XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ CÔNG NỢ PHẢI THU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TIN HỌC VÀ TƯ VẤN XÂY DỰNG CIC

Chương 1: Lý luận chung về phân tích và thiết kế hệ thống thông tin kế toán bán hàng và công nợ phải thu trong doanh nghiệp Chương 2: Thực trạng hệ thống thông tin kế toán bán hàng và công nợ phải thu tại công ty cổ phần tin học và tư vấn xây dựng CIC Chương 3: Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin kế toán bán hàng và công nợ phải thu tại công thu tại công ty cổ phần tin học và tư vấn xây dựng CIC

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi, các số liệu, kết quả nêu trong đồ án là trung thực xuất phát từ tình hình thực tế của đơn vị thực tập.

Tác giả đồ án

(Ký và ghi rõ họ tên)

Sinh viên Nguyễn Đức Thịnh

LỜI CẢM ƠN

Trong quá trình nghiên cứu và hoàn thành đồ án “XÂY DỰNG PHẦN MỀM

KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ CÔNG NỢ PHẢI THU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦNTIN HỌC VÀ TƯ VẤN XÂY DỰNG CIC”, em đã nhận được sự giúp đỡ nhiệt tìnhcủa thầy giáo hướng dẫn, các thầy cô trong khoa Hệ thống thông tin kinh tế, ban

lãnh đạo công ty cổ phần tin học và tư vấn xây dựng CIC, chị Hoàng Thị Hương Loan kế toán trưởng và các anh chị trong phòng kế toán và công ty.

Với lòng biết ơn to lớn em xin chân thành cảm ơn thầy giáo Ths Hà Văn Sang đã tận tình hướng dẫn, giúp đỡ em trong suốt thời gian qua Thầy đã chỉ bảo

và cung cấp cho em những kiến thức quý báu để em hoàn thành đồ án này

Em xin chân thành cám ơn các thầy cô giáo khoa Hệ thông tin kinh tế đã cónhững bài giảng bổ ích và sự giảng dạy nhiệt tình trong suốt thời gian em theo họctại trường, để em có thể vận dụng kiến thức chuyên môn hoàn thành tốt đồ án tốtnghiệp

Em cũng xin chân thành cám ơn sự giúp đỡ tận tình của các anh chị ở công ty

cổ phần tin học và tư vấn xây dựng CIC, đã tạo mọi điều kiện giúp đỡ em trong quátrình thực tập

Em xin cảm ơn gia đình, người thân và bạn bè đã luôn giúp đỡ em trong suốtquá trình học tập

Đồ án hoàn thành, song không tránh khỏi những hạn chế nhất định em mongnhận được những ý kiến đóng góp của thầy cô và các bạn

Em xin chân thành cám ơn!

Hà nội, ngày 25 tháng 4 năm 2013

Sinh viên

DANH MỤC CÁC THUẬT NGỮ VIẾT TẮT

HQTCSDL Hệ quản trị cơ sở dữ liệu

DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU VÀ HÌNH VẼ

Hình 1.1: Mối quan hệ giữa năm thành phần của HTTT 3

Hình 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty 32

Hình 2.2: Sơ đồ tổ chức phòng kế toán 35

Hình 3.1: Biểu đồ ngữ cảnh hệ thống thông tin kế toán bán hàng và công nợ phải thu tại công ty cổ phần tin học và tư vấn xây dựng CIC 43

Hình 3.2: Biểu đồ phân rã chức năng hệ thống thông tin kế toán bán hàng và công nợ phải thu tại công ty cổ phần tin học và tư vấn xây dựng CIC 44

Hình 3.3: Ma trận thực thể chức năng 46

Hình 3.4: Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0 47

Hình 3.5: Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 - Tiến trình “1.0 Bán hàng” 47

Hình 3.6: Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 - Tiến trình “2.0 Thanh toán 48

Hình 3.7: Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 - Tiến trình “3.0 Lập báo cáo” 48

Hình 3.8: Bảng từ điển dữ liệu 51

Hình 3.9: Danh sách các kiểu thực thể, kiểu thuộc tính 51

Hình 3.10: Danh sách các mỗi liên kết 52

Hình 3.11: Sơ đồ thực thể liên kết ER 54

Hình 3.12: Mô hình quan hệ 57

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN i

LỜI CẢM ƠN ii

DANH MỤC CÁC THUẬT NGỮ VIẾT TẮT iii

DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU VÀ HÌNH VẼ iv

MỤC LỤC v

MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ CÔNG NỢ PHẢI THU TRONG DOANH NGHIỆP 3

1.1 Hệ thống thông tin 3

1.1.1 Khái niệm và các bộ phận cấu thành HTTT 3

1.1.2 Vai trò chiến lược của HTTT 4

1.1.3 Quá trình phân tích một hệ thống thông tin 4

1.1.3.1 Khảo sát hiện trạng hệ thống 5

1.1.3.2 Xác định mô hình nghiệp vụ của hệ thống 5

1.1.3.3 Mô hình hóa quá trình xử lý 7

1.1.3.4 Thiết kế logic và thiết kế vật lý 10

1.2 Hệ thống thông tin kế toán 14

1.3 Nghiệp vụ kế toán bán hàng 17

1.3.1 Kế toán giá vốn hàng bán 17

1.3.2 Kế toán doanh thu bán hàng, cung cấp dịch vụ 21

1.3.3 Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu 24

1.3.3.1 Kế toán chiết khấu thương mại 24

1.3.3.2 Kế toán doanh thu hàng đã bán bị trả lại 25

1.3.4 Kế toán phải thu khách hàng 26

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN BÁN HÀNG CÔNG NỢ PHẢI THU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TIN HỌC VÀ TƯ VẤN XÂY DỰNG CIC 29

2.1 Sơ lược sự hình thành và phát triển của công ty cổ phần tin học và tư vấn xây dựng CIC 29

2.1.1 Giới thiệu chung về công ty 29

2.1.2 Sự hình thành và phát triển 30

2.1.3 Cơ cấu tổ chức của công ty 32

2.2 Thực trạng kế toán bán hàng và công nợ phải thu tại công ty cổ phần tin học và tư vấn xây dựng CIC 35

2.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán 35

2.2.2 Hình thức kế toán sử dụng 36

2.2.3 Quy trình nghiệp vụ tại công ty cổ phần tin học và tư vấn xây dựng 37

2.3 Đánh giá thực trạng của hệ thống 42

CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ CÔNG NỢ PHẢI THU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TIN HỌC VÀ TƯ VẤN XÂY DỰNG CIC 43

3.1 Phân tích hệ thống 43

3.1.1 Phân tích hệ thống về chức năng 43

3.1.1.1 Sơ đồ ngữ cảnh 43

3.1.1.2 Biểu đồ phân rã chức năng 44

3.1.1.3 Mô tả chức năng lá 44

3.1.1.4 Ma trận thực thể chức năng 45

3.1.1.5 Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0 47

3.1.1.6 Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 47

3.1.2 Phân tích hệ thống về dữ liệu 49

3.1.2.1 Bảng từ điển dữ liệu 49

3.1.2.2 Xác định danh sách các kiểu thực thể, kiểu thuộc tính 51

3.1.2.3 Xác định danh sách các mối liên kết 51

3.1.2.4 Sơ đồ thực thể liên kết ER 54

3.1.2.5 Chuyển mô hình ER sang mô hình quan hệ 54

3.1.2.6 Mô hình quan hệ 57

3.2 Thiết kế chương trình ứng dụng của bài toán 57

3.2.1 Thiết kế vật lý 57

3.2.2 Một số form và báo cáo của hệ thống 64

Menu Thống kê báo cáo 65

KẾT LUẬN 73

TÀI LIỆU THAM KHẢO 74

MỞ ĐẦU

Với xu hướng phát triển không ngừng của khoa học công nghệ trong thời kỳđổi mới, việc ứng dụng tin học vào các hoạt động của con người làm tăng hiệu quảcông việc và giảm bớt công việc thủ công phải thực hiện Vì vậy, trong công tácquản lý tại các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp cũng không ngoại lệ, và càng cầnthiết hơn, giúp người quản lý trong công tác kiểm tra, giám sát tình hình hoạt độngcủa công ty cũng như tổ chức Việc quản lý sẽ trở nên đơn giản và thuận tiện hơn.Khi con người có sự trợ giúp của máy tính điện tử thì có thể giảm thiểu thời gian vàcông sức con người bỏ ra, tiết kiệm chi phí nhân công, lại có thông tin kịp thời,chính xác Chính vì vậy, với xu thế của thời đại, hàng loạt các phần mềm quản lýphục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh đã ra đời nhằm đáp ứng các nhu cầu củadoanh nghiệp, tổ chức hiện nay

