Chu trình bán hàng và thủ tục kiểm soát hoạt động bán hàng tại công ty cổ phần thương mại hà PHAN

KHOA KẾ TỐN – KIỂM TỐN BỘ MƠN: HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN BÀI TẬP LỚN TÊN ĐỀ TÀI: Chu trình bán hàng thủ tục kiểm sốt hoạt động bán hàng công ty cổ phần thương mại HÀ PHAN Giáo viên: Nguyễn Thanh Tùng Nhóm *HÀ NỘI* 2017 : 24 MỤC LỤC A CƠ SỞ LÝ THUYẾT I Lý thuyết chu trình doanh thu Chu trình doanh thu tập hợp hoạt động kinh doanh hoạt động xử lý thông tin liên quan đến trình bán hàng, cung cấp dịch vụ nhận tiền toán khách hàng Nội dung hoạt động thực chu trình doanh thu chuyển ghi nhận vào hệ thống xử lý, lập báo cáo cung cấp thông tin theo yêu cầu đối tượng sử dụng thông tin liên quan đến chu trình doanh thu Mối quan hệ chu trình doanh thu chu trình, đối tượng khác mô tả khái quát sơ đồ sau: II Hoạt động dòng thơng tin chu trình Q trình bán hàng, cung cấp hàng hóa, dịch vụ thu tiền trải qua bốn hoạt động chính: (1) nhận đặt hàng, (2) Xuất kho, cung cấp hàng hóa, dịch vụ, (3) lập hóa đơn, theo dõi cơng nợ, (4) thu tiền Trình tự thực hoạt động thay đổi tùy theo đặc điểm kinh doanh doanh nghiệp Tuy nhiên, mặt tổng quát, hoạt động thực chức riêng, có dòng thơng tin, liệu mang nội dung định vào làm sở cho việc thực chức Từ tạo dòng thơng tin thể chức hoạt động cung cấp cho hoạt động khác bên bên ngồi chu trình Hoạt động đặt hàng Hoạt động bắt đầu cho chu trình doanh thu hoạt động nhận đặt hàng Hoạt động tiếp nhận yêu cầu khách hàng, xem xét khả năng, điều kiện để đáp ứng yêu cầu khách hàng thông tin cho khách hàng kết xử lý yêu cầu đặt hàng khách hàng Hoạt động xuất kho, cung cấp hàng hóa dịch vụ: Hoạt động tiến hành xuất kho, giao hàng thực lao vụ, dịch vụ cung cấp cho khách hàng, đồng thời xác nhận nội dung thực thực tế q trình cung cấp hàng hóa, dịch vụ Dòng thông tin vào làm sở cho hoạt động thực dòng thơng tin mang nội dung cho phép nghiệp vụ bán hàng thực từ hoạt động đặt hàng chuyển đến, đảm bảo cho vận động hàng hóa, q trình cung cấp dịch vụ cho khách hàng xét duyệt Hoạt động lập hóa đơn, theo dõi cơng nợ: Hoạt đơng tổ chức ghi nhận nghiệp vụ bán hàng, cung cấp dịch vụ thực nhằm xác nhận, theo dõi, quản lý đánh giá trình bán hàng, cung cấp dịch vụ cho khách hàng Cơ sở để thực hoạt động dòng thơng tin cho phép nghiệp vụ bán hàng thực nhận từ hoạt động đặt hàng, dòng thơng tin xác nhận nội dung công việc thực tế thực từ hoạt động cung cấp hàng hóa, dịch vụ chuyển đến Hoạt động thu tiền: Căn vào nội dung hoạt động bán hàng thực tổ chức theo dõi để thực hoạt động thu tiền khách hàng Yêu cầu hoạt động thu tiền đảm bảo thu đầy đủ, xác, kịp thời hoạt động bán hàng, cung cấp dịch vụ thực phản ánh thực tế tình hình tốn khách hàng III Tổ chức kế