Xây dựng phần mềm kế toán nguyên liệu, vật liệu tại công ty Cổ phần Xây Dựng Trường Sơn – TP Hà Nội

Xây dựng phần mềm kế toán nguyên liệu, vật liệu tại công ty Cổ phần Xây Dựng Trường Sơn – TP Hà Nội Chương 1: Nhận thức chung để xây dựng phần mềm kế toán kế toán nguyên liệu, vật liệu trong doanh nghiệp. Chương 2: Thực trạng và hướng hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán nguyên liệu, vật liệu tại Công ty cổ phần xây dựng Trường Sơn – TP Hà Nội. Chương 3: Phân tích hệ thống, thiết kế và xây dựng phần mềm kế toán nguyên liệu, vật liệu tại Công ty cổ phần xây dựng Trường Sơn – TP Hà Nội.

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của tôi Các số liệu, kết quả trong đồ án tốt nghiệp là trung thực xuất phát từ tình hình thực tế của đơn vị nơi tôi thực tập Nếu có gì sai, tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm

Tác giả đồ án

(ký và ghi rõ họ tên)

BÙI THỊ HỒNG VÂN

LỜI CẢM ƠN

Sau một thời gian dài học tập và rèn luyện tại Học viện tài chính, em đã được các thầy, các cô trong học viện trang bị những kiến thức hết sức bổ ích làm hành trang cho bản thân sau khi tốt nghiệp đại học Em sẽ luôn ghi nhớ công ơn dạy dỗ của các thầy, các cô

Qua đây, em xin chân thành cảm ơn tới các Thầy giáo, Cô giáo trong khoa

Hệ thống thông tin - Kinh tế đã dạy dỗ, dìu dắt em suốt bốn năm học qua Đặc biệt,

em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới Thầy giáo Th.S Vũ Bá Anh, người đã trực

tiếp giảng dạy trong quá trình em học tập tại học viện và hướng dẫn em hoàn thành

đồ án tốt nghiệp trong thời gian thực tập tốt nghiệp

Em xin chân thành cảm ơn ban lãnh đạo, các cô, chú, anh chị trong công ty

Cổ Phần Xây Dựng Trường Sơn - TP Hà Nội đã tạo điều kiện cho em được thực tập

và hướng dẫn em trong thời gian thực tập tốt nghiệp tại công ty

Cuối cùng, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới gia đình, bạn bè những người

đã giúp đỡ động viên em trong suốt quá trình thực hiện đồ án

Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, Ngày 30 tháng 4 năm 2013

Sinh viên

Bùi Thị Hồng Vân

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG 1 4

NHẬN THỨC CHUNG ĐỀ XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN NGUYÊN LIỆU VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP 4

1.1 NHẬN THỨC CHUNG ĐỀ XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN 4

1.1.1 Khái niệm, đặc điểm, yêu cầu của phần mềm kế toán trong doanh nghiệp 4

1.1.2 Các công cụ tin học xây dựng phần mềm 5

1.1.3 Quy trình xây dựng phần mềm kế toán 9

1.2 LÍ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN LIỆU, VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP 14

1.2.1 Nhiệm vụ kế toán nguyên liệu, vật liệu 14

1.2.2 Phân loại nguyên liệu, vật liệu 15

1.2.3 Các tài khoản kế toán, chứng từ kế toán sử dụng 16

1.2.4 Các báo cáo sử dụng 17

1.2.5 Nguyên tắc đánh giá và cách đánh giá nguyên liệu, vật liệu 18

1.2.5 Các phương pháp hạch toán nguyên liệu, vật liệu 21

1.2.6 Kế toán tổng hợp nguyên liệu, vật liệu 21

1.2.7 Các hình thức kế toán 26

CHƯƠNG 2 27

THỰC TRẠNG VÀ HƯỚNG HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN NGUYÊN LIỆU, VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG TRƯỜNG SƠN – TP HÀ NỘI 27

2.1 GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG TRƯỜNG SƠN – TP HÀ NỘI 27

2.1.1 Thông tin cơ bản về Công ty Cổ phần xây dựng Trường Sơn – TP Hà Nội 27

2.1.2 Lịch sử hình thành và lĩnh vực kinh doanh 28

2.1.3 Cơ cấu tổ chức 28

2.2 THỰC TRẠNG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN NGUYÊN LIỆU VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG TRƯỜNG SƠN – TP HN 30

2.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán 30

2.2.2 Hình thức kế toán sử dụng 33

2.2.3 Các tài khoản kế toán sử dụng 35

2.2.4 Chứng từ kế toán sử dụng 35

2.3.5 Kế toán tổng hợp nguyên liệu, vật liệu 36

2.2.6 Quy trình luân chuyển chứng từ 37

2.2.7 Các báo cáo sử dụng 41

2.2.8 Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin tại Công ty 41

2.3 ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG KẾ TOÁN NGUYÊN LIỆU, VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY VÀ PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN HỆ THỐNG 41

2.3.1 Về tổ chức bộ máy kế toán 41

2.3.2 Về hình thức kế toán sử dụng 42

2.3.3 Về các tài khoản kế toán 43

2.2.4 Chứng từ kế toán sử dụng 44

2.3.5 Kế toán tổng hợp nguyên liệu, vật liệu 44

2.3.6 Về tình hình ứng dụng công nghệ thông tin tại Công ty 44

CHƯƠNG 3 46

PHÂN TÍCH HỆ THỐNG, THIẾT KẾ VÀ XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN NGUYÊN LIỆU, VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN 46

XÂY DỰNG TRƯỜNG SƠN – TP HÀ NỘI 46

3.1 PHÂN TÍCH HỆ THỐNG 46

3.1.1 Mục tiêu hệ thống 46

3.1.2 Xác định yêu cầu và mô tả bài toán 47

3.1.3.Sơ đồ ngữ cảnh hệ thống 50

3.2 THIẾT KẾ PHẦN MỀM KẾ TOÁN NGUYÊN LIỆU, VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG TRƯỜNG SƠN 51

3.2.1 Biểu đồ phân cấp chức năng 51

3.2.2 Ma trận thực thể chức năng 53

3.2.3 Biểu đồ luồng dữ liệu 54

3.2.4 Xây dựng mô hình thực thể liên kết (E/A – Entity Association Model) 59

2.3.5 Chuyển mô hình E/A sang mô hình dữ liệu quan hệ 63

3.2.6 Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lí 64

3.3.XÂY DỰNG PHẦN MỀM 70

3.3.1 Giao diện chính của chương trình 70

3.3.2 Thiết kế mô – đun chương trình 72

KẾT LUẬN 100

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 101

PHỤ LỤC 102

A Các mẫu chứng từ thu thập được 102

DANH SÁCH CÁC KÍ HIỆU VIẾT TẮT

Kí hiệu viết tắt Tên đầy đủ

MỞ ĐẦU

1 Lí do lựa chọn đề tài

Ngày nay, công nghệ thông tin đã trở thành một phần thiết yếu trong cuộc sống hiện đại Bất cứ một lĩnh vực nào trong cuộc sống cũng đều cần áp dụng những thành tựu của tin học để có thể nâng cao chất lượng hoạt động Đặc biệt, đối với các doanh nghiệp, việc ứng dụng tin học là bắt buộc nếu muốn tồn tại và đứng vững trên thị trường Khối lượng công việc đồ sộ của các doanh nghiệp không thể thiếu sự trợ giúp của máy tính điện tử

Thực tế cho thấy, từ khi áp dụng các phần mềm tin học, hoạt động quản lí của doanh nghiệp ngày càng nhẹ nhàng, chính xác và hiệu quả đem lại thành công lớn cho các doanh nghiệp Tuy nhiên, để có được một phần mềm phù hợp với công tác quản lí, phù hợp với hoạt động của mỗi doanh nghiệp lại không phải là một vấn