Nhắc đến quản lý kinh tế của một doanh nghiệp thì công tác kế toán trongdoanh nghiệp và vô cùng quan trọng Kế toán là công cụ không thể thiếu trong cáccông cụ quản lý kinh tế, kế toán là khoa học thu nhận, xử lí và cung cấp toàn bộthông tin về tài sản và sự vận động của tài sản, các hoạt động kinh tế tài chính trongcác đơn vị, nhằm kiểm tra, giám sát toàn bộ hoạt động kinh tế, tài chính của đơn vị.Cùng với sự phát triển của cả kinh tế và công nghệ thông tin, việc áp dụng côngnghệ thông tin vào phát triển kinh tế trong công tác kế toán đang ngày càng pháttriển là xu hướng tất yếu

Trong công tác kế toán thì kế toán bán hàng là một phân hệ không thể thiếunhất là đối với các doanh nghiệp thương mại, ứng dụng tin học vào giải quyết cácvấn đề khó khăn, phức tạp của việc hạch toán kế toán bán hàng là cần thiết

Nhận thức được vai trò quan trọng của việc vận dụng tin học và công tác kếtoán và cụ thể là kế toán bán hàng, sau thời gian khảo sát, tìm hiểu tại công ty cổphần tin học và tư vấn xây dựng CIC, em xin chọn đề tài: “XÂY DỰNG PHẦNMỀM KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ CÔNG NỢ PHẢI THU TẠI CÔNG TY CỔPHẦN TIN HỌC VÀ TƯ VẤN XÂY DỰNG CIC”

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài

+ Vận dụng tin học hóa vào công tác kế toán bán hàng và công nợ phải thu

+ Cung cấp cho người dùng đầy đủ tiện ích, chức năng, yêu cầu của kế toánbán hàng và công nợ phải thu.

Ngoài ra, trong quá trình thực tập em hiểu rõ hơn về quy trình xử lý của kếtoán bán hàng

Phạm vi đề tài

Vì thời gian thực tập có hạn nên chỉ gói gọn phạm vi nghiên cứu đề tài trongphạm vi xuất hàng bàn, nhập hàng bán bị trả lại, theo dõi thanh toán của khách hàngtheo hình thức tiền mặt và chuyển khoản

Đối tượng nghiên cứu của đề tài

Hoạt động quản lý bán hàng và công nợ phải thu tại công ty cổ phần tin học và

tư vấn xây dựng CIC

Công cụ sử dụng để thực hiện đề tài

Microsoft Visual Foxpro 9.0

Kết cấu đề tài

Ngoài phần mở đầu và kết luận, đề tài được kết cấu theo 3 chương:

Chương 1: Lý luận chung về phân tích và thiết kế hệ thống thông tin kế toán

bán hàng và công nợ phải thu trong doanh nghiệp

Chương 2: Thực trạng hệ thống thông tin kế toán bán hàng và công nợ phải

thu tại công ty cổ phần tin học và tư vấn xây dựng CIC

Chương 3: Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin kế toán bán hàng và công

nợ phải thu tại công thu tại công ty cổ phần tin học và tư vấn xây dựng CIC

Hà nội, ngày 25 tháng 4 năm 2013

CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ

HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ CÔNG NỢ

PHẢI THU TRONG DOANH NGHIỆP1.1 Hệ thống thông tin

1.1.1 Khái niệm và các bộ phận cấu thành HTTT

Hệ thống là tập hợp những yếu tố có mối quan hệ qua lại Một hệ thống có

mục đích là một hệ thống tìm cách đạt được tập hợp các mục tiêu có quan hệ vớinhau

Hệ thống thông tin là một hệ thống mở (là hệ thống có quan hệ qua lại với

môi trường xung quanh) có mục đích và sử dụng chu trình I/P/O Một hệ thốngthông tin tối thiểu phải có ba thành phần: Con người, Thủ tục và Dữ liệu

Hệ thống thông tin dựa trên máy vi tính là các hệ thống thông tin mà việc thunhận, xử lí các thông tin có sự tham gia của máy vi tính Hệ thống bao gồm các yếutố: Con người, Phần cứng, Thủ tục, Dữ liệu và Chương trình

Các thành phần của hệ thống thông tin: Như đã nói ở trên, hệ thống thông tin

có năm thành phần: Con người, Phần cứng, Thủ tục, Dữ liệu và Chương trình.

Về phía máy tính thực hiện các lệnh trong chương trình, về phía con người, conngười làm theo các chỉ dẫn trong quy trình, thủ tục Mối quan hệ giữa năm thànhphần trong hệ thống thông tin được thể hiện qua sơ đồ:

Cầu nối

Chỉ dẫn Thực thể hành động

Hình 1.1: Mối quan hệ giữa năm thành phần của HTTT

Phân loại hệ thống thông tin trong một tổ chức: có nhiều cách để phân loại hệthống thông tin trong một tổ chức Trong trường hợp nếu lấy mục đích phục vụ củacác thông tin đầu ra để phân loại thì HTTT được chia thành các loại hệ thống chínhnhư:

 Hệ thống thông tin tích hợp (IIS)

1.1.2 Vai trò chiến lược của HTTT

Các hệ thống thông tin mang lại nhiều lợi ích cho các nhân và tổ chức ápdụng Chúng giúp các tổ chức hoặc cá nhân nâng cao chất lượng sản phẩm và quytrình mà họ sử dụng để tạo sản phẩm HTTT còn có thể giảm nhẹ công việc quản lí,giúp con người đi đến những quyết định tốt hơn, tạo ra ưu thế xâm nhập vào thịtrường nhằm củng cố lợi thế cạnh tranh của tổ chức

Chúng ta có thể xác định giá trị mà một hệ thống thông tin mang lại thông quaquy mô của quy trình làm việc và sản phẩm của một doanh nghiệp Các HTTT lànhững thành phần rất quan trọng của nhiều quá trình và có thể làm giảm thiểu cônglao động, nâng cao năng xuất, tăng tốc độ, hiệu suất của quy trình và sản phẩm

HTTT gia tăng giá trị cho quy trình và sản phẩm bằng ba cách Trước hết,chúng gia tăng giá trị bằng cách hỗ trợ gác quá trình như hỗ trợ công tác vận hành,quản lý và hoạch định chiến lược Thứ hai, chúng gia tăng giá trịnh bằng cách trởthành một phần đặc trưng của sản phẩm và hệ thống phân phối sản phẩm Thứ ba,gia tăng giá trị bằng cách hỗ trợ quá trình cải tổ quy trình sản xuất và cải tiến sảnphẩm

1.1.3 Quá trình phân tích một hệ thống thông tin

Quá trình phân tích HTTT gồm 4 giai đoạn:

 Khảo sát hiện trạng của hệ thống

 Xác định mô hình nghiệp vụ của hệ thống

 Phân tích hệ thống và đặc tả yêu cầu

 Thiết kế logic và thiết kế vật lý

1.1.3.1 Khảo sát hiện trạng hệ thống

Trong phần này sẽ trình bày các bước thực hiện quá trình khảo sát các công cụđược sử dụng để thu thập thông tin Về nguyên tắc việc khảo sát hệ thống được chialàm 2 giai đoạn:

Giai đoạn khảo sát sơ bộ: Nhằm hình thành dự án phát triển hệ thống thông

tin

Giai đoạn khảo sát chi tiết: Nhằm thu thập các thông tin chi tiết của hệ thống

phục vụ phân tích yêu cầu thông tin làm cơ sở cho bước thiết kế sau này

Các bước khảo sát thu thập thông tin: Quá trình khảo sát hệ thống cần trải

qua các bước sau:

 Tiến hành thu thập thông tin bằng các phương pháp khác nhau

 Củng cố, bổ sung và hoàn thiện kết quả khảo sát

 Tổng hợp kết quả khảo sát

 Hợp thức hóa kết quả khảo sát

1.1.3.2 Xác định mô hình nghiệp vụ của hệ thống

Mô hình nghiệp vụ là một mô tả về các chức năng nghiệp vụ của một tổ chức(hay một miền được nghiên cứu của tổ chức) và những mối quan hệ bên trong giữacác chức năng đó, cũng như các mối quan hệ của chúng với môi trường bên ngoài

Mô hình nghiệp vụ của hệ thống được thể hiện qua các thành phần sau:

 Biểu đồ ngữ cảnh của hệ thống

 Biểu đồ phân cấp chức năng

 Danh sách các hồ sơ dữ liệu sử dụng

 Ma trận thực thể chức năng

 Các mô tả chi tiết về mỗi chức năng

Biểu đồ ngữ cảnh

0 TÊN HỆ THỐNG

Là một cách mô tả hệ thống gồm ba thành phần: Tiến trình hệ thống, các tác

nhân, các luồng dữ liệu

Là một cách mô tả hệ thống gồm ba thành phần: Tiến trình hệ thống, các tácnhân, các luồng dữ liệu

Tiến trình hệ thống: Mô tả toàn bộ hệ thống.

