Xây dựng phần mềm kế toán doanh thu bán hàng tại công ty cổ phần thương mại lý nhân

Vớiviệc kinh doanh và cung cấp số lượng lớn, ngoài ra hệ thống quản lý doanh thubán hàng ở công ty mặc dù đã được tin học hóa, nhưng xét về mặt quản lýriêng thì vẫn còn một vài ha

LỜI CAM ĐOAN

Em xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng em Các số liệu,kết quả nêu trong đồ án tốt nghiệp của em là trung thực xuất phát từ tình hìnhthực tế của đơn vị em thực tập

Tác giả đồ án tốt nghiệp

LỜI CẢM ƠN

Trong thời gian học tập tại trường Học Viện Tài Chính em đã học đượcrất nhiều kiến thức bổ ích làm hành trang cho con đường sau khi tốt nghiệp.Để có được như ngày hôm nay, ngoài sự cố gắng và nỗ lực của bản thân thìphải kể tới công lao dạy dỗ không hề nhỏ của các thầy cô trường Học viện Tàichính Em luôn biết ơn và sẽ luôn ghi nhớ công ơn của các thầy cô

Em xin chân thành cảm ơn tới các thầy giáo, cô giáo trong khoa Hệthống thông tin kinh tế, những người đã truyền dạy cho em những kiến thứcchuyên ngành để cho em có được nghề nghiệp vững chắc trong tương lai Đặcbiệt em xin được tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới giảng viên TS Nguyễn Hữu XuânTrường, người đã trực tiếp hướng dẫn em hoàn thành đồ án tốt nghiệp trongthời gian thực tập tốt nghiệp Cuối cùng em xin được chân thành cảm ơn lãnhđạo và các nhân viên trong Công ty Cổ phần thương mại Lý Nhân đã tạo điềukiện cho em được thực tập và hướng dẫn em trong thời gian thực tập tốtnghiệp tại công ty

Đồ án đã hoàn thành, xong không tránh khỏi những hạn chế nhất định

em mong muốn tiếp tục nhận được những ý kiến đóng góp của thầy cô vàbạn bè

Em xin chân thành cảm ơn!

Sinh viên

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN i

LỜI CẢM ƠN ii

MỤC LỤC iii

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT v

DANH MỤC HÌNH ẢNH vi

PHẦN MỞ ĐẦU 1

PHẦN NỘI DUNG 4

Chương 1: XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN DOANH THU BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI LÝ NHÂN 4

1.1 Nhận thức chung về phần mềm kế toán trong doanh nghiệp 4

1.1.1 Khái niệm, đặc điểm của phần mềm kế toán 4

1.1.2 Các thành phần của phần mềm kế toán 5

1.1.3 Sự cần thiết phải phát triển phần mềm kế toán trong doanh nghiệp 6

1.1.4 Quy trình xây dựng phần mềm kế toán trong doanh nghiệp 7

1.1.5 Qui trình tạo phần mềm kế toán 15

1.1.6 Công cụ phát triển phần mềm 17

1.2 Lý luận chung về công tác kế toán doanh thu bán hàng 22

1.2.1 Một số khái niệm liên quan đến kế toán doanh thu bán hàng 22

1.2.2 Nhiệm vụ của kế toán doanh thu bán hàng 24

1.2.3 Các tài khoản kế toán sử dụng 25

1.2.4 Các chứng từ kế toán sử dụng 26

1.2.5 Các hình thức kế toán và hệ thống sổ kế toán sử dụng 26

1.2.6 Trình tự một số nghiệp vụ chủ yếu liên quan đến kế toán bán hàng 33

Chương 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN DOANH THU BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI LÝ NHÂN 36

2.1 Tổng quan về công ty cổ phần Thương mại Lý Nhân 36

2.1.1 Lịch sử hình thanh và phát triển của công ty CPTM Lý Nhân 36

2.1.2 Tổ chức bộ máy quản lý của công ty 37

2.2 Thực trạng công tác kế toán tại công ty 39

2.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty 39

2.2.2 Hình thức tổ chức công tác kế toán 42

2.2.3 Hệ thống tài khoản và chứng từ sử dụng 44

2.2.4 Hệ thống sổ kế toán, báo cáo kế toán sử dụng 45

2.2.5 Quy trình hoạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu 46

2.3 Đánh giá thực trạng công tác kế toán Doanh thu bán hàng tại Công ty Cổ phần Thương mại Lý Nhân 47

2.3.1 Về tổ chức bộ máy kế toán, cơ sở vật chất 47

2.3.2 Hình thức kế toán áp dụng 48

2.3.3 Hệ thống chứng từ và tài khoản sử dụng 50

2.3.4 Tổ chức bộ sổ kế toán 51

2.3.5 Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán 52

2.3.6 Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin 52

PHẦN 3: XÂY DỰNG THIẾT KẾ PHẦN MỀM DOANH THU BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI LÝ NHÂN 53

3.1 Phân tích hệ thống thông tin kế toán doanh thu bán hàng 53

3.1.1 Xác định mục tiêu của hệ thống 53

3.1.2 Mô tả bài toán cho hệ thống 54

3.1.3 Mô hình nghiệp vụ bài toán 55

3.1.4 Phân tích mô hình khái niệm logic 63

3.1.5 Mô hình thực thể liên kết E-R 69

3.2 Thiết kế cơ sở dữ liệu 76

3.2.1 Thiết kế mô hình cơ sở dữ liệu quan hệ 76

3.2.2 Thiết kế mô hình cơ sở dữ liệu vật lý 78

3.3 Xây dựng phần mềm 83

3.3.1 Giới thiệu phần mềm 83

3.3.2 Một số giao diện chương trình 83

3.3.3 Một số báo cáo từ hệ thống 87

PHẦN KẾT LUẬN 90

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 91

PHỤ LỤC 92

DANH MỤC HÌNH ẢNH

Hình 1.1 Trình tự kế toán ghi sổ theo hình thức nhật kí chung

Hình 1.2 Trình tự kế toán ghi sổ theo hình thức nhật ký Sổ cái

Hình 1.3 Trình tự kế toán ghi sổ theo hình thức chứng từ ghi sổ

Hình 1.4 Trình tự kế toán ghi sổ theo hình thức nhật kí chứng từ

Hình 1.5 Trình tự kế toán ghi sổ theo hình thức kế toán trên máy vi tínhHình 2.1 Bộ máy quản lý của Công ty Cổ phần Thương mại Lý NhânHình 2.2 Tổ chức bộ máy công ty

Hình 2.3 Hình thức sổ kế toán công ty sử dụng

Hình 2.4 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy tính

Hình 3.1 Biểu đồ sơ đồ ngữ cảnh

Hình 3.2 Biểu đồ phân rã chức năng

Hình 3.3 Ma trận thực thể chức năng

Hình 3.4 Mô hình luồng dữ liệu mức 0

Hình 3.5 Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 – Cập nhật thông tin trước bán

Hình 3.6 Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 – Xử lý nghiệp vụ tăng doanh thu