đề đơn giản

Trong thời gian đầu thực tập, qua việc khảo sát hệ thống quản lí nguyên liệu, vật liệu ở Công ty Cổ phần Xây dựng Trường Sơn – TP Hà Nội, em nhận thấy công tác kế toán phải xử lí khối lượng công việc tương đối nhiều, đặc biệt là kế toán nguyên liệu vật liệu, đòi hỏi cần phải có một phần mềm quản lí chính xác và thống nhất Tuy nhiên, ứng dụng tin học trong công tác quản lí của công ty còn hạn chế

Do đó, em đã chọn đề tài: “ Xây dựng phần mềm kế toán nguyên liệu, vật liệu tại công ty Cổ phần Xây Dựng Trường Sơn – TP Hà Nội” nhằm hỗ trợ cho nhân

viên phòng kế toán của công ty có thể quản lí nguyên liệu, vật liệu một cách chính xác và hiệu quả hơn

2 Mục đích của đề tài

Xây dựng một phần mềm kế toán NVL được người sử dụng chấp nhận

Cung cấp thông tin một cách chính xác, kịp thời, đầy đủ, nhanh chóng, phục

vụ tốt quá trình quản lí nguyên liệu, vật liệu phục vụ tốt cho bộ phận kế hoạch và bộ phận thi công

Tận dụng năng lực tài nguyên (hệ thống máy tính), năng lực con người nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lí.

Hỗ trợ cho nhân viên kế toán và thủ kho quản lí nguyên liệu, vật liệu của Công ty một cách chính xác và hiệu quả hơn

Giúp Công ty nâng cao doanh thu, tiết kiệm chi phí nhờ giảm bớt đội ngũ nhân công, giảm thiểu sai sót có thể xảy ra trong quá trình quản lí nguyên liệu, vật liệu

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài

* Đối tượng nghiên cứu

- Hệ thống thông tin kế toán nguyên liệu, vật liệu của Công ty cổ phần xây

dựng Trường Sơn – TP Hà Nội

4 Phương pháp nghiên cứu

- Các phương pháp thu thập thông tin: phỏng vấn, điều tra, trưng cầu ý kiến chuyên gia, ghi chép

- Phương pháp phân tích thiết kế hệ thống thông tin kế toán

- Các phương pháp kế toán

5 Kết cấu của đồ án

Ngoài phần mở đầu, kết luận, phụ lục và các danh mục, tài liệu tham khảo, nội dung đồ án được kết cấu thành 3 chương:

Chương 1: Nhận thức chung để xây dựng phần mềm kế toán kế toán nguyên liệu, vật liệu trong doanh nghiệp

Chương 2: Thực trạng và hướng hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán

nguyên liệu, vật liệu tại Công ty cổ phần xây dựng Trường Sơn – TP Hà Nội

Chương 3: Phân tích hệ thống, thiết kế và xây dựng phần mềm kế toán

nguyên liệu, vật liệu tại Công ty cổ phần xây dựng Trường Sơn – TP Hà Nội

CHƯƠNG 1 NHẬN THỨC CHUNG ĐỀ XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN NGUYÊN LIỆU VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP

1.1 NHẬN THỨC CHUNG ĐỀ XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN

1.1.1 Khái niệm, đặc điểm, yêu cầu của phần mềm kế toán trong doanh nghiệp

a Khái niệm về phần mềm kế toán

* Khái niệm phần mềm kế toán:

Phần mềm kế toán: Là hệ thống các chương trình máy tính dùng để tự động

xử lí các thông tin kế toán trên máy vi tính, bắt đầu từ khâu lập chứng từ gốc, phân loại chứng từ, ghi chép sổ sách, xử lí thông tin trên các chứng từ, sổ sách theo quy định của chế độ kế toán đến khâu in ra sổ kế toán và báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị và các báo cáo thống kê phân tích tài chính khác Tóm lại:

- Phần mềm kế toán đơn thuần là một công cụ ghi chép, lưu trữ, tính toán, tổng hợp trên cơ sở các dữ liệu đầu vào là các chứng từ gốc

- Quá trình xử lí phải tuân thủ các chuẩn mực kế toán và chế độ ban hành

- Độ chính xác của đầu ra báo cáo phụ thuộc vào yếu tố con người như kế toán thủ công

b Đặc điểm của phần mềm kế toán

- Phần mềm kế toán sử dụng các phương pháp kế toán: Tài khoản, chứng từ, cân đối… theo chuẩn mực và quy định của Nhà nước

- Phần mềm kế toán sử dụng các nguyên tắc đánh giá và hạch toán kế toán

- Phần mềm kế toán có tính: tính chính xác, tính hiệu quả, tính chuyên nghiệp, tính cộng tác

c Yêu cầu về phần mềm kế toán

- Phần mềm kế toán phải hỗ trợ cho người sử dụng tuân thủ các chuẩn mực, quy định của Nhà nước về kế toán Khi sử dụng phần mềm kế toán không làm thay đổi bản chất, nguyên tắc và phương pháp kế toán được quy định tại các văn bản pháp luật hiện hành về kế toán

- Phần mềm kế toán phải đáp ứng được nhu cầu quản lí về tài chính kế toán trong doanh nghiệp

- Phần mềm kế toán phải mô phỏng được quy trình hoạt động kế toán (quy trình xử lí) của công ty

- Phần mềm kế toán phải có khả năng nâng cấp, có thể sửa đổi, bổ sung phù hợp với những thay đổi nhất định của chế độ kế toán và chính sách tài chính mà không ảnh hưởng đến dữ liệu đã có

- Phần mềm kế toán phải tự động xử lí và đảm bảo sự chính xác về số liệu kế toán

- Phần mềm kế toán phải đảm bảo tính bảo mật thông tin và an toàn dữ liệu

1.1.2 Các công cụ tin học xây dựng phần mềm

a Hệ quản trị cơ sở dữ liệu

Một cơ sở dữ liệu là tập hợp các dữ liệu có liên quan đến nhau chứa thông tin

về một tổ chức nào đó, được lưu trữ trên các thiết bị nhớ thứ cấp để đáp ứng nhu cầu khai thác thông tin của nhiều người sử dụng với các mục đích khác nhau

* Khái niệm hệ quản trị cơ sở dữ liệu

Hệ quản trị cơ sở dữ liệu là một hệ thống phần mềm cho phép tạo lập cơ sở

dữ liệu và điều khiển mọi truy nhập đối với cơ sở dữ liệu đó

Các thao tác truy nhập chủ yếu:

- Tìm kiếm dữ liệu theo chỉ tiêu nào đó

- Bổ sung dữ liệu vào cơ sở dữ liệu

- Loại bỏ dữ liệu ra khỏi cơ sở dữ liệu

- Sửa chữa dữ liệu trong cơ sở dữ liệu

* Chức năng của hệ quản trị cơ sở dữ liệu:

- Hệ quản trị CSDL cho phép mô tả dữ liệu (xác định tên, dạng dữ liệu, tính

chất của dữ liệu, …) theo cách không phụ thuộc vào người sử dụng, không phụ thuộc vào yêu cầu tìm kiếm hay thay đổi thông tin

- Hệ quản trị CSDL có phương pháp, công cụ để lưu trữ, tìm kiếm, sửa đổi

và chuyển đổi các dữ liệu

- Hệ quản trị CSDL có giao diện người sử dụng cho phép người dùng liên hệ với nó Thông qua các lệnh của ngôn ngữ người/máy mà nó liên hệ với bộ nhớ ngoài

* Các hệ quản trị cơ sở dữ liệu thường dùng:

- Quy mô lớn:

+ Oracle : Cơ sở dữ liệu oracle là một cơ sở dữ liệu mạnh mẽ nhất thế giới Được thiết kế để triển khai cho mọi môi trường doanh nghiệp Việc cài đặt, quản lí rất dễ dàng, các công cụ để phát triển các ứng dụng một cách hoàn thiện và nhanh chóng Cơ sở dữ liệu oracle phù hợp cho mọi loại dữ liệu, các ứng dụng và các môi trường khác nhau bao gồm cả windows và linux với chi phí tối thiểu, Oracle có độ tin cậy cao và chạy trên 100 cấu hình khác nhau Tuy nhiên, nó là hệ quản trị lớn nên không phù hợp cho các tổ chức, doanh nghiệp vừa và nhỏ

+ DB/2 của IBM: DB2 là một trong các dòng phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ của IBM (RDBMS : relational Database Management System) Có nhiều phiên bản khác nhau của DB2 để chạy trên các loại máy tính từ thiết bị cầm tay đến các máy tính lớn DB2 sử dụng ngôn ngữ SQL đễ đọc và viết thông tin vào

dữ liệu DB2 được dùng chủ yếu trên Unix, Linux, IBM, Windows servers DB2 cũng hỗ trợ đắc lực IBM InfoSphere Warehouse khác Song song với DB2 là một

hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ khác: Informix, được IBM phát hành năm 2001

+ SQL Server: SQL Server là hệ thống quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ (Relational DataBase Management System- RDBMS) sử dụng các lệnh giáo chuyển Transaction-SQL để trao đổi dữ liệu giữa Client Computer và Server Computer

- Quy mô vừa và nhỏ:

+ MS – Access: Microsoft Office Access, thường được gọi tắt là MS Access hoặc đơn giản là Access, là một phần mềm quản lí cơ sở dữ liệu quan hệ do hãng Microsoft giữ bản quyền Access thường được đóng gói cùng các phần mềm khác trong bộ Microsoft Office và được sử dụng rộng rãi trong các máy tính cài hệ điều hành Windows

+ Visual FoxPro: Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Visual FoxPro là hệ quản trị tuy không mạnh nhưng đang được sử dụng nhiều trong các hệ thống quản lí Hệ quản trị FoxPro dễ dùng hơn nữa nó tích hợp đầy đủ 3 công cụ: công cụ quản trị, công cụ lập trình và công cụ tạo báo cáo Dó đó, các hệ thống lớn vẫn có thể dùng hệ quản trị FoxPro làm công cụ quản lí hệ thống

b Ngôn ngữ lập trình

* Khái niệm

Lập trình là một công việc của con người bao hàm rộng và mang tính thiết

kế toàn diện, từ việc tìm thuật toán, chọn ngôn ngữ lập trình thích hợp và soạn thảo chương trình

Máy tính bao gồm phần cứng là các thiết bị điện tử trong đó thông tin được biểu diễn dưới dạng số nhị phân và phần mềm bao gồm các chương trình được tạo

ra bằng cách sử dụng các ngôn ngữ lập trình

Các ngôn ngữ được sử dụng trong viết trình gọi là ngôn ngữ lập trình Cũng như các ngôn ngữ thông thường, ngôn ngữ lập trình cũng có từ vựng, cú pháp và ngữ nghĩa

Theo tiến trình lịch sử phát triển, ngôn ngữ lập trình có thể được chia ra làm

ba loại chủ yếu như sau:

- Ngôn ngữ máy (machine language)

- Ngôn ngữ kí hiệu

- Ngôn ngữ cấp cao (High level language)

* Chức năng

- Chức năng chính của ngôn ngữ lập trình là dùng để lập trình, viết các

chương trình cho máy tính

- Ngôn ngữ lập trình dùng để viết các phần mềm: phần mềm ứng dụng, phần

mềm tiện ích

* Các ngôn ngữ lập trình thường dùng

C đạt được sự thỏa hiệp giữa việc viết code hiệu quả của Assembly và sự

tiện lợi và khả năng chạy trên nhiền nền tảng của ngôn ngữ lập trình cấp cao có cấu trúc Ngôn ngữ này hiện vẫn được tin dùng trong lĩnh vực lập trình hệ thống Có các công cụ thương mại và miễn phí cho gần như mọi hệ điều hành

C++ là ngôn ngữ được dùng nhiều nhất hiện nay C++ bao gồm tất cả ưu

điểm của C và bổ sung thêm các tính năng hướng đối tượng Có các công cụ thương mại và miễn phí cho gần như mọi hệ điều hành

C# Do không đạt được thỏa thuận với Sun về vấn đề bản quyền, Microsoft

đã tạo ra ngôn ngữ với các tính năng tương tự nhưng chỉ chạy trên nền Windows

JAVA là phiên bản C++ được thiết kế lại hợp lí hơn, có khả năng chạy trên

nhiều nền tảng; tuy nhiên tốc độ không nhanh bằng C++ Có các công cụ miễn phí

và thương mại hỗ trợ cho hầu hết các hệ điều hành hiện nay

Foxpro là một nhánh phát triển của dBase dưới sự “bảo hộ” của Microsoft

Thực ra nó là công cụ phát triển hơn là ngôn ngữ Hiện Foxpro có tính đối tượng đầy đủ và có công cụ phát triển mạnh (Visual Foxpro)

c Công cụ tạo báo cáo

Báo cáo là một tài liệu chứa các thông tin được đưa ra từ chương trình ứng dụng theo yêu cầu của người dùng Các báo cáo thường chứa các thông tin kết xuất

từ các bảng cơ sở dữ liệu và được hiển thị ra màn hình hoặc máy in tùy theo yêu cầu của người dùng

Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Visual FoxPro là hệ quản trị tuy không mạnh nhưng đang được sử dụng nhiều trong các hệ thống quản lí Hệ quản trị FoxPro dễ dùng hơn nữa nó tích hợp đầy đủ 3 công cụ: công cụ quản trị, công cụ lập trình và công cụ tạo báo cáo Dó đó, các hệ thống lớn vẫn có thể dùng hệ quản trị FoxPro làm công cụ quản lí hệ thống

Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Visual FoxPro cho phép người lập trình tạo báo cáo theo 2 cách:

- Tạo báo cáo bằng Report Winzard: Đây là công cụ hỗ trợ tạo báo cáo khá thuận lợi và nhanh chóng, cách thực hiện đơn giản.Tuy nhiên, làm theo cách này báo cáo lập không tùy chỉnh theo ý người dùng

- Tạo báo cáo bằng Report Designer: Công cụ này giúp người lập trình tự thiết

kế báo cáo từ đầu theo ý tưởng của mình, phù hợp với từng điều kiện, hoàn cảnh

1.1.3 Quy trình xây dựng phần mềm kế toán

a Quy trình phân tích thiết kế

Quá trình phân tích thiết kế gồm 4 giai đoạn:

- Khảo sát hiện trạng của hệ thống.

- Xác định mô hình nghiệp vụ

- Phân tích hệ thống và đặc tả yêu cầu

- Thiết kế hệ thống

* Giai đoạn 1: Khảo sát hiện trạng hệ thống

Trong phần này sẽ trình bày các bước thực hiện quá trình khảo sát các công

cụ được sử dụng để thu thập thông tin

Về nguyên tắc việc khảo sát hệ thống được chia làm 2 giai đoạn:

Giai đoạn khảo sát sơ bộ: Nhằm hình thành dự án phát triển HTTT.

Giai đoạn khảo sát chi tiết: Nhằm thu thập các thông tin chi tiết của hệ

thống phục vụ phân tích yêu cầu thông tin làm cơ sở cho bước thiết kế sau này

Quá trình khảo sát hệ thống cần trải qua các bước sau:

- Tiến hành thu thập thông tin bằng các phương pháp khác nhau

- Củng cố, bổ sung và hoàn thiện kết quả khảo sát

- Tổng hợp kết quả khảo sát

- Hợp thức hóa kết quả khảo sát

* Giai đoạn 2: Xác định mô hình nghiệp vụ của hệ thống

Trong phần này tiến hành mô tả các thông tin dữ liệu của tổ chức dạng trực quan và có tính hệ thống hơn Nhờ vậy, khách hàng có thể hiểu được và qua đó có thể bổ sung và làm chính xác hóa hoạt động nghiệp vụ của tổ chức hiện thời

Các thành phần của một mô hình nghiệp vụ:

- Biểu đồ ngữ cảnh

- Biểu đồ phân rã chức năng

- Danh sách các hồ sơ dữ liệu sử dụng

- Ma trận thực thể dữ liệu chức năng.