tốn chu trình bán hàng Yêu cầu quản lý nhu cầu thông tin chu trình: Liên quan tới hoạt động chu trình doanh thu, người quản lý doanh nghiệp cần thông tin liên quan tới hoạt động thực chu trình, tình trạng nguồn lực, đối tượng tham gia chu trình kiểm sốt q trình xử lý thơng tin chu trình Sau số thông tin chủ yếu hệ thống cung cấp cho người sử dụng để đáp ứng yêu cầu quản lý Đặt hàng khách hàng việc thực đặt hàng Mức độ hài long khách hàng với đặt hàng Phân tích doanh thu bán hàng theo thời gian, theo khách hàng , theo sản phẩm, theo vùng khu vực v v Hàng tồn kho Công nợ phải thu khách hàng theo khách hàng, theo thời hạn nợ,… Ngồi ra, hệ thống cần cung cấp thơng tin kiểm soát hệ thống báo cáo truy cập hệ thống v v Tổ chức thu thập, lưu trữ ln chuyển liệu, thơng tin chu trình Mỗi hoạt động chu trình doanh thu thực tạo dòng liệu mang nội dung, chức hoạt động chuyển đến hoạt động khác có liên quan Dòng liệu thu thập chứng từ lưu trữ tập tin liệu môi trường máy tính Do việc tổ chức thu thập, lưu trữ luân chuyển liệu chu trình phải dựa sở nội dung hoạt động, dòng liệu hoạt động, phương thức xử lý hoạt động, chức phận doanh nghiệp tham gia thực hoạt động chu trình doanh thu Hoạt động đặt hàng Hoạt động nhận đặt hàng tạo dòng liệu hoạt động ban hàng cho phép thực theo khả có doanh nghiệp nhằm đáp ứng yêu cầu khách hàng Nội dung thu nhập lưu trữ cho hoạt động đặt hàng bao gồm: Nội dung hàng hóa, dịch vụ yêu cầu hàng hóa khách hàng thực Thông tin khách hàng yêu cầu Đối tượng xét duyệt hoạt động bán hàng thực Nội dung thu nhập thông qua chứng từ tập tin sau • Chứng từ Ví dụ sử dụng chứng từ sau: Đơn đặt hàng xét duyệt: Sử dụng đơn đặt hàng khách hàng để xác nhận xét duyệt cho phép đơn đặt hàng thực Lệnh bán hàng: Lập chứng từ mệnh lệnh thể nội dung hàng hóa, dịch vụ thực theo yêu cầu khách hàng Chứng từ thường không đươc sử dụng nội doanh nghiệp tên gọi thay đổi tùy theo đối tượng nhận thong tin để thực mệnh lệnh: lệnh sản xuất, lệnh xuất kho lệnh giao hàng… Hợp đồng bán hàng: Được sử dụng cần có cam kết, rang buộc khách hàng doanh nghiệp nội dung yêu cầu khách hàng cho phép thực Đây chứng từ có tính pháp lý cho hoạt động bán hàng • Tổ chức dòng liệu luân chuyển chứng từ Dữ liệu hoạt động xử lí đặt hàng thu nhập, lưu trữ chứng từ tập tin, sau chuyển cung cấp cho phận, đối tượng cần thơng tin tính hợp lệ nghiệp vụ bán hàng để thực chức Cắn vào phận có nhu cầu sử dụng thông tin từ hoạt động đặt hàng, phương thức chuyển thơng tin, phương thức xử lí để tơ chức dòng liệu ln chuyển chứng từ cho hoạt động đặt hàng • Dữ liệu lưu trữ Dữ liệu khách hàng (mã khách hàng, tên, địa chỉ, mã số thuế, giới hạn nợ…) Dữ liệu hàng hóa (mã hàng, tên hàng, đơn vị tính, sơ lượng tồn tối thiểu…) Dữ liệu