Hình 3.7 Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 – Xử lý nghiệp vụ giảm doanh thu

Hình 3.8 Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 – Lập sổ

Hình 3.9 Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 – Lập báo cáo

Hình 3.10 Mô hình thực thể liên kết E-R

Hình 3.11 Mô hình dữ liệu quan hệ

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Sự cần thiết của đề tài nghiên cứu

Ngày nay, cùng với sự phát triển nhanh chóng của nền kinh tế - xã hội,

sự đột phá của khoa học – kỹ thuật, tin học ngày càng trở thành một lĩnh vực vôcùng quan trọng, thiết yếu trong cuộc sống hiện đại Tin học có mặt tại khắp mọinơi và đi sâu vào trong mọi hoạt động trong đời sống CNTT giúp tang cao năngsuất và hiệu quả kinh tế tối ưu cho doanh nghiệp, tang khả năng cạnh tranh và vịthế doanh nghiệp trên thị trường, … Xuất phát từ xu thế chung của xã hội, hàngloạt các phần mềm phục vụ hoạt động thương mại, sản xuất kinh doanh, quản trị

đã ra đời để đáp ứng nhu cầu cấp thiết của các doanh nghiệp

Trong thời gian thực tập, qua việc khảo sát hoạt động kinh doanh tại công

ty Cổ phần thương mại Lý Nhân, em nhận thấy công ty là một công ty chuyênhoạt động trong lĩnh vực thương mại, chuyên kinh doanh các mặt hàng về phụtùng, bảo dưỡng oto, xe máy, mặt hàng gia dụng phục vụ tối đa nhu cầu ngườitiêu dùng với mục tiêu tối đa hóa lợi ích người tiêu dùng và doanh nghiệp Vớiviệc kinh doanh và cung cấp số lượng lớn, ngoài ra hệ thống quản lý doanh thubán hàng ở công ty mặc dù đã được tin học hóa, nhưng xét về mặt quản lýriêng thì vẫn còn một vài hạn chế, hàng hóa phong phú đa dạng nhiều chủngloại đòi hỏi công ty cần có một phần mềm kế toán quản lý hiệu quả công táchạch toán kế toán doanh thu bán hàng giúp quản lý hiệu quả hơn, cung cấpthông tin kịp thời cho người sử dụng và quản trị hệ thống

Vậy nên, em đã chọn đề tài: “Xây dựng phần mềm kế toán doanh thu

bán hàng tại công ty cổ phần thương mại Lý Nhân”.

2 Mục đích của đề tài

Mục tiêu chính của đề tài là chương trình được người dùng chấp nhận và

sử dụng trong quá trình quản lý và hạch toán ở khâu bán hàng Vì vậy,

chương trình trước hết phải đáp ứng được những yêu cầu cơ bản nhất là: đơngiản, đầy đủ các chức năng, dễ nhìn, thuận tiện cho việc sử dụng và cài đặt.Ngoài ra, từng cơ quan áp dụng sẽ có những đặc thù riêng tùy thuộc vàochế độ kế toán mà cơ quan đó thực hiện.

Mục tiêu của đề tài “Xây dựng phần mềm kế toán doanh thu bán

hàng tại công ty Cổ phần thương mại Lý Nhân” là:

Hệ thống cung cấp thông tin một cách chính xác, kịp thời, đầy đủ,nhanh chóng, phục vụ tốt quá trình quản lý bán hàng của công ty

Hệ thống giúp công ty nâng cao doanh thu, tiết kiệm chi phí nhờ giảmbớt đội ngũ nhân công, giảm thiểu sai sót có thể xảy ra trong quá trình quản lýhàng hóa

Tận dụng năng lực tài nguyên (hệ thống máy tính), năng lực conngười nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu: Tập trung vào công tác kế toán bán hàng tạicông ty Cổ phần thương mại Lý Nhân

- Phạm vi: Do khả năng tiếp cận thông tin còn hạn chế và thời gian thựctập có hạn nên em xin phép tập trung nghiên cứu về kế toán doanh thu bánhàng

4 Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp duy vật biện chứng và duy vật lịch sử : Coi một sự vậthay một hiện tượng trong trạng thái luôn luôn phát triển và xem xét nó trongmối quan hệ với các sự vật và hiện tượng khác

- Phương pháp thu thập thông tin:

+ Phương pháp phỏng vấn: Trao đổi trực tiếp với các cán bộ nhân viêntrong công ty, đặc biệt là nhân viên phòng kế toán để nắm bắt được tình hìnhthực tế công tác kế toán trong công ty.

+ Phương pháp quan sát: Tiến hành quan sát kết hợp với ghi chép về quitrình xử lý các nghiệp vụ trong công ty

+ Phương pháp phân tích tài liệu: Thu thập các thông tin dựa trên các tàiliệu đã có sẵn

- Phương pháp phân tích, thiết kế hệ thống thông tin: Phân tích hệ thốngvề chức năng, phân tích hệ thống về dữ liệu, phương pháp thiết kế hệ thống

5 Kết cấu của đồ án

Đồ án được kết cấu thành 3 phần:

Phần I: Phần mở đầu

Phần II: Phần nội dung

Phần nội dung của đồ án bao gồm 3 chương sau:

- Chương 1: Những lý luận chung về phần mềm kế toán và công tác kế

toán bán hàng

- Chương 2: Thực trạng hệ thống thông tin kế toán doanh thu bán hàng

tại công ty Cổ phần thương mại Lý Nhân

- Chương 3: Xây dựng phần mềm kế toán doanh thu bán hàng tại công ty

Cổ phần thương mại Lý Nhân

Phần III: Phần kết luận

PHẦN NỘI DUNG Chương 1: XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN DOANH THU BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI LÝ NHÂN 1.1 Nhận thức chung về phần mềm kế toán trong doanh nghiệp 1.1.1 Khái niệm, đặc điểm của phần mềm kế toán

1.1.1.1 Khái niệm phần mềm kế toán

Phần mềm kế toán: là hệ thống các chương trình máy tính dùng để tựđộng xử lý các thông tin kế toán trên máy vi tính, bắt đầu từ khâu lập chứng

từ gốc, phân loại chứng từ, ghi chép sổ sách, xử lý thông tin trên các chứng

từ, sổ sách theo quy trình của chế độ kế toán đến khâu in ra sổ kế toán và báocáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị và các báo cáo thống kê phân tích tàichính khác

Phần mềm kế toán hoạt động như là một hệ thống thông tin kế toán Nó có thể được phát triển trong nhà của công ty hay tổ chức sử dụng nó, có thể

được mua từ một bên thứ ba, hoặc có thể là một sự kết hợp của một gói phầnmềm của bên thứ ba ứng dụng với sự sửa đổi địa phương Có rất nhiều phầnmềm kế toán khác nhau về độ phức tạp và chi phí của nó

1.1.1.2 Đặc điểm phần mềm kế toán

Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kếtoán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vitính

Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hìnhthức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán quy định Phần mềm kế toánkhông hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng phải in được đầy đủ sổ

kế toán và báo cáo tài chính theo quy định

Các loại sổ của hình thức kế toán trên máy vi tính: Phần mềm kế toánđược thiết kế theo hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình thức kếtoán đó nhưng không bắt buộc hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay.Các thành phần của một phần mềm kế toán:

Phần mềm kế toán được hình thành từ thông tin kết hợp với phươngpháp xử lý thông tin dưới sự hỗ trợ của phương tiện là máy tính và con người.Các thành phần của phần mềm kế toán bao gồm:

Phần cứng: bao gồm các thiết bị tin học như máy tính, máy in…

Phần mềm: bao gồm các chương trình và dữ liệu như win, Microsoftoffice, các phần mềm hệ thống, các tiện ích, phần mềm lập trình, phần mềmứng dụng…

Các thủ tục: các chương trình lớn (chức năng) thành các khối chức nănghay hàm thủ tục nhỏ để dễ sử dụng và lập trình

Cơ sở dữ liệu: là tập hợp thông tin có cấu trúc, các cơ sở dữ liệu dạngfile, dạng quan hệ, hướng đối tượng và bán cấu trúc

Con người: là người điều khiển máy tính lập trình các phần mềm cài đặt

Form nhập dữ liệu

Form để thực hiện các thao tác xem, sửa, xóa

Form để in báo cáo

- Report: Chứa các thông tin được kết xuất từ các bảng CSDL, bảngtrung gian và được hiển thị ra máy in, màn hình tùy theo yêu cầu người dùng

- Query (truy vấn): Là một công cụ tìm kiếm thông tin nhanh từ các bảng

dữ liệu

1.1.3 Sự cần thiết phải phát triển phần mềm kế toán trong doanh nghiệp

Phần mềm kế toán giúp kế toán tự động hóa rất nhiều thao tác thủ công

thông thường, phần mềm kế toán có công cụ để xây dựng rất nhiều loại danhmục đối tượng, danh mục nhóm đối tượng, danh mục vật tư hàng hóa, danhmục phân xưởng sản xuất, danh mục công việc, danh mục nhóm công việc,danh mục loại thuế, danh mục tiền tệ một khi bạn đã xây dựng bạn có thểdùng lại mà không phải mất công nhập lại nhiều lần Thêm vào đó việc tựđộng sinh ra các báo cáo, sổ sách, tờ khai sẽ giúp người kế toán giảm rấtnhiều thao tác công sức để xây dựng những báo cáo sổ sách này Khôngnhững thế việc tự động tính giá thành, tồn kho tức thời giúp giảm đáng kểcác thao tác thủ công khó nhọc của kế toán và người quản lý

Phần mềm kế toán giúp công tác kế toán chính xác hơn Sử dụng phầnmềm kế toán đảm bảo độ chính xác về các số liệu về các đối tượng, hàng hóa,giá thành không những thế với phần mềm kế toán bạn có thể đối chiếu sốliệu, kiểm tra số liệu dễ dàng để xác định những sai sót có thể xẩy ra trongquá trình hạch toán của bạn

Vai trò của phần mềm kế toán trong doanh nghiệp :

+ Là công cụ quản lý, giám sát và cung cấp thông tin.

+ Theo dõi và đo lường kết quả hoạt động kinh tế tài chính của đơn vị.+ Thay thế toàn bộ hay một phần công việc ghi chép, tính toán, xứ lýbằng thủ công của người làm kế toán

+ Từ các thông tin do phần mềm kế toán cung cấp, các nhà quản lý đề racác quyết định kinh doanh hữu ích, có thể thay đổi quyết định kinh doanhnhanh hơn bằng các thay đổi số liệu (trong phần dự toán) sẽ có được nhữngkết quả khác nhau, từ đó nhà quản lý sẽ có nhiều giải pháp chọn lựa

+ Tham gia vào việc cung cấp thông tin được số hóa để hình thành nênmột xã hội số hóa thông tin điện tử, thông tin của kế toán được lưu trữ dướidạng các tập tin của máy tính cho nên dễ dàng số hóa để trao đổi thông tinthông qua các báo cáo trên mạng nội bộ hay trên internet

1.1.4 Quy trình xây dựng phần mềm kế toán trong doanh nghiệp Bước 1: Khảo sát yêu cầu

Đây là giai đoạn nhà phát triển khảo sát hệ thống để lập kế hoạch xâydựng hay phát triển một phần mềm kế toán Trên cơ sở đó, nhà phát triển xâydựng một kế hoạch thực hiện dự án bao gồm mục tiêu, yêu cầu, phạm vi vàcác hạn chế của dự án, đồng thời đưa ra các đánh giá về tính khả thi của dự

án Nội dung khảo sát bao gồm:

- Tìm hiểu môi trường xã hội, kinh tế và kỹ thuật của hệ thống

- Nghiên cứu cơ cấu tổ chức của hệ thống

- Xác định các chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các đơn vị trong hệthống hiện thời

- Thu thập và nghiên cứu các hồ sơ, chứng từ, quy định, sổ sách,…

- Thu thập các quy tắc quản lý bao gồm văn bản luật, các quy định,… chiphối đến quá trình xử lý thông tin

- Nghiên cứu các chu trình lưu chuyển và xử lý thông tin của hệ thống.

- Thống kê các phương tiện, công cụ được sử dụng trong hệ thống

- Thu thập và nghiên cứu các yêu cầu về thông tin, quy tắc xử lý nghiệp

vụ, yêu cầu của người dùng, các đánh giá về hệ thống, các nguyện vọng và kếhoạch phát triển

- Đánh giá hiện trạng và đề ra các giải pháp thực hiện sơ bộ

Bước 2: Phân tích

Nội dung của bước là đi sâu vào tìm hiểu chi tiết, bản chất của phầnmềm cần xây dựng Trên cơ sở các thông tin từ bước khảo sát, người pháttriển tiến hành xây dựng mô hình hệ thống và đề ra các giải pháp thiết kế sơ

bộ Các bước phân tích bao gồm:

- Xác định các dữ liệu nghiệp vụ của hệ thống cần lưu trữ và xử lý nhưchứng từ, sổ sách, báo cáo…

- Xác định các chức năng, nhiệm vụ của hệ thống

- Xác định quy trình nghiệp vụ hoạt động của hệ thống

- Xác định các dữ liệu và chức năng hoạt động trong tương lai củanghiệp vụ hoạt động của hệ thống

- Các ràng buộc quan hệ giữa hệ thống về môi trường

- Xây dựng mô hình diễn tả hệ thống về chức năng:

+ Sơ đồ ngữ cảnh của hệ thống

+ Biểu đồ phân cấp chức năng

+ Biểu đồ luồng dữ liệu

+ Ma trận thực thể chức năng

+ Tài liệu đặc tả chức năng

a.Sơ đồ ngữ cảnh.

Là một cách mô tả hệ thống gồm các thành phần:

 Tiến trình hệ thống: Mô tả toàn bộ hệ thống.

 Các tác nhân: Mô tả các yếu tố môi trường có tương tác với hệ thống.