- Mô tả chi tiết chức năng lá trong biểu đồ phân rã chức năng

* Giai đoạn 3: Phân tích làm rõ yêu cầu và đặc tả yêu cầu (Mô hình hóa quá trình xử lí)

Phần này làm rõ yêu cầu bằng cách sử dụng các mô hình và công cụ hình thức hóa hơn, như các biểu đồ luồng dữ liệu để mô tả các tiến trình xử lí Đến đây ta được mô hình khái niệm của hệ thống Với mô hình này, một lần nữa khách hàng có thể bổ sung làm đầy đủ hơn các yêu cầu về HTTT cần xây dựng

Mô hình hóa tiến trình nghiệp vụ (modeling businees process) là sự biểu diễn

đồ thị các chức năng của quá trình để thu thập, thao tác, lưu trữ và phân phối dữ liệu giữa các bộ phận trong hệ thống nghiệp vụ cũng như giữa hệ thống và môi trường của nó

* Giai đoạn 4: Thiết kế logic và thiết kế vật lí

Trong bước này cần tìm giải pháp công nghệ cho các yêu cầu đã được xác định ở bước phân tích Các công cụ ở đây mang tính hình thức hóa cao cho phép đặc tả các bản thiết kế để có thể ánh xạ thành cấu trúc chương trình, các chương trình, các cấu trúc dữ liệu và các giao diện tương tác Các công cụ ở đây bao gồm:

Mô hình dữ liệu quan hệ E_R, mô hình luồng dữ liệu hệ thống, các phương pháp đặc tả nội dung xử lí của mỗi tiến trình, các hướng dẫn thiết kế cụ thể

Thiết kế logic:

Mô hình thực thể mối quan hệ E_R (Entity- Relationship model): Mô hình E_R

là mô hình mô tả dữ liệu của thế giới thực, không quan tâm đến cách thức tổ chức và khai thác dữ liệu mục tiêu chủ yếu là mô tả thế giới thực đúng như nó tồn tại

Mô hình E_R gồm 3 thành phần: Thực thể dữ liệu, mối quan hệ giữa các thực thể, các thuộc tính của thực thể và mối quan hệ

Các bước phát triển mô hình E_R từ các hồ sơ dữ liệu:

+ Bước 1: Liệt kê, chính xác chọn lọc mục tin.

+ Bước 2: Xác định thực thể, thuộc tính.

+ Bước 3: Xác định mối quan hệ và thuộc tính của nó.

+ Bước 4: Vẽ biểu đồ mô hình.

Thiết kế mô hình quan hệ:

Đầu vào: Mô hình E_R

+ Đầu vào: Biểu đồ luồng dữ liệu

+ Cách làm: Phân định rõ các công việc do người và do máy thực hiện

Bước 2: Thiết kế các giao diện nhập liệu

+ Đầu vào: Mô hình E_R

TÊN QUAN HỆ

# Khóa chính Khóa ngoại

TÊN QUAN HỆ

# khóa chính Khóa ngoại

Chuẩn hóa 3NF

Kết quả chuẩn 3NF

Mô hình

+ Cách làm: Mỗi thực thể hay 1 mối quan hệ khác 1 thành một Giao diện.

Bước 3: Thiết kế các giao diện xử lí

+ Xét các biểu đồ hệ thống: Mỗi tiến trình tương tác với tác nhân ngoài xác định một giao diện xử lí

Bước 4: Tích hợp các Giao diện

+ Phân tích các giao diện nhận được, tiến hành bỏ đi những giao diện trùng lặp hoặc không cần thiết và kết hợp các Giao diện có thể thành hệ thống giao diện cuối cùng

Bước 5: Thiết kế kiến trúc

+ Dựa vào các biểu đồ dữ liệu từ mức 0 đến trước mức cơ sở kiến trúc của

hệ thống có dạng hình cây, với mỗi nút các biểu đồ mức dưới nó cho ta mức biểu đồ tiếp theo

b Quy trình tạo phần mềm

Bước 1: Lựa chọn các công cụ xây dựng thực hiện xây dựng phần mềm

* Lựa chọn công cụ quản trị dữ liệu: Visual FoxPro

Visual Foxpro (VFP) là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu kiểu quan hệ của Microsoft chạy trên hệ điều hành Window với các ứng dụng sau:

Trong VFP tích hợp cả chức năng quản trị cơ sở dữ liệu, cả chức năng của một ngôn ngữ lập trình, vì thế VFP có khả năng ứng dụng tiện lợi và dễ sử dụng

Có thể phát triển ứng dụng bằng VFP trong môi trường mạng và cho nhiều người dùng VFP đang được sử dụng khá phổ biến ở Việt Nam và nhiều nước khác

để phát triển cấc ứng dụng trong quản lí

VFP sử dụng công nghệ lập trình hướng đối tượng kết hợp với lập trình thủ tục VFP cho phép người sử dụng thực hiện đa số các thao tác rất trực quan để thiết

kế ứng dụng mà không cần phải ngồi tỉ mỉ để soạn chương trình hay viết các dòng lệnh như Foxpro Phiên bản mới nhất hiện nay là VFP 9.0

Trong quy trình phát triển phần mềm kế toán, việc lựa chọn ngôn ngữ lập trình chiếm một vai trò hết sức quan trọng Ngày nay, công cụ người lập trình ngày càng nâng càng nâng cao đáp ứng nhu cầu người dung như: Foxpro, Access, SQL server, Oracle Trong các bài toán quản lí hiện nay, Foxpro là một trong những

ngôn ngữ được sử dụng phổ biến nhất

Bước 2: Triển khai xây dựng phần mềm dựa trên các công cụ đã lựa chọn

Trong hệ cơ sở dữ liệu Visual FoxPro

- Tạo các From nhập dữ liệu: Form là một đối tượng thuộc lớp cơ bản của

VFP, dùng để chứa các đối tượng khác trong một lớp ứng dụng nào đó

- Viết code cho các sự kiện của form.

- Tạo lớp: Lớp (Class ) là một đối tượng mà trong đó có chứa các đối tượng

khác Khi đó, các đối tượng của một lớp sẽ mang toàn bộ các thuộc tính, sự kiện và phương thức của lớp sinh ra nó

- Tạo cửa sổ: Thiết kế cửa sổ là một phần việc quan trọng trong lúc tạo giao

diện người dùng để có một giao diện thân thiện

- Tạo Menu

- Tạo các báo cáo

1.2 LÍ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN LIỆU, VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP

1.2.1 Nhiệm vụ kế toán nguyên liệu, vật liệu

Các loại vật tư trong doanh nghiệp là những tài sản ngắn hạn dữ trữ cho quá trình sản xuất kinh doanh bao gồm nguyên liệu, vật liệu, nhiên liệu, phụ tùng thay thế, công cụ, dụng cụ…

Doanh nghiệp cần phải có kế hoạch mua, dự trữ đầy đủ, kịp thời các loại vật

tư cả về số lượng, chất lượng và kết cấu nhằm đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh được tiến hành bình thường

Kế toán các loại vật tư cần thực hiện tốt các nhiệm vụ chủ yếu sau:

- Phản ánh đầy đủ, kịp thời số hiện có và tình hình biến động của các loại vật

tư cả về giá trị và hiện vật, tính toán chính xác giá gốc ( hoặc giá thành thực tế) của từng loại, từng thứ vật tư nhập, xuất, tồn kho, đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời các thông tin phục vụ cho yêu cầu quản lí vật tư của doanh nghiệp

- Kiểm tra, giám sát tình hình thực hiện kế hoạch mua, dự trữ và sử dụng từng loại vật tư đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

1.2.2 Phân loại nguyên liệu, vật liệu

Nguyên liệu, vật liệu trong doanh nghiệp là những đối tượng lao động mua ngoài hoặc tự chế biến dùng cho mục đích sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp

Phân loại nguyên liệu, vật liệu là việc sắp xếp các nguyên vật liệu thành từng nhóm, từng loại, và từng thứ nguyên vật liệu theo những tiêu thức nhất định phục

vụ cho yêu cầu quản lí

Căn cứ vào yêu cầu quản lí, nguyên liệu, vật liệu bao gồm:

- Nguyên liệu, vật liệu chính;

+ Vật liệu phụ: Là các vật liệu được sử dụng trong sản xuất để tăng chất lượng sản phẩm, hoàn chỉnh sản phẩm hoặc phục vụ cho công việc quản lí sản xuất, bao gói sản phẩm… Các loại vật liệu này không cấu thành nên thực thể sản phẩm.