Kí pháp: Là một hình tròn chia làm hai phần: Phần trên ghi số 0, phần dưới

ghi tên hệ thống

Tên hệ thống: cụm động từ có chữ hệ thống.

Các tác nhân: Mô tả các yếu tố môi trường có tương tác với hệ thống.

Tác nhân phải xác định 3 tiêu chí:

- Tác nhân phải là người, nhóm người, một tổ chức, một bộ phận của một tổchức hay một hệ thống thông tin khác

- Nằm ngoài hệ thống: Không thực hiện chức năng của hệ thống

- Có tương tác với hệ thống: Gửi dữ liệu vào hệ thống hoặc nhận dữ liệu từ hệthống

Tên gọi: Phải là danh từ chỉ người, nhóm người hoặc tổ chức.

Kí pháp: Hình chữ nhật có tên bên trong.

Các luồng dữ liệu: Là các dữ liệu di chuyển từ nơi này sang nơi khác (từ

nơi nguồn sang nơi đích)

Tên gọi: là một danh từ, khi dữ liệu di chuyển thường ở trên vật mang tin nên

thường lấy tên vật mang tin làm tên luồng dữ liệu

Kí pháp:

TÊN TÁC NHÂN

Nguồn Tên luồng dữ liệu Đích

Biểu đồ phân cấp chức năng

là Biểu đồ phân rã chức năng bao gồm các chức năng và các liên kết

Chức năng: Mô tả một dãy các hoạt động kết quả là một sản phẩm dịch vụ thô

Chức năng: Mô tả một dãy các hoạt động kết quả là một sản phẩm dịch vụ

thông tin

Liên kết: Đường gấp khúc hình cây liên kết một chức năng ở trên với một

chức năng con của nó

Nguyên tắc phân rã chức năng gộp:

 Mỗi chức năng con phải thực sự tham gia thực hiện chức năng cha

 Việc thực hiện chức năng con thì đảm bảo thực hiện chức được chứcnăng cha

Ma trận thực thể chức năng

Các cột: Mỗi cột tương ứng với một hồ sơ dữ liệu.

Các dòng: Mỗi dòng tương ứng với một chức năng.

Các ô: Ghi vào một trong các chữ sau:

 R (Read) Nếu chức năng dòng đọc hồ sơ cột

 U (Update) Nếu chức năng dòng cập nhật hồ sơ cột

 C (Create) Nếu chức năng dòng tạo ra hồ sơ cột

1.1.3.3 Mô hình hóa quá trình xử lý

Phần này làm rõ yêu cầu bằng cách sử dụng các mô hình và công cụ hình thứchóa hơn, như các biểu đồ luồng dữ liệu để mô tả các tiến trình xử lý Đến đây tađược mô hình khái niệm của hệ thống

CHỨC NĂNG CHA

Mô hình hóa tiến trình nghiệp vụ (modeling businees process) là sự biểu diễn

đồ thị các chức năng của quá trình để thu thập, thao tác, lưu trữ và phân phối dữ liệugiữa các bộ phận trong hệ thống nghiệp vụ cũng như giữa hệ thống và môi trườngcủa nó

Biểu đồ luồng dữ liệu

Một biểu đồ luồng dữ liệu bao gồm: luồng dữ liệu, kho dữ liệu, tiến trình vàtác nhân

Luồng dữ liệu (data flow): là các dữ liệu di chuyển từ một vị trí này đến một

vị trí khác trong hệ thống trên một vật mang tin nào đó

Một luồng dữ liệu có thể biểu diễn các dữ liệu trên một vật mang tin hoặc cóthể là kết quả truy vấn nhận được từ một cơ sở dữ liệu truyền trên mạng hay những

dữ liệu cập nhật vào máy tính được thể hiện ra màn hình hay in ra máy in Như vậy,luồng dữ liệu có thể bao gồm nhiều mảng dữ liệu riêng biệt được sinh ra ở cùng mộtthời gian và di chuyển đến cùng một đích

Ký pháp

Tên luồng dữ liệu Tên luồng dữ liệu

Tên luồng dữ liệu phải là một mệnh đề danh từ và phải thể hiện được sự tổnghợp các phần tử dữ liệu riêng biệt chứa trong đó

Kho dữ liệu (data store): là các dữ liệu được giữ tại một vị trí Một kho dữ liệu

có thể biểu diễn các dữ liệu được lưu trữ ở nhiều vị trí không gian khác nhau

D Tên kho dữ liệu Tên kho dữ liệu D

D là số hiệu kho dữ liệu Tên kho dữ liệu phải là một mệnh đề danh từ

Tiến trình (Process): Là một hay một số công việc hoặc hành động có tác

động lên các dữ liệu làm cho chúng di chuyển, thay đổi được lưu trữ hay phân phối.Quá trình xử lí dữ liệu trong một hệ thống thường gồm nhiều tiến trình khácnhau và mỗi tiến trình thực hiện một phần chức năng nghiệp vụ nào đó Tiến trình

có thể là tiến trình vật lý nếu có chỉ ra con người hay phương tiện thực thi chứcnăng đó Trong trường hợp ngược lại ta có tiến trình logic.

Kí pháp:

N là số hiệu của tiến trình; Tên tiến trình phải là một mệnh đề động từ và bổngữ

Tác nhân (actor): Tác nhân của một phạm vi hệ thống được nghiên cứu có thể

là một người, một nhóm người, một bộ phận, một tổ chức hay một hệ thống khácnằm ngoài phạm vi này và có tương tác với nó về mặt thông tin (nhận hay ghi dữliệu) Có thể nhận biết tác nhân là nơi xuất phát (nguồn) hay nơi đến (đích) của dữliệu từ phạm vi hệ thống được xem xét

Ký pháp:

Tên tác nhân phải là một danh từ như: “KháchHàng”

- Phát triển luồng dữ liệu mức 0

Đầu vào:

- Biểu đồ ngữ cảnh

- Biểu đồ phân rã chức năng

- Danh sách các hồ sơ dữ liệu sử dụng

- Ma trận thực thể chức năng

- Mô tả chi tiết chức năng lá

Qui trình: Xuất phát từ biểu đồ ngữ cảnh

Thay thế: Tiến trình hệ thống của biểu đồ ngữ cảnh bằng các tiến trình contương ứng với các chức năng mức 1 của biểu đồ phân rã chức năng

Giữ nguyên: Tác nhân luồng dữ liệu từ biểu đồ ngữ cảnh chuyển sang biểu đồmới và đặt lại đầu mút của các luồng dữ liệu vào tiến trình con một cách thích hợp

N Tên tiến trình

Tên tác nhân

Thêm vào: Các kho dữ liệu được thêm vào mỗi kho tương ứng với một hồ sơ.

Các luồng dữ liệu từ các tiến trình đến các kho (dựa vào ma trận thực thể chứcnăng) và giữa các tiến trình (dựa vào các mô tả chi tiết chức năng lá)

1.1.3.4 Thiết kế logic và thiết kế vật lý

Trong bước này cần tìm giải pháp công nghệ cho các yêu cầu đã được xácđịnh ở bước phân tích Các công cụ ở đây bao gồm: Mô hình dữ liệu quan hệ E-R,

mô hình luồng dữ liệu hệ thống, các phương pháp đặc tả nội dung xử lý của mỗitiến trình, các hướng dẫn thiết kế cụ thể

Thiết kế logic

Mô hình thực thể mối quan hệ E-R (Entity- Relationship model)

Mô hình E-R là mô hình mô tả dữ liệu của thế giới thực, không quan tâm đếncách thức tổ chức và khai thác dữ liệu mục tiêu chủ yếu là mô tả thế giới thực đúngnhư nó tồn tại

Mô hình E-R gồm 3 thành phần: Thực thể dữ liệu, mối quan hệ giữa các thựcthể, các thuộc tính của thực thể và mối quan hệ

Thuộc tính của thực thể: Thực thể có 3 loại thuộc tính: thuộc tính tên gọi,

thuộc tính lặp, thuộc tính định danh

Ký pháp của thuộc tính:

Mối quan hệ giữa các thực thể (Relationship): Mối quan hệ giữa các thực thể

là một khái niệm mô tả mối quan hệ vốn có giữa các bản thể của thực thể

Có 2 loại mối quan hệ: Mối quan hệ tương tác và mối quan hệ phụ thuộc (sởhữu)

Thuộc tính của mối quan hệ: thể hiện đặc trưng của các động từ là tương táchay sở hữu

Tên thuộc tính

TÊN ĐỘNG TỪ

Các bước phát triển mô hình E-R từ các hồ sơ dữ liệu.

