không rõ ràng ,gây khó hiểu cho người nghe sức thuyết phục Nguyên nhân vấn đề tâm lý , chưa nắm bắt nội dung vấn đề,….ví dụ: Trong thuyết trình tập nhóm, hôm mà chuẩn bị trước em bị tự tin, biệu lúng túng nói từ đâu, nói không điều chỉnh tốc độ nói, có nhóm khác đặt câu hỏi em tường có động tác sờ tai, lo lắng 2.Phụ thuộc nhiều vào văn Nhiều người thuyết trình thường hay lệ thuộc nhiều vào văn chuẩn bị trước Có họ lên thuyết trình đọc mạch nội dung văn powerpoint Điều gây mông lung cho người nghe đôi lúc với có nội dung dài , trình bày miên man, tản mạn không tập trung vào nội dung người nghe khó nắm bắt điểm quan trọng ,những ý cốt lõi cưa vấn đề Ví dụ: thuyết trình powerpoint em chăm chăm nhìn vào powerpoint để thuyết trình không nhìn vào bạn sinh viên ngồi lớp Người thuyết trình đưa nhiều nội dung vào thuyết trình Do hai nguyên nhân: -Không xác định đâu thông tin bắt buộc thính giả phải biết, đâu thông tin cần biết nên biết -Sợ thính thính giả không hiểu nói nên đưa nhiều nội dung vào thuyết trình gây phản ứng ngược lại làm thính giả rối trí không nhớ Ví dụ: thuyết trình powerpoint em thường cho nhiều chữ vào nội dung thuyết trình sợ người theo dõi không hiểu nội dung, sau em nhìn vào để đọc thôi, thuyết trình mà đọc Thiếu tương tác với người nghe Để tạo ấn tượng thu hút chu ý người nghe , người thuyết trình cần ý tạo tương tác với người thuyết trình kĩ giao tiêp , cần có tiếp xúc với người nghe Tuy nhiên làm làm tốt điều , nhiều người thuyết trình nói , diễn thuyết , không để ý tới môi trường xung quanh … Nhiều người thất bại việc thu hút người nghe mặt cảm xúc thiếu chân thành – họ mối liên hệ thể họ thực quan tâm chút tới người nghe Cuối cùng, họ thiếu khả kết nối với người nghe khiến cho thuyết trình trở nên chán ngấy khó hiểu – họ để người nghe chìm đống liệu, thực trạng số, giao tiếp với người nghe Họ thể theo cách không đáng mến chút nào.Ví dụ thuyết trình tập nhóm, em nhìn vào tờ giấy chuẩn bị từ trước nhìn vào bạn sinh viên lớp em sợ bị tự tin II.Cách khắc phục Theo quan điểm cá nhân em để thuyết trình tốt : Quan trọng thân phải thực tự tin Tuy nhiên điều dễ làm Để có tự tin phải chuẩn bị kĩ lưỡng nắm rõ nội dung thuyết trình , ngoại hình quan trọng.Vẻ bề ấn tượng ,tạo trước hết người nghe Có thể không cần ăn mặc cầu kì phải gọn gàng phù hợp với chủ đề Chúng ta có tự tin thuyết trình với tâm lý thoải mái, không nên mang tâm lý “ phải thuyết trình ” phải coi hội , điều kiện để thể , rèn luyện kĩ tốt Có tâm lý ổn thuyết trình thành công Không nên căng thẳng dễ quên ý mà cần nói, hít thở thật sâu coi nói chuyện với bạn bình thường, đừng tự tạo áp lực cho Hãy làm hết khả năng, vận dụng kĩ học vào thuyết trình cho hiệu quả.Chúng ta không nên đọc ro ro ý học thuộc bài, nhìn vào tài liệu Thứ hai,đó phải rèn luyện kĩ thật nhiều thuyết trình tốt kĩ bẩm sinh mà có Tuy nhiên rèn luyện thường xuyên kĩ lên cao.Môi trường đại học nơi có nhiều hội