+ Nhiên liệu: Là những thứ có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất kinh doanh, phục vụ cho công nghệ sản xuất, phương tiện vận tải, công tác quản lí Nhiên liệu có thể tồn tại ở thể lỏng, thể rắn hay thể khí

+ Phụ tùng thay thế: Là các nguyên vật liệu để thay thế, sửa chữa, móc thiết

bị, phương tiện vận tải, công cụ, dụng cụ

+ Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Là các loại nguyên vật liệu được sử dụng cho công việc xây dựng cơ bản

+ Vật liệu khác: Là loại nguyên vật liệu không được xếp vào các loại trên Các loại vật liệu này do quá trình sản xuất tạo ra như các loại phế liệu, vật liệu thu hồi thanh lí tài sản cố định…

Căn cứ vào nguồn gốc nguyên liệu, vật liệu được chia làm hai nguồn:

- Nguyên liệu, vật liệu mua bên ngoài;

- Nguyên liệu, vật liệu tự chế biến, gia công;

Căn cứ vào mục đích và nơi sử dụng nguyên liệu, vật liệu được chia thành:

- Nguyên liệu, vật liệu trực tiếp dùng cho sản xuất kinh doanh;

- Nguyên liệu, vật liệu dùng cho công tác quản lí;

- Nguyên liệu, vật liệu dùng cho các mục đích khác.

Việc phân loại nguyên vật liệu nhằm tổ chức bảo quản, dự trữ và sử dụng có hiệu quả là công việc cần thiết đối với các doanh nghiệp Do vậy, trong công tác quản lí nguyên vật liệu công ty rất chú ý đến việc phân loại nguyên vật liệu

1.2.3 Các tài khoản kế toán, chứng từ kế toán sử dụng

* Các tài khoản kế toán sử dụng:

Hệ thống tài khoản kế toán là bộ phận cấu thành quan trọng nhất trong toàn

bộ hệ thống chế độ kế toán doanh nghiệp Các doanh nghiệp thuộc mọi lĩnh vực, mọi thành phần kinh tế đều phải thực hiện áp dụng thống nhất hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp ban hành theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính

Tài khoản sử dụng chủ yếu là TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu

TK 152 được mở chi tiết:

- TK 1521 – Nguyên liệu, vật liệu chính

- Phiếu nhập kho – Mẫu số 01-VT;

- Phiếu xuất kho – Mẫu số 02-VT;

- Phiếu báo nguyên vật liệu còn lại cuối kì - Mẫu số 04-VT;

- Biên bản kiểm kê, Biên bản đánh giá lại – Mẫu số 05-VT;

- Bảng kê mua hàng – Mẫu số 06-VT;

1.2.4 Các báo cáo sử dụng

- Bảng kê nhập xuất tồn;

- Báo cáo tồn kho;

- Báo cáo nhập xuất tồn;

- Sổ chi tiết TK 152;

- Sổ cái TK 152;

- Thẻ kho;

1.2.5 Nguyên tắc đánh giá và cách đánh giá nguyên liệu, vật liệu

a Nguyên tắc đánh giá

Việc đánh giá nguyên vật liệu được thực hiện theo nguyên tắc giá gốc (trị giá

vốn thực tế) Trong trường hợp giá trị thuần thấp hơn giá gốc thì tính theo giá trị

thuần có thể thực hiện đó Đây chính là nội dung của nguyên tắc thận trọng Thực

hiện ngyên tắc này, doanh nghiệp phải lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu

Để phản ánh chính xác giá trị của nguyên vật liệu và để có thể so sánh được

giữa các kì hạch toán, việc đánh giá nguyên vật liệu cần tuân theo nguyên tắc nhất quán Nội dung của nguyên tắc này: Kế toán đã chọn phương pháp kế toán nào thì

phải áp dụng phương pháp đó nhất quán trong suốt niên độ kế toán Doanh nghiệp

có thể thay đổi phương pháp kế toán đã chọn, nhưng phải đảm bảo phương pháp kế toán thay thế cho phép trình bày thông tin kế toán một cách trung thực, hợp lí hơn;

đồng thời phải giải thích được sự thay đổi đó (nguyên tắc thời điểm).

b Các cách đánh giá nguyên liệu, vật liệu:

* Đánh giá NVL theo trị giá vốn thực tế:

Trị giá vốn thực tế được xác định theo từng nguồn nhập

- Đối với NVL nhập kho: Nguyên vật liệu được nhập kho từ các nguồn khác nhau nên có những loại giá thực tế khác nhau

- Đối với nguyên liệu, vật liệu mua ngoài:

Giá nhập kho = Giá mua thực tế + Các khoản thuế + Chi phí thu mua

Trong đó:

+ Giá mua thực tế: Giá ghi trên hoá đơn

+ Các khoản thuế: Thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có) và thuế giá trị gia tăng trong trường hợp doanh nghiệp nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp.

+ Chi phí thu mua: Chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, phân loại, bảo quản, bảo hiểm, công tác phí của cán bộ mua hàng, chi phí thuê kho bãi, tiền bồi thường, chi phí mua hàng độc lập, các khoản hao hụt tự nhiên trong định mức thuộc quá trình mua nguyên liệu, vật liệu

- Đối với nguyên liệu, vật liệu thuê ngoài gia công:

Giá vốn thực tế = Giá thực tế NVL xuất thuê ngoài chế biến + Chi phí vận chuyển đến nơi chế biến và ngược lại + Chi phí thuê gia công, chế biến

- Đối với nguyên liệu, vật liệu tự chế biến:

Trị giá vốn thực tế = Giá thực tế NVL xuất chế biến + chi phí chế biến

- Đối với NVL nhập kho do nhận vốn góp liên doanh, vốn góp cổ phần, trị giá vốn thực tế là giá được các bên tham gia liên doanh, góp vốn chấp thuận

- Đối với NVL nhập kho do được cấp: Trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu

là giá trị ghi trên biên bản giao nhận cộng các chi phí phát sinh sau khi giao nhận

* Đánh giá NVL theo giá hạch toán:

Đối với doanh nghiệp mua NVL thường xuyên có sự biến động về giá cả, khối lượng và chủng loại thì có thể sử dụng giá hạch toán để đánh giá NVL

Giá hạch toán của NVL là giá do doanh nghiệp tự quy định và được sử dụng thống nhất trong một thời gian dài Giá này không có tác dụng giao dịch với bên ngoài Hàng ngày kế toán chi tiết vật tư sử dụng giá hạch toán để ghi sổ chi tiết vật liệu nhập, xuất Cuối kì kế toán tính ra trị giá vốn thực tế để ghi sổ kế toán tổng hợp Để tính được giá vốn thực tế, trước hết phải tính hệ số giữa giá thực tế và giá hạch toán của NVL luân chuyển trong kì (H) theo công thức:

c Phương pháp đánh giá nguyên vật liệu xuất kho

Đối với NVL xuất kho, theo Chuẩn mực kế toán số 02 – Hàng tồn kho, tính trị giá NVL xuất kho được thực hiện theo các phương pháp sau:

1 Phương pháp tính theo giá đích danh: Trị giá NVL xuất kho sẽ là trị giá vốn thực tế của lô hàng đó

2 Phương pháp bình quân gia quyền tại thời điểm xuất kho hoặc cuối kì: Kế toán phải tính đơn giá bình quân gia quyền tại thời điểm xuất kho hoặc ở thời điểm cuối kì, sau đó lấy số lượng vật tư xuất kho nhân với đơn giá bình quân đã tính Giá trị trung bình có thể được tính theo thời kì (bình quân gia quyền cố định) hoặc mỗi khi nhập một lô hàng về (bình quân gia quyền liên hoàn) phụ thuộc vào tình hình cụ thể của mỗi một doanh nghiệp

3 Phương pháp nhập trước, xuất trước: Phương pháp này áp dụng dựa trên giả định số vật tư nào nhập trước thì xuất trước và lấy giá thực tế của lần đó là giá của vật tư xuất kho Do đó, trị giá vật tư cuối kì tính theo những lần nhập kho sau cùng

Hệ số giá (H)

Trị giá hạch toán của NVL còn đầu kì

Trị giá thực tế của NVL còn tồn đầu kì

Trị giá thực tế của NVL nhập trong kì

Trị giá hạch toán của NVL nhập trong kì

Trị giá thực tế của NVL nhập trong kì

Số lượng NVL nhập kho trong kì

4 Phương pháp nhập sau xuất trước: Phương pháp này dựa trên giả định hàng nào nhập sau được xuất trước, lấy đơn giá bằng giá nhập Trị giá hàng tồn kho cuối kì được tính theo đơn giá của những lần nhập đầu tiên.

Việc áp dụng phương pháp nào để tính giá trị vật tư xuất kho là do doanh nghiệp tự quyết định Song, cần đảm bảo sự nhất quán trong niên độ kế toán và phải thuyết minh trong Báo cáo tài chính

1.2.5 Các phương pháp hạch toán nguyên liệu, vật liệu

Hiện nay, các doanh nghiệp thường kế toán chi tiết NVL theo một trong 3 phương pháp chủ yếu, đó là phương pháp mở thẻ song song, phương pháp số dư vàphương pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển

1 Phương pháp mở thẻ song song: áp dụng trong trường hợp doanh nghiệp dùng giá mua thực tế để ghi chép kế toán NVL tồn kho

2 Phương pháp số dư: phương pháp này còn được gọi là phương pháp nghiệp vụ - kế toán Nội dung của phương pháp này là sự kết hợp chặt chẽ kế toán chi tiết NVL tồn kho với hạch toán nghiệp vụ ở nơi bảo quản Phương pháp số dư được áp dụng cho những doanh nghiệp sử dụng giá hạch toán để kế toán chi tiết NVL tồn kho

3 Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển:

- Tại kho: Thủ kho ghi thẻ kho theo dõi tình hình hiện có và sự biến động của từng thứ NVL theo chỉ tiêu số lượng và giá trị

- Tại phòng kế toán: Căn cứ chứng từ nhập (xuất) để lập bảng kê nhập (xuất) hoặc tổng hợp để ghi lên sổ đối chiếu luân chuyển vào cuối kì theo từng thứ cả số lượng và giá trị

1.2.6 Kế toán tổng hợp nguyên liệu, vật liệu

a Kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên

* Đặc điểm phương pháp kê khai thường xuyên:

- Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp kế toán phải tổ chức ghi chép một cách thường xuyên, liên tục các nghiệp vụ nhập kho, xuất kho và tồn kho của nguyên liệu, vật liệu trên các tài khoản kế toán hàng tồn kho

- Việc xác định trị giá vốn thực tế của nguyên liệu, vật liệu xuất kho được tính căn cứ trực tiếp vào các chứng từ xuất kho và tính theo các phương pháp đã trình bày ở trên.

- Trị giá vốn của nguyên liệu, vật liệu tồn kho trên tài khoản, sổ kế toán được xác định ở bất kì thời điểm nào trong kì kế toán

Tài khoản sử dụng: Để phản ánh số hiện có và tình hình biến động của nguyên liệu, vật liệu, kế toán sử dụng tài khoản 152- Nguyên liệu vật liệu

* Phương pháp kế toán các nghiệp vụ chủ yếu:

- Khi mua NVL, căn cứ vào hoá đơn để kiểm nhận và lập phiếu nhập kho, kế toán căn cứ vào phiếu nhập kho, ghi:

+ Đối với vật tư mua ngoài dùng vào SXKD hàng hoá dịch vụ thuộc diện chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ, kế toán ghi:

Nợ TK 152 – Nguyên liệu và vật liệu ( giá mua chưa có thuế GTGT)

Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ ( tiền thuế GTGT đầu vào)

Có TK 111, 112, 141, 331… ( Tổng giá thanh toán)

+ Đối với vật tư mua ngoài dùng để SXKD hàng hoá dịch vụ chịu thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếo hoặc không thuộc diện chịu thuế GTGT hoặc dùng cho hoạt động sự nghiệp, phúc lợi, dự án, kế toán ghi:

Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu ( tổng giá thanh toán)

Có TK 111, 112, 141, 331…( Tổng giá thanh toán)

TK 152

- Trị giá gốc của NVL xuất dùng

- Triết khấu thương mại, hàng mua trả lại

- Khi mua vật tư, nếu doanh nghiệp thanh toán sớm tiền hàng theo quy định của hợp đồng thì sẽ được bên bán dành cho một khoản tiền chiết khấu thanh toán hoặc nếu vật tư kém chất lượng có thể được giảm giá, kế toán ghi:

Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán

Nợ TK 111, 112, …

Có TK 515 – Chi phí tài chính ( Chiết khấu thanh toán)

Có TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 331 – Phải trả cho người bán

Có TK 3333 – Thuế và các khoản phải nộp cho nhà nước

+ Tính thuế GTGT phải nộp, ghi:

Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp nhà nước (33312).Đối với vật tư nhập khẩu dùng cho SXKD hàng hoá, dịch vụ chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc hàng hoá, dịch vụ không chịu thuế , hoặc dùng vào hoạt động phúc lợi, dự án, kế toán ghi:

Nợ TK 152

Có TK 331 - Phải trả cho người bán

Có TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp nhà nước (3333,

3332, 3331)

- Các khoản chi phí liên quan đến quá trình mua vật tư được tính vào giá vật

tư, kế toán ghi:

Nợ TK 152

Có TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 111, 112, 331…

- Vật tư sản xuất, chế biến, gia công nhập kho, kế toán ghi:

Nợ TK 152

Có TK 154 – Chi phí SXKD dở dang

- Khi vật tư xuất ra sử dụng cho SXKD

+ Đối với nguyên vật liệu, căn cứ phiếu xuất kho, kế toán ghi:

Có TK 152 – Nguyên liệu và vật liệu

- Khi xuất NVL để góp vốn liên doanh, kế toán phản ánh trị giá vốn góp theo giá Hội đồng liên doanh đã xác định:

Nợ TK 222 – Vốn góp liên doanh

Nợ TK 811 – Chi phí khác (trường hợp chênh lệch lỗ)

Có TK 152+ Nếu chênh lệch lãi, kế toán ghi:

Nợ TK 222 – Theo trị giá vốn góp

Có TK 152 – Theo trị giá vốn thực tế xuất kho

Có TK 3387 – Phần chênh lệch lãi tương ứng với phần vốn góp của đơn vị mình trong liên doanh

Có TK 711 – Phần chênh lệch lãi tương ứng với phần góp vốn của đơn vị khác trong liên doanh