Gồm 4 bước:

Bước 1 : Liệt kê, chính xác chọn lọc mục tin.

Liệt kê đầy đủ hoặc mục tin, không liệt kê dữ liệu

Chính xác hóa: Thêm từ cho mục tin đủ nghĩa, 2 mục tin chỉ cùng một đốitượng thì cùng tên, 2 mục tin chỉ 2 đối tượng khác nhau thì tên khác nhau

Chọn lọc: Mỗi mục tin chỉ chọn 1 lần (loại mục tin lặp lại) Loại đi mục tinkhông đặc trưng cho cả 2 lớp hồ sơ, loại mục tin có thể suy ra trực tiếp từ các mụctin đã chọn

Bước 2 : Xác định thực thể, thuộc tính:

Tìm thuộc tính tên gọi: Tên thực thể

Xác định thuộc tính của nó: Là thuộc tính có mang tên thực thể, không mangtên thực thể khác và không chứa động từ

Xác định định danh: Là thuộc tính có tính chất như định nghĩa, hoặc thêm vào

có tính chất như định nghĩa

Bước 3 : Xác định mối quan hệ và thuộc tính của nó:

Xác định mối quan hệ tương tác: Tìm các động từ và trả lời các câu hỏi củacác động từ: Ai ?, Cho ai ?, Cái gì ?, Cho cái gì ?, Ở đâu ? Và tìm câu trả lời trongcác thực thể: Bằng cách nào ? Khi nào ?, Bao nhiêu ? Như thế nào ?

Xác định mối quan hệ phụ thuộc (sở hữu): Xét từng cặp thực thể và dựa vàongữ nghĩa và các thuộc tính còn lại để tìm ra các mối quan hệ phụ thuộc

Bước 4 : Vẽ biểu đồ mô hình.

Để tạo ra các dữ liệu trên máy, lưu trữ, khai thác dữ liệu trên máy người ta tạo

ra phần mềm công cụ gọi là Hệ quản trị Cơ sở dữ liệu (database managementsystem-DBMD) Hệ thống này phải được xây dựng trên mô hình dữ liệu, mô hình

dữ liệu như vậy người ta gọi là mô hình dữ liệu logic hay mô hình quan hệ

Mô hình quan hệ gồm 2 thành phần cơ bản : Quan hệ (relation) và các thuộctính của quan hệ (attributes)

Quan hệ: quan hệ là một bảng dữ liệu gồm 2 chiều: Các cột có tên là thuộc

tính, các dòng không có tên là các bộ dữ liệu (bản ghi)

Thuộc tính Thuộc tính của một quan hệ là tên các cột, các giá trị của thuộc

tính thuộc vào một miền xác định

Các loại thuộc tính:

Thuộc tính lặp: là loại thuộc tính mà có giá trị của nó trên số dòng là khácnhau còn giá trị còn lại của nó ở trên các dòng là như nhau

Khóa dự tuyển: Là các giá trị xác định duy nhất ở mỗi dòng nếu có nhiều hơn

1 thuộc tính khi bỏ đi 1 thuộc tính bất kỳ thì giá trị không xác định duy nhất dòng.Trong các khóa dự tuyển chọn 1 khóa làm khóa chính của quan hệ gọi là khóa quanhệ

Các chuẩn cơ bản:

Chuẩn của một quan hệ là các đặc trưng, cấu trúc cho phép chúng ta nhận biếtđược các cấu trúc đó

Chuẩn 1- 1NF: là quan hệ không chứa thuộc tính lặp.

Chuẩn 2-2 NF: một quan hệ là 2 NF nếu đã là 1NF và không chứa thuộc tính

phụ thuộc vào một phần khóa

Chuẩn 3-3NF: Một quan hệ là 3NF nếu đã là 2NF và không chứa thuộc tính

phụ thuộc bắc cầu vào khóa

Quan hệ chưa là 1NF: Tách các thuộc tính thành 2 quan hệ

QH1: gồm các thuộc tính phụ thuộc vào một phần khóa và phần khóa xácđịnh

QH2: gồm các thuộc tính còn lại và toàn bộ khóa

Quan hệ là 2NF nhưng chưa là 3NF: Có thuộc tính phụ thuộc bắc cầu vàokhóa chuẩn hóa bằng cách tách thuộc tính phụ thuộc bắc cầu ta được 2 quan hệ:

QH1: gồm các thuộc tính phụ thuộc bắc cầu và thuộc tính cầu

QH2: gồm các thuộc tính còn lại và thuộc tính cầu

Thiết kế mô hình quan hệ.

Đầu vào: Mô hình E_R

Vẽ biểu đồ

Mối quan hệ biểu diễn bằng HCN có chia làm 2 phần: Phần trên ghi tên quan hệ,

phần dưới ghi tên các thuộc tính khóa (khóa chính #, khóa ngoại dùng dấu gạch

Chuẩn hóa 3NF

Kết quả Chuẩn 3NF

Mô hình

chân) Nối các cặp quan hệ với nhau nếu quan hệ chứa thuộc tính là khóa chính của quan hệ kia.

Xác định bản số:

Thiết kế vật lý

 Xác định luồng hệ thống:

Đầu vào: Biểu đồ luồng dữ liệu

Cách làm: Phân định rõ các công việc do người và do máy thực hiện

 Thiết kế các Giao diện nhập liệu.

Đầu vào: Mô hình E-R

Cách làm: Mỗi thực thể hay 1 mối quan hệ khác 1 thành một Giao diện

 Thiết kế các Giao diện xử lý

Xét các biểu đồ hệ thống: Mỗi tiến trình tương tác với tác nhân ngoài xác địnhmột giao diện xử lý

 Tích hợp các Giao diện.

Phân tích các Giao diện nhận được, tiến hành bỏ đi những Giao diện trùng lặphoặc không cần thiết và kết hợp các Giao diện có thể thành hệ thống giao diện cuốicùng

 Thiết kế kiến trúc.

Dựa vào các biểu đồ dữ liệu từ mức 0 đến trước mức cơ sở kiến trúc của hệthống có dạng hình cây, với mỗi nút các biểu đồ mức dưới nó cho ta mức biểu đồtiếp theo

1.2 Hệ thống thông tin kế toán

Khái niệm: hiện nay có nhiều quan điểm khác nhau về HTTT kế toán nhưng

nhìn chung đều cho rằng HTTT kế toán là HTTT nhằm mục đích thu thập, xử lí các

TÊN QUAN HỆ

# Khóa chính Khóa ngoại

TÊN QUAN HỆ Khóa ngoại

#Khóa chính

thông tin liên quan tới các nghiệp vụ kế toán để phục vụ công tác hạch toán, quản lí,lưu trữ và báo cáo các thông tin kế toán, tài chính được nhanh chóng, kịp thời vàchính xác.

Vai trò của HTTT kế toán trong doanh nghiệp:

Hiện nay, sự phát triển của công nghệ thông tin đã xâm nhập sâu rộng vào lĩnhvực thương mại, kinh doanh Theo đó, kế toán cũng trải qua sự phát triển đột biếnliên quan tới ứng dụng công nghệ thông tin hỗ trợ cho các tác nghiệp hàng ngày tại

tổ chức, doanh nghiệp Công nghệ thông tin đã tăng cường khả năng của kế toánnhằm để thu thập, lưu trữ, phân tích, xử lý khối lượng lớn dữ liệu và thúc đẩy nhanhquá trình kinh doanh và có tác động mạnh tới quá trình quản lý

Thông tin được tạo ra từ hệ thống thông tin kế toán có ảnh hưởng lớn đến quátrình ra quyết định và các hoạt động thương mại Các lợi ích của hệ thống thông tin

kế toán có thể được đánh giá thông qua tác động cải tiến của nó lên quá trình raquyết định, cải tiến chất lượng thông tin kế toán, cải tiến hiệu năng làm việc, cảitiến điều hành nội bộ và hỗ trợ đắc lực cho các hoạt động kinh tế của tổ chức, doanhnghiệp, giúp đẩy nhanh tiến độ thực hiện công tác kế toán, giảm thiểu những nhầmlẫn, sai xót, gian lận trong hạch toán Đảm bảo thông tin đưa lên báo cáo tài chínhđầy đủ, chính xác, kịp thời, phục vụ cho nhu cầu thông tin để ra quyết định của cáccấp quản lý trong doanh nghiệp Hiệu quả hoạt động của HTTT kế toán đóng vai tròquan trọng cho phát triển bền vững của tổ chức

