Cách sử dụng hàm excel trong kế toán Sile bài giảng giảng viên Đại Học Kinh Tế về Hàm excel Cách sử dụng hàm trong kế toán cách sử dụng hàm index, it, trong kế toán Cách sử dụng Hlookup, Vlookup, Countif, counta
HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN Phần 1: ỨNG DỤNG EXCEL TRONG KẾ TOÁN Số đơn vò học trình: Lý thuyết: 30 tiết Thực hành: 15 tiết Mục tiêu môn học: Cung cấp kiến thức giúp sinh viên tổ chức xử lý công tác kế toán phần mềm Excel Cung cấp kiến thức hệ quản trò sở liệu tổ chức liệu kế toán Một số hàm bổ xung COUNTA(value1,value2, ) Đếm số giá trò số chuỗi kể giá trò trống COUNTIF(range,criteria) Đếm theo điều kiện ROW( [reference] ) Trả số thứ tự dòng ô tham chiếu ROW(B4) = ROW() Trả số thứ tự dòng ô hành Một số hàm bổ xung COLUMN( [reference] ) Trả số thứ tự cột ô tham chiếu COLUMN(B4) = COLUMN() Trả số thứ tự cột ô hành ADDRESS(row_num, col_num) Trả chuỗi đòa tuyệt đối ô theo thứ tự dòng, thứ tự cột đònh ADDRESS( 4, ) = $B$4 “Sheet1!”&ADDRESS( 4, ) = Sheet1!$B$4 Một số hàm bổ xung INDIRECT(ref_text) Trả đòa thực chuỗi chứa đòa INDIRECT(ADDRESS( 4, )) Trả giá trò ô B4 Sheet hành = $B$4 INDIRECT(“Sheet1!”&ADDRESS(3, 3)) Trả giá trò ô C3 Sheet1 = Sheet1!$C$3 SUM(INDIRECT(ADDRESS(3,3)&”:”&ADDRESS(6,3))) Trả Tổng giá trò dãy ô C3:C6 , =SUM($C$3:$C$6) Một số hàm bổ xung INDEX(array,row_num,column_num) Trả giá trò ô dòng cột b ảng tra INDEX(A1:D5,2,3) Trả giá trò ô C2= 70 INDEX($B$2:$D$5,2,3) Trả giá trò ô D3 = 120 A B C D SP1 SP2 SP3 CH1 60 70 80 CH2 100 110 120 CH3 140 150 160 CH4 180 190 200 Một số hàm bổ xung MATCH(lookup_value,lookup_array,0) Dò tìm xác Số thứ tự giá trò dò tìm dãy giá trò đònh Nếu tìm không thấy báo lỗi #NA A B C D MATCH(“CH3”,A1:A5,0) = SP1 SP2 SP3 MATCH(“CH6”,A1:A5,0) = #N/A CH1 60 70 80 CH2 100 110 120 ISNA(value) CH3 140 150 160 Trả giá trò TRUE gặp lỗi CH4 180 190 200 #N/A, ngược lại trả FALSE ISNA(MATCH(“CH3”,A1:A5,0)) = FALSE ISNA(MATCH(“CH6”,A1:A5,0)) = TRUE Một số hàm bổ xung VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,0) Trả giá trò bảng dò tìm dòng có giá trò dò tìm theo cột đònh VLOOKUP(“CH1”,$A$1:$D$5,3,0) = 70 VLOOKUP(“CH2”,$B$1:$D$5,2,0) = #NA A B C D SP1 SP2 SP3 CH1 60 70 80 CH2 CH3 100 140 110 150 120 160 CH4 180 190 200 Một số hàm bổ xung MOD(N,d) Trả số dư N/d MOD(7,2) = MOD(n,2) MOD(n,3) LEFT(text,n) : Lấy bên trái n ký tự LEN(Text) : Đếm số ký tự IF(logical_test,value_if_true,value_if_false) IF( Thực hành nhiều, kết tốt, kết xấu) MAX( N, ) = IF( N>0, N, ) MIN( N, ) = IF( N>0, 0, N ) Một số hàm bổ xung SUM(value1,value2, ): Tổng cộng SUMIF(range,criteria,sum_range) : Tổng có điều kiện SUM(IF(logic…1,1,0)*IF(logic…2,1,0)*sum_range) Hàm SUM Mãng, tính tổng có điều kiện trở lên Khi kết thúc lệnh phải bấm Ctrl+Shift+Enter {=SUM(… )} SUM((logical_test1)*(logical_test2)*sum_range) Tổ chức tập tin liệu: Sổ sách kế toán xây dựng theo hình thức Nhật ký chung Các hình thức kế toán khác Sinh viên tự nghiên cứu Kỳ kế toán Là thời kỳ ghi nhận nghiệp