Báo cáo thực tập cơ sở tạo trường đại học

HỌC VIỆN QUẢN LÝ GIÁO DỤCKHOA QUẢN LÝ --- o0o ---ĐỊA ĐIỂM THỰC TẬP Phòng Công tác Chính trị và Công tác Sinh viên Đại học Bách Khoa Hà Nội Họ và tên sinh viên trong nhóm: 1.. Nhóm thực

HỌC VIỆN QUẢN LÝ GIÁO DỤC

KHOA QUẢN LÝ

- o0o

-ĐỊA ĐIỂM THỰC TẬP

Phòng Công tác Chính trị và Công tác Sinh viên

Đại học Bách Khoa Hà Nội

Họ và tên sinh viên trong nhóm:

1 Nguyễn Thùy Anh – Lớp K7D – Khoa Quản lý

2 Vũ Thị Hà – Lớp K7D – Khoa Quản lý

3 Vũ Thị Ngọc Hân – Lớp K7D – Khoa Quản lý

4 Lưu Thị Quỳnh Như – Lớp K7D – Khoa Quản lý

5 Thái Phúc Đoan Trang – Lớp K7D – Khoa Quản lý

Giảng viên hướng dẫn:

ThS Phạm Hoàng Khánh Linh

Hà Nội - 2016

Lời cảm ơn

Thực hiện chương trình và kế hoạch đào tạo năm học 2015 – 2016 của khoaQuản lý, Học viện Quản lý Giáo dục, nhóm thực tập chúng em gồm có 5 thành viênthuộc lớp K7D – QLGD thực tập tại phòng Công tác Chính trị và Công tác Sinhviên, Đại học Bách Khoa Hà Nội từ ngày 07/03/2016 đến ngày 27/03/2016 Mụcđích của đợt thực tập cơ sở này nhằm giúp hoàn thiện và bổ sung các kiến thức, kỹnăng cơ bản về chuyên ngành quản lý giáo dục, nâng cao hiểu biết và thực tiễnnghề nghiệp cho bản thân nhằm đáp ứng nhu cầu nghề nghiệp của xã hội trongtương lai Trong suốt quá trình thực tập cơ sở, chúng em đã nhận được sự giúp đỡcùng sự hướng dẫn tận tình của các thầy cô giáo Nhóm thực tập chúng em xin gửilời cảm ơn chân thành đến:

Thầy: Trưởng phòng PGS.TS Đinh Văn Hải

Thầy: Phó trưởng phòng ThS Hoàng An Nghĩa

Cô: Chuyên viên Phạm Thị Hải Anh

Cùng toàn thể các thầy cô đang công tác trong phòng Công tác Chính trị vàCông tác Sinh viên, Đại học Bách Khoa Hà Nội

Đặc biệt, chúng em xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất đến:

ThS Phạm Hoàng Khánh Linh – Giảng viên khoa Quản lý giáo dục đã theo sát,nhiệt tình hướng dẫn, chỉ bảo chúng em kịp thời trong quá trình thực tập và hoànthành báo cáo

Chúng em xin chân thành cảm ơn!

ĐH - CĐ Đại học – Cao đẳng

LỜI MỞ ĐẦU

Thực tập cơ sở có vai trò và ý nghĩa quan trọng trong quá trình đào tạo sinhviên thuộc hệ thống các trường Đại học, Cao đẳng Kỳ thực tập cơ sở của sinh viênngành Quản lý Giáo dục cũng không ngoại lệ và điều đó được thể hiện rõ nét ởmục đích chính, đó là: giúp cho sinh viên tìm hiểu thực tế các hoạt động quản lýgiáo dục của cơ quan quản lý giáo dục, của nhà trường và các cơ sở giáo dục kháchay hoạt động của một cá nhân cụ thể Quan đó sinh viên có thể khẳng định và bổsung thêm những kiến thức quản lý và quản lý giáo dục cũng như ý thức nghềnghiệp trong tương lai Không những thế, qua kì thực tập cơ sở, sinh viên còn có cơhội quan sát, tìm hiểu thực tiễn, phân tích đánh giá các hoạt động tác nghiệp cụ thể,trong thực tế nhà trường, cơ sở giáo dục và cơ quan quản lý giáo dục dựa trên cơ sởnền tảng là những kiến thức đã có được trong quá trình học tập và rèn luyện tạitrường