HTTT quản lý đóng vai trò trung gian giữa hệ thống và môi trường, giữa hệthống ra quyết định và hệ thống hoạt động tác nghiệp

Một hệ thống thông tin tốt hay xấu được đánh giá thông qua chất lượng thôngtin mà nó cung cấp Tiêu chuẩn chất lượng được đánh giá theo các tiêu chí:

- Độ tin cậy: thể hiện qua độ chính xác và độ xác thực Thông tin ít độ tin cậy

sẽ gây ra cho tổ chức những hậu quả xấu Các hậu quả đó sẽ kéo dài hàng loạt cácvấn đề khác của tổ chức như uy tín, hình ảnh tổ chức…trước các đối tác

- Tính đầy đủ: thể hiện sự bao quát các vấn đề để đáp ứng yêu cầu của nhàquản lý Nhà nước quản lý sử dụng thông tin không đầy đủ có thể dẫn tới các quyếtđịnh hành động không đáp ứng đòi hỏi thực tế

- Tính thích hợp và dễ hiểu: một hệ thống thông tin không thích hợp hoặc khóhiểu do có quá nhiều thông tin không thích ứng với người nhận, thiếu sự tườngminh, dùng nhiều từ viết tắt hoặc đa nghĩa, do các phần tử thông tin bố trí chưa hợp

lý Một hệ thống thông tin như vậy sẽ dẫn đến làm tốn kém chi phí tạo ra thông tinkhông cần thiết hoặc ra các quyết định sai do thiếu thông tin cần thiết

- Tính được bảo vệ: Thông tin vốn là nguồn lực quý giá của tổ chức, vì vậykhông thể để cho bất kỳ ai cũng có thể tiếp cận thông tin Do vậy, thông tin cầnđược bảo vệ và chỉ những người có quyền mới được phép tiếp cận thông tin Sựthiếu an toàn về thông tin có thể cũng gây thiệt hại lớn cho tổ chức

- Tính kịp thời: Thông tin có thể là đáng tin cậy, dễ hiểu, thích ứng và đượcbảo vệ an toàn nhưng nó sẽ vẫn không có ích khi không được gửi tới người sử dụnglúc cần thiết

Để có được một hệ thống thông tin hoạt động tốt, có hiệu quả là một trongnhững công việc mà bất kỳ nhà quản lý nào cũng cần Để giải quyết được vấn đề đócần biết cơ sở kỹ thuật cho các hệ thống thông tin, phương pháp phân tích thiết kế

và cài đặt một hệ thông thông tin

Phân loại HTTT kế toán:

 Phân loại theo đặc điểm của thông tin cung cấp

HTTT kế toán dựa trên máy vi tính

 Phân loại theo cách thức tổ chức xử lí – cung cấp thông tin

Các phân hành kế toán: kế toán tiền lương, kế toán tài sản cố định,

 Cơ sở dữ liệu

Trong mọi hoạt động của con người, nhu cầu tích lũy và xử lý các dữliệu luôn nảy sinh Để giải quyết những vấn đề phức tạp, đòi hỏi sốlượng dữ liệu lớn, cần có sự can thiệp của khoa học Và thuật ngữ cơ sở

dữ liệu ra đời

Một cơ sở dữ liệu là tập hợp các dữ liệu liên quan đến nhau chưathông tin về một tổ chức nào đó, được lưu trữ trên các thiết bị nhớ thứcấp để đáp ứng nhu cầu khai thác thông tin của nhiều người sử dụngvới các mục đích khác nhau

 Ngôn ngữ cơ sở lập trình Visual FoxPro

Visual FoxPro (VFP) là một hệ quản trị CSDL kiểu quan hệ củaMicrosoft chạy trên hệ điều hành Windows Hiện có rất nhiều ứng dụngnghiệp vụ (như quản lí nhân sự, kế toán…) xây dựng trên FoxPro hayVisual FoxPro đang được sử dụng tại cá công ty, cơ quan, trường học…Với Visual FoxPro, có thể xây dựng một hệ thống chương trình ứngdụng trong môi trường hệ điều hành Microsoft Windows rất dễ dàng vàtiện lợi cho người sử dụng Ưu điểm của Visual FoxPro có thể kể tớinhư:

- VFP hỗ trợ về lập trình hướng đối tượng, hỗ trợ khả năng thiết kếgiao diện trực quan

- Trong VFP tích hợp cả chức năng quản trị dữ liệu và chức năng củamột ngôn ngữ lập trình

- Có thể phát tiển ứng dụng bằng VFP trong môi trường mạng và chonhiều người dùng

1.3 Nghiệp vụ kế toán bán hàng

1.3.1 Kế toán giá vốn hàng bán

Kế toán giá vốn hàng bán theo phương thức bán hàng trực tiếp

Theo phương thức này, khi doanh nghiệp giao hàng hóa, thành phẩm hoặc lao

vụ, dịch vụ cho khách hàng, đồng thời được khách hàng thanh toán ngay hoặc chấp nhận thanh toán đảm bảo các điều kiện ghi nhận doanh thu bán hàng

Các phương thức bán hàng trực tiếp bao gồm:

- Bán hàng thu tiền ngay

- Bán hàng được người mua chấp nhận thanh toán ngay (không có lãi trảchậm)

- Bán hàng trả chậm, trả góp có lãi

- Bán hàng đổi hàng

Để phản ánh giá vốn hàng bán, kế toán sử dụng TK 632 “Giá vốn hàng bán”.

Nội dung kết cấu của TK 632 có sự khác nhau giữa phương pháp kế toán hàng tồnkho theo phương pháp kê khai thường xuyên và phương pháp kiểm kê định kỳ

Kết cấu theo phương pháp kê khai thường xuyên:

mà phải tính vào giá vốn hàng bán trong kì

+ Các khoản hao hụt, mất mát của hàng tồn kho sau khi trừ phần bồi thường

do trách nhiệm cá nhân gây ra

+ Chi phí xây dựng, tự chế tài sản cố định trên mức bình thường không đượctính vào Nguyên giá TSCĐ xây dựng, tự chế hoàn thành

+ Chênh lệch giữa mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập cuối nămnay lớn hơn khoản đã lập dự phòng cuối năm trước

+ Số khấu hao BĐSĐT (bất động sản đầu tư) trích trong kỳ

+ Chi phí liên quan đến cho thuê BĐSĐT

+ Chi phí sửa chữa nâng cấp, cải tạo BĐSĐT không đủ điều kiện tính vào NGBĐSĐT

+ GTCL và các chi phí bán, thanh lý BĐSĐT trong kỳ

Bên có:

+ Hoàn nhập số chênh lệch dự phòng giảm giá hàng tồn kho cuối năm trướclớn hơn mức cần lập cuối năm nay.

+ Kết chuyển giá vốn thực tế của sản phẩm - hàng hóa, dịch vụ đã tiêu thụtrong kì để xác định kết quả

+ Giá vốn thực tế của thành phẩm - hàng hóa đã bán bị người mua trả lại

+ Kết chuyển toàn bộ chi phí kinh doanh BĐSĐT trong kỳ để xác định kếtquả

TK 632 không có số dư cuối kỳ.

Phương pháp kế toán một số nghiệp vụ chủ yếu

Doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên

1) Trị giá vốn của thành phẩm, hàng hóa, hoặc lao vụ dịch vụ được giao bántrực tiếp, kế toán ghi sổ:

5) Phản ánh khoản hao hụt, mất mát của hàng tồn kho sau khi đã trừ phần bồithường, kế toán ghi sổ:

Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán

Có TK 152, 153, 155, 156, 1381

6) Trường hợp mức sản phẩm sản xuất thực tế thấp lớn hơn công suất bìnhthường, kế toán tính toán và xác định chi phí sản xuất chung phân bổ và chi phí chếbiến cho mỗi đơn vị sản phẩm, khoản chi phí sản xuất chung không phân bố ghinhận vào giá vốn hàng bán trong kì, kế toán ghi

Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán

Có TK 627- Chi phí SX chung

7) Trích lập và xử lý dự phòng giảm giá hàng tồn kho:

Cuối kỳ kế toán, trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cho kỳ tiếptheo, kế toán ghi sổ:

Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán

Có TK 159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho

Cuối kỳ kế toán tiếp theo so sánh số đã trích lập dự phòng giảm giáhàng tồn kho trước đây(cuối kỳ trước) với mức cần phải trích lập cho kỳ tiếp theo