Tác nhân phải xác định 3 tiêu chí:

- Tác nhân phải là người, nhóm người, một tổ chức, một bộ phận củamột tổ chức hay một hệ thống thông tin khác

- Nằm ngoài hệ thống: Không thực hiện chức năng của hệ thống

- Có tương tác với hệ thống: Gửi dữ liệu vào hệ thống hoặc nhân dữ liệu

từ hệ thống

 Các luồng dữ liệu: Là các dữ liệu di chuyển từ nơi này sang nơi khác

(từ nơi nguồn sang nơi đích)

b.Biểu đồ phân cấp chức năng.

Biểu đồ phân cấp chức năng bao gồm các chức năng và các liên kết

Chức năng: Mô tả một dãy các hoạt động kết quả là một sản phẩm dịch

vụ thông tin

Liên kết: Đường gấp khúc hình cây liên kết một chức năng ở trên với

một chức năng con

Nguyên tắc phân rã chức năng gộp:

 Mỗi chức năng con phải thực sự tham gia thực hiện chức năngcha

CHỨC NĂNG CHA

 Việc thực hiện chức năng con thì đảm bảo thực hiện chức được chứcnăng cha.

c Ma trận thực thể chức năng.

Các cột: Mỗi cột tương ứng với một hồ sơ dữ liệu.

Các dòng: Mỗi dòng tương ứng với một chức năng.

Các ô: Ghi vào một trong các chữ sau:

 R (Read) Nếu chức năng dòng đọc hồ sơ cột

 U (Update) Nếu chức năng dòng cập nhật hồ sơ cột

 C (Create) Nếu chức năng dòng tạo ra hồ sơ cột

-Xây dựng mô hình diễn tả hệ thống về dữ liệu:

+ Mô hình thực thể liên kết

+ Mô hình dữ liệu quan hệ

-Xây dựng mô hình về các ràng buộc và mối quan hệ của HTTT mới cầnphát triển với môi trường

- Phác họa giải pháp thiết kế bằng cách lựa chọn và mô tả chung một giảipháp thiết kế thích hợp

Bước 3: Thiết kế

Dựa trên các kết quả phân tích, người phát triển tiến hành thiết kế hệthống, trong đó xác định cấu trúc và cách thức làm việc của hệ thống để đápứng các yêu cầu về nghiệp vụ, các yêu cầu của người dùng Thiết kế hệ thốngbao gồm các công việc sau:

 Thiết kế kiến trúc hệ thống

- Nhằm xác định kiến trúc hệ thống (SA – Systems Architecture), trongđó bao gồm các hệ thống con, các hệ thống con có mối liên hệ với nhau

- Mỗi hệ thống con được chia thành hai phần: phần thực hiện thủ công

và phần thực hiện bằng máy tính

- SA là hình ảnh logic về hệ thống cần xây dựng có hướng tới các kĩthuật thực hiện.

- Sơ đồ SA thường được biểu diễn dưới dạng các đồ thị có hướng, trongđó mỗi đỉnh của đồ thị là một hệ con, mỗi cung mô tả việc trao đổi thông tinhoặc lời gọi của hệ con này tới hệ con kia

 Thiết kế CSDL hệ thống:

Thiết kế CSDL là quá trình chuyển các đặc tả dữ liệu logic thành đặc tả

dữ liệu vật lý để lưu dữ liệu, nghĩa là quá trình chuyển mô hình quan hệ thànhlược đồ dữ liệu vật lý Việc thiết kế CSDL dựa trên mô hình quan hệ và phụthuộc vào cấu trúc dữ liệu lưu giữ thực sự trên bộ nhớ ngoài máy tính Nộidung của bước này bao gồm:

-Phi chuẩn hóa lược đồ CSDL quan hệ:

+ Bổ sung các trường thuộc tính phụ thuộc cho mỗi quan hệ trong lược

+ Chọn kiểu dữ liệu

+ Xác định trường tính toán

+ Xác định trường làm khóa chính và định dạng giá trị cho trường khóachính

+ Xác định tính toàn vẹn dữ liệu: Mục đích là để đảm bảo các giá trịđược nhập vào tương ứng là đúng đắn ( Chọn giá trị ngầm định, Xác địnhkhuôn dạng dữ liệu, Xác định các giới hạn dữ liệu, Xác định tính toán toànvẹn tham chiếu, Xác định ràng buộc giá trị rỗng)

-Thiết kế file vật lý: Mỗi bảng dữ liệu trong mô hình quan hệ đượcchuyển thành một bảng đặc tả thiết kế như sau: Tên trường, kiểu dữ liệu, Kíchthước dữ liệu, Khuôn dạng, Ràng buộc, Mô tả

 Thiết kế cấu trúc xử lý của các mô đun chương trình:

Dựa trên tài liệu đặc tả chức năng và kết quả thiết kế kiên trúc hệ thống,mỗi mô đun chương trình được mô tả chi tiết xử lý bao gồm có:

-Thông tin đầu vào: Bao gồm các dữ liệu cần xử lý và các điều kiện ràngbuộc đối với dữ liệu đầu vào

- Sơ đồ giải thuật xử lý: Mô tả chi tiết quy trình hoạt động xử lý dữ liệucủa mỗi mô đun, được diễn tả bằng sơ đồ khối hoặc ngôn ngữ giả mã

- Thông tin đầu ra: mô tả dạng thông tin thể hiện kết quả sau xử lý và cácđiều kiện ràng buộc đối với dữ liệu đầu ra

 Thiết kế giao diện chương trình

Bao gồm thiết kế các thành phần sau:

-Thiết kế các mẫu biểu (Form) như biểu mẫu chương trình chính các cácmẫu biểu mức con

-Thiết kế thực đơn (Menu) chương trình cho các mẫu biểu

-Thiết kế các mẫu báo cáo (Report)

Bước 4: Xây dựng

Sau khi đã thống nhất về kiến trúc, các chi tiết kĩ thuật của hệ thống vàgiao diện đồ họa, có thể tiến hành xây dựng hệ thống Trong quá trình nàyphải luôn cập nhật với khách hàng về tiến độ dự án

Bước 5: Kiểm thử

Mỗi khi các phần (component) độc lập của hệ thống được xây dựngxong và đã trải qua quy trình kiểm thử bởi chính nhóm xây dựng phần mềm,có thể tạo một phiên bản chạy thử cho khách hàng hay người dùng trong đơnvị

Việc kiểm thử phải được thực hiện trên những bộ dữ liệu đặc trưng nhằmquét hết các các khả năng có thể xảy ra khi hệ thống vận hành

Bước 6: Chuyển giao

Sau khi kiểm thử toàn bộ hệ thống phần mềm, nó sẽ được chuyển giaotới người dùng là khách hàng hoặc cán bộ nghiệp vụ đơn vị thực hiện ứngdụng