Trong thời gian thực tập, chúng em đã rất may mắn được nhận về thực tập tạimột cơ sở đầu ngành trong lĩnh vực kĩ thuật – Đại học Bách Khoa Hà Nội Trườngđang từng bước đổi mới và hội nhập vào hệ thống các trường Đại học hàng đầu củakhu vực và thế giới với đội ngũ có trình độ, năng lực cao Vì thế, chúng em có cơhội, điều kiện tiếp xúc và học hỏi trong một môi trường quản lý năng động, chuyênnghiệp

Với mong muốn tìm hiểu về nghề nghiệp của bản thân cũng như hiểu biết thêm

về công tác quản lý các hoạt động liên quan đến giáo dục, phát triển và xây dựngNhà trường, nhóm thực tập đã lựa chọn vị trí quan sát là Chuyên viên Phòng Côngtác Chính trị và Công tác Sinh viên trường Đại học Bách Khoa Hà Nội

Qua đây, chúng em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ của thầy Trưởng phòng,thầy Phó phòng cùng toàn thể các thầy cô trong phòng và cô Phạm Thị Hải Anh –người hướng dẫn trực tiếp chúng em tại Phòng Công tác Chính trị và Công tác Sinhviên Đặc biệt chúng em xin bày tỏ lòng cảm ơn sâu sắc tới Cô Phạm Hoàng Khánh

Linh – giảng viên Khoa Quản lý, Học viện Quản lý Giáo dục đã quan tâm hướngdẫn chúng em hết sức tận tâm trong suốt quá trình thực tập cơ sở.

Nội dung báo cáo gồm 3 phần chính:

Phần I: Giới thiệu chung về Trường Đại Học Bách Khoa Hà Nội

Phần II: Mô tả và phân tích hoạt động của phòng Công tác Chính trị và Công tác Sinh viên, chuyên viên Phòng Công tác Chính trị và Công tác Sinh viên Phần III: Kết luận, bài học kinh nghiệm, kiến nghị.

NỘI DUNG

Phần I: Giới thiệu chung về Trường Đại Học Bách Khoa Hà Nội

1.1 Quá trình hình thành và phát triển của trường ĐH Bách Khoa Hà Nội

a Quá trình hình thành và phát triển

Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội được thành lập theo Nghị định số 147/NĐngày 6-3-1956 do Bộ trưởng Bộ Giáo dục Nguyễn Văn Huyên ký Đây là trườngđại học kỹ thuật đầu tiên của nước ta có nhiệm vụ đào tạo kỹ sư công nghiệp chocông cuộc xây dựng Chủ nghĩa xã hội ở miền Bắc và đấu tranh giải phóng miềnNam Với 50 năm xây dựng và phát triển, trường ĐH Bách Khoa Hà Nội đã trảiqua 4 giai đoạn:

Giai đoạn 1956 - 1965

Nhà trường đã bắt đầu gần như từ không đến có để trở thành một trường đạihọc kỹ thuật công nghiệp tương đối hoàn chỉnh Ngày 15-10-1956, tại Thủ đô HàNội, Trường đã chính thức làm Lễ khai giảng khóa học chính quy đầu tiên cho gần

1000 sinh viên thuộc 14 chuyên ngành của 4 Liên khoa Cơ - Điện, Mỏ - Luyệnkim, Hóa - Thực phẩm và Xây dựng Trong giai đoạn này đã đào tạo khoảng 4000

kỹ sư công nghiệp hệ chính quy, thực hiện hơn 100 đề tài NCKH và hợp đồng kinh

tế - kỹ thuật phục vụ sản xuất và chiến đấu

Giai đoạn 1965 - 1975

Trong giai đoạn này Trường đã không ngừng phát triển về số lượng, nâng cao

về chất lượng toàn diện để phục vụ nhiệm vụ chính trị tham gia kháng chiến chống

Mỹ cứu nước và xây dựng Chủ nghĩa xã hội trước mắt và lâu dài Trường đã đàotạo được gần 7000 SV tốt nghiệp hệ chính quy và 2302 SV hệ tại chức thuộc 58chuyên ngành Hưởng ứng phong trào "Ba sẵn sàng", gần 200 cán bộ và trên 2700

SV lần lượt nhập ngũ bổ sung kịp thời một số đáng kể cán bộ kỹ thuật cho quânđội Giai đoạn 1975 - 1985.