để trích lập bổ sung hoặc hoàn nhập vào cuối kỳ này

7a) Nếu số phải trích lập cho kỳ tiếp theo lớn hơn số đã trích lập dự phònggiảm giá hàng tồn kho trước đây, trích bổ sung số chênh lệch vào cuối kỳ này, kếtoán ghi:

Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán

Có TK 159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho

7b) Ngược lại, khoản chênh lệch nhỏ hơn được hoàn nhập giảm chi phí cuối

kỳ này theo QĐ 15/2006 (hoặc theo TT 13/2006 thì ghi tăng thu nhập khác)

Nợ TK 159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho

Có TK 632 - Giá vốn hàng bán (hoặc có TK 711)

8) Cuối kỳ, kết chuyển trị giá vốn của hàng hóa, thành phẩm xuất đã bán, lao

vụ dịch vụ đã bán để xác định kết quả, kế toán ghi sổ:

Nợ TK 911 - Xác định KQKD

Có TK 632 - Giá vốn hàng bán

1.3.2 Kế toán doanh thu bán hàng, cung cấp dịch vụ

Tài khoản kế toán sử dụng:

Để kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, kế toán sử dụng :

TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

- Nội dung: TK này phản ánh DTBH và cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp

trong 1 kì hạch toán của hoạt động SXKD từ các giao dịch và nghiệp vụ sau:

+ Bán hàng: Bán các sản phẩm do DNSX ra và bán hàng hóa mua vào

+ Cung cấp dịch vụ: Thực hiện các công việc đã thỏa thuận trong 1 hoặc nhiều

kì kế toán như cung cấp dịch vụ vận tải, du lịch, cho thuê tài sản theo phương thứchoạt động, doanh thu bất động sản đầu tư

Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là toàn bộ số tiền thu được hoặc sốthu được từ các giao dịch và nghiệp vụ phát sinh doanh thu như bán sản phẩm, hànghóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng gồm cả các khoản phụ thu và phí thu thêmngoài giá bán (nếu có)

- Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 511

Bên nợ:

+ Thuế tiêu thụ đặc biệt hoặc thuế xuất khẩu và thuế GTGT tính theo phươngpháp trực tiếp phải nộp tính trên doanh thu bán hàng thực tế của doanh nghiệp trongkì

+Các khoản ghi giảm doanh thu bán hàng (giảm giá hàng bán, doanh thu hàng

đã bán bị trả lại và chiết khấu thương mại )

+ Kết chuyển doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ thuần, doanh thuBĐSĐT sang tài khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh.

Bên có: Doanh thu bán sản phẩm, hàng hóa và cung cấp dịch vụ, doanh thu

BĐSĐT của doanh nghiệp thực hiện trong kì hạch toán

TK 511 không có số dư cuối kì

TK 3331 thuế GTGT phải nộp

TK này áp dụng chung cho đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấutrừ thuế và đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp

Bên nợ:

+ Số thuế GTGT đầu vào đã khấu trừ

+ Số thuế GTGT được giảm trừ vào số thuế GTGT phải nộp

+ Số thuế GTGT của hàng đã bán bị trả lại

+ Số thuế GTGT đã nộp vào ngân sách nhà nước

Bên có:

+ Số thuế GTGT đầu ra phải nộp của hàng hóa, dịch vụ đã tiêu thụ

+ Số thuế GTGT đầu ra phải nộp của hàng hóa, dịch vụ dùng để trao đổi, biếutặng, sử dụng nội bộ

+ Số thuế GTGT phải nộp của doanh thu hoạt động tài chính, hoạt động khác

+ Số thuế GTGT phải nộp của hàng hóa nhập khẩu

Số dư bên có: Số thuế GTGT còn phải nộp.

Trình tự kế toán một số nghiệp vụ chủ yếu về doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

1) Trường hợp bán hàng trực tiếp cho khách hàng, căn cứ vào hóa đơn GTGT

và các chứng từ thanh toán để phản ánh doanh thu bán hàng, kế toán ghi:

- Nếu áp dụng phương pháp thuế GTGT khấu trừ:

Nợ TK 111, 112, 113, 131 - (Tổng giá thanh toán)

Có TK 511 - (Giá bán chưa thuế)

Có TK 3331 - Thuế GTGT đầu ra phải nộp

- Nếu áp dụng phương pháp thuế GTGT trực tiếp:

Nợ TK 111,112,131(Tổng giá thanh toán)

Có TK 511

2) Trường hợp trước đây gửi bán cho khách hàng, cho đại lý theo hợp đồng;khi khách hàng chấp nhận thanh toán (hoặc thanh toán), kế toán ghi nhận doanh thuphần khách hàng chấp nhận (hoặc thanh toán), kế toán ghi:

- Nếu doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế:

Nợ TK 111, 112, 131 - (Tổng giá thanh toán)

Có TK 511 - (Giá bán chưa thuế)

Có TK 3331 - Thuế GTGT đầu ra

- Nếu doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, kế toán ghisổ:

Nợ TK 111, 112, 131 - (Tổng giá thanh toán)

Có TK 511 - (Giá bán hàng bao gồm cả thuế)

3) Trường hợp bán hàng thu bằng ngoại tệ, doanh thu bán hàng và cung cấpdịch vụ phải qui đổi ra Việt Nam đồng theo tỷ giá thực tế phát sinh hoặc tỷ giá giaodịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Việt Nam công

bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ

3a) Ghi nhận doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, theo quy đổi ra ViệtNam đồng, căn cứ vào các chứng từ, kế toán ghi sổ

Nợ TK 1112, 1122 (131) Theo tỷ giá GDBQ ngoại tệ liên NH

Có TK 511- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

Có TK 3331- Thuế GTGT đầu ra

4) Trường hợp bán hàng trả góp, trả chậm:

Trường hợp này khi giao hàng cho người mua thì được xác định là tiền tiêuthụ; doanh thu bán hàng được tính theo giá bán tại thời điểm thu tiền một lần; kháchhàng chỉ thanh toán một phần tiền mua hàng để nhận hàng và phần còn lại trả dầntrong một thời gian và chịu khoản lãi theo qui định trong hợp đồng Khoản lãi dobán trả góp hạch toán vào doanh thu hoạt động tài chính

4a) Đối với doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ

- Ghi nhận doanh thu, số tiền đã thu và số phải thu, tiền lãi do bán trả chậm,trả góp, kế toán ghi sổ:

Nợ TK 111, 112 - ( Số tiền đã thu được)

Nợ TK 3387 - Doanh thu chưa thực hiện

Có TK 515 - Doanh thu hoạt động tài chính

5) Trường hợp khách hàng thanh toán trước hạn, có thể theo hợp đồng quyđịnh bên bán cho bên mua hàng được hưởng chiết khấu thanh toán, đây là số tiền

mà doanh nghiệp giảm trừ vào số tiền phải thu của khách hàng Căn cứ vào chứng

từ thanh toán, kế toán ghi sổ:

Nợ TK 111, 112 - (Số tiền thực thu đã trừ chiết khấu thanh toán)

Nợ TK 635 - (Chiết khấu thanh toán)

Có TK 131 - (Tổng số tiền phải thu)

1.3.3 Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu

1.3.3.1 Kế toán chiết khấu thương mại

Tài khoản sử dụng: TK 521 - Chiết khấu thương mại

Bên nợ: Số chiết khấu thương mại đã chấp nhận thanh toán cho khách hàng.

Bên có: Kết chuyển toàn bộ số chiết khấu thương mại sang TK "Doanh thu

bán hàng và cung cấp dịch vụ" để xác định doanh thu thuần của kỳ hạch toán

TK 521 không có số dư cuối kỳ.

Trình tự hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu:

1) Phản ánh số chiếu khấu thương mại thực tế phát sinh trong kì, kế toán ghisổ:

Nợ TK 521 - Chiết khấu thương mại

Nợ TK 3331 - Thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 111, 112

Có TK 131 - Phải thu của khách hàng

2) Cuối kỳ, kết chuyển số tiền chiết khấu thương mại đã chấp thuận cho ngườimua sang TK 511 để xác định doanh thu thuần, kế toán ghi sổ:

Nợ TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

Có TK 521 - Chiết khấu thương mại

1.3.3.2 Kế toán doanh thu hàng đã bán bị trả lại

TK sử dụng: TK 531 - Hàng bán bị trả lại

TK này phản ánh doanh thu của số thành phẩm, hàng hóa đã tiêu thụ bị kháchhàng trả lại do lỗi của doanh nghiệp

Bên nợ: Doanh thu của hàng đã bán bị trả lại đã trả lại tiền cho người mua

hàng; hoặc trừ vào khoản nợ phải thu

Bên có: Kết chuyển doanh thu của hàng đã bị trả lại để xác định DT Thuần.