Bước 7: Đào tạo

Sau khi thành phẩm được chuyển giao, phải tiến hành đào tạo sử dụng,vận hành hệ thống, đảm bảo cho sản phẩm, dịch vụ được hoạt động đúngnguyên tắc đã thiết kế theo sự thỏa thuận từ hai phía – người dùng và nhàcung cấp

Bước 8: Bảo hành, bảo trì

Trong suốt thời gian hoạt động của sản phẩm, dịch vụ, việc theo dõi, xử límọi yêu cầu bảo hành, bảo trì phát sinh là sự cần thiết của bất kì sản phẩm nào

 Thiết kế hệ thống

Quy trình thiết kế phải tuân thủ những qui tắc sau:

 Thiết kế ứng dụng theo công nghệ hướng đối tượng

Phương pháp tiếp cận phân tích thiết kế ứng dụng theo hướng đối tượngcung cấp một cái nhìn đồng nhất và tổng quát từ mô hình hóa nghiệp vụ, phântích, thiết kế và lập trình, đảm bảo rằng, mọi hệ thống đều được cấu thành từ

các đối tượng tương tác với nhau, mỗi đối tượng đều có các nhiệm vụ củamình và cần thực hiện nhiệm vụ đó như thế nào.

Phương pháp tiếp cận phân tích thiết kế ứng dụng theo hướng đối tượng

đã chứng minh ưu thế hơn hẳn so với phương pháp tiếp cận hướng dữ liệu củalập trình cấu trúc trong việc xây dựng các ứng dụng lớn nhờ các ưu điểm:+ Dễ thay đổi và bảo trì;

+ Tạo khả năng sử dụng lại các đối tượng, do đó cho phép giảm chi phícủa ứng dụng xét trong cả vòng đời tồn tại của ứng dụng;

+ Gần gũi với logic của người dùng

 Thiết kế hướng theo các tình huống sử dụng

Việc xác định yêu cầu bằng cách liệt kê ra các tác nhân (actor) tương tácvới hệ thống cần xây dựng qua các tình huống sử dụng (use-case) đưa ra mộtcách nhìn rõ ràng và thực dụng về các chức năng của hệ thống cần xây dựng.Các tình huống sử dụng sau khi được thống nhất với khách hàng hoặc đơn vị

sẽ là cơ sở cho mọi quá trình: phân tích, thiết kế, lập trình, thử nghiệm, làmtài liệu và quản trị dự án

 Thiết kế kiến trúc ứng dụng trước

Việc đưa ra một mô hình ứng dụng rõ ràng cho các phân hệ, trách nhiệmcủa mỗi phân hệ, phân lớp chúng và xác định mối quan hệ giữa chúng, sẽđịnh hướng cho quá trình phân tích, thiết kế và lập trình theo một kiến trúcchung

 Thiết kế theo phương pháp lặp RUP

Phương pháp này đươc gọi là phương pháp phát triển lặp (hay phươngpháp tiếp cận lặp) Nó thể hiện một thể hiện một qui trình lặp cho một chu

trình phát triển từ ý tưởng ban đầu cho tới khi một sản phẩm phần mềm hoànthiện, ổn định và có chất lượng được chuyển giao tới người dùng cuối Lợi íchcủa phương pháp này là:

- Các rủi ro sớm được phát hiện và giảm nhẹ;

- Các thay đổi có thể quản lí được một cách tốt hơn;

- Có tính kế thừa ở mức cao;

- Những người thực hiện dự án có thể học hỏi và tích lũy thêm nhiều

kinh nghiệm qua các dự án;

- Sản phẩm có chất lượng tốt hơn.

Cấu trúc của qui trình RUP được thể hiện trên hai chiều:

- Chiều ngang là chiều biểu diễn thời gian và vòng đời của qui trình: thể

hiện mặt động của qui trình, được biểu diễn dưới dạng các giai đoạn, cácvòng lặp và các mốc thời gian;

- Chiều dọc là chiều biểu diễn các tiến trình của qui trình - đó là các

công việc được nhóm lại một cách logic theo bản chất của chúng: thể hiệnmặt tĩnh dưới dạng các thành phần của chu trình như các tiến trình, các kếtquả và những người thực hiện

1.1.5 Qui trình tạo phần mềm kế toán

Trước hết cần chọn các công cụ tin học để xây dựng phần mềm kế toán.Cần xác định được dùng hệ quản trị cơ sở dữ liệu nào? Ngôn ngữ lập trìnhnào? Công cụ tạo báo cáo nào?

Bước tiếp theo là triển khai xây dựng phần mềm kế toán Các công việcđể xây dựng phần mềm như sau:

 Tạo các cơ sở dữ liệu

Việc tạo sơ sở dữ liệu bao gồm các công việc:

- Thiết kế CSDL: xác định mục đích sử dụng của CSDL, xác định các

bảng và các View cần thiết cho CSDL, xác định mối quan hệ trên các bảng vàView Sau khi thiết kế xong, tiếp tục tinh chỉnh nó trước khi xây dựng cácForm và Report để tránh tình trạng phải làm lại từ đầu

- Phân tích nguồn dữ liệu: từ các yêu cầu của dữ liệu để cung cấp thôngtin cho hệ thống, người ta nhóm các yêu cầu vào các bảng Nguyên tắc nhóm

dữ liệu vào bảng là:

+ Dựa vào đặc tính của bảng: Mỗi bảng chỉ có thể chứa thông tin củamột tập hợp các đối tượng cùng loại

+ Dựa vào các nhóm ứng dụng: Mỗi bộ phận ứng dụng sẽ sử dụng một

số bảng nhất định, do đó, các bảng trong cơ sở dữ liệu có thể không được thiết

kế tối ưu mà phải dựa trên đặc thù của người sử dụng thông tin trên bảng Nếumuốn kết hợp hài hòa, cả lí thuyết và thực tế trong kho nhóm dữ liệu vàobảng, bạn phải thêm một công đoạn là tạo các Query hoặc View để khống chếngười dùng

Thông tin trên bảng thể hiện trên trường và bản ghi, trong đó, mỗitrường sẽ ghi một thuộc tính của đối tượng, mỗi bản ghi chứa thông tin củamột đối tượng

Số lượng bảng cần thiết có thể có nhiều hơn số loại đối tượng quản lí nếucần

 Tạo các lớp

Việc tạo lớp nhằm sử dụng tốt tính kế thừa và đóng gói các đối tượng.Có rất nhiều các đối tượng được sử dụng chung ở nhiều chỗ trong ứng dụng.Khi đó nên tạo các lớp là các đối tượng được sử dụng nhiều lần để giảm côngsức thiết kế đối tượng mà vẫn có hiệu quả tốt

 Tạo màn hình giao diện

Giao diện phải được thiết kế phân cấp, bao gồm:

- Màn hình giao diện chính (cửa sổ giao tiếp): là màn hình xuất hiệnngay sau khi khởi động chương trình Màn hình này có thể là 1 Form hay mộtcửa sổ tự định nghĩa

- Các form được gọi từ cửa sổ giao tiếp: thường là các form liên quanđến một nhóm tác vụ của người dùng

- Các form ở cấp thấp thực hiện một tác vụ cụ thể

 Tạo các truy vấn, view và các báo cáo

- Các truy vấn, báo cáo là các thông tin mà hệ thống phải cung cấp để trảlại người dùng dựa trên các bảng trong CSDL của mình hay trong các CSDL

từ xa

- Đa số các truy vấn, view và báo cáo được hiển thị ngay trên màn hìnhhay máy in

 Tạo code

Viết code cho phần mềm là một khâu quan trọng nhất nhưng lại bị giấu

đi với người dùng Khi đánh giá một chương trình, đây là nơi phải xem xétđầu tiên Thậm chí code còn là chỗ để bắt lỗi người dùng như là trợ giúp theongữ cảnh

Code trong lập trình hướng đối tượng được viết trong hai trường hợp:

- Một là: Viết trong các file SQL độc lập để khi gọi cần thiết bằng lệnh

EXECUTE Tên_tệp_SQL

- Hai là: Viết trong các mã sự kiện của từng đối tượng được tạo ra.