Trường đã triển khai và thực hiện kế hoạch đào tạo đáp ứng nhu cầu cán bộ kỹthuật cho cả nước về số lượng, chất lượng và đa dạng ngành nghề Chất lượng của

kỹ sư Bách Khoa Hà Nội được xác định là "phải vững cả ba mặt: NCKH, thiết kế

và trực tiếp ở cương vị sản xuất" Nhà trường đã tiến hành cải tiến nội dung chươngtrình, phương pháp đào tạo, kết hợp học với hành, kết hợp nghiên cứu tại Trườngvới phục vụ sản xuất Để đáp ứng nhu cầu cán bộ KHKT trình độ cao, năm 1976Trường đã mở hệ đào tạo SĐH và năm 1979 bắt đầu tuyển NCS thuộc 9 chuyênngành, đào tạo gần 9000 kỹ sư hệ chính quy, 2200 kỹ sư hệ tại chức và 26 tiến sĩ,phó tiến sĩ

Giai đoạn 1986 đến nay

Nhà trường đã tăng cường quy mô đào tạo của cả hệ ĐH và SĐH, đa dạng hóaloại hình đào tạo, mở thêm ngành và chuyên ngành mới, đổi mới căn bản mục tiêu,nội dung chương trình và phương thức đào tạo Trường ĐH Bách Khoa Hà Nộiđang đào tạo trên 40.000 SV, học viên cao học và NCS với 67 chuyên ngành đạihọc và 33 chuyên ngành cao học, 57 chuyên ngành tiến sĩ Trong giai đoạn này,Nhà trường đã đẩy mạnh công tác nghiên cứu khoa học, chuyển giao công nghệ vàsản xuất kinh doanh Hiện nay Nhà trường có quan hệ hợp tác trong đào tạo,NCKH với trên 200 trường đại học, trung tâm NCKH, viện nghiên cứu và tổ chứcgiáo dục của 32 quốc gia trên thế giới, là thành viên của 8 tổ chức mạng lưới đạihọc quốc tế Thông qua hệ thống quốc tế Nhà trường đã cử khoảng 500 cán bộ và

SV đi nước ngoài học tập, nghiên cứu, trao đổi

Sơ đồ bộ máy tổ chức Phòng Công tác Chính trị và Công tác sinh viên

Các phòng thí nghiệm

Các bộ môn Các phòng

thí nghiệm

Các bộ môn Các Viện

Các Trung tâm NC, PTN tập trung

Đảng ủy trường

Ban Giám Hiệu

Hội đồng

khoa học

đào tạo

Đoàn TNCS HCM, Hội SV

Công đoàn trường

Các chương trình ĐT,NCKH

Ban quản lý công sản

Các Phòng, Ban Chức năng

Các Khoa

PTN trọng điểm quốc gia

Công ty đầu tư và PT

b Cơ Sở Vật Chất và Cán Bộ:

Cơ sở vật chất: Địa điểm trường và cơ sở vật chất kỹ thuật ban đầu là ĐôngDương học xá (xây dựng từ năm 1938) Quy mô mặt bằng khi đó chỉ được xác địnhđại thể là lấy khu nội trú Đông Dương học xá làm trung tâm rồi phát triển mở rộng

ra vùng đất trống trong khu vực bao quanh bởi 4 đường Bạch Mai, Đại Cồ Việt,Giải phóng và Đại La Về nhà cửa khi nhận bàn giao, cả 6 nhà A, B, C, D, E, F vẫnđang thuộc quản lý của các đơn vị khác Đồng thời với việc gấp rút tập trung cảitạo, sửa sang và trang bị cho các nhà đã có để biến chúng thành hội trường, lớphọc, phòng thí nghiệm, xưởng thực tập Vào tháng 8 năm 1956 Trường còn hoànthành thêm một số dãy nhà cấp 4 tăng cường cho lớp học, phòng thí nghiệm, phònglàm việc và ký túc xá

Trong giai đoạn 1975 - 1985 được sự quan tâm của Đảng, Chính phủ, đặc biệt

là sự giúp đỡ của Liên Xô, cơ sở vật chất và trang thiết bị đã được hiện đại hóa vàcải tiến vượt bậc Từ năm 1986 đến nay cơ sở vật chất của Nhà trường đã được cảitạo và nâng cấp một cách cơ bản, đã đầu tư nhiều phòng thí nghiệm hiện đại, xâydựng và đang thực hiện nhiều dự án lớn phục vụ công tác đào tạo và NCKH ở trình

độ cao Đặc biệt, tháng 9/2006 Nhà trường đã đưa vào sử dụng Thư viện điện tử TạQuang Bửu với mức đầu tư 199 tỷ VNĐ, đã đáp ứng nhu cầu về tra cứu thông tincủa CBVC và SV