- Vật tư thiếu trong kiểm kê, chưa rõ nguyên nhân, căn cứ vào biên bản kiểm

kê, kế toán ghi:

Nợ TK 138 - Phải thu khác (1381)

Có TK 152

- Vật tư đã xuất ra sử dụng cho SXKD nhưng không sử dụng hết nhập kho,

kế toán ghi:

Nợ TK 152

Có TK 621 – Chi phí NVL trực tiếp

Có TK 627, 642

b Kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp kiểm kê định kì

* Đặc điểm của phương pháp kiểm kê định kì:

- Phương pháp kiểm kê định kì là phương pháp kế toán không tổ chức ghi chép một cách thường xuyên, liên tục các nghiệp vụ nhập kho, xuất kho và tồn kho của nguyên liệu, vật liệu trên các tài khoản hàng tồn kho Các tài khoản này phản ánh trị giá vốn thực tế của nguyên liệu, vật liệu tồn kho đầu kì và cuối kì

- Trị giá vốn thực tế của nguyên liệu, vật liệu hàng ngày được phản ánh theo dõi trên tài khoản 611 - “mua hàng”

- Việc xác định trị giá vốn thực tế của nguyên liệu, vật liệu xuất kho không căn cứ vào các chứng từ xuất kho mà được căn cứ vào kết quả kiểm kê cuối kì

- Kế toán tổng hợp tình hình nhập, xuất nguyên liệu, vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kì vẫn sử dụng tài khoản 152 Tài khoản này không phản ánh tình hình nhập, xuất nguyên liệu, vật liệu trong kì mà chỉ dùng để kết chuyển trị giá vốn thực tế nguyên liệu, vật liệu tồn kho đầu kì, tồn kho cuối kì

* Phương pháp kế toán một số nghiệp vụ chủ yếu:

- Đầu tháng kết chuyển trị giá NVL đầu kì, kế toán ghi:

Nợ TK 611 – Mua hàng

Có TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu

- Trong kì, căn cứ vào phiếu nhập kho NVL mua vào dùng cho SXKD hàng hoá, dịch vụ tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, kế toán ghi:

Trị giá NVL nhập trong kì

Trị giá NVL còn cuối kì

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG VÀ HƯỚNG HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN

KẾ TOÁN NGUYÊN LIỆU, VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY

DỰNG TRƯỜNG SƠN – TP HÀ NỘI

2.1 GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG TRƯỜNG SƠN – TP HÀ NỘI

2.1.1 Thông tin cơ bản về Công ty Cổ phần xây dựng Trường Sơn –

TP Hà Nội

Tên công ty : Công ty cổ phần xây dựng Trường Sơn

Tên giao dịch : Truong Son Construction joint stock company

Tên viết tắt : Truongson.jsc

Trụ sở chính : Số 32A – Kim Mã – Ngọc Khánh – Ba Đình – TP Hà Nội Điện thoại : (04) 37 668 299 – (04) 22 127 765

2.1.2 Lịch sử hình thành và lĩnh vực kinh doanh

* Lịch sử hình thành

Công ty cổ phần xây dựng Trường Sơn – TP Hà Nội (Truongson.jsc), được thành lập theo quyết định số 0103 013 295 của phòng đăng kí kinh doanh Sở kế hoạch và đầu tư Thành phố Hà Nội ngày 31 tháng 7 năm 2006 Nguồn lực, thiết bị của Truongson.jsc được thành lập chủ yếu dựa trên cơ sở đóng góp về nguồn vốn của các thành viên sáng lập với số vốn điều lệ 50 tỷ đồng

* Lĩnh vực kinh doanh

- Xây dựng dân dụng, giao thông, thủy lợi, hạ tầng cơ sở, công trình điện dân

dụng, đèn chiếu sáng, công trình cây xanh, san lấp mặt bằng;

- Thiết kế kết cấu: đối với công trình xây dựng dân dụng, công nghiệp;

- Thiết kế tổng mặt bằng, kiến trúc, nội ngoại thất đối với các công trình xây dựng dân dụng, công nghiệp

- Tư vấn lập hồ sơ mời thầu, đấu thầu, thẩm tra hồ sơ thiết kế, thẩm tra dự toán (trong phạm vi ngành nghề kinh doanh đã đăng kí), quản lí dự án đầu tư xây dựng;

- Đầu tư xây dựng dự án phát triển nhà, văn phòng cho thuê, bệnh viện, khu

công nghiệp;

- Khảo sát trắc địa công trình;

- Khảo sát địa chất công trình;

Hoạt động chính của Công ty là xây dựng dân dụng, giao thông, thủy lợi, hạ tầng cơ sở

2.1.3 Cơ cấu tổ chức

Công ty cổ phần xây dựng Trường Sơn là một đơn vị hạch toán độc lập, có đầy đủ tư cách pháp nhân Tổ chức bộ máy quản lí của công ty quy trách nhiệm cụ thể cho từng bộ phận cùng hỗ trợ nhau trong hoạt động sản xuất kinh doanh Ban giám đốc: gồm có chủ tịch HĐQT kiêm tổng giám đốc và các phó giám đốc

Chủ tich HĐQT kiêm tổng Giám đốc công ty: Chịu trách nhiệm chỉ đạo, điều hành toàn bộ hoạt động sản xuất, kinh doanh toàn công ty, chịu trách nhiệm trước thủ tướng Chính phủ và pháp luật nhà nước về công việc sản xuất kinh doanh của công ty.

Phụ giúp cho tổng Giám đốc là ba phó giám đốc: phó giám đốc kinh doanh, phó giám đốc đầu tư dự án và phó giám đốc kỹ thuật

Các phòng ban có nhiệm vụ tham mưu, cung cấp thông tin cho Ban giám đốc quản lí Công ty

* Sơ đồ cơ cấu tổ chức:

Sơ đồ 1: Sơ đồ tổ chức công ty Cổ phần xây dựng Trường Sơn

tài vụ

Phòng

kế hoạch

Phòng thiết kế

Phòng giám sát

Phòng thiết bị vật tư

Kho vật tư

Đội xây dựng

số 1

Đội xây dựng

số 2

Đội xây dựng

số 3

2.2 THỰC TRẠNG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN NGUYÊN LIỆU VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG TRƯỜNG SƠN – TP HN

2.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán

* Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán

Sơ đồ 2: Bộ máy kế toán của công ty cổ phần xây dựng Trường Sơn

Ghi chú:

Thông tin chỉ đạoThông tin phản hồi

* Hình thức tổ chức bộ máy kế toán

Công ty tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tổ chức tập trung Công tác

kế toán được thực hiện trọn vẹn ở phòng kế toán của công ty, ở các đơn vị phụ thuộc không tổ chức bộ máy kế toán riêng mà chỉ bố trí các nhân viên làm nhiệm vụ hướng dẫn hạch toán ban đầu, thu nhận, thống kê, kiểm tra chứng từ ban đầu Định

kì gửi chứng từ về phòng kế toán công ty Hiện nay, công ty áp dụng hình thức kế toán Nhật kí Chung

Kế toán TSCĐ

Kế toán công nợ

Kế toán vật tư

Kế toán tiền lương

Thủ quỹ

Kế toán trưởng

Kế toán đội (1,2,3)

Kế toán CPSX, giá thành SP

Trên cơ sở quy mô hoạt động, đặc điểm tổ chức hoạt động, mức độ chuyên môn hoá và trình độ đội ngũ cán bộ, phòng kế toán tài vụ của công ty được tổ chức theo các phần hành kế toán như sau:

- Đứng đầu là kế toán trưởng điều hành chung công việc của cả phòng kế toán, chịu trách nhiệm trước các cơ quan quản lí tài chính và Tổng Giám đốc công ty về các vấn đề có liên quan đến tình hình tài chính và công tác kế toán của công ty