đặt hàng xử lí ( Số đơn hàng, ngày, khách hàng, mặt hàng số lượng, đơn giá, ngày giao hàng, địa giao hàng…) a) Hoạt động cung cấp hàng hóa, dịch vụ Hoạt động xác nhận hàng hóa, dịch vụ cung cấp, hoàn thành chuyển giao cho khách hàng thông qua chứng từ tập tin lưu trữ liệu • Chứng từ - Phiếu xuất kho xác nhận nội dung hàng hóa thực tế xuất kho - Phiếu giao hàng xác nhận nội dung hàng hóa thực tế giao cho khách hàng cho đơn vị vận chuyện đệ giao đến khách hàng - Biên nghiệm thu dịch vụ hoàn thành: Xác nhận mức độ khối lượng cơng việc hồn thành cho khách hàng • Tổ chức dòng liệu lưu chuyển chứng từ Dữ liệu thu thập, lưu trữ chứng từ tập tin chuyển cung cấp cho phận, đối tượng cần thong tin thực tế thực nghiệp vụ bán hàng để thực chức • Dữ liệu lưu trữ - Xuất kho ( Số phiếu xuất, ngày xuất, kho hàng, mặt hàng, số lượng, giá xuất, người nhận, người xuất, số đơn hàng) - Giao hàng ( Số phiếu giao hàng, ngày giao, địa điểm, mặt hàng, số lượng, người nhận, người giao, số đơn hàng, số phiếu xuất) b) Hoạt động ghi nhận theo dõi trình bán hàng Hoạt động xác định nội dung hoạt động bán hàng hợp lệ thực tế thực doanh nghiệp với khách hàng Nội dung thu thập thong qua chứng từ tập tin • Chứng từ - Các hóa đơn bán hàng, dịch vụ, kê bán hàng có xác nhận nghiệp vụ cung cấp hàng hóa, nghiệp vụ cho phép thực thực tế thực - Các thông báo nợ, giấy xác nhận nợ xác nhận nghĩa vụ tốn khách hàng • Dữ liệu lưu trữ - Hóa đơn bán hàng ( số hóa đơn, ngày, khách hàng, mặt hàng, số lượng, giá bán, thuế suất, giá trị, điều khoảng, toán, tài khoản nợ, tài khoản có…) • Tổ chức dòng liệu luân chuyển chứng từ Dữ liệu thu nhập, lưu trữ chứng từ tập tin chuyển cung cấp cho hoạt động xử lí nội dung liên quan ( ghi sổ, theo dõi kho, theo dõi nợ) Bộ phận, đối tượng thực chức xử lí nội dung nhận chứng từ truy xuất vào tập tin liệu tương ứng c) Hoạt động thu tiền Hoạt động phàn anh nội dung thực tế thực q trình tốn khách hàng hàng hóa, dịch vụ cung cấp Các chứng từ tập tin sử dụng là: • Chứng từ - Bảng đối chiếu công nợ, thong báo trả nợ: xác nhận tình trạng nợ khách hàng - Các chứng từ toán: Phiếu thu, giấy báo có ngân hàng xác nhận thu tiền • Dữ liệu lưu trữ - Dữ liệu toán ( Số chứng từ, ngày, khách hàng, số tiền, hóa đơn tốn, tài khoản nợ, tài khoản có…) • Tố chức dòng liệu luân chuyển chứng từ Dữ liệu thu nhập, lưu trữ chứng từ tập tin chuyển cung cấp cho hoạt động xử lí nội dung liên quan ( lựa chọn toán, lập chứng từ toán, xác nhận toán, ghi sổ) Bộ phận, đối tượng thực chức xử lí nội dung nhận chứng từ truy suất vào tập tin liệu tương ứng a) Theo dõi chi tiết công nợ phải thu Nợ phải thu phát sinh trường hợp thực ban chịu cho khách hàng Việc tồ chức theo dõi chi tiết nợ phải thu thực theo cách thức: a) Quản lý nợ phải thu theo khách hàng Tất nghiệp vụ ghi nhận nợ giảm nợ quản lí chi tiết cho khách hàng thông qua sổ chi tiết nợ phải thu tập tin chi tiết nợ phải thu khách hàng Cách thường áp dụng cho doanh nghiệp có nhiều nghiệp vụ bán chịu cho khách hàng giá trị nội giao dịch không lớn tốn, hách hàng tổng hợp để toán lần cho nhiều nghiệp vụ bán hàng b) Quản lí nợ phải thu chi tiết chứng từ Tất nghiệp vụ ghi nhận nợ, giảm nợ theo dõi chi tiết nghiệp vụ bán hàng, cung cấp dịch vụ Bên cạnh sổ chi tiết khách hàng tập tin chi tiết nợ phải thu khách hàng, phải tổ chức sổ chi tiết nợ phải thu hóa đơn cảu khách hàng tập tin chi tiết nợ hóa đơn Cách thức áp dụng doanh nghiệp có giá trị nghiệp vụ bán hàng lớn, cần phải theo dõi chi tiết nghiệp vụ Đặc biệt, doanh nghiệp thực sách chiết khấu toán cho khách hàng phải tổ chức theo dõi nợ phải thu q trình tốn chi tiết giao dịch để xử lí chiết khấu tốn cho hoạt động bán B CHU TRÌNH BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY THƯƠNG MẠI HÀ PHAN I Giới thiệu đơn vị - Đơn vị, doanh nghiệp lựa chọn: Cơng CPTM Hà Phan - Loại hình kinh doanh: nhà cung cấp hàng đầu lĩnh vực thiết bị đọc mã vạch, thiết bị in ấn tem nhãn, mực ribbon in ấn mã vạch máy in văn phòng - Trụ sở: 456 Phan Xích Long – Thành phố Hồ Chí Minh - Sơ đồ máy cơng ty gồm: Giám đốc, Bộ phận kế tốn, Bộ phận bán hàng II Mơ tả q trình thu tiền bán hàng công ty Mô tả văn Bước 1: Khách hàng B có nhu cầu mua hàng bên A liên hệ với bên A điện thoại bên có họp trao đổi trực tiếp hàng hóa Bước 2: Bên A gửi báo giá cho bên B, bên B xem xét thỏa thuận (nếu có) 10 Bước 4: Bên A tiến hành giao hàng theo đơn đặt hàng mà bên B gửi, kèm theo phiếu bảo hành (nếu có), bên B kiểm tra kí nhận hàng hóa bên A đảm bảo yêu cầu biên nghiệm thu sản phẩm (mỗi bên giữ lại ) 15 Bước 5: Hai bên tiến hành làm thủ tục toán kết thúc đơn đặt hàng Bên A gửi toàn chứng từ gốc liên quan đến việc toán cho bên B bao gồm (Hóa đơn đỏ, Invoice, Packing list, tờ khai xuất thông quan) để bên B làm thủ tục toán cho bên A theo hợp đồng ký 16 Bước 6: Căn vào chứng từ, kế toán ghi nhận vào tài khoản liên quan theo dõi thời gian công nợ 17 18 19 20 Mô tả sơ đồ Khách hàng B Hàng hóa Phiếu thu ĐĐH Tiền Công ty (bên A) Mô tả lưu đồ 21 Lưu đồ hoạt động cung cấp sản phẩm 22 Lưu đồ hoạt đơng lập hóa đơn, ghi nhận theo dõi công nợ * Nghiệp vụ thu tiền qua Ngân hàng 23 Lưu đồ hoạt động thu tiền III Thủ tục kiểm sốt nội chu trình bán hàng công ty cổ phần thương mại Hà Phan Kiểm soát hoạt động nhận đặt hàng : Căn vào yêu cầu từ khách hàng, phòng bán hàng thực nội dung xử lý sau: - Xem xét khả ñáp ứng yêu cầu SP khách hàng - Xem xét khả khách hàng ñối với ñiều kiện, tiêu chuẩn đặt cơng ty khả tốn, giới hạn nợ điều kiện