Đội ngũ cán bộ giảng dạy: Đội ngũ thầy giáo ban đầu chỉ chưa đầy 50 người

Từ tháng 6 đến tháng 8 năm 1956, Trường tiếp nhận thêm một số ít ỏi thầy giáochuyên ngành Lực lượng này sau đó được bổ sung thêm những sinh viên tốtnghiệp, chủ yếu từ các trường trung cấp kỹ thuật Đến ngày khai giảng, bộ máyquản lý, điều hành, giảng dạy, phục vụ giảng dạy đã được hình thành tương đốiđồng bộ gồm gần 300 người Tính đến năm 1985 số CBGD và PVGD là 1467người, trong đó có trên 33% cán bộ giảng dạy có trình độ SĐH

Nhiều cán bộ và tập thể của Trường được tặng thưởng Huân, Huy chương cácloại Tính đến năm 2006, có 2 tập thể, 3 cá nhân Anh hùng Lao động, 4 Chiến sĩ thiđua toàn quốc, 2 nhóm tác giả được tặng Giải thưởng Hồ Chí Minh, 12 Nhà giáonhân dân, 148 Nhà giáo ưu tú.

1.2 Chức năng nhiệm vụ phòng Công tác Chính trị và Công tác sinh viên

a Chức năng

- Tham mưu cho Hiệu trưởng và Đảng ủy về công tác chính trị tư tưởng cho cán

bộ viên chức và sinh viên trong Trường

- Đầu mối tổ chức các hoạt động, sự kiện nhằm tuyên truyền, quảng bá hình ảnhcủa Nhà trường Cho phép và giám sát các hoạt động của các đơn vị trong vàngoài Trường trong lĩnh vực quảng bá hình ảnh, tuyên truyền, hội họp hoặc tổchức các hoạt động trong khu vực trường

- Quản lý sinh viên, giải quyết các thủ tục hành chính liên quan đến sinh viên

 Công tác tuyên truyền, quảng bá Nhà trường

- Là đầu mối quan hệ với các cơ quan thông tin đại chúng và tiếp xúc báo chí.Chủ trì điều hành chương trình các cuộc họp báo Đầu mối tổ chức đưa tin, ảnh,các bài viết giới thiệu về Nhà trường trên các báo, đài Trung ương và Hà Nội.

- Thường xuyên theo dõi nội dung tuyên truyền (có liên quan đến Nhà trường)trên tất cả website của các đơn vị thuộc Trường và đề xuất giải pháp xử lý khicần thiết

- Chịu trách nhiệm quản lý, xây dựng, lưu trữ, bảo quản tư liệu tại phòng Truyềnthống Có trách nhiệm giới thiệu các tư liệu lưu trữ truyền thống với cán bộ,sinh viên trong Trường, khách tham quan và với xã hội

- Phối hợp tổ chức biên tập và chịu trách nhiệm về nội dung bản tin của Trường

và các ấn phẩm giới thiệu về Trường Quản lý phòng phát thanh tại Ký túc xá,chịu trách nhiệm về nội dung phát thanh Quản lý việc mua, cấp phát báo chí…theo quyết định của Hiệu trưởng

- Chủ trì công tác chuẩn bị hội trường C2 phục vụ cho các hội nghị, hội thảo…của Nhà trường Trực tiếp quản lý và chịu trách nhiệm trước Nhà trường vềhoạt động của hội trường C2

- Chịu trách nhiệm kiểm duyệt nội dung và hình thức các Băng rôn, khẩu hiệu,panô quảng cáo khi được phép treo trong khu vực Trường (khu vực hànhchính, giảng đường, ký túc xá, sân vận động…)

- Chủ trì và phối hợp với các tổ chức trong và ngoài Trường tổ chức hội chợ việclàm, giới thiệu và giúp đỡ sinh viên tìm việc làm

- Chủ động thực hiện công tác “Tư vấn xã hội việc làm”, “Tiếp thị sản phẩm đàotạo” tới các doanh nghiệp, các tổ chức sử dụng lao động, kêu gọi đầu tư, hỗ trợ,cấp học bổng cho SV từ các doanh nghiệp và các tổ chức xã hội Chủ trì thực

hiện công tác: “Tiếp thị Đại học” bằng các biện pháp tuyên truyền tuyển sinhđầu vào tới học sinh các trường THPT, các sở Giáo dục & Đài tạo.