TK 531 không có số dư cuối kì.

Trình tự hạch toán kế toán một số nghiệp vụ chủ yếu:

1) Phản ánh doanh thu hàng đã bán bị trả lại trong kỳ này (không kể hàng đãbán tại thời điểm nào: năm trước; kỳ trước hay kỳ này), kế toán ghi sổ:

Nợ TK 531 - (Theo giá bán chưa có thuế GTGT)

Nợ TK 3331 - ( Thuế GTGT tương ứng cuả số hàng bị trả lại)

Có TK 111, 112, 131 - (Tổng giá thanh toán)

2) Các khoản chi phí phát sinh liên quan đến hàng bị trả lại (nếu có) như chiphí nhận hàng về, được hạch toán vào chi phí bán hàng, kế toán ghi sổ:

Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng

Có TK 111 - Tiền mặt

Có TK 112 - Tiền gửi ngân hàng

Có TK 141 - Tạm ứng

3) Phản ánh trị giá vốn thực tế hàng bị trả lại nhập kho (theo phương pháp

KKTX; nếu theo phương pháp KKĐK thì không ghi sổ nghiệp vụ này), kế toán ghi:

Nợ TK 155 - (Theo giá thực tế đã xuất kho)

Nợ TK 156 - (Theo giá thực tế đã xuất kho)

Có TK 632 - (Theo giá thực tế đã xuất kho)

4) Cuối kỳ, kết chuyển toàn bộ doanh thu hàng bán đã bán bị trả lại để xácđịnh DT Thuần, kế toán ghi sổ:

Nợ TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

Có TK 531 - Hàng bán bị trả lại

1.3.4 Kế toán phải thu khách hàng

Tài khoản sử dụng: Tài khoản 131- Phải thu của khách hàng

+ Số tiền đã nhận ứng trước, trả trước của khách hàng

+ Khoản giảm giá hàng bán sau khi đã giao hàng khách hàng có khiếu nại,Doanh thu của số hàng đã bán bị người mua trả lại

+ Số thực thu về phí bảo hành công trình; xử lý số phí bảo hành công trìnhkhông thu được

Số dư bên Nợ: Số tiền còn phải thu của khách hàng

Tài khoản này có thể số dư bên Có phản ánh số tiền nhận trước, hoặc số đã thunhiều hơn số phải thu của khách hàng theo chi tiết của từng đối tượng cụ thể

Trình tự kế toán một số nghiệp vụ chủ yếu

1) Doanh thu của khối lượng xây, lắp hoàn thành bàn giao trong kỳ, hàng hoáxuất bán, dịch vụ đã cung cấp được xác định là tiêu thụ kế toán phản ánh số tiềnphải thu nhưng chưa thu

Nợ TK 131 - Phải thu của khách hàng (Tổng giá thanh toán)

Có TK 511, 512 - Doanh thu chưa có thuế GTGT

Có TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp2) Số tiền nhượng bán, thanh lý TSCĐ chưa thu được:

Nợ TK 131- Phải thu của khách hàng (Tổng giá thanh toán)

Có TK 711 - Thu nhập khác (Giá chưa có Thuế GTGT)

Có TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp3) Doanh thu của khối lượng hàng hoá bị khách hàng trả lại:

Nợ TK 531- Hàng bán bị trả lại ( Doanh số chưa có thuế GTGT)

Nợ TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp

Có TK 131- Phải thu của khách hàng 4) Căn cứ vào văn bản xác nhận số hàng được giảm giá cho khách hàng về sốhàng không phù hợp với quy cách, chất lương

Nợ TK 532 - Giảm giá hàng bán (Số tiền giảm giá chưa có thuế GTGT)

Nợ TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp

Có TK 131 hoặc TK 111,112,5) Khi nhận được tiền do khách hàng trả ( Kể cả số lãi của số nợ nếu có, hoặclãi trả chậm) liên quan đến sản phẩm hàng hoá, dịch vụ đã tiêu thụ, ghi:

Nợ TK 111,112 - Tiền mặt, tiền gửi

Có TK 131 - Phải thu của khách hàng

Có TK 515 - Doanh thu hoạt động tài chính (Phần lãi)

6) Khoản chiết khấu thanh toán phải trả cho người mua, do người mua thanhtoán sớm tiền mua hàng trước thời hạn quy định trừ vào khoản nợ phải thu:

Nợ TK 111,112 - Số tiền đã trả

Nợ TK 635 - Chi phí hoạt động tài chính (số chiết khấu thanh toán)

Có TK 131- Phải thu của khách hàng7) Trường hợp khách hàng thanh toán theo phương thức hàng đổi hàng

Nợ TK 152, 153, 156, 611 - Giá mua chưa có thuế GTGT

Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 131 - Phải thu của khách hàng8) Nhận tiền ứng trước trả trước của khách hàng theo hợp đồng:

Nợ TK 111,112 - Số tiền ứng trước

Có TK 131 - Phải thu của khách hàng9) Nếu có khoản Nợ phải thu khó đòi thực sự không thể đòi được, phải xử lýxoá sổ, căn cứ vào biên bản xử lý xoá nợ, ghi:

Nợ TK 139 - Dự phòng Nợ phải thu khó đòi (nếu đã lập dự phòng)

Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (nếu chưa lập dự phòng)

Có TK 131 - Phải thu của khách hàng

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN BÁN HÀNG CÔNG NỢ PHẢI THU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TIN

HỌC VÀ TƯ VẤN XÂY DỰNG CIC2.1 Sơ lược sự hình thành và phát triển của công ty cổ phần tin học và tư vấn xây dựng CIC

2.1.1 Giới thiệu chung về công ty

Tên công ty: Công ty cổ phần tin học và tư vấn xây dựng

Tên giao dịch: Construction informatics & consultancy joint stock

Tên viết tắt: Ciccorp.,jsc

Địa chỉ trụ sở chính: Số 37 Lê Đại Hành, Phường Lê Đại Hành, Quận Hai BàTrưng, Thành phố Hà Nội

- Sản xuất, phát triển, khai thác và cung cấp sản phẩm phần mềm và các dịch

vụ CNTT phục vụ quản lý, kinh tế, kỹ thuật;

- Cung cấp các dịch vụ thương mại điện tử và các dịch vụ giá trị gia tăng trênmạng Internet;

- Sản xuất, lắp ráp, xuất nhập khẩu, đại lý và cung cấp thiết bị tin học-viễnthông, thiết bị thí nghiệm và các thiết bị công nghệ khác;

- Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng về CNTT, và các ứng dụng công nghệ khác.Biên soạn và cung cấp tài liệu, tư liệu về CNTT và các tài liệu KHCN;Tổ chức đào

tạo, cấp chứng chỉ về tư vấn xây dựng theo quy định của các cấp quản lý chuyênngành có thẩm quyền;

- Thi công lắp đặt các hệ thống tin học, bưu chính viễn thông, điện lanh, hệthống điều khiển trong công trình xây dựng dân dụng, công nghiệp, hạ tầng kỹthuật, công nghệ thông tin, bưu chính viễn thông và bảo vệ môi trường;

- Lập dự án đầu tư, thiết kế kỹ thuật và lập tổng dự toán, thẩm tra và quản lýchất lượng dự án đầu tư về công nghệ thông tin và bưu chính viễn thông;

- Tư vấn xây dựng các công trình xây dựng dân dụng, công nghiệp, hạ tầng kỹthuật và bảo vệ môi trường;

- Thi công xây dựng các công trình dân dụng, công nghiệp, công nghệ thôngtin;

- Đầu tư kinh doanh bất động sản, dịch vụ cho thuê nhà và văn phòng làmviệc; đầu tư và xây dựng dự án khu đô thị, khu công nghiệp, khu du lịch,

2.1.2 Sự hình thành và phát triển

Vào năm 1990 Trung tâm Tin học - Bộ Xây dựng được thành lập nhằm phục

vụ yêu cầu ứng dụng và phát triển Công nghệ thông tin trong ngành

Năm 2000, Trung tâm Tin học được chuyển thành Công ty Tin học Xây dựngthuộc Bộ Xây dựng

Năm 2006, thực hiện chủ trương cổ phần hóa các doanh nghiệp nhà nước củaChính phủ, Công ty Tin học Xây dựng chính thức là Công ty Cổ phần Tin học và

Tư vấn Xây dựng theo Quyết định số 1765/QĐ-BXD với tên giao dịch quốc tế làConstruction Informatics and Consultancy joint- stock Company - CIC

Qua hơn 20 năm hoạt động cùng với việc được công nhận là 1 trong 10 thànhviên chính thức của Tổ hợp Tư vấn Xây dựng Việt Nam (VC Group), một tổ hợphàng đầu về tư vấn xây dựng trong nước, CIC thực sự khẳng định được vai trò và vịtrí của mình

Với mục tiêu đem lại lợi nhuận cao nhất cho các cổ đông, tạo việc làm ổn định

và nâng cao thu nhập cho người lao động, đóng góp cho Ngân sách Nhà nước vàphát triển công ty ngày càng lớn mạnh, góp phần phát triển chuyên ngành Tin học

và Tư vấn xây dựng đạt trình độ khu vực và quốc tế, CIC cùng hơn 100 cán bộ cótrình độ cao và chuyên môn sâu về tin học cũng như tư vấn xây dựng của mình đãmang lại những lợi ích không nhỏ cho việc đẩy mạnh ứng dụng CNTT nói chung vàphát triển phần mềm xây dựng nói riêng Đồng thời CIC đã, đang và sẽ là nhà phânphối chính thức, có uy tín trong lĩnh vực cung cấp các sản phẩm phần mềm nhậpkhẩu, thiết bị, các giải pháp công nghệ tiên tiến của thế giới phục vụ nhu cầu chungtrong các doanh nghiệp xây dựng, giao thông, thủy lợi, cơ khí và các ngành liênquan khác.