để trau dồi kĩ ví dụ : thuyết trình tập nhóm tháng, thuyết trình tập , quan điểm cá nhân ,nêu ý kiến cá nhân vấn đề đó….Ngoài nên tập luyện kĩ nơi có điều kiện Bạn tự đề tài cho mình, từ câu hỏi môn học lớp, bạn tập nói nhà; quay video từ điện thoại cá nhân hay máy ảnh, sau xem lại phần trình bày mình, tìm thiếu sót từ khắc phục, sửa chữa Tuy nhiên tập luyện thường xuyên mà phương pháp, điều lãng phí thời gian bạn mà không mang lại kết mong muốn.Hãy học hỏi qua tài liệu hướng dẫn kĩ thuyết trình, mạng internet qua sách Thứ ba, Rút kinh nghiệm sau thuyết trình Các sinh viên chúng tôi, tự học nên có trách nhiệm với “đứa tinh thần” Sau buổi thuyết trình căng thẳng, hội ý lại phân tích điểm yếu từ thuyết trình vài thiếu sót cá nhân, để buổi thuyết trình sau làm việc tốt Các bạn học sinh thường viện lí “không có thời gian” nên có hoạt động Hơn nữa, tinh thần tự giác bạn chưa cao Các bạn thói quen “đùn đẩy trách nhiệm” coi trọng điểm số, có điểm làm tốt, không chẳng làm Tinh thần đồng đội chưa cao, nhóm không ổn định (nên việc quản lý thành viên phân công nhiệm vụ phức tạp) V NHỮNG ĐIỂM CẦN LƯU Ý KHI THUYẾT TRÌNH Tính toán thời gian hợp lý Lên kế hoạch, chuẩn bị luyện tập trước cho thuyết trình chiếm 75% lượng thời gian ước lượng Nếu bạn kết thúc sớm không kết thúc muộn tệ Nếu bạn muốn người lắng nghe thuyết trình, nên dành 50% để trình bày dành 25% lại để người nghe tham gia Nội dung phù hợp Khi chuẩn bị thuyết trình, xác định “phải”, “nên” “có thể” đưa đến người nghe Hãy hạn chế nội dung tùy theo thời gian thuyết trình quan tâm người nghe Làm thuyết trình thêm hấp dẫn Đưa vào thuyết trình câu chuyện, giai thoại, phép ẩn dụ để chúng thêm thuyết phục thay đưa liệu đơn Lập dàn ý cho riêng mình: Hãy gạch ý đầu dòng thay dùng câu Bôi đậm chỗ quan trọng Luyện nói thật to: Bạn nói thật tự nhiên bạn luyện tập nhiều Hãy tập nói thật to trước thuyết trình Dẹp bỏ lo lắng Run sợ là điều tốt thuyết trình Không có đội trưởng đội bóng bảo đội bình tĩnh trước vào trận Thay vào đó, bạn tự kiểm soát run sợ cách thở thật sâu từ hoành tưởng tượng kết thúc thuyết trình thành công Được chuẩn bị tốt, bạn tự tin Sôi nồng nhiệt Thái độ nhiệt tình, sôi thuyết trình đem lại kết đáng ngạc nhiên cho bạn Nếu giọng bạn biểu cảm cử sinh động, trông bạn tự tin nồng nhiệt Nghĩ trước tất câu hỏi bạn bị hỏi Phần đặt trả lời câu hỏi sau thuyết trình có quan trọng thuyết trình C KẾT LUẬN Ở môi trường đại học, bạn dường “ sống chung với buổi thuyết trình” sinh viên phải tự nghiên cứu thuyết trình liên tục Tập kĩ thuyết trình cách để bạn chuẩn bị cho tương lai, bạn rời khỉ ghế nhà trường tham gia vào tổ chức, quan khác xã hội DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Tập giảng môn kĩ giao tiếp nghề Luật Tim Hidle, Kĩ thuyết trình, Nxb Tổng hợp Thành phố Hồ Chí Minh, Hà Nội, 2006 Một số trang web -http:kilobook.com -http:dvdkynang.com -http: thongtinphapluatds.wordspress.com