- Quản lý toàn diện dữ liệu thông tin Cựu sinh viên, đề xuất sự hỗ trợ từ phía cựusinh viên cho các hoạt động liên quan đến công tác sinh viên của Trường

 Công tác Sinh viên

- Tiến hành mọi thủ tục cần thiết cho việc tiếp nhận sinh viên trúng tuyển vàotrường Sắp xếp lớp và chỉ định ban cán sự lớp Xử lý những trường hợp sinhviên không đủ các điều kiện và các thủ tục, hồ sơ vào trường Làm và cấp ThẻSinh viên Quản lý hồ sơ của sinh viên theo phân cấp Cập nhật và quản lý dữliệu hồ sơ, các quyết định (khen thưởng, kỷ luật, xử lý học tập) của Trường cóliên quan đến sinh viên, lý lịch sinh viên Trực tiếp quản lý toàn diện sinh viênnăm thứ nhất Đầu mối Tổ chức “Tuần sinh hoạt công dân” cho sinh viên

- Giải quyết các thủ tục hành chính cho sinh viên tốt nghiệp, sinh viên chuyểntrường, hoặc bị thi hành kỷ luật ở mức đình chỉ học tập, buộc thôi học trả về địaphương trừ những trường hợp liên quan đến kết qủa học tập Thực hiện việcxác nhận, chứng thực các loại giấy tờ liên quan đến sinh viên trừ kết quả họctập

- Chủ trì việc quản lý sinh viên về vấn đề nội trú, ngoại trú, xử lý các trường hợp

vi phạm do Hiệu trưởng phân cấp

- Tiếp nhận và quản lý lưu học sinh nước ngoài đến học tập tại Trường theo

"Quy chế tiếp nhận và quản lý lưu học sinh nước ngoài đến học tập tại ViệtNam"

- Tổ chức đối thoại với sinh viên; giải quyết hoặc kiến nghị với Nhà trườngnhững thắc mắc, khiếu nại về kết quả rèn luyện và chế độ chính sách của sinhviên Tổ chức đối thoại giữa Hiệu trưởng và sinh viên.

- Là Ủy viên thường trực kiêm Thư ký Hội đồng khen thưởng, kỷ luật sinh viên,Hội đồng đánh giá rèn luyện của sinh viên; Uỷ viên Hội đồng xử lý học tập vàcông nhận tốt nghiệp hệ đại học chính quy và cao đẳng

- Tập hợp và đề nghị Nhà trường khen thưởng, kỷ luật sinh viên theo quy chế của

Bộ Giáo dục & Đào tạo và các quy định của Trường

- Phối hợp Phòng Kế hoạch - Tài vụ trong thực hiện việc thu học phí, xử lýnhững sinh viên không đóng học phí đầy đủ theo quy định (Thực hiện theo quychế phối hợp)

- Phối hợp Phòng ĐTĐH thực hiện xét cấp học bổng khuyến khích học tập và rènluyện cho sinh viên ở từng học kỳ theo quy định (Thực hiện theo quy chế phốihợp)

- Tập hợp và đề xuất Hiệu trưởng xét trợ cấp, miễn giảm học phí cho sinh viêntheo quy định hiện hành Làm thủ tục cho sinh viên vay vốn ngân hàng phục vụhọc tập theo quy định

- Tìm kiếm, xây dựng và quản lý toàn diện các nguồn Học bổng, Quỹ hỗ trợ sinhviên Bách khoa từ các nguồn kinh phí từ các đơn vị, doanh nghiệp, tổ chức, cánhân hảo tâm…Thực hiện chức năng phân phối tới các đối tượng sinh viên theoquy chế đã được phê duyệt

- Điều hành, theo dõi công tác Cố vấn học tập, Cán bộ quản lý lớp sinh viên

1.3 Phân công công tác

Trưởng phòng: PGS.TS Đinh Văn Hải - Quản lý chung, chịu trách nhiệm trước

Hiệu trưởng và Lãnh đạo Trường về việc thực hiện chức năng nhiệm vụ của đơn vị

 Xây dựng cơ cấu, đội ngũ, phân công công việc và đôn đốc kiểm tra thực hiệncác nhiệm vụ chính trị của đơn vị, xây dựng phương án, kế hoạch phát triểncủa đơn vị, đề xuất hoặc xét duyệt đề xuất kinh phí hoạt động theo từng mảngcông tác của đơn vị

 Theo dõi, nắm bắt, đề xuất các vấn đề về công tác chính trị tư tưởng trong cán

bộ và sinh viên báo cáo với Đảng uỷ, Ban giám hiệu

 Chịu trách nhiệm tiếp xúc báo chí, quan hệ ngoại giao, khai thác, hợp tác vớicác đơn vị trong và ngoài Trường

 Chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng về nội dung của các hội nghị, hội thảo,các buổi sinh hoạt tập thể với quy mô lớn của các đơn vị trong Trường và sinhviên tại Hội trường C2 theo chức năng nhiệm vụ

 Phối hợp với các đơn vị liên quan biên tập Tập san Bách khoa, sổ tay sinhviên, giới thiệu nghề

 Duyệt nội dung dự toán, thanh quyết toán

Phó trưởng phòng: ThS Trần Ngọc Tuấn - Phụ trách Công tác thông tin tuyên

truyền, Văn hóa văn nghệ - Thể dục thể thao, Tư vấn việc làm, Quản lý Hội trườngC2, Phòng truyền thống, trang thiết bị của Phòng

 Xây dựng kế hoạch thông tin tuyên truyền báo cáo Trưởng Phòng, chỉ đạothực hiện các hoạt động đã được phê duyệt

 Tiếp nhận, tổ chức thực hiện các đơn đặt hàng về trang trí, khánh tiết của cácđơn vị

 Phụ trách, chịu trách nhiệm về nội dung chương trình phát thanh ký túc xá, nộidung tuyên truyền bảng ảnh C1, các nội dung băng rôn tuyên truyền tại cáckhu vực trong Trường.

 Phụ trách tổ tư vấn việc làm

 Phối hợp với đồng chí Hoàng An Nghĩa trong công tác SV nội, ngoại trú Tổchức các chương trình phục vụ công tác sinh viên tiếp xúc doanh nghiệp.Quản lý hồ sơ cựu sinh viên

 Thay mặt Trưởng Phòng (khi được uỷ quyền) tham gia các cuộc họp củaTrường và các đơn vị, sau đó báo cáo nội dung với Trưởng Phòng xin ý kiếnchỉ đạo giải quyết

 Điều động các thành viên trong Phòng triển khai các công việc trong mảnghoạt động được phân công phụ trách và những công việc khác khi đượcTrưởng Phòng uỷ quyền

Phó trưởng phòng: ThS Trần Quang Khải

 Xây dựng kế hoạch làm việc trước mắt và dài hạn cho công tác sinh viên, thôngqua Lãnh đạo Phòng xem xét thống nhất và Trưởng Phòng phê duyệt

 Chủ động tổ chức thực hiện các công việc theo kế hoạch đã phê duyệt và báocáo Trưởng Phòng về tiến độ cũng như kết quả thực hiện Chủ động đề xuất cácbiện pháp tháo gỡ các khó khăn trong quá trình thực hiện công việc và các biệnpháp làm đơn giản các thủ tục hành chính rườm rà để tăng tiến độ giải quyếtcác công việc

 Phối hợp với đồng chí Trần Ngọc Tuấn trong việc tổ chức các chương trìnhphục vụ công tác sinh viên tiếp xúc doanh nghiệp, khảo sát ý kiến sinh viên vàdoanh nhiệp

 Thay mặt Trưởng Phòng (khi được uỷ quyền) tham gia các cuộc họp củaTrường và các đơn vị, sau đó báo cáo nội dung với Trưởng Phòng xin ý kiếnchỉ đạo giải quyết.

 Điều động các thành viên trong Phòng triển khai các công việc trong mảng hoạtđộng được phân công phụ trách và những công việc khác khi được TrưởngPhòng uỷ quyền

 Điều hành công tác hành chính trong mảng công việc được phân công phụ tráchtheo đúng hệ thống quản lý

Phó trưởng phòng: ThS Hoàng An Nghĩa - Phụ trách Công tác sinh viên về chế

độ chính sách, học phí, học bổng, bảo hiểm y tế, thẻ sinh viên, khen thưởng kỷ luật,giáo viên chủ nhiệm, cố vấn học tập và các công tác hành chính khác trong mảngCông tác sinh viên

 Xây dựng kế hoạch làm việc trước mắt và dài hạn cho công tác sinh viên, thôngqua Lãnh đạo Phòng xem xét thống nhất và Trưởng Phòng phê duyệt

 Chủ động tổ chức thực hiện các công việc theo kế hoạch đã phê duyệt và báocáo Trưởng Phòng về tiến độ cũng như kết quả thực hiện Chủ động đề xuất cácbiện pháp tháo gỡ các khó khăn trong quá trình thực hiện công việc và các biệnpháp làm đơn giản các thủ tục hành chính rườm rà để tăng tiến độ giải quyếtcác công việc

 Phụ trách công tác ISO của Phòng

 Phối hợp với đồng chí Trần Ngọc Tuấn trong công tác SV nội, ngoại trú Tổchức các chương trình phục vụ công tác sinh viên tiếp xúc doanh nghiệp, khảosát ý kiến cựu sinh viên và doanh nhiệp

 Thay mặt Trưởng Phòng (khi được uỷ quyền) tham gia các cuộc họp củaTrường và các đơn vị, sau đó báo cáo nội dung với Trưởng Phòng xin ý kiếnchỉ đạo giải quyết.