pháp luật 24 - Thơng tin kết xử lý u cầu đặt hàng khách hàng chấp thuận hay không chấp thuận yêu cầu khách hàng Nếu chấp thuận yêu cầu đặt hàng hoạt động chu trình doanh thu thực Kiểm sốt xuất kho, cung cấp sản phẩm Hoạt động thực nội dung: - Thực xuất kho - Thực giao hàng, cung cấp sản phẩm cho khách hàng Kiểm sốt hoạt động lập hóa đơn, theo dõi công nợ Hoạt động kế tốn tiêu thụ kiêm cơng nợ phải thu ghi nhận nghiệp vụ bán hàng, cung cấp sản phẩm nhằm xác nhận, theo dõi, quản lý đánh giá trình bán hàng cho khách hàng Hoạt động thực nội dung sau: - Xác nhận hoạt động bán hàng hợp lệ thực tế thực cơng ty với khách hàng - Lập hóa đơn bán hàng: ghi nhận nội dung nghiệp vụ bán hàng thực - Tổ chức theo dõi nghiệp vụ bán hàng: theo dõi nội dung sau thực bán hàng (trả lại, giảm giá), theo dõi nghĩa vụ tốn khách hàng cơng ty với khách hàng - Lập hóa đơn bán hàng: ghi nhận nội dung nghiệp vụ bán hàng thực - Tổ chức theo dõi nghiệp vụ bán hàng: theo dõi nội dung sau thực bán hàng (trả lại, giảm giá), theo dõi nghĩa vụ toán khách hàng Kiểm soát hoạt động thu tiền • - Nghiệp vụ thu tiền mặt Yêu cầu khách hàng nộp trực tiếp phòng Tài chính–Kế tốn Ghi chép đầy đủ kịp thời số thu Nộp số tiền thu ñược ngày vào quỹ hay Ngân hàng Có biện pháp khuyến khích người nộp tiền yêu cầu cung cấp biên lai phiếu thu tiền 25 - Cuối tháng, kế toán tiền mặt thủ quỹ thực ñối chiếu số liệu sổ sách thực tế II Các rủi ro kiểm sốt chu trình bán hàng cơng ty cổ phần thương mại HÀ PHAN 1.Hoạt động nhận đặt hàng khách hàng -Nhận đặt khách hàng từ khách hàng khơng đảm bảo tính pháp lí -Bán chịu cho khách hàng khơng có khả tốn -Chấp nhập đặt hàng khơng có khả thực 2.Hoạt động xuất kho,cung cấp hàng hóa -Xuất kho giao hàng,sai số lượng,địa đối tượng nhận hàng,thời gian giao hàng… -Mất hàng hóa q tình xuất kho giao hàng 3.Hoạt động lập hóa đơn theo dõi nợ phải thu -Khơng lập lập khơng kịp thời hóa đơn,chứng từ bán hàng cho khách hàng -Lập khống hóa đơn bán hàng -Hóa đơn lập sai -Chuyển liệu cơng nợ sai,không kịp thời 4.Hoạt động thu tiền -Rủi ro thất thoát tiền 26 III Một số biện pháp nhằm khắc phục rủi ro tăng cường kiểm sốt chu trình bán hàng cơng ty HÀ PHAN Hồn thiện trình tự ln chuyển chứng từ Một ngun tắc hồn thiện chứng từ kiểm sốt quan trọng chứng từ phải Được đánh số liên tục trước sử dụng Kiểm tra kỹ chứng từ luân chuyển phòng ban cách để ngăn ngừa khả hoá đơn, hố đơn, chứng từ bị sử dụng với mục đích gian lận Kế toán kho lập liên Phiếu xuất kho nên việc kiểm tra ñối chiếu Kế toán liên quan với nhiều thời gian khó khăn việc kiểm tra đối chiếu việc luân chuyển chứng từ phận với Hồn thiện thủ tục kiểm sốt chu trình bán hàng thu tiền - Hoàn thiện thủ tục kiểm sốt doanh thu : Cuối tháng, cơng ty nên yêu