- Phó phòng kế toán kiêm kế toán tổng hợp có nhiệm vụ hàng tháng vào sổ tổng hợp cân đối theo dõi các khoản, lập bảng cân đối kế toán sau đó vào sổ cái các tài khoản, lập báo cáo tài chính theo quy định của Nhà nước Đồng thời, cùng kế toán trưởng giải quyết công việc khi thực hiện quyết toán, thanh tra, kiểm tra công tác tài chính của Công ty

- Kế toán tài sản cố định:

+ Nhiệm vụ: Tổ chức ghi chép, phản ánh số liệu về số lượng, hiện trạng và

giá trị TSCĐ, tình hình mua bán và thanh lí TSCĐ

+ Thông tin nhận: Thông tin về các TSCĐ: ngày mua, nguyên giá, số lượng,

loại TSCĐ, phòng ban sử dụng… từ các phòng ban sử dụng TSCĐ

+ Thông tin cung cấp: Tính khấu hao, tính giá trị còn lại trên cơ sở đó lập

báo cáo sử dụng TSCĐ để báo cáo lên Ban Giám đốc

- Kế toán vật tư:

+ Nhiệm vụ: Theo dõi chi tiết, tổng hợp tình hình nhập, xuất, tồn kho của

từng loại vật tư

+ Thông tin nhận: Thông tin về vật tư, bảng kê tồn kho của từng loại vật tư

từ bộ phận kho Phiếu yêu cầu, phiếu báo sử dụng vật tư từ các bộ phận sử dụng NVL Biên bản kiểm kê, biên bản đánh giá lại, từ bộ phận kiểm kê, đánh giá lại Quyết định thanh lí, quyết định xử lí thừa, thiếu, chênh lệch từ Ban Giám đốc

+ Thông tin cung cấp: Cung cấp Báo cáo tồn kho, báo cáo N-X-T, Báo cáo xử

lí chênh lệch cho Ban Giám đốc để điều chỉnh việc sử dụng vật tư trong tương lai

- Kế toán tiền lương:

+ Nhiệm vụ: Có nhiệm vụ lập các bảng tổng hợp thanh toán tiền lương cho các

nhà máy, các phòng ban chức năng; lập bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội

+ Thông tin nhận: Thông tin về nhân viên, thông tin thay đổi nhân sự, thông

tin thưởng phạt từ phòng nhân sự Bảng chấm công, bảng ghi thêm giờ làm từ bộ phận sản xuất

+ Thông tin cung cấp: Cung cấp thông tin cho nhân viên qua phiếu lương,

bảng tổng hợp lương phòng ban cho các phòng ban Cung cấp mức lương nhân viên cho các cơ quan thuế, cơ quan bảo hiểm

- Kế toán tiền mặt:

+ Nhiệm vụ: Theo dõi tình hình thu, chi, sử dụng quỹ tiền mặt của công ty

Mở sổ quỹ theo dõi thu chi tiền mặt hàng ngày

+ Thông tin nhận: Thủ quỹ lập sổ quỹ kiêm báo cáo quỹ kèm theo các chứng

từ thu, chi gửi cho kế toán quỹ

+ Thông tin cung cấp: Báo cáo tình hình sử dụng quỹ tiền mặt của Công ty

cho Giám đốc để có những điều chỉnh thu chi phù hợp

- Kế toán ngân hàng:

+ Nhiệm vụ: Theo dõi tình hình thu, chi, sử dụng tiền gửi ngân hàng của

công ty Mở sổ quỹ theo dõi thu, chi, đối chiếu số dư trên tài khoản của công ty ở Ngân hàng với sổ Ngân hàng

+ Thông tin nhận: Giấy báo có, giấy báo nợ từ Ngân Hàng đối tác.

+ Thông tin cung cấp: Báo cáo sử dụng quỹ tín dụng của công ty.

- Kế toán công nợ:

+ Nhiệm vụ: Theo dõi các khoản công nợ phải thu, phải trả trong công ty và

giữa công ty với khách hàng, ghi sổ kế toán chi tiết cho từng đối tượng

+ Thông tin nhận: Hóa đơn bán hàng (do khách hàng cung cấp), giấy báo có

của Ngân Hàng (Vay tiền ngân hàng), Giấy tạm ứng (tạm ứng cho công nhân viên)

+ Thông tin cung cấp: Lập bảng kê công nợ phải thu, phải trả báo cáo lên

Ban giám đốc để có quyết định xử lí

- Thủ quỹ:

+ Nhiệm vụ: Có nhiệm vụ cấp phát tiền và cân đối quỹ tiền mặt của công ty,

theo dõi tình hình sử dụng quỹ tiền mặt thông qua phiếu thu, phiếu chi

+ Thông tin nhận: Phiếu thu, phiếu chi từ kế toán quỹ.

+ Thông tin cung cấp: Thủ quỹ lập sổ quỹ kiêm báo cáo quỹ kèm theo các

chứng từ thu, chi gửi cho kế toán quỹ

- Kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm:

+ Nhiệm vụ: Có nhiệm vụ vào sổ tập hợp chi phí sản xuất (có chi tiết cho từng

công trình), phân bổ chi phí sản xuất và tính giá thành cho từng công trình cụ thể

+ Thông tin nhận: Chi phí sử dụng, doanh thu từ hoạt động sản xuất

+ Thông tin cung cấp: Báo cáo chi phí sản xuất, xây dựng, lập báo cáo tài

chính để báo cáo lên Ban Giám đốc

Hình thức kế toán mà công ty áp dụng để hạch toán là hình thức kế toán Nhật

kí chung với hệ thống sổ sách sử dụng tương đối phù hợp với chế độ kế toán do Nhà nước ban hành

Niên độ kế toán bắt đầu từ 01/01 dương lịch hàng năm và kết thúc vào ngày 31/12 dương lịch hàng năm

(a) Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật kí chung, sau đó căn cứ số liệu

đã ghi trên sổ Nhật kí chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật kí chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan

Trường hợp đơn vị mở các sổ Nhật kí đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật kí đặc biệt liên quan Định kì (3, 5, 10 ngày) hoặc cuối tháng, tuỳ khối lượng nghiệp vụ

phát sinh, tổng hợp từng sổ Nhật kí đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên Sổ Cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật kí đặc biệt (nếu có).

(b) Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp, đúng số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các Báo cáo tài chính.Về nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh

Có trên sổ Nhật kí chung (hoặc sổ Nhật kí chung và các sổ Nhật kí đặc biệt sau khi

đã loại trừ số trùng lặp trên các sổ Nhật kí đặc biệt) cùng kì

Sơ đồ 3: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật kí chung

Ghi chú:

Ghi hàng ngàyGhi cuối tháng, hoặc định kì Quan hệ đối chiếu, kiểm traĐơn vị tiền tệ: VNĐ

Sổ, thẻ kế toán chi tiết

Phương pháp tính thuế GTGT: phương pháp khấu trừ

Công ty đã sử dụng giá thực tế để đánh giá nguyên liệu, vật liệu Hạch toán chi tiết vật tư theo phương pháp mở thẻ song song

2.2.3 Các tài khoản kế toán sử dụng

Kế toán công ty sử dụng hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp theo quyết định Quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính

và thông tư 60 /2007/ TT - BTC và vận dụng cho phù hợp với đặc điểm sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp

Tài khoản sử dụng chủ yếu là TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu và một số TK liên quan: 111, 112, 133, 154, 331, 333, 334, 338, 411, 412, 515, 611, 621, 623,

627, 632, 642, 711, 811…

TK 152 được mở chi tiết:

- TK 1521 – Nguyên liệu, vật liệu chính

- Biên bản kiểm kê ;

- Biên bản đánh giá lại ;

* Các tài liệu khác liên quan

- Danh mục tài khoản ;

- Danh mục kho ;

- Danh mục nhà cung cấp ;

- Danh mục bộ phận ;