Chu trình bán hàng và thủ tục kiểm soát hoạt động bán hàng tại công ty cổ phần thương mại hà PHAN

Hoạt động và dòng thông tin trong chu trình Quá trình bán hàng, cung cấp hàng hóa, dịch vụ và thu tiền sẽ trải qua bốn hoạtđộng chính: 1 nhận đặt hàng, 2 Xuất kho, cung cấp hàng hóa, dịc

KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN

BỘ MÔN: HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

MỤC LỤC

A. CƠ SỞ LÝ THUYẾT

I Lý thuyết chu trình doanh thu.

Chu trình doanh thu là tập hợp các hoạt động kinh doanh và hoạt động xử lý thôngtin liên quan đến quá trình bán hàng, cung cấp dịch vụ và nhận tiền thanh toán củakhách hàng

Nội dung của các hoạt động thực hiện trong chu trình doanh thu sẽ được chuyển vàghi nhận vào hệ thống xử lý, lập báo cáo và cung cấp thông tin theo yêu cầu của cácđối tượng sử dụng thông tin liên quan đến chu trình doanh thu

Mối quan hệ giữa chu trình doanh thu và các chu trình, đối tượng khác được mô tảkhái quát ở sơ đồ sau:

II. Hoạt động và dòng thông tin trong chu trình

Quá trình bán hàng, cung cấp hàng hóa, dịch vụ và thu tiền sẽ trải qua bốn hoạtđộng chính: (1) nhận đặt hàng, (2) Xuất kho, cung cấp hàng hóa, dịch vụ, (3) lậphóa đơn, theo dõi công nợ, (4) thu tiền

Trình tự thực hiện các hoạt động có thể thay đổi tùy theo đặc điểm kinh doanh củatừng doanh nghiệp Tuy nhiên, về mặt tổng quát, mỗi hoạt động đều thực hiệnnhững chức năng riêng, sẽ có các dòng thông tin, dữ liệu mang các nội dung nhấtđịnh đi vào làm cơ sở cho việc thực hiện chức năng đó Từ đó tạo ra các dòng thôngtin thể hiện chức năng của từng hoạt động và cung cấp cho các hoạt động khác bêntrong và bên ngoài chu trình.

1. Hoạt động đặt hàng

Hoạt động đầu tiên bắt đầu cho chu trình doanh thu là hoạt động nhận đặt hàng.Hoạt động này sẽ tiếp nhận các yêu cầu của khách hàng, xem xét khả năng, điềukiện để đáp ứng các yêu cầu của khách hàng và thông tin cho khách hàng kết quả xử

lý yêu cầu đặt hàng của khách hàng

2. Hoạt động xuất kho, cung cấp hàng hóa dịch vụ:

Hoạt động này sẽ tiến hành xuất kho, giao hàng hoặc thực hiện các lao vụ, dịch vụcung cấp cho khách hàng, đồng thời xác nhận được nội dung thực hiện thực tế củaquá trình cung cấp hàng hóa, dịch vụ

Dòng thông tin đi vào làm cơ sở cho hoạt động này thực hiện là dòng thông tinmang nội dung cho phép nghiệp vụ bán hàng được thực hiện từ hoạt động đặt hàngchuyển đến, đảm bảo cho sự vận động của hàng hóa, quá trình cung cấp dịch vụ chokhách hàng đã được xét duyệt

3. Hoạt động lập hóa đơn, theo dõi công nợ:

Hoạt đông này sẽ tổ chức ghi nhận nghiệp vụ bán hàng, cung cấp dịch vụ đã đượcthực hiện nhằm xác nhận, theo dõi, quản lý và đánh giá quá trình bán hàng, cungcấp dịch vụ cho khách hàng Cơ sở để thực hiện hoạt động này là dòng thông tincho phép nghiệp vụ bán hàng được thực hiện nhận từ hoạt động đặt hàng, và dòngthông tin xác nhận nội dung công việc đã thực tế thực hiện từ hoạt động cung cấphàng hóa, dịch vụ chuyển đến

4. Hoạt động thu tiền:

Căn cứ vào nội dung hoạt động bán hàng đã thực hiện và được tổ chức theo dõi đểthực hiện hoạt động thu tiền của khách hàng Yêu cầu của hoạt động thu tiền là đảmbảo thu đầy đủ, chính xác, kịp thời những hoạt động bán hàng, cung cấp dịch vụ đãthực hiện cũng như phản ánh đúng thực tế tình hình thanh toán của khách hàng.