 Chạy thử và hoàn chỉnh ứng dụng

Sau khi hoàn thành các bước trên, người lập trình tiến hành chạy thử bộchương trình ứng dụng Nếu có sai sót, phải hiệu chỉnh lại và lặp lại bước trên

Việc chạy thử, tốt nhất nên do người lập trình thực hiện trước và tiếptheo để người dùng thực hiện.

 Các ngôn ngữ lập trình thường dùng:

- Ngôn ngữ lập trình hướng cấu trúc: cho phép diễn tả một thuật giải dễ

dàng cũng như áp dụng các thuật toán “chia để trị” giúp tránh lỗi khi viết cáccác chương trình lớn, phức tạp Phương pháp này rất phổ biến và vẫn áp dụngnhiều trong hiện tại VD: pascal, C…

- Ngôn ngữ lập trình hướng đối tượng: là phương thức cao hơn của lập

trình, cho phép đóng gói dữ liệu và các phương thức hoạt động trên chúng,đồng thời cách ly các đối tượng với nhau Mới hơn so với lập trình hướng cấutrúc và được áp dụng nhiều trong thực tế VD: C++, C#, Java,VB, VFP…

1.1.6.2 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu

 Khái niệm CSDL

Một CSDL là tập hợp các dữ liệu có liên quan đến nhau chứa thông tin về một tổ chức nào đó, được lưu trữ trên các thiết bị nhớ thứ cấp để đáp ứng nhu cầu khai thác thông tin của nhiều người sử dụng với mục đích khác nhau.Một CSDL thỏa mãn hai tính chất đó là: tính độc lập dữ liệu và tính chia

sẻ dữ liệu

 Khái niệm hệ quản trị CSDL

Hệ quản trị CSDL là một hệ thống phần mềm cho phép tạo lập CSDL vàđiều khiển mọi truy nhập đối với CSDL đó.

 Một số hệ quản trị CSDL thường dùng

Hiện nay những hệ quản trị CSDL đang được dùng nhiều nhất là:Microsoft Acess, SQL Server, Foxpro, Oracle,… Tùy theo quy mô của từngtổ chức doanh nghiệp là lớn, vừa hay nhỏ mà các tổ chức, doanh nghiệp cóthể lựa chọn hệ quản trị CSDL sao cho phù hợp

 Đối với những tổ chức, doanh nghiệp có quy mô lớn: thường sử dụng

hệ quản trị CSDL Oracle

- Ưu điểm:

+ Đối với doanh nghiệp: ORACLE thực sự là một hệ quản trị CSDLtuyệt vời vì nó có tính bảo mật cao, tính an toàn dữ liệu cao, dễ dàng bảo trì-nâng cấp, cơ chế quyền hạn rõ ràng, ổn định

+ Đối với những người phát triển: ORACLE cũng tỏ ra có rất nhiều ưuđiểm như dễ cài đặt, dễ triển khai và nâng cấp lên phiên bản mới

- Nhược điểm:

+ Giá đầu tư cao: cần máy cấu hình mạnh, cài đặt và thiết lập khó.+ Độ phức tạp cao, quản lý rất khó cần người thực sự giỏi về Côngnghệ thông tin mới có thể quản trị được

 Đối với những tổ chức, doanh nghiệp có quy mô vừa thường sử dụng

+ Chỉ thích hợp trên các hệ điều hành Windows.

 Đối với những tổ chức có quy mô nhỏ thường sử dụng hệ quản trị CSDL Microsoft Acess, Visual Foxpro

a) Hệ quản trị CSDL Microsoft Acess

- Ưu điểm:

+ Nhỏ gọn, dễ cài đặt

+ Phù hợp với các ứng dụng quy mô nhỏ

- Nhược điểm:

+ Hạn chế số người sử dụng (số người truy cập vào cơ sở dữ liệu).+ Hạn chế về kích thước cơ sở dữ liệu (<2GB)

+ Hạn chế về tổng số Modun trong một ứng dụng

+ Kích thước dữ liệu càng lớn, độ ổn định càng giảm

+ Không hỗ trợ truy cập từ xa qua mạng

b) Hệ quản trị CSDL visual Foxpro

Dễ tách ứng dụng thành nhiều Modun nên khá dễ dàng trong việc nângcấp, sửa đổi

- Nhược điểm:

+ Visual Foxpro cũng có những hạn chế nhất định như bảo mật kém,không an toàn, không thuận tiện khi chạy trên môi trường mạng Visual

Foxpro Version trước 9 sẽ không hỗ trợ trực tiếp mã Unicode, VFP9 có hỗ trợtrực tiếp mã Unicode tùy theo cài đặt trên Windows

1.1.6.3 Công cụ tạo báo cáo

 Khái niệm :

Báo cáo là một tài liệu chứa các thông tin được đưa ra từ chương trìnhứng dụng theo các yêu cầu của người dùng Các báo cáo thường chứa thôngtin được kết xuất từ các bảng của cơ sở dữ liệu và được hiện thị ra máy inhoặc màn hình, tùy theo yêu cầu của người sử dụng

Công cụ tạo báo cáo là các chương trình trợ giúp người lập trình lập báocáo cho phần mềm xây dựng – một tài liệu chứa các thông tin được đưa ra từchương trình ứng dụng, chứa các thông tin được kết xuất từ các bảng cơ sở dữliệu và được hiển thị ra máy in hoặc màn hình

Các công cụ tạo báo cáo thường dùng:

- Crystal Report: đây là một công cụ tạo báo cáo được sử dụng phổ biến

hiện nay, hỗ trợ hầu hết các ngôn ngữ lập trình Crystal Report có thể thựchiện việc tạo báo cáo một cách độc lập hoặc được tích hợp vào một số ngônngữ lập trình hiện nay (.NET) Crystal Report hỗ trợ các chức năng in ấn, kếtxuất sang các định dạng khác như Excel