cầu lập bảng ñối chiếu số lượng hàng tiêu thụ tháng kế toán tiêu thụ với phòng kinh doanh Việc xây dựng phận độc lập kiểm tra tình hình tài khách hàng cần thiết công tác xét duyệt bán chịu cơng ty Đối với khách hàng mới, Bộ phận kiểm tra tín dụng vào quy định Cơng ty, xem xét tìm hiểu thơng tin khách hàng khả toán hay mức độ uy tín khách hàng - Hồn thiện thủ tục kiểm soát nợ phải thu khách hàng: Để theo dõi chặt chẽ việc thu tiền, cần phải kiệt kê khoản nợ phải thu theo nhóm tuổi để theo dõi và phân cơng đòi nợ Ngồi ra, nên thường xuyên thực thủ tục gởi thông báo nợ cho khách hàng Tăng cường kiểm sốt cơng tác xử lý nợ khó đòi 27 Bộ phận kế tốn tăng cường kiểm sốt cơng tác nợ khó đòi cách phối hợp với phận kinh doanh phân tích số dư nợ khách hàng Cơng ty sở phân tích nợ theo đối tượng trên, thu nợ tiến hành thực việc theo dõi xử lý nợ khó đòi theo quy định Cơng ty Bộ tài Đối với trường hợp bán nợ vượt mức tín dụng cho phép, cơng ty cần có biện pháp xử lý nghiêm như: kiểm điểm yêu cầu trưởng Phòng bán hàng cam kết thời hạn thu tiền - Hồn thiện thủ tục kiểm sốt hoạt động thu tiền Đối với kiểm sốt tiền mặt Kiểm sốt tốt tình hình thu tiền bán hàng mục tiêu lớn hệ thống KSNB Hơn sai sót khoản mục tiền tệ thường sai sót trọng yếu thường nhân tố chủ quan gây nên Khi thu tiền phải nộp tiền vào quỹ hay ngân hàng ngày nhằm tránh khả tiền thu ñược bị chiếm dụng dẫn đến thất thoát Ghi chép kịp thời nghiệp vụ thu quỹ: nghiệp vụ cần ghi nhận vào hệ thống kế tốn sớm tốt, việc ghi chép kịp thời hạn chế khả bị chiếm dụng Hạn chế tốn trực tiếp tiền mặt, khuyến khích người mua hàng sử dụng toán qua ngân hàng Giữa thủ quỹ, kế tốn cơng nợ kế tốn tiêu thụ phải thường xuyên ñối chiếu sổ sách ñể kiểm tra chéo lẫn nhằm phát sai sót điều chỉnh kịp thời Định kỳ cuối tháng, cơng ty nên tổ chức kiểm kê quỹ tiền mặt thường xuyên đối chiếu với sổ quỹ, với ghi chép kế Đối với kiểm soát tiền gửi qua Ngân hàng: Công ty cần áp dụng phần mềm Ngân hàng vào công tác quản lý tiền thu bán hàng cho Giám đốc Kế toán trưởng, 28 để có nghiệp vụ phát sinh tăng giảm tiền gửi Ngân hàng, Cơng ty kiểm tra kiểm soát cách nhanh 29 ... hoạt động thu tiền III Thủ tục kiểm soát nội chu trình bán hàng cơng ty cổ phần thương mại Hà Phan Kiểm soát hoạt động nhận đặt hàng : Căn vào yêu cầu từ khách hàng, phòng bán hàng thực nội dung... rủi ro kiểm sốt chu trình bán hàng công ty cổ phần thương mại HÀ PHAN 1 .Hoạt động nhận đặt hàng khách hàng -Nhận đặt khách hàng từ khách hàng khơng đảm bảo tính pháp lí -Bán chịu cho khách hàng. .. giá trình bán hàng cho khách hàng Hoạt động thực nội dung sau: - Xác nhận hoạt động bán hàng hợp lệ thực tế thực công ty với khách hàng - Lập hóa đơn bán hàng: ghi nhận nội dung nghiệp vụ bán hàng