III Tổ chức kế toán trong chu trình bán hàng

1. Yêu cầu quản lý và nhu cầu thông tin trong chu trình:

Liên quan tới các hoạt động trong chu trình doanh thu, người quản lý doanh nghiệpcần những thông tin liên quan tới hoạt động thực hiện trong chu trình, tình trạng cácnguồn lực, đối tượng tham gia trong chu trình và kiểm soát quá trình xử lý thông tincủa chu trình Sau đây là một số thông tin chủ yếu hệ thống cung cấp cho người sửdụng để đáp ứng các yêu cầu quản lý

Đặt hàng của khách hàng và việc thực hiện đặt hàng

Mức độ hài long của khách hàng với đặt hàng

Phân tích doanh thu bán hàng theo thời gian, theo khách hàng , theo sản phẩm, theovùng khu vực v v

Hàng tồn kho

Công nợ phải thu khách hàng theo khách hàng, theo thời hạn nợ,…

Ngoài ra, hệ thống cần cung cấp thông tin về kiểm soát hệ thống như báo cáo truycập hệ thống v v

2. Tổ chức thu thập, lưu trữ và luân chuyển dữ liệu, thông tin trong chu trình

Mỗi hoạt động trong chu trình doanh thu khi thực hiện sẽ tạo ra dòng dữ liệu mangnội dung, chức năng của hoạt động đó và chuyển đến các hoạt động khác có liênquan Dòng dữ liệu này có thể được thu thập bằng chứng từ hoặc lưu trữ trên cáctập tin dữ liệu trong môi trường máy tính Do đó việc tổ chức thu thập, lưu trữ vàluân chuyển dữ liệu trong chu trình phải dựa trên cơ sở nội dung các hoạt động,dòng dữ liệu của từng hoạt động, phương thức xử lý của từng hoạt động, chức năng

của các bộ phận trong doanh nghiệp tham gia thực hiện các hoạt động trong chutrình doanh thu.

Hoạt động đặt hàng

Hoạt động nhận đặt hàng tạo ra dòng dữ liệu về hoạt động ban hàng cho phép thựchiện theo khả năng hiện có của doanh nghiệp nhằm đáp ứng yêu cầu của kháchhàng Nội dung thu nhập và lưu trữ cho hoạt động đặt hàng bao gồm:

Nội dung hàng hóa, dịch vụ yêu cầu hàng hóa của khách hàng sẽ được thực hiệnThông tin về khách hàng yêu cầu

Đối tượng xét duyệt hoạt động bán hàng được thực hiện

Nội dung này được thu nhập thông qua chứng từ và trên tập tin sau đây

• Chứng từ

Ví dụ có thể sử dụng một hoặc một số chứng từ sau:

Đơn đặt hàng được xét duyệt: Sử dụng đơn đặt hàng của khách hàng để xác nhận vàxét duyệt cho phép đơn đặt hàng được thực hiện

Lệnh bán hàng: Lập chứng từ mệnh lệnh thể hiện nội dung hàng hóa, dịch vụ sẽ

được thực hiện theo yêu cầu của khách hàng Chứng từ này thường không đươc sửdụng trong nội bộ doanh nghiệp và tên gọi có thể thay đổi tùy theo đối tượng nhậnthong tin để thực hiện mệnh lệnh: lệnh sản xuất, lệnh xuất kho lệnh giao hàng…

Hợp đồng bán hàng: Được sử dụng khi cần có sự cam kết, rang buộc giữa khách

hàng và doanh nghiệp về nội dung yêu cầu của khách hàng đã được cho phép thựchiện Đây là chứng từ có tính pháp lý cho hoạt động bán hàng

• Tổ chức dòng dữ liệu và luân chuyển chứng từ

Dữ liệu về hoạt động xử lí đặt hàng được thu nhập, lưu trữ trên các chứng từ và tậptin, sau đó sẽ chuyển và cung cấp cho các bộ phận, đối tượng cần thông tin về tínhhợp lệ của nghiệp vụ bán hàng để thực hiện chức năng của mình Cắn cứ vào bộphận có nhu cầu sử dụng thông tin từ hoạt động đặt hàng, phương thức chuyển

• Dữ liệu lưu trữ

Dữ liệu khách hàng (mã khách hàng, tên, địa chỉ, mã số thuế, giới hạn nợ…)

Dữ liệu hàng hóa (mã hàng, tên hàng, đơn vị tính, sô lượng tồn tối thiểu…)

Dữ liệu đặt hàng đã xử lí ( Số đơn hàng, ngày, khách hàng, mặt hàng số lượng, đơngiá, ngày giao hàng, địa chỉ giao hàng…)

a) Hoạt động cung cấp hàng hóa, dịch vụ

Hoạt động này sẽ xác nhận hàng hóa, dịch vụ đã cung cấp, hoặc hoàn thành chuyểngiao cho khách hàng thông qua chứng từ hoặc tập tin lưu trữ dữ liệu