Một số thành tựu đã đạt được

- Cúp đồng công nghệ thông tin và truyền thông Việt Nam năm 2003 trongtuần lễ Tin học thứ 12 dành cho sản phẩm phần mềm đóng gói - phần mềm thươngphẩm phục vụ ngành xây dựng do hội Tin học Việt Nam trao tặng

- Cúp đồng công nghệ thông tin và truyền thông Việt Nam năm 2004 trongtuần lễ Tin học thứ 13 dành cho giải pháp cấp ngành ứng dụng có hiệu quả do hộiTin học Việt Nam trao tặng

- Giải thưởng Sao vàng đất Việt năm 2004 dành cho sản phẩm phần mềm chấtlượng cao do Hội doanh nghiệp trẻ Việt nam trao tặng

- Giải thưởng Vifotec năm 2004-2005 dành cho sản phẩm phần mềm do Liênhiệp các hội khoa học kỹ thuật Việt Nam trao tặng

- Giải thưởng Sao Khuê năm 2005 dành cho sản phẩm phần mềm tiêu biểu củangành Xây dựng do Hiệp hội doanh nghiệp phần mềm Việt Nam trao tặng

- Giải thưởng CNTT Hà Nội (cúp Thăng Long) năm 2005 dành cho sản phẩmphần mềm do Thành phố Hà Nội trao tặng

- Huân chương Lao động hạng 3 của Chủ tịch nước trao tặng cho cá nhângiám đốc và tập thể cán bộ nhân viên công ty năm 2005

- Giải khuyến khích các năm 2000 và 2005 tại cuộc thi Trí Tuệ Việt Namgiành cho 2 cá nhân là cán bộ phát triển phần mềm của công ty

- Giải thưởng ADOC 2006 dành cho sản phẩm phần mềm tổ chức thu hẹpkhoảng cách số các nước châu Á Thái Bình Dương trao tặng

- Bằng lao động sáng tạo do Tổng liên đoàn Lao động Việt Nam trao tặng năm2004.

- Bằng khen về hợp tác kinh tế quốc tế do UBQG về hợp tác KTQT trao tặngnăm 2004

- Bằng Khen và cờ thi đua xuất sắc do Bộ Xây dựng trao tặng các năm 2000,

2001, 2002, 2003, 2004, 2009

- Nhiều bằng khen của Bộ Xây dựng, của Bộ Khoa học công nghệ, Bộ Bưuchính viễn thông và các tổ chức xã hội khác

2.1.3 Cơ cấu tổ chức của công ty

Hình 2.1: Sơ đồ tổ chức của công ty

Ban giám đốc gồm các phó tổng giám đốc và tổng giám đốc

- Chịu trách nhiệm trước pháp luật về quá trình hoạt động kinh doanh của

công ty

Chủ tịch HĐQT Tổng Giám đốc

Phó Tổng Giám đốc

Trung tâm

tư vấn dự

án CNTT

Trung tâm phần mềm quản lý

Trung tâm tư vấn thiết kế xây dựng

Trung tâm

phần mềm

Xây dựng

Phó Tổng Giám đốc

bị nhập khẩu

Phòng kế toán nhánh Chi

Hồ Chí Minh

Phó Tổng

Giám đốc

Trung tâm PPPM nhập khẩu ĐT-GT- MT

Trung tâm

PP GP Công nghệ thông minh

- Quản lý, điều hành các hoạt động của công ty, chỉ đạo, phân công cho các bộ

phận trong công ty thực hiện

- Đàm phán, ký kết các hợp đồng lớn của công ty.

Trung tâm phần mềm xây dựng

- Nghiên cứu thị trường ứng dụng CNTT trong tư vấn, thiết kế Xây dựng

- Lập kế hoạch xây dựng hoặc nâng cấp phần mềm theo từng giai đoạn phùhợp với định hướng phát triển chung của Công ty

- Xây dựng các phần mềm Ứng dụng tin học trong thiết kế tư vấn xây dựng

- Xây dựng các chương trình hỗ trợ - phục vụ công tác tự động hoá trong tưvấn thiết kế

- Xây dựng mạng lưới bán hàng, dịch vụ đào tạo, chuyển giao công nghệ, cácchương trình bảo hành, bảo trì phần mềm theo đúng quy định của Công ty

Trung tâm tư vấn và thiết kế xây dựng

- Tham gia khảo sát, lập dự án đầu tư, thiết kế và tư vấn xây dựng,… các côngtrình dân dụng, công nghiệp, giao thông thủy lợi,… với yêu cầu cao

Trung tâm phần mềm quản lý

- Thiết kế phần mềm kế toán xây dựng, phần mềm quản lý của doanh nghiệpxây dựng, phần mềm quy hoạch và hạ tầng kỹ thuật

Trung tâm tư vấn dự án công nghệ thông tin

- Tư vấn dự án, tư vẫn xây dựng công trình cho các tổ chức cho các tổ chức vàdoanh nghiệp, thi công lắp đặt trang thiết bị tin học, Bưu chính viễn thông, hạ tầng

kỹ thuật, hệ thống điều khiển các công trình xây dựng dân dụng…

Trung tâm phân phối phần mềm xây dựng nhập khẩu

- Nghiên cứu thị trường trong và ngoài nước về nhu cầu sử dụng phần mềmcủa các doanh nghiệp để tạo phương hướng lựa chọn sản phẩm đầu tư hiệu quả

- Xây dựng kế hoạch nhập khẩu và phân phối phần mềm phù hợp với địnhhướng chung của Công ty.

- Xây dựng mạng lưới bán hàng, dịch vụ đào tạo, chuyển giao công nghệ, cácchương trình bảo hành, bảo trì phần mềm theo đúng quy định của Công ty và phùhợp với chính sách của Hãng sản xuất

Trung tâm phân phối phần mềm nhập khẩu Đô thị - Giao thông - Môi trường

- Cung cấp và phân phối các giải pháp công nghệ và phần mềm cho các lĩnhvực Giao thông, Đô thị và Môi trường

- Tìm hiểu và đáp ứng các nhu cầu mới trên thị trường đối với lĩnh vực đượcgiao

- Thực hiện các công tác dịch vụ chăm sóc khách hàng, phối hợp với hãngtrong việc bảo trì, hỗ trợ đối với khách hàng

Trung tâm phân phối giải pháp công nghệ thông minh

Cung cấp giải pháp tiết kiệm năng lượng, giải pháp giao thông thông minh ITS, giải pháp quản lý tòa nhà - BMS, giải pháp cho quản lý thư viện - ILMS

-Trung tâm phân phối thiết bị nhập khẩu

- Nghiên cứu thị trường trong và ngoài nước về thiết bị công nghệ để phục vụnhập khẩu, cung cấp cho thị trường trong nước

- Xây dựng kế hoạch nhập khẩu và phân phối thiết bị phù hợp với định hướngchung của Công ty

- Xây dựng mạng lưới bán hàng, dịch vụ đào tạo, chuyển giao công nghệ, cácchương trình bảo hành, bảo trì thiết bị theo đúng quy định của Công ty và phù hợpvới chính sách của Hãng sản xuất

Phòng kế toán

- Nhận chứng từ của các trung tâm đưa lên và hướng dẫn hoàn thiện hồ sơ giảiquyết theo quy định

- Giải quyết các nghiệp vụ phát sinh hàng ngày của công ty

- Định kỳ báo cáo, phân tích các chỉ số tài chính hoặc theo yêu cầu của Bangiám đốc