 Điều động các thành viên trong Phòng triển khai các công việc trong mảng hoạtđộng được phân công phụ trách và những công việc khác khi được TrưởngPhòng uỷ quyền

 Điều hành công tác hành chính trong mảng công việc được phân công phụ tráchtheo đúng hệ thống quản lý

Chuyên viên: Nguyễn Đức Diên - Chuyên viên về công tác văn hóa, văn nghệ

 Lập kế hoạch và triển khai các hoạt đông văn hoá, văn nghệ

 Hàng ngày đọc và theo dõi các loại báo của Phòng, báo cáo bằng văn bản choTrưởng Phòng biết các nội dung có tin bài nào viết về Trường trước 9 giờ sánghàng ngày

 Phụ trách, vận hành các thiết bị âm thanh, máy chiếu phục vụ các sự kiện diễn

ra tại hội trường C2 và các khu vực khác trong Trường khi có yêu cầu Phục vụnhạc nền tại các cuộc họp, hội nghị, hội thảo trong Trường

 Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của Lãnh đạo Phòng

Chuyên viên: Phạm Ánh Tuyết - Chuyên viên văn phòng

 Tham gia công tác văn hoá, văn nghệ khi có yêu cầu.

 Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của Lãnh đạo Phòng

Chuyên viên: Quách Diệp Quỳnh - Chuyên viên về công tác văn thư, lưu trữ, xuất bản các ấn phẩm

 Tiếp nhận, xử lý, lưu trữ công văn, giấy tờ của Phòng

 Soạn, chuyển các công văn, giấy tờ liên quan của Phòng tới các đơn vị

 Thành viên tiểu bản ISO của Phòng

 Chịu trách nhiệm in ấn các ấn phẩm, phát hành tới cán bộ và sinh viên trongTrường và các đối tác ngoài Trường

 Thực hiện liên hệ với các phóng viên báo, đài đến đưa tin về hoạt động củatrường hoặc các đơn vị khác trong và ngoài Trường khi có yêu cầu

 Thực hiện đặt các báo chí, kiểm tra, giám sát công tác dán báo tại các Bảng báocủa Phòng.Thực hiện các công việc liên quan đến tư vấn và tuyển dụng, hỗ trợsinh viên (theo phân công cụ thể)

 Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của Lãnh đạo Phòng

Chuyên viên: Trương Chí Thụy - Chuyên viên về công tác chụp ảnh, lưu trữ, công tác tư vấn

 Thực hiện chụp ảnh tất cả các hoạt động của Nhà trường và lưu trữ

 Thực hiện công tác kỹ thuật cho chương trình phát thanh ký túc xá

 Thực hiện cập nhật nội dung bảng ảnh C1 + hàng cờ C1 (hàng quí)

 Thực hiện công tác kế toán nội bộ

 Tham gia thực hiện các công việc liên quan đến tư vấn, tuyển dụng, hỗ trợ sinhviên (theo phân công cụ thể).

 Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của Lãnh đạo Phòng

Chuyên viên: Dương Hoàng Anh - Chuyên viên về công tác tuyên truyền, trang trí khánh tiết

 Lập kế hoạch cụ thể hàng tháng, lên maket trình duyệt và thực hiện những sựkiện có tính truyền thống (các ngày lễ lớn trong năm)

 Phụ trách Hội trường C2 (Công tác chuẩn bị, Trang trí, Trực, Vệ sinh…)

 Thực hiện các công việc trang trí khánh tiết các hội nghị, hội thảo của Nhàtrường và các đơn vị ngoài theo phân công cụ thể

 Thực hiện kiểm tra, theo dõi thường xuyên các băng rôn tại các vị trí theo quản

lý của đơn vị…

 Phân công và quản lý lao động hợp đồng của Phòng

 Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của Lãnh đạo Phòng

Chuyên viên: Đỗ Lan Anh - Chuyên viên về công tác tư vấn và hỗ trợ sinh viên

 Thực hiện các công việc liên quan đến tư vấn và tuyển dụng, hỗ trợ sinh viên.(theo phân công cụ thể)

 Hàng ngày đọc và theo dõi báo chí trên mạng internet, báo cáo bằng văn bảncho Trưởng Phòng biết các nội dung có tin bài nào viết về Trường

 Đưa thông tin lên trang Web của Phòng

 Thực hiện tham gia các công việc và trực Phòng truyền thống theo phân công

 Nhập dữ liệu, quản lý thông tin SV năm cuối và hồ sơ cựu sinh viên

 Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của Lãnh đạo Phòng.