• Chứng từ

- Phiếu xuất kho đã xác nhận nội dung hàng hóa thực tế xuất kho

- Phiếu giao hàng xác nhận nội dung hàng hóa thực tế đã giao cho khách hàng hoặccho đơn vị vận chuyện đệ giao đến khách hàng

- Biên bản nghiệm thu dịch vụ hoàn thành: Xác nhận mức độ và khối lượng côngviệc đã hoàn thành cho khách hàng

• Tổ chức dòng dữ liệu và lưu chuyển chứng từ

Dữ liệu thu thập, lưu trữ trên các chứng từ và tập tin sẽ được chuyển và cung cấpcho các bộ phận, đối tượng cần thong tin về thực tế thực hiện của nghiệp vụ bánhàng để thực hiện chức năng của mình

b) Hoạt động ghi nhận theo dõi quá trình bán hàng

Hoạt động này xác định nội dung hoạt động bán hàng hợp lệ và thực tế thực hiệngiữa doanh nghiệp với khách hàng Nội dung này được thu thập thong qua chứng từ

và trên tập tin

• Tổ chức dòng dữ liệu và luân chuyển chứng từ.

Dữ liệu thu nhập, lưu trữ trên các chứng từ và tập tin sẽ được chuyển và cung cấpcho các hoạt động xử lí các nội dung liên quan ( ghi sổ, theo dõi kho, theo dõi nợ)

Bộ phận, đối tượng thực hiện chức năng xử lí nội dung nào sẽ nhận được chứng từhoặc truy xuất vào các tập tin dữ liệu tương ứng

c) Hoạt động thu tiền

Hoạt động này phàn anh nội dung thực tế thực hiện quá trình thanh toán của kháchhàng đối với các hàng hóa, dịch vụ đã được cung cấp Các chứng từ và tập tin sửdụng có thể là:

• Chứng từ

- Bảng đối chiếu công nợ, thong báo trả nợ: xác nhận tình trạng nợ của khách hàng

- Các chứng từ thanh toán: Phiếu thu, giấy báo có của ngân hàng xác nhận thu tiền

• Dữ liệu lưu trữ

- Dữ liệu thanh toán ( Số chứng từ, ngày, khách hàng, số tiền, hóa đơn thanh toán,tài khoản nợ, tài khoản có…)

• Tố chức dòng dữ liệu và luân chuyển chứng từ

Dữ liệu thu nhập, lưu trữ trên các chứng từ và tập tin sẽ được chuyển và cung cấpcho các hoạt động xử lí các nội dung liên quan ( lựa chọn thanh toán, lập chứng từthanh toán, xác nhận thanh toán, ghi sổ)

Bộ phận, đối tượng thực hiện chức năng xử lí nội dung nào sẽ nhận được chứng từhoặc truy suất vào các tập tin dữ liệu tương ứng.

a) Theo dõi chi tiết công nợ phải thu

Nợ phải thu phát sinh trong trường hợp thực hiện ban chịu cho khách hàng

Việc tồ chức theo dõi chi tiết nợ phải thu được thực hiện theo 2 cách thức:

a) Quản lý nợ phải thu theo khách hàng

Tất cả các nghiệp vụ ghi nhận nợ hoặc giảm nợ đều quản lí chi tiết cho từng kháchhàng thông qua các sổ chi tiết nợ phải thu hoặc tập tin chi tiết nợ phải thu của kháchhàng Cách này thường áp dụng cho doanh nghiệp có nhiều nghiệp vụ bán chịu chotừng khách hàng và giá trị nội giao dịch không lớn do đó khi thanh toán, hách hàng

có thể tổng hợp để thanh toán 1 lần cho nhiều nghiệp vụ bán hàng

b) Quản lí nợ phải thu chi tiết từng chứng từ

Tất cả các nghiệp vụ ghi nhận nợ, và giảm nợ đều được theo dõi chi tiết từng nghiệp

vụ bán hàng, cung cấp dịch vụ Bên cạnh sổ chi tiết khách hàng hoặc tập tin chi tiết

nợ phải thu khách hàng, còn phải tổ chức các sổ chi tiết nợ phải thu của từng hóađơn cảu từng khách hàng hoặc tập tin chi tiết nợ của từng hóa đơn Cách thức này