vụ phát sinh tổ chức theo Năm, Q Tháng, tùy theo khối lượng nghiệp vụ phát sinh đơn vò Kỳ báo cáo Là thời kỳ lập Sổ sách báo cáo kế toán, thay đổi theo yêu cầu báo cáo Tập tin thực hành tổ chức theo kỳ kế toán Q 1, kỳ báo cáo tháng 1, tháng 2, q 1… Tổ chức tập tin liệu: Dữ liệu tổ chức nhiều bảng tính (Sheet) Sheet KT: Ghi nhận thông tin tổng quát Sheet HTTK1: Ghi nhận danh mục tài khoản cấp Sheet HTTK2: Ghi nhận danh mục tài khoản cấp Sheet SDD: Ghi nhận danh mục tài khoản chi tiết, số dư đầu kỳ kế toán cuối ngày hành Sheet CT: Ghi nhận nghiệp vụ phát sinh kỳ Mỗi loại sổ sách kế toán báo cáo tài xây dựng Sheet riêng, có biến động liệu gốc tự động cập nhật, người dùng cần thực số thao tác đơn giản để copy thêm xóa bớt số dòng Đặc điểm xử lý liệu kế toán Excel: Ưu điểm: Excel phần mềm phổ thông Chi phí đầu tư thấp Dễ học, dễ sử dụng Phù hợp cho việc tạo báo biểu có tính toán Có tính linh hoạt cao, dễ dàng điều chỉnh sổ sách báo cáo kế toán theo yêu cầu nhà quản lý Đặc điểm xử lý liệu kế toán Excel: Nhược điểm: Excel phù hợp với khối lượng liệu nhỏ Xử lý Excel mang tính thủ công, kết hợp với Macro để tự động hóa công tác xử lý Phải kết hợp linh hoạt hàm thủ thuật xử lý phức tạp Tính bảo mật chưa cao Không có chức ràng buộc liệu phần mềm quản trò sở liệu Đặc điểm xử lý liệu kế toán Excel: Môn học trang bò cho Sinh viên cách xây dựng sở liệu cách lập sổ, báo cáo kế toán với mục tiêu Xây dựng tập tin lần, sử dụng cho nhiều kỳ kế toán Có thể truy xuất liệu theo kỳ báo cáo Các liệu cần truy xuất có nội dung xây dựng công thức dòng copy cho dòng lại Khi nhập mới, sửa, xóa liệu không cần chỉnh sửa công thức, cần COPY DELETE để cập nhật sổ Tạo Ô cảnh báo nhằm nhắc nhở cập nhật liệu Hạn chế xử lý làm tăng kích thước tập tin [...]... Dễ học, dễ sử dụng Phù hợp cho việc tạo các báo biểu có tính toán Có tính linh hoạt cao, dễ dàng điều chỉnh các sổ sách và báo cáo kế toán theo yêu cầu mới của nhà quản lý Đặc điểm xử lý dữ liệu kế toán bằng Excel: Nhược điểm: Excel chỉ phù hợp với khối lượng dữ liệu nhỏ Xử lý bằng Excel mang tính thủ công, có thể kết hợp với Macro để tự động hóa công tác xử lý Phải kết hợp linh hoạt các hàm và các... xử lý dữ liệu kế toán bằng Excel: Môn học trang bò cho Sinh viên cách xây dựng cơ sở dữ liệu và cách lập các sổ, báo cáo kế toán với mục tiêu Xây dựng tập tin 1 lần, sử dụng cho nhiều kỳ kế toán Có thể truy xuất dữ liệu theo kỳ báo cáo Các dữ liệu cần truy xuất có cùng nội dung được xây dựng công thức trên 1 dòng và copy cho các dòng còn lại Khi nhập mới, sửa, xóa dữ liệu không cần chỉnh sửa công thức,... tiết, số dư đầu kỳ kế toán và cuối ngày hiện hành Sheet CT: Ghi nhận nghiệp vụ phát sinh trong kỳ Mỗi loại sổ sách kế toán và báo cáo tài chính được xây dựng trên một Sheet riêng, khi có sự biến động của dữ liệu gốc nó sẽ tự động cập nhật, người dùng chỉ cần thực hiện một số thao tác đơn giản để copy thêm hoặc xóa bớt một số dòng Đặc điểm xử lý dữ liệu kế toán bằng Excel: Ưu điểm: Excel là phần mềm