Chuyên viên : Phạm Thị Chi - Chuyên viên về công tác sinh viên

 Quản lý sinh viên các khóa, ngành được phân công

 Tiếp nhận, kiểm tra và hoàn thiện hồ sơ năm thứ nhất Quản lý, cho mượn hồ sơ

SV năm thứ nhất theo khóa, ngành được phân công

 Tham gia công tác làm thẻ sinh viên

 Xác nhận thủ tục hành chính cho SV, sổ ưu đãi giáo dục, giấy vay vốn ngânhàng, phát hành các mẫu in sẵn cho sinh viên

 Phát phiếu yêu cầu nộp học phí, biên lai thu học phí cho SV

 Kiểm tra học phí sinh viên còn nợ để truy thu trước khi thanh toán ra trường

 Rà soát và kiểm tra các quyết định của sinh viên trước khi phòng ra quyết định

 Trả thẻ ATM, trả thẻ bảo hiểm y tế

 Hoàn thiện, bàn giao hồ sơ SV sau khi có danh sách phân ngành về các Khoa,Viện

 Thực hiện các thủ tục hành chính cho sinh viên thôi học, tạm dừng, chuyểntrường ngoài lý do học lực (do Phòng ĐTĐH xử lý)

 Thủ tục, hồ sơ SV tốt nghiệp theo phân cấp.

 Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của Lãnh đạo Phòng

Chuyên viên: Nguyễn Thanh Thủy - Chuyên viên về công tác sinh viên

 Quản lý sinh viên các khóa, ngành được phân công

 Tiếp nhận, kiểm tra và hoàn thiện hồ sơ năm thứ nhất Quản lý, cho mượn hồ sơ

SV năm thứ nhất theo khóa, ngành được phân công

 Tham gia công tác làm thẻ sinh viên

 Xác nhận thủ tục hành chính cho SV, sổ ưu đãi giáo dục, giấy vay vốn ngânhàng, phát hành các mẫu in sẵn cho Sinh viên

 Phát phiếu yêu cầu nộp học phí, biên lai thu học phí cho SV

 Kiểm tra học phí sinh viên còn nợ để truy thu trước khi thanh toán ra trường

 Rà soát và kiểm tra các quyết định của sinh viên trước khi phòng ra quyết định

 Trả thẻ ATM , trả thẻ bảo hiểm y tế

 Hoàn thiện, bàn giao hồ sơ SV sau khi có danh sách phân ngành về các Khoa,Viện

 Thực hiện các thủ tục hành chính cho sinh viên thôi học, tạm dừng, chuyểntrường ngoài lý do học lực (do Phòng ĐTĐH xử lý).

 Thủ tục, hồ sơ SV tốt nghiệp theo phân cấp

 Tổng hợp quyết định xử lý học tập SV (do Phòng ĐTĐH ban hành)

 Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của Lãnh đạo Phòng

Chuyên viên: Phạm Thị Hải Anh - Chuyên viên về hỗ trợ doanh nghiệp và tiếp thị đại học.

 Thường trực tổ tư vấn việc làm, công tác cựu sinh viên

 Quản lý, theo dõi SV hệ cao đẳng các khóa cũ

 Trả lời mục FAQ, hòm thư ctsv@hust.edu.vn trong phạm vi công việc đượcgiao

 Thống kê sinh viên hàng năm (31/12)

 Thực hiện các công việc về hỗ trợ doanh nghiệp theo quy chế riêng

 Thực hiện công tác lấy ý kiến phản hồi của cựu sinh viên, doanh nghiệp,…

 Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của Lãnh đạo Phòng

Chuyên viên: Lê Chi Linh - Chuyên viên về công tác sinh viên

 Quản lý sinh viên hệ Cao đẳng các khóa, ngành được phân công

 Quản lý học phí sinh viên ĐH và CĐ Thu và truy thu học phí ĐH, CĐ hệ chínhquy qua ATM; Thu lệ phí Bảo hiểm Y tế qua ATM

 In phiếu yêu cầu nộp học phí, biên lai thu học phí

 Quyết toán phí sử dụng Thư viện