áp dụng trong doanh nghiệp có giá trị các nghiệp vụ bán hàng lớn, cần phải theo dõichi tiết từng nghiệp vụ Đặc biệt, những doanh nghiệp thực hiện chính sách chiếtkhấu thanh toán cho khách hàng phải tổ chức theo dõi nợ phải thu và quá trìnhthanh toán chi tiết từng giao dịch để xử lí chiết khấu thanh toán cho từng hoạt độngbán

B. CHU TRÌNH BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY THƯƠNG MẠI HÀ PHAN

I Giới thiệu về đơn vị

- Đơn vị, doanh nghiệp lựa chọn: Công CPTM Hà Phan

- Loại hình kinh doanh: nhà cung cấp hàng đầu về lĩnh vực thiết bị đọc mãvạch, thiết bị in ấn tem nhãn, mực ribbon in ấn mã vạch và máy in văn phòng

- Trụ sở: 456 Phan Xích Long – Thành phố Hồ Chí Minh

- Sơ đồ bộ máy công ty gồm: Giám đốc, Bộ phận kế toán, Bộ phận bán hàng

II Mô tả quá trình thu tiền bán hàng của công ty

1. Mô tả bằng văn bản

Bước 1: Khách hàng B có nhu cầu mua hàng của bên A sẽ liên hệ với bên A bằng

điện thoại hoặc 2 bên sẽ có cuộc họp trao đổi trực tiếp về hàng hóa

Bước 2: Bên A gửi báo giá cho bên B, bên B xem xét và thỏa thuận (nếu có).

Bước 3 : Sau khi đã thống nhất về giá cả và các điều kiện trong báo giá, hai bên sẽ

tiến hành kí kết hợp đồng và làm đơn đặt hàng kèm theo ( mỗi bên giữ lại ít nhất 1bản)

Bước 4: Bên A tiến hành giao hàng theo đơn đặt hàng mà bên B đã gửi, kèm theo

phiếu bảo hành (nếu có), bên B kiểm tra và kí nhận hàng hóa khi bên A đã đảm bảođúng yêu cầu và biên bản nghiệm thu sản phẩm (mỗi bên giữ lại ít nhất 1 bản )

Bước 5: Hai bên sẽ tiến hành làm thủ tục thanh toán khi đã kết thúc đơn đặt hàng.

Bên A sẽ gửi toàn bộ chứng từ gốc liên quan đến việc thanh toán cho bên B baogồm (Hóa đơn đỏ, Invoice, Packing list, tờ khai xuất khẩu đã thông quan) để bên Blàm thủ tục thanh toán cho bên A theo như hợp đồng đã ký

Bước 6: Căn cứ vào các chứng từ, kế toán ghi nhận vào các tài khoản liên quan và

theo dõi thời gian công nợ

2. Mô tả bằng sơ đồ

Hàng hóa Phiếu thu ĐĐH

Tiền

3. Mô tả bằng lưu đồ

Công ty (bên A)Khách hàng B

Lưu đồ hoạt động cung cấp sản phẩm

Lưu đồ hoạt đông lập hóa đơn, ghi nhận và theo dõi công nợ

* Nghiệp vụ thu tiền qua Ngân hàng

Lưu đồ hoạt động thu tiền

III Thủ tục kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng tại công ty cổ phần thương mại Hà Phan

1. Kiểm soát hoạt động nhận đặt hàng :

Căn cứ vào các yêu cầu từ khách hàng, phòng bán hàng sẽ thực hiện các nội dung

xử lý sau:

- Xem xét khả năng ñáp ứng yêu cầu về SP của khách hàng

- Xem xét khả năng của khách hàng ñối với ñiều kiện, tiêu chuẩn đặt ra của công tynhư khả năng thanh toán, giới hạn nợ hoặc các điều kiện về pháp luật

- Thông tin kết quả xử lý yêu cầu ñặt hàng của khách hàng là chấp thuận hay khôngchấp thuận yêu cầu của khách hàng Nếu chấp thuận yêu cầu đặt hàng thì các hoạtđộng tiếp theo của chu trình doanh thu sẽ ñược thực hiện.

2. Kiểm soát xuất kho, cung cấp sản phẩm

Hoạt động này sẽ thực hiện các nội dung:

- Thực hiện xuất kho

- Thực hiện giao hàng, cung cấp sản phẩm cho khách hàng

3 Kiểm soát hoạt động lập hóa đơn, theo dõi công nợ

Hoạt động này sẽ được kế toán tiêu thụ kiêm công nợ phải thu ghi nhận nghiệp vụbán hàng, cung cấp sản phẩm nhằm xác nhận, theo dõi, quản lý và đánh giá quátrình bán hàng cho khách hàng Hoạt động này sẽ thực hiện các nội dung sau:

- Xác nhận hoạt động bán hàng hợp lệ và thực tế thực hiện giữa công ty với kháchhàng

- Lập hóa đơn bán hàng: ghi nhận nội dung nghiệp vụ bán hàng đã được thực hiện

- Tổ chức theo dõi nghiệp vụ bán hàng: theo dõi các nội dung sau khi thực hiện bánhàng (trả lại, giảm giá), theo dõi nghĩa vụ thanh toán của khách hàng giữa công tyvới khách hàng

- Lập hóa đơn bán hàng: ghi nhận nội dung nghiệp vụ bán hàng đã được thực hiện

- Tổ chức theo dõi nghiệp vụ bán hàng: theo dõi các nội dung sau khi thực hiện bánhàng (trả lại, giảm giá), theo dõi nghĩa vụ thanh toán của khách hàng

4. Kiểm soát hoạt động thu tiền

• Nghiệp vụ thu tiền mặt

- Yêu cầu khách hàng nộp trực tiếp tại phòng Tài chính–Kế toán

- Ghi chép đầy đủ và kịp thời số thu

- Nộp ngay số tiền thu ñược trong ngày vào quỹ hay Ngân hàng

- Có biện pháp khuyến khích các người nộp tiền yêu cầu cung cấp biên laihoặc phiếu thu tiền

- Cuối mỗi tháng, kế toán tiền mặt và thủ quỹ thực hiện ñối chiếu giữa số liệutrên sổ sách và thực tế

II Các rủi ro kiểm soát trong chu trình bán hàng tại công ty cổ phần thương mại HÀ PHAN

1.Hoạt động nhận đặt hàng của khách hàng

-Nhận đặt khách hàng từ những khách hàng không đảm bảo tính pháp lí

-Bán chịu cho khách hàng không có khả năng thanh toán

-Chấp nhập đặt hàng nhưng không có khả năng thực hiện

2.Hoạt động xuất kho,cung cấp hàng hóa

-Xuất kho giao hàng,sai số lượng,địa chỉ đối tượng nhận hàng,thời gian giao hàng…-Mất hàng hóa trong quá tình xuất kho giao hàng

3.Hoạt động lập hóa đơn và theo dõi nợ phải thu

-Không lập hoặc lập không kịp thời hóa đơn,chứng từ bán hàng cho khách hàng-Lập khống hóa đơn bán hàng

-Hóa đơn lập sai

-Chuyển dữ liệu công nợ sai,không kịp thời

4.Hoạt động thu tiền

-Rủi ro là thất thoát tiền

III Một số biện pháp nhằm khắc phục các rủi ro và tăng cường kiểm soát chu trình bán hàng tại công ty HÀ PHAN

1. Hoàn thiện trình tự luân chuyển chứng từ

Một nguyên tắc hoàn thiện chứng từ kiểm soát quan trọng là các chứng từ phải luônĐược đánh số liên tục trước khi sử dụng

Kiểm tra kỹ chứng từ khi luân chuyển giữa các phòng ban cũng là cách để ngănngừa khả năng mất hoá đơn, hoặc những hoá đơn, chứng từ bị sử dụng với mục đíchgian lận

Kế toán kho chỉ lập một liên Phiếu xuất kho nên việc kiểm tra ñối chiếu giữa các

Kế toán liên quan với nhau sẽ mất nhiều thời gian và khó khăn trong việc kiểm trañối chiếu bởi việc luân chuyển chứng từ giữa các bộ phận với nhau

2. Hoàn thiện thủ tục kiểm soát chu trình bán hàng và thu tiền

- Hoàn thiện thủ tục kiểm soát doanh thu :

Cuối tháng, công ty nên yêu cầu lập bảng ñối chiếu số lượng hàng tiêu thụ trongtháng giữa kế toán tiêu thụ với phòng kinh doanh

Việc xây dựng một bộ phận độc lập kiểm tra tình hình tài chính khách hàng là rấtcần thiết trong công tác xét duyệt bán chịu của công ty

Đối với những khách hàng mới, thì Bộ phận kiểm tra tín dụng sẽ căn cứ vào quyđịnh của Công ty, xem xét tìm hiểu thông tin khách hàng về khả năng thanh toánhay mức độ uy tín của khách hàng đó

- Hoàn thiện thủ tục kiểm soát nợ phải thu khách hàng:

Để theo dõi chặt chẽ việc thu tiền, cần phải kiệt kê các khoản nợ phải thu theo từngnhóm tuổi để theo dõi và và phân công đòi nợ

Ngoài ra, nên thường xuyên thực hiện thủ tục gởi thông báo nợ cho khách hàng Tăng cường kiểm soát công tác xử lý nợ khó đòi