- Zoho Report: Nhiều doanh nghiệp mới có thể không có kinh phí ban

đầu để có được tất cả mọi thứ họ muốn khi lần đầu tiên bắt đầu Zoho Report

sẽ giúp bạn tiết kiệm tiền và vẫn có một báo cáo siêu chuyên nghiệp

- Element WordPro: Với Element WordPro bạn có thể tạo các báo cáo,

thư từ, sơ yếu lý lịch, bản fax một cách nhanh chóng và dễ dàng ElementWordPro hỗ trợ tất cả định dạng tài liệu hàng đầu: PDF, DOC (MSWord),DOCX (MSWord 2007 +), và RTF (Rich Text Format)

Hệ quản trị CSDL trong VS 2010 hỗ trợ người lập trình tạo báo cáo theo hai cách:

- Tạo báo cáo bằng Report Viewer: Đây là công cụ hỗ trợ tạo báo cáo

khá thuận lợi và nhanh chóng Cách thức thực hiện đơn giản

- Tạo báo cáo bằng Crystal Report : Công cụ này giúp người lập trình tự

thiết kế báo cáo từ đầu theo ý tưởng của mình, phù hợp với từng điều kiệnhoàn cảnh

1.2 Lý luận chung về công tác kế toán doanh thu bán h ng àng 1.2.1 Một số khái niệm liên quan đến kế toán doanh thu bán hàng

1.2.1.1 Doanh thu bán hàng.

* Khái niệm:

Theo Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 14 ban hành theo QĐ

149/2001/QĐ-BTC ngày 31/12/2001 định nghĩa doanh thu như sau:

Doanh thu: là tổng giá trị các lợi ích kinh tế doanh nghiệp thu được

trong kỳ kế toán, phát sinh từ các hoạt động sản xuất kinh doanh thôngthường của doanh nghiệp, góp phần làm tăng vốn chủ sở hữu

* Nguyên tắc ghi nhận doanh thu:

Cũng theo Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 14 – Doanh thu và thu nhậpkhác

Doanh thu bán hàng được ghi nhận khi đồng thời thỏa mãn các điều kiện sau:(1) Doanh thu đã chuyển phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sởhữu thành phẩm, hàng hóa cho người mua

(2).Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lí hàng hóa như người

sở hữu sản phẩm hoặc quyền kiểm soát hàng hóa

(3) Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn

(4) Doanh nghiệp đã thu được hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế giao dịchbán hàng.

(5) Xác định chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng

Tuy nhiên tùy thuộc vào cách tính thuế hàng hóa tiêu thụ mà chỉ tiêudoanh thu bán hàng có sự khác biệt:

- Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ tiềnbán hàng thu được tính theo giá chưa có thuế GTGT

- Ngược lại với doanh nghiệp tính thuế theo phương pháp trực tiếp cũngnhư các đối tượng không chịu thuế GTGT (đối tượng chịu thuế nhập khẩu,thuế tiêu thụ đặc biệt), trong chỉ tiêu doanh thu bán hàng còn có cả thuế phảinộp về hàng tiêu thụ (tổng giá thanh toán) Tổng doanh thu bán hàng sau khitrừ đi các khoản giảm giá hàng bán, doanh thu của số hàng bán bị trả lại, thuếtiêu thụ đặc biệt, thuế nhập khẩu được gọi là doanh thu thuần

Doanh thu bán hàng thuần = Doanh thu bán hàng - Doanh thu hàng bán bị trả lại - Giảm giá hàng bán - Thuế XNK, thuế TTĐB

1.2.1.2 Các khoản giảm trừ doanh thu bán hàng

Theo chế độ kế toán hiện hành các khoản giảm trừ doanh thu bao gồm:

- Chiết khấu thương mại

- Giảm giá hàng bán

- Doanh thu hàng đã bán bị trả lại

- Thuế GTGT phải nộp theo phương pháp trực tiếp và thuế xuất nhậpkhẩu

* Chiết khấu thương mại

- Nội dung: Là khoản tiền chênh lệch giá bán nhỏ hơn giá niêm yếtdoanh nghiệp đã giảm trừ cho người mua hàng do người mua hàng đã mua

sản phẩm hàng hoá, dịch vụ với khối lượng lớn theo thoả thuận về chiết khấuthương mại đã ghi trong hợp đồng.

- Tài khoản sử dụng: TK 521- Chiết khấu thương mại

* Hàng bán bị trả lại:

- Nội dung: Doanh thu hàng bán bị trả lại là số sản phẩm, hàng hóa DN

đã xác định tiêu thụ, đã ghi nhận doanh thu nhưng bị khách hàng trả lại do vịphạm các điều kiện đã cam kế trong hợp đồng như: hàng kém phẩm chất, saiquy cách, chủng loại

- Tài khoản sử dụng: TK 531 – Hàng bán bị trả lại

* Giảm giá hàng bán:

- Nội dung: Là khoản giảm trừ cho bên mua hàng trong trường hợp đặcbiệt vì lý do hàng bán kém phẩm chất, sai quy cách trong hợp đồng

- Tài khoản sử dụng: TK 532- Giảm giá hàng bán

* Các khoản giảm trừ doanh thu

- Tài khoản sử dụng: TK 521- Các khoản giảm trừ doanh thu

- Nội dung TK 521: Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản đượcđiều chỉnh giảm trừ vào doanh thu bán hàng, cung cấp dịch vụ phát sinh trong

kỳ, gồm: Chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán và hàng bán bị trả lại +Chiết khấu thương mại phải trả là khoản doanh nghiệp bán giảmgiá niêm yết cho khách hàng mua hàng với khối lượng lớn

+ Giảm giá hàng bán là khoản giảm trừ cho người mua do sảnphẩm, hàng hoá kém, mất phẩm chất hay không đúng quy cách theo quy địnhtrong hợp đồng kinh tế

+ Đối với hàng bán bị trả lại, tài khoản này dùng để phản ánh giá trịcủa số sản phẩm, hàng hóa bị khách hàng trả lại do các nguyên nhân: Vi phạm

cam kết, vi phạm hợp đồng kinh tế, hàng bị kém, mất phẩm chất, không đúngchủng loại, quy cách.

1.2.2 Nhiệm vụ của kế toán doanh thu bán hàng

Kế toán là nghệ thuật thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin về toàn bộtài sản và sự vận động của tài sản (hay là toàn bộ thông tin về tài sản và cáchoạt động kinh tế tài chính) trong doanh nghiệp nhằm cung cấp những thôngtin hữu ích cho việc ra các quyết định về kinh tế - xã hội và đánh giá hiệu quảcủa các hoạt động trong doanh nghiệp

Bán hàng là việc chuyển quyền sở hữu sản phẩm, hàng hoá gắn vớiphần lớn lợi ích và rủi ro cho khách hàng đồng thời được khách hàngthanh toán hoặc chấp nhận thanh toán Bán hàng là giai đoạn cuối cùngcủa hoạt động sản xuất kinh doanh, đây là quá trình chuyển hoá vốn từhình thái vốn sản phẩm, hàng hoá sang hình thái vốn tiền tệ hoặc vốntrong thanh toán Vì vậy, đẩy nhanh quá trình bán hàng đồng nghĩa vớiviệc rút ngắn chu kỳ sản xuất kinh doanh, tăng nhanh vòng quay của vốn,tăng lợi nhuận của doanh nghiệp Kế toán bán hàng có nhiệm vụ phảiphản ánh và ghi chép đầy đủ, kịp thời, chính xác tình hình hiện có và sựbiến động của từng loại sản phẩm, hàng hoá theo chỉ tiêu số lượng, chấtlượng, chủng loại, giá trị Đồng thời, cung cấp các thông tin kế toán phục

vụ cho việc lập báo cáo tài chính và định kỳ phân tích hoạt động kinh tếliên quan đến quá trình bán hàng

1.2.3 Các tài khoản kế toán sử dụng

Để kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, kế toán sử dụng các

TK sau:

- TK 111 _Tiền mặt

- TK 112_ Tiền gửi ngân hàng

- TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.

- TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp

- TK 3387 – Doanh thu chưa thực hiện

- Và các tài khoản liên quan khác

Để kế toán các khoản giảm trừ doanh thu kế toán sử dụng các tài khoảnsau:

- TK 521 – Các khoản giảm trừ doanh thu

- TK 3332 – Thuế tiêu thụ đặc biệt

- TK 3333 – Thuế xuất nhập khẩu

- TK 3331 – Thuế GTGT đầu ra

Để kế toán nợ phải thu, kế toán sử dụng các tài khoản sau:

- TK 131 – Phải thu của khách hàng

Các chứng từ kế toán sử dụng để kế toán bán hàng bao gồm:

- Hóa đơn GTGT (mẫu 01 – GTKT – 3LL)

- Phiếu xuất kho (mẫu 02- VT)

- Các chứng từ thanh toán (phiếu thu, séc chuyển khoản, séc thanhtoán, ủy nhiệm thu, giấy báo có ngân hàng, bảng sao kê của ngân hàng,

…)

- Chứng từ liên quan khác như phiếu nhập kho hàng trả lại,…

1.2.5 Các hình thức kế toán và hệ thống sổ kế toán sử dụng

Khái niệm: Hình thức kế toán là việc tổ chức hệ thống sổ kế toán áp

dụng trong đơn vị nhằm thực hiện việc phân loại, xử lý và hệ thống hóa cácthông tin thu thập từ các chứng từ kế toán để phản ánh số hiện có và tình hìnhbiến động của từng đối tượng kế toán phục vụ cho việc lập các báo cáo kếtoán theo yêu cầu quản lý

Doanh nghiệp phải căn cứ vào quy mô, đặc điểm hoạt động sản xuất,kinh doanh, yêu cầu quản lý, trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán, điềukiện trang bị kỹ thuật tính toán, lựa chọn một hình thức kế toán phù hợp

và phải tuân thủ theo đúng quy định của hình thức sổ kế toán đó, gồm:Các loại sổ và kết cấu các loại sổ, quan hệ đối chiếu kiểm tra, trình tự,phương pháp ghi chép các loại sổ kế toán Doanh nghiệp được áp dụng mộttrong năm hình thức kế toán sau:

- Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết

- Bảng cân đối số phát sinh

- Bảng tổng hợp chi tiết

- Báo cáo tài chính

TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁNTHEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN NHẬT KÝ CHUNG

Chứng từ kế toán

Sổ Nhật ký

đặc biệt

Sổ, thẻ kế toán chi tiết

Bảng tổng hợp chi tiết

Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ

Quan hệ đối chiếu, kiểm tra

- Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết

- Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại

- Bảng tổng hợp chi tiết

- Báo cáo tài chính

TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁNTHEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN NHẬT KÝ – SỔ CÁI

Chứng từ kế toán

Bảng tổng hợp chứng

từ kế toán cùng loại Sổ quỹ

Sổ, thẻ kế toán chi tiết

Bảng tổng hợp chi tiết NHẬT KÝ - SỔ CÁI

BÁO CÁO TÀI CHÍNH

Hình 1.2 Trình tự kế toán ghi sổ theo hình thức nhật ký Sổ cái

- Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết

- Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại

- Bảng tổng hợp chi tiết

- Bảng cân đối số phát sinh

- Báo cáo tài chính

TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC

Bảng tổng hợp chi tiết Chứng từ ghi sổ

BÁO CÁO TÀI CHÍNH

- Sổ hoặc Thẻ kế toán chi tiết

- Bảng tổng hợp chi tiết

- Báo cáo tài chính

TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN

NHẬT KÝ - CHỨNG TỪ

Chứng tư Kế toán và các bảng phân bổ

Bảng tổng hợp chi tiết

Sổ cái

BÁO CÁO TÀI CHÍNH

Hình 1.4 Trình tự kế toán ghi sổ theo hình thức nhật kí chứng từ

Ghi chú:

Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng

Đối chiếu, kiểm tra

1.2.5.5 Hình thức kế toán trên máy vi tính

Đặc trưng cơ bản của Hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc

kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vitính Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hìnhthức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán quy định trên đây Phần mềm

kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng phải in được

đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định Các loại sổ của Hìnhthức kế toán trên máy vi tính:

Phần mềm kế toán được thiết kế theo Hình thức kế toán nào sẽ có cácloại sổ của hình thức kế toán đó nhưng không hoàn toàn giống mẫu sổ kế toánghi bằng tay

TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC

KẾ TOÁN TRÊN MÁY VI TÍNH

Hình 1.5: Trình tự kế toán ghi sổ theo hình thức kế toán trên máy vi tính

Ghi chú:

Nhập số liệu hàng ngày

In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm

Đối chiếu, kiểm tra

1.2.6 Trình tự một số nghiệp vụ chủ yếu liên quan đến kế toán bán hàng

1.2.6.1 Kế toán doanh thu bán hàng, nợ phải thu và các khoản giảm trừ doanh thu

Sơ đồ hạch toán chi tiết:

(1a) Hàng gửi bán

(1b) Kết chuyển giá vốn hàng bán

(2) Kết chuyển giá vốn hàng bán

(3) Kết chuyển giá vốn hàng bán để xác định kết quả

(4) Kết chuyển doanh thu thuần

(5) Bán hàng thu tiền ngay hoặc chưa thu tiền

(6) Doanh thu bán hàng và thuế GTGT đầu ra

(7) Hàng bán bị trả lại

(8) Phản ánh thuế GTGT đầu ra của hàng bán bị trả lại

TK 521

Số tiền chưa thu

TK511

TK3331

TK3387 TK515

TK111.112

Lãi Thuế

TK131

Số tiền chưa thu

Đã thu tiền

TK111,112 TK511

Số tiền thanh toán

Chiết khấu thanh toán

1.2.6.2 Doanh thu bán hàng trực tiếp hoặc doanh thu bán hàng theo

phương thức gửi hàng

1.2.6.3.Doanh thu bán hàng trả góp

1.2.6.4 Bán hàng có chiết khấu thanh toán

- Bán hàng thu tiền ngay được hưởng chiết khấu thanh toán